Instructivo para proveedores que emiten comprobantes físicos

Instructivo para proveedores que emiten comprobantes
físicos
Fecha: 14/07/2014
Versión 2
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1 OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir para la entrega del bien o servicio al área receptora, así
como la gestión de los comprobantes1 en la sección “Proveedores” del sitio web de ANCAP
(www.ancap.com.uy).
2 ALCANCE
Quedan incluidos los comprobantes a crédito (facturas y notas de crédito por
correcciones o devolución) por bienes o servicios de plaza, con la excepción de los
comprobantes de la operativa de:




Contado
Ajustes de Precios: deben enviarse a Cuentas Corrientes los cálculos de los
ajustes de precios para ser aprobados previo al envío del original a la Mesa
Centralizadora.
Descuentos por pronto pago: debe enviarse el original a la Mesa Centralizadora.
Importaciones (ya sea correspondiente a proveedores locales o
internacionales): seguirán gestionándose de la misma manera que antes de
ponerse en funcionamiento la Mesa Centralizadora.
3 POLÍTICAS

Los proveedores que por su forma jurídica no sean emisores de facturas, deben
igualmente ingresar a la sección “Proveedores” del sitio web de ANCAP y cargar el
número de comprobante respaldante de la operación (sea el oficio emitido por el
organismo o el expediente de ANCAP) y el resto de los datos allí solicitados.
Condiciones para la facturación:

La factura emitida deberá:
 corresponderse a un ÚNICO PEDIDO DE COMPRAS.



1
relacionarse con uno o más N° de Recepción emitidos por ANCAP, pero no podrá
ser por parte de una recepción.
coincidir con todas las condiciones solicitadas en el Pedido de Compra, incluyendo
la moneda de la operación.
incluir siempre el N° de Pedido de compra de ANCAP.
Por comprobantes se entienden a las facturas, notas de crédito y notas de débito.
1
Instructivo para proveedores que emiten comprobantes
físicos
Fecha: 14/07/2014
Versión 2
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4 DESCRIPCIÓN DE TAREAS
4.1
Gestión de facturas crédito
#
1
2
Actividad
Emitir la factura
Entregar bien o
brindar servicio
3
Recibir mail con
N° de Recepción
4
Ingresar al sitio
web de ANCAP
Descripción
Emite la factura crédito a ANCAP.
Entrega el bien o servicio al área receptora junto con una copia de
la factura (sin valor fiscal) u otro documento que indique la fecha,
cantidad, descripción, precio y N° de pedido de compra de lo que
se está entregando, en dos vías.
Una de las vías la deja en el área receptora y la otra se la lleva con
la evidencia (sello o firma) de la entrega.
Nota: Puede entregar el bien o servicio con Remito, aunque la
información del mismo debe ser complementada con otro
documento que contenga la información sobre los precios de los
bienes o servicios entregados y el N° de pedido de compra.
Recibe un mail desde la casilla [email protected]
(con el remitente WF-BATCH) conteniendo el N° de Recepción
emitido por ANCAP con el detalle en cantidad, descripción y precio
del bien o servicio entregado:
“Entrada de Mercaderia/Servicios 00xxxxxxxx / 201x Pedido de Compra : xxxxxxxxxxx Posicion: 000xx Moneda: XXX Material/Servicio: xxxx Cantidad: x Unidad: x Importe: xxx.xx Este es un mensaje automático, no recibe respuestas. En caso de tener dificultades con el Número de recepción emitido por ANCAP, contactarse con el área donde entregó el bien o servicio. Para obtener información respecto al estado de cuenta de sus facturas, ingrese a la web de ANCAP (Proveedores), o de lo contrario, contactarse con la Mesa Centralizadora al Teléfono 1931 interno 2422 o 2491 o a la casilla [email protected].” Importante: algunos servidores de correo electrónico cuentan con
filtros anti-spam (correo no deseado) que en ocasiones NO
funcionan correctamente. Recomendamos verificar que los correos
automáticos enviados por ANCAP no estén siendo recibidos como
correo no deseado.
