ZAHÉN GESTIÓN COMERCIAL e1

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Zahén Gestión Comercial 1
ZAHÉN GESTIÓN COMERCIAL e1
I
GUÍA DE INSTALACIÓN.
Para proceder a la instalación de la aplicación, introduzca el CD en la unidad lectora. De
modo automático comenzará el proceso de instalación, apareciendo una pantalla de bienvenida
(Imagen 1).
Si no se ejecutara automáticamente, proceda de este modo:
- Haga doble clic en el icono “Mi PC” (O botón “inicio”  “Mi PC”). Sobre el icono
del lector de CD ó DVD clic con el botón derecho del ratón, se abre un desplegable,
seleccione “Explorar”. Le mostrará el contenido del CD. En el icono instalar haga
doble clic para iniciar el proceso de instalación. Con este proceso debe aparecerle,
igualmente, la pantalla de la imagen 1.
Pulse el botón
salir.
para continuar con el proceso de instalación o
para
Imagen 1
Al pulsar siguiente, mostrará una pantalla solicitando que seleccione las opciones a
instalar (imagen 2). Estas opciones condicionan el tipo de instalación que se va a realizar,
debiendo estar activadas siempre las siguientes:
- Control de licencias.- Instala el control de licencias, obligatorio para el
funcionamiento de la aplicación. Si no instala esta opción la aplicación se ejecutará en
modo demostración, con un máximo de diez registros en la gestión y de 1500 apuntes
en la contabilidad.
- Programa de facturación “Gestión Comercial”.- Instala la gestión comercial
encargada de la facturación, pedidos, cobros, Tpv . . .
La tercera opción, “Programa de contabilidad, gestión financiera”, solo está activa si se ha
contratado dicha opción.
Por último, la opción “Servidor de Bases de datos” instala el motor de Bases de Datos SQL
de Microsoft. En este paso debe actuar de dos formas distintas, según el tipo de instalación que
esté ejecutando. Estas son:
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Imagen 2
• INSTALACIÓN EN UN EQUIPO “SERVIDOR”
o Cuando la instalación que está realizando es en el Servidor (o un PC con las
funciones de servidor o principal), debe activar esta opción. (Imagen 3).
NOTA: Esta opción debe instalarla en un solo equipo.
Imagen 3
• INSTALACIÓN EN UN EQUIPO “CLIENTE”
o Desmarque esta opción cuando lo instale en otros equipos “secundarios” o
dependientes del principal, como se ve en la imagen 4.
Imagen 4
2
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Una vez decidido qué va a instalar en el equipo, haga clic en el botón “siguiente”. Esto
dará comienzo a la instalación, instalando los componentes seleccionados:
1. Control de licencias. Siga las instrucciones de pantalla. Imagens 5, 6 y 7.
Imagen 5
Imagen 6
Imagen 7
2. Programa de facturación “Gestión Comercial”. Irán apareciendo las pantallas
relacionadas con esta instalación. Imágenes 8 y 9.
a. Acepte el contrato de licencia (Imagen 10).
b. Seleccione la opción “Cualquiera que utilice este equipo (todos los usuarios),
imagen 11.
c. Como puede ver en la imagen 12, acepte la carpeta de destino pulsando en el
botón siguiente. Comenzará la instalación de Zahén e1 y su posterior aviso de
finalización (Imagen 13 y 14).
3
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Imagen 9
Imagen 8
Imagen 10
Imagen 11
Imagen 12
Imagen 13
Imagen 14
4
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3. “Servidor de Bases de Datos”. (instalación en equipo “servidor”, no instalar en los
equipos “clientes”)
a. Si marcó la casilla para instalar el servidor de bases de datos, le aparecerá en
pantalla una ventana como la mostrada en las imágenes 15 a 17.
Imagen 15
Imagen 16
Imagen 17
Una vez terminada la instalación, le aparecerá una pantalla de aviso (imagen 18),
solicitando que haga clic sobre el icono “e1”, para dar por concluido el proceso.
Imagen 18
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En el escritorio le aparecerá un icono como el mostrado:
Llegados a este punto, habrá instalado la aplicación en el equipo principal o “servidor”.
Para instalar en los demás equipos existentes en la empresa o tienda debe proceder exactamente
igual a lo ya descrito, salvo la instalación del punto 3, referente a la instalación del “Servidor de
Bases de Datos”.
6
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ZAHÉN GESTIÓN COMERCIAL e1
II
INICIAR LA APLICACIÓN
POR
PRIMERA VEZ.
La primera vez que inicie la aplicación debe tener presente si lo ejecuta en el equipo
principal (de aquí en adelante SERVIDOR) o en el equipo, o equipos, secundarios (a partir de
ahora CLIENTE). Es por ello que vamos a diferenciar el modo de proceder en una u otra
instalación.
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• EJECUTANDO 1 EN EL EQUIPO SERVIDOR.
o Antes de iniciar la aplicación y, para que los equipos cliente se puedan conectar,
debe configurar una serie de opciones en el Servidor de SQL. Para ello, siga estos
pasos:
 Pulse el botón inicio
de Windows.
 Seleccione todos los programas
 Busque y seleccione Microsoft SQL Server 2005. Dentro de esta opción,
marque Herramientas de configuración. Por último, en este submenú,
debe acceder a dos opciones (Imagen 1):
Imagen 1
• Administrador de configuración de SQL Server. Haga clic en esta
opción, le aparecerá una pantalla similar a la imagen 2.
Haga clic sobre la opción “Configuración de red de SQL
Server 2005”. En la ventana de la derecha aparecen una serie de
elementos (NOTA: tanto el nombre como el número de elementos
puede variar, según existan más de una instancia de SQL). Haga
doble clic sobre el elemento titulado “Protocolo de
SQLEXPRESS”. En su defecto, si solo existiese un elemento y
tuviese otro nombre distinto, haga doble clic igualmente.
Imagen 2
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Aparecerán los protocolos existentes (Imagen 3).
Compruebe que los protocolos “canalizaciones con nombre” y
“TCP/IP” están habilitados. De ser correcto cierre todas las
ventanas, aceptando los cambios.
Imagen 3
De no ser así, haga doble clic sobre el protocolo
deshabilitado y en las casillas “habilitado” (en canalizaciones con
nombre, imagen 4), “escuchar todo” y “habilitado” (del protocolo
y modifíquelas
TCP/IP); haga clic en el botón desplegable
cambiando a Si. Como vemos en la imagen 4, 5 y 6.
Imagen 4
Imagen 5
8
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Imagen 6
Una vez realizado todos estos pasos pulse el botón aceptar y
vaya cerrando las ventanas abiertas. Por último, compruebe que los
elementos mencionados están habilitados (imagen 3).
• Configuración de superficie SQL Server. Una vez finalizado el
proceso anterior, vuelva a hacer clic en el botón inicio  Todos
los programas  Microsoft SQL Server 2005 y, ahora elija
“Configuración de superficie SQL Server, como se muestra en la
imagen 1. Le aparecerá la siguiente pantalla (imagen 7)
Imagen 7
Imagen 8
Seleccione la opción “Configuración de superficie para servicios y
conexiones. Le mostrará una nueva pantalla similar a la imagen 8. (NOTA:
inicialmente solo debe tener un servidor de SQL, elija ese. Caso de existir más
de uno – como ocurre en la imagen 8 – Seleccione, por defecto,
SQLEXPRESS).
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• EJECUTANDO 1 EN EL EQUIPO CLIENTE.
o Cuando ejecute la aplicación por primera vez en la estación (o PC cliente), le
aparecerá una pantalla como la de la imagen 9. Esta pantalla le solicita
información de dónde se encuentra la BD principal. Marque la opción
, a continuación le insta a introducir el nombre del
servidor o el PC que actúa como tal, en nuestro ejemplo, “SERVIDOR”,
introdúzcalo
en
la
siguiente
casilla:
. Una vez hecho esto puede pulsar
el botón “probar conexión” para verificar que todo está correcto o directamente el
botón aceptar.
Si no sabe o no conoce el nombre del equipo “servidor” haga lo siguiente:
- Vaya al PC que hace de servidor de datos.
- En el escritorio encontrará un icono titulado “Mi PC” (o bien en el
botón inicio de Windows  Mi PC). Haga clic con el botón derecho
del ratón. Seleccione Propiedades, le abrirá una ventana con una serie
de pestañas, una de ellas titulada “nombre de equipo”. Clic en esta
pestaña. Le aparecerán una serie de datos. Uno de ellos es “nombre
completo de equipo:”. A continuación de éste texto vendrá un nombre.
Ése es el nombre a introducir.
o Una vez realizados estos pasos, ya está preparado para poder trabajar con la
aplicación, conectada al equipo principal.
Imagen 9
10
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Ya está en disposición de poder utilizar la aplicación. Al iniciarla por primera vez le
aparece una pantalla solicitando nombre de usuario y contraseña (Imagen 10).
Imagen 10
Posteriormente, una vez pulse el botón aceptar, le aparecerá otra pantalla, como la
presentada en la imagen 11, solicitando una caja y turno para este terminal (útil en instalaciones
con más de un terminal, pues se puede configurar para posteriores arqueos en más de una caja).
Esto también es necesario en el PC principal o “servidor”.
Imagen 11
Por último, imagen 12, solicita los datos de la empresa. Si no completa los datos mínimos
(nombre de la empresa y NIF), la aplicación no se ejecutará, cerrándose.
Éstos datos los solicita la primera vez que inicia la aplicación. Posteriormente, si desea
modificar o cambiar algún dato puede hacerlo por la opción de “Configuración 
Configuración” del menú principal.
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Imagen 12
• CONFIGURACIÓN
En este apartado debe configurar los requisitos mínimos. Estos son:
o En el Menú principal, seleccione Configuración  Dispositivos (Imagen 13). En
este apartado configure los dispositivos para imprimir. Normalmente una
tiquetera (impresión del tique) y una impresora (imprimir listados, informes,
tarifas, facturas. . . etc.). cuando selecciona esta opción le aparece una pantalla
como la mostrada en la imagen 5.
Imagen 13
o Para añadir un dispositivo, haga clic en el botón “Ins:añadir”, o bien pulse la tecla
Ins (o insert) del teclado. (imagen 14). La pantalla cambiará de aspecto,
mostrando los datos para dar de alta el dispositivo, como se puede ver en la
imagen 15.
12
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Imagen 14
Sus campos hacen que los dispositivos funcionen como se desea. Éstos
son:
•
•
Equipo: Identifica al terminal. No permite modificación.
T.Doc.: Permite especificar el tipo de documento a imprimir.
Puede elegir entre un amplio abanico de opciones, las más
significativas son:
o Todos: imprime cualquier documento por el dispositivo
que se especifique.
o Albarán: documento para imprimir el albarán de venta
o tique.
o Factura: Seleccione esta opción cuando desee que este
documento se imprima por una impresora y formato
concreto.
Imagen 15
•
•
•
Formato: seleccione un formato para el documento. El formato
debe existir previamente.
Descripción: escriba una descripción orientativa, por ejemplo
TIQUE, FRA TIPO A, PANTALLA
Medio: por el que va a salir el informe, éstos son:
o Impresora, e-mail, vista previa, disco, e-mail firmado.
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•
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Dispositivo: esta opción solo estará activa si eligió el medio
“impresora”, podrá elegir entre cualquieras de las impresoras
configuradas en su equipo, para ello haga clic en el botón
,
desplegándose el cuadro con todas las impresoras disponibles
en su equipo, similar al de la imagen 16.
Imagen 16
o Una vez finalizado pulse el botón aceptar, volviendo a la pantalla anterior (imagen
14). Si desea crear otro dispositivo vuelva a repetir los mismos pasos descritos.
Una vez finalizado, la pantalla le presentará los dispositivos creados (Imagen 17).
