DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACION OFICINA DE CONTROL INTERNO EVALUACION AL PROCESO DE DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN INFORME DEFINITIVO BOGOTA., DICIEMBRE DE 2014 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCION .................................................................................................... 3 2. MARCO LEGAL ...................................................................................................... 4 3. ALCANCE ...................................................................................................... 5 4. METODOLOGÍA............................................................................................. 5 5. RESULTADOS DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN LA EVALUACIÓN ............................................................................................................. 6 5.1 EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL PROCESO FRENTE A LA NORMATIVA VIGENTE ______________________ 6 5.1.1 HALLAZGOS ........................................................................................ 6 5.1.2 OPORTUNIDADES DE MEJORA ........................................................ 9 6. CONCLUSIONES ................................................................................................. 10 2 1. INTRODUCCION En desarrollo de las actividades programadas por la Oficina de Control Interno para el año 2014 en el plan operativo aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del DNP se encuentra incorporada la evaluación al proceso de Divulgación de Información, la cual estuvo orientada al fortalecimiento del Sistema de Control Interno como mecanismo de apoyo al logro de los objetivos previstos por las áreas que ejecutan el proceso objeto de evaluación, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 2º de la Ley 87 de 1993, donde se establecen las funciones de la Oficina de Control Interno en cuanto a planear, dirigir y organizar la verificación y la evaluación del Sistema de Control Interno del cual hacen parte entre otros los sistemas financieros, de planeación, de información y operacionales de la entidad según el literal a) del artículo 3º de la misma Ley. Para el logro del objetivo propuesto fue de vital importancia la participación de los funcionarios que ejecutan el proceso junto con la información generada a partir de la ejecución del mismo. Los resultados de la evaluación se presentan en este informe. 3 2. MARCO LEGAL Para la evaluación realizada se tuvo en cuenta entre otros, los siguientes aspectos legales que regulan los procedimientos relacionados con el proceso de “Divulgación de Información”: Constitución Política de Colombia Artículos 20, 73 y 74 Ley 57 de 1985 Ley 527 de 1999 Ley 1712 de 2014 Decreto 519 de 2003 Decreto 195 de 2004 Directiva Presidencial 02 de 2000 Directiva Presidencial 03 de 2003 Resolución Interna 097 de 2004 Resolución Interna 1067 de 2009 Resolución Interna 804 de 2007 Resolución Interna 1252 de 2009 Circular 20076000000138 de 2007 Circular interna SG-20096000000068 de 2009 Manual 3.1 de Gobierno en Línea 4 3. ALCANCE Se evaluó en forma integral y selectiva el sistema de control interno inherente al proceso de Divulgación de Información y las actividades realizadas por el Grupo de Comunicaciones y Relaciones Públicas, durante el año 2014. 4. METODOLOGÍA Para la evaluación se realizaron las siguientes actividades: a. Solicitud de información y evidencia de ejecución de las actividades realizadas por el Grupo de Comunicaciones y Relaciones Públicas, así como de las dependencias e instancias relacionadas con el proceso durante la vigencia 2014. b. Verificación de la información publicada en la página Web e Intranet de la entidad, así como del Portal del Estado Colombiano. c. Análisis de las herramientas de seguimiento y medición con que cuenta el proceso evaluado. 5 5. RESULTADOS DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN LA EVALUACIÓN De acuerdo con la revisión documental realizada al proceso, la normativa aplicable y las solicitudes de información por parte de los colaboradores del Grupo de Comunicaciones y Relaciones Públicas se presentan los siguientes resultados de la evaluación: 5.1 EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL PROCESO FRENTE A LA NORMATIVA VIGENTE Pruebas realizadas: Se realizó revisión documental del proceso, se verificó la publicación de información en la página web, intranet y correo institucional. Fueron verificados el alcance, objetivo, actividades, responsables y demás componentes del proceso frente a los requisitos legales relacionados con su alcance, observándose las siguientes situaciones de susceptibles de mejora: 5.1.1 HALLAZGOS HALLAZGO No. 1 Al revisar la circular 20076000000138 de 2007: “Políticas para la Publicación de Información en Internet e Intranet –La Rebeca-“, la cual hace parte de los requisitos legales del proceso, se observó que ésta no se encuentra actualizada con respecto a la nueva estructura del DNP definida en el Decreto 1831 de 2012, dado que la función del Gerente sitio Web es asumida por la Subdirección General. 