Plan de mejoramiento - Colegios 2016

SECRETARIA DE EDUCACIÓN DISTRITAL
CONSOLIDADO PLAN DE MEJORAMIENTO COLEGIOS DISTRITALES 2015-2016
9
11
12
14
13
15
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
19
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
2015
1.6. REVISADAS LAS ACTAS DE REUNION DEL
CONSEJO DIRECTIVO NO SE OBSERVÒ QUE SE
FABIO LOZANO 1.
GOBIERNO
JAIME CAMPO
ACTUALIZARA EL MANUAL CON LOS LINEAMIENTOS
SIMONELLI
ESCOLAR
Y DIRECTRICES DADAS POR LA SECRETARIA DE
EDUCACION
DESCONOCIMIENTO EN LA APLICACIÓN
DE LA NORMA RESPECTO A LA AUSENCIA DE UNA ORGANIZACIÓN
APLICACIÓN DEL DECRETO 1510 DE 2013 CLARA PARA LA TOMA DE
Y LAS CIRCULARES 16 Y 30 DE 2014 DE LA DECISIONES.
SECRETARIA DE EDUCACION.
A
PARTIR
DE JUNIO 11
PARA LA FECHA DEL 8 DE MAYO DE 2014 EN LA EN LA REJUNION ORDINARIA DEL 11 DE JUNIO DE
DE 2015 EN
QUE
SE
APROBO
EL
REGLAMENTO
DE 2015 SE PRESENTARA ESTA NORMATIVIDAD AL
INMEDIATO
REUNION
CONTRATACION NO SE CONOCIA LA TOTALIDA DE CONSEJO DIRECTIVO Y SE HARAN AJUSTES AL
CONTINUO
DE
LA NORMA
REGLAMENTO DE ACTOS Y CONTRATOS.
CONSEJO
DIRECTIVO
RECTORA
GRACIELA
Y AMANDA
DIAZ
GUERRERO
Y
CONSEJO
DIRECTIVO
1.
ACTUALIZAR
MANUAL
Y
REGLAMENTO
DE
OBLIGACIONES DEL
CONSEJO
DIRECTIVO.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 11 de julio de 2016.
2015
1.7 REVISADAS
LAS ACTAS DEL CONSEJO
DIRECTIVO SE OBSERVO QUE DICHO DOCUMENTO
NO ESTIPULA CUALES SON LAS FUNCIONES DE
FABIO LOZANO 1.
GOBIERNO ESTE ORGANO COLEGIAL, POR LO ANTERIOR SE
JAIME CAMPO
SIMONELLI
ESCOLAR
RECOMIENDA
ATENDER
LAS
DIRECTRICES
ESTABLECIDAS
POR
LA
SECRETARIA
DE
EDUCACION EN LA GUIA PROSUPUESTAL DE LOS
FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS.
1.EL COLEGIO POR COSTUMBRE Y POR
A
PARTIR
CONSIDERAR QUE ESTA METODOLOGIA
DE JUNIO 11
PROTEGE LA INFORMACION Y EVITA FALTA DE LEGITIMIDAD EN LA POR DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA NO SE INCLUIR EN EL REGLAMENTO INTERNO DEL DE 2015 EN
INMEDIATO
MANIPULACION
Y
ADULTERACION APLICACIÓN DE LAS DECISIONES INCLUYO EN EL REGLAMENTO DE CONSEJO CONSEJO DIRECTIVO LAS FUNCIONES QUE REUNION
CONTINUO
LLEVABA LAS ACTAS EN LIBROS.2. FALTA DEL CONSEJO DIRECTIVO
DIRECTIVO .
NUMERE LA RESOLUCION 2352 DE 2013
DE
DE RIGUROSIDAD EN LA ELABORACION,
CONSEJO
APROBACION Y FIRMA DE LAS ACTAS
DIRECTIVO
RECTORA
GRACIELA
Y AMANDA
DIAZ
GUERRERO
Y
CONSEJO
DIRECTIVO
1.
ACTUALIZAR
REGLAMENTO
DE
OBLIGACIONES DEL
CONSEJO
DIRECTIVO.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 11 de julio de 2016.
2015
1.8. REVISADAS LAS ACTAS DEL CONSEJO
DIRECTIVO SE EVIDENCIO QUE NO SE UTILIZABA EL
FORMATO
DE
ACTAS
DE
REUNIONES
FABIO LOZANO 1.
GOBIERNO
JAIME CAMPO
ESTABLECIDO POR LA SED DE BOGOTA, PERO
SIMONELLI
ESCOLAR
ALGUNAS NO FIRMADAS EN SU TOTALIDAD ,
INCUMPLIENDO
CON
LAS
DIRECTRICES
INSTITUCIONALES .
1.EL COLEGIO POR COSTUMBRE Y POR
CONSIDERAR QUE ESTA METODOLOGIA
PROTEGE LA INFORMACION Y EVITA FALTA DE LEGITIMIDAD EN LA
MANIPULACION
Y
ADULTERACION APLICACIÓN DE LAS DECICIONES
LLEVABA LAS ACTAS EN LIBROS.2. FALTA DEL CONSEJO DIRECTIVO
DE RIGUROSIDAD EN LA ELABORACION,
APROBACION Y FIRMA DE LAS ACTAS
EL
COLEGIO
POR
COSTUMBRE
Y
POR
CONSIDERAR QUE ESTA METODOLOGIA PROTEGE
LA INFORMACION Y EVITA MANIPULACION Y
ADULTERACION LLEVABA LAS ACTAS EN LIBROS.
FALTA DE RIGUROSIDAD Y OPORTUNIDAD EN LA
ELABORACION Y FIRMA DE LAS ACTAS.
MODIFICACION DE ESTATEGIAS QUE GARANTIZEN
EL
CUMPLIMIENTO
OPORTUNA
DE
LA A
PARTIR
INMEDIATO
ELABORACION Y FIRMA DE LAS ACTAS. DE ENERO
CONTINUO
IMPLEMENTAR EL FORMATO DE ACTAS SGC-IF-005 DE 2015
ACTA DE REUNION
RECTORA
UTILIZACION DEL
GRACIELA
FORMATO SGC-IFY AMANDA
DIAZ 005
ACTA
DE
NINGUNA
GUERRERO
Y REUNION DESDE
CONSEJO
EL MES DE ENERO
DIRECTIVO
DE 2015
2015
1.8. REVISADAS LAS ACTAS DEL CONSEJO
DIRECTIVO SE EVIDENCIO QUE NO SE UTILIZABA EL
FORMATO
DE
ACTAS
DE
REUNIONES
FABIO LOZANO 1.
GOBIERNO
JAIME CAMPO
ESTABLECIDO POR LA SED DE BOGOTA, PERO
SIMONELLI
ESCOLAR
ALGUNAS NO FIRMADAS EN SU TOTALIDAD ,
INCUMPLIENDO
CON
LAS
DIRECTRICES
INSTITUCIONALES .
1.EL COLEGIO POR COSTUMBRE Y POR
CONSIDERAR QUE ESTA METODOLOGIA
PROTEGE LA INFORMACION Y EVITA FALTA DE LEGITIMIDAD EN LA
MANIPULACION
Y
ADULTERACION APLICACIÓN DE LAS DECICIONES
LLEVABA LAS ACTAS EN LIBROS.2. FALTA DEL CONSEJO DIRECTIVO
DE RIGUROSIDAD EN LA ELABORACION,
APROBACION Y FIRMA DE LAS ACTAS
EL
COLEGIO
POR
COSTUMBRE
Y
POR
CONSIDERAR QUE ESTA METODOLOGIA PROTEGE
LA INFORMACION Y EVITA MANIPULACION Y
ADULTERACION LLEVABA LAS ACTAS EN LIBROS.
FALTA DE RIGUROSIDAD Y OPORTUNIDAD EN LA
ELABORACION Y FIRMA DE LAS ACTAS.
MODIFICACION DE ESTATEGIAS QUE GARANTIZEN
EL
CUMPLIMIENTO
OPORTUNA
DE
LA
ELABORACION Y FIRMA DE LAS ACTAS.
IMPLEMENTAR EL FORMATO DE ACTAS SGC-IF-005
ACTA DE REUNION
2015
1.9 VERIFICADAS LAS ACTAS DE REUNION DEL
CONSEJO DIRECTIVO SE EVIDENCIO LA NO
PRSENTACION POR PARTE DEL RECTOR (A) DE
FABIO LOZANO 1.
GOBIERNO
JAIME CAMPO
LOS ESTADOS CONTABLES, E IGUALMENTE SE
SIMONELLI
ESCOLAR
OBSERVO QUE EL CONSEJO DIRECTIVO NO
VERIFICO LA ASISTENCIA Y PRESENTACION DE
LOS ESADOS CONTABLES,
SE
LE
PRESENTA
AL
CONSEJO
SE PRESENTA LA INFORMACION FINANCIERA AL
MENSUALMENTE
LA
INFORMACION FALTA DE RIGUROSIDAD EN LA CONSEJO DIRECTIVO ACORDE CON LOS ESTADOS
FINANCIERA DE INGRESOS Y GASTOS NORMA
Y
PRESENCIA
DEL CONTABLES PERO EN LA REDACCION DEL ACTA
DEBIDAMENTE SOPORTADOS A TRAVEZ CONTADOR
NO SE ESPECIFICA EL TERMINO ESTADO
DE LA AUXILIAR FINANCIERA.
FINANCIERO
2015
1.10-REVISADAS LAS ACTAS DE REUNION DEL
CONSEJO DIRECTIVO SE OBSERVO QUE ESTE
ORGANO COLEGIAL NO SE REALIZO CONTROL Y
SEGUIMIENTO DE LA ADECUADA EJECUCION DEL
CONTRATO
D
LA
TIENDA
ESCOLAR.
FABIO LOZANO 1.
GOBIERNO
JAIME CAMPO
1.11 REVISADAS
ACTAS DE REUNION DEL NO APLICA
SIMONELLI
ESCOLAR
CONSEJO DIRECTIVO SE EVIDENCIO QUE NO SE
REALIZO CONTROL Y SEGUIMIENTOS A LA
EJECUCION DEL CONTRATO DE LA TIENDA
ESCOLAR, NI TAMPOCO
QUE SE HUBIESE
REALIZADO LA EVALUACION ANUAL DE SERVICIOS.
2015
1.12 REVISADAS LAS ACTAS DE REUNION DEL
CONSEJO DIRECTIVO SE EVIDENCIO QUE ESTE
FABIO LOZANO 1.
GOBIERNO ORGANO COLEGIAL NO ADOPTO LA RESOLUCION
JAIME CAMPO
SIMONELLI
ESCOLAR
2280 DE 2008, COMITE DE MANTENIMIENTO
ESCOLAR Y NO SE EVIDENCIO REUNIONES COMO
APOYO PARA LA TOMA DE DECISIONES.
2015
1.13REVISADAS LAS ACTAS DE LA REUNION DEL
FALTA
DE
RIGUROSIDAD
EN
LA
FABIO LOZANO 1.
GOBIERNO CONSEJO DIRECTIVO, SE EVIDENCIO QUE NO SE
JAIME CAMPO
ELABORACION, LECTURA, APROBACION Y
SIMONELLI
ESCOLAR
ENCUENTRAN ALGUNAS ACTAS ELABORADAS Y NO
FIRMA DE ACTAS ANTERIORES
CUMPLEN EL MINIMO DE LAS FIRMAS.
2015
3.5. EVIDENCIA DEL NO CUMPLIMIENTO DEL
FABIO LOZANO 3,
PROCESO
JAIME CAMPO
MEMORANDO FINANCIERO DF-5400-02 DEL 16 DE ADMINISTRATIVA
SIMONELLI
CONTABLE
ENERO DEL 2014
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
CAUSA
EFECTO
NO APLICA
LAS NECESIDADES DE MANTENIMIENTO
INSTITUCIONAL SE HAN ATENDIDO POR
INEXISTENCIA DE ACTAS
PRIORIDADES TANTO EN LO PREVENTIVO
REUNIONES DEL COMITÉ
COMO EN LO CORRECTIVO DESDE
RECTORIA, ALMACEN Y PAGADURIA
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
TIEMPO
DE SE ESTABAN ATENDIENDO LAS NECESIDADES DE CITAR A REUNION A LOS INTEGRANTES DEL JUNIO
MANERA DIRECTA
COMITÉ PERIODICAMENTE
2015
MODIFICACION DE ESTATEGIAS QUE GARANTIZEN
LA ELABORACION OPORTUNA DE LA S ACTAS Y
JUNIO
SUS FIRMAS. LA RIGUROSIDAD EN LA LECTURA DE
2015
LAS ACTAS EN CADA SESION DEL CONSEJO
DIRECTIVO.
ESTADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 11 de julio de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 11 de julio de 2016.
ELABORACION DE
RECTORA
LOS
ESTADOS
GRACIELA
FINANCIEROS MES
Y AMANDA
DIAZ A
MES
Y
GUERRERO
Y PRESENTADOS
CONSEJO
OPORTUNAMENTE
DIRECTIVO
A LA SECRETARIA
DE EDUCACION.
ABIERTO
RECTORA
GRACIELA
Y AMANDA
DIAZ
GUERRERO
Y
CONSEJO
DIRECTIVO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 11 de julio de 2016.
DE INMEDIATO
CONTINUO
Y RECTORA
GRACIELA
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 10 de febrero de 2016.
DE INMEDIATO
CONTINUO
LAS
ACTAS
RECTORA
Y PENDIENTES
Y
ADMINISTRATIVO ESTAN
EN
ENCARGADO
PROCESO
DE
ELABORACION
ELABORACION DE
ACTAS
PENDIENTES
Y
LECTURA DE ESTAS
EN
CONSEJO
DIRECTIVO
VIGENTE
PARA
FIRMA
Y
APROBACION.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 11 de julio de 2016.
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 10 de febrero de 2016.
A
PARTIR
DE JUNIO 11
PRESENTAR AL CONSEJO DIRECTIVO EL INFORME
DE 2015 EN
DE LOS ESTADOS FINANCIEROS QUE SE
INMEDIATO
REUNION
REPORTAN A LA SECRETARIA DE EDUCACION E
CONTINUO
DE
INCLUIRLOS EN EL ACTA DE CONSEJO DIRECTIVO.
CONSEJO
DIRECTIVO
LA CONTADORA DEL COLEGIO SI CUMPLE CON LO
ESTIPULADO EN EL MEMORANDO DF-540002 DEL
CONTINUAR CON LO PACTADO EN EL CONTRATO
2014, Y PARA CONSTANCIA ENTREGO FOTOCOPIA
DE SERVICIOS PROFESIONALES
DEL
CERTIFICADO
DE
LOS
ESTADOS
FINANCIEROS AL AUDITOR
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
UTILIZACION DEL
RECTORA
A
PARTIR
FORMATO SGC-IFORDENADORA
DEL 01 DE 31 DICIEMBRE
005
ACTA
DE
DEL GASTO Y
JULIO
DE DE 2015
REUNION DESDE
CONSEJO
2015
EL MES DE ENERO
DIRECTIVO
DE 2015
EL CONTRATO DE TIENDA ESCOLAR SE EVALUO
EN LA PARTE FINANCIERA A TRAVEZ DEL AUXILIAR
CONFORMAR
EL
COMITÉ
EVALUADOR
Y
FINANCIERO Y DE LA PARTE DE EJECUCUCION
SOCIALIZAR LOS RESULTADOS EN EL CONSEJO N/A
DEL SERVICIO A LA COMUNIDAD A TRAVEZ DEL
DIRECTIVO.
REPRESENTANTE DE LOS ESTUDIANTES ANTE EL
CONSEJO DIRECTIVO.
EN EL AREA ENCARGADA DE ELABORAR LAS
ACTAS EN ESTOS MESES (FINAL E INICIO DE AÑO)
ALTA EXPOSICIÓN AL RIESGO DE
SE ENCUENTRA UN GRAN VOLUMEN DE TRABAJO
INCURRIR EN DECISIONES QUE
EN LOS PROCESOS DE MATRICULA POR ESTA
SURTEN LOS PROCEDIMIENTOS
RAZON EL TIEMPO RESULTA SER INSUFICIENTE.
DE MANERA ADECUADA.
FALTA DE RIGUROSIDAD EN LA LECTURA Y FIRMA
DE LAS ACTAS.
AFECTACION DE LA GESTION
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
INMEDIATO
CONTINUO
CONTADOR
ABIERTO
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
14
13
15
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
2015
3.6. NO CUMPLIMIENTO EN LA PUBLICACION DE
LOS ESTADOS FINANCIEROS, INCUMPLIENDO EL
FABIO LOZANO 3,
PROCESO
JAIME CAMPO
ART 36 DE LA LEY 734 DE 2002 Y EL MEMORANDO ADMINISTRATIVA
SIMONELLI
CONTABLE
FINANCIERO DF-5400-02 DEL 16 DE ENERO DEL
2014
AFECTACION DE LA GESTION
SE SUPLIO, POR ESTAR PUBLICADOS MES A MES SE PUBLICARA MES A MES CON LOS DEMAS
ABRIL
LOS INGRESOS, EJECUCION Y CONTRATOS INFORMES
FINANCIEROS
LOS
ESTADOS
2015
EFECTUADOS
FINANCIEROS
DE INMEDIATO
CONTINUO
Y
2015
JAIME CAMPO
FABIO LOZANO 3,
PROCESO 3,7 FALTA DE ENTREGA DE ESTADOS DE CUENTA
ADMINISTRATIVA
SIMONELLI
CONTABLE
DE LA DIAN Y TESORERIA DISTRITAL
AFECTACION DE LA GESTION
CONSULTAR UNA O DOS VECES AL AÑO LOS
ESTADOS DE CUENTA DE LA DIAN Y DE
SE ADJUNTA EL DOCUMENTO DE LA DIAN Y
JUNIO
TESORERIA PARA CORROBORAR QUE EL COLEGIO
TESORERIA DISTRITAL
2015
ESTA
AL
DIAN
EN
LAS
OBLIGACIONES
TRIBUTARIAS
DE INMEDIATO
CONTINUO
Y RECTORA
CONTADOR
2015
JAIME CAMPO
FABIO LOZANO 5,PROCESO
DE
5.7 LITERAL C
SIMONELLI
CONTRATACION
ADMINISTRATIVA
AFECTACION DE LA GESTION
SE
ADJUNTA
FOTOCOPIA
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
LOS REALIZAR SEGUIMIENTO Y ACTUALIZAR EN EL JUNIO
MOMENTO EN QUE LA NORMATIVIDAD CAMBIE
2015
DE INMEDIATO
CONTINUO
RECTORA,
Y AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
Y CONTADOR
NINGUNA
2015
JAIME CAMPO
FABIO LOZANO 5,PROCESO
DE
5.7 LITERAL I
SIMONELLI
CONTRATACION
ADMINISTRATIVA
AFECTACION DE LA GESTION
SE SUPLIO, POR ESTAR PUBLICADOS MES A MES
LOS ESTADOS FINANCIEROS SE PUBLICARAN MES JUNIO
LOS INGRESOS, EJECUCION Y CONTRATOS
A MES CON LOS DEMAS INFORMES FINANCIEROS 2015
EFECTUADOS
DE INMEDIATO
CONTINUO
RECTORA,
Y AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
Y CONTADOR
NINGUNA
2015
JAIME CAMPO
FABIO LOZANO 5,PROCESO
DE
5.7 LITERAL J
SIMONELLI
CONTRATACION
ADMINISTRATIVA
AFECTACION DE LA GESTION
SE PRESENTA LA INFORMACION FINANCIERA AL
CONSEJO DIRECTIVO ACORDE CON LOS ESTADOS
CONTABLES PERO EN LA REDACCION DEL ACTA
NO SE ESPECIFICA EL TERMINO ESTADO
FINANCIERO
DE INMEDIATO
CONTINUO
RECTORA,
Y AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
Y CONTADOR
NINGUNA
2015
REVISADO EL 100% DE LOS COMPROBANTES D
FABIO LOZANO 5,PROCESO
DE EEGRESO SE EVIDENCIO FALTA DE SOPORTE DE
JAIME CAMPO
ADMINISTRATIVA
SIMONELLI
CONTRATACION PAGO A LA SEGURIDAD SOCIAL EN PERSONA
NATURAL
AFECTACION DE LA GESTION
LA MAYORIA DE LOS CONTRATOS EFECTUADOS
POR LA INSTUITUCION AL HACERLES EL CALCULO
DEL 40% DA UN VALOR INFERIOR AL SALARIO SOLICITAR LA INFORMACION AL CONTRATISTA Y JUNIO
MINIMO. TENIENDO EN CUENTA LA DIRECTRIZ DE SE ADJUNTAN PLANILLAS DE PAGO EN 8 FOLIOS
2015
LA NORMA NO SE PUEDE COTIZAR POR DEBAJO
DEUN SALARIO MINIMO.
2015
REVISADO EL 100% DE LOS COMPROBANTES D
FABIO LOZANO 5,PROCESO
DE EEGRESO SE EVIDENCIO CONTRATACION CON UN
JAIME CAMPO
SIMONELLI
CONTRATACION TERCERO
PARA LA REALIZACION DE LA
CEREMONIA DE GRADO.
2015
ESTIMULAR A LOS ESTUDIANTES
REVISADO EL 100% DE LOS COMPROBANTES D E
SE SOLICITO EN EL PROYECTO NUMERO QUE PARTICIPARON CON SU
FABIO LOZANO 5,PROCESO
DE EGRESO SE EVIDENCIO FALTA DE SOPORTE DE
JAIME CAMPO
4 DE TIEMPO LIBRE: " CELEBRACION DE TALENTO
Y
HABILIDADES
SIMONELLI
CONTRATACION PAGO A LA SEGURIDAD SOCIAL EN PERSONA
ESTUDIANTES FESTIVAL DE TALENTOS"
ARTISTICAS EN EL PROYECTO
NATURAL
NUMERO 4 DE TIEMPO LIBRE
LOS
ARTICULOS
ADQUIRIDOS
EN
EL
COMPROBANTE N=. 084 DEL 22 DE SEPTIEMBRE
DE 2014 SE COMPRARON TENIENDO EN CUENTA SE ADJUNTA PROYECTO NUMERO 4 TIEMPO LIBRE EL
PROYECTO
NUMERO
4
Y
FUERON 3 FOLIOS
ENTREGADOS A LOS ESTUDIANTES EN SU
TOTALIDAD
2015
6,6, SE EVIDENCIO QUE EL COLEGIO NO UTILIZA
LOS FORMATOS APROBADOS POR LA DIRECCION
6, PROCESO DE DE DOTACIONES ESCOLARES PARA EL INGRESO Y
FABIO LOZANO
JAIME CAMPO
ALMACEN
E SALIDA DE LOS BIENES DEVOLUTIVOS, DE ADMINISTRATIVO
SIMONELLI
INVENTARIOS
CONSUMO CONSUMO Y CONSUMO CONTROLADO
ADQUIRIDOS A TRAVEZ DEL FONDO DE SERVICIOS
EDUCATIVOS
2015
JAIME CAMPO
FALTA DE ESPACIOS ADECUADOS PARA
REALIZAR EN EL
COLEGIO
ESTA
CEREMONIA. NO SE DILIGENCIA LA
SOLICITUD
DEL
ESPACIO
EN
LA NO SE DILIGENCIA
LOCALIDAD DEBIDO A LAS CONDICIONES ANTE EL DILE
DE VULNERABILIDAD QUE SE PUEDEN
PRESENTAR
PARA
LA
COMUNIDAD
EDUCATIVA
6, PROCESO DE 6.8. SE EVIDENCIA QUE LOS FORMATOS DE
FABIO LOZANO
ALMACEN
E INVENTARIOS
INDIVIDUALES
NO
ESTAN ADMINISTRATIVO
SIMONELLI
INVENTARIOS
DILIGENCIADOS EN FORMATO CORRECTO
6.9. EN LAS SEDES B Y C NO SE ENCUENTRAN
6, PROCESO DE
FABIO LOZANO
ACTUALIZADOS
LOS
INVENTARIOS
POR
JAIME CAMPO
ALMACEN
E
ADMINISTRATIVO
SIMONELLI
DEPENDENCIA Y NO SE PUDO INSPECCIONAR
INVENTARIOS
PORQUE LOS DOCENTES ESTABAN EN PARO
2015
6, PROCESO DE 6.10 LOS INVENTARIOS REPORTADOS TIENEN
FABIO LOZANO
JAIME CAMPO
ALMACEN
E DIFERENCIA CON LO REPORTADO POR LA ADMINISTRATIVO
SIMONELLI
INVENTARIOS
CONTADORA
2015
7,1 EN EL MAPA DE RIESGOS NO SE EVIDENCIAN
DE LAS ACCIONES DE MITIGACION PARA EL MANEJO
ADMINISTRATIVO
RESIDUAL, SE INCUMPLIO CON LAS FECHAS DE
SEGUIMIENTO
JAIME CAMPO
FABIO LOZANO 7,
MAPA
SIMONELLI
RIESGO
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
TIEMPO
EFECTO
2015
CAUSA
DE
PRESENTAR AL CONSEJO DIRECTIVO EL INFORME
DE LOS ESTADOS FINANCIEROS QUE SE JUNIO
REPORTAN A LA SECRETARIA DE EDUCACION E 2015
INCLUIRLOS EN EL ACTA DE CONSEJO DIRECTIVO.
DE
SOLICITUD CONDICIONES DE VULNERABILIDAD Y SEGURIDAD SE DILIGENCIARA EL OFICIO PARA EFECTUAR LA OCTOBRE
DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA
SOLICITUD ANTE LA DILE
2015
CONTADOR
NINGUNA
Y
AUXILIAR
FINANCIERO
INMEDIATO
CONTINUO
NINGUNA
Y AUXILIAR
FINANCIERO
AUXILIAR
FINANCIERO
AFECTACION DE LA GESTION
LA
INSTITUCION
MANEJA
UN
PROGRAMA
(APLICATIVO) DE MANEJO DE INVENTARIOS Y EL
FORMATO QUE IMPRIME TIENE LA MISMA
INFORMACION QUE EL DE LA DIRECCION DE
DOTACIONES ESCOLARES
IMPLEMENTAR A PARTIR DE LA FECHA EL
FORMATO APROBADO POR DIRECCION DE
01/06/2015
DOTACIONES
ESCOLARES
EL
CUAL
FUE
DESCARGADO DE ISOLUCION
EL FORMATO
SE
MANTENDRA A
PARTIR
DE RECTORA
ESA FECHA EN ALMACENISTA
TODAS
LAS
ENTRADAS Y
SALIDAS
AFECTACION DE LA GESTION
LAS ACTAS DE ENTREGA DE LOS ELEMENTOS SE REALIZAR ANUALMENTE LA VERIFICACION DE LOS
DILIGENCIABAN EN EXCEL Y NO CUMPLE CON LAS INVENTARIOS INDIVIDUALES EN LOS FORMATOS 01/06/2015
ESPECIFICACIONES REQUERIDAS
CORRESPONDIENTES
RECTORA
ALMACENISTA
Y
AFECTACION DE LA GESTION
REALIZAR ANUALMENTE LA VERIFICACION DE LOS
LOS INVENTARIOS SI ESTAN ACTUALIZADOS YA
INVENTARIOS INDIVIDUALES EN LOS FORMATOS 01/06/2015
QUE LA ASIGNACION ACTUAL ES LA VIGENTE
ESTABLECIDOS
RECTORA
ALMACENISTA
Y
AFECTACION DE LA GESTION
EL
POCESO
DE
DEPURACION
HA
SIDO
DISPENDIOSO YA QUE DURANTE MUCHOS AÑOS
EL COLEGIO NO CONTO CON UN FUNCIONARIO
ENCARGADO DEL ALMACEN, PERO EL PROCESO
DE LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FISICO Y
DEPURACION SE HA VENIDO TRABAJANDO Y SE
TERMINO EN EL MES DE MAYO DE 2015
RECTORA
ALMACENISTA
Y
AFECTACION DE LA GESTION
DEFINIR LAS ACCIONES DE MITIGACION EN LOS
NO SE ABRIO EL APLICATIVO Y SE PRESENTÓ RIESGOS QUE LO REQUIEREN, CONOCIMIENTO Y
FALTA DE CAPACITACIÓN PARA LA PERSONA APLICACIÓN DEL INSTRUCTIVO DE MAPA DE 01/07/2015
ENCARGADA DE REALIZAR EL MAPA DE RIESGO
RIESGOS Y CUMPLIR CON LAS FECHAS
ESTABLECIDAS PARA EL DEBIDO SEGUIMIENTO.
PROGRAMAR
UNA
REUNION
CON
LA
FUNICIONARIA DE DOTACIONES ESCOLARES PARA
QUE SE DESCARGUEN BAJAS REALIZADAS Y 01/07/2015
ARREGLAR
LAS
DIFERENCIAS
CORRESPONDIENTES
RECTORA
AMANDA DIAZ
NINGUNA
Y
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 10 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 10 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 10 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 10 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 10 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 10 de febrero de 2016.
ESTADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 10 de febrero de 2016.
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 10 de febrero de 2016.
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 10 de febrero de 2016.
CONOCIMIENTO
DEL INSTRUCTIVO
Y REGISTRAR EL
SEGUIMIENTO
NINGUNA
CORRESPONDIEN
TE AL PRIMER
CUATRIMESTRE
DE 2015
ABIERTO
ABIERTO
ABIERTO
ABIERTO
ABIERTO
ABIERTO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 10 de febrero de 2016.
11
12
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
2015
JAIME CAMPO
8, CUMPLIMIENTO
FABIO LOZANO
8.1 FALTA DE CONOCIMIENTO Y APLICACIÓN DE LA
DE LA DIRECTIVA
ADMINISTRATIVO
SIMONELLI
DIRECTIVA 003 DE 2013
003 DE 2013
2015
JAIME CAMPO
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
8, CUMPLIMIENTO
FABIO LOZANO
DE LA DIRECTIVA 8.2
SIMONELLI
003 DE 2013
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
MIGUEL
DE GOBIERNO
CERVANTES
ESCOLAR
SAAVEDRA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
MIGUEL
DE PRESUPUESTO
CERVANTES
VIGENCIA 2013
SAAVEDRA
2015
2015
2015
CAUSA
13
EFECTO
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
SOCIALIZACION Y APLICACIÓN DE LA DIRECTIVA
003 DE 2013
AFECTACION DE LA GESTION
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ABIERTO
ESTADO
ABIERTO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 11 de julio de 2016.
FALTA DE CAPACITACION PARA EL
MOMENTO, ADECUACION DE ESPACIOS
PARA EL ARCHIVO
Disposción inmedianta del Comité de Tienda Escolar a
No se evidenció la ejecución de control y seguimiento a El seguimiento se hizo por parte del comité Posible
incumplimiento
a
las Como ya se indico el seguimiento se hizo pero no fue
fin de adelantar el seguimiento y control al contrato para
la adecuada ejecución del Contrato de Tienda Escolar pero no se reportó al Consejo Directivo en sus directirces dadas en la Resolución 219 tratado en las reuniones ordinarias del Consejo
20/03/2015
la vigencia actual y hacer reportes al Consejo Directivo
para la vigencia auditada.
reuniones ordinarias.
de 1999.
Directivo.
en sus reuniones ordinarias.
Los proyectos de inversión fueron requeridos
a los docentes jefes de área y los mismos
Se evidenció una una baja ejecución presupuestal del fueron viabilizados en el formato dispuesto
61% que obedece a la baja ejecución en los rubros para ello, al momento de la contratación no
descritos en el informe.
se logró que los proponentes cumplieran con
los requisitos contractuales en cuanto a
documentos.
No
ejecución
del
100%
del
presupuesto e incidiendo en el PEI por
no desarrollarse la totalidad de los
proyectos propuestos por las áreas y
repercutiendo en los estudiantes
quienes no recibieron los beneficios
propuestos.
Las invitaciones públicas se adelantaron a fin de poder
seleccionar los proponentes que cumplieran con los
requisitos y poder suplir así los requerimientos hechos
en cuanto a materiales y los procesos propios de cada
proyecto formulado.
Buscar todas las alternativas posibles a fin de poder
alcanzar una ejecución del 100% del presupuesto para
la vigencia actual y las futuras. Establecer en el Manual
de Contratación todos y cada uno de los requisitos para 20/03/2015
la contratación de mínima cuantía de conformidad con
el Decreto 4791 de 2008 y las demás normas vigentes
en esta materia.
Generar acciones de control y seguimiento de toda la
información que brinda el Fondo de Servicios
El Auxiliar Financiero se confió de la buena fe de
Educativos, estar atentos a la actualización de la
quienes aportaban los documentos por tratarse de
misma, requerir a todos y cada uno de los contratistas 20/03/2015
personas con quienes se había venido contratando y de
involucrados en dichas deficiencas a fin de que
quienes probablemente no se debía desconfiar.
subsanen las mismas aportando los documentos
propios de cada una de ellas.
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
Evidencia de inconsistencias en el pago de seguridad
COLEGIO
social, no reposa la planilla de pago de la seguridad
EVALUACION A LA
MIGUEL
DE
social del contratista, planilla de pago correspondiente a
EJECUCION
DE
CERVANTES
otro período al del servicio prestado, carné de salud
GASTOS
SAAVEDRA
como beneficiario en los comprobantes de egreso
relacionados en el informe (22comprobantes de gereso)
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
Buscar la capacitación desde la SED con las
COLEGIO
Reporte de información incompleta
EVALUACION A LA
depedencias competentes, abrir invitación pública a fin
MIGUEL
DE
No adecuado manejo del programa SIG "Sistema de No contar con la adecuada capacitación en el evidenciandose en la incoherencia e Falta de capacitación en el manejo del programa
EJECUCION
DE
de adquirir un programa actualizado que permita el 20/03/2015
CERVANTES
Inventarios de Pagaduria" .
manejo del programa referido.
incogruencia de los informes que se referido.
GASTOS
mejor manejo y disposición de la información pertinente
SAAVEDRA
dan a los entes que los requieren.
al FSE.
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
Falta de control por parte del Auxiliar
No adelantar una adecuada labor en el
Financiero al momento de la recepción de los
desarrollo de las funciones propias de
documentos, partiendo del principio de la
quienes están encargados del FSE
buena fe de quienes contrataron.
COLEGIO
Posible
incumplimiento
a
las
EVALUACION A LA Supuesta duplicidad de dos comprobantes de egreso con
La información no se venía manejando de acuerdo con
MIGUEL
DE
Mala comunicación con la auditora y falta de disposiones contenidas en la Guía de
EJECUCION
DE diferente beneficiario, concepto y fecha como se indica
las disposiciones vigentes en esta materia y una mala
CERVANTES
manejo de archivo por parte del colegio
Apoyo de 2013 para los FSE, mal
GASTOS
en el informe
comunicación con la funcionaria auditora.
SAAVEDRA
manejo de la la información.
Ubicación inmediata de los comprobantes relacionados
como duplicados y aclaración de cada uno de ellos.
20/03/2015
Mejora en el manejo del archivo desde las disposiciones
vigentes en esta materia
20/10/2015
Rector, Secretarios
del
Comité
de
Tienda Escolar y
Consejo Directivo.
20/10/2015
Rector,
Consejo
Directivo y Auxiliar
Financiero.
Elección
e
instalación
del
Comité de Tienda
Escolar
para
la
vigencia
actual,
explicación de sus
funciones y diseño
de formatos para
adelantar la labor de
seguimiento
y
control
Elaboración
y
aprobación
del
Manual
de
Contratación
actualizado a las
normas vigentes y
socialización
del
mismo con todos los
integrantes
del
Consejo Directivo y
demás miembros de
la
comunidad
educativa.
Se evidencio en acta del 2015, la
elecciòn del comité de tienda
escolar, igualmente existe informe
de este comité del servicio prestado
CERRADO
por la tienda escolar, la atenciòn a
los estudiantes y el pago del canon.
CERRADO en acta del 23 de
octubre del 2015
Revisado el cierre de la vigencia
2015, se observò una ejecuciòn del
100% de los proyectos de Inversiòn.
CERRADO
Cerrado en acta del 23 de octubre
del 2015. CERRADO en acta del 16
de Junio del 2016
20/10/2015
Rector
en
su
condición
de
ordenador
del
gasto y Auxiliar
Financiero
como
persona
responsable de la
preparación
y
presentación
de
informes
documentales
sobre el FSE
Requerimiento
a
todos y cada uno de
los
contratistas
involucrados en las
deficiencias
reportadas para que
subsanen
los
documentos
no
allegados en su
oportunidad y por
tratarse
de
seguridad social que
adelanten
las
acciones necesarias
ante las empresas
cortrespondientes y
puedan así cumplir
con
dichos
requisitos. Ya se
adelantaron
los
requrimietnos
a
todos
los
contratistas
involucrados y se
adjunta al presnete
certificación d epago
de Orlando Yasno
Cuesta.
DISCIPLINARIO
En
los
comprobantes de egreso del 2015
se realizò seguimeinto al pago de
ABIERTO
seguridad social de las personas
que prestan
servisios
a
la
instituciòn.
20/10/2015
Rector,
Consejo
Directivo, Comité
de
Compras
y
Auxiliar Financiero
Elaboración del Plan
de
Mejoramiento,
diseño
e
implementación del
proceso contractual
para
adquirir
el
programa contable
actualizado.
El programa de inventarios fue
actualizado, el cual fue alimentado.
CERRADO
CERRADO en acta del 23 de
octubre del 2015
20/10/2015
Ubicación
inmendiata de los
comprobantes
relacionados como
duplicados
y
dispisición
del
Rector y Auxiliar
manejo del archivo
Financiero
de conformidad con
las
disposciones
emanadas desde la
SED. Inclusión en el
presente plan de
mejoramiento.
Se revisaron los egresos e ingresos
donde se observa que no repite la
numeraciòn y se encuentran en CERRADO
orden cronològico. CERRADO en
acta del 23 de octubre del 2015
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CAUSA
13
EFECTO
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
Capacitación en el
Manejo de los FSE.
Se
proyectó
capacitación con los
integrantes
del
Consejo Directiv a
fin de exponer el
nuevo Manual de
Contrtación para su
aprobación en el
cual se incluye la
actualización a las
normas vigentes a
fin d eno volver a
ometer los errores
mencionados.
Disposición de los
documentos
requeridos,
ya
fueron enviados en
la comunicación de
explicación
al
informe preliminar
fueon relacionados
en
los
archivos
adjuntos.
Elaboración de plan
de mejoramiento y
puesta en desarrollo
del
mismo.
Se
adjunta al presente
plan
de
mejoramientyo
copia de los pagos
efectuados por el
colegio
en
las
vigencias
2012,
2013 einicio del
2014
Ubicación
del
formato,
diligenciamiento del
mismo y radicación
ante los bancos, ya
se
radico
la
correspondiente
solicitud
y
se
adjunta copia al
presente plan de
mejoramiento.
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
Se revisaron los comprobantes de
egreso
por
concepto
de
mantenimeinto observandose que la
informaciòn en el contrato, orden de CERRADO
pago y cuenta de cobro es
consistente. CERRADO en acta del
23 de octubre del 2015
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
Se nombra ciertos
comprobantes
de egreso
COLEGIO
EVALUACION A LA correspondientes al rubro de mantenimiento de la Mala comunicación con la auditora por cuanto
MIGUEL
DE
No se puede tener certeza sobre lo NO existe explicación válida por cuanto no hay certeza Capacitación oportuna y eficaz en las normas y manejo
EJECUCION
DE entidad, que presentan defiencias en cuanto a la se nombra ciertos comprabantes pero no se
20/03/2015
CERVANTES
informado por la auditora.
sobre lo informado.
de los FSE .
GASTOS
descripcion de cantidades, valores unitarios de manera relacionan y mucho menos se describen.
SAAVEDRA
global...
20/10/2015
Rector y Auxiliar
Financiero.
Miembros
del
Consejo Dircetivo
de
la
vigencia
actual.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
MIGUEL
DE PROCESO
CERVANTES
CONTABLE
SAAVEDRA
No se observó la existencia de las conciliaciones
bancarias de los saldos de las cuentas de ahorro y Mala comunicación con la auditora.
corriente.
Incluir el hallazgo en el plan de Las conciliaciones existen y no fueron auditadas por Disposición de las conciliaciones a fin de que sean
20/03/2015
mejoramiento
mala comunicación con la funcionaria.
auditadas en el momento que sean solicitadas.
20/10/2015
Auxiliar Financiero
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
MIGUEL
DE PROCESO
CERVANTES
CONTABLE
SAAVEDRA
Que supuestamente no se cuenta con la información
tributaria para verificar lo correspondiente a las
obligaciones por parte del colegio, supuestos excedentes
Mala comunicación con la auditora.
que no fueron informados por el contador, no verificación
en la Secretaría de Haciemda Distrital sobre el estado
actual del colegio.
El colegio para la vigencia auditada se encontraba a
Elaborar el plan de mejoramiento y seguir al pie de la
Incluir el hallazgo en el plan de paz y salvo por concepto de los impuestos que debe
letra las acciones propuestas a fin de mejorar los 20/03/2015
mejoramiento
declarar tanto en la DIAN como los impuestos
procesos enlos cuales se encontratron deficiencias.
Distritales.
20/10/2015
Rector y Auxiliar
Financiero
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
MIGUEL
DE PROCESO
CERVANTES
CONTABLE
SAAVEDRA
No se evidencia la ejecución de los procesos requeridos
Desconocimiento del proceso a seguir por El pago de un impuesto por el cual el
para que las cuentas del colegio sean excentas del
Desconocimiento de los procedimientos pertinentes.
falta de capacitación.
colegio esta excento.
impuesto al 4 por mil.
Ubicación y diligenciamiento del formato diseñado para
tal efecto, radicación ante los bancos en los cuales el
20/03/2015
colegio tiene cuentas para así alcanzar la excención
recomendada.
20/10/2015
Rector y Auxiliar
Financiero
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
MIGUEL
DE PROCESO
CERVANTES
CONTABLE
SAAVEDRA
Incumplimiento de algunas de las funciones por parte del
No inclusión de estas obligaciones en el
contador en especial lo referente a la emisión del
contrato del contador para la vigencia
procedimiento del plan de manejo contable, proceso de
auditada
tesoreria, manejo de almacen e inventarios.
Para la invitación pública que busca contratar este
servicio se tendrán en cuentas todas y cada una de las
20/03/2015
observaciones hechas por el auditor para la vigencia
actual y las futuras.
20/10/2015
Proyección de la
invitación
pública
para contratar el
Rector,
Consejo
servicio de contador
Directivo y Auxiliar
incluyendo todas las
Financiero.
observaciones
hechas
por
el
auditor.
El
colegio
cuenta
con
los
respectivos
manuales
de
contabilidad, tesoreria e inventarios. CERRADO
CERRADO en acta del 23 de
octubre del 2015
Inlcuir en el plan de mejoramiento la recomendación
hecha, elección e instalación del comité de seguimiento
20/03/2015
y control al contrato de tienda escolar para la presente
vigencia y las futuras.
20/10/2015
Rector,
Consejo
Directivo, Auxiliar
Financiero
y
miembros
del
Comité de Tienda
Escolar.
Elaboración de plan
de mejoramiento y
puesta en desarrollo
del
mismo,
definición
de
formatos
para
adelantar
el
segumiento
semanalmente y asi
poder reportarlo en
las
reuniones
ordinarias
del
Consejo Directivo.
Se evidencio en acta del 2015, la
elecciòn del comité de tienda
escolar, igualmente existe informe
de este comité del servicio prestado
CERRADO
por la tienda escolar, la atenciòn a
los estudiantes y el pago del canon.
CERRADO en acta del 23 de
octubre del 2015
Posible incumplimiento por parte del
arrendatario
a las obligaciones
No se adelanto el seguimiento y control al contrato Elaborar el plan de mejoramiento y seguir al pie de la
pactadas en el contrato respecto del
según el deber ser por desconocimiento de dicho letra las acciones propuestas a fin de mejorar los 20/03/2015
canón de arrendamiento y falta de
procedimiento.
procesos enlos cuales se encontratron deficiencias.
seguimiento por parte del Consejo
Directivo.
20/10/2015
Rector,
Consejo
Directivo, Auxiliar
Financiero
y
miembros
del
Comité de Tienda
Escolar.
Elaboración de plan
de mejoramiento y
puesta en desarrollo
del mismo.
Seguimiento mes a mes del pago
oportuno al contrato de tienda
CERRADO
escolar. CERRADO en acta del 23
de octubre del 2015
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
MIGUEL
DE PROCESO
CERVANTES
CONTRACTUAL
SAAVEDRA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
MIGUEL
DE PROCESO
CERVANTES
CONTRACTUAL
SAAVEDRA
Posible incumplimiento en la vigencia
auditada del PGCP y de las Por desconocimento no se incluyeron estas
disposiciones emanadas desde la obligaciones en el contrato suscrito con el contador.
SED en este sentido.
Como ya se indicó el control se hizo por
No se reporto el seguimiento al Consejo Directivo en
Supuesto
incumplimiento
a
lo
No se realizó control y seguimiento al contrato de tienda quienes tenian asignada dicha función, no se
sus sesiones ordinarias, pero el mismo se hizo por
establecido en el artículo 10 de la
escolar para la vigencia auditada
reporto dicho seguimiento al Consejo
parte de quienes tenian asignada la funcion para la
Resolución 234 de 2010.
Directivo en sus reuniones ordinarias.
vigencia auditada.
Falto más control y seguimiento a la
Incumplimiento en el pago de los canones de ejecución del contrato de tienda escolar y no
arrendamiento pactado, no pago oportuno del mismo.
se reporto el que se hizo oportunamente al
Consejo Directivo.
Se evidenciò que tanto el contador
como el auxiliar finacnieron estan
realizando
las
concicliaciones
CERRADO
bancarias
mensualmente.
CERRADO en acta del 16 de Junio
del 2016
Los egresos por concepto de pago
de impuestos cuentan con la
declaraciòn, recibo de pago y
CERRADO
auxiliar de la cuenta de impuestos.
CERRADO en acta del 23 de
octubre del 2015
Se observa oficio dirigido al bacno
solcitando la exoneraciòn del
CERRADO
impuesto del 4 x 1000. CERRADO
en acta del 23 de octubre del 2015
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
12
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
CAUSA
13
EFECTO
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
MIGUEL
DE PROCESO
CERVANTES
CONTRACTUAL
SAAVEDRA
El contrato suscrito por este concepto cuenta
Presunto incumplimiento a lo establecido en le numeral con el aval del Consejo Directivo del colegio No se considera que tenga efectos de
11, artículo 11 del Decreto 4791 de 2008 por contrato del como lo establece la norma citada y no se algún tipo por cuanto el contrato esta El contrato esta ajustado a las normas que lo regulan.
instructor de la banda musical de paz del colegio.
requiere de solicitud a la SED como lo indica ajustado a las normas que lo regulan.
la auditora.
Adelantar las acciones necesarias a la especificidad del
contrato relacionado, por cuanto se hara la respetiva 20/03/2015
consulta.
20/10/2015
Elaboración de plan
de mejoramiento y
puesta en desarrollo
del
mismo,
elaboración d ela
solicitud
correspondiente a la
Rector,
Consejo
Secretaría
de
Directivo.
Educación a fin de
obtener un concepto
respecto
de
la
plicación
d
ela
norma citada para
este
tipo
de
contratación.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
MIGUEL
DE PROCESO
CERVANTES
CONTRACTUAL
SAAVEDRA
Cumplimiento de los requisitos en materia contractual
establecidos en el Manual de contratación adoptado por
el Consejo Directivo del Colegio para la Vigencia
Auditada citados en numerales anteriores del informe
ejecutivo.
Actualización del manual de Contratación acorde con
las observaciones hechas, las normas vigentes.
Capacitación de los funcionarios y adquisición del 20/03/2015
programa
contable
que
permita
manejar
adecuadamente dichos procesos.
20/10/2015
Elaboración de plan
Rector,
Auxiliar
de mejoramiento y
Financiero
y
puesta en desarrollo
Consejo Directivo.
del mismo.
Se verificò el cumplimiento al
manual de contrataciòn de los -20
CERRADO
SMMLV del colegio. CERRADO en
acta del 23 de octubre del 2015
Verificados los inventarios se
observò que estos cumplen con
todos los requistos y se encuentran CERRADO
actualizados. CERRADO en acta del
23 de octubre del 2015
Supuesto
incumplimiento
a
lo
La supuesta no exigencia de documentos a
establecido
en el
Manual
de El colegio en la medida que ha venido desarrollando los
los proveedores, la firma de la minuta y
Contratación adoptado por el colegio y procesos, se ha ajustado a lo dispuesto en el Manual
soportes. Elllo debido a mala comunicación
las normas de materia contractual de Contratación y las demás disposiciones vigentes.
con la auditora.
vigentes.
A partir de la fecha se pìede
autorizaciòn a la SED para este tipo
CERRADO
de contratos. CERRADO en acta del
23 de octubre del 2015
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
EVALUACION
Falta de una relación real y efectiva de
Solicitar al nivel central la capacitación respectiva, hacer
Manejo de inventarios con el programa de Sistema de
MIGUEL
DE MANEJO
DE
Falta de capacitación del funcionario y los inventarios del colegio, en el futuro Falta de capacitación del funcionario encargado del seguimiento y control a las actividades propuestas en el
Inventario de Pagaduria, no estan cuantificados en
20/03/2015
CERVANTES
ALMACEN
E
actualización en los procesos.
puede constituirse como un hallazgo manejo de inventarios.
presente plan de mejoramiento. Levantar inventarios,
cantidad y valor, falta de serial y numero de placa.
SAAVEDRA
INVENTARIOS
de tipo disciplinario.
cuantificar codificar los elementos que lo integran.
20/10/2015
Elaboración de plan
de mejoramiento y
puesta en desarrollo
Funcionario
del
mismo.
encargado
de
Programación
de
almacen, Rector y
rueniones
de
Auxiliar
capacitaciónpara los
Finanaciero.
funcinarios
involcrados en dicho
proceso.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
EVALUACION
Falta de una relación real y efectiva de
Solicitar al nivel central la capacitación respectiva, hacer
MIGUEL
DE MANEJO
DE No cuantificación de elementos de inventario de Falta de capacitación del funcionario y los inventarios del colegio, en el futuro Falta de capacitación del funcionario encargado del seguimiento y control a las actividades propuestas en el
20/03/2015
CERVANTES
ALMACEN
E laboratorio de quimica y fisica.
actualización en los procesos.
puede constituirse como un hallazgo manejo de inventarios.
presente plan de mejoramiento. Levantar inventarios,
SAAVEDRA
INVENTARIOS
de tipo disciplinario.
cuantificar codificar los elementos que lo integran.
20/10/2015
Funcionario
encargado
de
almacen, Rector y
Auxiliar
Finanaciero.
Elaboración de plan
de mejoramiento y
puesta en desarrollo
del mismo.
Se actualizaron los inventarios del
laboratorio de quimica. CERRADO CERRADO
en acta del 23 de octubre del 2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
Revisada la gestion documental que
COLEGIO
CUMPLIMIENTO
evidencia que los documentos no se
MIGUEL
DE
DIRECTIVA 003 DE debidamente archivados, ni organizados
CERVANTES
2013
cronologico, carecen de foliación, y la
SAAVEDRA
encuentra fragmentada en dependecias.
20/10/2015
Rector,
funcionarios
encargados
del
manejo
de
la
documentación de
correspondencia y
demás propia del
colegio.
Proceso
de
capacitción, diseño
de instrumentos de
control al manejo de
la documentación y
correspondencia de
entrada y salida,
codificación de la
misma.
Se evidencio que la informaicòn del
colegio se encuentra archivada y
legajada por orden cronologico. CERRADO
CERRADO en acta del 23 de
octubre del 2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
Revisada la gestion documental para atender quejas y
COLEGIO
Solicitud de capacitación en este sentido a las
CUMPLIMIENTO
reclamos se evidenció que se dio respuesta oportuna a Falta de capacitación de los funcionarios que No tener una optima gestión
MIGUEL
DE
Desconocimiento del manejo de la documentación de dependencias competentes del nivel central. Correcto
DIRECTIVA 003 DE los mismos, pero que no se cuenta con aplicativo manejan la documentación tanto de entrada documental, lo que implica desorden
20/03/2015
CERVANTES
acuerdo con el SIG
diligenciamiento de los instrumentos de control de la
2013
especial de radicación de registro de correspondencia como de salida.
en el manejo de la información.
SAAVEDRA
correspondencia.
interna y externa.
20/10/2015
Rector,
funcionarios
encargados
del
manejo
de
la
documentación de
correspondencia y
demás propia del
colegio.
Proceso
de
capacitción, diseño
de instrumentos de
control al manejo de
la documentación y
correspondencia de
entrada y salida,
codificación de la
misma.
El colegio lleva en una AZ las PQR,
donde observa los soportes del
tramite y la respuesta final en cada CERRADO
una. CERRADO en acta del 23 de
octubre del 2015
08/05/2015
Elaboración
Rector, Secretaria progresiva de las
de
Rectoría
y Acta de Consejo
Consejo Directivo Directivo pendientes
vigencia 2014
Se observò en las actas del 2015,
que las actas se encuentran al dia y
CERRADO
debidamente firmadas. CERRADO
en acta del 22 de octubre del 2015
08/05/2015
Elaboración
Rector, Secretaria progresiva de las
de
Rectoría
y Acta de Consejo
Consejo Directivo Directivo pendientes
vigencia 2014
Se observò en la vigencia 2015, el
empalme del Consejo Directivo
CERRADO
entrante y saliente. CERRADO en
acta del 22 de octubre del 2015
2015
2015
reposa, se
Solicitud de capacitación en este sentido a las
encuentran Falta de capacitación de los funcionarios que No tener una optima gestión
Desconocimiento del manejo de la documentación de dependencias competentes del nivel central. Correcto
por orden manejan la documentación tanto de entrada documental, lo que implica desorden
20/03/2015
acuerdo con el SIG
diligenciamiento de los instrumentos de control de la
misma se como de salida.
en el manejo de la información.
correspondencia.
A partir de la fecha la secretaria de rectoría se
compromete a dejar al día las actas del consejo
directivo vigencia 2014 respectivamente numeradas y
se recogerán las firmas que están pendientes.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
GUSTAVO
RESTREPO
Consejo Directivo
1.2. Actas Consejo Directivo no se encuentras todas en
Gestión de la Secretaria de Rectoría
físico
Actas
del
Consejo
Desactualizadas
Para la vigencia 2015 se actualizaran las que están
Directivo Multiplicidad de labores de índole adtiva que generan pendientes, con su respectivo consecutivo y se
13/04/2015
atrasos en la gestión
recogerán las firmas correspondientes; a partir de la
fecha tendrá un plazo máximo de elaboración de 5 días
hábiles después de realizada la reunión y se firmaran en
la reunión posterior.
Las cuales deberán ser archivadas en físico tanto las de
la vigencia 2014 como 2015 y futuras vigencias.
A partir de la fecha la secretaria de rectoría se
compromete a dejar al día las actas del consejo
directivo vigencia 2014 respectivamente numeradas y
se recogerán las firmas que están pendientes.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
GUSTAVO
RESTREPO
Consejo Directivo
1.3. No se evidencia registro de empalme e instalación
Gestión de la Secretaria de Rectoría
del consejo Directivo saliente y entrante.
Actas
del
Consejo
Desactualizadas
Para la vigencia 2015 se actualizaran las que están
Directivo Multiplicidad de labores de índole adtiva que generan pendientes, con su respectivo consecutivo y se
13/04/2015
atrasos en la gestión
recogerán las firmas correspondientes; a partir de la
fecha tendrá un plazo máximo de elaboración de 5 días
hábiles después de realizada la reunión y se firmaran en
la reunión posterior.
Las cuales deberán ser archivadas en físico tanto las de
la vigencia 2014 como 2015 y futuras vigencias.
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CAUSA
13
EFECTO
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
19
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
A partir de la fecha la secretaria de rectoría se
compromete a dejar al día las actas del consejo
directivo vigencia 2014 respectivamente numeradas y
se recogerán las firmas que están pendientes.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
GUSTAVO
RESTREPO
1.4. No se observa presentación por parte del recto el
presupuesto, plan de compras y flujo de caja para la Gestión de la Secretaria de Rectoría
vigencia 2015
Consejo Directivo
Actas
del
Consejo
Desactualizadas
Para la vigencia 2015 se actualizaran las que están
Directivo Multiplicidad de labores de índole adtiva que generan pendientes, con su respectivo consecutivo y se
13/04/2015
atrasos en la gestión
recogerán las firmas correspondientes; a partir de la
fecha tendrá un plazo máximo de elaboración de 5 días
hábiles después de realizada la reunión y se firmaran en
la reunión posterior.
08/05/2015
Elaboración
Rector, Secretaria progresiva de las
de
Rectoría
y Acta de Consejo
Consejo Directivo Directivo pendientes
vigencia 2014
Se realizò el respectivo plan
compras para la vigencia 2015,
presenta trimenstralmente el flujo
caja. CERRADO en acta del 22
octubre del 2015
de
se
de CERRADO
de
08/05/2015
Elaboración
Rector, Secretaria progresiva de las
de
Rectoría
y Acta de Consejo
Consejo Directivo Directivo pendientes
vigencia 2014
se evidencio que el Consejo
Directivo mediante acuerdo expidio
CERRADO
su reglamento. CERRADO en acta
del 22 de octubre del 2015
08/05/2015
Elaboración
Rector, Secretaria progresiva de las
de
Rectoría
y Acta de Consejo
Consejo Directivo Directivo pendientes
vigencia 2014
En las actas del Consejo Directivo
se observò la presentaciòn de la
ejecuciòn de ingresos y gastos de la
CERRADO
institcuòn por parte de la auxiliar
contable y el contador. CERRADO
en acta del 22 de octubre del 2015
13/06/2015
Llamado a ofertas,
Rector, Secretaria
adjudicación
y
de
Rectoría
y
elaboración contrato
Consejo Directivo
año escolar 2015
Se tiene en la egenda de acta el
seguimeinto al contrato de tienda
CERRADO
escolar. CERRADO en acta del 22
de octubre del 2015
30/06/2015
Estudio
de
Rector y Consejo
normatividad
Directivo
vigente
Se realizò la conformaciòn del
comité de mantenimiento para la
vigencia 2015
y
se realizo
CERRADO
diagnostico de las necesidades de
la instituciòn. CERRADO en acta del
22 de octubre del 2015
Las cuales deberán ser archivadas en físico tanto las de
la vigencia 2014 como 2015 y futuras vigencias.
A partir de la fecha la secretaria de rectoría se
compromete a dejar al día las actas del consejo
directivo vigencia 2014 respectivamente numeradas y
se recogerán las firmas que están pendientes.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
GUSTAVO
RESTREPO
1.5. No se evidencio que el consejo Directivo expidiera
su reglamento interno de funcionamiento del consejo Gestión de la Secretaria de Rectoría
Directivo
Consejo Directivo
Actas
del
Consejo
Desactualizadas
Para la vigencia 2015 se actualizaran las que están
Directivo Multiplicidad de labores de índole adtiva que generan pendientes, con su respectivo consecutivo y se
13/04/2015
atrasos en la gestión
recogerán las firmas correspondientes; a partir de la
fecha tendrá un plazo máximo de elaboración de 5 días
hábiles después de realizada la reunión y se firmaran en
la reunión posterior.
Las cuales deberán ser archivadas en físico tanto las de
la vigencia 2014 como 2015 y futuras vigencias.
A partir de la fecha la secretaria de rectoría se
compromete a dejar al día las actas del consejo
directivo vigencia 2014 respectivamente numeradas y
se recogerán las firmas que están pendientes.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
GUSTAVO
RESTREPO
1.7. No se pudo verificar que el rector y la auxiliar
financiero presentaron al consejo Directivo la ejecución Gestión de la Secretaria de Rectoría
mensual de ingresos y gastos del FSE
Consejo Directivo
Actas
del
Consejo
Desactualizadas
Para la vigencia 2015 se actualizaran las que están
Directivo Multiplicidad de labores de índole adtiva que generan pendientes, con su respectivo consecutivo y se
13/04/2015
atrasos en la gestión
recogerán las firmas correspondientes; a partir de la
fecha tendrá un plazo máximo de elaboración de 5 días
hábiles después de realizada la reunión y se firmaran en
la reunión posterior.
Las cuales deberán ser archivadas en físico tanto las de
la vigencia 2014 como 2015 y futuras vigencias.
A partir de la fecha la secretaria de rectoría se
compromete a dejar al día las actas del consejo
directivo vigencia 2014 respectivamente numeradas y
se recogerán las firmas que están pendientes.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
GUSTAVO
RESTREPO
1.8. No se observó en las actas del Consejo Directivo
Gestión de la Secretaria de Rectoría - Actas
del
Consejo
que se haya realizado control y seguimiento de la
Consejo Directivo
Desactualizadas
adecuada ejecución del contrato de la tienda escolar.
Consejo Directivo
Para la vigencia 2015 se actualizaran las que están
pendientes, con su respectivo consecutivo y se
recogerán las firmas correspondientes; a partir de la
fecha tendrá un plazo máximo de elaboración de 5 días
Directivo Multiplicidad de labores de índole adtiva que generan hábiles después de realizada la reunión y se firmaran en
13/04/2015
atrasos en la gestión
la reunión posterior.
Las cuales deberán ser archivadas en físico tanto las de
la vigencia 2014 como 2015 y futuras vigencias.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
GUSTAVO
RESTREPO
Comi
te
mantenimiento
de
1.9. No se conformo el comité de mantenimiento
Gestión del Rector
El consejo directivo a partir de la fecha realizara el
correspondiente seguimiento a la tienda escolar cada 2
meses, dejando constancia un acta del respectivo
seguimiento y control que esta haciendo frente a los
pagos que realiza la Tienda Escolar.
A partir de la fecha se conformara el comité de
Mantenimiento, el cual se reunirá mínimo 3 veces al
año, y dejara constancia por medio de un acta de la
Debido a la poca capacitación que a ofrecido la S.E.D. respectiva reunión, la cual tendrá un plazo máximo de 5
Falta de eficiencia en la gestión este tema, el conocimiento sobre su conformación y días hábiles para ser elaborada y firmada; radicando el
13/04/2015
administrativa
desarrollo no ha sido el más adecuado para realizar la original en la oficina de rectoría, de tal manera que se
gestión.
lleve una carpeta debidamente ordenada sobre el
comité de mantenimiento. Se invitara de manera escrita
al gestor territorial 8 días hábiles antes de la reunión
para que pueda asistir.
la
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CAUSA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
GUSTAVO
RESTREPO
Ejecución
Gastos
de
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
GUSTAVO
RESTREPO
Ejecución
Gastos
de 3.5. La ejecución del rubro Agenda y manual de
Gestión del Rector
convivencia es ineficaz
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
GUSTAVO
RESTREPO
Ejecución
Gastos
de 3.6. Se evidencio la adquisición de compra de elementos
Gestión del Rector
para la celebración el día de la familia
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
GUSTAVO
RESTREPO
Ejecución
Gastos
de
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
GUSTAVO
RESTREPO
Proceso contractual 5.1. Selección objetiva con comité de compras
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
GUSTAVO
RESTREPO
3.4. Rubro Mantenimiento de la Entidad tuvo una
ejecución del 176,78% sobre el valor del plan de Gestión del Rector
compras.
4.6. Las cotizaciones y contratos no realiza la
descripción de cantidades, valores unitarios ni mano de Gestión del Rector
obra.
Gestión del Rector
5.3. La arrendataria no realizo los pagos de tienda
Proceso contractual escolar en los primeros 5 días de cada mes y el consejo Gestión del Rector y Consejo Directivo
directivo no realizo el seguimiento respectivo.
13
EFECTO
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
A partir de la fecha se conformara el comité de
Mantenimiento, el cual se reunirá mínimo 4 veces al
año, y dejara constancia por medio de un acta de la
respectiva reunión, la cual tendrá un plazo máximo de 5
días hábiles para ser elaborada y firmada; radicando el
original en la oficina de rectoría, de tal manera que se
lleve una carpeta debidamente ordenada sobre el
El mayor gasto generado en el rubro de mantenimiento comité de mantenimiento.
obedeció a necesidades que tuvo el colegio en sus
Falta de eficiencia en la gestión
sedes y que por tal razón fue necesaria ejecutarse para El comité de mantenimiento a partir de la fecha, 13/04/2015
administrativa
la prestación del servicio educativo y conservación de efectuara la evaluación diagnóstica del estado en que se
la planta física del colegio
encuentran las instalaciones y dotaciones del plantel.
Este diagnóstico debe ser realizado conjuntamente con
el área de Almacén y el rector, quienes se obligarán a
realizar
periódicamente,
según
un
programa
establecido, la inspección de todas las áreas y equipos
del edificio. Se invitara de manera escrita al gestor
territorial 8 días hábiles antes de la reunión para que
pueda asistir.
Durante la vigencia 2014 no se ejecuto este rubro Durante la vigencia 2014 no se ejecuto este rubro
debido a que el manual se encontraba en actualización debido a que el manual se encontraba en actualización
Falta de eficiencia en la gestión por parte de los coordinadores.
por parte de los coordinadores.
13/04/2015
administrativa
Actualmente se encuentra en impresión en la Imprenta A partir de la fecha se ejecutara este rubro en cada
Distrital.
vigencia.
A partir de la fecha la institución atenderá las
directrices que se indiquen por la SED a través de la
Guía de Apoyo Presupuestal y Lineamientos
presupuestales para el año fiscal vigente.
Incumplimiento con lo establecido en Atendiendo los preceptos presupuestales, los obsequios
el Decreto 2209 de 1998 y Resolución o bonos no están como gastos suntuosos, se
13/04/2015
A partir de la fecha la Institución no celebrara
4047 de 2011
enmarcan como una actividad institucional.
actividades como Día de la familia, Día del Niño y
demás actividades en las que se daban obsequios, se
realizaran de manera lúdica que incentiven a los
estudiantes con materiales didácticos.
A partir de la fecha se atenderán las directrices para
que en el año fiscal vigente las cotizaciones de
mantenimiento se separe el valor de la mano de obra y
de los materiales.
Debido a que la mayoría de los contratos de
En la medida que sean ítems que maneje el colegio
No permite diferenciar cual es el valor mantenimiento se realizan a todo costo no se especifica
dado que no somos arquitectos ni ingenieros para poder 13/04/2015
de los materiales ni mano de obra
la totalidad de los materiales discriminando mano de
valorar adecuadamente este tipo de trabajo, además por
obra.
cuanto no queremos incurrir en errores de mayores
costos en obra que le es prohibido atender a los
colegios. Es decir que los colegios no pueden efectuar
anticipos ni adiciones a los contratos inicialmente
elaborados.
A partir de la fecha se conformara el comité de compras
el cual evaluara las ofertas y cotizaciones, mayores a 8
Para mitigar este riesgo se realizan los cuadros
SMMLV, este comité asesorara y recomendara a la
comparativos en el que se refleja la selección objetiva
Institución en lo relativo a la adquisición de bienes y
que se realiza, realizando cada uno de los pasos como
No permite reflejar el principio de
servicios para la entidad.
son su respectiva publicación, el almacenista realiza la
13/04/2015
selección objetiva
verificación de las ofertas quien realiza los cuadros
Las compras menores a 8 SMMLV, el Almacenista
comparativos que luego son analizados por el
realizara el respectivo cuadro comparativo, que luego
ordenador del gasto.
será entregado al Ordenador del Gasto quien tomara la
respectiva decisión.
Afecta el flujo de caja del Colegio
El auxiliar Financiera hizo el respectivo seguimiento de
pagos a la tienda escolar, a través del cuadro control
mensual establecido o sugerido por la dirección
financiera de la SED. La mora o no pago oportuno de la
arrendataria no implica el no cumplimiento del pago del
canon del arrendamiento. Por el contrario la fortaleza
en el control general por la pagaduría es lo que
ocasiono que a diciembre 31 no existiera saldo por
recaudar en dicho contrato.
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
A partir de la fecha se conformara el comité de tienda
escolar quienes velaran por el cumplimiento de la
Resolución 234 de 2010, y se reunirán 4 veces al año
13/04/2015
dejando constancia por medio de un acta que debe ser
elaborada y firmada máximo 5 días hábiles después de
haber realizado la reunión.
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
13/10/2015
Elaboración
ppto
Rector y Consejo
año fiscal 2015 y su
Directivo
plan de compras
Se lleva un control de lo
presupuestado y las adiciones al
rubro de mantenimiento con relaciòn
CERRADO
al total de ingresos de la instituciòn.
CERRADO en acta del 22 de
octubre del 2015
13/10/2015
Actualización
Manual
de
Rector y Consejo Convivencia
y
Directivo
entrega de material
a
la
imprenta
distrital
Se actualizo el
manual
de
convivencia y se realizò la impresiòn
CERRADO
de las agendas. CERRADO en acta
del 22 de octubre del 2015
13/10/2015
Aplicabilidad de la
Rector y Consejo normatividad
Directivo
vigente y Plan de
Compra del colegio.
DISCIPLINARIO Se observa que en
la vigencia 2015 no se han
ABIERTO
comprado elementos para rifas del
dia de la familia.
13/10/2015
Rector y Consejo Aplicabilidad de las
Directivo
directrices.
Se evidencia en las cotizaciones de
los elementos adquirido por la
instituciòn la discriminaciòn de los
CERRADO
artoculos en cantidades y costos
unitarios. CERRADO en acta del 22
de octubre del 2015
13/10/2015
Rector y Consejo Aplicabilidad de las
Directivo
directrices.
En los comprobantes de egreso del
2015 se onserva la realizaciòn de
los
cuadros
comprataivos
. CERRADO
CERRADO en acta del 22 de
octubre del 2015
13/10/2015
Llamado a ofertas,
Rector y Consejo adjudicación
y
Directivo
elaboración contrato
año escolar 2015
El comité de seguimiento de tienda
escolar realiza control del pago
mensual segùn lo pactado en el CERRADO
contrato. CERRADO en acta del 22
de octubre del 2015
13/10/2015
Sistematización,
valorización y firma
del inventario por
responsables.
Revisados los inventarios por
dependencias se observò que estos
se actualizaron, en los cuales no se
CERRADO
encontraron sobrantes ni faltantes.
CERRADO en acta del 22 de
octubre del 2015
En todo caso se aclara que la arrendataria indico
dificultades económicas de la población para asumir un
mayor consumo y por cuanto el refrigerio escolar sufrió
moderado aumento en su distribución en el colegio.
El inventario individual de la dependencia de la
secretaria académica Jornada Mañana a cargo de la
Señor Carolina Álvarez ya se realizo la respectiva
actualización y se le hizo entrega formal del mismo.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
GUSTAVO
RESTREPO
Almacén
inventarios
e 6.4. Inventario desactualizado y entrega de inventario
Gestión de almacén y Rector
individual
Inventario desactualizado
El inventario se encuentra sistematizado, valorizado y
firmado por responsable, se presentan situaciones en
las que el responsable traslada los elementos sin
informar almacén.
A partir de la fecha se mantendrá actualizado, impreso y
firmado el inventario de cada una de las dependencias y
docentes, este documento debe tener fecha de la
13/04/2015
vigencia 2015 y se generara una nueva cada año si
cambia o de lo contrario que genera un impreso cada 2
años.
En todo caso se advierte que el colegio tiene un
sistema de control de sus inventarios, lo que le es
pertinente es continuar con el proceso de actualización
del mismo.
Rector y Almacén
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CAUSA
14
13
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
16
15
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
A partir de la fecha la institución se compromete a
realizar el procedimiento documental que corresponda
dentro de los parámetros que las instalaciones lo
permitan y el recurso económico y humano que se
tenga para tal fin.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
GUSTAVO
RESTREPO
Directiva
2013
003
7.2. Expedir manuales de procedimientos relacionados
de
con el manejo de documentos para garantizar eficiencia Rector y consejo Directivo
y oportunidad en el tramite.
Falta
de
uniformidad
documentación archivada.
en
la La SED no ha dado capacitación frente al tema de Se solicitara acompañamiento de la SED y capacitación
13/04/2015
archivo y documentación.
frente al tema de documentación y archivo para que de
esta manera se pueda elaborar un manual que sea
pertinente para la institución teniendo en cuenta que se
debe tener un administrativo destinado a esta labor.
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
13/10/2015
Rector
Solicitud
de
acompañamiento y
capacitación de la
SED
a
los
funcionarios
del
colegio
Gustavo
Restrepo.
Se evidencia que el colegio cuenta
con sus respectivos manuales de
contrataciòn, tesoreria, inventarios CERRADO
y de convivencia. CERRADO en
acta del 22 de octubre del 2015
13/10/2015
Modelo de tablas de
Rector y Secretaria control
y
de Rectoría
seguimiento
de
correspondencia
El colegio mediente bitacora lleva un
control de la correspondencia en
entrada y salida, donde se
especifica
fecha
de
ingreso,
CERRADO
procedencia, asunto, a quien va
dirogido y fecha de respuesta.
CERRADO en acta del 22 de
octubre del 2015
13/10/2015
Rector
Elaborar
cronograma
de
socialización
con
administrativos.
El rector en las reuniones de
administrativos hace seguimiento a
las funciones a cada uno de los CERRADO
funcionarios. CERRADO en acta del
22 de octubre del 2015
Valoración del costo económico y presupuestal que
implica el montaje de este proceso al colegio.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
GUSTAVO
RESTREPO
Directiva
2013
003
de 7.4. No se cuenta con aplicativo para registro de
Rector
correspondencia interna y externa.
Las respuestas no son oportunas
A partir de la fecha la secretaria de rectoría se
compromete a implementar tablas de control y
seguimiento a la correspondencia interna, para que se
pueda evidenciar que las respuestas han sido oportunas
y concisas. Esta tabla debe contener Fecha de recibido,
La dependencia de rectoría cuenta con un aparato de
Tema, nombre de quien radica, a que dependencia se
recepción de correspondencia en el que indica la fecha
13/04/2015
designa, fecha de respuesta, consecutivo y Que
de recibido datos del colegio y consecutivo.
documentos están soportando la respuesta.
Se solicitara a la SED si es posible adquirir un aplicativo
para correspondencia, o si ellos están en la posibilidad
de suministrarlo.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
GUSTAVO
RESTREPO
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
1. 2. GOBIERNO Las actas del Consejo Directivo no se encuentran
MANUELA AYALA
Desconocimiento de la norma
ESCOLAR
elaboradas en el formato de ISOLUCION
GAITAN
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
No se observó en las actas del Consejo Directivo no hay
1.7.
GOBIERNO
MANUELA AYALA
control ni seguimiento a la ejecución del contrato de Desconocimiento de la norma
ESCOLAR
GAITAN
Tienda Escolar
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
3.1.1., 3.1.1.2. y
COLEGIO
Comprobantes de egreso: inconsistencias en el pago de
3.3 EVALUACION
Desconocimiento de normas por parte de
MANUELA AYALA
la seguridad social; irregularidades en las funciones del
Incumplimiento a la norma
A LA EJECUCION
auxiliar financiero
GAITAN
auxliar fiananciero
DE GASTOS
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
No se cuenta con la respectiva carpeta de impuestos
4.4.
PROCESO
MANUELA AYALA
independientes al consecutivo de los comprobantes de Desconocimiento de la norma
CONTABLE
GAITAN
ingreso
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
4. 5. PROCESO Dos declaraciones a la Dian con excedente y pendiente No se sabía de la existencia de estas dos
MANUELA AYALA
Incumplimiento a la norma
CONTABLE
del estado de cuenta de la SHD
novedades
GAITAN
Directiva
2013
003
de 7.5. Debilidad en el cumplimiento de las funciones de los
Rector
administrativos.
Incumplimiento en las funciones
Incumplimiento a la norma
Incumplimiento a la norma
Incumplimiento a la norma
A partir de la fecha el rector se compromete a socializar
Los administrativos cumplen con sus funciones como
las funciones con la secretaria de rectoría, recordándole
se refleja en los informes emitidos por las
la importancia que tiene cada una de sus funciones, 13/04/2015
dependencias y en las evidencias aportadas por cada
esto se dejara por escrito ya sea mediante oficio o acta
uno de ellos al momento de ser evaluados.
de reunión.
Desconocimiento de la politica
A partir de la fecha de llevará en acta en el mencionado
abr-15
formato
oct-15
Rector y Secretaria
de Rectoría
No habia sido necesario
Se nombro el comité de seguimiento de la Tienda
abr-15
Escolar
15-oct-15
Auxiliar financiera,
Personero
estudiantil,
Cooridinadores de
Convivencia,
Docente y Padres
de Familia
Recarga de trabajo
La auxiliar financiera con radicado interno
presento el plan a seguir
15de
2015
Auxiliar financiera
Se presentó dos días despues
El rector oficio a la auxiluiar financiera sobre abrir la
feb-17
carpeta de impuestos de manera independiente
Desconocimiento del estado de cuenta
Asistencia a la DIAN y a la SDH por parte del Rector y
17 de Agosto de
12 de febrero
Rector y Contador
Contador
2015
No 64
feb-15
07-jul
Agosto
Auxiliar finanaciera
Se ha intentado abril
ISOLUCION
para
tener el formato de
actas y ha sido
imposible. Se ha
conseguido
una
copia através de
otro colegio
Se
nombro
el
comité, se ofició al
contratista y se ha
realizado
el
seguimiento
por
parte del rector, de
la auxiliar financiera
y
de
los
coordinadores
El rector oficio a la
funcionaria
sobre
sus funciones y
directrices a seguir
El rector oficio a la
auxiliar
fianaciera
sobre funciones y
directrices. Ya se
radicó en el informe
anterior
las
evidencias
al
respecto
El
rector
y
el
contador realizaron
las gestiones ante la
DIAN
y
dicha
entidad orientó que
simplemente
se
deben presentar las
dos declaracuines,
labor que ya se
hizo;con relación a
la secretaría de
Hacienda Distrital se
pidió el estado de
cuenta
y
se
encuentra al dia el
colegio.
Ya
se
radicó en el informe
anterior
las
evidencias
al
respecto
El colegio elabora las actas en el
formato establecido por la SED.
CERRADO
CERRADO en acta del 27 de
octubre del 2015
Se observa que el Consejo Directivo
esta realizando seguimeinto al
contrato
de
tienda
escolar. CERRADO
CERRADO en acta del 27 de
octubre del 2015
Abierto Disciplinario
ABIERTO
El colegio tiene apartir del 2015 una
carpeta de impuestos en la cual se
encuentra la declaraciòn, recibo de
CERRADO
pago y auxiliar de la cuenta de los
impuestos cancelados. CERRADO
en acta del 27 de octubre del 2015
El colegio realizo el proceso de la
correciòn de las declaraciones.
CERRADO
CERRADO en acta del 27 de
octubre del 2015
11
12
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
5.2.
TIENDA Inexistencia del grupo supervisor de la Tienda Escolar y
MANUELA AYALA
Desconocimiento de la norma
ESCOLAR
de la planilla de seguimiento
GAITAN
2015
2015
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
CAUSA
6.1.EVALUACION
COLEGIO
MANEJO
DE
MANUELA AYALA
Pendiente actualizacion de inventarios
ALMACEN
E
GAITAN
INVENTARIOS
Desconocimiento de la norma
13
EFECTO
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
Se nombro el comité de seguimiento de la Tienda
feb-15
Escolar
30-ago-15
Incumplimiento a la norma
el aplicativo para el manejo de inventarios dejó de
funcionar a mediados del año 2014, debido a que
necesita crear archivos temporales para ejecutarse
correctamente, los cuales por ser temporales son
borrados por el equipo, desde ese entonces se llamo a
los contratistas pero al parecer esa empresa ya no realizar el cargue de la información en una plantilla de
feb-15
existe, lo que llevó a realizar el cargue de la excel
información en una plantilla de excel, aun así la
información está debidamente registrada en este
archivo de excel y como se pudo evidenciar en el
desarrollo de la auditoria los saldos de almacén se
encuentran actualizados.
15-ago-15
Almacenista
se esta realizando el
cargue
de
la
informacion en una
plantilla de excel
El colegio realizó mantenimiento al
programa de inventarios y se
alimento con los saldos del kardex. CERRADO
CERRADO en acta del 27 de
octubre del 2015
Alamacenista
Se
le
esta
solicitando
a
la
auxiliar financiera,
expedir
copia
firmada
de
los
contratos y copia de
la factura para la
realizacion de las
entradas
de
almacen. No se ha
cancelado
ningún
contrato sino se
cuenta
con
el
ingreso al almacén y
su Visto Bueno
Revisadas las entradas de almacen
contra las compras que realizó el
colegio en el 2015, se observo que
CERRADO
todas fueron elaboradas en orden
cronologico. CERRADO en acta del
27 de octubre del 2015
30-ago-15
Almacenista
Se esta realizando
el el traslado de
elementos entre las
distintas aulas y se
esta actualizando el
inventario
con
acompañamiento
del
docente
respectivo.
Revisados los inventarios por
dependencias se observò que estos
se actualizaron, en los cuales no se
CERRADO
encontraron sobrantes ni faltantes.
CERRADO en acta del 27 de
octubre del 2015
30-ago-15
Consejo Directivo
En la reunion del
Consejo
Directivo
del dia 5 de marzo
se firmo el Manual
correspondiente
Revisado el manual de inventarios
se observó que este fue aprobado
CERRADO
por el Consejo Directivo. CERRADO
en acta del 27 de octubre del 2015
No se conocia el requerimiento y siempre se ha hecho Elaboracion de formato word que contenga numero de Marzo 11 de
05-ago
de manera manual
radicado, a quien se le asigna y tiempo de respuesta.
2015
Elaboracion
y
Rector, Secretaria
diligenciamiento del
de Rectoria
mismo
Se observó que el rector hace
segumiento a las funciones de los
administrativos en la reuniones. CERRADO
CERRADO en acta del 27 de
octubre del 2015
No se conocia el requerimiento y siempre se ha hecho
SEGUIMIENTO TIENDA ESCOLAR
de manera manual
Comité
de
Supervision
de
Tienda
Escolar,
Pagador y Rector
Revisadas las actas del Consejo
Directivo se observó que se realizó
el respectivo empalme de consejo CERRADO
saliente y entrante. CERRADO en
acta del 23 de octubre del 2015
el aplicativo de inventarios es de suma
importancia ya el kardex se actualiza
automaticamente y la infromacion se presenta
Incumplimiento a la norma
en forma oprtuna, reduciendo el tiempo
empleado en el proceso de actualizacion del
kardex.
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
al recibir los elementos directamente en el
6.3. EVALUACION
area que los solicita se realiza el recibido a
COLEGIO
MANEJO
DE Pendiente actualizacion de inventarios con elementos satisfacion con la remision o factura
MANUELA AYALA
Incumplimiento a la norma
ALMACEN
E sobrantes o faltantes
entregada por el proveedor, pero se deja
GAITAN
INVENTARIOS
pendikente
realizar
la
entrada
correspondiente.
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
7.2.
COLEGIO
CUMPLIMIENTO
Pendiente expedir Manual de procedimientos
MANUELA AYALA
DE DIRECTIVA 003 Almacen por parte del Consejo Directivo
GAITAN
DE 2013
Desconocimiento de la norma
Incumplimiento a la norma
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
7.4.
COLEGIO
CUMPLIMIENTO
Inexistencia de aplicativo especial de radicacion de
MANUELA AYALA
Desconocimiento de la norma
DE LA DIRECTIVA correspondencian interna y externa
GAITAN
OO3 DE 2013
Incumplimiento a la norma
COLEGIO PABLO GOBIERNO
NERUDA
ESCOLAR
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
Desconocimiento de esta exigencia
6.2. EVALUACION
COLEGIO
MANEJO
DE Pendiente entrada de almacen de la vigencia 2014
MANUELA AYALA
ALMACEN
E correspondiente a la factura 50623 de la Pannamericana
GAITAN
INVENTARIOS
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
16
TIEMPO
Incumplimiento a la norma
2015
2015
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Personero
estudiantil,
Cooridinadores de
Se
nombro
el
Convivencia,
comité, se ofició al
Delegados
de
contratista
Docente
y
delegados
de
Padres de Familia
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
de
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
No se observó en las actas del Consejo Directivo que se
haya realizado control y seguimiento de la adecuada
ejecucion del contrato de la tienda escoalr, ni tampoco
que se hubiese realizado la evaluacion anual del servicio
Revisiones de seguimineto (proyectadas 4
según lo normado en la Resolucion 219 de a999
Incumplimiento a la norma
una cada dos meses)
Numeral 3 y 4 del Art, 4 y numeral 6 del Art. 6, situacion
que no permite evaluar las falencias o fortalezas, que ha
debido ser estudiada el pago oportuno en las fechas
estipuladas.
respecto a la entrada de la factura 50632 de
panamericana me permito informar que ya se realizó la
entrada de almacén n° 054 en la plantilla de excel
(anexo 2 copias).
respecto a la entrada de almacén 053, donde se
evidenció que se realizó el soporte con la cotización n°
329, me permito informar que ya se reemplazó la
cotización por la copia de la factura n° 0247 (anexo 3
copias), la cual guarda coherencia y veracidad respecto
realizar la entrada de almacén, solicitar copia de la
de la cotización, el contrato y la entrada de almacén
factura correspondiente para la elaboración de la feb-15
correspondiente. también es importante mencionar que
entrada de almacén
las entradas de almacén se realizan verificando
cantidad, unidad de medida y demás especificaciones
descritas en el respectivo contrato como lo establece el
numeral 7, titulo 3 ingresos y altas de almacén”, sub
titulo 3.1. “proceso administrativo”, no obstante se
procederá a partir de la fecha a solicitar copia de la
factura correspondiente para la elaboración de la
entrada de almacén.
respecto a este punto me permito informar que algunos
de los elementos sobrantes, son elementos que ya
fueron dados de baja y la sed no ha dado fecha de
entrega en la bodega destinada para tal fin, otros
actualizar los inventarios individuales
corresponden a elementos a los cuales no se les ha
dado ingreso debido a que corresponden al proyecto de
wi fi aruba y el contratista no ha realizado el acta de
entrega correspondiente.
feb-15
A este punto me permito informar que todo lo
relacionado con seguros para mitigar los costos por
perdida de elementos, la Institución no contrata
directamente las pólizas, éstas son contratadas
directamente por la SED, la Institución lo que hace es
que mensualmente, a través del formato de Ingresos y
Bajas informa a la oficina de Dotaciones Escolares
acerca de los elementos adquiridos para que sean
incluidos en las pólizas correspondientes.
Solicitar capacitacion referente a Tabla de Retencion
Al mismo punto referente al proceso de gestión
feb-15
Documental por parte de la SED
documental, se entrará a cotizar todo lo referente al
proceso de adquisición de cajas para archivo, carpetas
y demás elementos que cumplan las Normas
emanadas por el Archivo General de la Nación, dejando
claro que este proceso de adquisición y adecuación es
bastante complejo razón por la cual correspondería al
Consejo Directivo, establecer el cronograma para la
implementación del mismo.
2015/05/18
15-ago-15
2015/11/30
Hacer
bimestralmente
la
evaluacion
al
servicio prestado
Se evidencio en acta del 2015, la
elecciòn del comité de tienda
escolar, igualmente existe informe
de este comité del servicio prestado
CERRADO
por la tienda escolar, la atenciòn a
los estudiantes y el pago del canon.
CERRADO en acta del 27 de
octubre del 2015
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
2015
2015
2015
2015
2015
CONTRATISTA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
COLEGIO PABLO EVALUACION
NERUDA
GASTOS
12
13
CAUSA
EFECTO
Revisado el 100% de los comprobantes de egreso en la
vigencia auditada se observo estan desactualizados el
RUT, lo anterior denota incumplimiento al manual de
tesoreria y a lo normado en la guia de apoyo
presupuestal y contractual para los F.S.E. e igualmente
incumplimiento de lo reglado en el Art. 5 del Acuerdo No.
7 , mediante el cual se reglamenta la contratacion
DE inferior a 20 S.M.L.V. y el incumplimiento a las
Presentados/Faltantes
directrices dadas por la Direccion Financiera de la SED
en la Resolucion No. 2352 de 2013 por medio de la cual
se adopta laguia de apoyo presupuestal y contractual
para los F.S.E. y el manual para la administracion de la
tesoreriaFSE, del mismo modo al manual de
contratacion del acolegio adoptado por el Consejo
Directivo mediante Acuerdo No. 06 del 08 de mayo de
2013 (Folio del 42 al 87).
EVALUCAION
COLEGIO PABLO
EJECUCION
NERUDA
PRESUPUESTAL
Se observo respecto a la gesion presupuestal en
proyectos de inversion , que se hace necesario realizr
ajustes en la planeacion presupuestal que permita llegar
a unos porcentajes de optimizacion, en rubros
presupuestales de proyectos de inversion como son
Medio Ambiente y Prevencion de Desastres Escuela y Ejecucion
de
proyectos
otros proyectos, en los que se pudo evidenciar que no se inversion/Presupuesto asignado
ejecutó; situacion que afecta a los estudiantes, tode vez
que el proposito del presupuesto en los proyectos de
inversion es fortalecer los proyectos que son
presentados por los docentes y que tienen un impacto
positivoen la formacion pedagogica de los estudiantes.
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO PABLO PROCESO
NERUDA
CONTABLE
En el desarrollo de l auditoria se cruzo los saldos de las
conciliaciones bancarias contra los saldos de los
extractos de las cuentas corriente, de ahorros y el libro
auxiliar de bancos; donde se observo que en el mes de
Recursos recibidos/Recursos registrados
junio de 2014, se cometio un error involuntario en la
digitalizacion del ingreso provenientes de la SED segun
REsolucion 153 del 19 de junio de 2014, por la suma de
($7.986.282) y digitado por la suma de ($7.686.283).
Incumplimiento a la norma
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
DESCONOCIMIENTO
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
SOLICITUD DE COCUMENTACION
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
2015/05/19
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
2015/06/30
Pagador
Revisar
oportunamente
la
presentacion
del
RUT actualizado.
Revisados los egresos del 2015 se
observó que ha todos se les solicito
el RUT y el RIT de los proveedores y
CERRADO
contratistas
de la institución.
CERRADO en acta del 23 de
octubre del 2015.
Se observó en las actas del consejo
directivo el seguimeinto a los
CERRADO
proyectos de inversión. CERRADO
en acta del 23 de octubre del 2015
Incumplimiento a la norma
Hacer bimestralmente la evaluacion al servicio prestado Hacer bimestralmente la evaluacion al servicio prestado 2015/05/20
2015/12/05
Hacer seguimiento
mensual
a
la
Lideres
de
ejecucion
proyectos,
presupuestal en los
Pagador, Rector
proyectos
de
inversion
Incumplimiento a la norma
Registrar oportunamente los ingresos
2014/07/31
Contadora
Revisar
oportunamente los
registros contables y
sus conceptos
Revisadas
las
conciliaciones
bancarias del 2015 se observa el
registro oportuno de todas las CERRADO
partidas conciliatorias. CERRADO
en acta del 23 de octubre del 2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
Con bae en la informacion contenida en los soportes de
los comprobantes de egreso por el rubro de
mantenimiento entidad, se observó que tanto los datos
contenidos en el contrato , como en la respectiva cuenta
de cobro o documento equivalente, se realiza la
descripcion de cantidades, valores unitarios y totales de
COLEGIO PABLO PROCESO
DE manera global, situacion que no permite diferenciar cual
Cuentas de cobro/Contartos de obra
NERUDA
CONTRATACION es el valor de los materiales y cual el valor del servicio
de mano de obra. Por lo anterior no se puede constatar
si el contratista esta liquidando correctamente los pagos
a seguridad social y tanto el ordenador del gasto como el
auxiliar financiero incurren en no verificar el
cumplimiento de la norma establecida en el Art. 23 del
Decreto 1703 de 2002.
Incumplimiento a la norma
Discriminar la cuentas de cobro en mano de obra y Discriminar la cuentas de cobro en mano de obra y
2015/05/22
elementos
elementos
2015/12/05
Pagador
Actualemnte
se
solicita a todos los
proveedores
de
contratos de obra
discriminar el costo
de materiales
y
mano de obra
Revisados los comprobantes de
egerso se observa en la cuenta de
ocbro o factura la discriminación de
CERRADO
mano de obra y compra de
elementos. CERRADO en acta del
23 de octubre del 2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
Revisado el Manual de Contratacion inferior a los 20
SMMLV se evidenció que el mismo no se encuentra
actualizado, por lo anterior se recomiendo atender lo
establecido en las cirdulares No. 16 del 22 de abril de
2014, en punto especifico atender los lineamientod
dados por la Dirección de Contratación así como de
COLEGIO PABLO PROCESO
DE
incorporar en dicho manual lo establecido en relacion Manual Actualizado
NERUDA
CONTRATACION
con la publicidad, lo anterior en aras de que el manual
que es la carta de navegacion contractual de la
institucion guarde armonia con los principios de la
contratacion estatal y se encuentre acorde con las
actualizaciones que deriven a la luz de la expedicion del
DEcreto 1510 de 2013.
Incumplimiento a la norma
Revisar oportunamente los registros contables y sus Revisar oportunamente los registros contables y sus
2015/05/23
conceptos
conceptos
2015/03/12
Rector,
Directivo
Se actualizo y se
Consejo aprobo el Manual
por
Consejo
Directivo.
Revisado el manual de contratación
a los -20 SMMLV se observo que se
esta
dando
cumplimiento. CERRADO
CERRADO en acta del 23 de
octubre del 2015
Incumplimiento a la norma
Actualemnte se solicita a todos los proveedores de Actualemnte se solicita a todos los proveedores de
contratos de obra discriminar el costo de materiales y contratos de obra discriminar el costo de materiales y 2015/05/24
mano de obra
mano de obra
Elaborar
los
inventarios
individuales y hacer
seguiiento
constante.
Revisados los inventarios por
dependencias se observò que estos
se actualizaron, en los cuales no se
CERRADO
encontraron sobrantes ni faltantes.
CERRADO en acta del 23 de
octubre del 2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO PABLO
INVENTARIO
NERUDA
Se realizó la verificación del inventario individual por
dependencias de las aulas de sistemas, laboratorio de
física, química, biología y secretaria; observandose que
no hay un inventario; existe actas de entrega de algunos
de los elementos, donde especifica, el articulo, la
cantidad y la referencia sin valorizacion con fechas de
vigencias anteriores, igualmente se evidencio listados
impresos del programa Si Capital donde solo se
encuentran los articulos adquiridos con los recursos del Inventario por areas/Total de areas
FSE, listados que no se encuentran firmados. El colegio
no puede establecer procedimientos que no esten de
acuerdo con las directrices y lineamientos establecidas
por la Direccion de Dotaciones, que establece que la
institucion realizara los inventarios individuales por
dependencias en los formatos aprobados y establecidos
por dicha área que es la competente para regular lo
relacionado por la materia.
de
Registrar oportunamente los ingresos
2015/05/21
2015/07/23
Almacenista
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO PABLO Directiva
NERUDA
2013
003
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO PABLO Directiva
NERUDA
2013
003
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO PABLO Directiva
NERUDA
2013
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
VEINTE
JULIO
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
VEINTE
JULIO
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
VEINTE
JULIO
DE
DE
003
12
13
CAUSA
En cumplimiento a la Directiva 003 de 2013, expedida
por la Alcaldia Mayor de Bogotá, se hace necesario que
el Consejo Directivo expida el manual de procedimientos
del área de almacén, con el fin de asegurar que se
disponga de los medios de conservacion y seguridad
indispensables para la salvaguarda de los bienes que
de forman parte del mobiliario de oficinas y puesto de Manual
trabajo del colegio, con especial énfasis en los sitios solicitados
donde se almacenan elementos. Del mismo modo frente
a la gestion documental se debe expedir manuales de
procedimientos relacionados con el manejo de
documentos en el colegio que garanticen no solamente
su eficiente y oportuno trámite, sino también su efectiva
salvaguarda.
Revisada la gestion docuemental en el colegio se
evidenció que algunas carpetas hay varias copias del
de mismo documento, igualmente que no siempre se Manual
encuentran en orden cronologico y que carece de solicitados
foliacion, no se observó implementación de las tablas de
retención documental.
de
procedimeitos/Manuales
de
procedimeitos/Manuales
En lo referente al manual de funciones, si bien todos los
funcionarios manifestaron que conocían las funciones
inherentes a su cargo las cuales están se encuentran
publicadas en la agenda anual de docentes, en el
desarrollo de la auditoria se pudo evidenciar que existe
de
debilidades, en el cumplimiento estricto de las mismas, Desconocimiento de la norma
tal y como se observó en los ítem (6.3 del presente
informe), se sugiere que en las reuniones periodicas que
adelanta la institucion se revise el cumplimiento de la
funsiones para evitar acciones y/o omisiones que puede
repercutir en faltas disciplinarias.
14
15
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
Incumplimiento a la norma
Se actualizo y se aprobo el Manual por Consejo Se actualizo y se aprobo el Manual por Consejo
2015/05/25
Directivo.
Directivo.
2015/07/23
Almacenista
Mantener
actualizados
los
manuales
de
procedimientos.
Mediande acuerdo se implemento el
manual de inventarios del colegio.
CERRADO
CERRADO en acta del 23 de
octubre del 2015
Incumplimiento a la norma
Elaborar los inventarios individuales y hacer seguiiento Elaborar los inventarios individuales y hacer seguiiento
2015/05/26
constante.
constante.
2015/10/09
Implementar
en
Rector,
Pagador,
forma adecuada el
Almacenista,
manejo de gestion
Secretarias
documental.
El colegio lleva adecuadamente el
archivo de la información por tema
CERRADO
y vigencia. CERRADO en acta del
23 de octubre del 2015
Incumplimiento a la norma
Mantener
actualizados
procedimientos.
2015/12/05
Hacer seguimiento
Rector,
Pagador,
continuo
al
Almacenista,
cumplimiento de las
Secretarias
funciones.
El rector en las reuniones de
administrativos hace seguimiento a
las funciones a cada uno de los CERRADO
duncionarios. CERRADO en acta
del 23 de octubre del 2015
manuales
de
Mantener actualizados los manuales de procedimientos. 2015/05/27
GOBIERNO
ESCOLAR
Disposción inmedianta del Comité de Tienda Escolar a
No se evidenció la ejecución de control y seguimiento a El seguimiento se hizo por parte del comité Posible
incumplimiento
a
las Como ya se indico el seguimiento se hizo pero no fue
fin de adelantar el seguimiento y control al contrato para
la adecuada ejecución del Contrato de Tienda Escolar pero no se reportó al Consejo Directivo en sus directirces dadas en la Resolución 219 tratado en las reuniones ordinarias del Consejo
20/01/2015
la vigencia actual y hacer reportes al Consejo Directivo
para la vigencia auditada.
reuniones ordinarias.
de 1999.
Directivo.
en sus reuniones ordinarias.
04/12/2015
Rector, Secretarios
del
Comité
de
Tienda Escolar y
Consejo Directivo.
PRESUPUESTO
VIGENCIA 2013
Los proyectos de inversión fueron requeridos
a los docentes jefes de área y los mismos
Se evidenció una una baja ejecución presupuestal del fueron viabilizados en el formato dispuesto
61% que obedece a la baja ejecución en los rubros para ello, al momento de la contratación no
descritos en el informe.
se logró que los proponentes cumplieran con
los requisitos contractuales en cuanto a
documentos.
04/12/2015
Rector,
Consejo
Directivo y Auxiliar
Financiero.
Evidencia de inconsistencias en el pago de seguridad
social, no reposa la planilla de pago de la seguridad
EVALUACION A LA
social del contratista, planilla de pago correspondiente a
DE EJECUCION
DE
otro período al del servicio prestado, carné de salud
GASTOS
como beneficiario en los comprobantes de egreso
relacionados en el informe (22comprobantes de gereso)
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
los
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
TIEMPO
EFECTO
No
ejecución
del
100%
del
presupuesto e incidiendo en el PEI por
no desarrollarse la totalidad de los
proyectos propuestos por las áreas y
repercutiendo en los estudiantes
quienes no recibieron los beneficios
propuestos.
Las invitaciones públicas se adelantaron a fin de poder
seleccionar los proponentes que cumplieran con los
requisitos y poder suplir así los requerimientos hechos
en cuanto a materiales y los procesos propios de cada
proyecto formulado.
Buscar todas las alternativas posibles a fin de poder
alcanzar una ejecución del 100% del presupuesto para
la vigencia actual y las futuras. Establecer en el Manual
de Contratación todos y cada uno de los requisitos para 20/01/2015
la contratación de mínima cuantía de conformidad con
el Decreto 4791 de 2008 y las demás normas vigentes
en esta materia.
Generar acciones de control y seguimiento de toda la
información que brinda el Fondo de Servicios
Falta de control por parte del Auxiliar
El Auxiliar Financiero se confió de la buena fe de
No adelantar una adecuada labor en el
Educativos, estar atentos a la actualización de la
Financiero al momento de la recepción de los
quienes aportaban los documentos por tratarse de
desarrollo de las funciones propias de
misma, requerir a todos y cada uno de los contratistas 20/01/2015
documentos, partiendo del principio de la
personas con quienes se había venido contratando y de
quienes están encargados del FSE
involucrados en dichas deficiencas a fin de que
buena fe de quienes contrataron.
quienes probablemente no se debía desconfiar.
subsanen las mismas aportando los documentos
propios de cada una de ellas.
01/04/2015
Rector
en
su
condición
de
ordenador
del
gasto y Auxiliar
Financiero
como
persona
responsable de la
preparación
y
presentación
de
informes
documentales
sobre el FSE
Elección
e
instalación
del
Comité de Tienda
Escolar
para
la
vigencia
actual,
explicación de sus
funciones y diseño
de formatos para
adelantar la labor de
seguimiento
y
control
Elaboración
y
aprobación
del
Manual
de
Contratación
actualizado a las
normas vigentes y
socialización
del
mismo con todos los
integrantes
del
Consejo Directivo y
demás miembros de
la
comunidad
educativa.
Requerimiento
a
todos y cada uno de
los
contratistas
involucrados en las
deficiencias
reportadas para que
subsanen
los
documentos
no
allegados en su
oportunidad y por
tratarse
de
seguridad social que
adelanten
las
acciones necesarias
ante las empresas
cortrespondientes y
puedan así cumplir
con
dichos
requisitos. Ya se
adelantaron
los
requrimietnos
a
todos
los
contratistas
involucrados y se
adjunta al presnete
certificación d epago
de Orlando Yasno
Cuesta.
ESTADO
se eviendio en las actas de Consejo
Directivo Control y Seguimeinto al
pago oportuno al contrato de la CERRADO
tienda escolar. CERRADO en acta
del 22 de octubre del 2015
Revisada la ejecuiòn de la vigencia
2015 se observò una ejecuciòn del
83%, por lo anterior se cierra el CERRADO
hallazgo. CERRADO en acta del 22
de octubre del 2015
Revisados los egresos de la
vigencia 2015, se onservò que se
estan solicitando el respectivo pago CERRADO
de seguridad social a cada uno de
los contratistas de la instituciòn.
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
CONTRATISTA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
INSTITUCION
EDUCATIVA
COLEGIO
VEINTE
JULIO
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CAUSA
13
EFECTO
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
VEINTE
JULIO
Posible
incumplimiento
a
las
EVALUACION A LA Supuesta duplicidad de dos comprobantes de egreso con
La información no se venía manejando de acuerdo con
Mala comunicación con la auditora y falta de disposiones contenidas en la Guía de
DE EJECUCION
DE diferente beneficiario, concepto y fecha como se indica
las disposiciones vigentes en esta materia y una mala
manejo de archivo por parte del colegio
Apoyo de 2013 para los FSE, mal
GASTOS
en el informe
comunicación con la funcionaria auditora.
manejo de la la información.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
VEINTE
JULIO
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
VEINTE
JULIO
DE
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
VEINTE
JULIO
PROCESO
DE
CONTABLE
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
VEINTE
JULIO
DE
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
VEINTE
JULIO
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
Buscar la capacitación desde la SED con las
Reporte de información incompleta
EVALUACION A LA
depedencias competentes, abrir invitación pública a fin
No adecuado manejo del programa SIG "Sistema de No contar con la adecuada capacitación en el evidenciandose en la incoherencia e Falta de capacitación en el manejo del programa
DE EJECUCION
DE
de adquirir un programa actualizado que permita el 20/01/2015
Inventarios de Pagaduria" .
manejo del programa referido.
incogruencia de los informes que se referido.
GASTOS
mejor manejo y disposición de la información pertinente
dan a los entes que los requieren.
al FSE.
2015
2015
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Ubicación inmediata de los comprobantes relacionados
como duplicados y aclaración de cada uno de ellos.
20/01/2015
Mejora en el manejo del archivo desde las disposiciones
vigentes en esta materia
01/05/2015
Rector,
Consejo
Directivo, Comité
de
Compras
y
Auxiliar Financiero
Elaboración del Plan
de
Mejoramiento,
diseño
e
implementación del
proceso contractual
para
adquirir
el
programa contable
actualizado.
Ubicación
inmendiata de los
comprobantes
relacionados como
duplicados
y
dispisición
del
manejo del archivo
de conformidad con
las
disposciones
emanadas desde la
SED. Inclusión en el
presente plan de
mejoramiento.
Capacitación en el
Manejo de los FSE.
Se
proyectó
capacitación con los
integrantes
del
Consejo Directiv a
fin de exponer el
nuevo Manual de
Contrtación para su
aprobación en el
cual se incluye la
actualización a las
normas vigentes a
fin d eno volver a
ometer los errores
mencionados.
Disposición de los
documentos
requeridos,
ya
fueron enviados en
la comunicación de
explicación
al
informe preliminar
fueon relacionados
en
los
archivos
adjuntos.
Elaboración de plan
de mejoramiento y
puesta en desarrollo
del
mismo.
Se
adjunta al presente
plan
de
mejoramientyo
copia de los pagos
efectuados por el
colegio
en
las
vigencias
2012,
2013 einicio del
2014
Ubicación
del
formato,
diligenciamiento del
mismo y radicación
ante los bancos, ya
se
radico
la
correspondiente
solicitud
y
se
adjunta copia al
presente plan de
mejoramiento.
01/05/2015
Rector y Auxiliar
Financiero
Se nombra ciertos
comprobantes
de egreso
EVALUACION A LA correspondientes al rubro de mantenimiento de la
Se nombra ciertos comprabantes pero no se No se puede tener certeza sobre lo NO existe explicación válida por cuanto no hay certeza Capacitación oportuna y eficaz en las normas y manejo
DE EJECUCION
DE entidad, que presentan defiencias en cuanto a la
20/01/2015
relacionan y mucho menos se describen.
informado por la auditora.
sobre lo informado.
de los FSE .
GASTOS
descripcion de cantidades, valores unitarios de manera
global...
01/05/2015
Rector y Auxiliar
Financiero.
Miembros
del
Consejo Dircetivo
de
la
vigencia
actual.
No se observó la existencia de las conciliaciones No se observó la existencia de las
Incluir el hallazgo en el plan de Las conciliaciones existen y no fueron auditadas por Disposición de las conciliaciones a fin de que sean
bancarias de los saldos de las cuentas de ahorro y conciliaciones bancarias de los saldos de las
20/01/2015
mejoramiento
mala comunicación con la funcionaria.
auditadas en el momento que sean solicitadas.
corriente.
cuentas de ahorro y corriente.
20/01/2015
Auxiliar Financiero
Que supuestamente no se cuenta con la
información tributaria para verificar lo
El colegio para la vigencia auditada se encontraba a
correspondiente a las obligaciones por parte
Elaborar el plan de mejoramiento y seguir al pie de la
Incluir el hallazgo en el plan de paz y salvo por concepto de los impuestos que debe
del colegio, supuestos excedentes que no
letra las acciones propuestas a fin de mejorar los 20/01/2015
mejoramiento
declarar tanto en la DIAN como los impuestos
fueron informados por el contador, no
procesos enlos cuales se encontratron deficiencias.
Distritales.
verificación en la Secretaría de Haciemda
Distrital sobre el estado actual del colegio.
20/01/2015
Rector y Auxiliar
Financiero
01/04/2015
Rector y Auxiliar
Financiero
01/05/2015
Proyección de la
invitación
pública
para contratar el
Rector,
Consejo
servicio de contador
Directivo y Auxiliar
incluyendo todas las
Financiero.
observaciones
hechas
por
el
auditor.
DE
PROCESO
CONTABLE
Que supuestamente no se cuenta con la información
tributaria para verificar lo correspondiente a las
obligaciones por parte del colegio, supuestos excedentes
que no fueron informados por el contador, no verificación
en la Secretaría de Haciemda Distrital sobre el estado
actual del colegio.
PROCESO
CONTABLE
No se evidencia la ejecución de los procesos requeridos
Desconocimiento del proceso a seguir por El pago de un impuesto por el cual el
para que las cuentas del colegio sean excentas del
Desconocimiento de los procedimientos pertinentes.
falta de capacitación.
colegio esta excento.
impuesto al 4 por mil.
Ubicación y diligenciamiento del formato diseñado para
tal efecto, radicación ante los bancos en los cuales el
20/01/2015
colegio tiene cuentas para así alcanzar la excención
recomendada.
PROCESO
CONTABLE
Incumplimiento de algunas de las funciones por parte del
No inclusión de estas obligaciones en el
contador en especial lo referente a la emisión del
contrato del contador para la vigencia
procedimiento del plan de manejo contable, proceso de
auditada
tesoreria, manejo de almacen e inventarios.
Para la invitación pública que busca contratar este
servicio se tendrán en cuentas todas y cada una de las
20/01/2015
observaciones hechas por el auditor para la vigencia
actual y las futuras.
Posible incumplimiento en la vigencia
auditada del PGCP y de las Por desconocimento no se incluyeron estas
disposiciones emanadas desde la obligaciones en el contrato suscrito con el contador.
SED en este sentido.
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
La instituciòn cuenta con un
programa presupuestal para el
manejo de los recursos de la SED y
CERRADO
la
informaciòn
verificada
es
coherente. CERRADO en acta del
22 de octubre del 2015
Se verificaron los egresos de la
vigencia 2015, los cuales se
encuentran en orden cronológico. CERRADO
CERRADO en acta del 22 de
octubre del 2015
Se evidencio aprobaciòn al manual
de contratacion a los menos 20
CERRADO
SMMLV. CERRADO en acta del 22
de octubre del 2015
Se observa en la informaciòn
contable reposan las conciliaciones
CERRADO
bancarias. CERRADO en acta del
22 de octubre del 2015
Se observa que el colegio envio
oficio a la DIAN para la aclaraciòn
de
las
declaraciones
con CERRADO
excedentes. CERRADO en acta del
22 de octubre del 2015
verificados los extractos bancarios
se observa que la entidad financiera
ya no realiza la retenciòn del
CERRADO
impuesto del 4 x 1000 al colegio.
CERRADO en acta del 22 de
octubre del 2015
El
colegio
cuenta
con
los
respectivos
manuales
de
procediciemnto contable, tesoreria e CERRADO
inventarios. CERRADO en acta del
22 de octubre del 2015
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
12
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
CAUSA
13
EFECTO
14
15
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
Inlcuir en el plan de mejoramiento la recomendación
hecha, elección e instalación del comité de seguimiento
20/01/2015
y control al contrato de tienda escolar para la presente
vigencia y las futuras.
04/12/2015
Rector,
Consejo
Directivo, Auxiliar
Financiero
y
miembros
del
Comité de Tienda
Escolar.
Elaboración de plan
de mejoramiento y
puesta en desarrollo
del
mismo,
definición
de
formatos
para
adelantar
el
segumiento
semanalmente y asi
poder reportarlo en
las
reuniones
ordinarias
del
Consejo Directivo.
Posible incumplimiento por parte del
arrendatario
a las obligaciones
No se adelanto el seguimiento y control al contrato Elaborar el plan de mejoramiento y seguir al pie de la
pactadas en el contrato respecto del
según el deber ser por desconocimiento de dicho letra las acciones propuestas a fin de mejorar los 20/01/2015
canón de arrendamiento y falta de
procedimiento.
procesos enlos cuales se encontratron deficiencias.
seguimiento por parte del Consejo
Directivo.
01/1052015
Rector,
Consejo
Directivo, Auxiliar
Financiero
y
miembros
del
Comité de Tienda
Escolar.
Elaboración de plan
de mejoramiento y
puesta en desarrollo
del mismo.
Se observaropn dos cumnicados al
arrendatario recordandole el pago
CERRADO
oportuno.CERRADO en acta del 22
de octubre del 2015
Para la contrataciòn del instructor
de la banda el colegio solicito
CERRADO
autorizaciòn a la SED. CERRADO
en acta del 22 de octubre del 2015
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
VEINTE
JULIO
DE
PROCESO
CONTRACTUAL
Como ya se indicó el control se hizo por
No se reporto el seguimiento al Consejo Directivo en
Supuesto
incumplimiento
a
lo
No se realizó control y seguimiento al contrato de tienda quienes tenian asignada dicha función, no se
sus sesiones ordinarias, pero el mismo se hizo por
establecido en el artículo 10 de la
escolar para la vigencia auditada
reporto dicho seguimiento al Consejo
parte de quienes tenian asignada la funcion para la
Resolución 234 de 2010.
Directivo en sus reuniones ordinarias.
vigencia auditada.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
VEINTE
JULIO
DE
PROCESO
CONTRACTUAL
Falto más control y seguimiento a la
Incumplimiento en el pago de los canones de ejecución del contrato de tienda escolar y no
arrendamiento pactado, no pago oportuno del mismo.
se reporto el que se hizo oportunamente al
Consejo Directivo.
Se observa que el cogio nombro al
comité de seguimiento al contrato
CERRADO
de tienda escolar. CERRADO en
acta del 22 de octubre del 2015
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
VEINTE
JULIO
DE
PROCESO
CONTRACTUAL
El contrato suscrito por este concepto cuenta
Presunto incumplimiento a lo establecido en le numeral con el aval del Consejo Directivo del colegio No se considera que tenga efectos de
11, artículo 11 del Decreto 4791 de 2008 por contrato del como lo establece la norma citada y no se algún tipo por cuanto el contrato esta El contrato esta ajustado a las normas que lo regulan.
instructor de la banda musical de paz del colegio.
requiere de solicitud a la SED como lo indica ajustado a las normas que lo regulan.
la auditora.
Adelantar las acciones necesarias a la especificidad del
contrato relacionado, por cuanto se hara la respetiva 20/01/2015
consulta.
01/05/2015
Elaboración de plan
de mejoramiento y
puesta en desarrollo
del
mismo,
elaboración d ela
solicitud
correspondiente a la
Rector,
Consejo
Secretaría
de
Directivo.
Educación a fin de
obtener un concepto
respecto
de
la
plicación
d
ela
norma citada para
este
tipo
de
contratación.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
VEINTE
JULIO
DE
PROCESO
CONTRACTUAL
Cumplimiento de los requisitos en materia contractual
establecidos en el Manual de contratación adoptado por
el Consejo Directivo del Colegio para la Vigencia
Auditada citados en numerales anteriores del informe
ejecutivo.
Actualización del manual de Contratación acorde con
las observaciones hechas, las normas vigentes.
Capacitación de los funcionarios y adquisición del 20/01/2015
programa
contable
que
permita
manejar
adecuadamente dichos procesos.
01/05/2015
Elaboración de plan
Rector,
Auxiliar
de mejoramiento y
Financiero
y
puesta en desarrollo
Consejo Directivo.
del mismo.
Revisados los egresos de la
vigencia 2015, se observa que todos
los
docuemntos
seneucntran CERRADO
debidamente firmados. CERRADO
en acta del 22 de octubre del 2015
Una vez llegado el funcionario se
observa que el colegio realizò el
levantamiento de inventarios de la CERRADO
instituciòn. CERRADO en acta del
22 de octubre del 2015
Supuesto
incumplimiento
a
lo
La supuesta no exigencia de documentos a
establecido
en el
Manual
de El colegio en la medida que ha venido desarrollando los
los proveedores, la firma de la minuta y
Contratación adoptado por el colegio y procesos, se ha ajustado a lo dispuesto en el Manual
soportes. Elllo debido a mala comunicación
las normas de materia contractual de Contratación y las demás disposiciones vigentes.
con la auditora.
vigentes.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
VEINTE
JULIO
DE
EVALUACION
Falta de una relación real y efectiva de
Solicitar al nivel central la capacitación respectiva, hacer
Manejo de inventarios con el programa de Sistema de
MANEJO
DE
Falta de capacitación del funcionario y los inventarios del colegio, en el futuro Falta de capacitación del funcionario encargado del seguimiento y control a las actividades propuestas en el
Inventario de Pagaduria, no estan cuantificados en
20/01/2015
ALMACEN
E
actualización en los procesos.
puede constituirse como un hallazgo manejo de inventarios.
presente plan de mejoramiento. Levantar inventarios,
cantidad y valor, falta de serial y numero de placa.
INVENTARIOS
de tipo disciplinario.
cuantificar codificar los elementos que lo integran.
01/05/2015
Elaboración de plan
de mejoramiento y
puesta en desarrollo
Funcionario
del
mismo.
encargado
de
Programación
de
almacen, Rector y
rueniones
de
Auxiliar
capacitaciónpara los
Finanaciero.
funcinarios
involcrados en dicho
proceso.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
VEINTE
JULIO
DE
EVALUACION
Falta de una relación real y efectiva de
Solicitar al nivel central la capacitación respectiva, hacer
MANEJO
DE No cuantificación de elementos de inventario de Falta de capacitación del funcionario y los inventarios del colegio, en el futuro Falta de capacitación del funcionario encargado del seguimiento y control a las actividades propuestas en el
20/01/2015
ALMACEN
E laboratorio de quimica y fisica.
actualización en los procesos.
puede constituirse como un hallazgo manejo de inventarios.
presente plan de mejoramiento. Levantar inventarios,
INVENTARIOS
de tipo disciplinario.
cuantificar codificar los elementos que lo integran.
01/05/2015
Funcionario
encargado
de
almacen, Rector y
Auxiliar
Finanaciero.
Elaboración de plan
de mejoramiento y
puesta en desarrollo
del mismo.
Se verifico que los inventarios se
encuentran
cuantificados
en
CERRADO
cantidad y valor unitario. CERRADO
en acta del 22 de octubre del 2015
COLEGIO
VEINTE
JULIO
Revisada la gestion documental que
CUMPLIMIENTO
evidencia que los documentos no se
DE DIRECTIVA 003 DE debidamente archivados, ni organizados
2013
cronologico, carecen de foliación, y la
encuentra fragmentada en dependecias.
01/05/2015
Rector,
funcionarios
encargados
del
manejo
de
la
documentación de
correspondencia y
demás propia del
colegio.
Proceso
de
capacitción, diseño
de instrumentos de
control al manejo de
la documentación y
correspondencia de
entrada y salida,
codificación de la
misma.
La documentaciòn revisada en el
seguimiento
al
plan
de
mejoramiento la informaciòn se
CERRADO
encuentra archivada en forma
cronologica y por tema. CERRADO
en acta del 22 de octubre del 2015
01/05/2015
Rector,
funcionarios
encargados
del
manejo
de
la
documentación de
correspondencia y
demás propia del
colegio.
Proceso
de
capacitción, diseño
de instrumentos de
control al manejo de
la documentación y
correspondencia de
entrada y salida,
codificación de la
misma.
Revisado el cumplimiento de las
acciones de mejora suscritas en el
plan de mejoramiento, se retira el CERRADO
hallazgo. CERRADO en acta del 22
de octubre del 2015
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
reposa, se
Solicitud de capacitación en este sentido a las
encuentran Falta de capacitación de los funcionarios que No tener una optima gestión
Desconocimiento del manejo de la documentación de dependencias competentes del nivel central. Correcto
por orden manejan la documentación tanto de entrada documental, lo que implica desorden
20/01/2015
acuerdo con el SIG
diligenciamiento de los instrumentos de control de la
misma se como de salida.
en el manejo de la información.
correspondencia.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
VEINTE
JULIO
Revisada la gestion documental para atender quejas y
Solicitud de capacitación en este sentido a las
CUMPLIMIENTO
reclamos se evidenció que se dio respuesta oportuna a Falta de capacitación de los funcionarios que No tener una optima gestión
Desconocimiento del manejo de la documentación de dependencias competentes del nivel central. Correcto
DE DIRECTIVA 003 DE los mismos, pero que no se cuenta con aplicativo manejan la documentación tanto de entrada documental, lo que implica desorden
20/01/2015
acuerdo con el SIG
diligenciamiento de los instrumentos de control de la
2013
especial de radicación de registro de correspondencia como de salida.
en el manejo de la información.
correspondencia.
interna y externa.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
JAZMIN
2.1 Actas del Consejo Directivo no cumplen con el
EL 2.
GOBIERNO formato establecido para su diligenciamiento. SGC-IF
ESCOLAR
005 ACTA DE REUNION
INSOLUCION.
Se encontraron
actas en
formato
diferente
al SGC
SED
No cumple con las exigencias del SGC Se maneja un formato Institucional
de la SED
características similares a las exigidas.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
JAZMIN
EL 2.
GOBIERNO
2.2 Faltan actas del Consejo Directivo 2014:4,6,9
ESCOLAR
Faltan actas
No se conoce lo tratado en estas El Rector es nuevo y no conoce que paso con estas
Averiguar que paso con estas actas
reuniones de Consejo Directivo
actas.
que
tiene Consignar actas de acuerdo al formato del SGC de la
Junio
SED
Mayo
Se observò que el coelgio esta
elaborando las actas en el formato
CERRADO
establecido por la SED. CERRADO
en acta del 28 de octubre del 2015
Rector
Junio
Rector
Se pregunto a
miembros del
Consejo Directivo
Revisadas las actas del 2015, se
observa que estas se encuentran
completas en orden cronologico y CERRADO
debidamente firmadas. CERRADO
en acta del 28 de octubre del 2015
11
12
13
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
JAZMIN
EL 2.
GOBIERNO
2.4 Empalme Consejo Directivo 2014
ESCOLAR
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
JAZMIN
EL 2.
GOBIERNO 2.5 No se encontró documento de convocatoria elección Faltan documentos convocatoria
ESCOLAR
de personero y contralor
personero y contralor
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
CAUSA
EFECTO
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
Falta de conocimiento del Consejo
No se evidencio empalme Consejo Directivo
Directivo entrante sobre la situación El Rector es nuevo y no sabe que sucedió.
entrante y saliente 2014
2013
elección Incumplimiento Resolución 3612 de
El Rector es nuevo y no tiene explicación al respecto
2010
16
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
Realizar empalme entre el Consejo Directivo entrante y
mayo
el saliente.
mayo
Rector
Averiguar por estas resoluciones
Junio
Rector
Mayo
En Reunión del
14 de mayo Consejo
Directivo
2014
22015
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
JAZMIN
2.6 No se observo acta del Consejo Directivo que se
EL 2.
GOBIERNO
No se encontró Acta control y seguimiento a Incumplimiento Resolución 219 de
haya realizado control y seguimiento de la adecuada
El Rector es nuevo y no tiene explicación al respecto
ESCOLAR
Tienda escolar
1999
ejecución del contrato tienda escolar
Realizar control y seguimiento a l Contrato tienda
Mayo
escolar vigencia 2015
Noviembre
Rector
En reunió del 14 de
mayo de 2015 el
Consejo Directivo
conformo comité de
seguimiento tienda
escolar y a través de
Rector se hicieron
unos requerimiento
a la responsable de
la
tienda escolar
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
JAZMIN
EL 2.
GOBIERNO
2.7 No se constituyo Comité de Mantenimiento 2014
ESCOLAR
Incumplimiento al Manual de uso,
conservación y mantenimiento de los El Rector es nuevo y no tiene explicación al respecto
Colegios de la SED
Para el 2015 ya se constituyo el Comité de
Mantenimiento el 14 de mayo de 215 según acta N° 6 Mayo
del Consejo Directivo
Junio
Rector
En reunió del 14 de
mayo de 2015 el
Consejo Directivo
conformo comité de
mantenimiento
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
JAZMIN
No se encontró Acta del Consejo Directivo
EL 2.
GOBIERNO 2.8 No se evidencio aprobación de las modificaciones
sobre
aprobación
de
modificaciones Incumplimiento Decreto 4791 de 2009 El Rector es nuevo y no tiene explicación al respecto
ESCOLAR
presupuestales 2014 por el Consejo Directivo
presupuestales 2014
Para el 2015 se archivaran correctamente las actas del
Mayo
consejo directivo
Noviembre
Rector
Carpeta especifica
para esto
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
JAZMIN
EL 3.
EVALUACION 3.5 Cierre del presupuesto 2014 sin la firma del Rector No se encontró firmado, por el ordenador del
Hallazgo administrativo
PRESUPUESTAL LUIS ALBERTO ORTIZ
gasto, el cierre presupuestal de 2014.
Se enviaran los documentos al Rector Luis Alberto Ortiz
Junio
para sus respectivas firmas.
Auxiliar Financiero
Se comunico
telefónicamente con
el rector Luis Alberto
Ortiz para mandar
los
documentos para
firmar
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
JAZMIN
EL 3.
EVALUACION 3.6 No se han ejecutado los presupuestos de PIMA Los docentes no han realizado los respectivos
La inversión no se ejecuta a tiempo
PRESUPUESTAL 2013, 2014 y Pahcamama 2014
gastos
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
JAZMIN
EL
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
JAZMIN
EL
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
JAZMIN
EL
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
JAZMIN
EL
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
JAZMIN
EL
No se encontró
Mantenimiento
Acta
del
Comité
de
El Rector es nuevo y no tiene explicación al respecto
Los docentes, a pesar de que se les ha insistido, no Insistir y acompañar a los documentos
realizan los gastos correspondientes a estos rubros.
procedimientos para realizar estos gastos.
4. EVALUACION A
Los docentes que presentan los Los docentes, a pesar de que se les ha insistido, no
Baja gestión presupuestal en proyectos de inversión Se ha gestionado el 67% del proyectos de
Insistir y acompañar a los documentos
LA
EJECUCION
proyectos
no
ejecutan
estas realizan los gastos correspondientes los proyectos de
2014
inversión
procedimientos para realizar estos gastos.
DEL GASTO
inversiones
inversión
4. EVALUACION A
4.3 No se evidencia un documento que dé cuenta de las
LA
EJECUCION
No se encuentra un plan de mantenimiento
prioridades de mantenimiento de la Institución.
DEL GASTO
El Rector es nuevo y no tiene explicación al respecto.
Según el almacenista el contratista pido elementos
No se clarifica una planeación sobre el
desproporciandamente y sobro material que se va a
mantenimiento de la Institución
usar en el mantenimiento preventivo y correctivo de la
Institución.
5. PROCESO DE 5.3 Inventarios con un diferencia de $56.123.585 en lo Se ha venido depurando esta diferencia con la
EVALUACION
reportado por el contador y lo registrado por la Dirección contadora y la Direccionde Dotaciones Inventarios no se encuentran al día
CONTABLE
de Dotaciones Escolares
escolares
Se ha venido trabajando en esta depuración
5. PROCESO DE
Formulario con stiker de la DIAN pero sin
5.5 Se observa una declaracion con excedente ante la
Declaracion impuesto retefuente y rete
EVALUACION
sello de pago. Cheque girado el 9 de abril y
No se tiene explicacion.
DIAN
IVA con excedente
CONTABLE
cobrado el 16 de abril.
en los
en los
Junio
Junio
Junio
Auxiliar Financiero
Junio
Junio
Auxiliar Financiero
Se dialogo con los
docentes para que
realicen
estos gastos lo
antes posible
y de acuerdo a las
exigencias
contractuales.
Se le exigió a los
docentes para que
realicen
estos gastos lo
antes posible o de lo
contrario
serán
realizados por el
Rector y teniendo en
cuenta
los
proyectos.
Se
instalara
el
Comité
de Mantenimiento y
se
priorizarán las obras
según
acta
del
gestor
territorial
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
Revisadas las actas del Consejo
Directivo se evidencia que se realizò
el empalme del consejo entrate y CERRADO
saliente. CERRADO en acta del 28
de octubre del 2015
Revisada la carpeta de gobierno
escolar se observa el debido
proceso para la eleccion del
CERRADO
personero y contralor de la
instituciòn. CERRADO en acta del
28 de octubre del 2015
Se observò que el Consejo Directivo
solicita informe del comité de
seguimiento al contrato de tienda CERRADO
escolar. CERRADO en acta del 28
de octubre del 2015
Se
observò
documento
de
instalaciòn
del
comité
de
mantenimeinto para la vigencia CERRADO
2015. CERRADO en acta del 28 de
octubre del 2015
En la vigencia 2015, en las actas del
Consejo Directivo se observò que se
aprobaron
las
adicciones,
modificaiones
y
traslados
al CERRADO
presupuesto incial para la vigencia.
CERRADO en acta del 28 de
octubre del 2015
Revisado el cierre presupuestal se
observò que este esta debidamente
firmado por el rector y el auxiliar CERRADO
financiero. CERRADO en acta del
28 de octubre del 2015
Para la vigencia 2015, se oberva
que el colegio ejecuto los proyectos
de
destinaciòn
especifica
de CERRADO
vigencias anteriores. CERRADO en
acta del 28 de octubre del 2015
Para la vigencia 2015, se oberva
una ejecuìn del 80%, de los
CERRADO
proyectos de inversiòn. CERRADO
en acta del 28 de octubre del 2015
El comité ya esta autorizado por el Consejo Directivo. El
gestor territorial realizó una visita a la Institución y se
Junio
tienen un acta con los requerimientos de mantenimiento
de las dos sedes.
Junio
Rector
Terminar esta depuración y poner al día los inventarios
Junio
Junio
Revisión
Auxiliar de almacén depuración
Inventario.
Solicitar a la DIAN aclaracion sobre esto.
Mayo
Junio
Auxiliar Financiero
Solicitud a la DIAN
para aclarar esta
situacion.
El colegio presentò a la DIAN,
formato aclaratorio de la declaraciòn
CERRADO
con excedentes. CERRADO en acta
del 28 de octubre del 2015
Auxiliar financiero
Solicitud
a
los
contratistas
de
separar materiales
de obra de mano.
Revisados los comprobantes de
egreso se observò que las
cotizaciones se esta discriminando
el valor en cada una de las CERRADO
actividades contratadas, asi como la
compra de elementos. CERRADO
en acta del 28 de octubre del 2015
Solicitar a los contratistas separar material de obra de
5. PROCESO DE 5.6 Los datos contenidos en los soportes de los
No se puede constatar si el contratista Por impouestos se liquida la mayor cantidad en mano
En los soportes no permite diferenciar valor
mano y especificar en cada uno de los soportes, esto
EVALUACION
comprobantes de egreso por el rubro de mantenimiento
esta liquidando correctamente los de obra y a partir de este valor se liquidaba el pago de
Junio
de materiales y valor obra de mano
con el fin de verificar el pago correcto de la seguridad
CONTABLE
los valores se dan en forma global
pagos a seguridad social
seguridad social.
social.
Noviembre
y
del
Se observa que el colegio aprobo el
plan de mantenimeinto para la
CERRADO
viegncia 2015. CERRADO en acta
del 28 de octubre del 2015
Se observò que el colegio realizò la
depuraciòn de los inventarios en la
CERRADO
oficina de Dotaciones. CERRADO
en acta del 28 de octubre del 2015
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
12
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
14
13
CAUSA
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
JAZMIN
EL 6.
PROCESO 6,1 No se encuentra actualizado el
CONTRACTUAL
contratacion con respecto a la publicidad
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
JAZMIN
EL 6.
PROCESO 6,3 No se evidencio control al cumplimiento de la tienda No se hace seguimiento al contrato de tienda
Incumplimiento a la normatividad
CONTRACTUAL
escolar 2014
escolar
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
JAZMIN
EL
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
JAZMIN
EL
manual
de No se cumple con la circular 16 de abril de
Incumplimiento a la normatividad
2014
7. EVALUACION Y 7.2 Diferencias encontradas en los inventarios.
Incumplimiento en lo
MANEJO DE LOS No se han dado de baja algunos elemntos del inventario.
resolucion 001 de 2001
INVENTARIOS
No se han entregado capas y tablet
7. EVALUACION Y
MANEJO DE LOS 7,3 No se utiliza el formato oficial para inventarios
INVENTARIOS
COLEGIO
JAZMIN
7.4 No se encuentra conectado el gas en el laboratorio
de fisica; se encuentran elementos que no estan en el
inventario.
En el aula de CISCO se encuentran elementos que no
7. EVALUACION Y
EL
estan en el inventario.
MANEJO DE LOS
El laboratorio de quimica no tiene gas y se encuentran
INVENTARIOS
elemntos fuera del inventario y faltan algunos
elelmentos.
En el aula de musica los elementos estan en bolsas
negras.
8.CUMPLIMIENTO
EL
DIRECTIVA
003 8,1 Documentos sin archivar debidamente
2013
normado
en
Noviembre
Realizar control al contrato de la tienda escolar en el
Mayo
2015
Noviembre
El seguimiento se hace pero no se deja registro
Se venia realizando la depuración de los inventario y
ya quedaron al día.
Por no existir un sitio para guardar las capas estas
la Falta control en los inventarios y en
Se debe actualizar permanentemente el inventario,
permanencia en el almacén.