Si identifica diferencias en cantidad, descripción o monto de lo
facturado respecto a lo recepcionado por ANCAP (según mail), debe
contactarse con el área receptora de inmediato y sigue en el
punto 7, de lo contrario sigue en el punto 4.
Ingresa en el sitio web de ANCAP (www.ancap.com.uy), en la
sección “Proveedores”/”Ingreso de Comprobantes” y se registra con
su usuario y contraseña.
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Fecha: 14/07/2014
5
Ingresar datos de
la factura
Versión 2
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En el menú “Tipo Comprobante” selecciona “Factura” y completa
los campos correspondientes a la factura a partir de la información
recibida por mail (correspondiente a la recepción realizada por
ANCAP).
Los campos “Proveedor”, “Total Impuestos” y “Monto sin
Impuestos” se completan automáticamente.
Número de Recepción: En cada línea de la grilla provista, ingresa
el Número de Recepción asociado a la recepción de ANCAP que se
desea facturar, así como su año de ejercicio.
Si desea ingresar una nueva línea presiona
, y si desea
quitar una línea, la selecciona y presiona
.
6
Enviar factura a la
Mesa
Centralizadora
Una vez completados todos los campos, pulsa el botón
. Si
desea ingresar una nueva factura, presiona el botón
.
El botón “Seleccionar Todas” se utiliza para marcar las recepciones
a enviar.
El sistema verifica automáticamente que el importe total, moneda
y Número de Pedido de compra cargados en la factura coincidan
con la(s) recepción(es) asociadas. Si todo está correcto, el sistema
da el mensaje de “Enviado satisfactoriamente”, de lo contrario
detalla cuál es el error.
Si los datos coinciden sigue en el punto 6, de lo contrario sigue
en el punto 7.
Envía la factura a la Mesa Centralizadora ubicada en el edificio
central de ANCAP.
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físicos
Fecha: 14/07/2014
7
Contactar
usuario/plantear
dificultad
con
factura
Versión 2
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Se comunica con el usuario del área receptora para consultar los
motivos por los cuales no puede cargar la factura en la sección
“Proveedores” del sitio web de ANCAP.
 Si el error es suyo, Usted debe anular la factura en todas sus
vías y cancelar la operación en el sitio web de ANCAP (si ya la
comenzó). Luego emite una nueva factura y vuelve al punto
4.
 Si el error surge de la operativa interna de ANCAP respecto al
contenido de la recepción emitida, recibirá por mail la anulación
de la recepción anterior y un nuevo mail con la recepción
correcta. Para asociar el nuevo N° de Recepción en la sección
“Proveedores” del sitio web de ANCAP, ingresa a la opción
“Asociar Documentos”:
En el menú “Tipo de Documento” selecciona “Factura” y
completa los campos correspondientes a la factura (serie y
número), número de pedido y recepción (a partir de la
información recibida por mail).
El campo “Proveedor” se completa automáticamente.
Número de Recepción: En cada línea de la grilla provista,
ingresa el Número de Recepción asociado a la recepción de
ANCAP que se desea asociar a la factura, así como su año de
ejercicio.
Si desea ingresar una nueva línea presiona
, y si
desea quitar una línea, la selecciona y presiona
.
Una vez completados todos los campos, pulsa el botón
.
Si desea realizar una nueva asociación, presiona el botón
.
El botón “Seleccionar Todas” se utiliza para marcar las
recepciones a enviar.
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Versión 2
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El sistema verifica automáticamente que el importe total,
moneda y Número de Pedido de compra cargados en la factura
coincidan con la(s) recepción(es) asociadas. Si todo está
correcto, el sistema da el mensaje de “Enviado
satisfactoriamente”, de lo contrario detalla cuál es el error.
