Modelo de gestión paraoptimizar el control de

i
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
DECANATO DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
ESPECIALIZACIÓN FINANZAS PÚBLICAS
MODELO DE GESTIÓN PARA OPTIMIZAR EL CONTROL DE
INVENTARIO DE COMPRAS Y SUMINISTROS EN LA U. S. B.
MANUEL BALABÚ
YORGE VILLAVICENCIO
Mayo, 2006
ii
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
DECANATO DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
ESPECIALIZACIÓN FINANZAS PÚBLICAS
MODELO DE GESTIÓN PARA OPTIMIZAR EL CONTROL DE
INVENTARIO DE COMPRAS Y SUMINISTROS EN LA U. S. B.
Informe Final del Modelo de Gestión para Optimizar el Control de Inventario de
Compras y Suministros en la U.S.B.
Presentado a la Universidad Simón Bolívar por:
MANUEL BALABÚ
YORGE VILLAVICENCIO
Como requisito parcial para optar al título de
Especialista en Finanzas Públicas en el Sector Universitario
Realizado con la tutoría de la Profesora
VIDALINA DE FREITAS
Mayo, 2006
iv
AGRADECIMIENTO
Primeramente a Dios, quien es el guía que nos da luz en los momentos
difíciles, fortaleza para no derrumbarnos y nos acompaña en todo
momento para alcanzar nuestras metas.
Al personal de la Dirección de Servicios de la Universidad Simón Bolívar
por permitirnos trabajar con ellos para el logro de esta tesis, sin ellos no
hubiésemos logrado este objetivo.
A la Universidad Simón Bolívar por brindarnos la oportunidad de
realizar esta especialización, que nos enriqueció en nuestro crecimiento
personal en el rol de profesionales.
A todos nuestros profesores de Postgrado que nos ayudaron en nuestro
crecimiento profesional, aportándonos herramientas que son de mucha
utilidad en el desenvolvimiento profesional y en especial a la profesora
María Anna Amerio y a nuestra tutora, profesora Vidalina De Freitas.
A nuestros familiares por apoyarnos y brindarnos solidaridad en los
momentos difíciles.
A los compañeros de estudios del Postgrado por apoyarnos en la
realización de esta tesis.
v
DEDICATORIA
A Dios.
A mi padre, José de Jesús Villavicencio (Q.E.P.D)
A mi hermano, Jesús Hebert Villavicencio (Q.E.P.D)
A mi madre, hermanos y sobrinos.
A todas las personas que les tengo aprecio.
Yorge Villavicenio
A mi madre, Merys Stredel
A mi padre, Manuel Balabú
A mi hija, Patricia Balabú
Manuel Balabú
vi
RESUMEN
El propósito de la presente investigación consistió en diseñar un Modelo de Gestión
para Optimizar el Control de Inventario de Materiales y Suministros del
Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simón Bolívar, en tal
sentido, sobre la base de los objetivos específicos, se realizó el análisis de la situación
actual de los procesos utilizados en el almacén del Departamento de Compras y
Suministros para mantener el registro de los materiales y suministros, con la finalidad
de establecer sus fortalezas y debilidades, se estudiaron los diferentes modelos de
inventarios que se adaptan a la estructura y a los procesos que se llevan a cabo en este
departamento, se efectuaron las recomendaciones para la implantación del modelo de
gestión que permita la optimización del control de entradas y salidas de materiales y
suministros de la misma. El estudio se enmarcó bajo la modalidad de investigación de
campo de carácter descriptivo. La técnica e instrumento utilizado fue la documental,
mediante la utilización de fichas bibliográficas y encuesta. El proyecto se desarrolló
en tres fases: recopilación, análisis de información y la presentación de resultados. En
la investigación se concluyó que el proceso de control de inventarios presenta
debilidades, tales como: carencia de un sistema automatizado, falta de adecuados
controles de inventarios y falta de una adecuada planificación de compras según las
ventas y mercancías en existencia. Se recomendó, que para optimizar el modelo
propuesto en esta investigación, es conveniente y necesario que el departamento,
mantenga profesionales con experiencia en métodos y procedimientos inherentes al
control de inventario; procurar contrarrestar los efectos inflacionarios especulativos,
optimizar el control de entradas y salidas de materiales y artículos de oficina, el
manejo contable, de costos y administrativo de los mismos.
Palabras Clave: control, compras, suministros, almacén e inventario.
vii
ÍNDICE
Contenido
Pág.
Portada
i
Contraportada
ii
Hoja de aprobación
iii
Agradecimiento
iv
Dedicatoria
v
Resumen
vi
Índice
vii- x
Índice de cuadros
xi
Índice de gráficos
xii
Índice de figuras
xiii
Introducción
1
CAPÍTULO I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
3
1.1. Planteamiento del problema
3
1.2. Delimitación espacial
10
1.3. Delimitación temporal
10
1.4. Acción social
11
1.5. Sujetos sociales
11
1.6. Objetivos del estudio
11
1.6.1. Objetivo general
11
1.6.2. Objetivos específicos
11
1.7. Justificación e importancia
12
CAPÍTULO II. MARCO CONCEPTUAL REFERENCIAL
14
2.1. Antecedentes de la investigación
14
2.2. Bases teóricas
18
2.2.1. Teoría de la administración
18
2.2.1.1. Principios de la administración científica
18
2.2.1.2. Principios de la administración científica de Taylor
18
2.2.1.3. Otros principios implícitos de la
19
administración
viii
científica de Taylor
2.2.1.4. Principios de eficiencia de Emerson
20
2.2.1.5. Principios básicos de Ford
21
2.2.1.6. Principio de excepción
21
2.2.2. Teoría sobre modelos administrativos gerenciales
2.2.2.1 Aplicables a la gestión de inventarios
2.3. Teoría de inventario
22
22
23
2.3.1. Origen de los inventarios
23
2.3.2. Concepto de inventarios
25
2.3.3. Clasificación de los inventarios
26
2.3.4. Contabilización y valuación de inventarios
26
2.3.5. Costo de los inventarios
28
2.3.6. Administración de los inventarios
29
2.3.7. Objetivos de la administración de inventarios
31
2.3.8. Control interno de inventarios
32
2.3.9. Bases del control interno de inventarios
32
2.3.10. Control interno de compras
35
2.3.11. Método de valoración de inventarios
36
2.3.12. Importancia de un buen sistema de control de inventarios
36
2.3.13. Los inventarios físicos
37
2.3.14. El almacenamiento de las existencias
37
2.3.15. La importancia financiera del inventario
38
2.3.16. Razones para el mantenimiento de inventario
38
2.3.17. Objetivos de la administración de inventarios
39
2.3.18. Costos del mantenimiento de inventarios
40
2.3.19. Factores asociados a la gestión de inventarios
41
2.3.20. Stocks o inventario
42
2.3.21. Modelos de inventario
42
2.4. Servicio logístico al cliente
2.5. Modelos
para
la
demanda
43
independiente y demanda
44
dependiente
2.5.1. Lote económico
45
ix
2.5.2. Justo a tiempo
48
2.5.3. Sistemas de control de stocks
49
2.6. Teoría sobre procesos administrativos
56
2.7. Teoría sobre presupuesto y presupuesto público
58
2.8. Presupuesto público
59
2.9. Plan único de cuentas
63
2.10. Teoría sobre adquisición de materiales y suministros
64
2.11. Principios de contabilidad del sector público
65
2.12. Bases legales
67
2.12.1. Constitución de la República de Venezuela
71
2.12.2. Ley Orgánica de la Administración Financiera
71
2.12.3. Ley de Universidades
77
2.12.4. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República
77
CAPÍTULO III. MARCO ORGANIZACIONAL
78
3.1. Marco Organizacional
78
3.1.1. Antecedentes históricos de la USB
78
3.1.2. Misión de la USB
79
3.1.3. Estructura de la USB
80
3.1.4. Dirección de Servicios
81
CAPÍTULO IV. MARCO METODOLÓGICO
83
4.1. Tipo y diseño de la investigación
83
4.2. Población y muestra
84
4.3. Operacionalización de variables
86
4.3.1. Nivel conceptual
87
4.3.2. Nivel operacional
88
4.4. Técnicas e Instrumentos de recolección de datos
89
4.4.1. La entrevista
89
4.4.2. La encuesta
90
4.4.3. Observación directa
90
4.4.4. Técnicas documental o fuentes bibliográficas
91
x
4.5. Confiabilidad y validez del instrumento
91
4.6. Análisis y procesamiento de datos
92
CAPÍTULO V. PRESENTACION DE LOS RESULTADOS
94
5.1. Análisis de
95
la
situación
actual
de los
procesos
utilizados en el almacén de Departamento de Compras y Suministros
5.1.1. Análisis cualitativo de la observación directa y
96
recomendaciones
5.1.2. Análisis cuantitativo
5.2. Diferentes enfoques de modelos gerenciales de inventarios que se
98
109
adaptan a la estructura y a los procesos que llevan en la USB
CAPÍTULO VI. PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN
116
6.1. Modelo propuesto
116
6.2. Justificación
117
6.3. Fundamentación
118
6.4. Estructura
119
6.5. Administración de la propuesta
128
6.6. Factibilidad
129
6.7. Recomendaciones para la implantación del modelo
129
CAPÍTULO VII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
132
7.1. Conclusiones
132
7.2. Recomendaciones
133
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
133
xi
ÍNDICE DE CUADROS
CUADRO Nº
1
Pág.
Proceso administrativo y sus funciones básicas según diversos
autores
56
2
Población y muestra
85
3
Definición de variables a nivel conceptual
87
4
Definición de variables a nivel operacional
88
5
Fortalezas y oportunidades
96
6
Debilidades y amenazas
97
7
Resultados de la encuesta
99
8
Formato propuesto para la recepción de mercancía
124
9
Formato propuesto para reportes de material obsoleto o dañado
125
10
Formato para solicitud de mercancía
126
xii
ÍNDICE DE GRÁFICOS
GRAFICO Nº
Pág.
1
Control de inventarios
101
2
Estructura de control de inventarios
103
3
Normas y procedimientos
103
4
Control sobre recepción de mercancías
104
5
Niveles de inventarios
105
6
Resultados de la encuesta
106
7
Tiempo de requisición de compras
107
8
Registro de entradas y salidas / registro contable
107
9
Tiempo de envío de los movimientos de inventario al
Departamento de Contabilidad
108
10
Valoración de los inventarios
109
xiii
ÍNDICE DE FIGURAS
FIGURA Nº
Pág.
1
Modelo tradicional de inventario
45
2
Modelo de Lote Óptimo
46
3
Modelo de compra especulativa. Evolución del precio del bien
vs. la Inflación General
52
4
Modelo de compra especulativa. ahorro vs meses de compra
53
5
Secuencia de información para el control de inventarios
123
Introducción
1
INTRODUCCIÓN
Los organismos que forman parte de la administración pública deben cumplir con una
serie de requisitos para la ejecución de sus procesos administrativos basados en un
Plan Operativo Anual, que se presenta ante el Ministerio de Planificación y
Desarrollo, a fin de que el Estado pueda aprobar los recursos económicos necesarios
para su funcionamiento.
En este sentido, la Universidad Simón Bolívar requiere de unos controles adecuados
de entradas y salidas de sus materiales y suministros con la finalidad de presentar los
inventarios a costos reales. Como es sabido el proceso administrativo de las
adquisiciones y la ejecución presupuestaria de los órganos de Poder Nacional se
encuentran enmarcados por numerosas leyes, reglamentos, decretos, directivas,
publicaciones y órdenes emanadas de las distintas instancias que en él intervienen.
La disponibilidad presupuestaria de la Universidad Simón Bolívar y los múltiples
trámites administrativos a cumplir ante los diferentes entes que intervienen, generan
demoras desde el inicio del proceso del inventario hasta que se concreta la
distribución de los materiales y suministros. Esta situación ha venido afectando
sensiblemente la eficiencia de la ejecución presupuestaria por parte de la Universidad,
generando como consecuencia las insubsistencias presupuestarias sobre la
disponibilidad presupuestaria no comprometida, recursos éstos vitales para el apresto
operacional y funcionamiento de la Institución.
Después de evaluar la situación que atraviesa la Universidad se ha propuesto El
Diseño de un Modelo de Gestión para Lograr la Optimización del Control de
Inventario de Materiales y Suministros en la Universidad Simón Bolívar, con el
objeto de presentar recomendaciones que permitan minimizar los tiempos de
respuesta en los procesos administrativos, al momento de hacer las solicitudes de
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Introducción
materiales y suministros y controlar el inventario, cumpliendo con las metas
financieras establecidas en su Plan Operativo Anual y procurando evitar la dispersión
en la asignación de recursos presupuestarios. Para el logro de este objetivo se
tomaron en cuenta los criterios sustentados en las bases legales y administrativas que
tiene la Universidad Simón Bolívar.
El primer capítulo referido al “Planteamiento y formulación del problema”, donde se
señala la justificación, los objetivos de la investigación, alcance y limitaciones.
El segundo capítulo “Marco conceptual referencial”, donde se hace una revisión de la
literatura relacionada con el problema a investigar, contiene los antecedentes de la
investigación y de la Universidad Simón Bolívar, las bases teóricas y legales y la
definición de términos básicos.
El tercer capítulo “Marco organizacional”, donde se hace una breve reseña histórica
de la Universidad Simón Bolívar y del departamento de Compras y suministros.
El cuarto capítulo “Marco metodologico” explica la metodología utilizada y contiene
el diseño y tipo de investigación, población y muestra, operacionalización de
variables, técnicas e instrumentos de recolección de datos y su procesamiento.
El quinto capítulo “Presentación de los resultados” el cual contempla el análisis y los
resultados de la investigación dando cumplimiento a los objetivos específicos
establecidos para este estudio.
En el sexto capítulo “Propuesta de la investigación” se realiza una propuesta donde se
pueden apreciar algunas recomendaciones a la hora de implementar el modelo para el
control de entradas y salidas de los materiales y suministros.
En el sextimo capítulo “Conclusiones y recomendaciones” donde se formulan las
conclusiones del trabajo y se plantean algunas recomenaciones.
Finalmente se presenta la bibliografía utilizada para el desarrollo de la investigación.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
2
Capítulo I. Planteamiento del problema
3
CAPÍTULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1. Planteamiento del problema
Todo organismo de la Administración Pública a nivel nacional debe cumplir con una
serie de normativas para ejecutar sus procedimientos administrativos y activar medios
de financiamiento para la adquisición de sus materiales y suministros, para ello se
debe elaborar un Plan Operativo Anual y una asignación Presupuestaria.
Ciertamente, este requerimiento de estructurar un Plan Operativo Anual que esté
sustentado con el Presupuesto se origina de la visión de planificación en Venezuela,
la cual describe Giordani (1998), como:
Mecanismo ideológico que desarrolla el Estado con el propósito de
legitimar su acción. El rol que la planificación ha cumplido debe ser
entendido dentro de su propio devenir histórico, ligado a la forma del
Estado y a la forma de régimen que ha prevalecido en el país durante el
último cuarto de siglo (p. 106).
Adicionalmente, desde el año 1999 a raíz de la aprobación de la Constitución de la
República Bolivariana de Venezuela, se han presentado reformas en el sector público
y privado que han generado ciertas transformaciones a nivel institucional, generando
cambios en sus organizaciones y en los procedimientos administrativos y de
financiamiento. Entre estos procedimientos afectados se encuentra el área de compras
públicas para la adquisición y control de inventarios de materiales y suministros, el
cual refleja debilidades de control interno por no adaptarse a la nueva realidad legal
del país, ya que los aspectos novedosos de la Constitución requieren de la
actualización de la legislación que abarca las compras y contratos públicos, como por
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo I. Planteamiento del problema
ejemplo la Ley de Licitaciones, que se ocupa de regular las compras de la
administración pública en Venezuela.
Los fondos para las adquisiciones de materiales y suministros de las universidades del
sector público provienen de los ingresos ordinarios y extraordinarios del Estado.
En el caso que compete a esta investigación, en la Universidad Simón Bolívar se
ejecutan procedimientos administrativos y se solicitan los recursos financieros para
adquisición de materiales y suministros con cargo a su Presupuesto.
En la Universidad Simón Bolívar, los inventarios de materiales y suministros se
encuentran en el almacén del Departamento de Compras y Suministros. De acuerdo
con la política que la institución lleva a cabo con respecto al almacenamiento de
materiales y suministros, este departamento es el único responsable de administrar el
uso, custodia, existencia y control de entradas y salidas de los insumos solicitados por
las diferentes unidades a través del sistema SAINT.
No obstante, existen algunas unidades que son centros de compras y adquieren el
material específico que utilizan. Éstas son:
a) Biblioteca, que compra con su presupuesto los siguientes materiales: cintas
magnéticas, códigos de barra para libros, las tarjetas Copy Card y etiquetas
para las cotas de los libros.
b) Dirección de Servicios Telemáticos, encargada de comprar todo lo
relacionado con equipos de computación y sus accesorios.
c) Dirección de Planta Física, a través del Departamento de Mantenimiento,
tiene bajo su responsabilidad la supervisión, dotación y control de entradas y
salidas de los materiales que se utilizan en el área de: herrería, plomería,
carpintería, pintura y refrigeración.
d) Dirección de Servicios Multimedia, está integrada por los siguientes
departamentos:
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
4
Capítulo I. Planteamiento del problema
− Departamento de Audiovisuales: encargado de prestar servicios de
proyectores y retroproyectores a la parte académica que lo solicite. Sus
insumos son: bombillos, lámparas y otros accesorios que estos equipos
utilicen.
− Departamento de Producción Audiovisual: se encarga de los servicios de
videos pre y pos (eventos, conferencias, entre otros). Su insumo principal
son las cintas para los videos.
− Departamento de Producción de Multimedia: presta servicio de páginas
WEB y su insumo principal es la adquisición de programas de
computación para mantener actualizados los diseños de páginas WEB. La
Dirección se encarga de pedir las cotizaciones para las compras de los
insumos para las impresoras y cuando necesita materiales y suministros
los pide a través de una requisición de materiales al almacén principal.
e) La Unidad de Laboratorios: Está compuesta por seis laboratorios y se
encarga de adquirir los insumos específicos de cada laboratorio. Hay un
almacén central en la Unidad de Laboratorios donde se guarda la mercancía
en tránsito y cuatro almacenes ubicados en el Laboratorio B (Química), en el
Laboratorio C (Electrónica), en el Laboratorio D (Física) y en el Laboratorio
E (Materiales).
Todas las unidades que son centros de compras poseen su propio almacén. Estos
almacenes compran sus materiales específicos, pero también tienen la facultad de
adquirir materiales y suministros generales cuando no hay existencia en el almacén
central.
Por otra parte, a pesar de contar con una base legal para la administración del
presupuesto para la adquisición de materiales y suministros, se observan debilidades
en los centros de compras producto de la falta de control del inventario. Entre ellas se
pueden mencionar:
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
5
Capítulo I. Planteamiento del problema
- la diferencia que existe entre la asignación y ejecución presupuestaria,
manifestándose en la rendición y ejecución mensual del Presupuesto. Esto como
producto de la carencia de un control centralizado en las compras y el stock de
inventarios de materiales y suministros.
- influencia de factores externos que inciden directamente en los procedimientos
administrativos de control de costo de los inventarios, tales como: tipo de
cambio, inflación, presentación de ofertas por parte de proveedores, entre otros.
- limitaciones en los procedimientos producto de factores internos tales como:
selección de proveedores y período de compras (demora).
- demora en los procesos de contabilización de inventarios y compra de
materiales y suministros, sin determinar la disponibilidad en la asignación
presupuestaria e independientemente del nivel de gasto que implique.
- incremento de los costos de los materiales y suministros en el proceso de
adquisición, debido al largo período de ejecución de los procedimientos
administrativos.
- los proveedores no pueden dar garantía en la existencia de bienes (stock),
debido al largo período de ejecución de los procedimientos administrativos.
- retardo en la toma de decisiones y en el control administrativo para la
adquisición de materiales y suministros.
Los problemas antes mencionados afectan la eficiencia de la administración en el
Departamento de Compras y Suministros, la cual no va acorde con la estructura
operacional.
Por tanto, aun cuando se hace indispensable cumplir con los
requerimientos legales y administrativos, se deben tomar medidas efectivas
planificadas en forma estratégica para que los procesos administrativos de
adquisición y control de los inventarios de materiales y suministros, se cumplan en
forma expedita, tomando en cuenta las metas pautadas del Plan Operativo Anual y en
su Presupuesto Anual, los cuales incluyen las proyecciones económicas del enfoque
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
6
Capítulo I. Planteamiento del problema
tradicional normativo, considerando objetivamente los instrumentos de referencias
para la asignación y distribución de los recursos financieros del Estado.
De acuerdo con este planteamiento, en esta investigación se realizó un diagnóstico de
la situación actual del control de inventarios sobre materiales y suministros del
Departamento de Compras y Suministros, con la finalidad de presentar
recomendaciones que permitan que los procesos administrativos sean efectivos y
eficientes, siempre cumpliendo con las normativas legales que lo regulan. Esto
permitirá el mejor desempeño organizacional, basado en una asignación
presupuestaria suficiente, supervisada por los entes contralores durante su ejecución y
en el cumplimiento de su Plan OperativoAnual, logrando el registro oportuno de los
pagos generados a través de un modelo de control de gestión.
La motivación e interés personal en el desarrollo de esta investigación surgió de la
necesidad de dar respuestas oportunas en el plano operacional para el funcionamiento
eficiente de la organización, considerando que se deben buscar posibles soluciones
que permitan el cambio de los esquemas vigentes en los procesos administrativos
para el control de inventarios de materiales y suministros por parte del Departamento
de Compras y Suministros.
Esta formulación de recomendaciones involucró aspectos como registro del
inventario, procesos de compra de materiales y suministros, métodos de análisis de
precios, costos, registro de proveedores, estrategias para las adquisiciones, stock de
materiales y suministros (que por sus características puedan mantener el inventario a
un menor costo), técnicas de negociación, técnicas para la reducción de costos, entre
otros. Estos aspectos pueden permitir que los procesos administrativos sean más
efectivos y cumplan sus funciones a tiempo determinado, cubriéndose así las
expectativas del área operacional y funcional de la Universidad Simón Bolívar.
Por otra parte, uno de los elementos que debe tomar en consideración el
Departamento de Compras y Suministros y la alta gerencia de la Universidad es el
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
7
Capítulo I. Planteamiento del problema
peso determinante del control de inventarios para la operatividad efectiva de la
organización.
Aun en ambientes económicos estables la planificación no es un asunto fácil. Los
procesos administrativos son por naturaleza de largo plazo y requieren estabilidad. En
cambio, las fuerzas del mercado son dinámicas y otros factores como inseguridad en
las entregas de materiales y suministros o deficiencias en su calidad, además de la
carencia de una data confiable en los registros, dificultan la labor de acoplar un
proceso volátil con un proceso estable. Por tanto, es imprescindible llevar un control
de los procesos, tanto administrativos como operativos, para así lograr la
optimización de los mismos con el propósito de obtener resultados rentables.
Para llegar a este control en el área de almacén se deben tomar en consideración
sistemas de inventario que ayuden a la gestión del administrador. Es por eso que
existen diferentes modelos de inventario que ayudan a la labor de controlar los
niveles permitidos de inventario, garantizando la minimización de los costos de
inventarios y ayudando al cumplimiento de las metas y objetivos propuestos.
Cabe agregar que estos modelos facilitan el determinar la cantidad económica o
tamaño óptimo de pedido que minimiza el costo total del inventario, logrando un
balance entre los costos de adquisición y los costos de mantenimiento básico para no
sobrepasar la asignación presupuestaria. Igualmente determinan el punto de
reposición o re-orden y los niveles de inventarios máximos y mínimos. Esto ayuda a
definir el stock de seguridad necesario para garantizar la satisfacción de los usuarios
de ese inventario.
Para poseer un inventario acorde con las exigencias de la organización se debe
elaborar un modelo de gestión de stocks, así como determinar con qué frecuencia
debe comprobarse el nivel de inventarios existente. Para ello se cuenta con los
modelos de gestión:
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
8
Capítulo I. Planteamiento del problema
1.- Modelo Determinístico, donde la demanda y el tiempo de suministro es
conocido. Este modelo se compone de dos sistemas: el primero de cantidad
fija de pedido y el segundo de período fijo.
2.- Modelo Probabilístico, donde las demandas y los tiempos de suministros
pueden ser aleatorios y ciertos, ciertos y ciertos, aleatorios y aleatorios, y
ciertos y aleatorios. Como en el modelo anterior, existen dos sistemas: el de
cantidad fija de pedido y el de período fijo.
A fin de conocer cuál es el modelo de gestión gerencial de inventario para
lograr la optimización del control de entrada y salida de materiales en el
Departamento de Compras y Suministros, se efectuó un recorrido en la sede con la
finalidad de tener una visión general del sistema que utilizan, lo cual permitió la
recolección de la siguiente información:
− El proceso que se cumple actualmente para llevar el control de inventario está
acompañado de una serie de formatos, los cuales son llevados a mano
diariamente.
− No se realiza un cuadre diario de las entradas y salidas de materiales.
− No se cuenta con un sistema automatizado para el control de inventario.
− Se observó una pérdida de tiempo (horas-hombre) para contabilizar los
inventarios en el almacén.
− En algunas oportunidades se ha requerido del suministro de materiales que no
están disponibles en el almacén y se han comprado con carácter de urgencia.
− Existen varias áreas en la Universidad que realizan compras y cuentan con
almacenes de materiales y suministros, lo que dificulta el control y la
supervisión por parte del Departamento de Compras y Suministros.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
9
Capítulo I. Planteamiento del problema
10
Gracias a esta evaluación realizada durante la etapa de diagnóstico para la
presentación de la propuesta de investigación, se detectó el manejo inapropiado del
control de los inventarios, los cuales se llevan en forma manual y obsoleta,
incurriendo en costos elevados.
Igualmente se pudo averiguar que el Departamento de Compras y Suministros no
utiliza un sistema automatizado de inventarios que permita llevar una de gestión
administrativa gerencial eficiente y efectiva, acorde a los requerimientos del área. Por
tanto, si se aplicara un modelo de gerencia estratégica en cuanto a dirección y
organización de inventarios y control automatizado, sería importante preguntarse si
esto lograría mejorar los procesos administrativos y operativos en el almacén y de
esta manera lograr la rentabilidad deseada.
Por otro lado, en el presente estudio se propone el Diseño de un Modelo de gestión
que permita optimizar el control de Inventario de Materiales y Suministros en el
Departamento de Compras de la U.S.B., realizado bajo el esquema propio de las
necesidades de los usuarios, ya que los sistemas contables automatizados con que
cuentan algunas de las instituciones de este sector son paquetes comprados
o
sistemas desarrollados por analistas. En el primer caso, la contabilidad de la
institución está amoldada a las características del software adquirido y no está sujeto
a las particularidades reales de la institución. En el segundo caso, la organización
cuenta con un analista de sistemas o contrata los servicios para el diseño del sistema.
1.2. Delimitación espacial
El presente trabajo de investigación está orientado a diseñar un modelo de gestión que
permita lograr la optimización del control de Inventario de Materiales y Suministros
del Departamento de Compras y Suministros.
1.3. Delimitación temporal
Se analizó el proyecto sobre las bases legales, jurídicas y reglamentarias que rigen
actualmente a la Universidad Simón Bolívar, debido a que se dispone de
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo I. Planteamiento del problema
documentación que soportó el estudio, y que permitió formular propuestas y
recomendaciones no sólo en materia de planificación presupuestaria y de control de
gestión de inventario, sino también en materia legal.
1.4. Acción social
El diseño de un modelo de gestión que permita optimizar el control de inventario de
materiales y suministros para del Departamento de Compras y Suministros, permitirá
a los usuarios del mismo obtener nociones básicas para efectuar los respectivos
análisis y apoyar las recomendaciones presentadas.
1.5. Sujetos sociales
La Universidad Simón Bolívar, la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), el
Consejo Nacional de Universidades (C.N.U.) la Oficina de Planificación del Sector
Universitario (O.P.S.U.) y demás organismos que conforman el Sector Público,
facilitaron información para el desarrollo del presente proyecto.