Imagen 17
o El siguiente paso es importar los artículos de la web con los que desea trabajar.
Para ello, en el menú artículos, seleccione la opción “importación artículos”,
como muestra la imagen 18.
Imagen 18
14
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Esta operación efectuará, a través de la pantalla mostrada en la imagen 19, un
proceso de importación de artículos del servidor Web a nuestro equipo. Hay dos
opciones: importar todo o solo el último mes.
La opción descarga las familias y artículos ya sean todas o solo aquellas del
último mes.
Imagen 19
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III
FICHAS
DE LA
APLICACIÓN
• FAMILIAS
o Una vez finalizada la importación de artículos y familias, ya puede consultar
información de los mismos, a través de sus correspondientes fichas. La imagen 1
muestra la ficha de las familias (menú artículos  Familias) y la imagen 2 la de
los artículos (menú artículos  Artículos).
Imagen 1
 En esta pantalla (familias), puede ver las características de la misma.
Existe una casilla “Personal. No actualizable por CEALSA” que, si la
activa, esa familia no se actualizará nunca. Esto es útil en caso de necesitar
una familia propia y distinta a las importadas de CEALSA.
-
16
Cuando quiera dar una familia de alta utilice combinación de letras
(A, B, C, A1. . . . .), ya que las familias desde la 01 a la 99 están
ocupadas por CEALSA.
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• SUB-FAMILIAS
o Dentro de una familia puede crear subgrupos. Depende de la familia, es por ello
que, previamente debe crear la familia. Se ubica en el menú Artículos 
Subfamilias.
• ARTÍCULOS
o La pantalla de artículos (menú artículos  Artículos)ofrece información más
concreta del producto. Entre ellos destacamos los siguientes:
Imagen 2
 Información.- Haciendo click sobre el botón del documento Pdf, abrirá
una ventana (enlace web), con las características del producto (imagen 3).
Imagen 3
 Imagen.- En la imagen 4 puede apreciar un botón con el dibujo de una
cámara de fotos, haciendo clic sobre él, mostrará una imagen del producto.
Imagen 4
17
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 Oferta: En esta misma pantalla y, al pie de las tarifas, puede aparecer la
palabra oferta. Indicando su precio en oferta (Imagen 5).
Imagen 5
 Otros.- También puede consultar un extracto del artículo (F6) o los
movimientos del mismo (F3).
 Botón “Vista Compras/Ventas” .- Este botón
, mostrará
una pantalla (imagen 6) con las ventas, o compras, por meses, según el
año seleccionado. Las columnas muestran información de:
• Unid Año.- Unidades vendidas en el año (del mes al mes).
• Unid %/A.- Porcentaje de unidades por año
• Unid A. Ant.- Unidades año anterior (al que se esté consultando en
ese momento.).
• Impor. Año.- Importe vendido en el año (del mes al mes).
• Impor. %/A.- Porcentaje del importe por año
Imagen 6
• Import A.Ant.- Importe año anterior.
18
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• Ben Año.- Beneficios del año.
• Ben %/V.- Beneficios, porcentaje sobre la venta.
• Ben %/A.- Beneficios, porcentaje por año.
• Ben A Ant.- Beneficios, año anterior.
• Ben %/V Ant.- Beneficios, porcentaje ventas año anterior.
• CLIENTES
o En el menú de clientes (Clientes  Clientes. imagen 6), puede introducir los datos
del cliente, como pueden ser datos postales, forma de pago, datos del banco (en
caso de domiciliaciones), notas . . . Así como una serie de características
específicas para personalizar a su cliente como datos complementarios, mostrados
en la imagen 7.
Imagen 6
 En la pestaña “General”, de la imagen 6, como datos destacados, existe el
campo riesgo (crédito máximo que se le permite al cliente. En blanco no
controla el riesgo).
Por otro lado, la casilla “bloqueado”, si está marcada, impide que
se le pueda vender al cliente.
 En la pestaña “Datos complementarios”, de la imagen 7, afectará a la
ejecución de los movimientos realizados con el cliente y su información.
Estos son:
• Cliente factura.- Aunque la compra la realice otra persona distinta
(el cliente en cuestión), quizá la factura deba salir a nombre de otra
persona o empresa. En este campo, si pulsa la tecla F9, puede
buscar a un cliente.
• Cliente Matriz.- Esta opción hace que el cliente en cuestión
dependa (caso de ser distinto) de un cliente principal. Esto es útil
cuando una empresa posee pequeñas sub empresas y, aunque se
puede sacar informes de un cliente en concreto, también podemos
sacar un informe del cliente principal (matriz) y de sus clientes
dependientes (si así lo desease).
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Imagen 7
• Serie.- Hace referencia a la serie de facturación con la que desea
facturar a este cliente (Imagine que desea tener una facturación
independiente de “clientes tienda” de “clientes profesionales” .
Con esta selección podría llevarlo (más adelante veremos cómo
crear series de facturación)
• Transportista.- Asignación de un transportista para este cliente,
caso de reparto por una zona, horario, empresa de reparto. . . .
• Agente.- Comercial o vendedor que lleva esta cuenta.
• CLAVES.- Opcional, puede querer clasificar a sus clientes por un
criterio, para ello puede utilizar las claves.
• Portes.- Especificación de los portes según criterio.
• Potencial.- No se utiliza, se mantiene por compatibilidad con
versiones anteriores.
• Código.- Idem.
• Aviso interno .- Texto informativo visible solo por el usuario.
• Dirección Fiscal, dirección de envío.- Introduzca aquí los datos
del domicilio fiscal y de envío. Útil cuando la dirección de la
factura difiere de la dirección donde se debe entregar la mercancía.
Caso que dirección fiscal y de envío sea la misma, no debe
completar estos campos, tomará por defecto la dirección principal
del cliente.
• Clasificación .- Puede crear unos campos nemotécnicos para
clasificar o diferenciar clientes por criterios comunes.
• Varios.- Marque esta casilla cuando desee que este cliente
pertenezca al grupo de clientes varios. pedirá los datos del cliente
al realizar una venta con éste código.
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Zahén Gestión Comercial 1
• SUBCLIENTES
o Los sub-clientes (menú Clientes  Subclientes) funcionan como clientes pero
dependientes de un cliente principal, pantalla muy similar a la de clientes con sus
particularidades:
 Sujeto independiente .- Activando esta casilla, considera que la
facturación de este sub-cliente va independiente del principal (facturación
propia). Aparece en la pestaña “General” de esta pantalla.
 Cliente Factura .- A diferencia de la ficha de clientes, en ésta hay que
especificar el cliente principal y sub-cliente.
• NO CLIENTES – NO SUB-CLIENTES
o Los no clientes o los no sub-clientes (dentro del menú Clientes), funcionan
exactamente igual que las fichas descritas anteriormente, con la salvedad que
sirve para introducir los datos de personas o entidades que aún no son clientes,
pero que pueden llegar a serlo.
• PROVEEDORES - SUB-PROVEEDORES
o Esta ficha es similar, en su estructura y características, pero para los proveedores
(menú Proveedores).
• VARIOS
o En este apartado del menú se encuentran las fichas para registrar los distintos
apartados:
 Agentes.- En esta ficha puede introducir todos los datos de los empleados,
vendedores, comerciales
 Departamentos.Creación de departamentos: contabilidad, ventas,
reparación, etc…
 Cargos.- Los distintos cargos existentes en la empresa: administrador,
gerente, encargado, mozo, etc.
 Formas de pago.- Crear las distintas formas de pago deseadas. Al entrar
en esta opción, puede advertirle que no están creados los estados de
cartera. Ignore esta advertencia si no posee la aplicación de contabilidad
Zahén Gestión Financiera (ZGF), imagen 8. Si posee la aplicación de
contabilidad, cree en esta aplicación los estados de cartera.
Aquí aparecen todas las formas de pago creadas (imagen 9). Si desea
crear alguna otra, pulse el botón “Ins” del teclado, para modificar pulse la
tecla F10. Para eliminar una forma de pago, pulse F5.
-
Si quiere borrar una forma de pago que ha sido utilizada en algún
documento, primero cambie la forma de pago en el documento (o
documentos) en cuestión por otra forma de pago. Luego proceda a
borrar la forma de pago deseada.
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Imagen 8
Si pulsa el botón “Ins” en el teclado, aparecerá una pantalla como la
de la imagen 10. En ella puede definir los criterios. Sus campos son:
• Nombre.- Nombre o descripción para la forma de pago.
• Por defecto.- Activando esta casilla, se convertirá la forma de pago
por defecto, si no se asigna otra.
Imagen 9
• Contado riguroso.- Activando esta casilla implica que la venta
debe cobrarse en el acto, marcándose también las casillas de
“factura directa, genera cobro directo en factura y bloquea
cobro”, descritas más adelante.
• Factura Directa.- Genera una factura inmediatamente.
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Zahén Gestión Comercial 1
Imagen 10
• Genera Cobro Directo en Factura.- Genera la factura y, a su vez,
la salda en la factura. Esto activa las siguientes opciones: (Imagen
11).
Imagen 11
o Emite Documento de cobro directamente.- Si está
seleccionada emitirá un documento de cobro directamente
por la impresora.
o Concepto de Cobro.- A elegir entre los mostrados en el
combo al pulsar el botón
• Bloquea Cobro.- impide que este cobro se pueda borrar desde la.
• Cálculos de gastos.- calcula los gastos según criterio (lineal o a
fecha de vencimiento), aplicando un porcentaje de descuento o de
incremento. (Imagen 12).
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Imagen 12
• Domiciliación de pago.- Entidad financiera por donde se gestionan
los pagos y cobros (por ejemplo, tarjetas de crédito). Para
seleccionar una domiciliación bancaria, previamente debe
generarla (Domiciliaciones, página 27).
• Asignar serie de ventas.- También puede asignar una serie de
venta concreta a esta forma de pago. Igual que la opción anterior,
debe crear las series de facturación previamente (página 25)
• Observaciones.- Texto libre
• Pagos fraccionados.- Si esta forma de pago está fraccionada en
varios plazos, debe especificar los criterios, como puede ver en el
ejemplo de la imagen 13.
Imagen 13
Partiendo del ejemplo de la imagen 13, se ha creado una forma
de pago aplazado a 0, 30 y 60 días. Esto generará una gestión de
cobro en tres plazos con un importe de 1/3 del total del documento.
Los campos a completar son.
o Días.- Número de días a transcurrir para realizar el cobro.
o Fracción.- Porcentaje a aplicar en el cobro/pago del
documento (en nuestro ejemplo, sería 1/3; equivalente a
33,333333…. Es por ello que la primera fracción se le
aplica el 33,34 y así realizar un importe exacto.
o Tipo Documento.- Puede elegir entre los expuestos en el
combo.
o Estado.- Esta opción solo es operativa si posee la aplicación
de contabilidad. Caso contrario déjela “<sin asignar>”.
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Zahén Gestión Comercial 1
o Día, Mes, Año.- Si lo deja en blanco, calculará los
vencimientos en función a la fecha del documento. Si
introduce una fecha, ésa será la de vencimiento.
 Series de Facturación.- La función de esta ficha es crear series para poder
agrupar documentos de facturación por un criterio deseado: facturas a
mayoristas, ayuntamientos, profesionales del sector . . . .
Todo ello pudiéndolo enlazar con contabilidad, si posee la aplicación
Zahén Gestión Financiera (ZGF). La imagen 14 muestra sus campos en
dos pestañas: “Complementos” y “Dirección” y Son:
• Complementos:
o Código.- Numérico.
o Nombre.- Descripción para esta serie.
o Compra/venta.- Puede crear una serie sólo para ventas,
compras o ambas.