Mayo
los elemento para dar de baja
entregar los elementos a los docentes
Las Tablet se están entregando pero no tenemos
armarios para guardarlas por eso permanecen en el
almacén.
Los inventarios estan pero no en el formato No se cumple con la resolucion 001
Disponer de los inventario en los formatos oficales.
oficial
2001 y la Directiva 003 2013
Actualizar los inventario en los formatos oficiales.
2015
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
JAZMIN
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
JAZMIN
EL
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
JAZMIN
EL
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
QUIBA ALTA
La revision a los comprobantes de egreso se realizo
En los comprobantes de pago de impuestos de
sin la compañia del auxiliar financiero, quien actua
3,5,1 analisis de
RETEFUENTE, , RETEICA, Y CONTRIBUCION Todas las planillas de retenciones efectuadas Las planillas evidencian los montos y como pagador en dos instituciones. Todas las planillas Seguir elaborando
comprobantes de
ESPECIAL, no se adjuntan la relacion de retenciones se encuentran anexas
periodos de las retenciones.,
de retenciones efectuadas se encuentran anexas y se efectuadas.
egreso
efectuadas
encuentran en carpetas independientes para un buen
registro.
QUIBA ALTA
3,5,2
Revision
comprobantes de
egreso
(documentacion
soportes legales de
proveedores RUT,
RIT, CAMARA DE
COMERCIO
Y
ANTECEDENTES))
Dentro de la revision efectuada al 100% de los
comprobantes de egreso se observa en el 51% que
equivalen a 37 de 72 comprobantes, falta de soportes de
RUT,
RIT,
CAMARA
DE
COMERCIO
Y
ANTECEDENTES.
En algunos casos no se pidio el RIT, basados
en la tabla del Manual de contratacion para
Pedir
el
RIT
refuerza
esa vigencia donde no aplica pedirlos para los
documentacion exigida.
montos en que se contrate por valores
iguales o menores a 5 SMMLV.
3,5,3
Revision
comprobantes de
egreso (soportes de
pago de seguridad
social)
Verificados los comprobantes de egreso al 100%, se
observa en el 37.5% que equivale a 27 de 72 se
evidencio lfalta de soportes de pago de seguridad social
y/o certificacion de pago expedida por el revisor fiscal
para personas juridicas, incumpliendo lo definido en el
inciso 1 del art. 50 ley 789 de 2002 y el inciso del art., 41
de la ley 80 de 1993 y presunta incidencia disciplinaria
contemplada en la ley 734 de 2012 y ley 1474 de 2011
estatuto anticorrupcion.
La revision a los comprobantes de egreso se
La revision a los comprobantes de egreso se realizo
realizo sin la compañia del auxiliar financiero,
sin la compañia del auxiliar financiero, quien actua
quien actua como pagador en dos La falta de documentacion inhabilita
como pagador en dos instituciones, no fue tenida en
instituciones. Por tal razon la documentacion los procesos contractuales.
cuenta despues al anexarla con el informe preliminar
no pudo ser entregada al auditor en su
para cancelar el hallazgo
momento
2015
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
QUIBA ALTA
Mayo
El gas no se necesita en el laboratorio de
fisica. Los elementos fuera del inventario son
del docente que se retiro y no se los llevo. Los
elementos de CISCO no se habian
actualizado en el inventario.
No se tienen actualizado los Se han incorporados elementos pero no se han Actualizar los inventarios individuales, retirar los
El laboratorio de quimica el gas no se instala inventarios individuales y en lugares actualizados en los inventarios. En el momento njo se elementos que no son de los inventarios y organizar Mayo
por seguridad de los estudiantes. y los adecuados.
han organizado las estanterias para algunos elementos. elelemntos en las estanterias respectivas.
elementos fuera del inventario seran
revisados y actualizados.
Los elementos de musica no tienen una
estanteria para su conservacion.
Se tiene el archivo y se dispone de el pero no Se
archiva
correctamente según reglamentacion.
documentacion
incrrectamente
Se conoce pero no se cumple en su totalidad
Se incumple el manual de funciones
el manual.
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
Se han publicado las necesidades a contratar, en la
cartelera de la Institución, pero no se ha dejado Seguir publicadno pero dejar evidencia de la publicacion junio
evidencia.
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
8.CUMPLIMIENTO
DIRECTIVA
003 8,2 Incumplimiento manual de funciones
2013
16
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
la Se archiva cronologicamente pero no señido a las
Actualizar el archivo de acuerdo a las normas
normas
No se tiene claridad en el manual de funciones
8.CUMPLIMIENTO
8,3 No se cuenta con un aplicativo de Radicacion para Se reciben las quejas, se contestan y se Se incumple con un aplicativo de
DIRECTIVA
003
No se tienen seguimiento de las quejas y reclamos
quejas y reclamos
archivan
radicacion de quejas y reclamos
2013
En algunos casos no se pidio el RIT, basados en la
tabla del Manual de contratacion para la vigencia 2014
la donde no aplica pedirlos para los montos en que se
contrate por valores iguales o menores a 5 SMMLV.
Algunos
proveedores
no
actualizaron
dicha
documentacion
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
Se
ha
dejado
evidencia de las
publicaciones y en
el
SECOP
se
Auxiliar Financiero publicaran
las
evidencias
contractuales
realizadas en el año
2015.
Se realizo un control
del
Consejo
Comité de auditoria
Directivo y se delego
creado
por
el
al Rector para que
Consejo Directivo
hiciera
los
Acta 6 de 2015
requerimientos
en
forma escrita.
ESTADO
Se verificó la publicación de todos
los contratos en la página de la
CERRADO
SECOP. CERRADO en acta del 28
de octubre del 2015
El comité de seguimiento de tienda
escolar realiza control del pago
mensual segùn lo pactado en el CERRADO
contrato. CERRADO en acta del 28
de octubre del 2015
Noviembre
Con apoyo de la
contadora se esta
depurando
los
inventarios.
Se
ntregaron las cpas y
Auxiliar de almacen las tablet se estan
entregando aunque
se esta haciedno la
solicitud para los
muebles donde se
guardaran.
Se evidencio que el colegio realizo
el proceso de bajas de elementos
devolutivos, asi mismo tiene un
CERRADO
ocntrol de los elemntos que se
prestan a los docentes. CERRADO
en acta del 28 de octubre del 2015
Julio
Auxiliar de almacen
Se
estan
actualizando
los
inventarios en el
formato oficial.
Revisados los inventarios por
dependencias se observò que estos
se actualizaron, en los cuales no se
CERRADO
encontraron
sobrantes
ni
faltantes.CERRADO en acta del 28
de octubre del 2015
julio
Se
estan
actualizando
los
inventarios
individuales y en el
formato oficial.
Auxiliar de almacen
Se
esta
organizando
los
elementos de la sala
de
musica
en
estanterias.
evisados
los
inventarios
por
dependencias se observò que estos
se actualizaron, en los cuales no se
CERRADO
encontraron sobrantes ni faltantes.
CERRADO en acta del 28 de
octubre del 2015
Revisada la información solcitada
en el seguimiento al plan de
mejoramiento, se evidencia que esta
se
encuentra
debidamente CERRADO
organizada y archivada por vigencia
y tema. CERRADO en acta del 28
de octubre del 2015
Revisado el cumplimiento de las
acciones de mejora suscritas en el
plan de mejoramiento, se retira el CERRADO
hallazgo. CERRADO en acta del 28
de octubre del 2015
El colegio cuenta con una bitacora
para el control de las P,Q,R ; como
control de la respuesta oportuna. CERRADO
CERRADO en acta del 28 de
octubre del 2015
Mayo
Noviembre
Auxilaiares
administrativos
Actualizarse en las normas del manual de funcuiones y
Mayo
cumplirlas
Noviembre
Personal
general
Actualizar un procedimiento para quejas y reclamos
Mayo
Noviembre
Administrativos
5-May-15
6-Oct-15
Auxiliar Financiero
Elaboracion
planillas
retenciones
cada periodo
Auxiliar Financiero
Modificacion
del
manual
de
solicitar
contratacion
en
documentacion
cuanto a lo que
completa de acuerdo
tiene que ver con
al manual.
pedir el RIT para
todos los casos
CERRADO
Auxiliar Financiero
Se esta Solicitando
a los proveedores y
contratistas
las
autoliquidaciones
actualizadas
correspondientes a
los
periodos
a
contratar y por los
valores
que
los
obliga la ley.
CERRADO
las
planillas
de
retenciones
Modificar la tabla de manual de contratacion e incluir
pedir a todos y cada uno de los contratistas que tengan
alguna relacion contractual con el colegio toda la
documentacion como son RIT, RUT, CAMARA DE 5-May-15
COMERCIO Y ANTECEDENTES ACTUALIZADOS,
tanto para el momento de la firma del contrato como
para cuando se realice la orden de pago.
Solicitar a los proveedores y contratistas las
autoliquidaciones actualizadas correspondientes a los
5-May-15
periodos a contratar y por los valores que los obliga la
ley.
6-Oct-15
6-Oct-15
en
de
de
para
CERRADO
solicitar
documentacion
completa de acuerdo
al manual.
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
3,5,4 Verificacion
de comprobantes
de
egreso
(
soportes
de
documentos
proceso de eleccion
de contratistas)
En la verificacion de comprobantes de egreso, se realizo
revision de los 72 comprobantes de egreso que genero el
colegio en la vigencia 2014, de los cuales se describen a
continuacion, donde se evidencio incumplimiento al
reglamento interno de contratacion, por la ausencia de
documentos soportes del proceso de eleccion de los
contratistas como son cuadros comparativos de precios
y cotizaciones de otros proveedores situacion que se
genera debido a que no se completo el proceso de
tesoreria, contratacion, situaciion que no permite darle
cumplimiento a la guia de apoyo presupuestal
contractual para los FSE; al manual para la
administracion de tesoreria FSE y el acuerdo ((2) N0. 01
de mayo de 2011 por medio del cual se adopto el
Reglamento interno de contratacion
12
13
14
CAUSA
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
La revision a los comprobantes de egreso se
realizo sin la compañia del auxiliar financiero,
quien actua como pagador en dos
instituciones. Por tal razon la totalidad de la
documentacion no pudo ser entregada al
auditor en su momento
La revision a los comprobantes de egreso se realizo
sin la compañia del auxiliar financiero, quien actua
como pagador en dos instituciones. Los soportes se
anexaron al dia siguiente y el auditor respondio que se
La falta de documentacion inhabilita
los enviaran con el informe preliminar; al enviarse con
los procesos contractuales.
dicho informe.no fueron tenidos en cuenta para ese
informe. NOTA ACLARATORIA: EL REGLAMENTO DE
CONTRATACION Y MANUAL DE TESORERAIA SE
ADOPTO EN LA FECHA 21 DE MARZO DE 2.014.
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
19
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
Se
siguen
realizando
los
cuadros
comparativos
basados
en
las
cotizaciones
presentadas
y
recibidas
de
acuerdo al manual
de contratacion para
efectos
de
una
selección objetiva
ESTADO
Seguir realizando los cuadros comparativos basados en
las cotizaciones presentadas y recibidas de acuerdo al
5-May-15
manual de contratacion para efectos de una selección
objetiva
6-Oct-15
Auxiliar Financiero
Estar pendiente del momento de iniciar un libro contable
6-May-15
firmar el acta de apertura
6-Oct-15
Ordenador
gasto
del Firma de los libros
Ninguna
contables existentes
Volver a la DIAN para exigir normalizacion de dicho
6-May-15
estado de cuenta.
6-Oct-15
Ordenador
gasto
del
QUIBA ALTA
5.1.2Contrato
Se realizo otro-si al contrato para modificar
En fechas especificas no programadas, los alumnos no Realizar un contrato global de manera que el contratista
Se evidencia una diferencia de $635900 entre el valor del
El ingreso se reduce en el rubro según
tienda
escolar
algunas fechas que perjudican al contratista
asisten al colegio por lo cual se llega a un acuerdo con tenga en cuenta esas fechas para asi poder realizar una 6-May-15
contrato y lo cancelado .
lo proyectado
vigencia 2014
por la inasistencia de los alumnos.
el contratista realizando otro-si.
proyeccion real.
6-Oct-15
Para
esta
Rectora y auxiliar vigencia(2015)
se
ninguna
financiero
realizo un contrato
global.
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
QUIBA ALTA
Realizar un seguimiento junto con el comité de
No se evidencia seguimiento por parte de la supervisión El comité de supervision no cumplio con la La calidad del servicio puede verse La tarea encomendada al comité de supervision no se
supervision de manera periodica y con fechas exactas y 6-May-15
del contrato
tarea encomendada.
afectada.
realizo con la espectativa señalada.
programadas.
6-Oct-15
Rectora,
auxiliar
financiero, comité
de supervision de
tienda escolar.
Se
conforma
el
comité
de
realizar
el
supervision
de
seguimiento en los
tienda escolar para
periodos señalados
darle el seguimiento
correspondiente.
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
QUIBA ALTA
No hay inventario detallado de consumibles lo que
No hay informacion veraz, pór lo cual
genera falta de control y verificación del uso razonable
El sotfware de manejo de inventario se no se puede verificar o comparar el
de estos insumos que además indique que no hay
encontraba en actulizacion
inventario fisico contra el inventario en
detrimento en la compra y asignación de estos
sistema
elementos
06/08/2015
ALMACENISTA
Actualizacion
inventario
comparativo
CERRADO
06/08/2015
ALMACENISTA
COMPLETAR
INVENTARIO PARA
LA VIGENCIA 2015
POR
DEPENDENCIAS
COMPLETAR
INVENTARIO PARA
LA VIGENCIA 2015
POR
DEPENDENCIAS
CERRADO
seguir trabajan acorde alas normas establecidas en la
Resolucion 01 de 2001 de la SDH y acogido mediante
resolución No. 8287 del 25 de octubre de 2001 por la
06/05/2015
SED para el manejo y control de inventarios. Solicitar
asesoria a direccion de dotacioes escolares, respecto al
tema
06/08/2015
Comité
mantenimiento
asesoria
de
la
direccion
de
Y dotaciones escolares
DEL y ajustes acorde a la
indicaciones
dadas
por
direccion
de
dotaciones.
CERRADO
Actualizar sotfware AS INVENTARIOS
06/08/2015
ALMACENISTA,
RECTORIA
Actualizacion
6-Oct-15
Rectoría
Establecer la tabla de
Solicitud al Archivo
retención
de
la
SED
capacitación
institución
y
sobre tablas
de
organización
del
retención
archivo
CERRADO
Establecer el proceso
de
gestión
documental en la IE
en cuanto a recibo de
correspondencia
y
archivo de la misma y
archivo de carpetas
de las dependencias
CERRADO
capacitacion
CERRADO
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
QUIBA ALTA
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
QUIBA ALTA
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
QUIBA ALTA
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
2015
2015
2015
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
QUIBA ALTA
Las actas de apertura de los libros oficiales (Mayor y
4.5 Evaluación de Balance, Libro Diario y auxiliares) no se encuentran
La no firma de las actas de los libros Al momento de recibir la institución como rectora en
Descuido del ordenador del gasto al recibir la
contabilidad
y firmadas por el ordenador del gasto , incumpliendo lo
invalida la información contable de la encargo no se verificaron las actas de apertura de los
documentación y no firmarla
tesoreria
definido en el numeral 7 del Art 6 del decreto 4791 de
institución
libros contables si no solo la información interna
2007
En reiteradas ocaciones la rectora y el auxiliar
4.9Analisis
al
La DIAN no ha normalizado estos dos
Se verefició la presentación y pago de impuestos de
El estado de cuenta presenta financiero se presentaron a la DIAN para normalizar
comportamiento
excedentes, a pesar de que en reiteradas
Retención en la Fuente, se evidencio declaración de
excedente a favor del colegio pero no dichos excedentes y se hablo con diferentes
tributario
de la
ocaciones La rectora, el auxiliar financiero y
retefuente del periodo 11 de 2010, periodo 4 de 2011 y
muestra la realidad. De todas formas funcionarios los cuales según ellos se comprometian a
institución vigencia
en compañía del contador se han acercado a
periodo 6 de 2012 con excedente
el colegio tiene los soportes.
actualizar dicho inconveniente y a la fecha no ha
2014
dichas oficinas.
sucedido nada positivo.
6.1 Inventario
consumibles
de
6.2 Inventarios por
No existen inventarios por dependencia
dependencias
El dia que se realizo la auditoria, se informo al señor
Fedederico Molina que el sotfware AS INVENTARIOS
Actualizar sofware para que se pueda realizar un
se encontraba en actualizacion, y el informe que solicito
06/05/2015
inventario comparativo entre el sistema y el fisico
el auditor fue el de la vigencia 2015 en ningun
momento el 2014 por lo tanto no se verifico.
despues der revisar los inventarios individuales del
2014 y los que se habian entregado hasta el dia de la
auditoria para la vigencia 2015, al auditor el señor
Al no haber reponsables directos de
el Audifor Federico Molina reviso los
Federico Molina, le parecio, ô considero que no le
los bienes devolutivos, se incrementa
inventarios individuales 2014 y los que se
servian, se le informo que estaban elaborados acorde a
el riesgo por perdidas o deterioro por
habian realizado para la vigencia 2015
las normas establecidas en la Resolucion 01 de 2001
mal uso.
de la SDH y acogido mediante resolución No. 8287 del
25 de octubre de 2001 por la SED para el manejo y
control de inventarios.
No se hace entrada a almacen a los materiales que
hacen parte de los contratos de mantenimiento que se
Los contratos de mantenimiento se realizan a todo
6.3
Entrada
a
realizan en la institución en especial tubos fluorescentes
costo, se hace la evaluacion tecnica del area o
almacen de los
y balastros, ya que no se le exige a los contratistas que
dependencia a intervenir y se saca a licitacion una vez
materiales
que
Control de elemetos o materiales
presenten la cuenta por separado de los materiales Son contratos de mantenimiento a todo costo.
adjudicado el contrato se ejecutan los trabajos bajo el
hacen parte de
sobrantes de obra
comprados y mano de obra, por lo que no se puede
control y vigilancia del comite de mantenimiento
contratos
de
determinar si todos los elementos comprados se
quienes dan la aprobacion de recibido a satisfaccion de
mantenimeinto
utilizaron o quedan sobrantes que deben pertenecer a la
acuerdo a lo contratado.
institución
se establecio contacto con el proveedor del sofware AS
INVENTARIOS, en los primeros dias del mes de enero
Se requiere la actualización del As financiero y
de 2015 y se acordo la actulizacion del software, una
6.4 Programa As
Informacion desactualizada en el
capacitación al auxiliar administativo encargado del Inicio de vigencia 2015
vez el sotfware estuviera actualizado acorde con los
financiero
manejo y control de inventarios
almacen
lineamientos dados por la SED para el manejo de
inventarios y supeditados al giro presupuestal 2015
para el respectivo contrato.
seguir trabajan acorde alas normas establecidas en la
Resolucion 01 de 2001 de la SDH y acogido mediante
resolución No. 8287 del 25 de octubre de 2001 por la 06/05/2015
SED para el manejo y control de inventarios. Y con
asesoria de la direccion de dotaciones escolares
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
QUIBA ALTA
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
QUIBA ALTA
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
QUIBA ALTA
7.1
Tabla
retención
documental
6-Sep-15
Rectoría
6-Sep-15
rectoria
de
06/05/2015
La SED no ha dado a los colegios las Puede haber impresición en el archivo Hasta el momen to el archivo se ha manejado de
La institución no tiene implementada la tabla de
Establecer el proceso de gestión documental en la
directrices de retención documental por lo que documental y generar perdida de manera empírica dado la falta de personal de planta y
6-May-15
retención documental
institucón
el archivo institucional se lleva empíricamente algún documento clave de la IE
la falta de directrices de la SED
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
QUIBA ALTA
La institución no tiene un aplicativo de manejo de
correspondencia, esta se registra la que sale y entra de
Su puede extraviar documentación de Hasta el momento el archivo se ha manejado de
7.2 Aplicativo de forma manual, las carpetas en secretaria, rectoría y No existe un modelo de gestión documental
Establecer el proceso de gestión documental en la
la IE, los procesos de búsqueda se manera empírica dado la falta de personal de planta y
5-May-15
correspondencia
pagaduría
no se encuentra foliadas
,
las en la institución
institucón
hacen lento
la falta de directrices de la SED
correspondencia no cuenta con numeración de entrada y
salida
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
QUIBA ALTA
En cuanto a la perdida de elementos los funcionarios
Perdida deliberada de elementos sin Falta mas rigor por parte de algunos funcionarios capacitar a todos los funcionarios en el manejo de los
7.3 Salva guarda administrativos y el personal docente deben fortalecer la cambio de lugar de los elementos sin previa
ninguna responsabilidad, deterioro del respecto al cuidado de los elementos en el manejo de inventarios y las posibles consecuencias legales frente a 1-May-15
de elementos
salvaguarda y el cuidado de los bienes a su cargo en autorizacion.
inventario.
los inventarios.
la perdida de estos elementos.
aras de prevenir posibles perdidas.
de
CERRADO
Se han solicitado los
pedir nuevamente el
estados de cuenta
estado de cuenta
nuevamente
REVISION
ANALISIS
HALLAZGO
entrega
inventarios
indiduales
actualizar
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
de
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
12
14
13
15
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
19
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
QUIBA ALTA
7.4
Manual
funciones
equipo
administrativo
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
QUIBA ALTA
La luz en la vereda no es estable y es
La luz en la vereda es itermiente y tiene picos de
9.7 Mantenimiento En la mayoria de los salones los balstros se encuentran
Malaa iluminación y deterioro en el
intermitenete lo que hace que se quemen
voltaje, por tanto hay una quema continua de balastros Gestionar ante SED y Codensa para arreglo de la red
de las aulas de fundidos y la luz no es la óptima para el desarrollo de la
patrimonio por el cambio continuo de
06/05/2015
continuamente los abalstros y bombillos y
y lámparas, pese al mentenimiento eléctrico ser eléctrica
clase
clase
balastros y lámparas
equipos eléctricos
requiere uin cambio en toda la red eléctrica
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
LA MERCED
GOBIERNO
ESCOLAR
2,5 No se evidencio en las actas del consejo directivo del El Consejo directivo no le hizo seguimiento, ni
No se hizo seguimiento de acuerdo a
2014 seguimiento al contrato de la tienda escolar ni evaluación al contrato de tienda escolar de
Por omision no se constituyo en Comité.
lo estipulado en la norma
evaluacion anual del servicio
acuerdo a la Resolucion.
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
LA MERCED
GOBIERNO
ESCOLAR
Error involuntario por parte de la secretaría al
2,6 Se observo que las actas 02 se elaboró con año de
Descuido en la elaboración de las Por descuido y no leer bien se firmaron actas con Tener mas cuidado en la elaboración y aprobación de Abril 30 de
elaborar las actas y del Consejo Directivo al
oct-15
vigencia 2013 y acta 05 tiene enmendadura en el folio 28
actas,
fechas anteriores
las Actas del Consejo Directivo.
2015
aprobarlas y firmarlas
Consejo Directivo
GOBIERNO
ESCOLAR
2,7 SE observó que enn la vigencia 2014 se constituyo el
comité de mantenimiento, pero el gestor territorial no
estaba haciendo parte de dicho comité, tampoco se El gestor territorial no hizo parte del comité
No se da cumplimiento a la norma
evidenciaron actas de reuniones durante la vigencia no de mantenimiento
se observa participación de los miembros elegidos de
acuerdo al acta Nº 006 de 2014
Se
conformó
el
comité
de
mantenimiento
de
acuerdo al manual
de
uso,
conservación
y
Rectoria y Almacen mantenimiento
de
los colegios de la
SED
con
la
participación
del
gestor
territorial.
Actas 01 y 02 de
2015.
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
28/10/2015
Se
hizo
convocatoria
atraves de la pagina
web del Colegio
www.clegiolamerced
.edu.co
en
dos
oportunidades y solo
se
presento
un
proponente.
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
28/10/2015
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
LA MERCED
CAUSA
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
se evidencio mediante las entrevistas realizadas al
equipo administrativo de planta de la institucion cuentan
de con manual de funciones y procedimientos sin embargo
El equipo administrativo no reaslizo ninguna
del en el desarrollo de la auditoria se observo
entrevista con el auditor para tocar dicho Mal funcionamiento de cada area
desconociemiento del manual del manejo de inventarios
tema.
los cuales no se encuentran debidamente actualizados
asi mismo las funciones del auxiliar financiero inherentes
al desempeño del cargo.
TIEMPO
El equipo administrativo no recibio ninguna entrevista
para tratar dicho tema y cada uno de los funcionarios
posee y conoce el manual de funciones inherentes a su Mantener en cada puesto de trabajo el manual de
1-May-15
cargo.Cada funcionario asistio, y recibio una induccion funciones.
inicial y ademas van a todas las capacitaciones a que
la SED los envia para actualizacion.
15-Dec-15
06/08/2015
Hacerle seguimiento al cumplimiento del contrato de Abril 30 de
oct-15
tienda escolar de la vigencia 2015
2015
El comité se constituyo pero no el gestor territorial no
Crear el comité de acuerdo a la norma 'para el año 2015 Abril 30 de
se presento ni hizo parte de dicho comité y en las
oct-15
y desarrollar las actividades exigidas.
2015
reuniones n asistieron los miembros elegidos
CERRADO
Rectoría
Derecho de petición
a la SED y Codensa
para arreglo de la
Cambio de red, según
red
eléctrica.
respuesta de la SED
Levantamiento
de
y de Codensa
estudio
eléctrico
para
posible
solución
CERRADO
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
LA MERCED
GOBIERNO
ESCOLAR
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
LA MERCED
GOBIERNO
ESCOLAR
2,9 No se evidencia en ninguna de las actas del consejo El Consejo directivo no conformo el grupo
directivo del 2014 la elección del grupo veedor, ni las veedor del contrato de tienda escolar de No se da cumplimiento a la norma
actividades a desarrollar
acuerdo a la Resolucion.
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
LA MERCED
GOBIERNO
ESCOLAR
2,10 En acta 09 del Consejo Directivo se aprobó el acta
Se inumplio con no dejar los soportes
Dejar los soportes y relación de los elementos dados de
de baja de los inventarios 02 de mayo de 2014, la cual No se adjunto el acta ni los elementos dados
Por omiosion no se dejaron soportes de loes elementos
Abril 30 de
que sirven como prueba y garante de
baja que sirven como soporte a las actas del Consejo
oct-15
no se adjunta, ni se relacióna los elementos dados de de baja al acta de Consejo Directivo
dados de baja en las actas del consejo directivo.
2015
la transparencia de los procesos
Directivo.
baja.
Almacenista
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
LA MERCED
EVALUACION
PROCESO
PRESUPUESTAL
3.4.1 No se Adjunta la Relación de retenciones No se adjunto la relación de las retenciones Se incumpplio con no
efectuadas.
efectuadas en el pago de impuestos.
soportes respectivos
Pagaduria
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
LA MERCED
LA MERCED
EVALUACION
PROCESO
PRESUPUESTAL
EVALUACION
PROCESO
PRESUPUESTAL
3.4.2 Falta de soportes del pago de seguridad social
3.4.3 Se incumplio con la ausencia de documentos
soportes como cuadros comparativos, cotizaciones y
facturas sin firmar, falta de documentos de los vehiculos
en los contratos de transporte.
En algunos contratos no se adjuntaron las
respectivas planillas (persona natural) y
No se da cumplimiento a la norma
certificaciones de aportes (persona jurídica)
no se tuvieron en cunta la base del 40%
Por omisión no se adjuntaron los soportes respectivos
Generar la relacion de las retenciones efectuadas en Abril 30 de
oct-15
cada periodo
2015
No se adjunta la respectiva planilla o certificación de Se solicitara a los proveedores la respectiva planilla o Abril 30 de
oct-15
pago a la seguiridad social y aportes parafiscales.
certificacion del pago de aportes para su verificacion
2015
Se se hicieron los respectivos cuadros
En algunos comprobantes se anexaron cotizaciones y
comparativos, se recibieron facturas y No se da cumplimiento a la guia facturas sin firmar, no se hicieron cuadros
contizaciones sin firmar por el proveedor, no presupuestal
comparativos y no se anexaron al respectivo
se anexaron documentación de los vehiculos.
comprobante los documentos de los vehiculos.
Hacer los respectivos cuadros comparativos y exigir las
cotizaciones y facturas firmadas por los proveedores, Abril 30 de
oct-15
Anexar los documentos de los vehiculos para los 2015
contratos de transporte.
Realizar seguimiento
continuo al contrato
de tienda escolar y
dejarlo por acta.
Revisar y aprobar las
actas de Consejo
Directivo con sus
fechas
correspondientes.
Rectoria y Consejo
Directivo
2015
dejar los
ESTADO
Solicitud a cada
funcionario
del
manual de funciones
ninguna
expuesto a la vista
en
cada
dependencia.
El Consejo Directivo en reunón anterior a la selección
del contratista (2014) solicito a cada miembro de que
No se ve una selección objetiva por
se trajeran hojas de vida para seleccionar una de ellas Hacer convocatoria a traves de la pagina del colegio
que no se anexa todo el proceso de
Enero 16 de Febrero 27 de
para contratarlo para que ejecutara la mano de obra de para seleccionar el contratista de la mano de obra de
Rectoria, pagaduria
convocatoria a cada uno de los
2015
2015
trabajos menores continuamente. en reunion del 21 de trabajos menores.
comprobantes de egreso
enero se selecciono por parte del consejo directivo a
una persona de tres que presentaron hojas de vida
Conformar el Comité o grupo veedor y asignarle las
Por omision no se constituyo el grupo veedor ni se le
Abril 30 de
actividades a desarrolla en la supervicion del contrato
Mayo de 2015
asignaron actividades.
2015
para el año 2015
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
Cada funcionario
(Almacenista,
secretaria,
pagador)
2,8 No es idoneo hacer el contrato del todero, debido a
que no se tiene en cuenta por parte del colegio: la
transparencia, selección objetiva, principio de la
necesidad, y armonia en el plan de compras,
lineamientos con el manuan de uso, conservación y
mantenimiento de los colegios de la SED,
2015
El Colegio por su tamaño, antigüedad, por
estar cerca a una via altamente transitada por
vehiculos
pesados
(transmilenio,
tractocamiones) y por la intervención de la
planta fisica por parte de la SED nos obliga a
contratar una persona por casi todo el año
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Rectoria y Consejo
Directivo
Conformar el comité
o grupo veedor del
contrato de tienda
escolar
Dejar la relación de
los elementos dados
de baja, para soporte
de las actas del
Consejo Directivo.
Seguir generando la
Se Anexaron las
relacion
de
respectivas
descuentos
y
relaciones en los
adjuntarla
al
impuestos que se
comprobante
de
han pagado
egreso
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
28/10/2015
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
28/10/2015
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
28/10/2015
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
28/10/2015
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
28/10/2015
Pagaduria
Se solicitaron las
planillas
y
certificaciones para
verificar el pago de
los aportes y se
encuentran
archivados en la
oficina de pagaduria
Seguir solicitando la
respectiva planilla o
certificación del pago
de la seguridad social
y
aportes
parafiscales.
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
28/10/2015
Pagaduria
Se ha exigido la
firma
de
las
cotizaciones
y
facturas por parte de
los proveedores. Se
han hecho cuadros
comparativos.
Seguir exigiendo la
firma en cotizaciones,
facturas por parte de
los
proveedores.
Seguir haciendo los
respectivos cuadros
comparativos. Anexar
los documentos de
los
vehiculos
en
contratos
de
transporte.
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
28/10/2015
11
12
13
14
15
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
LA MERCED
EVALUACION
PROCESO
PRESUPUESTAL
3.4,.4 En los contratos de mantenimiento no se adjunta
No se anexó los reportes de
En el recibido a satisfaccion no se detalla los
relación de los trabajos ejecutados y tampoco se
seguimiento a los contratos ni se Falta de anexar el seguimiento y detallar el recibido a Anexar y detallar los trabajos realizados en los contratos Abril 30 de
trabajos realizados ni se le adjunta el
oct-15
evidencia el seguimiento por parte del funcionario que
detallo la relación de los trabajos satisfaccion en los contratos de mantenimiento.
de mantenimiento.
2015
seguimiento por parte del supervisor.
debe supervisar el cumplimiento de estas tareas.
realizados.
Almacenista
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
LA MERCED
PROCESO
CONTRACTUAL
5,1,1 Se observo que los pagos del canon de
Se encontraron comprobantes de ingreso con
arrendamiento de la tienda escolar no se realizaron en
El colegio no pudo disponer del dinero En reiteradas ocasiones se le solicito verbalmente el Conformar el Comité de Supervision del contrato para el Abril 30 de
fechas posteriores a las pactadas en el
oct-15
las fechas pactadas en el contrato, por otra parte no se
en las fechas pactadas
pago de la obligacion
año 2015
2015
contrato
evidencio el seguimiento de la supervision del contrato
Rectoria y consejo
Directivo
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
LA MERCED
PROCESO
CONTRACTUAL
5.4.2 En el Arqueo de caja menor 2015 se encontro un
Falta de diligenciamiento de los recibos
Falta de diligenciamiento de los recibos provionales y
faltante, a si mismo se encontraron comprobantes de
Incumplimiento de la norma sobre
Elaborar y hacer firmar los recibos provisionales y Abril 30 de
provisionales y la firma de los mismos por
falta de la firma de autorizacion por parte de la
oct-15
caja menor sin la firma de autorización por parte del
manejo de caja menor
hacerlos autorizar por parte de la ordenadora del gasto. 2015
parte de la ordenadora del gasto.
ordenadora del gasto.
ordenador del gasto y vales provisionales sin firma.
Funcionario
Responsable
Caja
Menor
Rectoria
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
LA MERCED
PROCESO
CONTRACTUAL
5.4.3 No se evidencio la existencia de actas de arqueo
No hay control constante en la
Ni la Rectora, Auxiliar financiero ni contador
En ningun momento se realizaron arqueos a la caja Realizar mensualmente arqueos de caja menor por Abril 30 de
de la caja menor por parte del Rector, auxiliar financiero
utilización de los fondos entregados a
oct-15
realizaron arqueos a la caja menor.
menor
parte de la Rectora y auxiliar Financiero.
2015
y/o contador.
caja menor
Rectoria
Pagaduria
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
LA MERCED
PROCESO
CONTRACTUAL
5.4.4 No se evidenciaron libros por rubros de caja Los libros se llevan en excell, pero no se Desorganizados los libros de caja
menor.
imprimieron ni se organizaron .
menor
Funcionario
Responsable
Caja Menor
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
LA MERCED
Por el gran movimiento de los elementos de las aulas
MANEJO
DE 6.2 Se debe reclasificar los elementos que se tienen en
Se llevan inventarios individuales en forma Se genera cierto descontrol en el de
clase
no
se
mantienen
actualizados Se individualizaran los inventarios y se actualizaran Abril 30 de
ALMACEN
E el inventario global a inventarios por dependencias e
oct-15
manual en las aulas de clase.
manejo de los inventarios de las aulas automaticamente, si no manualmente y cada vez que automaticamente
2015
INVENTARIOS
inventarios individuales.
se hace inventario general
Almacenista
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
LA MERCED
CUMPLIMIENTO
8,1 A la fecha de la visita el colegio no tiene
DIRECTIVA
003
Desconocimiento de la directiva
implementada la tabla de retencion documental
DEL 2013
Todas
dependencias
2015
CLAUDIA
ISABEL
LA
FLORESTA GOBIERNO
PERILLA
SUR
ESCOLAR
DAZA/FEDERI
CO MOLINA
2015
2015
CLAUDIA
ISABEL
LA
FLORESTA PROCESO
PERILLA
SUR
PRESUPUESTAL
DAZA/FEDERI
CO MOLINA
CLAUDIA
ISABEL
LA
FLORESTA PROCESO
PERILLA
SUR
CONTABLE
DAZA/FEDERI
CO MOLINA
CAUSA
1,7- AL REVISAR LAS ACTAS DE REUNIÓN DEL
CONSEJO DIRECTIVO, NO SE OBSERVO QUE LA
VIGENCIA 2014, ESTE ORGANO HAYA REALIZADO
SEGUIMIENTO AL CONTRATO DE TIENDA ESCOLAR
NO SE EVIDENCIA SEGUMIENTO
SEGÚN LO ESTIPULADO EN LA RESOLUCIÓN 219 DE
CONTRATO DE LA TIENDA ESCOLAR.
1999 NUMETALES 2 Y 3. ES DE SUMA
IMPORATANCIA QUE SE ADELANTE UN ADECUADO
SEGUIMIENTO Y QUE AL FINAL DEL CONTRATO SE
REALICE LA EVALUACION FINAL
EFECTO
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
TIEMPO
Imprimir los libros general y por rubros y organizarlos Abril 30 de
oct-15
en una carpeta.
2015
No se cumple con los parametros de No se maneja la tabla de retencion documental ya que Solicitar capacitacion y acompañamiento por parte de la Abril 30 de
oct-15
archivo
no se ha implementado la norma
SED para implementar la directiva
2015
AL
INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
(1). PROYECTO No. 2 ESCUELA CIUDAD
ESCUELA- NO SE EJECUTARON LOS
RECURSOS
CORRESPONDIENTES
A
2.8 REVISADO EL RUBRO DE GASTOS DE
$890.000.
(2).
PROYECTO
No.
8
INVERSIÓN SE VERIFICO QUE EN LOS PROYECTOS
FORMACIÓN
TECNICA
NO
SE INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
QUE SE ESTABLECEN A CONTINUACIÓN LA
EJECUTARON RECURSOS POR VALOR DE
EJECUCIÓN FUE 0%:
$1.213.000.(3). PROYECTO No. 11 OTROS
PROYECTOS
NO
SE
EJECUTARON
RECURSOS POR VALOR DE $7.814.571.
3.8 AL REVISAR LAS ACTAS DE
DIRECITVO
NO
SE
EVINDENCIA
CONTADORA HAYA PRESENTADO LOS
CONTABLES AL CONSEJO DIRECTIVO
ESTABLECE EL DECRETO 4391 DE 2008.
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
CONSEJO
QUE
LA NO SE EVINDENCIA QUE LA CONTADORA
INFORMES HAYA PRESENTADO LOS INFORMES INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
COMO LO CONTABLES AL CONSEJO DIRECTIVO
PARA EL AÑO 2015 SE CONFORMARA EL COMITÉ
SE ALCANZO A CONFORMAR EL COMITÉ, PERO NO DE SEGUIMIENTO AL CONTRATO DE TIENDA
SE LEVANTARON LAS ACTAS RESPECTIVAS DEL ESCOLAR Y SE LEVANTARAN LAS ACTAS 29/05/15
SEGUIMIENTO AL CONTRATO.
CORRESPONDIENTES.
(MINIMO
UNA
POR
SEMESTRE)
(1).ESTOS RECURSOS SE VIENEN ADICIONANDO
YA QUE SON DE DESTINACIÓN ESPECIFICA, LA
SECRETARIA DE EDUCACIÓN YA NO TIENE ESTE
PROYECTO Y NO NOS HA AUTORIZADO PODER
DESTINARLOS PARA OTRO PROYECTO. (2) ES UN
RECURSO ASIGNADO EN EL AÑO 2011 POR PLAN
INSTITUCIONALDE MEJORAMIENTO ANUAL (PIMA
RESOLUCION 743 DE MARZO 9 DE 2011. (3) SON
RECURSOS
CON DESTINACION ESPECIFICA
PROYECTO PIECC Y PIMA 2013
(1).REMITIR OFICIO A LA SECRETARIA DE
EDUCACIÓN SOLICITANDO AUTORIZACIÓN PARA
SALIDA PEDAGOGICA (2.) SE SOLICITARA POR
ESCRITO A LA DIRECCIÓN DE EVALUACION DE LA
SECRETARIA DE EDUCACIÓN AUTORIZACIÓN PARA
ANEXAR ESTE RECURSO AL PROYECTO DE
01/06/2015
INVERSIÓN DEL AÑO 2015 TITULADO "LA LECTURA
01/06/2015
Y LA ESCRITURA EN LENGUA MATERNA Y
EXTRANJERA ME PERMITEN CONOCER EL
MUNDO"(3)L
ESTOS
RECURSOS
FUERON
EJECUTADOS EN LOS MESES DE FEBRERO A
MAYO Y RECURSOS PIMA 2013 SE EJECTARON EN
EL MES DE MAYO
LA SECRETARIA DE ACTAS DE CONSEJO
DIRECTIVO NO DEJO EL REGISTRO RESPECTIVO PARA EL AÑO 2015 DEJAR REGISTRADO EN LAS
EN EL ACTA DEL INFORME PERO EFECTIVAMENTE ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO LOS INFORMES 01/06/15
LA CONTADORA PRESENTO LOS INFORMES CONTABLES PRESENTADOS PORLA CONTADORA.
CONTABLES.
04/12/15
04/12/2015
04/12/2015
04/12/15
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
Seguir anexando y
Se han anexado y
se
realizó
verificación
de
detallando
los
detallado los rabajos
cumplimiento de la acción de
trabajos
realizados
CERRADO
realizados
en
mejoramiento, según acta de fecha
por los contratistas de
mantenimiento.
28/10/2015
mantenimiento.
Se diligiencian los
respectivos recibos
provisionales
o
de
definitivos
y
se
y
hacen autorizar por
parte de la señora
Rectora.
Conformar el Comité
de Supervision del
contrato para el año
2015
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
28/10/2015
Seguir diligenciando
los recibos y hacerlos
firmar y autorizar por
parte de la señora
Rectora.
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
28/10/2015
Realizar
Se ha realizado un
períodicamente
arqueo
de
caja
arqueos
de
caja
menor
menor.
Se
imprime
los
libros general y por
rubro al momento Seguir imprimiento y
de de
solicitar
el organizando los libros
reembolso
y
se de caja menor.
organiza en una
carpeta.
Seguir
Ya
se
han
individualizando
y
individualizado
y
actualizando
los
actualizado en un
inventarios de las
50% los inventarios.
aulas
y
Solicitar capacitacion
y
acompañamiento
por parte de la SED
para implementar la
directiva
las
CONFORMACIÓN
DEL COMITÉ DE
CONSEJO
ACTAS
SEGUIMIENTO AL
DIRECTIVO
SEGUIMIENTO
CONTRATO
DE
TIENDA ESCOLAR.
DE
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
28/10/2015
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
28/10/2015
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
28/10/2015
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
28/10/2015
CERRADO
RECTOR
(1)SOLICITUD POR
ESCRITO A LA
SECRETARIA
DE
EDUCACIÓN
AUTORIZANDO LA
ASIGNACION
DE
ESTE
RECURSO
PARA UNA SALIDA
PEDAGOGICA. (2)
OFICIO
A
LA
DIRECCIÓN
DE
EVALUACION DE
LA
SECRETARIA
DE
EDUCACIÓN
SOLICTANDO
VIABILIZACION
PARA EJECUCION
DE
RECURSOS
(3) SE REALIZO LA
EJECUCION
DE
RECURSOS
PRIMER
SEMESTRE
DE
2015.
(1.) OFICIO DE LA
SECRETARIA
DE
EDUCACIÓN
AUTORIZANDO UNA
SALIDA
PEDAGOGICA Y A
PROBACIÓN
POR
EL
CONSEJO
DIRECTIVO.
(2) OFICIO DE LA
DIRECCIÓN
DE
EVALUACIÓN
AUTORIZANDO
ANEXAR
EL
RECURSO
AL
PROYECTO
Y A
PROBACIÓN
POR
EL
CONSEJO
DIRECTIVO. (3) SE
REALIZO
LA
EJECUCION
DE
RECURSOS
PRIMER SEMESTRE
DE 2015
CERRADO
RECTOR
INFORMAR A LA
SECRETARIA
DE
ACTAS
DEL
CONSEJO
DIRECTIVO SOBRE
ESTE
HALLAZGOPARA
QUE
EN
LO
SICESIVO
SE
REGISTRE
ESTE
PUNTO EN LAS
PROXIMAS ACTAS
DEL
CONSEJO
DIRECTIVO
DEL
2015
REGISTRAR
EN
ACTAS
DE
CONSEJO
DIRECTIVO FECHAS
DE PRESENTACION
Y PUBLICACION DE
INFORME
CONTABLE.
CERRADO
11
12
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
2015
CLAUDIA
ISABEL
LA
FLORESTA PROCESO
PERILLA
SUR
CONTRACTUAL
DAZA/FEDERI
CO MOLINA
2015
ANTONIO
JAIME CAMPO
NARIÑO
2015
JAIME CAMPO
2015
ANTONIO
JAIME CAMPO
NARIÑO
no presentacion de
No hay evidencia en las actas de la presentacion del
los
estados
falta de acuiciocidad
Estados Financieros
contables al CD
2015
ANTONIO
JAIME CAMPO
NARIÑO
Faltan actas de
reuniones
del
comité
de no hay actas de reuniones del comité
mantenimiento
escolar
INSTITUCION
EDUCATIVA
ANTONIO
NARIÑO
ANTONIO
NARIÑO
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
4.2 EN ELCONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE LA
TIENDA ESCOLAR NO SE EVIDENCIO SOPORTE
DOCUMENTAL QUE PERMITIERA ESTABLECER LA
CONFORMACIÓN DE UN GRUPO DE SUPERVISIÓN
AL CONTRATO DE ARENDAMIENTO DE LA TIENDA
ESCOLAR INCUMPLIENDOLO ESTABLECIDO EN EL
Art 10 DE LA RESOLUCIÓN 234 DE 2011.
CAUSA
14
13
EFECTO
NO
SE
EVIDENCIO
SOPORTE
DOCUMENTAL
QUE
PERMITIERA
ESTABLECER LA CONFORMACIÓN DE UN
INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
GRUPO DE SUPERVISIÓN AL CONTRATO
DE ARENDAMIENTO DE LA TIENDA
ESCOLAR
no aprobacion de
tramites garantias
y constancias para no evidencia del tramite / formato
contratacion hasta
20 smmlv 2014
2015
JAIME CAMPO
2015
ANTONIO
JAIME CAMPO
NARIÑO
2015
ANTONIO
JAIME CAMPO
NARIÑO
Mapa de Riesgos
2015
ANTONIO
JAIME CAMPO
NARIÑO
falta
relacionar
acuerdos
de
adicion
y/o
no evidencia de los acuerdos financieros
traslados
presupuestal
en
actas de CD
se hicieron verbales y no escritas
se hicieron verbales y no escritas
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
no hay evidencia escrita de las actas
el cual no esta
fueron de forma oral y no escrita
RECTOR
06/04/5015
30/03/2016
Miembros
de
Consejo Directivo
apartir de la fecha elaborar actas escritas de dichas
06/04/5015
reuniones
30/03/2016
comité
mantenimiento
rector
aplicación del formato según la norma
art
5
fueron de forma oral y no escrita
apartir de la fecha elaborar actas escritas de dichas
06/04/5015
reuniones
falta de acuiciocidad
proxima reunion del CD aprobacion del cuadro de
trámite de garantias y constancias ´para contratación 06/04/5015
hasta 20 smmlv
Falta de acuiciocidad
incumplimiento numeral
decreto 4791/2008
falta de acuiciocidad
no cumplimiento con resolucion 2352 fueron mencionados en las actas pero sin detalles a partir de la fecha plasmar en las actas de CD dichos
06/04/5015
de 2013
especfificos
acuerdos para su proceso delegalizacion
falta de acuiciosidad
incongruencia
riesgo y causa
falta de acuiciocidad
realizar ajustes perinentes con asesoria de la oficina
06/04/5015
asesora de planeacion
algunos documentos no se encuentran debidamente
gestion documental
falta de acuiciocidad
foliados los archivos en las diferentes dependencias
se incumple con lo normado en la ley
falta de acuciocidad
594 de 2000 sobre gestion documental
a partir de la fecha 6/04/2015 realizar la foliacion de los
06/04/5015
documentos faltantes en las diferentes dependencias
2015
ANTONIO
JAIME CAMPO
NARIÑO
firmas docentes en
firma de 3 docentes en las actas
actas de CD
deben firmar solo 2 docentes
incumplimiento articulo 21 resolucion el colegio cuenta con 3 jornadas
1860 del 94
participacion a un docente por jornada
2015
ANTONIO
JAIME CAMPO
NARIÑO
presentacion
flujo de caja
del
no se presento el flujo de caja ajustado
se venia presentando mensualmente
ajustes respectivos
2015
JAIME CAMPO
ANTONIO
NARIÑO
manual
tesoreria
de
no se adopto el manual de tesoreria
falta de acuiciocidad
incongruencia entre riesgos y causas asociadas
entre
6
indicadores,
sin incumplimiento de lo normado en la
se realizaba mensual y sin ajustes
resolucion 2352 de 2013
incumplimiento de lo normado en la
desconocimiento de la norma
resolucion 2352 de 2013
y se le da
INSTALACIÓN
COMITÉ
SUPERVISÓN
CONTRATO,
ACTAS
INSTALACIÓN
04/12/15
incumpli imiento de lo normado en legalizado y aprobado por firma de los miembros de A partir de lafecha y en las reuniones ordinarias y
numeral
4 articulo
5 decreto CD en los estados contables directamente y no extraordinarias de C.D., informar y plasmarl en las 06/04/5015
4791/2008
relacionados en acta de CD
respectivas actas.
no hay evidencia escrita de las actas
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
SE CONFORMO EL GRUPO DE SUPERVISION AL
INSTALAR EL COMITÉ DE SUPERVISÓN AL
CONTRATO DE ARRENDAMIENTO A LA TIENADA
CONTRATO DE TIENDA ESCOLAR Y LEVANTAR LAS 29/05/15
ESCOLAR PERO NO SE DEJARON LAS EVIDENCIAS
ACTAS RESPECTIVAS AL SEGUIMIENTO.
PERTIENENTES.
Aprobacion
del
reglamento interno No aprobacion del reglamento interno de CD por la no desconocimiento del formato de acuerdo de incumplimiento al literal P del articulo se realiza un reglamento interno
de funcionamiento elaboracion del acuerdo para tal fin
funcionamiento de CD
23 decreto 1860 del 94
relacionado como acuerdo de CD,
de CD
Faltan actas de
reuniones
del
comité
de no hay actas de reuniones del comité
mantenimiento
escolar
15
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
a partir de lafecha solo firmaran dos docentes
06/04/5015
30/03/2016
miembros CD
30/03/2016
comité
mantenimiento
rector
DE
ACTAS
AL
SEGUIMIENTO
CONTRATO.
DE
NINGUNA
de
/
de
/
30/03/2016
miembros CD
30/03/2016
rector y secretaria
de CD
30/03/2016
rector
y
prof
Johanna Santana
30/03/2016
funcionarios
administrativos
30/03/2016
miembros de CD
presentar al CD ajustado y cada tres meses a partir de
06/04/5015
la fecha
30/03/2016
aux financiero y
ordenador de gasto
adoptar el manual de tesoreria a partir de la fecha
30/03/2016
aux fiananciero
06/04/5015
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
DE
AL
ESTADO
CERRADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 28 de octubre de 2015.
ABIERTO
ABIERTO
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 28 de octubre de 2015.
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 12 de febrero de 2015.
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 28 de octubre de 2015.
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 28 de octubre de 2015.
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 28 de octubre de 2015.
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 28 de octubre de 2015.
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 28 de octubre de 2015.
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 28 de octubre de 2015.
ABIERTO
ABIERTO
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
12
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
ANTONIO
NARIÑO
arqueo
de
chequeras,
caja
no se realiza
fuerte
y
correspondientes
elaboracion de acta
respectva
dichos
CAUSA
arqueos
ni
sus
actas
14
13
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
falta de acuiciocidad
incumplimiento de lo normado en la se realizaba revision pero no en la periodicidad
aplicación de la norma a partir de la fecha
resolucion 2352 de 2013 item 3 y 15
correspondiente y actas
No hay contrato escrito
incumplimiento
1999
2015
JAIME CAMPO
2015
ANTONIO
JAIME CAMPO
NARIÑO
Contrato
arrendamiento
espacio
fotocopiadora
minipapelería
2015
ANTONIO
JAIME CAMPO
NARIÑO
Cobro de pliegos de
condiciones para la Se evidencian cobros de seis (6) pliegos de $5.000 c/u $30.000.oo en total que ingresaron al Fondo
Infracción a la ley 1474 de 2012
adjudicación de la por los pliegos de condiciones
de Servicios Educativos por ese concepto.
Tienda Escolar
2015
ANTONIO
JAIME CAMPO
NARIÑO
No se elabora ni se publica la relación mensual de
Proceso contractual
No hay evidencia de dicha publicación
contratos
2015
2015
2015
2015
2015
JAIME CAMPO
JAIME CAMPO
JAIME CAMPO
JAIME CAMPO
JAIME CAMPO
ANTONIO
NARIÑO
ANTONIO
NARIÑO
ANTONIO
NARIÑO
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
06/04/5015
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
30/03/2016
aux fiananciero
Arqueos
correspondientes a
NINGUNA
partir del 6 de
Abril/2015
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 28 de octubre de 2015.
30/03/2016
Ordenador
del Firma de contrato 6
NINGUNA
gasto y contratista de Abril de 2015
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 28 de octubre de 2015.
30/03/2016
Ordenador
del
gasto y Consejo
Directivo
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 28 de octubre de 2015.
30/03/2016
Rector Ordenador
del gasto
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 28 de octubre de 2015.
de
de No existe contrato firmado
y
resolución
219
Se firmó un contrato escrito a partir del 6 de Abril de los
de Había contrato verbal con control y seguimiento en un
corrientes con vigencia hasta el 30 de noviembre de 06/04/5015
cuaderno
2015.
Ley antitrámite de 2014, Ley antitrámite.
A partir del 2015 no se volverá a cobrar ningún valor por
06/04/5015
dichos pliegos, se enviarán por medio electrónico
No se cumple con lo normado en el Todos los miembros de la comunidad saben que
Se publicarán todos los contratos que se lleven a cabo
numeral 3 del artículo 19 del Dto pueden tener acceso a todos los contratos en
06/04/5015
en la página web y en sitio visible del colegio.
4791/2008
Pagaduría.
Contratacion
Contrato de impresión de Manuales de Convivencia con No se solicitó inicialmente a través de la Incumplimiento de lo normado en el
falta de acuiciocidad
un tercero
Imprenta Distrital
Dto reglamentario 058/2008.
A partir del 6/04/2015 se solicitará por escrito a la
Imprenta Distrital la impresi{on del Manual de 06/04/5015
Convivencia
Contratacion
Contratación con un tercero para la celebración de la
No se gestionó inicialmente ante el DILE, la Incumplimiento con lo normado en la
Ceremonía de Grados de las tres jornadas para el año
falta de acuiciocidad
consecución del sitio para la Ceremonia
resolución 2352 de 2013.
2014
A partir del 6/04/2015 se gestionará ante el DILE la
consecución del sitio para la Ceremonia de Graduación 06/04/5015
de las tres jornadas año 2015
Contratacion
Incumplimiento del inciso 2do. Y el Se presumió equivocadamente que la certificación de A partir del 6/04/2015 en adelante se exigirá
Falta de algunos soportes del pago a la Seguridad Social Hubo confusión en pago de seguridad social y
parágrafo primero del artículo 41 de afiliación al Sistema de Salud reemplazaba el soporte taxativamente los soportes reglamentarios en todos los 06/04/5015
en persona natural y jurídica
constancia de afiliación a salud
Ley 80
del pago a la Seguridad Social, en algunos casos.
casos.
ANTONIO
NARIÑO
manual
tesoreria
de
ANTONIO
NARIÑO
arqueo
de
chequeras,
caja
no se realiza
fuerte
y
correspondientes
elaboracion de acta
respectva
no se adopto el manual de tesoreria
dichos
arqueos
2015
JAIME CAMPO
ANTONIO
NARIÑO
Proceso contractual
2015
JAIME CAMPO
ANTONIO
NARIÑO
Faltan actas de
reuniones
del
comité
de no hay actas de reuniones del comité
mantenimiento
escolar
falta de acuiciocidad
ni
sus
actas
falta de acuiciocidad
No se elabora ni se publica la relación mensual de
No hay evidencia de dicha publicación
contratos
se hicieron verbales y no escritas
incumplimiento de lo normado en la
desconocimiento de la norma
resolucion 2352 de 2013
adoptar el manual de tesoreria a partir de la fecha
incumplimiento de lo normado en la se realizaba revision pero no en la periodicidad
aplicación de la norma a partir de la fecha
resolucion 2352 de 2013 item 3 y 15
correspondiente y actas
06/04/5015
06/04/5015
30/03/2016
30/03/2016
30/03/2016
30/03/2016
30/03/2016
Rector Ordenador
del gasto, Pagador
Rector Ordenador
del gasto, Pagador
ABIERTO
ABIERTO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 28 de octubre de 2015.
NINGUNA
aux fiananciero
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 28 de octubre de 2015.
aux fiananciero
Arqueos
correspondientes a
NINGUNA
partir del 6 de
Abril/2015
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 28 de octubre de 2015.
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 28 de octubre de 2015.
Rector Ordenador
del gasto, Pagador
30/03/2016
Rector Ordenador
del gasto
apartir de la fecha elaborar actas escritas de dichas
06/04/5015
reuniones
30/03/2016
comité
mantenimiento
rector
fueron de forma oral y no escrita
El 8/04/2015 se
envio a la Imprenta
Distrital
una
solicitud para la
impresión de los
Manuales
de
Convivencia
del
plantel.
El 10 de Abril de
2015
se
envio
solicitud por escrito
a la Dirección Local
para
buscar
su
colaboración en la
consecución de un NINGUNA
auditorio para la
Ceremonía
de
Grado
de
Promoción 2015 de
los
alumnos
Graduandos
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 28 de octubre de 2015.
No se cumple con lo normado en el Todos los miembros de la comunidad saben que
Se publicarán todos los contratos que se lleven a cabo
numeral 3 del artículo 19 del Dto pueden tener acceso a todos los contratos en
06/04/5015
en la página web y en sitio visible del colegio.
4791/2008
Pagaduría.
no hay evidencia escrita de las actas
ESTADO
de
/
ABIERTO
ABIERTO
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
2015
ANTONIO
JAIME CAMPO
NARIÑO
2015
ANTONIO
JAIME CAMPO
NARIÑO
2015
JAIME CAMPO
2015
2015
2015
ANTONIO
NARIÑO
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CAUSA
13
EFECTO
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
Contratacion
Contratación con un tercero para la celebración de la
No se gestionó inicialmente ante el DILE, la Incumplimiento con lo normado en la
Ceremonía de Grados de las tres jornadas para el año
falta de acuiciocidad
consecución del sitio para la Ceremonia
resolución 2352 de 2013.
2014
A partir del 6/04/2015 se gestionará ante el DILE la
consecución del sitio para la Ceremonia de Graduación 06/04/5015
de las tres jornadas año 2015
Contratacion
Incumplimiento del inciso 2do. Y el Se presumió equivocadamente que la certificación de A partir del 6/04/2015 en adelante se exigirá
Falta de algunos soportes del pago a la Seguridad Social Hubo confusión en pago de seguridad social y
parágrafo primero del artículo 41 de afiliación al Sistema de Salud reemplazaba el soporte taxativamente los soportes reglamentarios en todos los 06/04/5015
en persona natural y jurídica
constancia de afiliación a salud
Ley 80
del pago a la Seguridad Social, en algunos casos.
casos.
Inventarios
ante
Desactualizacion de los invntarios
Direccion
de Diferencia de $181,625,000 entre contabilidad de la Falta de actualizacion de las bases de datos
Se encuentran en depuracion por parte de los
entre la institucion y la DDE de la
A partir de la fecha actualizar los inventarios
Dotaciones
institucion y el aplicativo de la DDE
de contabilidad e inventarios
funcionarios (contador y almacenista)
SED
Escolares (DDE)
RODRIGO
JAIME CAMPO ARENAS
BETANCOURT
1.2. En el informe de los segundos evaluadores de la
oficina de control interno de la SED , enviado mediante
radicado 2014 - 6973 del dia 6 de Febrero de 2014 se
reporta el hallazgo 4.3.2.2. relacionado con el uso que
el colegio le ha dado al aplicativo AS FINANCIERO
versión 5,0 , aplicativo de inventarios, en el sentido de
que este no está prestando el servicio que el Almacén
del Colegio necesita. En la Auditoria realizada para al
avigencia 2014, una vez entrevistada la almacenista
señora Claudia Peñuela , y revisada las planillas de
1.
EVALUACION
inventarios , se evidencia que de nuevo se configura el
AL
PLAN
DE
hallazgo establecido en la auditoria de las vigencias
MEJORAMIENTO
2011-2012-2013 pues argumenta la señora que es muy ADMINISTRATIVA
AUDITORIA
dificíl utilizar el aplicativo AS FINANCIERO y que no se
VIGENCIA
211.
le ha capacitado, por lo cual elabora las planillas de
2012, 2013
inventarios, en Excel.
Además se constató que la
acción correctiva propuesta en el plan de mejoramiento
enviado a la oficina de control interno, no se ha
cumplido. La rectora del colegio incumple lo establecido
en el Manual de procesos y procedimientos del control
interno en el área almacén y contratación , por lo cual
incumple el numeral 1 del articulo 34 de la ley 734 de
2003, relacionados con los deberes del funcionario
público. Se configura un hallazgo administrativo con
incidencia disciplinaria,
RODRIGO
JAIME CAMPO ARENAS
BETANCOURT
2.3. Al revisar el acta 04 del 07 de Abril de 2014, del
Consejo Directivo se evidenciaron la instalación y
2,
EVALUACION
posesión del nuevo Consejo Directivo mediante acta N°
DEL
GOBIERNO
ADMINISTRATIVA
004 de 2014, pero no se evidenció la elección de los
ESCOLAR
docentes ni de los padres de familias como
representates a este órgano colegial
RODRIGO
JAIME CAMPO ARENAS
BETANCOURT
2.5. Analizando las actas de reunión del Consejo
Directivo no aparece ninguna evidencia que dé cuenta de
la presentación por parte del Rector (a) de los estados
contables, estableciéndose el incumplimiento por parte
2,
EVALUACION del Consejo Directivo de lo normado en el numeral 4) del
DEL
GOBIERNO Articulo 5 deñ Decreto reglamentario 4791 de 2008 . Es ADMINISTRATIVA
ESCOLAR
importante dar a conocer los estados contables dado
que se debe dar cuenta del manejo que se da a los
recursos de los FSE en los colegios distritales . Se
establece un hallazgo administrativo ( folios 16 al 47
carpeta de evidencias).
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
06/04/5015
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
30/03/2016
El 10 de Abril de
2015
se
envio
solicitud por escrito
a la Dirección Local
para
buscar
su
colaboración en la
Rector Ordenador
consecución de un NINGUNA
del gasto, Pagador
auditorio para la
Ceremonía
de
Grado
de
Promoción 2015 de
los
alumnos
Graduandos
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 28 de octubre de 2015.
30/03/2016
Rector Ordenador
del gasto, Pagador
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 28 de octubre de 2015.
30/03/2016
almacenista
AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN
.2. El programa de inventarios AS FINANCIERO es
una herramienta para agilizar los procesos de almacén,
la almacenista está cumpliendo con el numeral 1 del
Art 34 de la Ley 734 de 2003 -2002, ya que efectúa sus
deberes como funcionario público al tener su trabajo al
día por cuanto está realizando el control del inventario
en planillas en EXCEL, se aclara que el AS
FINANCIERO le ayuda en otros procesos diferentes a
estas planillas.
AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN
El acta que ustedes denominan 04 del 7 de abril de
2014 y la siguiente del 8 de abril de 2014 (relacionadas
por quien las diligenció como No. 001 y 002), 1, Dejar claramente registrado en las Actas del Consejo
MAYO 22 DE DICIEMBRE 31 Rectora,
documentos que refiere los auditores son anteriores a Directivo la elección de los docentes y padres de
2015
DE 2015
Directivo
mi designación como ordenadora del gasto, por lo tanto familias como representantes a este órgano colegiado.
las falencias encontradas no corresponden a mi gestión
y ninguna de las dos está firmada por mí.
AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN
El Contador fue contratado en el mes de Junio de
2014, ya que la rectora fue nombrado a mediados del
mes de Mayo con la Resolución Nº 868 del 13 de mayo
de 2014, en consecuencia antes de esta fecha no hay
evidencia de presentación de los estados contables al
Consejo Directivo. Se presentaron dos informes, el
primero fue presentado el 23 de julio de 2014, Acta de
reunión 005, punto 4 de la agenda y el segundo al
Cierre de Diciembre de 2014 el día 29 de Enero de
2015 (en trámite de firmas). La actividad se realizó con
la frecuencia de ley, aunque no haya quedado
debidamente registrado en el acta referida.
NINGUNA
ABIERTO
1, Solicitar la capacitación a los proveedores del
programa para mejorar el uso del mismo por parte de la
MAYO 22 DE DICIEMBRE 31
Almacenista
.
ALMACENISTA
2015
DE 2015
2, Utilizar el aplicativo AS FINANCIERO para registrar
los inventarios de la institución
Consejo
1, Seguir cumpliendo con el numeral 4 del Articulo 5 del
Decreto reglamentario 4791 de 2008, referente a la
presentacion de los estados financieros en forma
CONSEJO
trimestral
al
Consejo
Directivo MAYO 22 DE DICIEMBRE 31
DIRECTIVO,
2. Verificar que en el acta quede registrado 2015
DE 2015
CONTADOR
efectivamente, por parte de quien la realice, que se
presentaron y explicaron los estados financieros al
Consejo Directivo de la institución.
ESTE AÑO SE HAN
PRESENTADO LOS
INFORMES
CORRESPONDIEN
TES Y SE ESTÁ
VERIFICANDO QUE
QUEDEN
REGISTRADOS
DEBIDAMENTE EN
EL ACTA.
ABIERTO
1,
Solicitar
capacitación a la
Almacenista en el
funcionamiento
del
Aplicativo
As
Financiero
2, Utilizar el aplicativo
AS
FINANCIERO
para el registro del
inventario de los FSE
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 27 de octubre de 2015.
1, Dejar claramente
registrado
en
las
Actas del Consejo
Directivo la elección
de los docentes y
padres de familias
como representates a
este órgano colegial
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 27 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
Seguir
presentando
institución con la acción correctiva
trimestralmente
al
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
Consejo Directivo los
mejoramiento, por lo anterior se
Estados financieros
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 27 de octubre de 2015.
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
RODRIGO
JAIME CAMPO ARENAS
BETANCOURT
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CAUSA
5, ALMACEN
INVENTARIOS
5.1. Revisada la información de almacén , se evidenció
que el formato utilizado para la entrada y salidas del
almacén no es el modelo aprobado por la Secretaría de
Educación , estos son elaborados por la almacenista,
E estos se encuentran firmados por la rectora, almacenista
ADMINISTRATIVA
y funcionarios , algunos elementos no contienen el
Código de Catálogos de la Resolución 2039 de 2008/
expedida por la Secretaría de Hacienda Distrital. Se
configura un hallazgo administrativo. ( Folios 323 al 369
de carpeta de evidencias).
5, ALMACEN
INVENTARIOS
5.2 Según acta del día 19 de Febrero de 2015 en donde
se da certeza de la verificación física de inventario en la
sala de informática del Colegio, se encontró que no
aparece el equipo portátil registrado en la Planilla de
Inventarios con serial 4M85NP1 el cual fue enviado
mediante acta de entrega del día 18-11-2011 por el
Fondo de Desarrollo Local de Fontibón. De la pérdida del
equipo portátil se dio reporte mediante denuncia a las
autoridades competentes y a la DILE de Fontibón con
radicado I-2012-003939 del día 26 de Enero de 2012 a
la direccion de dotaciones . Si bien es cierto que la
almacenista ha reportado la perdidad de los
computadores a la SED, y que esta devolvió dos
E
computadores, no se encontró documento que dé cuenta ADMINISTRATIVA
de la devolucón y de que estos equipos fueron
ingresados en el inventario. Dado que la almacenista
expresa que los computradores no hansido incluidos en
el inventario del Colegio porque no sabe cómo
registrarlos si en el inventario del Fondo o en el de la
SED y que no hay soporte de recuperación de los
computadores extraviados, se evidencia un presunto
detrimento patrimonial por incumplimiento de la
Resolución 001 de 2001 de Secretaria de Hacienda y un
incumplimiento a los deberes del funcionario Público
consagrados en el artículo 34 de la Ley 734 de 2002
Código único Disciplinario. Se establece un hallazgo
administrativo con presunta incidencia disciplinaria.
5.3 Se evidencia a su vez que los bienes adquiridos por
el Colegio a través del Fondo de Servicios Educativos no
se encuentra plaquetizados como la rectora lo expresa
E
en el plan de mejoramiento, es decir esta situación ADMINISTRATIVA
continua pendiente de acción correctiva . Se configura un
hallazgo administrativo. ( Folios 278 al 369 de carpeta
de evidencias)
2015
RODRIGO
JAIME CAMPO ARENAS
BETANCOURT
2015
RODRIGO
JAIME CAMPO ARENAS
BETANCOURT
5, ALMACEN
INVENTARIOS
RODRIGO
JAIME CAMPO ARENAS
BETANCOURT
7.3 revisado el comprobante de egreso número 38 del 5
de Diciembre de 2014 se evidencia la ejecución de
recursos por el rubro Derechos de Gardo por concepto
7, PROCESO DE de reconocimiento de bachilleres 2014; este gasto se
ADMINISTRATIVA
CONTRATACION debió realizar por el proyecto de Formación de Valores
incumpliendo lo establecido en la resolución 2352 de
2013, Guía Financiera para los FSE. hallazgo
administrativos. (Folio 577 y 578, carpeta de evidencias)
RODRIGO
JAIME CAMPO ARENAS
BETANCOURT
7.4 Al revisar la contratación del colegio, se evidenció
que no se elabora y publica la relación mensual de
contratos, el señor rector debe garantizar la publicación
mensualmente en lugar visible y de fácil acceso la
relación de los contratos celebrados durante el preíodo
7, PROCESO DE
transcurrido de la vigencia, en la que por lo menos se ADMINISTRATIVA
CONTRATACION
indique el nombre del contratista, objeto, valor, plazo y
estado de ejecución del contrato, se incumple con lo
normado en el numeral 3 del artículo 19 del decreto 4791
de 2008 sobre Rendición de Cuentas y Publicidad.
Hallazgo administrativo.
2015
2015
13
14
15
16
TIEMPO
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
ESTADO
AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN
Se revisó el formato de entradas y salidas del almacén
y actualmente se está utilizando el aprobado por la
Secretaria de Educación, como también el formato de
la SED para los inventarios individuales. Anexo acta
realizada con la profesional asesora de Dotaciones
Escolares. En concepto de Dotaciones Escolares en el
año 2014 y 2014 el formato en el cual se están
registrando los inventarios es el que ellos conocen, por
lo tanto es un documento legalmente aceptado por la
SED que se encuentra en ISOLUCION y fue remitido
por la contratista de la DDE, Paola Ariza, a la señora
almacenista a través de correo electrónico, lo cual se
corrobora en el acta de marzo de este año. Se anexan
dos (2) actas de reunión celebrada el 30 de septiembre
de 2014, con la presencia de la Almacenista CLAUDIA
PEÑUELA, Profesional Contratista DDE PAOLA ARIZA
y Rectora FARIDE FLÓREZ y la última del día 8 de
abril de 2015 en la cual se refiere que los inventarios
individuales se encuentran diligenciados en el formato
de la SED, así como que no se presentan
irregularidades en el manejo de los inventarios globales
del colegio.
1. Elevar consulta por escrito a la Subsecretaría de
Gestión Institucional para que nos certifiquen el formato
legalmente autorizado por la entidad para entradas y
salidas de Almacén.
2. Solicitar
acompañamiento permanente de la Dirección de
Dotaciones Escolares en el tema de inventarios y
MAYO 22 DE DICIEMBRE 31
manejo
correspondiente.
ALMACENISTA
2015
DE 2015
3. Para la entrada y salida de elementos del almacén
utilizar el modelo aprobado por la Secretaría de
Educación.
4. Colocar a cada elemento el Código, de acuerdo al
Catálogo de la Resolución 2039 de 2008/ expedida por
la Secretaría de Hacienda Distrital.
1. Para la entrada y
salida de elementos
del almacén utilizar
el modelo aprobado
por la Secretaría de
Educación.
2, Colocar a cada
elemento el Código,
de
acuerdo
al
Catálogo
de
la
Resolución 2039 de
2008/ expedida por la
Secretaría
de
Hacienda Distrital.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 27 de octubre de 2015.
AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN
La pérdida del elemento (computador) equipo portátil
con serial 4M85NP1 fue en el año 2012, vigencia en la
cual no era yo la rectora de la institución; existen los
soportes y evidencias del reporte de este hurto ante los
entes competentes en su momento. La almacenista
CLAUDIA PEÑUELA manifiesta que ha reportado e
informado como consta en documentación que se
anexa 20 folios, incluido oficio dirigido a Control
Interno, radicado E-2014-203638, la reposición
realizada por la compañía de seguridad de dos (2)
portátiles marca DELL fue presuntamente recibida por
la anterior rectora MERCEDES SUÁREZ OSORIO, la
almacenista recibió los portátiles y papeles de
liquidación del siniestro del Secretario de Rectoría de
esa época JOHNATHAN HEMELBERG. Actualmente
estos dos portátiles de reposición están identificados
con seriales HG1XJW1 y 8NDLHW1, físicamente
ubicados en la sala de informática del 2 piso,
registrados en inventario individual de aula a cargo de
los
docentes
SANDRA
MONTAÑO
(J.M)
y
ALEXANDER CAÑÓN (J.T). En relación con el registro
de estos elementos en el inventario institucional de la
SED, manifiesta la Sra. CLAUDIA PEÑUELA
(Almacenista) que elevó consulta sobre ello a
Dotaciones Escolares para formalizar el inventario y
recibe respuesta S-2015-30486, fechada el 27 de
febrero de 2015, de la Dra. CLAUDIA MARCELA
CHAVEZ SANMIGUEL en la cual la DDE expresa lo
siguiente:
1. Formalizar la reposición de los dos equipos portátiles
en el inventario de los FSE a través del Consejo
Directivo.
.2, Asesorar a la Almacenista en el registro de MAYO 22 DE DICIEMBRE 31
ALMACENISTA
elementos
al
inventario. 2015
DE 2015
3, Solicitar apoyo de la Dirección de Dotaciones
Escolares a los procesos institucuionales de inventarios
de FSE
1.
Formalizar
el
ingreso a los FSE de
los
dos
equipos
entregados
en
reposición ante el
Consejo Directivo de
la
institución
2 Asesorar a la
Almacenista en el
registro de elementos
al
inventario.
3.
Formalizar
la
solicitud de apoyo a
la
Dirección
de
Dotaciones Escolares
para
registro
de
bienes del FSE.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 11 de julio de 2016.
AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN
En los compromisos del Comité de Sostenibilidad
Financiera celebrado el año pasado quedó establecida
esta tarea. Se ratifica esta tarea con Dotaciones
Escolares y se establece un plan para la plaquetización
de los elementos del inventario.
1, Plaquetizar los bienes adquiridos por el Colegio a
través del Fondo de Servicios Educativos
2.
MAYO 22 DE DICIEMBRE 31
Continuar realizando los comités de sostenibilidad para
ALMACENISTA
2015
DE 2015
hacer seguimiento al cumplimiento de tareas por parte
de los responsables de las dependencias.
1, Plaquetizar
los
bienes adquiridos por
el Colegio a través
del
Fondo
de
Servicios Educativos
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 27 de octubre de 2015.
AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN
Con relación al Comprobante de Egreso Nº 38 de 5
Diciembre 2014 el reconocimiento a los bachilleres del
2014 se emitió por el Rubro Derechos de Grado ya que
AUXILIAR
es para la actividad de Graduación y nada tiene que ver 1, Registrar los gastos de reconocimientos de MAYO 22 DE DICIEMBRE 31
FINANCIERO
con el proyecto de Formación de Valores, considero bachilleres por el proyecto de Formación de Valores
2015
DE 2015
RECTORA
que no existe una norma legal que taxativamente exija
que los gastos de reconocimiento de bachilleres sean
un proyecto
Y
1,
Registrar
los
gastos
de
reconocimientos
de
bachilleres por
el
proyecto
de
Formación de Valores
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 11 de julio de 2016.
AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN
Reitero la dificultad para que el anterior Auxiliar
Financiero HAROLD AFANADOR MONTAÑEZ realizara
sus funciones a cabalidad, conociendo como decía la
1, Elaborar y publicar mensualmente la relación de
legislación tributaria y jurídica, máxime cuando su
AUXILIAR
contratos en lugar visible y de fácil acceso, en la que MAYO 22 DE DICIEMBRE 31
permanencia era de lunes a viernes en la institución. En
FINANCIERO
por lo menos se indique el nombre del contratista, 2015
DE 2015
este momento la Auxiliar Financiera, a pesar de asistir
RECTORA
objeto, valor, plazo y estado de ejecución del contrato.
tan solo dos días a la semana, cumple las funciones en
su jornada laboral y está al tanto de los procesos de su
dependencia con responsabilidad y compromiso.
Actualmente
se
elabora y publica
mensualmente
la
relación
de
contratos en lugar
visible y de fácil
Y
NINGUNA
acceso , en la que
se indica el nombre
del
contratista,
objeto, valor, plazo y
estado de ejecución
del contrato.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 27 de octubre de 2015.
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
13
CAUSA
EFECTO
7.5 Revisado el comprobante de egreso número 16 del
1 de octubre de 2014 se evidenció que el comprobante
7, PROCESO DE
de egreso, el acta de inicio y el contrato número 05 del 1 ADMINISTRATIVA
CONTRATACION
de septiembre de 2014, no se encuentran firmados.
(Folios 196 al 199, carpeta de evidencias) .
14
15
16
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Efectivamente la constancia de recibido del
Comprobante de Egreso Nº 05 de 1 Septiembre de
2014 no se encuentra firmado por el contratista el señor
William Gómez, se aclara este fue firmado
posteriormente a la visita de los Auditores en razón a
que se debía hacer efectiva la póliza reposición de
vidrios que paga la SED para cubrir los daños a la
infraestructura en este caso de rotura de vidrios y para
corroborar por parte de la Rectora que el proveedor si
recibió el cheque del pago por los trabajos efectuados,
se anexa copia del correo de trámite del cobro de la
póliza. Este proceso corresponde a la responsabilidad
del Auxiliar Financiero HAROLD AFANADOR,
desconozco por qué no hizo firmar al contratista al
entregar el cheque. Folios 207-208
1. El (la) Auxiliar Financiero (a) debe garantizar que el
contratista y/o proveedor firme todos los documentos
soportes, entre ellos el Comprobante de Egreso, a la
entrega del cheque.
2. No se realizará
la entrega de cheques por parte de la entidad a los
proveedores y/o contratistas si no se encuentran
debidamente firmados los documentos soporte y el
AUXILIAR
Comprobante de Egreso respectivo.
3. MAYO 22 DE DICIEMBRE 31
FINANCIERO
Seguir contando con el acompañamiento de la 2015
DE 2015
RECTORA
profesional de apoyo a los FSE para que revise los
procesos finacieros y presupuestales de la institución.
4. El Contador debe realizar las funciones propias de su
contratación, asesorando e informando (la) Ordenadora
del Gasto cualquier novedad que observe y no
corresponda a lo normado, para que éste(a) tome las
decisiones del caso.
2015
RODRIGO
JAIME CAMPO ARENAS
BETANCOURT
2015
1,1 Revisadas las se evidenció incumplimiento por parte del rector en el
No se conformó un grupo distinto del Consejo
JAIME CAMPO SAN FRANCISCO actas del Consejo rtículo 10 de la resolución 234 de 2010 al no conformar
No cumplimiento de la norma.
Directivo
Directivo
el grupo de spervisión de la tiemda escolar
2015
1,2 Revisadas las
actas de reunión
del conejo directivo
JAIME CAMPO SAN FRANCISCO se evidenció no
adopción
de la
resolución 2280 de
2008
2015
El decreto 4791 de
2008 reglamentario
de la ley 80 de
con el fin de gaantizar los principios de moralidad, No se tenía evidencia de la convocatoria y del
Siu se realizó la reunión de rendición de cuentas pero Tomar las evidencias de la rendición de cuentas del año
JAIME CAMPO SAN FRANCISCO 1993 establece la
Pareciera que no se hubiera realizado.
MAYO
imparcialidad, publicidad y transparencia.
acta de reunión.
no se tomóo evidencia de su realización.
lectivo vigente.
rendición
de
cuentas
y
publicidad
2015
4,1 Revisado el
proceso
de
tesorería
se
evidenció
la
presentación
del
flujo de caja inicial
mensualizado por
parte del rector al
Consejo Directivo.
Cumpliendo con lo
normado
en la
Resolución 2352 de
2013,
ítems
3.
JAIME CAMPO SAN FRANCISCO “PROGRAMACION
PRESUPUESTAL”.
Es
el
proceso
mediante el cual se
establecen
los
lineamientos,
instrumentos
y
procedimientos
para la elaboración,
presentación
estudio
y
aprobación
del
presupuesto
del
colegio.
Flujo de Caja programado para el mes por flujo de caja
de pagos ejecutados y los ingresos recibidos es decir,
los giros efectivamente realizados y los giros
efectivamente recibidos una vez ajustado el flujo de caja No
presentación
debe presentarse mínimo cada tres meses por parte del requerimiento
rector al Consejo Directivo, para su seguimiento,
procedimiento que no se está cumpliendo por lo anterior
se clasifica como hallazgo administrativo.
2015
4,2 Revisada la
información
de
tesorería
se
evidencio que la
institución
constituyo una caja
JAIME CAMPO SAN FRANCISCO
menor
mediante
Resolución
Rectoral N° 09 del
09 de marzo de
2015
para
la
vigencia 2015, d
el manejo de la caja menor se evidencio lo siguiente….
Facturas sin nombre de la institución, gastos por el rubro
de trasporte sin soportes de la planilla de los recorridos
efectuados por los funcionarios en las diligencias Desconbocimiento de la norma
institucionales, trasporte a reunión de rectores, compra
de borradores y tajalápiz pruebas del ICFES. Por lo
anterior se Clasifican este hallazgo de tipo administrativo
AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN
para divulgar, implementar y ejecutar los planes de
mantenimiento escolar. Se realizaron reuniones pero no
No hacer las actas de las reuniones
quedan evidencias en actas del Comité de
Mantenimiento
periodica
No cumplimiento de la norma.
de
este
incumplimiento a la normatividad
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
Se pensó que el mismo consejo directivo podría ser el Nombrar el equipo veedor de la tienda escolar para la
junio
veedor.
vigencia 2015
Ya se ofreció la explicación que por descuido no se Realizar dos reuiones del Comité de Mantenimiento del
junio
realizaron las actas.
año 2015 y levantar las actas de la vigencia.
solo se presento al inicio y fin de año este sin tener presentarlo como mínimo trimestralmente al Consejo
junio
claridad que era trimestral
Directivo para su aprobación
Poco control del recurso de caja
Tener en cuenta la normatividad y las recoemtndaciones
Nunca habia sido responsable de la caja menor de una
menor, por falta de registros dçen
para el control y registro de los recursos de la caja junio
institución educativa.
planilla del recorrido del transporte.
menor.
noviembre
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
1. Se firman los
comprobantes
de
egreso
y
sus
soportes
por
el
proveedor
y/o
contratista antes de
la
entrega
del
cheque.
2.
Siempre
se
solicitan
las
Y evidencias
del NINGUNA
trabajo realizado o
la
entrada
a
almacén
para
proceder a la firma
de
los
cheques
correspondientes a
la prestación de
servicios
y/o
suministro
de
elementos.
Rector/ CESAR A.
LOPEZ MALAGON
noviembre
CESAR ALBERTO
LOPEZ MALAGON
NOVIEMBRE
CESAR
ALBERTTO
LOPEZS
MALAGON
noviembre
CESAR ALBERTO
LOPEZ MALAGON
Y
FREDDY
JERSSON LOPEZ
CELY
noviembre
AIFA MUÑOZ Y
ELVIRA
BELLO
RINCON
ESTADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 27 de octubre de 2015.
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 4 de noviembre de 2015.
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 19 de febrero de 2016.
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 4 de noviembre de 2015.
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 4 de noviembre de 2015.
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 4 de noviembre de 2015.
11
12
13
14
15
16
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
2015
se evidencio servicio de internet con la Empresa de
Teléfono de Bogotá, no se cumple con la circular del 25
de enero de 2012 sobre prohibición de servicios de
Internet, en los Decretos por los cuales se liquida el
5,1 Revisados el presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de gastos e
100%
de
los inversión de Bogotá Distrito Capital, se establece que el
JAIME CAMPO SAN FRANCISCO
comprobantes de rubro de servicios públicos es únicamente para sufragar
egreso
los servicios facturados de energía eléctrica, acueducto,
alcantarillado, aseo, gas y telefonía fija de los inmuebles
e instalaciones en las cuales funcionan las entidades de
la Administración distrital, siendo así, no es posible
pagar los servicios de internet
Incumplimiento a la normatividad
presentar de manera inmediata a la Empresa de
Telefonos de Bogota la cancelación del servicio de junio
Internet
2015
se evidenció contratación con un tercero para la
realización de la ceremonia de grados de los alumnos de
la institución promoción 2014, incumpliendo con lo
normado en la Resolución 2352 de 2013, los colegios
5,2 Revisados el
que no cuenten con aula múltiple, teatro o lugar de
100%
de
los
Incumplimiento con lo reglamentado en la
JAIME CAMPO SAN FRANCISCO
ceremonias, coordinaran con el respectivo director local
Incumplimiento a la normatividad
comprobantes de
resolición 2352 /13
de educación, el lugar de la ceremonia de graduación, si
egreso
al gestionar ante el director local , el mismo no se logre o
no sea posible , el rector – ordenador del gasto puede
con los recursos aprobados para el rubro Derechos de
Grado, alquilar lugar de a ceremonia.
a partir de la presente vigencia se solicitara a la
No se tenia claro el procedimiento a aplicar para este
Dirección Local el espacio para poder desarrollar esta junio
tipo de contratación
actividad
2015
5,3 Revisados el
100%
de
los se evidenció falta de soporte del pago a la seguridad
JAIME CAMPO SAN FRANCISCO
comprobantes de social en persona natural y jurídica.
egreso
En el momento de recibir la pagaduria (julio) los
anexar todos los soportes de habilitacion jurica a cada
soportes se encontraban en un kardes de proveedores y
junio
contrato
no anexos a cada comprobantes
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
CAUSA
EFECTO
Faltantes en los documentos soportes a los
Incumplimiento a la normatividad
comprobantes de egreso
2015
5,4 Revisados el contrato por el suministro de toner y tintas para
100%
de
los impresoras. Inconsistencia en la contratación al evaluar
JAIME CAMPO SAN FRANCISCO
Incumplimiento de la normatividad interna
comprobantes de las ofertas el mismo rector, no presentándose
egreso
trasparencia en la evaluación
2015
5,5 Revisados el egreso se evidenció incentivos educativos para alumnos
100%
de
los grado 11 de la vigencia 2014, de acuerdo a la
JAIME CAMPO SAN FRANCISCO
Incumplimiento a la normatividad
comprobantes de Resolución Rectoral N° 12 de 08 de septiembre de 2014.
egreso
Además Incentivos para la semana cultural.
2015
se evidenció gasto por el proyecto N° 10
Investigación y Estudios para una salida pedagógica al
desierto de la Tatacoa, (Proyecto de astronomía), para
5,6 Revisados el 17 personas, contrato celebrado con una persona natural
100%
de
los que no presentó copia de la Resolución que expide el
JAIME CAMPO SAN FRANCISCO
Incumplimiento a la normatividad
comprobantes de Ministerio de Trasporte para prestar el servicio de
egreso
trasporte escolar, estas salidas deben ser aprobadas por
la Dirección de Preescolar y Basica Primaria de la
Secretaria de Educación bajo el rubro de Escuela Ciudad
Escuela.
2015
5,7 Revisados el evidencio que la entrada de almacén N° 38 del 01
100%
de
los de octubre de 2014 por valor de $2.796.940, no coincide
JAIME CAMPO SAN FRANCISCO
faltan soportes en los comprobantes
comprobantes de con el valor del contrato $3.638.690, además faltan
egreso
entrada a almacen del comprobante 122.
2015
se evidenció utilización indebida de rubro, el gasto debió
5,8 Revisados el
realizarse por rubros establecidos en la resolución 2352
100%
de
los
JAIME CAMPO SAN FRANCISCO
de 2013, entre ellos por otros materiales y suministros y Gasto en rubro indebido
comprobantes de
no por el Poruecto N° 6, otros por derecho de grado y no
egreso
por Proyecto N° 8.
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
cuando la contrtación lo requiera evaluación para
falta de garantias al proceso de No fue posible realizar reuniones periodicas durante
adjudicar un contrato se citara el comité de compras junio
contratación
esa vigencia con e comité de compras
para definir el proceso
incumplimiento a la normatividad
se ejecuto como proyecto de inversión aprobado para aplicar la normatividad correspondiente y no desarrollar
junio
esa vigencia
este tipo de actividades
incumplimiento a la normatividad
Toda salida pedagógica estará dentro del plan anual de
se ejecuto como proyecto de inversión aprobado para
salidas pedagogicas y se aplicara toda la normatividad junio
esa vigencia
correspondiente
noviembe
CESAR ALBERTO
LOPEZ MALAGON
noviembe
CESAR ALBERTO
LOPEZ MALAGON
Y
FREDDY
JERSSON LOPEZ
CELY
noviembe
FREDDY
JERSSON LOPEZ
CELY
noviembre
CESAR ALBERTO
LOPEZ
MALAGON,
FREDDY
JERSSON LOPEZ
CELY,
DIANA
POSADA
Y
PERSONA
QUE
AYUDA
AL
PROCESO
noviembre
CESAR ALBERTO
LOPEZ MALAGON
Y
FREDDY
JERSSON LOPEZ
CELY
noviembre
CESAR ALBERTO
LOPEZ MALAGON
Y
FREDDY
JERSSON LOPEZ
CELY
FREDDY
JERSSON LOPEZ
CELY Y DIANA
POSADA
incumplimiento a la normatividad
incumplimiento con resolucion 2352
no corresponden a la proclamacion de bachilleres si no
incluirlos dentro del rublo de derechos de grado
a ceremonia de certificaciones de grado noveno
2015
5,9 Revisados el
se evidenció gasto de 147 sombrillas y 30 balones para
100%
de
los
JAIME CAMPO SAN FRANCISCO
el dia de la familia, premiaciones y menciones Incumplimiento a la normatividad
comprobantes de
especiales grados 2014 por los 25 años del colegio.
egreso
incumplimiento a la normatividad
lograr entender que a los docentes encargados que este
no ejecutar este tipo de actividades
tipo de actividades no se pueden realizar
2015
6,1 Revisado el
JAIME CAMPO SAN FRANCISCO diligenciamiento del se evidencio que no se utilizan los códigos de Catálogos Incumplimiento a la normatividad
formato de entrada
el colegio cuenta con un programa de inventarios
INVESTA, se le informo al proovedor del programa
incumpliendo la resolución 2039 de
actualizar los codigos cubs con el programa y la
para que lo arregle, de igual los codigos cubs en la
junio
2008
resolucion para que aparezcan los codigos de catalogos
resolucio 2039 no se encuentran todos los codigos cubs
que se manejan en el programa.
junio
junio
noviembre
CESAR ALBERTO
LOPEZ MALAGON
Y
FREDDY
JERSSON LOPEZ
CELY
noviembre
CESAR ALBERTO
LOPEZ MALAGON
Y
FREDDY
JERSSON LOPEZ
CELY
agosto
DIANA POSADA
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 4 de noviembre de 2015.
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 4 de noviembre de 2015.
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 4 de noviembre de 2015.
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 4 de noviembre de 2015.
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 4 de noviembre de 2015.
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 4 de noviembre de 2015.
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 19 de febrero de 2016.
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 4 de noviembre de 2015.
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 4 de noviembre de 2015.
actualizacion en el
programa de los
codigos de catalogo NINGUNA
de la resolucion
2039
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 19 de febrero de 2016.
11
12
13
14
15
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
2015
6,2 Revisada la se evidenció que se lleva a cabo el control de los bienes
JAIME CAMPO SAN FRANCISCO información
del de consumo controlado … pero el kardex se encuentra Incumplimiento a la normatividad
almacen
desactualizado.
a la fecha de la visita el programa de inventarios
incumplimiento a la resolución 8287
investa no se habia actualizado 2015 con las actualizar el kardex con las existencias a la fecha
de 2001.
existencias en el almacen
2015
6,3 Se realiza visita Aula de informática, aula de bilinqguismo, aula de
JAIME CAMPO SAN FRANCISCO a las siguientes informática, laboratorio de química y se recomienda no actualizar los inventarios
dependencias
actualizar los inventarios personales.
incumplimiento de la norma
2015
6,4 Visitadas las como evidencia que los inventarios por dependencia no
JAIME CAMPO SAN FRANCISCO sedes B y C se se encuentran actualizados, ni se pudo inspeccionar las no actualizar los inventarios por dependencia
encuentra
aulas ni los responsables de la custodia de los bienes.
2015
JAIME CAMPO SAN FRANCISCO
2015
7,1 Fue solicitado
Descuido en el manejo de las claves del
JAIME CAMPO SAN FRANCISCO al rector soporte del que no se pudo imprmir por falta de la clave de Isolución
Incumplimiento a la normatividad
programam isolucion
mapa de reisgos
2015
JAIME CAMPO SAN FRANCISCO
2015
2015
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
CAUSA
EFECTO
6,5 Los inventarios
reportados por el
Colegio
a
la representan una diferencia de $ 105.702.607 entre la No
actualización
de
Dirección
de contabilidad y lo reportado a DDE.
cumplimiento de funciones.
Dotaciones
Escolares
8,2 No se tiene
conocimiento de la
directiva 003 de
2013,
inventarios
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
agosto
DIANA POSADA
A la fecha no se habia actualizado en el programa de Verificar el inventario individual por docentes y areas
junio
inventarios.
para ingresarlo al programa de investa
agosto
DIANA POSADA
actualizacion en el
NINGUNA
programa
incumplieiento a las funciones y la a la fecha de la visita la señora leonor rojas apoyo de Verificar el inventario individual por docentes y areas
junio
normatividad.
inventario de sedes no tenia organizado su archivo,
para ingresarlo al programa de investa
agosto
actualizacion en el
programa
de
DIANA POSADA Y
inventarios
NINGUNA
LEONOR ROJAS
individuales
por
area y docente
ni Diferencia en los valores de los Desde el 2014 se le pidio informacion a la Señora Actualizar las bajas de los elementos entregados a
junio
inventarios.
Nohora Villarreal y no pudo ser posible
S.E.D. año 2014
agosto
actualizacion
de
DIANA POSADA Y documentos
de
JOSE
bajas para informar
DOMINGUEZ
y
sanear
la
contabilidad
noviembre
CESAR LOPEZ
NOVIEMBRE
MARCELA/ AIFA /
ELVIRA /FREDDY/
DIANA
Realizar el Mapa de riesgos correspondiente a la
junio
vigencia 2014 y 2015
No se pudo imprimir por falta de clave
Hasta el momento
prcedimiento.
se
esta
implementando
el Aplicar las recomendaciones de la directiva 003 del
JUNIO
2013 para la organización de la Gestión Documental.
JORGE ELIECER EVALUACION
GAITAN
PRESUPUESTAL
VANESSA
CASTILLA
JORGE ELIECER EVALUACION
GAITAN
PRESUPUESTAL
3,8,3 VERIFICADOS LOS COMPROBANTES DE
EGRESO AL 100% SE OBSERVO QUE 38,37%
EQUIVALENTE AL 66 DE 172 COMPROBANTES DE
EGRESO NO CUENTAN CON SOPORTES DE PAGO
DE SEGURIDAD SOCIAL Y/O CERTIFICACION DE
PAGO EXPEDIDA POR REVISOR FISCAL PARA
Falla en el proceso
PERSONAS
JURIDICAS
INCUMPLIENDO
LO
documentación.
DEFINIDO EN EL INCISO 1 DEL ARTICULO 50 DE LAY
789 DE 2002 Y EL INCISO 1 DEL ARTICULO 41 DE LA
LEY 80 DE 1993, Y PRESUNTA INCIDENCIA
DISCIPLINARIA CONTEMPLADA EN LA LEY 734 DEL
2012 Y LA LEY 74 DEL 20111 ESTAUTO
ANTICORRUPCION.
VANESSA
CASTILLA
4.4.SE REALIZO ANALISIS AL COMPORTAMIENTO
TRIBUTARIO DURANTE LA VIGENCIA 2014,SE
VERIFICO LA PRESENTACION Y PAGO DEL
IMPUESTO DE RETENCION EN LA FUENTE.SE
REALIZO CONSULTA DE ESTADO DE CUENTA EN LA
PAGINA
DE LA DIAN Y SE EVIDENCIO
EVALUACION
DECLARACION DE RETENCION EN LA FUENTE DEL
Se solicito a la Direccion de Impuestos y Aduanas
JORGE ELIECER
No se realizaron los pagos fiscales Cobro de obligaciones fiscales con la
CONTABILIDAD Y PERIODO 4 DE 2010 POR $4000 CON EXCEDENTE Y
Nacionales el estado de cuenta con el fin de aclarar la
GAITAN
correspondientes a las declaraciones
DIAN.
TESORERIA
DECLARACION DE RETENCION EN LA FUENTE DEL
diferencia presentada.
PERIODO 5 DE 2010 POR $ 4000 ,POR LO ANTERIOR
LA INSTITUCION DEBE SOLICITAR ESTADO DE
CUENTA EN LA DIAN .POR LO ANTERIOR SE
CONSTITUYE UN HALLAZGO ADMINISTRATIVO QUE
DEBERA QUEDAR INCLUIDO EN EL PLAN DE
MEJORAMIENTO DEL COLEGIO
de
exigencia
exigencia
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
junio
por lo tanto se encuentra incumplimiento de algunas
funciones y no se lleva la tabla documental de los Desconocimiento de la norma directiva 003 de
Desorden documental
archivos donde se tenga radicado el historial de los 2008
soportes documentales de la institución.
de
19
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
actualizacion
kardex
3,8,2 DENTRO DE LA REVISION EFECTUADA AL
100% DE LOS COMPROBANTES DE EGRESO SE
OBSERVA QUE EL 3,48% QUE EQUIVALEN A 6 DE
172 COMPROBANTES NO PRESENTAN SOPORTES
DE RUT,RIT Y/O ANEXAN CAMARA DE COMERCIO
VENCIDA, LO ANTERIOR ES UN INCUMPLIMIENTO A
LO
NORMADO
EN LA GUIA DE APOYO
PRESUPUESTAL Y CONTRACTUAL PARA LOS
FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS, CAPITULO 2 . Falla en el proceso
PAGO DE COMPROMISOS , ASI COMO LOS documentación.
ESTATLECIDOS EN LE ARTICULO 4 DEL ACUERDO
005 DE 2014. ES DE SUMA IMPORTANCIA QUE LA
INSTITUCION DE ESTRICTO CUMPLIMIENTO A LOS
LINEAMIENTOS Y DIRECTRICES QUE ESTABLECE
EN SU REGLAENTO INTERNO EN ARAS DE QUE SE
CUMPLAN LOS TRAMITES CON LAS GARANTIAS Y
DOCUMENTOS EXIGIDOS PARA UNA SELECCION
OBJETIVA Y TRANSPARENTE.
VANESSA
CASTILLA
16
TIEMPO
En aras del cumplimiento de la ley antitramites Ley
1474 de 2011, ley 965 de 2005 y de uso ambiental Ley
99 de 1993; a la consulta de los requisitos de los En la vigencia 2015, se tuvieron en cuenta estos
de No tener actualizada la información de
JULIO
proveedores se observo en sus páginas web con el fin aspectos y se encuentran adjuntos estos soportes a los
los proveedores.
2015
de optimizar los recursos de la institución se acepta la comprobantes
observación de la visita y se adjuntará en cada
comprobante de egreso la documentación solicitada.
Para revisar la contratación y en cumplimiento a la Ley
anti tramites los aportes de seguridad social como de
personas naturales y jurídicas se realizaban mediante En la vigencia 2015, se tuvieron en cuenta estos
de Genera inconsistencia en cuanto la
JULIO
el aplicativo de FOSYGA, entidad que determina aspectos y se encuentran adjuntos estos soportes a los
transparencia en la contratación.
2015
mediante la web la situación en cuanto a estos aportes, comprobantes
se tiene en cuenta la observación y será incluido en el
Plan de Mejoramiento.
Ya se recibio respuesta de la DIAN declarando prescrita
la accion de cobro de las obligaciones fiscales por JULIO
RETENCION DEL AÑO 2010 PERIODO 4 POR $4.000, 2015
Con el numero de acto 20151005001741
de
NINGUNA
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 19 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 19 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 19 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 11 de julio de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 19 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 11 de julio de 2016.
ESTADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
DE DICIEMBRE DE
AAFF
2015
Se
han
venido
adelantando
jornadas
de
actualizacion
de
documentacion por
NINGUNA
parte
de
los
proveedores
y
ajustes
a
los
procesos internos a
que hubiere lugar.
CERRADO
DE DICIEMBRE DE
AAFF
2015
Se
han
venido
adelantando
jornadas
de
actalizacion
de
documentacion,
ajustes
a
los NINGUNA
procesos internos a
que hubiere lugar.
Solicitud
de
documentos
requeridos en físico.
CERRADO
RIGOBERTO
DE DICIEMBRE DE
MIRANDA
2015
BOLAÑOS
SOLICITUD
DE
ESTADO
DE
NINGUNA
CUENTA ANTE LA
DIAN.
CERRADO
11
AÑO
AUDITO
RIA
13
14
15
16
INSTITUCION
EDUCATIVA
2015
VANESSA
CASTILLA
5.2.1.REVISADO EL PAGO MENSUAL DEL CANON DE
ARRENDAMIENTO SE OBSERVO QUE NO SE DIO
CABAL CUMPLIMIENTO A LO ESTIPULADO EN LA
CLAUSULA 2 DEL PRESENTE CONTRATO EL VALOR
DEL
PRESENTE
CONTRATO
ASCIENDE
A
($12.772.000) DOCE MILLONES SETECIENTOS
SETENTA
Y
DOS
MIL
PESOS
QUE
EL
ARRENDANTARIO PAGARA ANTICIPADO DURANTE
LOS PRIMEROS 5 DIAS DE CADA MES LA SUMA DE
($1.236.000).UN MILLON DOSCIENTOS TREINTA Y
SEIS MIL PESOS M/CTE)SEGUN PARRAFO PRIMERO
PROCESO
No se esta haciendo seguimiento al contrato de la
JORGE ELIECER
DE LA CLAUSULA SEGUNDA LOS DIAS DE NO Falta de seguimiento al contrato de la tienda Afectación negativa del estado de
Para la vigencia 2015, se tuvo en cuenta en todos sus JULIO
CONTRATUACTUA
tienda escoalr de acuerdo a lo establecido en el mismo
GAITAN
ASISTENCIA DE LOS ALUMNOS DE LOS CURSOS escolar,
tesoreria de la institución.
aspectos
2015
L
.
,NO LABORADOS POR LA ACTIVIDAD O JORNADAS
PROPIAS
DE
LA
INSTITUCION
SERAN
DESCONTADOS DEL VALOR MENSUAL DE CANON
AREENDAMIENTO
LOS
CUALES
SERAN
JUSTIFICADOS Y COMUNICADOS POR ESCRITO AL
ARRENDATARIO POR LA RECTOR ORDENADORA
DEL GASTO DEL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO ,Y
EL REGISTRO DE ESTOS DEBE SER LLEVADO A UN
LIBRO ESPECIAL EN CUAL EN CADA SUCESO DEBE
SER FIRMADO POR LA RECTORA Y EL
ARRENDANTARIO .
2015
VANESSA
CASTILLA
EVALUACION
JORGE ELIECER
PROCESO
GAITAN
PRESUPUESTAL
Se subio a la pagina de contrataciona al vista el
proyecto (SALA DE BILINGUISMO) y al no haber
oferentes , se determino dejar para la vigencia 2015
esta contratacion. En cuanto al proyecto (FORMACION
TECNICA PARA EL TRABAJO) la docente del area de
SOCIALES encargada del proyecto se retiro de la
institucion y no se pudo terminar su ejecucion.
VANESSA
CASTILLA
5,1 VERIFICADO EL MANUAL INTERNO DE
CONTRATACION INFERIOR A LOS 20 SMMLV, SE
EVIDENCIA QUE LA INSTITUCION NO TIENE
ACTUALIZADO DICHO MANUAL INCUMPLIENDO
CON LO ESTABLECIDO EN LAS CIRCULARES No.16
DEL 22 DE ABRIL DE 2014 Y 30 DE 25 DE JULIO DE
2014.ES UNA IMPORTANCIA QUE SE ATIENDA LOS
LINEAMIENTOS Y PARAMETROS ESTABLECIDOS
POR LA SECRETARIA DE EDUCACION EN ARAS DE
QUE LA CONTRATACION GUARDE ARMONIA CON
LO REGLADO EN EL DECRETO 1510 DE 2013,DONDE
SE ESTABLECE QUE LA CONTRATACION QUE
ADELANTE EL COLEGIO SE DEBE PUBLICAR EN EL
EL REGLAMENTO DE CONTRATACION FUE
PROCESO
No tener actualizado normativamente el
JORGE ELIECER
SECOP.ASI MISMO EL ARTICULO 4 DEL MANUAL DE
Genera inconsistencia en cuanto la APROBADO POR EL CONSEJO DIRECTIVO EL DIA
CONTRATUACTUA
manual y por lo tanto no realizar contratacion
GAITAN
CONTRATACION CONTRAVIENE LO ESTIPULADO EN
transparencia en la contratación.
12 DE MARZO DE 2014,SEGÚN ACUERDO No.4
L
de acuerdo a las normas vigentes.
EL INCISO 1 ARTICULO 50 LEY 789 DE 2002 Y EL
FIRMADO POR EL CONSEJO DIRECTIVO
INCISO 1 DE ARTICULO 41 DE LA LEY 80 DE 1993 Y
PRESUNTA
INCIDENCIA
DISCIPLINARIA
CONTEMPLADA EN LA LEY 734 DE 2012 Y LEY 1474
DE 2011 ESTATURO ANTICORRUPCION .AL EXCLUIR
DE
LA
PRESENTACION DE
APORTES DE
SEGURIDAD SOCIAL LOS CONTRATOS INFERIORES
A 1 SMMMLV,TODA VEZ QUE ESTE DOCUMENTO
RIGE LAS DIRECTRICES Y LOS LINEAMIENTOS PAR
ALA
CONTRATACION
SE
CONSTITUYE
UN
HALLAZGO CON CARACTER ADMINISTRATIVO QUE
DEBE
SER
INCLUIDO
EN
EL
PLAN
DE
MEJORAMIENTO DEL COLEGIO
2015
2015
VANESSA
CASTILLA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CONTRATISTA
2015
JORGE ELIECER MAPA
GAITAN
RIESGOS
CAUSA
EFECTO
3,6,1
SE
OBSERVO
QUE
LA
EJECUCION
PRESUPUESTAL EN EL RUBRO DE PROYECTOS DE
No se permitio a los estudiantes gozar
INVERSION LA E3JECUCION FUE DEL 22.26%. LA Aunque este poyecto de inversion se subio a de
mayores
beneficios
que
MUY BAJA EJECUCION SE PRESENTA EN LOS la pagina CONTRATACION A A LA VISTA. contribuyeran en sus procesos de
RUBROS DE .OTROS PROYECTOS SALA DE No hubo oferentes .
formación en la busqueda de una
BILINGUISMO Y FORMACION TECNICA PARA EL
educacion digna.
TRABAJO .
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
RIGOBERTO
DE DICIEMBRE DE
MIRANDA
2015
BOLAÑOS
SOLICITUD
AL
ARRENDATARIO
DE LOS RECIBOS NINGUNA
DE
PAGO
MENSUALMENTE.
CERRADO
Para la vigencia 2015, en el proyecto de BILINGUISMO
ya se compraron los computadores , y en cuanto al JULIO
proyecto FORMACION TECNICA PARA EL TRABAJO 2015
este ya se esta ejecutando.
RIGOBERTO
DE DICIEMBRE DE
MIRANDA
2015
BOLAÑOS
CONTRATOS
YA
REALIZADOS Y EN
NINGUNA
PROCESO
DE
EJECUCION.
CERRADO
PARA LA VIGENCIA 2015 SE ADOPTO EL MANUAL
DE CONTRATACION SEGÚN ACUERDO No.,008 DE JULIO
FECHA 28 DE MAYO DE 2015 Y REPOSA EN EL 2015
ACTA DE CONSEJO DIRECTIVO No.007
RIGOBERO
DE DICIEMBRE DE
MIRANDA
2015
BOLAÑOS
SE
HA
IDO
IMPLEMENTADO
EL
NUEVO
MANUAL
NINGUNA
APROBADO POR
EL
CONSEJO
DIRECTIVO
CERRADO
DE DICIEMBRE DE
2015
Revision de proceso
años
anteriones.Confront
acion
con
el
resultado
de
evaluacion
institucional.
Propuesta
al
Consejo Academico
y
Directivo. NINGUNA
Elaboracion
del
documento. Registro
de la informacion en
el
sistema.Verificacion
y
seguimiento
.
Evaluacion final y
ajustes
año
siguiente.
CERRADO
9,2 MATRIZ LOFA. No se evidencia documentacion
concerniente a los seguimientos programados para
realizarse durante el año, ni clasificacion de la matriz
LOFA dentro del contexto estrategico. Toda vez que las
La capacitacion recibida del mapa de riesgos debe
politicas de Administracion del Riesgo en su conjunto le Asesoria
general,
que
no
permite
DE
Posible error al subir la informacion al hacerse personalizada, ojala en cada colegio. La Recibir la asesoria individualizada y verificar su JULIO
permiten a la Instituci nEDucativa identificr, evalkuar y seguimiento individual. Poco manejo del
sistema
asesoria en el proceso de registro de la informacion al cumplimiento.
2015
gestionar aquellos eventos negativos, tanto internos sistema
sistema debe mejorar
como externos , y emprender las accionhes de control
necesarias, se constituye un hallazgo administratuicvo
que dbera quedar incluido en el plan de mejoramiento de
la institucion.
LUIS CHAVES
11
AÑO
AUDITO
RIA
13
14
INSTITUCION
EDUCATIVA
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
2.1 No se evidencio
que los organos
que componen el
Gobierno Escolar
elegidos para el
2014
(Consejo
Directivo y Consejo
GARCES NAVAS
Académico),
presentaran
sus
informes
de
rendiciones
de
cuentas al finalizar
cada semestre a
los representados
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
2.3 No se evidencio
la
Resolución
rectoral
de
convocatoria
a 2.3 No se evidencio la Resolución rectoral de
GARCES NAVAS elecciones
y el convocatoria a elecciones y el tablecimiento de los Falta de aplicación de la norma
establecimiento de respectivos Comités Electorales
los
respectivos
Comités
Electorales
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
2.4
No
se
evidenciaron
las
actas de elección
en las cuales el
Consejo Directivo
GARCES NAVAS debe registrar los
resultados de los
procesos
electorales en el
Sistema de Apoyo
Escolar.
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
2.7 No se evidencio
la
elección
del
comité de ambiente 2.7 No se evidencio la elección del comité de ambiente
GARCES NAVAS escolar ni de los escolar ni de los Vigias ambientales JM Y JT para la Falta de aplicación de la norma
Vigias ambientales vigencia 2014
JM Y JT para la
vigencia 2014
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
2.10 No se realizó
control
y
seguimiento a la
ejecución
del
2.10 No se realizó control y seguimiento a la ejecución
contrato
de
la
Falta de seguimiento por parte del comité
GARCES NAVAS
del contrato de la tienda Escolar, asi como tampoco la
ejecución fallida del contrato
tienda Escolar, asi
interventor
evaluación a la ejecucion del contrato.
como tampoco la
evaluación a la
ejecucion
del
contrato.
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
2.11 Se evidenció
que las actas no
cumplen con el
formato establecido
para
su
diligenciamiento
GARCES NAVAS
SGC-IF005,
Acta
de
reunión
del
aplicativo
ISOLUCION, no se
encuentran
foliadas.
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
2.12 En el comité
de Mantenimiento,
no
se
realizo 2.12 En el comité de Mantenimiento, no se realizo
falta de legalidad en la conformación del falta de legalidad en la conformación
GARCES NAVAS convocatoria
al convocatoria al Gestor Territorial del Area de Plantas
Se Invitó al Gestor pero no se dejo evidencia
comité.
del comité.
Gestor
Territorial Fisicas de la SED
del Area de Plantas
Fisicas de la SED
2015
2015
2015
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CONTRATISTA
2015
CAUSA
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
16
15
2.1 No se evidencio que los organos que componen el
Gobierno Escolar elegidos para el 2014 (Consejo
En el acta de Gobierno Escolar, faltan datos en los que En el acta de Gobierno Escolar, faltan datos en los que
La no elaboración de actas que sustenten las falta de información referente a las
Directivo y Consejo Académico), presentaran sus
lo conforman, mi compromiso anexar los datos que lo conforman, mi compromiso anexar los datos que 13/07/2015
reuniones
reuniones de los organos colegiados
informes de rendiciones de cuentas al finalizar cada
faltan en Acta que la conforman
faltan en Acta que la conforman
semestre a los representados
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
31/12/2015
Secretaria Rectoria
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
27/10/2015
13/07/2015
31/12/2015
Secretaria Rectoria
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
27/10/2015
13/07/2015
31/12/2015
Secretaria Rectoria
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
27/10/2015
falta de documento que soporte las Hubo comité de vigia ambientales, pero no se evidencio De ahora en adelante todo comité se nombrara y se
13/07/2015
reuniones
por Acta
realizara una Acta…
31/12/2015
Secretaria Rectoria
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
27/10/2015
13/07/2015
31/12/2015
Secretaria Rectoria
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
27/10/2015
13/07/2015
31/12/2015
Secretaria Rectoria
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
27/10/2015
13/07/2015
31/12/2015
Rectoria
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
27/10/2015
falta de legalidad en las convocatorias No se genero la resolucion rectoral en el proceso, por
para los comites
desconocimiento
2.4 No se evidenciaron las actas de elección en las
falta de información referente a las
cuales el Consejo Directivo debe registrar los resultados La no elaboración de actas que sustenten las
reuniones de los organos colegiados a Si se encuentran las Actas de Personero y Contralor.
de los procesos electorales en el Sistema de Apoyo reuniones
sus representados
Escolar.
2.11 Se evidenció que las actas no cumplen con el
formato establecido para su diligenciamiento SGCFalta de aplicación de la norma
IF005, Acta de reunión del aplicativo ISOLUCION, no se
encuentran foliadas.
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Si se encuentran las Actas de Personero y Contralor.
si se encuentra el contrato de la Tienda Escolar
falta de legalidad en la presentación
de los documentos
Implementación
ISOLUCION
de los
formatos
establecidos
Invitar al Gestor para la conformación del comité
en
11
AÑO
AUDITO
RIA
14
13
INSTITUCION
EDUCATIVA
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
2.13 Se evidenció
incumplimiento por
parte del Consejo
Directivo
de
la
Función de verificar
la
existencia
y
GARCES NAVAS presentación de los
estados contables
por parte del rector,
con la periodicidad
señalada por los
organismos
de
control
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
GARCES NAVAS
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
3.5.1En
los
comprobantes de
pago de impuestos
de Retefuente, Rete 3.5.1En los comprobantes de pago de impuestos de
No se adjuntan planillas de las retenciones No se puede confrontar los pagos
GARCES NAVAS ica y Contribución Retefuente, Rete ica y Contribución Especial, no se
No se adjuntan planillas de las retenciones efectuadas
efectuadas
efectuados
Especial, no se adjunta la relación de retenciones efectuadas.
adjunta la relación
de
retenciones
efectuadas.
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
3.5.2. Se evidenció
falta de soportesen
los comprobantes
de egreso tales
como:
Factura,
GARCES NAVAS Cuenta de Cobro,
Rut, Rit, Camara de
comercio, Pólizas y
certificados
de
antecedentes
disciplinarios
3.5.2. Se evidenció falta de
soportesen los
comprobantes de egreso tales como: Factura, Cuenta
transpapelación de la información
de Cobro, Rut, Rit, Camara de comercio, Pólizas y
certificados de antecedentes disciplinarios
No hay soporte
efectuados
de
los
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
3.5.3. Se evidenció
falta de soporte de
pago de Seguridad
3.5.3. Se evidenció falta de soporte de pago de
Social
y
/o
GARCES NAVAS
Seguridad Social y /o certificación de pago expedidas por transpapelación de la información
certificación
de
Revisor Fiscal para personas juridicas.
pago expedidas por
Revisor Fiscal para
personas juridicas.
No hay soporte
efectuados
de
los
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
3.5.5. Se evidenció
falta de firmas de
3.5.5. Se evidenció falta de firmas de los contratistas en
GARCES NAVAS los contratistas en
transpapelación de la información
el los documentos soportes del pago.
el los documentos
soportes del pago.
2015
2015
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CONTRATISTA
2015
CAUSA
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
16
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
19
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
2.13 Se evidenció incumplimiento por parte del Consejo
Directivo de la Función de verificar la existencia y
No se registro en el acta la presentación de incumplimieto a lo establecido en el Se presentaron los informes periodicos pero no se dejo Fijar los informes periodicamente y hacer claridad en
presentación de los estados contables por parte del
13/07/2015
dichos estados contables
decreto 4791 de 2008
evidencia en acta de su presentación.
acta de su exposición
rector, con la periodicidad señalada por los organismos
de control
31/12/2015
Contador
Fijación en cartelera
de los
informes
financieros
y
exposición
en
Consejo Directivo
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
27/10/2015
3.4 La no ejecución
Los rubros de Inversión son financiados con
del
100%
del 3.4 La no ejecución del 100% del presupuesto de
La no ejecución al 100% de los Los rubros de Inversión son financiados con recursos Que la SED transfiera los recursos a tiempo para poder
recursos de la SED y las transferencias llegan
13/07/2015
presupuesto
de inversión.
proyectos de inversión
de la SED y las transferencias llegan demasiado tarde. ejecutar en inversión
demasiado tarde.
inversión.
31/12/2015
Auxiliar Financiero
informe sobre las
transferencias de la
SED, las cuales
estan en un 20% de
ejecución.
CERRADO
13/07/2015
31/12/2015
Auxiliar Financiero
Impresión
planillas
retenciones
giros Documentos traspapelados por cambio de impresiones
Archivo eficiente en el momento del pago.
de comprobantes
13/07/2015
31/12/2015
Auxiliar Financiero
Archivo eficiente en
el momento del
pago.
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
27/10/2015
giros Documentos traspapelados por cambio de impresiones
Archivo eficiente en el momento del pago.
de comprobantes
13/07/2015
31/12/2015
Auxiliar Financiero
Archivo eficiente en
el momento del
pago.
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
27/10/2015
No hay legalidad por falta de las Documentos traspapelados por cambio de impresiones Verificar las firmas en todos los documento, soportes
13/07/2015
firmas
de comprobantes
del pago
31/12/2015
Auxiliar Financiero
verificación de las
firmas al momento
del los giros
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
27/10/2015
incumplimieto a lo establecido en las Documentos traspapelados por cambio de impresiones Solicitud a los proveedores
circulares para salidas pedagogicas
de comprobantes
necesarios para la contratación
13/07/2015
31/12/2015
Auxiliar Financiero
Verificación de
documentación
requerida para
contratacion
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
27/10/2015
Saldos por declaraciones presentadas despues de la Presentación oportuna de los formularios de pago de
13/07/2015
fecha limite de pago
impuesto
31/12/2015
Auxiliar Financiero Solicitud Estado de
y Contador
cuenta en la DIAN
3.5.6 Se evidenció
que
en
los
comprobantes de
egreso
por
concepto de pago
GARCES NAVAS de transporte no se
adjuntan
los
seguros
de
vehiculos ni las
polizas
correspondientes
4.5. Se evidenció
en el estado de
GARCES NAVAS cuenta de la DIAN ,
declaraciones con
excedentes.
3.5.6 Se evidenció que en los comprobantes de egreso
por concepto de pago de transporte no se adjuntan los No se solicita esta información
seguros de vehiculos ni las polizas correspondientes
4.9. Se evidenció en el estado de cuenta de la DIAN , Saldos por
declaraciones
presentadas
Declaraciones con excedente.
declaraciones con excedentes.
después de la fecha límite de pago
Adjuntar planillas de las retenciones efectuadas
de
los
documentos
de
de
la
la
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
27/10/2015
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
27/10/2015
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
5.1.1. Contrato de
Tienda Escolar, se
evidencia
una
diferencia entre el
valor contratado y
el valor cancelado
por el arrendatario,
no
se
observó
expedición de paz y
salvo al termino del
contrato, no se
evidenció el trámite
para hacer efectiva
la
poliza
de
GARCES NAVAS cumplimiento.
Tampoco
se
evidenció
el
cumplimiento de la
claurula 8 Clausula
penal
pecuniaria,
en donde se debe
pagar una sanción
del
75%
del
contrato. No se
evidenció
seguimiento
por
parte
de
la
supervisión
del
contrato.
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
5.3 Se evidencia
que la institución no
tiene actualizado su 5.3 Se evidencia que la institución no tiene actualizado
GARCES NAVAS manual
de su manual de contratación para compras menores a Desactualización en la norma
contratación para 20SMMLV
compras menores a
20SMMLV
Desactualización en la norma
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
6.1 Se tomo una
muestra de los
materiales
y
suministros
en 6.1 Se tomo una muestra de los materiales y suministros
GARCES NAVAS almacen
en almacen encontrando diferencias en el kardex vs. no existe control de kardex automatizado
encontrando
Existencias reales.
diferencias en el
kardex
vs.
Existencias reales.
6.2 Los inventarios
por dependencias,
se
encuentran
desactualizados.
No
se
están
elaborando
formatos
establecidos por la
SED
para
el
manejo
de
los
bienes.
6.3
No
se
evidenciaron
entradas
de
almacen
en
la
totalidad de los
comprobantes de
egreso.
6.4. Se evidenció
que la institución no
cuenta
con
un
programa para el
manejo
de
inventarios
7.1 el colegio no
tiene implementada
la
tabla
de
retención
documental
CAUSA
5.1.1. Contrato de Tienda Escolar, se evidencia una
diferencia entre el valor contratado y el valor cancelado
por el arrendatario, no se observó expedición de paz y
salvo al termino del contrato, no se evidenció el trámite
para hacer efectiva la poliza de cumplimiento. Tampoco Incumplimiento por parte del contratista
se evidenció el cumplimiento de la claurula 8 Clausula
penal pecuniaria, en donde se debe pagar una sanción
del 75% del contrato. No se evidenció seguimiento por
parte de la supervisión del contrato.
14
13
INSTITUCION
EDUCATIVA
2015
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CONTRATISTA
2015
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
13/07/2015
31/12/2015
Auxiliar Financiero
y
comité
interventor
del
contrato
Seguimiento a los
pagos
y
a
la
ejecución
del
contrato
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
27/10/2015
13/07/2015
02/06/2015
Actualización
de
Auxiliar Financiero
dichos manuales y
y Contador
procedimientos
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
27/10/2015
desconocimiento de las existencias en No se tiene una herramienta que facilite el flujo de Adecuar las herramientas que se tienen para el
13/07/2015
almacen
información
mejoramiento del proceso
02/06/2015
Almacenista
Abierto
Abierto
Incumplimiento por parte del contratista por baja
Falta de recaudo eficiente en el
demanda del servicio y terminación del contrato antes Seguimiento y control al nuevo contrato
presupuesto
del tiempo pactado
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
GARCES NAVAS
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
GARCES NAVAS
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
GARCES NAVAS
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
GARCES NAVAS
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
7.2 El colegio no
tiene un aplicativo
de
manejo
de
7.2 El colegio no tiene un aplicativo de manejo de No se tiene un sistema automatizado para el
correspondencia.
Perdida de comunicaciones
GARCES NAVAS
correspondencia. La correspondencia no esta foliada no recibo y el envio de las comunicaciones
La correspondencia
entrantes como salientes
tiene fecha y hora de envio o recibo.
escritas
no esta foliada no
tiene fecha y hora
de envio o recibo.
En el momento de la aprobación de los manuales no se
Actualización de dichos manuales y procedimientos
tenian los manuales implementados por la SED
6.2 Los inventarios por dependencias, se encuentran
No se tiene una herramienta para automatizar
desactualizados. No se están elaborando formatos
inventarios desactualizados
el proceso
establecidos por la SED para el manejo de los bienes.
No se tiene una herramienta que facilite el flujo de Adecuar las herramientas que se tienen para el
13/07/2015
información
mejoramiento del proceso
02/06/2015
Almacenista
6.3 No se evidenciaron entradas de almacen en la No se tiene una herramienta para automatizar
entradas de almacen desactualizadas
totalidad de los comprobantes de egreso.
el proceso
No se tiene una herramienta que facilite el flujo de Adecuar las herramientas que se tienen para el
13/07/2015
información
mejoramiento del proceso
02/06/2015
Almacenista
6.4. Se evidenció que la institución no cuenta con un No se tiene una herramienta para automatizar
Desactualización en los inventarios
programa para el manejo de inventarios
el proceso
No se tiene una herramienta que facilite el flujo de Adquisición de un programa de inventarios que facilite
13/07/2015
información
la labor
02/06/2015
Almacenista
Abierto
Dificultad en el sistema de archivo de No se tiene claridad sobre el manejo de la información capacitación sobre el manejo de las tablas de retención
13/07/2015
la institución
documental
documental
31/12/2015
Secretarias
institucionales
CERRADO
31/12/2015
Secretarias
institucionales
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
27/10/2015
7.1 el colegio no tiene implementada la tabla de
Falta de aplicación de la norma
retención documental
tanto No se tiene un sistema automatizado para el recibo y el Adecuar de una herramienta que se tienen para el
13/07/2015
envio de las comunicaciones escritas
mejoramiento del proceso
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
27/10/2015
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
7.3.
Los
funcionarios
Administrativos
y
personal
docente
deben fortalecer la
GARCES NAVAS salvaguarda
y
cuidado
de los
bienes a su cargo
con el fin de
prevenir
posibles
perdidas.
7.4.
Desconocimiento
del
manual
de
manejo
de
inventarios
por
GARCES NAVAS
parte del equipo
administrativo
y
desactualización de
los manuales de
funciones.
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
ESTRELLA
SUR
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
12
14
13
CAUSA
EFECTO
15
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
7.3. Los funcionarios Administrativos y personal docente
Pérdida de elementos por descuido de los
deben fortalecer la salvaguarda y cuidado de los bienes
Detrimento patrimonial por pérdida
funcionarios a cargo
a su cargo con el fin de prevenir posibles perdidas.
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
No se tiene responsabilidad en el uso y conservación Comprometer a los funcionarios responsables con el
13/07/2015
de los elementos devolutivos de la institución
uso y conservacion de los elementos.
31/12/2015
Almacenista
CERRADO
7.4. Desconocimiento del manual de manejo de
Pérdida
de
elementos
y
Desconocimiento de manejo de inventarios y
No se tiene conocimiento sobre los diferentes manuales Concientización y capacitación sobre los manuales de
inventarios por parte del equipo administrativo y
desconocimiento y extralimitación de
13/07/2015
del manual de funciones
en la institución.
uso y conservación de elementos y manual de funciones
desactualización de los manuales de funciones.
funciones
31/12/2015
Almacenista
CERRADO
DEL
2,1 Las actas suscritas de las sesiones del Consejo
Directivo , se evidencia que no se encuentran numeradas
2.
GOBIERNO
Descnocimiento del proceso de Archivo y Debilidad por falta de manejo de la Se acepta la observacion presentada y a partir de la Foliar las correspondientes actas y sus anexos en cada
ni foliadas con sus anexos , lo que genera una debilidad
24/07/2015
ESCOLAR
Getion Documental
documentacion
fecha de procedera a coorregir
reunion
institucional al no tener un adecuadoi control al manejo
de documentacion , archivo y consevacion .
28/08/2015
Rectoria
COLEGIO
ESTRELLA
SUR
DEL
2,9 A pesar de que el Consejo Directivo pudo conocer la
ejecucion de los ingresos recibidos y gastos ejecutados
2.
GOBIERNO en la Vigencia 2014, se presenta una ejecucion
Baja ejecucion presupuestal
ESCOLAR
presupestal de 76,99 muy baja que debe ser mejorada al
100 % en la vigencia 2015, los recursos recibidos en
cada vigencia son para ejecutarlos al màximo .
El ultimo giro de los recuros para la vigencia 2014 lo
A partir de la fecha se procedera a realizar seguimineto
realizaron a fin de año y algunos encargados delos
24/07/2015
mesual para mejorar la ejecucion
proyectos no lo ejecutaron
04/12/2015
RectoriaPagaduria
Consejo Directivo
Revisada la ejecución presupuestal
se observó una ejecución del 92%.
CERRADO
CERRADO en acta del 21 de
octubre del 2015
COLEGIO
ESTRELLA
SUR
3,6 Se observó una baja gestión presupuestal en los
proyectos de inversion de 2014 del 42,12 % a pesar de
comunicaciones por parte de la Rectora a los docentes
Los docentes a cargo del Proyecto no
3.
EJECUCION solicitando la ejeccucion de los proyectos Fomento a la
Baja ejecucion
DEL
ejecutaron los recursos en la fecha
PRESUPUESTAL Cultura y Formacion de Valores , se recomienda hacerle
Inversion
establecida
seguimiento a la ejecucion de los Proyectos de
Imversion desde el comienzo de cada vigencia , no en
el ultimo trimestre .
A partir de la fecha se procedera a realizar seguimiento
de Se solicito a los docentes de forma escrita para la
mesual para mejorar la ejecucion en su tiempo 24/07/2015
ejecucion de los recursos
planteado
10/16/2015
Rectoria - Consejo
Directivo
Revisada la ejecución presupuestal
de los proyectos de inversión se
observó una ejecución del 84%. CERRADO
CERRADO en acta del 21 de
octubre del 2015
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
ESTRELLA
SUR
3,9,3 Con base en la informacion contenida en los
Comprobantes de Egresos en el rublo de Mantenimiento
de la entidad , se observo que los totales son de manera
global, situacion que no permite diferencoar cual es le
valor de los materiales y cual es el valor del servivcio de
3.
EJECUCION
DEL
la mano de obra , por lo naterior no se puede contatar si Falta de unificacion de criterios en la norma
PRESUPUESTAL
el contratista esta liquidando correctamente los pagos de
seguridad social y tanto la Ordenadora del Gasto como
la Auxiliar Financiera incurren en no verificar el
cumplimineto de la Norma establecida en el Art. 23 del
Dcereto 1703 de 2002 .
24/07/2015
30/07/2015
Rectoria
Pagaduria
Revisadas las cotizaciones de los
egresos girados en la vigencia 2015,
se observó discriminación en
CERRADO
cantidad, valor unitario, mano d
eobra y servicios. CERRADO en
acta del 21 de octubre del 2015.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
ESTRELLA
SUR
5.
DEL
CONTRATACION
5,3 No se evdencio que el Consejo Directivo analizaron
los pagos realizados por la arrendataria a la IED , se
observó que no fueron hechos los 5 primeros dias Pago realizado
calendarios del mes correspondiente como reza en el estipuladas
contrato en la clausula Tercera , dando incumplimiento a
lo pactado , afectando el flujo de caja de la Institucion .
el A partir de la fecha se procederá a realizar seguimineto
24/07/2015
mesual junto con el consejo Directivo
04/12/2015
Rectoria
pagaduria
Consejo Directivo
Se constituyo el comité de
seguimiento al contrato de tienda
CERRADO
escolar. CERRADO en acta del 21
de octubre del 2015
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
ESTRELLA
SUR
DEL 6. INVENTARIO
6.4 El día 3 de junio del 2015, se procedió a realizar el
inventario físico de elementos consumibles de la
institución en presencia de la Señorita Viviana Paola
Alto flujo de elementos consumibles
Díaz (almacenista) arrojando los siguientes deferencias
de resultados: Colbon 3 - Candado Grande 4 Candado Pequeño 4 - Aerosol -1 , Cartucho colores 3
Almacenista
Se observó que el colegio adquirio
un programa de inventario, las
entradas y salidas de almacen se
realizan oportunamente y cuentan CERRADO
con
su
respectivo
soporte.