1.6. Objetivos del estudio
Con base en el planteamiento del problema, se presenta el objetivo general y los
objetivos específicos.
1.6.1. Objetivo general
Diseñar un modelo de gestión para optimizar el control de inventario de materiales
y suministros del Departamento de Compras y Suministros en la U.S. B.
1.6.2. Objetivos específicos
Entre los objetivos específicos, se encuentran:
− Realizar un análisis de la situación actual de los procesos utilizados en los
almacenes del Departamento de Compras y Suministros para mantener el
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
11
Capítulo I. Planteamiento del problema
registro de los materiales y suministros, con la finalidad de establecer sus
fortalezas y debilidades.
− Estudiar los diferentes enfoques de modelos gerenciales de inventarios que se
adapten a la estructura y a los procesos que se llevan a cabo en la U.S.B.
− Realizar las recomendaciones para la implantación del modelo de gestión
para lograr la optimización del control de entradas y salidas de materiales y
suministros del Departamento de Compras y Suministros.
1.7. Justificación e importancia
El estudio realizado para diseñar un modelo de gestión que permita optimizar el
control de inventario se consideró importante debido a su grado de complejidad y la
responsabilidad directa e indirecta tanto de los entes que intervienen internamente
como de las organizaciones externas (ONAPRE y el Ministerio de Planificación).
Por otra parte, es relevante resaltar que se incluyó en la investigación el concepto de
“modelo de control de gestión”, el cual está considerado en la formulación de
propuestas, ya que permitirá a la alta gerencia de la Universidad Simón Bolívar
conocer y dar juicio de valor sobre la eficiencia con que se están llevando a cabo el
control de inventario de materiales y suministros, así como conocer cómo se están
utilizando los recursos económicos del presupuesto asignado, lo cual favorecerá no
sólo al desempeño de las operaciones de la Universidad sino al cumplimiento de su
misión ante el país.
De acuerdo con los resultados obtenidos, si se aplican las recomendaciones que se
presentan en esta investigación, el Departamento de Compras y Suministros podrá
conocer si es eficiente el control de gestión en el inventario y sobre la base de la
información recabada y el modelo elaborado se podría aplicar la filosofía de calidad
total. Esta investigación servirá de marco referencial a futuras investigaciones que se
realicen, con el propósito de mejorar y afinar la gestión. Esto es un factor motivador
ya que no sólo permitirá conocer las actividades del Departamento de Compras y
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
12
Capítulo I. Planteamiento del problema
Suministros, además facilitará, bajo esta modalidad, perfeccionar el proceso de
compras y control de inventarios de las universidades del sector público.
En el terreno personal, el resultado de este trabajo constituyó un gran reto, ya que la
aplicación de las propuestas de la investigación permitió la realización de un trabajo
en beneficio institucional, porque los investigadores contaran con experiencia y
desarrollo profesional en el manejo de la gestión para el control de inventario, que
garantizará un alto nivel de control de gestión.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
13
Capítulo II. Marco conceptual referencial
CAPÍTULO II
MARCO CONCEPTUAL REFERENCIAL
2.1. Antecedentes de la investigación
Entre las investigaciones realizadas en universidades y centros de investigación en
diferentes trabajos especiales de grado que se relacionan con el tema objeto de
estudio y que sirvieron para motivar y dar una guía a los investigadores, se pueden
mencionar los siguientes:
León y Pérez (1999) llevaron a cabo un diagnóstico de la situación de las empresas en
cuanto al sistema contable actualmente utilizado, determinando sus fortalezas y
debilidades. Se concluye que las empresas del sector deben aplicar un sistema
contable estructurado por módulos que abarquen el movimiento contable, control de
inventario y el costo de la producción; estableciendo las cuentas que deben ser
consideradas para el movimiento contable de la empresa de acuerdo al objeto de la
misma y aplicar criterios de control interno. El aporte de este estudio a la
investigación estuvo enmarcado en la consideración del control de inventario en el
sistema de la empresa el cual sirvió de base para la propuesta.
En 1998 Molina y Uban evaluaron los tipos de modelos de control de inventarios y
organizacional, frecuencia de las transacciones; tipo, gravedad y causas del problema.
El modelo propuesto se fundamentó en la valoración y valuación del inventario,
medición del ingreso, la planeación y aplicación del inventario físico; en tal sentido,
el sistema computarizado de control de inventarios fue la base que sustentó la
propuesta de investigación para el Departamento de Compras y Suministros.
Orense (1997) muestra la necesidad de crear un sistema adecuado de control de
inventarios, debido a la carencia de normas, políticas y reglas definidas que rijan los
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
14
Capítulo II. Marco conceptual referencial
procedimientos a seguir en el área, debido al deficiente sistema de control de los
inventarios de productos terminados, ya que no incluye todas las tareas y
responsabilidades asignadas al personal involucrado en el proceso, impidiendo que
todos los documentos lleguen al lugar de transcripción. Esta investigación representa
una útil referencia para el actual estudio, debido a que, refleja en su diagnóstico, el
propósito de mejorar y verificar la inexistencia de controles en los inventarios de
productos terminados, en cuanto al correcto flujo de información entre el área de
almacén y contabilidad, ofreciendo así, una herramienta para la correcta toma de
decisiones, disminuyendo a su vez, las constantes insatisfacciones de los clientes
motivado por faltantes de existencias que vienen repercutiendo directamente en los
resultados operativos de la empresa. El aporte de este estudio a la investigación del
Trabajo Especial de Grado se basó en la metodología de análisis utilizada para la
presentación de la Propuesta del Sistema de Control de Inventario, a objeto de
determinar su aplicación en el Departamento de Compras y Suministros.
Moreno (1996) propone un sistema administrativo que permitía controlar los
inventarios de materia prima, repuestos y productos terminados, contribuyendo a
solucionar gran parte de los problemas de la empresa inherentes a los inventarios, con
la finalidad de generar información más confiable que se reflejara en sus estados
financieros. El autor llegó a la conclusión de que los actuales controles para el
manejo de los inventarios no eran los correctos, debido a la ausencia de formatos y de
otros documentos que reúnan todos los requisitos para registrar los datos; así como la
forma tradicional y práctica con que se desempeñan las funciones dentro de esta
organización.
La relación de esta propuesta con la presente investigación del Trabajo Especial de
Grado se fundamenta en la búsqueda de soluciones por la falta de controles, poca
importancia para uso de formatos y documentos como “orden de compra y la nota de
entrega del proveedor” para el ingreso de materiales, los cuales tienen estrecha
relación con la propuesta planteada para el Departamento de Compras y Suministros
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
15
Capítulo II. Marco conceptual referencial
Bonilla (1996) demostró la importancia que conlleva el establecimiento de controles
efectivos en el área de inventarios para garantizar una buena administración que
contribuya a la correcta toma de decisiones. Además resaltó la aplicación de ciertas
normas de control para una correcta toma física de inventarios, incluyendo los cortes
de documentos y el registro oportuno de las operaciones. Este trabajo ofreció aportes
necesarios para el desarrollo de esta investigación, ya que permitió definir las
consecuencias que ocasiona el no llevar un control efectivo de inventarios.
Gonzalo (1996) señala que la tarea de administrar los inventarios consiste en
controlarlos mediante la elección del momento para colocar un pedido y de la
cantidad por pedir, teniendo en cuenta la demanda y los costos de mantenimiento.
Asimismo, indica que cada situación de existencias presenta su propio y exclusivo
conjunto de problemas y que para seleccionar el sistema de control de inventarios que
se ajuste a las necesidades de la empresa depende de obtener la mayor información
disponible para ponerlo en práctica y del grado de rendimiento que se exija del
inventario. En tal sentido, el aporte de este estudio a la investigación del Trabajo
Especial de Grado se fundamentó en la planificación y el control de inventario para
el modelo de gestión que permita la optimización del control de Inventario de
Materiales y Suministros para el Departamento de Compras y Suministros.
Acevedo (1985) define diferentes alternativas para el mejoramiento de los procesos,
políticas y controles basados tanto en un marco teórico como en un criterio de
selección, y por último señala la propuesta y los pasos a seguir para su implantación,
la cual es suministrada a la gerencia a fin de que analice su factibilidad.
Rojas (1995) mediante la aplicación de redes establece las características actuales del
proceso de inventario de una empresa poniendo en evidencia deficiencias que serán
mejoradas mediante la aplicación de un modelo de control de inventario. Entre otras
cosas, enumera y define las variables que intervienen en el proceso de inventario,
como son: demanda, punto de pedido, la incertidumbre y la planificación para tener
una gestión de inventario eficiente.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
16
Capítulo II. Marco conceptual referencial
Naranjo (1995) propone realizar mejoras y actualizar el sistema de control de
inventario, proporcionándole a la empresa mayor dinamismo en cuanto a la
organización,
procedimientos, personal y supervisión. Este aporte fue de gran
utilidad respecto a la importancia que representa realizar mejoras en el manejo de los
inventarios, así como la actualización de sistema de control de los mismos. Por lo
tanto, este trabajo se relaciona con el Trabajo especial de Grado propuesto, por
considerar como fundamento el dinamismo que se le inyecta a la organización y su
efecto en el control de los inventarios, además de la importancia que ésta representa
para el Departamento de Compras y Suministros, debido a la ausencia de un
adecuado sistema de control de inventario.
García (1995) logra determinar que hay una serie de fallas referidas especialmente a
las discrepancias que existen en los controles internos, como el hecho de que las
cantidades registradas en los inventarios no coincidan con las cantidades físicas en el
almacén. Es por ello que el proceso de toma de decisiones, planificación y
programación no se basa en una información confiable. Este se vincula con el
presente estudio, en la agilización del proceso de toma de decisiones y planificación
en la organización de una forma correcta, por lo que es indispensable crear un modelo
administrativo de control para un excelente manejo del inventario de productos
terminados.
En 1993 Rey destaca la necesidad de un control en los inventarios para manejar
efectivamente los niveles óptimos de las existencias para minimizar los costos, a fin
de obtener una sana administración de los mismos, solventando los incumplimientos
en los compromisos con los clientes. Las ideas expresadas a través del antecedente
mencionado concuerdan claramente con la presente investigación dada la afinidad en
lograr un manejo eficiente de los inventarios mediante modelos de control, tanto
contables como administrativos.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
17
Capítulo II. Marco conceptual referencial
2.2. Bases teóricas
Las bases teóricas que conformarán la presente propuesta de investigación y que será
fuente fundamental del marco teórico de la investigación definitiva, estarán enfocadas
hacia algunas de las teorías que sustentarán el Diseño de un Modelo de gestión para
lograr la optimización del control de Inventario de Materiales y Suministros en
el Departamento de Compras y Suministros en la Universidad Simón Bolívar.
A partir de una revisión bibliográfica de autores como Redondo (1999), Brito (1999)
y Silva (1990) se analizarán los conceptos de inventario, registro de inventarios,
modelos y estrategias.
2.2.1. Teoría de la administración
2.2.1.1. Principios de la administración científica
Según Chiavenato (1999):
La preocupación de racionalizar, estandarizar y establecer normas de
conducta al administrador condujo a la mayoría de los ingenieros de la
administración científica a pensar que estos principios podían aplicarse a
todas las situaciones posibles de la empresa, luego de interpretar y
tabular todos los datos de los resultados los debemos presentar ya sea en
forma escrita o en forma gráfica. Cada autor buscó establecer sus propios
principios de administración. Un principio es una afirmación válida de
una determinada situación prevista; es una previsión anticipada de lo que
deberá hacerse cuando ocurra aquella determinada situación (p. 57).
Dentro de la profusión de principios defendidos por los diversos autores de la
administración científica, los más importantes son:
2.2.1.2. Principios de la administración científica de Taylor
Según Chiavenato (1999), para Taylor la gerencia adquirió nuevas atribuciones y
responsabilidades descritas por los cuatro principios siguientes:
•
Principio de Planeación. Sustituir en el trabajo el criterio
individual del operario, la improvisación y la actuación empíricopráctica, por los métodos básicos en procedimientos científicos.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
18
Capítulo II. Marco conceptual referencial
•
•
•
Sustituir la improvisación por la ciencia, mediante la planeación
del método.
Principio de la Preparación. Seleccionar científicamente a los
trabajadores de acuerdo
con sus aptitudes y prepararlos,
entrenarlos, para producir más y mejor, de acuerdo con el método
planeado. Además de la preparación de la mano de obra, preparar
también las máquinas y equipos de producción, así como la
distribución física y la disposición racional de las herramientas y
materiales.
Principio del Control. Controlar el trabajo, para certificar que el
mismo está siendo ejecutado de acuerdo con las normas
establecidas y según el plan previsto. La gerencia debe cooperar
con los trabajadores para que la ejecución sea la mejor posible.
Principio de la Ejecución. Distribuir distintamente las atribuciones
y las responsabilidades, para que la ejecución del trabajo sea
disciplinada (pp. 57-58).
2.2.1.3. Otros principios implícitos de administración científica de Taylor
Chiavenato (1999) considera otros principios que Taylor enunció en forma dispersa
en su obra:
•
•
•
•
•
•
•
•
Estudiar el trabajo de los operarios, descomponerlo en sus
movimientos elementales y cronometrarlo para después de un
análisis cuidadoso, eliminar o reducir los movimientos inútiles y
perfeccionar y racionalizar los movimientos útiles.
Estudiar cada trabajo antes de fijar el modo como deberá ser
ejecutado.
Seleccionar científicamente a los trabajadores de acuerdo con las
tareas que le sean atribuidas.
Dar a los trabajadores instrucciones técnicas sobre el modo de
trabajar, o sea, entrenarlos adecuadamente.
Separar las funciones de planeación de las de ejecución, dándoles
atribuciones precisas y delimitadas.
Especializar y entrenar a los trabajadores, tanto en la planeación y
control del trabajo como en su ejecución.
Preparar la producción, o sea, planearla y establecer premios e
incentivos para cuando fueren alcanzados los estándares
establecidos, también como otros premios e incentivos mayores
para cuando los patrones fueren superados.
Estandarizar los utensilios, los materiales, la maquinaria, el
equipo, los métodos, y procesos de trabajo a ser utilizados.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
19
Capítulo II. Marco conceptual referencial
•
•
•
Dividir proporcionalmente entre la empresa, los accionistas, los
trabajadores y los consumidores las ventajas que resultan del
aumento de la producción proporcionado por la racionalización.
Controlar la ejecución del trabajo, para mantenerlo en los niveles
deseados, perfeccionarlo, corregirlo y premiarlo.
Clasificar de forma práctica y simple los equipos, procesos y los
materiales a ser empleados o producidos, de forma que sea fácil su
manejo y uso (p. 57).
2.2.1.4. Principio de eficiencia de Emerson
Chiavenato (1999) explica:
Emerson popularizó la administración científica y desarrolló los
primeros trabajos sobre selección y entrenamiento de los empleados.
Los principios de rendimiento pregonados por Emerson en su libro The
Twelve Principles of Efficiency son los siguientes:
• Trazar un plan objetivo y bien definido, de acuerdo con los
ideales.
• Establecer el predominio del sentido común.
• Mantener orientación y supervisión competentes.
• Mantener disciplina.
• Mantener honestidad en los acuerdos, es decir, justicia social en el
trabajo.
• Mantener registros precisos, inmediatos y adecuados.
• Fijar remuneración proporcional al trabajo.
• Fijar normas estandarizadas para las condiciones de trabajo.
• Fijar normas estandarizadas para el trabajo.
• Fijar normas estandarizadas para las operaciones.
• Establecer instrucciones precisas.
• Fijar incentivos eficientes al mayor rendimiento y a la eficiencia.
(Harrington, 1931, p.58)
Harrington se anticipó a la “Administración por objetivos” propuesta por Peter
Drucker en la década de los años 60, definida por los autores Stoner y Wankel (1989)
como: “La administración por objetivos se refiere a un conjunto formal o
moderadamente formal, de procedimientos que comienzan con el establecimiento de
metas y prosiguen hasta llegar a la evaluación del desempeño” (p. 354).
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
20
Capítulo II. Marco conceptual referencial
2.2.1.5. Principios básicos de Ford
Los principios básicos de Ford son los siguientes:
•
•
•
Principio de intensificación: Consiste en disminuir el tiempo de
producción con el empleo inmediato de los equipos y de la materia
prima y la rápida colocación del producto en el mercado.
Principio de la economicidad: Consiste en reducir al mínimo el
volumen de materia prima en transformación. Por medio de ese
principio, Ford consigue hacer que el tractor o el automóvil fuesen
pagados a su empresa antes de vencido el plazo de pago de la
materia prima adquirida, así como el pago de salarios.
Principio de la productividad: Consiste en aumentar la capacidad
de producción del hombre en el mismo período (productividad)
mediante la especialización y la línea de montaje. Así el operativo
puede ganar más, en un mismo período de tiempo, y el empresario
tener mayor producción. El esquema se caracteriza por la
aceleración de la producción por medio de un trabajo rítmico,
coordinado y económico (p.59)
2.2.1.6. Principio de excepción
En este orden de ideas, Chiavenato (1999) señala:
Taylor adoptó un sistema de control operacional bastante simple que
se basaba no en el desempeño medio, sino en la verificación de las
excepciones o desvíos de los patrones normales. En otros términos,
todo lo que ocurre dentro de los patrones normales no debe ocupar
demasiada atención del administrador. Este debería verificar
prioritariamente los hechos que estén fuera de los patrones, o sea, las
excepciones, para corregirlas adecuadamente. De esta forma, tanto los
desvíos positivos como los negativos que estuvieren fuera de los
patrones normales deberían ser rápidamente identificados y
localizados para la debida toma de decisiones (p. 60).
El principio de excepción se fundamenta en informes condensados y resumidos que
muestran apenas los desvíos, omitiendo los hechos normales, volviéndolos
comparativos y de fácil utilización y visualización.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
21
Capítulo II. Marco conceptual referencial
2.2.2. Teoría sobre modelos administrativos gerenciales
2.2.2.1. Aplicables a la gestión de inventarios
Para tener a su disposición un abanico de soluciones a situaciones diversas el
administrador necesita conocer bien los distintos sistemas o modelos administrativos.
Sin embargo, una de las mayores dificultades que confrontan los especialistas en
ciencias gerenciales es el alcance limitado que tienen sus modelos y enfoques ante las
variadas situaciones que se presentan en este mundo cambiante.
Por lo antes expuestos, se puede decir que no existen modelos o recetas mágicas para
lograr la optimización de los procesos en las empresas, lo importante es evaluar cada
uno de ellos y seleccionar aquel o aquellos que permitan lograr los objetivos
deseados.
a) Desarrollo organizacional
En opinión de Colunga (1993), el Desarrollo Organizacional (DO) se define como:
Un proceso sistemático planificado, en el cual se introducen los
principios y las prácticas de las ciencias del comportamiento en las
organizaciones, con la meta de incrementar la efectividad individual
y de la organización. El Desarrollo Organizacional se inició y se ha
mantenido primordialmente como una forma de entrenamiento para
la alta dirección y para la gerencia media (p. 45).
El DO presenta un concepto dinámico de organización, cultura organizacional y
cambio organizacional, dentro de supuestos bastante avanzados para la práctica
administrativa.
Como señala Chiavenato (1999), el DO trata toda una gama de problemas de las
personas en las organizaciones. Existe una variedad de modelos del DO que son una
alternativa democrática y participativa muy interesante para la renovación y
revitalización de las organizaciones.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
22
Capítulo II. Marco conceptual referencial
b) Gerencia estratégica
Toda empresa procura formular y plasmar en la realidad de forma exitosa las
estrategias que le garanticen rentabilidad y crecimiento continuado en el futuro. Tal
es el caso de la empresa objeto del presente estudio. En vista de que actualmente está
afrontando problemas de dirección gerencial requiere de un modelo de gestión
orientado a decidir los objetivos de la organización y las políticas que van a regir la
adquisición, uso y la disposición de sus recursos.
La gerencia estratégica puede definirse, en opinión de David (1991), como “la
formulación, ejecución y evaluación de acciones que permitirán que una organización
logre sus objetivos”.
David (1991) esclarece este concepto cuando señala lo siguiente:
La formulación de estrategias incluye la identificación de las
debilidades
y fortalezas internas de una organización, la
determinación de las amenazas y oportunidades externas de una
firma, el establecimiento de misiones de la compañía, la fijación de
objetivos, el desarrollo de estrategias alternativas, el análisis de
dichas alternativas y la decisión de cuáles escoger. La ejecución de
estrategias requiere que la firma establezca metas, diseñe políticas,
motive a sus empleados y asigne recursos de tal manera que las
estrategias formuladas puedan ser llevadas a cabo en forma exitosa
(p.25).
c) Mejoramiento continúo
El nuevo sistema de gerencia de mejoramiento continuo identifica el desperdicio, lo
elimina, y evita que vuelva a aparecer.
2.3. Teoría de inventario
2.3.1. Origen de los inventarios
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
23
Capítulo II. Marco conceptual referencial
Es opinión de los investigadores que se debe analizar la evolución de los inventarios
en vista de la importancia que éstos tienen ya que forman parte de los activos
empresariales y constituyen un elemento indispensable para la toma de decisiones.
La realización de actividades de movimiento y almacenamiento de productos y
mercaderías se remonta a los orígenes de la historia. A lo largo del siglo pasado, las
empresas descubrieron que los inventarios permiten desacoplar los procesos y
facilitan la respuesta y el control de los mismos, ya que cada eslabón debe estar
pendiente del proceso que le antecede. Esta facilidad tiene su precio, ya que esto
implica tener mayores inventarios. Adicionalmente a esto, las empresas descubren
que de esta manera se generaba una visión fragmentada de la organización y no de su
conjunto.
Cabe destacar, que el manejo de inventarios ha llegado a ser uno de los problemas de
la administración de empresas debido a que es un componente fundamental de la
productividad. Las empresas hoy por hoy deben ser productivas para sobrevivir y
para mantenerse competitivas deben saber qué tipo o modelo de inventario deben
mantener.
Los inventarios forman un vínculo entre la producción y la venta de un
producto. El inventario de productos terminados permite a la empresa
tener flexibilidad en sus programas de producción y en su estrategia de
mercado. No es necesario adaptar la producción directamente a las
ventas. Las grandes existencias permiten atender de modo eficiente las
demandas de los clientes. Las ventajas tradicionalmente alabadas de
inventarios incrementados son, por tanto, diversas: la empresa puede
llevar a cabo economía de producción y compras y puede despachar los
pedidos con mayor rapidez, lo que hace a dicha empresa ser flexible
(Juran, 1977, p. 24).
Por otro lado, existen desventajas. Una de ellas es el costo total de mantener el
inventario, incluyendo los costos de almacenamiento y manejo y el rendimiento
requerido sobre el capital inmovilizado en inventarios. Otra de las desventajas es el
peligro de caer en el desuso. Para el gerente de la organización la inclinación es a
Inventarios relativamente grandes. Para el director de compras también es favorable
ya que con frecuencia puede obtener descuentos por cantidades con grandes pedidos.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
24
Capítulo II. Marco conceptual referencial
Corresponde al director financiero frenar la tentación de mantener grandes
existencias. Esto se hace obligando a tomar en cuenta el costo de los fondos
necesarios para mantener inventarios, así como también, quizás, los costos de manejo
y almacenamiento.
En los últimos años del siglo pasado y en la actualidad se ha incrementado el apoyo
hacia el cuestionamiento del administrador financiero acerca del mantenimiento de
grandes inventarios. Esto tiene su razón en la comprensión de sistemas de control de
inventarios. Dichos modelos administrativos rompen con el concepto convencional
de mantener grandes existencias como paliativos contra la incertidumbre.
2.3.2. Concepto de inventario
Según Moskowitz (1982), los inventarios se definen como “la cantidad de artículos,
mercancías y otros recursos económicos que son almacenados o se mantienen
inactivos en un instante de tiempo dado” (p. 560).
De este concepto se despejan los tipos de inventarios posibles para una empresa;
según el autor Moskowitz (1982):
9 Inventario de materia prima: La Materia Prima comprende los
elementos principales que entran en la elaboración de un
producto, pero a las cuales todavía no se ha aplicado ningún
trabajo de transformación por parte de la empresa.
9 Inventario de productos en proceso: Son bienes o artículos cuya
transformación no se ha terminado para la fecha del balance, y
que representan un valor real acumulado correspondiente a
materiales, mano de obra y horas máquinas utilizadas.
9 Inventario de productos terminados: Son productos que se
encuentran manufacturados 100% en los almacenes de la
empresa. Sirven para satisfacer la demanda de los clientes.
9 Inventario de suministro: Artículos terminados que se adquieren
para ser usados en el proceso de fabricación en forma directa o
individualmente y que por razones de costo o cantidad no se
computan por unidad producida (p. 561).
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
25
Capítulo II. Marco conceptual referencial
2.3.3. Clasificación de los inventarios
Según Buffa (1985), los inventarios se clasifican en:
•
•
•
•
•
•
Inventario en tránsito: Son las existencias mínimas que deben
poseer los elementos que integran un sistema de producción de
inventario para satisfacer la demanda durante el período en tránsito,
donde se debe cubrir exactamente el tiempo que dura el transporte
desde la fábrica hasta el consumidor final; a razón de las fases de
demanda de manera que no se produzcan demanda insatisfecha.
Inventario cíclicos: Es el que se asocia con la cantidad que se debe
solicitar y que corresponde al ciclo de las demoras del sistema,
considerando la tasa de la demanda promedio.
Inventario de seguridad: Son los que sirven para absorber las
posibles variaciones de la demanda típica. Estos inventarios existen en
un lugar dado de la empresa, como incertidumbre de la oferta y la
demanda de unidades en tal lugar u otro.
Inventario estacionales: Son los que sirven para satisfacer la
demanda cuando la misma se incrementa en determinados períodos
de tiempo, de manera que en los períodos de tiempo en que las
existencias excedan de la demanda promedio, serán las utilizadas para
satisfacer la demanda promedio que supera a la producción real
uniforme en otros períodos de tiempo.
Inventario de previsión: Se tiene con el fin de cubrir una necesidad
perfectamente definida.
Inventario de contingencia: Son aquellos que funcionan para
solventar cualquier situación que se pretende y sirva incluso según las
condiciones que se susciten como inventarios de seguridad (p. 23).
2.3.4. Contabilización y valuación de inventarios
El inventario es la propiedad tangible que se espera vender en el curso ordinario del
negocio. El inventario puede consistir de materias primas, o estar en varias etapas de
producción (productos en proceso), o puede constar de productos terminados (Bornes,
1998, p. 21).
Un objetivo muy importante de la contabilización de inventarios es la imputación de
los costos a los ingresos para asegurar la medición apropiada de las utilidades de
acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
La contabilización de los inventarios se basa en el costo (principio
básico), que se define como el precio pagado o la compensación
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
26
Capítulo II. Marco conceptual referencial
entregada para adquirir el artículo. El costo es igual a la suma de todos
los desembolsos y cargos, directos o indirectos, necesarios para que
los inventarios adquieran su condición actual y se encuentren en su
ubicación actual. El costo puede determinarse por el método de la
identificación específica o por métodos (UEPS, PEPS, o Promedio),
que suponen cierto movimiento de los costos. Un objetivo importante
en la sección de métodos de costeo del inventario es escoger el
método que, dadas las circunstancias, mejor refleja la utilidad
periódica (Bornés, 1998, pp.21-22).
Cuando en el curso normal de las operaciones el valor neto de realización del
inventario se vuelve menor que su costo. Se valúa el inventario de acuerdo con el
costo o mercado _ el más bajo_. Esta valuación puede hacerse artículo por artículo,
para distintas categorías dentro del inventario, o para el total del inventario.
El mercado se define como el costo corriente de reposición, ya sea por compra o
reproducción, excepto que debe limitarse a un máximo o a un mínimo. La evaluación
del inventario por medio del costo o mercado _ el más bajo_ resulta en el registro de
pérdidas, pero no de utilidades, con anterioridad a la venta del inventario. Se utilizan
los inventarios iniciales y finales para determinar el costo de las ventas del ejercicio.
UEPS (último en entrar primero en salir) y PEPS (primero en entrar primero en salir)
son los dos métodos del costeo del inventario empleados para medir el "movimiento
de los costos". El método PEPS relaciona el primer costo incurrido con el primer
ingreso producido, mientras que el método UEPS relaciona el último costo incurrido
con el primer ingreso producido. En períodos de precios cambiantes, se relacionan
diferentes costos con los ingresos por ventas del mismo inventario, según el método
que se utilice, UEPS o PEPS.
