Guía administrativa, financiera y contable para Planes de negocio

Fundación para el Desarrollo Tecnológico Agropecuario y Forestal de
Nicaragua (FUNICA)
Guía administrativa, financiera y contable1
para Planes de negocio de la Iniciativa
Desarrollo de Mercados de Tecnologías
(Edición actualizada)2
Managua, Nicaragua - Enero 2009
1
2
Para uso de Planes de Negocios financiados con fondos FUNICA/DMT
Revisada / Ajustada con el apoyo de A&F Funica Occidente, UAF de FUNICA, Equipo T&A DMT
1
CONTENIDO
CAPITULO I – DISPOSICIONES GENERALES
3
CAPITULO II – PROCEDIMIENTOS A, F & C
3
CAPITULO III – INFORMES DEL PLAN DE NEGOCIOS
9
CAPITULO IV – DESEMBOLSOS DEL PLAN DE NEGOCIOS
10
CAPITULO V – GASTOS NO ELEGIBLES
11
CAPITULO VI – DISPOSICIONES FINALES
11
SIGLAS
12
2
CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
I.1. Introducción
La presente Guía constituye la base normativa sobre la cual han de regirse los procesos
administrativos, financieros y contables que debe aplicar toda entidad u organización que
ejecute Planes o Iniciativas de Negocio financiados con fondos FUNICA/DMT, misma que
deberá ser aplicable en las etapas de implementación, ejecución y cierre de cada iniciativa de
negocios que haya sido contratada o formalizada mediante la suscripción de un convenio de
cooperación.
I.2. Objetivos y Alcance
La presente guía tiene por objetivo general proporcionar las bases normativas, principios
básicos de operación, procedimientos operativos, así como los instrumentos / herramientas
básicas con las cuales han de ejercer el control y conducir la ejecución de cada iniciativa o plan
de negocios, en los ámbitos administrativos, financieros y contables; en tal sentido su contenido
y disposiciones constituyen las directrices mínimas que debe cumplir cada organización
ejecutora, en las materias antes mencionadas.
En términos más específicos, la guía pretende servir de instrumento de apoyo que contribuya al
establecimiento de un sistema de gestión eficaz, eficiente y transparente, en cada etapa de
ejecución de las iniciativas o planes de negocios, de tal forma que posibilite la obtención del
mayor número de resultados exitosos.
La Guía no pretende suprimir normativas y procedimientos ya existentes en cada organización
ejecutora, sino fortalecer y complementar en todo aquello que sea pertinente. En tal sentido, en
caso existiera alguna incompatibilidad evidente entre la estructura de control y procedimientos
de la organización y las directrices previstas en la presente Guía, a los propósitos de la gestión
del Plan de Negocios, prevalecerán las disposiciones y directrices contenidas en esta última.
I.3. Base Jurídica - Administrativa
La presente guía tiene su base en cuanto corresponde al MANOP de FUNICA, así como
también en el documento denominado Bases de Implementación para la Iniciativa
Desarrollo de Mercados de Tecnologías, y en los términos / condiciones previstos en el
convenio (contrato) de financiación suscrito entre FUNICA y la organización ejecutora.
De manera complementaria, dado que los fondos FUNICA/DMT son de naturaleza pública,
también tiene su base y aplicación en disposiciones y principios contenidos en el marco jurídico
de control y fiscalización nacional para este tipo de fondos (CGR, MHCP, MAGFOR).
CAPITULO II
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS, FINANCIEROS Y CONTABLES
II.1. Apertura y Administración de Cuenta Bancaria
3
Previo a la implementación y ejecución de todo Plan de Negocios, se requiere que la
organización gestione la apertura de cuenta bancaria corriente3 (en córdobas) bajo el régimen
de firmas mancomunadas, en la cual deben depositarse los fondos necesarios para la
financiación del Plan de Negocios, así como también desembolsarse los recursos vinculados a
la realización de actividades previstas en su presupuesto. En general, la cuenta bancaria debe
ser usada con carácter de exclusividad en las operaciones y transacciones del Plan de
Negocios.
La denominación de la cuenta bancaria, estará sujeta al siguiente orden: Nombre de la
Organización + FUNICA - DMT4.