6 Por lo anterior, no es posible saber cuál de las dos subdirecciones creadas en el Decreto 1832 de 2012, tiene la función que le correspondía a la Subdirección General en la circular mencionada. Recomendación Se sugiere realizar acciones que permitan garantizar que los requisitos legales y documentos externos aplicables al proceso se encuentren actualizados y sean coherentes con la normativa vigente. HALLAZGO No. 2 No se encontró evidencia de las actas del Comité Evaluador de la Información que se va a publicar en la página web de la entidad, la cual, de acuerdo con lo definido en el Artículo 3 de la Resolución 804 de 2007 es la “instancia que autoriza la información que será publicada en la página web, generada y suministrada por cada una de sus direcciones técnicas”. Se le solicitó al Grupo de Comunicaciones y Relaciones Públicas quien ejerce la Secretaría Técnica del Comité las actas cada sesión, las cuales son su responsabilidad de acuerdo con el Artículo décimo, numeral 2 de la Resolución mencionada y no se allegó la respectiva respuesta. Recomendación Se sugiere revisar las funciones que debe cumplir el Comité Evaluador de la Información que se va a publicar en la página web de la entidad y definir mecanismos que aseguren su cumplimiento. 7 HALLAZGO No. 3 No se encuentra evidencia de la Guía para la elaboración, publicación, divulgación, y difusión en Internet, la cual de acuerdo con la Circular 20076000000138 de 2007 en las funciones del Webmaster de Administración de Contenido, debió ser coordinada con las “demás personas del Grupo de Comunicaciones y Relaciones Públicas”. Así mismo, y conforme con los resultados de los seguimientos realizados por la Oficina de Control Interno al Portal de Estado Colombiano y Página Web, para los cuales se observó información desactualizada, se observaron omisiones en el cumplimiento de las funciones del Webmaster de Administración de Contenido definidas en la Circular 20076000000138 de 2007, entre las cuales se encuentran el “coordinar con los responsables de suministrar la información al Portal del Estado Colombiano y otros sitios Web la vigencia de la información referente a los trámites y servicios prestados el DNP a las entidades y a la ciudadanía, al igual que la información publicada en los sitios Web con los que el DNP tiene vínculos” y “ Realizar revisiones periódicas al sitio Web e Intranet para asegurar que éstas se encuentran dentro de los lineamientos dados por el Gobierno nacional y por el DNP”. Recomendación Realizar las actividades pertinentes que permitan dar cumplimiento a las funciones de cada rol establecidas en la Circular 20076000000138 de 2007. 8 5.1.2 OPORTUNIDADES DE MEJORA OPORTUNIDAD DE MEJORA No. 1 Al comparar las actividades del proceso, su alcance y objetivos, con lo ejecutado por el Grupo de Comunicaciones y Relaciones Públicas y lo establecido en la Circular 20076000000138 de 2007, no se mencionan dentro del proceso actividades relacionadas con la divulgación de la información a través de medios electrónicos externos. Las actividades descritas en el proceso se limitan a boletines, entrevistas, ruedas de prensa y programa de televisión. Recomendación Adicionalmente, se recomienda verificar el alcance frente del proceso a las actividades desarrolladas OPORTUNIDAD DE MEJORA No. 2 Al verificar el contenido y alcance del proceso frente a la Ley de Transparencia de la Información Pública no se encontró evidencia de una política o estrategia de divulgación de información que corresponda con la definición de divulgación de la ley 1712, en su artículo 6: “…Publicar o divulgar. Significa poner a disposición en una forma de acceso general a los miembros del público e incluye la impresión, emisión y las formas electrónicas de difusión”, dicha política o estrategia debería incluir actividades, roles de cada una de las dependencias del DNP, fechas estimadas de implementación, seguimiento y controles. Recomendación Se sugiere implementar las acciones pertinentes para aplicar lo establecido en la Ley 1712 y a los Decretos relacionados que están por expedirse. 9 6. CONCLUSIONES De acuerdo con las actividades previstas en el plan operativo del año 2014, la Oficina de Control Interno evaluó en forma independiente, con sujeción a las normas generales de auditoría integral, el sistema de control interno inherente al proceso del SGC denominado “Divulgación de Información” código IN-DI Versión 05. Los resultados de las pruebas practicadas y la evidencia obtenida de acuerdo con los criterios definidos en la planeación del trabajo se refieren sólo a los registros y/o documentos examinados, no se hacen extensibles como conclusión general del estado del proceso “Divulgación de Información” código IN-DI Versión 05, teniendo en cuenta que la evaluación es selectiva y las muestras fueron tomadas aleatoriamente. El análisis de los resultados de esta evaluación permite concluir que el sistema de control interno vinculado con el proceso “Seguimiento al Sistema General de Participaciones” es susceptible de mejoramiento de acuerdo con las Oportunidades de Mejora y Hallazgos identificados para cada uno de los aspectos evaluados, respecto de las cuales se presentan recomendaciones en cada uno de los objetivos evaluados, en aras de prevenir la materialización de riesgos frente al desarrollo de cada una de las actividades. Las acciones que se formulen con base en las recomendaciones formuladas en este informe de evaluación serán objeto de acompañamiento y seguimiento por parte de la OCI. 10