El método UEPS relaciona los costos corrientes con los ingresos corrientes. Cuando
los precios suben, se imputan costos más altos a los ingresos corrientes. Cuando los
precios bajan, se imputan costos más bajos. Esto disminuye el impacto de las
ganancias o pérdidas por posesión (debidas a fluctuaciones del valor del inventario)
sobre la utilidad del ejercicio. Cuando la base de un inventario UEPS se agota
sustancialmente, con posterioridad a un extenso período de aumentos de precios, el
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
27
Capítulo II. Marco conceptual referencial
efecto acumulativo de los costos antiguos que se están imputando contra los ingresos
corrientes puede distorsionar la utilidad neta del período.
2.3.5. Costo de los inventarios
Para tomar decisiones sobre los inventarios, es necesario tomar en cuenta los costos
que se ven afectados por cada decisión específica; Plossl (1987) explica las clases de
costos que se consideran:
•
•
Costos de pedido: Estos costos están referidos a todos aquellos al
colocar pedidos de compra para adquirir material de un proveedor a
los provenientes de papeleo, arreglo de maquinarias, etc.
Costo de tenencia de inventario: Estos costos incluyen todos los
gastos en que incurre la compañía por el volumen de inventario que
lleva; se destacan los siguientes:
9 Por obsolescencia: Se incurren en estos costos al cesar las ventas
debido a patrones de ventas cambiantes y a deseos de los clientes.
Ejemplos: artículos de moda, de alta tecnología, entre otros.
9 Por deterioro: El material que se mantiene en inventario puede
humedecerse, secarse, ser ensuciado por el manejo o deterioro de
muchas maneras que impidan su uso o venta.
9 Por impuestos: Cuando los inventarios están sujetos a impuestos
municipales o estatales. Este tipo de costo no se aplica en nuestro
país.
9 De garantía: Los inventarios, son protegidos por un seguro
generalmente llevado como parte de las políticas de seguro de la
compañía.
9 De almacenamiento: El almacenamiento de los inventarios
requiere de una bodega con personal de supervisión y operativo,
de equipo de manejo de material, de registros necesarios, etc.
9 De capital: El dinero invertido en inventario no está disponible
para ser usado en otras actividades de la empresa, y de hecho,
puede ser pedido prestado a los bancos. El costo de pedir prestado
el dinero debe cargarse a la inversión en inventario como el costo
de capital.
9 Costos de agotamiento de Existencias: Estos costos son los
provenientes cuando el material no se encuentra disponible en el
momento que el cliente lo solicita, pueden perderse las ventas, por
ejemplo: el trabajo de procesar una orden regresada (embarque,
facturación, papeleo de control de inventario y tiempo extra).
9 Costos Asociados con la capacidad: Se incurren en estos costos
cuando es necesario aumentar o disminuir la capacidad, o cuando
por un tiempo existe demasiada o muy poca capacidad (tiempo
extra, subcontratación, entrenamiento, despido, ocio) (p. 28).
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
28
Capítulo II. Marco conceptual referencial
2.3.6. Administración de los inventarios
El término administración tiene dos significados: un grupo de personas que dirigen
las actividades de otras personas o un proceso que todas las personas utilizan para
lograr que la organización realice su trabajo.
De acuerdo con la Enciclopedia Biblioteca Mc Graw-Hill de Contabilidad (1992)
Las decisiones de la administración que tomen en cuenta factores tales
como pronósticos de ventas, la programación, la optimización de las
compras y los efectos de mantener cantidades excesivas (o insuficientes)
se conocen comúnmente como un sistema de administración de
inventarios, el cual persigue minimizar los gastos asociados con el
mantenimiento de los artículos y debe reconocer la interacción de las
decisiones sobre los inventarios con otras funciones en la compañía
(p.137).
La administración del inventario no consiste simplemente en llevar cuentas de los
materiales. Esta función es sólo una parte necesaria, pero no suficiente del problema
de administración del inventario. Deben existir metas para el comportamiento del
inventario, de manera que se puedan emprender las acciones necesarias para lograr
esas metas. Corresponde a la gerencia general formular las políticas de
administración y control del inventario. Esas políticas determinarán las inversiones en
inventario para un cierto período de planeación y para cada una de las diversas
categorías del mismo.
Desde el punto de vista de cualquier empresa, los inventarios representan una
inversión, ya que se requiere de capital para su adquisición. Y es con ellos que la
empresa va a realizar sus actividades. Por estas razones, es de vital importancia para
todo tipo de empresa, poseer una adecuada Administración de Inventarios.
La administración de inventarios, tiene tres propósitos fundamentales. El primero,
consiste en asegurar que los capitales inmovilizados en inventarios no sean excesivos,
porque ello puede generar insuficiencia de fondos, préstamos inútiles y gastos
financieros superfluos. El segundo es el mantenimiento de existencias que permitan
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
29
Capítulo II. Marco conceptual referencial
responder a un incremento eventual de la demanda o de compensar algún retardo en
el reaprovisionamiento de materiales, esto no es más que la necesidad de crear un
inventario de fluctuación o de seguridad. Y el tercero, es el de comprar materiales y
productos en cantidades suficientes para responder a las necesidades y exigencias de
los clientes.
Tomando la misma fuente bibliográfica de la Enciclopedia (1992), la Administración
de Inventarios se estudia desde cuatro niveles diferentes: Selección de Materiales y
Mercancías, Selección de Proveedores y Recepción de Mercancías:
•
Selección de materiales y mercancías: es la primera etapa de la
administración de inventarios y cualquier error en este nivel puede repercutir
en los siguientes. Aquí es necesario que se haga un estudio de los gastos y
necesidades de los consumidores para así seleccionar los productos y
materiales, preparar los presupuestos de compras y seleccionar
adecuadamente los proveedores. Así mismo la empresa debe realizar un
estudio de sus registros de inventarios, para determinar los artículos de mayor
y menor demanda, en un tiempo determinado. Los materiales deben llegar en
cantidades adecuadas y en el tiempo y condiciones establecidas, la selección y
evaluación de los materiales, es responsabilidad del área de control de calidad.
•
Selección de proveedores: Los proveedores deben ser consecuentes con sus
clientes, en lo que respecta al servicio, al tiempo de entrega y a la calidad de
los productos; a su vez de garantizar el reemplazo de todo artículo defectuoso
en plazos razonables. Para seleccionar los proveedores es importante
considerar criterios de precio, fiabilidad y servicio. El precio de la compra
incide directamente en el precio de los bienes y servicios, esto no quiere decir
que se debe comprar a los precios más bajos del mercado, sino que hay que
tomar en cuenta la calidad, los gastos de transporte, descuentos, servicios y
crédito.
•
Recepción de mercancía: Se realiza para asegurarse de que los despachos
correspondan con los pedidos y para garantizar que éstos estén disponibles en
el momento que se necesiten.
La recepción de mercancías puede dar lugar a ciertos problemas, como:
9 Inconformidad del envío con relación al pedido.
9 Cantidades destinadas a las ordenadas.
9 Despachos incompletos por diversas razones.
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30
Capítulo II. Marco conceptual referencial
9 Precios erróneos.
9 Artículos dañados o defectuosos.
Para evitar esta serie de problemas al recibir la mercancía o los materiales, la empresa
debe tener un sistema que le permita verificar cada despacho contra la Orden de
Compra emitida. Cualquier diferencia de cantidad o precios debe ser anotada y
comunicada de inmediato al proveedor. En el caso de materiales dañados, la
reclamación debe hacerse sobre terreno.
Un buen sistema de almacenamiento de los inventarios contribuye a evitar el
deterioro, la pérdida y el uso incorrecto de los materiales y mercancías.
2.3.7. Objetivos de la administración de inventarios
Entre los objetivos de la administración de Inventarios, se pueden mencionar:
•
Determinar la inversión óptima de inventarios de acuerdo a las posibilidades
financieras de la empresa.
•
Hacer coincidir los intereses y posibilidades, de producción, ventas y
finanzas; armonizando capacidad de producción, penetración en el mercado y
capacidad financiera.
•
Rotar adecuadamente las existencias para evitar deterioros, obsolescencia,
mermas o bien desperdicios.
•
Contar con las existencias suficientes para hacer frente a las demandas de los
clientes.
•
Evitar al máximo el dejar de realizar ventas por falta de mercancía.
•
Eliminar la posibilidad de detener la producción por falta de materia prima,
con los consiguientes costos al desaprovechar la capacidad instalada.
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31
Capítulo II. Marco conceptual referencial
2.3.8. Control interno de inventarios
Perdomo (1997) define el control interno de inventarios como:
Plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener
información segura, salvaguardar las mercancías, materia prima,
productos en proceso y productos terminados propios, en existencia y de
disponibilidad inmediata, que en el curso normal de operaciones están
destinados a la venta ya sea en su estado original de compra o después de
transformados (p.87).
A su vez, Perdomo establece los siguientes principios de control interno de
inventarios:
•
Separación de funciones de adquisición, custodia y registro contable.
•
Ninguna persona que interviene en Inventarios deberá tener acceso a los
registros contables que controlen su actividad.
•
El trabajo de empleados de almacén de inventarios será de complemento y no
de revisión.
•
La base de valuación de inventarios será constante y consistente (p.88).
De igual forma el mismo autor determina los objetivos del control interno de
inventarios:
•
Prevenir fraudes de inventarios.
•
Descubrir robos y substracciones de inventarios.
•
Obtener información administrativa, contable y financiera confiable de
inventarios.
•
Valuar los inventarios con criterio razonable, consistente y conservador.
•
Proteger y salvaguardar los inventarios.
•
Promover la eficiencia del personal de almacén de inventarios (p. 88)
2.3.9. Bases del control interno de inventarios
Las bases del control de inventario, son:
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32
Capítulo II. Marco conceptual referencial
•
Control contable de inventarios: Mediante el establecimiento del
sistema de inventario perpetuo, que descansa en tres cuentas del libro
mayor, denominadas, Almacén, costo de ventas, y ventas. La cuenta de
almacén tiene el carácter de colectiva, y su saldo es analizado por subcuentas, una para cada clase de artículo, formando el auxiliar de
almacén con tarjetas, hojas sueltas, discos o cinta magnética, donde se
registran todas las entradas, salidas y existencias de cada clase de
artículo, tanto en unidades como en importes a precio de costo, la suma
de saldos de las subcuentas del auxiliar de almacén, será igual al saldo
global de la cuenta mayor “Almacén”; cualquier discrepancia se
investiga y se corrige (Perdomo,1997, p.88).
La fuente de información para el registro, tanto en contabilidad como en el
departamento de almacén, deberá ser distinta, de tal forma que las facturas de
compra, pedidos de compras y notas de entrada al almacén, servirán a contabilidad
para los cargos a la cuenta de almacén; las notas de remisión del proveedor
servirán par anotar las entradas en unidades del departamento de almacén.
Para los créditos o abonos en contabilidad, se tomarán las copias de facturas de
venta y copias de las notas de salida de almacén; para anotar las salidas de unidades
en el departamento de almacén, se tomarán las notas firmadas de salidas de
almacén, así como las notas de entrega o embarque.
•
Autorización de compra, producción y venta de inventarios: El control de
entradas, será controlado por las compras y producción; el control de salidas,
será el control de las ventas.
Para el control de compras se requiere:
a.- Pedido de compra al proveedor – Requeridas
b.- Orden de compra – Requeridas
c.- Orden de producción – Requeridas
d.- Recepción de unidades por el almacenista
e.- Nota de entrada al almacén – Requeridas
f.- Nota de remisión del proveedor
g.- Factura del proveedor
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33
Capítulo II. Marco conceptual referencial
34
h.- Registro de compras
Para el control de ventas se requiere (Perdomo, 1997, p.89):
a.- Pedido del cliente - Requeridas
b.- Orden de entrega
c.- Orden de embarque
d.- Nota de remisión de venta
e.- Factura de venta
f.- Registro de ventas
•
Inventarios
físicos
periódicos:
Se
realizan
para
descubrir
errores,
irregularidades, equivocaciones, robos, etc., mediante la comparación del
inventario físico contra el auxiliar de la cuenta del libro mayor “Almacén”
(Perdomo, 1997, p.89).
La forma del inventario físico se sujetará a instrucciones por escrito según
instructivo, observando indicaciones, tales como:
9 El recuento sea ordenado
9 El recuento se hará periódicamente
9 De preferencia cuando el movimiento de almacén sea menor
9 El recuento se hará con personal que conozcan las mercancías
9 Se calificará el estado de conservación y antigüedad.
Al departamento de almacén, sólo tendrá acceso el personal de dicho almacén,
quién deberá estar afianzado. El recuento físico del inventario, deberá compararse
con el máximo o mínimo que indican las tarjetas del auxiliar del almacén, para
poder determinar y efectuar un control administrativo y tomar las decisiones
acertadas para alcanzar los objetivos de la empresa.
El control interno de inventarios debe estar enfocado a cubrir varios aspectos, sin
embargo el más importante es el de salvaguardar su valor como activo. Meigs
(1993)
define seis (6) funciones básicas que conlleva el control interno de
inventarios en:
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Capítulo II. Marco conceptual referencial
1. Funciones de compras: las funciones de compras, recepción y registro deben
estar claramente establecidas y en lo posible, dependientes de distintos
departamentos.
2. Funciones de recibo.
3. Funciones de almacenamiento.
4. Función de entrega: constancia de entrega contra solicitudes o requisiciones
hechas de manera ordenada.
5. Función de procesamiento.
6. Función de despacho y embarque: está ligada a las operaciones de venta de
los productos terminados, en este sentido las medidas de control deberán
prever que no se realicen despachos sin autorización adecuada,
generalmente emitida por el departamento de ventas (p.90).
2.3.10. Control interno de compras
Perdomo (1997) define control interno de compras como un: “Plan de organización
entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos
coordinados, que tienen por objeto obtener información segura, oportuna y confiable,
así como promover la eficacia de operaciones de adquisición o compra” (p. 93).
El mismo autor establece los siguientes principios:
1. Separación de funciones de adquisición, pago y registro de compras.
2. Ninguna persona que interviene en compras debe tener acceso a los registros
contables que controlen su actividad.
3. El trabajo de empleados que intervienen en compras, será de complemento y
no de revisión.
4. La función de registro de operaciones de compra será exclusiva del
departamento de contabilidad.
De estos principios se desprenden los siguientes objetivos:
1. Prevenir fraudes en compras por favoritismo, confabulación, etc.
2. Localizar errores administrativos, contables y financieros.
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35
Capítulo II. Marco conceptual referencial
3. Obtener información segura, oportuna y confiable de compras.
4. Promover la eficiencia del personal de compras.
2.3.11. Método de valoración de inventario
Redondo (1992) expone los siguientes métodos de valoración de inventario:
Primero en Entrar Primero en Salir (PEPS-FIFO): Este método se
basa en que las existencias están formadas por las compras mas
recientes, debido a que los primeros artículos adquiridos son los
primeros que se usan o que se venden.
Ultimo en Entrar Primero en Salir (UEPS-LIFO): Este método supone
que los últimos materiales comprados son los primeros en salir del
almacén, para ser usados o vendidos, tiene la ventaja de que cuando se
presentan las tendencias de alza de precios, el inventario mantiene su
valor estable en relación con los niveles de precio.
Costos Promedios: Este método representa un intermedio entre los
métodos anteriores (PEPS y UEPS), debido a que evita los desniveles
que ocasionan los mismos. Supone que los artículos que salen del
almacén se valoran a un costo de los materiales disponibles entre el
número de unidades disponibles (p. 318).
A tal efecto Redondo (1992) afirma que en el denominado costo promedio móvil
cuando los artículos salen del almacén se valoran a un costo promedio de las
existencias. Para determinar el costo promedio móvil se procede de la siguiente
forma:
•
Al costo de las existencias, se le suma el costo total del nuevo lote
de artículos que entran en el almacén..
• Al número de artículos que existen en el almacén se le suma el
número de artículos que entran.
• Se divide la suma obtenida en el apartado a, representará bolívares.
Entre la suma obtenida en el apartado, representará unidades el
cociente que obtenga indicará el nuevo costo promedio por unidad
(p.318).
2.3.12. Importancia de un buen sistema de control de inventario
Para el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simón Bolívar, es
necesario tener conocimiento y mantener un buen sistema de control de inventario;
Green (1988) menciona razones importantes, las cuales están adaptadas a la
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36
Capítulo II. Marco conceptual referencial
organización:
1. Reduce en gran porcentaje la posibilidad de los retrasos en la operatividad de
la organización.
2. Permite a la organización hacer economías de diversas formas, a través de
eliminar la duplicación de los pedidos, favoreciendo la mejor utilización de
los materiales disponibles mediante transferencias entre departamentos.
3. Contribuyen a la eficacia de la contabilidad, en especial la contabilidad de
costos.
4. Puede disuadir a las personas pocas honradas que tuvieron la intención de
robar material o suministros de la organización.
5. Impone el respeto al material y reduce al mínimo las pérdidas por maltratos o
descuidos, naturalmente, es deseable para facilitar la formulación de los
estados financieros.
2.3.13. Los inventarios físicos
Green (1988) enumera los métodos que se utilizan para realizar el inventario físico:
1. Siempre que llega una solicitud se comprueba el material que queda en el
almacén con el registro.
2. Cada día, el oficinista del almacén comprueba el balance de unos pocos
artículos con el registro.
3. El método más común es el de la cuenta material al fin del período contable,
de 6 meses o 1 año. Entonces se suspenden las actividades mientras se cuenta
el material. Esto exige mucho esfuerzo del personal del almacén y de fábrica,
y con frecuencia hay que suspender las actividades en los talleres, lo cual
añade nuevo costo a esta operación.
2.3.14. El Almacenamiento de las Existencias
Hoy en día se considera el almacén es un medio para lograr economías potenciales y
para aumentar las utilidades de la empresa.
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37
Capítulo II. Marco conceptual referencial
Cantú (1989) define: “El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica
y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de
resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos” (p.16).
Entre las funciones que debe cumplir un almacén dentro de una empresa se destacan:
1. Recibir, para su cuidado y protección, todos los materiales suministros.
2. Proporcionar materiales y suministros mediante solicitudes autorizadas, a
los departamentos o unidades organizativas que lo requieran.
3. Controlar los materiales para su posterior destino.
4. Hacerse cargo de los materiales en curso de fabricación o de las materias
primas que se almacenen, con el fin que maduren o se curen para poder
utilizarlas.
5. Mantener el almacén limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa, es
decir, en los lugares destinados según los sistemas aprobados para la
clasificación y localización.
6. Custodiar fielmente todo lo que se ha dado a guardar, tanto su cantidad
como su buen estado.
7. Realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y despacho con el
mismo tiempo y costo posible.
2.3.15. La importancia financiera del inventario
El inventario existe en toda clase de empresa, con excepción de aquellas que prestan
servicios. El inventario desempeña un papel importante en cuanto a determinar la
eficiencia interna de una empresa, es decir, con cuanta eficiencia se llevan a cabo las
operaciones financieras de las empresas.
2.3.16. Razones para el mantenimiento del inventario
De acuerdo con Díaz (1991), existen múltiples razones para el mantenimiento de un
nivel dado de inventarios, entre las cuales pueden mencionarse:
•
El inventario permite ganar tiempo, puesto que los actos de producción y
entrega no son simultáneos habrá de contarse con existencias de
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
38
Capítulo II. Marco conceptual referencial
•
•
•
productos a los cuales recurrir de forma rápida, para que la
materialización de la venta no tenga que esperar hasta que termine el
proceso de producción.
El inventario permite hacer frente a la competencia, ya que si la empresa
no es capaz de satisfacer los niveles de demanda de los clientes en forma
rápida y eficiente, el cliente irá con un competidor que sí pueda hacerlo.
Por esta razón, la empresa habrá de conservar inventarios para atender la
demanda presente y cualquier eventual aumento en los requerimientos de
los clientes.
El inventario permite reducir los costos que se generan por la falta de
continuidad en el proceso de producción. Esto se refiere a que si la
empresa cuenta con suficiente inventario de materias primas, puede
abocarse a la producción en “exceso” de un modelo determinado y
mantenerlo almacenado, a esto se le llama nivelar la producción, para
afrontar exitosamente cualquier elevación inesperada en la demanda de un
producto, pudiéndose dedicar posteriormente a la producción de otro
modelo sin peligro de incumplir con cualquier pedido eventual.
El inventario es una protección contra el aumento de los precios y contra
la escasez de materias primas, ya que si se prevé un aumento sustancial en
el precio de las materias primas, puede tomarse hoy una posición
favorable que coloque a la empresa en franca ventaja frente a sus
competidores.
2.3.17. Objetivos de la administración de inventarios
Continuando con la referencia de Díaz (1991), el objetivo de la administración de
inventarios tiene dos partes que se contraponen:
•
•
Minimizar inversión en inventarios, puesto que los recursos que no se destinan a
este fin pueden ser invertidos en otros proyectos aceptables que de otro modo
no podrían ser financiados. El inventario absolutamente mínimo es cero. La
empresa bien podría no tener ningún inventario y producir sobre cada pedido;
sin embargo, los pedidos de los clientes han de ser satisfechos a la brevedad
posible para evitar su desplazamiento a la competencia, además la empresa debe
contar con inventarios para asegurar los programas de producción.
Hacer frente a la demanda del producto facilitando las funciones de producción
y ventas. Si el objetivo de la administración de inventarios fuera sólo maximizar
las ventas satisfaciendo de inmediato la demanda de los clientes, la empresa
almacenaría grandes cantidades del producto, no incurriendo jamás en los
costos derivados de la insatisfacción de dicha demanda, ni soportaría los costos
que provienen de la pérdida de un cliente que se pasa al competidor, de la
pérdida de la buena voluntad del cliente, de la pérdida de utilidades y de las
interrupciones y demoras en la producción.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
39
Capítulo II. Marco conceptual referencial
El administrador financiero tiene que determinar el nivel apropiado de inventarios en
términos de la opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y
el costo del mantenimiento del inventario que se requiere.
2.3.18. Costos del mantenimiento de inventarios
Los costos de los materiales se deben conocer para alimentar al sistema de
contabilidad financiera, cuyo propósito es suministrar reportes del estado de la
empresa a entes externos y para tomar decisiones de inversión e impuestos. Para este
sistema los inventarios representan una parte importante de los activos de la empresa.
Otro sistema contable aplicado en inventarios es el de Contabilidad Gerencial o de
Costos, el cual está orientado a la toma de decisiones interna en planificación y
control de operaciones.
Según Díaz (1991), los costos derivados del mantenimiento de inventarios son:
1.
Los costos de los pedidos comprenderá todos aquellos costos en que se incurre
cada vez que se ordena un pedido de inventario ya sea a un proveedor externo o
al propio departamento de producción. Entre estos costos puede mencionarse el
costo de formulación de la orden que incluye gastos secretariales, de papel y de
contabilidad.
En líneas generales el costo de adquisición puede estimarse a partir del cálculo
de los costos del personal del área de compras, la depreciación de los equipos de
oficina, el costo de las cartas y fax y el costo de los consumibles usados por este
departamento, sin embargo, en el caso del modelo de Inventario que se está
estudiando, solo se tomará en cuenta el costo del personal involucrado en el
proceso de compras (paquete anual de los empleados de la Gerencia de
Compras y el porcentaje de tiempo que dedica el Vicepresidente de
Administración y el Gerente de logística. Por ende, el cálculo del costo de
adquisición, contempla el costo del personal involucrado en el proceso de
compras y el total de artículos comprados en el periodo analizado. Entonces:
Costo de Adquisición = Total Costo de Personal / Total de Artículos.
2.
Los costos de manejo se asocian principalmente con el financiamiento,
almacenamiento y conservación del inventario. Entre ellos pueden mencionarse
los impuestos municipales, la depreciación de las instalaciones de
almacenamiento, el personal del almacén, servicios y vigilancia. También ha de
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
40
Capítulo II. Marco conceptual referencial
41
tomarse en cuenta los gastos de seguro contra robo o incendio y los generados
por deterioro por hurto u obsolescencia.
Finalmente, ha de mencionarse el costo del capital (interés pagado por el
préstamo) necesario para financiar la compra del inventario.
3.
Los costos de penalización: es el costo que se incurre por escasez de un
producto y se calcula en función del dinero que se dejó de percibir por no
atender a un cliente o por el número de unidades que se dejaron de producir y
vender. La estimación de estos costos es una tarea compleja y requiere, en
muchas oportunidades, de la intervención de las áreas de contabilidad o de
administración
2.3.19. Factores asociados a la gestión de inventarios
Para comprender mejor cuál debe ser la gestión de inventarios es necesario conocer
los factores que están asociados a la misma, entre los cuales se encuentran:
•
Logística: A través de la logística se integran los inventarios al resto de la
organización, es por eso que la logística se ha llegado a definir como la
técnica de planificar, organizar y ordenar la combinación más factible de los
recursos, personal y tiempo a fin de llevar a cabo los objetivos, políticas y
procedimientos. Bajo el concepto de inventario, la logística se encarga de
suministrar lo que haga falta para que el ciclo productivo se realice de forma
eficiente. Las funciones logísticas son más amplias de lo que cabe suponer, ya
que se solapan con las actividades desarrolladas
por las clásicas áreas
funcionales de mercadeo y producción.
•
Procedimientos: Tener claro los procesos de compras, recepción y despacho
de material es uno de los factores más importantes en la gestión de inventario.
•
Clasificación de los Artículos ABC: La clasificación ABC también es
conocida como diagrama de Pareto, señala que “el 20% de las personas
poseen el 80% de las riquezas”.
En el contexto de Inventario hay dos formas para aplicar este principio: el primero es
cuando se considera que el 20% de los artículos representa el 80% del beneficio de la
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo II. Marco conceptual referencial
empresa y aquellos que entran en este grupo llamando “A” debe ser el que la gerencia
preste mayor atención. El segundo es en función del valor de uso de los items, es
decir, en función del consumo de un artículo en un período por el precio ponderado
del mismo. El más recomendable es este último en vista de que se posee mayor
información sobre el historial de los productos.
2.3.20. Los stocks o inventario
Según Díaz (1991), “los inventarios, o stocks, son considerados tradicionalmente
como una inversión, pues se definen como cualquier recurso ocioso que es
almacenado en espera de ser utilizado”.
En definitiva, tanto en las empresas de producción como en las de servicios (grandes
almacenes, hospitales, bancos, líneas aéreas, entre otras) están presentes los
inventarios. Sin embargo, estas últimas suelen tener un volumen de inversión por
dicho concepto bastante menor que el de las empresas manufactureras, donde el
correspondiente capital inmovilizado puede llegar a representar un elevado porcentaje
del activo.
De acuerdo con Díaz (1991), existen diversos conceptos asociados al manejo de
control de inventarios, entre ellos se pueden mencionan: inventario inicial, compras,
devoluciones en compras, gastos de compras, ventas, devoluciones en ventas, gastos
de ventas, mercancía en camino, mercancía en consignación, inventario actual o final
de mercancía, diferencias entre bonificación y descuento por pronto pago, consumo,
demanda y tiempo de reposición.
2.3.21. Modelos de inventario
Según Thierauff y Grosse (1989), un modelo “es una abstracción o una
representación idealizada de un sistema de la vida real. El propósito del modelo es
proporcionar un medio para analizar el comportamiento del sistema con el fin de
mejorar su desempeño” (p.51).
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
42
Capítulo II. Marco conceptual referencial
El desarrollo del primer modelo de inventario se le acredita a Harris (1915).
Raymond (1931) extendió el trabajo de Harris a comienzos de los años 1930. Esto ha
hecho, que muchos investigadores se aboquen a la tarea de desarrollar nuevos
modelos de inventarios; determinar las posibles aplicaciones que pueden tener los
mismos y establecer cuáles son los elementos necesarios a considerar para formular
un modelo de inventario.
Dentro de estos investigadores se tienen a Weston y Copeland (1988), los cuales
establecen que el primer paso en el proceso para construir un modelo de inventarios
consiste en especificar aquellos costos que aumentan y aquellos que disminuyen con
el tamaño y la frecuencia de las órdenes y los niveles resultantes de inventarios.
