Norma 2 - Servicios ABC - Dirección General de Cultura y Educación

NORMA D2.00.00.00
DE LOS LIBROS
CONTABLES Y SU
REGISTRACIÓN
NORMA D2.00.00.00 - DE LOS LIBROS CONTABLES Y SU REGISTRACIÓN
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Contenido
Norma D2.00.00.00: DE LOS LIBROS CONTABLES Y SU REGISTRACIÓN
• D2.01.00.00 - Rúbrica de Libros Contable
• D2.02.00.00 - Registros en Libro Banco
• D2.03.00.00 - Registros en Libro Cargos
• D2.04.00.00 - Conciliación Bancaria
• D2.05.00.00 - Conciliación Contable
• D2.06.00.00 - Resúmenes Bancarios y Chequeras
• D2.07.00.00 - Documentación Respaldatoria
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA CUENTA ÚNICA DE FONDOS PRESUPUESTARIOS
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Norma D2.01.00.00 - Rúbrica de Libros Contables:
a) Definición:
Certificación que emite la Dirección General de Auditoría para habilitar y validar los
registros contables en los libros Banco y Cargos correspondientes a la C.U.F.P.
b) Procedimiento:
Deberá elevarse a la Dirección de Auditoría de Control de Gestión- Dirección General
de Auditoría - Dirección General de Cultura y Educación, una nota donde se consignará e identificará
claramente el o los libros que deseen rubricarse, firmada por Presidente y/o Tesorero, conjuntamente
con el o los libros que se habilitarán como "Libro Banco" y/o como "Libro Cargos".
c) Por tratarse de libros plurianuales, no existe fecha tope para solicitar la rúbrica. Sólo se requerirá
la misma cuando los libros en uso se hayan agotados íntegramente.
Norma D2.02.00.00 - Registros en Libro Banco
a) El Libro Banco será plurianual, y en él se registrarán los movimientos de la cuenta corriente
abierta a tal fin en el Banco de la Provincia de Buenos Aires. Se asentarán por orden cronológico:
•Fecha de la operación.
•Número de cheque.
•Beneficiario y detalle.
•Ingresos (en la columna Debe).
•Egresos (en la columna Haber).
•Saldo (en la columna saldo).
•Fecha de pago del cheque extraída de los resúmenes bancarios.
b) El primer registro corresponderá al saldo del ejercicio anterior y/o primer ingreso.
c) Los números y el motivo de los cheques anulados deberán figurar en el Libro Banco. Las razones
para anular un cheque pueden ser las siguientes:
•Por error en la confección del mismo (fecha, monto o destinatario).
•Por vencimiento (60 días a partir de la fecha de emisión).
•Por solicitud de reeliquidación.
d) El saldo deberá consignarse en cada uno de los renglones del Libro.
e) Los libros se cerrarán al 31 de diciembre de cada año, deberán realizarse las sumatorias de las
columnas Ingresos y Egresos, consignar el Saldo y firmarán las autoridades del Consejo Escolar
(Presidente y Tesorero). El mismo procedimiento se aplicará ante un cambio de autoridades dentro
de un ejercicio. A continuación del proceso descripto, se trazará una línea divisoria y se comenzará
con los registros de los movimientos correspondientes al ejercicio próximo, indicando el año al cual
corresponde.
f) El libro Banco deberá llevarse en forma prolija, sin enmiendas, tachaduras e interlineados.
g) Ante un error, omisión y/o anulación de algún registro deberá realizarse un contra asiento a
efectos de salvar el mismo.
h) El libro deberá permanecer en la sede del Consejo Escolar, bajo ningún concepto podrá retirarse
de la misma (art. 83 inc. c) de la Ley N° 11.612).
Norma D2.03.00.00- Registros en Libro Cargos:
a) El Libro Cargos será plurianual, y en él se registrarán los ingresos y egresos producidos durante
el ejercicio, discriminados por conceptos.
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b) Se procederá a la apertura de un Cargo en los siguientes casos:
•Con el saldo del ejercicio anterior: se abrirán tantos cargos como conceptos integren el
saldo. La suma de los saldos de apertura deberá coincidir con el saldo inicial registrado en
el Libro Banco.
•Con la recepción de remesas de dinero de un determinado concepto.
• Con la necesidad de inmovilizar fondos para su posterior afectación (Cargos de Orden).
c) Para la apertura de un Cargo se procederá de la siguiente manera:
Se caratula el cargo, consignando:
• Origen: dependencia de donde proceden los fondos.
• Número de orden: deberá ser correlativo, comenzando con el n° 1 para el primer
registro del ejercicio (saldo ejercicio anterior).