Los Gerentes y/o Representantes Legales de las organizaciones, deben informar mediante
carta enviada a la Coordinación del fondo FUNICA/DMT, con copia a la UAF de FUNICA, el
nombre y apellidos completos, con indicación de los cargos que ostentan dentro de la
organización, de los funcionarios que hayan sido autorizados para girar fondos de la cuenta
bancaria arriba mencionada. La firma principal deberá recaer en la persona que haya delegado
la organización para gestionar la Iniciativa ante FUNICA, según lo estipulado en el convenio de
cooperación.
Depósitos en Cuenta Bancaria
Durante el curso de la ejecución de cada Plan de Negocios, se generarán ingresos (depósitos)
entre otras cosas, por los siguientes conceptos:
•
Por desembolsos recibidos por parte FUNICA, en cuyo caso la organización debe elaborar /
emitir un Recibo Oficial de Caja, que reúna los atributos de legalidad (Membrete de la
Organización, No. RUC, Pre-numerado, con pie de imprenta, firma del Representante de la
Organización y sello respectivo)
•
Por ganancias obtenidas en la venta de productos, servicios o fondos revolventes que se
generen como producto de la implementación del Plan de Negocios, mismos que deberán
ser reinvertidos en el negocio.
Egresos (desembolsos) de Cuenta Bancaria
Todo desembolso por concepto de pago de un bien o servicio requerido por el Plan de
Negocios, de conformidad a su presupuesto, debe ser cancelado con cheque emitido contra la
cuenta bancaria respectiva, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
•
Disponer de facturas y/o recibos soportes debidamente emitidos a nombre del Plan de
Negocios, esto es, retomando la misma nomenclatura sugerida para la cuenta bancaria
(Nombre de la Organización + FUNICA – DMT)
•
Las facturas y/o recibos mencionados en el punto anterior, previo a su pago, deben ser
revisadas y validadas en los siguientes aspectos: i) clara descripción de la naturaleza y
precio de los bienes / servicios adquiridos, ii) entrada a almacén – en caso que aplique -, iii)
sumas, cálculos, descuentos, iv) contratos y/o convenios – en caso que aplique -, v)
aprobación para su pago, vi) así como los impuestos o costos adicionales – en caso que
aplique, todo ello por parte de funcionarios autorizados.
3
En caso la organización lo juzgue necesario, puede adicionalmente abrir una cuenta de ahorro, cuyo
poder libratorio debe estar sujeto a las mismas condiciones que la cuenta corriente.
4
Esta nomenclatura puede variar en función de los requerimientos y condiciones de las instituciones
bancarias del país.
4
•
Una vez elaborado un cheque para proceder con el desembolso, cada factura o recibo
deberá ser debidamente invalidado con el objeto de evitar duplicidades de pagos, proceso
que se realizará con un sello cuya leyenda contenga lo siguiente: i) Cancelado, ii) fecha de
cancelación, iii) Número de cheque y banco, iv) Firma del funcionario que cancela el
comprobante.
Procedimientos de control de cuenta bancaria
Mensualmente, la (s) cuenta (s) bancaria (s) del Plan de Negocios, estará sujeta a los
siguientes procedimientos de control:
•
Efectuar apertura de un libro auxiliar de bancos para el control de los movimientos que
experimente la cuenta bancaria habilitada (débitos / créditos)
•
Las minutas de depósitos se deben enumerar en orden consecutivo y cronológico para
llevar control de la numeración y cantidad de depósitos efectuados en el mes y facilitar su
registro en el libro de bancos.
•
Los recibos oficiales de caja anulados deben incluirse en el legajo de comprobantes de
ingresos de caja.
•
Los cheques deben ser nominativos, esto es, expedidos exclusivamente a nombre de la
persona natural o jurídica que corresponda. Igualmente, es deseable que antes de su firma,
los cheques cuenten con algún medio de protección y / o seguridad.
•
Bajo ninguna circunstancia deberán firmarse cheques en blanco.
•
Mensualmente, debe elaborarse un informe (detalle) que recapitule los egresos tramitados
durante ese período.