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físicos
Fecha: 14/07/2014
4.2
Versión 2
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Gestión de Notas de crédito por correcciones
#
1
Actividad
Emitir nota de
crédito
2
Ingresar al sitio
web de ANCAP
3
Ingresar datos
de la nota de
crédito
Descripción
Emite la nota de crédito a ANCAP anulando el 100% de la factura
incorrecta. No se aceptarán notas de créditos parciales.
Ingresa en el sitio web de ANCAP (www.ancap.com.uy), en la sección
“Proveedores”/”Ingreso de Comprobantes” y se registra con su
usuario y contraseña.
En el menú “Tipo Comprobante” selecciona “Nota de Crédito” y
completa los campos correspondientes a la nota de crédito para
cancelar la(s) factura(s) errónea(s).
Los campos “Proveedor”, “Total Impuestos” y “Monto sin Impuestos”
se completan automáticamente.
Factura(s) asociada(s): Ingresa el tipo de comprobante, serie y
número de la(s) factura(s) a cancelar.
Si desea ingresar una nueva línea presiona
, y si desea
quitar una línea, la selecciona y presiona
.
Una vez completados todos los campos, pulsa el botón
ingresar una nueva nota de crédito, presiona el botón
El botón “Seleccionar Todas” se utiliza para marcar las
enviar.
El sistema verifica automáticamente que el importe total
cargados en la nota de crédito coincidan con la(s)
. Si desea
.
facturas a
y moneda
factura(s)
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físicos
Fecha: 14/07/2014
4
5
Enviar nota de
crédito a la
Mesa
Centralizadora
Contactar
usuario/plantear
dificultad
con
nota de crédito
Versión 2
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asociada(s). Si todo está correcto, el sistema da el mensaje de
“Enviado satisfactoriamente”, de lo contrario detalla cuál es el error.
Si los datos coinciden sigue en el punto 4, de lo contrario sigue
en el punto 5.
Envía la nota de crédito a la Mesa Centralizadora ubicada en el edificio
central de ANCAP.
Se comunica con el usuario del área receptora para consultar los
motivos por los cuales no puede cargar la nota de crédito en el sitio
web de ANCAP.
Si el error es suyo, Usted debe anular la nota de crédito en todas sus
vías y cancelar la operación en el sitio web de ANCAP (si ya la
comenzó). Luego emite una nueva nota de crédito y vuelve al punto
2.
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Instructivo para proveedores que emiten comprobantes
físicos
Fecha: 14/07/2014
4.3
#
1
2
3
4
Versión 2
Página 8 de 11
Gestión de Notas de crédito por devoluciones de mercadería
Actividad
Recibir solicitud
de devolución
Emitir nota de
crédito
por
devolución
Retirar
bienes
devueltos
Recibir mail con
N°
de
Devolución
Descripción
Recibe la solicitud de devolución de mercadería por parte del área
receptora.
Emite la nota de crédito por la devolución de mercadería solicitada
por ANCAP.
Retira los bienes devueltos por ANCAP, y entrega al área receptora
una copia (sin valor fiscal) de la nota de crédito para su control en
dos vías.
Una de las vías de la nota de crédito la deja en el área receptora y
la otra se la lleva con la evidencia (sello o firma) de la devolución.
Recibe un mail desde la casilla [email protected]
(con el remitente WF-BATCH) conteniendo el N° de Devolución
emitido por ANCAP con el detalle en cantidad, descripción y precio
del o los bienes devueltos.
“Devolución de Mercaderia 00xxxxxxxx / 201x Pedido de Compra : xxxxxxxxxxx Posicion: 000xx Moneda: XXX Material: xxxx Cantidad: x Unidad: x Importe: xxx.xx Este es un mensaje automático, no recibe respuestas. En caso de tener dificultades con el Número de recepción emitido por ANCAP, contactarse con el área donde entregó el bien o servicio. Para obtener información respecto al estado de cuenta de sus facturas, ingrese a la web de ANCAP (Proveedores), o de lo contrario, contactarse con la Mesa Centralizadora al Teléfono 1931 interno 2422 o 2491 o a la casilla [email protected].” Importante: algunos servidores de correo electrónico cuentan con
filtros anti-spam (correo no deseado) que en ocasiones NO funcionan
correctamente.