También se hace mención que los modelos de inventarios, han demostrado ser útiles
para minimizar los costos de efectivo. Cualquier procedimiento que pueda reducir la
inversión requerida para generar un volumen dado de ventas, puede tener un efecto
benéfico sobre la tasa de rendimiento de la empresa y, por lo tanto, sobre el valor del
negocio.
2.4. Servicio logístico al cliente
La visión que tienen los consumidores de los productos de cualquier empresa está en
función del precio, de la calidad y del servicio. Por ello, al comprender cómo están
relacionados el servicio y la respuesta a esto, es muy importante para realizar una
eficiente planificación real de los almacenes, y de esa manera establecer los niveles
de inventarios adecuados.
Para poseer un Inventario acorde con las exigencias de cualquier empresa se debe
seleccionar un modelo de gestión de stocks que esté acorde con las necesidades de la
empresa, así como se debe determinar con qué frecuencia debe comprobarse el nivel
de inventarios existente.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
43
Capítulo II. Marco conceptual referencial
Tal como se señaló anteriormente, los sistemas de control de stocks se caracterizan
por desarrollarse a lo largo de múltiples períodos, dando así lugar a decisiones
repetitivas en cada uno de ellos, es por eso que a continuación se desarrollan modelos
más concretos los cuales están clasificados en función del tipo de demanda y del
tiempo de suministro (ciertos y aleatorios) así como del sistema elegido.
2.5. Modelos para demanda independiente y demanda dependiente
Una distinción de gran importancia en la administración de inventarios es si la
demanda es independiente o dependiente.
Tomando como referencia la “Biblioteca Práctica de Negocios” (1998), en ella se
explica:
La demanda independiente es aquella que se ve influida por condiciones
de mercado que se encuentran fuera del control de las operaciones; por lo
tanto es independiente de las operaciones. Los inventarios de productos
terminados tienen una demanda independiente.
La demanda dependiente es aquella que se relaciona con la demanda de
otro artículo y que no se determina en forma independiente por el
mercado. Cuando los productos se construyen a partir de partes y
ensambles, la demanda de estos componentes depende de la demanda que
haya del producto final (p.143).
Las demandas dependientes e independientes muestran patrones de uso o de demanda
de naturaleza muy distintas. Puesto que la demanda independiente se encuentra sujeta
a las fuerzas del mercado, a menudo muestra un patrón fijo a la vez que responde a
influencia aleatoria, la cual se origina principalmente de las preferencias de los
clientes. Por otra parte, la demanda dependiente muestra un patrón con acumulación
que sube y baja porque la producción se programa, por lo general, en lotes. Se
requiere una cierta cantidad de partes cuando se produce un lote; después no hasta
que se produzca otro (Figura N° 1).
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
44
Capítulo II. Marco conceptual referencial
Por tanto, la naturaleza de la demanda conduce a dos filosofías distintas en la
administración de los inventarios. A su vez estas filosofías generan diferentes
conjuntos de métodos y sistemas de computación.
2.5.1. Lote económico
En 1915, Harris desarrolló la famosa fórmula del lote económico (EOQ). Más tarde
su fórmula ganó gran aceptación y se usó en la industria gracias a los esfuerzos de un
consultor llamado Wilson.
Tomando como referencia la “Biblioteca Práctica de Negocios” (1998), en ella se
explica:
El modelo de lote económico se usa aun ampliamente en las empresas
para la administración de los inventarios de demanda independiente. La
derivación del modelo del lote económico se basa en los siguientes
supuestos:
9 La tasa de la demanda es constante, recurrente y conocida.
9 El tiempo de entrega es constante y conocido.
9 No se permiten faltantes
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
45
Capítulo II. Marco conceptual referencial
9
9
9
El material se ordena o se produce por lotes o tandas y todo el lote
se coloca en el inventario al mismo tiempo.
Se usa una estructura específica de costos como sigue: costo
unitario del artículo es el costo constante y no se hacen descuentos
por la cantidad comprada. Los costos de mantener el inventario
depende linealmente del nivel promedio del inventario. Existe un
costo fijo de ordenar para cada lote y este costo es independiente del
número de artículos que contenga el lote.
El artículo es un producto individual; no hay interacción con otros
productos (p.144).
Al elegir el tamaño del lote, existe un trueque entre la frecuencia con que se ordena y
el nivel del inventario (ver Figura N° 2).
Lotes pequeños darán lugar a órdenes frecuentes pero a un bajo nivel promedio de
inventario. Si se ordena un lote de mayor tamaño, la frecuencia de las órdenes
disminuirán
pero se mantendrá un mayor inventario. Este trueque puede
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
46
Capítulo II. Marco conceptual referencial
representarse mediante una ecuación matemática en la que se usan los siguientes
símbolos:
D = Tasa de la demanda, unidades por un año
A = Costo por orden colocada, Bs. por orden
C = Costo por unidad, Bs. por unidad
i = Tasa de interés de mantener inventarios, porcentaje del valor en Bs. por año
Q = tamaño del lote, unidad.
C (Q) = Costo total de ordenar más costo que mantener, bolívares por año.
El costo anual de ordenar es:
Costo de ordenar anual = (Costo por orden) (Ordenes por año) = A D
Q
En la ecuación anterior D es la demanda total para un año y el producto se ordena en
Q unidades a la vez. De este modo en un año se colocan D/Q órdenes.
El costo anual de mantener es:
Costo de mantener anual = (tasa de mantener) (costo unitario)
(inventario promedio) = i CQ
2
El Costo Total Anual
= Costo anual de ordenar + costo anual de mantener
= A D + = i CQ
Q
2
Luego de operaciones matemáticas pertinentes, la ecuación de Wilson minimizada
queda:
Q=
2AD
IC
Q = cantidad óptima de pedido
D = demanda anual de un artículo
C = costo de adquisición – costo de solicitar un artículo
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
47
Capítulo II. Marco conceptual referencial
48
i = Costo de mantenimiento – costo anual de almacenamiento de una unidad de un artículo,
expresado como un porcentaje de su costo unitario.
A = costo promedio de los artículos comprados
Los costos de almacenamiento no son fácilmente controlables por las empresas, ya
que dependen fundamentalmente de la tasa de interés. La empresa debe, por tanto, en
condiciones de alto costo de tenencia de inventario, tratar de reducir los costos de
compra, racionalizando las operaciones de esta unidad
a fin de reducir los
inventarios.
A pesar de esto, este modelo es el más empleado para la determinación del tamaño
del lote, debido a la facilidad de su aplicación y tolerancia ante variaciones en la
cantidad óptima.
2.5.2. Justo a tiempo
El concepto de justo a tiempo proviene de la cultura oriental, en específico del Japón.
El justo a tiempo es básicamente un sistema de control de inventario cuyo objetivo es
que todos los materiales estén activamente en uso como elementos de la producción
en proceso, nunca en descanso para que no se acumulen costos de almacenaje. El
espíritu de justo a tiempo es que los inventarios representan un gasto o desperdicio ya
que son el resultado de la incapacidad de crear un flujo uniforme de materiales. Según
esta idea los inventarios son los principales causantes de la falta de calidad, ya que la
producción por lotes imposibilita la inspección de cada pieza y hace necesario
recurrir a procedimientos estadísticos.
Como señala Van Horne para lograr el Justo a Tiempo se “requiere una producción y
un sistema de información de inventarios muy precisos, compras muy eficientes,
proveedores muy confiables y un sistema de manejo de inventarios eficientes”.
Las características principales del sistema justo a tiempo se resumen en:
1. Reducciones sistemáticas en los tiempos de compras. Shingeo Shingo,
citado por Matamoros, comenzó un proceso sistemático de reducción de
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo II. Marco conceptual referencial
tiempos de compras, el cual le permitió alcanzar resultados espectaculares,
por ejemplo en el tiempo de ajustar presas de 800 toneladas, el cual se
redujo de una hora a doce minutos.
2. Demanda estable, ya que los sistemas de justo a tiempo responden más a
variaciones fuertes en los consumos.
3. La producción en pequeños lotes favorece la inspección de cada pieza, lo
que facilita alcanzar altos niveles de calidad.
2.5.3. Sistemas de control de stocks
Tomando como referencia la “Biblioteca Práctica de Negocios” (1998), en ella se
explica:
a) Sistema de revisión continua:
En este sistema, de forma continua o después de cada transacción (es
decir, de cada llegada de stocks a almacenar o de demanda a satisfacer)
se computa el nivel de inventarios. Al hacerlo, no debe caerse en el error
de considerar a este último como las existencias físicamente presentes en
el momento de control, pues a éstas habrá que sumar las cantidades ya
solicitadas y pendientes de recibir (recepciones programadas) y deducir
los pedidos pendientes (solicitados pero aún no servidos) (p.147).
La fórmula en este caso es la siguiente:
NI = E + RP - PP
Donde:
NI: Nivel de inventarios
E: Existencia físicamente presente
RP: Recepciones programadas
PP: Pedidos pendientes.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
49
Capítulo II. Marco conceptual referencial
b) Sistema de revisión periódica
Este sistema está asociado con los modelos de período fijo, que responden a la
pregunta ¿cuál debe ser el momento ideal de emitir un pedido para reponer el
inventario? Es decir, cómo se determina el tiempo óptimo de pedido, el cual
minimizará los costes totales de gestión. En este caso, cada vez que transcurre
dicho tiempo se mide el nivel de inventarios y se emite el pedido de un lote,
que se calcula restando el nivel de inventarios de una cierta cantidad
previamente establecida, la cual se denomina nivel máximo de stocks y que
representa el nivel objetivo de inventarios a reponer.
c) Sistema mixto o de Mínimo – Máximo
Sistema de máximos y mínimos
Existen muchas razones para que las empresas de fabricación cuentan con un sistema
de control de inventarios; una de las principales es la de mantener un nivel óptimo de
inversión sobre los mismos, con el fin de permitir y garantizar la continuidad de las
diferentes operaciones del proceso productivo. En tal sentido, Roscoe (1981) afirma:
Al tratar con materiales de demanda continua es necesario mantener las
exigencias entre niveles máximos convenientes. El punto máximo indica
cuándo debe enviarse una requisición por más material. El punto
máximo limita la cantidad que debe permitirse, que entre las
especificaciones de tales límites máximos y mínimos para el inventario
es uno de los problemas más importantes en el control de inventario. Se
determina el punto máximo para impedir la escasez de materiales. El
inventario máximo está controlado por muchos factores relacionados
principalmente por la inversión de capital, costos de operación,
condiciones de almacenamiento y necesidades futuras (p.261).
Con lo planteado anteriormente, se destaca la necesidad e importancia de establecer
niveles máximos y mínimos para evitar la inversión excesiva de capital en
inventarios, grandes costos de almacenamiento y conservación, interrupciones en la
producción por falta de materiales e insumos, pérdidas de ventas por falta de
producción, entre otros. A tal efecto, Opeman (1992) describe que:
El sistema de inventarios de máximos y mínimos existe un nivel de
inventario máximo para frenar el abarrotamiento antes de la colocación
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
50
Capítulo II. Marco conceptual referencial
del pedido, este máximo deberá compararse con el nivel de inventarios
existentes, dando debida consideración a las necesidades del tiempo
requerido, además se establece el nivel máximo de inventarios para
cubrir los tiempos requeridos. Esto activa el reabastecimiento como el
punto de re-pedido y debe proporcionar una protección adecuada contra
las carencias en la mayoría de los casos. Sin embargo, una protección
adicional está representada por una existencia de seguridad (p.334).
Cuando se emite un lote, éste se mide como en el sistema de revisión periódica, en
relación con el nivel máximo de inventario a reponer de forma que:
Q = NI max – NI
Donde:
Q: Emisión del pedido de un lote
NI max: Nivel de inventario máximo
NI: Nivel de inventario.
d) Modelo de compra especulativa
Según Indacochea (1984), en su bibliografía denominada “Finanzas en Inflación”,
expresa: “Un modelo de compras especulativa que permita utilizar el conocimiento de
las inminentes alzas de precios de las existencias, con la finalidad de obtener
ganancias, aprovechando las variaciones de los precios relativos (p. 279).
Como se mencionó anteriormente, la inflación afecta los criterios tradicionales de
manejo de inventarios, pero no sólo en cuanto a la fijación de parámetros de
reposición, sino también en las decisiones coyunturales de compra.
Para el Departamento de Compras y Suministros, las diferencias en las variaciones
relativas de los precios de los bienes presentan un nuevo aspecto con el que pueden
obtener ganancias a corto plazo: la especulación.
La inflación, al ser medida a través del índice general de precios al consumidor (IPC)
se observa usualmente en forma continua, mientras que el incremento del precio de
un bien específico se aprecia en forma directa (a saltos). (Ver Figura N° 3).
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
51
Capítulo II. Marco conceptual referencial
A. Hipótesis del modelo
Los supuestos contenidos en el modelo de compra especulativa son:
a) La materia prima o insumo analizado tiene un consumo estable de “q”
unidades por mes.
b) Normalmente se repone el stock con frecuencia (aproximadamente cada
mes).
c) La materia prima es susceptible de ser almacenada.
d) No se han acumulado anteriormente inventarios con fines especulativos.
e) El bien sufrirá un incremento porcentual “Ä” de su precio en un futuro
inmediato.
f) Aún se puede adquirir la materia prima en las cantidades requeridas al
precio actual.
g) La materia prima o insumo no será financiado por el proveedor.
h) Se puede pronosticar razonablemente el ritmo de la inflación.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
52
Capítulo II. Marco conceptual referencial
i) No se consideran restricciones de espacio, ni financieras, ni de
perecibilidad de la materia prima.
B. Desarrollo del modelo
La incógnita por resolver es cuántos meses de existencia debe comprar la
organización, para maximizar el ahorro que se puede lograr con esta compra
especulativa. Ver Figura No. 4.
Las variables por utilizarse son:
Q= unidades por comprar de la materia prima al precio actual.
q= consumo mensual de la materia prima Q.
n= duración del stock adquirido en meses n= Q/q.
p= precio actual de la materia prima.
s = ahorro que se consigue con la compra especulativa
A= incremento porcentual del precio esperado.
R= tasa de descuento del flujo o costo de oportunidad del dinero.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
53
Capítulo II. Marco conceptual referencial
54
Vale la pena comentar que, cuando se da el fenómeno de tasas de interés negativas en
la economía, un adecuado costo de oportunidad lo constituye la inflación misma.
(Indacochea, 1984, p. 280). Es decir, lo mínimo que se debería pedir a cualquier
inversión efectuada en el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad
Simón Bolívar es que permita mantener el poder adquisitivo del dinero a través del
tiempo, o sea:
R= > Inflación
.
Las alternativas por considerarse según Indacochea (1984), son:
a) comprar y pagar ahora Q unidades al precio p siendo el egreso:
p . Q= p. n. q
b) comprar n lotes al nuevo precio p(1+A), siendo el egreso mensual:
(1 + A) p.q
Se computa el valor actual de cada alternativa:
Va = p n q
El propósito es encontrar el valor “n”, que maximiza el ahorro calculado como:
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo II. Marco conceptual referencial
55
s = Vb -Va
Se deriva e iguala a cero:
Despejando n:
Se puede apreciar que el número óptimo de meses de compra sólo en función del
porcentaje de incremento inminente del precio A, de la tasa mensual que combina la
inflación y el costo de oportunidad del dinero R.
Este modelo propuesto tiene una serie de observaciones, entre las cuales se pueden
mencionar:
1) El modelo de compra especulativa se debe combinar con las políticas de
reposición de stock en ambientes inflacionarios, con el fin de lograr
optimizar el manejo de inventarios.
2) El modelo solamente debe aplicarse en aquellas situaciones donde se
cumplen los supuestos sobre los cuales está basado.
3) Al adquirir “n” meses de stock con fines especulativos, se deberá
consumir dichos inventario hasta su nivel corriente, antes de volver a
realizar una compra especulativa según los resultados del modelo.
4) El modelo no considera la posibilidad de un aumento adicional de precios
durante el tiempo que dure el stock especulativo (“n” meses).
5) El modelo no considera los costos operativos de mantenimiento de
inventario ni los costos de emisión de órdenes de compra.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo II. Marco conceptual referencial
56
6) No considera las restricciones financieras, que suelen ser importantes en
épocas inflacionarias.
7) Como una aproximación de aplicación rápida, algunos autores presentan la
fórmula: n = A/R.
2.6. Teoría sobre procesos administrativos
La administración como proceso constituye una de las teorías administrativas de gran
vigencia, al tratar de ver a la administración como un ciclo que comprende diversas
funciones para llevar a cabo su función y cumplir sus objetivos. Diversos autores han
tratado de distinguir elementos integrantes de la administración vista como un
proceso, lo que incluiría una serie de subprocesos o funciones dentro del proceso
global de la administración. Pero esta división tiene un carácter meramente
conceptual y en ningún caso implica secuencia, pues los subprocesos y funciones son
en sí inseparable en todos los momentos o fases del proceso (Requeijo y Lugo 1985)
En el Cuadro 1 se puede observar de manera objetiva las diferentes concepciones del
proceso administrativo y sus funciones principales según diversos autores: Fayol,
Uewick, Gullick, Koontz y P`Donnell y Dale. El desempeño de estas cinco (5)
funciones
forma el llamado proceso administrativo, visto como un proceso de
interacción en el cual todas las funciones son interdependientes. Para el desarrollo de
la presente investigación se considerarán las funciones expuestas por Koontz y
O`Donnell (1974): Planificación, Organización, Integración de Personal, Dirección y
Control.
Cuadro N°1
Proceso administrativo y sus funciones básicas según diversos autores.
Fayol
Prever
Organizar
Comandar
Coordinar
Controlar
Urwick
Investigación
Previsión
Planeamiento
Organización
Coordinación
Comando
Control
Gullick
Planeamiento
Organización
Administrac. del Personal
Dirección
Coordinación
Información
Presupuesto
Koontz y O`Donnell
Planeamiento
Organización
Integración del Personal
Dirección y Control
Dale
Planeamiento
Organización
Dirección
Control
Fuente: Chiavenato (1999), p.198.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo II. Marco conceptual referencial
El proceso administrativo, como se ha hecho referencia, consta de un conjunto de
funciones que proporcionan una estructura útil para organizar el trabajo
administrativo. Según Koontz y Weihrich (1994) “no han surgido nuevas ideas,
resultados de investigación o técnicas que no se puedan ubicar fácilmente en las
clasificaciones de planeación, organización, integración de personal, dirección y
control" (p. 20).
•
Planeación: La planeación incluye seleccionar misiones y objetivos y las
acciones para alcanzarlos; requiere tomar decisiones, es decir, seleccionar
futuros de acción entre varias opciones, involucra la evaluación del futuro y el
aprovisionamiento en función de él.
•
Organización: La organización, según Hampton (1993), es definida como:
...la división de la organización entera en unidades, comúnmente
llamadas divisiones o departamentos, y en subunidades conocidas con
el nombre de secciones, que tienen determinadas responsabilidades, y
una jerarquía de relaciones jerárquica: una estructura. Con ese vocablo
también se denota la coordinación de dichas unidades y subunidades, a
fin de que sus esfuerzos se combinen y cumplan con los objetivos
globales de la organización (p. 23).
En otras palabras, el término organización implica una estructura intencional y
formalizada de papeles o puestos; es el proceso de relacionar el trabajo de las
personas con los recursos materiales y financieros disponibles, para que las tareas
propuestas se cumplan eficientemente, según las exigencias de los objetivos ya
establecidos en la planificación.
•
Integración de personal: La función administrativa de Integración de
Personal definida por Koontz y Weihrich (1994), se define como:
... cubrir y mantener cubiertos los puestos de la estructura
organizacional. Este objetivo se cumple al identificar los
requerimientos de la fuerza de trabajo, realizar un inventario del
personal disponible y reclutar, seleccionar, ascender, evaluar,
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
57
Capítulo II. Marco conceptual referencial
•
desarrollar las carreras, remunerar y capacitar o desarrollar en alguna
otra forma a todos los candidatos como a los titulares de los puestos,
para que puedan cumplir con sus tareas de un modo eficaz y eficiente
(p. 356).
La integración de personal, no es otra cosa que la administración de los
recursos humanos de la organización a través de la planeación, organización,
desarrollo, coordinación y control de técnicas capaces de promover el
desempeño eficiente del personal, en la medida en que la organización
representa el medio que permite a las personas alcanzar los objetivos
individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo.
•
Dirección: Es el proceso de influir sobre las personas para que éstas
contribuyan al logro de las metas de la organización y del grupo.
Esta es la fase en que se destacan la motivación del grupo, la comunicación
eficiente, la toma de decisiones y el rol de líder del administrador o director.
•
Control: El Control cierra el ciclo del Proceso Administrativo al vigilar dicho
proceso basándose en los objetivos y normas establecidos de la planificación.
El control “es la medición y corrección del desempeño con el fin de asegurar
que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes diseñados para
alcanzarlos" (Koontz y Weihrich, 1994, p. 578).
2.7. Teoría sobre presupuesto y presupuesto público
El presupuesto es “un plan sistemático expresado en términos de unidades físicas o
monetarias, que persigue proyectar los gastos y estimar los ingresos, así como
anticiparse a las desviaciones; permitiendo a la organización medir su capacidad
administrativa” (Burbano y Ortiz, 1993, p.11).
Por tanto, los presupuestos pueden servir para el análisis del diseño de diversas
funciones adicionales, tales como: la evaluación del desempeño, la coordinación de
actividades y la ejecución de los planes, así como comunicar y motivar acciones. Los
presupuestos son una característica importante de la mayor parte de los sistemas de
control. Cuando se administra con inteligencia los presupuestos:
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
58
Capítulo II. Marco conceptual referencial
a) Obligan a la planificación
b) Proporcionan criterios de desempeño y
c) fomentan la coordinación (Burbano y Ortiz, 1993, p.12).
Según el "Manual de Elaboración del Presupuesto por Programas", conocido como
documento de Tucumán con ligeras adaptaciones, y del que se extracta las Bases
Teóricas del Presupuesto por Programas, publicación hecha por la Oficina Nacional
de Presupuesto (ONAPRE), se conoce como Presupuesto al sistema mediante el cual
se elabora, aprueba, coordina la ejecución, controla y evalúa la producción pública
(Bien o Servicio) de una institución, sector o región, en función de las políticas de
desarrollo previstas en los Planes.
2.8. Presupuesto público
Los Presupuestos del Sector Público:
Son los que involucran los planes, políticas, programas, proyectos,
estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo de control
del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de
asignación de recursos para gastos e inversiones (ONAPRE, 2004).
Según Villalobos (2002) el presupuesto público es el principal documento que emite
el gobierno, en donde se muestran los aspectos más relevantes y sustantivos de la
política económica de corto plazo. El análisis del presupuesto permite prever el
comportamiento del sector público y en consecuencia estimar su efecto sobre el
sistema económico nacional.
La importancia del presupuesto radica en el hecho de que la mayor parte de las
finalidades del Estado requieren de la ejecución de acciones cuya materialización
demanda transacciones financieras. De esta condición surgió en el pasado el concepto
del presupuesto como aquella expresión en términos financieros de lo que el gobierno
pretende llevar a cabo en un período determinado que por regla general, es de un
año.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
59
Capítulo II. Marco conceptual referencial
El presupuesto es un medio para prever y decidir la producción que se va
a realizar en un período determinado, así como para asignar formalmente
los recursos que esa producción exige en la praxis de una institución,
sector o región (Pérez y Levane, 2000, p.4).
Este carácter práctico del presupuesto implica que debe concebírselo como un sistema
administrativo que se materializa por etapas: formulación, discusión y sanción,
ejecución, control y evaluación.
Las etapas para formular y gestionar el presupuesto público, son:
•
Programación y formulación. En Venezuela la preparación del Proyecto de
Presupuesto le corresponde a la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE),
como órgano rector del sistema presupuestario, de acuerdo con la Ley
Orgánica de Administración Financiera del Sector Público. El financiamiento
público constituye un aspecto común en todas las actividades del Estado, por
cuanto le permite movilizar los recursos físicos que demanda el gobierno en
función de los objetivos y metas que pretende lograr en el contexto de su
política de gastos. Ello induce al Estado a captar parte de la renta nacional a
través de procedimientos acordes con las características de la economía,
con el fin de proveerse de los recursos necesarios que hagan compatible su
política financiera. El presupuesto de ingreso del gobierno central es una
herramienta que permite proporcionarle el poder de compra necesario para
satisfacer la demanda de los recursos físicos. La formulación del presupuesto
de ingresos implica un proceso de análisis del sistema de ingresos públicos
que se traducen en el nivel de medios que utiliza el Estado para obtener los
recursos, conformados por la tributación, las tasas, el endeudamiento y otras
formas de financiamiento.
•
Discusión y aprobación. En términos generales se puede afirmar que la
aprobación de la Ley de Presupuesto, en lo que se refiere a la Administración
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
60
Capítulo II. Marco conceptual referencial
61
Central, es una facultad que la Constitución de la República ha otorgado
siempre al Poder Legislativo.
A la Asamblea Nacional, se le debe
dotar de un personal
experto en
Administración Presupuestaria que posibilite formar, en corto tiempo, los
recursos humanos necesarios para realizar la etapa mencionada con criterios
técnicos y tener un conocimiento cabal de cómo se llevará a cabo las
restantes etapas del citado proceso. De esta manera, debe tenerse presente
siempre que el presupuesto opera como un sistema, y por consiguiente, de la
forma como se realice cualquiera de sus etapas, dependerá el desarrollo y
éxito de las restantes. También se hace necesario que la Asamblea Nacional
de la República Bolivariana de Venezuela y el personal técnico y político que
lo integra, está en contacto permanente con el órgano rector en materia
presupuestaria del Ejecutivo Nacional, a los fines
de que disponga
oportunamente de la información de las reformas que dicho órgano adelanta
para el sector público. Según el Artículo 22 de la Ley Orgánica de Régimen
Presupuestario, el Proyecto de presupuesto será presentado por el Ejecutivo
Nacional a la Asamblea Nacional (1999).
•
Ejecución. La ejecución del presupuesto comprende una serie de decisiones y
numerosas operaciones físicas y financieras que permitan concretar
anualmente los objetivos y metas determinadas para el sector público en plano
de mediano y largo plazo.
En el plano físico, la ejecución del presupuesto implica la movilización de la
administración a efecto de llevar a cabo las acciones y procesos necesarios,
utilizando los recursos humanos, materiales y demás insumos, con la finalidad
de lograr los productos en la calidad y cantidad adecuada, en el tiempo y
lugar previstos. En el plano financiero y en materia de gastos, la ejecución del
presupuesto consiste en el uso de las asignaciones presupuestarias corrientes y
de capital, según los procedimientos y criterios establecidos para tal fin. A
medida que se va ejecutando el presupuesto, se va obteniendo la información
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo II. Marco conceptual referencial
62
física y financiera que permite el control y evaluación de los planes de
ejecución.
Según el artículo 39 de Ley Orgánica del Régimen Presupuestario, se
establece que para cada ejercicio presupuestario, los organismos públicos
ejecutores del presupuesto programarán la ejecución física financiera,
especialmente en los compromisos y desembolsos máximos que podrán
contraer o efectuar para cada sub- período del ejercicio. Dicha programación
estará sometida en el plazo determinado al Ejecutivo Nacional, quien la
aprobará o modificará las variaciones que se estimen necesarias para
coordinar con el flujo estacional de ingresos.
Los órganos contralores de los organismos ordenadores de pagos (Tesorería
Nacional) se abstendrán de dar curso a los compromisos, si previamente no
han sido informados por la Oficina Central de Presupuesto acerca del
cumplimiento de esta disposición por parte del respectivo organismo.
Etapas de la Ejecución de los Ingresos y los Gastos:
1. De los ingresos: La ejecución de un ingreso es un proceso que
comienza en el momento que nace el derecho de percibirlo y termina
en el momento en que se recauda.
2. De los gastos: La ejecución de un gasto es un proceso que comienza
en el momento cuando se solicita la realización de un gasto y termina
en el momento de extinción de la obligación con terceros derivadas de
ese gasto.