•
Todo cheque anulado, debe deben incluirse en el legajo de comprobantes de pago de cada
mes.
•
Los cheques pagados por el banco, deben permanecer archivados, adecuadamente en la
organización, esto es, adherido al comprobante de pagos original.
•
El saldo de bancos del Plan de Negocios debe ser debidamente conciliado con el saldo
mostrado en el estado de cuentas bancario al término de cada mes, y soportar dicha
conciliación con los siguientes documentos: i) estado de cuentas bancario, ii) movimiento
del libro auxiliar de bancos durante el periodo.
II.2. Compras y Contrataciones
Las compras y contrataciones de bienes y servicios que ejecuten las organizaciones con cargo
al presupuesto de cada Plan de Negocios, se deben realizar basado en los siguientes
principios:
•
Precio razonable, tomando en consideración los precios de mercado
•
Atención a otros factores relevantes como el momento o tiempo de entrega, calidad y
capacidad de los proveedores para hacer las entregas en forma oportuna
•
Eficiencia, confiabilidad y disponibilidad de los bienes / servicios que se van a adquirir
Modalidad de compras / contrataciones
En general, los procesos de compras o contrataciones, se realizarán en atención a la modalidad
de comparación de precios (compras por cotización), la cual consiste en disponer de un número
5
no menor a tres ofertas emitidas por proveedores calificados, las que deben ser comparadas en
términos de igualdad de condiciones, tomando como base de evaluación únicamente las
especificaciones técnicas5 o los términos de referencia6 de la cual deriven.
En los casos de compras y contrataciones menores o iguales a C$ 500.00, únicamente se
requerirá la factura / recibo de la compra del bien o servicio. Para compras y contrataciones que
se encuentren en el rango de C$ 501.00 a C$ 2,000.00, únicamente será necesario para
documentar el proceso, los siguientes documentos: i) al menos tres ofertas / cotizaciones, ii)
cuadro comparativo, iii) orden de compra / contrato. Finalmente, para procesos que impliquen
inversiones superiores a los C$ 2,000.00, quedarán sujetos a ser documentados con todos los
detalles y requerimientos que se especifican más adelante, en función de la naturaleza del bien
o servicio objeto de contratación.
Se exceptúan de lo anterior, aquellas compras de bienes o servicios generales que se realicen
en zonas alejadas y rurales, en donde no exista comercio formalmente establecido, o bien el
número de proveedores sea marcadamente reducido. Igualmente, para el caso de los
proveedores no formales a los que hace referencia esta excepción, la organización ejecutora
solicitará o elaborará un recibo donde se describa lo siguiente:
1) Nombre de la organización y actividad que dio lugar el servicio
2) Servicio y / o bien adquirido
3) Monto de acuerdo al valor cancelado en cifras y letras.
4) Nombre completo de quien presta el servicio, acompañado del número de cédula que le
corresponda
II.2.1. Para Compras y contrataciones mayores a los C$ 2,000.00
Pasos del proceso de compras / contrataciones de bienes, productos y/o especies
materiales (tangibles)
1) Definición de especificaciones técnicas
2) Invitaciones a ofertar (al menos tres)
3) Cotizaciones / ofertas presentadas (al menos tres)
4) Cuadro comparativo
5) Orden de compra / contrato (según el caso)
6) Acta de recepción
7) Adicional a todo lo anterior, cuando se trate de material de publicidad y difusión, deberá
adjuntarse un ejemplar del brochurs, afiche o material elaborado
Pasos del proceso de compras / contrataciones de servicios técnicos (consultorías,
asesorías, fortalecimiento de capacidades, similares)
1) Términos de referencia (revisados por FUNICA antes de iniciado el proceso de
contratación)
2) Invitaciones a ofertar (al menos tres)
5
6
En caso se trate de bienes y/o productos tangibles
En caso se trate de servicios técnicos (servicios profesionales en general)
6
3) Ofertas / propuestas técnico económicas presentadas (al menos tres, incluye la
presentación de igual número de curriculums en caso se trate de personas naturales)
4) Cuadro comparativo
5) Contrato
6) Material didáctico, metodología utilizada, memoria de evento, listado de participantes
(cuando se trate de talleres, capacitaciones)
7) Adicional a todo lo anterior, cuando se trate de servicios de publicidad y difusión, deberá
adjuntarse muestra de la pauta publicitaria pactada, así como una valoración de los
logros obtenidos como consecuencia de tales servicios
7
Pasos del proceso de compras / contrataciones de bienes y servicios vinculados a
Gastos Administrativos / Operativos
1) En general y siempre que sea aplicable, estas compras quedan sujetas al mismo
procedimiento que se utiliza para el caso de los de bienes, productos y/o especies
materiales (tangibles) detallado anteriormente.