• Orden de Pago: se consignará el número de la orden de pago provisto por la dependencia
que emite los fondos y por la cual deberá ser rendida.
• Concepto: se indicará la naturaleza de los fondos recibidos.
• Monto: se indicará el importe total recibido.
A continuación se detallará:
• Fecha de la operación.
• Número de cheque.
• Detalle.
• Ingresos.
• Egresos.
• Saldo.
d) Si existieran transferencias de otros cargos de fecha anterior y correspondientes al mismo concepto
se registrarán a renglón seguido del monto que dio origen al cargo.
e) Cargos de Orden: se abrirá este tipo de cargos cuando surja la necesidad de mantener inmovilizado
un importe que será exigible en un momento determinado. por ejemplo: "Cargo de Retención del
impuesto a los Ingresos Brutos", "Cargo de Retención del impuesto a las Ganancias", "Cargo de
Retención Fondo de Garantía" y "Cargo de Retención Depósitos Judiciales".
f) Transferencias de saldos: se procederá a transferir saldos de un cargo a otro de un mismo
concepto cuando, una vez descontados todos los pagos correspondientes al mismo, quedare un
saldodisponible que no sea exigible su devolución. Este saldo se transferirá a un cargo ya abierto,
de fecha posterior y siempre que sea del mismo concepto.
g) Cierre de cargos: los cargos se cerraran una vez agotados los mismos, cuando existiendo
un salgo disponible, se resuelva la transferencia a otro cargo, o bien cuando sea exigible su devolución.
Para el cierre, se procederá a la suma de las columnas correspondientes a ingresos y egresos,
obteniendo montos iguales, por lo que la columna del saldo quedará en cero.
h) Cierre del ejercicio: el cierre del libro Cargos se efectuará al 31 de diciembre de cada año con la
firma de Presidente y Tesorero del Consejo Escolar. Se procederá de la siguiente manera:
• Se cerraran los cargos abiertos con la leyenda «transferencia de saldo al ejercicio
siguiente»
• Si hubiere varios cargos abiertos con saldos, podrán transferirse a los últimos abiertos
del mismo concepto, unificando en estos todo el saldo disponible, excepto aquellos que
deban rendirse por una orden de pago específica. Estos cargos de cierre serán los primeros
registros del ejercicio siguiente.
• A continuación del proceso descripto, se trazará una línea divisoria y se comenzará con
los registros de los movimientos correspondientes al ejercicio próximo, indicando el año al
cual corresponde.
i) El Libro Cargos deberá llevarse en forma prolija, sin enmiendas, tachaduras e interlineados.
j) Ante un error, omisión y/o anulación deberá realizarse un contra asiento.
k) El Libro deberá permanecer en la sede del Consejo Escolar, bajo ningún concepto podrá retirarse
de la misma (art. 83 inc. c) de la Ley N° 11.612).
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Norma D2.04.00.00 - Conciliación Bancaria:
a) Definición:
Es la comparación entre los registros en Libro Banco y los movimientos de la cuenta corriente
bancaria, a fin de detectar a una determinada fecha, las posibles diferencias entre los mismos y
efectuar los ajustes correspondientes.
b) Procedimiento:
Para la realización de una conciliación bancaria se procede de la siguiente manera:
Se parte del saldo consignado en el libro Banco a la fecha en que deseamos realizar la conciliación
y se procede a descontar los cheques que han sido librados y no presentados al cobro (información
que obtenemos de los resúmenes bancarios). De esta manera llegaríamos al saldo que figura en
Banco. Se debe tener en cuenta que existen otros conceptos que pueden jugar en una conciliación
bancaria tales como cobro de comisiones, de chequeras, etc. Se debe aclarar que, por tratarse de
cuentas corrientes fiscales no corresponde el cobro de ningún tipo de gasto bancario.
c) Forma y periodicidad:
Las conciliaciones bancarias deberán realizarse en forma mensual y dejando constancia documentada
de la misma con firma del Tesorero.
No obstante lo señalado precedentemente, se recomienda la realización de conciliaciones bancarias
en forma periódica, a efectos de tomar conocimiento de débitos o créditos realizados por el Banco
y de esta manera poder asentar dichos movimientos, si son correctos, o de lo contrario realizar los
reclamos correspondientes. Además, y a efectos de la toma de decisiones, es de suma importancia
conocer en forma fehaciente y regular el saldo en la cuenta corriente, exponiendolo en sesión y
dejando constancia en el Libro de Actas.
d) Normativa legal:
El artículo 84 de la Ley N° 11.612, entre otros deberes que fija para el Tesorero, en su inciso f)
señala la obligación de "elaborar y elevar informes mensuales del estado de cuentas…."