Se pueden considerar
tres pasos fundamentales simultáneos o
separados en el tiempo y que se definen de la siguiente manera:
9 Compromiso: es el momento en que se dispone formalmente la
realización de un gasto, estableciéndose una relación jurídica con
un tercero.
9 Gasto Causado: es el momento en que nace la obligación de pago.
9 Pago: es el momento en que se extingue la obligación.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo II. Marco conceptual referencial
63
4. Control y evaluación. Los conceptos de control y evaluación no son
independientes uno de otro, sino que por el contrario, forman parte de un mismo
proceso de medición de eficiencia y eficacia. Constituyen una fase de la
administración presupuestaria que implica verificar y valorar las acciones
comprendidas con el objeto de apreciar la medida en que se han ido cumpliendo
cualitativa y cuantitativamente los propósitos y políticas fijados con anterioridad.
En Venezuela, en los últimos tiempos se han hecho grandes esfuerzos vinculados
directamente con el control presupuestario, dentro de los cuales se pueden citar:
las diversas publicaciones emanadas de la Contraloría General de la República,
los instructivos de seguimiento de la ejecución físico-financiera mensual y
trimestral
del
presupuesto
de
los
organismos
de
la
Administración
Descentralizada, elaborados por la Oficina Central de Presupuesto y, finalmente,
la creación y adopción del clasificador “Plan Único de Cuentas”.
Básicamente se distinguen tres sistemas de control presupuestario, según el poder
que lo realice:
1. Control legislativo: se refiere no sólo a la legislación sino al control de
los actos de la Administración Pública especialmente aquellos de la
gestión
administrativa que tienen relación con la Hacienda Pública
Nacional.
2. Control jurisdiccional: este control corresponde a la Corte Suprema de
Justicia y los demás tribunales a los cuales se les haya asignado
competencia en materia contencioso administrativo, de acuerdo a la ley.
3. Control administrativo: En algunos países, se les ha fijado como
objetivo la verificación y crítica de las actividades relacionadas con la
planificación y el presupuesto y más recientemente sobre el examen de
actividades y los resultados obtenidos.
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Capítulo II. Marco conceptual referencial
2.9. Plan único de cuentas
El Plan Único de Cuentas, puesto en vigencia por la Oficina Central de Presupuesto,
por primera vez, mediante Resolución Nº 69, publicada en Gaceta Oficial Nº 4.540
Extraordinario de fecha 12 de marzo de 1993, debe emplearse en la formulación,
ejecución y control del Presupuesto de Sector Público.
El Plan Único de Cuentas toma en consideración trabajos y estudios publicados por
las Naciones Unidas, Fondo Monetario Internacional y Banco Mundial, en cuanto a la
uniformidad y homogeneidad que deben tener las cuentas públicas, recogidos en sus
respectivos manuales e informes. Esta herramienta también permite la conformación
del Sistema de Cuentas Nacionales y Estadísticas de las Finanzas Públicas y de las
clasificaciones presupuestarias.
2.10. Teoría sobre adquisiciones de materiales y suministros
Un plan anual de adquisiciones debe prever los materiales y suministros que se
requerirán durante el ejercicio presupuestal y el monto del presupuesto requerido
aprobado por el Titular del Pliego o la máxima autoridad administrativa de la
Institución, donde señalará sus necesidades, en función de sus respectivas metas,
señalando las prioridades, la programación respectiva y un perfil genérico de las
especificaciones técnicas.
Un plan para la adquisición de materiales y suministros debe contener como mínimo
la siguiente información:
9
Las licitaciones públicas, concursos públicos y adjudicaciones directas
que se realizarán en el año fiscal. Opcionalmente, podrá incluirse
información relativa a las adjudicaciones de menor cuantía.
9
El objeto de la adquisición de materiales y suministros.
9
La síntesis de las especificaciones técnicas de los materiales y suministros.
9
El valor estimado de los materiales y suministros a adquirir o contratar.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
64
Capítulo II. Marco conceptual referencial
65
9
La fuente de financiamiento.
9
Los niveles de centralización y desconcentración de la facultad de adquirir
y contratar.
9
Las fechas probables de las convocatorias de los procesos de selección
planificados.
Los bienes y servicios a adquirir deberá estar definido detalladamente por la
dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la entidad, la
cantidad y las características de los bienes, servicios y obras que se van a adquirir o
contratar, los cuales deberán cumplir obligatoriamente con las normas técnicas,
metodológicas y/o sanitarias nacionales si las hubiere.
2.11. Principios de Contabilidad del Sector Público
Los Principios de Contabilidad del Sector Público, relacionadas con los inventarios,
los sistemas de registros y los controles de inventarios, normativas y cómo se valoran
los inventarios, son:
•
Registro.
Los
hechos
contables
deben
reconocerse
y
registrarse
oportunamente, de una sola vez y en orden cronológico, consecutivo, sin que
existan vacíos u omisiones en la información y en moneda de curso legal,
conforme a los sistemas, métodos y procedimientos que se estimen adecuados,
a fin de garantizar la coherencia de la información.
•
Revelación suficiente. Los estados financieros deben comprender en forma
clara y comprensible toda la información necesaria que exprese los resultados
y la situación económica financiera del ente, de manera que facilite a los
usuarios la toma de decisiones pertinentes e igualmente, deben revelarse las
políticas contables más importantes utilizadas por el ente contable.
•
Prudencia. Al efectuar el registro de una transacción o hecho financiero se
debe adoptar la alternativa que ofrezca resultados más prudentes o
conservadores. Se deben contabilizar los ingresos y gastos efectivamente
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo II. Marco conceptual referencial
realizados, así como también los gastos que suponen riesgos previsibles o
pérdidas eventuales.
•
Uniformidad. El registro contable y los estados financieros deben elaborarse
mediante la aplicación en el tiempo de los principios, políticas, normas y
procedimientos de contabilidad, a los fines de que la información sea
comparable. Todo cambio de importancia será revelado mediante nota a los
estados financieros que exponga la naturaleza y razones del mismo y
cuantifique sus efectos.
•
Precio de adquisición. Los bienes, derechos y obligaciones se deben registrar
al valor original de la adquisición, producción, construcción o intercambio,
representado por la suma de efectivo pactada a su equivalente, como si lo
hubiesen adquirido de contado y pagado en efectivo, salvo cuando sean
autorzados por los órganos competentes o por disposición legal, otros
métodos de valuación alternativos, en cuyo caso deberá revelarse el método
de valuación adoptado. Las cifras de los estados financieros representarán
valores históricos o modificaciones de ellos sistemáticamente obtenidos.
•
Causado y devengado. Los gastos e ingresos serán reconocidos para su
registro en el momento en que se causen o se devenguen respectivamente,
haya o no movimiento de efectivo. Un gasto se considera causado al hacerse
exigible el pago de la obligación correspondiente y un ingreso se considera
devengado cuando se adquiere el derecho de percibir una cantidad
determinada de recursos.
•
Unidad y universalidad. La contabilidad fiscal o pública constituirá un
sistema único e integral que cubra todas las operaciones financieras de los
entes públicos.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
66
Capítulo II. Marco conceptual referencial
•
Registro e imputación presupuestaria. La contabilidad registrará de acuerdo
con el Plan de Cuentas que se prescriba y las normas que al afecto se dicten, la
obtención de los ingresos y la ejecución de los gastos autorizados en el
presupuesto del ente público, los cuales deberán imputarse a las
correspondientes partidas presupuestarias, de conformidad con las normas y
criterios que establezca la Oficina Central de Presupuesto (OCEPRE). Las
transacciones presupuestarias de gastos deberán registrase en la contabilidad
por el sistema de partida doble en todas sus etapas.
•
Principios contables supletorios. En caso de situaciones no previstas en los
anteriores principios, se tomará como marco de referencia los Principios de
Contabilidad de Aceptación General emitidos por la Federación de Colegios
de Contadores Públicos de Venezuela.
2.12. Bases legales
Tomando en cuenta que este trabajo esta basado en un modelo para mejorar el control
de registro de inventarios de materiales y suministros de la Universidad Simón
Bolívar, se requiere tener en cuenta los principios administrativos y el fundamento
legal del cual hemos extraído los instrumentos jurídicos para el sano funcionamiento
del sistema de inventarios acorde con los requerimientos la Administración Pública.
Entre los principios administrativos y el fundamento legal, vale la pena mencionar:
9 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (Gaceta Oficial N°
5.453 del 24 de Marzo de 2000). la cual en sus artículos: 136, dispone la
separación orgánica de Poderes; 137, el Principio de Legalidad relativo a las
atribuciones de los órganos que ejercen el Poder Público, en el sentido que
las actividades que realicen los mismos deben someterse a la Constitución y
a las Leyes; 156, ordinales 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 21, 23, 25, 29 y 33,
establecen las competencias al Poder Nacional; 225 que prevé los órganos
que ejercen el Poder Ejecutivo; y 242 que establece el carácter de los
Ministerios.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
67
Capítulo II. Marco conceptual referencial
9 Ley N° 40 Ley Orgánica de la Administración Pública: publicada en la
Gaceta Oficial Nº 37.305 del 17de Octubre de 2.001, la cual tiene por objeto
establecer los principios y bases que rigen la organización y el
funcionamiento de la Administración Pública; los principios y lineamientos
de la organización y funcionamiento de la Administración Pública Nacional
y de la Administración descentralizada funcionalmente; así como regular los
compromisos de gestión, crear mecanismos para promover la participación y
el control sobre las políticas y resultados públicos; y establecer las normas
básicas sobre los archivos y registros públicos.
9 Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (Gaceta
Oficial N° 37.029 del 05 de Septiembre de 2000).
9 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República (Gaceta Oficial N°
5.017 del 13 de Diciembre de 1995).
9 Ley Orgánica de Administración Central. (Decreto Nº369 del 14 de
Diciembre de 1999 Gaceta Oficial Nº 36.850).
9 Ley de Universidades y su Reglamento.
9 Ley de Licitaciones (Gaceta Oficial N° 37.097 del 12 de Diciembre de
2000).
9 Reglamento de la Ley de Licitaciones (Gaceta Oficial N° 34.830 30/10/91).
9 Ley
Orgánica
de
Procedimientos Administrativos (Gaceta Oficial
Extraordinaria Nº 2.818, del 1º de julio de 1.981). Esta Ley ajusta la
actividad de la Administración Pública Nacional y la Administración
Pública Descentralizada, al principio de legalidad administrativa.
9 Ley contra la Corrupción. (Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 5.637, del 07 de
abril de 2003). El objeto de esta ley es salvaguardar el patrimonio público,
garantizar el manejo adecuado y transparente de los recursos públicos, así
como la tipificación de los delitos contra la cosa pública y las sanciones que
deberán aplicarse a quienes infrinjan sus disposiciones y cuyos actos,
hechos u omisiones causen daños al patrimonio público.
9 Ley N° 59.- Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal (Gaceta Oficial de la República
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
68
Capítulo II. Marco conceptual referencial
69
Bolivariana de Venezuela N° 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2.001).
Esta Ley tiene por objeto regular las funciones de la Contraloría, el Sistema
Nacional de Control Fiscal y la participación de los ciudadanos en el
ejercicio de la función contralora.
9 Código Orgánico Tributario (Gaceta Oficial Nº 37.305 del 17 de octubre de
2001); cuyas disposiciones son aplicables a los tributos nacionales y a las
relaciones jurídicas derivadas de esos tributos.
9 Ley del Estatuto de la Función Pública (Gaceta Oficial Nº 37.522, de fecha
06 de septiembre de 2002): la cual rige las relaciones de empleo público
entre los funcionarios y funcionarias públicas y las administraciones
públicas nacionales, estadales y municipales.
9 Ley sobre Adscripción de Institutos Autónomos, Empresas del Estado,
Fundaciones, Asociaciones y Sociedades Civiles del Estado, a los Órganos
de la Administración Central (Gaceta Oficial Extraordinario Nº 5556, del 13
de noviembre de 2.001); cuyo objetivo fundamental es adecuar la
adscripción
de
los
Institutos
Autónomos,
Empresas
del
Estado,
Fundaciones, Asociaciones y Sociedades Civiles del Estado a los órganos de
la Administración Central, de acuerdo con el ámbito sectorial que
corresponda en virtud del contenido material de las actividades que
desarrollan estos entes, a fin de lograr una mayor eficiencia, coordinación y
control de la actividad administrativa.
9 Decreto con Rango y Fuerza de Ley sobre Simplificación de Trámites
Administrativos (Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 5.393, de fecha 22 de
octubre de 1.999). Este Decreto – Ley, tiene por objeto establecer los
principios y bases conforme a los cuales, los órganos de la Administración
Pública Central y Descentralizada, funcionalmente en el ámbito nacional,
realizarán la simplificación de los trámites administrativos que se efectúen
ante los mismos.
9 Ley de Especial de Presupuesto de Ingresos y Gastos de la República para el
Ejercicio Fiscal 2004 (Gaceta Oficial Extraordinario Nº 5.678, de fecha 16
de diciembre de 2003).
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo II. Marco conceptual referencial
70
9 Leyes Orgánica del Régimen Presupuestario Anuales.
9 Decreto N° 2.360, “Reforma Parcial del Decreto sobre Organización y
Funcionamiento de la Administración Publica Central”, Publicado en
Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela N° 37.672 de
fecha 15 de abril de 2003.
9 Decreto N° 1.835, “Reforma Parcial del Reglamento N° 1 de la Ley
Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el
Sistema Presupuestario (Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela Extraordinaria N°5.592) de fecha 26 de Junio de 2002. El
Presente
Reglamento
tiene
por
objeto
establecer
las
normas
complementarias para el desarrollo del proceso presupuestario que
cumplirán los órganos y entes sujetos a la Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Público.
9 Decreto N° 2.259, “Reglamento Parcial N° 4 de la Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema de
Contabilidad Pública”. Publicado en la Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela Extraordinaria N° 5.623 de fecha 29 de diciembre
de 2002.- El presente Reglamento tiene por objeto establecer las
disposiciones básicas para el funcionamiento del sistema de contabilidad
pública, el cual será único, integrado y aplicable a todos los órganos de la
República, así como a sus entes descentralizados funcionalmente. Dicho
sistema estará fundamentado en las normas generales de Contabilidad
Pública, de acuerdo con lo establecido en el numeral 1 del artículo 127 de la
Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público,
debidamente aprobado por la Contraloría General de la Republica y en los
demás principios de contabilidad de general aceptación validos para el
Sector Publico.
9 Reglamento sobre la Organización del Control Interno de la Administración
Pública Nacional (Gaceta Oficial Nº 36.318, de fecha 22 de octubre de
1.997). El objeto del Reglamento en cuestión es establecer las disposiciones
relativas a la organización del control interno de los Organismos de la
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo II. Marco conceptual referencial
Administración Pública Nacional cuyos bienes constituyen patrimonio
público y definir las competencias atribuidas al Ministerio de Finanzas en
materia de contabilidad.
9 Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República
(Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 5.128, del 30 de diciembre de 1.996).
Establece que los funcionarios o empleados públicos y los particulares,
deben colaborar con la realización de todas aquellas actuaciones que se
consideren necesarias para hacer posible o para facilitar el cumplimiento de
las funciones de la Contraloría.
2.12.1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, establece en la Sección
Segunda de la Administración Pública:
Artículo 141.- La Administración Pública está al servicio de los
ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad,
participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de
cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la función pública con
sometimiento pleno de ley y al derecho.
2.12.2. Ley Orgánica de la Administración Financiera
Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público: en el Titulo I
Disposiciones Generales, establece:
Artículo 6. Están sujetos a las regulaciones de esta ley, con las
especificaciones que la misma establece, los entes u organismos que
conforman el sector público, enumerados seguidamente:
1. La República
2. Los Estados
3. El Distrito Metropolitano de Caracas
4. Los Distritos
5. Los Municipios
6. Los Institutos autónomos
7. Las Personas jurídicas estatales de derecho público
8. Las sociedades mercantiles en las cuales la República o las demás
personas a que se refiere el presente artículo tengan participación igual
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
71
Capítulo II. Marco conceptual referencial
o mayor al cincuenta por ciento del capital social. Quedaran
comprendidas además, las sociedades de propiedad totalmente estatal,
cuya función, a través de la posesión de acciones de otras sociedades,
sea coordinar la gestión empresarial pública de un sector de la
economía nacional
9. Las sociedades mercantiles en las cuales las personas a que se refiere
el numeral anterior tengan participación igual o mayor al cincuenta por
ciento del capital social
10. Las fundaciones, asociaciones civiles y demás instituciones
constituidas con fondos públicos o dirigidas por algunas de las
personas referidas en este artículo, cuando la totalidad de los aportes
presupuestarios o contribuciones en un ejercicio, efectuados por una o
varias de las personas referidas en el presente artículo, represente el
cincuenta por ciento o más de su presupuesto.”
En el Título V Del Sistema de la Contabilidad Pública y el Reglamento Parcial Nro. 4
de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del sector Público, sobre el
Sistema de Contabilidad Pública, establece:
Artículo 121.- El Sistema de Contabilidad Pública comprende el conjunto
de principios, órganos, normas y procedimientos técnicos que permiten
valorar, procesar y exponer los hechos económicos financieros que afecten
o puedan llegar a afectar el patrimonio de la República o de sus entes
descentralizados.
Artículo 122.- El Sistema de Contabilidad Pública tendrá por objeto:
1. El registro sistemático de todas las transacciones que afecten la
situación económica financiera de la República y de sus entes
descentralizados funcionalmente.
2. Producir los estados financieros básicos de un sistema contable que
muestren los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de entes
públicos sometidos al sistema.
3. Producir información financiera necesaria para la toma de decisiones
por parte de los responsables de la gestión financiera pública y para los
terceros interesados en la misma.
4. Presentar información contable, los estados financieros y la respectiva
documentación de apoyo, ordenados de tal forma que facilite el
ejercicio del control y la auditoria interna o externa.
5. Suministrar información necesaria para la formación de cuentas
nacionales.”
Artículo 123.- “El Sistema de Contabilidad Pública, será único, integrado
y aplicable a todos los órganos de la República y sus entes
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
72
Capítulo II. Marco conceptual referencial
descentralizados funcionalmente; estará fundamentado en las normas
generales de contabilidad dictadas por la Contraloría General de la
República y en los demás principios de contabilidad de general aceptación
validos para el sector público”.
La contabilidad se llevará en los libros, registros y con la metodología que
prescriba la Oficina Nacional de Contabilidad Pública y estará orientada a
determinar los costos de la producción pública.
Artículo 124.- “El Sistema de Contabilidad Pública podrá estar soportado
en medios informáticos. El reglamento de esta ley establecerá los
requisitos de integración, seguridad y control del sistema”.
Artículo 125.- “Por medios informáticos se podrán generar comprobantes,
procesar y transmitir documentos e información y producir los Libros
Diarios y Mayor y demás libros auxiliares. El reglamento de esta Ley
establecerá los mecanismos de seguridad y control que garanticen la
integridad y seguridad de los documentos e informaciones”.
Articulo 126.- “Se crea la Oficina Nacional de Contabilidad Pública, como
órgano rector del Sistema de Contabilidad Pública, la cual estará a cargo
de un jefe quien será de libre nombramiento y remoción del Ministerio de
Finanzas”.
Artículo 127.- Corresponde a la Oficina Nacional de Contabilidad Pública:
1. Dictar las normas técnicas de contabilidad y los procedimientos
específicos que considere necesario para el adecuado funcionamiento
del Sistema de Contabilidad Pública.
2. Prescribir los Sistemas de Contabilidad para la República y entes
descentralizados sin fines empresariales, mediante instrucciones y
modelos que publicarán en la Gaceta Oficial.
3. Emitir opinión sobre los planes de cuentas y sistemas contables de las
sociedades del Estado, en forma previa a su aprobación por éstas.
4. Asesorar y asistir técnicamente en la implantación de las normas,
procedimientos y sistemas de contabilidad que prescriba.
5. Llevar en cuenta especial el movimiento de las erogaciones con cargo
a los recursos originados en operaciones de crédito público de la
República y de sus entes descentralizados.
6. Organizar el sistema contable de tal forma que permita conocer
permanentemente la gestión presupuestaria, de tesorería patrimonial de
la República y sus entes descentralizados.
7. Llevar la contabilidad central de la República y elaborar los estados
financieros correspondientes, realizando las operaciones de ajustes,
apertura y cierre de la misma.
8. Consolidar los estados financieros de la República y sus entes
descentralizados.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
73
Capítulo II. Marco conceptual referencial
9. Elaborar la Cuenta General de Hacienda que debe presentar
anualmente el Ministerio de Finanzas ante la Asamblea Nacional, los
demás estados financieros que considere conveniente, así como los que
solicite la misma Asamblea Nacional y la Contraloría General de la
República.
10. Evaluar la aplicación de las normas, procedimientos y sistemas de
contabilidad prescrita y ordenar los ajustes que estime procedente.
11. Promover o realizar los estudios que considere necesarios de la
normativa vigente en materia de contabilidad, a los fines de su
actualización permanente.
12. Coordinar la actividad y vigilar el funcionamiento de las oficinas de
contabilidad de los órganos de la República y de sus entes
descentralizados sin fines empresariales.
13. Elaborar las cuentas económicas del sector público, de acuerdo con el
sistema de cuentas nacionales.
14. Dictar las normas e instrucciones técnicas necesarias para la
organización y funcionamiento del archivo de documentación
financiera de la Administración Nacional. En dichas normas podrá
establecerse la conservación de documentos por medios informáticos,
para lo cual deberán aplicarse los mecanismos de seguridad que
garanticen su estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e
inalterabilidad.
Articulo 128.- “Los entes a que se refiere los numerales 6, 7, 8, 9 y 10 del
artículo 6º de esta ley suministraran a la Oficina Nacional de Contabilidad
Pública los estados financieros y demás información de carácter contable
que esta les requiere, en forma oportunidad que determine”.
Artículo 129.- “La Oficina Nacional de Contabilidad Pública solicitará a
los estados, al Distrito Metropolitano de Caracas, así como a los distritos y
municipios la información necesaria para el cumplimiento de sus
funciones; así mismo, coordinará con estos la aplicación, en el ámbito de
sus competencias, del sistema de información financiera que desarrolle”.
Artículo 130.- “El Ministerio de Finanzas presentará a la Asamblea
Nacional, antes del 30 de junio de cada año, la Cuenta General de
Hacienda, la cual contendrá, como mínimo:
1.- Los estados de ejecución del presupuesto de la República y de sus
entes descentralizados sin fines empresariales.
2.- Los estados que demuestren los movimientos y situación del Tesoro
Nacional.
3.- El estado actualizado de la deuda pública interna y externa, directa e
indirecta.
4.- Los estados financieros de la República.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
74
Capítulo II. Marco conceptual referencial
75
5.-
Un informe que presente la gestión financiera consolidada del sector
público durante el ejercicio y muestre los resultados operativos,
económicos y financieros y un anexo que especifique la situación de
los pasivos laborales.
La Cuenta General de Hacienda contendrá además de comentarios sobre el
grado de cumplimiento de los objetivos y metas previstas en la ley de
presupuesto; y el comportamiento de los gastos y de los indicadores de
eficiencia de la producción pública.”
Al realizar un análisis de esta base legal, se explica que la Universidad Simón Bolívar
como ente descentralizado se rige por esta ley especificada en artículo 6 del título I.
En el Título V y el reglamento parcial número 4, se ubica lo referente a la regulación
y supervisión de los materiales y suministros que requieren las diversas unidades de
la institución para mantener el control para lo cual se deben realizar transacciones en
el sistema de contabilidad que reflejen fielmente su ejecución para que puedan ser
mostrados en los diversos estados financieros para una oportuna toma de decisiones.
Asimismo, que terceros puedan constatar el tipo de inventario que existe en la
institución.
Por otra parte, la institución debe reflejar trimestralmente todos los gastos ejecutados
en el instructivo número 7, ante la Oficina Nacional de Contabilidad y otros entes
involucrados.
Ley Orgánica de la Administración Pública. Título I. Disposiciones Generales.
Principio de rendición de cuentas. Artículo 11.- “Las Autoridades, funcionarios y
funcionarias de la Administración Pública deberán rendir cuentas de los cargos que
desempeñen, en términos y condiciones que determine la ley”.
Principios que rigen la actividad de la Administración Pública. Artículo 12.-
“La
actividad de la Administración Pública se basa en los principios de economía,
celeridad,
simplicidad
administrativa,
eficacia,
objetividad,
imparcialidad,
honestidad, transparencia, buena fe y confianza. Asímismo, se efectuará dentro de
los parámetros de racionalidad y jurídica”.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo II. Marco conceptual referencial
La simplificación de los trámites administrativos será tarea permanente de los
órganos y entes de la Administración Pública, así como la supresión de los que fueron
innecesarios, todo de conformidad con los principios y normas que establezcan la ley
correspondiente.
A fin de dar cumplimiento a los principios ya establecidos en esta Ley, los órganos y
entes de la Administración Pública deberán utilizar las nuevas tecnologías que
desarrolle la ciencia, tales como medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para
su organización, funcionamiento y relación con las personas.
En tal sentido, cada órgano y ente de la Administración Pública deberá establecer y
mantener una página en Internet, que contendrá entre otra información que se
considere relevante, los datos correspondientes a su misión, organización,
procedimientos, normativa que lo regula, servicios que presta, documentos de interés
para las personas, así como un mecanismo de comunicación electrónica con dichos
órganos y entes disponible para todas las personas vía Internet.
Principio de responsabilidad patrimonial de la administración Pública. Artículo 14.“La Administración Pública será responsable ante los particulares por la gestión de
sus respectivos órganos, de conformidad con la Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela y la ley, sin perjuicio de la responsabilidad que
corresponde a los funcionarios o funcionarias por su actuación. La Administración
Pública responderá patrimonialmente por los daños que sufran los particulares,
siempre que la lesión sea imputable a su funcionario.” La Universidad Simón Bolívar,
cumple con la normativa vigente estipulada en esta ley, realizando las rendiciones de
cuentas cada trimestre avalado por instructivo número 7, para ello hay funcionarios
encargados de realizar las tareas relativas al almacén tales como: adquisición,
distribución y stock de inventarios de materiales.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
76
Capítulo II. Marco conceptual referencial
2.12.3. Ley de Universidades
Ley de Universidades y Reglamento Parcial. Artículo 9.- Las Universidades son
autónomas. Dentro de las previsiones de la presente Ley y de su reglamento, disponen
de: Autonomía económica y financiera para organizar y administrar su patrimonio.
Las Universidades Públicas elaboran su presupuesto amparado en las normativas del
Ministerio de Educación Superior, a través del Consejo Nacional de Universidades
C.N.U. y la Oficina de Planificación del Sector Universitario O.P.S.U.
2.12.4. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal. Título I. Disposiciones Fundamentales. Capítulo I Disposiciones
Generales. Artículo 9.- Están sujetos a las disposiciones de la presente Ley y al
control, vigilancia y fiscalización de la Contraloría General de la República:…8.- Las
Universidades Públicas…. La Contraloría General de la República y el Sistema
Nacional de Control Fiscal es el encargado de regular las Universidades Públicas a fin
de hacer funcional el control interno.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
77
Capítulo III. Marco organizacional
78
CAPÍTULO III
MARCO ORGANIZACIONAL
3. Marco oganizacional
3.1. Antecedentes históricos de la USB
Tomando como referencia el “Catálogo Decanato de Estudios Profesionales. USB.
2000-2002”, en él se expresa que en 1967 surgió la idea en las instancias
gubernamentales de crear una nueva universidad, con el fin de contribuir a solucionar
el problema universitario existente para la época. El 18 de julio de 1967, el Doctor
Raúl Leoni, Presidente de la República, firmó el decreto N 878, mediante el cual se
creó la Universidad como Instituto Experimental de Educación Superior con el
nombre de Universidad de Caracas, destinada a instituir los estudios y las
investigaciones de carácter científico, tecnológico y humanístico que requería, para
ese momento, el país.
El primer Reglamento se dictó el 4 de marzo de 1969. Posteriormente, numerosos
integrantes de la comunidad universitaria, la Academia Nacional de la Historia, la
Sociedad Bolivariana de Venezuela y otras instituciones, manifestaron su deseo de
que la Universidad se vinculara al nombre del Libertador. El 9 de julio de 1969, el
decreto N 4, cambió el nombre por Universidad Experimental Simón Bolívar (USB,
2002).