CERRADO en acta del 21 de
octubre del 2015
fuera
Baja ejecucion presupuestal
de
las
en
proyectos
Que la informacion soporte de los
contratos no es clara la liquidacion
para el pago de aportes de Seguridad
Social
Falta de unificacion de criterios en la norma - En charla
dada por el Dr. CARLOS FERRNANDO LINARES de
contratacion de la SED , manifesto que para los
Se solictara por escrito la aclaracion de la norma .
conntratos de obra no aplica el concepto de la base del
40%, toda vez que esto es aplicable para los contratos
de prestacion de servicio .
fechas Afectacion de flujo de caja de la Se envio carta por parte
Institucion
incumplimiento del contrato
Kardex desactualizado
de
Rectoria
por
A partir de la fecha se actulizara el kardex en tiempo
las descargas en el sistema se realizan al finalizar la
real a travez del programa de inventario , cumplinedo la 24/07/2015
jornada laboral
norma
31/08/2015
Revisadas las actas del Consejo
Directivo estas se enceuntran
archivadas con sus soportes en CERRADO
orden cronologico. CERRADO en
acta del 21 de octubre del 2015
-
-
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
ESTRELLA
SUR
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
ESTRELLA
SUR
2015
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
ESTRELLA
SUR
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
DEL 6. INVENTARIO
DEL 7. CIRCUALR 003
DEL 7. CIRCUALR 003
GRAN
JAIME CAMPO
COLOMBIANO
12
CAUSA
13
EFECTO
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
6.7 Se realizó el inventario aleatorio de las siguientes
dependencias de las diferentes sedes, en los cuales no
se especificó fecha de entrega del inventario:
• Sede D: Biblioteca: No están incluidos en el inventario
la mapoteca, los extintores y una mesa de cinco
secciones.
• Sede A: Aula de sistemas el inventario tiene
enmendaduras y tachones, en el aula no se encontraba
el trípode, tres grabadoras, siete sillas verdes, una mesa
personal y no se encuentra incluido en el inventario un
archivador metálico de dos cuerpos.
• Sede B: Aula de informática: Se evidencia dos
computadores para dar de baja, hay 70 computadores
que no se encuentran en el inventario, la funcionaria
manifiesta que la sede es muy pequeña y no tienen otro
A la fecha de la visita no se tenia actualizado el
lugar para guardar las Tablet y el docente responsable
inventario por dependecnias por cuanto se habian
del aula no se hace cargo por que el no los utiliza.
Desactulizacion de los inventarios
Desactulizacion de la imnformacion
realizado algunos traslados de elementos por
• Sede C: Se verifico el inventario de la Docente Blanca
necesidades del servicio .
Lucia Triviño, donde funciona la emisora de la sede, el
inventario se encuentra con tachaduras y enmendado; se
observó en el aula un telón de video beam, dos muebles
de biblioteca con rodachines y cinco muebles metálicos
que no se encuentran en el inventario, la almacenista
manifiesta que el telón se encuentra en el inventario de
Orientación y que por espacio se guarda en esta aula.
Las diferencias encontradas en los inventarios físicos de
consumibles denotan debilidades y fallas en el registro
de cada uno de los artículos incumpliendo a lo normado
en la resolución 001 de 2001 de la secretaria de
Hacienda del Distrito, “Manual de Procedimiento y
Contables para el Manejo y Control de los Bienes de los
Entes Públicos del Distrito Capital”
Por lo anterior es necesario que se establezcan las
7.1 Para la fecha de la visita el Colegio no tiene
implementada la tabla de retencion documental descrita
en el numeral 2,1 del presente informe, herramienta que
le permita orientar la organización y manejo del archivo
de la gestión institucional, incumpliendo en lo normado
Se ha solicitado a la S.E.D y Archivo distrital
Descnocimiento del proceso de Archivo y Debilidad por falta de manejo de la
en la Ley 594 de 2000. Por lo anterior se sugiere solicitar
Capacitacion para el manejo del archivo sin tener
Getion Documental
documentacion
capacitación y acompañamiento por la Oficina de
resultados
Archivo SED, con la finalidad de capacitar tanto a
funcionarios administrativos como docentes y directivos
en el manejo documental en el colegio y manejo
dearchivo muerto de la institución.
7.3 En lo referente al manual de las funciones, si bien
todos los funcionarios manifestaron que conocian las
funciones inherentes a su cargo las cuales se encuentran
publicadas en la agenda anual de docentes, en el
desarrollo de la auditoria se pudo evidenciar que existe
debilidades en el cumplimiento estricto de las mismas, Debilidad en el cumplimiento de las funciones Demora en ejecucion de funciones
tal como se observo en los item 6.4 y 6.7 del presente
informe. Se sugiere que en las reuniones periodicas que
adelanta la institución se revise el cumplimiento de las
funciones para evitar acciones y/o omisiones que puede
repercutir en faltas disciplinarias.
1.8. Revisadas las actas de reunión del Consejo
Directivo se evidenció que no hubo aprobación por
parte del Consejo Directivo del proceso de llamado a
oferta para la adjudicación de la tienda escolar para la
vigencia 2014, pero existe soporte de aviso público de
convocatoria, evaluación de las ofertas recibidas por
parte de dos funcionarios (coordinador y bibliotecóloga)
de la cual seleccionaron la propuesta del señor, Edgar
Castro, de lo anterior se observa incumplimiento a lo
1.
EVALUACIÓN establecido en el numeral 2° del artículo 4° de la
DEL
GOBIERNO Resolución 219 de 1999, que establece: "Analizar las
ESCOLAR
propuestas presentadas, con base en los términos de
referencia aprobados yrecomendar la más favorable al
plantel educativo conforme a los criterios establecidos
en los términos", evidenciándose que no se surtió el
procedimiento adecuadamente por parte de este órgano
colegioal al no cumplir con lo reglado. Se solicita
adelantar las medidas pertientes e incluir en el plan de
mejoramiento para su posterior seguimiento por parte
de la Oficina de Control Interno. (Ver folios 25 al 37 y 65
al 70, carpeta de evidencias).
Faltó la protocolización de la aprobación del
proceso de contratación de la tienda escolar
para la vigencia 2014, en las actas del
Consejo Directivo,
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
A partir de la fecha se Actualizara los inventarios con la
instalaciion del nuevo programa y nuevamente se les
notificara a los docentes y administrativos que ante 24/07/2015
cualquier movimiemto y traslado de elementos debe ser
notificado al almacen
Se volvera a solicitar la pronta capacitaion para
24/07/2015
subsanar este hallazgo
En las reuniones periodicas administrativas se llevaran
Falta de control y seguimineto de las funciones
control y revision de l cumplimineo de las funciones de 24/07/2015
realizadas
cada dependencia
Proceso de selección de la tienda
escolar para la vigencia 2014,
Faltó evidenciar en las actas del Consejo Directivo, el En la próxima reunión del Consejo Directivo legalizar la
incompleto al faltar la protocolización
proceso de selección de la tienda escolar para la protocolización de aprobación del proceso de selección 09/06/2015
de aprobación del proceso de
vigencia 2014
de la tienda escolar para la vigencia 2014.
selección por parte del Consejo
Directivo.
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
16/10/2015
Almacenista
Revisados los inventarios por
dependencias se observò que estos
se actualizaron, en los cuales no se
CERRADO
encontraron sobrantes ni faltantes.
CERRADO en acta del 21 de
octubre del 2015
Indefinido
Rectoria - SED Administrativos
Revisada la información solcitada
en el seguimiento al plan de
mejoramiento, se evidencia que esta
se
encuentra
debidamente CERRADO
organizada y archivada por vigencia
y tema.CERRADO en acta del 21 de
octubre del 2015
04/12/2015
Rectoria
Revisado el cumplimiento de las
acciones de mejora suscritas en el
plan de mejoramiento, se retira el CERRADO
hallazgo. CERRADO en acta del 21
de octubre del 2015
10/08/2015
Rectoría, Contador,
Auxiliar Financiera,
Secretaria
del
Consejo Directivo
En la próxima reunión
del Consejo Directivo
legalizar
la
protocolización
de
aprobación
del
proceso de selección
de la tienda escolar
para la vigencia 2014.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 2 de febrero de 2016.
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
2015
2015
2015
2015
CONTRATISTA
2015
JAIME CAMPO
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
GRAN
COLOMBIANO
1.9.
Revisadas
las
actas
de
reunión
del
ConsejoDirectivo se evidenció que no se aprobó para la
vigencia 2014, los tramites, garantías y constancias
para la contratación inferior a 20 SMMLV, incumpliendo
con el reglado en el numeral 6 del artículo 5 del Decreto
4791 de 2008, igualmente se observó que no se
actualizó el manual de los lineamientos j y directrices
1.
EVALUACIÓN dadas por la Secretaría de Educación en las circulares
DEL
GOBIERNO No 16 del 22 de abril de 2014 y No. 30 del 25 de julio
ESCOLAR
de 2014, es de suma importancia que se atiendan los
parámetros establecidos por la SED en aras de que la
contratación guarde armonía con lo reglado en el
Decreto 1510 de 2013 (Ver folios 25 al 37 y 78 al 79,
carpeta de evidencias). Por lo anterior, se solicita
adelantar las medidas pertinentes e incluir en el Plan
de Mejoramiento para su posterior seguimiento por
parte de la Oficina de Control Interno.
JAIME CAMPO
13
EFECTO
Existe Manual de Contratación para
Existe Manual de Contratación para montos
montos inferiores a 20 SMMLV,
inferiores a 20 SMMLV, aprobado por el
aprobado por el Consejo Directivo,
Consejo Directivo, aproibado en Acta 131 de
aproibado en Acta 131 de Abril 29 de
Abril 29 de 2014, numeral 6A.
2014, numeral 6A.
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
16
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Existe Manual de Contratación para montos inferiores a
Existe Manual de Contratación para montos inferiores a
20 SMMLV, aprobado por el Consejo Directivo,
20 SMMLV, aprobado por el Consejo Directivo, NA
aproibado en Acta 131 de Abril 29 de 2014, numeral
aproibado en Acta 131 de Abril 29 de 2014, numeral 6A.
6A.
Parece que el Consejo Directivo no
Ya se está subsanando esta dificultad para el 2015. En
tuviera un reglamento, cuando lo que Se omitió en el acta de instalación 2014, la decisión de
la instalación se entregó copia del vigente y está para may-15
faltó fue legalizar la continuidad del continuidad del mismo reglamento
ser aprobado con ajustes en la reunión de junio
existente.
GRAN
COLOMBIANO
1.11.
Revisadas las actas de
reunión del
ConsejoDirectivo se evidenció que la no presentación por
parte de la rectora de los estados contables, e
igualmente se observó que el Consejo Directivo no
verificó la existencia y presentación de los estados
contables, incumpliendo con lo reglado en el numeral 4
del artículo 5 del Decreto reglamentario 4791 de 2008,
1.
EVALUACIÓN
que establece, , "Verificar la existencia y presentación de
DEL
GOBIERNO
los estados contables por parte del rector o director
ESCOLAR
rural, elaborados de acuerdo con las normas contables
vigentes por el Contador General de la Nación, con la
periodicidad señalada por los organismos de control",
lo que conlleva a que no haya un control y seguimiento
efectivo a los estados contables de la institución. (Ver
folios 27 al 37, carpeta de evidencias). Por lo anterior
se clasifica el hallazgo de tipo administrativo.
Los Estados Contables del COLEGIO
GRANCOLOMBIANO de la vigencia
2014, existen fisicamente en los
archivos del área financiera y se
tramitaron oportunamente a la SED,
de acuerdo con el cronograma
establecido,
solo
falta
la
protocolización de su presentación al
Consejo
Directivo,
dando
cumplimiento a lo normatizado en el
Decreto Nacional 4791 de 2008.
GRAN
COLOMBIANO
1.12. Revisadas las actas de reunión del Consejo
Directivo no se evidenció soportes que den cuenta del
control y seguimiento a la ejecución del contrato de la
tienda escolar, ni tampoco que se hubiese realizado la
evaluación anual de servicios según lo normado en el
númeral 3 y 4 del Art. 4 y numeral 6 del Aet 6, de la
Resolución 219 de 1999, situación que no permite
1.
EVALUACIÓN evaluar las falencias o fortalezas que ha debido ser
DEL
GOBIERNO estudiada, igualemtne no se conformó el grupo de
ESCOLAR
supervisión de dicho contrato el cual pemitiría evaluar el
servicio que presta la tienda escolar a la comunidad
educativa, incumpliendo con lo normado en el artículo
10 de la Resolución 234 de 2010, (Ver folios 25 al 37,
carpeta de evidencias). Por lo anterior, se solicita
adelantar las medidas pertinentes e incluir en el plan de
mejoramiento para su posterior seguimiento por parte
de la Oficina de Control Interno.
GRAN
JAIME CAMPO
COLOMBIANO
Los Estados Contables del COLEGIO
GRANCOLOMBIANO de la vigencia 2014,
existen fisicamente en los archivos del área
financiera y se tramitaron oportunamente a la
SED, de acuerdo con el cronograma
establecido, solo falta la protocolización de su
presentación al Consejo Directivo, dando
cumplimiento a lo normatizado en el Decreto
Nacional 4791 de 2008.
Los
Estados
Contables
del
COLEGIO
GRANCOLOMBIANO de la vigencia 2014, existen
fisicamente en los archivos del área financiera y se
tramitaron oportunamente a la SED, de acuerdo con el
cronograma establecido, solo falta la protocolización de
su presentación al Consejo Directivo, dando
cumplimiento a lo normatizado en el Decreto Nacional
4791 de 2008. El informe que la rectora presenta
periódicamente lo basa en ejecución persupuestal, tal
como consta en las actas.
Con el seguimiento llevado a cabo por
A pesar de no contar con la evidencia escrita,
la comunidad, Rectoría y el Consejo A pesar de no contar con la evidencia escrita, el control
el control al funcionamiento y servicio
Directivo, se logró la prestacion de un al funcionamiento y servicio prestado por la tienda
prestado por la tienda escolar se cumplio
servicio eficiente por parte del escolar se cumplio durante el período de ejecución.
durante el período de ejecución.
contratista de la tienda escolar.
1.13. Revisadas las
actas de
reunión del
ConsejoDirectivo, se evidenció que solo se llevaron a
cabo las siguientes reuniones ordinarias:Acta No. 130
del 10 de febrero de 2014, No. 131 del 29 de abril de
2014, No. 132 del 11 de julio de 2014, No. 133 del 12
de septiembre de 2014, 134 y 135 de noviembre de
1.
EVALUACIÓN 2014, CAPITULO III. DE LAS REUNIONES - Se había llegado a un acuerdo verbal con los Se incumple la norma, en beneficio de
DEL
GOBIERNO CONVOCATORIAS, Artículo 8 - "El Consejo Directivo , miembros del Consejo para realizar reunioens contar con la asistencia de todos los
ESCOLAR
se reunirá ordinariamente una (1) vez por mes". Anexo cada seis o siete semanas.
estamentos.
No. 4 de la Resolución 2352 de 2013, Guía Presupuestal
para los Fondos de Servicios Educativos. (Ver folios 25
al 37, capeta de evidencias). Por los anterior, se solicita
adelantar las medidas pertinentes e incluir en el plan de
mejoramiento para su posterior seguimiento por parte
de la Oficina de Control Interno.
Incluir en el informe financiero a Consejo Directivo la
presentación por parte de la Señora Rectora y el
Contador de los Estados Contables de la vigencia 2014, 09/06/2015
para dar cumplimiento al numeral 4 del artículo 5o del
Decreto 4791 de 2008
Conformar el grupo deveedores del contrato de tienda
escolar y dejar constancia en las Actas del Consejo
Directivo, del seguimiento a la prestación del este 09/06/2015
servicio. Efectuar la evaluación semestral y final a la
prestación de los servicios de la tienda escolar.
Esta medida se tomó porque queda difícil para padres y
rectora cumplir con reuniones mensuales, por los
Realizar al menos el 80%
múltiples compromisos y tareas que hay que atender.
determinadas pro la norma.
Se hacen reuniones extraordinarias cuando el caso lo
amerita.
de
las
reunuiones
17
TIEMPO
1.10.
Revisadas las actas de
reunión del
ConsejoDirectivo se evidenció que no fue aprobado el
Reglamento Interno de funcionamiento del Consejo
Directivo, observánsose que se no dio cumplimiento
con lo reglado en literal P , del artículo 23 del Decreto
1860 de 1994, que establece: " Darse su propio
reglamento". Con la finalidad
de definir los
condicionamientos internos del funcionario de dicho
1.
EVALUACIÓN Consejo. Por lo anterior se recomienda atender las El Consejo Directivo funciona con el mismo
DEL
GOBIERNO directrices establecidas por la Secretaría de Educación reglamento desde el 2009. Faltó registrar en
ESCOLAR
en la Guía Presupuestal de los Fondos de Servicios el acta de instalación este hecho
Educativos, anexo No. 4 de la Resolución 2352 de
2013. (Ver folios 25 al 37, carpeta de evidencias) En
consecuencia el Colegio debe adelantar las acciones
que permitan dar cumplimiento a lo citado en la norma.
Por lo anterior, se solicita adelantar las medidas
pertinentes e incluir en el plan de mejoramiento pra su
posterior seguimiento por parte de la Oficina de Control
Interno .
GRAN
JAIME CAMPO
COLOMBIANO
JAIME CAMPO
12
CAUSA
09/06/2015
NA
jun-15
10/08/2015
01/12/2015
02/12/2015
19
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
Ya existe Manual
de
Contratación
para
montos
inferiores
a 20
SMMLV, aprobado
por el Consejo
Directivo,
aproibado en Acta
131 de Abril 29 de
2014, numeral 6A.
Existe Manual de
Contratación
para
montos inferiores a
20
SMMLV,
aprobado por el
Consejo Directivo,
aproibado en Acta
131 de Abril 29 de
2014, numeral 6A.
Legalizar el Manual
ed Contratación para
2015,
porque
ya
existe el de 2014.
Quien realizó la visita
lelvó copia ed éste.
Rectora
Entrega
de
reglamento anterior
para
revisión
y
ajuste, según consta
en el acta 02-2015
del
Consejo
Directivo
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
Aprobar el nuevo
institución con la acción correctiva
reglamento
en la
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
reunión de junio del
mejoramiento, por lo anterior se
2015
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 2 de febrero de 2016.
Rectoría
Contador
y
ESTADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 2 de febrero de 2016.
Presentar por parte
de la Señora Rectora
y el Contador al
Consejo Directivo los
Estados Contables de
la vigencia 2014, para
dar cumplimiento al
numeral 4 del artículo
5o del Decreto 4791
de 2008
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 2 de febrero de 2016.
Conformar el grupo
de
veedores
del
contrato de tienda
escolar
y
dejar
constancia en las
Actas del Consejo
Directivo,
del
seguimiento
a
la
prestación del este
servicio. Efectuar la
evaluación anual y
final a la prestación
de los servicios de la
tienda escolar.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 2 de febrero de 2016.
RECTORIA,
CONSEJO
DIRECTIVO,
COMUNIDAD
EDUCATIVA
Se trató el caso en
Equipo ed Gestión
Institucional,
para
que
desde
este
organismo
se
cosntituyan
lso
equipos por sede.
RECTORA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
Se comunicó esta Realizar al menos institución con la acción correctiva
dificultad al Consejo cinco reuniones en el plasmada
en
el
plan
de CERRADO
Directivo
segundo semestre.
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 7 de julio de 2016.
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
2015
2015
2015
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
GRAN
JAIME CAMPO
COLOMBIANO
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
1.14. En general se pudo verificar que los temas
abordados en las reuniones del Consejo Directivo, no
solo atendieron los temas presupuestales sino también
los temas de convivencia, pedagógicos y académicos ;
a pesar de que el Consejo Directivo pudo conocer la
1.
EVALUACIÓN ejecución de ingresos recibidos y gastos ejecutados en
DEL
GOBIERNO la vigencia 2014, se presenta una ejecución
ESCOLAR
presupuestal regular que debe ser mejorada al 100%
en la vigencia 2015, los reucrso recibidos en cada
vigencia sonpara ejecutarlos al máximo. por lo anterior,
se solicita adelantar las medidas pertinentes e incluir en
el plan de mejoramiento para su posterior seguimiento
por parte de la Oficina de Control Interno.
12
CAUSA
La ejecución de recursos no se lleva al 100%,
con el fin de dejar excedentes financieros que
permitan el normal funcionamiento del
Colegio en el inicio de año, por cuanto el giro
de recurso del MINISTERIO DE EDUCACIÓN
NACIONAL y de la SECRETARÍA DE
EDUCACIÓN DISTRITAL, son tardíosy si no
se contara con estos excedentes sería
imposible el desarrollo de las actividades
academicas
y
administrativas
de la
Institución.
13
EFECTO
Se permite el normal funcionamiento
del Colegio al inicio de año, al contar
con recursos que permiten atender las
necesidades de mantenimiento y
dotación de elementos tanto enla parte
pedagogica como administrativa.
GRAN
COLOMBIANO
2.4 Verificadas los soportes de los estados de tesoreria
de la vigencia 2013 ($75.541.312) y 2014 ($73.452.865),
se observo que existen en cada periodo fiscal recursos
por excedentes financieros muy altos, presentados en la
vigencia 2014, una ejecución presupuestal en gasto del
81%, medianteacta reunion se le pregunta a la sra
Rectora por que de los excedentes financieros altos y
manifesto que ha sido intencional a traves de los años y
2. EJECUCION DE lo hace con el proposito de disponer de fondos para el
GASTOS
inicio de cada año lectivo, ya que la SED gira muy tarde
y a comienzo de año se necesita compar comprar
materiales para inicio de labores académicas como
materiales de trabajo para docentes, tintas y papael para
guia de estudiantes, además tambien se necesita
recursos para calamidades que se presentan en la planta
fisica especialmente con las casetas prefabricadas que
existen en la sede A y b, que a todo momento hay que
mandar a reparar.
La ejecución de recursos no se lleva al 100%,
con el fin de dejar excedentes financieros que
permitan el normal funcionamiento del
Colegio en el inicio de año, por cuanto el giro
de recurso del MINISTERIO DE EDUCACIÓN
NACIONAL y de la SECRETARÍA DE
EDUCACIÓN DISTRITAL, son tardíosy si no
se contara con estos excedentes sería
imposible el desarrollo de las actividades
academicas
y
administrativas
de la
Institución.
GRAN
JAIME CAMPO
COLOMBIANO
2.5 Sobre la baja ejecución en los proyectos de inversion
manifesto verbalmente que en el colegio existen macroproyectos que son liderados por los coordinadores y que
a su vez programan la ejecución de los recursos con los
docentes, se recomienda primero que todo que los
2. EJECUCION DE
recursos asignados en cada vigencia son para
GASTOS
ejecutarlos al 100% excepto las reservas por contador y
sistematización de boletines, igualmente se le
recomienda no realizar traslados de recursos de
proyectos de inversion a gastos de funcionamento, hay
que darle mas prioridad e importancia a los proyectos.
Gran parte de la demanda para ejecución de
los proyectos de inversión se cargó al rubro
de materiales y suministros, porque estos se
habían considerado con transferencias SED y, Da la sensación que los proyectos de
según lo informado en las caapciatciones, inversión no cumplieron sus metas, lo
sólo podía tomarse de éstas, que fueron que no corresponde a la realidad
terminados ed consignar a finales del año
lectivo y los proeyctos no podían pararse por
falta de recursos.
GRAN
COLOMBIANO
3.7 Se hace la salvedad que en el acta de solicitud de la
documentación requerida para la evaluación al Fondo
de servicio Educativo, fue solicitada el día 5 de mayo de
3.
EVALUACION
2015, Estado de cuenta de las retenciones cancelados
AL
PROCESO
por esta institución en la vigencia 2014 y anteriores
CONTABLE
(DIAN y Tesoreria Distrital), documentos que a la
culminacion de la auditoria no fue entregado por el
funcionario responsable, ni por el contador.
A pesar de no haberse allegado los estados
de cuenta de la DIAN y de la SHD, el
cumplimiento del pago de las retenciones
efectuadas por los diferentes concepto se han
efectuado a tiempo y en su totalidad, de tal
manera que no existen requerimiento al
Colegio por el incumplimiento a estas
obligaciones.
JAIME CAMPO
JAIME CAMPO
Se permite el normal funcionamiento
del Colegio al inicio de año, al contar
con recursos que permiten atender las
necesidades de mantenimiento y
dotación de elementos tanto enla parte
pedagogica como administrativa.
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
La ejecución de recursos no se lleva al 100%, con el fin
de dejar excedentes financieros que permitan el normal
funcionamiento del Colegio en el inicio de año, por
cuanto el giro de recurso del MINISTERIO DE Reducir la cantidad dejada como excedenets
EDUCACIÓN NACIONAL y de la SECRETARÍA DE financieros, previendo demanda de insumos y dejando 08/10/2015
EDUCACIÓN DISTRITAL, son tardíosy si no se contara éstos adquiridos en la vigencia.
con estos excedentes sería imposible el desarrollo de
las actividades academicas y administrativas de la
Institución.
La ejecución de recursos no se lleva al 100%, con el fin
de dejar excedentes financieros que permitan el normal
funcionamiento del Colegio en el inicio de año, por
cuanto el giro de recurso del MINISTERIO DE
EDUCACIÓN NACIONAL y de la SECRETARÍA DE
EDUCACIÓN DISTRITAL, son tardíosy si no se contara
con estos excedentes sería imposible el desarrollo de
las actividades academicas y administrativas de la
Institución.
17
TIEMPO
Se requiere que el giro de recursos por parte del
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL y de la
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DISTRITAL, se
efectúen al comienzo del año academico, con el fin de
contar con flujo de efectivo para atender las
N/A
necesidades propias de la Institución Educativa y poder
ejecutar el presupuesto del año anterior al 100%, de tal
forma que el Colegio no se vea abocadoa situaciones de
emergencia que no puedan ser atendidas por no contar
con los recursos necesarios para este fin.
Dado que la información era que los proyectos de
inversión se ejecutaban con transferencias SED, para
Ejecutar de acuerdo a lo presupuestado, a tarvés de los
no parar las actividades se recurrió al rubro de
rubros, eviatndo en lo posible y sin afectar el servicio, 09/06/2015
materiales y suministros y Actividades Científicas, para
traslados o cambios.
cumplir con lo propuesto en el POA y en la planeación
del Macroproyecto.
Protocolizar documentalmente a la
oficina de Cntrol Interno, los pagos de Tramitar ante la DIAN y la SHD los estados de cuenta Tramitar ante la DIAN y la SHD los estados de cuenta
obligaciones tributarias que han sido que permitan evidenciar el pago de las obligaciones que permitan evidenciar el pago de las obligaciones 09/06/2015
atendidas oportunamente y por el tributarias del Colegio.
tributarias del Colegio.
valor total de estas.
05/12/2015
N/A
19
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
RECTORIA
CONSEJO
DIRECTIVO
Que el
giro de
recursos por parte del
MINISTERIO
DE
EDUCACIÓN
NACIONAL y de la
SECRETARÍA
DE
EDUCACIÓN
DISTRITAL,
se
efectúen al comienzo
del año academico,
con el fin de contar
con flujo de efectivo
para
atender
las
necesidades propias
de
la
Institución
Educativa y poder
ejecutar
el
presupuesto del año
anterior al 100%, de
tal forma que el
Colegio no se vea
abocadoa situaciones
de emergencia que no
puedan ser atendidas
por no contar con los
recursos necesarios
para este fin.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 2 de febrero de 2016.
Que el
giro de
recursos por parte del
MINISTERIO
DE
EDUCACIÓN
NACIONAL y de la
SECRETARÍA
DE
EDUCACIÓN
DISTRITAL,
se
efectúen al comienzo
del año academico,
con el fin de contar
con flujo de efectivo
para
atender
las
necesidades propias
de
la
Institución
Educativa y poder
ejecutar
el
presupuesto del año
anterior al 100%, de
tal forma que el
Colegio no se vea
abocadoa situaciones
de emergencia que no
puedan ser atendidas
por no contar con los
recursos necesarios
para este fin.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 2 de febrero de 2016.
RECTORIA
CONSEJO
DIRECTIVO
03/12/2016
RECTORA
CONSEJO
DIRECTIVO
09/07/2015
AUXILIAR
FINANCIERA
CONTADOR
Y
Y
Y
Y
Utilización para el
2015 de los dienros
asigandos a cada
rubro, evitando , en lo
posible,
traslados.
Esto
está
condicioando a la
recepción
oprotuna
de lso fondos, porque
la prioridad es la
ejecución
de
lo
planeado.
Tramitar ante la DIAN
y la SHD los estados
de
cuenta
que
permitan evidenciar el
pago
de
las
obligaciones
tributarias
del
Colegio.
ESTADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 2 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 2 de febrero de 2016.
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
2015
2015
2015
2015
2015
CONTRATISTA
2015
JAIME CAMPO
INSTITUCION
EDUCATIVA
GRAN
COLOMBIANO
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
4.5 Revisado el proceso en la tesoreria se evidencio que
los libros de bancos y las conciliaciones bancarias de las
cuentas de ahorro y corriente no fueron elaboradas por
la auxiliar financiera incumpliedo con las obligaciones
plasmadas en la Resolución 2352 de 2013, guia
financiera, item 4.8 CONCILIACIONES BANCARIAS. "Es
el procedimiento mediante el cual se compara la
información contenida en el extracto bancario contra la
información contenida en el libro auxiliar de bancos con
el fin de determinar si existen partidas conciliatorias,
proceder a su identificación y documentación respectiva,
las conciliaciones de los ingresos deben ser
permanentes, oportunas y veraz".
12
CAUSA
13
EFECTO
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
A pesar de que en el área financiera
del Colegio se está implementando la
elaboración de os libros de bancos,
proceso que ya esta desarrollando
Se está implementando en el aplicativo AS
para el año 2015, el área de Se está implementando en el aplicativo AS
FINANCIERO, la elaboración de los libros de
contabilidad lleva puntualmente y mes FINANCIERO, la elaboración de los libros de bancos y
bancos y efectuar las correspondientes
a mes los libros de bancos y se efectuar las correspondientes conciliaciones bancarias.
conciliaciones bancarias.
efectúan
las
correspondientes
conciliaciones bancarias, situación
que permite llevar un estricto control
sobre los recursos del Colegio.
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
Los libros de bancos y conciliaciones de las cuentas
bancarias de ahorros y corriente, al momento de
culminar la visita de Control Interno ya se encontraban
al día, situación que no se refleja en el correspondiente N/A
informe.Igualmente los libros de bancos y sus
conciliaciones de la vigencia 2015 se encuentran
elaborados hasta el mes de Mayo de 2015
GRAN
JAIME CAMPO
COLOMBIANO
4.6 Revisada la información de tesoreria se evidencio
4.
EVALUACION que la vigencia 2014, no se adopto el manual de
AL PROCESO DE tesoreria mediante acuerdo No. 002 del 08 de mayo de
TESORERIA
2014, incumpliendo con lo normado en la Resolución
No.2352 de 2013.
A pesar de no haberse adoptado el Manual de
Tesorería, se siguieron los procedimientos
que han permitido salvaguardar los recursos
de la Institución.
Falta llevar al Consejo Directivo el Manual de Tesorería,
Protocolizar procedimientos que se
para que sea adoptado y de esta forma protocolizar
llevan a cabo para la salvaguardo y
procedimiientos que se llevan a cabo para el adecuado
correcto manejo de los recursos
control interno de los recursos de efectivo de la
financieros del Colegio.
Institución.
GRAN
JAIME CAMPO
COLOMBIANO
4.7 Revisado el proceso de tesoreria se evidencio la
presentación del flujo de caja inicial mensualizado por
parte del rector al Consejo Directivo, cumpliendo con lo
normado en la Resolución 2352 de 2013, items 3.
"PROGRAMACION PRESUPUESTAL". Es el proceso
mediante el cual se establecen los lineamientos,
instrumentos y procedimientos para la elaboración,
4.
EVALUACION presentación, estudio y aprobación del presupuesto del
AL PROCESO DE colegio. Numeral 3.5. FLUJO DE CAJA COMO
TESORERIA
INSTRUMENTO DE PROGRAMACION Y EJECUCION
PRESUPUESTAL. "establece que al cierre de cada mes
se debe reempazar el flujo de caja de los pagos
ejecutados y los ingresos recibidos es decir, los giros
efectivamente realizados y los ingresos efectivamente
recibidos, una vez ajustados el flujo de caja debe
presentarse minimo cada tres (3) meses por parte del
rector al Consejo Directivo parasu seguimiento".
A pesar de no actualizarse fisicamente el flujo
de caja, en la practica se tiene en cuenta para
la ejecución presupuestal de cada uno de los
rubros y sus correspondiente financiación de
acuerdo con la fuente de recursos
correspondiente.
Plasmar fisicamente el flujo de caja
como instrumento de planeación
financiera,
para
protocolizar
procedimientos que en la práctica se
ejecutan para la correcta ejecución de
los recursos.
A pesar de no actualizarse fisicamente el flujo de caja,
en la practica se tiene en cuenta para la ejecución Plasmar fisicamente la planeación financiera de los
presupuestal de cada uno de los rubros y sus recursos en el flujo de caja y llevarlo al Consejo 09/06/2015
correspondiente financiación de acuerdo con la fuente Directivo para su seguimiento.
de recursos correspondiente.
GRAN
COLOMBIANO
4.8 Revisado el proceso de tesoreria se evidencio la
elaboraciín de los comprobantes de ingresos No.1 de
enero, No.2 de febrero, No.3 de junio, No.4 y 5 de
noviembre de 2014, por recursos recibidos recibidos a
traves de la cuenta de ahorro del Fondo de Servicio
4.
EVALUACION Educativo, observandose que no elaboraro en su
AL PROCESO DE totalidad los comprobantes de ingreso de la vigencia
TESORERIA
2014, es imprescindible que los comprobantes se
elaboren con la finalidad de confirmar los ingresos que
recibe la institución y dar fe de la información
presupuestal. Se incumple con lo normado en el
numeral No.3.5, de la Resolución 2352 de 2013, Manual
de Tesoreria.
Se utilizó como apoyo financiero de la entrada
de recursos al Colegio la información
contable, sin embargo si hubo un seguimiento
puntual al movimiento de flujo de efectivo
para conocer con cuanto y que fuentes de
financiación se contaba para la ejecución de
los recursos programados.
Registrar en su totalidad la entrada de
recursos, que en la práctica se
tuvieron en cuenta para conocer la
procedencia de los recursos y el valor
de estos.
Se utilizó como apoyo financiero de la entrada de
recursos al Colegio la información contable, sin
Registrar en su totalidad la entrada de recursos, que en
embargo si hubo un seguimiento puntual al movimiento
la práctica se tuvieron en cuenta para conocer la 09/06/2015
de flujo de efectivo para conocer con cuanto y que
procedencia de los recursos y el valor de estos.
fuentes de financiación se contaba para la ejecución de
los recursos programados.
GRAN
COLOMBIANO
4.9 Revisando la información de tesoreria se evidencio
que no se realizan arqueos de la caja fuerte, incumpliedo
con lo normado en la Resolución 2352 de 2013. items
3.15 "Se debe realizar arqueo del contenido de la caja
fuerte por lo menos dos veces al mes y elaborar la
correspondiente acta firmada por el responsable y el
4.
EVALUACION Ordenador del gasto", Igualmente no se realizaron actas
AL PROCESO DE de arqueo de chequera, incumpliendo con la Resolución
TESORERIA
2352, items 4.2 "El Auxiliar administrativo con funciones
financieras verificara diariamente, el contenido de las
chequeras, contando uno a uno los cheques, llevando el
respectivo control. Cada vez que se realice aqueo de
cheques debe suscribirse acta firmada por el Ordenador
del Gasto y el auxiliar administrativo con funciones
financieras".
Por medidas de seguridad, se efectuan los
arqueos de la caja fuerte y de la chequera
correspondientes, solamente que no se dejan
plasmados en las actas correspondientes.
No existe evidencia fisica de los Por medidas de seguridad, se efectuan los arqueos de
Elaborar las actas correspondientes de los arqueos de
arqueos de la caja fuerte y las la caja fuerte y de la chequera correspondientes,
la caja fuerte y chequeras, que en la práctica se realizan 09/06/2015
chequeras, que en la práctica se solamente que no se dejan plasmados en las actas
por medidas de seguridad.
realizan.
correspondientes.
GRAN
JAIME CAMPO
COLOMBIANO
4.10. Mediante Resolución No.01 de 2014, constituyo en
la vigencia 2014 Caja Menor de lo cual se evidenció lo
siguiente: 1. Recibo de caja menor con fecha 09 de julio
4.
EVALUACION
de 2014, cancelando un punto adicional de Directv, por
AL PROCESO DE
valor de $40.000, 2. Facturas sin los requisitos plenos
TESORERIA
establecidos por el Estatuto trinutario. 3. Facturas sin el
nombre de la institución. 4. Recibos de caja menor por
transportes sin la planilla de recorrido.
Se pagaron alguno servicios, de acuerdo
algunas necesiades de la institución. El
Directv prepago fue una aletrnativa para el No se evidencia efecto adverso y/o
trabajo de las clases,. Factuars de poco valor, que genere mal manejo de la Caja
como las que se manejan en Caja menor en Menor.
la mayoría de establecimeitnos no tienen
estos requerimientos.
JAIME CAMPO
JAIME CAMPO
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
Llevar al Consejo Directivo el Manual de Tesorería, para
que sea adoptado y de esta forma protocolizar
procedimiientos que se llevan a cabo para el adecuado 09/06/2015
control interno de los recursos de efectivo de la
Institución.
Se ha entendido la Caja menor como el recruso para
solución inmediata, en locales cercanos. La mayorái de Ser más estrictos en la exigencia, dentro del marco de
01/07/2015
los estabelcimeitnos no disponen de facturas legales, y los recursos disponibles.
se da prioridad a
N/A
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
Los libros de bancos
y conciliaciones de
las
cuentas
bancarias
de
ahorros y corriente,
al
momento
de
culminar la visita de
Control Interno ya
se encontraban al
AUXILIAR
día, situación que
FINANCIERA/CON
NINGUNA
no se refleja en el
TADOR
correspondiente
informe.Igualmente
los libros de bancos
y sus conciliaciones
de la vigencia 2015
se
encuentran
elaborados hasta el
mes de Mayo de
2015
ESTADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 2 de febrero de 2016.
10/08/2015
RECTORIA/
AUXILIAR
FINANCIERA
Llevar al Consejo
Directivo el Manual de
Tesorería, para que
sea adoptado y de
esta
forma
protocolizar
procedimiientos que
se llevan a cabo para
el adecuado control
interno
de
los
recursos de efectivo
de la Institución.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 7 de julio de 2016.
10/08/2015
AUXILIAR
FINANCIERA/CON
TADOR
Plasmar fisicamente
la
planeación
financiera
de
los
recursos en el flujo de
caja y llevarlo al
Consejo
Directivo
para su seguimiento.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 7 de julio de 2016.
AUXILIAR
FINANCIERA
Registrar
en
su
totalidad la entrada
de recursos, que en la
práctica se tuvieron
en
cuenta
para
conocer
la
procedencia de los
recursos y el valor de
estos.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 2 de febrero de 2016.
10/08/2015
AUXILIAR
FINANCIERA
Elaborar las actas
correspondientes de
los arqueos de la caja
fuerte y chequeras,
que en la práctica se
realizan por medidas
de seguridad.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 2 de febrero de 2016.
01/12/2015
Resposable
Manejo ed
Menor
10/08/2015
del
Caja
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
Cumplimiento de lo
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
acordado.
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 2 de febrero de 2016.
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
2015
2015
CONTRATISTA
2015
JAIME CAMPO
12
13
14
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
GRAN
COLOMBIANO
5.5.Revisada el 100% de los comprobantes de egreso,
se evidencio servicio de internet con la Empresa de
telefonos de Bogotá, se incumple con lo normado en el
numeral 7, del articulo 11 del Decreto 791 de 2008 y
circular del 25 de enero de 2012 sobre prohibición de
servicios de internet, "En los decretos por los cuales se
liquida el Presupuesto Anual de Rentas e ingresos y de
gastos e Inversión de Bogotá Distrito Capital, se
establece que el rubro de servicios públicos es
El servicio de Internet que provee la SED presenta
únicamente para sufragar los servicios facturados de
EVALUACION
muchas dificultades, reflejadas en congestión, mala
energia electrica, acueducto, alcantarillado, aseo, gas y
EJECUCION
DE
El mal servicio de internet que provee la SED
señal, interferencias, imposibilidad a veces de descarga
telefonia fija de los inmueble e intalaciones en las cuales
Por ofrecer un mejor servicio se
Cancelación del
GASTOS,
y que dificulta la realización oportuna ed
ed archivos, etc. Con el fin de atender de manera
funcionan las entidades de la administración Distrital,
incumple una norma.
preceptuado.
COMPROBANTES
algunos procesos.
eficiente el servicio se contrató un servicio adicional de
siendo así, no es posible pagar los servicios de internet
DE EGRESO
ETB para oficinas, del cual se han beneficiado los
por demanda, avantel, telefonia celular, larga distancia ni
docentes para registro de notas.
otros operadores y servivio de información 113, que se
solicitan a traves de la factura de telefonia local". "En
concordancia con lo anterior, y debido que alguno
Directivos Docentes han solicitado intenet por demanda
y otros servicios, queda prohibido a partir de la fecha,
realizar estas solicitudes por telefonia local, de hacerlo el
responsable o peticionario debera cancelar la factura de
telefono de manera personal con los servicios anexos
solicitador por el"
CAUSA
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
16
15
INSTITUCION
EDUCATIVA
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
servicio en cumplimiento
de lo
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
15/05/2101
RECTORA,
AUXILIAR
FINANCIERA
GRAN
JAIME CAMPO
COLOMBIANO
5.6. Revisados el 100% de los comprobantes de egreso,
se evidencio falta de soportes del pago a la seguridad
social en perona natural y juridica, incumpliendo con lo
reglado en la Ley 1150 de 2007. El inciso segundo y el
paragrafo 1. del articulo 41 de ley 80 quedaran así: el
proponeste y el contratista deberan acreditar que se
encuentran al día en el pago de aportes parafiscales
relativos al Sistema de seguridad Social integral.
EVALUACION
Parágrafo 1. El requisito establecido en la parte final del
En algunos casos, no cumplir con la
EJECUCION
DE
En algunos casos se han efectuado pagos
En algunos casos se han efectuado pagos sin el pago Exigir a los contratistas el pago de los aportes a la
inciso segundo de este articulo, debera acreditarse para
exigencia del pago de los aportes a la
GASTOS,
sin el pago por parte del Contratista de los
por parte del Contratista de los aportes a la seguridad seguridad social, antes de efectuarle el correspondiente 09/06//2015
la realización de cada pago derivado del contrato estatal.
seguridad social, por parte del
COMPROBANTES
aportes a la seguridad social.
social.
pago de la obligación por parte del Colegio.
El servidor público que sin justa causa no verifique el
Contratista.
DE EGRESO
pago de los aportes a que se refiere el presente articulo,
incurrira en causal de mala conducta, que sera
sancionada con arreglo al regimen disciplinario vigente,
incumplimiento de lo normado en esta ley. Como quiera
que la norma expresamente establece dicha omisión
como condusta de tipo disciplinario, se correra traslado a
la oficina de asuntos disciplinarios para que de encontrar
merito inicie las investigaciones a que haya lugar.
GRAN
JAIME CAMPO
COLOMBIANO
5.7 Revisados el 100% de los comprobantes de egreso,
se evidencio contratacion con un tercero para realización
de la ceremonia de grados de los alumnos de la
institución promoción 2014, incumpliendo con lo
EVALUACION
normado en la Resolución 2352 de 2013, "Los colegio
Ha sido una costumbre celebrar los grados y clausura
EJECUCION
DE que no cuenten con aula multiple, teatro o lugar de El colegio carece de espacios adecuados para Se incumple la norma al no solicitar
en las mejores condicioens y esto ha sido una Solicitar previamente a la Dirección Local, la posibilidad
GASTOS,
ceremonias, coordinaran con el respectivo Director Local reunir a más de 600 personas que asisten a previamente espacios con el director
01/06/2015
aletrnativa para motivar mejores resultados en lso de un espacio adecuado.
COMPROBANTES de educación, el lugar de la ceremonia de graduación, si grados y clausura de cada año lectivo
Local.
estudiantes, que no desean perderse esta ceremonia.
DE EGRESO
al gestionar ante el Director Local de Educación el sitio
de la ceremonia, el mismo no se logre o no sea posible,
el rector, ordenadora del gasto puede con los recursos
aprobados para el rublo de Derechos de Grado, alquiler
el lugar de la cermonia.
GRAN
COLOMBIANO
EVALUACION
EJECUCION
DE
GASTOS,
COMPROBANTES
DE EGRESO
5.8 Revisados el 100% de los comprobantes de egreso,
se evidencio contrato con una persona natural que no
cumple con la actividad economica contratada,
incumpliendo con lo normado en la ley 80 de 1993, Ley
General de Contratación, al no cumplir con el principio
de objetividad en la contratación estatal poniendo en
riesfo a la institución y a los resursos de la misma.
A pesar de no tener homologadas las
Falta de homologación de sus Verificación que la actividad a realizar y/o servicio a Verificación que la actividad a realizar y/o servicio a
actividades en la Camara de Comercio, son
actividades de servicios en el registro prestar se encuentre homologada en el Registro de la prestar se encuentre homologada en el Registro de la 09/06//2015
personas idoneas para la realización de los
de la Camara de Comercio.
Cámara de Comercio.
Cámara de Comercio.
servicios que prestaron a la Institución.
2015
GRAN
JAIME CAMPO
COLOMBIANO
EVALUACION
EJECUCION
DE
GASTOS,
COMPROBANTES
DE EGRESO
5.9 Revisados el 100% de los comprobantes de egreso,
se evidencio utilización indebida del rubro afectado
incumpliendo con la Resolución 2352 de 2013, ejecución
de recursos por los rubros establecidos de acuerdo a su
definición
Se registraron los gastos por los rubros que
entendimos eran los adecuados para la
Incidencia de clasificación de los
ejecución de estos recursos, Sin embrago
gastos en la ejecución presupuestal.
tendremos en cuenta sus observaciones para
causarlos por los rubros señalados.
Se registraron los gastos por los rubros que entendimos
eran los adecuados para la ejecución de estos
recursos, Sin embrago tendremos en cuenta sus
observaciones para causarlos por los rubros señalados.
2015
GRAN
JAIME CAMPO
COLOMBIANO
EVALUACION
EJECUCION
DE
GASTOS,
COMPROBANTES
DE EGRESO
5.10 Revisados el 100% de los comprobantes de egreso,
se evidencio contratos con tercero sin surtir efecto
inicialmente con la Imprenta Distrital, incumpliendo con
el Decreto 058 de 2008, sobre impresos en las Entidades
Distritales.
Lasimpresionesquesecontrataronconterceros,
sondocumentosdesumaurgencia,paraeldesarr
ollopedagógicoyadministrativodelaInstitución,
quenosoportaneltiempodetrámiteantelaImpren
taDistrtital.
Lasimpresionesquesecontrataronconterceros,sondocum
ramitarantelaImprentaDistrital,losdocumentosyformasim
entosdesumaurgencia,paraeldesarrollopedagógicoyadm
presas,quepuedansoportareltiempodetrámitequeserequi 09/06/2015
inistrativodelaInstitución,quenosoportaneltiempodetrámi
ereparatalfinenlaImprentaDistrital.
teantelaImprentaDistrtital.
2015
JAIME CAMPO
Contarconinformaciónydocumentosenf
ormaoportuna,paranoentorpecerelnor
maldesarrollodelaInstitución,ensuslab
oresdepedagogíayadministrativas.
17
TIEMPO
Causar el transporte de los estudiantes por Salidas
Pedagógicas, compra y arreglo de arboles para jardines
09/06//2015
por sostenimiento de plantas y animales, trasteos de
bajas por transporte.
01/06/2015
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
Cancelación
del
servicio de internet No
por telefonía local, a pendientes
partir de junio de actividades.
2015
ESTADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
quedan institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 2 de febrero de 2016.
Exigir
a
los
contratistas el pago
de los aportes a la
seguridad
social,
antes de efectuarle el
correspondiente pago
de la obligación por
parte del Colegio.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 2 de febrero de 2016.
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 2 de febrero de 2016.
AUXILIAR
FINANCIERA
Verificación que la
actividad a realizar
y/o servicio a prestar
se
encuentre
homologada en el
Registro
de
la
Cámara de Comercio.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 2 de febrero de 2016.
10/08/2015
AUXILIAR
FINANCIERA
Causar el transporte
de los estudiantes por
Salidas Pedagógicas,
compra y arreglo de
arboles para jardines
por sostenimiento de
plantas y animales,
trasteos de bajas por
trasnporte.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 2 de febrero de 2016.
09/06/2015
RECTORIA/AUXILI
AR FINANCIERA
TramitarantelaImpren
taDistrital,losdocume
ntosyformasimpresas,
quepuedansoportarelt
iempodetrámitequese
requiereparatalfinenla
ImprentaDistrital.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 7 de julio de 2016.
10/08/2015
AUXILIAR
FINANCIERA
01/12/2016
RECTORA
AUXILIAR
FINANCIERA
10/08/2015
Y
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
2015
2015
2015
2015
CONTRATISTA
2015
JAIME CAMPO
JAIME CAMPO
JAIME CAMPO
JAIME CAMPO
JAIME CAMPO
12
14
13
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
GRAN
COLOMBIANO
5.11 Revisados el 100% de los comprobantes de egreso,
se evidencio incumplimiento de lo normado en el articulo
10 de la resolución 4047 de 2011, Prohibiciones. El
rector como ordenador del gasto no puede con recursos
EVALUACION
del Fondo de Sevicios Educativos: a) otorgar donaciones
EJECUCION
DE
(regalos, obsequios, agasajos, dadivas, ofrendas,
GASTOS,
presentes, donativos y subsidios, b) financiar el pago de
COMPROBANTES
gastos suntuarios, c) financiar la capacitación a
DE EGRESO
funcionarios, d) contratar servicios técnicos y
profesionales para el desarollo de actividades
educativas, y las demás establecidas en los actos
administrativos vigentes.
GRAN
COLOMBIANO
Se recibió el Almacén en agosto de 2013, año
en el cual se levantaron inventarios por
Dependencias, en el año 2014 lo dediqué a
hacer saneamiento tanto de FSE como SED,
6.
EVALUACION 6.8 Revisada la información de almacén se evidenció adicional se hicieron 2 bajas debidamente
AL PROCESO DE que los inventarios por dependencias no se encuentran entregadas en marzo y diciembre de 2014, ya Pendiente
ALMACEN
E actualizados, tiene fecha de elaboración de Diciembre de finalizando año debido a la ocupación de los Dependencias.
INVENTARIOS
2013 (Ver folios 528 al 531, carpeta de Evidencias)
diferentes docentes y corrdinadores respecto
al cierre de año no fur posible adelantar este
proceso, Sumando a las labores normales se
hizo un adelantamiento del trabajo atrasado,
para permitir iniciar inventarios sobre lo real.
GRAN
COLOMBIANO
6.9 Revisada la información de Almacén se evidenció
que los bienes devolutivos adquiridos por el colegio a
través del Fondo de Servicios Educativos no se
encuentran plaquetizados incumpliendo con lo normado
6.
EVALUACION
en la Resolución 001 de 2001 expedida por la Secretaría
AL PROCESO DE
de Hacienta Distrital y adoptada por la Secretaría de
ALMACEN
E
Educación mediante Resolución 8287 de 2001. (Ver
INVENTARIOS
folios 446 al 475, carpeta de evidencias) Por lo anterior,
se colicita adelantar las medidas pertinentes e incluir en
el plan de mejoramiento para su posterior seguimiento
por parte de la oficina de Control Interno.
GRAN
COLOMBIANO
8.1.Se reviso el conocimiento y cumplimiento del manual
de funciones a los siguiente funcionarios: Rctora; Nydia
Margoth Caicedo Cuenca, Auxiliar Financiera: Liliana
Cadena Olaya, Almacenista Nayla Gelvez Pacheco,
Secretaria Cecilia Sanchez. Mediante entrevista y
verificación del cumplimiento de algunas funciones
establecidas en el manual, se evidencio que en general
los funcionarios entrevistados conocen sus funciones
establecidas en la Resolución de nombramiento, pero no
tienen conocimiento de la Directiva 003 de 2013,
8. CUMPLIMIENTO
expedida por la Alcaldia de Bogotá, se le manifiesta que Las dos funcionarias
DE LA DIRECTIVA
la directiva hace alusión al cumplimiento de las nuevas en los cargos
003 DE 2013:
funciones, de la custodia de los bienes y de la custodia y
conservación de los documentos públicos, en el
desarrollo de la auditoria se evidenció incumplimiento
de funciones por parte de la auxiliar financiera las cuales
se relacionan en el item 2,4 y 5, de la almacenista, las
cuales se relacionan en el item 6, por lo anterior se
recomienda que se establezcan estrategias que permitan
a la ordenadora del gasto junto con su equipo
administrativo un mayor control para el cumplimiento de
las funciones que deben desarrollarse en la institución.
GRAN
COLOMBIANO
8.2 De conformidad con la Directiva 003 de 2013 se
pudo evidenciar que existe una adecuada salvarguarda
de los bienes y una correcta conservación de los
documentos públicos, se observó que el colegio ha
adquirido carpetas de acuerdo a lo normado en la Ley
594 de 2000, sobre archivo documental, iniciando de una
8. CUMPLIMIENTO
manera adecuada el archivo de los documentos
DE LA DIRECTIVA
No hay una clara, fuera de la omisión
presupuestales, sin embargo se hace necesario foliar la
003 DE 2013:
información presupuestal, de tesoreria, de contratación,
de almacen, la carpeta de actas de reuniones del
Consejo Directivo y sus soportes, además se debe llevar
una tabla de archivo documental donde se tenga
radicado el historial de los soportes documentales de la
institución.
CAUSA
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
16
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Se llevaron a cabo actividades, propias del
Propender por el cumplimiento de los Se llevaron a cabo actividades, propias del bienestar y
bienestar y objetivos de una Institución
Revisar la forma como se aplica lo estipualdo en el
objetivos institucionales y de bienestar objetivos de una Institución Educativa y que están
09/06/2015
Educativa, expresados en los proyectos y
Pacto de Convivencia, en materia de estímulos
de la comunidad educativa.
definidas como estímulos en el Pacto de Convivencia
para beneficio de los niños, niñas y jóvenes.
inventarios
Se recibió el Almacén en agosto de 2013, año en el
cual se levantaron inventarios por Dependencias, en el
año 2014 lo dediqué a hacer saneamiento tanto de FSE
como SED, adicional se hicieron 2 bajas debidamente
por entregadas en marzo y diciembre de 2014, ya
Levantar Inventarios por dependencia.
finalizando año debido a la ocupación de los diferentes
docentes y corrdinadores respecto al cierre de año no
fur posible adelantar este proceso, Sumando a las
labores normales se hizo un adelantamiento del trabajo
atrasado, para permitir iniciar inventarios sobre lo real.
Como es de su conocimiento recibí el
almacén en un atraso y estado lamentable,
Como ya lo comenté recibí el almacén en un atraso y
estuve depurando los diferentes elementos y
estado lamentable, estuve depurando los diferentes
Nunca se ha plaquetizado los bienes
Organizar por fecha de ingreso
bajas no firmadas en vigencias anteriores
elementos y bajas no firmadas durante el año 2014,
Devolutivos del Ied.
devolutivos y proceder a plaquetizar.
durante el año 2014, esto además de las
esto además de las funciones normales que demanda
funciones normales que demanda esta
esta dependencia.
dependencia.
son
01/06/2015
los
elementos
01/06/2015
Algunos procesos no se han realizado
conforme a la norma, sin embargo no
relativamente
Están en proceso de copnocer todas las funciones y Disponer a la mano de las normas relativas a su
se ha afectado la transparencia en la
01/06/2015
requerimientos en los procesos propios del cargo
desempeño, para que si hay dudas, lo consulten.
ejecución, ni ha habido malversación
o desperdicio.
Se
incumple
con
requerimeintos ed la norma.
algunos
No se ha sido meticuloso en el manejo de archivo
17
TIEMPO
Establecimeinto de plazos para cumplimeinto de este
01/06/2015
requerimiento.
02/12/2015
19
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
RECTORIA/AUXILI
AR FINANCIERA
Revisar
las
decisiones
y
eejcución
de
actividades,
sin
afectar
políticas
institucionales
en
materia de bienestar,
tales
como
premiación
en
clausura y ceremonia
de grado.
ESTADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 2 de febrero de 2016.
ALMACENISTA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
Se ha continaudo
institución con la acción correctiva
Levantar Inventarios
con el Saneamiento
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
por dependencia.
de Inventarios
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 2 de febrero de 2016.
ALMACENISTA
Saneamiento
Inventarios
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
de Plaquetizar elementos
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
Devolutivos
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 2 de febrero de 2016.
01/06/2015
Rectora
Entrega por correo
de la directiva 003
NINGUNA
para ser leída por
cada funcionario
01/12/2015
Rectora
y
Funcionarias
encargadas de la
gestión
documental, según
el
área
de
desempeño.
07/12/2015
01/12/2015
1.
Comunicación
escrita,
desde
rectoría,
con
las
observaciones
relativas
a
esta
dificultad. 2. ajuste y
mejora por parte de
cada funcioanrio.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 2 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 2 de febrero de 2016.
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CAUSA
14
13
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
JAIME CAMPO USAQUEN
1.3. Cumplimiento
de la Resol. 3612
del 27 de diciembre
de 2010 "directrices
y
programación
para
la
conformación
del
gobierno escolar y
de las instancias de
participación
y
representación
al
ainterior de los
colegios
oficiales
de Bogota.
2015
JAIME CAMPO USAQUEN
1.13.
Resolución
219
de
1999
numeral 3 y 4 del No hubo seguimiento y control por parte del consejo
No se nombro el comité evaluador de la no permite evaluar las falencias o
Nombramiento de dicho comité para las proximas
art. 4 y numeral 6 directivo a la ejecución del contrato de tienda escolar y
No se nombro el comité evaluador de la tienda escolar.
04/08/2015
tienda escolar.
fortalezas
elecciones de la tienda escolar
del
art.
6
- no se nombro el comité evaluador
resolución 234 de
2010
31/12/2015
Consejo Directivo
2015
JAIME CAMPO USAQUEN
2.5. consistencia de
Verificados los soportes del Estado de Tesoreria de la
la información en el
vigencia 2014 se observó una diferencia por valor de
Estado
de
$793,769
tesoreria.
En la elaboración del Estado de tesoreria no
Generación de inconsistencia en la En la elaboración del Estado de tesoreria no se tubieron Verificar todas las partidas para la elaboración del
se tubieron en cuenta los gastos financieros
liquidación del excedente financiero en cuenta los gastos financieros por valor de $700.757, estado de tesoreria al momento de la liquidación del 04/08/2015
por valor de $700.757, valor existente en los
para la siguiente vigencia
valor existente en los libros contables
excedente financiero
libros contables
31/12/2015
Pagaduria
Contador
-
2015
JAIME CAMPO USAQUEN
4.8.Obligaciones de
los entes distritales
La entidad financiera no ha marcado la Descuento
del
Gravamen
Se evidenció en los extractos de la cuenta corriente la
La entidad financiera no ha marcado la cuenta para el Elevar las correspondientes solicitudes a los entes para
frente
a
los
cuenta para el no descuento de dicho constituyendo un gasto con cargo al
04/08/2015
aplicación del impuesto de guerra 4 x 1000
no descuento de dicho gravamen
el no descuento del gravamen
gravamenes
gravamen
presupuesto
financieros
31/12/2015
Pagaduria
Rectoria
-
JAIME CAMPO USAQUEN
5.1.
Publicación
mensual en lugar
visible y de fácil
acceso
de
la Se evidenció que no se publica mensualmente en
Desinformación por parte de la
No se publicó la relación de los contratos
no se Publica mensualmente la relación de la
relación
de cartelera la relación de contratos elaborados por la
comunida educativa respecto de la
Publicación mensual de la contratación en cartelera
elaborados por la institución
contratación
contratos
y institución
contratación.
convenios
celebrados durante
el periodo.
JAIME CAMPO USAQUEN
5.2. Seguimiento a
la
ejecución
y
Se evidenció el no recaudo de $519.100 por concepto de No se efectuó reducción en el rubro de tienda Falta de ejecución presupuestal de Se descontaron dias no laborados pero no se efectuo la Soportar suficientemente los dias descontados y ajustar
recaudo
del
04/08/2015
ingresos por tienda escolar
escolar
ingresos
correspondiente reducción.
el presupuesto
contrato de Tienda
Escolar.
JAIME CAMPO USAQUEN
5.3. Cumplir de
acuerdo
a
los
lineamientos dados
por la SED con la
actividad
de
conciliar
Se evidenció la no elaboración del acta de gestión en
mensualmente los cuanto a la conciliación mensualmente los cierres No se elebora acta de gestión
cierres financieros, financieros, cierre de almacén y de caja menor.
cierre de almacén y
de caja menor, y
dejar documentada
mediante acta de
gestión.
JAIME CAMPO USAQUEN
5.5. Cumplimiento
del parágrafo 1 del
Se evidenció la falta de documentos soporte de
articulo 41 de la ley
seguridad social y parafiscales en algunos comprobantes No se archivan en el momento del pago
80, acreditación del
de egreso
pago de aportes
parafiscales
JAIME CAMPO USAQUEN
5.6.
Resolución
2352
de
2013
manual
de
Tesorería
4,7
registro de gasto,
pago o cancelación
de obligaciones.
JAIME CAMPO USAQUEN
5.7.Decreto
reglamentario 084
de
2008
"los
impresos en las Se evidenció la contratacion con un tercero para la No se solicitó concepto para impresión a la Incumplimiento
al
entidades oficiales impresión de 2,000 periodicos institucionales.
imprenta Distrital
reglamentario 084 de 2008
deben solicitarse a
traves
de
la
imprenta distrital"
2015
2015
2015
2015
2015
2015
2015
Que revisadas las actas de reuniodes de Consejo
no se evidencio suficientemente la
Directivo se evidenció que no hubo posesión del nuevo La descripción en el acta de la posesión no
La posesión esta dada en el acta adjunta para este Suficiente redacción al momento de la elaboración del
posesión y empalme del consejo
04/08/2015
consejo, igualmente que no existio empalme entre el fue suficiente.
hallazgo.
acta
Directivo
consejo directivo entrante y saliente.
04/08/2015
No queda evidencia de la conciliación No se elabora el acta como evidencia de la conciliación Elaborar el acta como evidencia de la conciliación
04/08/2015
mensual en los cierres financieros
mensual en los cierres financieros
mensual en los cierres financieros
los soportes
incompletos
del
pago
Se evidenció que el comprobante de egreso no tiene la
entrada de almacén que debe ser elaborada por la La almacenista no tiene un sistema que le
Duplicidad de labores
almacenista, el soporte evidenciado es elaborado por el permita hacer las entradas de almacen
auxiliar financiero.
quedan
Se han traspapelado algunos soportes
Archivar en el mismo instante que se hace efectivo el
04/08/2015
pago de las obligaciones
La almacenista no tiene un sistema que le permita Elaboración por parte de la almacenista del documento
04/08/2015
hacer las entradas de almacen
entrada de almacen.
decreto No se solicitó concepto para impresión a la imprenta Para cualquier impreso solicitar concepto a la imprenta
04/08/2015
Distrital
distrital antes de contratar con terceros
31/12/2015
31/12/2015
31/12/2015
31/12/2015
31/12/2015
31/12/2015
31/12/2015
Secretaria Rectoria
-
contador- PagadorAlmacenista
Pagador
Almacenista
Pagador
Ninguna
Ninguna
Pagaduría
Pagaduria
Rectoria
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
Ninguna
Ninguna
ESTADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 23 de mayo de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 23 de mayo de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 23 de mayo de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 23 de mayo de 2016.
Ninguna
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 23 de mayo de 2016.
Ninguna
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 23 de mayo de 2016.
Ninguna
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 23 de mayo de 2016.
Ninguna
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 23 de mayo de 2016.
Ninguna
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 23 de mayo de 2016.
Ninguna
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 23 de mayo de 2016.
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CAUSA
13
EFECTO
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
JAIME CAMPO USAQUEN
6.1. Resol. 001 de
2001
formato
que los pagos no esten soportados por
establecido por la Se evidenció que no cuenta con los soportes de las La almacenista no tiene un sistema que le
La almacenista no tiene un sistema que le permita Elaboración por parte de la almacenista del documento
la
correspondiente
entrada
de
04/08/2015
Dirección
de entradas de almacen
permita hacer las entradas de almacen
hacer las entradas de almacen
entrada de almacen.
almacen emitida por la almacenista.
Dotaciones
escolares
31/12/2015
Almacenista
Ninguna
JAIME CAMPO USAQUEN
6.2. Resol. 001 de
2001
formato
Que no haya soporte legal de la salida
establecido por la Se evidenció que no cuenta con los soportes de las La almacenista no tiene un sistema que le
La almacenista no tiene un sistema que le permita Elaboración por parte de la almacenista del documento
de los elementos comsumibles en el
04/08/2015
Dirección
de salidas de almacen
permita hacer las salidas de almacen.
hacer las salidas de almacen.
salida de almacen.
fondo
Dotaciones
escolares
31/12/2015
Almacenista
Ninguna
JAIME CAMPO USAQUEN
6.4. Cumplir de
acuerdo
a
los
lineamientos dados
por la SED con la
actividad
de
conciliar
Se evidenció la no elaboración del acta de gestión en
mensualmente los cuanto a la conciliación mensualmente los cierre de No se elebora acta de gestión
cierres financieros, almacén.
cierre de almacén y
de caja menor, y
dejar documentada
mediante acta de
gestión.
2015
JAIME CAMPO USAQUEN
Se evidencio que los inventarios por dependencias, se
6.5. Resol. 001 de
encuentran desactualizados. No se están elaborando No se tiene una herramienta para automatizar
2001
Inventrios
inventarios desactualizados
formatos establecidos por la SED para el manejo de los el proceso
Individuales.
bienes.
2015
JAIME CAMPO USAQUEN
6.6.
Conciliación Se evidenció que existe una diferencia respecto del valor
No se puede determinar cuales son
inventarios FSE vs. de los inventarios FSE vs SED-FSE con corte a marzo No se tienen actualizados los inventarios FSE los elementos que difieren en los No se tienen actualizados los inventarios FSE
SED-FSE
de 2015
inventarios
2015
JAIME CAMPO USAQUEN
6.7. Kardex
Se evidencio que la institución no cuenta con un kardex
no existe control de kardex automatizado
de los elementos de consumo .
2015
JAIME CAMPO USAQUEN
7.1.Mapa de riesgo
El mapa fue subido a la pagina pero la
Se evidenció que el mapa de riesgos no fue entregado
responsable
de
su
seguimiento
fue Desactualización en el mapa
por la institución.
incapacitada
2015
JAIME CAMPO USAQUEN
8.1.
Desconocimiento
de la directiva 003
de 2013 expedida
por la Alcaldia de
Bogotá.
Se evidenció que los funcionarios del FSE no tienen
conocimiento de la directiva 003 de 2013, en cuanto a
Desconocimiento de la norma
las funciones por parte del auxiliar financiero y
Almacenista
2015
JAIME CAMPO USAQUEN
8.2.Ley 594 de
El colegio no tiene implementada la tabla de retención
2000 sobre archivo
Falta de aplicación de la norma
documental
documental
2015
JAIME CAMPO
LUIS
VARGAS GOBIERNO
TEJADA
ESCOLAR
1.7. Revisadas las acta de reunión de Consejo Directivo
No existencia del Comité y carencia de
no se evidenció la conformación del Comité de Falta de conocimiento de la conformación del
recomendaciones sobre aspectos de
Mantenimiento Escolar, ni su instalación ni actas de citado órgano escolar
mantenimiento to en el colegio
reunión.
2015
JAIME CAMPO
LUIS
VARGAS GOBIERNO
TEJADA
ESCOLAR
1.10. Verificadas las actas de reunión del Consejo
Directivo se evidenció la no presentación por parte de la
rectora de los estados contable, e igualmente se observó
que el Consejo Directivo no verificó la existencia y
presentación de los estados contables.
2015
2015
2015
El orden del día y aspectos estudiados en las
reuniones de Consejo Directivo se centraron
primordialmente en aspectos de carácter
académico, omitiendo de manera involuntaria
los aspectos Contables del F.S.E.
No queda evidencia de la conciliación No se elabora el acta como evidencia de la conciliación Elaborar el acta como evidencia de la conciliación
04/08/2015
mensual en los cierres financieros
mensual en los cierres financieros
mensual en los cierres financieros
No se tiene una herramienta que facilite el flujo de Adecuar las herramientas que se tienen para el
04/08/2015
información
mejoramiento del proceso
31/12/2015
contadorAlmacenista
Ninguna
31/12/2015
Almacenista
Adecuar las herramientas que se tienen para el
04/08/2015
mejoramiento del proceso
31/12/2015
Almacenistacontador
desconocimiento de las existencias en No se tiene una herramienta que facilite el flujo de Adecuar las herramientas que se tienen para el
04/08/2015
almacen
información
mejoramiento del proceso
31/12/2015
Almacenista
31/12/2015
Rectoria y grupo de
gestión
Conocimiento de la norma y puesta en marcha de la
04/08/2015
misma
31/12/2015
Pagador
Almacenista
y
31/12/2015
Pagador
AlmacenistaRectoria
Secretaria
Coordinaciones.
-
Dificultad en el sistema de archivo de No se tiene claridad sobre el manejo de la información capacitación sobre el manejo de las tablas de retención
04/08/2015
la institución
documental
documental e implementación.
No existe explicación, por cuanto el rector vigente se
posesionó en el colegio en el mes de noviembre de Conformar, instalar y desarrollar las tareas del Comité
03/08/2015
2014 según resolución de traslado expedida por la de Mantenimiento Escolar.
SED.
30/11/2015
Consejo Directivo
En algunas reuniones de C.D. establecer en el orden del
Desconocimiento
por
parte del
Falta de un conocimiento concreto y especifico de las día la presentación de los Estados Contables por parte
Consejo Directivo sobre el estado de
funciones del C.D. y lo regulado en el Decreto 4791 de del Contador del F.S.E. con su correspondiente 27/07/2015
la contabilidad de la vigencia fiscal
2008.
explicaciones a que de lugar. Además de la publicidad
2014
en lugar visible del colegio de los EE/FF.
04/12/2015
Rectoría - Consejo
Directivo
El mapa fue subido a la pagina pero la responsable de Retomar el mapa de risgos para alimentarlo y ponerlo
04/08/2015
su seguimiento fue incapacitada
en marcha
incumplimiento de funciones por parte
Desconocimiento de la norma
del auxiliar financiero y almacenista
-
ESTADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 23 de mayo de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 23 de mayo de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 23 de mayo de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
Ninguna
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 23 de mayo de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 28 de julio de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
Ninguna
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 23 de mayo de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
Ninguna
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 23 de mayo de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
Ninguna
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 23 de mayo de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
Ninguna
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 23 de mayo de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
Conocimiento d la Conformar, instalar y el cumplimiento por parte de la
Resolución No.2280 desarrollar las tareas institución con la acción correctiva
de 2008 "Manual de del
Comité
de plasmada
en
el
plan
de
Mantenimiento
Mantenimiento
mejoramiento, por lo anterior se
Escolar"
Escolar.
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de febrero de 2016.
Elaboración
Realizar reuniones de La Oficina de Control Interno verificó
permanente
y
Consejo
Directivo el cumplimiento por parte de la
oportuna
de
la
para presentar los institución con la acción correctiva
contabilidad
del
Estados Financieros plasmada
en
el
plan
de
F.S.E. Publicidad en
o Contables a cargo mejoramiento, por lo anterior se
lugar visible del
del
Contador
del cierra el hallazgo mediante acta de
colegio de los EE/FF
F.S.E.
visita del 17 de febrero de 2016.
del F.S.E.
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
2015
2015
2015
CONTRATISTA
2015
JAIME CAMPO
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
LUIS
VARGAS GOBIERNO
TEJADA
ESCOLAR
JAIME CAMPO
LUIS
VARGAS PROCESO
TEJADA
TESORERIA
LUIS
VARGAS PROCESO
TEJADA
TESORERIA
2.6 . Verificados los soportes de los Estados de
Tesorería, se observó que existe en la vigencia 2014,
cruzados los valores entre los excedentes financieros al
finalizar la vigencia y el saldo por ejecutar en gastos, se
evidencia un faltante por valor de $396.229.
4.2. / 4.3. Verificada la información de tesorería, se
evidenció que los ingresos por concepto del canon de
arrendamiento del contrato tienda escolar y aquellos por
DE
certificados y constancias, se consignaron en la cuenta
corriente que posee el F.S.E. Incumpliendo con lo
normado en el Manual de Tesorería de la Res. 2352 de
2013.
2015
DE
2015
LUIS
VARGAS PROCESO
JAIME CAMPO
TEJADA
TESORERIA
DE
2015
JAIME CAMPO
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
Falta de apoyo por parte de la Contadora del F.S.E.
Existencia de diferencias bancarias,
para el año fiscal 2014, que pudiese visualizar o
que afectaron el disponible bancaria y
detectar algún tipo de inconsistencia de carácter
excedente financiero al cierre de la
bancario a través de las conciliaciones b/rias del citado
vigencia fiscal 2014.
año fiscal.
No garantizar que los ingresos por
Verificadas los extractos bancarios se concepto del canon de tienda escolar
constató que los citados ingresos se y certificados y constancias generen
realizaron en la cuenta corriente No. algún tipo de rendimiento financiero al
21002035047 del Banco Caja Social.
no estar incorporados en los saldos de
cuenta de ahorros.
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
Elaborar conciliaciones bancarias de manera uniforme
entre el contador y pagaduría, junto con los análisis de
tesorería que permitan establecer partidas que deban
ser aclaradas o hechos económicos por registrar de 27/07/2015
manera oportuna en la contabilidad y presupuesto del
F.S.E. para dar homogenidad a la información
financiera del F.S.E.
Elaboración de conciliaciones bancarias y estados de
tesorería de manera conjunta o uniforme entre contador
y pagador del colegio, para evitar riesgos de omisión en 04/05/2015
el registro de ingresos y gastos presupuestales, que
afecten la información final.
A través de comunicado tanto al contratista de Tienda
Escolar para el año fiscal 2015 y siguientes, así como a
No existe explicación, por cuanto el rector vigente se
la Comunidad Educativa, informarles que los citados
posesionó en el colegio en el mes de noviembre de
pagos concepto del Canon de arrendamiento tienda 27/07/2015
2014 según resolución de traslado expedida por la
escolar y certificados y constancia deben efectuar en la
SED.
cuenta de ahorros que posee el colegio en concordancia
con la normatividad vigente de la S.E.D.
4.4. Revisada la información de tesorería se evidenció
que los traslados de recursos se efectúan a través de
talonario de la cuenta de ahorros, incumpliendo con lo Desconocimiento de lo establecido en la Incumplir con lo normado por la Desconocimiento de lo establecido en la Resolución
normado por la SED, que señala que los traslados de Resolución 2352 de 2013 "Manual de S.E.D. E incumplir con las medidas 2352 de 2013 "Manual de Tesorería" expedido por la
fondos
bancarios
deben
realizarse
mediante Tesorería" expedido por la SED.
de control interno.
SED.
comunicación escrita firmada por el Ordenador del
Gasto y Auxiliar Adtivo con funciones financieras.
Poseer cuenta corriente y ahorros en una sola entidad
bancaria y en la tarjeta establecer que los traslados de
fondos solamente se efectuaran a través de
27/07/2015
comunicación escrita firmada por el Rector Ordenado
del Gasto y Auxiliar Adtivo con Funciones Financieras
del colegio
No se logró evidenciar en los archivos de
4.6. Revisado el proceso en la tesorería se evidenció que
Carencia de un verdadero control Desconocimiento de lo establecido en la Resolución
pagaduría, la existencia de las conciliaciones
Elaboración conciliaciones bancarias de las cuentas de
las conciliaciones bancarias de las cuentas de ahorros y
interno sobre los recursos bancarios o 2352 de 2013 "Manual de Tesorería" expedido por la
01/01/2015
bancarias
elaboradas por
el auxiliar
ahorros y corriente por parte del auxiliar financiero.
corriente no fueron elaboradas por el auxiliar financiero.
financieros del F.S.E.
SED.
financiero.
4.7. Revisada la información del colegio, se evidenció
DE que fue aprobado el Manual de Recaudo de Ingresos,
N.A.
pero no se evidenció que se haya adoptado el Manual de
Tesorería expedido por la S.E.D.
N.A.
El Manual de Recaudo de Ingresos aprobado por el
Consejo Directivo, señala en la parte final que se
adopta el Manual de Tesorería expedido por la SE.D. N.A.
Por lo que no entiende el hallazgo señalado por la
visita.
17
TIEMPO
No existe explicación, por cuanto el rector vigente se A través de la reuniones ordinarias o extraordinarias de
posesionó en el colegio en el mes de noviembre de Consejo Directivo, establecer y discutir en el orden del
27/07/2015
2014 según resolución de traslado expedida por la día aspectos relacionados con la ejecución del contrato
SED.
de tienda escolar año académico 2015.
Falta de apoyo por parte de la Contadora del F.S.E.
Las diferencias en los saldos bancarios
No poseer con exactitud el dato real para el año fiscal 2014, que pudiese visualizar o
existentes entre la contabilidad y los libros de
de los excedentes financieros al detectar algún tipo de inconsistencia de carácter
pagaduría originó la diferencia, por la posible
finalizar la vigencia fiscal 2014.
bancario a través de las conciliaciones b/rias del citado
omisión de algunos gastos bancarios.
año fiscal.
4.1. Revisada la información de tesorería se evidenció
elaboración del estado de tesorería al cierre de la No coincidencia de valores o saldos entre los
DE
vigencia 2014, no obstante lo anterior, existe diferencia libros de bancos de la contabilidad y
de $75,000 y $13.000 entre lo reportado en el estado de pagaduría del F.S.E.
tesorería con relación a la cuenta de ahorros y corriente.
LUIS
VARGAS PROCESO
JAIME CAMPO
TEJADA
TESORERIA
LUIS
VARGAS PROCESO
TEJADA
TESORERIA
13
EFECTO
No ejercer el control adecuado en
En las reuniones de Consejo Directivo no se
1.1.1 Revisadas las actas de reunión del Consejo
materia de ejecución del referido
estableció en el orden del día análisis o
Directivo no se evidenció seguimiento y control a la
contrato, tanto en materia económica
estudio a la ejecución del contrato de tienda
ejecución del contrato de la tienda escolar.
como en aspectos de calidad y
escolar.
servicio.
LUIS
VARGAS PROCESO
JAIME CAMPO
TEJADA
PRESUPUESTAL
JAIME CAMPO
12
CAUSA
N.A.
04/12/2015
04/12/2015
04/12/2015
03/08/2015
04/12/2015
19
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
Conformación
Comité
de
Rectoría - Consejo Supervisión
del
Directivo
contrato
y
seguimiento a su
ejecución.
A
través
de la
reuniones ordinarias
o extraordinarias de
Consejo
Directivo,
establecer y discutir
en el orden del día
aspectos
relacionados con la
ejecución del contrato
de tienda escolar año
académico 2015.
Pagaduría
Contador F.S.E.
Elaboración
periódica
de
conciliaciones
bancarias por parte
Continuidad
del
contador
y
Proceso
pagador, además de
análisis y revisión
del
Estado
de
Tesorería.
Pagaduría
Contador F.S.E.
Elaboración
de
conciliaciones
bancarias y estados
de
tesorería
de
manera conjunta o
uniforme
entre
contador y pagador
Continuidad
del colegio, para
Proceso
evitar riesgos de
omisión
en
el
registro de ingresos
y
gastos
presupuestales, que
afecten
la
información final.
del
ESTADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
del
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de febrero de 2016.
Pagaduría
Rectoría
Borrador
comunicado sobre
la cuenta bancaria
donde
deben
efectuarse los pagos
del
canon
de
arrendamiento
- tienda
escolar
dirigido
al
contratista
del
colegio y comunidad
a la comunidad
educativa para el
pago por concepto
de certificados y
constancias.
Oficializar
comunicado sobre la
cuenta
bancaria
donde
deben
efectuarse los pagos
del
canon
de
arrendamiento tienda
escolar dirigido al
contratista del colegio
y comunidad a la
comunidad educativa
para el pago por
concepto
de
certificados
y
constancias.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de febrero de 2016.
Pagaduría
Rectoría
Poseer
cuenta
corriente y ahorros en
una
sola
entidad
bancaria y en la
tarjeta establecer que
los
traslados
de
Análisis
de
la
fondos solamente se
- Resolución 2352 de
efectuaran a través
2013 "Manual de
de
comunicación
Tesorería".
escrita firmada por el
Rector Ordenado del
Gasto
y
Auxiliar
Adtivo con Funciones
Financieras
del
colegio
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de febrero de 2016.
31/08/2015
Pagaduría
Elaboración
conciliaciones
bancarias de las NINGUNA
cuentas de ahorros Continuidad
y corriente por parte Proceso
del
auxiliar
financiero.
N.A.
N.A.
N.A.
N.A.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
- institución con la acción correctiva
del plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de febrero de 2016.
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CAUSA
13
EFECTO
Adolecer de controles en los procesos
contables y de pagaduría, no poseer
De la revisión efectuada por el equipo auditor, los inventarios físicos del colegio
no se evidenció la presentación ante C.D. consistentes frente a los registros
sobre los Estados Contable, ni documentos contables, además de no informar al
sobre procesos contables, etc.
Consejo Directivo sobre el estado de
la información contable de manera
regular.
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
La contadora del colegio efectivamente no cumplió con
establecer procedimientos de carácter contable ni
presentó al Consejo Directivo los EE/FF, aún cuando
ello, era actividad o actuación de la entidad educativa,
por cuanto la profesional es contratista. El colegio no
poseía para los años anteriores a 2015, de funcionario
que desempeñara las funciones de almacén de ahí las
fallas en la gestión de inventarios, no posee
responsabilidad alguna la contadora, dicha gestión es
institucional y más exactamente del Nivel Central de la
S.E.D.
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
Establecer los procedimientos de carácter contable y de
gestión, a través del Contador del F.S.E. del colegio.
Poseer funcionario asignado por la S.E.D. para el
manejo y control de los inventarios, con el fin de dar
consistencia a los inventarios del colegio, los cuales
deben ser reportados al contador para la realización del
27/07/2015
proceso del Comité de Sostenibilidad de la Información
Contable. Presentar a través del Rector Ordenador del
Gasto los estados contables de acuerdo con las normas
de la S.E.D., además por procesos de informar al
máximo órgano escolar la situación contable y
presupuestal de manera regular.
2015
5.5. No elaboró ni presentó por escrito procedimientos
de los procesos contables por concepto de ingresos,
LUIS
VARGAS PROCESO
DE gastos, inventarios, impuestos, etc. No presentó
JAIME CAMPO
TEJADA
CONTRATACION trimestralmente al Consejo Directivo Los Estados
Contables. No concilió o efectuó cierre periódico de
almacén.
2015
De la revisión a determinados pagos a
Dificultades
en
la
contratación
pública
y
5.6. Revisados los comprobantes de egreso No. 29, 36,
No cumplir con lo normado en la Ley
Exigir a los contratistas del colegio el cumplimiento
LUIS
VARGAS PROCESO
DE
contratistas en el año fiscal 2014, se
desconocimiento
especifico
de
determinadas
JAIME CAMPO
43, 47, 60, 66, 76 y 77; se evidenció falta de soportes del
100 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus
estricto en lo concerniente a las planillas y aportes al 27/07/2015
TEJADA
CONTRATACION
comprobó fallas en los pagos a la seguridad
obligaciones por parte de contratista frente a la
pago a la seguridad social en persona natural.
decretos reglamentarios.
sistema de seguridad social.
social.
seguridad social.
2015
2015
2015
6.1. 6.2. 6.4. 6.8. 6.9. Dada la no existencia de
funcionario para el manejo y control de los inventarios y
PROCESO
DE almacén, se evidenció la no realización de comprobantes No existencia de funcionario asignado por el
LUIS
VARGAS
JAIME CAMPO
ALMACEN
E de ingresos o entradas y salidas de almacén en la Nivel Central de la S.E.D. para el manejo y
TEJADA
INVENTARIOS
compra de suministros. Los formatos de entradas y control de los inventarios del colegio.
salidas de almacén deben corresponder a lo normado en
la Resolución No. 001 de 2001.
6.3. 6.5. Revisada la información de almacén se
PROCESO
DE evidenció que en la vigencia fiscal 2014, no se
LUIS
VARGAS
JAIME CAMPO
ALMACEN
E elaboraron lo formatos mensuales de ingresos y bajas de
TEJADA
INVENTARIOS
los bines adquiridos por el colegio. Tampoco se elaboran
acta de cierre financiero en almacén.
JAIME CAMPO
No existencia de funcionario asignado por el
Nivel Central de la S.E.D. para el manejo y
control de los inventarios del colegio. Incluida
dentro de sus funciones la elaboración y
radicación mensual de Informe "FORMATO
UNICO DE INGRESOS Y BAJAS". Tampoco
hay actas de cierre financiero en almacén,
6.6. Se evidenció que los inventarios individuales, no
PROCESO
DE
No existencia de funcionario asignado por el
LUIS
VARGAS
poseen fecha de entrega y el formato no es el mas
ALMACEN
E
Nivel Central de la S.E.D. para el manejo y
TEJADA
adecuado con lo normado en la Resolución No. 001 de
INVENTARIOS
control de los inventarios del colegio.
2001.
No poseer inventarios permanente
actualizados o bajo control y por ende No existencia del funcionario para el manejo de
adolecer tanto de entradas como de almacén e inventarios, el cual es de responsabilidad del
salidas en almacén en desarrollo de Nivel Central de la S.E.D.
los procesos contractuales del colegio.
No elaborar ni reportar al SED el
FORMATO UNICO DE INGRESOS Y
BAJAS sobre los bienes adquiridos
No existencia del funcionario para el manejo de
por el colegio con procedencia FSE y
almacén e inventarios, el cual es de responsabilidad del
amparar los bines con la póliza global
Nivel Central de la S.E.D.
adquirida por la S.E.D. No contar
actas de cierre que reflejen la
situación el área de almacén.
17
TIEMPO
Poseer funcionario para el manejo del almacén del
colegio y elaboración de entradas y salidas de almacén
27/07/2015
sobre sobre los bienes de consumo, consumo
controlado y aquellos de carácter devolutivo.
Poseer funcionario para el manejo del almacén del
colegio y elaboración mensual del "FORMATO UNICO
0/05/2015
DE INGRESOS Y BAJAS" sobre los bines devolutivos
adquiridos por el colegio a través del F.S.E.
No poseer un funcionario que se
No existencia de funcionario asignado por el Nivel
responsabilice por la actualización y
Poseer funcionario para el manejo del almacén del
Central de la S.E.D. para el manejo y control de los
0/05/2015
manejo del inventario a cargo del
colegio.
inventarios del colegio.
colegio.
04/12/2015
04/12/2015
30/06/2016
30/06/2016
30/06/2016
19
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
Creación Comité de
Sostenibilidad de la
Información
Contable,
asignación
de
funcionario para el
manejo y control de
los inventarios del
colegio, a través del
contador
se
estableció el Manual
de Procedimientos y
Consejo Directivo Procesos Contables,
Rectoría - Almacén
además de otros
Pagaduría
Manuales
para
Contador
diversos
procesos
que
aportó
el
mencionado
profesional. Dichas
gestiones se han
desarrollado durante
el año fiscal 2015.
Se aclara que en las
instalaciones
del
colegio se ha dado
publicidad a los
EE/FF.
Presentar e informar
por escrito al Consejo
Directivo y de manera
verbal, la información
de
los
estados
contables. Realizar el
procesos
de
saneamiento de los
inventarios del F.S.E.
del colegio.
Rectoría
Pagaduría
Rectoría
Pagaduría
Almacén
Verificación
de
contratistas
que
Continuidad
cumplan con las
Proceso
normas
de
seguridad social.
El Nivel Central de
la S.E.D., asignó al
colegio funcionario
para el manejo y
control de almacén
e inventarios.
Almacén
Rectoría - Almacén
ESTADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
del
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de febrero de 2016.
Actualizar
el
inventario físico del
colegio
por
procedencias,
elaboración
de
entradas de salidas
de almacén y para un
mejor
proceso
y
calidad adquirir un
software o aplicativo
para el manejo de
inventarios.
Los
formatos de entrada y
salidas de almacén
deben corresponder a
las normas legales.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de febrero de 2016.
El Nivel Central de
la S.E.D., asignó al
colegio funcionario
para el manejo y
La Oficina de Control Interno verificó
control de almacén
el cumplimiento por parte de la
e inventarios. Se
institución con la acción correctiva
están elaborando de Elaborar actas de
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
manera mensual el cierre en almacén.
mejoramiento, por lo anterior se
FORMATO UNICO
cierra el hallazgo mediante acta de
DEINGRESOS
Y
visita del 17 de febrero de 2016.
BAJAS, el cual se
radica en la SED a
través del CADEL
local.
El Nivel Central de
la S.E.D., asignó al
colegio funcionario
para el manejo y
control de almacén
e inventarios.
Actualizar
el
inventario físico del
colegio
por
procedencias,
elaboración
de
entradas de salidas
Abierto
de almacén y para un
mejor
proceso
y
calidad adquirir un
software o aplicativo
para el manejo de
inventarios.
Abierto
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
12
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
CAUSA
14
13
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
2015
JAIME CAMPO
6.7. De acuerdo a información por la Dir. Dotaciones
PROCESO
DE
No existencia de funcionario asignado por el
LUIS
VARGAS
Escolares de la .S.E.D. Existe una diferencia entre la
ALMACEN
E
Nivel Central de la S.E.D. para el manejo y
TEJADA
contabilidad del F.S.E. y el inventario físico del colegio
INVENTARIOS
control de los inventarios del colegio.
en la suma de $116.057.053.
No poseer un funcionario que se
No existencia de funcionario asignado por el Nivel
responsabilice por la actualización y
Poseer funcionario para el manejo del almacén del
Central de la S.E.D. para el manejo y control de los
0/05/2015
manejo del inventario a cargo del
colegio.
inventarios del colegio.
colegio.
30/06/2016
Rectoría - Almacén
El Nivel Central de
la S.E.D., asignó al
colegio funcionario
para el manejo y
control de almacén
e inventarios.
2015
JAIME CAMPO
8.2. Se observó que de conformidad con la Directiva No.
CUMPLIMIENTO
003 de 2013, el colegio no ha adquirido carpetas para un
LUIS
VARGAS
DORECTIVA 003 mejor manejo del archivo documental en pagaduría y
TEJADA
DE 2013
sobre las actas de consejo directivo; es decir, mejorar la
tabla de archivo documental.
No poseer la información de
pagaduría
y
Consejo
Directivo Escases de recursos y otros operativos para
Aplicar la tabla de archivo documental y foliar la
debidamente foliados y bajo los adquisición de carpetas y aplicar las disposiciones en
0/05/2015
información de Consejo Directivo y pagaduría.
parámetros de una Tabla de Archivo materia de tabla de archivo documental.
Documental.
30/06/2016
Rectoría - Consejo
Directivo
Pagaduría
-Nivel
Central SED
Continuidad con la
salvaguarda de los
bienes y archivos
del colegio.
2015
CHORRILLOS/NI
GOBIERNO
JAIME CAMPO COLAS
ESCOLAR
BUENAVENTURA
31/08/2015
Se
corrige
Secretario
del
fechas
de
Consejo Directivo
acuerdos
No se evidenció que la información
presupuestal, tesorería, contratación y actas
de Consejo Directivo se encuentren foliados y
bajo las normas especificas de una tabla de
archivo documental.
1.1 No se mostro el año de la elaboracion de los El aplicativo no copio el año, solo el dia y el Hace falta el aspecto del año, para Sin embargo, en la parte inicial de cada acuerdo dice el
Actualizar el año en los acuerdos observados
acuerdos anexos al presupuesto
mes
completar correctamente los acuerdos año. Solo falta en la fecha que observo la visita
EL PROCESO DE ELECCIONES DE GOBIERNO
ESCOLAR
SE
TRABAJA
CON
CONSEJO
ACADEMICO POR CONSIDERARSE UN TEMA DE
FORMACIÓN DEMOCRATICA DE LA COMUNIDAD
ESCOLAR MAS AFIN A TEMAS ACADEMICOS QUE A
TEMAS ADMINISTRATIVOS
23/07/2015
EN EL MES DE ENERO DE CADA AÑO, EN SU
PRIMERA REUNIÓN, EL CONSEJO DIRECTIVO, SE
CONSEJO
1 AGOSTO 31 DE ENERO
ORDENARÁ LA CONSTITUCIÓN DEL COMITÉ
DIRECTIVO
DE 2015
DE 2016
ELECTORAL PARA EL PROCESO DE ELECCIONES
RECTORIA
DE GOBIERNO ESCOLAR
1.2 INSTALACION DEL COMITÉ ELECTORAL
EL
CONSEJO
DIRECTIVO
NO
NO
EXISTE
EVIDENCIA
DEL
CONSTITUYO EL COMITÉ ELECTORAL
PROCESO EN ACTAS DE CONSEJO
PARA LAS ELECCIONES DE GOBIERNO
DIRECTIVO
ESCOLAR
2015
CHORRILLOS/NI
JAIME CAMPO COLAS
BUENAVENTURA
1.4 FORMATO DE ACTAS DE REUNION
A PARTIR DEL MES DE AGOSTO DE 2015, TODAS
INCUMPLIMIENTO DE DIRECTRICES
1
DE
NO SE LLEVAN LAS ACTAS DE REUNION
DESCONOCIMIENTO DE LA OBLIGATORIEDAD DE LAS REUNIONES EN TODAS LAS INSTANCIAS DEL
31 DE ENERO
DE
LA
SED.
INADECUADO
AGOSTO DE
RECTORIA
EN EL FORMATO SGC-IF-05
USO DEL FORMATO PARA TODAS LAS ACTAS
COLEGIO, SE CONSIGNARAN EN EL FORMATO SGCDE 2016
CONTROL DOCUMENTAL
2015
IF-05
2015
CHORRILLOS/NI
JAIME CAMPO COLAS
BUENAVENTURA
FALTA
EVIDENCIA
DE
NO SE ENCONTRO EVIDENCIA DE LA
1.8 FALTA REGLAMENTO INTERNO DEL CONSEJO
CRITERIOSPARA
EL
ADOPCION DEL REGLAMENTO INTEERNO
DIRECTIVO
FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO
DEL CONSEJO DIRECTIVO
DIRECTIVO
2015
CHORRILLOS/NI
JAIME CAMPO COLAS
BUENAVENTURA
Para desarrollar el proceso solo se hicieron planillas,
1.7 Faltan actas del proceso de adjudicacion de tienda No se realizaron las actas tal y como lo Queda incompleto el proceso de
con las firmas de los participantes, y se publico en Actualizar las actas, faltantes
escolar
ordena la resolucion 2.19
adjudicavion de tienda escolar
cartelera
2015
CHORRILLOS/NI
JAIME CAMPO COLAS
BUENAVENTURA
FALTA
EVIDENCIA
DE
NO SE ENCONTRO EVIDENCIA DE LA
1.8 FALTA REGLAMENTO INTERNO DEL CONSEJO
CRITERIOSPARA
EL
ADOPCION DEL REGLAMENTO INTEERNO
DIRECTIVO
FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO
DEL CONSEJO DIRECTIVO
DIRECTIVO
2015
CHORRILLOS/NI
JAIME CAMPO COLAS
BUENAVENTURA
1.9
FALTA
ADOPCION
MANTENIMIENTO
2015
CHORRILLOS/NI
JAIME CAMPO COLAS
BUENAVENTURA
1.10 No se aproBo en el consejo, el acuerdo de
No quedo en actas, la revision del acuerdo
contratacion inferior a 20ESMMLV
2015
CHORRILLOS/NI
JAIME CAMPO COLAS
BUENAVENTURA
SE PRESENTO LA RELACION DE PAGOS DE LA
NO SE REGISTRA EN LAS ACTAS EL
1.12 FALTA SEGUIMIENTO AL CONTRATO DE LA
DESORGANIZACION Y FALLAS EN TIENDA ESCOLAR EN EL INFORME PRESUPUESTAL
SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DEL
TIENDA ESCOLAR
LA TIENDA ESCOLAR
MENSUAL SIN DETENERSE EN ANALIZARLO
CONTRATO DE TIENDA ESCOLAR
DETALLADAMENTE
DE
MANUAL
NO SE ENCONTRO EVIDENCIA DE LA
DE ADOPCION
DEL
MANUAL
DE
MANTENIMIENTO
POR
PARTE
DEL
CONSEJO DIRECTIVO
FALTA
EVIDENCIA
DEL
CONOCIMIENTO
SOBRE
LOS
CRITERIOS
PARA
EL
MANTENIMIENTO DEL COLEGIO
23/07/2015
CHORRILLOS/NI
PROCESO
JAIME CAMPO COLAS
PRESUPUESTAL
BUENAVENTURA
2.3 No se elaboro, acuerdo de edicion por $68.150
2015
CHORRILLOS/NI
JAIME CAMPO COLAS
BUENAVENTURA
2.6 Los excedentes Financieros presentados no No se presentó disminución del presupuesto No hay concordancia
concuerdan con los presentados en ejecución de gastos por Escuela Ciudad Escuela y Tienda Escolar excedentes y lo ejecutado
lo
-
NINGUNA
-
NINGUNA
Correciones. En el
Secretario
del año
2015
se
NINGUNA
Consejo Directivo hicieron todas las
actas
DE CONSEJO
DE DIRECTIVO
RECTORIA
-
NINGUNA
EL MANUAL DE MANTENIMIENTO FUE ADOPTADO
POR EL CONSEJO DIRECTIVO EN EL AÑO 2012 Y
NO SE TENIA DIRECTRIZ PARA APROBARLO
CONSECUTIVAMENTE CADA AÑO
DE CONSEJO
DE DIRECTIVO
RECTORIA
-
NINGUNA
A PARTIR DEL AÑO 2015, SE DEJARA CONSTANCIA
1
DE 31
DE APROBACION DE ADOPCION DEL MANUAL DE
SEPTIEMBR AGOSTO
MANTENIMIENTO POR PARTE DEL CONSEJO
E DE 2015
2016
DIRECTIVO
31/08/2015
A PARTIR DE AGOSTO DE 2015 SE PRESENTARA
1
DE 31
MENSUALMENTE DETALLE DEL COMPORTAMIENTO
SEPTIEMBR AGOSTO
DE LA TIENDA ESCOLAR PARA SU SEGUIMIENTO
E DE 2015
2016
ESPECIFICO
No se hizo la adición por cuanto solo al final del mes se
En el mes de diciembre no se reunió el El presupuesto queda con saldos sin
Se adicina en la primera reunión de 2015 pero com
conoce el resultado de ingresos y el consejo está en
23/07/2015
Consejo Directivo
adicionar
Excedentes Financieros
vacaciones
entre
31/08/2015
DE CONSEJO
DE DIRECTIVO
RECTORIA
Al momento de la visita no se apreció la disminución y
el reconocimiento de una Resolución de la Secretaria Revisar y mejorar la informacion
de educación
23/07/2015
Secretario
del
Proyecto presentado NINGUNA
Consejo Directivo
DE CONSEJO
DE DIRECTIVO
RECTORIA
ESTADO
Actualizar
el
inventario físico del
colegio
por
procedencias
y
proceder
con
el
Comité
de
Abierto
Abierto
Sostenibilidad de la
Información Contable
a sanear y dar
consistencia a los
inventarios
del
colegio.
Aplicar la tabla de
archivo documental y
foliar la información Abierto
Abierto
de Consejo Directivo
y pagaduría.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
Cambiar el aplicativo plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de febrero de 2016.
EL
CONSEJO
DIRECTIVO
ANALIZÓ
SUS
A PARTIR DEL AÑO 2015, SE DEJARA CONSTANCIA 1
DE 31
FUNCIONES PERO NO DEJO CONSTANCIA DE
DE APROBACION DE REGLAMENTO INTERNO DEL SEPTIEMBR AGOSTO
ADOPCION DE SU PROPIO REGLAMENTO EN EL
CONSEJO DIRECTIVO
E DE 2015
2016
ACTA DE REUNION
Los miembros del consejo directivo,
El colegio venia aplicando el acuerdo 09 de agosto 11 Ya se presento, proyecto de acuerdo, denominado
no aproBaron para ese año un
23/07/2015
de 2010
manual de contestacion
acuerdo
2015
5
EL
CONSEJO
DIRECTIVO
ANALIZÓ
SUS
A PARTIR DEL AÑO 2015, SE DEJARA CONSTANCIA 1
DE 31
FUNCIONES PERO NO DEJO CONSTANCIA DE
DE APROBACION DE REGLAMENTO INTERNO DEL SEPTIEMBR AGOSTO
ADOPCION DE SU PROPIO REGLAMENTO EN EL
CONSEJO DIRECTIVO
E DE 2015
2016
ACTA DE REUNION
las
los
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
- Proyecto presentado PENDIENTE
31/08/2015
Ya se adicionó el
Secretario
del presupuesto
de
consejo Directivo y 2015 con rubros de NINGUNA
Auxiliar Financiero Excedentes
Financieros
31/08/2015
Auxiliar Financiero
Correcion de
aspectos
enunciados
los
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 8 de julio de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de febrero de 2016.
Abierto
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
Abierto
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de febrero de 2016.
11
12
13
14
15
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
2015
CHORRILLOS/NI
PROCESO
JAIME CAMPO COLAS
CONTABLE
BUENAVENTURA
3.3 FALTA ADOPCION DEL MODELO ESTANDAR DE NO SE ENCONTRO EVIDENCIA DE POSIBLE DESCONOCIMIENTO DE
PROCEDIMIENTOS PARA LA SOSTENIBILIDAD DEL ADOPCION DEL MODELO POR PARTE DEL PROCEDIMIENTOS
DE DESCONOCIMIOENTO DE LA NORMA
SISTEMA CONTABLE PUBLICO DISTRITAL
CONSEJO DIRECTIVO
SOSTENIBILIDAD CONTABLE
2015
CHORRILLOS/NI
JAIME CAMPO COLAS
BUENAVENTURA
3.5 ESTADO CONTABLES FALTANTES
2015
CHORRILLOS/NI
PROCESO
JAIME CAMPO COLAS
TESORERIA
BUENAVENTURA
2015
CHORRILLOS/NI
JAIME CAMPO COLAS
BUENAVENTURA
4.4 Hay una duplicidad de un comprovante de un ingreso
El aplicavo que usa la pagaduria copio doble En la tarjeta de tienda escolar, hay un Se cometio un error de digitacion en el aplicativo,
por $ 242.000 en la tarjeta presuepuestal de la tienda
Corregir la tarjeta de tienda escolar
en la arjeta por un error de digitacion
sobrevalor de $ 242.000
usado por la pagaduria
escolar
2015
CHORRILLOS/NI
JAIME CAMPO COLAS
BUENAVENTURA
4.5 No se elaboraron de parte de auxiliar financiero, las No se realizaron las
conciliaciones bancarias
documentos separado
2015
CHORRILLOS/NI
JAIME CAMPO COLAS
BUENAVENTURA
2015
CHORRILLOS/NI
JAIME CAMPO COLAS
BUENAVENTURA
4,7 No se presento flujo de caja al consejo directivo
2015
CHORRILLOS/NI
JAIME CAMPO COLAS
BUENAVENTURA
2015
CHORRILLOS/NI
PROCESO
DE
JAIME CAMPO COLAS
5.2 Contrato de arrendamiento tienda escolar
CONTRATACION
BUENAVENTURA
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
CAUSA
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
5
no se obtiene la veracidad de la
falta de seguimiento en tiempo real
informacion a tiempo
no se imprimieron los reportes
DE 4.2 El estado de tesoreria 2014 no concuerda con lo
Hay una diferencia de $ 1,638.408
reportado en libro de bancos
SE PROCEDE A PRESENTAR AL CONSEJO 1
DE 31
DIRECTIVO EL MODELO DE SOSTENIBILIDAD SEPTIEMBR AGOSTO
CONTABLE PARA SU ADOPCION
E DE 2015
2016
DE CONSEJO
DE DIRECTIVO
RECTORIA
Imprimirla informacion en los primeros 10 dias habiles SEPTIEMBR OCTUBRE
de cada mes vencido
E DE 2015
2015
DE
CONTADOR
23/07/2015
31/08/2015
Auxiliar Financiero
Correccion de libro
de bancos
23/07/2015
31/08/2015
Auxiliar Financiero
Correccion de las
tarjeta y cambio del
aplicativo
Hace falata en tesoreria realizar las
El auxiliar financiero elabora en la misma pagina de Corregir y realizar las conciliaciones bancarias. Hacer
conciliaciones bancarias y dejarlas
23/07/2015
bancos la conciliaciones bancaria
mensualmente las conciliciones bancarias
archivadas
31/08/2015
Auxiliar Financiero
Se esta corrigiendo
Mensualmente en las reuniones ordinarias del consejo
No se sento en acta el informe que reporta No queda en acta que el consejo directivo se presenta el estado de tesoreria y unos Ser reiterativo por parte de rectoria en la elabaroacion
4.6 No se presento el flujo de caja a consideracion del
mensualmente los ingesos y los egresos de conocio de parte de rectoria el infrome cuadros de ejecucon de ingresos y de egresos, de las actas para que quede los informes tal y como los 23/07/2015
consejo directivo
presupuestos
de flujo de caja
pormenorizados por rubros, pero en la redaccion de las anuncia la visita de revision fiscal
actas no queda como flujo de caja
31/08/2015
El presente año se
estan llevando las
Auxiliar Financiero actas
en
los
y Rectoria
formatos
que
solicita la secretaria
de salud
La presentación que se venia haciendo cada mes al
Debe quedar en las actas literalmente y en documento
No aparece en actas del Consejo Directivo Informe incompleto para el Consejo consejo directivo se denominaba Informe Financiero,
separado el flujo de caja y archivar. Corregir lo 23/07/2015
literalmente el informe flujo de caja
Directivo
donde se expone las ejecuciones de Ingreso y Egreso
solicitado
incluyendo el flujo de caja
31/08/2015
En el año 2015 se
Auxiliar Financiero
estan
elaborando
y Rectoria
dichos documentos
31/08/2015
Se estan agregando
Auxiliar Financiero
en cada cuenta los
y
Secretario
sus
respectivos
Academico
comprobantes
31/08/2015
Auxiliar
Finanaciero
conciliaciones
La informacion esta incorrecta
en
Hubo un mal asiento en el aplicativo que maneja la
Corregir en el libro de bancos el asiento mal elaborado
pagaduria
-
5
9
4.9 En los desembolsos 12 19 81 y 80 no hay soportes Hacen falta en cada cuenta de desembolso de Los egresos de la caja menor, esta Al momento de la visita los comprovantes estaban en Adicionar a cada cuenta los comprovantes de egreso
23/07/2015
de la caja menor
caja menor los comprovantes de egreso
incompleta de cuenta
poder del encargado de la caja menor
que aparecen en el acta de desembolso
5.3 LITERAL C CONTRATO
SERVICIOS CONTADOR
PRESTACION
Por un error de la interpretacion dl contratista que se
El presupuesto del colegio no recibio queja de periodos de timepo no laborados deberia
El contrato de tienda escolar esta incompleto
completo las obligaciones emanadas pagar menos, se le recomendo al contratista escribir al
en su pago
del contrato
consejo directivo una peticion para que fueran
reabajados algunos canones pero no lo hizo
DE No se archivo el procedimiento contable en la no hay la informacion fisica para la
falta de seguimiento en tiempo real
oficina del pagodor
respectiva consulta
La rectoria y la pagadoria conminaron al contratista
para que completara los canones de arrendamiento a lo
23/07/2015
cual, el contratista accedio y pago los faltantes de dicho
contrato
archivar la informacion en la oficina del Pagador para su SEPTIEMBR OCTUBRE
consulta
E DE 2015
2015
DE
2015
Al momento de la visita no se habian allegado
5.4 Faltan documentos en algunos comprobantes de
Se incumple parcialmente con con la Por omision del auxiliar financiero los documentos no
los documentos faltantes a las cuentas
Completar la documentacion
egreso
ley 150 del 2007
se habian agregado a cada una de las cuentas
correspondientes
23/07/2015
31/08/2015
Auxiliar Financiero
2015
CHORRILLOS/NI
JAIME CAMPO COLAS
BUENAVENTURA
5.5 La ejecución de los recurso fue errada y faltaron
solicitudes a DILE y el contratista no cumple con el No observación de normas
objeto
Cuenta incompleta
23/07/2015
31/08/2015
Auxiliar Financiero
2015
CHORRILLOS/NI
ALMACEN
JAIME CAMPO COLAS
INVENTARIOS
BUENAVENTURA
6.2 Salidas de almacén en formato distinto al establecido No elaborarcion en el formato establecido
Los formatos no quedan con la
La no continuación del prgrama Sicapital
información requerida y completa
E
Para el año 2015 se esta utilizael programa Esparta SEPTIEMBR OCTUBRE
para cumplir con los requisitos
E DE 2015
2015
DE
del
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 8 de julio de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 8 de julio de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
Ninguna
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
Seguir
utilizando
plasmada
en
el
plan
de
formatos anunciados
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 8 de julio de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
Seguir completando
plasmada
en
el
plan
de
documentacion
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de febrero de 2016.
ESTADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CONTADOR
CHORRILLOS/NI
JAIME CAMPO COLAS
BUENAVENTURA
Mala interpretación de los contratos, falta de oficiar y
Completar la documentación
comparación camara de comercio y dian
Consignacion
faltante
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ALMACENISTA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
de
NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 8 de julio de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
Revision y busqueda Revision y busqueda
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
de documentos
de documentos
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de febrero de 2016.
Completar
documentacion
documentos
faltantes
11
12
14
13
15
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
2015
CHORRILLOS/NI
JAIME CAMPO COLAS
BUENAVENTURA
6.5 Faltan Actade cierre financiero de almacén y
No elaboración de las actas
contabilidad
Elaboracion del acta de cierre a partir del 2015 en SEPTIEMBR OCTUBRE
conjunto con el contador
E DE 2015
2015
DE
2015
CHORRILLOS/NI
JAIME CAMPO COLAS
BUENAVENTURA
6.6 Falta diligenciamiento de alfunas columnas en No diligenciamiento de los campos requeridos falta de control de la informacion e no creerla necesaria por estar el nombre de los Actualizacion de cada uno de los campos que requiere SEPTIEMBR OCTUBRE
formatos individuales
en el formato
incompleta
elementos a cargo
el formato
E DE 2015
2015
DE
2015
CHORRILLOS/NI
JAIME CAMPO COLAS
BUENAVENTURA
6.9 Actualizacion de inventarios individuales
2015
CHORRILLOS/NI 8. CUMPLIMENTO
8.2 Carpetas
JAIME CAMPO COLAS
DE LA DIRECTIVA
documental
BUENAVENTURA 003 DE 2013
2015
CHORRILLOS/NI 8. CUMPLIMENTO
JAIME CAMPO COLAS
DE LA DIRECTIVA 8.1 Desconocimiento de la directiva
BUENAVENTURA 003 DE 2013
INSTITUCION
EDUCATIVA
2015
VANESSA
CASTILLA
FERNANDO
MAZUERA
2015
VANESSA
CASTILLA
FERNANDO
MAZUERA
2015
VANESSA
CASTILLA
FERNANDO
MAZUERA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
Adecuadas
CAUSA
y
Tabla
de
EFECTO
No contar con las carpetas adecuadas
Desconocimiento
de
las
establecidas en la directiva
funciones
No se evidencio:
• Acuerdo que reglamente el flujo de caja anual para el
presupuesto de la vigencia 2014.
• Acuerdo de la aprobación del plan de mantenimiento
2.8
GOBIERNO para la vigencia fiscal 2014
Desconocimiento de la norma.
ESCOLAR
Lo anterior incumple lo normado en el decreto 4791 de
2008. Lo cual constituye un hallazagode caracter
administrativo que debera sr incluido en el plan de
mejormiento
incompleta
en
Ejecución de proyectos de inversión (41%) baja
TIEMPO
los no creerla necesaria por estar el nombre de los Actualizacion de cada uno de los campos que requiere SEPTIEMBR OCTUBRE
lementos
el formato
E DE 2015
2015
posible incumplimiento de funciones
INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
desconocimiento de la norma
Estudio e implementacion
ALMACENISTA
NINGUNA
ALMACENISTA
NINGUNA
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 8 de julio de 2016.
CERRADO
CERRADO
30/11/15
SECRETARIA
CONSEJO
DIRECTIVO
Se presume que no se realizaron
correspondientes al comité respectivo
30/11/15
RECTOR
Instalar el comité y
Se
tienen
los
realizar
las
representantes del
respectivas sesiones
comité por parte de
con
el
registro
los docentes
respectivo
actas Se constituira el comité de presupuestos participativos
01/08/15
para la actual vigencia
VANESSA
CASTILLA
FERNANDO
MAZUERA
4.1.2.
Presunta falta de capacitacion a la persona que ejecia
10 de los 117 comprobantes no presentan soportes de No se aplico la norma la norma en la totalidad Desconocimiento de la Ley 80 y del
CONTABILIDAD Y
la pagaduria. No se exigieron a la totalidad de los Cumplir con la norma para todos los contratos.
verificación de antecedentes
de los contratos
Reglamento del Consejo Diractivo
TESORERIA
contratos
2015
VANESSA
CASTILLA
FERNANDO
MAZUERA
4.8.
No se evidencio actas de arqueo de cheques, ni arqueo Se ausencia de controles
CONTABILIDAD Y
de la caja fuerte.
pagador
TESORERIA
2015
VANESSA
CASTILLA
FERNANDO
MAZUERA
5.1.
CONTRACTUAL
30/11/15
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 8 de julio de 2016.
Abierto
NOTA: La vigencia evaluada corresponde la del 2014,
la cual no tuve a mi cargo. Y las personas encargadas A partir de la fecha y para el presupuesto de 2016 se
de pagaduria, almacenista, y contador ya no estan en presentara al Consjeo Directivo e fujo de caja para su 01/08/15
la insitucion. Se presume una falta de comunicación seguimiento.
entre la parte financiera y la rectoria
las
ESTADO
PENDIENTE
REGISTRO
EN
ACTA
DE
CONSEJO
DIRECTIVO
DEL
SEGUIMIENTO
A
LOS
ESTADOS
CONTABLES MAYO
JUNIO JULIO EN NINGUNA
VIRTUD DE QUE
PARA LA VIGENCIA
2015. a la fecha se
han
tendo
tres
pagadores y se tiene
contador desde el
mes de Abril
2015
No se evidencio la publicación de los contratos
Se presume desconocimiento de la norma
realizados en la vigencia 2014 en SECOP
NINGUNA
AGOSTO DE
PERMANENTE Auxiliar Financiero
2015
No fue necesario ejecutar algunos proyectos en virtud
No se ejecutaron varios proyectos en virtud de Falta mayor seguimiento a la
de que se gestionaron recursos por la implementacion Ejecutar los proyectos de inversion para la vigencia
que llego dotacion y material por cuenta de ejecucionde
los
proyectos
que
01/08/15
de los proyectos de la SED. No se ejcuto a cabalidad el 2015.
los proyectos que la SED esta implementando desarrollan os docentes
contrato de trasnporte de 40 x 40
periodicos al
DE
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ALMACENISTA
Adquisición de las carpetas para el adecuado archivo y
esperar que la Direccion de Servicios Administrativos
Causar una inadecuada custodia de No contar con las carpetas adecuadas y no contar con
SEPTIEMBR DICIEMBRE DE
elabore la tabla de retencion documental para los
ALMACENISTA
los documentos
tabla de retencion documental
E DE 2015
2015
colegios según información recibida en capacitacion del
03/07/2015
No se encontro evidencia como actas de la
2.10
GOBIERNO No se evidencio la conformación del comité Institucional
conformacion del comité de presupuestos INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
ESCOLAR
de presupuestos participativos 2014
participativos
3.5
PRESUPUESTO
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Falta de control de la informacion e
Desconocimeinto del proceso
contable incompleta
No diligenciamiento de los campos requeridos Información
en los formatos
formatos
retencion
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
Abierto
RECTOR
PAGADOR
Se
tienen
los
proyectos
de
inversion
vigencia
2015.
Se
han
Y
avalado por parte
del
Consejo
Directivo. Algunos
ya empezaron a
ejecutarse
Los representantes de
los proyectos deben
presentar cronograma
ajustado debido a la
situacion de Paro del
Magisterio. Algunos
deben ajustarse al Abierto
formato
C4.
Continuar proceso de
licitacion
de
transporte escolar 40x
40.
Y
salidas
pedagogicas
Abierto
Capacitacion
al
Y nuevo pagador de la
institucion
con
respecto a la norma
Continuar el proceso
de acompañamiento
por parte del asesor
financiero
de
la
localidad.
Realizar
control y seguimiento
que verifique que se
cumple con la norma
CERRADO
01/08/15
30/11/15
RECTOR
PAGADOR
INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
Se presume falta de comunicación entre los diferentes Generar controles semanales para el arqueo de
01/08/15
estamentos de ejecucion presupuestal.
cheques y caja fuerte.
30/11/15
Pagador
Contador
iNCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
se requiere la pulicacion de los contratos en la pagina Subir los contratos a la pagina de SECOP que a la
01/08/15
de SECOP
fecha se hayn celebrado
30/11/15
Rector y Pagador
y
A la fecha se tienen
al
dia
los
respectivos arqueos
de cheques y caja
fuerte
CERRADO
capacitacion
al
nuevo pagador de la
Publicar los contrato
institucion
con
Abierto
en el SECOP
respecto a la norma
y su desarrollo
Abierto
11
12
14
13
16
15
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
CAUSA
2015
VANESSA
CASTILLA
FERNANDO
MAZUERA
5.4
CONTRACTUAL
El posible incumplimiento de tanto de
PRESUNTO DESCONOCIMIENTO DE LA
Presunto desconocimiento del registro del proceso que Conformar el comité evaluador de la tienda escolar y
las obligaciones de la tienda escolar
01/08/15
NORMA
exige la contratacion de la Tienda escolar
dejar el respectivo registro de la evaluacion enn actas
como en la calidad del servicio
2015
VANESSA
CASTILLA
FERNANDO
MAZUERA
2015
FEDERICO
COLEGIO
MOLINA/VANE
ENRIQUE OLAYA Gobierno Escolar
SSA
HERRERA
CASTILLO
2.5 Presunto Incumplimiento de Funciones Consejo Desactualizacion de Manual de Contratación Realizar
contratos
no
Directivo (1 a 4).
para contratos menores a 20 SMLV.
totalmente a las normas
2015
FEDERICO
COLEGIO
MOLINA/VANE
ENRIQUE OLAYA Gobierno Escolar
SSA
HERRERA
CASTILLO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Instalar el comité y
realizar
las
respectivas sesiones
con
el
registro
respectivo
Socialiazar con los
coordinadores
y
docentes
los
protocolos para los
inventarios
individuales y reporte
de
novedades.
Avance en un 25% de
confrontacion
fisico
de inventarios
ESTADO
RECTOR
capacitacion a la nueva almancenista. Diseño de
protocolos por parte del almacen a todos los
01/08/15
funcionarios del colegio.Solicitude acompañamiento a la
Direccion de Dotaciones Escolares.
30/11/15
Rector
Almacenista
Actualizar los manuales de Tesoreria , contratación y
reglamentos incorporando las ultimas circulares que Julio
para el efecto apliquen.
Diciembre
Rectoria- Auxiliar
FinancieroContador
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
03/11/2015
2.7 Se evidencio que las actas cumplen con el formato
Se puede presentar la perdida de
establecido para su diligenciamiento SGC-IF.005 Acta de No foliar mi numerar actas de Consejo algun documento o que se tenga la
Reunión del aplicativo de ISOLUCIÓN, pero se observó Directivo.
informacion y no se pueda mostrar en
que no se encuentran foliadas ni numeradas.
una auditoria
Foliar y numerar las actas de Consejo Directivo ,así
como colocar todos los anexos de las reuniones que Julio
sean pertinentes
Diciembre
RectoriaSecretaria
Rectoria.
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
03/11/2015
2015
FEDERICO
COLEGIO
MOLINA/VANE
ENRIQUE OLAYA Gobierno Escolar
SSA
HERRERA
CASTILLO
2.8 Se observó que en la vigencia 2014 se constituyó el
Comité de Mantemiento pero no se incluyo el Gestor de
Áreas Territoriales, el cual debe avalar el plan de
No contar con la asesoria directa del
manteniemiento anual de la Institución y así mismo se le Falta de prevision y organización de la funcionario, aunque se recibe de
debe convocar a todas las reuniones que se lleven a convocatoria para la reunión.
manera permanente a Rectoria en
cabo, inclumpliendo los artículos 12 y 13 del Manual de
otros momentos del año.
Uso, Conservación y Mantenimiento de los Colegios de
la SED.
Convocar al gestor a todas las reuniones.
Julio
Diciembre
RectoriaSecretaria
Rectoria.
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
03/11/2015
2015
FEDERICO
COLEGIO
MOLINA/VANE
ENRIQUE OLAYA Gobierno Escolar
SSA
HERRERA
CASTILLO
2.9 No se observó que el Comité de Mantenimiento
aprobará para la vigencia 2014 el Plan de Mantenimiento Se iba presentando en cada reunión los No tener por parte del comite una
de la Entidad de acuerdo a lo estipulado en los art. 4 y 5 aspectos parciales de mantenimiento, mas no panoramica general de los aspectos
del Manual de Uso, Conservación y Mantenimiento de el plan de mantenimineto general del año.
generales de mantenimiento en el año.
los Colegio de la SED.
Someter a discusión y aprobación
mantenimiento general a dicho comité.
Julio
Diciembre
RectoriaSecretaria
Rectoria.
Se
realizó
verificación
del
cumplimiento de la acción de
mejoramiento, según acta de fecha CERRADO
11 de julio de 2016, y se cierra el
hallazgo.
2015
FEDERICO
COLEGIO
MOLINA/VANE
ENRIQUE OLAYA Presupuestal
SSA
HERRERA
CASTILLO
3.4 Ejecución correspondiente al 81%, evidenciándose
Ajustes presupuestales y falta de requisitos
que en el rubro de proyectos de inversión, la ejecución
Dificultades en la ejecucion de algunos
completos por parte de los lideres de algunos
fue del 59% especialmente en los rubros 3313, 3316,
proyectos de inversion.
proyectos
3317 y 33111.
Realizar mayor seguimiento tanto a los proyectos
aprobados como a su ejecucion por parte de las áreas y Julio
jornadas.
Diciembre
RectoriaFinancieroSecretaria
Rectoria.
Oficiar a Contador y Auxiliar Financiero. Realizar
Julio
controles periodicos por parte de Rectoria.
Diciembre
Rectoria-Auxiliar
FinancieroSecretaria
Rectoria.
Se
realizó
verificación
del
cumplimiento de la acción de
mejoramiento, según acta de fecha CERRADO
11 de julio de 2016, y se cierra el
hallazgo.
Oficiar al Auxiliar Financiero para que cumpla todos los
requisitos del proceso precontractual y archivar de
Julio
manera logica la documentacion a din de hacerle
revision periodica por parte de Rectoria.
Diciembre
Rectoria- Auxiliar
FinancieroSecretaria
Rectoria.
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
03/11/2015
Oficiar al Auxiliar Financiero para que cumpla todos los
requisitos del proceso precontractual y archivar de
Julio
manera logica la documentacion a din de hacerle
revision periodica por parte de Rectoria.
Diciembre
Rectoria- Auxiliar
FinancieroSecretaria
Rectoria.
Se
realizó
verificación
del
cumplimiento de la acción de
mejoramiento, según acta de fecha CERRADO
11 de julio de 2016, y se cierra el
hallazgo.
En la respuesta al informe por parte de la institucion se
Se incorporara dicha información solicitada en cada
explico dicha situacion y se acopiaron los datos de
Julio
salida efectuada.
todos los vehiculos que prestan el servicio
Diciembre
Rectoria- Auxiliar
FinancieroSecretaria
Rectoria. Coord. 40
horas.
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
03/11/2015
Se registran faltantes en la Sede C, coordinación y en el
Laboratorio de Química Sede A.
En la Sede D un TV
Samsung de 40” y un equipo Sony con control no están
relacionados en el inventario,
No se diligencian a cabalidad los protocolos
de prestamos de equipo. No se realiza
Los inventarios no estan actualizados.
permanente verificacion de los inventarios de
Falta de control de los recursos y
la institucion. La insitucion cuenta con un solo
bienes de la institucion
almacenista y tiene 6 sedes que dificulta que
se haga un conrol mas permanente
Los coordinadores y docentes deben diligenciar de
manera permanente los protocolos de prestamo de
equipos de sus respectivas dependencias. Deben estar
en continua comunicación con la almacenista a fin de
estar actualizados y verificados los inventarios
individuales
acordes
Se Ilustrado al despacho que la IED Si se había
gestionado ante DIAN Y SHD, Estado de Cuentas,
Aportamos Oficio del 17/06/2015 Respueta SHD No.
2015EE153533-respecto al Estado de Cta DIAN, se
halla en tramite anexamos Copia Radicado solicitud
No. _______ de -__ de 2015,/ una vez obtengamos
respuestas
allegaremos
Copias
para
lo
correspondiente/ Agreguese que con antelacion se
brindo a SED justificación relacionada con las
supuestas diferencias que existirían en lo que hace a
los Valores Retenidos x concepto de Pagos realizados q
se Justifican así:Pendiente incluir explicacion del
Auxiliar Financiero y del Contador.
Aunque ya se absolvio, Aportamos relación detallada
de cada uno de los 113 Comprobantes de que trata el
Hallazgo, destacando que de los 49 supuestos
Comprobantes a los que haría falta uno u otro soporte,
Si existían y se allegan para aclarar el tema, aunque al
momento de Auditoria, se hallaban en distinta Carpeta,
dado que por Orden interno así s eviene procediendo, d
elo cual los Sres. Auditores No solicitaron se aportran
dichos instrumentos
2015
FEDERICO
COLEGIO
MOLINA/VANE
ENRIQUE OLAYA Presupuestal
SSA
HERRERA
CASTILLO
Falta de mayor asesoria y comunicación entre
3.5.1 Los valores retenidos no están acordes con los
Presunto
incumplimiento
contador y Auxiliar Financiero y ademas
pagos.
normatividad.
seguimiento de Rectoria
2015
FEDERICO
COLEGIO
MOLINA/VANE
ENRIQUE OLAYA Presupuestal
SSA
HERRERA
CASTILLO
3.5.2 En revisón efectuada al 100% de los comprobantes
de egreso se observa en el 43,4% que equivalen a 49 de
113 comprobantes, falta de soportes de RUT, RUT,
CAMARA DE COMERCIO y ANTECEDENTES.
Posibles dificultades en la organización y
acopio de la documentacion por parte de
Auxiliar Financiero y falta de mayor
seguimiento a la labor por parte de Rectoria.
Documentacion
incompleta
al
momento de la auditoria lo que
supone que no se estan solicitando la
documentacion completa.
2015
FEDERICO
COLEGIO
MOLINA/VANE
ENRIQUE OLAYA Presupuestal
SSA
HERRERA
CASTILLO
3.5.3 No se evidencia que las bases de cotización
cumplan los requisitos de ley, así mismo en los soporte
allegados (folio 246 al 293 de oficio E-2015-84364 de
fecha 27 de mayo de 2014), se evidencia constancias de
afiliación a las EPS, consignaciones y/o recibos de
consignación los cuales no acreditan como soportes
válidos para evidenciar el pago en la respectiva vigencia
encontrando que el único soporte válido es el referido en
el folio: 268 toda vez que es el que acredita el
comprobante de pago de planilla, respecto de los folios
280n 281, 286 los mismo si bien tiene comprobante de
pago no son válidos en el sentido de que no están
relacionados dentro de la tabla expuesta en el informe
preliminar numeral 3.5.3. No se encontraron las planillas
de pago en los contratos referidos en el informe
preliminar numeral 3.5.3.
Posibles dificultades en la organización y
acopio de la documentacion por parte de
Auxiliar Financiero y falta de mayor
seguimiento a la labor por parte de Rectoria.
Tal como se plasmo en nuestra Respuesta al Informe,
acompañamos relación de Comprobantes o Soportes
que acreditan q cada proveedor Si aporto sus
Documentacion
incompleta
al
documentos de ley, entre ellos Cotizaciones, Facturas,
momento de la auditoria lo que
SGSS- EPS, Antecedentes, y aunque se señalan
supone que no se estan solicitando la
algunos casos en que supuestamente No existe # de
documentacion completa.
Resolucion Dian, o # Factura s ecarece, o No ingreso
Almacén, brindamos respuesta y justificamos en
cuadro adjunto
2015
FEDERICO
COLEGIO
MOLINA/VANE
ENRIQUE OLAYA Presupuestal
SSA
HERRERA
CASTILLO
3.5.4 En la verificación de los egresos por concepto
pagos al contratista KATERIN TOUR LTDA se observó
No se le solicito en la licitación al contratista
que no se adjuntan las relaciones de buses ni las
que se diera esa informacion cada salida.
planillas de asistentes verificados por monitores y/o
docentes ni seguros de los vehículos.
de
la
el
plan
de
Conocer la norma
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
30/11/15
6.3 ALAMCEN
No se evidencio Comité Evaluador de la tienda escolar
EFECTO
capacitacion a la
nueva almacenista.
y 7 mesas de trabajo
con la direccion de
Dotaciones
Escolares.
uxiliar
CERRADO
CERRADO
Se
realizó
verificación
del
cumplimiento de la acción de
mejoramiento, según acta de fecha CERRADO
11 de julio de 2016, y se cierra el
hallazgo.
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
2015
CONTRATISTA
2015
FEDERICO
MOLINA/VANE
SSA
CASTILLO
FEDERICO
MOLINA/VANE
SSA
CASTILLO
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
13
CAUSA
EFECTO
Documentacion
incompleta
al
3.5.5 Incumplimiento de funciones al existir una omisión
momento de la auditoria lo que
del auxiliar financiero con funciones de pagador, en el Falta seguimiento de Rectoria en este aspecto
supone que no se estan solicitando la
perfeccionamiento de los contratos.
documentacion completa.
4.1 Las actas de aperturas de los Libros Oficiales (Mayor
Falta de cumplimiento de la normatividad por
y Balances, Libro Diario y Auxiliares) no se encuentran
parte de los funcionarios y de seguimineto por
elaboradas, incumpliendo lo definido en el numeral 7 del
parte del Rector
Art 6 del Decreto 4791 de 2008.
COLEGIO
ENRIQUE OLAYA Presupuestal
HERRERA
COLEGIO
ENRIQUE OLAYA Contable
HERRERA
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
Realizacion de oficio al auxiliar financiero y seguimento
Julio
periodico por parte de Rectoria
Diciembre
Rectoria- Auxiliar
FinancieroSecretaria
Rectoria.
Rectoria- Auxiliar
FinancieroSecretaria
Rectoria.
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
CERRADO
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
03/11/2015
Verificar que los libros de la presente vigencia cuenten
Julio
con acta de apertura y cierre
Diciembre
Para próxima convocatoria no se incluiran elementos de
Julio
miscelanea escolar, si no solo alimentos.
Diciembre
Rectoria- Auxiliar
FinancieroSecretaria
Rectoria.
Se
realizó
verificación
del
cumplimiento de la acción de
mejoramiento, según acta de fecha CERRADO
11 de julio de 2016, y se cierra el
hallazgo.
2015
FEDERICO
COLEGIO
MOLINA/VANE
ENRIQUE OLAYA Contractual
SSA
HERRERA
CASTILLO
5.1.2 Asignación espacio al contratista para el objeto de
colocar una miscelánea para la venta a los estudiantes y
profesores (según el numeral 16 de la clausula 2º) de;
papeleria, internet, fotocopias, lo que va en contra de la
politica de gratuidad establecida en el decreto 4807 de Los estudiantes manifiestan requerir este
2011 en articulo 2º establece que la gratuidad educativa servicio y en auditoria anterior no se habia
se entiende como la execión del pago de derechos colocado como hallazgo.
académicos y servicios complementarios, asi que de los
giros por gratuidad que recibe la institucuión se debe
incluir las fotocopias, internet y papeleria que necesitan
los estudiantes para el desarrollo de sus actividades.
2015
FEDERICO
COLEGIO
MOLINA/VANE
ENRIQUE OLAYA Contractual
SSA
HERRERA
CASTILLO
5.1.2.1 De acuerdo a lo estipulado en la resolución 234
de 2010 en su Art 3º: la tienda escolar es un espacio
dentro de las instituciones destinado a la venta de Los estudiantes manifiestan requerir este
alimentos para el servicio de la comunidad educativa, servicio y en auditoria anterior no se habia
por lo tanto no se puede incluir dentro del contrato la colocado como hallazgo.
venta de servicio de internet y misceláneos como
papeleria, fotocopias y llamadas a celular.
Para próxima convocatoria no se incluiran elementos de
Julio
miscelanea escolar, si no solo alimentos.
Diciembre
Rectoria- Auxiliar
FinancieroSecretaria
Rectoria.
Se
realizó
verificación
del
cumplimiento de la acción de
mejoramiento, según acta de fecha CERRADO
11 de julio de 2016, y se cierra el
hallazgo.
