CIR00595 - Documentos

CIRCULAR EXTERNA 5 DE 1995
(14 junio)
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
Señores: Representantes legales, juntas directivas, revisores fiscales y
contadores de entidades promotoras de salud y demas administradores
transitorios o no del sistema de seguridad social en salud.
Referencia: Sistema de Información Básico
<Resumen de Notas de Vigencia>
NOTAS DE VIGENCIA:
2. Modificada por la Circular 6 de 1995.
1. Modificada por la Circular 1 de 1996, la cual establece: "Igualmente modifica las Circulares
Externas 005 y 006 de 1995, en lo pertinente y que le sea contrario. ".
Modificaciones no incluídas en esta norma
<NOTA: Los anexos técnico a que se refiere esta Circular, por sus
características no pueden ser incluidos en esta base de datos. Sin embargo
para los usuarios que dispongan de la base de datos en CD-ROM, dichos
anexos puede ser consultados en la carpeta
"- ANEXOS- CIRCULARES-95>.
Este despacho, en ejercicio de las facultades conferidas por el numeral 6 del
artículo 7 del Decreto 1259 de 1994, en lo dispuesto en el artículo 31 de Decreto
1485 de 1994, y con el fin de organizar, estandarizar, asi como lograr la
implementación de un sistema de Información Básico que permita un adecuado
seguimiento y control a las actividades de las Entidades destinatarias de la
presente circular, se permite, establecer dicho sistema para lo cual se imparten las
siguientes instrucciones:
<PARTE 1> A- SISTEMA DE INFORMACION BASICO.
Esta conforrmado por la información sobre: movimiento generaL de afiliados del
Sistema de Seguridad Social en Salud, cobertura, clasificación de cotizantes,
Prestadores de Servicios de Salud y la evolución de la situación Financiera asi
como, de sus principales indicadores.
<PARTE 2> B- DEFINICIONES.
Con el fin de unificar criterios en cuanto al significado e interpretación, los
siguientes términos usados en el Sistema de Información Básico, se entenderán
así:
AFILIADO: Es la persona cubierta por el Sistema de seguridad Social en Salud, a
través del régimen contributivo o subsidiado. Son de dos clases: cotizante o
beneficiario.
COTIZANTE: Es el afiliado con capacidad de pago, por lo que aporta de sus
ingresos el 4% y su patrono el 8% cuando es trabajador dependiente, o el 12% si
es independiente o pensionado. En un mismo núcleo familiar podrán existir varios
cotizantes, pero sólo uno de ellos será cabeza de familia.
BENEFICIARIO: Es el afiliado que no es cabeza de familia ni aporta cotización,
pero está cubierto por el Sistema de Seguridad Social en Salud en su condición
de miembro de un núcleo familiar por su parentesco y/o dependencia económica
de un afiliado cotizante.
FACTURACION: Es el mecanismo mediante el cual los Prestadores de Servicios
Médicos Asistenciales cobran el valor de la prestación de dichos servicios a las
tarifas previamente establecidas, según la realización efectiva de los mismos.
CAPITACION: Es una clase de contrato de riesgo compartido entre los
Prestadores de Servicios Médicos Asistenciales y las Entidades Administradoras,
según el cual por una suma fija predeterminada que paga la Administradora, el
prestador se obliga a efectuar a su cargo los servicios, independientemente de su
frecuencia.
<PARTE 3> C- REPORTE DE INFORMACION.
La información requerida deberá ser suministrada conforme a los siguientes
requerimientos:
<PARTE 4> 1- ENVIO DE INFORMACION EN DISQUETE.
La información se enviará en disquete con los siguientes requisitos:
1-1 Código de identificación de la entidad.
La identificación consta de dos partes:
1 ) El código de grupo o tipo de entidad al cual pertenece:
EPS. Entidades Promotoras de Salud.
EEP. Entidades Especiales de Previsión Social.
