CODIGO

UNIVERSIDAD DE PANAMÁ
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
VICERRECTORÍA ACÁDEMICA
No. DE REVISIÓN: 1
FECHA: 30-AGO-2013
PAGINA
CODIGO
CTIC-MP-08
1 de 7
DOCUMENTO: Procedimiento
DIRECCIÓN: Coordinación de Tecnología de Información y Comunicación (CTIC)
TITULO: Respaldo y Recuperación de Información de Información de los Equipos de la Vicerrectoría
Académica-Actual.
REFERENCIA DE LA NORMA: ISO 9001:2008
1.
Objetivo:
Garantizar la disponibilidad, seguridad y confidencialidad de la información de la
Vicerrectoría Académica Institucional mediante la gestión de las copias de respaldo y su
recuperación cuando sea requerido.
2. Definiciones:
El Glosario de Términos utilizado en este Procedimiento se encuentra en el Manual de
Sistema de Gestión de Calidad(SGC-VA)
3. Alcance:
Este procedimiento inicia cuando el Coordinador de la CTIC asigna al personal de soporte
técnico el cronograma de trabajo para el respaldo de los archivos de cada Dirección y/o
Coordinación de la Vicerrectoría Académica.
El procedimiento finaliza cuando el Coordinador de CTIC, custodio y responsable de la
administración del respaldo y recuperación de la información realiza trimestralmente las
pruebas de recuperación y calidad de la información de manera aleatoria, dejando registro
del mismo, luego verifica y garantiza que el respaldo de la información ha sido llevado
satisfactoriamente de acuerdo a los procesos establecidos.
CONTROL DE EMISIÓN
REVISÓ
ELABORÓ
AUTORIZÓ
Nombre:
Nombre:
Nombre:
Firma:
Fecha:
Firma:
Fecha:
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Fecha:
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TITULO: Respaldo y Recuperación de Información de Información de los Equipos de la Vicerrectoría
Académica-Actual.
REFERENCIA DE LA NORMA: ISO 9001:2008
4. Referencia de otros documentos:

Inventario Físico de Hardware y Software - Dirección Administrativa.
5. Descripción o secuencias lógicas:
ACTIVIDAD
Elaboración y Aprobación
de Cronograma de
Respaldo de información
de los equipos de
Tecnología
Comunicación del
Cronograma de
Respaldo de
información de los
equipos de
Tecnología
DESCRIPCIÓN
El Coordinador de CTIC, entrega al Personal de
Soporte Técnico, cronograma de trabajo del backup,
definiendo los tiempos aproximados para cada
Dirección y/o Coordinación en que se hará el respaldo
de la información
El Coordinador de CTIC envía nota a cada
Director y/o Coordinador de la Vicerrectoría
Académica indicando que se hará el respaldo
de la información que reposa en cada equipo
de su grupo de trabajo, por usuario y a la vez
solicita el acceso al Disco Duro Externo,
asignado para el respaldo de la información y
cuando se termine el respaldo se devolverá el
disco duro al Director de la unidad en mención.
Gira instrucción al Personal de Soporte
Técnico para crear las carpetas a respaldar en
el disco duro externo de cada grupo de trabajo,
de acuerdo al Listado de los nombres de
usuarios de cada Dirección y/o Coordinación.
El Coordinador de CTIC, remite correo a cada
usuario por equipo, informando la creación de
la carpeta en la cual deberá reposar la
información en el disco externo.
Nota: El correo se enviará con cinco días de
anticipación.
CONTROL DE EMISIÓN
REVISÓ
ELABORÓ
RESPONSABLE
Asignación de
Cronograma de
Trabajo para la
atención de los Backup
Coordinador de
CTIC
Coordinador de
CTIC
Personal de Soporte
Técnico
Coordinador de
CTIC
AUTORIZÓ
Nombre:
Nombre:
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Firma:
Fecha:
Firma:
Fecha:
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Creación de sitio de
almacenamiento
digital
Realización de los
respaldos
Gira instrucción al Personal de Soporte
Técnico verificar que los usuarios hayan
guardado en la Carpeta de Mis Documentos
los archivos a los cuales se les hará el backup
en cada equipo. (Ver Instructivo)
Personal de Soporte
Técnico
El Coordinador de CTIC gira instrucción al
Personal de Soporte Técnico para que
configure el sitio de almacenamiento digital con
sus correspondientes carpetas, indicando los
niveles de acceso, clasificación, la seguridad y
capacidad del dispositivo de almacenamiento
de la información de cada Dirección y/o
Coordinación.
El Personal de Soporte técnico realizará los
respaldos de cada uno de los equipos en los
discos externos correspondientes de cada
Dirección y /o Coordinación.
Coordinador de
CTIC
Personal de Soporte
Técnico
Coordinador de
CTIC
Personal de Soporte
Técnico
El Coordinador de CTIC gira instrucción al
Personal de Soporte Técnico indicando que el
respaldo deberá empacarse asignándole el
nombre del usuario con la fecha en que se
realizó el respaldo en la carpeta del usuario en
el disco duro de su unidad.
Registro en el
Formulario de Orden de
Trabajo de Soporte
Técnico
El Coordinador de CTIC verificará que el
respaldo de la información por Dirección y/o
Coordinación ha sido realizado correctamente y
procederá a devolver cada Disco Duro Externo.
El personal de Soporte Técnico registra la
atención en el Formulario de Orden de Trabajo
de Soporte Técnico y hace firmar al usuario de
conformidad del servicio.
Coordinador de
CTIC
Personal de Soporte
Técnico
Procede a llenar en la Base de Datos de
CONTROL DE EMISIÓN
REVISÓ
ELABORÓ
AUTORIZÓ
Nombre:
Nombre:
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Fecha:
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Conocimiento el servicio brindado y le pone el
status de finalizado.
Nota: El Coordinador de la CTIC, garantizará
que el Personal de Soporte Técnico mantenga
la Base de Datos de Conocimiento actualizada.
Monitoreo y verificación
periódica
de
los
respaldos
El Coordinador de CTIC gira instrucción al
Personal de Soporte Técnico para que revise
periódicamente el espacio de cada disco duro
externo, ocupado por los respaldos de cada
usuario y de acuerdo al grupo de trabajo al cual
pertenece, con la finalidad de estructurar mejor
los respaldos y planificar eficientemente el
almacenamiento de la información para
determinar el estado y vida útil del dispositivo de
almacenamiento.
Coordinador de
CTIC
Personal de Soporte
Técnico
Nota: Si uno de los discos llega a un 80% de su
capacidad de utilización, se harán los trámites
pertinentes para la adquisición de un nuevo
disco duro.
Monitorear aleatoriamente los registros y
eventos junto con los procedimientos de los
backups realizados y en caso de encontrar
alguna anomalía o sospecha de la calidad del
backup, se debe repetir y hacer seguimiento
para corregir las fallas detectadas.
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REVISÓ
ELABORÓ
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Recuperación de
información.
En caso de pérdida de información el usuario
de la Vicerrectoría Académica solicitará
mediante nota o correo electrónico al
Coordinador de CTIC, la recuperación de la
información.
Coordinador de
CTIC
Personal de Soporte
Técnico
El Coordinador de CTIC gira instrucción al el
personal de soporte técnico para que atienda
la solicitud hecha por el usuario para la
recuperación de la información.
El Personal de Soporte Técnico copiará el
archivo de respaldo guardado en el Disco Duro
y procederá a instalarlo en el equipo requerido.
El personal de Soporte Técnico registra la
atención en el Formulario de Orden de Trabajo
de Soporte Técnico y hace firmar al usuario de
conformidad del servicio.
Procede a llenar en la Base de Datos de
Conocimiento el servicio brindado y le pone el
status de finalizado.
Nota: El Coordinador de la CTIC, garantizará
que el Personal de Soporte Técnico mantenga
la Base de Datos de Conocimiento actualizada.
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6.
Anexos:




Cronograma de Respaldo de información de los equipos de Tecnología.
Inventario de Hardware y Software.
Inventario de Descarte de Equipos de Tecnología.
Inventario de Movimiento de Equipos de Tecnología.
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