Cabe señalar que las clases comenzaron en enero de 1970, las carreras profesionales
se establecieron casi un año después del período de un ciclo básico común. El ciclo
profesional de la Universidad Simón Bolívar comenzó con cinco carreras: Ingeniería
Eléctrica, Ingeniería Mecánica, Ingeniería Química, Licenciatura en Matemáticas y
Licenciatura en Química. Dos años después se crearon tres nuevas carreras:
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Capítulo III. Marco organizacional
Ingeniería Electrónica, Ingeniería en Computación y Arquitectura. En 1974 arrancó
la Licenciatura en Física, Urbanismo e Ingeniería de Materiales, en 1975 la
Licenciatura en Biología, en 1990 Ingeniería Geofísica y en 1992 Ingeniería de
Producción (USB, 2002).
El 14 de diciembre de 1970 se creó el Decanato de Estudios de
Postgrado; el 11 de enero de 1971 fueron aprobadas por el Consejo
Nacional de Universidades las Especializaciones en Filosofía, Ciencias
de la Salud, Urbanismo, Economía y Administración.
Asimismo, para cubrir las necesidades en la formación de técnicos superiores en el
país, el 16 de enero de 1976 se aprobó la creación del Núcleo Universitario del
Litoral, el cual fue inaugurado el 12 de febrero de 1977 en una antigua hacienda del
Valle de Camurí. Inició sus actividades académicas el 23 del mismo mes. En esta
sede, la USB ofrece un conjunto de carreras técnicas en las áreas industrial y
administrativa.
El 18 de julio de 1995 en el Decreto No 755 emanado de la Presidencia de la
Republica, el Dr. Rafael Caldera otorga autonomía a la Universidad Simón Bolívar
(USB, 2002).
3.2. Misión de la USB
La Universidad Simón Bolívar es una comunidad académica, innovadora,
participativa, productiva y plural, en permanente aprendizaje y desarrollo, y
comprometida con la excelencia, cuya misión fundamental es contribuir
significativamente con (USB, 2006, Web):
-
La formación sustentada en valores éticos de ciudadanos libres, líderes
emprendedores, de alta calidad profesional y humana, orientados hacia la
creatividad, la innovación, la producción, la sensibilidad y la solidaridad
social;
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
79
Capítulo III. Marco organizacional
-
La búsqueda y transmisión universal del saber, la generación, difusión y
aplicación del conocimiento; dentro de un foro libre, abierto y crítico;
-
La transferencia directa de su labor investigativa, académica, creativa y
productiva, a manera de soluciones y respuestas a las necesidades y
demandas de la sociedad, a cuyo servicio se encuentra, en pos de un
mundo mejor.
La Universidad entiende esta misión como su particular manera de participar
activamente en el logro de una sociedad más justa, y de promover el desarrollo
armónico y sustentable de sus dimensiones sociales, políticas, culturales y
económicas.
3.3. Estructura de la USB
La Universidad Simón Bolívar está conformada por dos (2) Unidades: Unidades
Administrativas y Unidades Académicas.
1. Unidades Académicas: Las unidades académicas son las que se encargan del
diseño, planificación, coordinación y evaluación de los programas bajo su
responsabilidad, así como de llevar adelante la ejecución de esos programas.
En los programas de enseñanza las unidades responsables de estas funciones
son los Decanatos, las Divisiones con sus departamentos y la Unidad de
Laboratorios. Los Decanatos diseñan los programas de enseñanza e
investigación, según sea el caso, y coordinan y evalúan su ejecución. A los
Decanatos están adscritos las Coordinaciones de cada una de las carreras que
son las unidades operativas, mientras que las Divisiones son las encargadas de
ejecutar los programas de enseñanza, investigación y extensión. Agrupa a los
departamentos e Institutos de acuerdo a los diferentes campos del
conocimiento. Los Departamentos son las unidades operativas de las
Divisiones, a los cuales están adscritos los profesores de la Universidad según
el área.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
80
Capítulo III. Marco organizacional
2. Unidades Administrativas: La Universidad cuenta con organismos o
dependencias que le brindan apoyo o soporte en sus distintas actividades de
Docencia, Investigación y Extensión según la naturaleza de ellas, al tiempo
que le ofrecen asistencia al estudiantado. Entre estas dependencias se
encuentran:
− Dirección de Seguridad Integral
− Dirección de Admisión y Control de Estudios (DACE)
− Dirección de Cultura
− Dirección de Deportes
− Dirección de Desarrollo Estudiantil (DIDE)
− Dirección de Desarrollo Profesoral
− Dirección de Finanzas
− Dirección de Ingeniería de Información (DII)
− Dirección de la Biblioteca Central
− Dirección de Asuntos Públicos
− Dirección de Planta Física
− Dirección de Recursos Humanos
− Dirección de Servicios
− Dirección de Servicios Multimedia (DSM)
− Dirección de Servicios Telemáticos (DST)
− Dirección Centro de Documentación y Archivo (CENDA)
3.4. Dirección de Servicios
El presente trabajo de investigación se desarrolla en la Dirección de Servicios en el
Departamento de Compras y suministros.
La Dirección de Servicios tiene como objetivo fundamental planificar, coordinar y
ejecutar las políticas de compras, producción de impresos, prestación de servicios
básicos y prestación de servicios especiales. La Dirección de Servicios está a su vez
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
81
Capítulo III. Marco organizacional
conformada por: Departamentos de Compras, Departamento de Servicios Generales,
Servicio de Comedores, Servicio de Transporte Colectivo y Servicio de Producción
de Impresos. Su ubicación es en el Edificio Ciencias Básicas II, Piso 2, oficina 217.
Apartado 89000. Valle de Sartenejas. Baruta. Edo. Miranda. Teléfono: 02129063453/9063454 Fax: 58-0212-9063454, Correo electrónico: [email protected]
Tomando en cuenta el organigrama de la institución se hará una revisión bibliográfica
de la documentación en la Universidad Simón Bolívar, se analizará específicamente
al Departamento de Compras y Suministros.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
82
Capítuo IV. Marco metodológico
83
CAPÍTULO IV
MARCO METODOLÓGICO
Todos los aspectos relacionados con la metodología que se seleccionó para el
desarrollo de la presente investigación se detallan en este capítulo, indicando el tipo y
diseño de investigación elegido, lo que permitió dar respuestas a las interrogantes
inicialmente planteadas en el problema y recogidas en los objetivos de este trabajo
especial de grado.
4.1. Tipo y diseño de la investigación
De acuerdo a lo planteado en el primer capítulo sobre la contextualización y
delimitación del problema en cuanto al modelo de gestión gerencial de inventarios
para lograr la optimización del control de entradas y salidas de materiales y
suministros en el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simón
Bolívar y en función de los objetivos señalados, se puede decir, que este trabajo
investigativo es de tipo documental sustentado en un estudio de campo y de carácter
descriptivo.
Según Sabino (1992), existen tres tipos de investigaciones: la exploratoria,
explicativa y la descriptiva. En relación a la descriptiva el autor señala lo siguiente:
En las investigaciones descriptivas se proponen conocer grupos
homogéneos de fenómenos, utilizando criterios sistemáticos que permitan
poner de manifiesto su estructura o comportamiento. No se ocupan, pues,
de la verificación de hipótesis, sino de la descripción de hechos a partir de
un criterio o modelo teórico definido previamente (p. 93).
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo IV. Marco metodológico
En este orden de ideas, y en concordancia con lo expuesto por Bavaresco (1994,
p.24), la investigación descriptiva "consiste en describir y analizar sistemáticamente
características homogéneas de los fenómenos estudiados sobre la realidad
(individuos, comunidad)”. Se puede decir que el presente estudio define, en forma
generalizada, los modelos de inventario actualmente utilizados en la administración,
a objeto de determinar cuál de ellos es el que aplica a la empresa bajo estudio.
En cuanto al diseño de la investigación, se consideró el concepto de Balestrini
(2002), quien señala:
Un diseño de investigación se define como el plan global de investigación
que integra de un modo coherente y adecuadamente correcto, técnicas de
recogida de datos a utilizar, análisis previstos y objetivos... el diseño de
una investigación intenta dar, de una manera clara y no ambigua,
respuestas a las preguntas planteadas en la misma (p. 118).
En este sentido, el diseño de la investigación es de campo ya que la información
correspondiente al diagnóstico se obtuvo de fuente primaria, y posteriormente se
desarrolló el modelo de gestión para lograr la optimización del control de entradas y
salidas de materiales y suministros en el Departamento de Compras y Suministros de
la Universidad Simón Bolívar.
4.2. Población y muestra
Una vez definido el campo del estudio, se introduce en este capítulo lo relacionado
con la delimitación de la población o universo de estudio, pero antes se define el
concepto de población, el cual es: “Un conjunto finito o infinito de personas, casos o
elementos que presentan características comunes” (Balestrini, 2002, p.123.).
Otra definición es la expresada por la Universidad Nacional Abierta (1985), que dice:
"...es el conjunto de elementos o unidades, que pueden ser personas, documentos,
instituciones, etc. a las que se refieren las conclusiones o generalizaciones logradas en
una investigación" (p.73).
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
84
Capítulo IV. Marco metodológico
En el caso de la presente investigación la población está conformada por 150
personas que laboran en la Universidad. Se contó con la participación de todo el
personal de la Universidad Simón Bolívar que laboran en el Departamento de
Compras y Suministros, la Biblioteca, la Dirección de Servicios Telemáticos, la
Dirección de Planta Física, el Departamento de Mantenimiento, la Dirección de
Servicios Multimedia y la Unidad de Laboratorios; los cuales tienen bajo su
administración el buen manejo de inventarios para el éxito y logro de la rentabilidad.
En el caso de la muestra, su selección fue de forma intencional y se hizo sobre la
literatura de Ary y Jacobs (1989, p. 141), quienes señalan: “En la investigación
descriptiva se emplean muestras grandes. Algunas veces se recomiendan seleccionar
de un 10% a un 20% de la población accesible.”. De acuerdo a eso, la muestra estuvo
conformada en un total de 15 personas; por tanto, la muestra representó un 10% de la
población definida considerándose representativa, según la estructura presentada en el
Cuadro Nº 2.
Tal como lo señala Sabino (1992), el concepto de muestreo intencional es el que
“Escoge sus unidades no en forma fortuita sino completamente intencional,
designando a cada unidad según características que para el investigador resulte de
relevancia. Estas muestras son muy útiles y se emplean frecuentemente en los
estudios de casos” (p.106).
Cuadro Nº 2
Población y Muestra
Muestra
Concepto
No. de Personas
%
Dirección de Servicios (Departamento
5
33%
de Compras y Suministros) de la
Universidad Simón Bolívar
Biblioteca
1
7%
Dirección de Servicios Telemáticos
2
13%
Dirección de Planta Física
2
13%
Departamento de Mantenimiento
3
20%
Dirección de Servicios Multimedia
1
7%
Unidad de Laboratorios
1
7%
Total
15
100%
Fuente: Elaboración Manuel Balabu y Yorge Villavicencio. Estudiantes de Postgrado
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
85
Capítulo IV. Marco metodológico
El criterio de selección de la muestra fue de carácter intencional, ya que se consideró
a las personas relacionadas con el control de los inventarios, calificado en sus
funciones y que pueden agregar valor a la investigación. Ciertamente, para las
clasificaciones de los materiales en los almacenes y el conocimiento de las personas
en su área de trabajo (almacenes), se consideraron:
− Pesonal del almacén del Departamento de Compras y Suministros.
− Personal de las Unidades Descentralizadas y el Departamento de Compras y
Suministros con las cuales se espera obtener una idea clara sobre los posibles
problemas de los Departamentos involucrados en las compras de los materiales y
suministros.
− El Departamento de Contabilidad para evaluar cómo se llevan los registros
de los materiales y suministros de la institución.
4.3. Operacionalización de variables
Para Hernández, Fernández, y Baptista (1998), la variable “...es una propiedad que
puede variar y cuya variación es susceptible de medirse. La variable se aplica a un
grupo de personas u objetos, los cuales pueden adquirir diversos valores” (p. 75).
Toda investigación pretende descubrir de qué manera uno o varios factores cambian
cuando otro u otros lo hacen. Las características que varían en tales factores se
denominan variables. El plan debe contener un listado de las variables a estudiar
junto con sus definiciones, su función dentro de la investigación e incluso, el nivel de
medición o categoría correspondiente a cada una de ellas.
Las variables pueden ser, según su función dentro de la investigación:
a) Dependientes, o efectos que se estudian;
b) Independientes, o posibles causas de los efectos.
Conviene citar en el plan, las variables que intervienen, es decir, aquellas que
posiblemente afecten a las variables en estudio, pero que no van a ser sometidas a
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
86
Capítulo IV. Marco metodológico
87
investigación en el presente caso. En función a este planteamiento, las variables que
serán consideradas para la investigación, se detallan a continuación:
4.3.1. Nivel conceptual
Tomando como referencia bibliográfica las normas para la elaboración, presentación
y evaluación de los trabajos de grado de la Universidad Santa María (2000), se tiene
que: “Las variables representan a los elementos, factores o términos que pueden
asumir diferentes valores cada vez que son examinados, o que reflejan distintas
manifestaciones según sea el contexto en el que se presentan” (p.17). Sustentando
estos conceptos: “La definición conceptual de la variable es la expresión del
significado que el investigador le atribuye y con ese sentido debe entenderse durante
todo el trabajo” (p.17). (Ver Cuadro Nº 3).
Cuadro Nº 3
Definición de variables a nivel conceptual
Objetivos específicos
Variables
Definición conceptual
Realizar un análisis de la situación
La Administración de Inventarios se
actual de los procesos utilizados en el Administración estudia desde cuatro niveles diferentes:
Actual de
almacén de la institución para
Selección de Materiales y Mercancías,
Inventarios
mantener el registro de los materiales y
Selección de proveedores, Recepción de
suministros y de esa manera poder
Mercancías y el control de las existencias.
establecer las deficiencias en los
(Mc Graw-Hill de Contabilidad. Tomo II
procesos de registros y control de
,1992)
existencias
como base para la
selección del modelo a adoptar
Estudiar los diferentes enfoques de
Plan de organización entre el sistema de
modelos gerenciales de inventarios que Enfoques de contabilidad, funciones de empleados y
Modelos
se adapten a la estructura y a los
procedimientos coordinados, que tienen
procesos que se llevan a cabo en el Gerenciales de por objeto obtener información segura,
Inventarios
Departamento
de Compras y
salvaguardar las mercancías en existencia
suministros objeto de estudio
y de disponibilidad inmediata, que en el
curso normal de operaciones están
destinados a la venta ya sea en su estado
original de compra o después de
transformados. (p.87).
Realizar las recomendaciones para la
Modelo de
Al tratar con materiales de demanda
implantación del modelo de gestión
gestión
continua es necesario mantener las
para lograr la optimización del control
gerencial de
exigencias
entre
niveles
máximos
de entradas y salidas de materiales y
Inventario
convenientes. El punto máximo indica
suministros en la Universidad Simón
propuesto.
cuando debe enviarse una requisición por
Bolívar
más material. El punto máximo limita la
cantidad que debe permitirse, que entre las
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo IV. Marco metodológico
88
especificaciones de tales límites máximos
y mínimos para el inventario sea uno de
los problemas más importantes en el
control de inventario. Se determina el
punto máximo para impedir la escasez de
materiales. El inventario máximo está
controlado
por
muchos
factores
relacionados principalmente por la
inversión de capital, costos de operación,
condiciones
de
almacenamiento
y
necesidades futuras. (p.261)
Fuente: Elaboración Manuel Balabu y Yorge Villavicencio. Estudiantes de Postgrado
4.3.2. Nivel operacional
La definición operacional de la variable representa el desglosamiento de
la misma en aspectos cada vez más sencillos que permitan la máxima
aproximación para poder medirla, estos aspectos se agrupan bajo las
denominaciones de dimensiones, indicadores y, de ser necesario,
subindicadores (Universidad Santa María, 2000, p.18).
En función a este planteamiento, la operacionalización de las variables que fueron
consideradas para la investigación, se detallan en el cuadro Nº 4.
Tomando como referencia Tamayo (1995), éste define:
La técnicas de recolección de datos es la parte operativa del diseño
investigativo. Hace relación al procedimiento, condiciones y lugar de la
recolección de datos.
Es importante considerar los métodos de recolección de datos y calidad
de información obtenida, de ello dependerá que los datos sean precisos y
obtener así resultados útiles y aplicables (p.108).
Cuadro Nº 4
Definición de variables a nivel operacional
Variable
Procesos de
Inventarios
Enfoques de
Modelos
Gerenciales de
Dimensión
Procesos
Administrativos
Resultados de los
Modelos Actuales
Indicadores
Cumplimiento de
los Procesos
Administrativos
Indicadores de
Gestión
Sub-Indicadores
Planificación
Organización
Dirección
Control
Sistema
Fortalezas
Debilidades
Instrumento
Encuesta
Encuesta
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo IV. Marco metodológico
89
Inventarios
Modelo de
gestión gerencial
de Inventario
propuesto.
Oportunidades
Amenazas
Aplicabilidad de
un nuevo Modelo
Gerencial de
Inventarios
Sistema propuesto
Efectividad
Operatividad
Tiempo de
Respuesta
Entrevista
Matriz
DOFA
Formulario
Fuente: Elaboración Manuel Balabu y Yorge Villavicencio. Estudiantes de Postgrado
4.4. Técnicas e instrumentos de recolección de datos
Tamayo (1995), señala que en esta sección se debe describir:
a) El proceso de clasificación, registro y codificación de los datos; y, b)
Las técnicas analíticas (lógicas y estadísticas) que se utilizarán para
obtener las conclusiones. El análisis lógico corresponde a investigaciones
en las cuales las unidades de investigación son pocas (estudios históricos
o de casos específicos), mientras que el análisis estadístico que supone el
análisis lógico, se utiliza cuando se tienen conjuntos numerosos de datos
(p.18).
Con respecto a estas técnicas e instrumentos de recolección de datos requeridos en
función de los objetivos de la investigación, se utilizaron: la entrevista, la encuesta, la
observación directa y fuentes bibliográficas.
4.4.1. La entrevista
Se entrevistó Jefa de la Sección del Almacén General de el Deparamento de Compras
y Suministros, donde mostró las instalaciones del almacén, cómo se distribuye el
personal que ahí labora y en forma general, las funciones del jefe del almacén y del
personal.
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Capítulo IV. Marco metodológico
4.4.2. La encuesta
Se seleccionó como base teórica a nivel metodológico, la teoría de López (1979),
quien indica que el cuestionario consiste en un “... método para obtener información
de manera precisa, donde existe un formato estandarizado de preguntas y donde el
informante debe reportar sus respuestas” (p.60).
La ventaja principal de tal procedimiento, radica en la gran economía de tiempo y
personal que implica, pues no existe allí el elemento de interacción personal que la
define. El cuestionario aplicado fue de tipo estructurado el cual consiste en un método
para obtener información de manera precisa de la muestra seleccionada de el
Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simón Bolívar donde
existe un formato estandarizado de preguntas y donde el informante debe reportar sus
respuestas.
Se elaboró un cuestionario para ver el funcionamiento de la sección de Almacén
General para poner algunas cualidades del movimiento de algunos materiales y
suministros, y cuantificar los movimientos de entradas y salidas del almacén de los
mismos.
4.4.3. Observación directa
Méndez (1998) define la observación como:
...el uso sistemático de nuestros sentidos en la búsqueda de los datos que
necesitamos para resolver un problema de investigación......... la ventaja
principal de esta técnica, en el campo de las ciencias del hombre, radica
en que los hechos son percibidos directamente, sin ninguna clase de
intermediación, colocándonos ante la situación estudiada, tal como ésta
se da naturalmente (p.105).
La modalidad de observación se aplicó mediante las visitas guiadas que se realizaron
a el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simón Bolívar y se
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90
Capítulo IV. Marco metodológico
utilizó como instrumento para la recopilación de datos un formulario para describir
los requerimientos de información, los hechos observados y aspectos particulares que
puedan agregar valor a la investigación.
Se estudió la situación actual de las Unidades Descentralizadas y del Departamento
de Compra y Suministros de la siguiente manera: se realizó un levantamiento de
información con la finalidad de determinar si se tiene un sistema adecuado que
cumpla con sus requerimientos, ver sus debilidades y fortalezas.
4.4.4. Técnica documental o fuentes bibliográficas
La técnica de análisis de documentos según Tamayo (1995), explica: “los datos tienen
un significado en función de las interpretaciones que les da el investigador, de nada
servirá una abundante información si no se somete a un adecuado tratamiento
analítico” (p.124).
Las fichas bibliográficas y otras herramientas impresas sirvieron de ayuda para
recolectar la información, entre las cuales se puede nombrar: documentación propia
de el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simón Bolívar
como área objeto de este estudio, organigramas, así como otro material impreso
concerniente a la investigación, tales como bibliografía, notas de prensa, artículos de
internet y publicaciones.
4.5. Confiabilidad y validación del instrumento
En cuanto a la confiabilidad y validez del instrumento, se consideró el concepto de
los autores Hernández, Fernández, y Baptista (1998), los cuales indican: “La
confiabilidad de un instrumento de medición se refiere al grado en que su aplicación
repetida al mismo sujeto u objeto produzca iguales resultados” (p.235).
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
91
Capítulo IV. Marco metodológico
92
En cuanto a la validez de los instrumentos de recolección de información, en términos
generales, “se refiere al grado en que un instrumento realmente mide la variable que
pretende medir” (p.236).
En este sentido, el cuestionario utilizado estuvo
estructurado en función a las variables, diseñando los grupos de preguntas orientadas
a responder lo que se pretende medir en cada variable definida.
Para la determinación de la validez de la encuesta, fueron presentados para ser
sometido a juicio de dos (2) expertos, uno con experiencia en materia de inventarios
y otro metodológico, asignando para ello la siguiente valoración:
-
Muy Bueno = 5
-
Bueno
=
-
Regular
= 3
-
Deficiente = 2
-
No aplica
=
4
1
Seguidamente, se calculó la frecuencia de las respuestas para determinar la
aplicación o no de la encuesta, y en el caso que se requirió modificaciones, se hizo y
nuevamente se entregó a los expertos.
En resumen, para la recolección de los datos se utilizaron como instrumentos una
encuesta estructurada con preguntas cerradas que permitieron diagnosticar la
situación actual de la Dirección de Servicios (Departamento de Compras y
Suministros) de la Universidad Simón Bolívar, en cuanto la gestión gerencial para el
control de inventario de materiales y suministros, objeto de este estudio.
4.6. Análisis y procesamiento de datos
En esta fase de procesamiento y análisis de datos de la presente investigación se
efectuaron los siguientes procedimientos que sirvieron de base para la elaboración de
la propuesta planteada:
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo IV. Marco metodológico
93
1. Se realizó el levantamiento de información teórica que sustenta la investigación,
de acuerdo a los objetivos del estudio.
2. Se diseñaron los instrumentos de recolección de datos (cuestionario y formulario).
3. Se solicitó a la Dirección de Servicios (Departamento de Compras y Suministros)
de la Universidad Simón Bolívar, información relativa a los antecedentes, tipo de
Inventario y demás información que fue de utilidad para la investigación.
4. Se aplicaron los instrumentos de recolección de datos.
5. Para analizar los datos se empleó la estadística descriptiva y la estadística
inferencial. La primera se utilizó para conocer la distribución de las respuestas
emitidas en el cuestionario utilizado para la recolección de los datos.
La
estadística inferencial se utilizó para la confiabilidad del instrumento y para
evaluar las diferencias en las opiniones emitidas por los estratos encuestados.
6. Se calculó la frecuencia de los diferentes items del cuestionario aplicado a la
muestra, realizando seguidamente la evaluación en función a los objetivos
establecidos.
7. Se realizó el diagnóstico cuantitativo de la empresa, basándose en la información
suministrada por la misma.
8. Se procedió al análisis cualitativo de los resultados arrojados por la muestra,
generándose como producto la elaboración de la matriz DOFA, la cual incluyó
dos matrices, como son: matriz situacional, que expresó las fortalezas y
debilidades de la empresa; y la matriz de oportunidades y amenazas, donde se
planteó la probabilidad de aceptación y posibles limitaciones de la aplicación del
modelo propuesto.
9. Paralelo a los procedimientos escritos, se procedió a la elaboración de cuadros y
gráficos, para la presentación, tabulación y análisis de los resultados obtenidos.
10. Se procedió al diseño de la Propuesta de la investigación.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo V. Presentación de los resultados
CAPÍTULO V
PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS
En el presente capítulo se realiza el análisis para la presentación de los resultados a
objeto de cumplir con el objetivo de realizar el Diseño de un Modelo de Gestión
para lograr la optimización del control de Inventario de Materiales y
Suministros para la control de entradas y salidas de materiales y suministros en
el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simón Bolívar.
En esta parte del proyecto se trata todo lo relacionado a la interpretación desde el
punto de vista cualitativo y cuantitativo de la información proveniente de la fuente
primaria y secundaria, y que fue procesada en el ámbito de tratamiento estadístico.
Este análisis permite la contrastación de la teoría con la realidad objeto de este
estudio.
Igualmente, en esta sección del proyecto se realiza el análisis de los resultados en
función a los criterios de tipo contable, legal, económico y estadísticos fundamentales
para poder realizar una comparación justa de dichos resultados con la base teórica.
Una vez realizada la observación directa de la Universidad Simón Bolívar, se le
suministró a las personas encargadas del Inventario, un formulario que permitió
reflejar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de esta área según su
opinión, con el objeto de complementar la información obtenida verbalmente para
realizar el análisis y las recomendaciones pertinentes de acuerdo a la problemática
individual planteada.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
94
Capítulo V. Presentación de los resultados
95
Luego de obtenida la información requerida, se procedió a unificar los criterios en un
cuadro único que englobara los problemas particulares de cada una de las personas
consultadas, ya que la información suministrada reflejaba problemas comunes sobre
el Inventario.
5.1. Análisis de la situación actual de los procesos utilizados en el almacén en el
Departamento de Compras y Suministros.
Con el objeto de diagnosticar la situación actual de los controles de inventarios de el
Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simón Bolívar
y
establecer las características generales de la estructura de control de inventarios
vigente, se procedió a
realizar una análisis cualitativo para evaluar en forma
independiente cada una de las opiniones de las personas seleccionadas como muestra
y se procedió a reflejar en un cuadro de fortalezas y oportunidades, debilidades y
amenazas,
la estructura de control de los inventarios, describiendo en términos
generales, las observaciones que sobre el mismo fueron comunes para las diferentes
personas de la Dirección de Servicios.
Asimismo, las respuestas obtenidas de los involucrados en el proceso se evaluaron en
forma confidencial para le uso de la presente investigación.
Adicional al levantamiento de información mediante la observación directa, se
procedió a realizar una análisis cuantitativo a través de la aplicación de una encuesta
estructurada, de la cual se obtuvo resultados producto de la respuesta de la muestra
seleccionada, en relación a las variables denominadas: niveles de inventarios,
estructura de control de inventarios, control sobre recepción de mercancías, control de
inventarios, normas y procedimientos de la
Dirección de Servicios, registro y
contabilización de inventarios.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo V. Presentación de los resultados
96
5.1.1. Análisis cualitativo de la observación directa y recomendaciones
El resultado de este diagnóstico se pueden observar en los cuadros Nº 5 y 6.
Cuadro Nº 5
Fortalezas y debilidades
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
El Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simón
Bolívar está dispuesto a incorporar un
nuevo Sistema de Administración de los
Inventarios.
− Solicitante de materiales y suministros
claramente definidos.
−
Uso racional de los materiales y
suministros.
− Rapidez en la preparación de las
requisiciones.
−
Cultura de estimación de las entradas y
salidas de materiales y suministros por
parte del Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simón
Bolívar.
− Ordenamiento y resguardo de los
materiales y suministros, de acuerdo a
las características de estos.
−
−
Garantía de existencias de materiales y
suministros mínimos requeridos para el
funcionamiento de las unidades.
− Organización del almacén de acuerdo
al tipo de materiales y suministros.
− Facilidad para la
Inventario Físico.
ejecución
del
− Elaboración
de
proyecciones
presupuestarias y de consumo.