ESS. Empresas Solidarias de Salud.
CCF. Cajas de Compensación Familiar, cuando Administren Régimen Subsidiado.
SPT. Servicios y Fondos Seccionales de Salud que operen como Entidades
Promotoras de Salud Transitorias.
2 ) El código o número de identificación asignado por Supersalud, que consta de
tres dígitos.
De acuerdo con lo anterior, la estructura del código de identificación queda de la
siguiente manera:
XXXNNN
Donde XXX es el código de grupo y NNN es el número asignado.
En lo sucesivo cualquier envío de información deberá citar, además del nombre o
razón social, el código de la entidad.
Nombre de la Entidad
Código
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXNNN
1.2 Nombre del archivo.
El nombre de el archivo de envío es el código de la entidad con extensión TXT.
1.3 Rotulación de los Disquetes.
ROTULO MODELO
Nombre de la Entidad
Código de la entidad, asignado por Supersalud
El nombre y el teléfono del responsable
La información deberá enviarse en sobre de manila cerrado y rotulado de manera
similar a la del disquete.
1.4 Formato de archivo y disquete.
El archivo se deberá grabar en formato ASCII, conforme las instrucciones del
anexo técnico, que forma parte de la presente circular, en disquete de 5.1/4"
pulgadas de 360 KB ó 1.2 MB, o 3.1/2" pulgadas de 720 KB ó 1.44 MB,
formateados bajo sistema DOS versión 3.0 o superior.
<PARTE 5> 2- DOCUMENTOS SOPORTE.
Junto con el disquete las entidades deberán remitir certificación firmada por el
Representante Legal y el Revisor Fiscal, cuando estén obligadas a tenerlo, en la
cual se manifieste que la información contenida en el disquete es cierta, fué
extraida de los registros estadísticos y/o contables, según el caso, asi como de los
soportes a estos últimos y se presenta conforme las instrucciones técnicas
establecidas en la presente circular para el envío de esta información.
<PARTE 6> 3- INFORMACION A REPORTAR.
3.1 Movimiento General de Afiliados - Cobertura
El objetivo es determinar el movimiento general de afiliados, por municipio,
durante el período reportado, discriminando por composición etárea sus
movimientos.
FORMATO - 05
REGIMEN CONTRIBUTIVO (A)
Las entidades deben reportar, en el régimen contributivo, el movimiento de
afiliación y desafiliación durante el trimestre reportado, y el número de afiliados
que posee planes complementarios, discriminados por grupo etáreo.
FORMATO - 06
REGIMEN CONTRIBUTIVO (B)
Se debe reportar por estrato socio económico, distribución rural y urbana y
número de familias, los afiliados que al final del período reportado cobija la EPS.
FORMATO - 07
REGIMEN SUBSIDIADO (A)
En el régimen subsidiado deben reportar la misma información del formato - 05 del
régimen contributivo, con excepción de los planes complementarios y afiliados
suspendidos.
FORMATO - 08
REGIMEN SUBSIDIADO (B)
En el régimen subsidiado se debe reportar la misma información del formato - 06
del régimen contributivo, recordando que el estrato socio económico está limitado
hasta el estrato tres (3), y que la distribución del estrato uno se descompone en
indigentes y no indigentes.
3.2 Clasificación de Cotizantes.
Esta clasificación permite conocer por municipio la composición de cotizantes
según su ingreso base de liquidación en aspectos tales como: origen de sus
ingresos, cotizaciones recaudadas y prestaciones económicas cubiertas.
FORMATO - 09
CUANTIFICACION COTIZANTES REGIMEN CONTRIBUTIVO
En este formato se debe indicar la cantidad de cotizantes, clasificados por
dependientes, independientes y pensionados, distribuidos en rangos según su
ingreso base de cotización dados en número de salarios mínimos legales
mensuales. Igualmente debe indicar el valor de las prestaciones económicas
generadas por licencias de maternidad e incapacidades por enfermedad general.