Norma D2.05.00.00 - Conciliación contable
a) Definición:
Es la comparación entre el saldo en Libro Banco y el saldo en el Libro Cargos, obtenido
éste último, a través de la sumatoria de los saldos disponibles y/o excedentes.
b) Procedimiento:
Para la realización de una conciliación contable se procede de la siguiente manera:
Se parte del saldo consignado en el libro Banco a la fecha en que deseamos realizar la
conciliación y se compara con el saldo en el libro Cargos. Para obtener éste último se deben
sumar todos los saldos, a la fecha de la conciliación, de aquellos cargos que estén abiertos,
se volcarán indicando el número de orden, concepto e importe. La sumatoria de estos saldos
debe coincidir con el saldo en el Libro Banco.
c) Forma y periodicidad:
Las conciliaciones contables deberán realizarse en forma mensual y dejando constancia
documentada de las mismas con firma del Tesorero.
Las conciliaciones contables, de la misma manera que las bancarias, se recomienda
realizarlas en forma periódica a efectos de asegurar la correcta registración de los movimientos
contables y poseer la información necesaria de los saldos disponibles en cada uno de los
conceptos recibidos en una misma orden de pago.
d) Normativa legal:
El artículo 84 de la Ley N° 11.612, entre otros deberes que fija para el Tesorero, en su inciso f)
señala la obligación de "elaborar y elevar informes mensuales del estado de cuentas…."
Norma D2.06.00.00 - Resúmenes Bancarios y Chequeras
a) Definición de Resúmenes Bancarios:
También llamado Extracto de Cuenta Informativo. Es la información, a través de hojas móviles, que
emite el Banco de la Provincia de Buenos Aires, donde consta en forma cronológica los débitos y
créditos correspondientes a la cuenta corriente.
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b) Los resúmenes bancarios correspondientes a la cuenta corriente deberán solicitarse mensualmente
y archivarse de forma tal que permita obtener información oportuna y fehaciente de los saldos y
necesaria para realizar las conciliaciones bancarias.
Además de los resúmenes bancarios, existen otras alternativas para conocer los movimientos de la
cuenta corriente, como ser: consultas por Internet o consulta de saldos en terminales habilitadas al
efecto en las sucursales del Banco Provincia de Buenos Aires.
c) Los cheque emitidos por el Consejo Escolar contendrán la leyenda "NO A LA ORDEN".
d) Respecto a las chequeras, las mismas deberán guardarse en lugar seguro y no podrán contener
cheques firmados en blanco. Los cheques anulados contendrán la leyenda "ANULADO" y deberán
adjuntarse a la chequera correspondiente.
e) Bajo ningún concepto se podrán realizaradelantos o anticipo de fondos.
Norma D2.07.00.00 - Documentación respaldatoria
a) Definición de Factura:
Documento comercial que avala la compra de mercaderías, bienes o servicios.
b) Definición de Remito:
Documento que acompaña la entrega de mercaderías o prestación de servicios. Los mismos deberán
estar conformados por la persona que recibió el bien o servicio.
c) La documentación respaldatoria (facturas y remitos) deberán respetar las normas de facturación
emanadas de AFIP - DGI (Resolución General N° 1415/03).
d) El tipo de Factura que el Consejo Escolar debe recibir, son aquellas que están identificadas con
las letras "B", "C" y Ticket Factura emitido mediante la utilización del equipamiento electrónico
denominado "Controlador Fiscal" homologado por AFIP.
e) Controles a realizar en la documentación respaldatoria:
• Todos los comprobantes respaldatorios deben tener como destinatario a la Dirección
General de Cultura y Educación - Consejo Escolar de………………………………
• Los comprobantes preimpresos que revistan la categoría "B" deben poseer, en el ángulo
inferior derecho del cuerpo de la factura, el Código de Autorización de Impresión (C.A.I.)
y el vencimiento de la misma.
• La fecha de emisión de los comprobantes Tipo "B" no debe ser posterior a la fecha de
vencimiento.
• Las facturas deberán contener la descripción clara de los elementos adquiridos o del
servicio prestado, precio unitario y precio total.
• No deberán estar borradas o enmendadas.
• Los remitos y las facturas, en el caso que corresponda, deberán estar debidamente
conformados por la autoridad competente (Director/ra de Establecimientos Educativos y/o
autoridad del Consejo Escolar).
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA CUENTA ÚNICA DE FONDOS PRESUPUESTARIOS
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