Recomendamos
verificar
que
los
correos
automáticos enviados por ANCAP no estén siendo recibidos como
correo no deseado.
5
Ingresar al sitio
web de ANCAP
Si identifica diferencias en cantidad, descripción o monto de lo
recibido respecto a lo devuelto por ANCAP (según mail), debe
contactarse con el área receptora de inmediato y sigue en el punto
8, de lo contrario sigue en el punto 5.
Ingresa en el sitio web de ANCAP (www.ancap.com.uy), en la sección
“Proveedores”/”Ingreso de Comprobantes” y se registra con su
usuario y contraseña.
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Instructivo para proveedores que emiten comprobantes
físicos
Fecha: 14/07/2014
6
Ingresar datos de
la nota de crédito
por devolución
Versión 2
Página 9 de 11
En el menú “Tipo Comprobante” selecciona “Nota de Crédito por
Devolución” y completa los campos correspondientes a la nota de
crédito a partir de la información recibida por mail (correspondiente
a la devolución realizada por ANCAP).
Los campos “Proveedor”, “Total Impuestos” y “Monto sin Impuestos”
se completan automáticamente.
Número de Devolución: En cada línea de la grilla provista, ingresa
el Número de Devolución asociado a la devolución de ANCAP que se
desea asociar a la nota de crédito.
Si desea ingresar una nueva línea presiona
, y si desea
quitar una línea, la selecciona y presiona
.
7
8
Enviar Nota de
crédito a la Mesa
Centralizadora
Contactar
usuario/plantear
dificultad
con
nota de crédito
Una vez completados todos los campos, pulsa el botón
. Si
desea ingresar una nueva nota de crédito, presiona el botón
.
El botón “Seleccionar Todas” se utiliza para marcar las devoluciones
a enviar.
El sistema verifica automáticamente que el importe total, moneda y
Número de Pedido de compra cargados en la nota de crédito
coincidan con la(s) devolución(es) asociada(s).
Si todo está correcto, el sistema da el mensaje de “Enviado
satisfactoriamente”, de lo contrario detalla cuál es el error.
Si los datos coinciden sigue en el punto 7, de lo contrario sigue
en el punto 8.
Envía la Nota de crédito a la oficina de la Mesa Centralizadora
ubicada en el edificio central de ANCAP.
Se comunica con el usuario del área receptora para consultar los
motivos por los cuales no puede cargar la nota de crédito en la
sección “Proveedores” del sitio web de ANCAP.
 Si el error es suyo, Usted debe anular la nota de crédito en todas
sus vías y cancelar la operación en el sitio web de ANCAP (si ya
la comenzó). Luego emite una nueva nota de crédito y vuelve al
punto 5.
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Instructivo para proveedores que emiten comprobantes
físicos
Fecha: 14/07/2014

Versión 2
Página 10 de 11
Si el error surge de la operativa interna de ANCAP respecto al
contenido de la devolución emitida, recibirá por mail la anulación
de la devolución anterior y un nuevo mail con la devolución
correcta. Para asociar el nuevo N° de Devolución en el sitio web
de ANCAP, ingresa a la opción “Asociar Documentos”:
Devolución
En el menú “Tipo de Documento” selecciona “Nota de Crédito
por Devolución” y completa los campos correspondientes a la
nota de crédito (serie y número), número de pedido y devolución
(a partir de la información recibida por mail).
El campo “Proveedor” se completa automáticamente.
Número de Devolución: En cada línea de la grilla provista,
ingresa el Número de Devolución asociado a la devolución de
ANCAP que se desea asociar a la nota de crédito, así como su
año de ejercicio.