El valor de las cotizaciones recaudadas en el período y el acumulado, de las
mismas, en el ejercicio del año calendario.
FORMATO - 10
AFILIADOS SEGUN SEMANAS DE COTIZACION
Se solicita información de afiliados en el régimen contributivo, según semanas
acumuladas de cotización, distribuidos por grupo etáreo.
FORMATO - 11
INFORMACION GENERAL DE COBERTURA
En este formato se debe indicar el número de afiliados suspendidos a la fecha de
corte del reporte, el número de grupos familiares y beneficiarios no cotizantes para
el Régimen Contributivo, igualmente, el número de casos y el total de días de
incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad reconocidas
durante el período de reporte.
3.3 Prestadores de Servicios de Salud.
El Objetivo es tener una visión general de la capacidad de las EPS en lo que
respecta a las redes de prestación de servicios con que cuentan.
FORMATO - 12
EVALUACION DE LA RED DE PRESTADORES DE LAS EPS
Identifica las IPS donde reciben servicios sus afiliados, determinando unas
variables generales para cada una de ellas que permiten en conjunto realizar una
aproximación de la capacidad real de las EPS para garantizar la prestación
integral del POS y/o los planes complementarios a sus afiliados.
FORMATO - 13
INFORME DE PRODUCCION Y DISPONIBILIDAD DE CAMAS EXCLUSIVAS
Para determinar la capacidad global de producción asistencial de las IPS propias
y contratadas en cada municipio.
FORMATO - 14
NUMERO DE MEDICOS
Busca determinar el recurso humano médico con que cuenta cada EPS para la
atención de sus afiliados.
FORMATO - 15
EVALUACION DE LA SATISFACCION DE USUARIOS
Para evaluar la satisfacción de los usuarios mediante el conocimiento del volumen
de quejas reportadas ante la EPS y su relación con el número total de usuarios de
la misma, en cada municipio.
3.4 Información Financiera
El objetivo de estos reportes es conocer de manera permanente y general la
evolución financiera de las operaciones a fin de constatarlas con las proyecciones
inicialmente elaboradas y conocer de posibles cambios que puedan afectar su
viabilidad financiera.
FORMATO - 16
BALANCE GENERAL Y ESTADO DE RESULTADOS
Tiene como objeto conocer la situación financiera, de liquidez y de solvencia así
como la evolución de resultados. Para lo anterior se solicita información de los
rubros del Balance y del Estado de Pérdidas y Ganancias.
<PARTE 7> D- PERIODICIDAD Y DESTINO DE LA INFORMACION.
El reporte de información básica deberá ser remitido trimestralmente a la División
de Entidades Promotoras de Salud de esta Superintendencia y será suministrada
con cortes a los cierres del 31 de Marzo, 30 de Junio, 30 de Septiembre y 31 de
Diciembre, a más tardar el día 15 del mes siguiente a la fecha de corte del
informe. Igualmente deberá ser remitido al Fondo de Solidaridad y Garantía
cuando así lo disponga el Ministerio de Salud.
El primer reporte deberá ser enviado con la información que cada entidad registre
al 31 de Marzo de 1995 a más tardar el día 30 de Junio de 1995. De esta fecha en
adelante se remitirá la información en el tiempo y períodos de corte establecidos
por la presente circular.
<PARTE 8> E- VALIDACIONES.
Previo a la remisión de los archivos, las entidades deberán validar la estructura de
los mismos y la información reportada de acuerdo a las instrucciones contenidas
en el documento anexo y conservando copia integra, en papel y medio magnético,
de la información remitida que podrá ser verificada en cualquier momento por esta
Superintendencia.
<PARTE 9> F- VIGENCIA.
La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.
Atentamente.
EDGAR ALFONSO GONZALEZ SALAS
Superintendente Nacional de Salud.
<INSTRUCCIONES>.
<VER NOTA INICIAL>