Fuente: Elaboración Manuel Balabú y Yorge Villavicencio. Estudiantes de Postgrado
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo V. Presentación de los resultados
97
Cuadro Nº 6
Debilidades y amenazas
DEBILIDADES
-
-
-
-
-
-
El sistema de control es manual diariamente.
El control de inventario se lleva por formato.
Re-procesos en la realización del cuadre de entradas y salidas.
Demora en los procesos de contabilización de inventarios y la
compra de materiales y suministros.
No se determina la disponibilidad en la asignación presupuestaria
y se solicitan requisiciones independientemente del nivel de gasto.
Se incurre en incremento de los costos de los materiales y
suministros en proceso de adquisición, debido al largo período de
ejecución de los procedimientos administrativos.
Los procesos de mayor frecuencia son: Despacho recibido y
requisición de materiales y suministros.
Existen debilidades en el cálculo de la jornada de trabajo requerida
o tiempo de respuesta de los trabajadores.
Pérdida de tiempo (Horas-Hombre), al tener que registrar en
formatos de entrada y salida de materiales y suministros.
Procesos poco prácticos y desventajosos para la Dirección de
Servicios.
Pérdida de materiales, suministros y horas hombre en casos de
errores en el cuadre del almacén.
Carencia de políticas, normas y procedimientos formales.
Ejecución de las instrucciones de trabajo de acuerdo a la
experiencia del Personal y no a las exigencias del Departamento
de Compras y Suministros.
Desconocimiento de los gastos en forma expedita, por concepto de
materiales y equipos solicitados por contar con un sistema manual.
Registro y cálculo no automatizados del costo de los materiales y
suministros solicitados al Departamento de Compras y
Suministros.
Pérdida de tiempo para conocer la valoración actual del inventario
existente.
Los proveedores no pueden dar garantía en la existencia de bienes
(stock), debido al largo período de ejecución de los
procedimientos administrativos.
Retardo en la toma de decisiones y en el control administrativo
para la adquisición de materiales y suministros.
Discrecionalidad en los criterios de evaluación y control de
inventario y para la adquisición de materiales y suministros,
dependiendo de la persona autorizada para tal fin, el analista que le
corresponda evaluar la orden de compra y en algunos casos la
obsolescencia de la normativa legal con la cual se debe sustentar
dicha orden.
Falta de información veraz y oportuna sobre estadísticas de
consumo por artículos, áreas, costo, contabilización, entre otras.
Carencia de toma de decisiones sobre bases certeras de
inventarios.
Carencia de fuente de información sobre los inventarios.
AMENAZAS
-
-
-
-
-
-
-
-
Descuadre
parcial
del
inventario físico vs. inventario
de contable y de sistema, que
puede ser evidenciado en una
auditoria interna.
Desconocimiento
del
inventario real, lo que dificulta
la política de consumo.
Suministro de información
irreal para formulación del
presupuesto y flujo de fondos,
lo que genera descuadre de
caja.
No envío de materiales y
suministros solicitados con
existencias en el almacén, lo
cual
puede
afectar
el
funcionamiento efectivo de las
unidades.
Pérdida de materiales y
suministros; conocimiento a
destiempo de lo ocurrido, que
puede afectar el patrimonio de
la Universidad Simón Bolívar.
Desconocimiento de la calidad
de los artículos y formas
recibidas en el almacén, por
deficiencias
en
las
características presentadas en
Órdenes de Compra, lo cual no
permite evaluar la efectividad
y
honestidad
de
los
proveedores.
Recepción de material en
cantidades
y
con
especificaciones indebidas, que
puede afectar el cumplimiento
de las demandas de las
unidades
Pago de facturas no conformes
con el material recibido, que
puede generar una estafa del
proveedor.
Fuente: Elaboración Manuel Balabú y Yorge Villavicencio. Estudiantes de Postgrado
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo V. Presentación de los resultados
98
5.1.2. Análisis cuantitativo
Para completar la información sobre la estructura de control de inventarios vigentes
en el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simón Bolívar, a
través de la aplicación de la encuesta a la muestra seleccionada, se obtuvo el siguiente
resultado:
a. Resultados del cuestionario
Continuando con los objetivos planteados para la presente investigación, se procedió
a analizar si las normas y procedimientos son adecuados para el control y la
administración del inventario de materiales y suministros de compras de el
Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simón Bolívar,
diseñando un cuestionario que adicionalmente abarca todos los aspectos que
contemplan los objetivos específicos de este estudio, ya que, a través de este
instrumento, se pudo obtener las prioridades que tienen las áreas relacionadas a los
inventarios de el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simón
Bolívar. En este sentido, se aplicó el instrumento a la muestra seleccionada,
obteniendo la información en forma estructurada, de acuerdo a las variables
establecidas:
1. Control de inventario
2. Estructura de control de inventarios
3. Normas y procedimientos para el inventario de materiales y suministros
4. Control sobre recepción de mercancías
5. Niveles de inventario
Con relación a estas variables, la información estadística obtenida sobre el
Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simón Bolívar, tal como
se presenta en el Cuadro Nº 7, refleja que el orden de prioridad de las variables
evaluadas se orientan a darle mayor relevancia inicialmente a
los niveles de
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo V. Presentación de los resultados
99
inventarios para cubrir con la demanda, posteriormente a la estructura de control de
inventarios, seguidamente al control sobre la recepción de mercancías, luego al
control de inventario y por último a las normas y procedimientos para el inventario de
materiales y suministros.
Cuadro Nº 7
Resultados de la encuesta
ENCUESTA
1. CONTROL DE INVENTARIO
a. ¿Considera que el control interno aplicado
por el
Departamento de Compras y Suministros, cumple con los
requerimientos mínimos de autorización, procesamiento,
clasificación y contabilización del inventario de los materiales y
suministros?
b. ¿La gerencia del Departamento de Compras y Suministros de
la Universidad Simón Bolívar lleva un control interno relativo al
procesamiento electrónico de datos (sistema computarizado)
sobre el inventario de materiales y suministros?
c. ¿Los inventarios de materiales y suministros son debidamente
solicitados,
recibidos,
usados,
contados
físicamente,
suministrados y contabilizados por el Departamento de Compras
y Suministros de la Universidad Simón Bolívar?
2. ESTRUCTURA DE CONTROL DE INVENTARIO
a. ¿El Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simón Bolívar, brinda la importancia requerida a la
estructura de control de inventarios?
b. ¿Existe coherencia entre el inventario físico, el contable y el
registrado por el sistema manual del Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simón Bolívar?
3. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL
INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS
a. ¿El Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simón Bolívar cuenta con normas y procedimientos
para el control de inventarios de materiales y suministros?
b. ¿El Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simón Bolívar se rige por algunas normas y
procedimientos definidos para el inventario de materiales y
suministros?
4. CONTROL SOBRE RECEPCION DE MERCANCIAS
a. ¿El proceso de recepción de materiales y suministros cumple
con las condiciones mínimas necesarias de acuerdo a un Manual
de Normas y Procedimientos?
b. ¿No existen discrepancias considerables entre entradas y
salidas de los materiales y suministros en el Departamento de
Compras y Suministros de la Universidad Simón Bolívar?
FRECUENCIA
%
SI
NO
SI
NO
6
9
38%
62%
3
12
20%
80%
4
11
27%
73%
10
5
67%
33%
9
7
57%
43%
10
5
67%
33%
7
8
47%
53%
3
12
20%
80%
3
12
20%
80%
3
12
20%
80%
8
7
51%
49%
3
12
20%
80%
10
5
67%
33%
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo V. Presentación de los resultados
100
Cuadro Nº 7
Resultados de la encuesta
ENCUESTA
c. ¿Dentro del control interno de inventarios está considerado
la recepción de materiales y suministros?
5. NIVELES DE INVENTARIO
a. ¿Los niveles de inventarios generalmente satisfacen la
demanda de las uniddes que lo requieren en el Departamento
de Compras y Suministros de la Universidad Simón Bolívar?
b. ¿Actualmente evalúan los niveles de inventarios óptimos
para satisfacer la demanda de materiales y suministros?
c. ¿Existe una custodia adecuada de los inventarios de
materiales y suministros?
6. REGISTRO Y CONTABILIZACIÓN DE
INVENTARIO
a. ¿Cada cuánto tiempo la sección de almacén de la Dirección
de Servicios, realiza la requisición para la compra de
materiales de oficina en la Universidad Simón Bolívar?
1.- Una vez al año (cuando ejecutan el presupuesto)
2.- Dependiendo de las necesidades de las unidades por
materiales específicos.
3.- Dependiendo de las existencias de los materiales, si
están en mínimo, se hace una requisición por los
materiales que falten.
FRECUENCIA
%
SI
NO
SI
NO
10
5
67%
33%
9
6
62%
38%
10
5
67%
33%
6
9
40%
60%
12
3
80%
20%
2
13%
10
67%
3
20%
5
33%
0
0%
10
67%
b. ¿Cómo se registran las entradas y salidas de los materiales
de oficina en la sección de almacén y el registro contable?
1.- Se registran en un sistema computarizado y se manda
la información a contabilidad.
2.- Se registran por pedidos de las unidades Tarjetas
Kardex
3.- Se registran por pedidos de las unidades y se van
rebajando de las existencias.
c. ¿Cada cuánto tiempo se envía al Departamento de
Contabilidad los movimientos de entradas y salidas de los
materiales de oficina?
1.- Mensualmente
9
60%
2.- Cada dos meses
6
40%
3.- Cada semestre
0
0%
4.- Anualmente
0
0%
1.- Método PEPS
15
100%
2.- Método UEPS
0
0%
3.- Ambos, dependiendo del material
0
0%
0%
d. ¿Cómo se valoran los inventarios?
Fuente: Elaboración Manuel Balabú y Yorge Villavicencio. Estudiantes de Postgrado
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo V. Presentación de los resultados
101
Con un 62% en contra, la muestra considera que el Control de Inventario es uno de
los aspectos débiles y más relevantes considerados por el Departamento de Compras
y Suministros de la Universidad Simón Bolívar en lo que se refiere a inventarios de
materiales y suministros, tal como se muestra en el Gráfico N° 1. En este sentido,
pese a las debilidades evidenciadas, la muestra seleccionada asegura cumplir con los
requerimientos mínimos, para el suministro de materiales y suministros al momento
de la solicitud por parte de las áreas. En cuanto al control interno relativo al sistema
manual de cuadre de almacén, el 60% confirma existir dicho control aún cuando el
sistema es manual; sin embargo, se presentan problemas de conciliación entre el
inventario físico del almacén y la conciliación contable.
Un 80% de la muestra considera que el control interno aplicado por el Departamento
de Compras y Suministros no cumple con los requerimientos mínimos de
autorización, procesamiento, clasificación y contabilización del Inventario de los
materiales y suministros; además, el 73% de las personas encuestadas consideran que
la gerencia no lleva un control interno relativo al procesamiento electrónico de datos
(sistema automatizado) sobre el inventario de materiales y suministros; sin embargo,
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo V. Presentación de los resultados
102
los inventarios de materiales y suministros son debidamente solicitados, recibidos,
usados, contados físicamente, suministrados y contabilizados por el Departamento de
Compras y Suministros de la Universidad Simón Bolívar, de acuerdo con el 67% de
la muestra.
En cuanto a la Estructura de Control de Inventarios, el 57% de la muestra es de la
opinión que la misma es favorable, ya que el Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simón Bolívar brinda la importancia requerida a la
estructura de control de inventarios en un 67%; y además, existe coherencia entre el
inventario físico, el contable y el registrado por el sistema manual del Departamento
de Compras y Suministros de la Universidad Simón Bolívar según el 47% de las
personas encuestadas, resaltando que existe la necesidad de implementar un
procedimiento de control acorde con la organización, ya que no se cuenta con
definiciones y formalizaciones en este sentido (ver Gráfico N° 2).
En lo que se refiere a las Normas y Procedimientos de el Departamento de
Compras y Suministros para el inventario de materiales y suministros, tal como
se muestra en el Gráfico N° 3, el 80% de los encuestados consideran que es muy
importante establecer criterios en el proceso de control de los inventarios que sean
por escrito y formalmente aprobados por las autoridades de la institución, por cuanto
existen debilidades en el cumplimiento de normativas vigentes.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo V. Presentación de los resultados
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
103
Capítulo V. Presentación de los resultados
104
En lo que se refiere al Control sobre Recepción de Mercancías, el 51% de la muestra
reconoce que se evidencia la carencia de control y la necesidad de diseñar nuevos
mecanismos que regularicen esta situación; tal vez, que el 80% de la muestra el
proceso de recepción de materiales y suministros no cumple con las condiciones
mínimas necesarias de acuerdo con el Manual de Normas y Procedimientos, a pesar
de que no existen discrepancias considerables entre entradas y salidas de los
materiales y suministros en el Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simón Bolívar y que el control interno de inventarios considera la
recepción de materiales y suministros, según el 67% de la muestra, tal como se
muestra en el Gráfico N° 4.
Por último, en relación con los niveles de inventario, un 62% de la muestra la
manifestó que se cumple con los requerimientos de la demanda de materiales y
suministros de el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simón
Bolívar, ya que el 67% de los encuestados manifesto que los niveles de inventarios
generalmente satisfacen la demanda; aunque mientras que el 60% afirma que
actualmente no se evalúan los niveles de inventarios óptimos para satisfacer la
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo V. Presentación de los resultados
105
demanda de materiales y suministros; y el 80% considera que existe una custodia
adecuada de los inventarios de materiales y suministros (ver Gráfico N°5).
Las debilidades detectadas en la encuesta sustenta la información obtenida a través de
la observación directa, donde el control de inventario y la carencia de normas y
procedimientos en el Departamento de Compras y Suministros son las debilidades
más significativas y, por ende, requieren de una mayor atención cuya carencia genera
exceso de determinados artículos, volúmenes de compras elevados, debilidades en la
contabilización de inventarios, falta de aplicación de niveles mínimos de stock, baja
rotación de inventarios; carencia de un control de calidad en la recepción de la
mercancía recibida del proveedor, entre otras, tal como se refleja en el Gráfico N° 6.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo V. Presentación de los resultados
106
En lo relativo a la variable denominada Registro y Contabilización de Inventario, se
pudo conocer que el tiempo que utiliza la Sección de Almacén de la Dirección de
Servicios, para realizar la requisición para la compra de materiales y suministros en la
Universidad Simón Bolívar, depende de los requerimientos según el 67% de la
muestra, luego el 20% confirmó que es según las existencias y el 13% considera que
es una vez al año, cuando ejecutan el presupuesto. Esto refleja la falta de una
metodología efectiva para realizar la requisición y por ende mejorar los tiempos de
respuestas en este proceso (ver Gráfico Nº 7).
En cuanto a la interrogante sobre cómo se registran las entradas y salidas de los
materiales y suministros en el almacén, y el registro contable, el 33% de la muestra
considera que es a través de un sistema automatizado y se manda la información a
contabilidad, mientras que el 67% afirma que se registran por pedidos de las unidades
y se van rebajando de las existencias. Esta respuesta confirma la necesidad de
establecer un modelo de gestión gerencial para lograr la optimización del control de
Inventario de Materiales y Suministros para la Dirección de Servicios (Departamento
de Compras y Suministros) de la Universidad Simón Bolívar (Ver Gráfico Nº 8).
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo V. Presentación de los resultados
107
Otro de los aspectos relevantes en el proceso de registro y contabilización de
inventarios es el tiempo que transcurre para enviar a la Dirección de Finanzas –
Departamento de Contabilidad – los movimientos de entradas y salidas de los
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo V. Presentación de los resultados
108
materiales y suministros; al respecto, tal como se muestra en el Gráfico Nº 9, el 60%
de la muestra afirma que es mensualmente y el 40% de la muestra considera que es
cada dos meses, ya que se presentan retardos en el proceso.
Finalmente, en cuanto a la forma de como se valoran los inventarios, en el Gráfico Nº
10, se puede observar que el 100% de la muestra respondieron que es el Método
PEPS (primero en entrar primero en salir).
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo V. Presentación de los resultados
109
5.2. Diferentes enfoques de modelos gerenciales de inventarios
En el presente objetivo se evaluaron los diferentes enfoques de modelos gerenciales
de inventarios que se adaptaron a la estructura y procesos que se llevan a cabo
actualmente para considerar la base a objeto de diseñar un modelo de gestión que
logre la optimización del control de Inventario de Materiales y Suministros para la
Dirección de Servicios (Departamento de Compras y Suministros) de la Universidad
Simón Bolívar, los cuales se detallan a continuación:
- Modelo Gerencial de Control de Inventario
El área o departamento que tenga la responsabilidad de los inventarios de
materiales y suministros del Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simón Bolívar, debe velar para que consecuentemente se
cumplan los objetivos relativos a procesamiento y clasificación de
transacciones, salvaguarda física y de verificación y evaluación, incluyendo
los que sean aplicables a la actualización de cifras y a los controles relativos al
registro del inventario en un sistema automatizado.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo V. Presentación de los resultados
110
El control interno de inventarios está vinculado con las actividades de compra,
distribución y consignación. Para que se logre un adecuado control interno de los
inventarios de materiales y suministros, el área encargada de los materiales y
suministro exige que los inventarios sean debidamente pedidos, recibidos,
controlados, segregados, usados, contados físicamente, embarcados y facturados.
Ejemplo de estos aspectos, en forma enunciativa pero no limitativa, son los controles
internos clave en cuanto a:
a) Autorización del método de inventario seleccionado por la empresa
En términos generales, por su importancia, la autorización de los métodos de
valuación de los inventarios a cifras históricas y actualizadas, deberá ser
otorgada por las personas encargadas de el Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simón Bolívar.
b) Segregación adecuada de las funciones de autorización, custodia y
registro
La segregación de las funciones relativas a inventarios, tales como
adquisición, recepción, almacenaje y embarque, evita que un departamento o
persona controle todas las fases de una transacción o controle los registros
contables relativos a sus propias funciones. La segregación también propicia
una vigilancia permanente entre los departamentos o personas involucradas en
una misma transacción.
c) Registro oportuno de la inversión en inventarios de materiales y
suministros y del pasivo correspondiente
El registro oportuno de los inventarios, tiene por objeto asegurar que se están
registrando en su totalidad dichos inventarios de materiales y suministros
dentro del período correspondiente.
d) Registro oportuno de todos los inventarios de materiales y suministros y,
en su caso, su facturación, incluyendo la contabilización correspondiente
El establecimiento de formas prenumeradas facilita el control y la captación
oportuna en registros contables y, en su caso, el registro de la factura,
asegurando así la corrección de los créditos al rubro de inventarios por estos
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo V. Presentación de los resultados
111
conceptos y los movimientos correlativos en otras cuentas afectadas por estas
transacciones dentro del período correspondiente.
e) Control de devoluciones
La existencia de controles para el manejo de las devoluciones deben permitir
asegurar que las mismas sean procedentes, estén debidamente autorizadas,
valuadas y oportunamente registradas dentro del período al que correspondan.
f) Custodia física adecuada de los inventarios de materiales y suministros
Deberá existir custodia física y acceso restringido a las zonas de almacenaje
de los materiales y suministros, con el propósito de establecer e identificar
claramente la responsabilidad del personal involucrado en el manejo físico de
los bienes.
g) Inventarios físicos de los materiales y suministro
Deberá existir una planeación adecuada de la toma periódica de los
inventarios físicos de materiales y suministros, así como de su recopilación,
valuación y comparación con registros contables, incluyendo la investigación
y ajuste oportuno de las diferencias resultantes.
Por la naturaleza de estos bienes, susceptibles a mermas, deterioros, faltantes,
etc., deberá planearse en forma adecuada y llevarse a cabo periódicamente
(por lo menos una vez cada ejercicio, salvo que exista un sistema que integre
los conteos rotatorios) un conteo de los inventarios propios y de terceros para
constatar
su
existencia.
Como
consecuencia,
será
necesario
hacer
comparaciones con los auxiliares de inventarios respectivos, realizar las
investigaciones en caso de existir diferencias sustanciales y, por último,
autorizar y registrar oportunamente los ajustes correspondientes y prevenirlos
en el futuro.
h) Registros adecuados para el control de existencias y anticipos a
proveedores
El mantenimiento de registros auxiliares de las existencias en tránsito, en los
almacenes de el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad
Simón Bolívar, en consignación o en poder de terceros, así como los anticipos
otorgados a los proveedores, representan controles que mediante la
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo V. Presentación de los resultados
112
verificación por recuentos físicos, confirmaciones, etc., ayudan a determinar
la existencia y adecuada valuación de los inventarios de materiales y
suministros, así como para investigar el origen de las diferencias, mermas,
entre otros.
i) Comparación periódica de la suma de los registros auxiliares con el saldo
de la cuenta mayor correspondiente
Con el propósito de asegurar la corrección de la cifra total de inventarios de
materiales y suministro, es necesario verificar periódicamente la igualdad
entre el saldo de la cuenta mayor y la suma de los registros auxiliares e
investigar y ajustar, en su caso, las diferencias, previa autorización
correspondiente.
j) Comprobación de los inventarios físicos por personal interno
independiente.
Es conveniente que el personal distinto (por ejemplo auditoría interna) de
quien autoriza, custodia, registra y tenga acceso a los almacenes lleve a cabo
comprobaciones de los inventarios físicos de materiales y suministros que han
sido efectuados adecuadamente desde su planeación hasta el ajuste en
registros contables.
k) Procedimientos para determinar la pérdida de valor de los inventarios y
el registro de las estimaciones correspondientes
En atención a que pueden generarse pérdidas de valor de los inventarios de los
materiales y suministros en el proceso de las operaciones de el Departamento
de Compras y Suministros de la Universidad Simón Bolívar, deben existir
procedimientos permanentes que permitan identificar las existencias con estos
problemas, lo que dará lugar, previos los estudios y autorizaciones
correspondientes, a correcciones en su valuación mediante estimaciones o
cancelaciones.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo V. Presentación de los resultados
113
l) Adecuada protección a la entidad mediante la contratación de seguros y
fianzas
Una medida complementaria del control interno, desde el punto de vista de la
protección de sus inventarios, lo constituye un adecuado plan de seguros y la
contratación de fianzas de fidelidad del personal que mantenga estos bienes.
m) Sistemas de información sobre cifras actualizadas sobre el inventario de
materiales y suministros
Es necesaria la existencia de sistemas de información para la determinación y
registro de los materiales y suministros, que incluyan:
-
Medios que permitan asegurar que se actualicen todos los inventarios.
-
Determinación de las características, cantidad, requerimiento, ubicación,
etc. de cada uno de los rubros que integran los materiales y suministros
-
Separación de funciones en cuanto a la preparación, supervisión y
aprobación de la información actualizada.
-
Verificación del adecuado y oportuno registro de las cifras actualizadas en
los libros de contabilidad.
n) Definir procedimientos de auditoría
El área responsable de los inventarios de el Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simón Bolívar, debe participar en la
determinación de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos
de auditoría en las áreas de inventarios; por su parte, el auditor debe
considerar, entre otros elementos, la importancia relativa de estos renglones
en relación con los estados financieros en su conjunto, así como los riesgos de
auditoría.
La planeación de las pruebas de auditoría en el inventario de la empresa debe
incluir el análisis de los factores o condiciones que puedan influir en la
determinación del riesgo de auditoría. Dichos factores se pueden relacionar
tanto al riesgo del error inherente al renglón de que se trate, como al riesgo de
que los controles relativos no lo detecten, o bien que el auditor no los
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo V. Presentación de los resultados
114
descubra cuando aplica técnicas de muestreo. Ejemplos de estos factores
pueden ser los siguientes:
-
Naturaleza y características propias del inventario.
-
Cambios o fluctuaciones importantes en la cantidad y precios de
materiales y demanda de materiales.
-
Requerimiento
de
nuevos
materiales,
cambios
tecnológicos
o
modificaciones de ingeniería.
-
Nuevos equipos de oficina.
-
Materiales, suministros o equipos de oficina descontinuados.
-
Disminución o aumento de la capacidad de almacenamiento.
-
Requerimiento de materiales importantes, cerca del fin del ejercicio.
-
Contratos importantes con términos y condiciones específicas en cuanto a
calidad, fechas de entrega, penas convencionales por incumplimiento,
entre otros.
-
Falta de procedimientos para salvaguarda física de los materiales.
-
Falta de segregación adecuada de funciones.
-
Deficiencias en los procedimientos para inventarios físicos.
-
Frecuencia de ajustes importantes por inventarios físicos.
-
Inventarios físicos en fechas que difieran de la del fin del ejercicio.
-
Inventarios físicos rotatorios en lugar de totales.
-
Cambios propuestos o definidos para practicar inventarios físicos
rotatorios en vez de totales.
-
Registros auxiliares poco confiables.
-
Cifras importantes de inventarios identificados como obsoletos o de lento
movimiento, pero no investigados ni registrado como tales.
-
Materiales en poder de terceros o recibidos de terceros.
-
Características del sistema de control de inventarios o del modo de
valuación y cambios de los mismos.
ñ) Definir acción por actividad relacionado con el inventario
Las acciones por actividad propuestas contemplan todas las debilidades y
amenazas que fueron diagnosticadas durante el desarrollo de la investigación
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo V. Presentación de los resultados
115
en el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simón
Bolívar, al realizar el levantamiento de información durante la etapa de
diagnóstico; sin embargo, esta propuesta es aplicable en forma genérica para
cualquier empresa que la requiera, siempre que realice el ajuste respectivo de
acuerdo con los lineamientos de cada una de ellas.
Las actividades consideradas en el estudio, se describen como:
1.
Actualización del inventario físico del almacén y conciliación con un
sistema automatizado.
2.
Establecer criterios comunes entre compra e inventarios.
3.
Asignación de espacio físico idóneo para la custodia y suministro de los
materiales.
4.
Diseñar e implementar métodos de recepción de los artículos y
materiales comprados.
5.
Desarrollar un nuevo esquema de control de inventario.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo VI. Propuesta de la Investigación
116
CAPÍTULO VI
PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN
6.1. Modelo Propuesto
La propuesta Diseñar un modelo de gestión para lograr la optimización del
control de Inventario de Materiales y Suministros para el Departamento de
Compras y Suministros en la Universidad Simón Bolívar, se orienta hacia la
presentación de un plan de acción que debe ser aplicado por la gerencia de esta
universidad. A través de este modelo, se proponen técnicas para optimizar la
recepción de materiales suministradas por los proveedores y determinar los niveles de
inventario óptimos para el manejo de los mismos, cumplir con los requerimientos de
los clientes, y el adecuado almacenaje.
En este sentido en el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad
Simón Bolívar, se evidenció la estrecha relación que tiene esta unidad con sus
inventarios, procedimientos administrativos y los problemas que confrontan. Esta
situación conlleva a presentar esta propuesta de investigación mediante la cual se
logra establecer en el procedimiento del control de inventario de materiales más
eficiente y las actividades deben realizar cada uno de los trabajadores que integran el
departamento.
Cabe destacar que los datos utilizados en el Trabajo Especial de Grado fueron
tomados directamente del Departamento de Compras y Suministros de la Universidad
Simón Bolívar, con el fin de conocer las debilidades del departamento. Asimismo
estos aspectos fueron la base de seleccion del modelo que se adecuó a las condiciones
del almacén, además de las revisiones bibliográficas que permitieron efectuar la
presente propuesta.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo VI. Propuesta de la Investigación
117
Todo esto en la búsqueda de que el Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simón Bolívar pueda adecuar con mayor rapidez y mayor facilidad la
gestión administrativa, con el objeto de desarrollar un control eficaz de los
inventarios y costos de los materiales.
6.2. Justificación
Para el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simón Bolívar, se
justificó ampliamente la realización de esta propuesta, debido que la misma no
disponía de controles de inventarios que permitieran fluir la información de los
mismos y determinar los costos en este departamento con la finalidad de ser exacto y
confiable.
En este sentido, la creación del Modelo de Control de Inventarios para el
Departamento de Compras y Suministros en la Universidad Simón Bolívar es
una alternativa para solucionar todos los problemas que han sido detectados en el
transcurso de la presente investigación.