Imagen 14
o Generación.- Para esta aplicación (e1) seleccione siempre
la opción “local”
o Instancia CTB.- Solo configurable si posee el módulo de
contabilidad ZGF.
o Impuesto.- Tipo de impuesto. En nuestro caso I.V.A.
o Normativa.- Normativa a aplicar a esta serie de facturación:
sin control, factura/Doc. Alternativo, factura rectificativa.
o Texto1, texto2, texto3.- Campos libres para añadir un texto.
o Agrupación.- Sólo para contabilidad ZGF.
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o Operaciones.- Idem.
o Retenciones.- Si soporta retención, tipo y porcentaje.
o Otros.- En este apartado puede marcar que en el precio de
la factura, el impuesto va incluido.
También puede elegir si esta serie es para facturación
nacional (aplicando los impuestos), de exportación (no
aplica impuestos. Países extranjeros que no pertenecen a la
Unión Europea.), intracomunitario o de inversión del sujeto
pasivo.
o Contador Fra Venta / Fra compra.- Número de la siguiente
factura.
o Autofacturas Compra.- Al marcar esta casilla, la aplicación
generará una factura de compra, al realizar la entrada.
• Dirección: como puede apreciar en la imagen 15, en esta pestaña
puede introducir los datos postales para esta serie (útil si desea
tener una serie de facturación por zona de trabajo, por ejemplo
distintas tiendas.).
Imagen 15
 Cajas.- En esta pantalla (imagen 16), puede crear todas las cajas según
tiendas o puntos de venta dentro de una tienda.
Cuando elige esta opción, le aparece primero una ventana con una
lista de las distintas cajas creadas. Desde ésta pantalla puede modificar los
datos de una existente (haciendo doble clic), eliminarla o crear una nueva.
Imagen 16
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Zahén Gestión Comercial 1
 Comunidades.- Comunidades, autonomías de España.
 Provincias.- Provincias.
 Zonas.- Zonas. Cuando desee agrupar a sus clientes por zonas,
previamente debe crearlas en este apartado.
 Entidades bancarias.- Introduzca las entidades bancarias con las que
trabaja. El código de la entidad se refiere al primer grupo de cuatro dígitos
existente en el número de cuenta. (3058 – CAJAMAR)
 Sucursales bancarias.- Son las distintas oficinas de una entidad bancaria.
También debe introducir cuatro dígitos (segundo grupo de la cuenta).
 Actualizar Pvp Tarifas.- Permite actualizar una tarifa en función a unos
parámetros solicitados.
 Escapes TPV.- Secuencia de números que permiten abrir el cajón según
tipo de impresora de tiques. NO CAMBIE ESTA SECUENCIA. Opción
ya configurada por personal de Almerimatik Sist. Informáticos, S.A.
 Domiciliaciones.- Permite crear el vínculo que posee la empresa con una
entidad bancaria. Útil para la generación de remesas de efectos e
imprescindible para la gestión de cobro con tarjetas de crédito. Imagen 17.
Imagen 17
• SUBCENTROS
nos centramos, ahora, en la ficha de almacenes (o sub-centros como son denominados en
ZGC e1). Puede crear tantos almacenes como desee: por tienda, por lugares de almacenamiento
o por ambos. Según lo planifique y gestione, dependerá luego el control de stock. Es una potente
herramienta para controlar las existencias, pero puede resultar compleja si no se planifica
correctamente. Esta pantalla la puede encontrar en el menú de “artículos  Subcentros”. Una
vez seleccionada aparecerá una ventana como la mostrada en la imagen 18. Sus campos son:
• Código y descripción.- Son los dos primeros recuadros de la imagen 18. El primero para
introducir un código (numérico del 0 al 999) y el segundo una descripción que identifique
al mismo (Almacén principal, tienda 1, sub-centro cuadros . . .).
• Tarifa.- Tarifa a aplicar para este subcentro.
• Soporta Recargo en Compras.- Con esta casilla marcada, al realizar una compra,
calculará el recargo.
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Imagen 18
• Series .- Puede asociar un sub-centro a una serie de facturación en concreto (Por ejemplo,
si tuviese una tienda (almacén tienda 1) y deseara que dicha tienda generase facturas de
una serie determinada (Serie ventas de la tienda 1), podría asociarlas. Igualmente para la
serie de compras.
• Subcentro de Stock.- Si especifica un sub-centro, la aplicación descontará las existencias
de ese almacén.
• Centro de trabajo.- Se puede seleccionar un centro de trabajo para asociarlo a este subcentro. En tal caso, la tarifa que se activa, sería la del centro de trabajo.
• Generación.- Solo debe seleccionar “local”.
• Dirección postal / Dirección de envío.- Direcciones para este sub-centro.
• Contadores.- En esta pestaña puede visualizar los contadores de los distintos
documentos que afectan al sub-centro. Esto es útil cuando ya ha estado trabajando con
otra aplicación y generado documentos, poder cambiar de programa y continuar por el
contador en el que se quedó. (Imagen 19).
Imagen 19
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Zahén Gestión Comercial 1
ZAHÉN GESTIÓN COMERCIAL e1
IV
GESTIÓN DE COMPRAS
En este capítulo se va a proceder a la realización de todos los pasos para efectuar
una compra a un proveedor. Con esto intentamos que éste manual sea más que un
manuscrito explicativo de la aplicación.
Reproduciremos todo el proceso de compra, desde el pedido al proveedor hasta la
llegada de la factura.
• COMPRAS
El proceso de compra de mercancía puede comenzar por un pedido al proveedor o
por una recepción directa de la misma (albarán o factura de compra). Comenzaremos
la compra por la realización de un pedido, caso de no utilizar este método, puede ir
directamente a la gestión del albarán de compra (entradas).
Imagen 1
Al seleccionar esta opción del menú (Imagen 1), le aparecen una serie de
opciones que vamos a detallar a continuación:
o PEDIDOS DE PROVEEDOR.- Con este documento puede llevar el control de
la mercancía pedida al proveedor, la recibida y la pendiente de recibir. Con esto
se evita repetir compras continuadas del mismo producto, cuando ya están
pedidas.
A esta opción puede acceder por el menú (Compras  Pedidos de Proveedor)
o por el botón existente en la barra de herramientas de la aplicación (Imagen 2).
Imagen 2
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La imagen 3 muestra el aspecto de la pantalla de pedidos que, como
comprobará más adelante, es similar al albarán de compra y mismo formato para
la venta.
Imagen 3
En esta pantalla existen tres apartados: cabecera, cuerpo y pie del documento.
 Cabecera.- Aquí se introducen los datos del proveedor, fecha, documento
del proveedor (si hubiera que realizar una solicitud de pedido bajo
número) y otros datos que detallamos a continuación:
• Ej/subc.- Por defecto aparecerá el ejercicio actual. En la casilla
sub-centro puede indicar el número del mismo o localizar el
deseado mediante la tecla F9 (Buscar).
• Núm.- Número de registro del pedido (numeración interna),
automática.
• Proveedor.- Código del proveedor. Puede introducir el código del
proveedor al que le va a efectuar el pedido, de varios modos:
introduciendo el código del proveedor directamente (porque lo
sabe), pulsando la tecla F9, le aparecerá una ventana para localizar
al proveedor por alguno de los criterios expuestos (código, nombre
o nombre comercial), usando el asterisco (*) como comodín,
puede efectuar la búsqueda por un criterio. Por ejemplo, si deseara
buscar todos los proveedores que contengan las letras “GARC”,
debe escribir “*GARC”.
También puede ocurrir que no tenga la ficha del proveedor
creada, para ello haga clic en el título del campo Proveedor
(escrito en azul como puede ver en la imagen 3).
• SubProv.- Código del sub-proveedor. Este campo se utiliza cuando
se poseen proveedores que dependen de un proveedor principal.
• Fecha/hora.- Fecha del pedido.
• Doc.- Documento del proveedor. Utilice este campo cuando el
pedido debe realizarse con un número de registro (pedido)
facilitado por su proveedor. Hay empresas que para realizarles un
30
e
Zahén Gestión Comercial 1
pedido previamente hay que llamar al proveedor y solicitar número
de pedido.
• Serie.- Código de la serie utilizada para compras.
• Agente.- Código del comercial que realiza el pedido.
• Opciones.- Al hacer clic en este campo, aparece un menú
emergente con varias opciones. Algunas de ellas no están
operativas en esta versión por no ser operativas en el desarrollo de
la misma y están fuera del objetivo de éste manual. Por el
contrario, cabe destacar la utilidad de la opción “notas”, útil para
introducir algún comentario. Al pie de estas líneas puede ver el
menú emergente tal cual.
 Cuerpo.- En este apartado se introducen las líneas de los productos a
pedir. En la imagen 4 puede apreciar que el pie cambia de aspecto cuando
se están introduciendo las líneas. Pasamos a describir el cuerpo:
• Línea.- Campo identificativo de la línea, no editable.
• Artículo.- Código del artículo.
• Descripción.- Descripción, editable. Puede añadir o modificar el
texto.
• Cantidad.- Número de unidades pedidas.
• Precio.- Precio.
Imagen 4
• Descuento.- Descuento a aplicar al precio por unidad. Pueden ser
de dos tipos: una cantidad exacta, indicando el importe (10), o un
porcentaje, añadiendo el símbolo del porcentaje al importe (10%).
• IVA.- Impuesto de I.V.A. aplicado al artículo.
31
Almerimatik Sistemas Informáticos, S.A.
• Importe.- total de la línea sin I.V.A.
• Datos informativos en el pie.- En la imagen 5 puede ver que en el
pie aparecen los datos del producto que está introduciendo. Estos
datos son en función a tres criterios:
o Últimos mov. De pedidos para éste artículo y proveedor. En
este recuadro aparecen datos de la última fecha que se
realizó un movimiento, la cantidad, precio, Dto, rapel y
neto de compra.
Imagen 5
o Tarifas. Las distintas tarifas del artículo.
o Existencias.- El stock existente en los distintos almacenes:
Sub (sub-centro), Existencias (stock del almacén),
PdteServir (unidades pendientes de servir a los clientes),
PteRecib (Unidades pedidas al proveedor y que aún no se
han recibido.
 Pie.- Una vez finalizada la introducción de líneas, para pasar al pie del
documento, pulse la tecla “Esc”. En este apartado (Imagen 6) existen los
siguientes grupos:
• Descuento.- De dos tipos:
o Pie.- Descuento sobre el total del importe. Independiente
del descuento en línea del artículo.
o Financiero.- Configurable. Criterio que aplica un descuento
en función a los días transcurridos desde el día de la
emisión del documento al pago de la misma.
Imagen 6
• Incremento.- Mismo operativo que el descuento.
• F. Recepción.- Fecha prevista de la recepción de la mercancía. A
modo informativo, puede marcar la casilla “comprometida”, para
saber que el proveedor se comprometió a hacer entrega de la
mercancía en esta fecha.
32
e
Zahén Gestión Comercial 1
• Estado del Pedido.- Indicador para saber si está aceptado o
cancelado.
• Forma de pago.- Forma de pago acordada con el proveedor.
• Transportista.- Caso de recibirse la mercancía a través de terceros,
puede introducir los datos del transportista.
• Doc. Transp .- Número del documento del transportista.
• Campaña.- Informativo.
• Dir. Envío.- Indicación de la dirección donde debe ser recibida la
mercancía.
• Botón Aceptar.- Al hacer clic este botón, guarda el documento y
pasa a otro nuevo.
• Cancelar.- Cancela los datos introducidos. Documento completo.
-
Todos los campos de esta pantalla escritos en azul y subrayados,
(como por ejemplo Cliente) permiten abrir la ficha correspondiente
para crear, consultar o modificar los datos.
o ENTRADAS.-. Desde esta opción se formaliza la compra de
mercancía. Para ello vaya al menú compras  Entradas, como puede ver en la
imagen 1. Es en esta opción donde realmente se formaliza la entrada de
mercancías en un almacén (sub-centro existente). Como puede ver en la imagen 7,
la pantalla es muy similar a la de pedidos. El contador de este documento es
independiente de pedidos, por tanto, el campo número hace referencia a la entrada
registrada como tal.