2015
FEDERICO
COLEGIO
MOLINA/VANE
ENRIQUE OLAYA Contractual
SSA
HERRERA
CASTILLO
5.4.1 La Institución no está publicando en el SECOP la
información de todos los contratos como lo establece la
circular 21 del 13 de mayo de 2014, tampoco se esta
subiendo a la página web de la institución todos los
contratos y los que se suben no son visibles aterceros, lo
anterior contraviene lo estipulado en la ley 715 de 201
Art. 13 en cuanto a que debe haber siempre información
pública sobre las cuentas del Fondo en las condiciones
que determine el reglamento.
Las cuentas del fondo y su ejecucion se
publican periodicamente en cartelera de
pagaduria, en cuanto a la información del
SECOP el Auxiliar Financiero manifiesta que
es solo para contratos que superen los 20
SMLV
Se le indicara al pagador que toda la informacion debe
ser subida al SECOP y se realizara seguimineto por Julio
parte de Rectoria.
Diciembre
Rectoria- Auxiliar
FinancieroSecretaria
Rectoria.
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
03/11/2015
2015
FEDERICO
COLEGIO
MOLINA/VANE
ENRIQUE OLAYA Contractual
SSA
HERRERA
CASTILLO
5.4.2 Contrato suscrito con KATERIN TOUR LTDA,
servicios de transporte escolar proyecto 40x40, se
evidencio en los soportes de los pagos realizados que no
se relacionan los vehículos utilizados ni se adjuntan los
seguros obligatorios contra accidentes de tránsito y de
igual forma la revisión técnico mécanica y la póliza de
responsabilidad de los vehículos, situación que pone en
riesgo a los estudiantes antes posibles siniestros, lo
anterior permite inferir que no se está realizando un
análisis minucioso de los documentos necesarios para el
proceso contratual.
No se estipulo en la licitacion realizada que
para cada egreso (salida pedagogica) se
adjuntara dicha informacion ya que esta se
adjunto y verifico desde la misma licitacion y
lo que se hacen son controles peridicos por
parte de la coordinadora de 40 horas.
Atendiendo a la solicitd de los auditores se sacaran
fotocopias de la información ya recibida por el colegio y
Julio
se anexaran a los comprobantes de egreso de cada
salida.
Diciembre
Rectoria- Auxiliar
FinancieroSecretaria
Rectoria.
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
03/11/2015
2015
FEDERICO
COLEGIO
MOLINA/VANE
ENRIQUE OLAYA Contractual
SSA
HERRERA
CASTILLO
Se entregaron los soportes y justificaciones
pertinentes las cuales no fueron aceptadas
por los auditores.
Se le solicita al Auxiliar Financiero mayor rigurosidad en
la elaboracion de docuentos precontractules y
contractuales, mayor vinculación de los integrantes del
Julio
comité de mantenimiento en el recibido y verificacion de
los procesos y se debe hacer mayor seguimineto por
parte de Rectoria.
Diciembre
Rectoria- Auxiliar
FinancieroSecretaria
Rectoria.
Abierto
2015
FEDERICO
COLEGIO
MOLINA/VANE
Almacén
ENRIQUE OLAYA
SSA
Inventarios
HERRERA
CASTILLO
Falta consolidar la información en almacen El efecto es que no se puede tener un
del proceso completo hasta la entrega de los kardex confiable, que muestre lo que
elementos.
hay y lo que falta adquirir.
Actualizar la informacion de las entregas por persona y
Julio
hacerle mayor seguimiento por parte de Rectoria.
Diciembre
Rectoria- Auxiliar
FinancieroSecretaria
Rectoria. Almacen.
CERRADO
2015
FEDERICO
COLEGIO
MOLINA/VANE
Almacén
ENRIQUE OLAYA
SSA
Inventarios
HERRERA
CASTILLO
Realizar oficio a almacen y pagaduria indicando o
recordando que todos los elementos deben tener un
ingreso a almacen independientemente de que sean
alquilados para una presentacion de tres horas, por lo
Julio
cual se requiere trabajo acelerado y sincronizado de las
dos dependencias a fin de no afectar las actividades
academicas
por
asuntos
de no
estar
los
funcionarios,etc.
Diciembre
Rectoria- Auxiliar
FinancieroSecretaria
Rectoria. Almacen.
CERRADO
2015
FEDERICO
COLEGIO
MOLINA/VANE
Almacén
ENRIQUE OLAYA
SSA
Inventarios
HERRERA
CASTILLO
Fortalecer los procesos de capcitación en ese aspecto.
Julio
Hacer mayor seguimiento por parte de Rectoria.
Diciembre
Rectoria- Auxiliar
FinancieroSecretaria
Rectoria. Almacen.
CERRADO
2015
FEDERICO
COLEGIO
MOLINA/VANE
Almacén
ENRIQUE OLAYA
SSA
Inventarios
HERRERA
CASTILLO
El parámetro existente por administrativos y las Solicitar mas capacitacion por parte de S.E.D a los
dimensiones del colegio no permiten asignar dos funcionarios administrativos en majeo de herramientas Julio
personas para almacén.
T.I.C
Diciembre
Rectoria- Auxiliar
FinancieroSecretaria
Rectoria. Almacen.
2015
FEDERICO
COLEGIO
MOLINA/VANE
Almacén
ENRIQUE OLAYA
SSA
Inventarios
HERRERA
CASTILLO
6.5 Se observó que el colegio mantiene gran cantidad de
elementos como tableros nuevos, bicicletas nuevas en
Posible daño de los materiales o
La institución no cuenta con bodega de
espacios que no permiten ser utilizados por los
menor espacio pedagógico para
almacenamiento.
estudiantes y sin incluir en los inventarios de la
utilizacion de los estudiantes
institución.
Instalar los tableros en los salones y los demas tratarlos
de acomodar en unos espacios del colegio mientras se
utilizan. Asi mismo las bicicletas se moveran de alli Julio
cuando la secretaria de educación nos instale los
cicloparqueaderos del proyecto AL COLEGIO EN BICI.
Diciembre
Rectoria- Auxiliar
FinancieroSecretaria
Rectoria. Almacen.
2015
FEDERICO
COLEGIO
Cumplimiento
MOLINA/VANE
ENRIQUE OLAYA Directiva 003
SSA
HERRERA
2013
CASTILLO
7.1 No esta implementada la tabla de retención
documental, herramienta que permite orientar la Falta de aplicación de las capacitaciones
Posible pérdida de correspondencia o
de organización y manejo del archivo de la gestión dadas por nivel central a la Secretaria y
respuestas tardias a solicitudes.
institucional, incumplimiento en lo normado en la Ley tambien seguimiento de Rectoria
594 de 2000.
Realizar oficios de recordacion a todo el personal
administrativo y a S.E.D para que las capacitaciones
Julio
realizadas durante el año sean mas efectivas y hacer
mayor seguimiento por parte de Rectoría.
Diciembre
RectoriaSecretaria
Rectoria.
5.4.4 Inconsistencias cuantificadas en la suma de
$6.688.415 correspondientes a las órdenes de servicios
05, 47, 53 y 70 de vigencia 2014 se observa un presunto
detrimento patrimonial máxime cuando no se pudo
verificar la entrada al almacén de la institución toda vez
que las mismas no se elaboraron.
6.1 No se cuenta con un inventario detallado de
consumibles en la Institución puesto que las entradas a
e almacén y las salidas de almacén no se elaboran al
tiempo y unicamente están firmadas por la auxiliar de
almacén y el Rector sin indicar a quien se le están
entregando los materiales.
Efectivamente el colegio incluye guias
para estudiantes eleboradas por
docentes para todos los niveles y
ademas cuenta con internet provisto
por S.E.D Y telefono celular a
disposicion de comunidad educativa.
6.2 Compras de elementos no tienen la entrada ni salida
de almacén: Cartilla aplicación pruebas ser, Premios Se estimo que para el caso particular de
e
clausura proyecto medio ambiente, Arboles proyecto alquiler de vestuario, por ser "alquiler" y no
medio ambiente y Alquiler de disfraces festival de compra, no requeria ingreso de almacén.
danzas.
e
6.3 La institución cuenta con el programa "ESPARTA"
para el manejo de inventarios, el cual cumple con las
Dificultades
especificaciones que se requieren para tenerlos
aplicativo.
optimizados, se verifico que este programa se encuentra
subutilizado.
humanas
para
operar
el
Desactualizacion de la información.
6.4 No se cuenta con inventarios por dependencia En concordancia con el anterior hallazgo (hay
e utilizados ya que no se manejan por el programa aplicativo pero se encuentra subutilizado), se
ESPARTA sino por Excel y solo hay una persona ha tenido dificultdes para su manejo por parte
encargada de actualizar la información.
de la funcionaria almacenista
e
Abierto
Abierto
Abierto
CERRADO
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
03/11/2015
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
2015
2015
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
FEDERICO
COLEGIO
Cumplimiento
MOLINA/VANE
ENRIQUE OLAYA Directiva 003
SSA
HERRERA
2013
CASTILLO
FEDERICO
MOLINA/VANE
SSA
CASTILLO
FEDERICO
MOLINA/VANE
SSA
CASTILLO
COLEGIO
Cumplimiento
ENRIQUE OLAYA Directiva 003
HERRERA
2013
COLEGIO
Cumplimiento
ENRIQUE OLAYA Directiva 003
HERRERA
2013
7.2 El Colegio no tiene un aplicativo de maneja de
correspondencia y la correspondencia institucional se
registra la que entra y la que sale en un formato Excel,
las carpetas que reposan en secretaria de rectoria y en
pagaduria no se encuentran foliadas, la correspondencia
recibida interna y correspondencia entregada interna no
de
cuenta con número de radicación, es de suma
importancia que la institución implemente una tabla de
seguimiento y control que dé cuenta de los responsables
a quienes se les asigna la correspondencia el término en
que dan respuesta a la misma y el trámite adelantado a
la gestión.
7.3 En la pérdida de elementos los funcionarios
administrativos y el personal docente deben fortalecer la
de
salvaguarda y cuidado de los bienes a su cargo en aras
de prevenir posibles pérdidas.
7.4 Desconocimiento del manual del maneja de
inventarios los cuales no se encuentran debidamente
de
actualizados así mismo las funciones del Auxiliar
Financiero inherentes al desempeño del cargo.
12
CAUSA
14
13
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
Falta
de
aplicación
de
las
Falta de aplicación de las capacitaciones
capacitaciones dadas por nivel central
dadas por nivel central a la Secretaria y
a la Secretaria y tambien seguimiento
tambien seguimiento de Rectoria
de Rectoria
Realizar oficios de recordacion a todo el personal
administrativo y a S.E.D para que las capacitaciones
Julio
realizadas durante el año sean mas efectivas y hacer
mayor seguimiento por parte de Rectorìa.
Diciembre
RectoriaSecretaria
Rectoria.
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
03/11/2015
Falta sensibilizacion sobre todo a docentes Riesgo de mal uso, no uso, o perdida
sobre la responsabilidad del manejo de bienes de elementos.
Continuar con oficios recordatorios al personal docente
y administrativo. Solicitar capacitacion a la dirección de Julio
dotaciones escolares.
Diciembre
RectoriaSecretaria RectoriaAlmacen
CERRADO
No comunicación efectiva entre las
Falta de aplicación de las capacitaciones
dependencias
de
Almacen
y
dadas por nivel central a la Secretaria y
Pagaduria de acuerdo a lo misional
tambien seguimiento de Rectoria
que tienen en común.
Elevar Solicitud a nivel central para efectos de vincular a
las próximas capacitaciones ofrecidas, estas temáticas Julio
en particular y mayor seguimiento por parte de Rectoria.
Diciembre
RectoriaSecretaria RectoriaAlmacen- Auxiliar
Financiero
CERRADO
2015
8.2 El proyecto "Huerta Escolar" no está cumpliendo con
FEDERICO
Evaluación
COLEGIO
la misiónalidad principal del mismo que es educar
MOLINA/VANE
Ambiental Decretos
ENRIQUE OLAYA
mediante la sensibilización hacia las plantas y a su
SSA
1743 1994 y 684
HERRERA
cuidado como parte de proyecto de protección del medio
CASTILLO
2010
ambiente.
Era una inciativa de aula de la jornada tarde,
realizada en años anteriores que por su
propia dinámica (ser de aula) dejó de
funcionar.
Recuperar la zona donde funcionaba para efectos
recreativos de los estudiantes pequeños o asignarle ese
Julio
espacio al club de ciencias para que implemente alli un
proyecto ambiental.
Julio
RectoriaSecretaria RectoriaCoordinacion
Academica General
CERRADO
2015
8.3 La institución no esta comprometida con el Proyecto
Ambiental del Distrito Basura Cero, no cuenta con los
FEDERICO
Evaluación
COLEGIO
recipientes adecuados para el depósito de los distintos
MOLINA/VANE
Ambiental Decretos
ENRIQUE OLAYA
residuos en todas las dependencias de la institución. No
SSA
1743 1994 y 684
HERRERA
se observan campañas educativas a nivel de la
CASTILLO
2010
comunidad para fomentar la manera adecuada del
manejo de los residuos y el correcto reciclaje.
El área de servicios generales resulta
Los
estudiantes
requieren
refuerzo
asumiendo
esfuerzos
permanente a conductas y hábitos como la
sobredimensionados en limpieza y
recolección y selección de basuras y
recoleccion por la falta de conciencia y
desechos.
organización de los estudiantes
Asignarle mediante oficio a los cómites ambientales de
jornada y al cub de ciencias que emprenda una tarea de
promoción y prevencion del tema. Lo mismo que a los
Julio
integrantes del Consejo Estudiantil para que se
conviertan en brigada permanente de prevención en
baños de bachillerato en ambas jornadas.
Julio
RectoriaSecretaria RectoriaCoordinacion
Academica General
CERRADO
2015
9.1.2 Se constató que la Institución contrato la compra
de insumos de papeleria para la vigencia 2014 con la
empresa TODO INNOVA SAS en la cual de acuerdo con
las cámaras de comersio que fueron suministradas los
representantes legales fueron los señores Omar Sanchez
Guarín y Omar David Sanchez Pardo. Las facturas de
FEDERICO
COLEGIO
Queja Presentada venta no tienen toda la información requerida de la Auxiliar Financiero y Contador no revisaron
MOLINA/VANE
ENRIQUE OLAYA por el Señor Jorge resolución de facturación, faltando la fecha de la misma que la factura tuviera todos los requisitos
SSA
HERRERA
Díaz
para determinar se encontraba vigente, no se puede solicitados en la auditoria.
CASTILLO
determinar si esa resolución es para facturación en papel
o electrónica, existen 2 facturas con el mismo nñumero
pagadas en diferentes fechas del 14 de enero de 2014 y
la otra del 9 de julio de 2014. En almacen no fue posible
verifacr la forma en que se distribuyeron los insumos
comprados puesto como se explicó en el punto 6.1.
Incluir este aspecto dentro del oficio que se dirigirá a
contador y Auxiliar Financiero, hacerle seguimiento por
Para Rectoria este aspecto es un aprendizaje porque
parte de Rectoría y además solicitarle al auxiliar
desconocia que las facturas debian contener toda esa
Julio
financiero de la localidad que nos colabore con
información mencionada.
actualización y capacitación para dichos funcionarios
incluyendo tambien a Rectoria.
Julio
RectoriaSecretaria RectoriaAlmacen- Auxiliar
Financiero
2015
10. La institución se encuentra en proceso de
FEDERICO
construcción del mapa de riesgos bajo la supervisión de
COLEGIO
Administración de
MOLINA/VANE
coordinadora académica general, docente media
ENRIQUE OLAYA Riesgos (Mapa de
SSA
fortalecida quienes integran el comité de mapa de
HERRERA
Riesgos)
CASTILLO
riesgos, asesoradas por Luz Antonia Martínez asesor de
planeación de la SED.
Es necesario ampliar y fortalecer el trabajo sobre el
mapa de riesgos incluyendo las necesidades emanadas
Julio
de este plan de mejoramiento y mayor comunicación
con las dependencias de Almacen y Pagaduria.
Julio
RectoriaSecretaria RectoriaAlmacen- Auxiliar
Financiero
CERRADO
CERRADO
2015
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
2.1 No se evidencio
que los organos
que componen el
Gobierno Escolar
elegidos para el
2014
(Consejo
Directivo y Consejo
GARCES NAVAS
Académico),
presentaran
sus
informes
de
rendiciones
de
cuentas al finalizar
cada semestre a
los representados
2.1 No se evidencio que los organos que componen el
Gobierno Escolar elegidos para el 2014 (Consejo
En el acta de Gobierno Escolar, faltan datos en los que En el acta de Gobierno Escolar, faltan datos en los que
La no elaboración de actas que sustenten las falta de información referente a las
Directivo y Consejo Académico), presentaran sus
lo conforman, mi compromiso anexar los datos que lo conforman, mi compromiso anexar los datos que 13/07/2015
reuniones
reuniones de los organos colegiados
informes de rendiciones de cuentas al finalizar cada
faltan en Acta que la conforman
faltan en Acta que la conforman
semestre a los representados
31/12/2015
Secretaria Rectoria
COLEGIO JOSE
GOBIERNO
ASUNCION
ESCOLAR
SILVA
2.1 NO SE EVIDENCIO QUE LOS ORGANOS DE
GOBIERNO ESCOLAR: CONSEJO DIRECTIVO Y
CONSEJO ACADEMICO ELEGIDOS PARA LA
VIGENCIA 2014 PRESENTARAN SUS INFORMES DE
RENDICIONES DE CUENTAS AL FINALIZAR CADA
SEMESTRE A LOS REPRESENTADOS, TAL COMO LO
ESTABLECE LA RESOLUCION 3612 DE DICIEMBRE
ELABORACION DE ALGUNAS ACTAS EN INCUMPLIMIENTO
27 DE 2010 ARTICULO 6, ESTE PROCESO VISIBILIZA
LIBROS
NORMATIVIDAD
LA GESTION ADELANTADA POR LA INSTITUCION
EDUCATIVA Y EL IMPACTO DEL TRABAJO
INSTITUCIONAL ADEMAS DE GARANTIZAR LOS
PRINCIPIOS DE MORALIDAD, IMPARCIALIDAD,
PUBLICIDAD Y TRANSPARENCIA EN EL MANEJO DE
LOS RECURSOS PUBLICOS DE FONDO DE
SERVICIOS EDUCATIVOS
30/11/2015
DIRECTIVOS
DOCENTES
DE SE IMPLEMENTÓ PARA LAS ACTAS DE CONSEJO ELABORAR TODAS LAS ACTAS EN EL FORMATO
1/07/2015
DIRECTIVO Y CONSEJO ACADEMICO.
SIG
Abierto
DIFUSION
AMPLIAR
REUNIONES
EN NINGUNA
Abierto
CERRADO
11
12
14
13
16
15
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
19
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO JOSE
GOBIERNO
ASUNCION
ESCOLAR
SILVA
2.3 NO SE EVIDENCIO RESOLUCION RECTORAL DE
CONVOCATORIA A ELECCIONES, ASI COMO
CONVOCATORIA A LAS DIVERSAS ELECCIONES
SE LLEVABA CONTROL VERBAL MAS NO INCUMPLIMIENTO AL CONTRATO SE LLEVABA CONTROL VERBAL MAS NO POR A PARTIR DE 2014 SE LLEVA UN CONTROL POR
POR PARTE DEL CONSEJO DIRECTIVO EN
1/07/2015
POR ESCRITO
POR PARTE DEL CONTRATISTA
ESCRITO
ESCRITO SU RESPECTIVA EVALUACION
FUNCIONES DE ACUERDO CON LO NORMADO EN
LA RESOLUCION 3612 DEL 27 DE DICIEMBRE DE
2010 ARTICULOS 1, 2, 3 , Y 4
30/11/2015
RECTOR
EVALUACION POR
ESCRITO,
NINGUNA
CONTROLES
PERIODICOS
CERRADO
COLEGIO JOSE
GOBIERNO
ASUNCION
ESCOLAR
SILVA
2.7 SE EVIDENCIO QUE EL CONSEJO DIRECTIVO DE
LA INSTITUCION NO CUMPLIO CON LAS SIGUIENTES
FUNCIONES ESTIPULADAS EN EL DECRETO 4791 DE
2008 ART. 5 PARA LA VIGENCIA 2014 2,*- NO SE
EVIDENCIO EN LAS ACTAS DEL CONSEJO
DIRECTIVO ELEGIDO PARA LA VIGENCIA 2014
APROBACION DEL REGLAMENTO INTERNO DE
CONTRATACION PARA COMPRAS INFERIORES A 20
SMMLV, SE OBSERVA ELABORACION DE 2
ACUERDOS PARA APROBACION . 3,*- ADOPTAR EL
MANUAL DE CONVIVENCIA, NO SE EVIDENCIO
APROBACION
POR
PARTE
DEL
CONSEJO
DIRECTIVO. 4,*- SE EVIDENCIO REGLAMENTO DEL
CON SEJO DIRECTIVO VIGENCIA 2014, EL CUAL NO
TIENE EL NUMERO DE FIRMAS SUFICIENTES PARA
SU APROBACION.
CONFORMAR Y REALIZAR REUNIONES DEJANDO
1/07/2015
CONSTANCIA DE ASISTENCIA
30/11/2015
RECTOR
DESIGNAR
MIEMBROS
NINGUNA
CERRADO
2.9 SE OBSERVO EN LA VIGENCIA 2014 NO SE
CONSTITUYO EL COMITÉ DE MANTENIMIENTO
INCUMPLIENDO LO ESTIPULADO EN EL MANUAL DE
USO, CONSERVACION Y MANTENIMIENTO DE LOS
COLEGIO DE LA SED, QUE ESTABLECE QUE EL
COMITÉ ES EL ENCARGADO DE PROMOVER Y
REALIZAR LA GESTION DE MANTENIMIENTO
PERIODICO DENTRO DEL PLANTEL EDUCATIVO Y
LO COMPONEN CINCO MIEMBROS. EL RECTOR
QUIEN
LO
PRESIDE,
UN
DOCENTE,
UN
REPRESENTANTE ESTUDIANTI, UN PADRE DE
FAMILIA Y EL GESTOR TERRITORIAL DEL AREA DE
PLANTAS FISICAS DE LA SED QUIENES EJERCERAN
FUNCINES DURANTE EL PERIODO DE UN AÑO
CALENDARIO ESCOLAR
1/07/2015
30/11/2015
RECTOR
NINGUNA
CERRADO
PARA LA VIGENCIA 2014 SE REALIZARON
MAYORES
GASTOS
EN
EL
RUBRO
DE
AFECTACION EN LOS PROGRAMAS
MANTENIMIENTO CON EL PROPOSITO DE PARA EL AÑO 2015 SE TENDRA ENCUENTA UNA
DE LA POLITICA EDUCATIVA DE 40
1/07/2015
ADECUAR Y MEJORAR LOS ESPACIONS PARA LOS MAYOR INVERSION EN EL RUBRO DE INVERSION
X 40
ALUMNOS YA QUE SE ENCONTRABAN EN
EXTREMO DETERIORO
RECTORA
AUXILIAR
FINANCIERO
Y
30/11/2015
ACATAMIENTO DE
NINGUNA
LA NORMA
CERRADO
PARA EL PAGO DE LA CONTRIBUCION ESPÉCIAL
SE HA DEJADO LOS SOPORTES DE SU PAGO,
PARA LOS PAGO DE IMPUESTOS DE RTE FTE RTE
ICA SE HABIA ANEXADO EN EL MOMENTO DE SU
EN EL MOMENTO DE LA VISITA NO SE FALTA DE OSOPORTES QUE PAGO PARA EFECTOR DEL IMPUESTO DEL CREE
SE TENDRA ENCUENTA ANEXAR LOS SOPORTES
HABIAN
ANXADO
EN
LOS EVIDENCIE EL PAGO DE LOS LA INSTITUCION NO ESTA OBLIGADA A REALIZAR
1/07/2015
PARA SU RECSPECTIVO PAGO
COMPROBANTES DE IMPUESTOS
IMPUESTOS
ESTE
TIPO
DE
RETENCION
SEGUN
LO
ESTABLECIDO EN EL DECRTO 1828 DE AGOSTO
DE 2013, DOND SE ESTABLECE QUIENES SON LOS
SUJETOS PASIVOS DE OBLIGACION A REALIZAR
ESTA RETENCION
RECTORA
AUXILIAR
FINANCIERO
CONTADORA
-
30/11/2015
PARA EL AÑO 2015
SE
PROCEDERA
ANEXAR
LOS NINGUNA
RESPECTIVOS
SOPORTES
CERRADO
30/11/2015
AUXILIAR
FINANCIERO
ACATAMIENTO DE
NINGUNA
LA NORMA
CERRADO
30/11/2015
RECTORA
AUXILIAR
FINANCIERO
PARA EL AÑO 2015
SE TRABAJARAN
EN LA SOLICITUD
DE
ESTOS
Y DOCUMENTOS DE
SEGURIDAD
NINGUNA
SOCIAL
ADJUNTADO
SU
CERTIFICACION
EXPEDIDA POR EL
REVISOR FISCAL
CERRADO
30/11/2015
RECTORA
AUXILIAR
FINANCIERO
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
CAUSA
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
INCUMPLIMIENTO
NORMATIVIDAD
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO JOSE
GOBIERNO
ASUNCION
ESCOLAR
SILVA
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
3.4 SE OBSERVO RESPECTO A LA GESTION
PRESUPUESTAL QUE ESTA TUVO UNA EJECUCION
COLEGIO JOSE
CORRESPONDIENTE AL 88% CON RESPECTO AL
3.
PROCESO
ASUNCION
PRESUPUESTO DEFINITIVO, EVIDENCIANDOSE QUE DETERIORO DE LA PLANTA FISICA
PRESUPUESTAL
SILVA
EN EL RUBRO DE PROYECTOS DE INVERSION, LA
EJECUCION FUE SOLO DEL 61% QUEDANDO SIN
EJECUTAR $15,183,030
DE
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
3.5.1 EN LOS COMPROBANTES DE PAGO DE
COLEGIO JOSE
IMPUESTOS DE RTE FTE, RTE ICA Y CONTRIBUCION
3.
PROCESO
ASUNCION
ESPECIAL NO SE ADJUNTA LA RELACION DE
PRESUPUESTAL
SILVA
RETENCIONES EFECTUADAS DE ACUERDO AL
CUADRO ANEXO
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
3.5.2 DENTRO DE LA REVISION EFECTUADA AL
100% DE LOS COMPROBANTES DE EGRESO SE
OBSERVA EN EL 11.5% QUE EQUIVALEN A 9 DE 78
COLEGIO JOSE
COMPROBANTES FALTA DE SOPORTES DE RUT - ADOPCION
POR
PARTE
DE
LA
3.
PROCESO
INCUMPLIMIENTO
ASUNCION
RIT- CAMARA DE COMERCIO Y ANTECEDENTES, LO INSTITUCION, LA SOLICITUD DE LOS
PRESUPUESTAL
NORMATIVIDAD
SILVA
ANTERIOR ES UN INCUMPLIMIENTO A LO NORMADO SOPORTES
EN LA GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL Y
CONTRACTUAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS
EDUCATIVOA, CAPITULO II
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
3.5.3 VERIFICADOS LOS COMPROBANTES DE
EGRESO AL 100% SE OBSERVA EN EL 32.1% QUE
EQUIVALEN A 25 DE 78 SE EVIDENCIO FALTA DE
COLEGIO JOSE
SOPORTES DE PÁGO DE SEGURIDAD SOCIAL Y/O
3.
PROCESO
ASUNCION
CERTIFICACIN DE PAGO EXPEDIDA POR REVISOR
PRESUPUESTAL
SILVA
FISCAL
PARA
PERSONAS
JURIDICAS,
INCUMPLIENDO LO DEFINIDO EN EL INCISO 1 DEL
ARTICULO 50 DE LA LEY 789 DE 2002 Y EL INCISO 1
DEL ARTICULO DE LA LEY 80 DE 1993
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
EL COLEGIO TRATANDO DE BAJAR COSTOS
COLEGIO JOSE
3.5.4 EN LOS COMPROBANTES NO SE ADJUNTA
CONTRATÓ AL SEÑOR ARTURO GARCIA MELO
3.
PROCESO
PRECIOS
MAS
COMPETITIVOS POSIBLE INCUMPLIMIENTO DE LA
ASUNCION
DOCUMENTOS DE POLIZA DE LOS VEHICULOS Y
PARA REALIZAR EL SERVICIO DE TRANSPORTE DE
PRESUPUESTAL
OFRECIDOS POR EL CONTRATISTA.
NORMATIVIDAD
SILVA
CUENTA DE COBRO
PASAJEROS (ALUMNOS) A LOS DIFERENTES
SITIOS DE INTERÉS,
2015
2015
SE OMITIA LA SOLICITU DE LA
CERTIFICACION Y/O PAGO DE LA INCUMPLIMIENTO
SEGURIDAD SOCIAL A LAS EMPRESAS NORMATIVIDAD
JURIDICAS
A
DE
TIEMPO
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
PARA LOS DIFERENTES CONTRATOS QUE
REALIZA EL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVO SE
LA SOLICITA LOS SOPORTES COMO RUT - RIT - LOS PARA EL AÑO 2015 SE IMPLEMENTARAN
ANTECEDENTES SE MIRABAN EN LAS PAGINAS DE SOLICITARAN LOS SOPORTES ENUNCIADOS
CONTRALORIA Y PROCURADURIA GENERAL DE LA
NACION MAS NO SE IMPROMIAN
Y
1/07/2015
EN
LOS
COMPROBANTES
DE
EGRESOS
LA MENCIONADOS EN EL INFORME SE ENCUENTRA SE SOLICITAR A TODAS LAS PERSONAS JURIDICAS
1/07/2015
EL PAGO DE AFILIACION DE SEGURIDAD SOCIAL EN EL MOEMNTO DE SU CONTRATACION
PERO SE OMITIA EN ALGUNAS OCACIONES
SE ESTÁ COTIZANDO Y CONTRATANDO CON
EMPRESAS PRESTADORAS DE SERVICIO DE
1/07/2015
TRANSPORTE Y PERSONAS AUTORIZADAS POR EL
MINISTERIO.
-
Y
LOS
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ACATAMIENTO DE
NINGUNA
LA NORMA
ESTADO
CERRADO
11
12
14
13
16
15
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
4.5 SE REALIZO ANALISIS AL COMPORTAMIENTO
TRIBUTARIO DE LA INSTITUCION DURANTE LA
COLEGIO JOSE 4
EVALUACION VIGENCIA 2014, SE VERIFICO LA PRESENTACION Y
EL PLANTEL PRESENTA UN EXCEDENTE EXCDENTES
ASUNCION
CONTABLE
Y PAGO DE IMPUESTOS DE RTE.FTE., SE EVIDENCIO
EN LAS DECLARACIONES CANCELADAS
DECLARACIONES
SILVA
TESORERIA
DECLARACION DE RTEFTE DEL PERIODO 12 DE
2008 Y PERIODO 01 DE 2012 Y CONEXCEDENTES,
EL COLEGIO DEBE SOLICITAR ESTADO DE CUENTA
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
4.7 LA DEPRECIACION DE PLANTA Y EQUIPO SE
COLEGIO JOSE 4
EVALUACION
RECLACIFICACION
DE
ELEMENTOS
REALIZA EN EXCEL ELEMENTO POR ELEMENTO, LA
AUMENTO
VALORIZADO
DEL
ASUNCION
CONTABLE
Y
DEVOLUTIVOS
A
CONSUMO
Y
A
DIFERENCIA EXISTENTE CON LA BASE DE DATOS
INVENTARIO DE LA INSTITUCION
SILVA
TESORERIA
CONSUMO CONTROLADO
CON LA OFICIAN DE DOTACIONES
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
5.1.2 SE OBSERVO QUE LOS PAGOS DE LA TIENDA
ESCOLAR NO FUERON CANCELADOS EN EL PLAZO
PACTADO CONTENIDO EN LA CLAUSULA CUARTA
COLEGIO JOSE
DEL
CONTRATO
"FORMA
DE
PAGO"
EL
5.
PROCESO
ASUNCION
ARRENDATARIO SE OBLIGA A CANCELAR EL
CONTRACTUAL
SILVA
CANON DE ARRENDAMIENTO, DENTRO DE LOS
CINCO PRIMEROS DIAS HABILES SIGUINETES AL
MES ANTERIOR EN LA CUENTA DE AHORROS DL
COLEGIO
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
5.1.3 NO SE EVIDENCIO EL SEGUIMIENTO POR
PARTE DE LA SUPERVISION DEL CONTRATO,
INCUMPLIMIENDO CON LO ESTABLECIDO EN EL
ARTICULO 10 DE LA RESOLUCION 234 QUE
ESTABLECE
"SUPERVISION.
LA
RECTORIA
CONSTITUIRA EN CADA JHORNADA, DURANTE EL
COLEGIO JOSE
LA FALTA DE EVALUACIN Y SUPERVISION
5.
PROCESO TRANSCURSO DEL PRIMERO PERIODO ACADEMICO
LA FALTA DE EVALUACIN Y SUPERVISION ELABORACION
ASUNCION
PERIODDO DEL MANEJO DE LA TIENDA INCLUMIENTO A LA NORMATIVIDAD
CONTRACTUAL
DEL CALENDARIO ESCOLAR, UN GRUPO DE
PERIODDO DEL MANEJO DE LA TIENDA ESCOLAR ESCOLAR
SILVA
ESCOLAR
SUPERVISION CONFORMADO POR UNA MADRE O
UNPADRE
DE
FAMILIA,
EL
PERSONERO
ESTUDIANTIL Y UN REPRESENTANTE DE LOS
DOCENTES, PARA VIGILAR LA GESTION Y EL
INCUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS EXPUESTAS EN
ESTA RESOLUCION
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
5.4 DE ACUERDO CON LO REGLADO EN EL
ARTICULO 36 DE LA LEY 734 DE 2002, QUE
ESTABLECE: PARA EFECTOR DEL CONTROL SOCIAL
DE QUE TRATA LA LEY 489 DE 1998, Y EL NUMERAL
1 DEL ARTICULO 19 DEL DECRETO 4791 DE 2008,
COLEGIO JOSE
5.
PROCESO RESPECTO A LA OBLIGACION DE PUBLICAR
ASUNCION
CONTRACTUAL
MENSUALMENTE EN LAS DEPENDENCIAS DE LA
SILVA
RESPECTIVA INSTITUCION, EN LUGAR VISIBLE Y
PUBLICO,
LOS
INFORMES
DE
GESTION,
RESULTADOS, FINANCIEROS Y CONTABLES, NO SE
EVIDENCIO
EL
CUMPLIMIENTO
DE
ESTA
OBLIGACION
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
6.2 LA INSTITUCION CUENTA CON INVENTARIOS
POR DEPENDENCIAS, POR LO QUE SE REALIZO
INVENTARIO
FISICO
DE
LAS
SIGUIENTES
DEPENDENCIAS DE LAS DOS SEDES ASI:
DEPENDENCIA SECRETARIA, SE DEBE HACER
TRASLADO DE ESCRITORIO PLACA 210 A LA SEDE B
6.
EVALUACION
COLEGIO JOSE
Y
TRASLADAR
DE
RECTORIA
ESCRITORIO SE PROCEDERA DE INMEDIATO HA
MANEJO
DE
ASUNCION
EJECUTIVO, DEPENDENCIA ORIENTACION RETIRAR TRASLADO Y UBICAR LOS ELEMENTOS NINGUNA
ALMACEN
E
SILVA
SILLA COMPUTADOR SIN PLACA Y MICROFONO SIN EN CADA UNA DE SUS DEPENDENCIAS
INVENTARIOS
PLACA Y SIN MARCA DADOS DE BAJA, DEPENDECIA
SALA DE PROFESORES, RETIRAR 2 PARLANTES KIM
UN
ESTABILIZADOR VOLTECH
PLACA 3009
DAÑADOS ASI MISMO INCLUIR 22 MESAS CATEDRA,
UN PAPELOGRAFO, 23 MESAS DE COMPUTO, 2
LOCKERS DE 6 COMPARTIMIENTOS, UNA GRECA
SE PROCEDERA DE INMEDIATO HA TRASLADO Y A PARTIR DE LA FECHA SE LLEVARA UN CONTROL
UBICAR LOS ELEMENTOS EN CADA UNA DE SUS MAS ADECUADO PARA QUE NO TRASLADEN 1/07/2015
DEPENDENCIAS
ELEMENTOS SIN AUTORIZACION
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
6.3 SE EVIDENCIO QUE NO SE LE HACE ENTRADA A
ALMACEN A LOS MATERIALES QUE HACEN PARTE
DE LOS CONTRATOS DE MANTENIMIENTO QUE SE
6.
EVALUACION
COLEGIO JOSE
REALIZAN EN LA INSTITUCION POR LO QUE NO SE EN EL MOMENTO DE RESIBIR LOS
MANEJO
DE
ASUNCION
PUEDE DETERMINAR SI TODOS LOS ELEMENTOS ELEMENTOS SE ENTREGABAN PARA SU NINGUNA
ALMACEN
E
SILVA
COMPRADOS SE UTILIZARON O SI POR EL FUNCIONAMIENTO
INVENTARIOS
CONTRARIO
QUEDARON
SOBRANTES
DE
ELEMENTOS QUE LE TIENE QUE PERTENECER A LA
INSTITUCION
OLVIDO DE REALIZARA EL INGRESO A LAMCEN
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
7.1 PARA LA FECHA DE LA VISITA EL COLEGIO NO
TIENE IMPLEMENTACION DE LA TABLE DE
COLEGIO JOSE 7. CUMPLIMIENTO RETENCION DOCUMENTAL, HERRAMIENTA QUE LE
POR DESCONOCIMIENTO NO SE UTILIZAN ARCHIVO QUE NO CUMPLE LO QUE NO SE HA
ASUNCION
DIRECTIVA 003 DE PERMITE ORIENTAR LA ORGANIZACIÓN Y MANEJO
LAS TABLAS DE RETENCION
ESTABLECE LA NORMA.
PROCESO
SILVA
2013
DEL ARCHIVO DE LA GESTION INSTITUCIONAL,
INCUMPLIENDO EN LO NORMADO EN LA LEY 594 DE
2000
2015
2015
2015
2015
2015
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
CAUSA
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
EN
LA INSTITUCION PRESENTA UN EXCEDENTE EN
LAS DECLARACIONES CANCELADAS POR TAL
LAS MOTIVO SE REALIZARA EL DEBIDO PROCESO
SOLICITUD DEL ESTADO DE CUENTA ANTE LA DIAN 1/07/2015
ANTE LA DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS
NACIONALES CON EL FIN DE SUBSANAR ESTA
OBSERVACION
EL PLANTEL DARA CONTINUIDAD AL COMITÉ DE
SOSTENIBILIDAD CONTABLE CON EL FIN DE
SOLICITAR AL A SED OFICINA DE DOTACIONES
VRIFICAR Y SUBSANAR LA INFORMACION DE LOS
REUNION
PARA
IR
SOLUCIONANDO
LAS 1/07/2015
ESTADOS FINANCIEROS VS EL INVENTARIO DEL
DIFERENCIAS EXISTENTES
COLEGIO PARA IR PERFECCIONADO ESTE
PROCESO
30/11/2015
CONTADORA
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
SOLICITAR
ESTADO
DE
NINGUNA
CUENTA ANTE LA
DIAN
CERRADO
SE PROCEDERA A
SOLICITAR
INMEDIATAMENTE
REUNION
CON
DOTACIONES
- NINGUNA
REUNION COMITÉ
DE
SOSTENIBILIDAD
CONTABLE
CERRADO
30/11/2015
ALMACENISTA
CONTADORA
30/11/2015
AUXILIAR
FINANCIERO
SE REALIZARA UN
MEJOR
SEGUIMIENTO
A NINGUNA
LOS PAGOS DE
TIENDA ESCOLAR
CERRADO
1/07/2015
30/11/2015
CONSEJO
DIRECTIVO
ELABORARAR
EVALAUCION
PERIDODICA
DE NINGUNA
LA
TIENDA
ESCOLAR
CERRADO
RESPECTO A LA PUBLICACION DE INFORMES DE
EJECUCION DE INGRESOS Y GASTOS, ESTA SE A PARTIR DE LA VISITA SE REALIZARA
SEGUIRA PUBLICANDOSE EN LUGARES VISIBLES, PUBLICACION DE LA EJECUCION EN UN LUGAR 1/07/2015
COMO A LA ENTRADA DE LA INSTITUCION, ASI VISIBLE
COMO TAMBIEN EN LA PAGINA WEB DEL COLEGIO
30/11/2015
AUXILIAR
FINANCIERO
A PARTIR DE LA
FECHA
DE
LA
VISITA SE ESTA NINGUNA
PUBLICANDO EN
UNLUGAR VISIBLE
CERRADO
30/11/2015
ALMACENISTA
A PARTIR DE LA
FECHA
SE
LLEVARA
UN
CONTROL
MAS
ADECUADO PARA NINGUNA
QUE
NO
TRASLADEN
ELEMENTOS SIN
AUTORIZACION
ABIERTO
SSE REALIZAR CADA VEZ QUE HAYA UNA COMPRA 1/07/2015
30/11/2015
ALMACEN
OLVIDO
REALIZARA
INGRESO
LAMCEN
ABIERTO
APOYE EL CONSEGUIR EL ACOMPAÑAMIENTO Y APOYO DE
1/07/2015
LA SED.
30/11/2015
COMENZAR CON
DIRECTIVAS,
LA
DOCENTES,
Y SENSIBILIZACION NINGUNA
FUNCIONARIOS
Y CAPACITACION
EN EL TEMA
DEMORA DEL ARRENDATARIO EN EL
INCUMPLIMIENTO AL CONTRATO DEMORA DEL ARRENDATARIO EN EL PAGO DE LA SE
SOLICITA
AL
ARRENDATARIO
PAGO DE LA MENSUALIDAD DE LA TIENDA
DE ARRENDAMINTO DE TIENDA MENSUALIDAD DE LA TIENDA ESCOLAR SEGÚN CUUMPLIMIENTO DEL PAGO DEL CANO
ESCOLAR SEGÚN CLAUSULA CUARTA
ESCOLAR
CLAUSULA CUARTA "FORMA DE PAGO"
ARRENDAMIENTO DE LA TIENDA ESCOLAR
"FORMA DE PAGO"
LOS
INFORMES
DE
GESTION,
RESULTADO, FINANCIERO Y CONTABLES
NINGUNO
SE PUBLICAN EN UN LUGAR VISIBLE
COMO LA ENTRADA DE LA INSTITUCION
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
CONSEGUIDO
QUIEN
EVALAUCION
DE
LA
EL
DE 1/07/2015
TIENDA
DE
EL
NINGUNA
A
CERRADO
11
AÑO
AUDITO
RIA
13
14
16
15
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
19
INSTITUCION
EDUCATIVA
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
7.2 EL COLEGIO NO TIENE UN APLICATIVO DE
MANEJO DE CORRESPONDENCIA NI CUENTA CON
NÚMERO
DE
RADICACIÓN
DEL
MISMO
SIMPLEMENTE A LA CORRESPONDENCIA DE
ENTRADA SE LE DA UN RECIBIDO CON FECHA Y
HORA, SE DETERMINA UNA VEZ REVISADA LA
DEPENDENCIA LA CUAL DARÁ TRAMITE A LA
RESPUESTA
SE
DA
EN
LOS
TIEMPOS
COLEGIO JOSE 7. CUMPLIMIENTO
ESTABLECIDOS
POR
LA
NORMA
A
LOS
ASUNCION
DIRECTIVA 003 DE
REQUERIMIENTOS,
QUEJAS,
DERECHOS
DE
SILVA
2013
PETICIÓN Y TRÁMITES ADMINISTRATIVOS DE LA
SED, SIN EMBARGO ES DE SUMA IMPORTANCIA
QUE LA INSTITUCIÓN IMPLEMENTE UNA TABLA DE
SEGUIMIENTO Y CONTROL QUE DÉ CUENTA DE
LOS RESPONSABLES A QUIENES SE LE ASIGNA LA
CORRESPONDENCIA EL TERMINO EN QUE DAN
RESPUESTA A LA MISMA Y EL TRAMITE
ADELANTADO A LA GESTIÓN
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
7.3 EN CUANTO A LA PERDIDA DE ELEMENTOS LOS
COLEGIO JOSE 7. CUMPLIMIENTO FUNCIONARIOS ADMINISTRATIVOS Y EL PERSONAL
POSIBLES PERDIDAD
ASUNCION
DIRECTIVA 003 DE DOCENTE DEBEN FORTALECER LA SALVAGUARDA
DEVOLUTIVOS
SILVA
2013
Y CUIDADO DE LOS BIENES A SU CARGO EN ARAS
DE PREVENIR POSIBLES PERDIDAS
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
7.4 SE EVIDENCIO MEDIANTE ENTREVISTAS
REALIZADAS AL EQUIPO ADMINISTRATIVO DE
COLEGIO JOSE 7. CUMPLIMIENTO PLANTA DE LA INSTITUCION QUE LOS CARGOS DE
ASUNCION
DIRECTIVA 003 DE LAS FUNCIONES CUENTAN CON MANUAL DE
SILVA
2013
FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS, SIN EMBARGO
NO SE ENCUENTRAN ACTUALIZADOS NI SE
SOCIALIZAN PERIODICAMENTE
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO JOSE
9.
MAPA
ASUNCION
RIESGOS
SILVA
9.1 EL MAPA DE RIESGOS SE ENCUENTRA EN
PROCESO
DE
CONSTRUCCION
BAJO
LA
SUPERVISION DEL DOCENTES JEFE DE AREA DE
CIENCIAS ARMANDO GARCIA, SEGÚN ACTA
REALIZADA EL DIA 12 DE MAYO DE 2014, MENCIONA
QUE NO HA RECIBIDO RESPUESTA POR PARTE DE
LA ASESORA DE PLANEACION DE LA SED
GIOVANNA BAZANI, LUEGO DE HABER SUBIDO EL
MAPA DE RIESGOS AL APLICATIVO ISOLUCION A
DE PRINCIPIOS DE AÑO Y ENVIAR LAS CORRECIONES
SOLICITADAS. TENIENDO EN CUENTA QUE NO SE
EVIDENCIARON
ACTAS
DE
REUNION,
NI
CONFORMACION DE UN COMITE QUE TRABAJE EL
TEMA, Y TODA VEZ QUE LAS POLITICAS DE
ADMINISTRACION DEL RIESGO EN SU CONJUNTO
LE PERMITE A LA INSTITUCION EDUCATIVA
IDENTIFICAR, EVALUAR YGESTIONAR AQUELLOS
EVENTOS NEGATIVOS, TANTO INTERNOS CMO
EXTERNOS, Y EMPRENDER LAS ACCIONES DE
CONTROL NECESARIAS
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
SIERRA
MORENA
1.
EVALUACIÓN 2.3. No se evidenció Resolución Rectoral de No se adjuntó laa Resolución de Rectoría No.
GOBIERNO
convocatoria a Elecciones, así como convocatoria a las 004 del 23 de enero de 2014 al Acta de Hallazgo Administrativo
ESCOLAR
diversas elecciones por parte del Consejo Directivo.
Consejo Directivo.
Existe la resolución de Rectoría convocando al proceso
01
de 30
Adjuntar todos aquellos soportes fundamentales a las
electoral, sin embargo no se adjunto ni mencionó en
septiembre
noviembre
Actas de Consejo Directivo
Consejo.
de 2015
2015
de Rectoría
de Secretaria
Rectoría
de
CERRADO
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
SIERRA
MORENA
2.8. Se evidenció que las actas no cumplen con el
2.
EVALUACIÓN formato establecido para su diligenciamiento SGC-IF
No
consulta
permanente
GOBIERNO
005 Acta de Reunión del Aplicativo ISOLUCION, así
actualizaciones de ISOLUCION
ESCOLAR
mismo se evidenció que no se encuentran foliadas y no
se adjuntan todos los soportes.
Designar a un funcionario administrativo para la 01
de 30
Falta personal administrativo que este retroalimentando
consulta y retroalimentación de los documentos en septiembre
noviembre
estos procedimientos y los cambios de ISOLUCIÓN
ISOLUCION.
de 2015
2015
de Rectoría
de Secretaria
Rectoría
de
CERRADO
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
SIERRA
MORENA
3.
EVALUACIÓN
Las actas de Comité de Mantenimiento
2.9. No se observó que en vigencia 2014 se constituyerá
GOBIERNO
reposan en carpeta diferente a Consejo Hallazgo Administrativo
el comité de Mantenimiento.
ESCOLAR
Directivo
Existe comité de Mantenimiento institucional y se reune
Adjuntar todos aquellos soportes fundamentales a las 01
de 30
de acuerdo a la normativa, sin embargo estas Actas
Actas de Consejo Directivo sobre Comité de septiembre
septiembre
que fueron solicitadas durante la auditoria, no se
Mantenimiento
de 2015
2015
consideraron de acuerdo al hallazgo.
de Rectoría
de Secretaria
Rectoría
de
CERRADO
de Rectoría
de Secretaria
Rectoría
de
CERRADO
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
SIERRA
MORENA
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
SIERRA
MORENA
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
SIERRA
MORENA
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
SIERRA
MORENA
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
SIERRA
MORENA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CONTRATISTA
2015
CAUSA
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
TIEMPO
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
EL PLANTEL NO CUENTA CON LOS
POSIBLE FALTA DE OPORTUNIDAD
ESTABLECER LOS MECANISMOS
RECURSOS SUFICIENTES DISPONIBLES
TODA LA CORRESPONDENCIA ES RESPONDIDA
Y
SEGUIMIENTO
A
LA
PARA
EL
SEGUIMIENTO
PARA ADQUIRIR UN APLICATIVO PARA EL
POR EL IMPLICADO Y DE MANERA INMEDIATA.
CORRESPONDENCIA.
CORRESPONDENCIA.
MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA
ESTADO
30/11/2015
IMPLEMENTAR
SECRETARIOS Y
ESTRATEGIAS DE NINGUNA
RECTORIA
SEGUIMIENTO
CERRADO
LA
INSTITUCION
SIGUE
LOS
PROCESOS
ESTABLECIDOS POR LA SED PARA EL MANEJO
SE REALIZARA MAS CONTROL Y CUIDADO DE LAS
SALVAGUARDA Y CUIDADO DE LOS ELEMENTOS,
1/07/2015
POSIBLES PERDIDAS DE ELEMENTOS
ACLARANDO QUE EL NIVEL DE PERDIDA ES
INFERIOR AL 1%
30/11/2015
ALMACENISTA
SE
REALIZARA
MAS CONTROL Y
CUIDADO DE LAS
NINGUNA
POSIBLES
PERDIDAS
DE
ELEMENTOS
CERRADO
EL COLEGIO SE ACOGE AL MANUAL DE
ISOLUCION SIN EMBARGO COMO PLAN DE SE REVISARA
MEJORAMIENTO SE HARA REVISION Y AJUSTE DE FUNCIONES
LOS MISMOS
1/07/2015
30/11/2015
ALMACENISTA
SE REVISARA Y
AJUSTARA
EL
NINGUNA
MANUAL
DE
FUNCIONES
CERRADO
EL COLEGIO ELABORO EL MAPA DE
EL COLEGIO ELABORO EL MAPA DE RIESGOS
RIESGOS ESTO SE PUDO SUBIR A LA CAIDA DE LA PLATAFORMA DE ESTO SE PUDO SUBIR A LA PLATAFORMA PERO SE REALIZAR EL MEJORAMIENTO Y CARGUE EN LA
1/07/2015
PLATAFORMA PERO SE DESARROLLO Y ISOLUCION
SE DESARROLLO Y PRESENTO EN CUADRO DE PLATAFORMA DE ISOLUCION
PRESENTO EN CUADRO DE EXCEL
EXCEL
30/11/2015
RECTORA
SE REALIZAR EL
MEJORAMIENTO Y
CARGUE EN LA NINGUNA
PLATAFORMA DE
ISOLUCION
CERRADO
E
ELEMENTOS
DETRIMENTO PATRIMONIAL
EL COLEGIO SE ACOGE AL MANUAL DE
ISOLUCION SIN EMBARGO COMO PLAN
NINGUNA
DE MEJORAMIENTO SE HARA REVISION Y
AJUSTE DE LOS MISMOS
de
las
2.10. Se observó que las actas del Consejo Directivo No.
4.
EVALUACIÓN 012 de 13 de noviembre de 2014 y No. 013 de 28 de Inansistencia
de
algunos
estamentos
GOBIERNO
noviembre de 2014 no se encuentran firmadas, lo cual integrantes del Consejo Directivo a las
ESCOLAR
podría afectar la validez de las decisiones tomadas en reuniones.
las mismas.
Durante el año 2014 se presentó periodo de
3.4. Se observó respecto a la gestión presupuestal de
5.
EVALUACIÓN
Ley de Garantias hasta el 25 de junio de
egresos que esta tuvo una ejecución correspondiente al
PRESUPUESTO
2014. Los giros tanto del MEN como de la
80%.
SED llegaron con 3 o 4 meses de retraso.
3.5.1. En los comprobantes de pago de impuestos de
6.
EVALUACIÓN RETEFUENTE,
RETEICA
Y
CONTRIBUCIONES Son procedimientos que se realizan pero no
PRESUPUESTO
ESPECIALES, no se adjunta la relación de retenciones se deja evidencia física
efectuadas de acuerdo a cuadro anexo.
3.5.2. Dentro de la revisión efectuada al 100% de los
comprobantes de egreso se observa en el 13.38% que Dificultad con algunos proveedores que no
7.
EVALUACIÓN
equivalen al 19 de 142 comprobantes, falta de soportes entienden
la
importancia
de
tener
PRESUPUESTO
de RUT, RIT, CAMARA DE COMERCIO y actualizados sus documentos.
ANTECEDENTES.
3.5.4. En los comprobantes relacionados en cuadro
adjunto no se solicitó el número de cotizaciones A pesar de la divulgación, a algunas
8.
EVALUACIÓN indicadas en el acuerdo No. 07 de 2014 aprobado por el convocatorias solamente se presenta un
PRESUPUESTO
Consejo Directivo, el cual reglamento los trámites, proponente por las dificultades de la
garantías y constancias exigidas para la contratación en localidad.
cuantía inferior a los 20 SMMLV.
Desactualización en lo formatos.
Y
AJUSTARA
EL
NECESARIOS
DE
LA 1/07/2015
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
MANUAL
Afectación
sobrela
validez
las
Inansistencia de algunos estamentos integrantes del
decisiones tomadas en el Consejo
Hacer firmar las actas mencionadas en la Auditoria
Consejo Directivo a las reuniones.
Directivo.
DE
01
de 30
septiembre
septiembre
de 2015
2015
Durante el año 2014 se presentó periodo de Ley de
01
de 30
Incumplimiento con las metas de Garantias hasta el 25 de junio de 2014. Los giros tanto Organizar el Plan de Compras de tal manera que se
septiembre
noviembre
gestión institucional
del MEN como de la SED llegaron con 3 o 4 meses de prevea situaciones como las mencionadas
de 2015
2015
retraso.
de
Rectoría - Consejo
de
Directivo
CERRADO
01
de 30
Son procedimientos que se realizan pero no se deja Dejar evidencia física de la relación de retenciones
septiembre
noviembre
evidencia física
efectuadas junto con los comprobante de pago.
de 2015
2015
de
Rectoría - Auxiliar
de
Financiero
CERRADO
A pesar de la insistencia y la cuidadosa revisión se
01
de 30
sin pasan algunos detalles en los procesos documentales Verificar la totalidad de documentos exigidos a cada
septiembre
noviembre
por la cantidad de convocatorias que desarrolla la proveedor antes de la firma de un contrato.
de 2015
2015
institución.
de
Rectoría - Auxiliar
de
Financiero
CERRADO
No tener opciones para seleccionar el A pesar de la divulgación, a algunas convocatorias Ampliar los medios de socilización de las convocatorias 01
de 30
mejor
proponente
entre
varias solamente se presenta un proponente por las instituccionales. Exigir Certificado de consulta CUBS en septiembre
noviembre
propuestas.
dificultades de la localidad.
los casos en que sea necesario.
de 2015
2015
de
Rectoría - Auxiliar
de
Financiero
CERRADO
Hallazgo Administrativo
Se
realizan
contrataciones
soportes apropiados.
11
12
14
13
15
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
19
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
CAUSA
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
SIERRA
MORENA
4.7. La depreciación de planta y equipo se realiza
elemento por elemento, pero existe una diferencia sin
conciliar por $57'571.114, la cual es urgente que la
9.
EVALUACION
institución analice y depure a fin de asegurar que la
CONTABILIDAD Y
información revelada en la contabilidad corresponda a la
TESORERIA
registrada en la Base de Datos de Control de inventarios
de FSE que maneja la Dirección de Dotaciones
Escolares.
Dificultades con el levantamiento físico de
Dificultades con el levantamiento físico de inventarios
01
de
inventarios. Desactualización al momento de Desactualización en el manejo de por las dimensiones de la institución que cuenta con 4 Mantener actualizado el programa de inventarios
30 de diciembre Contador
septiembre
realizar el empalme entre Almacen y inventarios.
sedes. Desactualización al momento de realizar el manejado por Almacen
de 2015
Almacenista
de 2015
Contabilidad
empalme entre Almacen y Contabilidad
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
SIERRA
MORENA
No se han sistematizado los procesos de
10. EVALUACIÓN 5.1.2. No se evidenció el seguimiento por parte de la
No se evidencia supervisión
evaluación realizados alrededor de este
CONTRACTUAL
supervisión del contrato de Tienda Escolar.
contrato de Tienda Escolar
contrato
01
de 30
del No se han sistematizado los procesos de evaluación Sistematizar encuestas de Servicio implementadas por
septiembre
noviembre
realizados alrededor de este contrato
los diferentes estamentos del colegio.
de 2015
2015
de
Rectoría - Consejo
de
Directivo
CERRADO
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
SIERRA
MORENA
5.4. No se evidenció la publicación en lugar visible y No se publican este tipo de informes en las Desconocimiento de los procesos
Ampliar los espacios de publicación de estos informes 01
de 30
11. EVALUACIÓN
No se publican este tipo de informes en las sedes
público de los informes de gestión, resultados sedes pequeñas, lo que se entendería como financieros por parte de la comunidad
en las tres sedes pequeñas, ya que en la sede principal septiembre
noviembre
CONTRACTUAL
pequeñas, lo que se entendería como no socialización.
financieros y contables.
no socialización.
educativa.
si existe una gran cartelera utilizada con este propósito de 2015
2015
de
Rectoría - Consejo
de
Directivo
CERRADO
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
SIERRA
MORENA
Sólo se cuenta con dos funcionarios
Sólo se cuenta con dos funcionarios administrativos
administrativos que asumen los procesos de
Buscar la ampliación del número de funcionarios 01
de 30
Desactualización en los manejos del que asumen los procesos de Almacen de la institución
Almacen de la institución que es considerada
administrativos que acompañan este estamento, a septiembre
noviembre
kárdex
que es considerada una de las más grandes de la
una de las más grandes de la localidad por
través de nivel central. Optimizar el manejo del kárdex. de 2015
2015
localidad por contar con 4 sedes.
contar con 4 sedes.
de
Rectoría
de
Almacenista
-
CERRADO
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
SIERRA
MORENA
Sólo se cuenta con dos funcionarios
Sólo se cuenta con dos funcionarios administrativos
administrativos que asumen los procesos de
Desactualización en los inventarios que asumen los procesos de Almacen e inventarios de
Almacen e inventario de la institución, que es
institucionales
la institución, que es considerada una de las más
considerada una de las más grandes de la
grandes de la localidad por contar con 4 sedes.
localidad por contar con 4 sedes.
Buscar la ampliación del número de funcionarios
01
de 30
administrativos que acompañan este estamento, a
septiembre
noviembre
través de Nivel Central. Optimizar el manejo del
de 2015
2015
programa de inventarios.
de
Rectoría
de
Almacenista
-
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
SIERRA
MORENA
Sólo se cuenta con dos funcionarios
Sólo se cuenta con dos funcionarios administrativos
14. EVALUACIÓN 6.3. Se evidenció que la institución cuenta con el administrativos que asumen los procesos de
Desactualización en los inventarios que asumen los procesos de Almacen e inventarios de
INVENTARIO
Y programa AS FINANCIERO para el manejo de Almacen e inventario de la institución, que es
institucionales
la institución, que es considerada una de las más
ALMACEN
inventarios, pero se encuentra subutilizado.
considerada una de las más grandes de la
grandes de la localidad por contar con 4 sedes.
localidad por contar con 4 sedes.
Buscar la ampliación del número de funcionarios
01
de 30
administrativos que acompañan este estamento, a
septiembre
noviembre
través de Nivel Central. Optimizar el manejo del
de 2015
2015
programa de inventarios.
de
Rectoría
de
Almacenista
-
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
SIERRA
MORENA
6.4. Se encontraron elementos en espera de darlos de
baja sin relacionar o ser recogidos por la SED, los cuales
15. EVALUACIÓN ocupan espacios que necesita la institución, por lo tanto
INVENTARIO
Y es importante que el Comité de Sostenibilidad Contable
ALMACEN
se reuna para relacionar todos los elementos que se van
a dar de baja a fin de que sean aprobados por el
Consejo Directivo.
Terminado el proceso de actualización de Inventarios,
01
de 30
convocar el Comité de Sostenibiidad contable para
septiembre
noviembre
proceder a dar de baja aquellos elementos que cumplan
de 2015
2015
con las condiciones para el proceso.
de
Rectoría
de
Almacenista
-
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
SIERRA
MORENA
Sólo se cuenta con dos funcionarios
6.5. Las situaciones encontradas en los inventarios
Sólo se cuenta con dos funcionarios administrativos
16. EVALUACIÓN
administrativos que asumen los procesos de
Buscar la ampliación del número de funcionarios 01
de 30
físicos de consumibles y elementos de planta física
Desactualización en los manejos del que asumen los procesos de Almacen e inventarios de
INVENTARIO
Y
Almacen e inventario de la institución, que es
administrativos que acompañan este estamento, a septiembre
noviembre
denota debilidades y fallas en el registo y
kárdex
la institución, que es considerada una de las más
ALMACEN
considerada una de las más grandes de la
través de Nivel Central. Optimizar el manejo del kárdex. de 2015
2015
almacenamiento de cada uno de los artículos.
grandes de la localidad por contar con 4 sedes.
localidad por contar con 4 sedes.
de
Rectoría
de
Almacenista
-
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
SIERRA
MORENA
6.6. Se recomienda adelantar lo más rápido posible las
asignaciones
correspondientes
a
las
áreas
17. EVALUACIÓN
correspondientes, para solucionar el problema de
INVENTARIO
Y
hacinamiento en que se encuentran estos elementos,
ALMACEN
igualmente es de suma importancia actualizar los
inventarios individuales.
de
Rectoría
de
Almacenista
-
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
SIERRA
MORENA
18.
Desconocimiento de la normativa orientada
CUMPLIMIENTO
7.1. Para la fecha de la visita el colegio no tiene
Desorganización del
desde Nivel Central alrededor de las Tablas
DIRECTIVA 003 DE implementada la tabla de retención documental.
Gestión Institucional
de Retención.
2013
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
SIERRA
MORENA
19.
CUMPLIMIENTO
DIRECTIVA 003 DE
2013
7.2. Las carpetas que reposan en Secretaría de Rectoría
y Pagaduría no se encuentran foliadas. Es de suma
importancia que la institución implemente una tabla de
Desconocimiento de la normativa orientada
seguimiento y control para las Peticiones, Quejas,
Incumplimiento en los procedimientos
desde Nivel Central alrededor de la Tabla de
Reclamos y Sugerencias, que den cuenta de los
de respuesta a las PQRS.
seguimiento y control para las PQRS.
responsables a quienes se les asignan estas PQRS, el
término en que dan respuesta a la misma y el trámite
adelantado a la gestión.
Desconocimiento de la normativa orientada desde Nivel
Central alrededor deTabla de seguimiento y control
para las PQRS. No destinación de recursos del
presupuesto para la adquisición de los materiales
necesarios para la organización del Archivo
institucional.
Implementar una Tabla de Seguimiento y Control de las
Rectoría - Consejo
01
de
PQRS. Validar en el Proyecto Presupuestal 2016
30 de marzo de Directivo
septiembre
recursos orientados a la organización de la Gestión
2016
Funcionarios
de 2015
Documental.
Administrativos
CERRADO
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
SIERRA
MORENA
20.
CUMPLIMIENTO
DIRECTIVA 003 DE
2013
7.3. En cuanto a la perdida de elementos y documentos
los funcionarios administrativos y el personal docente
deben fortalecer la salvaguarda y cuidado de los bienes
a su cargo en aras de prevenir posibles pérdidas.
Solicitar capacitación y acompañamiento por parte de
las Oficinas de Dotaciones e Inventarios SED para los
Desconocimiento y omisión en el cumplimiento de la
01
de
diferentes estamentos institucionales sobre el tema.
30 de marzo de Rectoría - Consejo
normativa relacionada con la salvaguarda y cuidado de
septiembre
Validar en el Proyecto presupuestal 2016 recursos
2016
Directivo
los bienes institucionales.
de 2015
orientados a mejorar el manejo y cuidado tanto de los
documentos como de los bienes institucionales.
CERRADO
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
SIERRA
MORENA
7.4. Se evidenció mediante las entrevistas realizadas al
21.
equipo administrativo de planta de la institución, que los
CUMPLIMIENTO
cargos de las funciones cuentan con manual de
DIRECTIVA 003 DE
funciones pero no son los que se encuentran en el
2013
aplicativo de Isolucion.
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
SIERRA
MORENA
22. EVALUACION 9.1. Dentro del mapa de riesgos no se evidencian las Dificultades con la asesoría brindada desde Desconocimiento
de
los Dificultades con la asesoría brindada desde Nivel Solicitar acompañamiento por parte de la Oficina de 01
de 30
MAPA
DE acciones de mitigación , ni se describen cuales son las Nivel Central sobre Mapa de Riesgos. procedimientos
implementados
a Central sobre Mapa de Riesgos. Problemas con la Planeación sobre el tema. Seguimiento permanente al septiembre
noviembre
RIESGOS
herramientas para ejercer el control.
Problemas con la Plataforma de acceso 2014. través del Mapa de Riesgos.
Plataforma de acceso 2014.
Mapa de Riesgos
de 2015
2015
6.1. Se observó que el inventario se encontraba
12. EVALUACIÓN actualizado a junio 20 de 2015 por lo tanto se
INVENTARIO
Y presentaron diferencias, las cuales corresponden a
ALMACEN
elementos entregados, los cuales no han sido
descargados del kárdex.
6.2. La institucción no cuenta con inventario por
dependencias, sólo existen listados generales por sedes,
13. EVALUACIÓN los cuales no se encuentran actualizados, por lo tanto es
INVENTARIO
Y urgente que la entidad empiece a clasificar todos los
ALMACEN
elementos de acuerdo a la dependencia en la cual se
ubican y asi mismo determinar un responsable de su
custodia.
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
Sólo se cuenta con dos funcionarios
Sólo se cuenta con dos funcionarios administrativos
administrativos que asumen los procesos de
Desactualización en los inventarios que asumen los procesos de Almacen e inventarios de
Almacen e inventario de la institución, que es
institucionales
la institución, que es considerada una de las más
considerada una de las más grandes de la
grandes de la localidad por contar con 4 sedes.
localidad por contar con 4 sedes.
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
TIEMPO
Sólo se cuenta con dos funcionarios
Sólo se cuenta con dos funcionarios administrativos
administrativos que asumen los procesos de
Realizar entrega de inventario por dependencias para 01
de 30
Desactualización en los inventarios que asumen los procesos de Almacen e inventarios de
Almacen e inventario de la institución, que es
validar con ello las responsabilidades alrededor de los septiembre
noviembre
institucionales
la institución, que es considerada una de las más
considerada una de las más grandes de la
materiales y elementos en beneficio de la institución.
de 2015
2015
grandes de la localidad por contar con 4 sedes.
localidad por contar con 4 sedes.
Desconocimiento
y
omisión
en
el
cumplimiento de la normativa relacionada con
Detrimento patrimonial.
la salvaguarda y cuidado de los bienes
institucionales.
Desconocimiento
y
omisión
en
el
cumplimiento de la normativa relacionada con
las
funciones
de
los
funcionarios
Administrativos.
Archivo
de
Desconocimiento de la normativa orientada desde Nivel
Central alrededor de las Tablas de Retención. Falta de
un funcionario Administrativo que se encargue de
01
de
Rectoría
Solicitar capacitación y acompañamiento por parte de la
30 de marzo de
implementar los procedimientos correspondientes. No
septiembre
Funcionarios
Oficina de Archivo SED.
2016
destinación de recursos del presupuesto para la
de 2015
Administrativos
adquisición de los materiales necesarios para la
organización del Archivo institucional.
Sobrecarga laboral en los funcionarios
Desconocimiento y omisión en el cumplimiento de la Actualización a los funcionarios Administrativos de las 01
de 30
Administrativos. Entorpecimiento en
normativa relacionada con las funciones de los funciones correspondientes a su área de trabajo con septiembre
noviembre
los procedimientos desarrollados a
funcionarios Administrativos.
base en la información presente en ISOLUCION.
de 2015
2015
nivel administrativo.
de Rectoría
de Funcionarios
Administrativos.
-
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
-
de
RectoríaEquipo
de
de Gestión.
CERRADO
CERRADO
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CAUSA
1.5. Revisadas las actas de reunion del consejo
directivo, no se encontro soporte documental que
permita evidenciar que l Institucion educativa conformo
el comité de mantenimiento escolar, incumpliendo las
directrices fijas en el articulo 8 de la resaolucion 3612 de
2010 para la conformacion de las instancias de
participacion y representacion del sector educativo en el
nivel institucional, local y distrital de bogota. Igualmente
no se conformo de acuerdo a las indicaciones
establecidas en el manual de uso, conservacion y
mantenimiento de los coelgios de la SED, que indica en
su artivulo 12 que el comite de mantenimiento escolar lo
componen 5 miembros: el rector que lo precidira, un
ADMINISTRATIVA
docente, un representamte estudiantil un padre de
familia y el gestor territorial edl area de plantas fisicas de
la SED; ademas no se encontro soporte documental que
permita establecer que se realizaron reuniones ordinarias
o extraordinarias de dicho comite, en cumplimeineto del
ya mencionado articulo 12 del Manual de uso,
Conservacion y mantenimeitno de los colegios de la
SED. La organizacion del comite de mantenimeinto es
importante pues este tiene como funcion efectuar la
evaluacion diagnostica del estado en que se encuentran
las instalaciones y dotaciones de l lantel, para defirnir
prioridades en las labores de mantenimiento del palntel
educativo.
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/JAIME
CAMPO
COLEGIO
1.GOBIERNO
FLORIDABLANCA
ESCOLAR
IED
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/JAIME
CAMPO
2,6 Revisado el rubro de gastos de inversion se verifico
que la ejecucion presupuestal fue de 80,60%
relativamente aceptable, susceptible de ser mejorada,
maxime cuando corresponde a los proyectos que se
COLEGIO
2,
PROCESO
desarrollan en el co legio encaminados al PEI, al Plan
FLORIDABLANCA PRESUPUESTAL Y
ADMINISTRATIVA
Operativo y en beneficio de los estudiantes. En los
IED
TESORERIA
proyectos que se establecen a continuacion la ejecucion
fue baja. Proyecto No 5 Educacion Sexual la ejecucion
fue 0%, es decir no se ejecutaron recursos por valor de
2,000,000, ejecucion muy baja que debe ser mejorada.
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/JAIME
CAMPO
COLEGIO
6. ALMACEN
FLORIDABLANCA
INVENTARIOS
IED
6,1 En entrevista realizada al señor rector encagado, se
evidencio que la auxiliar administartiva con funciones
financieras, Genny Cardenas Rodriguez, desempeña la
labor de almacenista del colegio, aunque en varias
opotunidades se ha solicitado a la SED la asigancion de
un servidor publico con funciones de almacenista; la
E pagadora dada las funciones propia de su cargo
ADMINISTRATIVA
colabora con el almacen tratando de cumplir a cabalidad
los requerimientos de este proceso. No obstante se
reviso esta base de datos y se encontro que el kardex
esta desactualizado, incumpliendo las directrices
establecidas por la resolucuion 001 de 2001, manual de
procerdimientos administativos y contables para el
manejo y control de los bienes del Distrito Capital.
COLEGIO
6. ALMACEN
FLORIDABLANCA
INVENTARIOS
IED
6,5 Se realizo revision del inventario individual por
dependencias, en presencia de la pagadora y contadora
del colegio encontrando las siguientes situaciones:
Laboractorio de quimica se encontro en un cuarto
cerrado contiguo al laboratorio, reacctivos vencidos
guardados de una manera que no corresponde alas
caracatersiticas especificas de cuidado de estos
materiales. En conversacion conla profesora de Quimica
Margarita Castilla estos reactivos ofrecen peligro cuando
se encuantran apilados; aunque el coelgio en reiteradas
oportunidades ha solicitado a la SED el retiro de estos
materiales, esta gestion no ha sido posible. Se
E incumplen los lineamientos establecidos en la Ley 1258
ADMINISTRATIVA
de 2008 por la cual se dictan normas prohibitivas en
materia ambiental relacionadas con el manejo de
residuos peligrosos entendidos estos como residuo
peligroso: es aquel residuo o desecho que por sus
caracteristicas corrosiva, reactivas, explosivas, toxicas,
inflamables, infeccioas o radioactivas, puede causar
riesgos, daños o efectos no deseados, directos e
indirectos, al a salud humana y al ambiente. Asi mismo,
se considerara residuo peligroso los empaques, envases
y embalajes que estuvieron en contacto con ellos.
Residuo nuclear: Residuo peligrosos que contiene
elementos quimicos radioactivos. Se recoemendo seguir
insistiendo ene l retiro de estos elementos a la SED.
2015
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/JAIME
CAMPO
13
14
15
16
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN
1,5 El acta sera presentada en el proximo comite de Conformar el comite de mantenimiento escolar y asi dar Agosto
mantenimeinto para su aprobacion y firma.
cumplimiento a la norma.
2015
AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN
Se hara un seguiento desde la pagaduria, rectoria y
la desde el consejo Directivo para que los encargados de JULIO
los proyectos fortalezcan la inversion de los recursos 2015
que tienen de cada rubro.
Los encargados del proyecto nbo
ejecucion de los recursos a tiempo.
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
relaizaron
de DICIEMBRE DE
RECTOR
2015
DE DICIEMBRE DE RECTOR
2015
PAGADURIA
El colegio ha hecho la gestión solitando en varias
oportunidades a la SED que le asignen este funcionario
y no ha sido posible que lo envíen.
AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN
En el colegio NO HAY funcionario Almacenista.
AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN
Se elaborara oficio a la Dra Yolanda Cuellas de la
direccion de servicios administrativos con el fin de que El colegio nuevamente radicara la solicitud para el retiro
AGOSTO
se gestione la visita por parte de la Secretaria Distrital urgente de estos elementos, y así cumplir con lo
DE 2015
de Ambiente como se ha venido realizando en otros normado.
colegios, para poder avanzar con este proceso.
19
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
EFECTO
AGOSTO
2015
DE
/
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
PRIORIOZAR
ACCIONES
DE
MANTENIMIENTO
DE
LA
INSTITUCION.
Se evidencio la conformación del
comité de mantenimiento y acta de
CERRADO
reunión de fecha 1 de abril de 2016.
Según acta de visita del 11/07/2016
NINGUNA
Se evidencio que la ejecución
presupuestal al cierre de la
vige3ncia 2015 en el rubro de
gastos de inversión tuvo una
ejecución del 96% y el proyecto de CERRADO
educación sexual se ejecuto el
100% de los recursos asignados
durante la vigencia. Según acta de
visita del 11/07/2016
NINGUNA
ACTA DEL 00/06/16 La Institución
cuenta en la actualidad con el
Auxiliar administrtivo con funciones
de almacenista, se evidencia el
respectivo
kardex
actualizado,
cuenta con los soportes de ingresos
y salidas de almacén, manejo de
CERRADO
kardex de consumo controlado, la
información nque reposa en la
contabilidad de la Institución por
valor de $418,928,209 concuerda
con el valor registrado por la
Dirección de Dotaciones Escolares.
Segun acta de visita del 11/07/2016
NINGUNA
.
Se evidencio con fecha 18 de abril
de 2016, oficio del procedimeitno
para retiro de las sustancias
CERRADO
quimicas que se encontraban en la
Institución Educativa. Según acta de
visita del 11/07/2016
11
AÑO
AUDITO
RIA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/JAIME
CAMPO
8,1 En el desarrollo de la auditoria se observo que la
institucion educativa viene socializando las normas
archivisticas, pero para la fecha de la visita, el colegio no
cuenta con las tablas de retencion documental; los
archivos de la pagaduria se encuentran debidamente
COLEGIO
8. DIRECTIVA 003 organizados en carpetas foliadas y organizadas
FLORIDABLANCA
ADMINISTRATIVA
DE 2003
cronologicamente pero no se han impkememtador las
IED
TRD. Igualmente en el almacen lso archivos se
encuentran organizados en carpetas pero no estan
foliados. se recomeinda que el colegio refuerce las
capacitaciones en el sistema de gestion documental
cone l apoyo de la SED.
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
COLEGIO
MARSELLA IED
CAUSA
13
EFECTO
AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
La SED ha realizado varias capacitaciones a los
administrativos, donde les ha dicho que están
elaborando un modelo estandar de tablas de retención
documental para los colegios, y que cuando la terminen
la socializaran y se pondra en marcha unificados.
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
El colegio continúa con la labor de tener los archivos
organizados en carpetas cronológicamente, y cuando
lleguen las directrices de la SED se procederá a
elaborar las TRD.
No se realizo seguimiento al Contrato de tienda Escolar,
No se evidencian actas o informes de cumplir No se cumple con la Resolucion 219 No se dejo constancia alguna y no se eligio el comité Crear comité, levantar actas, hacer seguimiento bajo la Julio 22 del Noviembre
TIENDA ESCOLAR incumpliendo lo estipulado en el art. 4 numeral 3 de la
con el seguimiento
de 1999 y 234 del 2010
que ordena la norma
responsabilidad del Consejo Directivo
2015
2015
Res.219/99.
COLEGIO
MARSELLA IED
No se especifica bien en el reglamento interno
REGLAMENTO
En el articulo 11 no es claro que el Consejo Directivo del Consejo Directivo que esta integrado por 8
INTERNO
DEL
podra deliberar, tomar decisiones validas y expedir miembros y las decisiones se tomaran con la
CONSEJO
acuerdos con la mayoria de los miembros presentes.
aprobacion como minimo de 5 de sus
DIRCTIVO
miembros.
COLEGIO
MARSELLA IED
ACTAS
DE
CONSEJO
DIRECTIVO EN EL
Las actas del CD no tenian el formato establecido por la
FORMATO
SED y faltaban algunas firmas en las mismas por parte
ESTABLECIDFO
del CD.
POR LA SED. SGCIF.005 Y FALTA DE
FIRMAS
Incumplimiento en las directrices
establecidas por el Sistema de
Gestion Documental establecidas en
la Ley 294 de 2000
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
COLEGIO
MARSELLA IED
Los archivos en la institucion se llevaban de
DIRECTIVA 003 DE El colegio no cuenta con tablas de retencion documental acuerdo a las normas tradicionales, pero no Documentos archivados de acuerdo a
Falta implementar la tabla de retencion documental
2013
para dar cumplimiento a la Directiva 003 de 2013.
actualizadas de acuerdo a la Directiva 003 de otras normas.
2013.
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
COLEGIO
MARSELLA IED
No se realizo seguimiento al Contrato de tienda Escolar,
No se evidencian actas o informes de cumplir No se cumple con la Resolucion 219 No se dejo constancia alguna y no se eligio el comité Crear comité, levantar actas, hacer seguimiento bajo la Julio 22 del Noviembre
TIENDA ESCOLAR incumpliendo lo estipulado en el art. 4 numeral 3 de la
con el seguimiento
de 1999 y 234 del 2010
que ordena la norma
responsabilidad del Consejo Directivo
2015
2015
Res.219/99.
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
Se evidencia que el colegio manejaba un
formato diferente al establecido por la SED y
las firmas se tomaban una vez ledia el acta,
pero no siempre estaban todos los miembros
del CD presentes.
Manejo de las actas en formato diferente aunque con
Implementar el formato establecido por la SED según el
los mismos elementos establecidos por las normas. No
Junio 17 de Noviembre
aplicativo de ISOLUCION y lo establecido por el
se exigia la puntualidad y asitencia obligatoria de los
2015
de 2015
Sistema de Gestion Documental.
miembros del Consejo Directivo.
Solicitar capacitacion a la SED sobre la Dirctiva 003 de
Agosto
2013 e implementar el TRD en tdodas las dependencias
2015
del colegio.
de Diciembre
2015
COLEGIO
MARSELLA IED
No se especifica bien en el reglamento interno
REGLAMENTO
En el articulo 11 no es claro que el Consejo Directivo del Consejo Directivo que esta integrado por 8
INTERNO
DEL
podra deliberar, tomar decisiones validas y expedir miembros y las decisiones se tomaran con la
CONSEJO
acuerdos con la mayoria de los miembros presentes.
aprobacion como minimo de 5 de sus
DIRCTIVO
miembros.
El reglamento del Consejo Directivo para la vigencia
2015 ya fue aprobado por el Consejo Dirctivo y de
No corresponde a lo establecido en el En el reglamento interno del Consejo Directivo de 2014,
acuerdo a la Guia Financiera de Apoyo a la Gestion de
articulo 11 de la Guia Financiera de no era claro el numero de integrantes pero si se
Abril de 2015 Abril de 2015
los FSE, explicando el numero de miembros para que
Apoyo de Gestion.
hablaba de la mitad mas uno.
haya quorum, se tomen decisiones y se aprueban los
acuerdos del CD del colegio.
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
COLEGIO
MARSELLA IED
ACTAS
DE
CONSEJO
DIRECTIVO EN EL
Las actas del CD no tenian el formato establecido por la
FORMATO
SED y faltaban algunas firmas en las mismas por parte
ESTABLECIDFO
del CD.
POR LA SED. SGCIF.005 Y FALTA DE
FIRMAS
Incumplimiento en las directrices
establecidas por el Sistema de
Gestion Documental establecidas en
la Ley 294 de 2000
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
COLEGIO
MARSELLA IED
Los archivos en la institucion se llevaban de
DIRECTIVA 003 DE El colegio no cuenta con tablas de retencion documental acuerdo a las normas tradicionales, pero no Documentos archivados de acuerdo a
Falta implementar la tabla de retencion documental
2013
para dar cumplimiento a la Directiva 003 de 2013.
actualizadas de acuerdo a la Directiva 003 de otras normas.
2013.
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
MARCO
GOBIERNO
ANTONIO
ESCOLAR
CARREÑO SILVA
Se evidencia que el colegio manejaba un
formato diferente al establecido por la SED y
las firmas se tomaban una vez ledia el acta,
pero no siempre estaban todos los miembros
del CD presentes.
2.3. En las de Consejo Directivo vigencia 2014, no se
pudo evidenciar el registro de empalme e instalación de
C.D. entrante; situación que es vital en la gestión que
debe desarrollar el C.D., toda vez que a patir de dicha No se evidenció el acta de empalme del
información puede definir planes y estrategias Consejo Directivo saliente y entrante para la
encaminadas a desarrollar una gestión adtiva eficiente. vigencia fiscal 2014
De igual es guía fundamental para viabilizar la
continuación de proyectos exitosos de los cuales se
requerirá su continuidad.
Manejo de las actas en formato diferente aunque con
Implementar el formato establecido por la SED según el
los mismos elementos establecidos por las normas. No
Junio 17 de Noviembre
aplicativo de ISOLUCION y lo establecido por el
se exigia la puntualidad y asitencia obligatoria de los
2015
de 2015
Sistema de Gestion Documental.
miembros del Consejo Directivo.
Carencia o deficiencia de información
A la luz del Decreto 4791 de 2008 y Guía de Apoyo de
del nuevo Consejo Directivo sobre la
la SED, no se menciona o nó esta normado que deba
situación en que recibe el estado del
existir empalme de los C.D. entrante y saliente.
F.S.E.
Solicitar capacitacion a la SED sobre la Dirctiva 003 de
Agosto
2013 e implementar el TRD en tdodas las dependencias
2015
del colegio.
de Diciembre
2015
Para el año fiscal 2016, se realizará el acto formal de
empalme de los C.D. entrante y saliente, el cual se
02/02/2016
respaldará mediante acta que elabora dicho cuerpo
colegial del colegio.
31/03/2016
Se eligieron
los
del Rectora y Consejo integrantes
del
Directivo
comité y se convoco
a primera reunion
ESTADO
Se evidencio que el archivo que
reposa en la pagaduria se encuentra
debidamente empastado organizado
y foliado hasta la vigencia 2015,la
documetnación referente a la
vigencia
2016
se
encuentra
organizada
debidamente
en CERRADO
carpetas, la información que reposa
en secretaria de rectoria y secretaria
academica
se
encuentra
debidamente organizada en el
archivador biblioteca rodante.Segun
acta de visita del 11/07/2016
NINGUNA
El reglamento del Consejo Directivo para la vigencia
2015 ya fue aprobado por el Consejo Dirctivo y de
No corresponde a lo establecido en el En el reglamento interno del Consejo Directivo de 2014,
acuerdo a la Guia Financiera de Apoyo a la Gestion de
articulo 11 de la Guia Financiera de no era claro el numero de integrantes pero si se
Abril de 2015 Abril de 2015
los FSE, explicando el numero de miembros para que
Apoyo de Gestion.
hablaba de la mitad mas uno.
haya quorum, se tomen decisiones y se aprueban los
acuerdos del CD del colegio.
2015
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
Programar reuniones
bimestrales y se hara
el
respectivo
seguimiento.
El
Acuerdo
de
Reglamento Interno
del
Consejo
Directivo del colegio
para el año 2015, ya
Rectora y Consejo
fue
aprobado
y
Directivo
firmado
por
el
Consejo
Directivo
mediante Acuerdo
No. 03 del 20 de
abril de 2015.
ABIERTO
ABIERTO
Rectora
Implementacion del
formato
en
diferentes reuniones Reunion mensuales
del
Gobierno
Escolar
Rectora
Socializacion de la
Directiva 003 de
2013
a
los
funcionarios
administrativos de la
institucion.
Compra de carpetas
para
facilitar
el
trabajo de archivo.
Implementacion
de
las TRD con los
archivos a partir de
juklio de 2015.
ABIERTO
Se eligieron
los
del Rectora y Consejo integrantes
del
Directivo
comité y se convoco
a primera reunion
Programar reuniones
bimestrales y se hara
el
respectivo
seguimiento.
ABIERTO
30
de
El
Acuerdo
de
Reglamento Interno
del
Consejo
Directivo del colegio
para el año 2015, ya
Rectora y Consejo
fue
aprobado
y
Directivo
firmado
por
el
Consejo
Directivo
mediante Acuerdo
No. 03 del 20 de
abril de 2015.
30
de
ABIERTO
Rectora
Implementacion del
formato
en
diferentes reuniones Reunion mensuales
del
Gobierno
Escolar
Rectora
Socializacion de la
Directiva 003 de
2013
a
los
funcionarios
administrativos de la
institucion.
Instalación
del
Rector Ordenador Consejo
Directivo
del Gasto
Año
fiscal
y
académico 2015
ABIERTO
Compra de carpetas
para
facilitar
el
trabajo de archivo.
Implementacion
de
las TRD con los
archivos a partir de
juklio de 2015.
ABIERTO
ABIERTO
Revisadas las actas del Consejo
Directivo se observó empalme del
Consejo
Directivo
saliente
y CERRADO
entrante. CERRADO EN ACTA DEL
12 DE FEB DEL 2016
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
2015
2015
2015
2015
2015
2015
13
14
15
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
INSTITUCION
EDUCATIVA
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
MARCO
PRESUPUESTAL
ANTONIO
CARREÑO SILVA
Los soportes o informes auxiliares de impuestos que
generan los libros de pagaduría, a través del aplicativo
"ESPARTA PRESUPUESTAL" se encuentran anexos a
3.9.1. Se observó que existe en la institución carpeta con No se observó que el pago de los impuestos Falta de respaldo o anexos de
Continuar con los procesos de generar los libros
los comprobantes de egreso y no en la carpeta base de
las declaraciones y los recibos de pago, sin el libro de tuviesen los auxiliares de los proveedores a información tributaria o auxiliares para
auxiliares que respalden las obligaciones tributarias del 01/01/2014
impuestos que se lleva separada en la pagaduría del
las retenciones efectuadas en el periodo.
quienes se les efectuó descuentos tributarios. el respaldo en el pago de impuestos.
colegio.
colegio. Se aclara que si se están imprimiendo y
anexando los libros auxiliares que respaldan el pago de
las declaraciones tributarias a cargo del colegio.
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
MARCO
CONTRATACION
ANTONIO
CARREÑO SILVA
El manual de contratación para el año fiscal
2014, fue estudiado, actualizado y aprobado
por el Consejo Directivo. Se encuentra en
5.1. Se observó que el Manual de Contratación inferior a
proceso la adopción para el año fiscal 2015,
los 20 SMMLV no se encuentra actualizado.
el cual ya fue leído y estudiado por el actual
Consejo Directivo, quedando pendiente su
adopción a través de acuerdo.
Poseer un mecanismo legal para
realizar los procesos contractuales de
conformidad con las normas legales
vigentes.
El Consejo Directivo y cuerpo adtivo siempre ha estado
muy atento a poseer sus Manuales y Reglamentos
actualizados y en concordancia con la ley, dada la Adoptar a través de acuerdo el Manual de Contratación
03/08/2015
importancia de ellos para el buen funcionamiento de los aprobado en el año fiscal 2014.
procesos contractuales que se lleven a cabo a través
del F.S.E.
31/10/2015
COLEGIO
MARCO
CONTRATACION
ANTONIO
CARREÑO SILVA
5.3. No se evidenció soportes que den cuenta de la
evaluación anual del servicio de tienda escolar, según lo
normado en el numeral 6 del art. 6 de la Resolución 219
de 1999, situación que no permite evaluar las falencias o
fortalezas, igualmente no se conformó el grupo de
supervisión de dicho contrato, incumpliendo con lo
normado en el art. 10 de la Resolución 234 de 2010, ni el
pago semanal como reza el contrato en la cláusula
tercera, dando incumplimiento a lo pactado.
Múltiples actividades de carácter académico y
adtivo no permitieron realizar el proceso de
evaluación del servicio de tienda escolar.
Dificulta para conformar el Comité de
Supervisión del contrato, por múltiples
actividades de los posibles miembros que lo
integrarían. Hechos personales que no
permitieron al contratista dar cumplimiento
estricto del pago semanal de canon de
arrendamiento.
No poseer un mejor conocimiento de
la calidad del servicio de la Tienda
Escolar a través de la opinión de la
Comunidad Educativa y mejor control
sobre Pros y Contras en la ejecución
del contrato con base en actas del
Comité de Supervisión. Afectación del
Flujo de Caja al no poseer los
recursos actualizados, por concepto
del pago del canon semana.
Múltiples actividades de carácter académico y adtivo no
permitieron realizar el proceso de evaluación del
servicio de tienda escolar. Dificulta para conformar el
Comité de Supervisión del contrato, por múltiples
actividades de los posibles miembros que lo
integrarían. Hechos personales que no permitieron al
contratista dar cumplimiento estricto del pago semanal
de canon de arrendamiento.
04/12/2015
6.6. Con base en la revisión aleatoria realizada a
dependencias de las diferentes sedes, se observó que
algunas de ellas presentan desactualización en el
inventario individual, ya sea por bienes en mal estado u
E
obsoletos, bienes por incluir o mobiliario represado en el
auditorio de la Sede C de áreas como orientación,
coordinación y biblioteca de la sede, porque estas
ultimas dependencias fueron suprimidas para ampliar los
salones y la construcción de dos nuevas aulas.
Falta de espacios para reubicar mobiliario
existente en la Sede C, dada la necesidad de
adecuar nuevas aulas para la prestación y
cobertura del servicio educativo. Multiplicidad
de labores que han dificultado reiniciar el
proceso de actualización de algunos
inventarios individuales.
Poseer
algunos
inventarios
individuales pendientes de actualizar y
entregar nuevamente a los diferentes
responsables de ellos. Poseer áreas
con represamiento de mobiliario que
debe estar en servicio.
Falta de espacios para reubicar mobiliario existente en
la Sede C, dada la necesidad de adecuar nuevas aulas
Actualizar inventarios individuales de algunas de sus
para la prestación y cobertura del servicio educativo.
sedes. Verificar o adecuar espacios para reubicar 03/08/2015
Multiplicidad de labores que han dificultado reiniciar el
mobiliario que se encuentra almacenado.
proceso de actualización de algunos inventarios
individuales.
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CONTRATISTA
2015
CAUSA
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
TIEMPO
Efectuar evaluación al contrato de Tienda Escolar por el
año académico y fiscal 2015. Conformar el Comité de
03/08/2015
Supervisión del contrato. Efectuar control al pago
periódico del canon de arrendamiento.
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
MARCO
ALMACEN
ANTONIO
INVENTARIOS
CARREÑO SILVA
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
7.2. Se observó que existe debilidades en el
COLEGIO
cumplimiento estricto del manual de funciones, tal como
CUMPLIMIENTO
MARCO
se evidenció en el ítem 6.6., se sugiere que en las Actividades pendientes de
DORECTIVA 003
ANTONIO
reuniones periódicas que adelanta la institución se revise algunos procesos específicos.
DE 2013
CARREÑO SILVA
el cumplimiento de las funciones para evitar acciones y/o
omisiones.
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
2.2 Se observó que las actas del Consejo Directivo no se
encuentran todas en físico ya que al solicitarlas solo se
evidencian 6 actas y la última acta es del 11 de
septiembre de 2014, esto denota falta de compromiso
del Rector y del Consejo Directivo puesto que las actas
COLEGIO
EL 2.
GOBIERNO
son el respaldo de las actividades y decisiones tomadas
LIBERTADOR
ESCOLAR
al interior de la Institución, asi mismo de acuerdo al
decreto, el Consejo se debe reunir por lo menos una vez
al mes, por lo tanto es importante que con la respuesta
al informe preliminar se alleguen copias de todas las
actas con sus respectivas firmas.
En la carpeta de Actas del Consejo Directivo
no se encontraban las actas de fecha octubre
30 y noviembre 26 de 2014, ya que estas
reposaban en el archivo de rectoría y en esos
días la Institución tuvo cambio de Rector y
estas se encontraban en la ofcicina de
Rectoría.
Este hallazgo no genera mayores
consecuencias
ya
que
la
documentación en este momento
reposa en los archivos de secretaría
de rectoría.
Las actas de fecha octubre 30 y noviembre 26 de 2014
se encontraron en los archivos del rector saliente, que
como evidenciaron las funcionarias de control intreno Se anexan las actas a la carpeta de archivo del Consejo
03/09/2015
en el momento de la visita en rectoría la información se Directivo.
encontraba en cajas para hacer entrega al rector
entrante.
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
2.7 Revisadas las actas de reunión del Consejo Directivo
se evidenció que este órgano colegial no adoptó la
Resolución 2280 de 2008, Comité de Mantenimiento
Escolar, en su Artículo Cuarto "Establece que es
respónsabilidad del Rector y del Consejo Directivo
divulgar, implementar y ejecutar los Planes de
Mantenimiento Escolar aprobado por el Comité de
Mantenimiento de cada colegio". Artículo 12. Del Comité
E 2.
GOBIERNO
de Mantenimiento Escolar: "Es el encargado de
ESCOLAR
promover y realizar la gestión de mantenimiento
periódico dentro del plantel y lo componen cinco
miembros: El rector quien lo presidirá, un docente, un
representante estudiantil, un padre de familia y el Gestor
Territorial del Área de Construcciones y Remodelaciones
de Instituciones Educativas de la SED, quienes ejercerán
funciones durante el período de un año, calendario
escolar".
No se cuenta con actas de reunión, ni
conformación del Comité de Mantenimiento
Escolar, sin embargo el rector realizó visitas
periódicas a las sedes del Colegio en
compañía de los coordinadores y/o un padre
de familia del Consejo Directivo, identificando
las acciones a ejecutar.
No se siguió el estricto cumplimiento
al Manual de uso, conservación y
mantenimiento de colegios, expedido
por la SED. Se hizo seguimiento por
parte de los coordinadores y rector, en
algunos casos participó un padre de
familia. No se elaboraron actas de
estas visitas.
Aunque no se cuenta con el Comité de Mantenimiento
Escolar, la Institución para realizar las actividades de
mantenimiento preventivo y predictivo de las tres sedes Para este último período de la vigencia 2015, se
siempre se hizo teniendo en cuenta las necesaidades constituirá el Comité de Mantenimiento Escolar dando 03/09/2015
reportadas por los coordinadores y se socializó en cumplimiento a la normatividad vigente.
reuniones de Consejo Directivo y según el tipo de de
obra se pedia aprobación de este.
COLEGIO
LIBERTADOR
culminar
Constantes actividades para realizar por funcionarios
del colegio y que deben cumplirse en tiempos precisos
que ordena la SED, lo cual impide en algunos casos
Incurrir
en
incumplimiento
de
atender otras procesos al interior de la institución de
en actividades o procesos por no
manera oportuna, con el agravante de falta de espacios
observancia de las funciones del
para ubicar diversos bienes y puesta en marcha de
personal del colegio.
algunas dependencias u oficinas necesarias en el
colegio, además de la escases de recursos económicos
para atender todas las necesidades del colegio.
Dinamizar con todo el personal del colegio, las
funciones a su cargo en cada área especifica, teniendo
03/08/2015
las reuniones periódicas que se realizan para tal efecto
en beneficio de la comunidad educativa.
30/06/2015
Generación de libros
auxiliares
que
respaldan
las
declaraciones
tributarias
presentadas
y
pagadas
por
el
colegio.
Pagaduría
Manual
de
Contratación
aprobado en el año
fiscal 2015 y estudio
Consejo Directivo
del
mismo
en
reunión de C.D.
para el año fiscal
2015
Observancia de lo
normado
en
la
Resolución 219 de
1999,
Resolución
234
de
2014,
clausulas
económicas
Consejo Directivo contenidas en el
Rectoría
contrato de tienda
Pagaduría.
escolar y llamado de
atención
al
contratista para el
cumplimiento
oportuno del pago
canon
de
arrendamiento.
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
Revisada la carpeta de impuestos
esta se encuentra por cada uno con
su respectiva declaración, impresión
CERRADO
de la cuenta de impuestos y su
recibo de pago. CERRADO EN
ACTA DEL 12 DE FEB DEL 2016
Revisado los acuerdo de la vigencia
2015, los acuerdos se observó la
actualización
del
manual
de CERRADO
contratación. CERRADO EN ACTA
DEL 12 DE FEB DEL 2016
Revisada la carpeta de contrato de
tienda
escolar
se
observa
seguimiento
y
evaluación
al CERRADO
contrato. CERRADO EN ACTA DEL
12 DE FEB DEL 2016
30/06/2015
Inventarios
actualizados
de
acuerdo
a
lo
Consejo Directivo normado
por
la
Rectoría
SED. Procesos de
Pagaduría.Bajas de Bienes.
Almacén
Proceso de control
de
entradas
y
salidas de almacén.
Revisados los inventarios por
dependencias se observò que estos
se actualizaron, en los cuales no se
CERRADO
encontraron sobrantes ni faltantes.
CERRADO EN ACTA DEL 12 DE
FEB DEL 2016
04/12/2015
Rectoría
Continuar con los
procesos periódicos
de reuniones tanto
al personal adtivo
como
académico,
entorno
al
conocimiento de las
funciones a cargo
de
las
diversas
áreas.
Revisado el cumplimiento de las
acciones de mejora suscritas en el
plan de mejoramiento, se retira el CERRADO
hallazgo. CERRADO EN ACTA DEL
12 DE FEB DEL 2016
03/09/2015
VICTOR MANUEL
PEREZ
HERNANDEZ
RECTOR
SALIENTE
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 19 de febrero de 2016.
30/09/2015
RICHARD
MALDONADO
VILLAMIZAR
RECTOR
ENTRANTE
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 19 de febrero de 2016.
-
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
CONTRATISTA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
INSTITUCION
EDUCATIVA
COLEGIO
LIBERTADOR
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
LIBERTADOR
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
LIBERTADOR
COLEGIO
LIBERTADOR
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
2.9 Teniendo en cuenta que no se encuentran todas las
actas del Consejo Directivo en la vigencia 2014, no se
E 2.
GOBIERNO pudo verificar las funciones que consagra el Artículo 5
ESCOLAR
del Decreto 4791 de 2008, donde el Consejo Directivo
aprobó todas las modificaciones presupuestales del
2014.
3.12.1 Se evidencio en los comprobantes de egreso que
se realizaron las correspondientes retenciones de los
impuestos de RETEFUENTE, RETECREE, RETEICA Y
CONTRIBUCIONES ESPECIALES, asi mismo el
correcto diligenciamiento de los formularios respectivos
y la cancelación dentro de los plazos establecidos; se
cruzaron los valores presentados en las declaraciones
E 3.
EVALUACIÓN con las retencions efectuadas por la institución en cada
PRESUPUESTAL uno de los períodos del año 2014, los valores retenidos
por estos conceptos estan acordes con los pagos
efectuados ya que no se evidencia diferencia por
cancelar a la DIAN y Secretaría de Hacienda, lo anterior
en concordancia con lo estipulado en el Estatuto
Tributario. Existe en la Institución carpeta con las
declaraciones y los recibos de pago, sin el libro auxiliar
de las retenciones efectuadas en el período.
5.3.1 En la vigencia 2013 se suscribió el contrato para la
vigencia 2013 con el señor Alcides Augusto Torres,…
"por un valor de $40.000 diarios… se estima anualmente
175 días a $40.000 para un total de Siete millones de
pesos ($7.000.000) mda. Legal. El valor del
arrendamiento se calculará mensualmente en la oficina
de pagaduría con la aprobación del Rector...Igualmente
se observó la firma del otro sí al contrato de
arrendamniento de fecha 14 de agosto "modificanco la
claúsula segunda del contrato en relación al valor del
contrato, el cual por aprobación del Consejo Directivo
será de Treinta mil pesos ($30.000) mda. legal. a partir
del (01) de agosto del año dos mil trece (2013) y la
claúsula quinta de Duración del Contrato que se estipula
hasta el treinta (30) de noviembre del año dos mil trece
(2013)". Revisado los ingresos por concepto de tienda
E 5.
PROCESO
escolar
de
esta
vigencia
se
evidenció
lo
CONTRACTUAL
siguiente:17/4/2013 Arriendo de enero a marzo
$1.020.000 9/8/13 Arriendo de enero a marzo 2.100.000
total arriendos recibidos 3.120.000. En el cuadro
anterior se establece un incumplimiento en la claúsula
"TERCERA, FORMA DE PAGO. El contratista se
compromete a consignar en efectivo y mensualmente el
valor del arriendo a la Institución Educativa dentro de los
primeros cinco (05) días hábiles del mes siguiente al que
se presta el servicio y el recibo de consignación
entragarlo a la Auxiliar Financiera con copia al Rector
quien llevará un record al respecto..." en el pago del
arriendo del contrato de tienda escolar por la suma de
($2.400.000),
igualmente
se
observaron
tres
comunicados por parte del rector y la auxiliar financiera
informándole al arrendatario del valor adeudado, aunque
el contrato tenía su respectiva póliza esta no se pudo
5.3.2 En la vigencia 2014 se evidenció la suscripción del
contrato de arrendamiento No.002 de Tienda Escolar, a
los trece días del mes de diciembre de 2013, con
duración de nueve (09) meses y un canón de
arrendamiento fijo de cuatrocientos mil pesos ($400,000)
para un valor total del contrato de arrendamiento anual
de tres millones seiscientos mil pesos ($3.600.000);
revisado el pago canón de arrendamiento se observó
que se dio cabal cumplimiento a lo estipulado en la
claúsula tercera FORMA DE PAGO, ya que el
E 5.
PROCESO arrendatario canceló de forma anticipada. No se
CONTRACTUAL
evidenció soportes que den cuenta de la evaluación
anual del servicio según lo normado en le numeral 6 del
Art.6, de la Resolución 219 de 1999, situación que no
permite evaluar las falencias o fortalezas, igualmente no
se conformó el grupo de supervisión de dicho contrato el
cual permitiría evaluar el servicio que presta la tienda
escolar a la comunidad educativa, incumpliendo con lo
normado en el artículo 10 de la Resolución 234 de 2010,
ni el pago semanal como reza el contrato en la claúsula
tercera, dando incumplimiento a lo pactado, afcetando el
flujo de caja de la Institución.
12
13
14
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
En la carpeta de Actas del Consejo Directivo
no se encontraban las actas de fecha octubre
30 y noviembre 26 de 2014, ya que estas
reposaban en el archivo de rectoría y en esos
días la Institución tuvo cambio de Rector y
estas se encontraban en la ofcicina de
Rectoría. Sin embargo existen los Acuerdos
que
modifican
el
presupuesto
2014
debidamente firmados por los integrantes del
Consejo Directivo y reposan en el archivo de
la oficina de Pagaduría.
Este hallazgo no genera mayores
consecuencias
ya
que
la
documentación en este momento
reposa en los archivos de secretaría
de rectoría y en la oficina de
pagaduría.
En la oficina de Pagaduría reposa el Acuerdo No.06 de
Mayo 26 de 2014 "Por medio del cual se expide el
reglamento para el funcionamiento interno del Consejo
Directivo del Colegio El Libertador IED" y todos los Se anexan las actas a la carpeta de archivo del Consejo
03/09/2015
Acuerdos de adición, reducción y traslados Directivo.
presupuestales los cuales fueron aprobados por el
Consejo Directivo ya que se encuentran firmados por
ellos.
El archivo del auxiliar de impuestos reposa El Libro auxiliar de Impuestos no El archivo del auxiliar de impuestos reposa junto a los Se acepta la observacion presentada y a partir de la
junto a los informes mensuales que se reposa
como
soporte
del informes mensuales que se presentan de acuerdo a visita se deja el soporte de descuentos junto al 03/09/2015
presentan de acuerdo a acta de entrega.
correspondiente pago
acta de entrega.
correspondiente pago
El arrendatario de la tienda escolar de la
vigencia 2013 no cumplió e hizo caso omiso a
los compromisos de pago del canón de Afectación de flujo de caja y
arrendamiento, como lo estipulaba el contrato disminución en ingresos operacionales
y adicionalmente no atendio a los oficios de
cobro por parte de Rectoría.
Al contratista se le solicito en varias ocasiones el
correspondiente pago y la Institucion no dejó sacar
todos los bienes que el señor tenia para prestar el
Se acepta la observacion y para el contrato de la
servicio hasta tanto no se puesiera al dia, El contratista
vigencia 2014 y 2015, la Institucion estuvo diligente en 03-sep
se le cito verbalmente en varias ocasiones informando
el proceso de cobro de los correspondientes canon
que no tenia recursos para cancelar y no volvio hacer
presencia en la institucion dejando como parte de pago
el correspondiente refrigerador.
Aunque se cumplieron los protocolos de
selección objetiva y transparente de la mejor
propuesta y se realizó seguimiento y
evaluación a través de comunicaciones
verbales con la comunidad educativa, esta
tarea puntual no la efectuó el Consejo
Directivo.
Aunque este proceso no lo realizó directamente el Se realizarán visitas periódicas a la tienda escolar de la
Consejo Directivo si hubo permanente seguimiento de vigencia 2015 para la evaluación y seguimiento de lo
10/09/2015
este contrato por diferentes estamentos de la estupilado en el contrato de arrendamiento y quedará
comunidad educativa.
consignado en acta de Consejo Directivo.
No
se evidenció
un
impacto
significativo, sin embargo se tuvieron
en cuenta los comentarios de la
comunidad educativa, los cuales el
señor Rector hizo extensivos al señor
arrendatario de la tienda escolar y se
subsanaron.
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
CAUSA
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
VICTOR MANUEL
PEREZ
HERNANDEZ
RECTOR
SALIENTE
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 19 de febrero de 2016.
03/09/2015
CONTADOR
DE
LA INSTITUCIÓN
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 19 de febrero de 2016.
12/12/2009
RECTOR,
AUXILIAR
FINANCIERO
CONTADOR
DISCIPLINARIO
31/12/2015
RICHARD
MALDONADO
VILLAMIZAR
RECTOR
ENTRANTE
03/09/2015
Y
-
ABIERTO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 19 de febrero de 2016.
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
2015
CONTRATISTA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CAUSA
13
EFECTO
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
16
15
COLEGIO
LIBERTADOR
5.4 Contrato Orquesta para el Día de la Familia. En el
desarrollo de la auditoría se evidenció la suscripción del
contrato No.42 suscrito con el señor Oscar Fernando
Osuna Rodríguez, con el objeto orquesta para el día de
la familia por valor de ($3.000.000) a cargao del rubro
Actividades Científicas, por lo anterior se observa
incumplimiento con lo establecido en el Art. 6 del
Decreto 2209 de 1998 Austeridad en el gasto que
establece: "Está prohibida la realización de recepciones,
fiestas, agasajos o conmemoraciones de las entidades
con cargo a los recursos del tesoro público" e igualmente
se evidencio el incumplomiento a lo establecido en el
E 5.
PROCESO
literal b del Art. 10 de la Resolución 4047 de 2011 que
CONTRACTUAL
establece "Financiar gastos suntuarios". Adicionalmente
revisada la guía financiera para apoyo para los Fondos
de servicios educativos establece dentro de losgastos de
funcionamiento en lo referente a Actividades
Científicas..." ... pero deben connotar un alto sentido
pedagógico y por tanto sus recursos no pueden utilizarse
para la compra de elementos suntuarios, realizar
recepciones, invitaciones, atenciones o similares,
celebración de contratos de publicidad y demás aspectos
prohibidos en dichas disposiciones legales. Maxime
cuando algunas instituciones cuentan con orquestas
estudiantiles.
La Institucion no cuenta con una orquesta,
los equipos de sonido no tenian la capacidad
necesaria para cubrir la actividad para las
3.000 personas(estudiantes, padres de
familia,docentes), ni tiene una tarima o
espacio apropiado para estos eventos: por
consiguiente se contrato el servicio de alquiler
de orquesta que incluia el sonido y la tarima
para la celebracion del dia de la familia de las
tres sedes de ambas jornadas.
El desarrollo de la actividad cumplió con los principios
de transparencia y austeridad del gasto toda vez que se
hizo para toda la Institucion y su costo incluia, alquiler
de tarimas, sonido y orquesta para una comunidad
Educativa de mas 3,000 personas, por lo anterior no
consideramos que haya incumplimiento con lo
establecido en el Art. 6 del Decreto 2209 de 1998
Austeridad en el gasto. toda vez que no se realizo Cumplimiento con las normas dadas para el manejo de
04-sep
ningun tipo
de recepción, fiesta, agasajo o FSE
conmemoración, a su vez la actividad genero un alto
impacto a la comunidad educativa y connoto un alto
sentido pedagógico, integrando las familias en torno a
las muestras artisticas, culturales y deportivas que la
institucion desarrolla con el proyecto E.P.A. (Escuela de
Puertas Abiertas) los dias sábados con los estudiantes
de las tres sedes de la institucion educativa.
COLEGIO
LIBERTADOR
5.6 Contratos de Mantenimiento. Se evidenció que para
el rubro de Mantenimiento Entidad en la vigencia 2014
una asignación presupuestal de $89.000.000 a la cual se
le realizó una adición por la suma de $12.224.922 y una
reducción de -$10.161.110 para un presupuesto
definitivo $91.063.812 con una ejecución del 93%, en la
documentación analizada de los contratos de
mantenimiento se observó que la Institución realizó los
siguientes contratos de mantenimiento preventivo. En el
desarrollo de la auditoría se realizó recorrido por la
institución educativa donde se observó la adecuación de
E 5.
PROCESO
la nueva sala de profesores de la sede A, la nivelación e
CONTRACTUAL
instalación del piso de la sala de sistemas 5 de
informática, el colegio cuenta con un cuarto frío para los
refrigerios, la pinturas de las oficinas se encuentra en
buen estado, en general las instalaciones del colegio se
encuentran en buen estado. Sin embargo en el recorrido
de las instalaciones en la entrada de parqueadero y en la
parte de atrás de las aulas de sistemas 4 y 5 hay un
arrume de escombros, según manifestación del
almacenista corresponden a la remodelación de la
biblioteca, obstaculizando el espacio libre, mostrando
presuntas debilidades en el mantenimiento del colegio.
Los escombros que evidencian las fotografías
del
informe
preliminar
de auditoría,
corresponden a contratos de obra de
mantenimiento que están en ejecución en la
vigencia 2015, no corresponden a escombros Se está ocupando un espacio que esta
de vigencias anteriores (2014). En la destinado para zona de parqueo.
Institución se encuentran dos espacios con
escombros de las obras que se están
ejecutando en las sedes A y C en el presente
año 2015.
Los escombros se reunen en la sede A y se realiza el
trámite ante la empresa de aseo de Bogotá, quien es la
encargada de realizar la recolección de estos Está pendiente la visita del aforador y la programación
escombros, pero el proceso es demorado ya que a la de fecha para la recolección de escombros por parte de 06/08/2015
fecha contamos con el pin #800000-16019 para que la empresa de aseo de Bogotá.
realicen la visita del aforador y evalue el material y
programen la fecha de recolección.
COLEGIO
LIBERTADOR
6.INVENTARIOS
6.1 El colegio realiza el manejo de los inventarios en una
base de datos Excel el cual no se encuentra al día,
igualmente la institución no cuenta con un inventario
detallado de consumibles por lo que no se puede
determinar que hay un uso razonable de estos insumos,
inventario individual, incumpliendo con lo normado en la
Resolución 001 de 2001 "Manual de Procedimientos
Administrativos y Contables para el Manejo y Control de
los Bienes en los Entes Públicos", en el control de los
inventarios y facilidad en la ubicación de los mismos.
El archivo de inventarios se encuentra en una
base de datos de excell y falta actualizarlo
No hay control de los inventarios La almacenista ha estado haciendo depuración de
con la información de los meses de julio y
impidiendo la ubicación de los inventarios en cada una de las dependencias de las tres Actualización de la base de datos de inventarios.
agosto de 2015. En los comprobante de
mismos.
sedes de la Institución.
salidas de almacén no se encuentra detallada
la destinación.
6.INVENTARIOS
6.2 Revisada la información de almacén se evidenció
que la almacenista no tiene elaborados todos los
formatos de ingresos y salidas de almacén de los bienes
adquiridos por el colegio a través del Fondo de Servicios
Educativos.
Los formatos para entradas y salidas de
almacén
se
encuentran
debidamente
elaborados, firmados y con copia de la factura
Este hallazgo no genera mayores El aplicativo de almacén presentó errores en los
o documento equivalente. En el momento de
Se actualizó el aplicativo por parte del proveedor y se
consecuencias porque solo falta un consecutivos de las entradas y salidas de almacén al
26/08/2015
la auditoría se estaba en el proceso de
estan haciendo las correcciones pertinentes
consecutivo de los formatos.
efectuar la impresión.
verificación de los consecutivos porque
teniamos un error en el aplicativo de
inventarios.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
LIBERTADOR
E
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
LIBERTADOR
E
COLEGIO
LIBERTADOR
E
E
6.INVENTARIOS
6.INVENTARIOS
6.3 Revisada la información de almacén se evidenció
que en la vigencia 2014 se realizaron bajas de elementos
devolutivos y controlados por parte de la institución y
procedimiento aprobado por el Consejo Directivo, sin
embargo en el recorrido de la institución se evidenciaron
una gran cantidad de pupitres en mal estado, en el
garage de la institución que se encuentran en la
interperie.
6.5 Se realizó el inventario aleatorio de las siguientes
dependencias de las diferentes sedes los cuales no se
encuentran valorizados, sin placa y sin serie, en los
cuales no se especificó fecha de entrega del inventario:
Sala 5 de informática, Gimnasio, laboratorio de ciencias,
sala de sistemas de la sede B, Aula grado transición
sede B. Por lo anterior es necesario que se establezcan
las medidas correctivas en aras de actualizar los
inventarios individuales por dependencias, como quiera
que en las visitas realizadas a las diferente
dependencias se evidenció que los mismos se
encontraban desactualizados.
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
04/09/2015
VICTOR MANUEL
PEREZ
HERNANDEZ
RECTOR
SALIENTE
DISCIPLINARIO
30/10/2015
LUZ LINDA ROZO
BELTRAN
ALMACENISTA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 19 de febrero de 2016.
30/10/2015
LUZ LINDA ROZO
BELTRAN
ALMACENISTA
Abierto
30/10/2015
LUZ LINDA ROZO
BELTRAN
ALMACENISTA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 19 de febrero de 2016.
Esta recolección de elementos se esta realizando para
Se destino un espacio en el parqueadero de la
poder efectuar el proceso de bajas ante la SED que Terminar con la recolección de elementos y ajustarnos
institución para depositar los elementos que El Colegio no cuenta con otro espacio
según el cronograma establecido por la oficina de al cronograma de la oficina de Dotaciones Escolares de 26/08/2015
se van a dar de baja de las tres sedes para este destino
Dotaciones Escolares, será recibido en el depósito de la la SED.
correspondientes a la vigencia 2015
calera el día 23 de 0ctubre de 2015.
23/10/2015
LUZ LINDA ROZO
BELTRAN
ALMACENISTA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 19 de febrero de 2016.
Algunos elementos revisados no cuentan con
su placa de identificación debido a la
manipulación de los elementos. Falta
La no identificación de los elementos
valorizar los inventarios individuales el cual
dificulta el control de los mismos.
está en proceso de depuración. En los
formatos de inventario individual si se detella
la fecha en la parte superior del formato.
30/10/2015
LUZ LINDA ROZO
BELTRAN
ALMACENISTA
Abierto
Por el continuo uso de los elementos y la manipulación
de los mismos, las placas se han ido cayendo. Los
Plaquetizar nuevamente, valorizar y actualizar
inventarios individuales se encuentran en el proceso de
inventarios individuales.
valorización y depuiración y están firmados por el
responsable de cada uno de ellos.
24/08/2015
los
24/08/2015
ABIERTO
Abierto
Abierto
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CAUSA
13
EFECTO
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
7.2 En lo referente al manual de las funciones, si bien
todos los funcionarios manifestaron que conocían las
funciones inherentes a su cargo, las cuales se
encuentran publicadas en la agenda anual de docentes,
7. CUMPLIMIENTO en el desarrollo de la auditoría se pudo evidenciar que Aunque cada funcionario de la institución
Falta de reforzamiento y aclaración de las funciones
E
Por omisión de algunas funciones se
Durante las reuniones periódicas, reforzar sobre las
DIRECTIVA 003 DE existe debilidades en el cumplimiento estricto de las conoce sus funciones, se requiere el
que le corresponden a cada uno de los integrantes de la
03/09/2015
puede inducir a una falta disciplinaria
funciones de cada integrante de la institución.
2013
mismas, tal como se observó en los ítem 6 del presente reforzamiento de estas, para su cumplimiento.
institución.
informe, se sugiere que en las reuniones periódicas que
adelanta la institución se revise el cumplimiento de las
funciones para evitar acciones y/o omisiones que puede
repercutir en faltas disciplinarias.
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
31/12/2015
RICHARD
MALDONADO
VILLAMIZAR
RECTOR
ENTRANTE
Para las vigencias anteriores se habia adoptado el
reglamento para el manejo de tesorería. Se desconocia Cada vez que se elabore el proyecto de presupuesto, se
20/11/2015
que se debe adoptar dicho reglamento para cada adoptara el reglamento para el manejo de tesorería.
vigencia presupuestal.
20/11/2015
Rectora
Responsable
manejo
presupuesto
A.A.F.F.
2.10 Se observó que en la vigencia 2014 no se
Conformar el comité de Prespuestos Participativos , ya
constituyó el Comité de Prespuestos Participativos No se conformo el comité de presupuestos No hubo actas de conformación y Al no estar conformado el comité no se levantaron se le informó al gestor de la localidad, se harán las
01/10/2015
incumpliendo la Resolución 3612 de 27 de Diciembre de participativos para la vigencia 2014
prueba documental
actas de formalización a estas reuniones
reuniones oportunamente de las cuales se elaborarán
2010
actas
20/11/2015
Rectora
12/10/2015
Rectora
No se desarrollo el dedibo seguimiento
Para la presente vigencia se debe ejecutar los recursos
Baja ejecución en el gasto de los proyectos de en aras de identificar y garantizar la Las solicitudes presentadas por los docentes n ose
en las actividades programadas en el plan de compras 01/09/2015
inversión.
ejecución de los proyectos de ajustan al desarrollo del proyecto como tal.
aprobado.
inversión
12/12/2015
Rectora y jefes de
Ejecutar
los
área que tengan
recursos de acuerdo
proyectos
de
al plan de compras
inversión
aprobado.
aprobados
CERRADO
La DIAN esta actualizando esta
SE han adelantado las gestiones pertinentes
incosistencia y tarde un mes en subir
ante la DIAN para que se revisen estas
y normalizar la pagina, para que se
inconsistencias y asi quede actualizado el
vean reflejados estos pagos de forma
estado de cuenta.
oportuna.
Se acudio a la DIAN con los formularios objeto de
SE han adelantado las gestiones pertinentes ante la
inconsistencia y allí informaron que se debe estar
DIAN para que se revisen estas inconsistencias y asi 30/07/2015
consultando constantemente porque la información aun
quede actualizado el estado de cuenta.
no ha sido actualizad por parte de ellos.
30/10/2015
Realizar los tramites
Rector saliente y necesarios
para
A.A.F.F.
normalizar
esta
situación.
CERRADO
5.1 Se evidencio que la Insitución no tiene actualizado el
Se actualizara y se socializara el manual de contración
Manual de contratación incumpliendo lo establecido en la El manual de contratación existe pero con Se hace necesario la actualización del Se desconocia la norma en la cual se señala que este
para que el proceso contractual sea eficaz y de ntro de 02/11/2015
s circulares No. 16 del 22 de abril de 2014 y 30 de 25 de vigencia 2010
manual de contratación.
dedbe ser actualizado de forma anualizada.
la norma actual.
julio de 2014 y lo reglado en elñ Decreto 1510 de 2013.
20/11/2015
Rectora
Actualizar el manual
de contratación y
validarlo con los
miembros
del
Consejo Directivo
CERRADO
CERRADO
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
LIBERTADOR
2015
VANESSA
CASTILLA
2.5 No se evidencio la adopción del reglamento para el
manejo de la tesorería en los Fondos de Servicios
Educativos, incumpliendo con el Art. 5° del Decreto
COLEGIO
LA ADOPCION
DE
4791 de 2008 lo que constituye una debilidad, toda vez No se adopto el reglamento para el manejo de
ESTANCIA SAN MANUAL
DE
que este determina la forma de realización de los tesorería en los Fondos de Servicios No existe documento de prueba
ISIDRO
CONTRATACION Y
recaudos y de los pagos, asi como el seguimiento y Educativos.
LABRADOR
TESORERIA.
control permanenete al flujo de caja y demás
lineamientos para el normal desarrollo de las actividades
de esta dependencia.
2015
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
LA
ESTANCIA SAN PRESUPUESTOS
ISIDRO
PARTICIPATIVOS
LABRADOR
2015
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
LA
COMITÉ
DE 2. 11 No se evidencio la conformación del Comité de Se conformo el comité de Sostenibilidad
ESTANCIA SAN
SOSTENIBILIDAD Sostenibilidad contable. Incumpliendo el Art. 6 de la contable pero no se dejo evidenciado No existe documento de prueba
ISIDRO
CONTABLE
Resolución 3612 de 27 de Diciembre de 2010.
mediante acta.
LABRADOR
2015
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
LA
PROCESO
ESTANCIA SAN
PRESUPUESTALISIDRO
INVERSIÓN
LABRADOR
2015
VANESSA
CASTILLA
2015
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
LA
ESTANCIA SAN PROCESO
ISIDRO
CONTRACTUAL
LABRADOR
2015
VANESSA
CASTILLA
5.4 No se evidencio comité evaluador de la Tienda
COLEGIO
LA
PROCESO
Escolar toda vez que el mismo debe ejercer control y En el contrato suscrito entre las partes se
ESTANCIA SAN
CONTRACTUALseguimiento a la ejecución del contrato y evaluar de nombro un veedor del contrato y no un comité
ISIDRO
TIENDA ESCOLAR forma anual el servicio según lo normado en el numeral evaluador.
LABRADOR
3 y 4 del Art. 6° de la Resolución 219 de 1999
2015
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
LA
PROCESO
ESTANCIA SAN
CONTRACTUALISIDRO
MANTENIMIENTO
LABRADOR
2015
VANESSA
CASTILLA
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
2015
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
3.5. Revisado el Rubro de Proyectos de Inversión se
observa que solo se ejecutó el 59% del presupuesto
definitivo, lo que indica que aunque los recursos fueron
asignados para estas actividades no existió planificación
en la ejecución del recurso.
4.7 Se realizo análisis al comportamiento tributario
durante la vigencia 2014 se verifico la presentación y
pago del impuesto de retención en la fuente. Se realizo
consulta de estado en la cuenta de la pagina de la DIAN
COLEGIO
LA
y se evidencio que presentaba deuda vencida por
ESTANCIA SAN COMPORTAMIENT
$7,604,000 discriminada de la siguiente manera: Año
ISIDRO
O TRIBUTARIO
2009 periodo 8 $3.807.000 año 2014 periodo 12
LABRADOR
$2.279.000 año 2015 periodos 3 y 4 obligación $535.000
y $983.000 respectivamente. realizar consulta ante la
DIAN ya que se evidencian formularios con presentación
y pago.
El comité se creo para subir saldos contables e
Se conformara el comité de Sostenibilidad contable
inventarios al programa SI CAPITAL en el año 2010 no
12/1015
para la actual vigencia y para las vigencias posteriores.
se encontraron actas de conformación del mismo.
-
Abierto
Se
adoptara
el
reglamento para el
y
manejo
de
la
del
tesorería en los
del
Fondos de Servicios
Educativos, para la
vigencia 2016 y
posteriores.
Se convocara a la
comunidad
educativa en general
para
la
conformación
de
dicho comité.
Citar
al
señor
Contador, pagador y
almacenista
para
conformar
dicho
comité
Abierto
CERRADO
CERRADO
CERRADO
No se realiza el correspondiente
Se considero que con la inclusión en el contrato de un Se establecera para los futuros contratos que se
seguimiento y evaluación a los
supervisor y veedor del mismo se estaba dando suscriban por este concepto un comité evaluador de los 19/01/2016
servicios
prestados
por
el
cumplimiento a la norma.
servicios prestados. Este se constituira mediante acta.
arrendatario.
19/01/2016
Rectora
Se establecera para
los futuros contratos
que se suscriban
por este concepto
un comité evaluador
de los servicios
prestados. Este se
constituira mediante
acta.
Dichos canales de aguas lluvias fueron
Posibles inundaciones del colegio
utilizados por el docente del proyecto
Estos espacios fueron utilizados por el docente sin Ya se adelantaron las labores de limplieza y remoción
puesto
que los
desagües se
22/09/2015
ambiental. Quien por desconocimiento
ninguna autorización por parte de esta rectoría.
de los materiales que mantenian este canal obstruido.
encuentran obstruidos.
adelanto alli sus cultivos de lombricultura.
22/09/2015
Rectora
Se
realizo
la
limpieza
y
levantamiento
de
materiales
que
obstruian el canal
mencionado.
CERRADO
6.2.1 e) Laboratorio de Física: NO se pudo realizar
COLEGIO
LA
inventario fisico porque los responsables utilizan el
MANEJO
DE
ESTANCIA SAN
espacio de bodega, se observan articulos personales, No se dialogo con los docentees encargados Que se confundan y/o se presneten No se dialogo con los docentees encargados sobre le Se instruira a los docentes mediante una campaña de
INVENTARIOS Y
15/10/2015
ISIDRO
colgando de las cajas, paquetes de bolsas negras y sobre le uso de este espacio.
posibles perdidas.
uso de este espacio.
aseo y de concientización de uso de los espacios.
ALMACEN
LABRADOR
demas elementos que obstruyen el paso y la posibilidad
de utilizar los elementos que allí se encuentran
15/10/2015
Rectora
Se instruira a los
docentes mediante
una campaña de
aseo
y
de
concientización de
uso de los espacios.
CERRADO
Rector,
JAIRO
del ORLANDO
RODRIGUEZ
RAVELO
se elige integrantes
programar reuniones
de comité y se
mensuales y hacer
convoca
primera
seguimiento mensual
reunion
CERRADO
Integrantes
Consejo DirectivoRector
Jairo
Orlando Ridriiguez
Ravelo
se incluye en orden
del dia y verificar
programar y rendir
que la funcion se
informes mensuales
cumpla y se registre
con sus anexos
CERRADO
5.6 Se evidencio que para el rubro de mantenimientoy
reparaciones se presento una ejecución del 96% En la
visita se observo que los canales de aguas lluvias se
encuentran obstruidas por la basura como es la
hojarasca, botellas, bandejas de icopor, bolsas plásticas.
1,6. No se realizo seguiemiento al contrato de tienda
COLEGIO
EVALUACION DEL
escolar, según lo establecido en la resolicion 219 de
AGUSTIN NIETO GOBIERNO
1999, numeral 2 y 3, y el articulo 10 de la resolucion 234
CABALLERO
ESCOLAR
de 2010. Se establece hallazgo administrtivo.
1.8. EL Rector y la Auxiliar financiero no se presentaron
al CD la ejucion mensual de ejecucion mensual de FSE,
COLEGIO
EVALUACION DEL al igual que los estados contables conmtemplado en lo
AGUSTIN NIETO GOBIERNO
normado en el numeral 4 del articulo 6 del dercreto 4791
CABALLERO
ESCOLAR
de 2008 literal (f). Verificar la existencia de los estados
contable por parte del Rector. Se estabklece hallazgo
administrativo.
No se evidencian actas o informes de cumplir No se cumple con la Resolucion 219 No se dejo constancia alguna y no se eligio el comité
Crear comité, levantar actas, hacer seguimiento
con el seguimiento
de 1999 y 234 del 2010
que ordena la norma
Abril
2015
del Noviembre
2015
Por omision involintario del secretario del CD,
Incluir en el Orden del día de todas las reuniones
no se reportan los informes mensuales de la Reporte negativo de un hecho
mensuales del CD, Presentacion de Informe de la
No se evidencian los informes de la ejecucion de
Diciembre
ejecucion de ingresos y gastos de FSE al cimplido conforme al dercreto 4791
jecucion de ingresos y gastos del FSE.
El abril del 2015
Ingresos y gastos del FSE según actas del CD.
2015
igual que los estados contables presentado de 2008 literal (f).
monmento de firmar las actas del CD verificar anexos
por el contador.
de informes presentados.
del
11
12
13
14
15
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
19
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
1.11 No se evidencio cumplimiento por parte del Rector
COLEGIO
EVALUACION DEL
en la conformacion del gurpo de supervision de la tienda No se evidencia conformacion control para la No se cumple con la Resolucion No se evidencia eleccion del comité de supervision de crear comité y evidenciando elecciones y elaborar las
AGUSTIN NIETO GOBIERNO
Abril de 2015 Mayo de 2015
escolar incumpliendo lo establecido en el articulo 10 del supervision en tienda escolar
234/2010
tienda escolar
actas respectivas
CABALLERO
ESCOLAR
la Res. 234/10, se establece hallazgo administrativo.
se
eleigio
Rector
Jairo
integrantes y se reunion cada dos
Orlando Rodriguez
convoca
primera meses con el comité
Ravelo
reunion
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
2,2 Se revisaron los acuerdos que modifican o adicionan
el presupuesto contra las tarjetas de ejecucion
COLEGIO
EVALUACION DEL
presupuestal, no se evidenciaron diferencias y la
AGUSTIN NIETO PROCESO
informacion congruente. Faltan las actas de apropbacion
CABALLERO
PRESUPUESTAL
por parte del CD de los acuerdos No. 004, 005, 012, 015,
017 de 2014. se establece hallazgo administrativo.