Por lo tanto, la necesidad de aplicar controles efectivos en el área de inventarios,
justificó plenamente la investigación y, por ende, la implementación de la propuesta,
debido que en el Departamento de Compras y Suministros está en marcha en el
proceso de mejorá de sus niveles de inventario a través de los costos de
mantenimiento y el registro de los costos reales de los inventarios. Asimismo al
lograr estos objetivos las partidas en existencia estarán sujetas al sistemas de control
contable y de protección física, debido que el registro de entradas, transferencias y
salidas de materiales reflejarán en los sistemas de control las cantidades realmente
disponibles.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo VI. Propuesta de la Investigación
118
6.3. Fundamentación
La propuesta se fundamentó en aportes teóricos obtenidos a través de la revisión de
material bibliográfico, la cual estuvo basada en la administración de inventarios y en
el control de los mismos. Asimismo, comprendio el estudio y análisis de la situación
y las respectivas debilidades del Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simón Bolívar.
De esta manera, se constataron por medio de la tabulación de los resultados obtenidos
las diferencias contables y administrativas del inventario de materiales y suministros.
Es por ello que esta propuesta busca corregir las diferencias, afianzándose en
argumentos teóricos y prácticos.
Por otro lado, la propuesta objeto de esta investigación, se fundamentó en la Ley
Organica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
control Fiscal (L.O.C.G.R.S.N.C.F.), en referencia al control interno que debe realizar
de compras y suministros de la Universidad Simón Bolívar a fin de lograr una
información veraz y oportuna.
En este sentido, se consideran los procedimientos de comprobación de las Normas
Generales de Auditoría de Estado y control interno:
1. Debe fijarse la responsabilidad.
2. La contabilidad y las operaciones deben estar separadas.
3. Deben utilizarse todas las pruebas disponibles para comprobar la exactitud de los
registros.
4. Ninguna persona individualmente debe realizar completamente una transacción
comercial.
5. Debe seleccionarse y entrenarse cuidadosamente al personal.
6. Debe haber rotación entre los empleados de confianza.
7. Las instrucciones de operación por cada puesto deben estar siempre escritas.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo VI. Propuesta de la Investigación
119
En este contexto, la propuesta se fundamentó en las características básicas de un
sistema de control, como lo son:
1. Debe ser claro, sencillo y ágil
2. Flexible y adaptable
3. Económico y eficaz
4. Objetivo y realista
5. Adecuado y apropiado
6. Continuo
6.4. Estructura
La estructura del Modelo de gestión para lograr la optimización del control de
Inventario de Materiales y Suministros del Departamento de Compras y
Suministros en la Universidad Simón Bolívar, ha sido diseñado de tal manera que
logre abarcar cada una de las actividades de la misma, diseñándose la propuesta en
función de los objetivos fundamentales:
I.- Planificación y control
II.- Documentación apropiada
III.- Toma de inventario físico
IV.- Estructura contable
I.- Planificación y control
En función a este objetivo se definen áreas específicas de funcionamiento del
Inventario de materiales y suministros del Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simón Bolívar en las cuales se consideran los
siguientes aspectos:
¾ Funciones de los empleados: En este aspecto se propuso que los empleados
debían conocer todas las funciones del área operativa del Departamento de
Compras y Suministros de la Universidad Simón Bolívar. Esta situación
permitiria instruir a dicho personal y hacerlo más versátil en su desempeño. A
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo VI. Propuesta de la Investigación
120
través de la rotación y permitiendo que conozca las distintas funciones del
almacén.
¾ Paso restringido al almacén: En el Departamento de Compras y Suministros,
se observó que no se limita el acceso al área del almacén. El equipo de
postgrado presentó estrategias sobre el paso restringido al almacén debido a
que toda organización que maneje materiales susceptibles de ser sustraídos
fácilmente, debido a su tamaño, debe tomar todas las previsiones necesarias y
restringir el paso de personas extrañas en área de almacén.
¾ Responsable del almacén: Debe instruirse a un empleado en las funciones
de jefe o responsable del almacén, esta persona debe tener sólidos
conocimientos en cuanto al manejo de existencias; el candidato debe poseer
ciertas características de instrucción y como requisito mínimo Técnico
Superior Universitario en Administración o manejo de Almacenes, y su
obligación de al jefe el Departamento de Compras y Suministros, siendo esa
su unidad de adscripción. Asimismo debe asignársele a un custodio de todos
los materiales existentes en el almacén la realización de todos los
movimientos del departamento y el control de sus registros.
¾ Planeación del área de almacenamiento: La planeación del área de
almacenamiento requiere de conocimientos específicos en el área, ya que la
misma debe estar dirigida a la ubicación ideal para cada producto o material
como aquellos que tienen características similares, que deben ubicarse en las
mismas áreas. En el área de almacén, debe evitarse todo tipo de humedad
debido a que la misma es síntoma de corrosión y enmohecimiento de los
materiales.
¾ Mercancía dañada u obsoleta: En estos casos específicos, deben reportarse
con la celeridad que el caso amerita, ya que los daños se pueden subsanar, ya
sea porque la mercancía ingresó así al almacén o porque por error u omisión
ocurrió el daño; en cualquiera de los casos debe reportarse de inmediato a fin
de tomar las acciones necesarias.
¾ Devoluciones a proveedores: Al ocurrir esta situación el Departamento de
Compras y Suministros de, ya sea porque la mercancía está dañada o porque
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo VI. Propuesta de la Investigación
121
no es la especificada en la nota de despacho o factura, debe documentarse
debidamente la mencionada devolución, ya que la misma representa la
evidencia de salida de material.
¾ Productos despachados según su ingreso: En los sistemas de control de
inventarios, ésta es una práctica común, que sin embargo en muchas
organizaciones no se establece. En el caso del Departamento de Compras y
suministros, se propone utilizar el sistema denominado PEPS (Primero en
Entrar, Primero en Salir). Esta condición permite mantener mejor el aspecto
de los costos, así como también el control de la mercancía, y a su vez evitando
que aumenten los niveles de obsolescencia.
¾ Límites de existencia: A fin de no correr riesgos en cuanto a tener que
efectuar compras de emergencia, saturación del almacén, obsolescencia y
deterioro de la mercancía, se propone la fijación de los llamados niveles o
límites de existencia los cuales limitan o restringen las cantidades mínimas
que debe poseer un almacén de determinado material, con el propósito de
cubrir hasta un pedido de emergencia así como también la cantidad máxima
que le permita cubrir sus expectativas de salidas sin saturar el almacén.
También permite un régimen de compras ponderado y de acuerdo únicamente
con las necesidades dictadas por los niveles de existencia.
¾ Automatizar las entradas y salidas de almacén: Al igual que el proceso de
control de entrada de mercancía al almacén, debe ser automatizado el sistema
de registro de salida, ya que el mismo genera múltiples beneficios al
Departamento de Compras y Suministros empresa, desde la optimización del
control de las salidas y la emisión de su respectivo soporte, hasta
los
controles de ingreso de mercancía y la presentación de saldos o listados de
existencias.
II. Documentación Apropiada
¾ Normas y procedimiento: Es necesaria la implementación de manuales de
normas y procedimientos sobre las actividades relacionadas con el control de
inventarios. En estos se reflejaria las instrucciones precisas que definen las
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo VI. Propuesta de la Investigación
122
actividades a desarrollar a fin de mantener un eficiente control de los
inventarios del Departamento de Compras y Suministros de la Universidad
Simón Bolívar.
¾ Codificación de los materiales: A fin de lograr un mayor o mejor control de
los materiales manejados por el Departamento de Compras y Suministros de
la Universidad Simón Bolívar, se hace necesario establecer un código que
identifique plenamente a estos materiales. El mismo debe diseñarse de forma
tal que permita su comprensión y uso, pero, sobre todo, tomar esta opción
como prioritaria, si se considera el hecho de la automatización del sistema.
¾ Reportes o listados de existencias: Una de las ventajas que se disponen al
poseer un sistema automatizado en el Departamento de Compras y
Suministros de la Universidad Simón Bolívar, es el de poder contar, en
cualquier momento, de listados o reportes de existencias actualizadas. Esta
misma condición permite igualmente ejercer controles sobre el movimiento de
los materiales.
¾ Formatos de control de materiales: La implementación del modelo de
control de inventario, requiere el establecimiento de formularios útiles que
satisfagan los requerimientos básicos necesarios en el manejo de información.
Los resultados visualizados en la figura Nº 5 obligan a establecer criterios
para el control de las salidas y entradas de materiales. Por otra parte, la figura
del control de inventarios para el Departamento de Compras y Suministros de
la Universidad Simón Bolívar, evidencia la insuficiencia de formatos
existentes para el manejo de los inventarios de los materiales (Figura N° 5).
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo VI. Propuesta de la Investigación
123
Figura Nº. 5. Secuencia de Información para el Control de Inventarios
Dentro del contexto de la propuesta y con el objetivo de ejercer un mejor control en el
manejo de los materiales en el almacén se hace necesario la implementación y uso de
formatos. Los mismos son:
¾ Formato de recepción de mercancía
El mismo se utilizaría para dar ingreso al sistema de los materiales recibidos en
el almacén. Conteniendo los siguientes aspectos: número, fecha, proveedor,
código del proveedor, factura o nota de entrega, el código del artículo recibido, la
unidad de medida, la descripción del artículo y su precio unitario. Debe tener un
espacio para las observaciones y para identificar la persona que recibió el material
(ver Cuadro Nº 8).
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Capítulo VI. Propuesta de la Investigación
124
Cuadro Nº 8
Formato Propuesto para la Recepción de Mercancía
Universidad Simón Bolívar
Dirección de Servicios
Departamento de Compras y Suministros
Proveedor:
Código del Proveedor:
RECEPCIÓN DE MERCANCÍA
Recepción Nº:
O/C Nº :
Fecha:
UNIDAD DE
CODIGO CANTIDAD
PRECIO UNITARIO DESCRIPCION
MEDICION
OBSERVACIONES:
Recibido por Almacén:
Verificado por Calidad:
Fuente: Elaborado por: Manuel Balabú y Yorge Villavicencio. Estudiantes de Postgrado
¾ Formato para reportes de material obsoleto o dañado
Este formato se utilizaría para reportar al Departamento de Compras y
Suministros aquellos materiales obsoletos, dañados o de lento movimiento, a fin
de tomar los correctivos necesarios. Conteniendo los siguientes datos: número del
formato, código, unidad de medida, descripción, cantidad, precio unitario, fecha
de ingreso al almacén, motivo de la elaboración, observaciones, la identificación
de quien lo elabora y la fecha de elaboración del reporte, tal como se muestra en
el Cuadro Nº 9.
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Capítulo VI. Propuesta de la Investigación
125
Cuadro Nº 9
Formato Propuesto Para Reportes De Material Obsoleto O Dañado
Universidad Simón Bolívar
Dirección de Servicios
Departamento de Compras y Suministros
Nº del Formato:
REPORTES DE MATERIAL OBSOLETO
Fecha de Ingreso:
CODIGO CANTIDAD
PRECIO
UNITARIO
DESCRIPCION
UNIDAD DE
MEDIDA
Motivo de la Elaboración:
Observaciones:
Elaborado Por:
Fecha de Elaboración del Reporte:
Fuente: Elaborado por Manuel Balabú y Yorge Villavicencio. Estudiantes de Postgrado
¾ Documento o formato que indique las necesidades de materiales
El mismo se utilizaría para reportar las necesidades de materiales o las fallas que
para la fecha existan. Conteniendo: número del formato, fecha de elaboración,
código del artículo, descripción, unidad de medida, límite mínimo de existencia,
identificación de quién lo elabora y las observaciones pertinentes (ver Cuadro N°
10).
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Capítulo VI. Propuesta de la Investigación
126
Cuadro Nº 10
Formato para la Solicitud de Mercancía
Universidad Simón Bolívar
Dirección de Servicios
Departamento de Compras y Suministros
FORMATO PARA SOLICITUD DE MERCANCÍA
Nº de Formato:
Nº del Formato:
CODIGO
CANTIDAD
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
Limite Mínimo de Existencia:
Limite Máximo de Existencia:
Elaborado Por:
Observaciones:
Fuente: Elaborado por Manuel Balabú y Yorge Villavicencio. Estudiantes de Postgrado
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Capítulo VI. Propuesta de la Investigación
127
¾ Notas de Crédito
Las mismas permitirían registrar y controlar contablemente los ingresos de
mercancías al almacén. Estos ingresos serán de tipo extraordinario, ya que se
propone el uso de formatos de ingreso normal de mercancía al almacén.
¾ Notas de Débito
Igualmente son formatos de control y registro contable que permitan conocer las
salidas de mercancías del almacén por causas extraordinarias.
III.- Toma de inventario físico
Al efecto de mantener un control estricto sobre los materiales depositados en el
almacén, el Departamento de Compras y Suministros debe conjuntamente con
el personal indicado o responsable planificar inventarios semestrales y anuales.
Los primeros permiten conocer los niveles de existencia y la rotación de los
materiales, a fin de establecer o corregir los límites mínimos y máximos de
existencia. Los segundos o anuales son de tipo obligatorio en la elaboración de
los estados financieros.
Asimismo, el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad
Simón Bolívar debe establecer la política de realizar inventarios selectivos, con
la finalidad de evitar desviaciones en el manejo de los materiales. Este tipo de
inventario se debe realizar o planificar en función de uno o varios materiales,
tomando en consideración el valor de los materiales, su rotación y cualquier
aspecto relevante que considere la gerencia.
Deben establecerse los lineamientos básicos para la toma de inventarios, como
por ejemplo el uso de tarjetas diseñadas para tal fin, así como también los
manuales de instrucciones respectivos en las cuales se definan claramente las
instrucciones que deben cumplir los participantes en la actividad.
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Capítulo VI. Propuesta de la Investigación
128
IV.-Estructura contable
En función de un eficiente control de inventario, no bastan los controles físicos
establecidos, se hacen necesario los controles contables establecidos o por
establecer. En este caso específico se supone que la estructura contable de control
de inventarios del Departamento de Compras y Suministros de la Universidad
Simón Bolívar, se actualice en función de lograr en primera instancia,
transparencia en los registros y como resultado de la misma, la confiabilidad de
las cifras en los balances y estados financieros respectivos.
Igualmente, se propone el movimiento contable del flujo de costos de una forma
transparente, que garantice la efectividad de los costos en el proceso productivo.
6.5. Administración de la propuesta
La presente propuesta de un modelo administrativo para el control de inventario de
materiales de el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simón
Bolívar es que sea administrada por el contador de la institución, por el sentido de
resonsabilidad de velar por el cumplimiento de los planes impartidos, mantener
estricta y adecuada supervisión, efectiva las actividades de despacho y recepción de
materiales, así como cumplir con el suministro de información veraz y oportuna para
la correcta toma de decisiones.
Para el cumplimiento de esta actividad, cuenta con el soporte de materiales y el área
de contabilidad. De esta manera se garantiza que el planteamiento realizado en el
presente Trabajo Especial de Grado será administrado debidamente.
Asimismo, al designar al responsable de la administración de la propuesta, este estará
en la obligación de realizar el seguimiento respectivo con el objetivo de conocer su
adaptación y aceptación, así como conocer las desviaciones que surjan en el proceso
de implantación y tomar los correctivos necesarios hasta su adaptación total.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo VI. Propuesta de la Investigación
129
6.6. Factibilidad
El Modelo de gestión para lograr la optimización del control de Inventario de
Materiales y Suministros el Departamento de Compras y Suministros en la
Universidad Simón Bolívar, contribuirá a que el flujo de información sobre el
inventario sea el más adecuado; a su vez, los datos sobre los mismos serán más
exactos y confiables, favoreciendo los resultados de los estados financieros.
Asimismo, la implantación de este modelo no implica que el Departamento de
Compras y Suministros se vea obligada a realizar grandes erogaciones de dinero,
especialmente si se toma en consideración el beneficio estimado que representa;
debido a que implicará ahorro de tiempo e información confiable.
Del mismo modo, la disposición del recurso humano capaz, suficiente y técnicamente
preparado, facilita el análisis e implementación del modelo administrativo propuesto
en este Trabajo Especial de Grado.
Desde el punto de vista metodológico es factible de implementar, ya que es suficiente
con que se preparen circulares dirigidas a los departamentos involucrados en el
proceso de entrada, recepción, almacenamiento y salida de mercancía, ordenando
cumplir los procedimientos que aquí se indican.
Finalmente, el proceso se completa con un plan de supervisión, estrecha al principio y
eventual después, en la medida en que desaparezcan las deficiencias encontradas
mediante la parte diagnóstica de la investigación inherente a este estudio.
6.7. Recomendaciones para la implantación del modelo
Se recomienda la aplicación del modelo propuesto, adaptándolo a los requerimientos
reales del Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simón Bolívar
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo VI. Propuesta de la Investigación
130
con la ayuda de un sistema computarizado, que permita llevar el control contable,
administrativo y estadístico de los inventarios de la empresa.
Las ventajas que podría ofrecer a nivel gerencial es que permita realizar una
planeación y supervisión del inventario, realizar un trabajo de auditoría permanente,
mantener técnicas de revisión analítica, realizar estudios y evaluaciones preliminares
del control interno, aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas, mantener una
observación clara del inventario físico, realizar una revisión del proceso
administrativo adaptándolo a las nuevas tecnologías, permitir la comprobación de
existencias en poder de terceros y comprobación de existencias de terceros en poder
de la empresa, realizar una observación y pruebas físicas de inventarios rotatorios,
aplicar una observación y pruebas físicas de la toma de inventarios de materiales y
suministros en fecha distinta a la del fin del ejercicio y realizar una comprobación de
la sumarización y conteo de los inventarios físicos.
Conjuntamente, él permite tomar en consideración la finalidad de los inventarios:
1. De operación, ligada a aspectos de transacción comercial
2. De precaución, que involucra aspectos de reserva
3. De especulación, muy unida a la protección financiera
Asimismo la finalidad de reserva o de stocks de precaución debe estar destinada a
enfrentar eventualidades. Existen básicamente dos tipos de imprevistos: el aumento
de la demanda y el atraso no programado en el tiempo de entrega. Asimismo, es
obvio que el tamaño del stock de reserva depende de muchos factores propios de la
gestión y el giro en el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad
Simón Bolívar.
Finalmente, las existencias para especulación deben estar destinadas a poder lograr
ventajas económicas, considerando las futuras oscilaciones del precio de los
productos producidos por el Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simón Bolívar.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo VI. Propuesta de la Investigación
131
Si los recursos financieros lo permiten, el Departamento de Compras y Suministros
de la Universidad Simón Bolívar puede especular con las eventuales variaciones de
precios de las materias primas que compran. Este hecho genera una fuerte actividad
lucrativa, que en cierta forma implica actividades no directamente relacionadas con el
giro de operación de la institución.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo VII. Conclusiones y recomnedaciones
132
CAPÍTULO VII
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
En este capítulo se refelajan las conclusiones y recomendaciones del Trabajo Especial
de Grado las cuales aportan la apliacación de mejora y sugerencias para el
Departamento de Compras y Suministros.
7.1. Conclusiones
El resultado y logros obtenidos a través de la implatación del proceso de cambio en el
Departamento de Compras y Suministros nos permiten formular las siguientes:
a. El Departamento de Compras y Suministros, específicamente donde funciona
el almacén, no dispone de una plataforma tecnológica acorde con las
necesidades y exigencias de este departamento por la debida ausencia de
sistemas automatizados que sirva de base para el modelo de control de
inventario de materiales y sumnistros.
b. El Departamento de Compras y Suministros actualmente no posee formatos
adecuados para controlar las entradas y salidas de mercancía; además no
mantiene una adecuada planificación de compras según las salidas con respecto
a las mercancías en existencia, debido a que varias personas realizan esta misma
función sin llevar un control al respecto.
c. El personal que labora
en el departamento de Compras y Suministros –
Almacén, es un personal propenso al cambio y con disposición al crecimiento, a
pesar que no poseen un grado de instruccion técnica en el área.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo VII. Conclusiones y recomendaciones
133
d. En el almacén los registros de los inventarios de mercancías arrojan
información distorsionada, lo cual le quita confiabilidad a los registros
contables.
e. No se lleva un control efectivo sobre aquellas mercancías que se encuentran
inactivas, generando pérdidas en el capital que fue invertido en ese inventario.
f. La unidad no cuenta con manuales de Norma y Procedimientos para el control
de inventario de almacén.
g. Este trabajo constituye para el equipo de postgrado una excelente oportunidad
para afianzar las diferentes habilidades y destrezas en el área gerencial y
convertirse en agente de cambio del continuo mejoramiento en la organización
para mantener una gestión eficaz y eficiente.
7.2. Recmendaciones
Las principales recomendaciones que se desprenden del desarrollo de este trabajo son
las siguientes:
a. Se recomienda realizar un estudio de mercado de los materiales que son
adquiridos y utilizados por el Departamento de Compras y Suministros de la
Universidad Simón Bolívar, tomando en consideración calidad y precios, con el
fin de obtener materiales de alta calidad a mejores precios, para luego ser
distribuidos de una manera eficiente y eficaz, que permita obtener ganancias
reales iguales o superiores a las esperadas, aun cuando esté presente el efecto
inflacionario en el entorno económico en que se desenvuelve la institución.
b. El Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simón Bolívar
debería implementar el modelo propuesto y desarrollar mejoras adaptadas a sus
requerimientos en cuanto al control de los inventarios, con la finalidad de
contrarrestar efectos inflacionarios especulativos.
c. Se debe contemplar la aplicación de un sistema de seguridad efectivo, que
permita evitar siniestros en los almacenes de mercancías, considerando los tipos
de materiales y volúmenes.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo VII. Conclusiones y recomendaciones
134
d. La Dirección de Servicios debe analizar el modelo de gestión propuesto, para
lograr la optimización del control de entradas y salidas de materiales y
suministros; el manejo contable, de costos y administrativo de los mismos y de
esta manera obtener resultados beneficiosos para la organización desde el punto
de vista de minimizar costos. Posteriormente, debe proponer a las máximas
autoridades su discusión, la aprobación y puesta en marcha, logrando controlar
el manejo administrativo de los inventarios en el Departamento de Compras y
Suministros.
e. Para optimizar las mejoras propuestas en esta investigación, es conveniente y
necesario que la Dirección de Servicios capacite a su personal para que tengan
experiencia en métodos y procedimientos inherentes al control de inventario.
f. Por otra parte, se recomienda que la organización estudie la posibilidad de
diseñar e implementar un Manual de Normas y Procedimientos para
Inventarios, el cual permita un control interno más efectivo.
g. Es necesario implementar un sistema de control de inventario automatizado que
ofrezca a la gerencia información continua de la disponibilidad de existencia
real, eliminándose así los procesos engorrosos que causan errores por
imperfecciones humanas, adicional a lograr satisfacer los márgenes de
requerimientos mínimos establecidos por la institución. Este sistema de control
de inventario generará beneficios para el almacén como son:
- Control de su inventario.
- Agilizar el proceso de despacho.
- Efectuar una programación de compras.
h. Se requiere mejorar el flujo de información entre el área de materiales y
contabilidad, a través de reportes periódicos de todos los movimientos que se
originen como las entradas y salidas de materiales; y se debe mantener un
estricto control en las autorizaciones y aprobaciones de actividades cumpliendo
con las normas de control interno requeridas en cada caso. Para ello toda
documentación debe mantener un espacio destinado para tal fin.
i. La Dirección de Servicios debe sensibilizar a sus miembros o empleados sobre
la importancia que tiene el control de inventarios y además se recomienda que
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo VII. Conclusiones y recomendaciones
135
la institución tome las medidas necesarias para sacarles provecho a ciertos
productos que se encuentran en el departamento de compras y suministros
inactivos ya sea por causas de obsolescencia o daño, entre otros.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Conclusiones y Recomendaciones
136
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MORENO, M. (1996), realizó en su Trabajo Especial de Grado titulado Propuesta
de un Sistema Administrativo para el Control de los Inventarios de Materias
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de Grado no publicado. Universidad Bicentenaria de Aragua.
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Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
Capítulo VII. Conclusiones y Recomendaciones
140
ROJAS, Raúl (1995) Planteamiento y formulación de un Modelo de Pronóstico de
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y evaluación de los trabajos de grado.
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del trabajo especial de grado, U.N.E.S.R., Caracas.
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Hill. México.
Modelo de Gestión para optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B.
A
N
E
X
O
MODELO DE LA ENCUESTA
PREGUNTAS
SI
1. CONTROL DE INVENTARIO
a. ¿Considera que el control interno aplicado por la Dirección de Servicios
(Departamento de Compras y Suministros), cumple con los requerimientos mínimos de
autorización, procesamiento, clasificación y contabilización del Inventario de los
materiales y suministros ?
b. ¿La gerencia de la Dirección de Servicios (Departamento de Compras y
Suministros) de la Universidad Simón Bolívar lleva un control interno relativo
al procesamiento electrónico de datos (sistema computarizado) sobre el
inventario de materiales y suministros?
c. ¿Los inventarios de materiales y suministros son debidamente solicitados,
recibidos, usados, contados físicamente, suministrados y contabilizados por la
Dirección de Servicios (Departamento de Compras y Suministros) de la
Universidad Simón Bolívar?
2. ESTRUCTURA DE CONTROL DE INVENTARIO
a. ¿La Dirección de Servicios (Departamento de Compras y Suministros) de la
Universidad Simón Bolívar. brinda la importancia requerida a la estructura de control
de inventarios?
b. ¿Existe coherencia entre el Inventario Físico, el Contable y el registrado por el
sistema manual de la Dirección de Servicios (Departamento de Compras y Suministros)
de la Universidad Simón Bolívar?
3. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL INVENTARIO DE
MATERIALES Y SUMINISTROS
a. ¿La Dirección de Servicios (Departamento de Compras y Suministros) de la
Universidad Simón Bolívar cuenta con Normas y Procedimientos para el control de
inventarios de materiales y suministros?
b. ¿La Dirección de Servicios (Departamento de Compras y Suministros) de la
Universidad Simón Bolívar se rige por algunas normas y procedimientos definidos para
el inventario de materiales y suministros?
4. CONTROL SOBRE RECEPCION DE MERCANCIAS
a. ¿ El proceso de recepción de materiales y suministros cumple con las condiciones
mínimas necesarias de acuerdo a un Manual de Normas y Procedimientos?
b. ¿No existen discrepancias considerables entre entradas y salidas de los materiales y
suministros en la Dirección de Servicios (Departamento de Compras y Suministros) de
la Universidad Simón Bolívar?
c. ¿ Dentro del control interno de inventarios está considerado la recepción de
materiales y suministros?
NO
MODELO DE LA ENCUESTA
PREGUNTAS
SI
5. NIVELES DE INVENTARIO
a. ¿Los niveles de inventarios generalmente satisfacen la demanda de las áreaqs que lo
requieren a la Dirección de Servicios (Departamento de Compras y Suministros) de la
Universidad Simón Bolívar?
b. ¿Actualmente evalúan los niveles de inventarios óptimos para satisfacer la demanda
de materiales y suministros?
c. ¿Existe una custodia adecuada de los inventarios de materiales y suministros?
6. REGISTRO Y CONTABILIZACIÓN DE INVENTARIO
a. ¿Cada cuanto tiempo la Sección de Almacén de la Dirección de Servicios, realiza la
requisición para la compra de materiales de oficina en la Universidad Simón Bolívar?
1.- Una vez al año (cuando ejecutan el presupuesto)
2.- Dependiendo de las necesidades de las unidades por materiales específicos.
3.- Dependiendo de las existencias de los materiales, si están en mínimo, se hace
una requisición por los materiales que falten.
b. ¿Como se registran las entradas y salidas de los materiales de oficina en la sección
de Almacén, y el registro contable?
1.- Se registran en un sistema computarizado y se manda la información a
contabilidad.
2.- Se registran por pedidos de las unidades Tarjetas Kardex
3.- Se registran por pedidos de las unidades y se van rebajando de las existencias.
c. ¿Cada cuanto tiempo se envía a la Dirección de Finanzas – Departamento de
Contabilidad – los movimientos de entradas y salidas de los materiales de oficina?
1.- Mensualmente
2.- cada dos meses
3.- Cada semestre
4.- Anualmente.
d. ¿ Como se valoran los inventarios?
1.- Método PEPS
2.-Método UEPS
3.- Ambos, dependiendo del material.
NO