Imagen 7
33
Almerimatik Sistemas Informáticos, S.A.
La pantalla se estructura igualmente: cabecera, cuerpo y pie. Por tanto,
introduzca los datos solicitados en la cabecera (Proveedor, sub-proveedor - caso
de haberlo -, fecha, documento – número de albarán del proveedor -, serie, agente
y tipo de operación – compras -).
Una vez ya en el cuerpo, para introducir los productos recibidos y reflejados en
el albarán del proveedor, puede actuar de dos modos:
 COMPRA DIRECTA.- Cuando la introducción de los datos viene de una
compra directa, no existe un pedido previo (se entiende como tal que no se
ha efectuado un pedido a través de la aplicación), se introducen los
productos exactamente igual a como se ha explicado en pedidos de
compra. Una vez finalizada la introducción de las líneas, para finalizar
pulse la tecla “Esc”; esto hará que pase al pie del documento. Una vez
introducido los datos pertinentes, haga clic en el botón “Aceptar”. El
documento se guardará.
 COMPRA A PARTIR DE UN PEDIDO.- Si previamente realizó un
pedido, proceda de la siguiente forma:
• Una vez en el cuerpo del documento, en la columna artículo, haga
clic con el botón derecho del ratón (Imagen 8). Le aparecerá un
menú emergente. Seleccione la opción liberar pedido (también
puede pulsar las teclas Ctl (o Control)+L).
Imagen 8
• Le aparecerá una nueva ventana (imagen 9), en la cual visualizará
todos los pedidos existentes, pendientes de recibir, y todos los
productos de ese pedido. Puede haber algunos productos ya
recibidos total o parcialmente, puede que en el albarán del
proveedor venga productos pertenecientes a distintos pedidos.
Todas las opciones las puede realizar desde esta pantalla.. El
significado de sus columnas son:
o Ejercicio.- Ejercicio al que pertenece el documento en el
momento de su creación.
34
e
Zahén Gestión Comercial 1
Imagen 9
o Subcentro.- Sub-centro.
o Número.- Número del pedido.
o Documento.- Número del pedido del proveedor (caso de
haberlo), introducido cuando se generó el pedido.
o Fecha.- Fecha del pedido.
o Artículo.- Código del artículo.
o Descripción.- Descripción.
o Pendiente.- Unidades pedidas inicialmente y, por tanto,
pendientes de recibir.
o BulPd.- Bultos pendientes, en caso de ser bultos de x
unidades las que se piden.
o UndLib.- Unidades que se van a liberar, por defecto
aparece el total de las pedidas. Caso contrario, si recibiese
menos de las pedidas, Haga clic en esta columna e
introduzca las recibidas. Observe que, en el momento que
realiza un cambio en las unidades liberadas y lo acepta,
aparece una marca en la primera columna de la línea
similar a ésta:
o BulLib.- Misma utilidad que la columna anterior pero para
liberar por bultos.
o Pte .- Esta columna informa si está pendiente de recibir la
mercancía, en su totalidad o parte de ella. Si por algún
motivo, no desea que esté pendiente, haga doble clic en la
casilla correspondiente de esa columna y aparecerá “No” en
su lugar.
Esto es útil cuando no se va a recibir el producto, ya sea
porque se ha recibido una parte y el resto no lo queremos, o
porque no hay, ni habrá existencias en el proveedor y, así,
evitamos que se quede pendiente de recibir.
o Lin.- Número de línea del documento.
o Ref. Fábrica.- Código de referencia de fábrica.
35
Almerimatik Sistemas Informáticos, S.A.
• Para facilitar la labor de procesos más automáticos (se recibe toda
la mercancía con todas sus unidades), puede hacer uso de las teclas
de función o teclas combinadas para agilizar el proceso. Su utilidad
son:
o F10 – Marcar / Desmarcar.- Marca o desmarca la línea
seleccionada. Para ello, haga clic en la fila deseada y pulse
la tecla F10. Marcará esta línea. Para desmarcarla, proceda
igualmente.
o Ctl + T – Marcar todo.- Manteniendo pulsada la tecla
Control (o Ctl) del teclado y, a su vez, pulsar la tecla T,
marcará todas las líneas de todos los pedidos.
o Ctl + D – Desmarcar todo.- Funciona igual a la opción
anterior pero a la inversa, desmarca todo.
• Botnes Aceptar / Cancelar.- Una vez realizadas todas las opciones
deseadas pulse el botón aceptar, se cerrará esta ventana y volverá a
la de entradas, con todos los productos y unidades marcados. Si
hace clic en el botón cancelar, cancelará todo lo realizado.
Es evidente que también puede añadir artículos a la entrada de los
pedidos liberados, aunque no pertenezcan a un pedido. El procedimiento
es el mismo a seguir que en la opción explicada como “compra directa”.
o FACTURAS DE PROVEEDORES.-. Esta opción es una herramienta
muy útil a la hora de contrastar datos de la factura enviada por el proveedor con
los datos introducidos en las entradas (albaranes de compra), pues en ocasiones,
en la facturación del proveedor no contempla un descuento o una promoción
aplicada en un albarán, pudiendo comprobar el error localizando el documento en
cuestión (también u artículo con algún tipo de I.V.A. distinto, o un recargo no
contemplado . . .). Todo esto se realiza en la gestión de las facturas y su aspecto
es el mostrado en la imagen 10.
Imagen 10
36
e
Zahén Gestión Comercial 1
o Siguiendo con el criterio de las pantallas anteriores, nos encontramos con
una cabecera, cuerpo y pie para el documento:

CABECERA.- Como en las anteriores, debe introducir los datos del
proveedor, así como el número de factura del mismo. Los campos
nuevos y su utilidad en esta pantalla son:
• Fecha.- Fechan en la que introduce (registra) el documento.
• F.Doc.- Fecha del documento de la factura del proveedor.
• F.Valor.- Fecha de valor. Esta fecha es la que tendrá en cuenta la
aplicación para contabilizarla (caso de poseer el módulo de
contabilidad ZGF).

CUERPO.- A diferencia de los vistos anteriormente, en esta pantalla no
se introducen los productos, si no el albarán de compra relacionado con
el documento en cuestión. En él le solicita los datos del documento de
compra, como son:
• Ejercicio.- Ejercicio del albarán de compra, no de la factura. Puede
ocurrir que la factura sea de un ejercicio y el albarán de otro.
• Subcentro.- Código del subcentro o almacén.
• Entrada.- Número de la entrada (registro).
• Fecha.- Fecha del albarán de compra.
• NºDoc.Prov.- Número del documento del proveedor (número de
albarán de compra).
• Base.- Base imponible. Importe sin impuestos.
• Importe.- Importe total del albarán de compra.
Como en otras opciones, estando en una de éstas columnas, puede
pulsar la tecla F9 y buscar el documento por el ejercicio, subcentro,
número de entrada, documento del proveedor (albarán de compra), serie
o fecha.
Una vez introducidos todos los albaranes de compra implicados en
la factura correspondiente, pulse la tecla ESC para ir al pie del
documento.

PIE.- Aquí puede apreciar varios apartados, unos informativos como
puede ser la tabla de impuestos (Imagen 11), descuentos, incrementos y
retenciones. Otros son editables como es el del desglose de importes
según impuestos (Imagen 12).
37
Almerimatik Sistemas Informáticos, S.A.
Imagen 11
En este apartado puede variar los importes calculados por la
aplicación, tanto las bases imponibles, como los importes calculados de
IVA (en este caso) o, si fuese el caso, recargo de equivalencia. Esto es
útil cuando el cálculo de la aplicación no se corresponde con el
documento de factura del proveedor (al margen de errores como
descuentos al pie, retenciones u otros motivos) a consecuencia, muchas
veces, del cálculo de redondeos decimales.
Imagen 12
En cualquier caso, si altera o modifica los importes calculados por la
aplicación, ésta lo permite pero lo advierte mostrando lo calculado por
ella y la diferencia respecto al documento del proveedor. Como puede
observar en la imagen 13, se han cambiado la base imponible y el total
impuesto en la columna del tipo de I.V.A. 3 (16%) con respecto a las
cantidades de la imagen 12. Esto da lugar a una diferencia que se refleja
en la pantalla.
Imagen 13
El importe total del documento aparece con un tamaño mayor y en
negrita (11.907,40). En esa misma línea separado por una barra (/)
aparece, en tamaño menor, el importe calculado por la aplicación
(11.907,81). Una línea más abajo puede observar la palabra “diferencia”
38
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Zahén Gestión Comercial 1
dónde figura el importe de diferencia entre la factura del proveedor y el
calculado (0,41).
Otro de los datos que puede cambiar en el pie de la factura es la
forma de pago (F.Pago).
39
Almerimatik Sistemas Informáticos, S.A.
ZAHÉN GESTIÓN COMERCIAL e1
V
GESTIÓN DE VENTAS
Dentro de la gestión de ventas, se contemplan dos modos de abordar la venta: la gestión
de la venta a través de documentos como un presupuesto, pedido, albarán, factura o la venta
directa de mostrador, contemplada en nuestra aplicación como “punto de venta”. A ésta última le
dedicaremos el próximo capítulo, por ser la opción que más va a utilizar.
Procedemos, pues, al proceso de ventas, partiendo de la generación de un presupuesto.
Para ello seleccione del menú la opción “Ventas” como puede observar en la imagen 1, se
desplegarán una serie de opciones, la primera, “Presupuesto de Clientes”.
Imagen 1
• VENTAS
Al igual que ocurre en el apartado de compras, puede comenzar a realizar una venta a
partir de un presupuesto o un pedido o un albarán de venta. En definitiva, puede realizar
los tres procesos o comenzar por uno de ellos. Si empieza por el presupuesto, luego
puede generar el pedido a partir de ese presupuesto y el albarán a partir del pedido.
o PRESUPUESTO DE CLIENTE.- Desde aquí puede crear un presupuesto a un
cliente. La ventaja de esta opción es que no descuenta existencias del almacén (no
se ha vendido, ni se sabe si se va a vender, por tanto, no descuenta stock). Otra de
las ventajas es poder aplicar precios y/o descuentos al cliente, precios que ya
quedan registrados y se aplicarán al formalizar la venta. En posteriores
presupuestos al mismo cliente puede comprobar qué precios le aplicó la última
vez.
En la imagen 2, puede observar el aspecto que presenta esta pantalla. Su
aspecto y estructura es similar a las pantallas de compras (cabecera, cuerpo y pie),
pero ahora el sujeto es un cliente.
40
e
Zahén Gestión Comercial 1
Imagen 2
Pasemos a ver esas diferencias:
 Cliente.- Este campo funciona exactamente igual al de proveedor,
explicado en el capítulo anterior.
 Subcliente.- Igual al anterior.
 Título.- Poner título informativo al presupuesto.
En el cuerpo aparece una columna nueva, margen:
 Margen (%).- Indicador del margen de beneficio, en porcentaje, en
relación a su costo y precio de venta que aplique en el presupuesto. En la
imagen 3 puede ver un ejemplo del presupuesto de un mismo producto, en
el cual, en la primera línea se mantiene el precio, en la segunda, se le
aplica un 15% de descuento y en la tercera línea se cambia el precio.
Imagen 3
En el pie, y teniendo como referencia los datos introducidos de la imagen 3,
puede apreciar los cálculos mostrados en la imagen 4 y los nuevos campos que
aparecen los siguientes:
Imagen 4
 Total Costo.- Suma total del costo de los productos.
 Margen.- Cálculo de margen, en porcentaje y en importe, en la
realización de ese presupuesto.