2) Se exceptúan de lo anterior, los servicios básicos (agua, luz, teléfono, Internet y
similares), el combustible / lubricantes, y los viáticos. Para el caso de los servicios
básicos y el combustible, bastará con documentar todo el proceso de control interno
relativo al desembolso, más las respectivas facturas / recibos en original; en tanto que
para el caso de los viáticos, será necesario que la organización elabore y apruebe una
Normativa de Viáticos7.
II.3. Expedientes / Resguardo de documentos
La ejecución de un Plan de Negocio por parte de una organización genera continuamente
documentos e información de tipo administrativa, financiera y técnica, resultado de ejecutar
cada actividad planificada/ presupuestada. Ese cúmulo de información, constituye la base,
insumos y los medios de verificación que vistos en su conjunto posibilitan la estructuración de
informes simplificados de avances de cada iniciativa, tanto para propósitos evaluativos
periódicos (de seguimiento) como para los propósitos de rendición de cuentas.
Todo lo anterior, requiere que a medida que se va generando la información, vaya siendo al
mismo tiempo resguardada en expedientes físicos debidamente rotulados, cuya estructuración
y acumulación, posibilite un manejo ordenado y flexible de la información, que haga posible su
uso en forma segura, confiable y oportuna en la toma de decisiones.
En razón de lo anterior, la información se debe administrar como sigue:
•
Estableciendo expedientes continuos ordenados
clasificados según el tipo y naturaleza de la información
•
Estableciendo mecanismos de rotulación, identificación y referencias a tres niveles, esto es:
por expediente, por periodo, por componentes de información (Ver procedimiento en el
Anexo 2: Instrumentos de uso administrativo)
cronológicamente,
debidamente
Adicional a lo anterior, la organización debe contar con un expediente único continuo del Plan
de Negocios, igualmente estructurado en forma cronológica, que contenga todos y cada uno de
los documentos relacionados con la ejecución del Plan de Negocios, incluyendo el documento
del Plan de Negocios, convenio de cooperación, presupuesto y demás información vinculante.
II.4. Manejo presupuestario
La organización ejecutará su Plan de Negocios en estricta sujeción a los componentes,
categorías y líneas de gastos que hayan sido aprobadas por FUNICA. En ningún caso podrá
comprometer fondos en valores superiores a los techos de los créditos contratados8, salvo que
se tratase de aportes de contrapartida.
7
O bien adoptar, la utilizada por la Organización, siempre que sea razonable de acuerdo a la valoración
de FUNICA
8
O bien, previstos en el Convenio de Cooperación suscrito con FUNICA
8
El control presupuestario deberá ejercerse cotidianamente tomando como base las memorias
de cálculos que correspondan9 a cada uno de los niveles de control mencionados en el párrafo
anterior, lo que además de llevarlo en forma consolidada, debe desagregarse por fuente de
financiamiento. Sin embargo a los efectos de generación de reportes de avance formales, estos
deberán emitirse mensualmente, como información complementaria de los reportes y estados
financieros de tipo contable, estableciendo al pie de cada hoja de control, las firmas de los
funcionarios responsables de su elaboración, revisión y aprobación – Ver los formatos tipos, en
los anexos de la presente Guía.
II.5. Contabilidad (base, alcance y reportes)
La organización ejecutora deberá establecer un sistema de contabilidad básica10 para ejercer el
control de las operaciones relacionados con la ejecución de su Plan de Negocios, el cual
operará conforme a la base de efectivo, debiendo responder a la necesidad de dar cuenta sobre
el estado de situación financiera del Plan de Negocios, así como de los resultados obtenidos en
su desempeño al término de cada mes.