Si desea ingresar una nueva línea presiona
, y si
desea quitar una línea, la selecciona y presiona
Una vez completados todos los campos, pulsa el botón
.
Si desea realizar una nueva asociación, presiona el botón
.
El botón “Seleccionar Todas” se utiliza para marcar las
devoluciones a enviar.
El sistema verifica automáticamente que el importe total,
moneda y Número de Pedido de compra cargados en la nota de
crédito coincidan con la(s) devolución(es) asociadas. Si todo
está correcto, el sistema da el mensaje de “Enviado
satisfactoriamente”, de lo contrario detalla cuál es el error.
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Instructivo para proveedores que emiten comprobantes
físicos
Fecha: 14/07/2014
Versión 2
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5 REGISTRO DE MODIFICACIONES
Rev.
1
Fecha
10/07/2014
Comentario sobre modificaciones
Responsable
- Actualización del logo de ANCAP y de Cuentas Corrientes
la captura de la primer imagen de la
sección proveedores del sitio web.
- Cambio en el punto 2. Alcance
respecto a la gestión de los Ajustes
de Precios.
- Solicitud de usuario y contraseña
para el ingreso a la sección
“Proveedores”/”Ingreso
de
Comprobantes” del sitio web de
ANCAP.
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Instructivo para proveedores que emiten comprobantes
electrónicos
Fecha: 14/07/2014
Versión 2
Página 1 de 9
1 OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir para la entrega del bien o servicio al área receptora, así
como la gestión de los comprobantes1 en la sección “Proveedores” del sitio web de ANCAP
(www.ancap.com.uy).
2 ALCANCE
Quedan incluidos los CFE (Comprobantes Fiscales Electrónicos) a crédito (facturas y
notas de crédito por correcciones o devolución) por bienes o servicios de plaza, con la
excepción de los comprobantes de la operativa de:




Contado
Ajustes de Precios: deben enviarse a Cuentas Corrientes los cálculos de los
ajustes de precios para ser aprobados previo a la emisión del comprobante
electrónico, y enviarse su impresión a la Mesa Centralizadora.
Descuentos por pronto pago: las impresiones deben enviarse a la Mesa
Centralizadora.
Importaciones (ya sea correspondiente a proveedores locales o
internacionales): seguirán gestionándose de la misma manera que antes de
ponerse en funcionamiento la Mesa Centralizadora.
3 POLÍTICAS
Condiciones para la facturación:

La e- factura emitida deberá:
 corresponderse a un ÚNICO PEDIDO DE COMPRAS.




La

1
relacionarse con uno o más N° de Recepción emitidos por ANCAP, pero no podrá
ser por parte de una recepción.
coincidir con todas las condiciones solicitadas en el Pedido de Compra, incluyendo
la moneda de la operación.
incluir siempre el N° de Pedido de compra de ANCAP en el campo “Nº Identificación
Compra” o en la Adenda.
e- nota de crédito deberá:
incluir el o los números (y series) de e- facturas que está anulando en el campo
“Información de Referencia”. De lo contrario, debe relacionar la e-nota de crédito
con la(s) factura(s) que anule a través del sitio web de ANCAP.
Por comprobantes se entienden a las facturas, notas de crédito y notas de débito.
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Instructivo para proveedores que emiten comprobantes
electrónicos
Fecha: 14/07/2014
Versión 2
Página 2 de 9
4 DESCRIPCIÓN DE TAREAS
4.1
Gestión de e-facturas crédito
#
1
Actividad
Emitir la e-factura
2
Entregar bien o
brindar servicio
3
Recibir mail con
N° de Recepción
4
Ingresar al sitio
web de ANCAP
Descripción
Emite la e-factura y la envía de forma automática (vía web service)
a ANCAP.
Entrega el bien o servicio al área receptora junto con una impresión
de la e-factura (sin valor fiscal) u otro documento que indique la
fecha, cantidad, descripción, precio y N° de pedido de compra de lo
que se está entregando, en dos vías.