41
Almerimatik Sistemas Informáticos, S.A.
 Botón Liberar (Ctl+L).- Una vez guardado el presupuesto (pulsando el
botón aceptar) y aceptado por el cliente, puede pulsar este botón. Aparece
una pantalla (Imagen 5), solicitando los siguientes datos:
Imagen 5
• Documento.- Tipo de documento a generar, pudiendo optar a
generar un pedido (caso de no tener en existencias) o bien generar
el albarán directamente. En nuestro ejemplo, optamos por el
pedido.
• Ej/Subc. Núm.- Datos para generar el documento: ejercicio,
subcentro y número del documento elegido. Pulsando la tecla
“intro o Enter” pasa por estos campos. Si no especifica un número
de documento, la aplicación asignará el siguiente que corresponda.
Cuando pulse el botón “Aceptar” (este botón se activará en el
momento que introduzca o asigne un número para ese documento), le
preguntará si desea imprimir el pedido (o albarán, según lo
seleccionado) y si desea editar el documento. Esto es útil por si desea
añadir o hacer alguna anotación en el mismo.
o PEDIDOS.- Esta opción le permite saber si existe mercancía pendiente de
entregar a un cliente, ya sea porque no hay existencias de la misma en este
momento o porque está pendiente de reparto o el cliente desea que se le envíe la
mercancía en una fecha determinada.
La pantalla es similar a la de presupuestos, aunque la columna margen ya no
aparece y en el pie existen campos nuevos. Imagen 6.
Tanto la cabecera como el cuerpo del documento, no han variado. En el pie, se
aprecian unas diferencias respecto a los documentos anteriores. Estos campos son:
 Fecha de entrega.- Fecha en la que se desea se haga la entrega, liberar el
pedido. Puede ser una fecha orientativa o aproximada.
 Comprometida.- Si activa esta casilla, implica que se debe realizar en la
fecha indicada.
 Dir. Envío.- Lugar donde se debe realizar la entrega.
 Dir. Pago.- Lugar donde se efectúa el cobro de la mercancía. Esta opción
y la anterior son interesantes cuando la mercancía debe ir a un almacén y
la gestión de pagos se realiza en la oficina.
 Cobros.- campo indicativo de las entregas a cuenta realizadas por el
cliente.
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Zahén Gestión Comercial 1
Imagen 6
 Deuda.- Importe pendiente de cobro.
 Botón Liberar (Ctl+L).- Funciona igual que en las opciones anteriores,
sólo indicar que, en esta ocasión, libera el pedido y genera el albarán de
compra. La pantalla que aparece es similar a la imagen 9 del capítulo IV,
COMPRAS, funcionando exactamente igual.
Hasta aquí, el procedimiento de venta ha sido prácticamente una gestión de
seguimiento de una posible venta, la cual ha ido tomando forma desde un
presupuesto inicial. Si el cliente entregó un importe a cuenta, habrá comenzado
una gestión administrativa. Sin embargo, aún no ha habido un movimiento real de
mercancía. Es a partir del albarán cuando las existencias varían en el almacén.
o ALBARANES.- Es el primer documento que formaliza la venta con el cliente,
afectando, también, al stock. A éste documento puede acceder directamente,
Ventas  Albaranes (Imagen 7) o desde el botón
, creando el documento
desde la mencionada opción o, como es nuestro ejemplo, a través del
procedimiento del pedido.
Imagen 7
43
Almerimatik Sistemas Informáticos, S.A.
La pantalla de albaranes es muy similar a las de presupuesto y pedidos, como
puede ver en la imagen 8 y prácticamente igual a la pantalla de entradas de la
gestión de compras.
Imagen 8
Continuando con el ejemplo, una vez liberado el pedido, convertido en albarán,
como muestra la imagen sobre estas líneas, puede añadir más líneas (el cliente
desea un producto que no estaba incluido en el pedido, pudiendo añadir más
líneas). Para finalizar la operación, pulse el botón aceptar (
). Le formulará
dos preguntas:
1) ¿Imprimir Albarán?.- Optando por dos opciones (Imagen 9):
Imagen 9
a. SI.- Haga clic sobre este botón si desea imprimir el documento. La
aplicación le preguntará qué formato de impresión desea (en caso de
tener diseñados más de un formato): albarán o tique. Una vez
seleccionado el formato, le solicitará por qué dispositivo desea
imprimirlo (en el supuesto de tener más de una impresora
configurada, como puede ser una impresora láser, de tinta, una
tiquetera . . .), las pantallas son similares a las de la Imagen 10. Si
solo tuviese un dispositivo definido para este documento, no le
preguntará, directamente pasará a imprimirlo.
44
e
Zahén Gestión Comercial 1
Imagen 10
Cuando le solicita el dispositivo puede seleccionar por cuál desea
imprimir haciendo doble clic (o un clic para seleccionar el
dispositivo y clic en el botón aceptar). Caso de no desear imprimir
el documento, puede cancelar la operación haciendo clic sobre el
botón “Cancelar”).
b. No.- No imprime el documento.
2) ¿Facturar albarán?.- En esta pantalla (Imagen 11), puede optar por
facturar el albarán (factura directa) o no, pudiendo facturarla más adelante,
ya sea porque tiene el criterio de facturar todos los albaranes a una fecha
concreta (por ejemplo a final de mes) o para poder agrupar en una sola
factura todos los albaranes de un mismo cliente.
Imagen 11
Como en la emisión del albarán, le permite dos opciones:
a. Sí.- Genera la factura de ese albarán, para ello le solicita que
introduzca una fecha de facturación (esto es útil cuando tiene la
necesidad de realizar una factura en el momento, aunque su criterio
sea facturar a final de mes. Con esta opción puede mantener ese
criterio y, a la vez, realizar la factura. Imagen 12).
Imagen 12
Una vez introducida la fecha deseada para la factura y pulsado el
botón “Aceptar”, le formulará la pregunta si desea imprimir la
factura o no (Imagen 13). Su desarrollo es igual al explicado para la
impresión del albarán.
Imagen 13
45
Almerimatik Sistemas Informáticos, S.A.
Por último, como muestra la imagen 14, la aplicación le informa
de la finalización del proceso de facturación.
Imagen 14
b. No.- No realiza ninguna acción. Guarda el documento y limpia la
pantalla para introducir el siguiente albarán.
o FACTURACIÓN.- Desde esta opción de menú (Ventas  Facturación . . .),
puede gestionar varias acciones relacionadas con el proceso de facturación
(Imagen 15). Puede consultar los datos de una factura, facturar un albarán o grupo
de albaranes según un criterio.
Imagen 15
Repetir una factura, contabilizarla (siempre que tenga instalado el módulo de
contabilidad ZGF) o generar la gestión de cartera.
La aplicación no permite crear facturas directas, es decir, no puede crear o
generar una factura si, previamente, no ha creado el albarán. Toda factura se
apoya en, al menos, un albarán.
Aclarado este punto, pasemos a cada uno de sus apartados:
 Facturación.- La imagen 16 muestra el aspecto de esta opción. Desde aquí
puede facturar los albaranes que aún no se han facturado ya sea uno en
concreto o varios que cumplan una condición determinada. Los criterios a
cumplir son:
• Serie a Facturar.- Esto permite poder facturar los albaranes que
pertenezcan a una serie en concreto. Puede seleccionar una, varias
o todas. Como mínimo debe marcar una. Haciendo clic sobre la
serie deseada, aparecerá una marca en la casilla correspondiente de
),
esa serie (similar a ésta
• Fecha de Facturación.- Introduzca la fecha con la que desea se
facturen los documentos.
46
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Zahén Gestión Comercial 1
• De cliente.- Código del cliente desde el que desea comenzar a
facturar (dejarlo en blanco es igual a decir que facture desde el
primero código).
Imagen 16
• A Cliente.- Código del cliente hasta el cual desea facturar. Si el
código es el mismo para “De Cliente”, quiere decir que solo desea
facturar los albaranes de un cliente en concreto. Si lo deja en
blanco, interpreta que es hasta el último código.
• De Subcliente.- Cuando el cliente tiene subclientes.
• A Subcliente.- Igual que la opción anterior.
• De Fecha de Albarán.- esto delimita la facturación de los
albaranes a partir de una fecha. Los albaranes que sean anterior a
esta fecha no se facturarán.
• A Fecha de Albarán.- Facturará los albaranes que su fecha no sea
mayor a la indicada en este campo.
• Estados.- Este filtro indica que sólo deben facturarse los albaranes
que estén en esa situación, no facturando los otros. Para ello
marque la casilla correspondiente.
-
La opción “Estados” es un campo que aparece en la pantalla de
albaranes. Esta opción es útil para evitar facturar algún albarán por
algún motivo. Ya sea que el cliente ha pedido que no se le facture este
mes, que sea el siguiente, que está pendiente de confirmar algún
detalle . . .
• Agentes.- Factura los albaranes que tenga como vendedor al agente
seleccionado.
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•
•
•
•
•
Almerimatik Sistemas Informáticos, S.A.
Subcentros.- Mismo objetivo que la opción de agentes.
Formas de pago.- Igual criterio que la anterior.
Mínimo facturable.- Esta opción es muy útil cuando un cliente
tiene albaranes de cantidades pequeñas (por ejemplo de 1€ o
menos) y, para no realizar una factura con un importe tan pequeño
evitamos que éstos albaranes se facturen hasta que la suma de ellos
no sea de un importe igual o superior al indicado. También puede
ocurrir que un cliente nos indique que no se le realice facturación
inferior a una cantidad determinada.
Imprimir.- Marcando esta casilla, la aplicación, a la vez que
factura, imprime el documento.
Botón Claves.- Al pulsar este botón la pantalla cambia de aspecto
(imagen 17). Indicando las claves que desee, solo facturará los
albaranes en las cuales el cliente cumpla esta condición. Estas
claves deben haberse creado en la ficha del cliente (Capítulo III,
“FICHAS DE LA APLICACIÓN”, imagen 7).
Imagen 7
• Botón Revisar.- Permite realizar una comprobación previa de los
albaranes a facturar. La imagen 8 muestra un ejemplo de los
albaranes a facturar, mostrando información de los mismos y
permitiendo poder modificar, antes de facturar, algunos datos
como son la forma de pago o el estado. Éstos tienen como misión:
Imagen 8
o Forma de Pago.- Antes de facturar puede cambiar la forma
de pago de cualquier albará. Tenga en cuenta que al
cambiar la forma de pago, la aplicación generará una
factura por cada forma de pago existente, agrupándolas por
ese criterio (Si un cliente tiene varios albaranes con formas
de pago “A”, “B” y “C”; la aplicación creará tres facturas
con todos los albaranes que cumplan esa condición de
48
e
Zahén Gestión Comercial 1
pago. Si desea que solo le salga una factura, unifique la
forma de pago, En nuestro ejemplo todos los albaranes
poseen la forma de pago contado).
o Estado.- Utilice el estado si, por el contrario, desea excluir
de la facturación algún albarán en concreto.
Una vez revisado y realizado los cambios pertinentes, haga clic
sobre el botón “Salir”.
• Botón Facturar.- Inicia el proceso de facturación de los
documentos que cumplan los requisitos indicados.
• Botón Cancelar.- Cancela la operación de facturar o, bien, una vez
facturado, cierra la pantalla de facturación.
 Mantenimiento de Facturas.- La imagen 9 muestra el aspecto de esta
pantalla. Desde esta opción puede consultar la factura, visualizar los
albaranes facturados en ella, reimprimir la factura, ver los anticipos,
cobros y deuda de la misma. Además puede modificar algunos datos de la
misma, así como anularla.
Imagen 9
Los campos “Ejercicio”, “Serie” y “número” identifican el documento
pero, si no recuerda el documento, siempre puede buscarlo pulsando la
tecla F9. Pasemos a ver los campos más relevantes:
• Bases.- Muestra información de los importes de la factura en sus
distintos impuestos.