En virtud de lo anterior, la contabilidad del Plan de Negocios deberá controlar los movimientos y
el comportamiento de las cuentas básicas en los rubros de activos, pasivos, excedentes /
déficits operativos, ingresos, costos y gastos.
Al finalizar cada periodo, el Plan de Negocios debe generar los reportes auxiliares que sean
necesarios en las cuentas de cualquiera de los rubros mencionados anteriormente, así como un
balance de movimientos del periodo, más los estados financieros básicos (Estado de Ingresos /
Egresos; Estado de Situación Financiera) incluyendo los anexos y notas que fueran pertinentes
(Ver Anexo 3: Instrumentos de uso contable)
CAPITULO III
INFORMES DEL PLAN DE NEGOCIOS
III.1. Tipos y periodicidad de informes
Las organizaciones ejecutoras de un Plan de Negocios quedan sujetas a la obligación de
presentar ante FUNICA, informes físicos financieros trimestrales y un informe final de igual
naturaleza al término de la ejecución de su iniciativa. Los informes deberán ser presentados por
la organización en los plazos / fechas que hayan sido previstos para tal efecto en el convenio de
cooperación suscrito con FUNICA. En caso de incumplimiento en la entrega de informes,
FUNICA podrá considerar la rescisión de los convenios de financiación suscritos.
III.2. Remisión de Informes
Los informes descritos en el punto precedente serán remitidos por la organización ejecutora a la
Coordinación del fondo DMT, quién procederá a distribuir a lo interno de FUNICA cada
segmento de información para los efectos de revisión y aprobación.
III.3. Aprobación de Informes
9
Tanto detalladas, como consolidadas
Manual o computarizada, según las condiciones / capacidades que exhiba la Organización
10
9
Los informes rendidos por cada iniciativa serán aprobados en lo que corresponda por la
Coordinación del fondo DMT y por la Unidad Administrativa Financiera de FUNICA.
En caso de existir observaciones técnicas o financieras que ameriten aplicar alguna enmienda
sustantiva al contenido del informe, las mismas serán notificas a la organización a más tardar
dentro de los quince (15) días posteriores a la finalización de su revisión. Luego de notificadas
las observaciones, la organización dispone de tres días hábiles, para efectuar los cambios y
enviar nuevamente la versión final corregida / ajustada a las oficinas de FUNICA.
III.4. Contenido de los Informes
Los informes relacionados en el punto anterior, tendrán carácter de informes ejecutivos físicos
financieros, en los que en general deberán abordarse aspectos relacionados con la ejecución /
resultados financieros de la iniciativa, así como también los resultados alcanzados en relación a
las metas / objetivos físicos (técnicos) previstos, añadiendo y destacando en forma
complementaria situaciones o lecciones aprendidas que haya derivado de la ejecución de cada
plan de negocios. Asimismo debe incluirse una valoración cualitativa del desarrollo de las
principales actividades llevadas a cabo en el periodo informado, así como los problemas,
dificultades, logros y avances experimentados en ese mismo tiempo.
Con base en la generalidad anterior, la estructura de cada informe físico financiero, tanto en
términos de forma como de contenido, estará dada por los siguientes elementos: i) Portada, ii)
Tabla de contenido, iii) Introducción, iv) Información general, v) Avance técnico, vi) Avance
financiero, vii) Anexos – Ver modelo de Informe
CAPITULO IV
DESEMBOLSOS DEL PLAN DE NEGOCIOS
IV.1. Base de cálculo y periodicidad
FUNICA desembolsará los fondos previstos para la financiación del Plan de Negocios de
acuerdo a la programación estipulada en el Plan de Desembolsos y Productos (Anexo “D” del
Convenio de Cooperación) en moneda nacional córdobas, al tipo de cambio oficial de la fecha
en que se emita el cheque, por lo que la organización deberá rendir los fondos de acuerdo a
este tipo de cambio.