Integrantes
Consejo DirectivoRector
Jairo
Orlando Ridriiguez
Ravelo
Se levanta acta
especial
con
acuerdos y fechas.
se incluye en orden
del dia y verificar
que la funcion se
cumpla y se registre
con sus anexos
Incluitr en lo sucesivo
en actas los acuerdos
y sus anexos que
afecten
el
presupuesto
CERRADO
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
Diciembre de 2015
exiger
a
los
Pagadora Amparo
contratistas el pago
castro Santos
de seguridad social
CERRADO
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
Aclaracion
hallazgo
verificacion de la SED
CERRADO
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
4.4 La carpeta donde reposan los documentos soportes
COLEGIO
EVALUACION AL del contrato del Contador se encuentra desordenada, sin
AGUSTIN NIETO PROCESO
archivar cronologicamente y sin foliar. Iincumpliendo las
CABALLERO
CONTRACTUAL
directrices establecidas por la ley general de archivo, por
la cual se configura un hallazgo administrativo
Por error involintario de la Pagadora, la
carpeta se encuentra con los documentos
por error involuntario por parte del área de pagaduría,
No se cumple con la Ley general de
Archivar documentos cronologicamente y foliar carperta mayo
pertinentes y guardados. Se reconece que
no se procedió a realizar esta accion de acuerdo a la
Arrchivo
de documentos soportes del contrato del Contador
2015
falta foliar documentos soportes del contrato
ley General de Archivo
del Contador .
mayo de 2015
Se
archiva
cronologicamente
la
carpeta
de
Pagadora. Amparo documentos
Castro Santos
soportes
del
contrato
del
Contador
y
se
folian.
foliar
cronologicamente,
conforme a la Ley
General de Archivo
CERRADO
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
4.5 El contarto de arrendamiento No. 001 de 2014 de la
Tienda Escolar se firmó el 29 de enero de 2014, con las
formalidades que indica el Manual de Contratcion del
COLEGIO
EVALUACION AL Colegio y con los documentos que exige la Ley que debe
AGUSTIN NIETO PROCESO
aportar el Contratista, sin embargo la carpeta donde
CABALLERO
CONTRACTUAL
reposan los documentos soportes del Contrato se
encuentra desordenada, sin foliar. No cumple con las
Directrices generales de establecida por la Ley General
de Archivo.
Por error involintario de la Pagadora, la
carpeta se encuentra con los documentos
Por parte del área de pagaduría, por error involuntario Archivar documentos cronologicamente y foliar carperta
No se cumple con la Ley General de
mayo
pertinentes y guardados. Se reconece que
no se procedió a realizar esta accion de acuerdo a la de documentos soportes del contrato de Tienda
Arrchivo
2015
falta foliar documentos soportes del contrato
ley General de Archivo
Escolarr
de Tienda Escolar .
mayo de 2015
Se
archiva
cronologicamente
la
carpeta
de
Pagadora. Amparo documentos
Castro Santos
soportes
del
contrato
del
Contador
y
se
folian.
foliar
cronologicamente,
conforme a la Ley
General de Archivo
CERRADO
Tramitar ante la
SED
le
nombramiento del
Almacenista, o en
su
efecto
por
prestacion
de
servicio
la
existe vinculacion
del
personal
especializado para
que
actualice el
sistema o aplicativo
que
permita
controlar
los
inventarios y tener el
Kardex actualizado.
Tramitar ante la SED
le nombramiento del
Almacenista, o en su
efecto por prestacion
de
servicio
la
vinculacion
del
personal
especializado
para
que
actualice
el
sistema o aplicativo
que permita controlar
los inventarios y tener
el Kardex actualizado.
CERRADO
Elaborar
los
inventarios
por
dependencias
de
acuerdo
a
los
formatos exigidos por
dotaciones Escolares
y
aplicando
la
resolicion No. 001 del
2001
CERRADO
Elaborar
los
comprobantes
de
egreso de acuerdo a
la Resolucion No. 002
del 2001
CERRADO
2015
2015
2015
2015
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
2.6 El Colegio imcumple la obligacion de exiger el pago
d ela seguridda social e incumple lo establecido en el
COLEGIO
EVALUACION DEL articulo 23 de la Ley 1150 de 2007 que establece que el
AGUSTIN NIETO PROCESO
proponente y el contratista para presentar su cuenta de
CABALLERO
PRESUPUESTAL cobro deben acreditar que se encuentra al día con el
pago de aportes Parafisicales relativos a la seguridad
social.
4.2 Se suscribeieron los contratos de prestacion de
servicios profesionales No. 002/22/01/ de 2014
003/14/07/2014. Con el Contador Carlos Adrian
Chavarro con CC 79704787. Con el objeto de llevar la
COLEGIO
EVALUACION AL contabilidad y presentar los estados financieros de la
AGUSTIN NIETO PROCESO
Institucion. No se encontro acta de inicio incumpliendo
CABALLERO
CONTRACTUAL
en la clausa Quinta: del contrato que dice: Plazo de
ejecucion: el plazo de ejecucion del presente contrato
será de cinco meses a partir del acta de inicio del
contratista y el supervisor del contarto configurandose un
hallazgo administrativo.
CAUSA
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
TIEMPO
Por omision involintario del secretario del
No se evidencia en acta del Consejo
Convocar al Consejo Directivo y adelantar ajuste de
Consejo Directivo, no se reportan en actas los
No se incluyeron los acuerdos No. 004, 005, 012, 015,
Directivo la legalizacion de acuerdos
acuerdos o levantar un acta que evidencie la junio de 2015 junio de 2015
acuerdos No. 004, 005, 012, 015, 017 de
017 de 2014. en actas del Consejo Directivo.
que afecten el presupuesto
legalizacion dichos acuerdos.
2014.
Falta
seguridad
contratistas
Social
en
Exigir
a
todos
los
Revision minuciosa de documentacion requerida por la contratistas
Abril del 2015
norma.
el pago de
seguridad
social
algunos en algunos contratistas no se
No se cumple con el articulo 23 ley 1150 de 2011
evidencia el pago de seguridad social
Es probable que por omisión o error
involuntario en la auditoria no se haya
revisado este archivo, actividad que si se
cumplió según consta en acta de iniciacion Se cumplió con esta actividad
orden No. 002 de fecha de 22 de enero de
2014 (se anexa copia). La cual corresponde
al periodo comprendido de enero- mayo 2014.
RECTORJAIRO
Esta actividad SI SE REALIZÓ EN LA según consta en firmada
22
firmada 22 de ORLANDO
acta de iniciacion orden No. 002 de fecha de 22 de de enero de
enero de 2014 RODRIGUEZ
enero de 2014.
2014
RAVELO
Como ya se indicó, esta actividad SI SE REALIZÓ.
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
5,1 Se realizo la verificacion de los inventarios y en acta
que se levanto con el Sr. Edgar Augusto Rodriguez el día
COLEGIO
4.
EVALUACIÓN 11 de Marzo se pudo establecer que el Colegio no cuenta
AGUSTIN NIETO INVENTARIOS Y con un sistema o aplicativo que le permita controlar los
CABALLERO
ALMACÉN
inventarios y no tiene un Kardex actualizado. se
configura un hallazgo administrativo segun Resolucion
No. 001/01
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
Dotaciones Escolares
no cuenta con
formatos de entradas y salidas de almacen,la
5,2 Al realizar inventarios por dependencias se institucion diseño unos formatos que se
COLEGIO
EVALUACIÓN
evidencio que no se utilizan los formatos de entrada y ajustan a la resolucion No. 001 del 2001. NO se cumple con la Resolucion No. No se tiene actualizado
AGUSTIN NIETO INVENTARIOS Y
salida establecidos por la Direccion de Dotaciones Existen por parte de Dotaciones Escolares 001 del 2001
dependencias
CABALLERO
ALMACÉN
Escolares de Secretariade Educacion,
unos formatos para llevar el inventario fisico
de la Institucion y en la actualidad se estan
utilizando.
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
5,3 Se evidencia que los elementos relacionados en las
ordenes de alta No. 001 de febrero 5 de 2014, 003 de
febrero 17 de 2014 y 004 de marzo 14 de 2014 no tienen
comprobante de entrada a almacen, tampoco tienen
cimprobante de egreso de almacen que permira
COLEGIO
EVALUACIÓN
establecer a quien se entregaron los elementos y
AGUSTIN NIETO INVENTARIOS Y
adicionalmente no existen entradas de almacen en los
CABALLERO
ALMACÉN
meses de enero a 19 de junio de 2014 pues solo se
encontraron a partir del 20 de junio de 2014
comprobante de egrso No. 12 de fecha 17 de febrero de
2014 con el proveedor Suministros A & Angelica Maria
Feliciano por valor de $ 3.807.473
de
de
Motivado por la falta del nombramiento oficial
Tramitar ante la SED le nombramiento del Almacenista,
por parte de la SED del Almacenista, el el Colegio al NO tener el funcionario
o en su efecto por prestacion de servicio la vinculacion
falta de personal con capacitacion que asuma de
Colegio no cuenta con un sistema o aplicativo de Almacenista, se propicia este
del personal especializado para que actualice el 01/05/2015
manera eficiemte las funciones de almacenista.
que le permita controlar los inventarios y tener hallazgo.
sistema o aplicativo que permita controlar los
el Kardex actualizado.
inventarios y tener el Kardex actualizado.
Las órdenes de Alta son los mismos
ingresos al Almacén, por lo tanto si existen
los Ingresos a dicha dependencia. En cuanto
a las salidas de elementos de Almacén se
están legalizando por la falta del Funcionario
con funciones de Almacenista, a la fecha se
cuenta con un funcionario temporal quien
colabora con el control de los Inventarios
únicamente.
el
inventario
por
por
NO se cumple con la Resolucion No.
001
del
2001
por
falta
de
nombramiento
de una persona Falta legalizar los comprobante de egreso de almacen
capacitada para desempeñar este
cargo
DIC2015
10
DE No
funcionario
del
Elaborar los inventarios por dependencias de acuerdo a
los formatos exigidos por dotaciones Escolares y 20/06/2014
aplicando la resolicion No. 001 del 2001
20/07/2014
Edgar Rodiguez
Elaborar
los
inventarios
por
dependencias
de
acuerdo
a
los
formatos
exigidos
por
dotaciones
Escolares
y
aplicando
la
resolicion No. 001
del 2001
Elaborar los comprobantes de salida de almacen de
20/06/2015
acuerdo a la Resolucion No. 002 del 2001
20/07/2015
Edgar Rodiguez
Elaborar
los
comprobantes
de
egreso de acuerdo a
la Resolucion No.
002 del 2001
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
CERRADO
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
5,4 Se evidencia a su vez que los bienes adquiridos por
COLEGIO
EVALUACIÓN
el colegio a travez del fondo de servcicios Educativos no
AGUSTIN NIETO INVENTARIOS Y
se encuentran plaquetizados. Se configura un hallazgo
CABALLERO
ALMACÉN
administrativo.
7.1. Se evidencia que el colegio no cumple con lo
establecido en la Directiva 003 de 2013 expedida por la
Alcaldia de Bogota, según la cual se hace necesario que
COLEGIO
CUMPLIMIENTO
el Consejo Directivo del colegio expida el manual de
AGUSTIN NIETO DE LA DIRECTIVA procedimientos del area de almacen con el fin de
CABALLERO
003 DE 2013
asegurar que se disponga de los medios de
conservación
y
seguridad
indispensables
para
salvaguarda de los bienes que forman parte del Plantel.
Hay hallazgo administro administrativo.
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CAUSA
13
EFECTO
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
NO se cumple con la Resolucion No.
NO se cumple con la Resolucion No. 001 del
001 del 2001 ya que no se cuenta con Falta plaquetizar los inventarios pertenecientes al FSD
2001 ya que no se cuenta con el almacenista
el almacenista
15
16
TIEMPO
Plaquetizar los inventarios pertenecientes a los FSD
16/06/2015
Se agendará reunion de Consejo Directivo del colegio
para que se expida el manual de procedimientos del
Aunque La SED DISPONE DE ESTOS Dificultades para la salvaguarda de los
Se ha omitido este requisito, sin que se hubiese area de almacen con el fin de asegurar que se disponga Julio
MANUALES, no se siguen con rigurosidad y bienes y elementos asignados para la
percatado alguien de esta necesidad.
de los medios de conservación y seguridad 2015
no se ha dispuesto su adopción.
prestación del servicio.
indispensables para salvaguarda de los bienes que
forman parte del Plantel.
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
7.2 No se evidencia que en el colegio cuente con
manuales que indiquen los procedinmientos nesesarios
COLEGIO
CUMPLIMIENTO
para el manejo y cuidado de los documentos que
AGUSTIN NIETO DE LA DIRECTIVA
no se cumple con la Ley General de ArchivoI
garanticen no solo su oportuno tramite sino tambien su
CABALLERO
003 DE 2014
efectiva
conservacion.
Se
establece
hallazgo
administrativo
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
7.3. Respecto a las tablas de retencion documental aun
no se encuentran implementadas en el Colegio por lo
Adelantar la labor tablas de retencion documental.
COLEGIO
CUMPLIMIENTO
tanto se hace necesario que se adelante la labor y se
Solicitar acompañamiento a la oficina de archivo de la
las tablas de retencion documental aun no se incumplimiento a la Ley General de Se ha omitido este requisito, sin que se hubiese
junio
AGUSTIN NIETO DE LA DIRECTIVA solicite acompañamiento a oficina de archivo de la SED
SED con el fin de tener un eficiente manejo documental
encuentran implementadas en el Colegio
Archivo, Ley 554/2000
percatado alguien de esta necesidad.
2015
CABALLERO
003 DE 2015
con el fin de tener un eficiente manejo documental y dar
y así dar cumplimiento a la Ley General de Archivo,
cumplimiento a la Ley General de Archivo, Ley
Ley 554/2000
554/2000. se establece hallazgo administrativo
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/JAIME
CAMPO
COLEGIO CARLO 1.GOBIERNO
FEDERICI
ESCOLAR
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/JAIME
CAMPO
3.8 Al revisar las actas del Consejo directivo no se
evidencia que la Contadora haya presentado los
COLEGIO CARLO 3,
PROCESO informes contables al Consejo Directivo como lo
ADMINISTRATIVA
FEDERICI
CONTABLE
establece el Decreto 4391 de 2008. Es importante
mantener informado a las autoridades del colegio sobre
los estados contables del colegio.
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/JAIME
CAMPO
4.1 Se verifico que el colegio cuenta con su Manual de
Contratacion debidamente aprobado por el Consejo
Directivo mediante Acuerdo No. 08 de julio 10 de 2014,
en cumplimiento de lo establecido en el paragrafo
segundo del articulo 17. Regimen de Contratacion, del
Decreto 4791 de 2008 que establece que la celebracion
de contratos a que haya lugar con recursos de los
Fondos de servicios Educativos cuando la cuantia es
inferior a los (20 ) S.M.LM.V. debe realizarse con
sujecion al reglamento de contratacion expedido por el
Consejo Directivo con el fin de garantizar que el colegio
realice la contratacion de la institucion de acuerdo a los
principios de transparencia, economia, publicidad y
responsabilidad, de conformidad con los postulados de
la funcion administrativa. Folio 39 al 43.
No obstante
al revisar el Manual de Contratacion, se observo que
COLEGIO CARLO 4.
PROCESO
este no se encuentra actualizado con las directrices ADMINISTRATIVA
FEDERICI
CONTRACTUAL
establecidas en la Circulares No. 16 del 22 de abril de
2014 y No. 30 del 25 de julio de 2014 armonizados con
el Decreto 1510 de 17 de Julio de 2013, por el cual se
reglamenta al Sistema de Compras y Contratacion
Publica, por lo tanto se establece un hallazgo
administrativo y se recomienda incluir las acciones
correctivas correspondientes en el plan de mejoramiento
que suscriba la institucion educativa. 4.4 Se reviso en
contrato de arrendamiento de la Tienda Escolar con la
arrendataria Maria Leonor Forero, con el objetode
alquilar un espacio dentro de las instalaciones del
colegio para uso exclusivo de prestacion del servicio de
Tienda Escolar, durante el año lectivo 2014 con un
canon mensual fijo de $ 1.100.000 con un plazo de
nueve (9) meses del cual se pudo observar que se
relizaron los pagos en las fechas establecidads y la
2015
1.7 Al revisar las actas de reunion del Consejo Directivo,
no se observo que en la vigencia 2014, este organo haya
realizado seguimiento al contrato de Tienda Esscolar
según lo estipulado en la Resolucion 219 de 1999 ADMINISTRATIVA
numwerales 2 y 3. es de suma importancia que se
adelante un adecuado seguimiento y que al final del
contrato se realice la evaluacion final.
Solicitar acompañamiento a la oficina de archivo de la
Incumplimiento de la Ley General de Se ha omitido este requisito, sin que se hubiese
junio
SED con el fin de tener un eficiente manejo documental
Archivo.
percatado alguien de esta necesidad.
2015
y así dar cumplimiento a la Ley General de Archivo,
AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN
AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN
AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Conformar este Comité evaluador desde el comienzo
Se conformara el comité evaluador de la tienda escolar
Octubre
del contrato para que rinda informes periodicos al
en la proxima reunión d Consejo Directivo.
2015
Consejo Directivo.
1,7 El rector manifiesta que en la proxima reunión de
Continuar invitando a la contadora para rinda el informe Octubre
Consejo Directivo, la profesional contadora será
contable, tal como lo dice la norma.
2015
invitada para que rinda el informa contable a este ente.
El Manual de Actos y Contratos se actualizará con las
Elaborar el manual de contratacion desde el comienzo
directrices y normatividad vigente y se pasará en la
Octubre
de cada vigenci, con toda la normatividad vigente, para
proxima reunión dl Consejo Directivo para ser aprobado
2015
que el Consejo Directivo lo apruebe.
por este ente.
del
del
del
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
Plaquetizar
los Plaquetizar
los
inventarios
inventarios
pertenecientes a los pertenecientes a los
FSD
FSD
31/07/2015
Edgar Rodiguez
Julio del 2015
Integrantes
del
Consejo Directivo.
EXPEDICIÓN
RECTOR
Jairo
MANUAL.
Orlando Rodriguez
Ravelo.
junio de 2015
Con la asesoria de
la
SED
expedir
manuales
que
indiquen
los
procedimientos
Rector
Jairo nesesarios para el
Orlando Rodriguez manejo y cuidado de
Ravelo
los documentos que
garanticen no solo
su oportuno tramite
sino tambien su
efectiva
conservacion.
junio de 2015
ESTADO
CERRADO
Expedir el Manual de
procedimientos
del
area de almacen
CERRADO
Expedir
manuales
que
indiquen
los
procedimientos
nesesarios para el
manejo y cuidado de
los documentos
CERRADO
RECTOR
Jairo ELABORAR tablas
ELABORAR tablas de
Orlando Rodriguez de
retencion
retencion documental
Ravelo
documental
CERRADO
DE
de DICIEMBRE DE
RECTOR
2015
Los arrendatarios se
capacitan
permanentemente (
manipulacion
de
Conformacion
del
alimentos
)
Comité evaluador .
Certificacion
Secretaria de salud
(hospital
de
Fontibon)
de DICIEMBRE DE
RECTOR
2015
Se evidencia mediante acta de
reunión del Consejo Directivo de
La contabilidad del
fecha 18 de noviembre de 2015, y
Fondo se encuentra
Rendir el informe al acta de reunión del Consejo
al dia e impresa,
CERRADO
Consejo Directivo.
Directivo del 8 de marzo de 2016 la
reposa en laoficina
presentación
de
los
Estados
de pagaduria.
Contables de la Institución. Según
acta de visita del 13/07/2016
de
Marzo de 2016
Rector
El
manual
de
contratacion
se
elabora
y
se
aprueba
anualmente,
por
parte del Consejo
Directivo . 4.7 El
colegio
mediante
oficio da a conoce r
la situacion a la
Sed, ya que el
arreglo del area del
snack
es
competencia de los
contratistas
de
compensar.
Actualizar con las
ultimas directricez y
normas el manual de
contratacion
el
colegio.
4.7
Compensar es el
responsable
del
arrreglo
de
la
humedad.
Revisadas las actas del Consejo
Directivo no se evidencia el
ABIERTO
seguimiento a la tienda escolar.
Según acta de visita del 13/07/2016
Se evidencio mediante Acuerdo
No.4 de Abril 21 de 2016 por el cual
se adopta el Manual de Contratación
CERRADO
del Fondo de Servicio Educativo del
Colegio Carlo Federici I.E.D. Según
acta de visita del 13/07/2016
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
CONTRATISTA
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/JAIME
CAMPO
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CAUSA
COLEGIO CARLO 6. ALMACEN
FEDERICI
INVENTARIOS
6.4 Verificacion aleatoria de inventario individual por
dependencias: - Laboratorio de Fisica: En revision con
la almacenista del colegio, se encontro lo estipulado en
laplanilla de inventario individual.
Mapoteca: se
encontro lo estipulado en la planilla de nventario
individual. -Rectoria:Se encontro lo estipulado en la
planilla de inventario individual. -Enfermeria: se
encontro lo estipulado en la planilla de inventario
individual. -Coordiancion: Seencontro lo relacionado en
la planilla de inventario individual. - Laboratorio de
quimica: Al revisar el inventario del laboratorio de
quimica se encontraron en un varios reactivos vencidos
encerrados en un cuarto ; al entrevistar a la profesora de
E
quimica de la jornada tarde, ella manifesto que el ADMINISTRATIVA
laboratorio de quimica es un aula de clase, no son
instalaciones apropiadas para laboratorio y que esos
reactivos presentan unos olores muy fuertes que le han
causado inconvenientes con su salud. Que en general
no se ha realizado control sobre el tema de los reactivos
y que hay varios que no tienen marquilla para establecer
fechas de vencimiento. Se anexa fotografia del sistio
donde se encuentran los reactivos. Se incumplen los
lineamientos establecidos en la ley 1252 de 2008 por la
cual se dictan normas prohibidas en manera ambiental
relacionadas con el manejo de residuos peligrosos. Se
establece un hallazgo administrativo y se recomienda
incluirlo en el plan de mejoramiento.
COLEGIO CARLO 6. ALMACEN
FEDERICI
INVENTARIOS
6.4 Verificacion aleatoria de inventario individual por
dependencias: - Laboratorio de Fisica: En revision con
la almacenista del colegio, se encontro lo estipulado en
laplanilla de inventario individual.
Mapoteca: se
encontro lo estipulado en la planilla de inventario
individual. Rectoria:se encontro lo estiulado enla planilla
de inventario individual. Enfermeria: se encontro lo
estipulado en la planilla de inventario individual.
Coordinacion: se encontro lo relacionado en la planilla de
inventario individual. laborartorio quimica: Al revisar el
inventario del laboratorio de quimica se encontraron en
un varios reactivos vencidos encerrados en un cuarto; al
entrevistar a la profesora de quimica de la jornada tarde,
E
ella manifesto que el laboratorio de quimica es un aula ADMINISTRATIVA
de clase, no son instalaciones apropiadas para
laboratorio y que esos reactivos presentan uns olores
muy fuertes que le han causado inconvenientes con su
salud. Que en general no se ha realizado control sobre
el tema de reactivos y que hay varios que no tienen
marquilla para establecer fechas de vencimiento. Se
anexa fotografia del sitio en donde se encuentran los
reactivos. se incumplen los lineamientos establecidos en
la ley 1252 de 2008 por la cual se dictan normas
prohibidas en materia ambiental relacionadas con el
majnejo de residuos peligrosos. Se establece un
hallazgo administrativo y se recomienda incluirlo en el
plan de mejoramiento.
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/JAIME
CAMPO
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/JAIME
CAMPO
COLEGIO CARLO 7.
MAPA
FEDERICI
RIESGOS
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/JAIME
CAMPO
8.1 En el desarrollo de la auditoria se observo que la
institucion educativa viene socializando las normas
archivisticas, ha realizado talleres con el fin de organizar
sus archivos documentales, pero para la fecha de la
visita, el colegio no ha implementado las Tablas de
retencion Documental.
8.3 Se verifico con la
Secretaria de rectoria que para el manejo de la
correspondencia se lleva una planilla de la
correspondencia recibida por la institucion, ademas se
COLEGIO CARLO 8. DIRECTIVA 003 lleva una base de datos en donde se registra la
ADMINISTRATIVA
FEDERICI
DE 2013
informacion
de las
planillas;
esto
para
la
correspondencia que se recibe, el inconveniente surge en
que el colegio no realizaseguimiento a las respuestas
que se emiten pues estas salen por la secretaria
academica y no se reporta a la secretaria de rectoria la
fecha de salida ni el contenido. Se incumple de est
manera lo estipulado en la Directiva 003 de 2013
numeral 1.2 que indica que establece las directrices para
prevenir acciones frente a la perdida de documentos. Se
establece un hallazgo administrativo.
2015
7.1 Realizado el seguimiento al mapa de riesgos se
evidencio en entrevista con la responsable, Señora Maria
Eugenia Forero que ella ha estado en comunicación con
la asesora de la localidad Fontibon para recibir
DE orientacion . Que el mapa de riesgos se subio pero
ADMINISTRATIVA
cambiaron la metodologia, el colegio esta pendiente de
la aprobacion de los riesgos para realizar seguimiento.
En ese orden de ideas se establece un hallazgo
administrativo y se recomienda incluirlo en el plan de
mejoramiento.
13
14
15
16
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN
La SED ha realizado varias capacitaciones a los
administrativos, donde les ha dicho que están
elaborando un modelo estandar de tablas de retención
documental para los colegios, y que cuando la terminen
la socializaran y se pondra en marcha unificados.
El colegio continúa con la labor de tener los archivos
organizados en carpetas cronológicamente, y cuando
lleguen las directrices de la SED se procederá a
elaborar las TRD.
AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN
Se elaborara oficio a la Dra Yolanda Cuellas de la
direccion de servicios administrativos con el fin de que
El colegio radicara la solicitud para el retiro urgente de Octubre
se gestione la visita por parte de la Secretaria Distrital
estos elementos, y así cumplir con lo normado.
2015
de Ambiente como se ha venido realizando en otros
colegios, para poder avanzar con este proceso.
AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN
Se elaborará oficio a la oficina encarga en la SED para
que nos indiquen de la aprobación de los riesgos y El colegio radicará oficio urgente para saber cuando se Octubre
cuando se puede empezar a realizar el seguimiento de puede empezar a hacer el seguimiento de estos riesgos. 2015
estos.
AFECTACIÓN DE LA GESTIÓN
La SED ha realizado varias capacitaciones a los
administrativos, donde les ha dicho que están
elaborando un modelo estandar de tablas de retención
documental para los colegios, y que cuando la terminen
la socializaran y se pondra en marcha unificados.
El colegio continúa con la labor de tener los archivos
organizados en carpetas cronológicamente, y cuando Octubre
lleguen las directrices de la SED se procederá a aplicar 2015
las TRD.
19
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
EFECTO
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
El proceso para el
retiro
de
los
,
reactivos vencidos y
sin marquilla.
ESTADO
Se evidencia oficio de fecha 15 de
febrero de 2016 solicitando retiro de
las sustancias quimicas de la
Institución, sin emabargo estas ABIERTO
sustancias no han sido retiradas de
la Institución. Según acta de visita
realizada el 13/07/2016
de DICIEMBRE DE
RECTOR
2015
Ninguna
ACTA 13/07/2016 Se evidencia
oficio de fecha 15 de febrero de
El proceso para el 2016 solicitando retiro de las
retiro de los reactivos sustancias
quimicas
de
la
ABIERTO
vencidos
y
sin Institución, sin emabargo estas
marquilla.
sustancias no han sido retiradas de
la Institución. Según acta de visita
realizada el 13/07/2016
de DICIEMBRE DE
RECTOR
2015
Comunición
permanente con la
Asesora
de
la
localidad
de
Fontibón para recibir
las directrices sobre
este tema.
Aprobacion de los
riesgos para poderlos
socializar y poner en
practica en el colegio
.
de Diiciembre
2015
de
Depurar el archivo
muerto y el vigente
mantenerlo
organizado
cronologicamente.
Esperar
las
directricez de la
SED, para aplicar de ,
la manera adecuada
las TRD.
Se evidencia el seguimiento al mapa
de riesgos de la Institución
identificados
(4)
riesgos
su
respectivo análisis, valoración del
CERRADO
riesgo, autoevaluación del riesgo y
seguimiento efectuados por la
coordinación de la Institución.
Según acta de visita del 13/07/2016
Se evidencia que el archivo de la
Institución se lleva de manera
adecuada cuenta con carpetas
diferenciadas por año, Gobierno
Escolar, carpeta de Quejas y
Reclamos, correspondencia recibida
y enviada, correspondencia Cadel,
correspondencia
Secretaria
de
Educación la cual cuenta con los CERRADO
respectivos soportes.Se evidencia
que la correspondencia se canaliza
a traves de la secrertaria de la
Institución, cuenta con sello donde
se encuentra número de radicado
hora recibido, número de folios y
firma de recibido. Según acta de
visita del 13/07/2016
11
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17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
COLEGIO
MARSELLA IED
No se realizo seguimiento al Contrato de tienda Escolar,
No se evidencian actas o informes de cumplir No se cumple con la Resolucion 219 No se dejo constancia alguna y no se eligio el comité Crear comité, levantar actas, hacer seguimiento bajo la Julio 22 del Noviembre
TIENDA ESCOLAR incumpliendo lo estipulado en el art. 4 numeral 3 de la
con el seguimiento
de 1999 y 234 del 2010
que ordena la norma
responsabilidad del Consejo Directivo
2015
2015
Res.219/99.
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
CAUSA
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
TIEMPO
COLEGIO
MARSELLA IED
No se especifica bien en el reglamento interno
REGLAMENTO
En el articulo 11 no es claro que el Consejo Directivo del Consejo Directivo que esta integrado por 8
INTERNO
DEL
podra deliberar, tomar decisiones validas y expedir miembros y las decisiones se tomaran con la
CONSEJO
acuerdos con la mayoria de los miembros presentes.
aprobacion como minimo de 5 de sus
DIRCTIVO
miembros.
El reglamento del Consejo Directivo para la vigencia
2015 ya fue aprobado por el Consejo Dirctivo y de
No corresponde a lo establecido en el En el reglamento interno del Consejo Directivo de 2014,
acuerdo a la Guia Financiera de Apoyo a la Gestion de
articulo 11 de la Guia Financiera de no era claro el numero de integrantes pero si se
Abril de 2015 Abril de 2015
los FSE, explicando el numero de miembros para que
Apoyo de Gestion.
hablaba de la mitad mas uno.
haya quorum, se tomen decisiones y se aprueban los
acuerdos del CD del colegio.
COLEGIO
MARSELLA IED
ACTAS
DE
CONSEJO
DIRECTIVO EN EL
Las actas del CD no tenian el formato establecido por la
FORMATO
SED y faltaban algunas firmas en las mismas por parte
ESTABLECIDFO
del CD.
POR LA SED. SGCIF.005 Y FALTA DE
FIRMAS
Incumplimiento en las directrices
establecidas por el Sistema de
Gestion Documental establecidas en
la Ley 294 de 2000
COLEGIO
MARSELLA IED
Los archivos en la institucion se llevaban de
DIRECTIVA 003 DE El colegio no cuenta con tablas de retencion documental acuerdo a las normas tradicionales, pero no Documentos archivados de acuerdo a
Falta implementar la tabla de retencion documental
2013
para dar cumplimiento a la Directiva 003 de 2013.
actualizadas de acuerdo a la Directiva 003 de otras normas.
2013.
COLEGIO
RICAURTE
COLEGIO
RICAURTE
Se evidencia que el colegio manejaba un
formato diferente al establecido por la SED y
las firmas se tomaban una vez ledia el acta,
pero no siempre estaban todos los miembros
del CD presentes.
Manejo de las actas en formato diferente aunque con
Implementar el formato establecido por la SED según el
los mismos elementos establecidos por las normas. No
Junio 17 de Noviembre
aplicativo de ISOLUCION y lo establecido por el
se exigia la puntualidad y asitencia obligatoria de los
2015
de 2015
Sistema de Gestion Documental.
miembros del Consejo Directivo.
Solicitar capacitacion a la SED sobre la Dirctiva 003 de
Agosto
2013 e implementar el TRD en tdodas las dependencias
2015
del colegio.
Programar reuniones
bimestrales y se hara
el
respectivo
seguimiento.
ABIERTO
El
Acuerdo
de
Reglamento Interno
del
Consejo
Directivo del colegio
para el año 2015, ya
Rectora y Consejo
fue
aprobado
y
Directivo
firmado
por
el
Consejo
Directivo
mediante Acuerdo
No. 03 del 20 de
abril de 2015.
30
de
ABIERTO
Rectora
Implementacion del
formato
en
diferentes reuniones Reunion mensuales
del
Gobierno
Escolar
Rectora
Socializacion de la
Directiva 003 de
2013
a
los
funcionarios
administrativos de la
institucion.
ABIERTO
Compra de carpetas
para
facilitar
el
trabajo de archivo.
Implementacion
de
las TRD con los
archivos a partir de
juklio de 2015.
ABIERTO
GOBIERNO
ESCOLAR
12/31/15
CONSEJO
DIRECTIVORECTOR.
Revisión
y
aplicación
del
Artículo 12 del
Manual de uso y
mantenimiento de
colegios.
GOBIERNO
ESCOLAR
Al revisar las actas de reunión del Consejo Directivo, no
se observó que en la vigencia 2014, este órgano haya
realizado seguimiento al contrato de Tienda Escolar
según lo estipulado en la Resolución 219 de 1999 Incumplimiento de la Resolución 219 de 1999,
numerales 2 y 3. Es de suma importancia que se numerales 2 y 3.
adelante un adecuado seguimiento y que al final del
contrato se realice la evaluación final. Se establece un
hallazgo administrativo.
La no conformación del comité
obedeció a que ya existía un órgano
de control, por parte del Hospital Constituir el Comité de Supervisión de Tienda Escolar,
09/01/15
Centro Oriente, denominado Comité dando cumplimiento con la Resolución 219
de Tienda Saludable, con participación
de un padre de familia y un docente.
12/31/15
CONSEJO
DIRECTIVORECTOR.
Designación de dos
padres de familia y
un docente del
Consejo Directivo,
para el comité.
ACTA 17/06/2016
CERRADO
12/31/15
RECTOR
Rendir informe a
padres con apoyo
de pagaduría y
contaduría.
ACTA 17/06/2016
CERRADO
12/31/15
CONSEJO
DIRECTIVORECTOR.
Finiquitar
el
documento
del
manual
de
convivencia
para
su publicación.
ACTA 17/06/2016
CERRADO
12/31/15
AUXILIAR
FINANCIERO
Presentar
al
Consejo Directivo
los
Informes
presupuestales
y
publicarlos
en
cartelera
Institucional
ABIERTO
CONTADORA
Presentar
al
Consejo Directivo
los
Estados
Financieros,
y
publicarlos
en
cartelera
Institucional
ABIERTO
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
COLEGIO
RICAURTE
GOBIERNO
ESCOLAR
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
COLEGIO
RICAURTE
PROCESO
PRESUPUESTAL
Analizando la ejecución de gastos del colegio, para la
Desafortunadamente no se logró
vigencia 2014, se verificó que no se elaboraron las
Incumplimiento del principio de la planeación concretar el documento del Manual de Contratar la ejecución de los recursos previstos, de
agendas, aunque se contaba con los recursos quedando
09/01/15
presupuestal.
Convivencia y por eso los recursos se conformidad con las normas legales vigentes.
un saldo por ejecutar de $9.174.825; es importante
reservaron para el año 2015.
aplicar el principio de la planeación presupuestal.
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
COLEGIO
RICAURTE
de Diciembre
2015
ESTADO
Si bien no se constituyó como tal el
Se evidencio que para la vigencia 2014 no se constituyó
Comité, se atiende oportunamente las
el Comité de Mantenimiento Escolar, incumpliendo lo
necesidades
de
mantenimiento,
establecido en el artículo 12 del Manual de Uso, Incumplimiento artículo 12 del Manual de apoyados en los requerimientos de las Convocar a los órganos incluidos en el Manual de Uso,
conservación y Mantenimiento de los colegios de la Uso, Conservación y Mantenimiento de los distintas áreas a través de la bitácora Conservación y Mantenimiento de Colegios, para que 09/01/15
secretaría de Educación, como encargado de promover y Colegios de la Secretaría de Educación.
establecida internamente para tal fin, se visualice el Comité ajustado a la norma.
realizar la gestión de mantenimiento periódico dentro del
con lo cual la participación es mucho
plantel. Se establece un hallazgo administrativo.
más amplia y ajustada a las
necesidades reales de la comunidad.
Se consideró que resultaba más
confiable y directa la presentación del
Aunque la Institución Educativa presentó la Rendición de
informe de ejecución presupuestal por
Cuentas a la comunidad, lo realizó mediante un
escrito y que llegara a todos y cada
documento elaborado por el Rector del Colegio y no en Incumplimiento de lo establelcido en el uno de los padres de familia, en la Presentar el informe de manera verbal y escrita
audiencia pública a la que asisten tanto la Pagadora numeral 3 del artículo 19 del Decreto 4791 de primera asamblea general de padres igualmente en la asamblea general de padres de familia 09/01/15
como la Contador y el equipo de gestión administrativa, 2008.
de familia, a través del impreso que o en la asamblea de delegados.
incumpliendo lo establecido en el numeral 3 del artículo
conoce la comunidad y que se
19 del Decreto 4791 de 2008.
denomina CARTA DEL RECTOR
PARA MADRES Y PADRES DE
ESTUDIANTES.
COLEGIO
RICAURTE
Se eligieron
los
del Rectora y Consejo integrantes
del
Directivo
comité y se convoco
a primera reunion
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
PROCESO
PRESUPUESTAL
PROCESO
CONTABLE
Por las fechas programadas para
reunión del Consejo Directivo y que la
Se verificó que la auxiliar administrativa no presentó los
Auxiliar Financiera tenía a cargo dos
informes financieros mensualmente al Consejo Directivo, Incumplimiento del numeral 5 del artículo 6 (2) Colegios, no se encontraba en la
incumpliendo el numeral 5 del artículo 6 del Decreto del Decreto 4791 del 2008.
Institución y para no cambiar la
4791 del 2008. Se establece un hallazgo administrativo.
programación previamente establecida
el Ordenador del Gasto presentaba los
informes.
Al revisar las actas del Consejo Directivo, no se
evidencia que la Contadora haya presentado los
Aunque la información Contable se
informes contables al Consejo Directivo, como lo
encuentra al día en el area de
establece el Decreto 4391 de 2008. Es importante Incumplimiento del Decreto 4391 de 2008.
Pagaduría, no se presentó de forma
mantener informadas a las autoridades del Colegio sobre
Oficial al Consejo Directivo.
los estados contables del colegio. Se establece un
hallazgo administrativo.
En Resolución de septiembre del presente año, la SED
dejo a la Auxiliar Financiera únicamente en este
09/01/15
Colegio, por lo que continuará presentando los informes
directamente la funcionaria.
Presentar oportunamente la Información Contable a los
miembros del Consejo Directivo, con el fin de socializar 09/01/15
la informacion
12/31/15
ABIERTO
11
12
13
14
15
16
CONTRATISTA
2015
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA
2015
COLEGIO
JAIME CAMPO ALEMANIA
SOLIDARIA
2015
COLEGIO
JAIME CAMPO ALEMANIA
SOLIDARIA
2015
COLEGIO
JAIME CAMPO ALEMANIA
SOLIDARIA
2015
COLEGIO
JAIME CAMPO ALEMANIA
SOLIDARIA
Presentación por parte del Ordernador de Gasto del "
EVALUACION AL
No se descrimino en las actas del Consejo
FLUJO DE CAJA COMO INSTRUMENTO DE
No registro de la información en las
PROCESO
DE
Directivo
los
informes
financieros
Se generaliza la información, no se toma en detalle
PROGRAMACION Y EJECUCION PRESUPUESTAL "
actas
TESORERIA -4,7
presentados
cada tres (3) meses al Consejo Directivo.
2015
COLEGIO
JAIME CAMPO ALEMANIA
SOLIDARIA
EVALUACION AL
PROCESO
DE
CONTRATACION
5,1,
2015
COLEGIO
JAIME CAMPO ALEMANIA
SOLIDARIA
Se han elaborado conjuntamente entre
PROCESO
DE No existe acta de cierre entre almacen y contabilidad
Se evidencio en el momento de la
pagaduria, almacen y contabilidad y se
No se evidiencio por el titulo del acta, se tomo la Individualizar por dependencia y cambio del nombre
ALMACEN
E incumpliendo el memorando DF-5400-001 del 18 de
solicitud del auditor que era la mima
oct-15
denomina acta de reunion colegio A lemania
palabara reunión y no cierre
del acta
INVENTARIOS 6,4 febrero de 2014.
acta de cierre contable
Solidaria
dic-15
Contadora
almacenista
2015
COLEGIO
JAIME CAMPO ALEMANIA
SOLIDARIA
PROCESO
DE No fue posible cotejar la informacion de kardex. Se
ALMACEN
E solicita pedir apoyo tecnico a la oficina de servicios Infome del kardex detallado
INVENTARIOS 6,7 administrativos de la SED
dic-15
Almacenista
2015
JAIME CAMPO
INSTITUCION
EDUCATIVA
COLEGIO
RICAURTE
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
ALMACEN
INVENTARIOS
CAUSA
Se verificó que no hay entradas de almacén para la
vigencia 2014, debido a que no hay el personal suficiente
para actualizar la información y no se puede dejar la
E Rectoría sin secretaria, pues la gestión de esta área
Incumplimiento en las entradas de almacén.
implica responsabilidades que no se pueden dejar de
cumplir. Aún así, la funcionaria colaboradora verifica
cuidadosamente los elementos que entran al almacén.
Se establece hallazgo administrativo.
EFECTO
Revisado el proceso de contratacion no se publica en
cartelera los contrato elaborados por la institucion, se
No permanencia en la cartelera
cumnple con el numeral 3 del articulo 19 del decreto
4791.
EVALUACION DEL
COLEGIO SANTA
1.4. Actas de reunión del consejo directivo
GOBIERNO
LIBRADA
elaboradas en el formato "SGC-IF-005 Isolución
ESCOLAR
no
No existe la evidencia de
convocatoria
expeficia
para
rendición de cuentas
No se conforme el comité
2015
2015
5.3. Incumplimiento con libro de depreciacion de
elemento por elemento, Establecer procedimientos
EVALUACION AL
COLEGIO SANTA
escritos de los Procesos Contables por todo
JAIME CAMPO
PROCESO
DE
Se hacia de otra forma
LIBRADA
concepto,interrelacionados con: Pagaduria, Almacen e
CONTRATACION
Inventarios. Conciliaciones mensuales sobre cierres
financieros, Almacen y caja menor
2015
JAIME CAMPO
TIEMPO
12/31/15
RECTOR-SED
23
de 23
Conformacion del comité por parte del Consejo Drectivo septiembre
septiembre
de 2015
2015
Primera
la No se realizo la rendicion de cuentas a la comunidad Realizar convocatoria expecifica para la rendición de
semana
la educativa pero no se dejo por parte de los padres de cuentas dejando la evidencia mediante firma de los
febrero
familia
diferentes estamentos de la comunidad educativa
2016
La comunidad educativa no se informa
de
los
contratos
realizados Falta de seguiridad de la cartelera
mensualmente
El proceso es muy dispendioso
No se habia requerido el informe consolidado
Se detallara en las actas del Consejo Directivo los
oct-15
informes del area financiera .
Colocar seguiridad a la cartelrea y dejar evidencia de la
oct-15
publicación de los contratos
Requerimiento a los ingenieros del Sistema Financiero y
Administrativo de SICAPITAL, para el mejoramiento de oct-15
este informe
Utilizar el formato "SGC-IF-005" Acta de reunión
12/08/2015
AL
Se realizaba en conjunto con los demas
Se precentaba junto con el informe de ejecución Presentar al Consejo Directivo el flujo de caja Mensual y
4.7. No presentar el flujo de caja Trimestral al Consejo
Podria generar Dudas por parte de los
DE
informes sin dejar evidencia espesifica en el
presupuestal sin dejar en el acta su precentación en registrar su precentación en el acta en forma 08/09/2015
Directivo
entes de control
acta de consejo directivo
forma separada
independiente
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
Asignar tiempos a
la
funcionaria
administrativa,
para garantizar la
sistematización del
almacén.
de
de Consejo Directivo
ACTA 17/06/2016
ESTADO
CERRADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
Elaboracion
y Resolución
de
institución con la acción correctiva
aprobacion
del conformación
de
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
acuerdo de eleccion comité
evaludor
mejoramiento, por lo anterior se
de comité
tienda escolar
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 28 de octubre de 2015.
Primera
Rendicion
de
Rector ordenador
semana
de
cuentas del
de
del Gasto
febrero de 2016
2015
Se cubrieron las necesidades de la Se redistribuira los gastos no ejecutados en otras
Mejorar el porcentaje de ejecucción presupuestal año
comunidad
educativa
por
la necesidades solicitadas nuevas presentadas por la
oct-15
2015
contratacion de precios bajos.
comunidad educativa,
Se hacian las actas del consejo directivo pero Diligenciar las actas del consejo
en un formato distinto al que se tenia que diredtivo en un formato distinto al que Por que se estaba utilizando el formato institucional
hacer
se deben elavorar
EVALUACION
COLEGIO SANTA
JAIME CAMPO
PROCESO
LIBRADA
TESORERIA
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Desde septiembre de 2013 no se
cuenta con funcionario para atender el
Almacén y por eso las actividades de
esta dependencia han sido atendidas Iniciar el registro de entradas utilizando el software
09/01/15
con la ayuda de la secretaria de disponible para almacén.
rectoría, adoptando medidas alternas,
comopor ejemplo llevando registros en
cuaderno.
Falta acto administrativo donde el Consejo
EVALUACION DEL
No hubo seguimiento y control por parte del Consejo Directivo asigna los miembros del comité de
GOBIERNO
No hay control
Directivo a la ejecucion del Contrato de la Tienda Escolar supervision para el servicio de la tienda
ESCOLAR -1,12
escolar
Falta soporte que de cuenta de la citacion a la
EVALUACION DEL
No se expidio convocatoria especifica para la
comunidad educativa para dar cumplimiento al articulo
GOBIERNO
rendicion de cuentas se realizo en forma
19 del decreto 4791 del 2008 "RENDICION DE
ESCOLAR -1,13
general
CUENTAS Y PUBLICIDAD"
Se redujo tres proyectos de inversion los
El porcentaje presupuestal ejecutado de los gastos fue
EVALUACION AL
cuales fueron traladados a otros proyectos en
del 56%, la ejecucion presupuestal en los proyectos de
PROCESO
benefico de los estudiantes, el manual de
inversion fue regular, incumpliento en lo normado en el
PRESUPUESTALconvivencia no se ha entregado por la nueva
articulo 87 de la Ley 115 de 1994 ( no se entregó el
2,3
normatividad ley 1620 del 2013 y decrero
manual de convivencia ).
reglamentario 1965 del 2013 .
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
19
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
AÑO
AUDITO
RIA
de
primera semana de
año
ABIERTO
febrero de 2016
ABIERTO
dic-15
Cumplir al 10% el Contratar y ejecutar el
Rector ordenador
plan de compras de plan de compras de ABIERTO
del Gasto
2015
2015
ABIERTO
dic-15
Socialización de los
Rector ordenador informes al Consejo
Infomes
del Gasto
Directivo (flujo de
caja)
dic-15
31/12/2015
31/12/2015
Auxiliar financiero
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 28 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
Publicación de los
institución con la acción correctiva
contratos
en
la Relacion de contratos plasmada
en
el
plan
de CERRADO
cartelera
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 28 de octubre de 2015.
Actas
de
cierre
y
contable almanacén Actas
y contabilidad
Solicitud
requerimiento
del
Informe consolidado
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 28 de octubre de 2015.
ABIERTO
ABIERTO
Auxiliar Rectoria
Realizacion
de
Actas 7-8 -9…. en el
formato
"SGC-IF- NINGUNA
005"
Acta
de
reunión.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 10 de febrero de 2016.
Rectora
Acta 7 de Agosto 12
de 2015 Numeral 3
correspondiente al
flujo de caja a Julio
de 2015. -- Acta 8
del 8 de septiembre NINGUNA
de 2015 Numeral 3
literal
c,
correspondiente al
flujo de caja de
agosto de 2015
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 10 de febrero de 2016.
Se podria precentar Confución por no
Entregar a la Rectora mensualmente el libro Auxiliar, de
la depreciación se hacia en forma detallada en excel y
tener
elemento
por
elemento
elemento por elemento depreciado dentro de los 06/10/2015
contabilizada en forma general
depreciado
primeros diez días de cada mes
31/12/2015
Contadora
Entregar
mensualmente
el
libro de depreciación
NINGUNA
elemento
por
elemento
a
la
Rectora
En caso de un daño o perdida de un
EVALUACION AL
Incumplimiento resolución 001 de 2001 de la
El inventario por dependencia se encontraba en el
COLEGIO SANTA
bien no se puede determinar la
Utilización del formato aprobado por la DDE para los
PROCESO
DE 6.3. No existen soportes de inventarios por dependencia SH y adoptada mediante resolución 8257 de
formato del colegio y se esta actualizando en el formato
01/10/2015
LIBRADA
responsabilidad directa de quie
traslados de bienes, entregados a los funcionarios
INVENTARIOS
2001 por la SED
de Isolución
custodia ese bien
31/12/2015
Almacen
Actualización
formato
de
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 10 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 11 de julio de 2016.
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CAUSA
14
13
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
16
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
2015
El inventario del colegio se encuentra
inflado por datos de elementos
EVALUACION AL
la subdirección de recursos fisicos de la SED no
COLEGIO SANTA
6.4. Diferencia de $66.424.791 entre la contabilidad y el No debe haber diferencia entre la contabilidad duplicados y triplicados en el
Se cotejo con la direccion de dotaciones escolares el
JAIME CAMPO
PROCESO
DE
actualizado los ajustes correspondientes al inventario
28/09/2015
LIBRADA
aplicativo de la SED con relación a Inventarios
y el aplicativo de la SED sobre los inventarios aplicativo del área de dotaciones de la
inventario del FSE relizando los ajustes pertinentes
INVENTARIOS
de FSE solicitados y enviados mensualmente
SED y esto conlleva que no este
ajustado a la realidad
2015
EVALUACION AL
COLEGIO SANTA
JAIME CAMPO
PROCESO
DE 6.5 Falta de Kardex
LIBRADA
INVENTARIOS
2015
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
POLICARPA
SALVARRIETA
2015
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
POLICARPA
SALVARRIETA
2015
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
POLICARPA
SALVARRIETA
Se debe reflejar mediante acta los procesos
2.13 Comité de No se evidencio la conformación de comité de
llevados desde el almacen, biblioteca y
Sostenibilidad
sostenibilidad Contable de la Institución, atendiendo art,
pagaduria, a través del Comité de
Contable
6 de la Resolucíón 3612 del 27 de Diciembre de 2010.
Sosotenibilidad Contable.
2015
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
POLICARPA
SALVARRIETA
Se entrego copia de actas de Comité de Mantenimiento
1.2
Firmas
en En entrega de documentos a la auditora, no se reflejan Inicialmente se evidencia que falta el registro No se evidencia registro de firmas en a la Auditora de Control Interno sin firmas por parte de Se verificará que reposen en el archivo de secretaría de
Octubre
actas de comité de las firmas en las actas de comité de mantenimiento, que de firmas en las actas de comité de las actas de las reuniones de comité la Secretaria de Rectoría, sin embargo las actas rectoria, carpeta del comité de mantenimiento con actas
01/2015
mantenimiento
soporten lo aprobado en las reuniones.
mantenimiento.
de mantenimiento.
firmadas estaban en poder de la rectora de la epoca debidamente firmadas .
quien las envio a través del correo de la auditora.
2015
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
POLICARPA
SALVARRIETA
2015
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
POLICARPA
SALVARRIETA
2015
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
POLICARPA
SALVARRIETA
2015
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
POLICARPA
SALVARRIETA
2015
VANESSA
CASTILLA
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
2015
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
Desactulización del programa AS inventarios No se conocen existencias reales en el
Desactualización de un ejecutable del programa
que posee el colegio
almacen
Cada año se da cumplimiento a lo establecido
2.10
Soportes
No se evidencio documentación que permitiera en el Art. 19 Dec. 4791 respecto a rendicion No se encontró soporte en la
Audiencia
establecer la celebración de la audiencia pública de de cuentas, la cual se presentó ante la dependencia de rectoria, sobre este
Rendición
de
rendición de cuentas del año 2014.
comunidad educativa durante el mes de proceso.
Cuentas
Febrero de 2014.
El impacto que genera dicho hallazgo
Durante el proceso de elaboración de
2.12 Comité de No se evidencio la conformación de comité institucional
es que el proceso de elaboración del
Presupuestos, no se evidencia a través de
Presupuestos
de presupuestos participativos atendiendo la Resoluciín
Proyecto de Presupuesto se debe
comité debidamente conformado los procesos
Participativos
3612 del 27 de Diciembre de 2010.
plasmar
con
el
comité
de
para proyección de presupuesto.
presupuestos.
Se cumplió con lo normado en el Art. 19 DEC. 4791,
sin embargo según la observación de este informe lo
que se sugiere es dejar copia de los soportes en
rectoria, ya que estos se encontraban en Pagaduría
pero no se solicitaron allí.
Se realiza el Prespuesto y es analizado de acuerdo a
lineamientos establecidos por la SED, con participación
de docentes para implementar proyectos de inversión y
posteriormente en varias sesiones se aprueba por el
Consejo Directivo.
Los procesos de control de inventarios, tanto en
Se genera este hallazgo, por falta de
biblioteca como almacen se realizan conjuntamente con
soporte actas de procediientos que se
el área contable al igual que los cierres mensuales, sin
manejan desde Almacen, Biblioteca y
embargo se deben plasmar procesos a tráves de
Pagaduría.
conformación de comité de sostenibilidad contable.
Los proyectos de inversion para la vigencia 2014,
Importancia de inversión en un 100% en
tienen una fuente de financiación a tráves de los
3.6
Ejecución Se observo que la Ejecución de Proyectos de Inversión
Impulsar el proposito de interes
ejecución de proyectos de inversion para
recursos que gira la SED, sin embargo el Colegio dejó
Proyectos
de fue del 52% ejecución suseptiblemente baja para
pedagogico que de enfoque a los
fomentar la formación pedagogica de los
de recibir más del 50% de ingresos de Distrito, recursos
Inversión
fortalecimiento de los proyectos.
proyectos de inversión.
estudiantes.
que serian destinados a fortalecer los proyectos de
inversion.
Procedimientos establecidos para
4.12. Actas de Las actas de arqueo de chequera no estan firmadas por
El arqueo se realiza en los días martes y jueves que
Evidenciar proceso de arqueo de chequera en garantizar el control permanente de
arqueo de chequera la rectora, atendiendo lo estipulado en la Resolucion
corresponde horario a la pagadora en el Colegio, se
el cual participen contador y rector.
los titulos en custodia del pagador de
firmadas por Rector 2352 de 2013.
realiza acta de arqueo una vez al mes.
la institución.
5.3
evaluador
Escolar
No se evidenció comité evaluador de la Tienda Escolar
Comité
toda vez que el mismo debe ejercer control y
Tienda
seguimiento a la ejecución del contrato y evaluar de
forma anual el servicio.
No se ha conformado un comité de
evaluación de la Tienda Escolar, por cuanto la
comunidad educativa en conjunto es veedor y
presenta las observaciones pertinentes.
No se evidencian mediantes actas de
comité evaluador los aspectos a
corregir en la prestación del servicio
de Tienda Escolar.
Durante la ejecución de contrato la comunidad
educativa en conjunto informan aspectos a corregir que
tengan que ver con la Tienda Escolar, a fin de año se
inicia el proceso de adjudicación con la participación de
consejo directivo, teniento en cuenta la observaciones
planteadas por la comunidad educativa.
Es importante aclarar que esta situación no es
En el Salón de Siglo XXI se evidenció deposito de bolsas En estas áreas no deben permanecer Puede esta situación generar riesgos recurrente, sin embargo que asignarán tareas
6.3 Residuos
de basura, canecas y otros elementos ubicados encima elementos ya que deben estar lo espacios por contaminación y generadores de especificas de aseo a las personas de servicios
en Sala Siglo XXI
del regulador de corriente y ups.
despejados de basuras.
bacterias.
generales y control por parte de lo docentes
responsables de la sala de sistemas.
Existe mapa de riesgos del Colegio, sin embargo no se
No se encontró documentación concerniente a la No se pueden evaluar los aspectos de gestión
COLEGIO
Establecer oportunamente las politicas ha actualizado conforme a los establecido por la
9.
Mapa de eleboración y seguimiento del Mapa de Riesgos para la frente a eventos negativos internos y externos
POLICARPA
de administración del riesgo en Secretaria de Educación, con implementación de
Riesgos
vigencia 2014, ni clasificaciópn de la Matriz LOFA dentro para emprender acciones de control
SALVARRIETA
conjunto para la Institución Educativa. procesos claros como acciones de control para las dos
del contexto estratégico.
necesarios.
sedes.
Se presentaron las rendiciones de cuenta por parte del
No se visibiliza la gestión adelantada
contador, la auxiliar financiera y el rector en reuniones
2.1. No se evidenció que los órganos del Gobierno
por la IE y el impacto del trabjo
con asistencia de docentes, padres de familia y
COLEGIO SIMON GOBIERNO
Escolar elegidos para la vigencia 2014 presentaran sus
institucional, además de garantizar los
No se encontraron actas
estudiantes de los respectivos consejos pero, no se
BOLIVAR
ESCOLAR
informes de rendición de cuentas al finalizar cada
principios de moralidad, imparcialidad
dejó la evidencia. El rector rinde cuentas en reunión de
semestre a sus representados.
y transparencia en el manejo de los
todos los docentes, lo cual está en un archivo guardado
recursos del FSE
en Word.
2.7. No se evidenció cumplimiento por parte del rector en
Falta de supervisión del contrato de
COLEGIO SIMON GOBIERNO
No se encontró acta de conformación del
El rector propuso al Consejo Directivo que ejerciera
la conformación del grupo de supervisión de la tienda
tienda escolar para garantizar su
BOLIVAR
ESCOLAR
grupo de supervisión de la tienda escolar
esta función y se aprobó
escolar .
cumplimiento
No se evidencian las actividades
COLEGIO SIMON GOBIERNO
2.9. Se observó que las actas no están foliadas ni No se foliaron ni numeraron las actas y se
Se adjuntaron la mayoría de los soportes pero, faltó
desarrolladas y aprobadas por el
BOLIVAR
ESCOLAR
numeradas y no se adjuntan todos los soportes
dejaron de adjuntar soportes
adjuntar algunos.
Consejo Directivo.
Actualizar el programa As inventarios con el provedor
01/09/2015
del mismo
28/09/2015
Almacen
30/09/2015
Almacen
ESTADO
Certificación
levantamiento
de
inventarios firmado
por
Rectora,
contadora
y
almacenista
del
NINGUNA
colegio,
adicionalmente
oficio No S-2015134619
de
dotaciones
escolares
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 10 de febrero de 2016.
Impresion
del
NINGUNA
Kardex de Almacen
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 10 de febrero de 2016.
Cada año al realizar reunión de audiencia Pública en el 01
mes de Febrero se dejan soportes en la dependencia de Octubre
rectoría sobre este proceso.
2015
de
1 de Marzo de
de
Rectoria
2016
CERRADO
Se conformará el Comité de Presupuestos mediante 01
acta, como apoyo a procesos que se explican en el Octubre
numeral 14 de este Plan de Mejoramiento.
2015
de
Noviembre
de
de 2015
30 Rector y Auxiliar
Financiero.
CERRADO
Se realizaran las reuniónes correspondientes de comité
de sostenibilidad contable que involucre las áreas de
Octubre
almacén, biblioteca, pagaduria, rectoría y contador con
de 2015
el fin de dar cumplimiento a lo estipulado en la
Resolución, 3612 de 27 de Diciembr de 2010.
01 Marzo
2016
Rectoría,
Almacenista,
Bibliotecario,
Auxiliar Financiero
y Contador.
CERRADO
INMEDIATO
Rectoría
CERRADO
INMEDIATO
Rectoria
CERRADO
No es falta de planeación de la institución, dependemos
de los recursos que gira la Administración Distrital, que Octubre
cada año han disminuido para el Colegio Policarpa de 2015
Salavarrieta.
01
01
de
Se continuará realizando arqueos en dias establecidos y
Octubre
elaborar las actas para confrontar arqueos con rectora y
de 2015
contadora de manera mensual.
01 Marzo
2016
01
de Rector, Contador,
Auxiliar Financiera.
Se dara cumplimiento a lo estipulado en la Resolución
219 de 1999, respecto a establecer un comité especifico Octubre
que evalue el servicio de la Tienda Escolar de la de 2015
institución en la Sede A y B.
01 Marzo
2016
01
de
Los materiales se retiraron inmediatamente realizando
controles en el manejo de las basuras y residuos, los Octubre
cuales se deben eliminar adecuadamente coordinando de 2015
acciones pedagogicas de menejo adecuado de residuos.
01 Marzo
2016
01
de
Desde las coordinaciones de cada sede se
control de actualizacion de procesos en la
mapa de riesgos, con el control de
permanentes a fin de garantizar la gestión de
correspondiente.
01 Marzo
2016
01
de
lelvara el
Matriz de
Octubre
acciones
de 2015
seguridad
Se presentarán los informes de rendición de cuentas al
Enero
finalizar cada semestre a los miembros de la comunidad
2016
por parte del Gobierno Escolar
Se conformará el grupo de supervisión de la tienda
Febero
escolar de acuerdo a lo regulado por la resolución 234
2016
de 2010
de
de
Julio de 2016
CERRADO
Rectoria, personal
de
servicios
generales.
CERRADO
Rectoria
Coordinaciones
Sedes A y B
CERRADO
ABIERTO
Febrero de 2016 RECTOR
ABIERTO
de SECRETARIA
RECTORÍA
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO SIMON GOBIERNO
BOLIVAR
ESCOLAR
Se incumple con lo estipulado en el El Comité no se constituyó pues en años anteriores no
Se constituirá el Comité de Mantenimiento como lo
2.10. No se observó que en la vigencia 2014 se No existe acta de constitución del Comité de Manual de Uso, Conservación y se contó con el Gestor Territorial de la SED y el
Septiembre
establece el Manual de Uso, Conservaión y
constituyera el Comité de Mantenimiento
Mantenimiento
Mantenimiento de los colegios de la Consejo Directivo aprobó el Plan de Mantenimiento y lo
de 2015
Mantenimiento de los colegios de la SED
SED
incluyó en el Plan de Compras de la Vigencia 2014
Febrero de 2016 RECTOR
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO SIMON GOBIERNO
BOLIVAR
ESCOLAR
2.11. Se observaron tres actas del Consejo Directivo de Falta de firma de la mayoría de los miembros Podría afectar validez
2014 firmadas sólo por el Rector
del Consejo Directivo en tres actas
decisiones tomadas
Febrero de 2016
de
y
RECTOR
Se numerarán y foliarán las actas y documentos Diciembre de Diciembre
soportes al finalizar el año acádemico
2015
2015
las Se dejaron de firmar por ajustes aprobados y faltó más Se firmarán las actas del Consejo Directivo por todos Agosto
compromiso para pasar a firmarlas posteriormente
los miembros asistentes tan pronto se aprueben
2015
CERRADO
Rectoria
2015
de
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
SECRETARIA
RECTORÍA
DE
CERRADO
Se
constituyó
Comité
de
Mantenimiento, se
reunió, revisó plan e
hizo ajustes.
DE
CERRADO
CERRADO
11
12
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO SIMON PROCESO
BOLIVAR
PRESUPUESTAL
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO SIMON PROCESO
BOLIVAR
PRESUPUESTAL
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO SIMON PROCESO
BOLIVAR
PRESUPUESTAL
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO SIMON PROCESO
BOLIVAR
PRESUPUESTAL
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO SIMON PROCESO
BOLIVAR
PRESUPUESTAL
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO SIMON PROCESO
BOLIVAR
PRESUPUESTAL
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
4.7. Contabilidad y almacén no cumplen con el
instructivo contenido en la circular DFf-530-001-2008 y
COLEGIO SIMON CONTABILIDAD Y existe diferencia sin conciliar entre la información
BOLIVAR
TESORERÍA
contable y el la base de datos de control de inventarios
de FSE que maneja la Dirección de Dotaciones
Escolares
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO SIMON CONTABILIDAD Y 4.8 Se evidenció que el colegio no cuenta con sello de
No se tiene el sello
BOLIVAR
TESORERÍA
páguese al primer beneficiario
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
14
13
CAUSA
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
No se garantiza el desarrollo
3.4. Se observó que la ejecución presupuestal fue del
Ejecución Presupuestal Baja en Proyectos de económico, social y cultural de la
70% con respecto al presupuesto definitivo y la ejecución
Inversión
comunidad del colegio, acorde con el
del rubro de proyectos de inversión fue sólo del 25%
PEI
16
15
En el 2014 por ser año electoral la ley de garantías
afectó el giro de los recursos por parte de la SED y la
Se ejecutará al máximo el presupuesto de proyectos de
ejecución del presupuesto por parte del colegio. Los
Octubre
inversión sometido a los giros de transferencia de la
gastos de inversión tienen como fuente mayoritaria las
2015
SED
transferencias de SED y estas fueron tardías y se
recortaron en más de $10 millones, afectando ésta.
El mantenimiento es permanente en ambas sedes pero,
3.5. Se observa regular estado de mantenimiento de las No se constituyó Comité de Mantenimiento
por la antigüedad y el deterioro constante es
No se verifica el cumplimiento del Plan
instalaciones a pesar de una inversión del 100% del para que verificara el cumplimiento del plan
insuficiente el presupuesto para garantizar un mejor
de Mantenimiento del 2014
presupuesto del rubro de mantenimiento
de mantenimiento
estdo de las instalaciones. La Sed no ha incluido al
colegio en su remodelación.
3.5.1. No se adjunta relación de retenciones en
El contador realiza la relación de retenciones No se adjunta relación al comprobante
comprobantes de pago de Retefuente, Reteica y
y reporta el pago a realizar
de pago
Contribuciones Especiales
Se han adjuntado Cámaras con vigencia dentro del
3.5.2. Falta soporte de Rut, Rit, Cámara de Comercio y
Incumplimiento a lo normado en la
Faltan
algunos
documentos
de
los
año, no se conoce norma que exija tres meses; hay
Antecedentes en el 45.37% de los comprobantes de
guía de apoyo presupuestal y
contratistas
procesos de reintegro de dineros por errores en
egreso
contractual para los FSE
consignaciones hechas al colegio.
No se tiene en cuenta que planillas son del momento de
3.5.3 Se observa que en el 29.62% de los comprobantes
Incumplimiento de lo definido en el la prestación del servicio y no de la fecha de pago;
de egreso se evidencia falta de soportes de Seguridad
inciso 1 del artículo 50 de la ley 789 tampoco se tiene en cuenta que la planilla de la
Faltan algunos soportes de seguridad social
Social y/o certificación de pago expedida por revisor
de 2002 y del artículo 41 de la ley 80 persona jurídica vale igual o más que la certificación
fiscal para personas jurídicas
de 1993
del revisor fiscal y demuestra el cumplimiento de la
cotización
3.5.5. En algunos contratos no se solicitó el número de
Faltó solicitar otra(s) cotización(es) en Incumplimiento a lo normado en el
cotizaciones definidas en el Acuerdo del Consejo
algunos contratos
Acuerdo de Contratación
Directivo sobre Contratación
Se constituye el Comité de Mantenimiento para que
Septiembre
revise, modifique y vigile la ejecución del respectivo
de 2015
presupuesto.
Febrero de 2016 RECTOR
CERRADO
Se adjuntarán las relaciones de retenciones a los
Octubre
comprobantes de pago de reteica, retefuente y
2015
Contribución Especial.
Abril de 2016
AUXILIAR
FINANCIERA
CERRADO
Abril de 2016
AUXILIAR
FINANCIERA
CERRADO
Abril de 2016
AUXILIAR
FINANCIERA
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
13/07/2016
Abril de 2016
AUXILIAR
FINANCIERA
CERRADO
Abril de 2016
ALMACENISTA
RECTOR
Abril de 2016
AUXILIAR
FINANCIERA
de
Se exigirán todos los soportes en el proceso de Octubre
contratación actualizados
2015
de
Se adjuntarán las planillas de pago de seguridad social Octubre
y las certificaciones cuando corresponda
2015
de
Se solicitarán las cotizaciones definidas por el Acuerdo
Octubre
de contratación para cuantía inferior a 20 SMMLV
2015
aprobado por el Consejo Directivo
Se adquirirá el sello de páguese al primer benmeficiario Octubre
para ser colocado a todos los cheques girados
2015
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO SIMON PROCESO
BOLIVAR
CONTRACTUAL
5.1.1. Se evidencia diferencia entre el valor del contrato y
lo cancelado por el arrendatario d la tienda escolar, no
se evidencia que se hiciera efectiva poliza de
cumplimiento ni cláusula penal, tampoco la supervisión
del contrato.
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO SIMON PROCESO
BOLIVAR
CONTRACTUAL
5.5. Se evidenció que en los soportes que se adjuntan a
No se adjunta fotosa contratos de Deterioro de las instalaciones por falta Se realiza permanente mantenimiento pero, antigüedad Se adjuntarán las fotos de antes y después de las obras
los contrato de mantenimiento no hay registro fotográfico
Octubre
mantenimiento. Estado del colegiocon fallas de intervención con peligro de de las instalaciones y grave estado de la misma no a los soportes de contratación. Se continuarán obras de
del antes y después de las obras. Falta de
2015
en diversos sitios
agrandar los daños
permite vislumbrar las intervenciones hechas.
mantenimiento necesarias
mantenimiento en las instalaciones.
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
MANEJO
DE 6.1. Se observó que el inventario de consumibles tenía
COLEGIO SIMON
No
descarga
de
ALMACÉN
E algunas diferencias por elementos entregados sin
BOLIVAR
entregados del kárdes
INVENTARIOS
descargar del Kárdex.
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
MANEJO
DE
COLEGIO SIMON
6.2. La institución no cuenta con inventarios por El auditor no vio los listados de inventario por No se comprobó que
ALMACÉN
E
BOLIVAR
dependencias
dependencia
inventario por dependencias
INVENTARIOS
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
Hubo problemas en la contratación de la actualización
MANEJO
DE
COLEGIO SIMON
6.3. El programa INVESTA no se volvió a utilizar por No se hizo entrega formal del cargo en cuanto Desactualización en el manejo del del programa INVESTA y por eso la almacenista Se continuará utilizando el programa INVESTA para el Agosto
ALMACÉN
E
BOLIVAR
falta de clave de entrada
al manejo del programa INVESTA
inventario en el programa
saliente no dejó los documentos en los formatos manejo de inventarios
2015
INVENTARIOS
respectivos y no se pudo continuar utilizándolo
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
MANEJO
DE
COLEGIO SIMON
6.4. Se encontraron elementos en espera de dar de baja
ALMACÉN
E
No se han dado de baja varios elementos
BOLIVAR
sin relacionar o ser recogidos por la SED
INVENTARIOS
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
MANEJO
DE 6.5. Situaciones encontradas en inventarios físicos
Incumplimiento a lo normado con la
COLEGIO SIMON
Fallas en el registro y almacenamiento de
ALMACÉN
E denotandebilidades y fallas en el registro y
resolución 001 de 2001 de la
BOLIVAR
cada uno de los elementos
INVENTARIOS
almacenamiento de cada uno de las artículos
Secretaría de Hacienda del Distrito
elementos Algunas diferencias con el inventario
físico
de
ESTADO
CERRADO
El contrato se realizó por 8 meses y medio pero,
equivocadamente se calculó por 10 meses, el
Falta de seguimiento al cumplimiento del
contratista pagó lo contratado, no se hizo modificación Se nombrará equipo supervisor del contrato , se hará el
Incumplimiento del contrato por parte
Febrero
contrato y de constitución del equipo de
al contrato al no haberno percatado del error; no se respectivo seguimiento y se aplicarán las polizas y
del contratista de tienda escolar
2016
supervisión de éste
nombró grupo supervisor pero, consejo directivo ejerció cláusulas sancionatorias.
la función e hizo seguimiento al cumplimiento del
horario de venta.
algunos
de Diciembre
2015
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
RECTOR
Dificultades de manejo de los procesos por
Incumplimiento en el informe contable Contabilidad cumple con la información pero, se han Se cumplirá con la entrega de Matriz Chip a tiempo y se
parte de almacenistas entrante y saliente.
Octubre
de la matriz chip y en conciliación presentado dificultades en la entrega de los informes a realizará Conciliación entre información contable y base
Dificultades en conciliación contable e
2015
contable y de inventarios
la SED
de datos del FSE de control de inventarios de la SED
inventarios
No se coloca a los cheques que gira el
colegio a los proveedores
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Se descargarán todos los elementos entregados del Octubre
kárdex
2015
hubiera Los inventarios por dependencias se encontraban en Se entregarán
almacén, con algunas firmas faltantes.
dependencias
nuevamente
los
inventarios
por Enero
2016
En el 2014 el Consejo Directivo aprobó las bajas Se entrega nuevamente relación de bajas para ser
Ocupan espacios que necesita la
Octubre
relacionadas pero, almacenista entrante informó que aprobada por Consejo Directivo para que sean
institución
2015
faltaban otros elementos
recogidas por la SED
Se cumplirá con lo normado en materia de registro y Octubre
almacenamiento de elementos
2015
Se entregaron las entradas y salidas de almacén de
lavigencia de 2014 firmadas por el Rector y la
No permite determinar si todos los almacenista entrante desde el momento que asumió.
Se llevarán las entradas y salidas de almacén con las
elementos comprados entraron a la Faltó la firma de la almacenista saliente quien se buscó
respectivas firmas
institución.
y no se hizo presente en el colegio. No se habían
podido imprimir por falta de actualización del programa
INVESTA
Se solicitará capacitación y acompañamiento por la
Incumplimiento de lo normado en la
Oficina de Archivo de la SED a administrativos,
ley 594 de 2000
docentes y directivos en el manejo documental del
colegio y de archivo muerto de la institución
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
MANEJO
DE
COLEGIO SIMON
6.6. No se encontraron en físico las entradas y salidas No existencia de entradas y salidas de
ALMACÉN
E
BOLIVAR
de almacén durante la vigencia de 2014
almacén
INVENTARIOS
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
No se ha implementado tabla de retención
CUMPLIMIENTO
COLEGIO SIMON
7.1. No se tiene implementada la tabla de retención de documental
que
permite
orientar
la
DIRECTIVA 003 DE
BOLIVAR
documental
organización y manejo del archivo de la
2013
gestión institucional
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
7.2. El colegio no tiene aplicativo de manejo de
CUMPLIMIENTO
No se garantiza el seguimiento y
COLEGIO SIMON
correspondencia y esta se registra en forma manual, no No se cumple con las normas de manejo de
DIRECTIVA 003 DE
control de correspondencia ni los
BOLIVAR
se encuentran las carpetas foliadas, no se usa número correspondencia y documentación
2013
responsables de esta.
de radicación
Se implementará la tabla de seguimiento y control que
de cuenta de los responsables a quienes se les asigna Noviembre
la correspondencia el término en que den respuesta a de 2015
la misma y el trámite adelantado a la gestión
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
CUMPLIMIENTO
COLEGIO SIMON
7.4. Se evidenció que los cargos de los funcionarios Se realizó a través de entrevistas al equipo Se debe verificar su cumplimiento y
DIRECTIVA 003 DE
BOLIVAR
cuentan con manual de funciones y procedimientos
administrativo de planta de la institución
socializarlo periódicamente
2013
Se actualizarán los manuales y se socializarán
de
de
de
de
de
de
de
de
ABIERTO
CERRADO
Abril de 2016
ABIERTO
Abril de 2016
ABIERTO
Abril de 2016
ALMACENISTA
Abril de 2016
ALMACENISTA
Febrero de 2016 ALMACENISTA
de Diciembre
2015
de
Y
de
Abril de 2016
Octubre
2015
de
Octubre
2015
de Diciembre
2015
se
realizó
cumplimiento
mejoramiento,
13/07/2016
se
realizó
cumplimiento
mejoramiento,
13/07/2016
verificación
de
de la acción de
CERRADO
según acta de fecha
verificación
de
de la acción de
CERRADO
según acta de fecha
CERRADO
ALMACENISTA
CERRADO
ALMACENISTA
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
13/07/2016
se
realizó
verificación
de
cumplimiento de la acción de
CERRADO
mejoramiento, según acta de fecha
13/07/2016
Abril de 2016
de
Mayo de 2016
Diciembre de
Mayo de 2016
2015
CERRADO
SECRETARIAS,
ALMACENISTA Y
AUXILIAR
FINANCIERA
ABIERTO
RECTOR
ABIERTO
11
12
14
13
15
16
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
EVALUACIÓN
COLEGIO SIMON AMBIENTAL
BOLIVAR
DECRETOS
1743/94 Y 684/10
8.1. Se observó el cumplimiento de la institución en la
Se revisó sólo el documento de PRAE de la No se percibió la implantación del Cada jornada lleva su archivo de PRAE. Falta integrarlo
implantación del proyecto ambiental PRAE únicamente
Se integrará documento PRAE en toda la institución
Mañana
PRAE en ambas jornadas
en un solo documento
para la jornada de la mañana
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
EVALUACIÓN
COLEGIO SIMON AMBIENTAL
BOLIVAR
DECRETOS
1743/94 Y 684/10
8.2. Se evidenció que la institución hasta ahora está Cuenta con recipientes para el depósito de los
empezando a implementar el proyecto ambiental del distintos residuos y se está empezando a Falta énfasis en el proyecto
Distrito de basura cero
clasificar los residuos
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO SIMON MAPA
BOLIVAR
RIESGOS
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
AGUSTIN
SAN GOBIERNO
ESCOLAR
2.7 No se evidencio " y presentar los informes de
Se omitio la entrega del informe de ejecución Incumplimiento con lo estipulado en el Los informes de ejecución publicados mensualmente Presentar los informes de ejecución cada tres meses al
ejecución por lo menos cada tres meses al consejo
Junio
al Consejo Directivo.
Art. 6 Literal B del decreto 4791/08
eran conocidos por el Consejo Directivo.
Consejo Directivo.
directivo"
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
AGUSTIN
SAN GOBIERNO
ESCOLAR
2.9 Se observo que no se encuentran foliadas y no se
Se omitio foliar las actas y anexar soportes.
adjuntan todos los soportes.
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
AGUSTIN
SAN
PRESUPUESTAL
3.4 Gestión presupuestal
correspondiente al 76%
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
AGUSTIN
SAN
CONTRACTUAL
Se asumio de manera directa desde el Equipo
5.1.2 No se evidencio el seguimiento por parte de la
de Gestión esta labor por considerarlo
supervisión del contrato de la tienda escolar
fundamental en la buena marcha institucional.
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
AGUSTIN
SAN
CONTRACTUAL
5.4.Publicar mensualmente en las dependencias de la Aparentemente las normas no dan el tiempo
Se ha realizado de manera oportuna la publicación
Solamente se dejaba visibles durante
Dejar durante todo el mes publicado los infomes
respectiva institución, en lugar visible y publico los minimo ni maximo que deben permanecer
mensual de los resultados financieros y contables
Junio
los 10 primeros dias de cada mes.
financieros y contables en un lugar visible y publico
informes de gestión, resultados financieros y contables
publicados los informes
dejandolos durante los 10 primeros dias de cada mes.
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
AGUSTIN
SAN ALMACEN
INVENTARIOS
E 6.1 Diferencias entre inventario fisico y el inventario No se registra a diario las entradas y salidas Diferencia entre el inventario fisico y el
Se omitio actualizar el inventario fisico con el sistema
consumo consumo
de elementos de consumo consumo
sistema.
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
AGUSTIN
SAN ALMACEN
INVENTARIOS
E
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
AGUSTIN
SAN ALMACEN
INVENTARIOS
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
2015
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
CAUSA
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
Octubre
2015
de
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
Abril de 2016
RECTOR
ABIERTO
Mayo de 2016
COMITÉ DE PRAE
ABIERTO
Abril de 2016
COMITÉ
RIESGOS
ABIERTO
Diciembre
Auxiliar Financiero
Diciembre
Secretaria
Academica
Diciembre
Revisión
Rector y Auxiliar
presupuesto
Financiero
ejecutado.
Diciembre
Rector
Diciembre
Auxiliar Financiero
Realizar a diario las correspondientes entradas y salidas
Junio
de almacen de los productos consumo consumo.
Diciembre
Almacenista
Llevar control sobre los traslados que efectuan los
docentes entre dependencias. Solicitar al proyecto
Junio
INCITAR los respectivos comprobantes de egreso para
ingresarlos al inventario del colegio.
Diciembre
Almacenista
Los contratos de mantenimiento se hacen a
Los contratos de mantenimiento se realizan a todo
todo costo por eso no requieren ingreso a
E 6.3 No se le hace entrada a almacen a los materiales
No fueron ingresados estos materiales costo, por lo tanto no se le hace entrada al almacen Verificación de lo cotizado por el contratista con lo
almacen los elementos utilizados por el
Junio
que hacen parte de los contratos de mantenimiento
al inventario del colegio.
dado que estos son directamente suministrados por el ejecutado, para constatar su cumplimiento.
contratista, solo la verificación de la obra
contratista.
proyectada y ejecutada.
Diciembre
Verificación de las Verificación de las
Almacenista
obras
ejecutadas obras ejecutadas con
Auxiliar Financiero
con lo proyectado
lo proyectado
CERRADO
COLEGIO
AGUSTIN
La Secretaria de Educación habia realizado en años
SAN DIRECTIVA 003 DE 7.1. No hay implementacion de la tabla de retención No ha habido capacitación actual en tablas de No se ha realizado la implementación
Solicitar a la SED capacitación a los funcionarios en
anteriores una capacitación donde habian advertido que
Junio
2013
documental
retención documental.
en la institución.
tablas de retención documental
se iban a modificar las tablas de retención documental
Diciembre
En el mes de Junio
los administrativos
Rector,
fueron citados a una
administrativos,
jornada
de
directivo docentes
capacitacion de 4
y docentes.
horas en gestión
documental.
Solicitar
una
capacitación para los
demas funcionarios
de
la
institución.
Participar
de
las
actividades
de
capacitación que cite
la SED.
CERRADO
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
AGUSTIN
La forma manual como se ha registrado la
Se va a realizar la foliación de las carpetas de rectoria y
SAN DIRECTIVA 003 DE 7.2 No hay un aplicativo de manejo de correspondencia
Se lleva un libro de registro El manejo de entrada y salida de correspondencia de
correspondencia
no
ha
presentado
pagaduria. Llevar control de los responsables y tiempos Junio
2013
y se registra de manera manual.
debidamente diligenciado y ordenado manera manual se ha realizado de manera ordenada.
inconvenientes
y el tramite adelantado de la gestión.
Diciembre
Foliación de carpetas
Diseño del formato
Secretaria
y
y actualización del
de recepción de
Auxiliar financiero
formato de manejo de
correspondencia.
correspondencia
CERRADO
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
AGUSTIN
Los elementos a cargo de los funcionarios y
7.3 En cuanto a la perdida de elementos los funcionarios
SAN DIRECTIVA 003 DE
personal docente son para uso de la
administrativos y el personal deben fortalecer la
Perdida de elementos de la institución.
2013
comunidad, por lo tanto se requiere su
salvaguarda y cuidado de los bienes a su cargo
cuidado y salvaguarda que evite la perdida.
A los docentes y personal administrativo se les entrega
Comunicación con los funcionarios administrativos y
por inventario los elementos de la institución para su
docentes recalcando acerca de la responsabilidad de los Junio
uso. Por lo tanto se les hace responsable de su
bienes que estan bajo su cuidado y protección.
cuidado.
Diciembre
Rector
Almacenista
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
AGUSTIN
La comunicación que se ha mantenido con el
nivel central se ha basado en la solicitud para
9.1 No se evidenciaron actas de reunión, ni
SAN ADMINISTRACION
que sean unificado los aplicativos que tienen
conformación de un comité que trabaje el tema mapa de
DE RIEGOS
que ver con las instituciones. Se ha estado a
riesgos
la espera de una respuesta, sin que hasta el
momento se haya obtenido.
La ausencia del mapa de riesgos
impide que se realicen acciones de
control sobre los eventos negativos
que se puedan presentar en la
institución.
El mapa de riesgos forma parte de uno de tantos
aplicativos que tiene la SED de manera no integrada
con otros aplicativos. Se ha solicitado en repetidas Conformar un comité que trabaje mapa de riesgos
ocasiones su unificación que permita hacer funcional su
manejo.
Diciembre
Rector - Comité
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
2.7
Teniendo en cuenta que todos los estudiantes
CONFORMACIÒN
reciben el refrigerio escolar suministrado por
COLEGIO MARIA
No se encuentra conformado el comité de supervisiòn y
E
INSTALACIÒN
la SED la venta en la Tienda Escolar es
CANO
seguiomiento de la tienda escolar.
COMITÉ TIENDA
minima no se vio la necesidad de
ESCOLAR
conformarlo.
El riesgo de venta de productos con
escaso valor nutritivo que no beneficia
el desarrollo y crecimiento de los
estudiantes.
Teniendo en cuenta que todos los estudiantes reciben
Se conformará e instalara el comité de supervisión de la
el refrigerio escolar suministrado por la SED la venta en
tienda escolar para que realice el seguimiento periódico 13/10/2015
la Tienda Escolar es mínima no se vio la necesidad de
de la misma.
conformarlo.
11/04/2016
COMITÉ
DE
SUPERVISIÒN
TIENDA ESCOLAR
Y
REPRESENTANTE
LEGAL DE LA
INSTITUCIÒN.
DE 9.1 No se evidenciaron actas de reunión ni de
No se encontraron actas de reunión
conformación del Comité de riesgos que trabaje el tema
tuvo
una
6,2 Actualizar inventarios por dependencia.
El presupuesto ejecutado 2014 es el 113.34%
ejecución del presupuesto proyectado, por lo tanto hay
una impresición en el manejo de las cifras
presentadas.
No se revisó ni entrevistó a docentes y directivos para
la evidencia. Desde hace dos años se han hecho Se hará más evidente el proyecto de basura cero en el Noviembre
talleres con estudiantes y se maneja el reciclaje con la colegio
de 2015
empresa de aseo contratada por la SED.
No permite a la institución en su
conjunto identifica, evaluar y gestionar
Existe el Comité pero, no se tienen actas de las Se consolidará el Comité de riesgos y se dejarán las Octubre
aquellos eventos negativos, tanto
reuniones
actas de las reuniones
2015
internos como externos y emprender
las acciones de control necesarias
de
Foliar las actas de reunión del Consejo Directivo y
con No habia suficiente información con respecto a esa
anexar todos los soportes que sean presentados en la Junio
labor.
reunión.
Los giros del Ministerio de Educacion Nacional y SED
Al adicionar los excedentes financieros
Ejecutar lo presupuestado haciendo previsión razonable
no se hacen oportunamente por eso se ha determinado
de la vigencia anterior, que se
para que la demora en la asignacion de recursos al
dejar una un excedente financiero que permita cumplir
Junio
establecio como medida preventiva
iniciar el año no perjudiquen la buena marcha
con los compromisos economicos que genera el
pareciera que la ejecución es menor.
institucional.
funcionamiento de la entidad.
La supervisión del contrato se ha estado realizando
Positivo porque se ha garantizado un directamente desde rectoria, orientación escolar, todos Nombrar el grupo de supervisión para que realice esta
Junio
excelente servicio.
los docentes, estudiantes del plantel y el hospital rafael labor.
uribe uribe.
Presentación
faltantes
de
las
actas
Los docentes manejan por area los elementos que le
No se han efectuados los traslados
son afines y entre ellos hacen traslados sin informar de
correspondientes de una dependencia a otra y No esta actualizado el inventario por
un dependencia a otra. Los elementos que se han
no se han incluido algunos elementos que se dependencias.
recibido por proyectos INCITAR no se han incluido en el
han adquirido ultimamente.
inventario por falta de egreso por parte de la SED
Junio
DE
Preparación de los
informes
y
presentación
del
Consejo Directivo en
las
fechas
estipuladas.
Foliar las actas del
Consejo Directivo y
anexar soportes.
Presentación
informe
Septiembre
diciembre
del
de
y
Reuniones de Agosto
a Diciembre
CERRADO
del Ejecución
del
presupuesto
de
Agosto a Diciembre.
CERRADO
Reunión de inicio
del
grupo
de Reuniones periodicas
supervisión de la de seguimiento
tienda escolar
Publicación
de
Publicación
de informes financieros y
informes mensual
contables
durante
todo el mes.
Actualización
del
kardex en el sistema Mantener al día el
para tener al día inventario fisico con
sistema
con
lo el kardex del sistema.
fisico.
Solicitar a INCITAR
los comprobantes de
Verificación
por egreso
faltantes.
dependencia
del Actualización
del
inventario.
inventario de todas
las dependencias de
la institución.
-
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
Comunicación con
los docentes sobre
la responsabilidad
con los elementos
de la institución
asignados para su
uso.
Dar a conocer los
procedimientos
por
hurto, para que los
funcionarios
conozcan acerca de
sus implicaciones.
CERRADO
Revisión del mapa
de riesgos subido al
aplicativo
de
ISOLUCION en este
año.
Organización
de
comité que trabaje el
tema de mapa de
riesgos.
CERRADO
Se
realizó
verificación
del
cumplimiento de la acción de
mejoramiento, según acta de fecha CERRADO
11 de julio de 2016, y se cierra el
hallazgo.
11
12
14
13
15
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
19
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO MARIA 2.9
FOLIACIÒN
No se encuentran foliadas actas de Consejo Directivo.
CANO
ACTAS RECTORIA
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
Porque se desconocía quien era el
No se encuentra actas de seguimiento de mantenimiento
COLEGIO MARIA 2.10 COMITÉ DE
funcionario encargado y también porque nos El proceso legal del plan
e invitación Gestor Territorial del área de plantas físicas
CANO
MANTENIMIENTO
encontramos en sedes arrendadas y el mantenimiento queda incompleto.
de la localidad.
mantenimiento es mínimo.
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
La ejecución baja se presentó de acuerdo a
3.4
EJECUCIÓN
las condiciones actuales en las que se
COLEGIO MARIA
Bajo nivel de ejecución presupuestal de los proyectos de
No se ejecuta
PROYECTOS DE
encuentra la institución (sedes arrendadas),
CANO
inversión.
presupuestado.
INVERSIÓN
sin espacios deportivos, ni espacios para
almacenamiento de materiales.
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
3.5.1
RELACIÓN
COLEGIO MARIA
No se encontraron relación de retenciones vigencias Se desconocía que se debe anexar tal No se cuenta con la información Se encuentran los pagos realizados; pero no la relación Se empezó a implementar a partir de la visita de Control
DE RETENCIONES
13/10/2015
CANO
2014.
relación.
detallada.
ya que se desconocia que se debía tener.
Interno.
EFECTUADAS
11/04/2016
Contadora y Rector
Ordenador
del
Gasto
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
3.5.2 SOPORTES
COLEGIO MARIA ANTECEDENTES
No se encontró antecedentes Personería y Judiciales.
CANO
COMPROBANTES
DE EGRESO
Teniendo en cuenta el Manual de
Contratación, la Ley 734 de 2002 y la Ley 19 Requisitos incompletos.
de 2012; no se deben solicitar.
13/10/2015
11/04/2016
Auxiliar Financiera
y Rector Ordenador
del Gasto
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
3.5.3
RELACIÓN
DE
COLEGIO MARIA
COMPROBANTES Comprobantes con documentos faltantes
CANO
DE EGRESO CON
FALTANTES
Incumplimiento a la normatividad.
Si se encuentra los soportes pertinentes a este proceso
evaluado, se hizó la respectiva respuesta del informe
la
preliminar donde se indica que se encuentran en el Solicitud de todos los documentos requeridos para los
al
13/10/2015
archivo pero el Sr Auditor decidió dejarlos dentro del procesos de Contratación, como hasta la fecha.
plan de mejoramiento, lo cual se seguirá
implementando.
11/04/2016
Auxiliar Financiera
y Rector Ordenador
del Gasto
Se
realizó
verificación
del
cumplimiento de la acción de
mejoramiento, según acta de fecha CERRADO
11 de julio de 2016, y se cierra el
hallazgo.
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
4.7 DIFERENCIA
El inventario fue entregado desde el 14 de agosto a
CONTABILIDAD Y
La Direcciónd e Dotaciones escolares no ha
COLEGIO MARIA
Dotaciones escolares no ha conciliado los inventarios
Diferencias
en
Contabilidad
e Dotaciones Escolares en donde se indica las Asistir personalmente a Dotaciones Escolares, con el fin
DIRECCIÓN
DE
terminado la actualización del inventario
13/10/2015
CANO
entregados por el Colegio
Inventarios por Dotaciones escolares diferencias encontradas sin embargo para el mes de de solicitar la conciliacion definitiva de los saldos
DOTACIONES
entregado por el FSE
noviembre entregaran el informe definitivo
ESCOLARES
11/04/2016
Dotaciones
Escolares
Contadora
/
Se
realizó
verificación
del
cumplimiento de la acción de
mejoramiento, según acta de fecha CERRADO
11 de julio de 2016, y se cierra el
hallazgo.
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
5.2 SEGUIMIENTO
No existen actas de seguimiento y observaciones por
COLEGIO MARIA COMITÉ
parte del Comité de Supervisión Tienda Escolar ya que Porque no existía el grupo de supervisión.
CANO
SUPERVISIÓN
no estaba conformado.
TIENDA ESCOLAR
El riesgo de venta de productos con
escaso valor nutritivo que no beneficia
el desarrollo y crecimiento de los
estudiantes y se puede presentar
malos hábitos de salubridad.
Teniendo en cuenta que todos los estudiantes reciben
el refrigerio escolar suministrado por la SED la venta en
Se realizará periódicamente el respectivo seguimiento a
la Tienda Escolar es mínima, no se vio la necesidad de
13/10/2015
la tienda escolar.
conformar el equipo de supervisión de tienda escolar
por tal razón no hay seguimiento a este proceso.
11/04/2016
COMITÉ
DE
SUPERVISIÒN
TIENDA ESCOLAR
Y
REPRESENTANTE
LEGAL DE LA
INSTITUCIÒN.
Se
realizó
verificación
del
cumplimiento de la acción de
mejoramiento, según acta de fecha CERRADO
11 de julio de 2016, y se cierra el
hallazgo.
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
5.7
REGISTRO
Dentro de los comprobantes de mantenimiento se Dentro del reglamento del Consejo Directivo
COLEGIO MARIA FOTOGRÁFICO
encuentran las planillas de trabajos recibidos a no se requiere, en razón a que no se conoce
CANO
CONTRATOS DE
satisfacción; pero no se cuenta con registro fotográfico. norma que exija dicho soporte.
MANTENIMIENTO
Aunque no existe registro fotográfico,
No se cuenta con dicho registro, teniendo en cuenta
la plena ejecución de los trabajos se
A partir de la fecha se realizará el registro fotográfico del
que no se requiere dentro del reglamento del Consejo
13/10/2015
evidencia mediante la planilla de
antes y el después de las obras de mantenimiento.
Directivo y no se conoce la norma que lo exija.
recibido a satisfacción.
11/04/2016
ALMACENISTA,
REPRESENTANTE
LEGAL DE LA
INSTITUCION.
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO MARIA 6.1 INVENTARIOS
Se encuentran diferencias de elementos consumibles
CANO
DE CONSUMIBLES
Desactualizado el kárdex
Información desactualizada
En el momento de la visita se encontró una diferencias;
ya que el inventario de consumibles se envia a la Registro oportuno de elementos en el kardex, una vez
Direccion de Dotaciones, mensualmente, es de resaltar se termine la capacitaciòn contable del progtama AZ 13/10/2015
que la salida de estos elementos se encontraba al FINANCIERO.
momento de realizar la verificación.
11/04/2016
ALMACEN,
REPRESENTANTE
LEGAL DE LA
INSTITUCION
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
6.2 INVENTARIOS
COLEGIO MARIA
Se encuentra
POR
CANO
dependencias
DEPENDENCIAS
Información incompleta de la custodia
Teniendo en cuenta que la Institución cuenta con dos
Realizar el inventario por dependencias del año en curso
No se determina la responsabilidad de sedes, es un poco dificil esta tarea tenerla al día, pero
de las dos sedxes.Clasificar continuamente los 13/10/2015
la custodia
a partir de la fecha me comprometo a recibir e
inventarios por dependencias
implementar la observaciones dadas.
11/04/2016
ALMACEN,
REPRESENTANTE
LEGAL DE LA
INSTITUCION
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
Se adquirió el programa AZ- FINANCIERO para la
actualizacion y registro de los inventarios, el cual no se
Se encontró la adquisición de un programa de
Registro de los inventarios. Actualizacion de la base de
COLEGIO MARIA 6.3
PROGRAMA
El programa se encuentra en etapa de No hay inventario sistematizado en ha cancelado debido a que nos encontramos en la
inventarios el cual está en etapa de implementacion,
datos
correspondiente
a
la
Dependencia. 13/10/2015
CANO
AZ- FINANCIERO
capacitacion
dicho programa
etapa de capacitación, implementacion. Una vez
capacitación y actualizaciòn
Funcionamiento del 100% del programa.
termine se dará el visto bueno para su cancelacion con
Pagaduria.
11/04/2016
ALMACEN,
REPRESENTANTE
LEGAL DE LA
INSTITUCION
Se
realizó
verificación
del
cumplimiento de la acción de
mejoramiento, según acta de fecha CERRADO
11 de julio de 2016, y se cierra el
hallazgo.
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
6.4 ELEMENTOS
COLEGIO MARIA
PARA DAR DE Elementos en espera para dar de baja
CANO
BAJA
Este procedimiento no se habia realizado en espera de
que nos entreguen la sede nueva, para realizar un solo Realizar oportunamente la baja de elementos. Mantener
13/10/2015
procedimiento, pero se tendrá en cuenta las y registrar los respectivos soportes de este proceso.
observaciones dadas por la Ofic. De control interno.
11/04/2016
Almacén, Comité
de Sostenibilidad y
Consejo Directivo
Se
realizó
verificación
del
cumplimiento de la acción de
mejoramiento, según acta de fecha CERRADO
11 de julio de 2016, y se cierra el
hallazgo.
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
7.2
Se presenta desorganización en el archivo y
Se implementara un sello manual para el manejo y
El Colegio no cuenta con el aplicativo de
COLEGIO MARIA CUMPLIMIENTO
No se encuentra aplicado la directiva 003 de 2013 al falta de espacio para adecuar un lugar Incumplimiento a la Directiva 003 de
control
de
la
correspondencia.
correspondencia en espera de su implementación por
13/10/2015
CANO
DIRECTIVA 003 DE archivo y documentación del Colegio.
especifico al archivo ya que nos encontramos 2013.
Adquisición de los elementos para la organización del
parte de la SED.
2013.
en sedes arrendadas.
archivo institucional.
11/04/2016
SECRETARIA,
ALMACEN,
PAGADURIA
Y
REPRESENTANTE
LEGAL DE LA
INSTITUCIÒN.
Se
realizó
verificación
del
cumplimiento de la acción de
mejoramiento, según acta de fecha CERRADO
11 de julio de 2016, y se cierra el
hallazgo.
2015
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
Se continuará con está implementación y las
normatividad Se está implementando dentro de la Institución a través
capacitaciones pertinentes para el cumplimiento de este 13/10/2015
del proyecto PRAE a partir del año 2015.
Decreto.
11/04/2016
Equipo PRAE Y
Rector Ordenador
del Gasto
Se
realizó
verificación
del
cumplimiento de la acción de
mejoramiento, según acta de fecha CERRADO
11 de julio de 2016, y se cierra el
hallazgo.
2015
VANESSA
CASTILLA
SE
TRABAJÓ
CON
EL
PRESENTAR ANTE EL CONSEJO DIRECTIVO PARA
2.5 NO SE ADOPTÓ EL REGLAMENTO PARA EL SE TRABAJÓ CON EL REGLAMENTO 007
SE TRABAJÓ CON EL REGLAMENTO 007 DE MAYO
REGLAMENTO 007 DE MAYO 31 DE
APROBACION DEL REGLAMENTO PARA EL MANEJO 01/05/2015
MANEJO DE TESORERIA
DE MAYO 31 DE 2013
31 DE 2013
2013
DE LA TESORERIA.
30/06/2015
AUXILIAR
FINANCIERA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
8.2
IMPLEMENTACIÓ
COLEGIO MARIA
N DECRETO 684
CANO
DE 2010 MEDIO
AMBIENTE
COLEGIO
2.
GOBIERNO
ARBORIZADORA
ESCOLAR
BAJA
desactualizado
el
inventario
por
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
Por desconocimiento de la norma
Manipulación de la información.
No existe tabla documental aprobada por la SED y el
Archivo general Distrital, por lo tanto no se tienen Nos comprometemos a realizar el foliado de los
13/10/2015
directrices claras del como se debe organizar el archivo diferentes tipos de actas pertinentes a la dependencia.
referente al caso.
11/04/2016
Aumento de elementos fuera de servicio
el
100%
de
Deposito innecesario de elementos
a
la
lo
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
Se
realizó
verificación
del
cumplimiento de la acción de
mejoramiento, según acta de fecha CERRADO
11 de julio de 2016, y se cierra el
hallazgo.
Porque se desconocía quien era el funcionario Se envió invitación a la dirección de Plantas Físicas de
encargado y también porque nos encontramos en la SED según radicado Nª E-2015-147850 y se realizara 13/10/2015
sedes arrendadas y el mantenimiento es mínimo.
cronograma y el seguimiento pertinente a esta gestión.
11/04/2016
SECRETARIA
RECTORIA
REPRESENTANTE
LEGAL DE LA
INSTITUCION.
ALMACENISTA,
COMITÉ
DE
MANTENIMIENTO
Y
REPRESENTANTE
LEGAL DE LA
INSTITUCIÒN.
Porque nos encontramos en sedes arrendadas, sin los En espera de que la Dirección de Plantas Físicas realice
espacios necesarios para la implementación de algunos la entrega del Megacolegio, para así realizar la 13/10/2015
proyectos propuestos por docentes y estudiantes.
ejecución presupuestal al 100%.
Depende ente
externo a la Ordenador
del
dependencia
gasto y Dirección
(Dirección
de de Plantas Físicas.
Plantas Físicas)
Se
realizó
verificación
del
cumplimiento de la acción de
mejoramiento, según acta de fecha CERRADO
11 de julio de 2016, y se cierra el
hallazgo.
No se solicitaban teniendo en cuenta la normatividad.
No se encuentra completa
documentación correspondiente
Comprobante de Egreso.
El señor auditor evidenció que ya se comenzó a
Falta de concientización y aplicación de las Incumplimiento
implementar el proyecto ambiental del Distrito de basura
buenas prácticas ambientales.
vigente.
cero.
de
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
TIEMPO
CAUSA
Se empezarán la implementación a partir de la fecha.
Se
realizó
verificación
del
cumplimiento de la acción de
mejoramiento, según acta de fecha CERRADO
11 de julio de 2016, y se cierra el
hallazgo.
Se
realizó
verificación
del
cumplimiento de la acción de
mejoramiento, según acta de fecha CERRADO
11 de julio de 2016, y se cierra el
hallazgo.
Se
realizó
verificación
del
cumplimiento de la acción de
mejoramiento, según acta de fecha CERRADO
11 de julio de 2016, y se cierra el
hallazgo.
Se
realizó
verificación
del
cumplimiento de la acción de
mejoramiento, según acta de fecha CERRADO
11 de julio de 2016, y se cierra el
hallazgo.
Se
realizó
verificación
del
cumplimiento de la acción de
mejoramiento, según acta de fecha CERRADO
11 de julio de 2016, y se cierra el
hallazgo.
Se
realizó
verificación
del
cumplimiento de la acción de
mejoramiento, según acta de fecha CERRADO
11 de julio de 2016, y se cierra el
hallazgo.
SEGIMIENTO ACTA
28/10/15
CERRADO
11
12
14
13
16
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
31/12/2015
ORDENADOR DEL
GASTO
SEGIMIENTO ACTA
28/10/15
CERRADO
01/05/2015
31/12/2015
SECRETARÍA
SEGIMIENTO ACTA
28/10/15
CERRADO
VANESSA
CASTILLA
EL GESTOR TERRITORIAL REALIZA LAS VISITAS AL
2.10 LAS ACTAS DEL COMITÉ DE MANTENIMIENTO
COLEGIO Y ESTABA PENDIENTE DE LAS OBRAS A
COLEGIO
PROGRAMAR LAS REUNIONES DEL COMITÉ DE
2.
GOBIERNO NO SE ENCUENTRAN FIRMADAS POR EL GESTOR POCA DISPONIBILIDAD DE TIEMPO POR ACTAS SIN FIRMAS DEL GESTOR REALIZAR PERO POR LA CANTIDAD DE COLEGIOS
ARBORIZADORA
MANTENIMIENTO, LOGRANDO LA ASISTENCIA DEL 01/05/2015
ESCOLAR
TERRITORIAL Y POCA PARTICIPACION EN LAS PARTE DEL GESTOR TERRITORIAL
TERRITORIAL
ASIGNADOS A ESTE, POCAS VECES SE LOGRA
BAJA
GESTOR TERRITORIAL
REUNIONES
REUNIR AL COMITÉ DE MANTENIMIENTO CON
TODOS LOS INTEGRANTES.
31/12/2015
ORDENADOR DEL
GASTO
SEGIMIENTO ACTA
28/10/15
CERRADO
2015
VANESSA
CASTILLA
EL RECTOR Y EL CONTADOR EN
REUNIONES RINDIERON INFORMES A
COLEGIO
2.
GOBIERNO 2.12 NO SE REALIZÓ RENDICION DE CUENTAS CADA UNO DE LOS ESTAMENTOS DE LA
ARBORIZADORA
ESCOLAR
VIGENCIA 2014
COMUNIDAD EDUCATIVA LA EJECUCIÓN
BAJA
PRESUPUESTAL Y SE PUBLICÓ EN
CARTELERA INSTITUCIONAL
01/05/2015
31/08/2015
AUXILIAR
FINANCIERA
CONTADOR.
SEGIMIENTO ACTA
28/10/15
CERRADO
2015
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
3.
ARBORIZADORA
PRESUPUESTAL
BAJA
3.51 EJECUCION DE LOS PROYECTOS DE
LOS
RECURSOS
INVERSION MUY BAJA, NO GUARDA COHERENCIA
OPORTUNAMENTE
CON LO ESTIPULADO EN EL PLAN DE COMPRAS.
FOMENTAR EN LAS REUNIONES DE CONSEJO
ACADEMICO Y DIRECTIVO LA PLANEACION Y
01/05/2015
EJECUCION DE LOS RE3CURSOS DE LOS
PROYECTOS.
31/12/2015
DOCENTES
CONSEJO
ACADEMICO.
SEGIMIENTO ACTA
28/10/15
CERRADO
COLEGIO
3.
ARBORIZADORA
PRESUPUESTAL
BAJA
A
LOS
PROVEEDORES
PERSONA
NATURAL NO SE SOLICITÓ LA CAMARA
DE COMERCIO PORQUE NO ESTAN
3.63 FALTAN SOPORTES (RUT,RIT Y CAMARA CCIO)
OBLIGADOS A INSCRIBIRSE ANTE ESTA
AL 10.86% DE LOS COMPROBANTES DE EGRESO
ENTIDAD. (RUT Y RIT) NO ESTAN
AÑO 2014.
ADJUNTOS EN DICHOS COMPROBANTES
PERO SON PROVEEDORES Y ESTAN
ADJUNTOS EN PAGOS ANTERIORES.
A LOS PROVEEDORES PERSONA
NATURAL NO SE SOLICITÓ LA
CAMARA DE COMERCIO PORQUE
NO
ESTAN
OBLIGADOS
A
INSCRIBIRSE ANTE ESTA ENTIDAD.
(RUT Y RIT) NO ESTAN ADJUNTOS
EN
DICHOS
COMPROBANTES
PERO SON PROVEEDORES Y
ESTAN ADJUNTOS EN PAGOS
ANTERIORES.
A LOS PROVEEDORES PERSONA NATURAL NO SE
SOLICITÓ LA CAMARA DE COMERCIO PORQUE NO
ESTAN OBLIGADOS A INSCRIBIRSE ANTE ESTA
ENTIDAD. (RUT Y RIT) NO ESTAN ADJUNTOS EN
DICHOS
COMPROBANTES
PERO
SON
PROVEEDORES Y ESTAN ADJUNTOS EN PAGOS
ANTERIORES.
A LOS PROVEEDORES PERSONA NATURAL NO SE
SOLICITÓ LA CAMARA DE COMERCIO PORQUE NO
ESTAN OBLIGADOS A INSCRIBIRSE ANTE ESTA
ENTIDAD. (RUT Y RIT) NO ESTAN ADJUNTOS EN 01/05/2015
DICHOS
COMPROBANTES
PERO
SON
PROVEEDORES Y ESTAN ADJUNTOS EN PAGOS
ANTERIORES.
31/12/2015
AUXILIAR
FINANCIERA
SEGIMIENTO ACTA
28/10/15
CERRADO
2015
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
3.
ARBORIZADORA
PRESUPUESTAL
BAJA
LOS PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL SE
ENCUENTRAN
ANEXOS
EN
PAGOS
3.64 FALTA PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL Y/O ANTERIORES Y EL PAGO DE SEGURIDAD
CERTIFICADO EXPEDIDA POR REVISOR FISCAL AL SOCIAL DEL SEÑOR RIGOBERTO SEGURA
14.5% DE LOS COMPROBANTES DE EGRESO.
CUMPLE CON ESTE REQUISITO YA QUE
SE
ENCUENTRA
ANEXOS
A
LOS
COMPROBANTES DE EGRESO .
LOS PAGOS DE SEGURIDAD
SOCIAL SE ENCUENTRAN ANEXOS
EN PAGOS ANTERIORES Y EL
PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL DEL
SEÑOR
RIGOBERTO
SEGURA
CUMPLE CON ESTE REQUISITO YA
QUE SE ENCUENTRA ANEXOS A
LOS COMPROBANTES DE EGRESO
.
LOS PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL SE
ENCUENTRAN ANEXOS EN PAGOS ANTERIORES Y
EL PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL DEL SEÑOR
RIGOBERTO SEGURA CUMPLE CON ESTE
REQUISITO YA QUE SE ENCUENTRA ANEXOS A
LOS COMPROBANTES DE EGRESO .
LOS PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL SE
ENCUENTRAN ANEXOS EN PAGOS ANTERIORES Y
EL PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL DEL SEÑOR
01/05/2015
RIGOBERTO
SEGURA CUMPLE
CON ESTE
REQUISITO YA QUE SE ENCUENTRA ANEXOS A
LOS COMPROBANTES DE EGRESO .
31/12/2015
AUXILIAR
FINANCIERA
SEGIMIENTO ACTA
28/10/15
CERRADO
2015
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
4. CONTABILIDAD 4.4 RETENCION EN LA FUENTE - PERIODO 12 DEL SOLICITAR A LA DIAN REPORTE PARA SOLICITAR A LA DIAN REPORTE SOLICITAR
A
LA
DIAN
ARBORIZADORA
Y TESORERIA
AÑO 2010 CON EXCEDENTE
ESTABLECER EXCEDENTE
PARA ESTABLECER EXCEDENTE
ESTABLECER EXCEDENTE
BAJA
01/05/2015
30/08/2015
ORDENADOR DEL
GASTO
AUXILIAR
FINANCIERA.
SEGIMIENTO ACTA
28/10/15
CERRADO
2015
VANESSA
CASTILLA
ELABORAR Y
APROBAR EL
MANUAL DE
COLEGIO
5.1 NO ESTA ACTUALIZADO EL MANUAL DE SE APROBÓ POR PARTE DEL CONSEJO
5.
PROCESO
SE TRABAJÓ CON EL MANUAL SE TRABAJÓ CON EL MANUAL APROBADO PARA CONTRATACION PARA COMPRAS INFERIORES A 20
ARBORIZADORA
CONTRATACION PARA COMPRAS INFERIORES A 20 DIRECTIVO EL 08 DE SEPTIEMBRE DE
01/05/2015
CONTRACTUAL
APROBADO PARA EL AÑO 2013.
EL AÑO 2013.
SMMLV
DENTRO
DE
LOS
TERMINOS
BAJA
SMMLV
2014.
ESTABLECIDOS.
31/05/2015
AUXILIAR
FINANCIERA
SEGIMIENTO ACTA
28/10/15
CERRADO
2015
VANESSA
CASTILLA
5.2 .1 PUBLICACION DE LA CONVOCATORIA PARA
COLEGIO
TIENDA ESCOLAR NO SE EVIDENCIÓ , NO SE
5.
PROCESO
ARBORIZADORA
EXPIDIÓ PAZ Y SALVO, NI EVALUACION DE LA
CONTRACTUAL
BAJA
GESTION REALIZADA EN EL TERMINO DE
DURACION DEL CONTRATO.
DEJAR EVIDENCIAS DE LA PUBLICACION DEL
PROCESO, DEJAR COPIA EN PAGADURIA DE LA
01/05/2015
EVALUACION
DE
LA
GESTION
REALIZADA
DURANTE LA EJECUCION DEL CONTRATO.
31/12/2015
ORDENADOR DEL
GASTO
AUXILIAR
FINANCIERA.
SEGIMIENTO ACTA
28/10/15
CERRADO
2015
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
6 ALMACEN
ARBORIZADORA
INVENTARIOS
BAJA
SE LE LLAMA LA ATENCION A LA DOCENTE Y ELLA
RESPONDE QUE EN EL MOMENTO NO TENIA LAS SE LES DA A CONOCER LA DIRECTRIZ 003 DE 2013
01/05/2015
LLAVES DEL LOCKER DONDE SE ENCONTRABAN Y FIRMA DE COMPROMISO.
DICHOS ELEMENTOS.
30/09/2015
ALMACENISTA
SEGIMIENTO ACTA
28/10/15
CERRADO
2015
VANESSA
CASTILLA
NO SE HA IMPLEMENTADO EN EL
COLEGIO
7 CUMPLIMIENTO
NO SE HA IMPLEMENTADO EN EL COLEGIO EL
7.2 EL COLEGIO NO CUENTA CON UN APLICATIVO COLEGIO EL APLICATIVO DE MANEJO DE INCUMPLIMIENTO A LA DIRECTIVA
IMPLEMENTAR EN EL COLEGIO EL APLICATIVO DE
ARBORIZADORA DIRECTIVA 003 DE
APLICATIVO DE MANEJO DE CORRESPONDENCIA
01/05/2015
DE MANEJO DE CORRESPONDENCIA INTERNA.
CORRESPONDENCIA
POR 003 DE 2013.
MANEJO DE CORRESPONDENCIA NTERNA.
BAJA
2013
POR DESCONOMCIMIENTO DE LA DIRECTIVA
DESCONOMCIMIENTO DE LA DIRECTIVA
31/12/2015
ORDEADOR DEL
GASTO
SECRETARIA.
SEGIMIENTO ACTA
28/10/15
CERRADO
2015
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO PATIO EVALUACION
BONITO II
PRESUPUESTAL
27/11/2015
Consejo Directivo
Ordenadora
del
gasto y Auxiliar
Financiero
SEGUIMIENTO
ACTA 27 OCTUBRE
2015
CERRADO
27/11/2015
Auxiliar Financiero
SEGUIMIENTO
ACTA 27 OCTUBRE
2015
CERRADO
01/08/2015
27/11/2015
Auxiliar Financiero
SEGUIMIENTO
ACTA 27 OCTUBRE
2015
CERRADO
Atención a directrices del nivel central Inconsistencias y riesgo de errores en Se trabaja la herramiena excel la cual no garantiza gran Estudio de propuestas de aplicativos de inventarios para
respecto a la entrada e funcionamiento del el registro y control de los inventarios seguridad de la información ni facilita un adecuado adquicisión e implementación. Capacitación del 01/08/2015
Sicapital
por falta de herramientas tecnologicas registro y control
funcionario
27/11/2015
Consejo Directivo Ordenadora
del
gasto
SEGUIMIENTO
ACTA 27 OCTUBRE
2015
CERRADO
CONTRATISTA
2015
2015
VANESSA
CASTILLA
2015
VANESSA
CASTILLA
2015
2015
VANESSA
CASTILLA
2015
VANESSA
CASTILLA
2015
VANESSA
CASTILLA
2015
VANESSA
CASTILLA
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
CAUSA
EFECTO
LAS
OBSERVACIONES
Y
REQUERIMIENTOS LAS REALIZABA EL
COLEGIO
2.
GOBIERNO 2.8 NO SE REALIZÓ UN ADECUADO CONTROL Y RECTOR AL CONTRATISTA DE MANERA
ARBORIZADORA
ESCOLAR
SEGUIMIENTO AL CONTRATO DE TIENDA ESCOLAR VERBAL (HORARIOS DE ATENCION,
BAJA
CALIDAD, FECHA VENCIMIENTO DE LOS
PRODUCTOS Y OTROS)
COLEGIO
2.
GOBIERNO 2.9 LAS ACTAS DE CONSEJO DIRECTIVO NO SE FALTA
DE
ASESORIA
Y
ARBORIZADORA
ESCOLAR
ENCUENTRAN FOLIADAS
ACOMPAÑAMIENTO A LA SECRETARIA
BAJA
E
NO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
LAS OBSERVACIONES Y REQUERIMIENTOS LAS
NO QUEDARON EVIDENCIAS DEL
REALIZABA EL RECTOR AL CONTRATISTA DE
SEGUIMIENTO A LA EJECUCION
MANERA VERBAL (HORARIOS DE ATENCION,
DEL CONTRATO DE LA TIENDA
CALIDAD,
FECHA
VENCIMIENTO
DE
LOS
ESCOLAR.
PRODUCTOS Y OTROS)
REALIZAR SEGUIMIENTO A LA EJECUCION DEL
CONTRATO DE LA TIENDA ESCOLAR MEDIANTE EL
DILIGENCIAMIENTO DE UNA PLANILLA DONDE SE 01/05/2015
INFORME LOSM PAGOS Y LA CALIDAD DEL
SERVICIO.
ACTAS DE CONSEJO DIRECTIVO FALTA DE ASESORIA Y ACOMPAÑAMIENTO A LA BRINDAR
EL ACOMPAÑAMIENTO
SIN FOLIACION
SECRETARIA
REALIZACION DE DICHA TAREA
EL RECTOR Y EL CONTADOR EN
REUNIONES
RINDIERON
INFORMES A CADA UNO DE LOS
ESTAMENTOS DE LA COMUNIDAD
EDUCATIVA
LA
EJECUCIÓN
PRESUPUESTAL Y SE PUBLICÓ EN
CARTELERA INSTITUCIONAL
EL RECTOR EN REUNIONES RINDIÓ INFORMES A
CADA UNO DE LOS ESTAMENTOS DE LA
SE RENDIRÁN INFORMES
COMUNIDAD
EDUCATIVA
LA
EJECUCIÓN
TERMINOS ESTABLECIDOS
PRESUPUESTAL Y SE PUBLICÓ EN CARTELERA
INSTITUCIONAL
LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SE
CUMPLIERON , PERO NO SE DEJÓ
EVIDENCIA DE LA PUBLICACION COMO LA PROCESO SIN
FOTO, SE EXPIDIÓ PAZ Y SALVO Y LA PUBLICACION.
EVALUACION DE LA GESTION REALIZADA
SE SOCIALIZÓ EN CONSEJO DIRECTIVO.
EVIDIENCIA
PARA SOLICITAR
A
LA
DIAN
ESTABLECER EXCEDENTE
LOS
PROCESOS
Y
PROCEDIMIENTOS
SE
CUMPLIERON , PERO NO SE DEJÓ EVIDENCIA DE
DE LA PUBLICACION COMO LA FOTO, SE EXPIDIÓ PAZ
Y SALVO Y LA EVALUACION DE LA GESTION
REALIZADA
SE
SOCIALIZÓ
EN
CONSEJO
DIRECTIVO.
LABORATORIO
SIN
LOS
ELEMENTOS NECESARIOS PARA
EL USO DE LOS ESTUDIANTES EN
EL PROCESO DE APRENDIZAJE.
No se cumplen los
3.6 Se observo que la ejecución presupuestal en el rubro Falta de seguimiento por parte de los
propuestos
en
los
Proyectos de Inversión fue del 84%
responsables de los proyectos
presentados
REPORTE
TIEMPO
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
BAJA
EJECUCION
DEL
LLEGAN PRESUPUESTO RUBRO INVERSION
LOS RECURSOS NO LLEGAN OPORTUINAMENTE
VIGENCIA 2014, AFECTANDO EL
PLAN DE COMPRAS
LA
DOCENTE
RESPONSABLE
DEL
6.4 EN EL LABORATORIO DE ASTRONOMIA FALTAN LABORATORIO MANEJA LAS LLAVES ,
LOS SGTES ELEMENTOS ( BINOCULARES Y POR TAL RAZON NO SE ENCONTRABAN
CAMARA FOTOGRAFICA)
LOS ELEMENTOS EN EL LUGAR INDICADO
AL MOMENTO DE LA AUDITORIA.
EVALUACION DE 4.1.2. Se observa que el 4.05% de los comprobantes de
COLEGIO PATIO
CONTABILIDAD Y egreso que equivalen a 6 de 148 comprobantes, no
BONITO II
TESORERIA
presentan soportes de RIT.
4.11 Se observaron los respectivos recibos de caja
EVALUACION DE menor sin numerar y sin relacionar en el libro de caja
COLEGIO PATIO
CONTABILIDAD Y menor, los regisros de excel no se encuentran
BONITO II
TESORERIA
actuaiizados, a la fecha se encontro un faltante de
$73.100
EVALUACION
COLEGIO PATIO MANEJO
DE 6.2. No se cuenta con programa para el manejo y
BONITO II
ALMACEN
E registro de los inventarios
INVENTARIOS
15
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
AÑO
AUDITO
RIA
DENTRO
PARA
DE
REPORTE
LA
LOS
PARA
objetivos
No se evidencia interes de parte de los líderes de los Crear estrategias de seguimiento para la ejecución de
proyectos
01/08/2015
proyectos para la ejecución de los mismos
los proyectos de manera oportuna
Los contratistas no suministraron en el
Incumplimiento de la norma
momento los documentos exigidos
Falta de seguimiento a la documentación exigida
Previo a los procesos contractuales verificar que los
01/08/2015
contratisas cumplan con la documentación requerida
La funcionaria responsable no registro los
documentos en su oportunidad para un Incumplimiento de la norma
efectivo control de la Caja Menor
Dado que la funcionaria acababa de recibir el
reembolso del fondo no tenia actualizado los registros y
Seguimiento y realización de arqueos de caja menor
no elaboro el recibo provisional del dinero entregado
para unas compras
-
Y
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
2015
VANESSA
CASTILLA
2015
VANESSA
CASTILLA
2015
VANESSA
CASTILLA
2015
2015
2015
2015
2015
2015
VANESSA
CASTILLA
VANESSA
CASTILLA
VANESSA
CASTILLA
VANESSA
CASTILLA
VANESSA
CASTILLA
VANESSA
CASTILLA
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
EVALUACION
6.3. Se evidenciaron inconsistencias entre lo registrado
COLEGIO PATIO MANEJO
DE
en los inventarios de las dependencias y los inventarios
BONITO II
ALMACEN
E
fisicos.
INVENTARIOS
EVALUACION
COLEGIO PATIO MANEJO
DE
6.4. No se encuentran las salidas de almacén
BONITO II
ALMACEN
E
INVENTARIOS
EVALUACION
6.5. Se realiza la entrega de inventario de consumoCOLEGIO PATIO MANEJO
DE
consumo sin cumplimiento de formatos y normas
BONITO II
ALMACEN
E
establecidas
INVENTARIOS
12
CAUSA
14
13
EFECTO
Falta de revisión periódica y actualización de
Inconsistencias en el
los registros por parte del funcionario de
inventarios individuales
almacén
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
COLEGIO
ADAMS
ESTADO
SEGUIMIENTO
ACTA 27 OCTUBRE
2015
CERRADO
Falta de revisión periodica y actualizacion de
los registros por parte del funcionario de Incumplimiento de la Norma
almacén
Se trabaja la herramiena excel la cual no garantiza gran Estudio de propuestas de aplicativos de inventarios para
segurida de la información ni facilita un adecuado adquicisión
e
implementación.
Seguimiento 01/08/2015
registro y control
permanente al proceso.
27/11/2015
Almacenista
SEGUIMIENTO
ACTA 27 OCTUBRE
2015
CERRADO
Falta de revisión periodica y actualizacion de
los registros por parte del funcionario de Incumplimiento de la Norma
almacén
Se trabaja la herramiena excel la cual no garantiza gran Estudio de propuestas de aplicativos de inventarios para
segurida de la información ni facilita un adecuado adquicisión
e
implementación.
Seguimiento 01/08/2015
registro y control
permanente al proceso.
27/11/2015
Almacenista
SEGUIMIENTO
ACTA 27 OCTUBRE
2015
CERRADO
27/11/2015
Responsable
del
Proyecto
Medio
Ambiente:
docentes del área
de
ciencias
naturales.
SEGUIMIENTO
ACTA 27 OCTUBRE
2015
CERRADO
31/03/2016
Este hallazgo ya fue
EDILBERTO
corregido por cuanto
MUÑETONES
en el año 2015 se
CIFUENTES
- radicaron las actas
NINGUNA
RECTOR
el 31/03/2015 y se
ORDENADOR DEL continuaran
GASTO
radicando
oportunamente
27/11/2015
EDILBERTO
MUÑETONES
A LA FECHA SE
CIFUENTES
- HAN
REALIZADO
RECTOR
DOS
(2)
DE
ORDENADOR DEL REUNIONES DEL
GASTO
Y COMITÉ
CONTADOR
QUEDA PENDIENTE
UNA REUNION Y
ACTA DONDE SE
EFECTUARA
EL
SANEAMIENTO DE
LOS INVENTARIOS
CON PROCEDENCIA
F.S.E.
CERRADO
30/03/2016
SE HAN RECIBIDO
CAPACITACIONES
EDILBERTO
SOBRE
EL
MUÑETONES
MANEJO
CIFUENTES
- FINANCIERO
DE
RECTOR
LOS F.S.E. POR
ORDENADOR DEL PARTE DE LOS
GASTO
Y FUNCIONARIOS
AUXILIAR
ADMINISTRATIVOS
FINANCIERO
RESPONSABLES
DE SU MANEJO
DEL COLEGIO
CON EL APOYO DEL
CONTADOR
DEL
F.S.E.
ESTAN
ESTUDIANDO ESTE
TIPO DE MANUALES
Y
REGLAMENTOS
PARA
SER
APROBADOS POR
EL
CONSEJO
DIRECTIVO.
CERRADO
31/05/2016
SE
ENCUENTRA
LEGALMENTE
ESTABLECIDO EL
COMITÉ
DE
PRESUPUESTOS
EDILBERTO
PARTICIPATIVOS
MUÑETONES
DEL COLEGIO Y
CIFUENTES
SE HA EXPLICADO
RECTOR
SU
ORDENADOR DEL
FUNCIONAMIENTO
GASTO
EN
LAS
REUNIONES DEL
CONSEJO
DE
PADRES
DE
FAMILIA
CONVOCAR
LAS
REUNIONES
DEL
COMITÉ
DE
PRESUPUESTOS
PARTICIPATIVOS
CON EL FIN DE
DESARROLLAR SU
FUNCION
YREGISTRAR SUS
DECISIONES EN LA
ACTAS
CORRESPONDIENT
ES
CERRADO
EDILBERTO
LA
ULTIMA
MUÑETONES
REUNIÓN
DEL
CIFUENTES
- CONSEJO
INDEFINIDAME RECTOR
DIRECTIVO
SE
NTE
ORDENADOR DEL REGISTRO EN EL
GASTO
Y FORMATO
SECRETARIA DE ESTABLECIDO
RECTORIA
POR LA SED
CONTINUAR
ELABORANDO LAS
ACTAS
DE
LAS
REUNIONES
DEL
CONSEJO
DIRECTIVO EN EL
FORMATO
CORRESPONDIENT
E
CERRADO
COLEGIO
ADAMS
COLEGIO
ADAMS
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
Almacenista
de
No contar oportunamente con las
evidencias documentales donde se
informe a la administración central y
Se radicaron las actas en el dile en fecha
demás entes de control los integrantes
posterior a la establecida legalmente, por
de los órganos del gobierno escolar y
dificultad en la recolección de las actas de
organismos asesores. Este hallazgo
nombramiento en la oficina de rectoría.
ya fue corregido por cuanto en el año
2015 se radicaron las actas el
31/03/2015.
No se evidencio en el momento de la visita los
Fortalecer y complementar el Proyecto de Medio
programas institucionales de reciclaje y medio
01/08/2015
Ambiente
ambiente
TOM GOBIERNO
ESCOLAR
2.3 Se evidenció en acta de fecha 21 de marzo de 2014,
la elección de gobierno escolar quedando conformado el
consejo académico, concejo de padres, comité de
convivencia,
comité
ambiental
escolar,
comité
institucional de presupuestos participativos, vigencias
ambientales, sin embargo se observó que la institución
solamente hasta el 9 de junio de 2014 radicó en el DILE
dichas actas.
Se acepta la observación por cuanto no se radicaron
las actas de Gobierno Escolar en fecha oportuna, por la
demora en la recolección que deben realizar los
responsables de cada estamento de la Comunidad
Educativa.
Radicar las actas respectivas de nombramiento de los
órganos y demás organismos asesores del Gobierno
Escolar en el DILE en la fecha oportuna, exigiendo las
19/11/2015
actas respectivas de nombramiento a los responsables
de los diferentes estamentos de la comunidad
educativa.
TOM GOBIERNO
ESCOLAR
Se venían desarrollando los procesos de depuración
Se acepta la observación: por cuanto no se El proceso de depuración contable, no
2.11 No se evidencio la creación del comité de
contable, por parte de los miembros responsables de
había elaborado el acta de creación de cumplía con el requisito de control
sostenibilidad técnico del sistema contable.
contabilidad y tesorería sin las actas respectivas del
sostenibilidad en el año del 2014
establecido por la ley para esa fecha.
comité
NOMBRADO EL COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD
LEGALMENTE, APARTIR DEL AÑO 2015, ESTE SE
19/11/2015
REUNIRA Y SE REGISTRARA SU FUNCIONAMIENTO
CON LAS RESPECTIVAS ACTAS.
TOM GOBIERNO
ESCOLAR
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
27/11/2015
8.2. Se evidencio que la Institución no esta
Falta de seguimiento al Proyecto de Medio
comprometida con el Proyecto Ambiental del Distrtio de
Incumplimiento de la norma
Ambiente
Basura Cero.
COLEGIO
ADAMS
16
TIEMPO
Se trabaja la herramiena excel la cual no garantiza gran Estudio de propuestas de aplicativos de inventarios para
seguridad de la información ni facilita un adecuado adquicisión
e
implementación.
Seguimiento 01/08/2015
registro y control
permanente al proceso.
regisro
COLEGIO PATIO EVALUACION
BONITO II
AMBIENTAL
COLEGIO
ADAMS
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN POR
2.12 NO SE EVIDENCIO LA ADOPCION DEL CUANTO NO SE CONTABA CON EL
REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE TESORERÍA ACUERDO
DE
CREACIÓN
DEL
CONTROL Y RECAUDO DE INGRESOS DEL FONDO REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE
DE SERVICIOS EDUCATIVOS.
TESORERIA, CONTROL Y RECAUDO DE
INGRESOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS
NO SE PODIA VERIFICAR EL
PROCESO Y CUMPLIMIENTO DE
LAS NORMAS QUE APLICAN PARA
LE MANEJO DE LA TESORERIA; SIN
EMBARGO SE CUMPLIA CON LAS
NORMAS LEGALES DE SU MANEJO
.
NO CONTAR CON EVIDENCIAS DE
LAS REUNION DESARROLLADOS
NO POSEER LAS CORRESPONDIENTES
CON
EL
COMITÉ
DE
ACTAS DE REUNIÓN DEL COMITÉ
PRESUPUESTO PARTICIPATIVOS,
INTERINSTITUCIONAL
DE
PARA
OBTENER
DE
EL
PRESUPUESTOS PARTICIPATIVOS
SUGERENCIAS
EN
MATERIA
PRESUPUESTAL
CON EL APOYO DEL CONTADOR DEL F.S.E. ESTAN
ESTUDIANDO ESTE TIPO DE MANUALES Y
REGLAMENTOS PARA SER APROBADOS POR EL
NO SE HABIA ADOPTADO EL REGLAMENTO DE
CONSEJO DIRECTIVO. ADOPTAR EL REGLAMENTO
TESORERIA DE MANERA FORMAL POR PARTE DEL
19/11/2015
PARA EL MANEJO DE TESORERÍA CONTROL Y
CONSEJO DIRECTIVO
RECAUDO DE INGRESOS DEL FONDO DE
SERVICIOS EDUCATIVOS AL INICIAR EL AÑO
LECTIVO 2016
A LA FECHA NO SE HABIAN ELABORADO LAS
ACTAS DE LAS REUNIONES DEL COMITÉ DE
PRESUPUESTOS
PARTICIPATIVOS
POR
INASISTENCIA A LAS REUNIONES CONVOCADAS
POR EL RECTOR
EN LAS ACTAS DE REUNION DE CONSEJO
DIRECTIVO SE DEJARA POR ESCRITO LA
APROBACION DEL REGLAMENTO INTERNO DEL
19/11/2015
FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO Y LA
ELABORACION
ACTAS
DEL
COMITÉ
DE
PRESUPUESTOS PARTICIPATIVOS.