Una de las vías la deja en el área receptora y la otra se la lleva con
la evidencia (sello o firma) de la entrega.
Nota: Puede entregar el bien o servicio con Remito, aunque la
información del mismo debe ser complementada con otro documento
que contenga la información sobre los precios de los bienes o
servicios entregados y el N° de pedido de compra.
Recibe un mail desde la casilla [email protected]
(con el remitente WF-BATCH) conteniendo el N° de Recepción
emitido por ANCAP con el detalle en cantidad, descripción y precio
del bien o servicio entregado:
“Entrada de Mercaderia/Servicios 00xxxxxxxx / 201x Pedido de Compra : xxxxxxxxxxx Posicion: 000xx Moneda: XXX Material/Servicio: xxxx Cantidad: x Unidad: x Importe: xxx.xx Este es un mensaje automático, no recibe respuestas. En caso de tener dificultades con el Número de recepción emitido por ANCAP, contactarse con el área donde entregó el bien o servicio. Para obtener información respecto al estado de cuenta de sus facturas, ingrese a la web de ANCAP (Proveedores), o de lo contrario, contactarse con la Mesa Centralizadora al Teléfono 1931 interno 2422 o 2491 o a la casilla [email protected].” Importante: algunos servidores de correo electrónico cuentan con
filtros anti-spam (correo no deseado) que en ocasiones NO funcionan
correctamente.
Recomendamos
verificar
que
los
correos
automáticos enviados por ANCAP no estén siendo recibidos como
correo no deseado.
Si identifica diferencias en cantidad, descripción o monto de lo
facturado respecto a lo recepcionado por ANCAP (según mail), debe
contactarse con el área receptora de inmediato y sigue en el punto
6, de lo contrario sigue en el punto 4.
Ingresa en el sitio web de ANCAP (www.ancap.com.uy), en la sección
“Proveedores”/”Asociar Documentos a Comprobantes” y se registra
con su usuario y contraseña.
2
Instructivo para proveedores que emiten comprobantes
electrónicos
Fecha: 14/07/2014
5
Relacionar la efactura con el N°
de Recepción
Versión 2
Página 3 de 9
En el menú “Tipo de Documento” selecciona “e-factura” y completa
los campos correspondientes a la e-factura a partir de la información
recibida por mail (correspondiente a la recepción realizada por
ANCAP).
El campo “Proveedor” se completa automáticamente.
Número de Recepción: En cada línea de la grilla provista, ingresa
el Número de Recepción asociado a la recepción de ANCAP que se
desea asociar a la e-factura, así como su año de ejercicio.
Si desea ingresar una nueva línea presiona
, y si desea
quitar una línea, la selecciona y presiona
.
Una vez completados todos los campos, pulsa el botón
desea realizar una nueva asociación, presiona el
6
Contactar
usuario/plantear
. Si
botón
.
El botón “Seleccionar Todas” se utiliza para marcar las recepciones
a enviar.
El sistema verifica automáticamente que el importe total, moneda y
Número de Pedido de compra cargados en la e-factura coincidan
con la(s) recepción(es) asociadas. Si todo está correcto, el sistema
da el mensaje de “Enviado satisfactoriamente”, de lo contrario
detalla cuál es el error.
Se comunica con el usuario del área receptora para consultar los
motivos por los cuales no puede asociar la e-factura en la sección
“Proveedores” del sitio web de ANCAP.
3
Instructivo para proveedores que emiten comprobantes
electrónicos
Fecha: 14/07/2014
dificultad con eFactura


Versión 2
Página 4 de 9
Si el error es suyo, la e-factura será rechazada comercialmente
por ANCAP y Usted deberá anularla emitiendo una e-nota de
crédito por el total, para luego emitir una nueva e-factura
correcta. Vuelve al punto 4.