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•
•
•
•
•
•
•
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Cobros.- Muestra la cantidad cobrada desde que el documento es
una factura (puede que la factura ya estuviese totalmente cobrada
porque su albarán, o albaranes, ya estuviesen cobrados).
Deuda.- Muestra el importe pendiente de cobro desde que el
documento se convirtió en factura.
Anticipos.- Todos los cobros realizados en los albaranes, antes de
su facturación, se consideran anticipos. Una vez el albarán es
facturado, el importe pendiente de cobro debe gestionarse a través
de la factura.
Forma de pago.- Puede cambiar la forma de pago a otra distinta.
Tipo retención.- Esta opción indica cómo debe contabilizarse la
factura.
%IRPF.- Puede introducir el porcentaje de retención, en caso de
tenerla.
Dir. Fiscal.- Puede introducir una dirección fiscal para la factura o
seleccionarla haciendo clic en el botón contiguo.
Dir. Pago.- Seleccione un domicilio de pago del cliente o haga clie
en el botón
para introducir los datos bancarios.
• Notas.- Puede introducir notas u observaciones referentes al cliente
o factura utilizando el botón
para tal fin.
• Contabilizada en.- Le muestra información del asiento contable en
el que está contabilizada la factura o, por el contrario, pendiente de
contabilizar.
• F6: Albaranes.- Pulsando la tecla F6 puede visualizar los
albaranes (o albarán) relacionados con esta factura. Los albaranes
se muestran en una pantalla (imagen 10), dónde, si hace doble clic
sobre una de sus líneas, podrá visualizar el albarán.
Imagen 10
En esta imagen, observe que hay una línea de distinto color
(marcada), esto ocurre cuando se hace un solo clic (la combinación
de un solo clic y pulsar la tecla Enter, es similar al doble clic).
Cuando realice esta operación, el programa abrirá el albarán
deseado, no sin antes advertirle que cualquier cambio efectuado en
el albarán alterará la factura (siempre que se cambien cantidad,
50
e
Zahén Gestión Comercial 1
precio o descuentos. Si cambia la descripción de algún producto,
no afectará al importe inicial de la factura. Imagen 11.
Imagen 11
•
 Repetición de Facturas.- Le permite repetir una factura o un rango de
facturas, que cumplan el criterio establecido. Imagen 12.
Imagen 12
 Contabilizar facturas Ctes .- Permite realizar, automáticamente, la
contabilización de las facturas, la imagen 13 muestra su apariencia. Esta
opción sólo es válida (u operativa) si tiene instalado el módulo de
contabilidad.
• Fecha asiento nuevas.- Introduzca fecha del asiento con el que
desea que se contabilicen las facturas. Si lo deja en blanco, la fecha
del asiento coincidirá con la de la factura.
• Mover facturas ya contabilizadas a Fecha.- Con esta opción, si la
factura ya fue contabilizada, puede cambiar la fecha del asiento a
otra distinta.
• Pendiente.- Indica al programa qué debe hacer según la opción
seleccionada.
o SI.- Quiere decir que contabilice todas las facturas
pendientes de facturar. Aún no contabilizadas.
o NO.- Indica que se vuelvan a contabilizar las que están
pendientes y las que no. Esta opción es interesante cuando
se han efectuado cambios en una factura ya contabilizada
(se ha cambiado el importe), con esto reajustamos la
contabilización de la factura.
• Número máximo de facturas por asiento.- Puede limitar el
número de facturas a contabilizar por asiento. Si, por ejemplo,
51
Almerimatik Sistemas Informáticos, S.A.
desease tener asientos de no más de diez facturas por asiento con
esta opción podría limitar el número de líneas del asiento.
Imagen 13
• Botón Contabilizar.- Al hacer clic en este botón, se inicia el
proceso de contabilización.
 Generar Cartera Ctes .- Para realizar esta operación, debe tener
instalada la contabilidad (ZGF). Con esta opción puede llevar el control de
todos aquellos cobros domiciliados, es decir, su gestión de cobro se realiza
a través de una entidad bancaria. Esto proporciona un control del cobro de
recibos, sus devoluciones y posteriores negociaciones. Todo ello
gestionado desde la contabilidad. Para ello, podemos contabilizar aquellos
recibos que cumplan un criterio o condición. Estos son, entre otros:
• Ejercicio.- Ejercicio que desea pasar a contabilidad.
• Series.- Puede elegir entre una, varias o todas.
• De Factura – a Factura.- Un determinado número de facturas.
• De Fecha – a Fecha.- Rango de fechas.
• Forma de pago.- Forma de pago deseada.
• Concepto.- Concepto a especificar en cartera.
Imagen 14
52
e
Zahén Gestión Comercial 1
• Agente.- Las facturas generadas por un vendedor en concreto. En
blanco, todas.
• Fecha Apunte.- Puede decidir con qué fecha del asiento de diario
se contabiliza. En blanco se contabilizarán según fecha de factura.
• Agrupar recibos.- Agrupa los recibos de una misma factura.
• Pasar devoluciones.- Si hay alguna devolución y activa esta
casilla, lo pasará a contabilidad.
• Pasar a Caja.- Contabiliza los efectos contra una caja
determinada.
• Botón Claves Clientes.- Mismo funcionamiento que en facturación
(Imagen 7).
• Botón Contabilizar.- Contabiliza los efectos seleccionados.
• Botón Revisar.- Permite comprobar, antes de contabilizar, si los
efectos son los deseados, permitiendo poder eliminar de la lista los
que no interese pasar a contabilidad, como es muestra en la imagen
15. En esta pantalla existen unos botones con los que puede:
o F2-Ordenar columnas.- Permite ordenar las líneas según
la columna marcada. Por ejemplo, si desea ordenar los
efectos por importe (de menor a mayor), haga clic en esta
columna y luego pulse F2.
Imagen 15
o Botón Aceptar.- Acepta la relación mostrada y pasa a
contabilizarlo automáticamente. Una vez terminado el
proceso le aparece una ventana (Imagen 16) informativa,
indicándole el resultado de la misma. Tiene tres opciones:
 Guardar.- Guarda el informe de resultados. Útil
cuando tienen un error y poder consultarlo.
 Imprimir.- Permite sacar un informe por impresora
del resultado del paso de efectos a contabilidad,
para su posterior análisis.
53
Almerimatik Sistemas Informáticos, S.A.
Imagen 16
 Cancelar.- Cierra la ventana y no realiza acción
alguna.
o Botón Cancelar.- Cierra la pantalla actual volviendo a la
anterior (Imagen 14).
o F5-Eliminar Línea.- Elimina una línea. Para ello haga clic
sobre la línea en cuestión y, después, pulse la tecla F5 o
haga clic sobre éste botón.
.- Haciendo clic sobre este botón en la pantalla de “Paso
• Botón
a cartera”, cierra esta ventana. Este botón se encuentra en la
esquina superior derecha de la misma.
54
e
Zahén Gestión Comercial 1
ZAHÉN GESTIÓN COMERCIAL e1
VI
COBROS / PAGOS
Aunque esta opción se encuentra en el menú “Ventas  Cobros/pagos (Introducción)”,
por la complejidad de la misma, hemos creído conveniente dedicar un capítulo exclusivo para él.
Tiene su lógica pues, aunque está en éste menú, desde aquí se gestiona cualquier movimiento de
caja, ya sea un cobro como un pago.
En el capítulo (¿???) volveremos a tratar el tema de los cobros/pagos, pero desde la
gestión TPV y ya con la experiencia adquirida en este capítulo.
Para acceder a ésta opción, haga clic en el menú “Ventas Cobros/pagos
(Introducción)”, como puede ver en la imagen 1.
Imagen 1
Aparecerá una pantalla como la mostrada en la imagen 2.Para cerrar esta pantalla pulse la
tecla “Esc” (si está en el campo fecha, caso contrario, pulse dos veces la tecla “Esc”). Desde esta
pantalla, se gestionará y visualizará todos los movimientos de cobros/pagos:
Imagen 2
• Ejercicio.- Ejercicio de la gestión de cobro.
• Fecha.- Introduzca la fecha deseada.
• Caja.- Caja por la que se va a realizar/consultar/modificar el cobro/pago.
55
Almerimatik Sistemas Informáticos, S.A.
• Turno.- Número del turno. Útil cuando existe más de un turno por día y poder gestionar
las cajas según turno.
• Apertura.- Importe del cambio con que se apertura la caja. Pulse la tecla F6 para poder
introducir la cantidad (Imagen 3)
Imagen 3
• Cuerpo de la gestión de cobros.- Se visualizan, o no, los movimientos de caja realizados
en el día seleccionado. Para consultar o modificar un cobro ya realizado, haga doble clic
sobre la línea del movimiento de caja deseado. Si es para introducir un movimiento de
caja pulse el botón “Insert” (en algunos teclados Ins). En cualquiera de los casos, la
pantalla adquiere el formato mostrado en la imagen 4.
Imagen 4
• Pie gestión de caja.- Desde el pie se gestiona el cobro/pago del documento. Para ello
debe introducir los siguientes datos:
o Vendedor.- Código del vendedor que realiza la operación. Dato necesario para
continuar.
o Tipo Documento.- Debe seleccionar un documento para continuar. Según el
documento elegido, solicitará los datos. Estos son:
 Presupuesto Clientes, Pedidos Clientes, Albarán, facturas Clientes,
Pedidos Proveedores y Entradas.- Solicitarán código del cliente (o
Proveedor), Ejercicio/subcentro (o serie, caso de ser factura de cliente) y
56
e
Zahén Gestión Comercial 1
número del documento. En cualquiera de éstos documentos los datos a
pedir son los mostrados en la imagen 4. Éstos datos son:
• Cliente.- Introduzca el código del cliente. Si no sabe o no recuerda
el código del cliente, puede buscarlo pulsando la tecla F9.
• Ej/Subc/Numero.- Estos campos solicitan el ejercicio, subcentro
(o número de serie si es una factura el documento) y número.
Puede ocurrir que el cliente tenga más de un documento y no sepa
cuál le está pagando. Puede localizarlo pulsando el botón “Buscar
ocumento”, que explicaremos más adelante.
 Cobros varios/pagos varios.- Se realizan cobros en concepto de varios,
no registrado en ningún documento tipo albarán o factura (por ejemplo,
cambiar la pila del reloj cobra 2€ y no desea hacer tique ni albarán del
mismo), pero debe hacer la entrada en caja. Al seleccionar esta opción la
aplicación le solicitará la cuenta contable (por defecto introduzca la cuenta
5700000000, que identifica a la Caja Euros o Caja Efectivo en el Plan
General Contable. Imagen 5).
Imagen 5
 Factura Proveedores.- Con este tipo de documento, además de solicitar
ejercicio, subcentro y proveedor, pide el número de documento del
proveedor. El aspecto es el de la imagen 6.
Imagen 6
 Reintegro bancario.- Para esta opción debe tener al menos una
domiciliación bancaria registrada. Introduzca el código de la domiciliación
o pulse F9 para seleccionarla.
 Traspaso Cajas.- Registra las salidas de dinero del cajón. Normalmente,
cuando la caja adquiere un gran volumen de dinero, puede desear
guardarlo en la caja fuerte. Con esta opción puede ir registrando las
retiradas de caja.
o Botón Buscar Documento.- Independiente al tipo de documento seleccionado,
cuando la aplicación le solicita el número de documento, puede hacer clic en este
botón. Le aparecerá una pantalla como la mostrada en la imagen 7. Según el
criterio de búsqueda, que puede ser de uno o varios conceptos (Serie, Número,
Cliente, Nombre, Subcliente, fecha y/o importe), le aparecerán los documentos
existentes. Haga doble clic sobre el deseado para gestionar el cobro/pago.