TOM GOBIERNO
ESCOLAR
2.14 SE EVIDENCIÓ LA CONFORMACIÓN DEL
COMITÉ INSTITUCIONAL
DE PRESUPUESTOS
PARTICIPATIVOS,
SIN
EMBARGO
NO
SE
EVIDENCIAN LAS ACTAS DE REUNIÓN.
TOM GOBIERNO
ESCOLAR
SE ELABORABAN LAS ACTAS EN UN
2.15 SE EVIDENCIÓ QUE LAS ACTAS NO CUMPLEN
SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN, NO SE TENIA EN
LIBRO ESTABLECIDO PARA TAL FIN Y POR NO
CUMPLIR
CON
LA
CON EL FORMATO ESTABLECIDO PARA SU
CUENTA EL FORMATO OFICIAL DE ACTAS Y SE A PARTIR DE LA FECHA, SE ASUME EL FORMATO
LO TANTO NO SE HABIA ADOPTADO EL ELABORACIÓN DE LAS ACTAS EN
31/10/2015
DILIGENCIAMIENTO SGC-IF-005 ACTA DE REUNIÓN
UTILIZABA EL MODELO CONTIDIANO ELABORADO DE ACTA DE REUNION ESTABLECIDO POR LA SED
MODELO DE ACTAS OFICIALES DE LA EL FORMATO OFICIAL
DEL APLICATIVO ISOLUCION.
EN EL LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO
ADMINISTRACIÓN PUBLICA
CERRADO
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
2015
2015
2015
2015
2015
CONTRATISTA
2015
VANESSA
CASTILLA
VANESSA
CASTILLA
VANESSA
CASTILLA
VANESSA
CASTILLA
VANESSA
CASTILLA
VANESSA
CASTILLA
INSTITUCION
EDUCATIVA
COLEGIO
ADAMS
COLEGIO
ADAMS
COLEGIO
ADAMS
COLEGIO
ADAMS
COLEGIO
ADAMS
COLEGIO
ADAMS
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
13
CAUSA
EFECTO
TOM EVALUACIÓN
PRESUPUESTAL
NO POSEER DE MANERA PRECISA Y
OPORTUNA
LOS
RECURSOS
3.6 LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL EN EL RUBRO PROVENIENTES DE LA S.E.D. A TRAVES
DE PROYECTOS DE INVERSIÓN FUE DEL 72%. UNA DE LOS GIROS DE GRATUIDAD ESCOLAR
EJECIÓN BAJA SUSCEPTIBLE DE MEJORAR.
PARA PODER CUMPLIR CON MAYOR
PORCENTUALIDAD
LA
EJECUCION
PRESUPUESTAL.
TOM EVALUACIÓN
PRESUPUESTAL
4.1 DENTRO DE LA REVISIÓN EFECTUADA AL 100%
DE LOS COMPROBANTES DE EGRESO SE OBSERVA
QUE EL 50% QUE EQUIVALEN A 84 DE 168
COMPROBANTES, NO PRESENTAN SOPORTES DE
ANTECEDENTES
DISCIPLINARIOS,
JUDICIALES,
RUT, RIT Y/O CAMARA DE COMERCIO.
DADO LA MORA EN LOS GIROS DE
RECURSOS
DE
GRATUIDAD
ESCOLAR AÑO 2014-2015, Y EN
VISTA QUE LOS DOS (2) GIROS SE
EFECTUARON EN DICIEMBRE 2014
Y ENERO 2015, NO SE PUDO
CUMPLIR
CON
MAYOR
CUBRIMIENTO
LA
EJECUCION
PPTAL.
NO
OBSTANTE
LO
ANTERIOR,
EL
GRADO
DE
EJECUCION DE LOS PROYECOS DE
INVERSION EN UN 72%, ES
BASTANTE SIGINIFICATIVO,.
NO DAR CORRECTA APLICABILIDAD A LA
GUIA DE APOYO DE LA S.E.D. Y
DOCUMENTOS FALTANTES EN LOS
DESCONOCIMIENTO SOBRE TODA LA
CONTRATOS Y COMPROBANTES
DOCUMENTACION LEGAL QUE DEBE
DE EGRESO GENERADOS.
EXIGIRSELE A LOS PROVEEDORES DE
BIENES Y SERVICIOS DEL COLEGIO.
NO DAR CORRECTA APLICABILIDAD A LA
GUIA DE APOYO DE LA S.E.D. Y
DESCONOCIMIENTO SOBRE EL PAGO DE
SEGURIDAD SOCIAL EXIGIENDO LA
DOCUMENTACION PERTINENTE A LOS
PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS
DEL COLEGIO.
TOM EVALUACIÓN
PRESUPUESTAL
4.2 VERIFICADOS LOS COMPROBANTES DE
EGRESO AL 100% SE OBSERVÓ QUE EL 43.25%,
EQUIVALENTE A 43 DE 168 CE, NO CUENTAN CON
SOPORTES DE PAGO DE SEGURIDD SOCIAL Y/O
CERTIFICACIÓN DE PAGO, EXPEDIDA POR EL
REVISOR FISCAL PARA PERSONAS JURÍDICAS.
TOM EVALUACIÓN
PRESUPUESTAL
NO OBSERVANCIA DE MEDIDAS DE
CONTROL
EN
CUANTO
A
4.10 REVISADA LA INFORMACIÓN DE TESORERÍA, NO SE EVIDENCIO DOCUMENTOS DONDE
DOCUMENTOS Y VALORES QUE
SE EVIDENCIÓ QUE LA INSTITUCIÓN NO REALIZÓ ESTEN LOS ARQUEOS DE CAJA FUERTE
PUEDA
CONTENER
LA
CAJA
ARQUEOS DE CAJA FUERTE.
REALIZADOS.
FUERTE
UBICADA
EN
LA
PAGADURIA DEL COLEGIO
TOM
CAJA MENOR
TOM PROCESO
CONTRACTUAL
4.13 SE HIZO ARQUEO DE CAJA MENOR, SE
OBSERVÓ QUE HAY SOBRANTE DE $32,010, LOS
DINEROS DE LA CAJA MENOR ESTÁN GUARDADOS
EN UN LIBRO Y NO SE CUSTODIAN DE MANERA
ADECUADA.
NO DEPOSITAR LOS DINEROS EN
COFRE QUE OFREZCA GARANTIAS
SEGURIDAD Y HABER RECIBIDO
SOPORTE DEL EGRESO ANTES
ENTREGAR EL DINERO
UN
DE
EL
DE
INEXISTENCIA DE DOCUMENTACION QUE
MUESTRE LA EVALUACION REALIZADA AL
5.1.2 NO SE EVIDENCIÓ CONTROL, SEGUIMIENTO NI SERVICIO
DE
TIENDA
ESCOLAR
EVALUACIÓN FINAL DEL SERVICIO DE TIENDA (ARRENDAMIENTO
DE
ESPACIOS),
ESCOLAR, POR PARTE DEL CONSEJO DIRECTIVO.
AUNQUE SE REALIZO LA EVALUACION
VERBAL EN EL CONSEJO DIRECTIVO QUE
NO QUEDO REGISTRADO
LA
NO
VERIFICACIÓN
DEL
CUMPLIMIENTO DE LOS APORTES
SOCIALES DE SEGURIDAD QUE
DEBEN
CUMPLIR
LOS
PROVEEDORES
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
LOS PROYECTOS DE INVERSON SE VIENEN
EJECUTANDO DE ACUERDO AL GIRO DE LAS EJECUTAR LOS RECURSOS AL MAXIMO A LA
TRANSFERENCIAS EDUCATIVAS Y EN ALGUNOS MEDIDA QUE SE TENGAN LOS GIROS DE 18/11/2014
CASOS LOS RESPONSABLES DEL PROYECTO NO GRATUIDAD.
CULMINAN SU INVERSIÓN
DOCUMENTOS FALTANTES EN LOS CONTRATOS Y
COMPROBANTES DE EGRESO GENERADOS EN
MATERIA DE SEGURIDAD SOCIAL. SIN EMBARGO
SE LOGRAN SOPORTAR ALGUNOS DE ESTOS
DOCUMENTOS.
DOCUMENTOS FALTANTES EN LOS CONTRATOS Y
COMPROBANTES DE EGRESO GENERADOS EN
MATERIA DE SEGURIDAD SOCIAL. SIN EMBARGO
SE LOGRAN SOPORTAR DE ESTOS DOCUMENTOS,
LOS COMPROBANTES DE EGRESO No. 61-86-86-8694-96-98-109-118-119-126-128-128-130-137-151
OBSERVACION DE REQUISITOS CONTRACTUALES
A LOS PROVEEDORES DEL COLEGIO. ANEXAMOS
PERIODICA
DOCUMENTOS
FALTANTES
DE
LOS
MENTE
COMPROBANTES DE EGRESO No. 3-15-16-163-22-2344-22-36-73-33-61-35-30-111-80-151
CONTINUAR EXIGIENDO LA DOCUMENTACIÓN
PERTINENTE QUE SOPORTE LOS APORTES DE PERIODICA
SEGURIDAD SOCIAL A LOS PROVEEDORES, QUE MENTE
DEBAN CUMPLIR ESTE REQUISITO
NO SE TENIA EN CUENTA LA NORMATIVIDAD
SOBRE EL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS QUE
REPOSAN EN LA CAJA FUERTE, POR CUANTO NO SE REALIZARAN EN LO SUCESIVO LOS ARQUEOS PERIODICA
SE DEPOSITAN DINEROS EN EFECTIVO SOLO PERIODICOS DE CAJA FUERTE.
MENTE
CHEQUERAS Y SE CONSIDERABA QUE ESTE
CONTROL SE LLEVAN LOS RESPECTIVOS GIROS
CARENCIA DE
PREVISION
Y
CONTROL INTERNO ENTORNO AL SE ACEPTA LA OBSERVACION POR CUANTO SE ADQUIRIR COFRE PARA LA SALVAGUARDA DE LOS
CUIDADO
DE
LOS
DINEROS COMETIO UN DESCUIDO EN EL REGISTRO DE LOS DINEROS DE CAJA MENOR Y REGISTRAR LOS 20/10/2015
EXISTENTES EN EL FONDO FIJO EGRESOS DE LA CAJA MENOR
SOPORTES DE MANERA INMEDIATA Y OPORTUNA
DE CAJA MENOR
NO SE ESTABLECE PLAN DE
MEJORAMIENTO DE ACUERDO A
LOS ACIERTOS Y FALENCIAS QUE
PRESENTEN LOS ESTUDIASNTES Y
MAS
MIEMBROS
DE
LA
COMUNIDAD EDUCATIVA
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
NO SE ELABORARON LAS ENCUESTAS PARA
EFECTUAR LA EVALUACION AL SERVICIO DE
EVALUAR EL SERVICIO DE LA TIENDA, NI SE
TIENDA ESCOLAR POR EL AÑO ACADEMICO Y 31-Oct-15
PIDIERON
LOS
INFORMES
ESCRITOS
FISCAL 2015
PERTINENTES DE EVALUACIÓN DEL SERVICIO
27/11/2015
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
DADO LA MORA
EN LOS GIROS DE
RECURSOS
DE
GRATUIDAD
ESCOLAR
AÑO
2014-2015,
Y
ENVISTA QUE LOS
DOS (2) GIROS SE
EFECTUARON EN
DICIEMBRE 2014 Y
EDILBERTO
ENERO 2015, NO
MUÑETONES
SE
PUDO
CIFUENTES
- COMPLIR
CON
NINGUNA
RECTOR
MAYOR
ORDENADOR DEL CUBRIMIENTO LA
GASTO
EJECUCION
PPTAL.
NO
OBSTANTE
LO
ANTERIOR,
EL
GRADO
DE
EJECUCION
DE
LOS PROYECTOS
DE INVERSION EN
UN
72%,
ES
BASTANTE
SIGINIFICATIVO,
ESTADO
CERRADO
PERIODICAME
PAGADURIA
NTE
OBSERVACION DE
REQUISITOS
CONTRACTUALES
A
LOS
PROVEDDORES
DEL COLEGIO.
EXIGIR
PERMANENTEMENT
E
EL
CUMPLIMIENTO DE
LOS
REQUISITOS
LEGALES A LOS
PROVEEDORES
CERRADO
PAGADURIA
PERIODICAME
CONSEJO
NTE
DIRECTIVO
DURANTE
LA
VIGENCIA FISCAL
2015,
SE
HAN
VENIDO
SOLICITANDO LOS
- DOCUMENTOS EN
MATERIA
DE
SEGURIDAD
SOCIAL A LOS
PROVEEDORES
DE
BIENES
Y
SERVICIOS
DEL
COLEGIO.
CONTINUAR
PIDIENDO
LA
DOCUMENTACIÓN
PERTINENTE
CERRADO
PERIODICAME AUXILIAR
NTE
FINANCIERO
SE REALIZA EL
ARQUEO
POR
PARTE
DE
PAGADURIA PERO
NO
SE
HA
REGISTRADO EN
ACTAS
REALIZACION
ARQUEO DE CAJA
FUERTE CON LOS
REGISTROS
RESPECTIVOS DE
LOS
FUNCIONARIOS
RESPONSABLES
CERRADO
EVALUACION DE
LAS MEDIDAS DE
CONTROL
RESPONSABLE
INTERNO PARA EL
PERMANENTE DE
LA
CAJA MANEJO DE LA
MENOR
CAJA MENOR Y
AJUSTE
CONTABLE DE SU
FUNCIONAMIENTO
ADQUIRIR
COFRE
PARA
LA
SALVAGUARDA DE
LOS DINEROS DE
CAJA MENOR, ASI
COMO
DE
LOS
RECIBOS
Y
DOCUMENTOS
SOPORTES.
CERRADO
A MANERA DE
OBSERVACIÓN Y
DIRECTA
Y
A
TRAVES DE DEL
DIALOGO
CON
LOS
MIEMBROS
DE
LA
- COMUNIDAD
EDUCATIVA, SE HA
CONCLUIDO
EL
BUEN
FUNCIONAMIENTO
DEL SERVICIO DE
LA
TIENDA
ESCOLAR
EFECTUAR
LA
EVALUACION
AL
SERVICIO
DE
TIENDA ESCOLAR
POR
EL
AÑO
ACADEMICO
Y
FISCAL 2015
CERRADO
30-Nov-15
CONSEJO
DIRECTIVO
RECTORIA
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
2015
CONTRATISTA
2015
VANESSA
CASTILLA
VANESSA
CASTILLA
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CAUSA
14
13
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
COLEGIO
ADAMS
TOM PROCESO
CONTRACTUAL
NO SE TUVO EN CUENTA EL ARTICULO
DE
LA
RESOLUCIÓN
SOBRE
EL
5.1.3 NO SE EVIDENCIÓ LA CONSTITUCIÓN DE UN FUNCIONAMIENTO
DE
LA
TIENDA
GRUPO DE SUPERVISIÓN DE LA TIENDA ESCOLAR. ESCOLAR QUE ESTABLECE LA CREACIÓN
DEL COMITÉ DE SUPERVISION DE LA
TIENDA
LA NO APLICABILIDAD DEL PLAN
DE
MEJORAMIENTO
DEL
FUNCIONAMIENTO DE LA TIENDA
ESCOLAR
,
SEGÚN
RECOMENDACIONES DEL COMITÉ
DE SUPERVISIÓN
COLEGIO
ADAMS
7.1 LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA NO MANEJA
APLICATIVO DE CORRESPONDENCIA, EL MISMO SE
REALIZA DE LA SIGUIENTE MANERA: SE RECIBE LA
CUMPLIMIENTO
CORRESPONDIENCIA, SE PASA A RECTORÍA, EL NO EXISTE EN EL COLEGIO UN SISTEMA
TOM
DIRECTIVA 003 DE RECTOR DA RESPUESTA O EN SU DEFECTO O REGISTRO FORMAL PARA EL CONTROL
2013
ASIGNA LA PERSONA QUE DEBE REALIZAR EL DE LA CORRESPONDENCIA.
TRÁMITE DE RESPUIESTA, NO SE REALIZA EL
CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE LA
CORRESPONDENCIA.
NO LOGRAR EVIDENCIAR QUE
TIPO
DE
CORRESPONDENCIA
LLEGA AL COLEGIO, QUIEN ASUME
LA RESPUESTA DE SOLICITUDES Y
LOS
TIEMPOS
DADOS
PARA
RESPONDER A LO SOLICITADO. NI
HACER SEGUIMIENTO A LOS
TRAMITES
DADOS
A
LOS
DOCUMENTOS
RADICADOS
Y
ENVIADOS
CREAR EL COMITÉ DE SUPERVISION DEL
CONTRATO DE TIENDA ESCOLAR Y PROPENDER
POR DAR APLICABILIDAD A LA RESOLUCION 234 DE 18-Nov-15
2014 (COMITÉ DE SUPERVSION DE TIENDAS
ESCOLARES)
EL COLEGIO NO CUENTA CON UN SISTEMA DE
REGISTRO
DE
LA
CORRESPONDENCIA
SISTEMATIZADO Y ACTUALIZADO Y ESTA SE
LLEVA DE MANERA EMPIRICA SIN CONTROL
APROPIADO PARA UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA
EL COLEGIO TOMARA LOS CORRECTIVOS A QUE
HAYA LUGAR. ACLARANDO QUE LA INSTITUCION
NO HA RECIBIDO ASESORIA NI APOYO POR PARTE
DE LA S.E.D. EN TORNO A ELLO. ADQUIRIR UN
30-Nov-15
SISTEMA
DE
CONTROL
SOBRE
LA
CORRESPONDENCIA, O LA IMPLEMENTACION DE
UN MECANISMO POR PARTE DEL COLEGIO PARA
SU DEBIDO CONTROL.
COLEGIO
GOBIERNO
CUNDINAMARCA ESCOLAR
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
GOBIERNO
CUNDINAMARCA ESCOLAR
Al momento de solicitud de carpeta de
mantenimiento no fue suministrada por la
funcionaria encargada ya que posiblemeta no
1.4 No se evidencia conformacion del Comité de
No fue posible evidenciar la existencia
se archivo en forma adecuada, encontrandose
Omision de solicitud por motivos involuntarios y
Mantenimiento según lo establecido el articulo 12 de el
de Acta de conformacion de Comité
luego cuando ya se habia registrado el
carpeta mal archivada.
Manual de Uso, Conservacion y Mantenimiento,
de Mantenimiento.
hallazgo, se anexa copia de dicha acta
faltando la firma del gestor teritorial que no se
hizo presente. ANEXO 2
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
CUNDINAMARCA
2.7
2015
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
16
La funcionaria comenta que a pesar de que cada acta
la del Consejo Directivo esta debidamente firmada por los
de integrantes de cada fecha, omitio por error de presicion
la fecha en el momento de llamado a lista, situacion
que no se puede volver a presentar.
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
A pesar de llevar un control de asistencia el cual se
confirma mediante anexos, en la asistencia de los
Miembros de Consejo Directivo se omitio la fecha de
cada reunnion y como asi lo nombran se puede
presentar a divagaciones, se solicita a la funcionaria
encargada de las actas que a partir de la proxima
02/09/2015
reunion de Consejo Directivo que efectuara en fecha 8
de Septiembre de 2015 debe aparecer en el llamado a
asistencia la fecha que cursa en ese momento,
permitiendo de esta manera mayor claridad a las actas
de asistencia y recordandole a la funcionaria no
volverse a presentar esta omision. ANEXO 1
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
CONSEJO
DIRECTIVO
RECTORIA
ANALISIS DE LA
FORMA EN QUE
SE DEBE CREAR
EL COMITÉ DE
SUPERVISION DEL
- CONTRATO
DE
TIENDA ESCOLAR
Y APLICAR LO
NORMADO EN LA
RESOLUCION 234
DE 2014
CREAR EL COMITÉ
DE
SUPERVISION
DEL CONTRATO DE
TIENDA ESCOLAR Y
APLICAR
LO
NORMADO EN LA
RESOLUCION
234
DE 2014
CERRADO
30-Apr-16
CONSEJO
DIRECTIVO
RECTORIA
SECRETARIA
EL
COLEGIO
LLEVA REGISTRO
EN UN CUADERNO
ENUMERADO CON
FECHA
DE
- RADICACIÓN
DE
- LOS
DERECHOS
DE PETICIÓN Y
DOCUMENTOS
QUE REQUIEREN
RESPUESTA
O
SOLUCIÓN
ADQUIRIR
UN
SISTEMA
DE
CONTROL
SOBRE
LA
CORRESPONDENCI
A, Y LA ADOPCIÓN
DE UN MECANISMO
POR PARTE DEL
COLEGIO PARA SU
DEBIDO CONTROL.
CERRADO
02/09/2015
Area
Administrativa,
Secretaria
Administrativa
Implementacion de
formato establecido
en
ISOLUCION,
remision al archivo y
actualizacion
de
fechas según las
actas del Consejo
Directivo realizadas,
implementacion
de
formato establecido
en
ISOLUCION,
remision al archivo y
actualizacion
de
fechas
según las
actas del Consejo
Directivo realizadas.
CERRADO
TIEMPO
NO SE REALIZO LA EVALUACION PERTIENENTE DE
MANERA FORMAL POR DECONOCIMIENTO DE LAS
RECOMENDACIONES Y OBLIGACIONES QUE
ESTABLECEN LA LEY PARA EL FUNCIONAMIENTO
DE LA TIENDA ESCOLAR
A pesar de llevar un control de asistencia el
cual se confirma mediante anexos, en la
asistencia de los Miembros de Consejo
Directivo se omitio la fecha de cada reunion y
como asi lo nombran se puede presentar a
divagaciones, se solicita a la funcionaria
1.1 Las listas de asistencia anexas a las actas de
No
es
posible
verificar
encargada de las actas que a partir de la
Reunion de Consejo Directivo no se encontraban
correspondencia entre listado
proxima reunion de Consejo Directivo que
fechadas ni en los formatos establecidos
asistencia y actas
efectuara en fecha 8 de Septiembre de 2015
debe aparecer en el llamado a asistencia la
fecha que cursa en ese momento, permitiendo
de esta manera mayor claridad a las actas de
asistencia y recordandole a la funcionaria no
volverse a presentar esta omision.
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
31-Mar-16
CERRADO
en el iten 2.7 no existe ningun hallazgo, al
continuar la lectura del acta el hallazgo se
encuentra en le iem 2.8
Estos recursos pertenecen a un excedente de
PROCESO
las transferencias de la Secretaria de
COLEGIO
2.8 No se han ejecutado los recursos de Escuela Ciudad
PRESUPUESTAL Y
Educacion Distrital por este concepto y que
CUNDINAMARCA
Escuela de otras vigencias
TESORERIA
llevan tres años sin recibir una directriz para
su ejecucion
CERRADO
Consultando el area de presupuestal de La SED se
determina que este rubro debe ser aplicado al Proyecto
Paseando Ando, Proyecto bandera del rubo Escuela
Ciudad Escuela, por intermedio del acta proxima del
Consejo Diretivo en reunion del 8 de septiembre se
Estos recursos han permanecido en el Estos recursos pertenecen a un excedente de las aprobara y proveera a los niños que este Consejo
presupuesto y estado de tesoreria transferencias de la Secretaria de Educacion Distrital Determine con el fin de apoyar una salida pedagogica
08/09/2015
duante tres años sin llevar a cabo su por este concepto y que llevan tres años sin recibir una enmarcada en el Proyecto de Paseando Ando. Se hara
ejecucion
directriz para su ejecucion
llegar a La SED Coordinacion de Control Interno, el acta
de aprobacion de inversion de dicho rubro. La
Institucion a trabes del Consejo Directivo acordara la
ejecucioin de estos recursos, sin afectar su destinacion
espesifica inicial cual es su utilizacion en el transporte
de los estudiantes para salidas pegagogicas.
02/09/2015
La
actividad
depende
de
la
aprobacion
del
Rectoria,Consejo
Consejo Directivo a
Directivo
y
que grupo de la
Pagadurìa
poblacion
estudiantil, se apoya
esta salida.
1, Aprobacion del
Consejo Directivo de
la salida pedagogica
y la destinacion del
rubro al Proyecto
Paseando Ando como
destinacion espeifica.
2, Programar y llevar
a cabo la salida
pedagogica con los
estudiantes al cual va
dirigido. 3, Hacer
llegar
a
la
Coordinacion
de
Control Interno de La
SED
el
acta
aprobacion,
destinacion y luego
programacion
y
realizacion
de
la
salida pedagogica.
CERRADO
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
CONTRATISTA
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
2015
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
12
13
14
17
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
08/09/2015
Comunicarle
el
hallazgo al Señor
Contador
de
la
Institucion y firmar
con
el
Auxiliar
Financiero
la
asistencia
a
la
reunion del Consejo
Rectoria, Contador Directivo del 8 de
y pagaduria
septeimbre y en
proximas
fechas,
que se le invite estar
en disposicion de
efectuar
dichos
informes,
se
evidencia con acta
de
compromiso.
ANEXO 3
Que el Contador se
presente el 8 de
Septiembre
a
la
reunion de Consejo
Directivo a presentar
el informe del año
2015.
CERRADO
continuo
A traves del Consejo
Directivo se llevara a
cabo
las
Actividad
de
Rectoria, Consejo
modificaciopnes
al
Rectoria,
Consejo
Directivo
y
manual
de
Directivo y Auxiliar
Pagaduria
contratacion
de
Financiero
acuerdo
con
las
circulares 16+ y 30 de
20014
CERRADO
En la condicion de estudiantes se omite y se olvida la
A pesar de no existir una adecuado
accion que deben realizar respecto a la interventoeia de
sequimiento,como lo expresamos en
Apartir de la fecha se haran los controles para el
la tienda escolar, proceso que se tendra en cuanta y se
08/09/2015
elpunto anterior, existe un adecuado
siguimiento y control del manejo de Tienda Escolar
corregira en forma inmediata tan pronto el Consejo
funcionamieno de la tienda escolar
Directivo fomente dicha accion.
30/11/2015
Consejo
Directivo,Rectoria y
pagaduria
reunion de Consejo
Directivo
y
programacion
de
actividad
de
seguimiento.
CERRADO
COLEGIO
ALMACEN
CUNDINAMARCA INVENTARIOS
se dificulto por parte del operador de dicho
sofware la apliacacion del sofware en otro
equipo ya que la entidad dueña sel sofare
incumplio en dichas visitas. Se insiste
nuevamente y se logra la intervencion del
operador el cual instala y deja funcionando
nuevente el programa en mayo de 2015,
dandose inicio a la consignacion de todas las
5.1 La informacion del almacen esta desactualizada cuentras de salida y entrada de almacen y asi
E
debido a que el aplicativo AS FINANCIERO se daño en mismo el kardex, sin embargo se esta
Mayo de 2014
llevando a cabo en el sofware AS FIANCIERO
todo el registro de entrada y salida actuaizada
asi mismo el kardex, se someten a alimentar
la base de datos del tiempo que no se pudo
utilizar hasta finales del mes de octubre del
año en curso, dejando de esta manera todas
las
bases
alimentadas
e
iniciando
nuevamente el proceso de inventarios en
dicho programa.
a pesar de tener los inventarios
definidos
con
sus
respectivos
responsables y con absouta claridad,
el daño en la parte de la informacion
electronica retraso enormemente el
trabajo de almcen no permitiendo la
claridad en los procesos de inventario
y en los procesos de almacen.
a pesar de tener los inventarios definidos con sus
respectivos responsables y con absouta claridad, el
daño en la parte de la informacion electronica retraso
enormemente el trabajo de almcen no permitiendo la
claridad en los procesos de inventario y en los
procesos de almacen.
el area evaluada se compromete a alimentar las bases
de datos al 28 de octubre de 2015 y mantener
27/08/2015
actualizado aprtir de la fecha todo el sistema de
entrada y salida y asi mismo el kaedex de la institucion.
28/10/2015
Actualizacion de las
Funcionaria
area bases de datos para Actualizacion
almacen-Pagaduria el
sofware
AS sofware
FINANCIERO
COLEGIO
ALMACEN
CUNDINAMARCA INVENTARIOS
se dificulto por parte del operador de dicho
sofware la apliacacion del sofware en otro
equipo ya que la entidad dueña sel sofare
incumplio en dichas visitas. Se insiste
nuevamente y se logra la intervencion del
operador el cual instala y deja funcionando
nuevente el programa en mayo de 2015,
dandose inicio a la consignacion de todas las
5.2 Se verifica que no hay Kardex, incumpliendo las
cuentras de salida y entrada de almacen y asi
E directrices establecidas en la Resolucion 001 de 2001,
mismo el kardex, sin embargo se esta
Manual de Procesos Administrativos y Contables para el
llevando a cabo en el sofware AS FIANCIERO
Manejo y Control de los Bienes en el Distrito Capital.
todo el registro de entrada y salida actuaizada
asi mismo el kardex, se someten a alimentar
la base de datos del tiempo que no se pudo
utilizar hasta finales del mes de octubre del
año en curso, dejando de esta manera todas
las
bases
alimentadas
e
iniciando
nuevamente el proceso de inventarios en
dicho programa.
a pesar de tener los inventarios
definidos
con
sus
respectivos
responsables y con absouta claridad,
el daño en la parte de la informacion
electronica retraso enormemente el
trabajo de almcen no permitiendo la
claridad en los procesos de inventario
y en los procesos de almacen.
a pesar de tener los inventarios definidos con sus
respectivos responsables y con absouta claridad, el
daño en la parte de la informacion electronica retraso
enormemente el trabajo de almcen no permitiendo la
claridad en los procesos de inventario y en los
procesos de almacen EN BUENA PARTE DEL AÑO
2014
el area evaluada se compromete a alimentar las bases
de datos al 28 de octubre de 2015 y mantener
27/08/2015
actualizado aprtir de la fecha todo el sistema de
entrada y salida y asi mismo el kaedex de la institucion.
28/10/2015
Actualizacion de las
Funcionaria
area bases de datos para Actualizacion
almacen-Pagaduria el
sofware
AS sofware
FINANCIERO
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
COLEGIO
PROCESO
CUNDINAMARCA CONTABLE
CAUSA
3.7 En las actas del consejo Directivo de la vigencia
2014 no se evidencio que el Contador presente los
Omision por error administrativo solicitarle al
informes contables al Consejo Directivo como lo
Contador dicho informe al Consejo Directivo.
establece el literal del numeral 2.6 de guia Financiera de
los Fondos de Servicios Educativos
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
A pesar que se venia presentando año a año dicho
Que el Consejo Directivo conozca el
informe, presuntamente se omitio por error y tambien
procedimiento contable y el trámite
por enfermedad del Señor Contador quien estuvo
tanto físico como virtual que de los
incapacitado tiempos continuos y no se invito a dicho
estados financieros del Colegio
informe.
COLEGIO
PROCESO
CUNDINAMARCA CONTRACTUAL
4.1 Al revisar el Manual de Contratacion se observo que
este no se encuentra actualizado con las directrices
establecidas en las Circulares No. 16 del 22 de Abril de
2014 y No. 30 del 25 de Julio de 2014 armonizados con
el Decreto No. 1510 del 17 de Julio de 2013.
El
Manual
aprobado
de
la
Contratacion, a pesar de no contener
lo expresado, en las Circulares 16 y 30
de 2014, por su extemporanidad en su
expedicion frente al proceso de
El Manual fue aprobado por el Consejo
El Manual fue aprobado por el Consejo Directivo antes
aprobacion del citado Manual, cumple
Directivo antes de entrar en vigencia las
de entrar en vigencia las normas citadas en la presente
con
todos
los
requisitos
de
normas citadas en la presente observacion.
observacion
transpariencia, economia igualdad y
dermas condiciones exigidas por la ley
80 de 1993 y demas leyes
modificatorias de este y su s Decretos
reglamentarios
COLEGIO
PROCESO
CUNDINAMARCA CONTRACTUAL
4.2 Se establece un hallazgo administrativo en la
vigilancia de la gestion de la tienda escolar por parte del
comité que hace las veces del interventor del dicho
contrato, a pesar de estar conformado por el Personero
Estudiantil y el Contrador de la Institucion y un docente,
solo se registro con acta la gestion adelantada por el
Personero del Colegio. Actas que reposan en el archivo
de Pagaduria y en la carpeta de Personeria estudiantil, el
cual se anexan.
a pesar Existe un adecuado funcionamiento
de la tienda escolar en cuanto a varidad del
producto, precios, y atencion, se omitio la
continuidad de la interventoria por un tiempo,
pero que se retoma en forma inmediata y se
programa esta accion a partir del 8 de sep
del año en curso cuando se nuevamente
programada por el Consejo Directivo.
15
16
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
INSTITUCION
EDUCATIVA
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
TIEMPO
A partir del proxima reunion del Consejo Directivo se le
comunicara al Contador para la rendicion de los estados
financieros, esta reunion se realizara el dia 8 de
08/09/2015
Septiembre a las 8:00 am y se tendra como prueba el
acta del Consejo Directivo y la ejecucion de dicho
informe.
inmediato
del
del
CERRADO
CERRADO
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
CONTRATISTA
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
INSTITUCION
EDUCATIVA
12
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
COLEGIO
ALMACEN
CUNDINAMARCA INVENTARIOS
se dificulto por parte del operador de dicho
sofware la apliacacion del sofware en otro
equipo ya que la entidad dueña sel sofare
incumplio en dichas visitas. Se insiste
nuevamente y se logra la intervencion del
operador el cual instala y deja funcionando
nuevente el programa en mayo de 2015,
dandose inicio a la consignacion de todas las
5.3 Se verifica que no hay entradas de almacen propias cuentras de salida y entrada de almacen y asi
E
del proceso de almacen, no se puede consultar la mismo el kardex, sin embargo se esta
informacion,
llevando a cabo en el sofware AS FIANCIERO
todo el registro de entrada y salida actuaizada
asi mismo el kardex, se someten a alimentar
la base de datos del tiempo que no se pudo
utilizar hasta finales del mes de octubre del
año en curso, dejando de esta manera todas
las
bases
alimentadas
e
iniciando
nuevamente el proceso de inventarios en
dicho programa.
COLEGIO
ALMACEN
CUNDINAMARCA INVENTARIOS
Si se lleva un formato casi similar al de
dotaciones escolares, solo le falta los logos
de La SED y Bogot Humana, sin embargp se
ordena y establece el formato dado por
dtaciones escolares el cual se anexa y a partir
dela fecha se esta actualizando todo el
inventario con este formato, inmediatamente
se implementa el formato de traslado de
lelemtos de dependencia conforme a los
establecido con dotaciones escolares para
tener mayor claridad del movimiento de
inventarios.
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
a pesar de tener los inventarios
definidos
con
sus
respectivos
responsables y con absouta claridad,
el daño en la parte de la informacion
electronica retraso enormemente el
trabajo de almcen no permitiendo la
claridad en los procesos de inventario
y en los procesos de almacen.
a pesar de tener los inventarios definidos con sus
respectivos responsables y con absouta claridad, el
daño en la parte de la informacion electronica retraso
enormemente el trabajo de almcen no permitiendo la
claridad en los procesos de inventario y en los
procesos de almacen EN BUENA PARTE DEL AÑO
2014
el area evaluada se compromete a alimentar las bases
de datos al 28 de octubre de 2015 y mantener
actualizado aprtir de la fecha todo el sistema de 27/08/2015
entrada y salida y asi mismo el kaedex de la institucion.
ANEXO 1
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
ALMACEN
CUNDINAMARCA INVENTARIOS
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
el personal administrativo del Colegio
Cundinamarcano ha tomado la capacitacion y
7.1 EL Colegio no cuenta con las Tablas de Retencion
COLEGIO
DIRECTIVA 003 DE
solicitmos
ala
SED
establecer
una
documental, los archivos no se encuantran foliados ni
CUNDINAMARCA 2013
programacion con el fin de que cada
organizados cronologicamente.
funcionario se actualice en las sistema de
gestion documental
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
3.3 SE OBSERVÒ UNA DIFERENCIA EN EL RUBRO
INTEGRADO
3.
EVALUACION
PROBLEMAS
DEL MANTENIMEINTO DE LA ENTIDAD Y LA
JOSE
MARIA PRESUPUESTAL
SICAPITAL
TARJETA DE INTERESES Y COMISIONES
CORDOBA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
3.4 REGISTRO DE INGRESOS, INCORRECTA
INTEGRADO
3.
EVALUACION
PROBLEMAS
NUMERACIÒN DE ACTAS DE LEGAIZACION, ACTAS
JOSE
MARIA PRESUPUESTAL
SICAPITAL
CON EL MISMO NUMERO.
CORDOBA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
INTEGRADO
3.
EVALUACION
3.9 EXCEDENTES FINANCIEROS
JOSE
MARIA PRESUPUESTAL
CORDOBA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
INTEGRADO
3.
EVALUACION 3.11.1 COMPROBANTES
JOSE
MARIA PRESUPUESTAL REQUISITOS
CORDOBA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
INTEGRADO
3.
EVALUACION 3,11,2 OMISION DEL COMPROBANTE DE PAGO DE FALTA DE CONTROL Y CUMPLIMIENTO DE INCUMPLIMIENTO
DE
JOSE
MARIA PRESUPUESTAL TRES CONTRATISTAS
NORMAS
FUNCIONES Y LAS NORMAS
CORDOBA
no tenenmos el formato de solicitud, pero si
esta la informacion registrada tal como lo
encontro la funcionaria, a partir de esta fecha
5.7 Se encuentra que el procedimiento para solicitud de
E
se consolido un formato de almcacen
necesidades no es el adecuado al al no estar foliados ni
actualizado, clarificado y en el se consignara
organizados en un formato establecido.
a partir de la fech todas las solicitodes de
,aterial que los docentes, estudiantes y
co,munidasd educativa soliciten.
DE
EN
EL
EN
EL
28/10/2015
en comunicación con la directora de dot esco nos
facilito en forma personal los formatos actualizados de
dciicha dependencia, el cual fueron trasladaos a su
manera al col cundinamarca y plasmar en ellos los
movimientos de inventario que se solicitan y en forma
inmediata se aplican y se actualizan los anteriores.
no actualizar la informacion que
permita
consolidad
todas
las
solicitudes de elementos necesarios
para el buen desarrollo de la actividad no se tenia en cuenta un formato actualizado,pero en
apartir de la fecha toda solicitud se registra bajo el
academica,
altener
el
formato este momento se lleva el formato de dotaciones
27/08/2015
formato
actualizado,
se
entendera
que escolares.
inmediatamente
mejora
la
presentacion y da mas claridad a las
solicitudes
27/08/2015
el
archivo
en
las
diferentes
dependencias
se
encuentra
Falta conocimiento de las normas del Sistema de tomar las capacitaciones correspondientes y actualizace
debidamente archivado, hacindo falta
Gestion Documental
sobre las normas del sistema de Gestion documental,
aplicar las normas actuales de
Gestion Documental
EL APLICATIVO DE SI CAPITAL NO REGITRABA LOS VERIFICAR LOS DATOS DE LAS
APLICATIVO LA INFORMACION INCONGRUENTE
AVALORES DE ADICIONES PRESUPUESTALES DEL PRESUPUESTALES
CONCUERDEN
Y NO VERAZ
GATOS
EJECUCIÒN PRESYUPUESTAL
APLICATIVO LA INFORMACION INCONGRUENTE
INCONVENIENTE CON EL APLICATIVO SICAPITAL
Y NO VERAZ
FALTA DE PLANEACION Y CONTROL
EGRESO,
la funcionaria pudo constatar que si hay formatos con
si tenemos claridad de los inventarios
los inventarios por dependencias e individuales y
en las dependencia y loa inventarios
hemos solicitado a dotacones escolares los formatos
individuales , solo es actualizar el
de actalizacion, los cuales ya llegaron al colegio y se
formato
anexan a este informe
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
5.4 No se maneja formato establecidopor la Direccion de
Dotaciones Escolares de la SED respecto a inventarios
individuales por dependencia, la informacion esta
desactualizada y no hay registro de traslados entre
dependencias.
16
15
EFECTO
2015
E
14
13
CAUSA
SE
DEJAN
RECURSOS
PARA
SUPLIR
NECESIDADES AL COMIENZO DEL AÑO, YA QUE
LOS GIROS POR TRANSFERENCIA LLEGAN EN
INCUMPLIMIENTO
DE
METAS ABRIL EL CONSEJO DIRECTIVO, PROYECTA
EDUCATIVOS INSTITUCIONALES
DEJAR ECEDENTES FINANCIEROS PARA EL AÑO,
SIGUIENTE
EJECUTAR UN PROYECTO DE
COMPRAS DE TELEVISORES PARA AUAS CLASE
Y PUPITRES.
FALTA FALTA DE CONTROL Y CUMPLIMIENTO DE INCUMPLIMIENTO
DE
NORMAS
FUNCIONES Y LAS NORMAS
TARJETAS
CON
LA 1-oct.-2015
APARTIR DE LA FECHA SE ABRIRÀ UNA CARPETA
DE INGRESOS QUE SE LLEVARAN EN ORDEN
1-oct.-2015
NUMERICO Y CRONOLOGICO PARA VERIFICAR
QUE NO SE REPITA LA NUMERACION
PLANEAR Y EJECUTAR DE ACUERDO A LAS
NECESIDADES INSTITUCIONALES YB AL PEI
EJERCER CONTROL Y SEGUIMIENTO TRIMESTRAL 1-oct.-2015
A LA EJECUCIÒN DE LOS PROYECTOS DE
INVSERSIÒN
A PARTIR DE LA FECHA SE EXIGIRAN TODOS LOS
LAS
FALTA VERIFICAR Y CONTROL A LOS CONTRATOS DOCUMENTOS ANTES DEL PAGO, CON EL FIN DE 1-oct.-2015
CUMPLIR CON EL LLENO DE LOS REQUISITOS.
LAS
A PARTIR DE LA FECHA SE EXIGIRAN TODOS LOS
FALTA VERIFICAR Y CONTROL A LOS CONTRATOS DOCUMENTOS ANTES DEL PAGO, DE LA 1-oct.-2015
SEGURIDAD SOCIAL
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
Actualizacion de las
Funcionaria
area bases de datos para Actualizacion
almacen-Pagaduria el
sofware
AS sofware
FINANCIERO
del
ESTADO
CERRADO
remitir
la
informacion desde el
año
2008
y
actualizarla en el
sofware
AS
FINANCIRO, recibir
la funcinaria area
de parte de la SED verificacion
de
de
almcaen
y
los
formatos actualizacion de los
pagaduria
y
actualizados
y formatos
rectoria
disponer de todas
las habilidades para
ubicar el sofware
actualizado al 28 de
octubre del año
2015, ANEXO 4 y 5
CERRADO
Funcionaria
de almacen
CERRADO
area implementacion del actualizacion de toda
formato, ANEXO 6 la informacion,
capacitar y solicitar
funcionarios de las
a los funcionarios
areas
Rectoria,
actualizacion según
Pagaduria
y
la norma los archivo
Almacen,
del colegio
dic-15
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
dic-15
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
dic-15
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
dic-15
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
1-oct.-2015
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
verificacion
de la
aplicación
y
actualizacion
del
sistema de archivo
del colegio.
CERRADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de junio de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de junio de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de junio de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de junio de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de junio de 2016.
11
12
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
INTEGRADO
3.
EVALUACION 3,11,3 CARPETA CON DECLARACIONES RECIBIDOS OMISION
CUMPLIMIENTO
JOSE
MARIA PRESUPUESTAL DE PAGO Y LIBRO AUXILIAR
FUNCIONES
CORDOBA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
INTEGRADO
3.
EVALUACION 3,12 EJECUCIÒN DEL 56% DE LOS PROYECTOS DE
FALTA DE PLANEACION Y CONTROL
JOSE
MARIA PRESUPUESTAL INVERSIÒN
CORDOBA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
INTEGRADO
4,
EVALUACION 4,6 CONCILIACIONES BANCARIAS
JOSE
MARIA DEL GASTO
UNICAMENTE POR EL CONTADOR
CORDOBA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
2015
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
14
13
AÑO
AUDITO
RIA
CAUSA
EFECTO
DE
LAS
DIFICULTADES
INFORMACION
COLEGIO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
EN
CONTABLE
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
LA LAS DECLARACIONES Y RECIBOS DE PAGO SE
A PARTIR D ELA FECHA SE TENDRÀ UNA CARPETA
DEL ARCHIVAN
CON
LOSCOMPROBVANTES
DE
1-oct.-2015
DE IMPUETOS CON TODS LOS SOPORTES
EGRESO
PLANEAR Y EJECUTAR DE ACUERDO A LAS
NECESIDADES INSTITUCIONALES Y AL PEI
INCUMPLIMIENTO DE LAS METAS FALTA DE CONTROL Y SEGUIMIENTO A LA
EJERCER CONTROL Y SEGUIMIENTO TRIMESTRAL 1-oct.-2015
EDUCATIVAS INSTITUCIONALES
EJECUCIÒN DE LOS PROYECTOS DE INVERSION
A LA EJECUCION DE LOS PROYECTOS DE
INVERSION
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
dic-15
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de junio de 2016.
dic-15
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
Abierto
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de junio de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de junio de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de junio de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de junio de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de junio de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 12 de julio de 2016.
Abierto
DARLE CUMPLIMIENTO A LA RESOLUCIÒN 2352 Y A
1-oct.-2015
LA GUIA FINANCIERA ITEM 4,8
dic-15
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
COLEGIO
INTEGRADO
5.
JOSE
MARIA CONTRATACION
CORDOBA
AUNQUE SE REALIZO LA EVALUCION NO FALTA
SEGUIMIENTO
AL SE REALIZARA LA EVALUACION PERMANETE Y DEJAR EVIDENCIAS DE LA EVALAUCION DEL
5,3 TIENDA ESCOLAR NO SE EVIDENCIO SOPORTE
SE EVIDENCIO EN ACTAS DEL CONSEJO CONTRATO
DE
LA
TIENDA ANUAL AL CONTRATO PERO NO SE DEJO SERVICIO DE LA TIENDA ESCOLAR EN LAS ACTAS 1-oct.-2015
DE LA EVALUCAION ANUAL DE LA TIENDA ESCOLAR
DIRECTIVO
ESCOLAR
EVIDENCIAS EN LAS ACTAS
DEL CONSEJO DIRECTIVO
dic-15
RECTOR-
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
INTEGRADO
6, INVENTARIOS
JOSE
MARIA
CORDOBA
6,1 ALMACEN NO HAY KARDEZ DE ALMACEN
Febrero de 2016
AUX.
ADMINISTRATIVO
ALMACEN
E
INVENTARIOS
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
INTEGRADO
6, INVENTARIOS
JOSE
MARIA
CORDOBA
6,5
INVENTARIOS
DESACTUALIZADOS
1-oct.-2015
1-mar.-2016
AUX.
ADMINISTRATIVO
ALMACEN
E
INVENTARIOS
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
LOS FUNCIONARIOS ADINISTRATIVOS CONOCEN
COLEGIO
7. CUMPLIMIENTO 7,2
MANUAL
DE
FUNCIONES
OMISION
E
EL MANUAL DE FUNCIONES, PERO HAY
INTEGRADO
FALTA DE CONTROL Y SEGUIMIENTO AL DIFICULTADES EN LOS PROCESOS
ENGREGAR
A
LOS
FUNCIONARIOS
DIRECTIVA 003 DE INCUMPLIMIENTO DE FUNCIONES DEL PERSONAL
SITUACIONES CON EL PALICATIVO DE SICAPITAL
1-oct.-2015
JOSE
MARIA
CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES
ADMINISTRATIVOS
ADMINISTRATIVOS EL MANUAL DE FUNCIONES
2013
ADMINISTRATIVO
QUE NO PERMITEN CUMPLIR A CABALIDAD CON
CORDOBA
LA SFUNCIONES
1-mar.-2016
RECTOR
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO SANTA 2.
GOBIERNO
2,1 ACTAS CONSEJO DICECTIVO
BARBARA
ESCOLAR
30/03/2015
CONSEJO
DIRECTIVO
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO SANTA 2.
GOBIERNO
2,3 ACTAS CONSEJO DICRETIVO
BARBARA
ESCOLAR
POR DESCONOCIMIENTO DE ESTA NORMA Y POR
CUESTONES DE TIEMPO PUESTO QUE EL
SE PROGRAMARA FECHA PARA REALIZAR EL
CONSEJO ANTERIOR ESTABA CONFORMADO POR
EMPALME DEL CONSEJO DIRECTIVO SALIENTE 10/10/2015
PERSONAS QUE EN LA NUEVA VIGENCIA TIENE
CON EL ENTRANTE
OCUPACIONES QUE LES IMPIDIO DEDICARLE
TIEMPO A LO DEL COLEGIO
30/03/2015
RECTORIA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO SANTA 2.
GOBIERNO
2,7 ACTAS CONSEJO DICRETIVO
BARBARA
ESCOLAR
SE REALIZO OFERTA PARA LA TIENDA ESCOLAR
DEJAR EVIDENCIAS ESCRITAS Y FOTOGRAFICAS
COLOCANDO EL AVISO DE PUBLICACION PARA LA
DE PUBLICACION DE OFERTA PARA LA TIENDA 01/10/2015
OFERTA DE LA TIENDA ESCOLAR EN LA PUERTA
ESCOLAR
PRINCIPAL SE PRESENTO SOLO UNA OFERENTE
30/03/2015
RECTORIA
FINANCIERO
SE
REALIZARA
- PUBLICACION DE
OFERTA DEJANDO
EVIDENCIAS
REALIZAR
EL
PROCESO
DE
DISCIPLINARIO
OFERTA PARA LA
VIGENCIA 2016
PRESENTAR
INFORME
FINANCIERO
DE
EJECUCION
DEL
PRESUPUESTO AL
- CONSEJO
DIRECTIVO
Y
PUBLICAR
LOS
ESTADOS
FINANCIEROS EN
LAS TRES SEDES
EN CARTELERAS
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
REALIZAR
institución con la acción correctiva
PUBLICACION CON
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
EVIDENCIAS
mejoramiento, por lo anterior se
FOTOGRAFICAS
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de febrero de 2016.
POR
ELABORADAS INCUMPLIMIENTO LA RESOLUCION 2352 Y INFORMACIÒN INOPORTUNA Y NO
OMISION AL CUMPLIMEINTO DE LAS NORMAS
LA GUIA FINANCIERA
VERAZ
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
DIFICULTADES EN EL APLCIACTIVO DE SI FALTA
DE
CAPITAL
ELEMENTOS
CONTROL
DE
DIFICULTADES EN EL APLICATIVO DE SICAPITAL
NO PERMITE LLEVAR EL KARDEZ( SE ACLARA QUE
ORGANIZAR Y REGISTRAR EL KARDEX DE FORMA
EL PROGRAMA SI TIENE UN KARDEZ, PRO NO ES
1-oct.-2015
MANUAL
COHERENTE CON LAS NECESIDADES DEL
COLEGIO.)
SE ESTA REALIZANDO EL PROCESO DE
DEPENDENCIAS SE ESTA REALIZANDO EL PROCESO DE DIFICULTAD EN EL CONTROL Y DEPURACION DE LOS INVENTARIOS TANTO DEL
ACTUALIZACION DEL INVENTARIO DEL COLEGIO
DEPURACION DE INVENTARIOS
USO DE LOS ELEMNTOS
COLEGIO COMO DE LA SECRETARIA DE
EDUCACION
EL ACTA NO 4 DE FECHA 30 DE ABRIL NO
FUE ELABORADO EN EL FORMATO
ESTABLECIDO
PARA
SU
DILIGENCIAMIENTO. FALTA ACTA DEL
CONSEJO NO 2 DE FECHA 26 DE
FEBRERO DE 2014
EL NO REALIZAR EL ACTA EN EL
FORMATO DE ISOLUCION HACE POR DESCONOCIMIENTO NO SE ELABORO EL ELABORAR TODAS LAS ACTAS EN FORMATO
01/10/2015
QUE NO HAYA UN ORDEN EN LA ACTA EN FORMATO ISOLUCUION
ISOLUCION
INFORMACION
EL NO REALIZAR EL EMPALME
DEJA
SIN
INFORMACION
NO SE REALIZO EL EMPALME CON EL NECESARIA LA DEFINICION DE
CONSEJO DIRECTIVO SALIENTE NI SE PLANES
Y
ESTRATEGIAS
REALIZO EL INFORME DE GESTION
ENCAMINADAS A DESARROLLAR
UNA GESTION ADMINISTRATIVA
EFICIENTE
NO SE EVIDENCIO APROBACION POR
EL NO REALIZAR LA PUBLICACION
PARTE DEL CONSEJO DIRECTIVO DEL
DEL
PROCESO
LLAMADO
A
PROCESO LLAMADO A OFERTA DE
OFERTAS HACE QUE SE VEA SIN
ADJUDICACION DE LA TIENDA ESCOLAR
TRANSPARENCIA EL PROCESO
VIGENCIA 2014
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
ABIERTO
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO SANTA 2.
GOBIERNO
2,9 ACTAS CONSEJO DICRETIVO
BARBARA
ESCOLAR
NO SE EVIDENCIO QUE EL RECTOR,
CONTADOR Y AUXILIAR FINANCIERA
HUBIERAN
PRESENTADO
INFORME
PRESUPUESTAL
Y
CONTABLE
AL
CONSEJO DIRECTIVO
CAMBIAR DE SITIO LA PUBLICACION DE LOS
EL NO EVIDENCIAR LOS INFORMES
ESTADOS FINANCIEROS Y LOS CONTRATOS
DE EJECUCION PRESUPUESTAL ERROR INVOLUNTARIO POR PARTE DE RECTOR,
EFECTUADOS A LA FECHA CON PREVIA ACTA DE 01/10/2015
HACE QUE LA INFORMACION NO CONTADOR Y AUXILIAR FINNACIERO
FIJACION Y
RETIRO
FIRMADA
POR LOS
SE CLARA NI VERAZ
DELEGADOS DEL CONSEJO DIRECTIVO
30/03/2015
RECTORIA
FINANCIERO
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO SANTA 3.
PROCESO
3.4 INGRESOS
BARBARA
PRESUPUESTAL
SE EVIDENCIO QUE LOS INGRESOS QUE
PERCIBIO EL COLEGIO EN LA VIGENCIA
2014 POR LOS DIFERENTES CONCEPTOS
NO
SE ENCUENTRAN EN ORDEN
CRONOLOGICO
EL NO INGRESAR EN FORMA
CORRECTA
LA
INFORMACION SE REALIZO PERO NO SE HIZO EL CONTROL MES A MES SE HARA EL SEGUIMIENTO A LOS
GENERA
QUE
NO
SEA NECESARIO Y LA REVISION ADECUADA PARA EL INGRESOS Y SE LLEVARA EN FORMA ADECUADA 01/10/2015
PERMANENTE
VERAZ
Y INGRESO DE LOS DIFERENTES CONCEPTOS.
LOS REGISTROS
OPORTUNA LA INFORMACION
30/03/2015
FINANCIERA
REVISAR
Y
ORGANIZAR
LA
INFORMACION
DISCIPLINARIO
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO SANTA 3.
PROCESO
3.5.1 ADICIONES PRESUPUESTALES
BARBARA
PRESUPUESTAL
NO SE EVIDENCIO QUE LA INSTITUCION
NO TODOS LOS MESES DEBEN
HAYA
REALIZADO
ADICIONES
HABER
ADICIONES
AL
PRESUPUESTALES EN LOS MESES DE
PRESUPUESTO NECESARIAMENTE
NOVIEMBRE Y DICIEMBRE
FINANCIERA
REVISAR
INFORMCION
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de febrero de 2016.
ESTAS ADICIONES SE REALIZAN CUANDO HAY
EXCEDENTES
FINNACIEROS,
OTRAS REVISAR Y MIRAR SI HAY ALGUNA DEFICIENCIA EN
01/10/2015
TRANFERENCIAS O LLEGAN RECURSOS PROPIOS ESTE PROCESO
POR MA S DE LO QUE PROYECTAMOS
30/03/2015
ABIERTO
11
12
13
14
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO SANTA 3.
PROCESO
3.8.1 CONSECUTIVO DE EGRESOS
BARBARA
PRESUPUESTAL
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
EL 45% DE LOS COMPROBANTES NO SE SE DEBE CONTAR CON TODOS
COLEGIO SANTA 3.
PROCESO 3.8.2 FALTA EL LLENO DE LOS REQUISITOS PARA
OMISIONES
INVOLUNTARIAS
CONTO CON EL LLENO DE LOS LOS DOCUMENTOS NECESARIOS
BARBARA
PRESUPUESTAL EL PAGO
INCOMPLETA LA INFORMACION
REQUISITOS
PARA LA CONTRATACION
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO SANTA
4. TRIBUTARIO
BARBARA
4.2 FALTAN DOS EGRESOS
NO SE ENCUENTRAN
SOPORTES
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO SANTA
4. TRIBUTARIO
BARBARA
4.3.1 SOPORTES DE PAGO DE IMPUESTOS
FALTAN SOPORTES , IMPRESIÓN CUENTA SE
REALIZO
EN
FORMA
NO SE CANCELO A TIEMPO
AUXILIAR
EXTEMPORANEA LOS PAGOS
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO SANTA
4. TRIBUTARIO
BARBARA
4.3.2 NO TIENE SOPORTE DE PAGOS
FALTAN SOPORTES DE PAGO
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO SANTA 5.
BARBARA
CONTRATACION
5.1
FALTA
CONTABLES
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO SANTA 5.
BARBARA
CONTRATACION
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
2015
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
CAUSA
EFECTO
16
15
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
SE VERIFICO EL CONSECUTIVO DE LOS DEBE HABER UN CONSECUTIVO
SE IMPRIMIRA EL COMPROBANTE ANULADO DE
EL EGRESO NO 16 FUE ANULADO COMO SE
INGRESOS EVIDECIANDOSE QUE HACE DE LOS COMPROBANTES
DE
IGUAL FORMA SE REVISARA QUE ESTE SIEMPRE 01/10/2015
EVIDENCIA EN EL ESPARTA
FALTA EL EGRESO NUMERO 16
EGRESO
LOS CONSECUTIVOS
30/03/2015
FINANCIERA
SIEMPRE SE DEBEN CONTAR CON TODOS LOS
DOCUMENTOS
SOPORTES
PARA
LA 01/10/2015
CONTRATACION
30/03/2015
FINANCIERA
TENER PRECAUCION Y ADJUNTAR LOS SOPORTES
01/10/2015
CORRESPONDIENTES
30/03/2015
FINANCIERA
CANCELAR A TIEMPO LOS IMPUESTOS
01/10/2015
30/03/2015
FINANCIERA
01/10/2015
30/03/2015
FINANCIERA
01/10/2015
30/03/2015
5.2 NO SE EVIDENCIO COMITÉ TECNICO
AL NO EXISTIR ESTE COMITÉ HACE
QUE NO SE ESTABLEZCA LA
NO SE EVIDENCIO COMITÉ TECNICO DE
ESTA EN CONFORMACIONN EL COMITÉ DE
EXISTENCIA REAL DE LOS BIENES ,
REALIZAR EL SANEAMIENTO CONTABLE SEGÚN LA
SOSTENIBILIDAD
DEL
SISTEMA
SOSTENIBILIDAD CONTABLE PARA REALIZAR EL
01/10/2015
DERECHOS Y OBLIGACIONES QUE
LEY 716 DE 2001
CONTABLE Y DE INVENTARIOS
SANEAMIENTO CONTABLE
AFECTEN
EL
PATRIMONIO
PUBLICO
30/03/2015
COLEGIO SANTA 5.
BARBARA
CONTRATACION
5.3 ELABORACION ESTADOS FINANCIEROS
NO SE EVIDENCIO QUE LA INSTITUCION
DIERA CUMP'LIMIENTO AL MEMORANDO
FINANCIERO NO DF -5400 RESPECTO A
LOS ESTADOS CONTABLES
SE ADOPTARA EL MEMORANDO FINNACIERO NO
01/10/2015
DF -5400 02 DE ENERO DE 2014
30/03/2015
RECTORIACONTADOR
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO SANTA 5.
BARBARA
CONTRATACION
NO SE EVIDENCIO QUE LA INSTITUCION
5.4 PUBLICAR LA CONTRATACION EN UN LUGAR DIERA CUMPLIMIENTO AL MEMORANDO
VISIBLE.
FINANCIERO
Y
DE
PUBLICARLO
MENSUALMENTE EN UN LUGAR VISIBLE
AL NO DAR CUMPLIMIENTO A ESTA
NORMA NO DEJAN CONSTANCIA POR DESCONOCIMIENTO NO SE HA ADOPTADO EL SE ADOPTARA EL MEMORANDO FINNACIERO NO
01/10/2015
LA
REALIDAD
ECONOMICA MANUAL FINANCIERO
DF -5400 02 DE ENERO DE 2014
FINANCIERA DEL FSE
30/03/2015
RECTORIACONTADOR
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO SANTA 6.
BARBARA
CONTRATACION
6.1 MANUAL DE CONTRATACION
EL NO TENER EL MANUAL DE
CONTRATACION
ACTUALIZADO NO SE ACTUALIZO EL MANUAL DE CONTRATACION
NO SE ENCUENTRA EL MANUAL DE
SE ACTUALIZARA EL MANUAL DE CONTRATACION
HACE QUE NO GUARDE ARMONIA EN LOS TIEMPOS DEFINIDOS PARA DICHO
01/10/2015
CONTRATACION ACTUALIZADO
Y SE PROCEDERA A DAR CUMPLIMIENTO
CON LOS PRINCIPIOS DE LA PROCESO
CONTRTACION ESTATAL
30/03/2015
FINANCIERA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO SANTA 6.
BARBARA
CONTRATACION
6.1.1 INCUMPLIMIENTO CONTRATO DE CONTADOR
SE
PRESENTAN
ALGUNAS ALGUNAS FUNCIONES DESEMPEÑADAS POR EL
ALGUNOS PROCESOS DEL CONTADOR
DAR CUMPLIMIENTO Y HACER SEGUIMIENTO AL
DEFICIENCIAS EN EL PROCESO CONTADOR NO SE LES PRESTA LA ATENCION
01/10/2015
NO SE CUMPLEN ADECUADAMENTE
CONTRATO DEL CONTADOR PARA EL AÑO 2015
CONTABLE
NECESARIA.
30/03/2015
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO SANTA 6.
BARBARA
CONTRATACION
6.1.2. CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO SANTA 6.
BARBARA
CONTRATACION
6.1.2. CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO SANTA 6.
BARBARA
CONTRATACION
6.1.2. CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
LA
APERTURA
DELOS
LIBROS
EN
FISICO
2
LOS SOPORTES SIEMPRE DEBEN
ESTAR
ADJUNTOS
A
LOS POR ERROR NO ESTAN ADJUNTOS
COMPROBANTES
EL NO TENER LOS SOPORTES DE
PAGO HACE QUE LA INFORMACION POR ERROR NO ESTAN ADJUNTOS
QUEDE INCOMPLETA
NO SE OBSERVARON LAS ACTAS DE
APERTURA DE LOS LIBROS OFICIALES DE
LOS AÑOS 2013 Y 2014
AL NO DAR CUMPLIMIENTO A ESTA
NORMA NO DEJAN CONSTANCIA
SE DESCONOCIA LA NORMA
LA
REALIDAD
ECONOMICA
FINANCIERA DEL FSE
DEJABAN
ADJUNTAR
ADJUNTO
Y
TENER
SIEMPRE
SOPORTES
EL NO CANCELAR EL PAGO DE
SE OBSERVO QUE LOS PAGOS DEL
ARRIENDO
EN
LAS
FECHAS SE REALIZARON LOS PAGOS TARDIAMENTE EN EL
CANON DE ARRENDAMIENTO DE LA
SE PROCEDERA A VERIFICAR SI HUBO RECESO
PACTADAS
HACE
QUE
EL 2013 FALTO UN SOLO PAGO . EN EL 2014 HACEN
01/10/2015
TIENDA ESCOLAR NO SE REALIZARON EN
ESCOLAR
COMPROMISO SE CANCELE MAS FALTA 4 PAGOS
LAS FECHAS PACTADAS
ADELANTE
SE OBSERVO QUE LOS PAGOS DEL
CANON DE ARRENDAMIENTO DE LA
01/10/2015
TIENDA ESCOLAR NO SE REALIZARON EN
LAS FECHAS PACTADAS
SE OBSERVO QUE LOS PAGOS DEL
CANON DE ARRENDAMIENTO DE LA
REALIZAR MANTENIMIENTO
01/10/2015
TIENDA ESCOLAR NO SE REALIZARON EN
LAS FECHAS PACTADAS
30/03/2015
COMIITE
FINANCIERA
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
SE
IMPRIMIRA
SE
IMPRIMIRA institución con la acción correctiva
COMPROBANTE
COMPROBANTE DE plasmada
en
el
plan
de
DE
EGRESO
EGRESO ANULADO mejoramiento, por lo anterior se
ANULADO
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de febrero de 2016.
REVISAR
CADA REVISAR CADA UNO
UNO
DE
LOS DE
LOS
COMPROBANTES COMPROBANTES Y
Y REVISAR QUE LE REVISAR QUE LE
DISCIPLINARIO
FALTA A CADA FALTA A CADA UNO
UNO DE ELLOS Y DE
ELLOS
Y
COMPLETAR
LA COMPLETAR
LA
INFORMACION
INFORMACION
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
ADJUNTAR
institución con la acción correctiva
SOPORTES
plasmada
en
el
plan
de
PENDIENTES
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de febrero de 2016.
AL
DIA
EN
IMPUESTOS A LA
DISCIPLINARIO
FECHA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
SE
ADJUNTARA
plasmada
en
el
plan
de
SOPORTES
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 12 de julio de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 12 de julio de 2016.
SE REVISARA Y
La Oficina de Control Interno verificó
ADOPTARA
EL
el cumplimiento por parte de la
MEMORANDO
institución con la acción correctiva
FINANCIERO PARA
plasmada
en
el
plan
de
TRABAJAR
Y
mejoramiento, por lo anterior se
ENTREGAR
cierra el hallazgo mediante acta de
RESULTADOS
visita del 17 de febrero de 2016.
SOBRE EL
SE REVISARA Y
La Oficina de Control Interno verificó
ADOPTARA
EL
el cumplimiento por parte de la
EL
01
DE MEMORANDO
institución con la acción correctiva
OCTUBRE
SE FINANCIERO PARA
plasmada
en
el
plan
de
HARA COMITÉ DE TRABAJAR
Y
mejoramiento, por lo anterior se
SOSTENIBILIDAD ENTREGAR
cierra el hallazgo mediante acta de
RESULTADOS
visita del 17 de febrero de 2016.
SOBRE EL
La Oficina de Control Interno verificó
HASTA LA FECHA
el cumplimiento por parte de la
PROGRAMADA SE
SE FORMALIZARA
institución con la acción correctiva
PRESENTARA
EL
EL MANUAL DE
plasmada
en
el
plan
de
MANUAL
DE
CONTRATACION
mejoramiento, por lo anterior se
CONTRATACION
cierra el hallazgo mediante acta de
ACTUALIZADO
visita del 12 de julio de 2016.
DAR
CUMPLIMIENTO Y
HACER
SEGUIMIENTO AL
DISCIPLINARIO
CONTRATO
DEL
CONTADOR PARA
EL AÑO 2015
-
CONFORMAR
COMITÉ
SUPERVISION
CONTRATO
EL
DE
DISCIPLINARIO
DE
ESTADO
CERRADO
ABIERTO
CERRADO
ABIERTO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
ABIERTO
ABIERTO
30/03/2015
DISCIPLINARIO
ABIERTO
30/03/2015
DISCIPLINARIO
ABIERTO
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
CONTRATISTA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
2015
2015
2015
VANESSA
CASTILLA
VANESSA
CASTILLA
VANESSA
CASTILLA
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
COLEGIO SANTA
7. INVENTARIOS
BARBARA
COLEGIO SANTA
7. INVENTARIOS
BARBARA
7.1. INVENTARIOS
12
14
13
CAUSA
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
SE FIRMA ACTA DE RECIBIDO,
NO EXISTE LA ENTRADA NI SALIDA DE MIENTRAS SE ELABORABA EL
NO HAY UN PROGRAMA PARA INVENTARIOS
ALMACEN
COMPROBANTE DE INGRESO DE
ALMACEN.
REALIZAR EL COMPROBANTE DE INGRESO Y
ENTREGARLO A PAGADURIA Y REALIZAR LA 01/10/2015
RESPECTIVA SALIDA A ALMACEN
30/03/2015
ALMACEN
SE
REALIZARA
COMPROBANTES
DE
INGRESO
Y
SALIDA
DE
ALMACEN
EN
EXCEL
MIENTRAS
SE COMPRA EL
PROGRAMA EN LA
VIGENCIA 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 12 de julio de 2016.
SE REUNIRA EL
ACTUAL CONTADOR
Y
ALMACENISTA
SE VA A CRUZAR
PARA
CON LA SED PARA
CONFRONTAR
EL
VERIFICAR
EL
INVENTARIO
DE
DESCUADRE
FSE DEL ALMACEN
Y EL APLICATIVO
DE LA SED
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 12 de julio de 2016.
COLEGIO SANTA
7. INVENTARIOS
BARBARA
7.5 INVENTARIOS
30/03/2015
ALMACEN
COLEGIO SANTA
8. DIRECTIVA 003
BARBARA
8.1 DIRECTIVA 003
A LA FECHA DE LA VISITA EL COLEGIO NO
NO
SE
CUMPLE
CON
TIENE IMPLEMENTADO LA TABLA DE
PARAMENTRO DE ARCHIVO
RETENCION DOCUMENTAL
30/03/2015
TODAS
LAS
DEPENDENCIAS
Actas de Consejo Directivo aprobadas
No se evidencio en las actas suministradas
del año 2014 que el consejo directivo
convocara dentro de las cuatro primeras
semanas del calendario academico la
conformacion del consejo de estudiantes el
cual estara integrado por un vocero de cada
uno de los grados ofrecidos por el
establecimiento o establecimientos que
comparten un mismo Consejo Directivo
incumpliendo lo normado en el articulo 29 del
decreto 1860 de 1994.
LOS
SE REUNIRA EL ACTUAL CONTADOR
01/10/2015
NO SE MANEJA LA TABLA DE RETENCION SOLICITAR CAPACOTACION Y ACOMPAÑAMIENTO
DOCUMENTAL YA QUE NO SE HA IMPLEMENTADO POR PARTE DE LA SED PARA IMPLEMENTAR LA 01/10/2015
LA NORMA
DIRECTIVA
Evidenciar en las Actas de Consejo
Directivo la convocatoria dentro de las
cuatro
primeras
semanas
del
Actas de Consejo Directivo aprobadas
calendario
escolar
para
la
conformacion
del
Consejo
de
Estudiantes.
30/03/2015
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
SE REALIZO EL INVENTARIO POR
DEPÉNDENCIAS,
ENCONTRANDO
SE IDENTIFICARA LA UBICACIÓN DE CADA
ELEMENTOS EN UBICACIÓN DIFERENTE NO SE LOGRAN CON FACILIDAD LA SE ENCUENTRA POR DEPENDENCIA PERO NO
ELEMENTO
POR
DEPENDENCIAS
Y
EL 01/10/2015
SIENDO NECESARIO SU REUBICACIÓN Y UBICACIÓN DE LOS ELEMENTOS
ACTUALIZADO
FUNCIONARIO RESPONSABLE DE CADA UNA
ACTUALIZACION EN EL INVENTARIO
INDIVIDUAL.
COLEGIO SIMON
2,12
RODRIGUEZ
LOS NO TENER LA CERTEZA DE CUAL
EN EL COLEGIOO
ES EL SALDO
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
SE EVIDENCIO
SALDOS
COLEGIO SIMON
2,6
RODRIGUEZ
EN
16
TIEMPO
7.4 INVENTARIOS
COLEGIO SIMON
2,2
RODRIGUEZ
DIFERENCIA
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
CONTADOR
SE
ACTUALIZARA
EL
INVENTARIO
POR
DEPENDENCIAS Y
EN CADA UNO DE
LAS SEDES DE LA
INSTITUCION
ESTADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 12 de julio de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 12 de julio de 2016.
Evidenciar en las Actas de Consejo Directivo la
convocatoria dentro de las cuatro primeras semanas del NOVIEMBRE
JUNIO DE 2016 RECTORIA
calendario escolar para la conformacion del Consejo de DE 2015
Estudiantes.
CERRADO
Actas por realizar
Se observa un acta del 24 de Julio de 2014
donde se evidencia la visita de la gestora
territorial Johana Diaz, sin embargo no se
evidencian actas de las reuniones trimestrales
ni
la
conformacion del
comité
de
mantenimiento el cual esta compuesto por
cinco miembros el rector quien lo presidira, un
docente, un representante estudiantil, un
padre de familia y el Gestor Territorial del
Area de Plantas Fisicas de la SED, quienes Se realizaran las reuniones del Comité
ejerceran funciones durante el periodo de un de Mantenimiento y se levantara el Actas por realizar
año, calendario escolar, las reuniones acta correspondiente.
ordinarias del Comite, se deben realizar
trimestralmente incumpliendo lo normado en
los Articulos 12 y 13 del Manual de Uso,
Conservacion y mantenimiento de los
Colegios de la Secretaria de Educacion, lo
anterior constituye un hallazgo de caracter
administrativo que debera ser incluido en el
plan de mejoramiento. (ver carpeta de
evidencias folios del 58 al 60).
Se realizaran las reuniones del Comité de ENERO
Mantenimiento y se levantara el acta correspondiente.
2016
RECTORIA
CERRADO
Actas del Comité
No se Evidencio la conformacion del Comité
institucional de presupuestos participativos
incumpliendo la resolucion 3612 del 27 de
Constituir el Comité de Presupuestos
diciembre de 2010, lo anterior constituye un
Actas del Comité
Participativos para el año 2016
Hallazgo de Carácter Administrativo que
debera quedar incluido en el plan de
mejoramiento del colegio.
Constituir el Comité de Presupuestos Participativos para NOVIEMBRE DICIEMBRE DE
RECTORIA
el año 2016
DE 2016
2016
CERRADO
DE
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
CONTRATISTA
2015
VANESSA
CASTILLA
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
COLEGIO SIMON
3,6
RODRIGUEZ
Ejecucion Presupuestal
2015
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO SIMON
4,10
RODRIGUEZ
Arqueos de caja fuerte
2015
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO SIMON
6,4
RODRIGUEZ
Inventarios Individualizados
VANESSA
CASTILLA
No se evidencio conformación de Comité de
Mantenimiento el cual deberá estar conformado por
cinco miembros el rector quien lo presidirá, un docente,
un representante estudiantil, un padre de familia y el
Gestor Territorial del Área de Plantas Físicas de la SED,
quienes ejercerán funciones durante el período de un
COLEGIO
SAN 2,
GOBIERNO
año, calendario escolar, las reuniones ordinarias del
BERNARDINO
ESCOLAR
Comité, se deben realizar trimestralmente incumpliendo
lo normado en los Artículos 12 y 13 del Manual de Uso,
Conservación y mantenimiento de los Colegios de la
Secretaria de Educación, lo anterior constituye un
hallazgo de carácter administrativo que deberá ser
incluido en el plan de mejoramiento.
2015
12
14
13
CAUSA
EFECTO
Se observo que la ejecucion presupuestal en
el Rubro de Proyectos de Inversion fue del
17.71%. Una ejecucion baja que tiene que ser
mejorada como quiera que el proposito del
presupuesto de proyectos de inversion es
fortalecer los proyectos que son presentados
por los docentes y tiene un impacto positivo
en la formacion pedagogica
de los
estudiantes, es importante resaltar la
importancia de una ejecucion optima de los
proyectos de inversion, acorde con el PEI del
colegio "Arte y comunicacion para el
desarrollo de la creatividad la cultura y las
expresiones
artisticas".Es
de
suma
importancia que a la luz de una correcta
planeacion y ejecucion se invierta el 100% de
los recursos asignados para la vigencia, en
aras de identificar si dentro de los rubros de
gasto de funcionamiento quedan remanentes,
estos se puedan mediante adicion trasladar a
proyectos de inversion que fomenten el
desarrollo economico, social y cultural de la
institucion educativa. Por lo anterior se hace
necesario que este hallazgo quede incluido en
el plan de mejoramiento del colegio.
Para el 2015 se hizo una mejor
planeacion presupuestal con una
ejecucion del 75,93%. Para el 2016 se
Ejecucion Presupuestal
hara una mejor planeacion en los
proyectos de inversion. Se ejecutan en
la medida en que giren los recursos.
Revisada la informacion de tesoreria se
evidencio que la institucion no realizo arqueos
de la caja fuerte incumpliendo lo normado en
la Resolucion 2352 del 2013 item 3.5 "se debe
realizar arqueo del contenido de la caja fuerte
por lo menos dos veces al mes y elaborar la
correspondiente acta firmada
por
el
responsable y ordenador del gasto", item 4.2
"El auxiliar administrativo con funciones
financieras
verificara
diariamente,
el
contenido de las chequeras, contando uno a
uno los cheques, llevando el respectivo
control, cada vez que se realice arqueo de
cheques debe suscribirse acta firmada por el
ordenador
del
gasto
y
el
auxiliar
administrativo con funciones financieras"
Se realizo inventario Fisico a las siguientes
dependencias: Sede A: a) Laboratorio de
Quimica y Fisica: se evidencio que los
elementos relacionados en el inventario
corresponden a los fisicos instalados, algunos
que no se encontraron estan en la relacion de
bajas. b) Salon de Musica: se evidencio que
los elementos relacionados en el inventario
corresponden a los fisicos instalados en la
dependencia se realiza al 100%. c) Aula de
Informatica 1: se evidencio que los elementos
relacionados en el inventario corresponden a
los fisicos instalados. Sede B: Revisados los
inventarios se observo que no estan
elaborados por dependencias se encuentran
globalizados en cabeza del coordinador como
responsable. Sede C: a) Aula Informatica
Grado 5: se evidencio que los elementos
relacionados en el inventario corresponden a
los fisicos instalados en la dependencia. b)
Inventario Convivencia y Ciudadania: Se
verifican
los
elementos
relacionados
observando que 4 Binoculares, 1 grabadora, 1
video camara, estan sin estrenar. c) Los
demas elementos se encuentran en inventario
globalizado. Teniendo en cuenta que los
elementos de las sedes B y C se encuentran
globalizados en cabeza del coordinador, se
debe contar con un inventario individual por
dependencias de acuerdo a la estructura
organizacional de la institucion educativa
dando cumplimiento a la Resolucion 8287 de
2001 de la SED la cual adopto la Resolucion
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
Para el 2015 se hizo una mejor planeacion presupuestal
con una ejecucion del 75,93%. Para el 2016 se hara una
mejor planeacion en los proyectos de inversion. Se
ejecutan en la medida en que giren los recursos.
El Colegio efectua el arqueo
mensualmente con la denominacion
"arqueo de chequera". A partir de
mayo de 2015, se siguio efectuado los
arqueos mensuales
denominados Arqueos de caja fuerte
"Arqueo de caja fuerte" en cual
contiene adicionalmente el arqueo de
chequera como se deja constancia en
los documentos.
MAYO
2015
DE
Se
elaboraran
los
inventarios
individualizados para las sedes B y C
por
dependencias.
La
Rectoria
Inventarios Individualizados
efectuara el mecanismo de control
para que los responsables firmen a
tiempo.
ENERO
2016
DE
El proceso legal del plan
mantenimiento queda incompleto
de
se realizara la invitacion al gestor local para que asista y
se realizar cronograma y el seguimiento pertinente a 01/11/2015
esta gestiön.
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
RECTORIA,
RESPNSABLES
DE
LOS
PROYECTOS
CERRADO
RECTOR
CONTADOR
PAGADOR
Y
CERRADO
ALMACENISTA Y
JUNIO DE 2016 RESPONSABLE
DE CADA AREA
CERRADO
30/04/2016
CERRADO
CONTINUO
Rector
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
2015
VANESSA
CASTILLA
2015
VANESSA
CASTILLA
2015
2015
2015
2015
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
No se Evidencio la aprobación del Flujo de Caja
Mensualizado para la vigencia 2014, del Plan de
General de Compras para la vigencia fiscal 2014, del
plan general de mantenimiento para a la vigencia 2014,
COLEGIO
SAN 2,
GOBIERNO
del plan de contratación para la vigencia fiscal 2014,
BERNARDINO
ESCOLAR
incumplimiento lo normado en la ley 715 de 2001 y
Decreto 4791 de 2008, lo anterior constituye un Hallazgo
de carácter administrativo que deberá ser incluido en el
plan de mejoramiento
2.1 No se Evidencio la conformación del comité
institucional de presupuestos participativos incumpliendo
COLEGIO
SAN 2,
GOBIERNO la resolución 3612 del 27 de Diciembre de 2010, lo
BERNARDINO
ESCOLAR
anterior
constituye
un
Hallazgo
de Carácter
Administrativo que deberá quedar incluido en el plan de
mejoramiento del colegio.
12
CAUSA
13
EFECTO
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
Para la vigencia 2016, una vez sea aprobado el
presupuesto de socializara y aprobaralos acuerdo de
a pesar de que el plan de compras se ha subido al
no se presento la docuemntacion completa en soportes incompletos obligatorios que
plan de compras, plan de mantenimiento y plan de
portal secop, y el plan de mantenimiento se ha
01/11/2015
el momento de aprobacion del presupuesto
forman parte del presupuesto
contratacion con el fin de dar cumplimientoa la
socializado, no cuentan con los soportes pertinentes.
normatividad vigente, y culminar dicho procesosubiendo
el plan al portal SECOP
31/01/2013
Rector,
Consejo
Directivo,
Almacenista.
CERRADO
patra la aprobacion del presupuesto 2016, se citara al
los docentes presentaron sus proyectos y socializaron
No
se
conto
con
los
soportes incumplimiento d e lo establecido en la
comité de presupuestos participativoscon el fin de que
en consejo directivo ampliado, sin embargo no se
01/11/2015
correspondientes a las reuniones realizadas, norma
conozca los proyectos y el presupuesto proyectado y
realizo comité de conformidad como lo indica la norma
asesore al consejo directivo en su aprobacion definitiva.
13/11/2015
Rector,
Consejo
Directivo.
CERRADO
VANESSA
CASTILLA
2.1 Se evidenció que las actas cumplen con el formato
establecido para su diligenciamiento SGC-IF.005 Acta de
Reunión del aplicativo ISOLUCION, las mismas se
encuentran sin ser archivadas de manera adecuada,
el archivo d elas actas de esta forma
COLEGIO
SAN 2,
GOBIERNO reposan en cajas y no son de fácil consulta, Lo anterior desconocimiento de las normas relativas al puede generar que estas se pierdan, y
BERNARDINO
ESCOLAR
genera una debilidad institucional ya que se no presenta archivo.
por consiguiente no sea posible avalar
control adecuado en el manejo de la documentación,
acuerdos alli consignados.
archivo y conservación. Lo anterior constituye un
Hallazgo de tipo Administrativo que deberá ser incluido
en el Plan de Mejoramiento.
se organizara el archivo en las carpetas y cajas de
acuerdo a la normatividad y se fijara un espacio para el 01/11/2015
archivo de tal forma que sean de facil consulta
30/04/2016
Rector, Secretaria
de Rectoria.
CERRADO
VANESSA
CASTILLA
Se Observó que la ejecución presupuestal en el Rubro
de Proyectos de Inversión fue del 79%. Una ejecución
buena susceptible de mejorar como quiera que el
propósito del presupuesto de proyectos de inversión es
fortalecer los proyectos que son presentados por los
docentes y tiene un impacto positivo en la formación
pedagógica de los estudiantes, es importante resaltar la
importancia de una ejecución optima de los proyectos de
inversión, acorde con el PEI
del colegio “
CONSTRUCCION DEL CONOCIEMIENTO Y EL
COLEGIO
SAN 3,
EVALUACION
DESARROLLO DE COMPETENCIAS PARA LA VIDA Y
BERNARDINO
PRESUPUESTAL
EL AMOR” Es de suma importancia que a la luz de una
correcta planeación y ejecución se invierta el 100% de
los recursos asignados para la vigencia, en aras de
identificar si dentro de los rubros de gastos de
funcionamiento quedan remanentes, estos se puedan
mediante adición trasladar a proyectos de inversión que
fomenten el desarrollo económico, social y cultural de la
institución educativa. Por lo anterior se hace necesario
que este hallazgo quede incluido en el plan de
mejoramiento del colegio.
se velara para que la ejecucion de inversion supere el
indicador y en la medida de lo posible se ejecute al
100%, siempre y cuando alcance el impacto en la
comunidad estudiantil, en razon a que este año el 01/01/2015
ministerio realizo la transferencia a en aabril y por parte
de la sed no se ha recibo la transferencia total y algunos
proyectos cuentan con esa fuente de financión.
30/04/2016
Rector
CERRADO
VANESSA
CASTILLA
Revisada la información de tesorería se evidencio que la
institución no realizo arqueos de la caja fuerte
incumpliendo lo normado en la Resolución 2352 del
2013 Ítem 3.5 “se debe realizar arqueo del contenido de
la caja fuerte por lo menos dos veces al mes y elaborar
la correspondiente acta firmada por el responsable y
4,
EVALUACION ordenador del gasto”, Ítem 4,2 “ El auxiliar administrativo
Es vulnerable de que la no revsion de No se siguio los protocoloes establecidos y
COLEGIO
SAN
Desconocimiento de las normas relativas a la
CONTABILIDAD Y con funciones financieras verificara diariamente, el
estos ocacione perdidas d elos titulos especialmente las medidas de seguridad para la caja semanalmente se consignara mediante actas
BERNARDINO
seguridad
TESORERIA
contenido de las chequeras, contando uno a uno los
valores.
fuerte
cheques, llevando el respectivo control, cada vez que se
realice arqueo de cheques debe suscribirse acta firmada
por el ordenador del gasto y el auxiliar administrativo con
funciones financieras”, lo anterior genera un hallazgo
administrativo que deberá incluido en el plan de
mejoramiento.
04/12/2015
Auxiliar Financiera
CERRADO
VANESSA
CASTILLA
5.3 No se evidencio Comité evaluador de la Tienda
Escolar toda vez que el mismo debe ejercer control y
seguimiento a la ejecución del contrato y evaluar de
COLEGIO
SAN 5,
PROCESO forma anual el servicio según lo normado en el numeral
BERNARDINO
CONTRACTUAL
3 y 4 del Art. 4 y numeral 6 del Art.6, de la Resolución
219 de 1999, lo anterior constituye un Hallazgo de
Administrativo que deberá ser incluido en el Plan de
Mejoramiento.
Realizar las evaluaciones correspondientes las cuales
quedaran consigandas medainte acta y seran
01/11/2015
presentadas al consejo directivo antes de evaluar
tioenda escolar para la vigencia 2016.
30/111/2015
Rector
Comité
evaluador de tienda
escolar
CERRADO
VANESSA
CASTILLA
En cuanto al manejo y registro de los inventarios no se
cuenta con ningún aplicativo para el manejo de los
inventarios, no se manejan Kardes, se maneja en Excel
el formato de entradas y salidas de almacén Entradas
de Almacén: No se encuentran archivadas en orden
cronológico, ni de manera consecutiva, algunas no
6,
EVALUACION
presentan numero consecutivo Salidas de Almacén: se
COLEGIO
SAN MANEJO
DE
No se ha adquirido Sotware en razon a las
imprime el formato y se hace firmar por el responsable,
No hay un control sobre los elementos
BERNARDINO
ALMACEN
E
restricccion al respecto por parte de la SED
no están archivadas de manera cronológica, ni
INVENTARIOS
consecutiva, incumpliendo con lo normado en la
Resolución 001 de 2001 “Manual de Procedimientos
Administrativos y Contables para el Manejo y Control de
los Bienes en los Entes Públicos”. Lo anterior genera Un
hallazgo de Tipo administrativo que deberá ser incluido
en el plan de mejoramiento.
Se solicitara al Consejo directivo apropiar algunos
recursos de esta vigencia para la adquisision de un
Sofware de Invenatrios que nos permita el control 01/11/2015
adecaudo, en caunto al archivo se llevara de acuerdo a
la normatividad vigente.
30/04/2016
Rector,
Almacenista,
Consejo Directivo,
Contadora.
CERRADO
Para la vigencia anteriorhubo ley de garantias
electorales lo que causo traumatismo en la
ejecucion adicionalmente, los recursos son
asignados a finales de abril lo que hace
imposible que proyectos que se requiern
ejecutar a inicio de la vigencia.
Para el año 2014, lo solicitado mediante los proyectos
de inversion fue asignado de acuerdo a la fecha en que
se requierean ralizarlos, sin embargo, s evivio el
proceso de ley de garantias electorales, que si bien no
es impedimiento para contratar es bastatnte inoficicoso
Menor impacto de la comunidad
adlantar un proceso ene l portal de contratacion por
educativa en el desarrollo de los
solicitudes muy bajas. adicionalmente algunos
proyectos de inversion.
proyectos se requieren realizar a inicios de la vigenciay
estamops contando con los recursos finalizando el mes
de abril, por lo que no es viable ejecutar los recursos
sin finalidad pedagogica y solo por cumplir una alta
ejecucion.
Riesgo de ventas de productos con
escaso valor nutritivo qu eno beneficia
el desarrollo y crecimineto de los
estudiantes y se pueden presentar
malos habitos de salubridad
Teniendo en cuenta que se hace unos años,
ingresamos al sistema SICAPITAL, nos informaron que
era posible adquirir un sotware dw inventarios, que nos
permitiera un control como corresponde; por lo que se
implemento realizar control mediante documnetos
generados en formato excell sin embargo, hay
conciencia de que no se archivan como corresponde.
01/11/2015
11
AÑO
AUDITO
RIA
14
13
15
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
19
INSTITUCION
EDUCATIVA
2015
VANESSA
CASTILLA
Se evidencio que los inventario individuales se
encuentran firmados por el responsable, sin embargo
algunos formatos no cuentan con todos los datos y
requisitos de identificación del bien, incumpliendo lo
normado en la Resolución 01 de 2001 .- Secretaria de
El Formato establecido fue generado por la señora
6,
EVALUACION Hacienda del Distrito Capital- Adoptado por la
Almacenista en su afan de realizar un levantamiento
Con el fin de realizar un levantamiento se
COLEGIO
SAN MANEJO
DE Secretaria de Educación del Distrito Capital con
No hay un Control debido sobre los de inventario, con el fin de establecer dependencias Realizar los inventarios en los formatos establecidos e
adopto un formato con datos basicos con el
01/11/2015
BERNARDINO
ALMACEN
E Resolución 8287 25 DE Octubre de 2001,capítulo 4,1,9
elementos
responsables y eleemntos, sin embargo no se solicito iniciar el proceso de verificacion y recoleccion de firmas.
fin de determinar responsables y existencias.
INVENTARIOS
"La persona responsable de la dependencia o área asesosria al respecto para llevarlo de acuerdo a la
creará mecanismos de control que permitan custodiar y
normatividad.
preservar los bienes recibidos. Resolución 001 de 2001
“Manual de Procedimientos Administrativos y Contables
para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes
Públicos”.
30/04/2016
Rector
Almacenista
contadora.
2015
VANESSA
CASTILLA
La Institución Educativa no maneja aplicativo de
correspondencia, el mismo se realiza de la siguiente
7, CUMPLIMIENTO manera: Se recibe la correspondencia se pasa a
COLEGIO
SAN
DIRECTIVA 003 DE Rectoría, el Rector da respuesta o en su defecto asigna Se ptresenta desorganizacion en el archivo.
BERNARDINO
2013
la persona que debe realizar el trámite de respuesta, no
se maneja libro de Salida y entrada de Correspondencia,
Lo anterior genera Un hallazgo de Tipo Administrativo
Incumplimiento de la directiva 003 de No se realizo por desconocimineto del proceso a se implementara una bitacora o libro de archivo con el
01/11/2015
2013
emplear
sello para manejo y control de correspondecia.
30/04/2016
Rector, Secretaria
de Rectoria.
CERRADO
2015
VANESSA
CASTILLA
7, CUMPLIMIENTO 7,3 clasificar los documnetos por asusntos o temas,
COLEGIO
SAN
DIRECTIVA 003 DE organizarlos de manera cronologica y archivarlos en se presenta desorganización en el archivo.
BERNARDINO
2013
carpetas por cada asunto.
hay desorganizacion en razon al desconocimiento de la
Incumplimiento de la directiva 003 de
Adquisicion de elementos para organización del archivo
normatividad vigente y a que no hay espacio ondicado
01/11/2015
2013.
individual.
para el archivo institucional.
30/04/2015
Rector, Secretaria
de Rectoria.
CERRADO
Elaboracion del mapa de riesgos, ni clasificacion de la
01/11/2015
Matriz LOFA
30/04/2015
Rector.
CERRADO
2015
VANESSA
CASTILLA
2015
COLEGIO
JAIME CAMPO RAFAEL URIBE
URIBE
2015
COLEGIO
JAIME CAMPO RAFAEL URIBE
URIBE
2015
COLEGIO
JAIME CAMPO RAFAEL URIBE
URIBE
2015
2015
COLEGIO
SAN
BERNARDINO
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CONTRATISTA
2015
No se evidencio documentación concerniente a la
elaboración del Mapa de Riesgos, ni clasificación de la
Matriz LOFA dentro del contexto estratégico. Toda vez
que las políticas de Administración del Riesgo en su
9,
MAPA
DE conjunto le permiten a la Institución Educativa identificar,
RIESGOS
evaluar y gestionar aquellos eventos negativos, tanto
internos como externos, y emprender las acciones de
control necesarias, se constituye un hallazgo
administrativo que deberá quedar incluido en el plan de
mejoramiento de la institución
1.
EVALUACION
DEL
GOBIERNO
ESCOLAR
No se encontro el acta donde el consejo directivo aprobo
1.1.
Acta
de el presupuesto año 2013-para el 2014
elaboración
del
Presupuesto
1.9. No Adopcion
del
Manual
del
Manual
de
No se adoptó el Manual de mantenimiento escolar de
Mantenimiento
acuerdo a normatividad
Escolar
según
Resolución 2280 de
2008
1.12
Falta
de
seguimiento
y
control por parte
del
consejo
Falta de seguimiento al contrato de tienda escolar
Directivo
en la
ejecución
del
contrato de Tienda
Escolar
1.13 Rendición de
COLEGIO
cuentas
y
JAIME CAMPO RAFAEL URIBE
Publicidad
por
URIBE
parte del Rector
2.3
COLEGIO
EVALUACION
JAIME CAMPO RAFAEL URIBE
EJECUCION
DE
URIBE
GASTOS 100%
CAUSA
Falta de organización en el archivo
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
No se pudo verificar que la institución
si realizo el proceso de aprobación de No se encontró el archivo
acuerdo a la normatividad
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
TIEMPO
Ordenar documentación y conocer forma organización
01 noviembre mayo
del Archivo. Gestionar con Secretaría Educación
15 de 2015
2016
asignacion de Secretaria.
el comité de Mantenimiento es el mismo Consejo
directivo a quienes le pasan las peticiones de
No se puede hacer seguimiento a los
Crear el comité de Mantenimiento distinto a los
No se tenia conocimiento que debia crearse
Mantenimiento y ellos junto con el rector evaluan si se
01 noviembre mayo
trabajos realizados de Mantenimiento
miembros del Consejo Directivo y dar cumplimiento a la
un comité de Mantenimiento
puede dar trámite a la solicitud o no. Se realiza una
15 de 2015
2016
en la institución
resolucion 2280 de 2008
planilla de mantenimiento en la cual firman quien
solicita y quien recibe el trabajo
falta del comité evaluador
No se evidencio presentación por parte del Rector en la
Falta de documento soporte
reunión
No se puede verificar si el arrendatario
si se hace seguimiento y verbalmente se hace Dejar por escrito las recomendaciones respecto al 01 noviembre mayo
de la Tienda escolar cumple con las
recomendaciones
manejo de la tienda escolar
15 de 2015
2016
clausulas del contrato
Ausencia de información
Responsabilidad del Rector
sobre
La Rendicón de cuentas la presento el contador debido
Soportar mediante documento la evidencia que la 01 noviembre mayo
a que la reunión ya estaba programada y el rector tuvo
Rendición de Cuentas debe ser entregada por el Rector 15 de 2015
2016
un problema de salud y no pudo asistir
En vista que el Colegio estaba en turno para
La institución estaba en proceso de
No se ejecutaron los recursos en su totalidad asignados
No se adquirieron elementos ni se remodelación por parte de la Secretaria de Educación Ejecutar todos los recursos asignados acorde con el 01 noviembre mayo
demolición por tanto se considero que no
para la vigencia del 2014
realizaron mejoras a la infraestructura el Rector considero no viable la ejecución de parte de Plan aprobado
15 de 2015
2016
seria oportuno la adquisicion
los recursos
2015
2.4 EVALUACION
COLEGIO
DEL
PROCESO No elaboracion de planillas en recorridos de transporte y
JAIME CAMPO RAFAEL URIBE
No se evidencio la carpeta
PRESUPUESTAL comunicación , facturas a nombre personal
URIBE
(Caja Menor)
Se lleva planilla con el registro de los movimientos, solo
No se pudo verificar los recorridos con
Utilización de formatos establecidos y solicitar que las
que no corresponde al formato establecido las facturas
01 noviembre mayo
recursos de caja menor y las facturas
facturas se encuentren a nombre de la institución
se hacen firmar por quien recibe los dineros según sea
15 de 2015
2016
estan a nombre personal
educativa
el caso
2015
3.3 No adopción
por
part
del
Consejo Directivo el
COLEGIO
Modelo Estandar de Falta de acta firmada por el consejo directivo donde se
JAIME CAMPO RAFAEL URIBE
No elaboración de actas
Procedimiento para evidencie la adopcion del sistema contabilida d pública
URIBE
la sostenibilidad del
sistema
de
contabilidad pública
Si se maneja el Modelo Estandar de Procedimiento
para la sostenibilidad del Sistema de Contabilidad
no adopción del manual mediante acta Pública y se entrega informe queda registrado en acta Elaborar acta y archivarla en los libros contables
de Consejo Directivo pero no se elabora por aparte el
acta con exclusividad
2015
3.4
No
existen
soportes sobre La
Certificación de los
COLEGIO
Estados contables Falta de certificacion de los Estados Contables por parte No elaboración de actas donde se certifiquen
No existen evidencias de información respecto a los Certificar los Estados y hacerlos firmar del Rector 01 noviembre mayo
JAIME CAMPO RAFAEL URIBE
No adopción del memorando 5400-02
de
acuerdo
al del Rector Ordenador
los estados contables
estados Contables
Ordenador del -Gasto
15 de 2015
2016
URIBE
memorando 540002 del 16 de enero
de 2014
01 noviembre mayo
15 de 2015
2016
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
,
,
ESTADO
CERRADO
Consejo Directivo
INFORME
FINAL
CON
FECHA
ABIERTO
NOVIEMBRE
DE
2016
ABIERTO
Consejo Directivo
INFORME
FINAL
CON
FECHA
ABIERTO
NOVIEMBRE
DE
2016
ABIERTO
Consejo Directivo
INFORME
FINAL
CON
FECHA
ABIERTO
NOVIEMBRE
DE
2016
ABIERTO
30
de
30
de
30
de
30
de Rector - Ordenador
del Gasto
30
de Rector Finaniera
30
de Secretaria
Academica
30
de
30
de
Auxiliar
INFORME
FINAL
CON
FECHA
ABIERTO
NOVIEMBRE
DE
2016
INFORME
FINAL
CON
FECHA
ABIERTO
NOVIEMBRE
DE
2016
ABIERTO
ABIERTO
INFORME
FINAL
CON
FECHA
ABIERTO
NOVIEMBRE
DE
2016
ABIERTO
Rector _ Contador
INFORME
FINAL
CON
FECHA
ABIERTO
NOVIEMBRE
DE
2016
ABIERTO
Contador
INFORME
FINAL
CON
FECHA
ABIERTO
NOVIEMBRE
DE
2016
ABIERTO
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
2015
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
4.5 No Adopción
COLEGIO
del
Manual
de
JAIME CAMPO RAFAEL URIBE Tesoreria expedio
URIBE
por la Secretaría de
Educación
4,6
No
presentación
del
COLEGIO
flujo de cada como
JAIME CAMPO RAFAEL URIBE instrumento
de
URIBE
programación
y
ejecución
presupuestal
12
CAUSA
13
EFECTO
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
Falta de acta firmada por el consejo directivo donde se
No elaboración de actas
evidencie la adopcion del manual de tesoreria
No adopción de acuerdo a lo normada Si se maneja el Manual de tesoreria pero no se adoptó
Elaborar acta de adopción manual de tesoreria
por la Secretaria de Educación
mediante acta.
01 noviembre mayo
15 de 2015
2016
Falta de actas donde se evidencia la presentación
No elaboración de actas
mensualizada del flujo de caja
Si se presenta el flujo mensualmente y queda
No cumplir con lo normado en la
Elaborar acta y anexarla al informe entregado mes a 01 noviembre mayo
registrado en acta pero no se elabora acta exclusiva
resolución 2352 de2013
mes
15 de 2015
2016
para este fin.
falta de actasdonde se evidencie este procesos
Si se elaboran las actas de chequera se lleva un
cuaderno y se anotan losnumeros de cheques girados,
no cumplir con lo normadoene l
Elaborar acta mensual y anexarla a las cuentas giradas 01 noviembre mayo
los anulados y los cheques en blanco, El rector
manual de tesoreria
y registrar la firma del Sr Rector y del auxiliar financiero 15 de 2015
2016
actualmente maneja una carpeta mediante foto del
cheque
2015
COLEGIO
4.8
Arqueos
JAIME CAMPO RAFAEL URIBE
Chequera
URIBE
2015
5.2
Falta
de
supervisión
por
COLEGIO
No cumplir con lo normado en el
parte del Consejo Falta de evidencias escritas del cumplimiento del No existencia de soportes que verifique este
JAIME CAMPO RAFAEL URIBE
contrato de arrendamiento espacios Si se hizo seguimiento pero en forma verbal.
Directivo
del contrato de tienda escolar
proceso
URIBE
destinados a la Tienda escolar
contrato del -tienda
escolar
2015
COLEGIO
5,3 Contrato de
No elaboracion de actas donde se evidencie este
JAIME CAMPO RAFAEL URIBE Prestación
de
Falta de soportes escritos
proceso
URIBE
Servicios Contador
2015
5. 5 PROCESOS
CONTRACTUALES
COLEGIO
( comprobantes de
JAIME CAMPO RAFAEL URIBE egreso con
los No se presenta el soporte en forma física
URIBE
soportes de pago
de
Seguridad
social)
Para nuevas compras o contrataciones al mismo
Los documentos soportes se solicitan una vez en el
Aparente incumplimiento de requisitos
proveedor dentro del mes, referir cuáles soportes
No se cree necesario solicitar en varias
mes. Bajo el principio de economía en tramites, si se
01 noviembre mayo
por cuanto no se puede verificar
reposan en los archivos de la Institución o solicitar por
oportunidades el mismo documento
realizan una o dos adquisiciones en el mes al mismo
15 de 2015
2016
fisicamente
cada comprobante los documentos soportes o
proveedor, ya no se le solicitan de nuevo.
fotocopiar para adjuntarlos.
2015
COLEGIO
5.6 Utilización de
JAIME CAMPO RAFAEL URIBE Recursos decreto No utilización del rubro adecuado
URIBE
4791 del 2011
De acuerdo a lo plasmado en el presupuesto los gastos
enunciados en el documento se registraron así porque En lo posible utilizar los rubros de acuerdo a lo
Afectación del presupuesto de gastos en Aparente ejecución de los recursos en
01 noviembre mayo
para el colegio : el acompañamiento musical de grados plasmado en el documento aceptando las directrices de
forma no adecuada
forma equivocada
15 de 2015
2016
es una actividad cultural y los escudosson para los Control interno
graduandos por ello se tomo de Derechos de grado
2015
6.
4
No se puede cuantificar de manera
COLEGIO
EVALUACION AL
Falta de la utilización del formato establecido individualizada los bienes a cargo de
JAIME CAMPO RAFAEL URIBE PROCESO
DE No encontrarse al día en los inventarios por dependencia
Desconocimiento del formato a utilizar
por la SED
los servidores públicos de la
URIBE
ALMACEN
E
Institución
INVENTARIOS
2015
6,5 Verificación de
bienes reportados
COLEGIO
por la Oficina de
JAIME CAMPO RAFAEL URIBE Dotaciones
diferencias en bienes reportados
URIBE
escolares
los
bienes reportados
por la insittución
falta de claridad en cuanto los inventarios de
no se puede cuantificar los inventarios si existen soportes pero no se encuentran cuantificados Organizar la información respecto a los inventarios
bienes que posee la insittución
2015
COLEGIO
8.1 No aplicación
JAIME CAMPO RAFAEL URIBE de la directiva 003 No adopcion de la directiva 003 de 2013
URIBE
de 2013
Posible deterioro de los documentos
2015
8.2 Adquisición de
COLEGIO
Carpetas
de
JAIME CAMPO RAFAEL URIBE
No adquisición de carpetas de archivo
acuerdo a la ley
URIBE
594 de 2000
Si se adquieren carpetas y la mayoria de documentos
No salvaguarda en forma adecuada de los Falta de organización de archivo de
Archivar la documentación e implementar el uso de las 01 noviembre mayo
ya se archivan según la normatividad, falta
documentos institucionales y públicos
acuerdo a lo normado
carpetas de acuerdo a la normatividad vigente
15 de 2015
2016
implementación en algunas dependencias
2015
No se puede evidenciar el manejo y las
COLEGIO
No entrega de carpeta donde se plasman las peticiones
10.
Peticiones,
acciones de las directivas en cuanto a las
JAIME CAMPO RAFAEL URIBE
quejas y reclamos por parte de usuarios, del sistema
Falta de organización de archivo
quejas y reclamos
peticiones quejas reclamos o sugerencias
URIBE
eduactivo
solicitadas
de
No elaboración de actas
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
Realizar todas las solicitudes y sugerencias respecto a
01 noviembre mayo
este contrato por escrito y archivarlo en la carpeta de
15 de 2015
2016
arrendamiento tienda escolar
No queda registrado mediante acta
Si se elaboran los cierres pero no se elabora acta de Elaborar actas y archivarlas en carpetas de almacén . 01 noviembre mayo
que se realicen los cierres financieros ,
estos procesos
Caja menor y pagaduria
15 de 2015
2016
cierres de caja menor y de almacén
Acceder a lineamientos y formato e la Secretaría 01 noviembre mayo
distrital de Educación SED, para llevar inventarios
15 de 2015
2016
01 noviembre mayo
15 de 2015
2016
Se empastan los comprobantes de egreso por
Es posible que no se puedan seguridad para que no se transpapele ningun No empastar los comprobantes de egreso y numerar los
01 noviembre mayo
visualizar y manipular los documentos documento, se registra un indice númerico lo cual folios , archivar mensualemente utilizando las carpetas
15 de 2015
2016
facilmente
facilita la busqueda rapida de la información que se según normatividad
necesite.
Si existe la carpeta de peticiones, quejas, y sugerencias
pero no se identifica con este nombre sino como Cambiar de nombre a la carpeta para identificarla 01 noviembre mayo
derechos de petición por esos no se encontró la carpeta rapidamente
15 de 2015
2016
en su momento
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
30
de Cpnsejo Directivo Auxiliar Financiera
INFORME
FINAL
CON
FECHA
ABIERTO
NOVIEMBRE
DE
2016
ABIERTO
30
de Rector - Ordenador
del Gasto
INFORME
FINAL
CON
FECHA
ABIERTO
NOVIEMBRE
DE
2016
ABIERTO
30
de
Auxiliar Financiera
INFORME
FINAL
CON
FECHA
ABIERTO
NOVIEMBRE
DE
2016
ABIERTO
30
de
Consejo Directivo
INFORME
FINAL
CON
FECHA
ABIERTO
NOVIEMBRE
DE
2016
ABIERTO
INFORME
FINAL
CON
FECHA
ABIERTO
NOVIEMBRE
DE
2016
ABIERTO
Auxiliar Financiera
INFORME
FINAL
CON
FECHA
ABIERTO
NOVIEMBRE
DE
2016
ABIERTO
Auxiliar Financiera
INFORME
FINAL
CON
FECHA
ABIERTO
NOVIEMBRE
DE
2016
ABIERTO
almacensta
INFORME
FINAL
CON
FECHA
ABIERTO
NOVIEMBRE
DE
2016
ABIERTO
almacensta
INFORME
FINAL
CON
FECHA
ABIERTO
NOVIEMBRE
DE
2016
ABIERTO
Rector-Auxiliar
FinancieraAlmacenistaSecretariia
Academica
INFORME
FINAL
CON
FECHA
ABIERTO
NOVIEMBRE
DE
2016
ABIERTO
30
Contador- Auxiliar
de FinancieraAlmacenista-Caja
Menor
30
de
30
de
30
de
30
de
30
de
30
de
30
de
Rector
Rector
INFORME
FINAL
CON
FECHA
ABIERTO
NOVIEMBRE
DE
2016
INFORME
FINAL
CON
FECHA
ABIERTO
NOVIEMBRE
DE
2016
ABIERTO
ABIERTO
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
2015
2015
2015
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
COLEGIO
JAIME CAMPO FRANCISCO
MIRANDA
COLEGIO
JAIME CAMPO FRANCISCO
MIRANDA
COLEGIO
JAIME CAMPO FRANCISCO
MIRANDA
COLEGIO
JAIME CAMPO FRANCISCO
MIRANDA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
DE
DE
DE
DE
12
CAUSA
14
13
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
GOBIERNO
ESCOLAR
1,11 VERIFICADAS LAS ACTAS DE REUNIÓN DE
CONSEJO DIRECTIVO SE EVIDENCIÓ SOLO
PRESENTACIÓN POR PARTE DEL RECTOR DE LOS
ESTADOS CONTABLES EN EL MES DE MAYO DE
2014, IGUALMENTE SE OBSERVÓ QUE EL CONSEJO
DIRECTIVO
VERIFICÓ
LA
EXISTENCIA
Y
PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES
SOLO DEL MES DE MAYO DE 2014, OBSERVANDOSE
DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA, LO QUE
GENERA INCUMPLIMIENTO CON LO REGLADO EN
EL NUMERAL 4 DEL ARTICULO 5 DEL DECRETO
REGLAMENTARIO 47914 DE 2008. QUE ESTABLECE,
"VERIFICAR LA EXISTENCIA Y PRESENTACIÓN DE
LOS ESTADOS CONTABLES POR PARTE DEL DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA EN
ERROR EN EL PROCEDIMIENTO
RECTOR O DIRECTOR RURAL, ELABORADOS DE ELABORACION DE ACTAS
ACUERDO
CON
LAS
NORMAS CONTABLES
VIGENTES EXPEDIDAS POR EL CONTADOR
GENERAL DE LA NACIÓN, CON LA PERIODICIDAD
SEÑALADA POR LOS ORGANISMOS DE CONTROL",
LO QUE CONLLEVA A QUE NO EXISTIERA UN
CONTROL ADECUADO Y SEGUIMIENTO EFECTIVO A
LOS ESTADOS CONTABLES DE LA INSTITUCIÓN (
VER FOLIOS DEL 54 AL 58, CARPETA DE
EVIDENCIAS). POR LO ANTERIOR SE SOLICITA
ADELANTAR LAS MEDIDAS PERTINENETES E
INCLUIR EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO PARA SU
POSTERIOR SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA
OFICINA DE CONTROL INTERNO.
EFECTIVAMENTE FUERON PRESENTADOS LOS
INFORMES CONTABLES AL CONSEJO DIRECTIVO,
NO OBSTANTE NO QUEDO REGISTRO EN LAS
ACTAS.
PRESENTAR AL CONSEJO DIRECTIVO INFORME
TRIMESTRALMENTE COMO LO ESTABLECE LA
42370
NORMA Y VERIFICAR QUE QUDE PLASMADO EN
LAS ACTAS
GOBIERNO
ESCOLAR
1,12. REVISADAS LAS ACTAS DE REUNIÓN DE
CONSEJO DIRECTIVO SE EVIDENCIÓ QUE NO HUBO
SEGUIMIENTO Y CONTROL POR PARTE DEL
CONSEJO DIRECTIVO A LA EJECUCIÓN DEL
CONTRATO DE TIENDA ESCOLAR, ASI COMO
TAMPOCO EVALUACIÓN FINAL AL SERVICIO,
OBSERVANDOSE
DESCONOCIMIENTO
DE
LA
NORMA, LO QUE GENERA INCUMPLIMIENTO CON
LO REGLADO EN EL NUMERAL 3 Y 4 DEL ART 4 Y
DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA AL
NUMERAL 6 DEL ART 6, DE LA RESOLUCIÓN 219 DE
ERROR EN PROCEDIMIENTO
DEJAR EVIDENCIADO TAL HECHO
1999, SITUACIÓN QUE NO SE PERMITE EVALUAR
LAS FALENCIAS O FORTALEZAS QUE HA DEBIDO
SER ESTUDIADA POR PARTE DEL CONSEJO
DIRECTIVO. (VER FOLIOS 19 AL 87 CARPETA DE
EVIDENCIAS). POR LO ANTERIOR SE SOLICITA
ADELANTAR LAS MEDIDAS PERTINENETES E
INCLUIR EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO PARA SU
POSTERIOR SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
SE REALIZO SEGUIMIENTO AL CONTRATO DE
TIENDA
ESCOLAR
POR
PARTE
DE
LOS
CONSEJEROS PERO NO SE DEJO EVIDENCIA EN
ACTAS
CREAR EL COMITÉ DE TIENDA ESCOLAR DE
ACUERDO A LA RESOLUCION 219 DE 1,999 Y QUE
42370
SE REUNA EN LAS FECHAS ESTABLECIDAS EN LA
MISMA
PROCESO
PRESUPUESTAL
2,3 REVISADA LA INFORMACIÓN PRESUPUESTAL SE
EVIDENCIÓ QUE EL PRESUPUESTO DEFINITIVO DE
GASTOS FUE DE $ 187.861.367, OBSERVÁNDOSE
UNA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL REGULAR DEL
72% , DE ESTOS RECURSOS FUERON ASIGNADOS
AL RUBRO DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO LA
SUMA DE $ 163,561,118, OBSERVÁNDOSE UNA
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DEL 75%, A LOS
INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
PROYECTOS DE INVERSIÓN SE LE ASIGNARON
RECURSOS POR VALOR DE $ 24,300,249, DE ESTOS
RECURSOS ASIGNADOS A LOS PROYECTOS DE
INVERSIÓN SE EJECUTÓ PRESUPUESTALMENTE EL
50%
SE
EVIDENCIÓ
QUE
LA EJECUCIÓN
PRESUPUESTAL
EN
LOS
PROYECTOS
DE
INVERSIÓN FUE BAJA, EN LA VIGENCIA 2015 DEBE
SER MEJORADO LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
DURANTE EL AÑO NO HUBO CONTINUIDAD DE
ORDENACION DEL GASTO, DEBIDO A QUE LA
RECTORA EN PROPIEDAD SE ENCONTRABA
DEL
INCAPACITADA
Y
SÓLO
SE
HICIERON
NOMBRAMIENTOS EN ENCARGO POR PERIODOS
MUY CORTOS LO QUE NO PERMITIÓ REALIZAR
UNA EJECUCION DEL PRESUPUESTO AL 100%
PLANIFICAR DE UNA MANERA EFICIENTE EL
PRESUPUESTO PARA AUMENTAR LA EJECUCION Y
42370
HACER SEGUIMIENTO A LOS PROYECTOS DE
INVERSIÓN POR EL CONSEJO DIRECTIVO
PROCESO
CONTABLE
3,3 REVISADA LA INFORMACIÓN CONTABLE NO SE
EVIDENCIÓ ADOPCIÓN POR PARTE DE LA
INSTITUCIÓN
DEL
MODELO
ESTÁNDAR
DE
PROCEDIMIENTO PARA LA SOSTENIBILIDAD DEL
SISTEMA
DE
CONTABILIDAD
PÚBLICA,
INCUMPLIENDO CON LO NORMADO EN EL
ARTÍCULO 1 DE LA RESOLUCIÓN 119 DEL 27 DE
ABRIL DE 2006, CON LA FINALIDAD DE PREPARAR
LOS INFORMES DE GESTIÓN, IGUALMENTE SE
GARANTICE LA PRODUCCIÓN DE INFORMACIÓN
RAZONABLE, OPORTUNA, REAL Y CONFIABLE EN DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
BENEFICIO DE LA INSTITUCIÓN Y DE LA
COMUNIDAD EDUCATIVA, SE EVIDENCIÓ ACTAS DE
DOS REUNIONES DEL COMITÉ, SE RECOMIENDA
QUE EL COMITÉ SE REÚNA MINIMO CADA TRES
MESES. ( VER FOLIOS 308 AL 311, CARPETA DE
EVIDENCIAS). POR LO ANTERIOR, SE SOLICITA
ADELANTAR LAS MEDIDAS PERTINENTES E INCLUIR
EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO PARA SU
POSTERIOR SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
BAJA
EJECUCION
PRESUPUESTO
ERROR EN EL PROCEDIMIENTO
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
ADOPTAR MEDIANTE RESOLUCION RECTORAL EL
MODELO ESTANDAR DE PROCEDIMIENTOS PARA
NO SE REALIZO POR DESCONOCIMIENTO DE LA
LA
SOSTENIBILIDAD
DEL
SISTEMA
DE 42370
NORMA
CONTABILIDAD PUBLICA, Y REALIZAR REUNIONES
MINIMO CADA TRES MESES
42490
RECTOR
EN LAS ULTIMAS
REUNIONES
DE
CONSEJO
DIRECTIVO
DEL
AÑO 2015 EN LAS
QUE
SE
HA
PRESENTADO LA
INFORMACION
CONTABLE
Y
PRESUPUESTAL
SE HA DEJADO
EVIDENCIADO EN
LAS ACTAS
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
PLAN
DE
institución con la acción correctiva
MEJORAMIENTO
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
DICIEMBRE 14 DE
mejoramiento, por lo anterior se
2015
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 29 de julio de 2016.
42490
RECTOR
COMITÉ TIENDA
ESCOLAR
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
PLAN
DE
institución con la acción correctiva
MEJORAMIENTO
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
DICIEMBRE 14 DE
mejoramiento, por lo anterior se
2015
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 29 de julio de 2016.
42704
RECTORORDENADOR DEL
GASTO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
PLAN
DE
institución con la acción correctiva
MEJORAMIENTO
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
DICIEMBRE 14 DE
mejoramiento, por lo anterior se
2015
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 29 de julio de 2016.
42399
RECTOR
MEDIANTE
RESOLUCION NO
DE FECHA
SE
ADPTO
EL
MODELO
ESTANDAR
DE
PROCEDIMIENTOS
PARA
LA
SOSTENIBILIDAD
DEL SISTEMA DE
CONTABILIDAD
PUBLICA,
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
PLAN
DE
institución con la acción correctiva
MEJORAMIENTO
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
DICIEMBRE 14 DE
mejoramiento, por lo anterior se
2015
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 29 de julio de 2016.
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
2015
2015
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
COLEGIO
JAIME CAMPO FRANCISCO
MIRANDA
COLEGIO
JAIME CAMPO FRANCISCO
MIRANDA
COLEGIO
JAIME CAMPO FRANCISCO
MIRANDA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
DE
DE
PROCESO
CONTABLE
12
CAUSA
13
EFECTO
3,5 REVISADA LA INFORMACIÓN CONTABLE SE
EVIDENCIÓ QUE LA INSTITUCIÓN NO DIO
CUMPLIMIENTO CON LA OBLIGACIÓN DE PUBLICAR
MENSUALMENTE, EN UN LUGAR VISIBLE, PÚBLICO
Y DE FÁCIL ACCESO DE LA INSTITUCIÓN, LA
INFORMACIÓN CONTABLE, INCUMPLIENDO CON LO
REGLADO EN EL ARTICULO 36 DE LA LEY 734 DE
2002, QUE ESTABLECE: PARA< EFECTOS DEL
ERROR DE PROCEDIMIENTO AL D NO
CONTROL SOCIAL DE QUE TRATA LA LEY 489 DE
ERROR EN PROCEDIMIENTO
DEJAR EVIDENCIADO LA PUBLICACION
1998, NUMERAL 1 DEL ARTICULO 19 DEL DECRETO
4791 DE 2008, Y MEMORANDO FINANCIERO NO DF5400-02 DEL 16 DE ENERO DE 2014. POR LO
ANTERIOR , SE SOLICITA ADELANTAR LAS MEDIDAS
PERTINENTES E INCLUIR EN EL PLAN DE
MEJORAMIENTO
PARA
SU
POSTERIOR
SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA OFICINA DE
CONTROL INTERNO
4,6 REVISADO EL PROCESO DE TESORERIA SE
EVIDENCIO LA PRESENTACIÓN DEL FLUJO DE
CAJA INICIAL MENSUALIZADO POR PARTE DEL
RECTOR AL CONSEJO DIRECTIVO. (VER FOLIOS
XX
AL
XX
CARPETA
DE
EVIDENCIAS),
INCUMPLIENDO CON LO NORMADO EN LA
RESOLUCIÓN
2352
DE
2013,
ÍTEMS
3.
“PROGRAMACION
PRESUPUESTAL".
ES
EL
PROCESO MEDIANTE EL CUAL SE ESTABLECEN
LOS
LINEAMIENTOS,
INSTRUMENTOS
Y
PROCEDIMIENTOS
PARA
LA
ELABORACIÓN,
PRESENTACIÓN, ESTUDIO Y APROBACIÓN DEL
PRESUPUESTO DEL COLEGIO. NUMERAL 3,5 FLUJO
DE
CAJA
COMO
INSTRUMENTO
DE
PROGRAMACION Y EJECUCION PRESUPUESTAL, "
ESTABLECE QUE AL CIERRE DE CADA MES SE
DEBE
REEMPLAZAR
EL
FLUJO
DE
CAJA DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
ERROR EN PROCEDIMIENTO
PROGRAMADO PARA EL MES POR EL FLUJO DE
CAJA DE LOS PAGOS EJECUTADOS Y LOS
INGRESOS RECIBIDOS ES DECIR, LOS GIROS
EFECTIVAMENTE REALIZADOS Y LOS INGRESOS
EFECTIVAMENTE RECIBIDOS, UNA VEZ AJUSTADO
EL FLUJO DE CAJA DEBE PRESENTARSE MINIMO
CADA TRES (3) MESES POR PARTE DEL RECTOR AL
CONSEJO DIRECTIVO PARA SU SEGUIMIENTO", NO
SE EVIDENCIÓ EN LAS ACTAS DE REUNIONES DEL
CONSEJO DIRECTIVO LA PRESENTACIÓN POR
PARTE DEL ORDENADOR DEL GASTO DE ESTA
OBLIGACIÓN. POR LO ANTERIOR, SE SOLICITA
ADELANTAR LAS
MEDIDAS PERTINENTES E
INCLUIR EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO PARA SU
POSTERIOR SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA
OFICINA
DE CONTROL
INTERNO
5,2 REVISADO
EL PROCESO
CONTRACTUAL DE LA
VIGENCIA 2014, SE EVIDENCIÓ LO SIGUIENTE:
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS NO. 001
DE 2014 PARA LA ADJUDICACIÓN DEL ESPACIO DE
LA TIENDA ESCOLAR, CON LA SEÑORA NEXY
VIANED MORENO PULIDO POR VALOR DE $
6,300,000,00, CONTRATO FIRMADO POR LA
RECTORA-ORDENADORA DEL GASTO Y LA
CONTRATISTA, REVISADAS COPIAS DE LAS
CONSIGNACIONES SE EVIDENCIÓ INGRESOS POR
VALOR DE $ 5,600,000, IGUALMENTE SE EVIDENCIÓ
EN LA VIGENCIA 2015, INGRESOS POR VALOR DE $
700,000, CONSIGNACIÓN POR INGRESOS QUE
COMPLETA EL VALOR TOTAL DEL CONTRATO.
CLAUSULA SEGUNDA. VALOR DEL CONTRATO: EL
VALOR DEL PRESENTE CONTRATO ES LA SUMA DE
PROCESO
DE
DE
SEIS MILLONES TRESCIENTOS MIL PESOS M/CTE DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
CONTRATACION
($6, 300.000,00) SUMA PAGADERA EN CUOTAS
MENSUALES FIJAS ADELANTADAS. CLAUSULA
TERCERA- FORMA DE OAGO: EL CANON DE
ARRENDAMIENTO DEBERÁ SER CANCELADA MES
ANTICIPADO, (PRIMEROS CINCO DÍAS HÁBILES DE
CADA MES), CONSIGNADOS EN EFECTIVOS EN LA
CUENTA DE AHORROS NO 115-060493 DEL BANCO
BBVA. OFICINA DE KENNEDY-TIMIZA A NOMBRE
DEL COLEGIO FRANCISCO DE MIRANDA IED, Y
ENTREGAR ORIGINAL DE LAS CONSIGNACIONES A
LA OFICINA DE PAGADURIA DE LA INSTITUCION (
VER FOLIOS 402 AL 413, CARPETA DE EVIDENCIAS)
POR OTRA PARTE SE EVIDENCIO QUE LA
INSTITUCION NO CONFORMO EL GRUPO DE
SUPERVISION PARA EL SERVICIO DE LA TIENDA
ESCOLAR, OBSERVANDOSE DESCONOCIMIENTO
ERROR EN PROCEDIMIENTO
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
16
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
17
TIEMPO
LOS
INFORMES
CONTABLES
SE
VIENEN
PUBLICANDO EN CARTELA DEL FONDO DE DEJAR EVIDENCIA MEDIANTE EDICTO DE FIJACION
SERVICIOS EDUCATIVOS DEL COLEGIO PERO NO Y DESFIJACION DE LA PUBLICACION DE LA 42370
SE VIENE DEJANDO CONSTANCIA DE FIJACION Y INFORMACION CONTABLE
DESFIJACION DE LOS INFORMES
DISCRIMINAR EN LAS ACTAS DE CONSEJO
POR DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA NO SE DIRECTIVO LA PRESENTACION DE TODOS LOS
42370
REALIZO MENSUALMENTE EL PROCEDIMIENTO
COMPONENETES DE LA INFORMACION CONTABLE
Y PRSUPUESTAL INCLUYENDO EL FLIJO DE CAJA
SE REALIZARA MAYOR SEGUIMIENTO A LAS
NO SE REALIZO EL SEGUIMIENTO A LOS PAGOS CONSIGNACIONES DE LA TIENDA ESCOLAR PARA
1
DE TIENDA ESCOLAR
QUE SE CUMPLA CON LO PACTADO EN EL
CONTRATO
42460
42460
42460
19
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
CONTADORA,
CONSEJO
DIRECTIVO
AUXILIAR
FINANCIERA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
PLAN
DE
institución con la acción correctiva
MEJORAMIENTO
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
DICIEMBRE 14 DE
mejoramiento, por lo anterior se
2015
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 29 de julio de 2016.
Y
ESTADO
RECTOR
EN
LAS
REUNIONES
DE
CONSEJO
DIRECTIVO
DE
2015
EN
LAS
CUALES SE HA
PRESENTADO LA
INFORMACION
FINANCIERA
SE
INCLUYE EL FLUJO
DE CAJA Y QUEDA
PLASMADO EN EL
ACTA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
PLAN
DE
institución con la acción correctiva
MEJORAMIENTO
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
DICIEMBRE 14 DE
mejoramiento, por lo anterior se
2015
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 29 de julio de 2016.
AUXILIAR
FINANCIERO
PARA EL AÑO 2015
SE
REALIZO
SEGUIMIENTO
A
LOS
COMPROMISOS
DE
PAGO
PACTADOS EN EL
CONTRATO
DE
TIENDA ESCOLAR
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
PLAN
DE
institución con la acción correctiva
MEJORAMIENTO
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
DICIEMBRE 14 DE
mejoramiento, por lo anterior se
2015
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 29 de julio de 2016.
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
2015
COLEGIO
JAIME CAMPO FRANCISCO
MIRANDA
2015
COLEGIO
JAIME CAMPO FRANCISCO
MIRANDA
2015
COLEGIO
JAIME CAMPO FRANCISCO
MIRANDA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
5,3 REVISADO EL PROCESO CONTRACTUAL DE LA
VIGENCIA DE 2014, SE EVIDENCIO LO SIGUIENTE:
CONTRATO DE PRESTACION DE
SERVICIOS
PROFESIONALES NO 4 DEL 24 DE ENERO DE 2014
POR VALOR DE $ 4,800,000,00, CON PROFESIONAL
HERNAN VICENTE BUITRAGO CAMARGO, ESTE SE
ENCUENTRA DEBIDAMENTE FIRMADO POR LA
ORDENADORA DEL GASTO Y EL CONTADOR. DEL
ANTERIOR CONTRATO SE EVIDENCIO QUE EL
CONTADOR NO CUMPLIO CON LAS SIGUIENTES
OBLIGACIONES.
LITERAL
C.
ESTABLECER
PROCEDIMIENTOS
ESCRITOS DDE LOS PROCESOS CONTABLES POR
TODO CONCEPTO DE INGRESOS, DE EGRESOS, DE
ALMACEN,
DE
INVENTARIOS,
DE
RESPONSABILIDADES FISCALES, DE IMPUESTOS Y
PROCESO
DE
DE
DE AJUSTES CONTABLES INTERRELACIONADOS
CONTRATACION
CON LAS DIFERENTES AREAS COMO PAGADURIA,
ALMACEN E INVENTARIOS.
LITERAL I.
PRESENTAR TRIMESTRALMENTE AL CONSEJO
DIRECTIVO, LOS ESTADOS FINANCIEROS PARA SU
SEGUIMIENTO. LITERAL S. CUMPLIR DE ACUERDO
CON LOS LINEAMIENTOS DADOS POR LA SED. CON
LA ACTIVIDAD DE CONCILIAR MENSUALMENTE LOS
CIERRES FINANCIEROS, CIERRE DE ALMACEN Y DE
CAJA MENOR, Y DEJAR DOCUMENTADA MEDIANTE
ACTA
DE
GESTION.