Si el error surge de la operativa interna de ANCAP respecto al
contenido de la recepción emitida, recibirá por mail la anulación
de la recepción anterior y un nuevo mail con la recepción
correcta. Vuelve al punto 3.
4
Instructivo para proveedores que emiten comprobantes
electrónicos
Fecha: 14/07/2014
4.2
Versión 2
Página 5 de 9
Gestión de e-Notas de crédito por correcciones
#
1
Actividad
Emitir e-Nota de
crédito
2
Ingresar al sitio
web de ANCAP
3
Ingresar
datos
de la e-nota de
crédito
Descripción
Emite la e-nota de crédito a ANCAP anulando el 100% de la e-factura
incorrecta y completa en la “Información de Referencia” el o los
números (y series) de la(s) e-factura(s) que está relacionando. De lo
contrario, debe relacionar la e-nota de crédito con la(s) factura(s) que
anule a través del sitio web de ANCAP.
Nota: No se aceptarán e-notas de créditos parciales.
Ingresa en el sitio web de ANCAP (www.ancap.com.uy), en la sección
“Proveedores”/”Asociar Documentos a Comprobantes” y se registra
con su usuario y contraseña.
En el menú “Tipo de Documento” selecciona “e-Nota de Crédito” y
completa los campos correspondientes a la e-nota de crédito para
cancelar la(s) factura(s) errónea(s).
El campo “Proveedor” se completa automáticamente.
Factura(s) asociada(s): Ingresa la serie y número de la(s) efactura(s) a cancelar.
Si desea ingresar una nueva línea presiona
, y si desea
quitar una línea, la selecciona y presiona
.
Una vez completados todos los campos, pulsa el botón
ingresar una nueva e-nota de crédito, presiona
. Si desea
el botón
.
5
Instructivo para proveedores que emiten comprobantes
electrónicos
Fecha: 14/07/2014
4
Contactar
usuario/plantear
dificultad con enota de crédito
Versión 2
Página 6 de 9
El botón “Seleccionar Todas” se utiliza para marcar las facturas a
enviar.
El sistema verifica automáticamente que el importe total y moneda
cargados en la e-nota de crédito coincidan con la(s) e-factura(s)
asociada(s). Si todo está correcto, el sistema da el mensaje de
“Enviado satisfactoriamente”, de lo contrario detalla cuál es el error y
sigue en el punto 4.
Se comunica con el usuario del área receptora para consultar los
motivos por los cuales no puede asociar la e-nota de crédito en el sitio
web de ANCAP.
6
Instructivo para proveedores que emiten comprobantes
electrónicos
Fecha: 14/07/2014
4.3
#
1
2
3
4
Versión 2
Página 7 de 9
Gestión de e-Notas de crédito por devoluciones de mercadería
Actividad
Recibir solicitud de
devolución
Emitir e-Nota de
crédito
por
devolución
Retirar
bienes
devueltos
Recibir mail
N°
Devolución
con
de
Descripción
Recibe la solicitud de devolución de mercadería por parte del área
receptora.
Emite la e-nota de crédito por la devolución de mercadería solicitada
por ANCAP.
Retira los bienes devueltos por ANCAP, y entrega al área receptora
una impresión (sin valor fiscal) de la e-nota de crédito para su
control en dos vías.
Una de las vías de la impresión la deja en el área receptora y la otra
se la lleva con la evidencia (sello o firma) de la devolución.
Recibe un mail desde la casilla [email protected]
(con el remitente WF-BATCH) conteniendo el N° de Devolución
emitido por ANCAP con el detalle en cantidad, descripción y precio
del o los bienes devueltos.