El primer desembolso del Plan de Negocios se realiza contra la firma del convenio de
financiación entre la organización y FUNICA, en atención al monto indicado en el plan
respectivo, suma que deberá ser rendida por la organización trimestralmente mediante la
presentación de un informe técnico financiero11.
El segundo desembolso se tramitará una vez se alcance al menos una ejecución del 70% del
monto anticipado, contra la presentación y aprobación de informe físico financiero cortado a ese
momento.
El último desembolso tendrá carácter de reembolso de gastos y se tramitará contra la
presentación y aprobación de un informe final técnico financiero.
IV.2. Rendiciones de cuentas
11
Elaborado conforme a las especificaciones de forma y contenido descritas en esta misma Guía
10
En general, todo desembolso entregado por FUNICA estará sujeto a procesos de rendición de
cuentas. En este sentido, la rendición de cuentas estará constituida por la presentación de cada
informe físico financiero, con sus respectivos anexos y documentación vinculante
complementaria.
CAPITULO V
GASTOS NO ELEGIBLES
V.1. Gastos no elegibles para financiarse con fondos FUNICA/DMT
No serán costos elegibles: aquellos gastos destinados a cubrir las actividades que no sean
determinantes para la obtención de los resultados esperados; tal es el caso de: i) Capital de
trabajo, ii) Préstamos a funcionarios y/o empleados, iii) Compras de vehículos, iv) Moras por
pagos tardíos, v) Adquisición y arriendo de terrenos, vi) Compras de acciones o títulos valores,
vii) Actividades recreativas, deportivas, políticas o religiosas, viii) overhead, o cualquier tipo de
impuesto o aranceles asociados con las adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios de
la iniciativa financiadas por el mismo (IGV, leyes sociales, prestaciones sociales y similares), ix)
gastos financieros / bancarios.
Dichos gastos deberán ser, en consecuencia, asumidos por la contraparte (organización
ejecutora) e incluidos como tales en las totalidad de su contribución.
Complementariamente, se consideran aportes de contraparte: i) tiempos de profesionales de las
instituciones participantes durante la ejecución de la iniciativa; ii) impuestos asociados a bienes
y servicios; iii) y cualquier otro costo que sea considerado como no elegible.
CAPITULO VI
DISPOSICIONES FINALES
VI.1. Vigencia / Aprobación
La presente Guía entrará en vigencia, y por consiguiente lista para su divulgación e
implementación una vez que sea revisada y consensuada con la Coordinación del fondo DMT y
la UAF de FUNICA.
VI.2. Modificación
La presente guía, podrá sufrir modificaciones durante el desarrollo del Plan de Negocios, en tal
circunstancia FUNICA notificará oportunamente a todas las organizaciones involucradas y las
mismas modificaciones entrarán en vigencia a partir de la recepción de la respectiva
notificación.
VI.3. Anexos de la Guía
A los propósitos de operar los diferentes procesos y procedimientos administrativos, financieros,
contables, incluyendo los trámites de desembolsos, elaboración y presentación de informes
físicos financieros, y demás requerimientos de rendición de cuentas, la presente Guía dispone
de herramientas, instrumentos, formatos tipos y modelos de documentos que sirven de
orientación y apoyo para operar cada transacción y proceso, a continuación el detalle:
11
•
Anexo 1: Informes / Instrumentos desembolsos /rendición de cuentas
•
Anexo 2: Instrumentos de uso administrativo financiero
•
Anexo 3: Instrumentos de uso contable
APENDICE
Siglas utilizadas en la Guía Administrativa
SIGLAS
FUNICA
Fundación para el Desarrollo Tecnológico, Agropecuario y Forestal de Nicaragua
DMT
Desarrollo de Mercados de Tecnologías
MANOP
Manual de Operaciones de FUNICA
UAF de FUNICA
Unidad Administrativa Financiera de FUNICA
CGR
Contraloría General de la República de Nicaragua
MAGFOR
Ministerio Agropecuario y Forestal
MHCP
Ministerio de Hacienda y Crédito Público
COSUDE
Cooperación Sueca para el Desarrollo
PROC A,F&C
Procedimientos Administrativos, Financieros y Contables
EQUIP. T&A DMT
Equipo Técnico Administrativo DMT
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