SE VERIFICO QUE PARA LOS CORRESPONDIENTES
PAGOS CUENTAS CON ELDEBIDO SOPORTE DEL
RECIBO A SATISFACCION, SIN EMBARGO SE
OBSERVÓ QUE NO SE REALIZÓ UN ADECUADO
SEGUIMIENTO
A
LAS
OBLIGACIONES
CONTRACTUALES, LO QUE GENERA OMISION EN
5,5 LA INSTITUCION REALIZO MEDIANTE OFICIO
DEL 10 DE ABRIL DE 2014 GESTION ANTE LA
DIRECCION LOCAL DE EDUCACION DE LA
LOCALIDAD DE KENNEDY PARA QUE SE UBICARA
UN
ESPACIO
PARA
LA
CEREMONIA
DE
GRADUACION DE LOS ALUMNOS DE 11, SE
OBSERVA RESPUESTA POR PARTE DE LA
DIRECCION LOCAL MEDIANTE OFICIO CON FECHA
18 DE NOVIEMBRE DE 2014, Y RECIBIDA POR LA
INSTITUCION EL 11 DE DICIEMBRE DE 2014,
NEGANDO LA POSIBILIDAD DE ENCONTRAR UN
PROCESO
DE
DE
COLEGIO DE LA LOCALIDAD QUE DISPONGA DE UN
CONTRATACION
AUDITORIO CON LAS CAPACIDADES SOLICITADAS,
REVISADO EL PROCESO CONTRACTUAL SE
EVIDENCIO COMPROBANTE DE EGRESO NO 36 DEL
9 DE JULIO DE 2014, SEPARACION DEL AUDITORIO
PARA LA CEREMONIA DE GRADOS. (VER FOLIOS
432 Y 433, CARPETA DE EVIDENCIAS). POR LO
ANTERIOR, SE SOLICTA ADELANTAR LAS MEDIDAS
PERTINENTES E INCLUIR EN EL PLAN DE
MEJORAMIENTO
PARA
SU
POSTERIOR
SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA OFICINA DE
CONTROL INTERNO
12
13
CAUSA
FALTA
DE
SEGUIMIENTO
A
OBLIGACIONES CONTRACTUALES
CONTADOR
LA NO RESPUESTA OPORTUNA
PARTE DE LA DIRECCION LOCAL
6,3 REVISADA LA INFORMACION DE ALMACEN SE
EVIDENCIO
QUE
EXISTEN
SOPORTES
DE
INVENTARIOS POR DEPENDENCIA COMO LO
ESTABLECE LA DIRECCION DE DOTACIONES
ESCOLARES, SE CUMPLE CON LO NORMADO EN LA
RESOLUCION 001 DE 2001, EXPEDIDA POR LA
SECRETARIA DE HACIENDA Y ADOPTADA POR LA
SECRETARIA
DE
EDUCACION
MEDIANTE
RESOLUCION 8257 DE 2001, REVISADO INVENTARIO
ALEATORIO,
SE
DEBE
ACTUALIZAR
LOS
INVENTARIOS DE LAS SIGUIENTES DEPENDENCIAS:
INFORMATICA 2, CRI DE INGLES, SECRETARIA DE
RECTORIA Y AULA 303, IGUALMENTE SE EVIDENCIO
QUE LOS BIENES ENTREGADOS POR LA
PROCESO
DE INSTITUCION
A SUS FUNCIONARIOS DEBEN
DE ALMACEN
E REALIZARSE A TRAVEZ DEL FORMATO DE TE DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
INVENTARIOS
TRASLADO APROBADO, IGUALMENTE SE OBSERVA
QUE SE ENTREGAN LOS BIENES A TRAVES DE UN
FORMATO DENOMINADO MENSAJES INTERNOS, NO
SE UTILIZA UN FORMATO POR PARTE DE LOS
FUNCIONARIOS PARA SOLICITAR LOS BIENES Y
ESTAS SOLICITUDES DEBEN SER AUTORIZADAS
POR
EL
ORDENADOR
DEL
GASTO,
LOS
FUNCIONARIOS SOLICITAN LOS BIENES A TRAVES
DE UNA HOJA ELABORADA A MANO. ( VER FOLIOS
467 AL 495, CARPETA DE EVIDENCIAS) POR LO
ANTERIOR, SE SOLICITA ADELANTAR LAS MEDIDAS
PERTINENETES E INCLUIR EN EL PLAN DE
MEJORAMIENTO
PARA
SU
POSTERIOR
SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA OFICINA DE
CONTROL INTERNO
EFECTO
LAS
DEL ERRORES EN PROCEDIMIENTO
POR
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
FALTA DE CUMPLIMIENTO EN EL AREA EVALUADA
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
ESTE PROCESO SE VIENE REALIZANDO DURANTE
42370
EL AÑO 2015
ERROR EN PROCEDIMIENTO
DEBIDO AL SILENCIO POSITIVO DE LA DIRECION
SE GESTIONARA EN FORMA OPORTUNA ANTE LA
LOCAL, SE HIZO NECESARIO REALIZAR LA
DIRECCION LOCAL DE EDUCACION LA SOLICITUD 42370
CONTRATACION DEL AUDITORIO PARA GRADO
DE AUDITORIO PARA GRADOS
BACHILLERES 2014
ERROR EN PROCEDIMIENTO
SE UTILIZARAN LOS FORMATOS REGLADOS POR
FALTA DE CAPACITACION EN LOS DOCUMENTOS
LA SED Y SE HARAN FIRMAR POR QUIENES 42370
QUE SE DOLIGENCIAN EN EL ALMACEN
TENGAN LA OBLIGACION DE HACERLO
42460
CONTADOR
EN EL AÑO 2015
SE
VIENE
DESARROLLANDO
LAS
OBLIGACIONES
CONTRACTUALES
DE ACUERDO A LA
NORMA
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
PLAN
DE
institución con la acción correctiva
MEJORAMIENTO
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
DICIEMBRE 14 DE
mejoramiento, por lo anterior se
2015
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 29 de julio de 2016.
42460
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
PLAN
DE
institución con la acción correctiva
MEJORAMIENTO
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
DICIEMBRE 14 DE
mejoramiento, por lo anterior se
2015
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 29 de julio de 2016.
42460
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
PLAN
DE
institución con la acción correctiva
MEJORAMIENTO
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
DICIEMBRE 14 DE
mejoramiento, por lo anterior se
2015
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 29 de julio de 2016.
ALMACENISTA
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
COLEGIO
JAIME CAMPO FRANCISCO
MIRANDA
2015
COLEGIO
JAIME CAMPO FRANCISCO
MIRANDA
2015
COLEGIO
JAIME CAMPO FRANCISCO
MIRANDA
2015
COLEGIO
JAIME CAMPO FRANCISCO
MIRANDA
2014
COLEGIO
JAIME CAMPO
SOTAVENTO
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CAUSA
14
13
EFECTO
6,4 DE ACUERDO A INFORMACION SUMINISTRADA
POR LA DIRECCION DE DOTACIONES ESCOLARES
DE LA SECRETARIA DE EDUCACION SOBRE LOS
INVENTARIOS REPORTADOS POR EL COLEGIO A
ESTA DIRECCION A TRAVES DE FORMATOS DE
INGRESOS Y BAJAS Y LO REPORTADO POR EL
CONTADOR, SE EVIDENCIA QUE SE PRESENTA UNA
DIFERENCIA DE ($1,176,000), REPORTE CON CORTE
A 31 DE JULIO DE 2015 Y LO REGISTRADO POR LA
PROCESO
DE
FALTA DE SEGUIMIENTO
CON LA
DIRECCION DE DOTACIONES ESCOLARES EN EL
INCONSISTENCIA
DE ALMACEN
E
OFICINA DE DOTACIONES ESCOLARES DE
APLICATIVO,
DIFERENCIA
QUE
DEBE
SER
INFORMACION
INVENTARIOS
LA SECRETARIA
CORREGIDA POR LA INSTITUCION. POR LO
ANTERIOR, SE SOLICITA ADELANTAR LAS MEDIDAS
PERTINENTES E INCLUIR EN EL PLAN DE
MEJORAMIENTO
PARA
SU
POSTERIOR
SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA OFICINA DE
CONTROL
INTERNO
INFORMACIÓN
DE
INVENTARIOS CON CORTE A 31 DE AGOSTO DE
2015 CONTABILIDAD $ 150,407,805 APLICATIVO sed $
151,583,805 DIFERENCIA $ 1,176,000
15
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
EN
LA
6,5 REVISADA LA INFORMACIÓN DE ALMACEN SE
EVIDENCIO QUE LA INSTITUCION CUENTA CON UN
KARDEX DE LOS ELEMENTOS DEPOSITADOS EN
BODEGA DE ESTA INFORMACION SE COTEJO
ALEATORIAMENTE
ALGUNOS
ELEMENTOS
ENCONTRANDOSE
QUE
LOS
ELEMENTOS
CRAZADOS SE ENCUENTRAN REALÑACIONADOS EN
EL KARDEX, SE DEBE ACTUALIZAR LA SIGUIENTE
INFORMACION: SELLOS DE CAUCHOS POR 150,
FISICAMENTE SE ENCONTRARON (3), EN EL
PROCESO
DE
KARDEX ESTAM REGISTRADOS (2), CAJAS PO 10 FALTA DE TIEMPO PARA ACTUALIZAR EL
DE ALMACEN
E
ERROR EN EL PROCEDIMIENTO
MICRO-PUNTA
NEGRO,
FISICAMNETE
SE KARDEX
INVENTARIOS
ENCONTRARON (30), EN EL KARDEX ESTAN
REGISTRADOS
(40), MARCODORES NEGROS,
FISISCAMENTE SE ENCONTRARON (230), EN EL
KARDEX ESTAN REGISTRADOS (180). (VER FOLIOS
496 AL 507 CARPETA DE EVIDENCIAS). POR LO
ANTERIOR, SE SOLICITA ADELANTAR LAS MEDIDAS
PERTINENETES E INCLUIR EN EL PLAN DE
MEJORAMIENTO
PARA
SU
POSTERIOR
SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA OFICINA DE
CONTROL INTERNO
7,1 DENTRO DEL MARCO DE LA AUDITORIA FUE
SOLICITADO SOPORTE DEL MAPA DE RIESGO PARA
SU EVALUACIÓN, LA INSTITUCIÓN NO ELABORÓ
DICHO MAPA EN LA VIGENCIA 2014. POR LO
MAPA
DE
DE
ANTERIOR SE SOLICITA ADELANTAR LAS MEDIDAS DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
ERROR EN EL PROCEDIMIENTO
RIESGOS
PERTINENTES E INCLUIR EN EL PLAN DE
MEJORAMIENTO
PARA
SU
POSTERIOR
SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA OFICINA DE
CONTROL INTERNO .
8.2 DE CONFORMIDAD CON LA DIRECTIVA 003 DE
2013, SE PUDO EVIDENCIAR QUE EXISTE UNA
ADECUADA SALVAGUARDA DE LOS BIENES Y UNA
CORRECTA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
PÚBLICOS, SE OBSERVÓ QUE EL COLEGIO HA
ADQUIRIDO CARPETAS DE ACUERDO A LO
NORMADO EN LA LEY 594 DE 2000 SOBRE ARCHIVO
DOCUMENTAL. SE HACE NECESARIO FOLIAR LA
INFORMACIÓN PRESUPUESTAL, DE TESORERIA, DE
CONTRATACIÓN,
DE
ALMACEN,
LA
CUMPLIMIENTO
DOCUMENTACIÓN
CORRESPONDIENTE
AL DESCONOCIMIENTO DE LA DIRECTIVA 003 INCUMPLIMIENTO
DE
DE DE LA DIRECTIVA
GOBIERNO ESCOLAR (CONSEJO DIRECTIVO), UNA DE 2013
DIRECTIVA 003 DE 2013
003 DE 2013
VEZ LOS FUNCIONARIOS DE LA INSTITUCIÓN
RECIBAN CAPACITACIÓN EN ARCHIVO SE DEBE
IMPLEMENTAR
UNA
TABLA
DE
ARCHIVO
DOCUMENTAL DONDE SE TENGA RADICADO EL
HISTORIAL DE LOS SOPORTES DOCUMENTALES DE
LA INSTITUCIÓN, POR LO ANTERIOR, SE SOLICITA
ADELANTAR LAS MEDIDAS PERTINENTES E INCLUIR
EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO PARA SU
POSTERIOR SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA
OFICINA DE CONTROL INTERNO.
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
SE SOLICITARA CITA CON LA SEÑORA NOHORA
NO SE HA REALIZADO EL SEGUIMIENTO CON LA
VILLAREAL CON EL FIN DE HACER EL RSPECTIVO
OFICINA DE DOTACIONES ESCOLARES DE LA
42370
CRIUCE PARA DETECTAR LA DIFERENCIA Y
SECRETARIA DE EDUCACION
SUBSANARLA
NO SOLAMENTE SE TIENE LA FUNCION DE
ALMACEN SINO TAMBIEN DE SECRETARIA SE ADELANTARA EL KARDEX Y SE LLEVARA LOS
42370
ACADEMICA POR LO QUE NO SE CUENTA CON EL REGISTROS EN FORMA OPORTUNA
TIEMPO SUFICIENTE PARA REALIZAR ESTA LABOR
LA
17
TIEMPO
42460
42460
NO SE PREPARO POR DESCONOCIMIENTO DE LA ELABORAR
Y
REALIZAR
SEGUIMIENTOS
42370
NORMA
OPORTUNOS AL MAPA DE RIESGOS
42400
DESCONOCIMIENTO
IMPLEMENTACIONDE
DOCUMENTAL
42185
DE
LA
DIRECTIVA
E SOLICITAR A LA OFICINA DE ARCHIVO DE LA SED
PROCESO DE ARCHIVO CAPACITACION A LOS FUNCIONARIOS EN EL 42370
MANEJO DEL ARCHIVO
1.4. Verificadas las actas de reunión del Consejo
Directivo no se evidencia la presentación por parte del
1.
EVALUACION
rector de los estados contables, lo cual genera En las reuniones de consejo directivo casi Muy rara vez se presentaron los
DEL
GOBIERNO
El contador anterior no asistía mucho al colegio
incumplimiento por parte del Consejo Directivo de lo nunca participo el contador
informes contables
ESCOLAR:
normado en el numeral 4 del artículo 5 del Decreto
reglamentario 4791 de 2008.
Presentar los informes financieros en cada reunión de
10/04/2014
consejo directivo y contratación nuevo contador
05/12/2014
19
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ALMACENISTA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
PLAN
DE
institución con la acción correctiva
MEJORAMIENTO
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
DICIEMBRE 14 DE
mejoramiento, por lo anterior se
2015
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 29 de julio de 2016.
ALMACENISTA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
PLAN
DE
institución con la acción correctiva
MEJORAMIENTO
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
DICIEMBRE 14 DE
mejoramiento, por lo anterior se
2015
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 29 de julio de 2016.
RECTOR
DURANTE EL AÑO
2015 SE CREO Y
REALIZARON LOS
RESPECTIVOS
SEGUIMIENTOS AL
MAPA
DE
RIESGOS
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
PLAN
DE
institución con la acción correctiva
MEJORAMIENTO
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
DICIEMBRE 14 DE
mejoramiento, por lo anterior se
2015
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 29 de julio de 2016.
PLAN
DE
MEJORAMIENTO
ABIERTO
DICIEMBRE 14 DE
2015
Oficina
Pagaduría
rectoría
Se ha presentado
los informes en la
de reunión de marzo de
y 2014 quedando en
acta su aprobación
y se ha contratado
nuevo contador
ESTADO
Continuar
presentando
los
informes financieros
en
cada
consejo
directivo realizado
ABIERTO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 20 de octubre de 2015.
11
AÑO
AUDITO
RIA
2014
CONTRATISTA
2015
JAIME CAMPO
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CAUSA
13
EFECTO
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
16
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
COLEGIO
SOTAVENTO
1.5. Verificadas las actas de reunión del Consejo
Directivo no se evidencia la presentación por parte del
rector de los informes mensuales de ejecución de los
La ejecución mensual de los recursos se Presenta la imagen de que no se No se tuvo en cuenta que en las actas iniciales del año
recursos del Fondo de servicios Educativos, lo cual
Presentar los informes de ejecución presupuestal en
presentaba sin regularidad por enfermedad hubieran presentado informes de si figura su presentación sin cifras y con una carpeta
10/04/2014
genera incumplimiento por parte del Consejo Directivo al
cada reunión de consejo directivo
del pagador
ejecución presupuestal
anexa con los informes presentados
no verificar la presentación de dichos informes de
acuerdo al numeral 5 del artículo 6 del Decreto 4791 de
2008.
COLEGIO
SOTAVENTO
1.6. Se evidenció mediante acuerdo No. 14 del 29 de
noviembre de 2012, la aprobación del flujo de caja inicial
por parte del Consejo Directivo, revisadas las actas del
Consejo Directivo se evidencia la falta de presentación
por parte del rector del flujo de caja con sus ajustes
correspondientes mínimo cada tres (3) meses, lo cual Solo se preparaba el flujo de caja al iniciar el No se realizó el seguimiento continuo
No se tuvo en cuenta su continua actualización
genera incumplimiento de lo normado en el numeral 2 periodo presupuestal
al de caja
del artículo 5 del Decreto 4791 de 2008, tener en cuenta
que el flujo de caja no se aprueba, lo que debe realizar el
Consejo Directivo es adoptar el manual de tesorería
expedido por la entidad territorial, el cual determinará la
forma de realizar los recaudos y los pagos.
Presentar trimestralmente el flujo de caja al consejo
10/04/2014
directivo
2014
JAIME CAMPO
2014
COLEGIO
JAIME CAMPO
SOTAVENTO
2.1. Verificadas las modificaciones al presupuesto
2.
EVALUACION
aprobado se evidencia que respecto varios rubros El programa presupuestal del colegio falló y se interpreta que no se hubieran Faltó estar pendiente de que hicieran mantenimiento al Mantener el programa
AL
PROCESO
debieron efectuarse las respectivas adiciones, las cuales no permitió imprimir los documentos
hecho adiciones en el año
programa presupuestal para tenerlo funcional
correctamente
PRESUPUESTAL:
no se realizaron.
COLEGIO
SOTAVENTO
2.2. Verificadas las modificaciones al presupuesto
aprobado se evidenció que respecto al rubro de otras
transferencias SED se proyectó ingresos por valor de
$10.995.000, según tarjetas presupuestales de ingresos El programa presupuestal del colegio falló y se interpreta que no se hubieran Faltó estar pendiente de que hicieran mantenimiento al Mantener el programa
se recibieron recursos por valor de $9.504.606, no se no permitió imprimir los documentos
hecho adiciones en el año
programa presupuestal para tenerlo funcional
correctamente
evidenció que se hiciera el respectivo Acuerdo de
reducción por valor de $1.490.394. razón por la cual se
incluye el hallazgo en el plan de mejoramiento.
COLEGIO
SOTAVENTO
2.3. Verificada la información de cierre de la vigencia
2012, se evidenció falta de elaboración de los formatos
correspondientes, en estos formatos se deben reflejar:
constitución de las reservas presupuestales, excedentes
financieros, acreedores varios, cuentas por pagar en Por tener atrasado el programa presupuestal
hubo fallas en el cierre presupuestal
poder del tesorero y reconocimientos, (entre las no se diligenciaron los formatos
funciones del auxiliar financiero está la de constituir las
reservas presupuestales y excedentes financieros, se
incumple con lo normado en la gula de apoyo
presupuestal para los fondos de servicios educativos).
COLEGIO
SOTAVENTO
2.4. Verificadas las actas de reunión del Consejo
Directivo se evidenció que tres (3) Acuerdos de adición
no fueron presentados para aprobación del Consejo
Directivo, se incumple con lo normado en el numeral 3 Por tener atrasado el programa presupuestal
Faltó estar pendiente de que hicieran mantenimiento al
No se presentaron oportunamente los
Mantener el programa presupuestal funcionando
del artículo 6 del Decreto 4791 de 2008, (entre las no
se
diligenciaron
los
acuerdos
programa presupuestal para tenerlo funcional y realizar
10/04/2014
acuerdos al consejo directivo
correctamente para diligenciar los formatos
funciones que debe desempeñar el auxiliar financiero oportunamente
los acuerdos oportunamente
está la de preparar las adiciones, traslados y
reducciones). Razón por la cual se incluye el hallazgo
en el plan de mejoramiento.
COLEGIO
SOTAVENTO
3.1.1. Tienda Escolar: Revisado el contrato de la tienda
escolar el mismo se encuentra debidamente suscrito por
las partes. Se evidenció que en el proceso de
adjudicación frente al procedimiento del llamado a oferta
que no se cumplió con lo establecido en el artículo 2 de
la Resolución 219 de 1999. En lo referente al pago del
canon de arrendamiento, por el rubro de tienda escolar
se proyectó ingresos por valor de $2.000.000, según
tarjetas presupuestales de ingresos se recibieron
recursos por valor de. $819.000, evidenciándose una
3.1. EVALUACION
Por enfermedad delo pagador estaban pendientes las
diferencia de $1.181.000, se observa por parte del No se había hecho cruce de cuentas con la No se hicieron las consignaciones a
Liquidar a tiempo los pagos para que se realicen la
AL PROCESO DE
liquidaciones mensuales de los pagos que se habían
10/04/2014
supervisor del contrato, incumplimiento por lo reglado en contratista
tiempo
consignaciones oportunamente
CONTRATACIÓN:
consignado
el artículo 4 de la Resolución 219 de 1999, toda vez que
no se ejerció un correcto seguimiento y control al
contrato de tienda escolar, que de no soportarse los
ingresos por parte del auxiliar financiero podría generar
un presunto detrimento patrimonial por lo cual se
trasladará a la Oficina de Asuntos Disciplinarios, a la
Contraloría de Bogotá y a la Fiscalía para en caso de
encontrar merito, inicien las investigaciones pertinentes.
Razón por la cual se incluye el hallazgo en el plan de
mejoramiento.
2014
2014
2014
2014
JAIME CAMPO
JAIME CAMPO
JAIME CAMPO
JAIME CAMPO
presupuestal
presupuestal
funcionando
funcionando
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
10/04/2014
10/04/2014
Faltó estar pendiente de que hicieran mantenimiento al
Mantener el programa presupuestal funcionando
programa presupuestal para tenerlo funcional y
10/04/2014
correctamente para diligenciar los formatos
completar los formatos
05/12/2014
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 20 de octubre de 2015.
Ninguna
Implementar
la
presentación del flujo
de caja al consejo
directivo cada tres
meses
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 20 de octubre de 2015.
Se
actualizó
el
programa
y
se
corrigieron las fallas
se imprimieron los
documentos
y
fueron firmados por
el Consejo Directivo
Continuar
vigilando
que si el programa
presenta fallas le
hagan los arreglos
respectivos
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 20 de octubre de 2015.
Oficina
Pagaduría
Se
actualizó
el
programa
y
se
corrigieron las fallas
de
se imprimieron los
documentos
y
fueron firmados por
el Consejo Directivo
Continuar
vigilando
que si el programa
presenta fallas le
hagan los arreglos
respectivos
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 20 de octubre de 2015.
Oficina
Pagaduría
Se
actualizó
el
programa
y
se
corrigieron las fallas
de
se imprimieron los
formatos y fueron
firmados
por
el
rector y pagador
Continuar
vigilando
que si el programa
presenta fallas le
hagan los arreglos
respectivos
y
diligenciar
oportunamente
los
formatos
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 20 de octubre de 2015.
Oficina
Pagaduría
Se
actualizó
el
programa
y
se
corrigieron las fallas Implementar
de
se imprimieron los procesos
acuerdos y fueron mejoramiento
firmados
por
el
Consejo Directivo
Oficina
Pagaduría
Ya se realizaron las
ACTA 23/02/2016 La Oficina de
consignaciones
Control
Interno
verificó
el
pendientes y a partir
cumplimiento por parte de la
de la visita de Continuar cada mes
de
institución con la acción correctiva
control interno se con el seguimiento
CERRADO
plasmada
en
el
plan
de
esta llevando un respectivo
mejoramiento, por lo anterior se
cuaderno de control
cierra el hallazgo mediante acta de
y ya se hicieron las
visita del 23 de octubre de 2015.
consignaciones
Se ha presentado
de los informes en la
y reunión de marzo de
2014 quedando en
acta su aprobación
Oficina
Pagaduría
de
05/12/2014
Oficina
Pagaduría
de
05/12/2014
05/12/2014
05/12/2014
ESTADO
Continuar
presentando
los
informes de ejecución
de recursos en cada
consejo
directivo
realizado
Oficina
Pagaduría
rectoría
05/12/2014
05/12/2014
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
de plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 20 de octubre de 2015.
11
AÑO
AUDITO
RIA
2014
2014
2014
2014
2014
2014
2014
2014
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
14
13
CAUSA
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
COLEGIO
SOTAVENTO
3.1.2. Contrato del Contador. Revisado el contrato por
prestación de servicios profesionales del contador por
valor de $4.657.500 se evidenció que respecto de las
siguientes obligaciones contractuales no se ejerció una
adecuada supervisión: Establecer procedimientos
escritos de los procesos contables por todo concepto de El contador siempre manifestó estar ocupado
Elaborar una lista de chequeo para verificar
No quedaron los estados financieros El contador presentaba los documentos contable pero
ingresos, de egresos, de almacén, de inventarios, de para asistir a las reuniones de consejo
mensualmente y así poder efectuar los pagos 10/04/2014
sustentados ante el consejo directivo no los explicaba al Consejo directivo
responsabilidades fiscales, de impuestos, de ajustes, directivo
correspondientes
contables interrelacionado con las diferentes áreas como
pagaduría, almacén e inventados. Revisado y
preguntado al auxiliar financiero respecto a esta
obligación y al mismo contador se evidenció que no
existe producto alguno de esta obligación.
COLEGIO
JAIME CAMPO
SOTAVENTO
3.1.3. Aportes a la Seguridad Social. Verificados los
comprobantes de egreso se evidenció que algunos de No se exigía el pago de seguridad social para
No se tenía como requisito habilitante en el Manual de Exigir la presentación del pago a la seguridad Social
Hay documentos pendientes de anexar
10/04/2014
estos no están soportados con las copia de los pagos a la elaboración de los contratos
Contratación del Colegio
para la elaboración de cualquier contrato
la seguridad social.
JAIME CAMPO
JAIME CAMPO
COLEGIO
SOTAVENTO
3.1.4. Plan General de Compras. Revisado el Acuerdo
No. 15 del 29 de noviembre de 2012 referente al plan
general de compras aprobado por el Consejo Directivo
por valor de $33.200.164, este plan no se encuentra No se encuentra desagregado en su totalidad El plan de
desagregado incumpliendo con la Resolución No. 2352 el plan de compras
parcialmente
de 2013 por la cual se adopta la guía de apoyo
presupuestal para los Fondos de Servicios Educativos
establecida por la Secretaría de Educación de Bogotá.
COLEGIO
JAIME CAMPO
SOTAVENTO
3.1.5. Plan General de Mantenimiento. Revisado el
Acuerdo No. 16 del 29 de noviembre de 2012 referente al
plan general de mantenimiento por valor de $27.500.000
aprobado por el Consejo Directivo, este plan está
elaborado por grandes rubros, se deben desagregar los
rubros de mantenimiento de la entidad, mantenimiento
de mobiliario y equipos por actividades, incumpliendo
con la Resolución No. 2352 de 2013 por la cual se
adopta la guía de apoyo presupuestal para los Fondos
de Servicios Educativos establecida por la Secretaría de
Educación de Bogotá.
COLEGIO
SOTAVENTO
3.1.6. Plan de Contratación. Revisado el Acuerdo No. 17
del 29 de noviembre de 2012 referente al plan de
contratación por valor de $81.063.000 aprobado por el
Consejo Directivo, este plan está elaborado por el valor
total de la contratación, se evidencia que el plan de
contratación no se elaboró desagregada mente con sus
conceptos, fechas, valores unitarios y totales, tipo de
contratación a realizar, incumpliendo con la Resolución
No. 2352 de 2013 por la cual se adopta la guía de apoyo
presupuestal para los Fondos de Servicios Educativos
establecida por la Secretaría de Educación de Bogotá.
JAIME CAMPO
JAIME CAMPO
JAIME CAMPO
compras
se
realizó Los docentes no pasaron oportunamente el plan de Exigirle al responsable de cada proyecto de inversión la
10/04/2014
compras de cada proyecto de inversión
entrega oportuna de la información
se realizó sobre el histórico sin tener en
cuenta la guía de apoyo presupuestal para
los
Fondos de Servicios Educativos
establecida por la Secretaría de Educación de
Bogotá
faltó desagregarlo el plan de
mantenimiento de acuerdo con la
No se tuvo en cuenta la guía de apoyo presupuestal Tener en cuenta la guía de apoyo presupuestal para los
guía de apoyo presupuestal para los
para los Fondos de Servicios Educativos establecida Fondos de Servicios Educativos establecida por la 10/04/2014
Fondos de Servicios Educativos
por la Secretaría de Educación de Bogotá
Secretaría de Educación de Bogotá
establecida por la Secretaría de
Educación de Bogotá
se realizó sobre el histórico sin tener en
cuenta la guía de apoyo presupuestal para
los
Fondos de Servicios Educativos
establecida por la Secretaría de Educación de
Bogotá
faltó desagregarlo el plan de
mantenimiento de acuerdo con la
No se tuvo en cuenta la guía de apoyo presupuestal Tener en cuenta la guía de apoyo presupuestal para los
guía de apoyo presupuestal para los
para los Fondos de Servicios Educativos establecida Fondos de Servicios Educativos establecida por la 10/04/2014
Fondos de Servicios Educativos
por la Secretaría de Educación de Bogotá
Secretaría de Educación de Bogotá
establecida por la Secretaría de
Educación de Bogotá
COLEGIO
SOTAVENTO
3.2.1 al 3.2.16 Revisado el 100% de los comprobantes
de egresos se evidenció en algunos de este
incumplimiento de lo normado en la Ley 80 de 1993 Ley
3.2. EVALUACION
Se buscaba que el colegio alcanzara el objetivo de la
general de contratación, Ley 1150 de 2007 y Acuerdo No se pidieron oportunamente los soportes Faltan soportes en los comprobantes
Cada vez que se necesite un giro, no realizarlo hasta
DE LA EJECUCIÓN
prestación del servicio educativo y se olvidó estar
10/04/2014
No. 5 del 05 de marzo de 2013 sobre los trámites y correspondientes
de egreso
que su documentación esté completa
DE GASTOS:
pendiente de los demás soportes
garantías para realizar la contratación, evidenciados en
los comprobantes de egreso relacionados en los
numerales
COLEGIO
SOTAVENTO
3.2.17. Se ha evidenciado que no se ha cumplido con la
Publicar mensualmente en lugar visible y de fácil acceso
la relación de los contratos y convenios celebrados
Publicar en una cartelera exclusiva del Fondo de
durante el período transcurrido de la vigencia, en la que
No se dio la debida publicidad a los contratos La comunidad educativa no conoce la Se daba el informe mensual al Consejo Directivo pero Servicios Educativos en un lugar visible a toda la
por lo menos se indique el nombre del contratista,
10/04/2014
celebrados por el colegio
situación de los recursos del colegio
no se publicaban en ningún lugar del colegio
comunidad educativa toda la información de cada
objeto, valor, plazo y estado de ejecución del contrato, se
contrato
incumple con lo normado en el artículo 19 del Decreto
4791 de 2008, razón por la cual se solicita incluir el
hallazgo en .el plan de mejoramiento.
COLEGIO
JAIME CAMPO
SOTAVENTO
4.3. Respecto a la obligación de Publicar mensualmente
en las dependencias de la respectiva entidad, en lugar
4.
EVALUACION
visible y público, los informes de gestión, resultados, No se dio la debida
AL
PROCESO
financieros y contables. Se evidenció el no cumplimiento información contable
CONTABLE:
de esta obligación, razón por la cual se incluyen los
hallazgos en el plan de mejoramiento.
publicidad
a
la
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
Publicar en una cartelera exclusiva del Fondo de
La comunidad educativa no conoce la
Se presentaban lo estados contables pero no se Servicios Educativos en un lugar visible a toda la
gestión de la parte administrativa del
10/04/2014
publicaban
comunidad educativa toda la información contable de la
colegio
institución mes a mes
05/12/2014
05/12/2014
05/12/2014
05/12/2014
05/12/2014
05/12/2014
05/12/2014
05/12/2014
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
Oficina
Pagaduría
No se le renovó el
contrato al contador
de la vigencia 2013
y aun no se le han
cancelado
los
de honorarios de los
meses
octubre,
noviembre
y
diciembre de 2013.
Para el 2014 se
contrató
otro
contador.
Hacer seguimiento a
los procesos que
debe llevar el área
contable
de
la
Institución
Oficina
Pagaduría
A partir de la visita
de Control Interno
se esta exigiendo la
planilla de aportes a
de
la seguridad social
de
todos
los
proveedores
y
contratistas de la
Institución
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
Seguir exigiendo la
institución con la acción correctiva
planilla de aportes a
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
la seguridad social
mejoramiento, por lo anterior se
para todo contrato
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 20 de octubre de 2015.
Almacén
inventarios
Se le solicitó a los
docentes por medio
del
Consejo
e Directivo la entrega
de la información
requerida
para
desagregar el plan
de compras
Seguir exigiendo a los
docentes que pasen
oportunamente
los
proyectos por áreas y
transversalmente.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 20 de octubre de 2015.
Oficina
Pagaduría
Se consiguió
la
guía
de
apoyo
presupuestal
para
los
Fondos
de
de
Servicios Educativos
establecida por la
Secretaría
de
Educación
de
Bogotá
Implementar
procesos
de
mejoramiento a partir
de la guía de apoyo
presupuestal para los
Fondos de Servicios
Educativos
establecida por la
Secretaría
de
Educación de Bogotá
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 20 de abril de 2014.
Oficina
Pagaduría
Se consiguió
la
guía
de
apoyo
presupuestal
para
los
Fondos
de
de
Servicios Educativos
establecida por la
Secretaría
de
Educación
de
Bogotá
Implementar
procesos
de
mejoramiento a partir
de la guía de apoyo
presupuestal para los
Fondos de Servicios
Educativos
establecida por la
Secretaría
de
Educación de Bogotá
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 23 de febrero de 2014.
Oficina
Pagaduría
Oficina
Pagaduría
Contador
de
Ninguna
Implementar
procesos
mejoramiento
ACTA 23/02/2016 La Oficina de
Control
Interno
verificó
el
cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
CERRADO
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 23 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
de plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 20 de octubre de 2015.
Ya se instaló la
cartelera del Fondo
de
servicios
educativos y se
están publicando la
de
información
sobre
los
contratos
celebrados
y
la
información
financiera de interés
general
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
Mantener actualizada
institución con la acción correctiva
la
información
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
financiera publicada
mejoramiento, por lo anterior se
en cartelera
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 20 de octubre de 2015.
Ya se instaló la
cartelera del Fondo
de
servicios
educativos y se
están publicando la
información
contable
como
estados
de
resultados
y
balances mensuales
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
Mantener actualizada
institución con la acción correctiva
la
información
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
contable publicada en
mejoramiento, por lo anterior se
cartelera
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 24 de abril de 2014.
11
AÑO
AUDITO
RIA
2014
2014
2014
2014
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
COLEGIO
JAIME CAMPO
SOTAVENTO
COLEGIO
JAIME CAMPO
SOTAVENTO
JAIME CAMPO
JAIME CAMPO
COLEGIO
SOTAVENTO
COLEGIO
SOTAVENTO
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CAUSA
14
13
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
16
15
4.4. En la revisión de los comprobantes de egreso se
evidenció falta de soportes de las Liquidaciones de las
retenciones de impuestos que deban ser declaradas y
canceladas mensualmente por el colegio de acuerdo a la
El contador diligenciaba la declaración de
normatividad vigente, se evidencia incumplimiento por
no se puede verificar fácilmente la El contador realizaba la liquidación de los impuestos y
cada uno de los impuestos pero no le
Exigir siempre los soportes de la retenciones efectuadas 10/04/2014
parte del contador al no realizar las liquidaciones de
base de liquidación de los impuestos entregaba los formularios diligenciados
anexaba la respectiva declaración
impuestos correspondientes, se evidencia la falta de
estos soportes correspondientes a los impuestos por
retención en la fuente, retención de IVA, ICA,
contribución especial.
4.5. Revisado los registros contable correspondiente en
el mes de abril se evidenció error en la Contabilización El contador diligenciaba el registro de los no se pueden verificar los ingresos por El contador realizaba el registro de los ingresos por
Exigir siempre el registro de los ingresos por tienda
de ingresos por tienda escolar, razón por la cual se ingresos por tienda
tienda
tienda
incluyen los hallazgos en el plan de mejoramiento.
4.6. Se evidenció indebida afectación de la cuentas
contables, registro por constancias y certificaciones, El contador diligenciaba el registro de los no se pueden verificar los ingresos por El contador realizaba el registro de los ingresos por Exigir siempre el registro
razón por la cual se incluyen los hallazgos en el plan de ingresos por certificados y constancias
certificados y constancias
certificados y constancias
certificados y constancias
mejoramiento.
5.4. Revisada la información del almacén se evidencia
que el formato de la entrada no es el adecuado, no tiene
registrados los códigos de catálogo, no existen columnas
5.
EVALAUCION
de referencia, placa, dependencia e impuesto al valor
AL PROCESO DE
Se lleva un formato de entrada a almacén La
información
agregado (IVA), cuando en la factura aparezca el cobro
ALMACÉN
E
sencillo
incompleta
del (IVA) este debe ser contabilizado con el bien
INVENTARIOS:
adquirido y no se debe registrar por separado como se
refleja en las facturas del proveedor, razón por la cual se
incluyen los hallazgos en el plan de mejoramiento.
registrada
de
los
ingresos
10/04/2014
por
10/04/2014
El formato que se lleva permite valorizar los elementos Cambiar el formato de entradas a almacén agregando
está
que ingresan al almacén tengan o no el impuesto de las columnas que hacen falta para ingresar la 10/04/2014
IVA
información solicitada
2014
COLEGIO
JAIME CAMPO
SOTAVENTO
6.1. Revisado el proceso de tesorería se evidenció que el
flujo de caja anual programado no cruza con los giros
realizados, lo cual genera un incumplimiento en lo
6.
EVALUACIÓN
reglado en el numeral 2 del artículo 5 decreto 4791 de el flujo de caja anual programado no se pudo No se realizó la continua actualización
AL PROCESO DE
No se tuvo en cuenta su continua actualización
2008, además el flujo fue elaborado por rubros seguir por fallas en el programa presupuestal del flujo de caja anual
TESORERÍA:
principales omitiendo el detalle por rubros, razón por la
cual se incluyen los hallazgos en el plan de
mejoramiento.
Presentar trimestralmente el flujo de caja al consejo
10/04/2014
directivo
2014
COLEGIO
JAIME CAMPO
SOTAVENTO
6.2. Revisado el proceso en la tesorería se evidenció que
el libro de bancos de las cuentas de ahorro y corriente el libro de bancos de las cuentas de ahorro y No se realizó la continua actualización
no se encuentran elaborados por el auxiliar financiero, corriente no se pudo seguir por fallas en el de el libro de bancos de las cuentas No se tuvo en cuenta su continua actualización
razón por la cual se incluyen los hallazgos en el plan de programa presupuestal
de ahorro y corriente
mejoramiento.
Registrar continuamente el libro de bancos de las
10/04/2014
cuentas de ahorro y corriente
2014
2014
COLEGIO
JAIME CAMPO
SOTAVENTO
COLEGIO
JAIME CAMPO
SOTAVENTO
6.3. No se encuentran impresas las conciliaciones
bancarias de la cuenta de ahorro de los meses de
septiembre,
octubre,
noviembre
y
diciembre,
incumpliendo con unas de sus obligaciones, ver página
17 de la guía de apoyo presupuesta! para los fondos de
servicios educativos, razón por la cual se incluyen los
hallazgos en el plan de mejoramiento.
6.4. No se encuentran las conciliaciones bancarias de la
cuenta corriente de los meses de septiembre, octubre,
noviembre y diciembre, incumpliendo con unas de sus
obligaciones, razón por la cual se incluyen los hallazgos
en el plan de mejoramiento.
El contador siempre entregó impresas las
Siempre había retraso en tener
conciliaciones bancarias de la cuenta de
impresas las conciliaciones bancarias
ahorro tiempo después de cerrado el ejercicio
de la cuenta de ahorro
contable
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
El contador argumentaba tener plazo de máximo cuatro
meses para tener impresas las conciliaciones bancarias Mantener impresas al día las conciliaciones bancarias
10/04/2014
de la cuenta de ahorro tiempo después de cerrado el de la cuenta de ahorro
ejercicio contable
El contador siempre entregó impresas las
Siempre había retraso en tener El contador argumentaba tener plazo de máximo cuatro
conciliaciones bancarias de la cuenta
Mantener impresas al día las conciliaciones bancarias
impresas las conciliaciones bancarias meses para tener impresas las conciliaciones bancarias
10/04/2014
corriente tiempo después de cerrado el
de la cuenta corriente
de la cuenta corriente
de la cuenta corriente
ejercicio contable
05/12/2014
05/12/2014
05/12/2014
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
Contador
No se le renovó el
contrato al contador
de la vigencia 2013
y aun no se le han
cancelado
los
honorarios de los
meses
octubre,
noviembre
y
diciembre de 2013.
Para el 2014 se
contrató
otro
contador.
Hacer seguimiento a
los procesos que
debe llevar el área
contable
de
la
Institución
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 21 de octubre de 2015.
Contador
No se le renovó el
contrato al contador
de la vigencia 2013
y aun no se le han
cancelado
los
honorarios de los
meses
octubre,
noviembre
y
diciembre de 2013.
Para el 2014 se
contrató
otro
contador.
Hacer seguimiento a
los procesos que
debe llevar el área
contable
de
la
Institución
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 21 de octubre de 2015.
Contador
No se le renovó el
contrato al contador
de la vigencia 2013
y aun no se le han
cancelado
los
honorarios de los
meses
octubre,
noviembre
y
diciembre de 2013.
Para el 2014 se
contrató
otro
contador.
Hacer seguimiento a
los procesos que
debe llevar el área
contable
de
la
Institución
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 21 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 24 de abril de 2014.
05/12/2014
Almacén
inventarios
Se adoptó un nuevo
formato de entrada
a almacén donde se Seguir diligenciando
e
incluye
toda
la el nuevo formato de
información
entrada a almacén
requerida en la visita
de control interno
05/12/2014
Oficina
Pagaduría
Continuar
vigilando
Se
actualizó
el
que si el programa
de programa y se esta
presenta fallas le
implementando su
hagan los arreglos
actualización
respectivos
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 23 de febrero de 2016.
05/12/2014
Oficina
Pagaduría
Continuar
vigilando
Se
actualizó
el
que si el programa
de programa y se esta
presenta fallas le
implementando su
hagan los arreglos
actualización
respectivos
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 20 de mayo de 2015.
Oficina
Pagaduría
No se le renovó el
contrato al contador
de la vigencia 2013
y aun no se le han
cancelado
los
de honorarios de los
meses
octubre,
noviembre
y
diciembre de 2013.
Para el 2014 se
contrató
otro
contador.
Hacer seguimiento a
los procesos que
debe llevar el área
contable
de
la
Institución
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 23 de febrero de 2016.
Oficina
Pagaduría
No se le renovó el
contrato al contador
de la vigencia 2013
y aun no se le han
cancelado
los
de honorarios de los
meses
octubre,
noviembre
y
diciembre de 2013.
Para el 2014 se
contrató
otro
contador.
Hacer seguimiento a
los procesos que
debe llevar el área
contable
de
la
Institución
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 23 de febrero de 2016.
05/12/2014
05/12/2014
11
AÑO
AUDITO
RIA
2014
2014
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
6.5. Se evidencia en los extractos bancarios de la cuenta
de ahorro y corriente el cobro por parte del banco
popular del impuesto denominado 4 por mil. De acuerdo
al manual de procedimientos administrativos y contables
aplicables a los Fondos de servicios Educativos, 4.1.6.
Gravamen a los movimientos financieros -4.1.6.6. Las
Tesorerías de los entes públicos están exentas de
tributo, solicitar ante la Tesorería Distrital, certificación
No se ha solicitado la exención del 4 x mil
ante la entidad financiera para que exoneren al colegio
de este impuesto, en la página No. 110 de los
procedimientos administrativos y contables existe un
modelo para solicitar ante la Tesorero Distrital dicha
exención, una vez realizada la gestión solicitar al banco
popular el reintegro de los descuentos efectuados por
este gravamen, razón por la cual se incluyen los
hallazgos en el plan de mejoramiento.
COLEGIO
JAIME CAMPO
SOTAVENTO
JAIME CAMPO
COLEGIO
SOTAVENTO
12
CAUSA
14
13
EFECTO
15
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
Se esta incurriendo en un gasto
sobre el manejo del
16
mapa de
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
Ya se solicitó al Banco las Certificaciones bancarias de
las cuentas de la institución y se elaboro el documento 10/04/2014
para radicarlo en la Secretaria de Hacienda Distrital
Faltó tener en cuenta la exención del 4 x mil
7.1. Revisado la página de Isolución de la Secretaría de
Educación de Bogotá se observó que no se encuentra
7.
EVALUACIÓN
información sobre mapa de riesgos del colegio desinformación sobre el mapa de riesgos del No se ha implementado el mapa de Falta capacitación
AL
MAPA
DE
Sotavento. Por lo anterior se solicita sea actualizado y colegio
riesgos del colegio
riesgos del colegio
RIESGOS:
subido en el aplicativo ISOLUCIÓN, razón por la cual se
incluyen los hallazgos en el plan de mejoramiento.
8.1. Para la fecha de la visita y de acuerdo a lo
evidenciado en el archivo documental de los soportes
evaluados, el colegio no cuenta con tabla de retención
8.
EVALUACIÓN documental que le permita relacionar todos sus
pro falta de tiempo se ha descuidado el
GESTIÓN
documentos. Los documentos que se encuentran
Se genera desorden documental
manejo del archivo documental
DOCUMENTAL:
foliados son las actas de reunión del Consejo Directivo y
la información de almacén vigencia 2013. , razón por la
cual se incluyen los hallazgos en el plan de
mejoramiento.
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Implementar el manejo del mapa de riesgos del colegio 10/04/2014
05/12/2014
Oficina
Pagaduría
de
05/12/2014
Oficina
Pagaduría
de
2014
COLEGIO
JAIME CAMPO
SOTAVENTO
2014
COLEGIO JOSE 1EVALUACIÓN
JAIME CAMPO FELIX
DEL
GOBIERNO Puntos 1.1-1.2-1.3-1.4-1.5-1.6-1.7 y 1.8
RESTREPO
ESCOLAR
Los puntos 1.1-1.2-1.3-1.4-1.5-1.6-1.7 y 1.8
corresponden a hallazgos anteriores a la Falta
de
legalización
Actual Rectora, sin embargo estos puntos documentación expedida
serán tenidos en cuenta para el Plan de Consejo Directivo.
Mejoramiento.
2014
COLEGIO JOSE
COMITÉ
JAIME CAMPO FELIX
COMPRAS
RESTREPO
El Comité de compras está conformado Falta de legalización en el proceso de El comité de compras se conformó el 29 de Abril de
Legalizar el Comité de compras del año 2013.
desde el 29 de Abril de 2014,
compras.
2014.
14/07/2014
2014
COLEGIO JOSE
REGLAMENTO DE
JAIME CAMPO FELIX
1.11
CONTRATACIÓN
RESTREPO
Se utilizó el Reglamento de 2012, por
El Reglamento de Contratación vigencia cuanto el de 2013 no fue posible ser No hubo consenso en el Consejo Directo sobre las
2014se aprobó por el Consejo Directivo según aprobado por el Consejo Directivo, a cuantías que cada nível debía manejar para la El Reglamento para 2014 ya está aprobado.
Acta No. 09 del 22 de Mayo de 2014.
pesar de que se presentó varias veces aprobación de los contratos.
a este estamento para su aprobación.
Inmediata.
2014
COLEGIO JOSE EVALUACIÓN DEL
JAIME CAMPO FELIX
PROCESO
2.1
RESTREPO
PRESUPUESTAL.
Validar
permanentemente
las
modificaciones
Aunque las reducciones presupuestales no se
No se presentaros las reducciones al Consejo Quedaron sin legalizar las reducciones
presupuestales a fin de mantener la ecuación
protocolizaron, si se tuvieron en cuenta para la
14/07/2014
Directivo.
por parte del Consejo Directivo.
presupuestal, especialmente legalizar las reducciones
evaluación finaqncieray la toma de decisiones.
del año 2014.
13/01/2015
Rectoría,
Pagaduría
2014
COLEGIO JOSE
JAIME CAMPO FELIX
TIENDA ESCOLAR 3,1
RESTREPO
No se envió el soporte que pueda dar cuenta Falta legalizar
del retiro de los elementos.
elementos.
los Se retiraron los elementos que se hallaban fuera del se anexa registro fotografico que acredite el retiro de los
14/07/2014
espacio de la tienda escolar.
elementos.
14/08/2014
Almacén
2014
COLEGIO JOSE EVALUACIÓN DE
JAIME CAMPO FELIX
LA GESTIÓN DE 3.2.1
RESTREPO
GASTOS
Se solicitan los documentos al momento de la Los dumentos quedan con fecha Se tendrá en cuenta esta observación, para contar con
Implementar una lista de chequeo de documentación, la
legalización de la cuenta de cobro o factura y posterior a la de suscripción del la totalidad de documentos al momento de la firma del
14/07/2014
cual se anexa a cada contrato.
no en la fecha del suscripción del contrato.
contrato.
contrato.
21/07/2014
Pagaduría
2014
FALTA
DE
COLEGIO JOSE SOPORTES
DE
JAIME CAMPO FELIX
APORTES A LA 3.2.2.
RESTREPO
SEGURIDAD
SOCIAL
Los
contratos
quedan
sin
la
No se solicitaron los soportes de pago a la
Se gestionó mediante cartas a los proveedores, allegar Implementar una lista de chequeo de documentación, la
legalización de los aportes a la
14/07/2014
seguridad social.
los soportes de pagos a la seguridad social.
cual se anexa a cada contrato.
seguridad social.
21/07/2014
Pagaduría
DE
1,9
el
retiro
en
por
de
Por problemas de salud y solo contar con dos días para implementar el archivo documental de los soportes
10/04/2014
este colegio no había tiempo de organizarlo todo.
evaluados, y la tabla de retención documental.
05/12/2014
Oficina
Pagaduría
Presentación y legalización del Plan de Compras,
Legalización de instalación y posesión del Consejo
la Corresponden a hallazgos anteriores a mi legada a la Directivo y de su reglamento Interno, Convocatoria para
el Institución, sin embargo, estos puntos será tenidos en elección de Personero y Contrañlor y elección de los 14/07/2014
cuenta para el plan de mejoramiento.
miembros del Consejo Directivo, presentación de los
Estados Contables al Consejo Directivo, conformar el
Comité de Mantenimiento.
Ya se solicitó al
Banco
las
Certificaciones
bancarias de las
cuantas
de
la
de
institución
y
se
elaboro
el
documento
para
radicarlo
en
la
Secretaria
de
Hacienda Distrital
14/10/2014
Rectoría
14/10/2014
Rectoría/
Pagaduría.
Rectoría,
Pagaduría
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
Con la respuesta de
la
Secretaría
de
Hacienda, solicitar al
banco el respectivo
reembolso
ESTADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 24 de abril de 2014.
Ninguna
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
Implementar
el institución con la acción correctiva
manejo del mapa de plasmada
en
el
plan
de CERRADO
riesgos del colegio
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 23 de febrero de 2016.
Ninguna
implementar
el
archivo documental
de
los
soportes
evaluados, y la tabla
de
retención
documental.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 20 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
Los compromisos de
plasmada
en
el
plan
de
las
acciones
de
CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
mejoramiento.
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015, y
acta del 30 de octubre de 2015
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
Ya está conformado
institución con la acción correctiva
el
Comité
de NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
Compras
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015.
El Reglamento de
La Oficina de Control Interno verificó
Contratación,
el cumplimiento por parte de la
vigencia 2014, se
institución con la acción correctiva
aprobó
por
el
NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
Consejo Directivo,
mejoramiento, por lo anterior se
segùn Acta 09 del
cierra el hallazgo mediante acta de
22 de Mayo de
visita del 13 de mayo de 2015.
2014.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
Allegar el documento institución con la acción correctiva
Se retiraron
los
que certifique el retiro plasmada
en
el
plan
de CERRADO
elementos.
de los elementos.
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
Solicitar la totalidad el cumplimiento por parte de la
de documentos al institución con la acción correctiva
momento
de
la plasmada
en
el
plan
de CERRADO
suscripción
del mejoramiento, por lo anterior se
contrato.
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015.
Solicitar
los La Oficina de Control Interno verificó
documentos de pago el cumplimiento por parte de la
de aportes a la institución con la acción correctiva
seguridad social al plasmada
en
el
plan
de CERRADO
momento
de
la mejoramiento, por lo anterior se
suscripción
del cierra el hallazgo mediante acta de
contrato.
visita del 13 de mayo de 2015.
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CAUSA
13
EFECTO
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
Se
solicita
al
momento
de
la
suscripción
del
contrato, las pólizas
de seguros, revisión
tecnomecánica
y NINGUNA
Resolución
del
Ministerio
de
Transporte,
de3
acuerdo con lal ista
de chequeo.
2014
SOPORTES
COLEGIO JOSE
PRESTACION
JAIME CAMPO FELIX
3.2.4
SERVICIO
DE
RESTREPO
TRANSPORTE
Los contratos quedan sin los
sooportes de las polizas de seguro, la Se adelantó la gestión con las empresas que prestaron
No se solicitaron los soportes de polizas y la
Implementar una lista de chequeo de documentación, la
revisión
tecnomecánica
y
la el servicio de transporte y se anexaron todos los
14/07/2014
Resolución del Ministerio de Transporte
cual se anexa a cada contrato.
Resolución
del
Ministerio
de documentos.
Transporte.
2014
UTILIZACIÓN DE
RECURSOS PARA
COLEGIO JOSE
EL
PAGO
DE
JAIME CAMPO FELIX
3.2.5
INTERNET
Y
RESTREPO
TELEVICIÓN
SATELITAL.
Se dio cumplimiento de manera inmediata al
Incumplimiento de lo normado en el Se pagaron los recibos hasta el mes de abril de 2013 y
Se utilizaron recursos para el pago de Internet
memorando relacionado, con la teléfonia e internet, a
numeral 7 artículo 11 del Decreto a partir de esta fecha se cancelaron ante las
y Televición Satelital.
partir de abril de 2013, no se presenta recibos de ningún
4791 de 2008.
respectivas empresas estos servicios.
servicio
NINGUNA
2014
COLEGIO JOSE IMPRESOS
EN
JAIME CAMPO FELIX
LAS ACTIVIDADES 3.2.6
RESTREPO
DEL DISTRITO
Las hojas de matrícula y las tarjetas de registro de
Las hojas de matrícula, por causas de fuerza Se evidencia incumplimiento en lo
matrícula, por sder elementos que se necesitaban con En el año 2014, se esta llevando a cabo el trámite como
mayor y urgencia, no se elaboraron a travésa normado en el artículo 1o del Decreto
suma uregencia se mandaron elaborar con proveedores corresponde, a través de la Imprenta Distrital.
de la Imprenta Distrital.
058 de 2008.
externos.
En el año 2014, se
esta llevando a cabo
el trámite como
NINGUNA
corresponde,
a
través
de
la
Imprenta Distrital.
2014
COLEGIO JOSE
CAPACITACIÓN
JAIME CAMPO FELIX
DOCENTES
RESTREPO
El concepto no fue Capacitación a Docentes, sino
Los recurso del fondo de servicios
El concepto no fue Capacitación a Docentes,
Formación en Plan de Prevención y Atención de
educativos son para los estudiantes y
sino Formación en Plan de Prevención y
Emergencias, debido a que la Resolución 7550 de 2004 Dar cumplimiento a la normativadad de gratuidad.
no apara realizar capacitación a
Atención de Emergencias.
y Resolución 3459 de 1995, reglamentan el plan de
docentes.
Prevención de Emergencias.
3,2,7
14/07/2014
En cuanto a las certificaciiones y notas a los estados
financiero, sí se están elaborando , pero
Las certificaciones a los estados contables se
desafortunadamente al momento de la visita se
están elaborando desde el año 2012. Sin
encontraban archivadas con otros documentos. A la Elaborar las certificaciones de los Estados Contables y
Las certificaciones están diligenciadas
embargo falta la firma del Rector en estas, a
fecha reposan con la contabilidad del año 2013. A partir que estas lleven la firma del Contador y del Rector / 14/07/2014
sin la firma del Rector.
pesar de las gestiones adelantadas para
del año 2014 y de acuerdo con instrucciones del área Ordenador del Gasto.
obtener su firma.
financiera de la SED, se están elaborando
mensualmente las notas y certificaciones a los estados
financieros.
2014
COLEGIO JOSE CERTIFICACIÓN A
JAIME CAMPO FELIX
LOS
ESTADOS 4.1
RESTREPO
CONTABLES
2014
REGISTRO
COLEGIO JOSE CONTABLE
DEL
JAIME CAMPO FELIX
COMPROBANTE
4.5
RESTREPO
DE EGRESO No.
3047
En el mes de Mayo de 2014 se reversó esta operación
No se había anulado el comprobante de Siendo un comprobante anulado
Adjuntar comprobante de contabilidad, que soporte la
con el fin de corregir la inconsistencia presentada. Se
Inmediata
egreso No. 3047por valor de $ 4'095.527
seguía vigente en la Contabilidad.
anulación del comprobante de egreso No. 3047
adjunta Comprobante de Contabilidad.
2014
COLEGIO JOSE CUENTA
JAIME CAMPO FELIX
PROPIEDAD
RESTREPO
LANTA Y EQUIPO
La cuenta de Propiedad, Planta y Equipo, se encuentra
en proceso de cnciliación y depuración, entre el Colegio
Falta la conciliación de inventarios entre el Las cifras de inventarios entre
Efectuar la conciliación de inventarios entre el Colegio y
y el a´rea de Dotaciones Escolares de la SED, una vez
Colegio y el área de Dotaciones Escolares de Contabilidad y Almacén no son
el área de Dotaciones Escolares de la SED, y luego 14/07/2014
se obtengan las cifras definitivas se procederá al ajuste
la SED.
consistentes.
efectuar el ajuste en los Estados Financieros.
de los Estados Financieros, con el fin de corregir la
inconsistencia presentada.
2014
ACTAS
DE
COLEGIO JOSE
CIERRE
JAIME CAMPO FELIX
4.7
CONTABLE Y DE
RESTREPO
ALMACÉN
2014
4.6
COMITÉ
DE
COLEGIO JOSE
SOSTENIBILIDAD
JAIME CAMPO FELIX
4.9
DE SANEAMIENTO
RESTREPO
CONTABLE
Las actas de cierre contable y de almacén se elaboró
No se están elaborando las actas de cierre Están quedando los cierres sin las una vez como se puede verificar en nuestros archivo, y Elaborar las actas de cierre contable y de almacen
Inmediata.
contable y de almacén mensuales.
actas respectivas.
de la cual adjuntamos copia, sin embargo a partir de la mensualmente.
fecha la seguiremos elaborado mensualmente.
El Comité de Sostenibilidad de Saneamiento
Contable, estaba conformado, pero no se
actualizó con la integración de la nueva
Rectora.
Quedó sin actualizar el Comité de
Sostenibilidad
de
Saneamiento
contable, con el nombre de la nueva
Rectora.
El Comité de Sostenibilidad de saneamiento Contable
ya estaba creado con Resolución Rectoral No. 001 de
Abril 11 de 2012 y se reglamentó según Acta No. 02 de
Abril 25 de 2012.
Se conformó el Comité de Sostenibilidad de
Saneamiento Contable con el nombre de la nueva
Rectora,mediante Resolución Rectoral y se levantó la
Inmediata
correspondiente Acta del Comité donde se aprueba la
citada resolución. Se adjuntan Resolución Rectoral y
Acta del Comité
21/07/2014
Pagaduría
21/07/2014
Pagaduría
14/08/2014
Contador
Rectoría
Utilizar los recursos
del
Fondo
de
Servicios Educativos
NINGUNA
del Colegio, solo
para la capacitación
de los estudiantes.
y
Contador
04/12/2014
Elaborar
las
certificaciones de los
Estados Contables y
que estas lleven la
firma del Contador y
del
Rector
/
Ordenador del Gasto.
En el mes de Mayo
de 2014 se reversó
esta operación con
el fin de corregir la
inconsistencia
NINGUNA
presentada.
Se
adjunta
Comprobante
de
Contabilidad.
ESTADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015.
Almacenista,
Contador, SED.
Efectuar
la
conciliación
de
inventarios entre el
Colegio y el área de
Dotaciones Escolares ABIERTO
de la SED, y luego
efectuar el ajuste en
los
Estados
Financieros.
Contador, Pagador,
Almacenista.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
Elaborar las actas de
institución con la acción correctiva
cierre contable y de
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
almacen
mejoramiento, por lo anterior se
mensualmente.
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015.
Se
conformó
el
Comité
de
Sostenibilidad
de
Saneamiento
Contable con el
nombre de la nueva
Rectora,mediante
Rector,
Pagador, Resolución Rectoral
NINGUNA
Contador
y se levantó la
correspondiente
Acta del Comité
donde se aprueba la
citada
resolución.
Se
adjuntan
Resolución Rectoral
y Acta del Comité
ABIERTO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015.
11
12
13
14
15
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
19
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
2014
ESTADOS
DE
COLEGIO JOSE CUENTA DE LA
JAIME CAMPO FELIX
DIAN
Y 4.10
RESTREPO
TESORERÍA
DISTRITAL
Contar con información actualizada de
Se gestionó ante la DIAN y la TESORERIA
los compromisos del Colegio en Se gestionó ante la DIAN y la TESORERIA DISTRITAL, Gestionar ante la DIAN y la TESORERIA DISTRITAL, la
DISTRITAL, la expedición de los estados e
cuanto al pago de la retención en la la expedición de los estados e cuenta delpago de los expedición de los estados e cuenta delpago de los Inmediata
cuenta delpago de los impuestos nacionales y
fuente con la DIAN y la TESORERÍA impuestos nacionales y distritales.
impuestos nacionales y distritales.
distritales.
DISTRITAL.
2014
COLEGIO JOSE
KÁRDEX
JAIME CAMPO FELIX
ELEMENTOS
RESTREPO
En los ingresos de elemntos al Almacén, no
La Almacenista elaborará el ingreso de los elementos La Almacenista elaborará el ingreso de los elemntos por
Los ingresos de elemntos al Almacén
se están utilizando los códigos del catalogo
por grupos deinventarios, utiñizando la codificación grupos deinventarios, utiñizando la codificación 14/07/2014
están quedando sin codificación
expedido por la SED para tal fin.
establecida por la SED.
establecida por la SED.
2014
COLEGIO JOSE TARJETAS
DE
JAIME CAMPO FELIX
KÁRDEX DEL AÑO 5.5
RESTREPO
2013
Las tarjetas de kárdex del año 2013 se
No se cuenta con información de Las tarjetas del año 2013 se borraron por la Para la vigencia 2014, las tarjetas de kárdex se
borraron al actualizar el programa de
Inmediata
kárdex de elementos para el año 2013. actualización del programa de inventarios.
encuentran actualizadas y conciliadas.
inventarios.
Almacenista
Para
la
vigencia
2014, las tarjetas de
kárdex se encuentran
actualizadas
y
conciliadas.
2014
ELABORACIÓN
DEL
FORMATO
COLEGIO JOSE
UNICO
DE
JAIME CAMPO FELIX
5.6
INGRESOS
Y
RESTREPO
BAJAS
DE
INVENTARIOS
El formato unico de ingresos y bajas se
elaboraba por la Almacenista y el Contador, a
Debe ser elaborado por la Almacenista
partir del mes de Junio/2014, será elaborado
y revisado por el Contador.
por la Alamacenista y Revisado por el
Contador.
Almacenista,
Contador
El formato unico de
ingresos y bajas, del
mes de junio/2014,
fue elaborado por la
Almacenista
y
Revisado
por
el
Contador
COLEGIO JOSE INVENTARIOS
JAIME CAMPO FELIX
LABORATORIOS
RESTREPO
DE QUIMICA
Existen dos DVDS, uno de estos se encuentra
en otra dependencia, motivo por el cual se
solicita realizar el traslado correspondiente.
Existe en el laboratorio un torso humano
Los inventarios del laboratorio de
inservible, motivo por el cual se deb retirar del
Quimica no se encuentran conciliados Se trasladó el DVD a la dependencia correspondiente.
lugar y proceder a incluirlo en los bienes que
con la existencia física.
están en proceso de baja.Dentro del
inventario del laboratorio de Quimica existen
10 ballanzas, una vez realizado el conteo
fisico se evidenció nueve balanzas.
Almacenista
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
Se trasladó el DVD a institución con la acción correctiva
la
dependencia plasmada
en
el
plan
de CERRADO
correspondiente.
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015.
2014
COLEGIO JOSE INVENTARIOS
JAIME CAMPO FELIX
SALA
DE 5.7
RESTREPO
INFORMATICA 3
Existe un acces point, que se encuentra en
ayudas especiales.Existe una mesa de
computador que se encuentra en ayudas
especiales.Existe un scanner que se
encuentra en almacén para darlo de baja.
Revisados los inventarios de ayudas
especiales, existen dos monitores, existenm
dos CPUcasa uno por valor de $ 1,500.000..
Los inventarios de la sala de Inforática El Access point se encuentra en el Almacén, para darlo El Access point se encuentra en el Almacén, para darlo
Elementos que deben darse de baja y que
3, no están actualizados y falta de baja de los inventarios, Este elemento ya fue de baja de los inventarios, Este elemento ya fue Inmediata
todavía se encuentran en el inventario de
conciliarlos con el inventario fisico.
excluido de los registros de inventarios.
excluido de los registros de inventarios.
ayudas especiales.En la oficina de Pagaduría
se encuentra una fotocopiadora que no
pertenece a la oficina y que se debe dar de
baja.Existen dos computadores en la oficina
de Pagaduría, uno de estos se va a cambiar
por el nuevo, se recmienda al pagador relizar
el proceso de cambioy solo se evidencie un
computador,
Almacenista
El Access point se
encuentra
en
el
Almacén, para darlo
de baja
de los
inventarios,
Este
elemento
ya
fue
excluido
de
los
registros
de
inventarios.
2014
COLEGIO JOSE TESORERÍA
JAIME CAMPO FELIX
FLUJO
RESTREPO
EFECTIVO
El
flujo
de
efectivo
es
ajustado
automáticamente
por
el
programa
El flujo de efectivo es austado automáticamente por el
presupuestal AS-FINANCIERO, sin embargo No se está presentando el flujo de No se está presentando el flujo de efectivo ajustado al programa presupuestal AS-FINANCIERO, sin embargo
14/07/2014
al parecer la aplicación presenta falencias que efectivo ajustado al ciento por ciento. ciento por ciento.
al parecer la aplicaciónpresenta falencias que no
no permiten su presentación real al ciento por
permiten su presentación real al ciento por ciento.
ciento.
04/12/2014
Pagaduría,
Contador
NINGUNA
2014
GIRO
DE
COLEGIO JOSE CHEQUES
CON
JAIME CAMPO FELIX
RESTRICCIÓN DE 6.3
RESTREPO
PAGO AL PRIMER
BENEFICIARIO
Los cheques se están girando sin el sello Los cheques se están girando sin
Todos los cheques girados se restringirán con el sello
Los cheques se están girando sin restricciones, que
'PAGUESE UNICAMENTE AL PRIMER restricciones, que permitan seguridad
de
'PAGUESE
UNICAMENTE
AL
PRIMER 14/07/2014
permitan seguridad en el cobro de los mismos.
BENEFICIARIO'.
en el cobro de los mismos.
BENEFICIARIO'
14/08/2014
Pagador
NINGUNA
2014
COBRO
COLEGIO JOSE IMPUESTO
JAIME CAMPO FELIX
4X1000EN
RESTREPO
CUENTA
AHORROS
Se efectuará el trámite correspondiente ante la
TESORERÍA DISTRIAL, para solicitar la exoneraciónde
El Banco Popular está descontando en la Se está cobrando un gravamen, del
Se está cobrando un gravamen, del cual las entidades este gravamen al Colegio. Una vez obtengamos el
cuenta de ahorros del Colegio, el impuesto del cual las entidades públicas están
14/07/2014
públicas están exentas.
certificado de la citada exención, se solicitará al Banco
4x1000.
exentas.
Popular la devolución e los valores descontados por
este concepto.
14/10/2014
Pagador
NINGUNA
2014
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
DE
5.3
5.7
DE 6.1
DEL
LA 6.4
DE
CAUSA
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
TIEMPO
14/10/2014
El formato unico de ingresos y bajas se elaboraba por
A partir del mes de Junio/2014, el formato unico de
la Almacenista y el Contador, a partir del mes de
ingresos y bajas, será elaborado por la Almacenista y Inmediata
Junio/2014, será elaborado por la Alamacenista y
Revisado por el Contador.
Revisado por el Contador.
Se trasladó el DVD a la dependencia correspondiente.
Inmediata
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
Se gestionó ante la
DIAN
y
la
TESORERIA
DISTRITAL,
la
expedición de los
Pagador, Contador
NINGUNA
estados e cuenta
delpago
de
los
impuestos
nacionales
y
distritales.
La
Almacenista
elaborará el ingreso
de los elementos por
grupos deinventarios,
Almaceista
utiñizando
la
codificación
establecida por la
SED.
ESTADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015.
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
13
EFECTO
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
A la fecha de la visita de Control Interno, se encontraba
Se evidencio que el Colegio no cuenta con un Esta en proceso de elaboración el en proceso de formulación el Mapa de Riesgos, el cual
Mpapa de riesgos
Mapa de Riesgos
finalizo la incorporación al sistema de la SED, el 14 de
mayo de 2014.
16
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
A la fecha de la visita de Control Interno, se encontraba
en proceso de formulación el Mapa de Riesgos, el cual
inmediata
finalizo la incorporación al sistema de la SED, el 14 de
mayo de 2014.
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
A la fecha de la
visita de Control
Interno,
se
encontraba
en
proceso
de
formulación el Mapa
NINGUNA
de Riesgos, el cual
finalizo
la
incorporación
al
sistema de la SED,
el 14 de mayo de
2014.
Se
foliarán
los
documentos
soportes
de las
áreas
Pagaduría, NINGUNA
Almacén
y
lo
relacionado con el
Consejo Directivo.
ESTADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015.
2014
COLEGIO JOSE EVALUACIÓN
JAIME CAMPO FELIX
MAPA
RESTREPO
RIESGOS
2014
COLEGIO JOSE CUMPLIMIENTO
JAIME CAMPO FELIX
DE LA DIRECTIVA 8.2
RESTREPO
003 DE 2013
2014
MANUEL
JAIME CAMPO CEPEDA
VARGAS
EVALUACION DE
3.2.4. NO SE ENTREGO LA AGENDA Y/O MANUAL DE
LA EJECUCION DE
INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
CONVIVENCIA EN LA VIGENCIA 2013
GASTOS
No es confiable el proceso
Se estaba adecuando el nuevo manual de convivencia EJECUTAR LOS RECURSOS EN LA VIGENCIA
01/08/2014
a las normas establecidas en la ley 1620 de 2013
CORRESPONDIENTE
31/12/2014
Rectoria
NINGUNA
2014
MANUEL
JAIME CAMPO CEPEDA
VARGAS
EVALUACION
PROCESO
CONTABLE
AL 4.1. FALTA LA CERTIFICACION DE ESTADOS
FINANCIEROS
FIRMADA
POR
EL
RECTOR- INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
ORDENADOR DEL GASTO Y LA CONTADORA
No es confiable el proceso
Se acepta observación y se solicitó a la Contadora ELABORAR LA
allegar la certificación de los estados financieros
FINANCIEROS
14/07/2014
31/12/2014
CONTADORA
NINGUNA
2014
MANUEL
JAIME CAMPO CEPEDA
VARGAS
EVALUACION
PROCESO
ALMACEN
AL 5.1. SE OBSERVO LA FALTA DE FIRMA POR PARTE
DE DE LOS DOCENTES DEL AREA DE INFORMATICA DE INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
LOS INVENTARIOS POR DEPENDENCIAS
No es confiable el proceso
FIRMAR POR PARTE DE LOS DOCENTES
Se acepta observación para incluir en plan de
RESPONSABLES EL INVENTARIOS DEL AREA DE 14/07/2014
mejoramiento.
INFORMATICA
31/12/2014
ALMACENISTA
NINGUNA
2014
MANUEL
JAIME CAMPO CEPEDA
VARGAS
EVALUACION
PROCESO
ALMACEN
5.4. LOS FORMATOS DE INGRESOS DE BIENES NO
AL
REGISTRA LOS CODIGOS DE CATALOGOS DE LA
DE
INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
RESOLUCION 2039 DE 2008 EXPEDIDA POR LA
SECRETARIA DE HACIENDA
No es confiable el proceso
AJUSTAR EL FORMATO DE INGRESO DE BIENES
Se acepta observación para incluir en plan de
INCLUYENDO EL REGISTRO DE LOS CODIGOS DEL 14/07/2014
mejoramiento.
CATALOGO CORRESPONDIENTE
31/12/2014
ALMACENISTA
NINGUNA
2014
MANUEL
JAIME CAMPO CEPEDA
VARGAS
EVALUACION
PROCESO
ALMACEN
AL 5.6. NO SON ENTREGADOS A LA CONTADORA LA
DE RELACION DE INGRESOS Y SALIDAS DE ALMACEN INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
PARA EL CIERRE MENSUAL
No es confiable el proceso
ENTREGAR MENSUALMENTE LA RELACION DE
Se acepta observación para incluir en plan de
INGRESOS Y SALIDAS DE ALMACEN EN EL CIERRE 25/07/2014
mejoramiento.
CONTABLE PARA SU REGISTRO
31/12/2014
ALMACEN
CONTADORA
2014
MANUEL
JAIME CAMPO CEPEDA
VARGAS
EVALUACION
PROCESO
ALMACEN
5.7. PREPARAR UN BALANCE MENSUAL CON LOS
AL
SALDOS DE INVENTARIOS AL CIERRE DE CADA MES
DE
INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
PARA EFECTOS DE OCNCILIACION CON SALDOS
CONTABLES
No es confiable el proceso
ELABORAR UN BALANCE CON LOS SALDOS DE
Se acepta observación para incluir en plan de
INVENTARIOS MENSUALMENTE Y ENTREGARLO A 25/07/2014
mejoramiento.
LA CONTADORA
31/12/2014
ALMACENISTA
NINGUNA
2014
MANUEL
JAIME CAMPO CEPEDA
VARGAS
EVALUACION
PROCESO
ALMACEN
No es confiable el proceso
Se acepta observación para incluir en plan de
ACTUALIZAR EL KARDEX
mejoramiento.
31/12/2014
ALMACENISTA
NINGUNA
RECTOR
La Oficina de Control Interno verificó
incluir
la el cumplimiento por parte de la
comunicación a la institución con la acción correctiva
DEL dentro de los plasmada
en
el
plan
de CERRADO
estudios previos del mejoramiento, por lo anterior se
contrato
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de mayo de 2015.
2014
MANUEL
JAIME CAMPO CEPEDA
VARGAS
AL
DE 7.1
12
CAUSA
AL
DE 5.8. EL KARDEX NO SE ENCUENTRA ACTUALIZADO
CONTRATACION
Rectoría
Falta foliar la información Presupuestal, de
Se
encuentran
sin
foliar
los Se foliarán los documentos soportes de las áreas Se foliarán los documentos soportes de las áreas
tesorería, de contratación y la carpeta donde
documentos presupuestales,almacen Pagaduría, Almacén y lo relacionado con el Consejo Pagaduría, Almacén y lo relacionado con el Consejo inmediata
se encuentran archivadas las entradas y
y otros
Directivo.
Directivo.
salidas de almacén
INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
5.14. Revisado el 53% de los comprobantes de egreso,
se evidenció incumplimiento de lo normado en la
Resolución 2352 de 2013 sobre lineamientos en el
alquiler de un sitio para la ceremonia de grado, Los
colegios que no cuenten con aula múltiple, teatro o lugar
de ceremonias, coordinarán con el respectivo Director No se archivó la solicitud de información
Local de Educación, el lugar de la ceremonia de sobre disponibilidad de salón junto al contrato
graduación, el cual no puede generar costo alguno pero respectivo
si el compromiso de entregarlo en las mismas
condiciones que fue recibido. El Director Local de
Educación organizará con los rectores de los colegios
que cuenten con estos espacios el cronograma de
eventos.
CERTIFICACION
DE
ESTADOS
25/07/2014
No se permite evidenciar la falta de
disponibilidad de un salón adecuado La solicitud se archivó en el archivo de correspondecia Se procederá a incluir la comunicación junto a los
14/07/2014
para el número de graduandos, dentro ordinaria de rectoría
estudios previos del contrato
de la clocalidad
Almacenista
Pagador
14/09/2014
Y
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 13 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de mayo de 2015.
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
11
AÑO
AUDITO
RIA
2014
2014
2014
2014
2014
2014
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
MANUEL
JAIME CAMPO CEPEDA
VARGAS
MANUEL
JAIME CAMPO CEPEDA
VARGAS
MANUEL
JAIME CAMPO CEPEDA
VARGAS
MANUEL
JAIME CAMPO CEPEDA
VARGAS
MANUEL
JAIME CAMPO CEPEDA
VARGAS
EDUARDO
JAIME CAMPO
UMAÑA LUNA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CAUSA
ALMACEN
INVENTARIOS
6.1. Revisado la información de almacén se evidenció
que el formato donde se relacionan los bienes por
dependencias no es el adecuado, se evidenció la
elaboración de este formato, pero con las siguientes
falencias: faltan firmas en algunos de estos formatos por
parte de los responsables y de la almacenista, muchos
bienes no se encuentran valorizados, la columna de la Se presento ausencia de un almacenista
E
procedencia se encuentra sin diligenciar, falta código de capacitado para efectuar este proceso durante
catálogo de la Resolución 2039 de 2008, cuenta la vigencia auditada
contable, se incumple con lo normado en la resolución
001 de 2001 expedida por la Secretaría de Hacienda
distrital sobre manejo y custodia de bienes en las
entidades distritales, se recomienda utilizar el formato
adecuado para relacionar los bienes por dependencias,
se solicita incluir el hallazgo en el plan de mejoramiento.
ALMACEN
INVENTARIOS
6.3. Revisada la información de almacén, se evidenció lo
siguiente: el formato utilizado para las salidas de
almacén no era elaborad por la almacenista, no es el
Se presento ausencia de un almacenista
E mismo modelo que utiliza la Secretaría de Educación , el
capacitado para efectuar este proceso durante
formato utilizado por el colegio lo arroja el aplicativo AS
la vigencia auditada
financiero, no tiene registrado la cuenta contable, código
de catálogo, por lo tanto se debe incluir el hallazgo en el
plan de mejoramiento.
ALMACEN
INVENTARIOS
6.4. Revisada la información de almacén, se evidenció
que no existe el kardex, se incumple con lo normado en
la Resolución No. 00 de 2001 expedida por la Secretaría
Se presento ausencia de un almacenista
E de Hacienda Distrital sobre el manejo de bienes y
capacitado para efectuar este proceso durante
servicios en las entidades oficiales y adoptada por la
la vigencia auditada
Secretaría de Educción mediante Resolución 8287 de
2001, por lo tanto se debe incluir en el plan de
mejoramiento.
ALMACEN
INVENTARIOS
6.5. Revisada la información de almacén, se evidenció la
elaboración y entrega del formato de ingresos y bajas del
movimiento mensual de bienes adquiridos por el colegio
a través del Fondo de Servicio Educativo, movimientos
mensuales que debe reportar a la Dirección de
Dotaciones Escolares de la Secretaría de Educación, se
evidencian las firmas del ordenador del gasto y contador, Se presento ausencia de un almacenista
E
este formato es elaborado por el contador, se capacitado para efectuar este proceso durante
recomienda que el funcionario encargado del manejo de la vigencia auditada
los bienes elabore este formato, una vez elaborado se
haga entrega al contador con la finalidad de cotejar los
valores reportados por la almacenista y los valores
registrados en contabilidad. (ver folios 309, carpeta de
evidencias). Razón por la cual se solicita incluir el
hallazgo en el plan de mejoramiento.
MANUAL
FUNCIONES
PROCESO
PAGADURIA
13
EFECTO
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
Se evidenciaron fallas en los
documentos
que
no
permiten Se presento ausencia de un almacenista capacitado
evidenciar el proceso adecuado de para efectuar este proceso durante la vigencia auditada
almacén
Se evidenciaron fallas en los
documentos
que
no
permiten Se presento ausencia de un almacenista capacitado
evidenciar el proceso adecuado de para efectuar este proceso durante la vigencia auditada
almacén
Se evidenciaron fallas en los
documentos
que
no
permiten Se presento ausencia de un almacenista capacitado
evidenciar el proceso adecuado de para efectuar este proceso durante la vigencia auditada
almacén
Se evidenciaron fallas en los
documentos
que
no
permiten Se presento ausencia de un almacenista capacitado
evidenciar el proceso adecuado de para efectuar este proceso durante la vigencia auditada
almacén
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
Solicitar a la oficina de talento humano el nombramiento
de un almacenista capacitado con el fin de que se
14/07/2014
puedan atender adecuadamente los documentos y
procesos de almacén
Solicitar a la oficina de talento humano el nombramiento
de un almacenista capacitado con el fin de que se
14/07/2014
puedan atender adecuadamente los documentos y
procesos de almacén
Solicitar a la oficina de talento humano el nombramiento
de un almacenista capacitado con el fin de que se
14/07/2014
puedan atender adecuadamente los documentos y
procesos de almacén
Solicitar a la oficina de talento humano el nombramiento
de un almacenista capacitado con el fin de que se
14/07/2014
puedan atender adecuadamente los documentos y
procesos de almacén
8.2. De conformidad con la Directiva 003 de 2001 se
puede evidenciar que existe una efectiva salvaguarda de
los bienes y una correcta conservación de los
documentos públicos, sin embargo se hace necesario
Existe la posibilidad de que no se
Los documentos se encuentran en proceso de archivo
DE foliar la información presupuestal, de tesorería, de Se avanza en el proceso de archivo y foliado pueda establecer el número de
Foliar los documentos archivados de acuerdo con las
de acuerdo con las nuevas normas y una vez finalizado
14/07/2014
contratación, la carpeta de actas de reuniones del de documentos
documentos archivados o que se
normas de gestión documental
se procederá a foliarlos
Consejo Directivo, además se debe llevar una tabla de
presenta ausencia de alguno
archivo documental donde se tenga radicado el historial
de los soportes documentales, por lo tanto se solicita
incluir el hallazgo en el plan de mejoramiento.
RUBRO MANTENIMIENTO ENTIDAD 2012
A pesar de hacerse el análisis de las
diferentes ofertas de los contratistas, en las
cesiones del Consejo Directivo, se debe
verificar que todos los documentos reposen
organizadamente en los diferentes archivos.
En el momento de requerir los
documentos de las diferentes ofertas,
al no estar organizados, da la
sensacion
de
no
seguir
las
orientaciones de la guia de apoyo
presupuestal expedida por la SED:
cuando siempre se cumplió con los
lineamientos expresados en la guia.
Por error humano involuntario todos los documentos no
fueron organizados en los diferentes archivos.
*
Solicitar el concepto de viabilidad de la intervencion a la
direccion de construcciones escolares. * Adoptar
medida para promover y controlar la afiliacion y el pago
de aportes en el sistema general de seguridad social en
salud.
17
Para todos los casos, la Institución se compromete a
solicitar el concepto de viabilidad de la intervención a la
Dirección de Construcción y Conservación de
Establecimientos Educativos de acuerdo a la resolución
2280 del 26 de junio de 2008, por la cual se adopta el
Manual de Mantenimiento de Plantas Físicas de la
10/04/13
Secretaría de Educación Distrital. De igual manera la
Institucion cumplirá con lo establecido en el artículo 23
del Decreto 1703 de 2002, por el cual se adoptan
medidas para promover y controlar la afiliación y el
pago de aportes en el Sistema General de Seguridad
Social en Salud.
19
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ALMACENISTA
Solicitar a la oficina
de talento humano el
nombramiento de un
almacenista
capacitado con el fin
de que se puedan
atender
adecuadamente los
documentos
y
procesos de almacén
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 16 de octubre de 2015.
ALMACENISTA
Solicitar a la oficina
de talento humano el
nombramiento de un
almacenista
capacitado con el fin
de que se puedan
atender
adecuadamente los
documentos
y
procesos de almacén
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 16 de octubre de 2015.
ALMACENISTA
Solicitar a la oficina
de talento humano el
nombramiento de un
almacenista
capacitado con el fin
de que se puedan
atender
adecuadamente los
documentos
y
procesos de almacén
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 16 de octubre de 2015.
14/09/2014
ALMACENISTA
Solicitar a la oficina
de talento humano el
nombramiento de un
almacenista
capacitado con el fin
de que se puedan
atender
adecuadamente los
documentos
y
procesos de almacén
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 16 de octubre de 2015.
14/09/2014
RESPONSABLE
POR
DEPENDENCIA
Foliar los documentos
archivados
de
acuerdo
con
las
normas de gestión
documental
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 16 de octubre de 2015.
* verificar que todos
los
documentos
reposen
organizadamente en
los
diferentes
archivos. * Solicitar
el
concepto
de
viabilidad
de
la
intervencion
a
la
direccion
de
construcciones
escolares. * Adoptar
medida
para
promover y controlar
la afiliacion y el pago
de aportes en el
sistema general de
seguridad social en
salud.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 24 de octubre de 2014.
TIEMPO
14/09/2014
14/09/2014
14/09/2014
12/31/14
CONSEJO
DIRECTIVORECTOR
AUXILIAR
FINANCIEROCONTADOR.
En cada sesión del
Consejo Directivo se
realizó un informe
detallado
de
Tesorería, donde se
explicó la relación
de los Cheques
girados, la relación
de contratos, los
trabajos
de
mantenimiento
realizados con sus
recibidos
a
satisfacción,
en
atención
a
recomendaciones
de la secretaria
Salud Pública y la
Entidad encargada
de la Interventoría
de
refrigerios
Universidad
Nacional entre otras.
ESTADO
11
AÑO
AUDITO
RIA
2014
2014
2014
2014
2014
CONTRATISTA
2015
JAIME CAMPO
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
EDUARDO
UMAÑA LUNA
RUBRO COMPRA DE EQUIPO
EDUARDO
JAIME CAMPO
UMAÑA LUNA
JAIME CAMPO
EDUARDO
UMAÑA LUNA
EDUARDO
JAIME CAMPO
UMAÑA LUNA
JAIME CAMPO
EDUARDO
UMAÑA LUNA
2014
EDUARDO
JAIME CAMPO
UMAÑA LUNA
2014
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
Comité
GUILLERMO
Mantenimiento
LEÓN VALENCIA
2014
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
12
14
13
CAUSA
EFECTO
A pesar de hacerse el análisis de las
diferentes ofertas de los contratistas, en las
cesiones del Consejo Directivo, se debe
verificar que todos los documentos reposen
organizadamente en los diferentes archivos.
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
En el momento de requerir los
documentos de las diferentes ofertas,
al no estar organizados, da la
sensacion
de
no
seguir
las
orientaciones de la guia de apoyo
presupuestal expedida por la SED:
cuando siempre se cumplió con los
lineamientos expresados en la guia.
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
En las reuniones de Consejo Directivo siempre se
estudió y analizó los temas para la contratación, para
La Institución se compromete a exigir y revisar todas y
luego aprobar la propuesta que cumpliera con las
cada una de las garantías contractuales para la 10/04/13
condiciones de calidad, Transparencia, garantía y
adquisición de bienes y prestacion de servicios
desde luego mejor precio, una de las exigencias del
Consejo Directivo.
MATERIAL DIDÁCTICO
Error
presupuestal
en
Error involuntario en la designacion del rubro.
incrementacion de un rubro
TRANSPORTE Y COMUNICACIÒN
Con el fin de dar cumplimiento a las
exigencias inmediatas de la SED, DILE,
Incumplimiento de la guia de apoyo
Alcaldia Local entre otras entidades, obrando
presupuestal expedida por la SED
con transparencia se utilizo en costos de
desplazamiento de diferentes funcionarios.
OTROS RUBROS PRESUPUESTALES
La institucion ha dado uso adecuado a los
instrumentos musicales con la creacion de un
grupo que ha participado
en varias
actividades artisticas. cienficas y culturales
que han incluido a la comunidad educativa,
desde el momento de su compra.
Lamentablemente varios miembros de este
grupo ya no estan en el Colegio.
Se enfatiza que todos los proyectos de Inversion se les
dio la viabilidad desde el inicio del año escolar. La
compra de Instrumentos musicales pertenece a la
Al no contar con todos los miembros
Inversión en el proyecto tiempo libre (grupo musical);
del grupo musical, por razones de
estos proyectos fueron liderados y asesorados por la
fuerza mayor no se pudo dar
Secretaria de Educación con la funcionaria Liliana
continuidad al proyecto.
Gonzalez (Dile Engativa); ya que la Institución siempre
ha hecho parte del Comité de Presupuestos
Participativos de la SED.
Se aclara que en todos los Consejos
Directivos se contó con la presencia de la
Contadora,.Segun el contrato, se procedio a
dar la explicación de los informes en términos
Contables con el fin de hacer la claridad
necesaria a la Comunidad Educativa. Por
error humano involuntario, en atencion a que
se producen los desembolsos de tranferencias
de forma tardia, se elabora el contrato para
dicha fecha.
En la realización del Consejo Directivo efectuado
mensualmente siempre se contó con la presencia de
todos los miembros del Consejo. Por tratarse de la
rendición de cuentas mensual establecida y con el fin
de optimizar el tiempo se amplió la invitación a los
miembros del Comité de Mantenimiento, Directivos
Docentes, Personal Administrativo en caso necesario al
Los desembolsos de tranferencias de
Consejo Académico en pleno y desde luego siempre
forma tardia genera represamiento de
estuvo presente Personero Estudiantil, Contralor
cumpliento de tareas
Estudiantil, Cabildante Estudiantil y según el caso el
Comité de medio Ambiente Estudiantil (PRAE), como
consta en el la planilla de asistencia. Se aclara que en
todos los Consejos se contó con la presencia de la
Contadora, en donde daba la explicación de los
informes en términos Contables con el fin de hacer la
claridad necesaria a la Comunidad Educativa.
HONORARIOS
la
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Error involuntario de la designacion del rubro.
La Institución se compromete a ceñirse a los estipulado
en la Guía de Apoyo Presupuestal y contractual de la
10/04/13
Secretaria de Educación, en cuanto a revisión del rubro
a afectar.
La Institución se compromete a la creación de la caja
Con el fin de dar cumplimiento a las exigencias
menor que regula la ejecución de gastos eventuales
inmediatas de la SED, DILE, Alcaldia Local entre otras
como es el caso de transporte para adelantar diligencias 10/04/13
entidades, obrando con transparencia se utilizo en
de carácter administrativo relacionado con la gestión del
costos de desplazamiento de diferentes funcionarios.
colegio.
La gestión administrativa tiene por objeto cubrir las
necesidades Institucionales al 100%, optimizando los
recursos de forma eficiente, eficaz y tranparente; por tal 10/04/13
motivo se contrató a los mejores precios y en
almacenes de Cadena y especializados.
La Institución se compromete a exigir y revisar todas y
cada una de las garantías contractuales para la
prestacion de servicios. A partir de la fecha la Institucion 10/04/13
proyectara que con excedentes financieros se contrate
los servicios de Contador.
La Institución decide como medida de control, colocar a
cada cheque antes de ser girado el sello restrictivo
Es necesario adoptar medidas del sistema de Control “PAGUESE A PRIMER BENEFICIARIO” según la guía
páguese Ausencia de garantia de seguridad de Interno , en especial en relación con adoptar de apoyo presupuestal y contractual de la SED, con el
10/04/13
la transacción comercial
procedimientos para evitar que las situaciones fin de garantizar la seguridad de la transacción
evidenciadas se vuelvan a presentar.
comercial. De igual manera se toma la determinación de
dejar fotocopia de cada cheque girado como soporte
adicional a la cuenta.
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
12/31/14
CONSEJO
DIRECTIVORECTOR
AUXILIAR
FINANCIEROCONTADOR.
En cada sesión del
Consejo Directivo se
realizó un informe
detallado
de
Tesorería, donde se
explicó la relación
- de los Cheques
girados, la relación
de contratos, con
sus
recibidos
a
satisfacción
de
acuerdo
a
la
necesidad
del
proyecto.
verificar
que
los
contratistas cumplan
con el objeto social
para el cual se han
contratado
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 24 de octubre de 2014.
12/31/14
CONSEJO
DIRECTIVORECTOR
AUXILIAR
FINANCIEROCONTADOR.
La Institución se ha
ceñido
a
lo
estipulado en la
Guía
de
Apoyo
- Presupuestal
y
contractual de la
Secretaria
de
Educación aun con
errores
humanos
involuntarios.
La
Institución
se
compromete
a
ceñirse
a
los
estipulado en la Guía
de
Apoyo
Presupuestal
y
contractual
de la
Secretaria
de
Educación.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 24 de octubre de 2014.
12/31/14
CONSEJO
DIRECTIVORECTOR
AUXILIAR
FINANCIEROCONTADOR.
Para la proyeccion
del
presupuesto
2014, se tendra en
cuenta la creacion
de la Caja menor
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
Creacion de la Caja
institución con la acción correctiva
Menor que regula la
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
ejecucion de gastos
mejoramiento, por lo anterior se
eventuales
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 03 de noviembre de 2014.
12/31/14
CONSEJO
DIRECTIVORECTOR
AUXILIAR
FINANCIEROCONTADOR.
Optimizar
los
recursos de forma
eficiente, eficaz y
tranparente; por tal
motivo se contrató a
los mejores precios
y en almacenes de
Cadena
y
especializados.
Cubrir
las
necesidades
Institucionales
al
100%,
optimizando
los recursos de forma
eficiente, eficaz y
tranparente
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 24 de octubre de 2014.
12/31/14
CONSEJO
DIRECTIVORECTOR
AUXILIAR
FINANCIEROCONTADOR.
Se aclara que en
todos los Consejos
Directivos se contó
con la presencia de
la Contadora,.Segun
el
contrato,
se
- procedio a dar la
explicación de los
informes
en
términos Contables
con el fin de hacer la
claridad necesaria a
la
Comunidad
Educativa.
Con
excedentes
financieros
se
contratara
los
servicios
de
Contador.
La
Institucion proyectara
el
uso
de
los
excedentes
financieros para tal
fin.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 24 de octubre de 2014.
12/31/13
CONSEJO
DIRECTIVORECTOR
AUXILIAR
FINANCIEROCONTADOR.
Implementación
y
sostenibilidad de los
diferentes elementos
que conforman el
sistema de Control
Interno.
Se NINGUNA
procedera a corregir
la
omision
de
procedimiento
de
colocacion
del
respectivo sello.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 24 de octubre de 2014.
CHEQUES 2012 y 2013
Falta de sello restrictivo de
únicamente al primer beneficiario”,
1.3 El Comité de Mantenimiento no está constituido
Incumplimiento del Art. 12 del Manual Debido a la falta de legalización del Comité de
No se legalizó formalmente el Comité de
de uso,conservación y Mantenimiento Mantenimiento, los trabajos fueron informados al Constitución y legalización del Comité de Mantenimiento Abril de 2014 Junio de 2014
Mantenimiento
de la Planta Física
Consejo Directivo en su momento
Rector
CERRADO
COLEGIO
Analisis
GUILLERMO
Comprobantes
LEÓN VALENCIA Egresos
de 2.2 Gran parte de la contratación de la vigencia 2013 se Se procedío de acuerdo con el Reglamento de Falta a los principios de objetividad y
Se Modificará el Reglamento de Contratación teniendo
Se procedío de acuerdo con el Reglamento de
de realizó sin tener en cuenta el mínimo de cotizaciones y Contratación aprobado por el Consejo transparencia de acuerdo con las
en cuenta los principios de selección objetiva, economía Abril de 2014 Junio de 2014
Contratación aprobado por el Consejo Directivo
sin estudios de precio de mercado
Directivo
normas
y transpararencia Ley 80/13 y 1150 de 2007
Rector
CERRADO
2014
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
Analisis
GUILLERMO
Comprobantes
LEÓN VALENCIA Egresos
2014
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
Analisis
GUILLERMO
Comprobantes
LEÓN VALENCIA Egresos
2014
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
Analisis
GUILLERMO
Comprobantes
LEÓN VALENCIA Egresos
de 2.3 Comprobante Egreso No. 103 Diciembre 2013
de Ernesto Gutiérrez Melo, la resolución de facturación de Error involuntario por falta de revisión
la DIAN se encuentra vencida
Por ahorro de papel solo se archivó los
de 2.4 Falta de soportes de antecedentes, Cámara de
documentos anexos en el primer comprobante
de Comercio y pólizas de seguros de accidentes en los
de Egreso cuando correspondia al mismo
transportes
proveedor
de
2.5 Comprobantes de Egresos sin pago de seguridad Carencia de conocimiento sobre la exigencia
de
social y/o certificación expedida por Revisor Fiscal
del pago ARL al señor contador
de
Falta de legalidad de la factura que
soporta el pago
Connota incumplimiento de la Guía de
Apoyo presupuestal y contractual de la
SED
Riesgo de no reconocimiento
accidente de trabajo
de
La única factura que no cumple con su legalidad es la
No. 560 del Señor Ernesto Gutiérrez Melo por el
volumen de trabajo en el cierre de año.
Todos los comprobantes de Egresos conservan sus
documentos soportes a excepción de aquellos
proveedores que registran dos pagos en el mes o
periodo corto
Los pagos de seguridad social reposan con los
comprobantes de Egresos a excepción del pago ARL el
Señor Contador
Se solicitará al proveedor la Resolución de la DIAN
Abril de 2014 Agosto de 2014 Pagaduria
para soportar la legalidad de dicha factura
CERRADO
Se anexará con cada Comprobante de Egreso todos los Junio
soportes, independiente la fecha de pago.
2014
Agosto de 2014 Pagaduría
CERRADO
Se solicitará el Pago de ARL al Contador para todos sus
Abril de 2014 Agosto de 2014 Pagaduría
pagos del contrato a partir de la vigencia 2014
CERRADO
de
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
2014
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
Analisis
GUILLERMO
Comprobantes
LEÓN VALENCIA Egresos
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
GUILLERMO
LEÓN VALENCIA
COLEGIO
GUILLERMO
LEÓN VALENCIA
COLEGIO
GUILLERMO
LEÓN VALENCIA
2014
2014
2014
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
Análisis
Ingresos
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
GUILLERMO
LEÓN VALENCIA
2014
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
GUILLERMO
LEÓN VALENCIA
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
COLEGIO
GUILLERMO
LEÓN VALENCIA
COLEGIO
GUILLERMO
Mapa de Riesgos
LEÓN VALENCIA
2014
JAIME CAMPO
16
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
PROSPERO
PINZON
EVALUACION
PROCESOS
RESUPUESTAL
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
de 2.7 Los comprobantes de Ingresos no guarda relación de Los registros de realizan con el soporte del No refleja los ingresos reales en el Los ingresos son registrados en el libro de presupuesto Se solicitará movimiento bancario y se realizará el
Abril de 2014 Agosto de 2014 Pagaduría
causalidad con el movimiento en el extracto bancario
extracto bancario
mes
con el extracto bancario
registro dentro del mes causado
CERRADO
4,1 Falta de documentos soportes e Incumplimiento en
No recibir los ingresos en las fechas
el pago del canón de arrendamiento en las fechas Omisión en el control de las fechas de pago
estipuladas afecta el flujo de caja
establecidas en el contrato
4.2 No se evidencia convocatoria del proceso de
Omisión en el proceso de la publicación
selección del contador y aclaración sobre documentos a
Falta transparencia en el proceso
llamado a oferta y documentos a anexar
presentar con el pago
Los documentos soportes de la Convocatoria reposan
Mensualmente se llevará el control del recuado de
en la Oficina de Pagaduría. Con respecto al pago del
Abril de 2014 Agosto de 2014
acuerdo con lo estipulado en el contrato
canón se tomarán las medidas correctivas
Se adoptará el proceso de selección del contratista por
Se adopto por el Consejo Directo continuidad con la
llamado a oferta y se estipulará en el contrato la Abril de 2014 Enero de 2015
misma persona por su labor e idonidad en el trabajo
documentación requerida.
Rectoria,
Pagaduría
CERRADO
Rectoria,
Pagaduría
CERRADO
Rectoria,
Pagaduría,
No se realizaron los arqueos por falta de
No se realizaron los arqueos por falta de coordinación Se adoptará el proceso de arqueos de caja menor
Caja Menor
5.2 No se evidenció Actas de arqueos de caja menor
Falta control en el manejo
Abril de 2014 Agosto de 2014 Administrativo
coordinación en los responsables
entre las áreas
periodicamente
Responsable
Caja Menor
Se solicitará las facturas o documentos equivalentes
Administrativo
5.3 Soporte no equivalente, falta firma del responsable
Falta de más control en el manejo de Por situaciones de carácter de urgencia no se lleva
Mayo
de Diciembre
de
Caja Menor
Falta de exigencia en algunos documentos
legalmente y se firmarán los recibos por los
Responsable
de caja menor y beneficiario, falta cuentas de cobro
caja menor
algunos procedimientos debidos
2014
2014
responsables
Caja Menor
No tener el dato real de la existencia
Solicitar los ajustes del programa de inventarios,
Evaluación manejo
de elementos en el almacen e
6. se evidenció diferencias de existencias en algunos Falta ajuste en el programa de manejo de
Durante el manejo del programa ESPARTA, se ha capacitación para el responsable del manejo de
de
almacén
e
incumplimiento de la Resolución 001
abr-14
dic-14
Almacén
elementos
inventarios ESPARTA
presentado algunas debilidades y fallas.
almacen y controlar las existencias de los bienes y
inventarios
de 2001 emanada por la Secretaría de
elementos del almacén
Haciendo del Distrito
Evaluación manejo
6. No se encontró en el listado general de inventarios El valor de los elementos es menor de medio Falta de control en el manejo de los El valor de los elementos es menor de medio salario Consultar y aplicar la Resolución 001 de 2001 emanada
de
almacén
e
abr-14
ago-14
Almacén
dos Hornos Microondas
salario mínimo.
bienes
mínimo.
por la Secretaría de Haciendo del Distrito
inventarios
2014
2014
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
CERRADO
Contrato Contador
COLEGIO
GUILLERMO
LEÓN VALENCIA
2014
14
13
EFECTO
En el As Financiero se encuentra registrados el pago de
Los comprobantes de Egresos sobre pagos
de
Impuestos en el libro de bancos, Ordenes de Pago y Se tendrá mayor cuidado para que en la Planilla de
2.6 Comprobantes de Egresos no incluídos en el de impuestos tienen registro unicamente de No aplica por no requerir imputación
de
Planilla de Egresos, no está incluído dentro los rubros Egresos se registre el nombre del Banco al que se le Abril de 2014 Agosto de 2014 Pagaduría
Aplicativo As Financiero
tesorería dentro del Aplicativo As Financiero y presupuestal
presupuestales debido que carece de imputación gira el cheque.
no hay afectación presupuestal
presupuestal
Tienda Escolar
FEDERICO
MOLINA
ORTIZ
2014
12
CAUSA
7. Carece de información del Mapa de Riesgo en el No se ha subido al aplicativo el Mapa de Posible
apertura
Aplicativo ISOLUCION
Riesgo.
administrativa.
2.1. EN LAS MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
NO SE ELABORARON NI APROBARON LAS INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
REDUCCIONES PRESUPUESTALES
de
acción
Falta de coordinación del equipo de gestión
Actualizar el cargue de información al aplicativo y
abr-14
realizar seguimiento al Mapa de Riesgo.
No es confiable el proceso
: Las modificaciones presupuestales que trata el
Decreto 4791 en su Artículo 5 numeral 3 señala:
“Aprobar las adiciones al presupuesto vigente así como PREPARAR Y APROBAR MEDIANTE ACUERDO LAS
14/07/2014
los traslados presupuestales que afecten el mismo”. REDUCCIONES PRESUPUESTALES
Por tal motivo se considera que se está cumpliendo con
la normatividad vigente.
ago-14
31/12/2014
Rector
Coordinación
AUXILIAR
FINANCIERO
CERRADO
de
de
CERRADO
CERRADO
CERRADO
y
CERRADO
NINGUNA
No es confiable el proceso
Se acepta lo señalado en el Artículo 10 de la
Resolución 234 y se incluirá en el plan de
mejoramiento. En lo referente al numeral sexto del
artículo sexto de la Resolución 219 de 1999 anexamos
evidencia de la evaluación anual por parte del Consejo
Directivo. Folios 9 al 13
CREAR UN GRUPO CONFORMADO POR UN
PADRES DE FAMILIA, PERSONERO Y DOCENTE
14/07/2014
PARA LA SUPERVISION DEL SERVICIO DE TIENDA
ESCOLAR
31/07/2014
Rectoria
NINGUNA
2014
JAIME CAMPO
PROSPERO
PINZON
EVALUACION DE
3.1. SUPERVISION PRESTACION DEL SERVICIO DE
LA
INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
TIENDA ESCOLAR
CONTRATACION
2014
JAIME CAMPO
PROSPERO
PINZON
EVALUACION DE
3.2.1. FALTA DE SOPORTE DE PAGO A LA
LA EJECUCION DE
INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
SEGURIDAD SOCIAL POR PARTE DEL CONTRATISTA
GASTOS
No es confiable el proceso
El CE No. 43 no se anexo pago de aportes a la
seguridad social dado que su duración no es superior a ADJUNTAR
LOS
DOCUMENTOS
tres meses y se trataba de una compra de material CORRESPONDIENTES A LOS PAGOS QUE SE 14/07/2014
didáctico. Del CE 86 se envía copia del pago de aporte REALICEN
a la seguridad social.
31/12/2014
AUXILIAR
FINANCIERO
NINGUNA
2014
JAIME CAMPO
PROSPERO
PINZON
EVALUACION DE
3.2.4. NO SE ENTREGO LA AGENDA Y/O MANUAL DE
LA EJECUCION DE
INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
CONVIVENCIA EN LA VIGENCIA 2013
GASTOS
No es confiable el proceso
Se estaba adecuando el nuevo manual de convivencia EJECUTAR LOS RECURSOS EN LA VIGENCIA
01/08/2014
a las normas establecidas en la ley 1620 de 2013
CORRESPONDIENTE
31/12/2014
Rectoria
NINGUNA
2014
JAIME CAMPO
PROSPERO
PINZON
EVALUACION
PROCESO
CONTABLE
AL 4.1. FALTA LA CERTIFICACION DE ESTADOS
FINANCIEROS
FIRMADA
POR
EL
RECTOR- INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
ORDENADOR DEL GASTO Y LA CONTADORA
No es confiable el proceso
Se acepta observación y se solicitó a la Contadora ELABORAR LA
allegar la certificación de los estados financieros
FINANCIEROS
14/07/2014
31/12/2014
CONTADORA
NINGUNA
2014
JAIME CAMPO
PROSPERO
PINZON
EVALUACION
PROCESO
ALMACEN
AL 5.1. SE OBSERVO LA FALTA DE FIRMA POR PARTE
DE DE LOS DOCENTES DEL AREA DE INFORMATICA DE INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
LOS INVENTARIOS POR DEPENDENCIAS
No es confiable el proceso
FIRMAR POR PARTE DE LOS DOCENTES
Se acepta observación para incluir en plan de
RESPONSABLES EL INVENTARIOS DEL AREA DE 14/07/2014
mejoramiento.
INFORMATICA
31/12/2014
ALMACENISTA
NINGUNA
2014
JAIME CAMPO
PROSPERO
PINZON
EVALUACION
PROCESO
ALMACEN
5.4. LOS FORMATOS DE INGRESOS DE BIENES NO
AL
REGISTRA LOS CODIGOS DE CATALOGOS DE LA
DE
INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
RESOLUCION 2039 DE 2008 EXPEDIDA POR LA
SECRETARIA DE HACIENDA
No es confiable el proceso
AJUSTAR EL FORMATO DE INGRESO DE BIENES
Se acepta observación para incluir en plan de
INCLUYENDO EL REGISTRO DE LOS CODIGOS DEL 14/07/2014
mejoramiento.
CATALOGO CORRESPONDIENTE
31/12/2014
ALMACENISTA
NINGUNA
CERTIFICACION
DE
ESTADOS
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 22 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 18 y 22 de octubre de
2014.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 18 y 22 de octubre de
2014.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 18 y 22 de octubre de
2014.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 18 y 22 de octubre de
2014.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 18 y 22 de octubre de
2014.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 18 y 22 de octubre de
2014.
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
14
13
CAUSA
16
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
AL 5.6. NO SON ENTREGADOS A LA CONTADORA LA
DE RELACION DE INGRESOS Y SALIDAS DE ALMACEN INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
PARA EL CIERRE MENSUAL
No es confiable el proceso
ENTREGAR MENSUALMENTE LA RELACION DE
Se acepta observación para incluir en plan de
INGRESOS Y SALIDAS DE ALMACEN EN EL CIERRE 25/07/2014
mejoramiento.
CONTABLE PARA SU REGISTRO
31/12/2014
ALMACEN
CONTADORA
5.7. PREPARAR UN BALANCE MENSUAL CON LOS
AL
SALDOS DE INVENTARIOS AL CIERRE DE CADA MES
DE
INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
PARA EFECTOS DE OCNCILIACION CON SALDOS
CONTABLES
No es confiable el proceso
ELABORAR UN BALANCE CON LOS SALDOS DE
Se acepta observación para incluir en plan de
INVENTARIOS MENSUALMENTE Y ENTREGARLO A 25/07/2014
mejoramiento.
LA CONTADORA
31/12/2014
ALMACENISTA
NINGUNA
No es confiable el proceso
Se acepta observación para incluir en plan de
ACTUALIZAR EL KARDEX
mejoramiento.
25/07/2014
31/12/2014
ALMACENISTA
NINGUNA
31/03/2015
RECTOR
NINGUNA
10/03/2015
31/03/2015
SECRETARIA
NINGUNA
EN LAS ACTAS DE REUNION DE CONSEJO
SE ACEPTA LA OBSERVACION, SE RECOGERAN
DIRECTIVO SE RECOGERAN LAS FIRMAS DE
COMO MINIMO CINCO (5) FIRMAS EN CADA ACTA
TODOS LOS INTEGRANTES DEL CONSEJO PARA 23/01/2015
DE CONSEJO DIRECTIVO, PARA QUE QUEDE
QUE QUEDE APROBADAS LAS DECISIONES QUE SE
APROBADAS LAS DESICIOES ALLI TOMADAS.
TOMEN EN DICHAS REUNIONES.
27/11/2015
GILMA
GARCIA
TORRES
RECTORA
ORDENADORA
DEL GASTO
NINGUNA
10/03/2015
31/03/2015
CONTADOR
NINGUNA
2014
JAIME CAMPO
PROSPERO
PINZON
EVALUACION
PROCESO
ALMACEN
2014
JAIME CAMPO
PROSPERO
PINZON
EVALUACION
PROCESO
ALMACEN
2014
JAIME CAMPO
PROSPERO
PINZON
EVALUACION
PROCESO
ALMACEN
2014
ALFONSO
JAIME CAMPO REYES
ECHANDIA
EVALUACION
GOBIERNO
ESCOLAR
1.4. NO SE APROBO EL REGLAMENTO INTERNO DE NO
SE
EVIDENCIA
CONSEJO DIRECTIVO
REGLAMENTO
ESCRITO
DEL INCUMPLIMIENTO
NORMADO
DE
LO SE ACORDABA DE MANERA INFORMAR EN LA PRESENTAR Y APROBAR REGLAMENTO INTERNO
10/03/2015
INSTALACION DEL CONSEJO
DE CONSEJO DIRECTIVO
2014
ALFONSO
JAIME CAMPO REYES
ECHANDIA
EVALUACION
GOBIERNO
ESCOLAR
1.5. NO SE ELABORAN LAS ACTAS EN EL FORMATO
DESCONOCIMIENTO DEL FORMATO
ESTABLECIDO
INCUMPLIMIENTO
NORMADO
DE
LO
2014
ALFONSO
JAIME CAMPO REYES
ECHANDIA
EVALUACION
GOBIERNO
ESCOLAR
1.7 FALTA DE LAS FIRMAS REQUERIDAS EN LAS
ACTAS PARA LA APROBACION Y TOMA DE
DECISIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO
ALFONSO
JAIME CAMPO REYES
ECHANDIA
EVALUACION
PROCESO
CONTABLE
AL
2014
2014
ALFONSO
JAIME CAMPO REYES
ECHANDIA
EVALUACION
PROCESO
TESORERIA
AL
DE 4.1. NO SE ADOPTO EL MANUAL DE TESORERIA
DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
INCUMPLIMIENTO
NORMADO
DE
LO
2014
ALFONSO
JAIME CAMPO REYES
ECHANDIA
EVALUACION
PROCESO
TESORERIA
AL
4.3. NO SE EVIDENCIO LA PRESENTACION DEL
DE
DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
FLUJO DE CAJA EJECUTADO MES A MES
INCUMPLIMIENTO
NORMADO
DE
LO
2014
ALFONSO
JAIME CAMPO REYES
ECHANDIA
EVALUACION
PROCESO
TESORERIA
AL 4.5. LAS CONCILIACIONES BANCARIAS PRESENTAN
DESCONCIMIENTO
DE INCONSISTENCIAS Y NO SE ELABORO EL LIBRO DE
PROCEDIMIENTOS
BANCOS CUENTA CORRIENTE
LOS INCUMPLIMIENTO
NORMADO
DE
LO
2014
ALFONSO
JAIME CAMPO REYES
ECHANDIA
EVALUACION
PROCESO
TESORERIA
AL
4.6. SE ESTAN APLICANDO DESCUENTOS DEL FALTA DE SEGUIMIENTO A LA SOLICITUD INCUMPLIMIENTO
DE
GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS
HECHA A LA SECRETARIA DE HACIENDA
NORMADO
DE
LO
2014
ALFONSO
JAIME CAMPO REYES
ECHANDIA
EVALUACION
PROCESO
TESORERIA
AL 4.10. NO SE ELABORO EL FORMATO DE
DESCONCIMIENTO
DE RECORRIDO POR TRANSPORTES EJECUTADOS
PROCEDIMIENTOS
POR CAJA MENOR
AL
DE 5.8. EL KARDEX NO SE ENCUENTRA ACTUALIZADO
INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
NO SE DEJO
3.6 NO SE EVIDENCIA LA PRESENTACION DE NOTAS
PRESENTACIN
A LOS ESTADOS FINANCIEROS
FINANCIEROS
DESCONOCIMIENTO DEL FORMATO ESTABLECIDO
EVIDENCIA DE LA
INCUMPLIMIENTO
OBLIGACIONE PRECISAR EN EL ACTA DE REUNION
DE
ESTADOS
SCONTRACTUALES
PRESENTCION DE ESTADOS FINANCIEROS
DE
DE
ELABORAR LAS
ESTABLECIDO
ACTAS
LA ELABORAR LAS NOTAS
FINANCIEROS 2013
EN
A
EL
LOS
FORMATO
ESTADOS
Y
NINGUNA
DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
ADOPTAR EL MANUAL DE TESORERIA
10/03/2015
30/04/2015
RECTOR
CONSEJO
DIRECTIVO
Y
DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
ELABORAR Y PRESENTAR EL FLUJO DE CAJA
10/03/2015
EJECUTADO MES A MES
31/12/2015
AUX. FINANCIERO
NINGUNA
DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
ELABORAR EL LIBRO DE BANCOS DE LAS CUENTAS
BANCARIAS Y REALIZAR MES A MES LAS 10/03/2015
RESPECTIVAS CONCILIACIONES BANCARIAS
31/12/2015
AUXILIAR
FINANCIERO
NINGUNA
DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
SOLICITAR NUEVAMENTE A LA SECRETARIA DE
HACIENDA
LA
CERTIFICACION
PARA 10/03/2015
EXONERACION DE ESTE GRAVAMEN
30/04/2015
AUXILIAR
FINANCIERO
NINGUNA
LOS INCUMPLIMIENTO
MANUAL
DE
DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ELABORAR EL FORMATO DE RECORRIDO DEL
RUBRO DE TRANSPROTE QUE SE EJECUTA POR 10/03/2015
CAJA MENOR
30/11/2015
AUX. FINANCIERO
Y RESPONSABLE
CAJA MENOR
NINGUNA
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 18 y 22 de octubre de
2014.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 18 y 22 de octubre de
2014.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 22 de octubre de 2014.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 11 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 21 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 11 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 21 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 11 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 21 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 21 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 11 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 11 de febrero de 2016.
ESTADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
11
12
CONTRATISTA
2015
2014
ALFONSO
JAIME CAMPO REYES
ECHANDIA
5.1 INCUMPLIMIENTO POR PARTE DEL CONSEJO
EVALUACION AL
DIRECTIVO EN LO NORMADO EN EL NUMERAL 2
PROCESO
DE
DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
DEL ARTICULO 2 DE LA RESOLUCION 219 DE 1999
CONTRATACION
AL NO APROBAR EL LLAMADO A OFERTAS
2014
ALFONSO
JAIME CAMPO REYES
ECHANDIA
EVALUACION AL
NO SE DEJARON LAS SUFICIENTES
5.2 INCUMPLIMIENTO DE ALGUNOS COMPROMISOS
PROCESO
DE
EVIDENCIAS DEL CUMPLIMIENTO DE LO
PACTADOS EN EL CONTRATO DE CONTADOR
CONTRATACION
PACTADO
2014
ALFONSO
JAIME CAMPO REYES
ECHANDIA
EVALUACION AL
5.3 NO SE ELABORA NI SE PUBLICA LA RELACION NO SE DEJO EVIDENCIA DE
PROCESO
DE
MENSUAL DE CONTRATOS
PUBLICACION DE LOS CONTRATOS
CONTRATACION
2014
ALFONSO
JAIME CAMPO REYES
ECHANDIA
EVALUACION AL
5.5. FALTA SOPORTE DE PAGO A LA SEGURIDAD
PROCESO
DE
FALTA DE EVIDENCIA DOCUMENTAL
SOCIAL
CONTRATACION
2014
ALFONSO
JAIME CAMPO REYES
ECHANDIA
EVALUACION AL 5.6. NO ESTAN SOPORTADOS LOS PAGOS CON LOS
NO SE GENERO EL DOCUMENTO FISICO INCUMPLIMIENTO
PROCESO
DE CERTIFICADOS
DE
ANTECEDENTES
PARA EVIDENCIA DEL SOPORTE
NORMADO
CONTRATACION DISCIPLINARIOS
2014
ALFONSO
JAIME CAMPO REYES
ECHANDIA
EVALUACION AL 5.7.
NO
SE
ANEXAN
SOPORTES
PROCESO
DE CORRESPONDIENTES A LOS PROVEEDORES DE DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
CONTRATACION TRANSPORTE ESCOLAR
2014
ALFONSO
JAIME CAMPO REYES
ECHANDIA
2014
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
14
13
AÑO
AUDITO
RIA
CAUSA
EFECTO
INCUMPLIMIENTO
NORMADO
DE
LO
16
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
DAR CUMPLIMIENTO A LO NORMADO EN LA
RESOLUCION 219 DE 1999 LLAMADO A OFERTAS 10/03/2015
PARA CONTRATO DE TIENDA ESCOLAR
FALTA DE REVISION DE LAS OBLIGACIONES REALIZAR SEGUIMIENTO A LOS COMPROMISOS
10/03/2015
CONTRACTUALES
PACTADOS EN EL CONTRATO DE CONTADOR
LA
RELACION
DE
Y
31/12/2015
RECTOR
AUXILIAR
FINANCIERO
31/12/2015
RECTOR
CONTADOR
Y
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
NINGUNA
LA INCUMPLIMIENTO
NORMADO
DE
LO
10/03/2015
31/12/2015
AUX. FINANCIERO
NINGUNA
INCUMPLIMIENTO
NORMADO
DE
LO DIFICULTAD PARA QUE LOS CONTRATISTAS SOLICITAR LOS PAGOS DE APORTES A LA
10/03/2015
ALLEGUEN ESTOS DOCUMENTOS
SEGURIDAD SOCIAL DE LOS GIROS REALIZADOS
31/12/2015
AUX. FINANCIERO
NINGUNA
DE
LO
INCUMPLIMIENTO
NORMADO
DE
LO
EVALUACION AL 5.8. LA INSTITUCION NO DA CUMPLIMIENTO A LO
PROCESO
DE NORMADO EN EL NUMERAL 6 DEL ARTICULO 10 DEL DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
CONTRATACION DECRETO 4807 DE 2011
INCUMPLIMIENTO
NORMADO
DE
LO
ALFONSO
JAIME CAMPO REYES
ECHANDIA
5.9. LA INSTITUCION NO DA CUMPLIMIENTO A LO
EVALUACION AL
NORMADO EN LA RESOLUCION 2352 DE 2013 AL NO
PROCESO
DE
DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
EFECTUARSE UNA ADECUADA UTILIZACION DEL
CONTRATACION
RUBRO PRESUPUESTAL
INCUMPLIMIENTO
NORMADO
DE
LO
2014
ALFONSO
JAIME CAMPO REYES
ECHANDIA
EVALUACION AL
5.10. SE EVIDENCIA PROCEDIMIENTO INDEBIDA EN
PROCESO
DE
DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
L AFECTACION DE LOS RECURSOS
CONTRATACION
INCUMPLIMIENTO
NORMADO
DE
LO
2014
ALFONSO
JAIME CAMPO REYES
ECHANDIA
EVALUACION AL
5.11. HACEN FALTA COMO SOPORTE DEL LOS
PROCESO
DE
DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
PAGOS LAS ENTRADAS DE ALMACEN
CONTRATACION
INCUMPLIMIENTO
NORMADO
DE
2014
ALFONSO
JAIME CAMPO REYES
ECHANDIA
EVALUACION AL
PROCESO
DE 6.6. NO EXISTE KARDEX DE ELEMENTOS EN FALTA
DE
HERRAMIENTAS
ALMACEN
E BODEGA
FACILITEN LOS REGISTROS
INVENTARIOS
2014
ALFONSO
JAIME CAMPO REYES
ECHANDIA
CUMPLIMIENTO
DE LA DIRECTIVA 7.1. FALTA SEGUIMIENTO AL MAPA DE RIESGOS
003 DE 2013
DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
ELABORAR Y PUBLICAR
CONTRATOS MES A MES
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
SOLICITAR
LOS
CERTIFICADOS
ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS
10/03/2015
31/12/2015
AUX. FINANCIERO
NINGUNA
DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
SOLICITAR
LA
DOCUMENTACION
CORRESPONDIENTE EN LA CONTRATACION DEL 10/03/2015
TRANSPORTE ESCOLAR
31/12/2015
RECTOR Y AUX.
FINANCIERO
NINGUNA
DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
NO EJECUTAR CON RECURSOS
CAPACITACION A DOCENTES
10/03/2015
31/12/2015
RECTOR Y AUX.
FINANCIERO
NINGUNA
DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
TENER EN CUENTA LO NORMADO EN LA DEBIDA
10/03/2015
AFECTACION DE LOS RUBROS PRESUPUESTALES
31/12/2015
RECTOR Y AUX.
FINANCIERO
NINGUNA
DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
TENER EN CUENTA LOS PROCEDIMIENTOS
ESTABLECIDOS PARA UNA DEBIDA AFECTACION 10/03/2015
DE LOS RECURSOS
31/12/2015
RECTOR Y AUX.
FINANCIERO
NINGUNA
GENERAR COPIA ADICINAL DE LAS ENTRADAS A
LO EL SR. ALMACENISTA SOLO GENERA UNA COPIA
ALMACEN Y ENTREGARLAS PARA ANEXAR A LOS 10/03/2015
DEL DOCUMENTO PARA SU ARCHIVO
PAGOS CORRESPONDIENTES
31/12/2015
ALMACENISTA Y
AUX. FINANCIERO
NINGUNA
QUE INCUMPLIMIENTO
MANUAL
DE FALTA DE HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS QUE ELABORAR EL KARDEX DE LOS ELEMENTOS EN
10/03/2015
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FACILITEN EL REGISTRO DE INFORMACION
BODEGA
31/12/2015
ALMACENISTA
NINGUNA
LAS
MULTIPLES
ACTIVIDADES
ACADEMICAS NO PERMITEN GENERAR DESCONOCIMIENTO DEL MAPA DE NO SE PLANEARON ESPACIOS PARA SOCIALIZAR REALIZAR SEGUIMIENTO PERIODICO AL MAPA DE
10/03/2015
ESPACIOS PARA SOCIALIZAR ESTOS RIESGOS
ESTE DOCUMENTO DE MANERA PERIODICA
RIESGOS
ASUNTO
31/12/2015
RECTOR
NINGUNA
DEL
DE
FSE
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 21 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 7 de julio de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 21 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 7 de julio de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 7 de julio de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 11 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 11 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 11 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 11 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 21 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 11 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 21 de octubre de 2015.
ESTADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
2014
ALFONSO
JAIME CAMPO REYES
ECHANDIA
2014
JAIME CAMPO
2014
2014
INSTITUCION
EDUCATIVA
DARIO
ECHANDIA
DARIO
JAIME CAMPO
ECHANDIA
JAIME CAMPO
14
13
EFECTO
CUMPLIMIENTO
8.1. SE DEBE FOLIAR LA DOCUMENTACION DE LA
FALTA DE CPACITACION SOBR ARCHIVO INCUMPLIMIENTO
DE LA DIRECTIVA INFORMACION Y ELABORAR TABLA DE RETENCION
DOCUMENTAL
NORMADO
003 DE 2013
DOCUMENTAL
DE
1.
EVALUCION
1.7. No presentación por parte de la Rectora de los No presentación de los Estados Contables al
DEL
GOBIERNO
Incumplimiento de la norma
Estados Contables al Consejo Directivo.
Consejo Directivo
ESCOLAR
No se sometio a aprobacion del Consejo
1.8. No aprobación por parte del Consejo Directivo del
Directivo del Comité de Mantenimiento de Incumplimiento de la norma
Comité de Mantenimiento escolar
Gobierno escolar elegido democraticamente.
2014
JAIME CAMPO
DARIO
ECHANDIA
DARIO
ECHANDIA
3.4. No publicación de los Estados Financieros
No se certificaron los Estados Contables
Incumplimiento del memorando
No se publicaron los Informes de gestión,
Incumplimiento de la norma
resultados, financieros y contables
DESCONOCIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO
FOLIAR LA INFORMACION DE LAS DIFERENTES
DEPENDENCIAS
Y
ELABORAR
TABLA
DE 10/03/2015
RETENCION DOCUMENTAL
Por ser un tema muy técnico, solamente se presentaba
Presentar los Estados Financieros al Consejo Directivo
el informe de la ejecuciòn presupuestal
31/12/2015
Octubre 2014 Abril 2015
la
primera
reunion
se
realizo el 05
para la vigencia 2013 no se conformo comité de
presentar al Consejo Directivo el Comité de de Junio de
mantenimiento Escolar, pero para el año 2014 ya se
Abril 2015
Mantenimiento Escolar y llevar sus respectivas actas
2014 y el 17
encuentra conformado, con sus respectivas actas.
de Julio de
2014,
se
anexa copia
Los Estados Contables se certifican con la firma del Certificar los Estados contables mediante
Contador, con su firma se dá fe pública
certificación firmada por el Rector y Contador
Se publican los informes de ejecución presupuestal, los
Publicar los Estados Contables
cuales son más entendidos por la comunidad educativa
una Diciembre
2014
Abril 2015
Octubre 2014 Abril 2015
AUX. FINANCIEROALMACENISTASECRETARIA
Rector y Contador
Ninguna
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
se han realizado dos
institución con la acción correctiva
Rector y Consejo
la presentacion al
reuniones
en la
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
Directivo.
Consejo Directivo.
presente vigencia.
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 22 de junio de 2015.
Ejecucion
del
presupuesto en su
totalidad en la medida
de la entrega de la
planta fisica de la
Sede A,
y
que
Dotaciones escolares
informe
sobre
la
dotacion que dara al
Colegio.
Rector, Docentes ,
Administrativos y
CD responsables
de los Proyectos, y
del
reporte
de
necesidades.
se han atendido
algunas
de
las
necesidades y se
han
realizado
algunas
adecuaciones como
en
salas
de
Informatica,
Laboratorios.
Rector y Contador
Se certificaron los
Estados Financieros
Continuar
con
de Diciembre y se
cumplimiento
están
certificando
memorando
los de este año
mensualmente
Contador
Ninguna
Se adoptó el Manual
de Tesoreria de
acuerdo a la guia de
Rector y Auxiliar
apoyo Financiera y
Financiero
fue aprobado por el
Consejo Directivo en
Agosto de 2014.
Seguir adoptando el
manual de tesoreria
de acuerdo a las
especificaciones de la
SED año 2015, y que
sea aprobado por el
Consejo Directivo.
4.3. No presentación trimestral del Flujo de Caja al Para la Vigencia 2013 se presento al Consejo
Incumplimiento de la norma
Consejo Directivo
Directivo el Flujo de caja Inicial.
En Agosto de 2014 se presento al Consejo Directivo el
Se presento al Consejo Directivo el flujo de caja Inicial y
Flujo de Caja para su seguimiento, a medida que se
se realizaron la modificaciones con cada acuerdo de
Octubre 2014 Abril 2015
presenten cambios en el flujo se relizaran los ajustes
modificación al presupuesto de la vigencia
necesarios y se informará al Consejo Directivo
En Agosto de 2014
se presento ante el
Rector y Auxiliar Consejo Directivo el
Financiero
Flujo de Caja para
su
respectivo
seguimiento.
presentar
el
comportamiento que
ha tenido el flujo de
caja en el mes de
Noviembre de 2014 al
Consejo Directivo.
Como todos los años se realiza la convocatoria de la
Tienda Escolar, no era necesario realizar una evalución
Realizar la Evaluación de la Tienda Esciolar
y al siguiente año por lo que podían ganar otros
proponentes.
Realizar
los
Rector y Consejo procemientos para Evaluar
Directivo.
la evaluación de la Escolar
Tienda Escolar
DARIO
ECHANDIA
2014
JAIME CAMPO
DARIO
ECHANDIA
5. EVALUCION AL
5.2. El Consejo Directivo no cumplió con la función de
PROCESO
DE
Desconocimiento de la Norma
evaluar anualmente la tienda escolar
CONTRATACION
DARIO
ECHANDIA
5.3. Incumplimiento del Contrato de Prestación de
5. EVALUCION AL
No se entregaron los procedimientos
Servicios Profesionales (Contadora) en el numeral 3
PROCESO
DE
contables ni se publicaron los Estados Incumplimiento de la Norma
Procedimientos escritos de los procesos contables y
CONTRATACION
Contables
publicación mensual de los Estados Financieros.
Incumplimiento de la norma
Diciembre
2014
Abril 2015
Se realizaron los procedimientos pero por olvido no se
Entregar los procedimientos de los procesos contables
entregaron en el colegio, y en la publicación ya se
Octubre 2014 Abril 2015
por todo concepto y publicar los Estados Contables
explicó en el numeral 3.4.
Contador
Se elaboraron los
procedimientos para
el proceso contable
pro todo concepto y
se publicaron los
Estados Financieros
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 22 de junio de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
el institución con la acción correctiva
del plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 22 de junio de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
Publicar
institución con la acción correctiva
mensualmente
los plasmada
en
el
plan
de CERRADO
Estados Contables
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 22 de junio de 2015.
En el manual de Control Interno adoptado por el
Adoptar el Manual de Tesorería por parte del Consejo
Consejo Directivo incluye todo lo relacionado con el
Octubre 2014 Abril 2015
Directivo
Manual de Tesoreria
JAIME CAMPO
ESTADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 7 de julio de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
Presentación de los institución con la acción correctiva
Estados contables al plasmada
en
el
plan
de CERRADO
Consejo Directivo
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 22 de junio de 2015.
Se presenta a Consejo Directivo el acuerdo
No. 07 del 26 de Abril de 2013 por el cual se
adopta y aprueba el manual de control interno
para el fondo de servicios educativos, dentro
4.
EVALUACION
de los cuales se especifica el manuel de
4.1. La Institución no adoptó el Manual de Tesoreria por
AL PROCESO DE
tesoreria para dicha vigencia, para el año Incumplimiento de la norma
parte del Consejo Directivo
TESORERIA
2014 se aprobo el manual de Tesoreria en el
mes de Agosto de 2014 de acuerdo a la guia
financiera de apoyo para la gestion de los
fondos de servicios educativos, emitida por la
SED en Nov 2013.
2014
JAIME CAMPO
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
3.
EVALUACION
DEL
PROCESO 3.1. Falta de certificación de los Estados Contables.
CONTABLE
DARIO
ECHANDIA
2014
LO
16
15
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
DARIO
ECHANDIA
JAIME CAMPO
JAIME CAMPO
12
CAUSA
para la vigencia 2013 se reservo un porcentaje de los
2.
EVALUCION
2.3. Bajo porcentaje de ejecución en en la gestión del No se ejecuto en su totalidad el presupuesto
recursos para ejecutarlos de acuerdo a las necesidades ejecutar presupuesto de acuerdo a las necesidades que
DEL
PROCESO
Construccion de la 2 etapa del Colegio
Octubre 2014 Abril 2015
gasto y en los proyectos de inversión.
por encontrarse el Colegio en Construcción.
que presente la nueva planta fisica, como requiera la nueva planta fisica de la sede A.
PRESUPUESTAL
adecuaciones.
2014
2014
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
la
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 22 de junio de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 22 de junio de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
Tienda
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 22 de junio de 2015.
Continuar
con
la
elaboracion de los
procedimientos
del
proceso contable y la
publicación de los
Estados contables
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 22 de junio de 2015.
11
AÑO
AUDITO
RIA
2014
2014
2014
CONTRATISTA
2015
JAIME CAMPO
JAIME CAMPO
INSTITUCION
EDUCATIVA
DARIO
ECHANDIA
DARIO
ECHANDIA
DARIO
JAIME CAMPO
ECHANDIA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CAUSA
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
16
15
19
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
Realizar el llamado a
oferta para la vigencia
2015 para contratar la
sistematizacion de la
institucion
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 22 de junio de 2015.
si se realizo la solicitud a la imprenta pero nos informan
que la imprenta no cuenta con los equipos necesarios
Incumplimiento de la resolución 074 para los procesos solicitados por la institucion, por ello Solicitar a la imprenta la elaboración de los impresos
Octubre 2014 Abril 2015
de 2008
se informo al consejo Directivo donde se aprobo la del colegio
convocatoria para la eleccion de la compra de las
agendas escolares 2013 el 26 de Abril de 2013
En el transcurso del
año 2014 en dos
oportunidades
se
solicito a la imprenta
la elaboracion de las
Agendas,
Siendo
RectorAuxiliar
negativa
la
Financiero
respuesta por lo que
el colegio realizo
varias cotizaciones
para la compra de
las
Agendas
Escolares.
para la vigencia 2014
se envio a la imprenta
solicitudes
de
elaboracion
de
agendas en Enero y
en Junio de 2014
donde nos informaron
que por el alto
volumen de trabajo
que se presenta en la
linea editorial no esta
en condiciones de
elaborar
dichas
agendas. para el año
2015
realizar
la
misma gestion ante la
imprenta.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 22 de junio de 2015.
por ser compras no se anexo por parte del Desconocimiento de la norma para la
se realizo la solicitud de los documentos pertinentes a solicitar el pago a la Seguridad Social del Proveedor no
proveedor el soporte de afiliacion a la solicitud de la seguridad social para
Octubre 2014 Abril 2015
la compra
solo por servicios si no por compras.