“Devolución de Mercaderia 00xxxxxxxx / 201x Pedido de Compra : xxxxxxxxxxx Posicion: 000xx Moneda: XXX Material: xxxx Cantidad: x Unidad: x Importe: xxx.xx Este es un mensaje automático, no recibe respuestas. En caso de tener dificultades con el Número de recepción emitido por ANCAP, contactarse con el área donde entregó el bien o servicio. Para obtener información respecto al estado de cuenta de sus facturas, ingrese a la web de ANCAP (Proveedores), o de lo contrario, contactarse con la Mesa Centralizadora al Teléfono 1931 interno 2422 o 2491 o a la casilla [email protected].” Importante: algunos servidores de correo electrónico cuentan con
filtros anti-spam (correo no deseado) que en ocasiones NO funcionan
correctamente.
Recomendamos verificar
que
los
correos
automáticos enviados por ANCAP no estén siendo recibidos como
correo no deseado.
5
Ingresar al sitio
web de ANCAP
Si identifica diferencias en cantidad, descripción o monto de lo
recibido respecto a lo devuelto por ANCAP (según mail), debe
contactarse con el área receptora de inmediato y sigue en el punto
7, de lo contrario sigue en el punto 5.
Ingresa en el sitio web de ANCAP (www.ancap.com.uy), en la
sección “Proveedores”/”Asociar Documentos a Comprobantes” y se
registra con su usuario y contraseña.
7
Instructivo para proveedores que emiten comprobantes
electrónicos
Fecha: 14/07/2014
6
Relacionar la eNota de crédito
con el N° de
Devolución
Versión 2
Página 8 de 9
En el menú “Tipo de Documento” selecciona “e-Nota de Crédito por
Devolución” y completa los campos correspondientes a la e-nota de
crédito a partir de la información recibida por mail (correspondiente
a la devolución realizada por ANCAP).
El campo “Proveedor” se completa automáticamente.
Número de Devolución: En cada línea de la grilla provista, ingresa
el Número de Devolución asociado a la devolución de ANCAP que se
desea asociar a la e-nota de crédito.
Si desea ingresar una nueva línea presiona
, y si desea
quitar una línea, la selecciona y presiona
.
Una vez completados todos los campos, pulsa el botón
. Si
desea asociar una nueva e-nota de crédito, presiona el botón
7
Contactar
usuario/plantear
dificultad con eNota de crédito
.
El botón “Seleccionar Todas” se utiliza para marcar las devoluciones
a enviar.
El sistema verifica automáticamente que el importe total, moneda y
Número de Pedido de compra cargados en la e-nota de crédito
coincidan con la(s) devolución(es) asociada(s).
Si todo está correcto, el sistema da el mensaje de “Enviado
satisfactoriamente”, de lo contrario detalla cuál es el error y sigue
en el punto 7.
Se comunica con el usuario del área receptora para consultar los
motivos por los cuales no puede asociar la e-nota de crédito en la
sección “Proveedores” del sitio web de ANCAP.
 Si el error es suyo, la e-nota de crédito será rechazada
comercialmente por ANCAP y Usted deberá anularla emitiendo
una e-factura por el total, para luego emitir una nueva e-nota de
crédito. Vuelve al punto 5.
 Si el error surge de la operativa interna de ANCAP respecto al
contenido de la devolución emitida, recibirá por mail la anulación
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Instructivo para proveedores que emiten comprobantes
electrónicos
Fecha: 14/07/2014
Versión 2
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de la devolución anterior y un nuevo mail con la devolución
correcta. Vuelve al punto 4.
5 REGISTRO DE MODIFICACIONES
Rev.
1
Fecha
10/07/2014
Comentario sobre modificaciones
Responsable
- Actualización del logo de ANCAP y de Cuentas Corrientes
la captura de la primer imagen de la
sección proveedores del sitio web.
- Cambio en el punto 2. Alcance
respecto a la gestión de los Ajustes
de Precios.
- Cambio en el punto 3. Políticas
respecto a las condiciones que
deberán incluir las e - notas de
crédito.
- Solicitud de usuario y contraseña
para el ingreso a la sección
“Proveedores”/”Asociar Documentos
a Comprobantes” del sitio web de
ANCAP.
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