57
Almerimatik Sistemas Informáticos, S.A.
Imagen 7
o Importe a saldar.- En este campo aparece el importe pendiente por cobrar/pagar.
o Importe saldado.- Si ha efectuado algún cobro/pago, aparecerá la cantidad
cobrada/pagada.
o Concepto cobro.- Cómo realiza la operación. Existen las siguientes:
 Cobro en efectivo.- Es la más simple, solicita el importe y lo registra en
caja.
 Pagaré o recibo, talón.- Cuando utilice esta una de éstas opciones, la
aplicación le solicitará información bancaria, apareciendo una ventana
como la mostrada en la imagen 8
• Número de documento.- Número del recibo, pagaré o talón.
• Tipo documento.- A elegir entre efecto,
pagaré, talón,
transferencia, carta de crédito, transferencia swift, reposición o
previsión. Esto hará que, en contabilidad, se contabilice de una
forma u otra.
• País Dom. .- País de la cuenta bancaria.
• Entidad, sucursal, cuenta y DC.- Número de la cuenta bancaria,
veinte dígitos (Observe que el dígito de control, DC, está al final y
no en medio como aparece en las cuentas.).
• Fecha emisión.- Fecha de la emisión del documento.
• Fecha Vto.- en el caso de los pagarés, fecha de vencimiento.
• Observaciones.- Puede anotar cualquier observación.
• Estado en cartera.- Operativo solo si tiene instalado ZGF. Caso
contrario es informativo.
Imagen 8
58
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Zahén Gestión Comercial 1
 Tarjeta (de crédito).- Utilice esta opción cuando el cobro de la misma sea
con una tarjeta de crédito. En la imagen 9 puede ver los datos que debe
introducir para continuar con esta gestión.
• Observaciones.- Para cualquier anotación.
Imagen 9
• Domiciliación.- Código de la domicliación bancaria. Referente a
por qué banco se realiza el cobro de la misma. Debe tener dada de
alta al menos una domiciliación para poder realizar una gestión
con este tipo de cobro/pago.
 Transferencia.- Los datos a solicitar son (Imagen 10):
• Número de documento.- Número del recibo.
• Entidad emisora.- Número de la cuenta bancaria.
Imagen 10
• Observaciones.- Observación al respecto.
• Domiciliación.- Domiciliación, donde se va a realizar el ingreso
del importe.
o Concepto.- Descripción que aparezca en el informe de caja.
o Importe saldado.- Cantidad que entrega el cliente (o recibe el proveedor). Puede
ser la totalidad o parte del importe pendiente de cobro/pago.
También puede realizar “operaciones múltiples”, esto es para poder realizar el
cobro/pago de más de un documento. Al hacer clic sobre el botón
, le mostrará
una pantalla dividida en dos partes: la parte izquierda es el “Qué” y la parte derecha el
59
Almerimatik Sistemas Informáticos, S.A.
“Como”. Esto es Qué documento o documentos se van a cobrar/pagar y Cómo (forma de
pago) se va a cobrar/pagar (imagen 11).
Imagen 11
o Agente.- Primer campo a introducir, código de agente.
o Ventana “Qué”.- Introduzca el tipo de documento a registrar, para ello haga clic
sobre el botón
. Le solicitará que elija un tipo de documento
como puede ver en la imagen 12.
Imagen 12
Según el documento seleccionado aparecerán los campos correspondientes al
tipo de documento elegido (similar a los mostrados en los anteriormente
explicados. Imágenes 4, 5 y 6).
La única diferencia con respecto al sistema anterior es que, en este caso se
pueden seleccionar más de un documento a la vez para efectuar su
correspondiente cobro/pago, como podemos ver en la imagen 13 (suponiendo que
se ha seleccionado el documento albarán). La diferencia reside en el botón. . .
Imagen 13
60
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Zahén Gestión Comercial 1
 Selección Múltiple.- Al hacer clic en este botón, la aplicación le permite
localizar todos los documentos de un cliente, en concreto y, al pulsar el
botón “Pendientes” o “Todos”, aparecerán los documentos, como puede
ver en la imagen 14.
Imagen 14
 Marcar los documentos.- Haga clic sobre la casilla existente delante del
documento para marcar/desmarcar el documento a cobrar.
 Botón Limpiar.- Limpia la lista volviendo a solicitar el código de cliente,
para una nueva búsqueda.
 Botón Aceptar.- Haciendo clic en este botón pasa los documentos
marcados a la ventana de gestión de cobros, en el lado “Qué”, imagen 15.
Aunque hubiera realizado este proceso, si desea añadir más documentos,
solo tiene que volver a hacer clic sobre el botón de “más documentos”.
Imagen 15
Como puede apreciar en la imagen 15, en la mitad izquierda (qué
documentos voy a cobrar), aparecen los documentos que se marcaron en la
selección. Al pie el importe total, siendo la suma de los documentos
marcados.
El siguiente paso sería cómo vamos a realizar el cobro de éstos documentos.
Pasamos a su detalle:
o Ventana “Cómo”.- En la mitad derecha de la ventana de la imagen 15,
seleccionaremos cómo vamos a gestionar el cobro. Puede ser por cualquiera de
los ya vistos anteriormente (Efectivo, pagaré, recibo. . . Imágenes 8, 9 y 10). Para
ello, introduzca el código en su columna correspondiente. Haga clic en la celda
61
Almerimatik Sistemas Informáticos, S.A.
correspondiente a la columna “Código” e introduzca el número correspondiente a
la forma de pago. Puede pulsar la tecla F9 y seleccionarlo de una lista como
aparece en la imagen 16. Seleccione el concepto haciendo doble clic sobre él.
Imagen 16
Llegados a este punto, vamos a realizar un ejemplo, basándonos en las
imágenes presentadas y así poder apreciar la importancia y potencial de ésta
opción (Operaciones múltiples). Veamos el ejemplo:
El CLIENTE1, nos realiza una serie de compras (albaranes 29, 31, 32 y
33), las cuales nos adeuda.
Este cliente efectúa pagos periódicos, no paga importes exactos de un
albarán, si no que da dinero a cuenta de la deuda.
El primer pago es de 1000€ en efectivo, por tanto debemos seleccionar
tantos documentos hasta que iguale o supere el mencionado importe
(Imagen 14 y 15).
Una vez marcado los documentos introducimos el cobro del efectivo
(1000€). La aplicación saldará el total del documento 29 y parte del
documento 32, quedando pendiente el resto (Imagen 17).
Imagen 17
Como puede observar en esta imagen, Ud. No tiene que realizar cobros
exactos, se limita a introducir las cantidades y la aplicación va saldando
los documentos (Caso de haber seleccionado todos los de la imagen 14, irá
saldando el documento más antiguo y dejando el pendiente en el más
reciente.).
En posteriores cobros, puede seleccionar más documentos e ir
saldándolos, por bloques o marcando todos para ir dejando la deuda en el
último documento (Imagen 18).
62
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Zahén Gestión Comercial 1
Imagen 18
• Botón Aceptar.- Una vez finalizado la gestión de cobro de
documentos múltiples, haga clic en este botón para finalizar la
gestión. La pantalla se cerrará.
Una vez finalizada la gestión de cobro, la pantalla presenta los movimientos de caja
registrados en el día, verá siempre los movimientos de ese día. Para ver un movimiento, haga clic
sobre su línea, se marcarán de color todos aquellos documentos y pagos relacionados en la
misma operación (imagen 19). Para consultar o modificar alguno de los introducidos, haga doble
clic.
Imagen 19
Para concluir con la gestión de cobros, pasamos a ver la contabilización de los cobros.
Seleccione en el menú “Ventas  Paso a Contabilidad (Cobros/Pagos)”.estando en esta
pantalla puede pasar los cobros a contabilidad, como en opciones anteriores.
Existen varias casillas que, al activarlas, realizan el asiento contable del modo
especificado. Estos son:
• Turno.- Turno a pasar a contabilidad.
• Generar bloque de apuntes.- Realiza un asiento por cada bloque de cobros. (un albarán
y un cobro, un asiento de diario; varios albaranes y un cobro, un asiento de diario; varios
albaranes y varios cobros, un asiento de diario).
63
Almerimatik Sistemas Informáticos, S.A.
• Desglosar Operac (1 doc a N pagos).- Marcando esta casilla, el asiento de diario
desglosará los cobros existentes de un documento (una factura y x cobros, generará un
asiento con una línea de la factura y tantas líneas como cobros se hayan realizado).
Imagen 20
• Agrupar asientos por Caja/turno.- Creará un asiento con los movimientos de cada caja
y turno.
64
e
Zahén Gestión Comercial 1
ZAHÉN GESTIÓN COMERCIAL e1
VII
TERMINAL PUNTO DE VENTA (TPV)
CARACTERÍSTICAS
Esta opción es la pantalla de venta en el mostrador (o puntos de venta) de la tienda.
Desde ella podrá gestionar las ventas, consultas de deudas, pendientes, gestión de cobros,
arqueos de caja. . . Etc.
Para ver la pantalla mostrada en la imagen 1, proceda a actuar del siguiente modo:
Imagen 1
65
Almerimatik Sistemas Informáticos, S.A.
• Haga clic en el botón TPV
(imagen 2).
, o bien seleccione en el menú, “Ventas TPV”
Imagen 2
Esto hará que se visualice en su monitor la pantalla de ventas mostrada en la imagen 1.
En ella vamos a distinguir tres apartados, como en situaciones anteriores: cabecera, cuerpo y
pie. Dentro de ellas existen varios conceptos y campos que describimos a continuación:
• CABECERA.- En ellos se introducen los datos necesarios para asignar la venta al
cliente, vendedor, ejercicio y caja, entre otras (Imagen 3).
1
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3
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9
11
Imagen 3
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Ejercicio.- Ejercicio.
Subcentro.- Subcentro.
Caja.- Caja.
Turno.- Turno. Esto permite realizar arqueos de caja según turno, cuando los haya.
Fecha.- Fecha de las operaciones, normalmente el del día actual.
Cambiar Caja.- Botón que permite cambiar de caja, en caso de ser necesario.
Cliente.- Código del cliente. Puede localizarlo, también, haciendo clic sobre el botón de
búsqueda que tiene el siguiente aspecto:
realizar una búsqueda.
También puede utilizar el botón
66
. Dónde aparezca este botón, puede
e
Zahén Gestión Comercial 1
Cuando el código introducido pertenece a un cliente con cobros pendientes,
automáticamente se abrirá una pantalla (Imagen 4), mostrando los documentos
pendientes.
Aunque la pantalla y el método de cobro es similar al visto en el apartado anterior
(VI Cobros/Pagos), se ha intentado que sea más simple y ágil la ejecución del cobro. Sus
diferencias son:
o Solo pendiente de cobro.- Marcando esta casilla aparecerán solo los documentos
pendientes de cobrar. Caso contrario, si desmarca la casilla, aparecerán todos los
documentos del cliente en cuestión.
o Refrescar.- Este botón actualiza la lista mostrada, sobre todo si ha cambiado de
modo en la opción anterior.
Imagen 4
o Líneas de documentos pendientes de cobro.- En el supuesto de tener marcada la
casilla de sólo pendientes de cobro (sólo aparecen los documentos pendientes),
haga clic sobre el documento a cobrar. La línea se marcará de amarillo.
Puede realizar la gestión de cobro o cerrar la pantalla y continuar con la venta de
ventas.
8. Vendedor.- Código del vendedor. Use el botón buscar para seleccionar uno de la lista
9. N. Venta.- Número del tique de venta. También puede buscar un tique de venta, pulsando
F9 o haciendo clic en su correspondiente botón. Su contador comienza por uno al inicio
de un nuevo día.
10. Alt+F3 Cobros.- Cuando el cursor está en la casilla del número de tique, si pulsa la
combinación de teclas Alt+F3, se abrirá la pantalla de gestión de cobros.
11. N. Albarán.- Muestra el número de albarán. Éste contador solo se pone a uno al
comienzo de un ejercicio (apertura del año).
67
Almerimatik Sistemas Informáticos, S.A.
• CUERPO.- En este apartado se introducen los datos del producto a vender.
1
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6
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8
Imagen 5
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Línea.- Numeración de las líneas introducidas en el tique
Artículo.- Código del artículo a vender.
Descripción.- Descripción del artículo.
Cantidad.- Unidades vendidas.
Precio.- Precio, puede modificarlo.
Descuento.- Descuento, funciona exactamente igual a lo visto en albaranes.
IVA.- Porcentaje de IVA.
Importe.- Importe total. Cálculo de la línea, cantidad por precio menos el descuento.
• PIE.- Aquí se visualiza el importe total de la venta, además de la gestión de cobro de la
misma, proporcionando cierta información de la gestión. También se visualiza
información de las teclas de función y su acción.
1
2
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11
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13
Imagen 6
1. Entregas.- Introduzca la cantidad en efectivo entregada por el cliente.
2. Cobrado.- En esta casilla aparece la suma de lo cobrado. Imagine que un cliente paga
100€ en efectivo y 200€ con tarjeta de crédito. El total cobrado será 300€, apareciendo en
esta casilla.
3. Total.- Importe total de la venta.
4. Tarjeta.- Gestión de cobro con tarjetas de crédito. Para ello haga clic en el icono de las
tarjetas.
.
68
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Zahén Gestión Comercial 1
a. Al hacer clic en este botón, muestra la imagen 7. Nota: para utilizar esta opción
previamente debe haber creado una domiciliación. Introduzca aquí el importe
cobrado con tarjeta.
Imagen 7
5. Cambio.- Mostrará el cambio a entregar al cliente. Si el importe entregado es inferior al
total del tique, aparecerá la diferencia en color rojo y en negativo. Si lo entregado es
mayor al total indicará el cambio a devolver.
Tenga presente que si cobra más del total, el programa considera que se le ha
devuelto el cambio. Si introduce la cantidad en caja (sin devolver el cambio), descuadrará
la caja. La aplicación no contempla el sobrepago.
6. F3 Ins. Línea.- Sirve para insertar una línea de venta en medio de otras dos.
7. F4 Mantenimiento.- Pulsando esta tecla y, según en el campo que se encuentre, abrirá la
ficha en cuestión, pudiendo dar de alta un cliente, artículo. . .
8. Ingreso en caja.- Informa en qué caja (o cajón de la tienda) está introduciendo el dinero.
9. F9 Buscar.- Según el campo, abrirá la pantalla de búsqueda.
10. Alt+M Cajón.- Permite abrir el cajón sin realizar operación alguna.
11. Aceptar.- Valida la operación realizada (acepta la venta).
12. Cancelar.- Cancela la operación.
13. Alt+F6 Caja.- Permite cambiar de caja de un modo permanente. Una vez cambiada de
caja todas las operaciones que se realicen se gestionarán en esa caja.
69
Almerimatik Sistemas Informáticos, S.A.
ZAHÉN GESTIÓN COMERCIAL e1
VIII
TERMINAL PUNTO DE VENTA (TPV)
ARQUEO DE CAJA
En el apartado de TPV, otra de las características que nos ocupa en la gestión de venta en
mostrador, es el arqueo de caja. Con una sencilla pantalla (Imagen 1), puede realizar el recuento
de caja (dinero en efectivo, tarjetas, pagos. . .).
Imagen 1
En esta pantalla se introducen el cómputo del importe en efectivo y total de las tarjetas,
así como los pagos.
En el apartado retirado, introduzca la cantidad retirada (teniendo en cuenta el cambio que
va a dejar para el día siguiente).
El ejemplo de caja mostrado se interpreta del siguiente modo:
• Total : 251€ (importe en efectivo existente en el cajón.
• Pagos Tarjeta: 600€ (Importe total de los cobros realizados con tarjetas de crédito).
• Pagos: 0€ (Pagos realizados en efectivo y, por tanto, han sido salidas de caja. Éstos
pueden ser por agua, material limpieza, empresa de transportes. . .).
• Retirada: 151€ (Importe que va a sacar del cajón, dejando el resto como cambio para el
día siguiente.).
Una vez realizado este proceso, puede comprobar si el arqueo es correcto haciendo clic en el
botón “imprimir Z”
.
Al presionar este botón, imprimirá por la tiquetera información respecto al arqueo de caja
introducido. Dicho arqueo tiene el aspecto de la imagen 2. Puede apreciar los siguientes
conceptos:
• Total ventas: aparece el total de las ventas, tanto en efectivo, tarjetas o crédito.
• Apertura: Cambio inicial.
• Total tarjetas: Importe cobrado en tarjetas.
• Total contado: importe cobrado en efectivo.
70
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Zahén Gestión Comercial 1
• Total caja: suma de los importes, efectivo más tarjetas.
Imagen 2
•
•
•
•
Total Crédito: suma de las ventas no cobradas.
Total Retirada: Importe retirado de caja. Al finalizar el día.
Resto caja: el importe que queda en caja para el cambio de la apertura siguiente.
Total descuadre: Cuando sobra o falta dinero de la caja, aparecerá su importe en este
campo.
También puede darle al botón “Calcular2
detallada de la caja. Como puede ver en la imagen 3.
para obtener una información más
Imagen 3
71
Almerimatik Sistemas Informáticos, S.A.
En este informe se detalla cada uno de los documentos (número de albarán o factura), la
forma de cobro (efectivo o tarjeta) y el importe cobrado.
Suele haber confusión a la hora de interpretar las columnas “Debe”, “Haber” y “Saldo”.
• Debe.- Esta columna refleja el dinero que entra en caja (la caja nos “Debe” ese dinero).
Es por tanto que cualquier documento cobrado aparecerá en esa columna, ya sea de la
venta del día o el cobro (que así lo especifica) de una deuda anterior.
• Haber.- Aquí aparecen todas las salidas de caja: pagos de productos, servicios, etc.
También se reflejan las salidas de dinero de la caja, por ejemplo, las retiradas de dinero al
finalizar el día.
Hay una particularidad, cuando el cobro de un documento se realiza con tarjeta de
crédito, habrá una salida de dinero de la caja. Esto es porque, al cobrar con tarjeta, el
importe cobrado se ingresa directamente en el banco, pero la caja lo registra como una
entrada y salida de dinero (por eso todas los cobros realizados con tarjeta tendrán un
apunte en el debe y haber.
• Saldo.- Es el importe real que debe haber en la caja en cada momento u operación. Al
final del informe se totaliza figurando el importe de caja.
realiza un cierre real de la caja de ese día. Esto
Por último, el botón “cerrar caja”
quiere decir que ya no podrá volver a realizar el arqueo de la misma.
72
e
Zahén Gestión Comercial 1
ZAHÉN GESTIÓN COMERCIAL e1
IX
INFORMES
En este capítulo vamos a mostrarle los distintos informes que puede sacar para
comprobación, verificación y control de datos.
También encontrará información útil para el control de cobros/ pagos y estadísticas de
márgenes.
Para ello haga clic en informes (Imagen 1) y seleccione la opción deseada. Pasemos a ver
cada uno de los informes:
Imagen 1
• Artículos.- Muestra información sobre los artículos. (Informe 1). Previamente puede
seleccionar unas condiciones o filtros introduciendo los datos en la pantalla mostrada en
la imagen 2.
Imagen 2
73
Almerimatik Sistemas Informáticos, S.A.
o Introduzca los datos que desee para filtrar la información.
o También puede utilizar el botón de filtros avanzados
asistente solicitándole los parámetros deseados (Imagen 3).
, el cual ejecuta un
Imagen 3
• Inventario.- Puede sacar un informe de inventario (Informe 2) a una fecha en concreto,
de un subcentro o varios . . . Etc. Imagen 4
Imagen 4
• Tarifas.- Impresión de la tarifa deseada, según los filtros introducidos. Imagen 5. El
informe presentado es el mostrado en Informe 3.
Imagen 5
74
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Zahén Gestión Comercial 1
• Movimiento de artículos .- Cálculo y datos de los artículos en función a un criterio
común, como puede ser: agentes, clientes, disponibilidad, consumos, traspasos, extractos.
Etc. Los informes son similares al mostrado en el Informe 4.
• Caja.- Este informe ya fue comentado en el capítulo VIII.
• Clientes .- Muestra información de los clientes:
o Clientes.- Información de datos del cliente .
o Facturas.- Informe de facturas del cliente o clientes.
o Pedidos.- Informe de pedidos del cliente y su situación.
o Albaranes.- Informe de albaranes del cliente según filtros.
o Presupuestos.- Presupuestos
o Deudas.- Informe detallado de las deudas pendientes de cobro de los clientes.
o Cobros.- Informe de los distintos cobros efectuados a los clientes.
• Proveedores.- Informes similares a los de clientes.
• ABC de Artículos, Clientes y proveedores.- Informes que muestran datos estadísticos
de mayor a menor importancia.
• Vistas compras/ventas, ventas/compras.- Estas opciones presentan una información
similar a la comentada en el capítulo III, apartado de artículos, imagen 6. Para ello
introduzca los datos solicitados en la pantalla (imagen 6 y 7).
Imagen 6
Imagen 7
75
Almerimatik Sistemas Informáticos, S.A.
INFORME 1
INFORME 2
76
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Zahén Gestión Comercial 1
INFORME 3
INFORME 4
77
Almerimatik Sistemas Informáticos, S.A.
ZAHÉN GESTIÓN COMERCIAL e1
X
ETIQUETAS
Hemos dejado para el final la emisión de etiquetas. Con esta opción podrá emitir
etiquetas en distintos formatos y opciones, según los criterios seleccionados para marcar los
productos deseados. Esta opción se encuentra en el menú artículosEtiquetas de artículos E1.
Imagen 1.
Imagen 1
Al seleccionar esta opción le aparece una pantalla como la mostrada en la imagen 2. En
esta pantalla aparecen los productos seleccionados para emitir las etiquetas, con los datos
correspondientes. Para realizar esta selección proceda del modo siguiente:
Imagen 2
78
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Zahén Gestión Comercial 1
• Seleccionar Artículo.- Utilice este botón para añadir los artículos deseados. Al hacer clic
le mostrará una pantalla solicitando los siguientes datos (Imagen 3):
o Artículo.- Introduzca el código del artículo o haga clic en el icono de buscar.
o Precio.- Precio del producto. Sale por defecto el
o Anterior .- Precio anterior.
Imagen 3
o Nro Etiquetas.- Número de copias.
o Texto Precio.- Texto que aparece con el precio.
Botón buscar
Al hacer clic en este botón le mostrará una pantalla similar a la de la imagen 4. En
ella puede buscar un artículo concreto, utilizando los filtros existentes o, por el
contrario, introduciendo como carácter asterisco (*), aparecerán todos los artículos.
Imagen 4
• Una vez elegidos los artículos de los que desea sacar etiquetas (imagen 2), pulse el botón
“imprimir selección” le aparecerá una pantalla similar a la imagen 5, solicitando que
seleccione el tipo de papel para etiquetas y diseño que desea. Los diseños son: normal,
oferta y novedad.
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Almerimatik Sistemas Informáticos, S.A.
Imagen 5
Una vez realizada la elección puede visualizar por pantalla el resultado haciendo clic
sobre la lupa
o imprimiéndolos, pulsando el botón de impresión
también puede cancelar la operación con el icono
Estos son los diseños:
NORMAL
80
. Por último,
e
Zahén Gestión Comercial 1
OFERTA
NOVEDAD
81