Seguridad Social.
las compras
Auxiliar Financiero
se estan solicitando
a
todos
los
proveedores
por
compras
y
por
servicios el pago a
la seguridad Social.
5. EVALUCION AL
5.5. No se solicito a la Imprenta Distrital la elaboración
PROCESO
DE
La solicitud se realizo el 02 de Abril de 2013
de las agendas
CONTRATACION
Incumplimiento del reglamento
cumplimiento del reglamento aprobado por el Consejo
Se realizo procedimiento cumpliendo las directrices
Directivo para contratos de servicios menores a 20
dadas en el manual de contratación, aprobado por el
Octubre 2014 Abril 2015
SMVL y el estatuto de contratación para contratos
Consejo Directivo 2013
mayores a 20 SMVL
Auxiliar Financiero
2014
JAIME CAMPO
DARIO
ECHANDIA
6.
EVALUACION
6.1. Los formatos de ingreso y salida de almacen no son
por desconocimiento de los formatos Siempre se han trabajado con los formatos
AL PROCESO DE
falta de informacion por parte de la dreccion
los establecidos por la Dirección de Dotaciones
de la sed, sin embargo se diseñaron a institucionales y no no hay objecion por parte de la Hacer la respectiva solicitud de los formatos.
ALMACEN
E
de dotaciones
Escolares y no están firmados por la Rectora
nivel institucional.
direccion de Dotaciones Escolares.
INVENTARIOS
Octubre 2014 Abril 2015
almacenista
se han diligenciado
todos los ingresos y
si han sido firmados
por ambas partes
(almacen y rectoria),
vigencia 2014.
2014
JAIME CAMPO
DARIO
ECHANDIA
6.
EVALUACION
Se hace entrega del inventario individual pero no se
6.2. Inconsistencias en la verificación del inventario
AL PROCESO DE
la persona encargada del inventario No ha sificiente coherencia entre el reportan a tiempo los cambios que se realizan en los Mantener actuallizado el inventario teniendo en cuenta
fìsico de algunas dependencias y falta de firma de la
Octubre 2014 Abril 2015
ALMACEN
E
individual, no informa los cambio que realiza. inventario fisico y el individual.
elementos de inventario por diversas causas, los cambios que se realicen
Rectora en los Inventarios Individuales
INVENTARIOS
institucionales
almacenista
verificacion de los
inventarios
individuales
y
actualizarlos, según
las novedades que
se presenten
2014
JAIME CAMPO
DARIO
ECHANDIA
6.
EVALUACION
AL PROCESO DE
6.3. No existencia del kardex
ALMACEN
E
INVENTARIOS
el kardex si existe
Octubre 2014 Abril 2015
almacenista
verificacion
actualizacion
imprimir
2014
JAIME CAMPO
DARIO
ECHANDIA
7.
EVALUACION
AL
MAPA
DE 7.1. El colegio no cuenta con mapa de riesgos
RIESGOS
La institucion si cuenta con mapa de riesgo,
manejado en ISOLUCION de la Secretaria de
el mapa de riesgo es manejado por un Se ha tramitado y se ha hecho seguimiento de acuerdo Solicitar a la dependencia
Educacion, donde se ha diligenciado, pero no
Directivo Docente y un docente.
a las fechas estipuladas por la SED
documento mapa de riesgos.
se tiene en fisico, por lo que no ha permitido
la impresión.
Octubre 2014 Abril 2015
Solicitud
Rectoria,Pagaduria
informacion
y Coordinacion
impresión
2014
JAIME CAMPO
DARIO
ECHANDIA
8.2. Foliar la información de almacén, y actas de
8. CUMPLIMIENTO
Falta de espacios adecuados debido a la
reuniones del Consejo Directivo y sus soportes y llevar
DE LA DIRECTIVA
construccion no ha permitido la organización No se tiene el archivo organizado
tabla documental donde se tenga radicado el historial de
003 DE 2013
documental correspondiente
los soportes documentales
2014
GABRIEL
JAIME CAMPO BETANCOURT
MEJIA
CONSEJO
DIRECTIVO
ESTADO
El
contrato
de
sistematizacion de
la vigencia 2014,
cumple
con
las
exigencias descritas
en el manual de
contratación
aprobado por el
Consejo Directivo,
se encuentran las
cotizaciones
solicitadas para la
respectiva
contratacion
5. EVALUCION AL
5.4. No se llevo a cabo el llamado a ofertas para el
PROCESO
DE
No se solicitaron las tres cotizaciones
proceso de Sistematización de Boletines.
CONTRATACION
5. EVALUCION AL
PROCESO
DE 5.8. Falta de soporte de pago de la Seguridad Social
CONTRATACION
14
13
EFECTO
esta sistematizado mas no en fisico
1,5 No se evidencio correctamente el fomato de actas Se manejaba un libro de actas, diferente al
Falta de
control de
establecidos por SED para reuniones de consejo formato emitido por la SED en el aplicativo de
socializacion del misma.
Directivo
ISOLUCION
actas
se realizo en bosquejo del formato de kardex en el
imprimir para llevarlo en fisico
sistema y se lleva las entradas y salidas de almacen
encargada
copia
del
En la medida que se tenga el espacio adecuado para Tan pronto se entrega la obra que se adelanta se
Noviembre
almacen con su respectiva dotacion se organizara el adecuara el espacio y la dotacion y se realizara la
30 de 2014
archivo correspondiente.
organización de almacen.
Abril 2015
Rectoria
Almacenista
1
DE
y No se realizaron las actas por falta de conocimiento Se implementara el formato para las respectivas
1 DE FEBRERO
AGOSTO DE
RECTOR
del formato
reuniones del colegio
DE 2015
2014
y
Solicitar todos los
documentos para las
compras
anexando
seguridad social a
partir de la vigencia
2015 para servicos
los
proveedores
siempre
anexan
seguridad social.
cambiar los formatos
por los exigidos y
hacer
firmar
los
egresos vo.bo por la
persona
representante legal de
la inst.
volver
a
verificar
dichos
inventarios
individuales
y
actualizarlos a la
fecha
y
e Ninguna
de
Actualizar el mapa de
de
Riesgos
Actualmente
se
hace
recopilacion Ninguna
Documental
Implementacion
Formato Isolucion a
reuniones de indole
administrativo,
NINGUNA
directivo,
pedagogico,
convivencial
y
academico
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 22 de junio de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 22 de junio de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 22 de junio de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 7 de julio de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 19 de octubre de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 7 de julio de 2016.
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 23 de agosto de 2015.
11
12
14
13
15
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
2014
GABRIEL
JAIME CAMPO BETANCOURT
MEJIA
1,8 No se evidencio soporte de la instalacion del mismo
COMITÉ
DE
La no evidencia en un acto Se realizaron las reuniones mensuales del comité pero
1
DE
tal como lo establece la Resolucion 2280 de 2008 sobre el directivo docente encaragado de realizar la
se realizara el soporte de instalacion del comité, tan
1 DE FEBRERO
MANTENIMIENTO
administrativo de los integrantes del directivo docente no motivo la realizacion del acta de
AGOSTO DE
RECTOR
el Manual de Uso y conservacion y Mantenimiento de los instalacion no hizo la gestion
pronto se encuentre en directivo responsable del mismo
DE 2015
ESCOLAR
comité de mantenimiento
instalacion
2014
Establecimientos Educativos.
2014
GABRIEL
JAIME CAMPO BETANCOURT
MEJIA
TESORERIA
2014
GABRIEL
JAIME CAMPO BETANCOURT
MEJIA
CONTRATACION
(CONTRATO
DE
5,2,1 No se evidencio procedimientos procesos
PRESTACION DE
contables de las operaciones financieras y patrimoniales
SERVICIOS
del colegio.
PROFESIONALES
(Contador)
2014
GABRIEL
JAIME CAMPO BETANCOURT
MEJIA
CONTRATACION
(CONTRATO
DE
Inclumplimiento de la Resoiucion Rectoral en Falta de seguimiento en los procesos
PRESTACION DE 5,2,2 No se evidencio actas y convocar el comité de
El comité esta secionando según lo establecido
las reuniones ordinarias de comité de de almacen, pagaduria , contratacion
Reuniones por parte del comité
SERVICIOS
Sostenibilidad Contable cada dos meses
mediante la Resolucion
sostenibilidad contable
y contabilidad
PROFESIONALES
(Contador)
1
DE
1 DE FEBRERO RECTORAGOSTO DE
DE 2015
CONTADOR
2014
2014
GABRIEL
JAIME CAMPO BETANCOURT
MEJIA
CONTRATACION
(CONTRATO
DE
5,2,3 Conciliar mensualmente los cierres financieros y
No se efectuaron las actas de cierre
PRESTACION DE
Incumplimiento del Memorando financiero DFse efectuaran las actas correspondientes por el
los cierres de almacen y documentada dicha actividad
que soportan el cierre de la
Elaboracion actas de cierre
SERVICIOS
5400-001 del 18 de febrero de 2013
memorando estableciod por la SED
mediante acta
informacion financiera y contable
PROFESIONALES
(Contador)
1
DE
1 DE FEBRERO RECTORAGOSTO DE
DE 2015
CONTADOR
2014
2014
GABRIEL
JAIME CAMPO BETANCOURT
MEJIA
CONTRATACION
5,5 Se evidencio utilizacion indebida de rubro
Incumplimiento en lo establecido en la
1
DE
Falta de aplicación de la Guia de Apoyo
El auxiliar financiero verificara lo normatizado y El auxiliar financiero se compromete a dar cumplimiento
1 DE FEBRERO
incumpliendo en la Resolucion 2352 de 2007" GUIA DE
GUIA APOYO PRESUPUESTAL Y
AGOSTO DE
PAGADURIA
Presupuestal en la ejecucion Gasto por rubro
establecido en la GUIA PRESUPUESTAL
con la destinacion de los rubros presupuestales
DE 2015
APOYO PRESUPUESTAL "
CONTRACTUAL DE LA SED
2014
2014
GABRIEL
JAIME CAMPO BETANCOURT
MEJIA
CONTRATACION
existen dos sedes distanciadas por tal motivo
5,7 Incumplimiento decreto 4791 de 2008 sobre pago de se hace necesario el contador con telefonia
servicio de telefonia movil
movil independiente, puesto que los padres de
familia y estudiantes manejan telefonia celular
2014
GABRIEL
JAIME CAMPO BETANCOURT
MEJIA
GESTION
DOCUMENTAL
8,2 Se debe foliar la informacion presupuestal, Tesoreria,
almacen,contratacion actas de reuniones de consejo
directivo y sus soportes y llevar una tabla de archivo
Documental.
2014
GABRIEL
JAIME CAMPO BETANCOURT
MEJIA
GOBIERNO
ESCOLAR
1,5 No se evidencio correctamente el fomato de actas Se manejaba un libro de actas, diferente al
Falta de
control de
establecidos por SED para reuniones de consejo formato emitido por la SED en el aplicativo de
socializacion del misma.
Directivo
ISOLUCION
2014
GABRIEL
JAIME CAMPO BETANCOURT
MEJIA
GOBIERNO
ESCOLAR
Falta de los miembros de consejo
1,6 No se evidencio que las actas tuvieran el minimo de
Falta de compromiso de los miembros de consejo las proximas reuniones de consejo directivo
No se establecio el cumplimiento de la norma directivo firmen las actas y sean
5 firmas como lo establece la Resolucion 2352 del 2013
directivo a no firmar las actas de reuniones
realizaran las respectivas actas por los asisitentes
avaladas las decisiones tomadas
CONTRATACION
según reuniones realizadas por el consejo academico y
CONSEJO
5,3 Contrato de prestacion de servicio por la adquisicion
el rector e ingeniero de la SED, se toma la decision de
ACADEMICONo utilizacion de la plataforma de la secretaria la plataforma de la SED no genera
volver a utilizar la plataforma de la Secretaria de 15 de enero 31 de julio de
para uso permanente del sistema de control academica
cambiar la plataforma de sistematizacion de notas y se
RECTOR
Y
de educacion en control de notas acdemicas algunos informes academicos.
Educacion
de 2015
2015
via internet, denominado SYS COLEGIOS
empieza a realizar la respectiva contratacion con SYS
INGENIERO SED
COLEGIOS
PLATAFORMA
GOBIERNO
ESCOLAR
1,6 No se evidencio que las actas tuvieran el minimo de
5 firmas como lo establece la Resolucion 2352 del 2013
CONTRATACION
La contadora del colegio no presento ante el
5,2 No se evidencio procedimientos procesos contables
consejo Directivo el procedimiento contable
de las operaciones financieras y patrimoniales del
de las operaciones financieras y el rector no
colegio.
superviso el contrato
INSTITUCION
EDUCATIVA
2014
GABRIEL
JAIME CAMPO BETANCOURT
MEJIA
2014
GABRIEL
JAIME CAMPO BETANCOURT
MEJIA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
CAUSA
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
4,3 No se evidencio la presentacion al Consejo Directivo
Porque genera incertidumbre la no
Los informes de flujo de caja trimestrales fueron
el FLUJO DE CAJA mensualizado cada tres meses por No se evidencio en actas de consejo directivo socializacion del flujo de caja de lo
publicados en cartelera de Rectoria con pleno socializar oportunamente los flujos de caja
parte del Rector al Consejo Directivo para su la socializacion del Flujo de caja
ejecutadoi trimestralmente ante el
conocimiento por parte del directivo docente
seguimiento
consejo Directivo y la comunidad
La contadora del colegio no presento ante el
consejo Directivo el procedimiento contable
de las operaciones financieras y el rector no
superviso el contrato
TIEMPO
1
DE
1 DE FEBRERO RECTORAGOSTO DE
DE 2015
PAGADURIA
2014
No se socializo ante el consejo
directivo el manual de procedimientos
El area contable aplica lo normatizado en el PGCP y el
1
DE
contables y operaciones financieras ,
Elaborar y socializar el manual de procedimientos
1 DE FEBRERO RECTORmanual de procedimientos contables establecidos por
AGOSTO DE
lo que dificulta la claridad en las
contables
DE 2015
CONTADOR
la Secretaria de Hacienda
2014
partiudas contables en la presentacion
de los estados financieros
Se genera un mayor gasto, que en
se requeria de carácter urgente el servicio de telefonia
1
DE
termino de relacion beneficio/costo
1 FEBRERO DE
movil sede a y telefonia fija y movil en la sede b ya que se realiza cancelacion del servicio en diciembre de 2014 AGOSTO DE
RECTOR
resulta ser una inversion que impacta
2014
no se contaba con este servicio en ninguna
2014
de manera positiva a la comunidad
No hay conocimiento amplio referente a la
manera como se debe foliar la informacion y desorganizacion en el archivo de las Falta de personal especializado en el area de Gestion
Foliacion de documentos areas administrativas
documentacion
en
las
diferentes diferentes dependencias
documental por parte de la Secretaria de Educacion
dependencias
actas
y
1
DE
RECTOR1 DE AGOSTO
AGOSTO DE
ALMACENDE 2014
2014
PAGADURIA
Implementacion Formato Isolucion a reuniones de
Se implementara el formato para las respectivas 15 de enero 31 de julio de
indole
administrativo,
directivo,
pedagogico,
RECTOR
reuniones del colegio
de 2015
2015
convivencial y academico
RECTOR
se 15 de enero 31 de julio de
CONSEJO
de 2015
2015
DIRECTIVO
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
hasta la fecha no se realizar el registro de institución con la acción correctiva
realizo ningun tipo instalacion del comité plasmada
en
el
plan
de
de mejoramiento
de mantenimiento
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 12 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
durante el 2014 se
el cumplimiento por parte de la
entrego y socializo
institución con la acción correctiva
el informe del Flujo NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de
de caja ante consejo
mejoramiento, por lo anterior se
Directivo
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 12 de julio de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
Elaboracion
y
el cumplimiento por parte de la
socilaizacion
institución con la acción correctiva
manual
de NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de
procedimientos
mejoramiento, por lo anterior se
contables
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 12 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
Actas de reunion de
institución con la acción correctiva
comité
de NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de
sostenibilidad
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 23 de agosto de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
Elaboracion
actas
NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de
de cierre
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 23 de agosto de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
Cumplimiento de la
institución con la acción correctiva
GUIA
APOYO NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de
PRESUPUESTAL
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 12 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
cancelacion
del
NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de
servicio
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 12 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
En la fecha esta
institución con la acción correctiva
Implementar Tabla de
foliando
la
plasmada
en
el
plan
de
retenciones
documentacion
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 12 de julio de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 12 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
Y
institución con la acción correctiva
NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 12 de mayo de 2015.
NINGUNA
No se socializo ante el consejo
directivo el manual de procedimientos
El area contable aplica lo normatizado en el PGCP y el
contables y operaciones financieras ,
Elaborar y socializar el manual de procedimientos 15 de enero 31 de julio de RECTORmanual de procedimientos contables establecidos por
lo que dificulta la claridad en las
contables
de 2015
2015
CONTADOR
la Secretaria de Hacienda
partiudas contables en la presentacion
de los estados financieros
ESTADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 12 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 12 de julio de 2015.
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
2014
GABRIEL
JAIME CAMPO BETANCOURT
MEJIA
2014
2014
2014
2014
2014
2014
2014
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CAUSA
13
EFECTO
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
CONTRATACION
según reuniones realizadas por el consejo academico y
CONSEJO
5,3 Contrato de prestacion de servicio por la adquisicion
el rector e ingeniero de la SED, se toma la decision de
ACADEMICONo utilizacion de la plataforma de la secretaria la plataforma de la SED no genera
volver a utilizar la plataforma de la Secretaria de 15 de enero 31 de julio de
para uso permanente del sistema de control academica
cambiar la plataforma de sistematizacion de notas y se
RECTOR
Y
de educacion en control de notas acdemicas algunos informes academicos.
Educacion
de 2015
2015
via internet, denominado SYS COLEGIOS
empieza a realizar la respectiva contratacion con SYS
INGENIERO SED
COLEGIOS
PLATAFORMA
NINGUNA
GABRIEL
JAIME CAMPO BETANCOURT
MEJIA
CONTRATACION
5,7 Revisado el 100% de los comprobantes de egreso se
incumplimiento de la circular 002 del 2012
prestacion del servicio por parte de la empresa de ETB
RECTORevidencio pago por valor de $621,427,76 por consumo
Falta de lines telefonicas sede B por la
No utilizacion del servicio de telfonia movil y fijo por la 15 de enero 31 de julio de
expedida por la oficina de servicios
para asumir una necesidad de telefonia movil y fija para
AUXILIAR
de telefonia movil atravez de las facturas de telefonia fija
SED
ETB y solicitar las respectivas lineas a la SED
de 2015
2015
administrativos de la SED
la sede B.
FINANCIERA
con la empresa de telefonos de bogota ETB.
NINGUNA
GABRIEL
JAIME CAMPO BETANCOURT
MEJIA
GESTION
DOCUMENTAL
8,2 Se debe foliar la informacion presupuestal, Tesoreria,
almacen,contratacion actas de reuniones de consejo
directivo y sus soportes y llevar una tabla de archivo
Documental.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 12 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 12 de mayo de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 12 de julio de 2015.
27/11/2015
A PARTIR DE LA
FECHA SE ESTA
ELABORANDO EL
GILMA
GARCIA ACTA DE REUNION
TORRES
- EL MISMO DIA Y
RECTORA
SE HACE FIRMAR NINGUNA
ORDENADORA
POR TODOS LOS
DEL GASTO
ASISTENTES A LA
REUNION
DE
CONSEJO
DIRECTIVO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 16 de octubre de 2015.
27/11/2015
EN LAS ACTAS DE
REUNION DE DE
CONSEJO
GILMA
GARCIA
DIRECTIVO
SE
TORRES
DEJARA
POR
RECTORA
N/A
ESCRITO QUE SE
ORDENADORA
SOCIALIZA
Y
DEL GASTO
APRUEBA EL PLAN
DE COMPRAS DEL
COLEGIO.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 12 de julio de 2016.
27/11/2015
EN LAS ACTAS DE
REUNION DE DE
CONSEJO
DIRECTIVO
SE
GILMA
GARCIA DEJARA
POR
TORRES
- ESCRITO
LA
RECTORA
INSTALACION
Y NINGUNA
ORDENADORA
POSESION
DEL
DEL GASTO
CONSEJO
DIRECTIVO
Y
DEMAS
DECISIONES ALLI
TOMADAS.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 16 de octubre de 2015.
27/11/2015
EN LAS ACTAS DE
REUNION DE DE
CONSEJO
DIRECTIVO
SE
GILMA
GARCIA
DEJARA
POR
TORRES
ESCRITO
LA
RECTORA
NINGUNA
APROBACION DEL
ORDENADORA
REGLAMENTO
DEL GASTO
INTERNO
DEL
FUNCIONAMIENTO
DEL
CONSEJO
DIRECTIVO.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 16 de octubre de 2015.
27/11/2015
EN LAS ACTAS DE
REUNION
DE
CONSEJO
DIRECTIVO
SE
RECOGERAN LAS
GILMA
GARCIA FIRMAS DE TODOS
TORRES
- LOS
RECTORA
INTEGRANTES
NINGUNA
ORDENADORA
DEL
CONSEJO
DEL GASTO
PARA QUE QUEDE
APROBADAS LAS
DECISIONES QUE
SE TOMEN EN
DICHAS
REUNIONES.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 16 de octubre de 2015.
JAIME CAMPO
JAIME CAMPO
JAIME CAMPO
JAIME CAMPO
JAIME CAMPO
SAN JOSE
CASTILLA
SAN JOSE
CASTILLA
SAN JOSE
CASTILLA
SAN JOSE
CASTILLA
SAN JOSE
CASTILLA
DE GOBIERNO
ESCOLAR
DE GOBIERNO
ESCOLAR
DE GOBIERNO
ESCOLAR
DE GOBIERNO
ESCOLAR
DE GOBIERNO
ESCOLAR
1.1. FALTA DE FIRMAS EN LAS ACTAS LA REUNION
DE CONSEJO DIRECTIVO POR LOS ASISTENTES A
LA MISMA.
1.2. SOCIALIZACION DEL PLAN DE COMPRAS POR
PARTE DEL ALMACENISTA AL CONSEJO DIRECTIVO
1.4. NO SE EVIDENCIO INSTALACION Y POSESION
DEL NUEVO CONSEJO DIRECTIVO, IGUALMENTE SE
OBSERVO QUE NO SE CONFORMARON LOS
DIFERENTES
COMITES
INSTITUCIONAL
DEL
COLEGIO.
1.6 NO APROBACION DEL REGLAMENTO INTERNO
DEL FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO
1.7 FALTA DE LAS FIRMAS REQUERIDAS EN LAS
ACTAS PARA LA APROBACION Y TOMA DE
DECISIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO
No hay conocimiento amplio referente a la
manera como se debe foliar la informacion y desorganizacion en el archivo de las Falta de personal especializado en el area de Gestion
Foliacion de documentos areas administrativas
documentacion
en
las
diferentes diferentes dependencias
documental por parte de la Secretaria de Educacion
dependencias
RECTOR15 de enero 31 de julio de
ALMACENde 2015
2015
PAGADURIA
A PARTIR DE LA FECHA SE ESTA ELABORANDO EL
SE ACEPTA LA OBSERVACION, SE CONTINUARA ACTA DE REUNION EL MISMO DIA Y SE HACE
23/01/2015
RECOGIENDO LAS FIRMAS DE LOS ASISTENTES.
FIRMAR POR TODOS LOS ASISTENTES A LA
REUNION DE CONSEJO DIRECTIVO
SE ACEPTA LA OBSERVACION, SE CONTINUARA
HACIENDO LA SOCILIAZACION DEL PLAN DE
COMPRAS AL CONSEJO DIRECTIVO, DEJANDO EN
EL ACTA QUE QUEDA SOCIALIZADO Y APROBADO.
SE ACEPTA LA OBSERVACION, SE DEBE DEJAR
POR ESCRITO EN EL ACTA DE REUNION LA
INSTALACION Y POSESION DEL CONSEJO
DIRECTIVO, ADEMAS DE TODAS LAS DEDCISIONES
ALLI TOMADAS POR EL CONSEJO DIRECTIVO.
EN LAS ACTAS DE REUNION DE CONSEJO
DIRECTIVO SE DEJARA EVIDENCIA DE QUE SE
23/01/2015
SOCIALIZA Y APRUEBA EL PLAN DE COMPRAS DEL
COLEGIO.
EN LAS ACTAS DE REUNION DE CONSEJO
DIRECTIVO SE DEJARA POR ESCRITO LA
20/03/2015
INSTALACION Y POSESION DEL CONSEJO
DIRECTIVO Y DEMAS DECISIONES ALLI TOMADAS.
SE ACEPTA LA OBSERVACION, SE DEJA POR EN LAS ACTAS DE REUNION DE CONSEJO
ESCRITO EN EL ACTA DE REUNION LA DIRECTIVO SE DEJARA POR ESCRITO LA
23/01/2015
APROBACION DEL REGLAMENTO INTERNO DEL APROBACION DEL REGLAMENTO INTERNO DEL
FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO.
FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO.
EN LAS ACTAS DE REUNION DE CONSEJO
SE ACEPTA LA OBSERVACION, SE RECOGERAN
DIRECTIVO SE RECOGERAN LAS FIRMAS DE
COMO MINIMO CINCO (5) FIRMAS EN CADA ACTA
TODOS LOS INTEGRANTES DEL CONSEJO PARA 23/01/2015
DE CONSEJO DIRECTIVO, PARA QUE QUEDE
QUE QUEDE APROBADAS LAS DECISIONES QUE SE
APROBADAS LAS DESICIOES ALLI TOMADAS.
TOMEN EN DICHAS REUNIONES.
11
AÑO
AUDITO
RIA
2014
2014
2014
2014
2014
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
SAN JOSE
JAIME CAMPO
CASTILLA
SAN JOSE
JAIME CAMPO
CASTILLA
JAIME CAMPO
SAN JOSE
CASTILLA
SAN JOSE
JAIME CAMPO
CASTILLA
JAIME CAMPO
SAN JOSE
CASTILLA
12
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
DE GOBIERNO
ESCOLAR
DE PROCESO
PRESUPUESTAL
DE PROCESO
PRESUPUESTAL
DE PROCESO
CONTABLE
DE PROCESO
CONTABLE
CAUSA
13
EFECTO
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
1.11 NO SE TIENE CONFORMADO Y APROBADO EL
COMITÉ DE MANTENIMIENTO DEL COLEGIO.
NO SE ACEPTA LA OBSERVACION, TENIENDO EN
CUENTA QUE EL COMITÉ ESTA CONFORMADO,
PERO NO ESTABA LEGALIZADO CORRECTAMENTE
CON LAS FIRMAS, A PARTIR DE LA FECHA SE DEJO
POR ESCRITO Y EN ACTA DICHA CONFORMACION
Y APROBACION DEL COMITÉ.
A PARTIR DEL AÑO
2015, SE INICIO EL
MEJORAMIENTO
DANDO
GILMA
GARCIA
CUMPLIMIENTO A
TORRES
LO
NORMADO,
RECTORA
NINGUNA
REALIZANDO
SU
ORDENADORA
RESPECTUVA
DEL GASTO
INSTALACION
Y
DEJANDO
UN
CRONOGRAMA DE
ACTIVIDADES.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 16 de octubre de 2016.
2.2 NO SE ENCUENTRA PUBLICADO EN LUGAR
VISIBLE LA EJECUCION MENSUAL DE LOS
RECURSOS.
A PARTIR DEL AÑO
2015, SE SEGUIRA
PUBLICANDO
ELCY BAUTISTA - MENSUALMENTE
SE ACEPTA LA OBSERVACION, LA EJECUCION A PARTIR DEL AÑO 2015, SE SEGUIRA PUBLICANDO
AUXILIAR
LAS EJECUCIONES
MENSUAL SE PUBLICA EN LUGAR VISIBLE EN LA MENSUALMENTE LAS EJECUCIONES Y ESTADOS MENSUALM MENSUALMEN
ADMINISTRATIVA Y
ESTADOS NINGUNA
PAGADURIA, EN LAS CARTELERAS DE ENTRADA FINANCIEROS, EN LAS CARTELERAS DE TODAS ENTE
TE
CON FUNCIONES FINANCIEROS, EN
DEL COLEGIO.
LAS SEDES DEL COLEGIO.
FINANCIERAS.
LAS CARTELERAS
DE TODAS LAS
SEDES
DEL
COLEGIO.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 16 de octubre de 2015.
2.4 BAJO PORCENTAJE DE EJECUCION DEL
PRESUPUESTO EN LOS DIFERENTES RUBROS.
NO SE ACEPTA LA OBSERVACION, TENIENDO
ENCUENTA QUE LOS PROYECTOS DE INVERSON
SE VIENEN EJECUTANDO Y QUE LA SEDE REALIZAR SEGUIMIENTO A LA EJECUCION DE LOS
PRINCIPAL QUE ALBERGA LA MAYOR CANTIDAD PROYECTOS
PROCURANDO
ATENDER
LOS
DE ESTUDIANTES AÚN SIGUE RECIBIENDO REQUERIMIENTOS APROBADOS
DOTACIONES DE LA SED POR ENTREGA DE
PLANTA FISICA NUEVA.
GILMA
GARCIA
TORRES
RECTORA
ORDENADORA
DEL GASTO Y
ELCY BAUTISTA AUXILIAR
ADMINISTRATIVA
CON FUNCIONES
FINANCIERAS.
3.1 LOS ESTADOS CONTABLES DE LA INSTITUCION
DEBEN ESTAR DEBIDAMENTE CERTIFICADOS.
SE ACEPTA LA OBSERVACION Y SE CERTIFICARAN
A PARTIR DEL AÑO 2015, SE CERTIFICAN LOS
LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL COLEGIO POR
ESTADOS FINANCIEROS POR PARTE DE LA 31/01/2015
PARTE PARTE DE LA ORDENADORA DEL GASTO Y
ORDENADORA DEL GASTO Y LA CONTADORA
LA CONTADORA.
GILMA
GARCIA
TORRES
RECTORA
ORDENADORA
DEL GASTO
3.2 NO SE ENCONTRARON LAS
APERTURA DE LIBROS CONTABLES
NO SE ACEPTA LA OBSERVACION, A PARTIR DE LA
A PARTIR DEL AÑO 2015, SE ELABORARA EL ACTA
VIGENCIA 2015 SE ELABORARA EL ACTA DE
DE AUTORIZACION DE FOLIOS DE ACUERDO A LA 01/01/2015
AUTORIZACION DE FOLIOS DE ACUERDO A LA
NECESIDAD DEL COLEGIO.
NECESIDAD DEL COLEGIOS.
ACTAS
DE
A PARTIR DEL AÑO 2015, SE INICIO EL
MEJORAMIENTO DANDO CUMPLIMIENTO A LO
NORMADO,
REALIZANDO
SU
RESPECTIVA 18/11/2014
INSTALACION Y DEJANDO UN CRONOGRAMA DE
ACTIVIDADES.
27/11/2015
31/12/2015
31/12/2015
SE
RECEPCIONARON
LOS PROYECTOS
DE
LAS
DIFERENTES
NINGUNA
AREAS PARA LA
EJECUCION
DEL
PRESUPUESTO
2015
A PARTIR DEL AÑO
2015,
SE
CERTIFICAN LOS
ESTADOS
FINANCIEROS POR NINGUNA
PARTE
DE
LA
ORDENADORA
DEL GASTO Y LA
CONTADORA
A PARTIR DEL AÑO
2015,
SE
GILMA
GARCIA ELABORARA
EL
TORRES
- ACTA
DE
RECTORA
AUTORIZACION DE NINGUNA
ORDENADORA
FOLIOS
DE
DEL GASTO
ACUERDO A LA
NECESIDAD
DEL
COLEGIO.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 16 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 16 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 16 de octubre de 2015.
12/31/15
A PARTIR DEL AÑO
2015, SE SEGUIRA
PUBLICANDO
MENSUALMENTE
ELCY BAUTISTA - LOS INFORMES DE
AUXILIAR
GESTION
DE
ADMINISTRATIVA RESULTADOS,
NINGUNA
CON FUNCIONES FINANCIEROS
Y
FINANCIERAS.
CONTABLESEN
LAS CARTELERAS
DE TODAS LAS
SEDES
DEL
COLEGIO.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 16 de octubre de 2015.
A PARTIR DEL AÑO
2015,
SE
CONSTITUIRA EL
COMITÉ TECNICO NINGUNA
DE
SOSTENIBILIDAD
CONTABLE.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 16 de octubre de 2015.
2014
SAN JOSE
JAIME CAMPO
CASTILLA
DE PROCESO
CONTABLE
3.4. NO SE ENCUENTRA PUBLICADO EN LUGAR
VISIBLE LOS ESTADOS CONTABLES DE LA
INSTITUCION EDUCATIVA.
SE ACEPTA LA OBSERVACION, LOS INFORMES DE
GESTION DE RESULTADOS, FINANCIEROS Y
CONTABLES SE PUBLICA EN LUGAR VISIBLE EN LA
PAGADURIA, EN LAS CARTELERAS DE ENTRADA
DEL COLEGIO.
2014
SAN JOSE
JAIME CAMPO
CASTILLA
DE PROCESO
CONTABLE
3.5 SE EVIDENCIO QUE NO SE CONSTITUYO EL
COMITÉ TECNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE
SE ACEPTA LA OBSERVACION, SE CONFORMARA
A PARTIR DEL AÑO 2015, SE CONSTITUIRA EL
EL COMITÉ TECNICO DE SOSTENIBILIDAD
20/03/2015
COMITÉ TECNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE.
CONTABLE.
30/11/2015
GILMA
GARCIA
TORRES
RECTORA
ORDENADORA
DEL GASTO
2014
JAIME CAMPO
DE PROCESO
TESORERIA
DE 4,1 LA OFICINA DONDE FUNCIONA LA TESORERIA
NO PRESENTA SEGURIDAD ADECUADA
A PARTIR DEL AÑO 2015 A PARTIR DEL 2015 SE
SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN, SE TOMARAN LAS SOLICITARA
VISITA
DE
COMITÉ
DE
01/06/2015
MEDIDAS DE SEGURIDAD
MANTENIMIENTO PARA REALIZAR ACCIONES SIN
INCURRIR EN AFECTACIONES A LA OBRA
30/08/2015
GILMA
GARCIA
TORRES
RECTORA
ORDENADORA
DEL GASTO
SE CONVOCARÁ A
REUNION
DE ABIERTO
COMITÉ
DE PROCESO
TESORERIA
4.2 SE EVIDENCIO QUE LA OFICINA DE TESORERIA
FUNCIONA EN LA SEDE C, MIENTRAS QUE LA
OFICINA DE LA RECTORA-ORDENDORA DEL GASTO
DE
FUNCIONA EN LA SEDE A, MOTIVO POR EL CUAL SE
PRESENTA INCONVENIENTE DE COMUNICACIÓN
OPORTUNA ENTRE LA ORDENADORA Y LA
FINANCIERA EN LA EJECUCION DE LOS RECURSOS
A PARTIR DEL 2015 SE SOLICITARA VISITA DE
SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN, SE TOMARAN LAS COMITÉ DE MANTENIMIENTO PARA REALIZAR
01/06/2015
MEDIDAS CORRECTIVAS
ACCIONES SIN INCURRIR EN AFECTACIONES A LA
OBRA
30/08/2015
GILMA
GARCIA
TORRES
RECTORA
ORDENADORA
DEL GASTO
ACTA 16/02/2016 La Oficina de
Control
Interno
verificó
el
cumplimiento por parte de la
SE CONVOCARÁ A
institución con la acción correctiva
REUNION
DE
CERRADO
plasmada
en
el
plan
de
COMITÉ
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 16 de febreoo de 2016.
2014
JAIME CAMPO
SAN JOSE
CASTILLA
SAN JOSE
CASTILLA
A PARTIR DEL AÑO 2015, SE SEGUIRA PUBLICANDO
MENSUALMENTE LOS INFORMES DE GESTION DE
01/03/2015
RESULTADOS, FINANCIEROS Y CONTABLESEN LAS
CARTELERAS DE TODAS LAS SEDES DEL COLEGIO.
ABIERTO
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
2014
SAN JOSE
JAIME CAMPO
CASTILLA
DE PROCESO
TESORERIA
DE
2014
JAIME CAMPO
SAN JOSE
CASTILLA
DE PROCESO
TESORERIA
DE
2014
JAIME CAMPO
SAN JOSE
CASTILLA
DE PROCESO
TESORERIA
2014
JAIME CAMPO
2014
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CAUSA
13
EFECTO
14
16
15
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
17
TIEMPO
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
4,4 SE EVIDENCIO QUE NO SE ELABORA POR
PARTE DE LA AUXILIAR FINANCIERA LAS
CONCILIACIONES BANCARIAS
NO SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN, A PARTIR DE
LA VIGENCIA DEL 2015 SE IMPRIMIRAN A PARTIR
A PARTIR DEL 2015
DE LA FECHA Y SE ARCHIVARAN CON LOS
SOPORTES DE INGRESO,
31/01/2015
30/12/2015
ELCY BAUTISTA AUXILIAR
ADMINISTRATIVA
CON FUNCIONES
FINANCIERAS.
4.7 SE OBSERVO INCUMPLIMIETNO CON LO
REGLADO EN EL NUMERAL 2 DEL ARTICULO 6
DECRETO 4791 DE 2008
SE A CEPTA LA OBSERVACIÓN, APARTIR DE LA
VIGENCIA DEL 2015 SE IMPRIMIRA EL FJUJO DE A PARTIR D EL 2015
CAJA Y SE ABRIRA UN FOLDER
31/01/2015
31/12/2015
ELCY BAUTISTA AUXILIAR
ADMINISTRATIVA
CON FUNCIONES
FINANCIERAS.
4,11 NO SE EVIDENCIA FORMATO DONSE
DE DERELACIONEN LOS RECORRIDOS EFECTUADOS
RELACIONADOS EN LA EJECUCION DE LA CAJA
MENOR
SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN, APARTIR DEL 2015
SE ELEBARARA EL FORMATO DE RECORRIDO
A PARTIR DEL 2015
COMO SOPORTE DEL RUBRO E TRANSPORTE
DE CAJA MENOR
31/01/2015
05/12/2015
ELCY BAUTISTA AUXILIAR
ADMINISTRATIVA
CON FUNCIONES
FINANCIERAS.
SAN JOSE
CASTILLA
5,2 SE EVIDENCIO QUE EL CONSEJO DIRECTIVO NO
DE PROCESO
DE
CUMPLIO CON LA FUNCION DE EVALUAR
CONTRATACION
ANUALMENTE EL SERVICIO DE TIENDA ESCOLAR
NO SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN,YA QUE
ANUALMENTE SE EVALUA, PERO SE DEJARA
A PARTIR D EL 2015
CONSTANCIA EN LAS ACTAS D E L CONCEJO
DIRECTIVO COMO MEDIDA CORRECTIVA
30/03/2015
30/11/2015
GILMA
GARCIA
TORRES
RECTORA
ORDENADORA
DEL GASTO
JAIME CAMPO
SAN JOSE
CASTILLA
5,3 SE EVIDENCIO INCUMPLIMIENTO EN LA
DE PROCESO
DE
CLAUSULA SEGUNDA DEL CONTRATO DEL
CONTRATACION
CONTADOR
SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN Y SE RELIZARA
A PARTIR DEL 2015
LAS MEDIDAS CORRECTIVAS
GILMA
GARCIA
TORRES
RECTORA
ORDENADORA
DEL GASTO
2014
JAIME CAMPO
SAN JOSE
CASTILLA
DE PROCESO
DE 5,5 SE EVIDENCIO QUE NO SE ELABORA Y PUBLICA
CONTRATACION LA RELACION MENSUAL DE CONTRATOS
SE A CEPTA LA OBSERVACIÓN, YA QUE SE
PUBLICA LA INFORMACIÓN DE LA EJECUCIÓN
A PARTIR DEL 2015 SE DEJARA UNA CARTELERA MENSUALM MENSUALMEN
PRESUPUESTAL SI NO QUE FACILMENTE LO
EXCLUSIVA PARA LOS INFORMES FINANCIEROS
ENTE
TE
CAMBIAN POR OTRA PUBLICACIÓN YA QUE NO
HAY ESPACIO SUFIECIENTE PARA ELLO.
ELCY BAUTISTA AUXILIAR
ADMINISTRATIVA
CON FUNCIONES
FINANCIERAS.
2014
JAIME CAMPO
SAN JOSE
CASTILLA
DE PROCESO
DE 5,7 SE EVIDENCIO QUE LA INSTITUCION NO
CONTRATACION CONFORMO EL COMITÉ EVALUADOR DE OFERTAS
NO SE ACEPTA, YA QUE EN EL MANUAL DE
CONTRATACIÓN DICE EN EL ARTICULO 14 DEL
CAPITULO II," QUELA RECTORA LO CONVOCARA lOS PROCESOS CONTRACTUALES SE REALIZARAN
31/01/2015
CUNDO LO CONCIDERE PERTINENTE Y LA APLICANDO EL MANUAL DE CONTRATACIÓN
SESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL BIEN LO
REQUIERA"
05/12/2015
GILMA
GARCIA
TORRES
RECTORA
ORDENADORA
DEL GASTO
2014
JAIME CAMPO
SAN JOSE
CASTILLA
DE
2014
JAIME CAMPO
SAN JOSE
CASTILLA
DE
2014
JAIME CAMPO
SAN JOSE
CASTILLA
PROCESO
EJECUCION
GASTOS
5,8 SE EVIDENCIO FALTA DE SOPORTE DEL PAGO A
DE LA SEGURIDAD SOCIAL PENSION PERSONA
NATURAL EN ALGUNOS GIROS
SE ACEPTA LA O BSERVACIÓN, SE TOMARAN LAS
SE SOLICITO AL PROVEEEDOR PAGO DE PENSIÓN 31/01/2015
MEDIDAS CORRECTIVAS
31/12/2015
ELCY BAUTISTA AUXILIAR
ADMINISTRATIVA
CON FUNCIONES
FINANCIERAS.
PROCESO
EJECUCION
GASTOS
DE
5,9 SE EVIDENCIO INCUMPLIMIETNO DE LO
NORMADO SOBRE EL ALQUILER DE UN ESPACIO
PARA LA CELEBRACION DE LOS DERECHOS DE
GRADO
SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN, SE TOMARAN LAS SE SOLICITARA EL PERMISO AL CADEL PARA
31/01/2015
MEDIDAS CORRECTIVAS
PROCEDER AL ALQUILER DEL TEATRO
31/11/2015
GILMA
GARCIA
TORRES
RECTORA
ORDENADORA
DEL GASTO
DE PROCESO
ALMACEN
DE 6,1 OFICINA DEL ALMACEN NO ES LA ADECUADA NI
SEGURA
SE
SOLICITARA
VISITA
DE
COMITÉ
DE
NO SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN, SE TOMARAN
MANTENIMIENTO PARA REALIZAR ACCIONES SIN 30/06/2015
LAS MEDIDAS CORRECTIVAS
INCURRIR EN AFECTACIONES A LA OBRA
31/12/2015
GILMA
GARCIA
TORRES
RECTORA
ORDENADORA
DEL GASTO
6,2 SE EVIDENCIO QUE ALGUNAS ENTRADAS DE
DE
ALMACEN CARECEN DE SOPORTES Y LA
DOCUMENTACIÓN NO ES LA DE INSOLUCIÓN SED
2014
JAIME CAMPO
SAN JOSE
CASTILLA
DE PROCESO
ALMACEN
2014
JAIME CAMPO
SAN JOSE
CASTILLA
DE PROCESO
ALMACEN
DE
2014
JAIME CAMPO
SAN JOSE
CASTILLA
DE PROCESO
ALMACEN
DE
SE
ACEPTA,SE
CORRECTIVAS
TOMARAN
LAS
MEDIDAS SE REALIZARÁ ACOPIO DE FACTURAS
SOPORTES EN LAS ENTRADAS DE ALMACEN
Y
31/02/2015
42369
ALBERTO
DUARTE R.
6,3 SE EVIDENCIO MANEJO DE LOS BIENES
ADQUIRIDOS NO SE ESTA CUMPLIENDO CONLO
NORMADO RESOLUCIÓN 001 DEL 2001
SE CLASIFICARÁ LOS BUIENES ADQUIRIDOS POR
SE ACEPT LA OBSERVACIÓN, SE TOMARAN LAS
F.S.E. SEGÚN LO ESTIPULADO EN LA RESOLUCION 42035
MEDIDAS CORRECTIVAS
001 DE 2001
42368
ALBERTO
DUARTE R.
6,4 SE EVIDENCIO QUE EL INVENTARIO ESTA
GLOBALIZADO,NO SE ENCONTRO FIRMADOPOR EL
ALMACENISTA NI ASIGNADO
SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN,SE TOMARANLAS M SE INDIVIDUALIZARA
EDIDAS CORRECTIVAS
ACUERDO A LA NORMA
42368
ALBERTO
DUARTE R.
LOS
INVENTARIOS
DE
42035
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 16 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 16 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 16 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 16 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 16 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 16 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
SE
FIRMARA
institución con la acción correctiva
RESOLUCION
plasmada
en
el
plan
de
RECTORAL
DE
mejoramiento, por lo anterior se
CONSTITUCION
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 16 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 16 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
SE ENVIARA OFICIO
plasmada
en
el
plan
de
DE SOLICITUD
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 16 de octubre de 2015.
SE CONVOCARÁ A
REUNION
DE ABIERTO
COMITÉ
REVISION DE LAS
ORDENES
DE
COMPRA
Y
FOTOCOPIADO DE NINGUNA
LA
DOCUMENTACION
REQUERIDA
CLASIFICAR
Y
DIFERENCIAR LOS
BIENES
ADQUIRIDOS POR NINGUNA
FONDOS
DE
SERVICIOS
EDUCATIVOS
SE
REALIZARÁ
INVENTARIO
INDIVIDUAL CON NINGUNA
LAS
FIRMAS
RESPECTIVAS
ESTADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
ABIERTO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 16 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 16 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 16 de febrero de 2016.
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
2014
SAN JOSE
JAIME CAMPO
CASTILLA
2014
JAIME CAMPO
INSTITUCION
EDUCATIVA
SAN JOSE
CASTILLA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
DE PROCESO
ALMACEN
DE
DE
MAPA DE RIESGO
2014
SAN JOSE
JAIME CAMPO
CASTILLA
DE DIRECTIVA
2013
2014
SAN JOSE
JAIME CAMPO
CASTILLA
DE
12
CAUSA
14
13
EFECTO
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
6,5 SE EVIDENCIO QUE NO EXISTE KARDEX
42368
ALBERTO
DUARTE R.
7,1 SE EVIDENCIA FALTA DE SEGUIMIENTO DE LAS
ACCIONES A SEGUIR EN LAS MEJORAS
SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN SE
MEDIDAS CORRECTIVAS
30/12/2015
GILMA
GARCIA
TORRES
RECTORA
ORDENADORA
DEL GASTO
SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN SE
MEDIDAS CORRECTIVAS
2014
JAIME CAMPO
VEINTIUN
ANGELES
2014
JAIME CAMPO
VEINTIUN
ANGELES
2014
JAIME CAMPO
VEINTIUN
ANGELES
2014
VEINTIUN
JAIME CAMPO
ANGELES
2014
JAIME CAMPO
2014
TOMARAN
RECTORIA
31/01/2015
EN CADA DEPENDENCIA SE REALIZARA LA
ADECUADA FOLIACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y 31/01/2015
APLICABILIDAD DE LA DIRECTIVA 003 DEL 2013
SE TOMARAN LAS MEDIDAS CORRECTIVAS EN APLICABILIDAD DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN Y
CUANTO APLICABILIDAD EN LOS PROCESOS MEJORAR LA COMUNICACIÓN RECTORIA Y 31/01/2015
CONTRACTUALES
FINANCIERA
9,1 Y 9,2 PROCESO CONTRACTUAL
APROBACION DEL
REGLAMENTO
INTERNO
DE
1.4 NO APROBACION EN ACTA DE FEBRERO 2013
FUNCIONAMIENT
O
DEL
C.
DIRECTIVO
TOMARAN
GILMA
GARCIA
TORRES
RECTORA
ORDENADORA
DEL GASTO
ELCY BAUTISTA
AUXILIAR
FINANCIERA
GILMA
GARCIA
TORRES
RECTORA
ORDENADORA
DEL GASTO
ELCY BAUTISTA
AUXILIAR
FINANCIERA
VERIFICAR
VIGENCIA
DE
NINGUNA
REGLAMENTOS Y
DIFUSION
BRINDAR
DIRECCION
DE ASISTENCIA,
CONSTRUCCIONE ASESORIA
Y NINGUNA
S
SEGUIMIENTO,
POR EL ASESOR.
17-ene-14
18-ene-14
AUXILIAR
FINANCIERA
ene-14
dic-14
AUXILIAR
FINANCIERA
RECTORIA
Y
CREAR EL COMITÉ Y PROGRAMAR REUNIONES
ene-14
dic-14
AUXILIAR
FINANCIERA
RECTORIA
REALIZACION DE
Y LAS REUNIONES NINGUNA
DEL COMITE
LA RECTORA NO DEJO EXPLICACIÓN EXPLICITA
EL MANUAL SE ADOPTÓ PARA LA VIGENCIA 2014
ene-14
dic-14
AUXILIAR
FINANCIERA
RECTORIA
Y
APLICACIÓN
CONTROL
Y
LA RECTORA NO DEJO EXPLICACIÓN EXPLICITA
EN 2014 SE LE PRESENTA AL C. DIRECTIVO
ene-14
BIMENSUALMENTE.
dic-14
AUXILIAR
FINANCIERA
RECTORIA
Y
APLICACIÓN
CONTROL
Y
LA RECTORA NO DEJO EXPLICACIÓN EXPLICITA
EN 2014 TODOS LOS CHEQUES SE GIRAN CON LA
ene-14
RESTRICCION
dic-14
AUXILIAR
FINANCIERA
RECTORIA
Y
APLICACIÓN
CONTROL
Y
APROBACION DE
FORMALIDADES Y
1.9 SE APROBÓ PERO NO SE DEJO EXPLICITO QUE
GARANTIAS PARA
ERROR EN EL ACTA
ERA PARA 2013
LA
CONTRATACION
VALIDACION DE ACTOS
EL ACUERDO EN 2012 SEÑALA QUE ES PARA 2013
LAS
FORMALIDADES
DEBEN
REGISTRADAS EN EL AÑO RESPECTIVO
ESTADOS
CONTABLES
CERTIFICADOS
3.1 EL ORDENADOR DEL GASTO Y EL CONTADOR
OMISION
POR
EL NO CERTIFICARON
ORDENADOR DEL
GASTO
VALIDACION DE ACTOS
CAMBIOS EN EL CARGO DE RECTORIA
EL ORDENADOR DEL GASTO
CERTIFICAN MENSUALMENTE.
VEINTIUN
ANGELES
COMITÉ TECNICO
DE
3.5 EL COMITÉ NO SE REUNIÓ EN 2013
SOSTENIBILIDAD
OMISION
CONTROL
LA RECTORA NO DEJO EXPLICACIÓN EXPLICITA
JAIME CAMPO
VEINTIUN
ANGELES
MANUAL
TESORERIA
OMISION
VALIDACION DE ACTOS
2014
JAIME CAMPO
VEINTIUN
ANGELES
PRESENTACION
DEL FLUJO DE
CAJA
AL 4.3 NO SE HIZO CON LA PERIODICIDAD REQUERIDA OMISION
CONSEJO
DIRECTIVO.
FALTA
DE
SEGUIMIENTO
2014
JAIME CAMPO
VEINTIUN
ANGELES
RESTRICCION DE
4.8 NO SE LES COLOCABA LA RESTRICCION DE
NEGOCIABILIDAD
OMISION
"PAGUESE UNICAMENTE AL PRIMER BENEFICIARIO"
DE CHEQUES
RIESGOS FINANCIEROS
AUNQUE
NO
ASISTIERA
QUEDAR
Y EL RECTOR
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 16 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 16 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 12 de julio de 2016.
24-oct-14
SE SESIONÓ
FUNCIONARIO
ESTADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 12 de julio de 2016.
EL EN EL AÑO 2014 HUBO DESIGNACION DE UN
03-oct-14
PROFESIONAL, QUIEN ASISTIÓ.
FALTA DE CONCEPTOS TECNICOS
Y
NINGUNA
RECTORIA
COMITÉ
DE
1.8 ASISTENCIA DEL GESTOR DE LA DIRECCION DE
MANTENIMIENTO
NO FUE NOMBRADO POR LA SED
CONSTRUCCIONES
ESCOLAR
CONTROL
30/12/2015
SE REALIZARÁ EL
NINGUNA
KARDEX
23-oct-14
LA RECTORA NO DEJO EXPLICACIÓN EXPLICITA
4.1 NO SE ADOPTÓ EN 2013
30/12/2015
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
EN EL AÑO 2014 SE APROBARON EN SESION
02-oct-14
ORDINARIA.
VALIDACION DE ACTOS
DE
OMISION
19
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
SE ACEPTA LA OBSERVACIÓN, SE TOMARAN LAS SE IMPLEMENTARÁ UN KARDEZ QUE CUMPLA CON
42035
MEDIDAS CORRECTIVAS
LOS REQUISITOS DE LEY
8,2 SE EVIDENCIA LA NO FOLIACION DE LOS
003 DOCUMENTOS EN
LA PARTE FINANCIERA,
ALMACEN,
RECTORIA,
ACTAS Y
DE MAS
DOCUMENTACIÓN.
QUEJA
16
15
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
SE VERIFICARON
LOS
ACUERDOS NINGUNA
DE 2014
SEGUIMIENTO
PERMANENTE
NINGUNA
NINGUNA
NINGUNA
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 23 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 24 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 23 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 23 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 23 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 23 de octubre de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 24 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 23 de octubre de 2015.
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
2014
VEINTIUN
JAIME CAMPO
ANGELES
2014
JAIME CAMPO
INSTITUCION
EDUCATIVA
VEINTIUN
ANGELES
12
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
TIENDA ESCOLAR 5.1 EVALUACION Y CREACION DE COMITÉ
NO SE DEJÓ EXPLICITO EN ACTAS
CUMPLIMIENTO DE NORMAS
EL CONSEJO DIRECTIVO EVALUÓ PERO
QUEDÓ REGISTRADO EN PUNTO ESPECIAL.
NO EN 2014 SE DEJARÁ CONSTANCIA DE LA
28-ene-15
EVALUACIÓN Y FIJARÁ REGLAMENTO DEL COMITÉ
19
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
EVALUACION
Y
REGISTRO.
COMISIÓN PARA NINGUNA
FIJAR
REGLAMENTO.
ene-14
dic-14
AUXILIAR
FINANCIERA
RECTORIA
Y
APLICACIÓN
CONTROL
Y
DE EN 2014 ES CONDICIÓN INDISPENSABLE PARA
41640
CONTRATACIÓN
dic-14
AUXILIAR
FINANCIERA
RECTORIA
Y
APLICACIÓN
CONTROL
Y
DE EN 2014 ES CONDICIÓN INDISPENSABLE PARA
ene-14
CONTRATACIÓN
dic-14
AUXILIAR
FINANCIERA
RECTORIA
RETRASO DE LA ALMACENISTA
MANTENER ACTUALIZADOS LOS REGISTROS DE
COMPROBANTES DE INGRESO CON BASE EN LAS oct-14
ORDENES DE COMPRA.
dic-15
ALMACENISTA
REGISTRO
INMEDIATO
NINGUNA
RETRASO DE LA ALMACENISTA
MANTENER ACTUALIZADOS LOS REGISTROS DE
COMPROBANTES DE INGRESO CON BASE EN LAS oct-14
ORDENES DE COMPRA.
dic-15
ALMACENISTA
REGISTRO
INMEDIATO
NINGUNA
USO PERMANENTE DEL FORMATO Y REGISTRO EN
oct-14
LA BASE DE DATOS
dic-15
ALMACENISTA
ACTUALIZACION,
VALIDACION
Y
NINGUNA
SEGUIMIENTO AL
USO.
dic-15
ACTUALIZACION,
ALMACENISTA Y
VALIDACION
Y
AUXILIAR
NINGUNA
SEGUIMIENTO AL
ADMINISTRATIVO
USO.
oct-14
dic-15
ACTUALIZACION,
ALMACENISTA Y
VALIDACION
Y
AUXILIAR
NINGUNA
SEGUIMIENTO AL
ADMINISTRATIVO
USO.
DE 6.6 PARA EL MANEJO DE BIENES Y SERVICIOS NO SE ESTABA UTILIZANDO UN KARDEX DESACTUALIZACION
DE NO HUBO EMPALME EFICAZ EN EL CAMBIO DE VERIFICAR EL INVENTARIO Y REGISTRARLO EN
oct-14
DEBE MANENERSE REGISTROS EN KARDEX
FISICO O SOFTWARE SIMILAR
INVENTARIOS Y MOVIMIENTOS
PERSONA RESPONSABLE DEL ALMACEN
KARDEX MANUAL
dic-15
ACTUALIZACION,
ALMACENISTA Y
VALIDACION
Y
AUXILIAR
PENDIENTE
SEGUIMIENTO AL
ADMINISTRATIVO
USO.
dic-15
DIRECTIVOS
CAPACITACION,
DOCENTES
Y
APLICACIÓN
Y NINGUNA
PERSONAL
SEGUIMIENTO
ADMINISTRATIVO
CONTRATO
DE
PRESTACION DE
5.2 EN EL CONTRATO NO SE REGISTRAN LAS
SERVICIOS
OMISION
OBLIGACIONES DEL CONTADOR.
PROFESIONALES CONTADOR
PAGO
DE
SEGURIDAD
SOCIAL
LA
LA
5.6 SOPORTE DE PAGO DE PERSONAS NATURALES.
JAIME CAMPO
VEINTIUN
ANGELES
2014
JAIME CAMPO
VEINTIUN
ANGELES
SISTEMA
CONTROL
ALMACEN
DE
DE 5.7 REGISTRO DE COMPROBANTES DE INGRESO
2014
JAIME CAMPO
VEINTIUN
ANGELES
SISTEMA
CONTROL
ALMACEN
DE
DE 6.1 REGISTRO DE COMPROBANTES DE INGRESO
2014
VEINTIUN
JAIME CAMPO
ANGELES
FORMATO
DE
SOLICITUD
DE
ELEMENTOS DE
6.2 USO DEL FORMATO DE SALIDA DE ALMACEN
ALMACEN
Y
BIENES
DEVOLUTIVOS
2014
VEINTIUN
JAIME CAMPO
ANGELES
IDENTIFICACION
DE LOS BIENES
5.6 SOPORTE DE PAGO DE PERSONAS NATURALES.
6.4
IDENTIFICACION
DEL
PLAQUETA DE SED Y FSE
6.5
IDENTIFICACION
DEL
PLAQUETA DE SED Y FSE
BIEN
BIEN
POCA
CLARIDAD
OBLIGACIONES
NO
SE
ENCONTRARON
COMPROBANTES
NO
SE
ENCONTRARON
COMPROBANTES
DE
SUS
LOS POSIBLE INCUMPLIMIENTO DE LOS CONSECUCIÓN
PAGOS
PAGO
Y
NO SE HICIERON OPORTUNAMENTE LOS INFORMACION
INCONCLUSA
REGISTROS
RIESGO ADMINISTRATIVO
Y
SE
ENTREGABAN
ELEMENTOS
REGISTRARLOS EN EL FORMATO
MEDIANTE FALTABAN BIENES POR
MEDIANTE PLAQUETA
JAIME CAMPO
VEINTIUN
ANGELES
IDENTIFICACION
DE LOS BIENES
MEDIANTE FALTABAN BIENES POR
MEDIANTE PLAQUETA
2014
JAIME CAMPO
VEINTIUN
ANGELES
UTILIZACION
KARDEX
2014
JAIME CAMPO
VEINTIUN
ANGELES
IMPLEMENTACIO
7.1 USO DEL APLICATIVO DE MAPA DE RIESGOS EN
N DE MAPA DE
FALTA DE SEGUIMIENTO
ISOLUCION
RIESGOS
SIN
IDENTIFICAR
IDENTIFICAR
EN 2014 EL
OBLIGACIONES.
LAS FUNCIONES SE CONSIDERARON TÁCITAS.
LOS POSIBLE INCUMPLIMIENTO DE LOS CONSECUCIÓN
PAGOS
PAGO
NO SE HICIERON OPORTUNAMENTE LOS INFORMACION
INCONCLUSA
REGISTROS
RIESGO ADMINISTRATIVO
2014
GOBIERNO
ESCOLAR
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
RECTORIA
2014
JAIME CAMPO VILLA RICA
16
15
EFECTO
28-ene-15
PAGO
DE
SEGURIDAD
SOCIAL
2014
14
13
CAUSA
DE
DE
LOS
LOS
COMPROBANTES
COMPROBANTES
FALTA
DE
CONTROL
E
INFORMACION DE NECESIDADES OMISION DE LA ALMACENISTA
REALES
CONTRATO
DESACTUALIZACION
DE
FALTA DE DILIGENCIA Y OPORTUNIDAD EN LA AL
INGRESAR
A
INVENTARIOS Y SE FACILITABA LA
MARCACION
SIMULTANEAMENTE
PERDIDA O ROBO
DESACTUALIZACION
DE
FALTA DE DILIGENCIA Y OPORTUNIDAD EN LA AL
INGRESAR
A
INVENTARIOS Y SE FACILITABA LA
MARCACION
SIMULTANEAMENTE
PERDIDA O ROBO
INCLUYE
ALMACEN
ALMACEN
ESTAS
PLAQUETIZAR
PLAQUETIZAR
oct-14
PREVENIR
Y
CORREGIR
LA
PERSONAS RESPONSABLES DE LOS MISMOS NO FIJACION DE RESPONSABILIDADES Y REUNIONES
POSIBILIDAD DE LOS 15 RIESGOS
oct-14
TUVIERON EMPALME CON LOS ANTERIORES
PERIODICAS
OBJETO DE CONTROL
1,8 - SE EVIDENCIO LA NO PRESENTACION POR
PARTE
DEL
RECTOR
DE
LOS
ESTADOS
NO SE REGISTRA EN ACTAS DEL
CONTABLES, SE EVIDENCIA INCUMPLIMIENTO POR
CONSEJO DIRECTIVO EL SEGUIMIENTO A INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
PARTE DEL CONSEJO DIRECTIVO DE LO NORMADO
LOS ESTADOS CONTABLES
AL NO VERIFICAR LA EXISTENCIA DE LOS ESTADOS
CONTABLES
LOS ESTADOS CONTABLES SI SE PRESENTAN AL
CONSEJO
DIRECTIVO,
SIN
EMBARGO
LA
SECRETARIA DEL MISMO NO LE DIO LA
IMPORTANCIA QUE REQUIERE PARA DEJARLO EN
EL ACTA
CAPACITAR A LA SECRETARIA DE CONSEJO
DIRECTIVO CON EL FIN QUE REGISTRE EN EL
ACTA LA PRESENTACION Y VERIFICACION POR 27/02/14
PARTE DEL MISMO DE LA EXISTENCIA DE LOS
ESTADOS CONTABLES
27/02/14
SECRETARIA
CONSEJO
DIRECTIVO
Y
APLICACIÓN
CONTROL
Y
NINGUNA
ESTADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 24 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 23 de octubre de 2015.
NINGUNA
NINGUNA
REGISTRO
EN
ACTA
DE
CONSEJO
DIRECTIVO
DE
FECHA 27/01/2015
VERIFICACION
NINGUNA
POR PARTE DEL
CONSEJO
DIRECTIVO
DE
LOS
ESTADOS
CONTABLES
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 24 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 24 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 24 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 24 de febrero de 2016.
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita acta del 8 de julio de 2016
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 24 de febrero de 2016, y acta
del 8 de julio de 2016
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 24 de febrero de 2016, y acta
del 8 de julio de 2016
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 24 de febrero de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 15 de junio de 2015.
11
AÑO
AUDITO
RIA
2014
2014
2014
2014
2014
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
JAIME CAMPO VILLA RICA
JAIME CAMPO VILLA RICA
JAIME CAMPO VILLA RICA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CAUSA
1,9 - NO SE EVIDENCIO LA APROBACION DEL
COMITÉ DE MANTENIMIENTO POR PARTE DEL NO SE DEJA
EVIDENCIA DE
CONSEJO DIRECTIVO Y NO SE EVIDENCIA REUNIONES
DEL
COMITÉ
SOPORTES QUE DEN CUENTA DE LAS REUNIONES MANTENIMIENTO
EFECTUADAS POR DICHO COMITE
GOBIERNO
ESCOLAR
LA INCERTIDUMBRE CON EL GIRO DE LAS
2,3 - NO SE DIO EJECUCIÓN AL 100% DE LOS
TRANSFRENCIAS SED HACE QUE LA
RECURSOS DURANTE LA VIGENCIA 2013-NO HUBO
INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
PLANEACION
DE
LA
EJECUCION
EJECUCIION DE LOS PROYECTOS DE INVERSION
PRESUPUESTAL SE VEA AFECTADA
PROCESO
CONTABLE
3,4- LA INSTITUCION NO DIO CUMPLIMIENTO A LA
OBLIGACION DE PUBLICAR MENSUALMENTE EN UN
LUGAR VISIBLE Y PUBLICO LOS INFORMES DE
GESTION,
RESULTADOS,
FINANCIEROS
Y
CONTABLES.
PROCESO
CONTABLE
JAIME CAMPO VILLA RICA
PROCESO
TESORERIA
LA CARTELERA DESTINADA PARA TAL FIN
NO
ES
SEGURA
Y
FACILMENTE NO SE PUDO EVIDENCIAR
DESPRENDER
LA
INFORMACION CUMPLIMIENTO DE LA NORMA
PUBLICADA
15
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
LOS RECURSO DE GRATUIDAD SED NO SON
GIRADOS
DE
MANERA
OPORTUNA.LA
PLANIFICACION DEL PRESUPUESTO SE VE
AFECTADA POR LOS CAMBIO DE NORMATIVIDAD
COMO EN EL CASO DE LA ELABORACION DE LA
AGENDA Y EL MANUAL DE CONVIVENCIA, FALTA
DE SEGUIMIENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO A LOS
DOCENTES QUE PRESENTAN PROYECTOS DE
INVRSIOIN Y NO EJECUTAN EL MISMO.
MEJORAR EL PORCENTAJE DE EJECUCION
PRESUPUESTAL Y SEGUIMIENTO POR PARTE DEL
CNSEJO DIRECTIVO A LA EJECUCION POR PARTE 02/02/15
DE LOS DOCENTES DE LOS PROYECTOS DE
INVERSION
EVIDENCIAR MEDIANTE EDICTO DE FIJACION DE
LA INFORMACION QUE SE HA PUBLICADO CARECE
EL
LOS INFORMES DE GESTION, RESULTADOS,
DE EVIDENCIA AL NO DEJAR EDICTO DE FIJACION
15/02/14
FINANCIEROS Y CONTABLES Y ESTABLECER UNA
Y DESFIJACION
CARTELERA CON MEDIDAS DE SEGURIDAD
3,5 - NO SE CONSTITUYO EL COMITÉ TECNICO DE NO SE FORMALIZARON MEDIANTE ACTAS NO
SE
PROGRAMARON NO SE EVIDENCIARON CON ACTAS LAS INSTALACION
COMITÉ
DE
SOSTENIBILIDAD
SOSTENIBILIDAD CONTABLE NI SE REALIZARON LAS ACCIONES QUE SE ADELANTARON REUNIONES
FORMALES
DE REUNIONES DONDE SE TRATARON LOS TEMAS DE CONTABLE
Y
ELABORACION
DE
ACTAS 27/05/14
REUNIONES PERIODICAS
DE BAJA DE ELEMENTOS
COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD
COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD
CORRESPONDIENTES
DE
4,5 - AL CIERRE DE CADA MES SE DEBE
REEMPLAZAR EL FLUJO DE CAJA PROGRAMADO
POR EL FLUJO DE CAJA DE LOS PAGOS
EJECUTADOS Y LOS INGRESOS RECIBIDOS
EFECTIVAMENTE, AL IGUAL QUE PRESENTARLO
TRIMESTRALMETE AL CONSEJO DIRECTIVO PARA
SU SEGUIMIENTO
NO SE ACTUALIZO EL FLUJO DE CAJA NO SE FORMALIZA EN EL ACTA DE
INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
CONSEJO DIRECTIVO LA PRESENTACION
DEL MISMO TRIMESTRALMENTE
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
EL CONSEJO DIRECTIVO NO APRUEBA LA
CONFORMACION
DEL
COMITÉ
DE
PROGRAMAR
REUNIONES
CUANDO
SEA
MANTENIMIENTO, Y EFECTIVAMENTE A PARTIR DE
NECESARIO DEL COMITÉ DE MANTENIMIENTO Y 27/05/14
MAYO DE 2014 SE CONSTITUYO EL COMITÉ DE
DEJAR EVIDENCIAS MEDIANTE ACTA
MANTENIMIENTO Y SE VIENE REUNIENDO CON EL
GESTOR DE LA LOCALIDAD
LAS
DE INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
PROCESO
PRESUPUESTAL
JAIME CAMPO VILLA RICA
14
13
EFECTO
NO SE DEJO EVIDENCIA DE LA ACTUALIZACION Y
ACTUALIZACION MENSUAL DEL FLUJO DE CAJA
PRESENTACION DE FLUJO DE CAJA AL CONSEJO
02/01/15
EJECUTADO
DIRECTIVO PARA SU SEGUIMIENTO
RECTOR
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 15 de junio de 2015.
02/09/15
RECTOR
EJECUCION
DE
PROYECTOS
Y
SOLICITAR A LA
NINGUNA
SED
EL
GIRO
OPORTUNO
DE
LOS RECURSOS
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 15 de junio de 2015.
31/12/2014
AUXILIAR
FINANCIERO
CONTADORA
PUBLICACION DE
NINGUNA
INFORMACION
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 15 de junio de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 15 de junio de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 15 de junio de 2015.
30/11/2014
Y
27/05/14
RECTOR
CONSTITUCION
DEL COMITÉ DE
MANTENIMIENTO
Y
REUNIONES
CUANDO
SE
NINGUNA
ESTIMA
CONVENIENTE
EVIDENCIADO EN
ACTAS
DEL
COMITÉ
02/01/15
AUXILIAR
FINANCIERO
ACTUALIZACION
DEL FLUJO DE NINGUNA
CAJA EJECUTADO
RECTOR
APLICACIÓN
ENCUESTA PARA
EVALUACION
SERVICIO
DE
TIENDA ECOLAR Y
ELABORACION DE
INFORME
PARA
PRESENTAR
AL
CONSEJO
DIRECTIVO PARA
SU SEGUIMIENTO
Y
EVALUACION.
CONFORMAR
COMITÉ
SEGÚN
RESOLUCION 234
DE 2010
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
ENCUESTA
PARA
institución con la acción correctiva
EVALUACION
Y
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
CONFORMACION
mejoramiento, por lo anterior se
COMITÉ
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 15 de junio de 2015.
DEJAR EDICTO DE
FIJACION
Y
DESFIJACIION
DE
LA
PUBLICACION
DE LOS ESTADOS
FINANCIEROS
NINGUNA
JAIME CAMPO VILLA RICA
NO SE EVIDENCIO EN LAS ACTAS DE
CONSEJO LA EVALUACION DEL SERVICIO
DE TIENDA ESCOLAR NI SE CONFORMO INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
EL
COMITÉ
DE
SEGUIMIENTO
Y
EVALAUCION DEL SERVICIO
NO SE CONFORMO EL COMITÉ DE SUPERVISION
CONFORMAR EL COMITÉ DE SUPERVISION DEL
DE
LA
TIENDA
ESCOLAR
DE
FORMA
SERVICIO
TIENDA
ESCOLAR
Y
DEJAR 24/02/14
DOCUMENTADA NI SE DEJARON EN ACTA LAS
EVIDENCIADA MEDINTE ACTA TAL GESTION
REUNIONES EFECTUADAS
2014
JAIME CAMPO VILLA RICA
5,3 -CONTRATO DE SREVICIOS PROFESIONALES
CONTADORA: INCUMPLIMIENTO LITERAL C Y J
PROCESO
DE CLAUSULA
SEGUNDA
DEL
CONTRATO
CONTRATACION ESTABLECER PROCEDIMIENTOS ESCRITOS DE LOS
PROCESOS CONTABLES Y PUBLICAR EN LUGAR
VISIBLE LOS ESTADOS CONTABLES
NO SE EVIDENCIO POR ESCRITO LOS
PROCEDIMIENTOS DE LOS PROCESOS
CONTABLES NI LA PUBLICACION EN INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO
LUGAR VISIBLE D ELOS ESTADOS
CONTABLES
NO SE HAN ELABORADO LOS PROCEDIMIENTOS
DEJAR POR ESCRITO LOS PROCEDIMIENTOS DE
DE
PROCESOS
CONTABLES,
FALTA
PROCESOS CONTABLES Y HACER SEGUIMIETNO A 30/11/14
DESEGUIMIENTO A LA PUBLICACION DE LOS
LA PUBLICACION DE LOS ESTADOS CONTABLES
ESTADOS FINANCIEROS
30/11/14
CONTADORA
ENTREGA
DE
PROCEDIMIENTOS
ESCRITOS DE LOS
PROCESOS
CONTABLES
2014
JAIME CAMPO VILLA RICA
5,7 SE EVIDENCIO LA FALTA DE SOPORTE DE PAGO NO SE SOLICITO EL DOCUMENTO DE
PROCESO
DE
A LA SEGURIDAD SOCIAL DE LAS PERSONAS PAGO A LA SEGURIDAD SOCIAL POR LA INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
CONTRATACION
NATURALES Y JURIDICAS
CUANTIA DE LA ORDEN DE TRABAJO
NO SE SOLICITO EL RESPECTIVO SOPORTE DE SOLICITAR SOPORTE DE PAGO A LA SEGURIDAD
01/06/14
PAGO A LA SEGURIDAD SOCIAL
SOCIAL
01/06/14
AUXILIAR
FINANCIERO
SOLICITUD
PAGOS
DE
SEGURIDAD
SOCIAL
JAIME CAMPO VILLA RICA
5,8 - NO EXISTE SOLICITUD DE ESPACIO PARA LA
PROCESO
DE CEREMONIA DE GRADOS A LA DILE. SUMINISTRO
DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA
CONTRATACION DE PLACAS DE RECONOCIMIENTO SE DEBE
EJECUTAR POR EL PROYECTO DE VALORES
SOLICITUD POR ESCRITO ANTE LA DILE DEL
NO SE CONOCIA QUE SE TENIA QUE REALIZAR EL
ESPACIO PARA LA CEREMONIA DE GRADUACION Y
PROCESO ANTE LA DIRECCION LOCL, DE OTRA
PROGRAMACION
DE
LA
COMPRA
DE 13/01/15
PARTE SE UTILIZO EQUIVOCADAMENTE EL RUBRO
RECONOCIMIENTO
GRADUANDO
EN
UN
POR DESCONOCIMENTO DE LA NOR,MA
PROYECTO DE VALORES
30/06/15
RECTOR
SOLICITUD
ESPACIO
PARA
CEREMONIA
DE
GRADUACION
VIGENCIA 2015 Y
ELABORACION
PROYECTO
DE
VALORES
JAIME CAMPO VILLA RICA
6,1 - LOS FORMATOS UTILIZADOS PARA INGRESOS
PROCESO
DE
Y SALIDAS DE ALMACEN NO SON LOS FORMATOS UTILIZADOS NO CUMPLEN
ALMACEN
E
INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
ESTABLECIDOS
POR
LA
DIRECCION
DE CON LO NORMADO
INVENTARIOS
DOTACIONES ESCOLARES DE LA SED
28/02/15
RECTOR
ALMACENISTA
2014
2014
INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
DESCONOCIMIENTO
OFICIALES
DE
LOS
FORMATOS
UTILIZAR LOS FORMATOS ISOLUCION
13/02/15
ESTADO
EVIDENCIAR
REUNIONES
REALIZADAS
NINGUNA
DURANTE EL AÑO
2014
5,2 SE EVIDENCIO QUE EL CONSEJO DIRECTIVO NO
CUMPLIO CON LA FUNCION DE EVALUAR
PROCESO
DE ANUALMENTE EL SERVICIO DE TIENDA ESCOLAR.
CONTRATACION NO SE OBSERVO LA CONFORMACION DEL COMITÉ
DE LA TIENDA ESCOLAR PARA VIGILAR LA GESTION
Y SERVICIO DE LA TIENDA ESCOLAR
2014
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
24/02/14
Y
DE
LA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 15 de junio de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 15 de junio de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
APROBACION
institución con la acción correctiva
PROYECTO
DE
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
VALORES VIGENCIA
mejoramiento, por lo anterior se
2015
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 15 de junio de 2015.
IMPLETACION DE
LOS
FORMATOS NINGUNA
DE INSOLUCION
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 15 de junio de 2015.
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
14
13
CAUSA
15
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA
EL APLICATIVO UTILIZADO NO HA PODIDO SER
ACTUALIZADO DADO QUE NO SE HA PODIDO ACTUALIZAR EL APLICATIVO DE REGISTRO Y
13/01/15
CONTACTAR A LA PERSONA QUE LO ELABORO Y CONTROL DE ALMACEN
SUMINISTRO EN EL AÑO 2008
30/06/15
RECTOR
ALMACENISTA
NO SE EVIDENCIO EL KARDEX
DAÑO DEL DISCO DURO Y PERDIDA DE LA
LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACION
INFORMACION
13/12/15
13/12/15
RECTOR
ALMACENISTA
LAS
ACTIVIDADES
ACADEMICAS,
MULTIPLES ACTIVIDADES QUE IMPLICAN
ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS NO DAN
DE 7,1 SE EVIDENCIO FALTA DE SEGUIMIENTO AL REUNIONES
CON
EL
PERSONAL INCUMPLIMIENTO
DE
LAS
SEGUIMIENTO Y CUMPLIMIENTO AL MAPA DE
ESPACIOS PARA HACE SEGUIMIENTO A ESTAS
13/01/15
MAPA DE RIESGOS
DOCENTE
Y
ADMINISTRATIVO
SIN ACCIONES DEL MAPA DE RIESGOS
RIESGOS INSTITUCIONAL
HERRAMIENTAS Y DEJAR LAS EVIDENCIAS DE
DESATENDER LOS ESTUDIANTES
SEGUIMIENTO CORRESPONDIENTES
30/06/15
RECTOR
2014
JAIME CAMPO VILLA RICA
6,2 NO COINCIDE EL CODIGOS EN EL ACTA DE
PROCESO
DE
ENTREGA DE BIENES CON EL UTILIZADO EN DESCONOCIMEINTO
ALMACEN
E
CATOLOGO OFICIAL DE BIENES, Y ACTUALIZAR EL NUEVOS
INVENTARIOS
INVENTARIO POR DEPENDENCIA
2014
JAIME CAMPO VILLA RICA
PROCESO
DE
6,3 -POR FALLA DEL DISCO DURO NO EXISTE
ALMACEN
E
DAÑO DEFINITIVO DEL DISCO DURO
KARDEX
INVENTARIOS
2014
JAIME CAMPO VILLA RICA
MAPA
RIESGOS
CATOLOGOS
2014
JAIME CAMPO VILLA RICA
CUMPLIMIENTO
8,2 LOS DOCUMENTOS NO SE ENCUENTRAN
DESCONOCIMIENTO DIRECTIVA 003 DE INCUMPLIMIENTO
DE
DIRECTIVA 003 DE FOLIADOS Y NO EXISTE TABLAS DE RETENCION
2013
DIRECTIVA 003 DE 2013
2013
DOCUMENTAL
2014
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
CODEMA IED
2014
VANESSA
CASTILLA
2014
LA
DESCONOCIMIENTO
IMPLEMENTACIONDE
DOCUMENTAL
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
TIEMPO
EFECTO
DE
LA
DIRECTIVA
E SOLICITAR A LA OFICINA DE ARCHIVO DE LA SED
PROCESO DE ARCHIVO CAPACITACION A LOS FUNCIONARIOS EN EL 02/02/15
MANEJO DEL ARCHIVO
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 15 de junio de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
COMPRA
DE
institución con la acción correctiva
Y APLICATIVO PARA
NINGUNA
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
LA DEPENDENCIA
mejoramiento, por lo anterior se
DE ALMACEN
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 15 de junio de 2015.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
REALIZAR
institución con la acción correctiva
NINGUNA
SEGUIMIETNO
AL plasmada
en
el
plan
de CERRADO
MAPA DE RIESGOS mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 15 de junio de 2015.
COMPRA
DEL
APLICATIVO PARA
Y LA DEPENDENCIA ADQUISION
DE ALMACEN Y APLICATIVO
ACTUALIZACION
DE CODIGOS
ENVIAR UN OFICIO
CON EL FIN DE
SOLICITAR
LA
CAPACITACION
SOBRE EL MANEJO
DEL ARCHIVO Y LAS
TABLAS
DE
RETENCION
DOCUMENTAL
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 3 de noviembre de 2015.
02/07/15
RECTOR
Se evidencia que el acta de consejo directivo CD- 109
omisión de este procedimiento por parte del incumplimiento
del
manual
de El procedimiento que se lleva en la elaboración de las
2.1.
GOBIERNO del 28 de noviembre de 2013 donde participaron de esta
una vez leida el acta verificara que se firmen por los
encargado de hacer las actas y verificar que funciones del consejo directivo y del actas y la lectura de las respectivas han generado que
15/01/2016
ESCOLAR
sesion cinco integrantes del consejo directivo solo la
asisitentes.
la firmen los asistentes.
decreto 4791
se presente este tipo de inconsistencia.
firmaron tres.
30/03/2016
Rector / Secretario
encargado
de
hacer las actas del
Consejo Directivo
CERRADO
COLEGIO
CODEMA IED
no se garantizo el ejercicio pleno del
derecho a la participacion de los
omisión
de
este
procedimiento
e
2.9
GOBIERNO No se conformo el comité institucional de presupuestos
miembros de la comunidad educativa
incumplimiento de la resolucion 181 de 2009
ESCOLAR
participativos.
en la gestion , planeacion
y
y la resolucion 280 del 16 de febrero de 2010
estrategias de participacin en los
procesos presupuestales.
30/03/2016
Rector/ area
sociales
CERRADO
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
CODEMA IED
4.10.
CONTABILIDAD Y No se realizo arqueo del contenido de la caja fuerte
TESORERIA
21/01/2016
21/01/2016
auxiliar
/Rector
2014
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
CODEMA IED
No se observo la constitucion del grupo de supervisión
5.1.2. PROCESO
del contrato de tienda escolar ni evaluación final del
CONTRACTUAL incumplimiento de la resolución 219 y 234
servicio por parte del Consejo Directivo de acuerdo a la
TIENDA ESCOLAR
resolución 234 del 05 de febreo de 2010
no se evidencia evaluación por falta de conformación
del comité de supervisión, sin embargo en algunas
No se evidiencia seguimiento a la
constituir el comité de supervisión de tienda escolar
sesiones del consejo directivo se trato y se avaluo la
prestación del servicio de la tienda
como lo establece la resolucion 2092 del 19 de 01/02/2016
prestación
del
servico
y
se
concluyeron
escolar.
noviembre de 2015.
recomendaciones
que fueron notificadas a los
prestadores del servicio.
30/03/2016
Rector
2014
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
CODEMA IED
6.3 SALIDAS
ALMACEN
imcuplimiento y desconocimiento de la
la funcionaria encargada del almcen fue asignada en
resolución 001 de 2001 manual y
posible perdida de documentacion que este cargo sin la suficiente capacitación en manejo de
procedimientos administrativos y contables
solicitar capacitacion y acompañamiento a la SED para
soportan los movimientos de los almacen e inventarios considerando que la Secretaria
15/01/2016
para el manejo y control de los bienes
la encargada del manejo del almacen.
bienes en almacen.
de Educación no asigno el funcionario con el perfil
publicos por parte de la encargada del
requerio.
manejo del almacen.
30/03/2016
Rector
almacenista
Las salidas del almacen se encuentran firmadas por el
DE responsable del elemento, sin embargo se evidencia que
estan en desorden y sin consecutivo y expuestas a la
perdida.
Se omitio involuntariamente por parte del rector
contemplar la conformacion de las instancias de
participacion y representacion a nivel institucional
como es comité institucional de presupuestos
participativos.
convocar a la comunidad educativa para conformar el
comité como instancias de participacion institucional de
20/01/2016
acorde a las fechas y procedimientos citados en la
resolución 175 del 2010
Se desconoce la normatividad del arqueo del contenido
desconocimiento de la norma por parte del imcumplimiento del procedimiento de de la caja fuerte.
El
relaizar arqueos periodicamente
auxiliar financiero.
custodia de la chequera y las colillas. unico contenido de la caja fuerte de pagaduria es la
chequera de la cual se evidencia arqueos peridicos.
2014
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
CODEMA IED
No se tenia claro la procedencia de estos
falta de información precisa para la incorporación y
6.5. INVENTARIO Los computadores del aula de informatica de primaria no
falta de identifiación de los bienes e
equipos si debía incluirse como inventarios
determinar la procedencia y la plaquetizacion de estos plaquetizar los equipos con el consecutivo del FSE.
FISICO
se encuentran plaquetizados.
inconsistencia de la información.
SED o FSE donación MEN
equipos.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
ALDEMAR
ROJAS PLAZAS
2.
GOBIERNO 2.1 Actas Consejo Directivo no elaboradas en el formato
1, FALTA DE UN ARCHIVO ADECUADO
ESCOLAR
estabelcido SGI 005 Acta de Reuniòn
NINGUNO
DESCONOCIMIENTO
A PARTIR DE LA PRIMERA REUNIÒN DEL CONSEJO
DIRECTIVO DEL MES DE ENERO 2016, SE ENERO
ELABORARAN EN EL FORMATO ESTABLECIDO POR DE 2016
LA SED
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
ALDEMAR
ROJAS PLAZAS
2.4 SE REALIZÒ LA RENDICIÒN DE CUENTAS EN
FORMA VIRTUAL EN LA PAGINA WEB DE LA
INSTITUCIÒN,
INCUMPLIENDO
CON
LO
2.
GOBIERNO
ESTABLECIDO EN EL DECRETO 4791 DE 2008, DESCONOCIMIENTO
ESCOLAR
REGLAMENTARIO DE LA LEY 80 DE 1993 QUE
ESTABLECE
"ARTICULO 19 RENDICIEON DE
CUENTAS Y PUBLICIDAD…."
NINGUNO
DESCONOCIMIENTO
REALIZAR LA RENDICIÒN DE CUENTAS A LA
COMUNIDAD EDUCATIVA DEL COLEGIO ALDEMAR
FEBRERO
ROJAS PLAZAS CUMPLIENDO Y ACATANDO TODO
DEL 2016
LO ESTABLECIDO EN EL DECRETO 4791 DE 2008,
REGLAMENTARIO DE LA LEY 80 DE 1993.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
ALDEMAR
ROJAS PLAZAS
2,5 "…. ES NECESARIO QUE EL COMITÉ DE
MANTENIMIETO
ELABORE
LAS
ACTAS
2.
GOBIERNO INDEPENDIENTEMENTE DEL CONSEJO DIRECTIVO
ESCOLAR
CON EL FIN DE EVIDENCIAR LAS ACTIVIDADES DE
MANTENIMIENTO EFCTUADAS POR LA ENTIDAD Y
SE ELABORE EL INFORME EVALUATIVO ANUAL.
TENER
CADA
INDEPENDIENTE
NO LO VEIAMOS NECESARIO
ELABORAR LAS ACTAS DEL COMITÉ DE
MANTENIMEITNO DE ACUERDO AL FORMATO MARZO DEL
abr-16
ESTABLECIDO Y DE FORMA INDEPENDIENTE DEL 2016
CONSEJO DIRECTIVO
TEMA
15/01/2016
21/01/2016
NINGUNA
DE
de
financiero
RECTOR
FEBRERO DEL
AUXILIAR
2016
FINANCIERA
RECTOR
CERRADO
CERRADO
/
CERRADO
SE
COLOCO
PLACA
A
LOS
COMPUTADORES
DE LA SALA DE NINGUNA
INFORMATICA DE
PRIMARIA
(
15/01/2016)
Almacenista .
15 ENERO 15 DE RECTOR
2016
SECRETARIA
ACTA
ARQUEO
CONTENIDO CAJA
FUERTE
(
SE NINGUNA
REALIZO EL DIA
12/01/2016)
Y
Y
NINGUNA
REALIZAR
LA
RENDICIÒN
DE
CUENTAS DE LA
VIGENCIA 2015 EN
FEBRERO DEL 2016
ELABORAR LAS
ACTAS DEL COMITÉ
DE
MANTENIMEITNO
CERRADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de mayo de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de mayo de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de mayo de 2016.
11
12
14
13
15
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
ALDEMAR
ROJAS PLAZAS
3.9 EN LOS PROYECTOS DE INVERSIÒN SE
OBSERVÒ UNA ASIGNACIÒN PRESUPUESTAL
Asignar los recursos a los proyectos de
INICIAL
DE
$34,000,000
QUE
LUEGO
DE
3. PRESUPUESTO
inversiòn de acuerdo a las necesidades
TRASLADOS, ADICIONES Y MODIFICACIONES
propuestas de cada uno de ellos
QUEDO EN UNPRESUPUESTO DEFINITIVO DE
$16,622,860
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
ALDEMAR
ROJAS PLAZAS
5.3
CONTRATACION
5.3 EN LA REVISION DE LA DOCUMENTACION
CONTABLE
SE
OBSERVÒ
QUE
HUBO
INCUMPLIMIENTO EN LA CLAUSULA TERCERA DESCONOCIMIENTO
FORMA
DE
PAGO
DEL
CONTRATO
DE
ARRENDAMIENTO DE LA TIENDA ESCOALR
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
ALDEMAR
ROJAS PLAZAS
6.1 INVENTARIOS
6,1 LA EVALUACION DE MANEJO DEL ALMACEN DE
ELEMNTOS DE CONSUMO CONTROLADO NO SE
PUDO REALIZAR TODA VEZ QUE EL COLEGIO NO
DESCONOCIMIENTO DEL ATRAZO
CUENTA CON EL RESPECTIVO KARDEX EL CUAL ES
NECESARIO PARA CONFRONTAR TODOS LOS
SALDOS EXISTENCTES A LA FECHA DE LA VISITA
EL ALMACENISTA CON EL APOYO DEL AUXILIAR
FINANCIERO SUBIRA EL KARDEX
DE LA
HACER SEGUIMEITNO A LAS FUNCIONES DEL
ENERO DEL ENERO
INFORMACIÒN D ETODOS LOS ELEMENTSO DE
ALMACENSITA
2016
2016
CONSUMO CONTROLADO HASTA DEJARLOS AL DIA
PARA EL CIERRE DE LA VIGENCIA 2015
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
ALDEMAR
ROJAS PLAZAS
6.3 INVENTARIOS
6.3 RESPETO A LAS ENTRADAS DE ALMACEN DE
LAS COMPRAS EFECTUADAS POR LA INSTITUCIÒN
EN LA VIGENCIA 2014 SE EVIDENCIA QUE ESTAS NO DESCONOCIMEINTO
SE ELABORARON …. MOTIVO POR EL CUAL LOS FINANCIERO
INVENTARIOS
DEL
COLEGIO
ESTAN
DESACTUALIZADOS
EL ALMACENISTA PONDRA AL DIA EL INGRESO Y
EL ALMACENISTA RECIBIO ASESORIA INMEDIATA EGERSO DEL ALMACEN CUMPLIENDO CON LOS
ENERO DEL ENERO
SOBRE EL MANEJO DE LA PLATAFORMA QUIE SE PROTOCOLOS PARA LO CUAL CONTARA CON EL
2016
2016
LLEVA EN EL COLEGIO
APOYO DEL AUXILIAR FIANCNIERO Y EL
CONTADOR
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
ALDEMAR
ROJAS PLAZAS
6,4 DE ACUERDO CON LA INFORMACIÒN SOBRE
INVENTARIOS DEL COLEGIO SUMINISTRADA POR
LA DIRECCIÒN DE DOTACIONES ESCOLARES Y EL
6.4 INVENTARIOS
REPORTE DEL CONTADOR CON CORTE A 30 DE
JUNIO DE 2015 EXISTE UNA DIFERENCIA DE
$59,617,029
LA
CONTABILIDAD
DEL
COLEGIO
REPORTA UN MAYOR VALOR CON
RESPECTO A LA INFORMACIÒN DEL
APLICATIVO DE LA SECRETARIA DE
EDUCACIÒN
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
ALDEMAR
ROJAS PLAZAS
7. INVENTARIOS
7.5 INVENTARIOS
SE REALIZO EL INVENTARIO POR
DEPÉNDENCIAS,
ENCONTRANDO
SE IDENTIFICARA LA UBICACIÓN DE CADA
ELEMENTOS EN UBICACIÓN DIFERENTE NO SE LOGRAN CON FACILIDAD LA SE ENCUENTRA POR DEPENDENCIA PERO NO
ELEMENTO
POR
DEPENDENCIAS
Y
EL 01/10/2015
SIENDO NECESARIO SU REUBICACIÓN Y UBICACIÓN DE LOS ELEMENTOS
ACTUALIZADO
FUNCIONARIO RESPONSABLE DE CADA UNA
ACTUALIZACION EN EL INVENTARIO
INDIVIDUAL.
30/03/2015
ALMACEN
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
ALDEMAR
ROJAS PLAZAS
8. DIRECTIVA 003
8.1 DIRECTIVA 003
A LA FECHA DE LA VISITA EL COLEGIO NO
NO
SE
CUMPLE
CON
TIENE IMPLEMENTADO LA TABLA DE
PARAMENTRO DE ARCHIVO
RETENCION DOCUMENTAL
30/03/2015
TODAS
LAS
DEPENDENCIAS
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
BRASILIA
CAUSA
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
TIEMPO
MOTIVAR E INFORMAR A LOS
DOCENTES PARA QUE EJECUTEN REALIZAR MAS SEGUIIMIENTO A LOS PROYECTOS HACER SEGUIMEITNO A LA EJECUCIÒN TODO EL ENERO DEL JUNIO
LOS RECURSOS ASIGNADOS A DE INVERSIÒN
AÑO
2016
2016
CADA PROYECTODE INVERSIÒN
HACER SEGUIMIENTO MENSUAL A EL CONTRO
LOS PAGOS
APLICATIVO
DEL
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
AUXILIAR
EL COLEGIO SOLICITARA A LA
OFICINA
DE
DOTACIONES
ESCOLARES
COPIA
DE
LOS
INVENTARIOS QUE TIENE EN SU
PROPIS BASE DE DATOS.
LOS
CON
RESPECTO
AL
COMPORTAMIENTO
TRIBUTARIO , SE CONSTATO QUE SE REALIZARON
LAS RETENCIONES COMO SON RETENCION EN LA
FUENTE A TITULO DE RENTA, RETENCION DEL
IMPUESTO
A
LAS
VENTAS,CONTRIBUCION
ESPECIAL,Y RENECION DE ICA, CONFORME A LOS
PORCENTAJES ESTABLECIDOS EN EL ESTATUTO
TRIBUTARIO, EN LOS PLAZOS Y PERIODON
INDICADOS OPORTUNAMENTE EN LA VIGENCIA
AUDITADA,
CRUZANDO
LOS
VALORES
1, LA FALTA DE LA CARPETA NO
4. PROCESO DE PRESENTADOS EN LAS DECLARACIONES DE
PERMITE
UNA
EVALUACION
1, FALTA DE UN ARCHIVO ADECUADO
EVALUACION
RETENCION EN LA FUENTE DE LA VIGENCIA 2014,
RAPIDA
Y
EDECUADA
2, PAGO EXTEMPORANEO
CONTABLE
IGUALMENTE SE CONSTATO QUE LA INSTITUCION
2, EL PAGO EXTEMPORANEO
NO CUENTA CON LA RESPECTIVA CARPETA DE
GENERA SANCIONES Ç
IMPUESTOS INDEPENDIENTES AL CONSECUTIVO
DE LOS COMPRABANTES DE EGRESO, INCLUIR EN
EL PLAN DE MEJORAMIENTO. EN EL ESTADO DE
CUENTA DE LA INSTITUCIO EDUCATIVA SE
ENCUENTRA CON CINCO DECLARACIONES CON
DEUDA VENCIDA Y DOS CON EXCENTES QUE SE
PRESNTASRON OPORTUNAMENTE PERO SU PAGO
SE REALIZO FUERA DE LA FECHA ESTIPULADA EN
EL CALENDARIO TRIBUTASRIO
SE
LLEVA
PERO
NO
EN
EXIGIR AL ARRENDATARIO DEL ESPACIO DE LA
UN TIENDA ESCOLAR EL CUMPLIMEITNO EN EL PAGO ENERO DEL JUNIO
OPORTUNO DE CAUDRO A LA CLAUSULA DEL 2016
2016
CONTRATO
EL ALMACENISTA CONFRONTARA LA COPIA DEL
INVENTARIO DE LA SECRETARIA DE EDUCACION Y
LA DEL COLEGIO PARA DETECTAR LAS
DIFERENCIAS
EL ALMACENISTA CONFRONTARA LA COPIA DEL
INVENTARIO DE LA SECRETARIA DE EDUCACION Y ENERO DEL JUNIO
LA DEL
COLEGIO
PARA
DETECTAR LAS 2016
2016
DIFERENCIAS
NO SE MANEJA LA TABLA DE RETENCION SOLICITAR CAPACOTACION Y ACOMPAÑAMIENTO
DOCUMENTAL YA QUE NO SE HA IMPLEMENTADO POR PARTE DE LA SED PARA IMPLEMENTAR LA 01/10/2015
LA NORMA
DIRECTIVA
DEL
DEL
DEL
DEL
DEL
RECTOR
AUXILIAR
FINANCIERO
Y
RECTOR
AUXILIAR
FINANCIERO
Y
ALMACENISTA
ALMACENISTA
ALMACENISTA
1) QUE ESTE CONFORMADA LA CARPETA DE
IMPUESTOS INDEPENDIENTES AL CONSECUTIVO
DE
LOS
COMPROBANTES
DE
EGRESO.
2) COCLUIR EL PROCESO SOLICITADO EN LA DIAN
SOBRE EL REPROCESO DE LAS DECLARACIONES
1, FALTA DE UN ARCHIVO ADECUADO DE LAS
PRESENTADAS EN SEPTIEMBRE 13 DE 2015
DECLARACIONES
NOVIEMBRE JUNIO 30 DE AUXILIAR
DENTRO DE LOS PLAZOS DE LA AMNISTIA
2, NO SE CANCELO DENTRO DE LOS TERMINOS
10 DE 2015 2016
FINANCIERA
TRIBUTARIA Y LA CONSECUCION DE LAS COPIAS
LEGALES
SOLICITADAS A LA DIAN PARA SER REMITIDAS A
LA
OFICINA
DE
CONTROL
INERNO
3)QUE LAS DECLACIONES SE PRESNTEN Y PAGEN
DENTRO DE LOS PLAZOS DEL CALENDARIO
TRIBUTARIO
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
HACER
institución con la acción correctiva
SEGUIMEITNO A LA
plasmada
en
el
plan
de
EJECUCIÒN TODO
mejoramiento, por lo anterior se
EL AÑO
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de mayo de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
SE CONTROLA Y el cumplimiento por parte de la
EXIGIRA
institución con la acción correctiva
MENSUALMENTE EL plasmada
en
el
plan
de
CUMPLIMEINTO DEL mejoramiento, por lo anterior se
PAGO OPORTUNO cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de mayo de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
EL RECTOR HARA el cumplimiento por parte de la
SEGUIMEITNO
Y institución con la acción correctiva
EXIGIRA
LA plasmada
en
el
plan
de
ACTUALIZACIÒN
mejoramiento, por lo anterior se
DEL KARDEX
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de mayo de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
REALIZAR
LAS
institución con la acción correctiva
ENTRADAS
Y
plasmada
en
el
plan
de
SALIDAS
DE
mejoramiento, por lo anterior se
ALMACEN
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de mayo de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
CONFRONTAR LOS
institución con la acción correctiva
INVENTARIOS DEL
plasmada
en
el
plan
de
COLEGIO CON LOS
mejoramiento, por lo anterior se
DE DOTACIONES
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de mayo de 2016.
SE
ACTUALIZARA
EL
INVENTARIO
POR
DEPENDENCIAS Y Abierto
EN CADA UNO DE
LAS SEDES DE LA
INSTITUCION
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 17 de mayo de 2016.
1) SE CONFORMO
LA CARPETA DE
IMPUESTOS
INDEPENDIENTES
AL CONSECUTIVO
DE
LOS
COMPROBANTES
DE
EGRESO.
2)SE SOLICITO A
LA
DIAN
EL
REPROCESO
DE
LAS
DECLARACIONES
TRIBUTARIAS
PRESE
Y
LA
EMISION DE LAS NINGUNA
COPIAS
SOLICITADAS A LA
DIAN PARA SER
REMITIDAS A LA
OFICINA
DE
CONTROL INERNO
3)SE
ESTAN
PRESENTANDO Y
PAGANDO
DENTRO DE LOS
PLAZOS
DEL
CALENDARIO
TRIBUTARIO LAS
DECLARACIONES
DE RETEFUENTE
ESTADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
CERRADO
Abierto
CERRADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 16 de junio de 2016.
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
2015
2015
CONTRATISTA
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
12
13
14
15
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
COLEGIO
BRASILIA
NO SE EVIDENCIO SEGUIMIENTO Y CONTROL ASI
COMO
TAMPOCO
EVALUACION
FINAL
DEL
SERVICIO AL CONTRATO DE LA TIENDA ESCOLAR,
ADICIONALMENTE SE OBSERVO INCUMPLIMIENTO
EN EL PAGO DURANTE LOS PRIMEROS 5 DIAS
HABUILES DE CADA MES , TENIENDO EN CUENTA
EL NUMERO DE DIAS LABORADOS EN EL MES
RESPECTIVO, COMO REZA EN EL CONTRATO EN LA
CLAUSULA TERCERA, PARAGRAFO SEGUNDO, 1, FALTA DE SUPERVISION AL CONTRATO 1, SE AFECTA EL FLUJO DE CAJA
5
PROCESO
DANDO
INCUMPLIMIENTO
A
LO
PACTADO, 2,FALTA
DE
ACCION
DE
COBRO 2, SE INCUMPLE EL ART. 6 DE LA
CONTRACTUAL
AFECTANDO FLUJO DE CAJA DE LA INSTITUCION , OPORTUNA
RESOLUCION 219 DE 1999
OBSERVANDOSE QUE HUBO NEGLIGENCIA EL EL
CUMPLIMIENTO DE ESTA FUNCION, LO QUE
GENERA INCUMPLIMIENTO EN LO NORMADO EN EL
NUMERAL ART. 6 DE LA RESOLUCION 219 DE 1999
SITUACION QUE NIO PERMITE EVALUAR LAS
FALENCIAS. POR LO ANTERIOR SE CONSTITUYE UN
HALLAZGO ADMINISTRATIVO QUE DEBERA QUEDAR
INCLUIDO EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO
COLEGIO
BRASILIA
IGUALMENTE NO SE CONFOMO EL GRUPO DE
SUPERVISION DEL CONTRATO DE LA TIENDA
ESCOLAR, LO QUE EVIDENCIA DESCONOCIMIENTO
DE LA NORMATIVIDAD, LO QUE GENERA
INCUMPLIMIENTO EN EL ARTICULO 10 DE LA
RESOLUCION 234 DE 2010, QUE TRAE COMO
1,
NO
OPERO
EL
GRUPO
DE
5
PROCESO CONSECUENCIA QUE NO HAYA UN ADECUADO
1, SE INCUMP EL ARTICULO 10 DE 1, NO SE SUPERVISO POR QUE NO OPERO EN
SUPERVISION DEL CONTRATO DE LA
CONTRACTUAL
CONTROL Y SEGUIMIENTO A LAS CONDICIONES
LA RESOLUCION 234 DE 2010
COMITÉ DE EVALUACION DE LA TIENDA ESCOLAR
TIENDA ESCOLAR
HUGIENICAS SANITARIAS Y A LA OFERTA
ALIMENTTICIA , LO ANTERIOR PRESUME UNA CONA
CONDUCTA DE ALCANCE ADMINISTRATIVO Y
GENERA HALLAZGO QUE DEBERA QUEDAR
INCLUIDO EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL
COLEGIO.
COLEGIO
BRASILIA
CAUSA
EL COLEGIO NO CUENTA CON EL APLICATIVO
ESPECIAL DE RADICACION DE REGISTRO DE
CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA CON EL
FIN DE REALIZAR UN PROCESO DE SEGUIMIENTO
7, CUMPLIMIENTO
AL
TRAMITE
ADELANTADO
A
LA
DIRECTIVA 003 DE
DESCONOCIMIENTO
CORRESPONDENCIA EN ARAS DE VERIFICAR QUE
2013
LA
RESPECTIVA
RESPUESTA
HAYA
SIDO
OPORTUNA Y CONCISA. POR LO ANTERIOR SE
SOLICITA INCLUIR EL HALLAZGO EN EL PLAN DE
MEJORAMIENTO.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
BENJAMIN
HERRERA
3.11.1
PRESUPUESTAL
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
BENJAMIN
HERRERA
3.12
PRESUPUESTAL
3.12
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
1, NO SE SUPERVISO POR QUE NO OPERO EN
COMITÉ DE EVALUACION DE LA TIENDA ESCOLAR
2, NO SE VELO POR EL COBRO OPORTUNO DEL
CANON DE ARRENDAMIENTO
NO SE PUEDE REALIZAR
ADECUADAMENTE UN PROCESO
DE SEGUIMIENTO AL TRAMITE
ADELANTADO
A
LA EL CONTRO
CORRESPONDENCIA EN ARAS DE APLICATIVO
VERIFICAR QUE LA RESPECTIVA
RESPUESTA
HAYA
SIDO
OPORTUNA Y CONCISA
SE
LLEVA
PERO
NO
EN
En las Declaraciones de los periodos de febrero y
No se presentó ninguna sanción ante
noviembre aunque no se ajustaban a las retenciones
la Dian porque las declaraciones
práticadas. En los meses de marzo y diciembre se hizo
fueron presentadas en los meses
la correción como se evidencia en las Declaraciones de
siguientes. Marzo y Diciembre
estos meses
En proyectos de inversión no se dio
optima del 100%.
No se pueden tener una ejecución
óptima por cuanto los recursos no
son asignados dentro del calendario
académico.
1391731
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
1)
DICIEMBRE
1 DE 2015
2)
FEBRERO 1
DE 2015
1) DICIEMBRE
10 DE 2015 AUXILIAR
2) TODO EL FINANCIERA
AÑO
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
1) SE EFECTUO
LA
EVALUACION
FINAL
DEL
SERVICIO
AL
CONTRATO DE LA
TIENDA ESCOLAR
AÑO
2015
2) VELAR POR EL
CUMPLIMIENTO
DEL
PAGO
DURANTE
LOS NINGUNA
PRIMEROS 5 DIAS
HABILES DE CADA
MES , TENIENDO
EN CUENTA EL
NUMERO DE DIAS
LABORADOS
EN
EL
MES
RESPECTIVO,
COMO REZA EN EL
CONTRATO
ESTADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 16 de junio de 2016.
SE
ESTA
CUMPLIENDO
CON
LA
RESOLUCION 2092
DE NOVIEMBRE 19
CUMPLIR CON
LA RESOLUCION 2092 DE
DE 2015 CAPITULO
NOVIEMBRE 19 DE 2015 CAPITULO IV - COMITÉ DE
RECTORA
Y IV - COMITÉ DE
TIENDA ESCOLAR- PARA LA CONFORMACION DEL FEBRERO 1 MARZO 31 DE
COMITÉ
DE TIENDA ESCOLARCOMITÉ ASI: LA RECTORA, UN DOCENTE DE 2016
2016
TIENDA ESCOLAR PÀRA
LA
(SECRETARIO TECNICO), 2 ACUDIENTES Y EL
CONFORMACION
PRESONERO.
DEL COMITÉ QUE
ESTA PENDIENTE
HASTA
EL
NOMBRAMIENTO
DEL PERSONERO
LA
CONFORMACION
DEL COMITÉ ESTA
PENDIENTE HASTA
EL NOMBRAMIENTO
DEL PERSONERO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 16 de junio de 2016.
SE
ESTA
CONOCIENDO EL
APLICATIVO
ESPECIAL
DE
RADICACION
DE
REGISTRO
DE
CORRESPONDENC
IA
INTERNA
Y
EXTERNA CON EL
FIN DE REALIZAR
UN PROCESO DE
SEGUIMIENTO AL
TRAMITE
ADELANTADO A LA
CORRESPONDENC
IA EN ARAS DE
VERIFICAR QUE LA
RESPECTIVA
RESPUESTA HAYA
SIDO OPORTUNA
Y COCISA.
INSTALAR
EL
APLICATIVO
ESPECIAL
DE
RADICACION
DE
REGISTRO
DE
CORRESPONDENCI
A
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 16 de junio de 2016.
NINGUNA
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 16 de junio de 2016.
CONTAR CON EL APLICATIVO ESPECIAL DE
RADICACION
DE
REGISTRO
DE
CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA CON EL
UN FIN DE REALIZAR UN PROCESO DE SEGUIMIENTO FEBRERO 1 MARZO 31 DE
RECTORA
AL
TRAMITE
ADELANTADO
A
LA DE 2016
2016
CORRESPONDENCIA EN ARAS DE VERIFICAR QUE
LA
RESPECTIVA
RESPUESTA
HAYA
SIDO
OPORTUNA Y COCISA.
Revisado el impuesto de retenciones en la
Las declaraciones presentadas en los meses de
fuente de los meses de febrero y noviembre
febrero y noviembre no se liquidaron de acuerdo a las
de la vigencia 2014 no concidia con las
retenciones efectuadas.
retenciones practicadas
una ejecución
1)
QUE SE EFECTUE
ANUALMENTE
LA
EVALUACION FINAL DEL SERVICIO AL CONTRATO
DE
LA
TIENDA
ESCOLAR.
2) VELAR POR EL CUMPLIMIENTO DEL PAGO
DURANTE LOS PRIMEROS 5 DIAS HABILES DE
CADA MES , TENIENDO EN CUENTA EL NUMERO DE
DIAS LABORADOS EN EL MES RESPECTIVO, COMO
REZA EN EL CONTRATO
16
TIEMPO
Se verificó si existia alguna sanción ante la Dian, la cual
no se presentó porque el impuesto fue reportado en el
30-oct.-2015 ene-16
mes siguiente a los sucesos. Hacer Seguimiento y
cumplir con las fechas de cierre
Los Recursos para la ejecución óptima del 100% no
fue posible, toda vez que los recursos con que se Una vez reciidos los recursos realizar una ejecución
30-oct.-2015 nov-15
cuenta fueron proyectado y dependian de los giros que mas óptima
se reciben del nivel Cental.
Se verificó y en la
declaración de los
mes de marzo y
Diciembre
se
declararon
las
omisiones
Contador- Pagador
realizadas,
igualmente ante la
DIAN
no existe
ninguna
sanción
según estado de
cuenta emitido
Se proyectó para la
vigencia año 2016
la ejecución de la
mayoria
de
los
proyectos
con
recursos del MEN,
Rector- Pagador
por ser el primer
giro que se recibe.
Se solicitará a los
responsables de los
proyectos
más
desarroolo para la
ejecución
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
Realizar
una
institución con la acción correctiva
ejecución óptimna de
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
acuerdo
a
los
mejoramiento, por lo anterior se
recursos r ecibidos
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 16 de junio de 2016.
11
12
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
BENJAMIN
HERRERA
4.3 EVALUACION Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y de Incumplimniento del
CONTABLE
Inventarios
Resolución 119 /2006
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
BENJAMIN
HERRERA
5.2
PROCESO
incumplimiento clausula tercera del contrato contador
CONTRACTUAL
14
13
CAUSA
EFECTO
artículo
1°
de la faltó reuniones
norma
liquidar y
revisar
oportunamente
reenciones de impuestos
15
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
de
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
acuerdo a la El comité si fue creado ene l año 2007, falta realizar Volver a crear el Comité si es procedente y realizar
30-nov.-2015 ene-16
reuniones más fecuentes
reuniones trimestrales
las No se presentó ninguna sanción ya Los
impuestos
que los errores fueron subsanados.
oportunamente.
se
Presentán
y
Se tendrá encuenta la Observación para la liquidación
liquidan
y presentación de los impuestos obligación del 30-nov.-2015 30-ene.-2016
contratista
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
Rector-contador
a partir del año
2016 se realizará
reuniones
mensuales
del
comité
Tener la respuesta
del Asesor del la
Localidad
si
es
necesario
nuevamente crear el
comité.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 16 de junio de 2016.
Pagador- Rector
Tener presente para
el
contrato
del
Se manifestó al
Contador del año
contador
la
2016 el cumplimiento
necesidad de tener
de las obligaciones
más atención.
pactadas
en
el
contrato
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 16 de junio de 2016.
RECTORIAGRUPO
SUPERVISOR
para el año 2015
se
raelizó
la
encuesta
de
evaluación
del
servicio .Para inció
del año 2016 se
creará
el Grupo
supervisor,
del
cumplimiento de la
resolución 2092
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
creación para el año
institución con la acción correctiva
2016
Grupo
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
supervisor
de la
mejoramiento, por lo anterior se
tienda escolar
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de junio de 2016.
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
BENJAMIN
HERRERA
5.3
PROCESO
Tienda Escolar
CONTACTUAL
No se evidencia Evaluación Anual de la
No se hizo un seguimiento más
Tienda Escolar, ni conformación del grupo
Se téndran encuenta las observaciones hechas
detallado.
supervisor
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
BENJAMIN
HERRERA
6.3 MANEJO DE
ALMACEN
E No se evidenció la presencia de inventarios individuales
INVENTARIO 6.3
No existe responsabilidad de parte de
El l plan de contingencia del colegio motivo los funcionarios que tienen elementos Debido al Plan de Contingencia no fue posible realizar Se realiza el levantamiento de inventarios individuales y
1/07/201
de la reestructuración
a cargo porque no hay inventariops dichos inventarios individuales
por dependencias
individuales
15-mar.-2015
ALMACEN
2015
ELVIDIA
CASTILLO
MOSQUERA
COLEGIO
BENJAMIN
HERRERA
7,2
CUMPLIMIENTO
Incumplimiento directiva 003 de 2013
DIRECTIVA 003 DE
2013
Existen debilidades en el cumplimiento de a por desconocimiento se puede existir Se Tendrá en cuenta las observaciones hechas en la
Dar extricto cumplimiento de la norma
norma
incumplimiento de las funciones
visita
30/01/2016
29/02/2016
FUNCIONARIOS
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
1,1 EVALUACIÓN
DEL
GOBIERNO 1,1 No se entregaron actas de gobiernos escolar
ESCOLAR; ACTAS
No se realizó la entrega de la ordenación del No se puede verificar la participación La rectora saliente no hizo entrega de la documentación
Llevar las actas de acuerdo a la norma
gasto
del consejo directivo en las decisiones por lo tanto se tuvo que buscar en cajas
22-feb
31-dic
Rectora y Consejo
Directivo
ABIERTO
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
1,2 EVALUACIÓN
DEL
GOBIERNO
Impide constatar que la reuinion sea
ESCOLAR; FALTA 1,2 Se revisaron las actas de reunión del Consejo No se dilegenciaban las actas el día de la
del Consejo Directivo, para la toma de No se puede indagar ya que no se encuentra la persona Se realizará a partir de la fecha siguiendo las normas
DE ANEXOS EN Directivo para la vigencia 2013 y 2014 faltando asunto, renión o se realizaban renuniones sin el
22/02/2016
decisiones puede ser que no hubo encargada del área
establecidas
ACTAS
DE firmas, asistentes, anexos, y listados
quorum
quorum
CONSEJO
DIRECTIVO
31/12/2016
Rectora y Consejo
Directivo
ABIERTO
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
1,3 EVALUACIÓN
DEL
GOBIERNO
Afecta la toma de decisiones
1,3 Para la vigencia de 2013 solo aparecem 2 actas
ESCOLAR; ACTAS
No aparecen actas mensuales de reunión con relacionadascon las orientaciones No se puede indagar ya que no se encuentra la persona Se realizará a partir de la fecha siguiendo las normas
debídamente diligenciadas y para el 2014 de 7 actas
22/02/2016
DE
CONSEJO
Consejo Directivo
académicas y administrativas del encargada del área
establecidas
revisadas tres están debídamente diligenciadas
DIRECTIVO
esteblecimiento educativo
INCOMPLETAS
31/12/2016
Rectora y Consejo
Directivo
ABIERTO
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
1,4 EVALUACIÓN
se incumple lo establecido en el
DEL
GOBIERNO
parágrafo 2 del artículo 6 del Decreto
ESCOLAR;
1,4 No se documentó la elección de los miembros del No es clara la conformación del Consejo 1860 de 1994 el consejo directivo No se puede indagar ya que no se encuentra la persona Se realizará a partir de la fecha siguiendo las normas
DOCUMENTACIÓN
22/02/2016
consejo Directivo
Directivo
debe quedar integrado dentro de los encargada del área
establecidas
ELECCIÓN
60 días calendario siguientes a la
CONSEJO
iniciación de clases
DIRECTIVO
31/12/2016
Rectora y Consejo
Directivo
ABIERTO
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
1,5 EVALUACIÓN
DEL
GOBIERNO
ESCOLAR;
DE
BILIDADES EN EL
DILEGENCIAMIEN
TO DE ACTAS
No se cumplió con el objetivo del
control interno asegurar la oportuna y
confiabilidad de la infrmación de sus
registros generando incertidumbre
de
No se puede indagar ya que no se encuentra la persona Se realizará a partir de la fecha siguiendo las normas
sobre la información y las decisiones
22/02/2016
encargada del área
establecidas
del Gobierno Escolar No se realizó
empalme entre el Consejo Directivo
saliente con los miembros del Consejo
Directivo entrante
31/12/2016
Rectora
funcionario
encargado
tomar actas
ABIERTO
1,6No se encontraron actas de reunión del Comité de Se creo el comité de mantenimiento y se No se cumplió con el fin por el cual se No se puede indagar ya que no se encuentra la persona Se realizará a partir de la fecha siguiendo las normas
22/02/2016
mantenimiento
adoptó pero no se llevó ninguna reunión
conformó el Comité de mantenimiento encargada del área
establecidas
31/12/2016
Rectora
ABIERTO
El riesgo que no se estén cumpliendo
Al revisar las actas del Consejo Directivo no se observa
Es importante un adecuado seguimiento a la con las obligaciones adquiridas en el No se puede indagar ya que no se encuentra la persona Se realizará a partir de la fecha siguiendo las normas
que en la vigaencia de 2014 este órgano haya realizado
22/02/2016
tienda escolar
contrato arrendamiento de Tienda encargada del área
establecidas
seguimiento al contrato de Tienda Escolar
escolar
31/12/2016
Rectora y comité
de Tienda Escolar
ABIERTO
2015
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
1,6 EVALUACIÓN
DEL
GOBIERNO
ESCOLAR; FALTA
DE ACTAS DE
CONSEJO
DIRECTIVO
1,7 EVALUACIÓN
DEL
GOBIERNO
ESCOLAR;
SEGUIMIENTO A
LA
TIENDA
ESCOLAR
1,5 En las actas de reunión del Consejo Directivo no se
puede establecer el asunto, no se adjuntan los anexos Las
actas
presentan
correspndientes ni están debídamente firmados; no diligenciamiento
llevan un órden consecutivo
debilidades
crear el Grupo supervisor y seguir con la realización de
30-nov.-2015 29-feb.-2016
la encuesta de servicio anual
La Oficina de Control Interno verificó
Se
realizó
el cumplimiento por parte de la
levantamiento
de
institución con la acción correctiva
inventarios
por Completar el total de
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
áreas e individuales los inventarios
mejoramiento, por lo anterior se
y se firmaron por los
cierra el hallazgo mediante acta de
responsables
visita del 15 de junio de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
reunión de acuerdo el cumplimiento por parte de la
Indicación a los
lo sugerido en la institución con la acción correctiva
funcionarios
de
visita
para plasmada
en
el
plan
de CERRADO
cumplimiento de la
conocimiento
dela mejoramiento, por lo anterior se
norma
norma
cierra el hallazgo mediante acta de
visita del 15 de junio de 2016.
y
de
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
12
14
13
15
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
19
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
Se incumple con la verificación de la
existencia y presentación de los No se puede indagar ya que no se encuentra la persona Se realizará a partir de la fecha siguiendo las normas
22/02/2016
estados contables pro parte del rector encargada del área
establecidas
o director rural
31/12/2016
Auxiliar
Administrativo con
Funciones
Financieras
ABIERTO
Genera
insertidumbre
sobre
información contenida en el acta
CAUSA
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
TIEMPO
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
1,10
EVALUACIÓN DEL
GOBIERNO
ESCOLAR;
PRESENTACIÓN
MENSUAL
AL No se presentaron al Consejo Directivo la ejecución
En las actas no refleja la información
CONSEJO
mensual de ingresos y gastos
DIRECTIVO DE LA
EJECUCIÓN
MENSUAL
DE
IGRESOS
Y
GASTOS DEL FSE
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
2,1, EVALUACIÓN
PROCESO
Se realizó la entrega de la pagaduría pero el acta no se
PRESUPUESTAL;
No se encuentra firmada el acta de entrega
encuentra firmada
ACTA
DE
ENTREGA
22/02/2016
31/12/2016
Auxiliar
Administrativo con
Funciones
Financieras
ABIERTO
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
2,2, EVALUACIÓN
PROCESO
En la vigencia 2014; no se adquirió aplicativo financiero,
Se violan derechos de autor pues en
PRESUPUESTAL;
Se encuentran formatos tomados del AS
No se puede indagar ya que no se encuentra la persona Se adquirió aplicativo Esparta y se está llevando bajo
más sin embargo se utilizan formatos de AS
los formato utilizados son del dueño
22/02/2016
FORMATOS PARA
FINANCIERO sin tener el aplicativo instalado
encargada del área
estos documentos
FINANCIERO
del aplicativo,
DOCUMENTOS DE
PAGADURÍA
31/12/2016
Auxiliar
Administrativo con
Funciones
Financieras
ABIERTO
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
2,3, EVALUACIÓN
PROCESO
En la revisión de acuerdos del año 2013 no se
PRESUPUESTAL; No existe aprobación del presupuesto vigencia 2014
encuentra el correspondiente a la aprobación
APROBACIÓN DE mediante acuerdo o en su defecto resolución rectorial
del presupuesto vigencia 2014
PRESUPUESTO
VIGENCIA 2014
Se incumple con con el númeral 3,2
preparación
de
proyecto
de
No se puede indagar ya que no se encuentra la persona Se realizará a partir de la fecha siguiendo las normas
presupuesto de la Guía financiera de
22/02/2016
encargada del área
establecidas
aoyo para la adecuada Gestión de los
FSE
31/12/2016
Auxiliar
Administrativo con
Funciones
Financieras,
Rectora, y Consejo
Directivo
ABIERTO
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
2,4 EVALUACIÓN
PROCESO
PRESUPUESTAL;
PLAN
DE
No se encontraron anexos No. 2; 5 y No. 7 mensionados No se anexaron a los acuerdos el plan de
COMPRAS
en los acuerdos de aprobación de plan de compras , compras, plan de mantenimiento ni plan
VIGENCIA
2014,
plan de mantenimiento y plan General de contratación
General de Contratación
PLAN
DE
MANTENIMIENTO
Y PLAN GENERAL
DE COMPRAS
Impide tener una relación detallada de
los bienes y servicios que el colegio
No se puede indagar ya que no se encuentra la persona Se realizará a partir de la fecha siguiendo las normas
requiera , de las necesidades de
22/02/2016
encargada del área
establecidas
mantenimiento y de la contratación
para ejecutar la gestión
31/12/2016
Auxiliar
Administrativo con
Funciones
Financieras
ABIERTO
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
31/12/2016
Rectora
ABIERTO
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
No se encuentran soportes completos en Se incumple con el procedimiento No se puede indagar ya que no se encuentra la persona En adelante se actuará de acuerdo con las normas
22/02/2016
comprobantes de egreso
para contratación
encargada del área
establecidas
31/12/2016
Auxiliar
Administrativo con
Funciones
Financieras,
almacenista
y
contador
ABIERTO
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
Al contratar sin pago de seguridad
No anexaron a algunos contratos la plantilla social se corre el riesgo de que ocurra No se puede indagar ya que no se encuentra la persona En adelante se actuará de acuerdo con las normas
22/02/2016
de seguridad social
un accidente de trabajo y no está encargada del área
establecidas
cubierto el contratista para su atención
31/12/2016
Rectora, Contador
y
Auxiliar
Administrativo con
Funciones
Financieras
ABIERTO
31/12/2016
Rectora, Contador ,
Auxiliar
Administrativo con
Funciones
Financieras;
Auxiliar
administrativo con
funciones
de
almacén
ABIERTO
31/12/2016
Auxiliar
Administrativo con
funciones
de
Almacén, Rectora
ABIERTO
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
2,6 EVALUACIÓN
PROCESO
PRESUPUESTAL;
Se encuentra consignación por valor de 85,765,889,68
CONSIGNACIÓN
de fallo a favor por demanda civil, existe cuenta de cobro
CUENTA
DE
y factura sin respaldo presupuestal
COBRO
HONORARIOS
ABOGADO
En contratos de lo comprobantes de egreso falta de
firmas, planilla de pago de aprotes a seguridad social,
2,8 EVALUACIÓN
póliza vencida, falta de RUT, cotizaciones exigidas según
PROCESO
el monto, entradas de almacén elaboradas por el
PRESUPUESTAL;
pagador y sin firma del almacenista, carta de solicitud a
ANÁLISIS
la imprenta para elaboración de agendas, soporte de
COMPROBANTES
entrega de agendas, falta entrada de almacén, el objeto
DE EGRESO
contractual es diferente a la cuenta de cobro; falta de
cuadro comparativo,
2,9 EVALUACIÓN
PROCESO
PRESUPUESTAL;
En la revisión de contratación se evidenciaron la falta de
EXIGENCIA PAGO
plantilla de pago de seguridad social
SEGURIDAD
SOCIAL
EN
CONTRATACIÓN
2,10
EVALUACIÓN
PROCESO
PRESUPUESTAL;
COHERENCIA EN
SERIAL
EN
FACTURA CON EL
ELEMENTO
EXISTENTE
la
El acta se encuentra firmada por lo cual se anexa copia Se enexa acta firmada
contratos sin respaldo presupuestal
La rectora de la administración anterior por lo cual no se puede realizar pago,
contrató honorarios profesionales de abogado adicionalmente en los colegios no es Se hizo la contratación sin respaldos presupuestales
sin respaldo presupuestal
permitido
contratar
honorarios
profesionales diferentes al contador
En adelante se actuará de acuerdo con las normas
22/02/2016
establecidas
la factura es el documento que
En la compra de un duplicador Risso con referencia RZ
acredita la propiedad y características
220 la referencia estipulada en la factrura de compra no No coincide el serial de la factura con el serial
No se puede indagar ya que no se encuentra la persona En adelante se actuará de acuerdo con las normas
del producto constituyendose como
22/02/2016
corresponde a la referencia del equipo que se encuentra del Duplicador
encargada del área
establecidas
documento escencial a lahora de
en el colegio
exigir garantía
2,11
EVALUACIÓN
PROCESO
Entradas de almacén sin firma del almacenista
PRESUPUESTAL;
ENTRADAS
DE
ALMACÉN
Se incumple los numerales 3 y 3,1 de
la resolución 01 de 2001, Manual de
manejo de bienes que especifica que
ingreso material y real de los bienes al
Las entradas de almacén fueron elaboradas
almacén y bodega se considera
por el pagador y no fueron firmadas por el
prefeccionado cuando el almacenista
almacenista
recibe los bienes y firma el
comprobante de entrada , debe ser
realizado
por
el
funcionario
responsable del Almacén
la rectora Concepción nunca autorizó que un OPS ó
provisional tuviera a cargo el almacén y el señor Javier
En adelante se actuará de acuerdo con las normas
Soriano estaba encargado únicamente del papel
22/02/2016
establecidas
membreteado y la rectora tenía en su poder el manejo
del almacén con el pagador
11
12
13
14
15
16
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
CAUSA
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
2,12
EVALUACIÓN
PROCESO
PRESUPUESTAL; Contratos de transporte con pólizas vencidas
CONTRATO
DE
TRANSPORTE SIN
PÓLIZA
Se incumple con la reglamenteación
se contrató sin verificar fecha de vencimiento
No se puede indagar ya que no se encuentra la persona En adelante se actuará de acuerdo con las normas
para el transporte público especial
22/02/2016
de póliza
encargada del área
establecidas
generando riesgos con los pasajeros
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
2,13
EVALUACIÓN
PROCESO
No se recibieron libros de notas de los años 2013 2014
PRESUPUESTAL;
NO SE RECIBIÓ
LO CONTRATADO
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
2,14
EVALUACIÓN
PROCESO
PRESUPUESTAL;
DEBILIDADES EN
EL PROCESO DE
CONTRATACIÓN
3,6 EVALUACIÓN
AL
PROCESO
CONTABLE;
PRESENTACIÓN
AL
CONSEJO
DIERECTIVO
INFORMES
CONTABLES
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
19
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
31/12/2016
Rectora, Contador
y
Auxiliar
Administrativo con
Funciones
Financieras
ABIERTO
De acuerdo con el contrato de servicio de
No se puede indagar ya que no se encuentra la persona
Se realizó un pago sin haber recibido
En adelante se actuará de acuerdo con las normas
impresión de libros de notas no se recibieron
encargada del área; pero se preguntó al proveedor
22/02/2016
el servicio
establecidas
y se realizó el pago
quien devolvió el dinero
31/12/2016
Rectora, Contador ,
Auxiliar
Administrativo con
Funciones
Financieras;
Auxiliar
administrativo con
funciones
de
almacén
ABIERTO
Se encontraron comprobantes de egreso sin soportes No solicitaron la documentación completa Incumplimiento con el manual de No se puede indagar ya que no se encuentra la persona En adelante se actuará de acuerdo con las normas
22/02/2016
completos
para la contratación
contratación
encargada del área
establecidas
31/12/2016
Rectora, Contador ,
Auxiliar
Administrativo con
Funciones
Financieras;
ABIERTO
Es importante mantener informada a
Se evidenció que el contador no presentó los informes El contador no presentó informes al Consejo
No se convocó al contador para reuniones con el En adelante se actuará de acuerdo con las normas
las uatoridades del colegio sobre los
22/02/2016
contables al Consejo Directivo
Directivo
Consejo Directivo
establecidas
estados contables del colegio
31/12/2016
Contador
ABIERTO
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
3,7 EVALUACIÓN
AL
PROCESO
La no presentación de saldos
En la conciliación del mes de agosto de 2014 el saldo es Hay una diferencia que dice ajuste de
CONTABLE;
bancarios exactos en la información
diferente en libros
ejercicios anteriores, igualmente
CONCILIACIONES
contable
BANCARIAS
Efectivamente en la conciliación aparece como ajuste
porque ese mes no le fue entregado el extracto, esta En adelante se actuará de acuerdo con las normas
22/02/2016
situación se corrigió en el mes siguiente y no se volvió establecidas
a presentar este inconveniente
31/12/2016
Contador y Auxiliar
Administrativo con
Funciones
financieras
ABIERTO
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
4,3 TESORERÍA ;
DILEGENCIAMIEN
no se puede corroborar lo girado; por
No se encuentran diligenciadas las colillas de las No eran diligenciadas por el Auxiliar
No se puede indagar ya que no se encuentra la persona En adelante se actuará de acuerdo con las normas
TO DE COLILLAS
lo tanto no es fácil identificar en caso
22/02/2016
chequeras
Administrativo con funciones financieras
encargada del área
establecidas
DE
LAS
de una consulta
CHEQUERAS
31/12/2016
Contador y Auxiliar
Administrativo con
Funciones
financieras
ABIERTO
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
5,1 EVALUACIÓN
PROCESO
CONTRACTUAL
Es un proyecto del contador sin firmas ni soporte en acta No fue firmadado el Manual de Contratación El proceso de no tiene validez por falta No se puede indagar ya que no se encuentra la persona En adelante se actuará de acuerdo con las normas
22/02/2016
MANUAL
DE de Consejo Directivo de aprobación
para el año 2014
de firmas
encargada del área
establecidas
CONTRATACIÓN
AÑO 2014
31/12/2016
Rectora,
Auxiliar
administrativo con
funciones
financieras
y
Consejo Directivo
ABIERTO
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
5,2 EVALUACIÓN
PROCESO
CONTRACTUAL,
Debilidades en el proceso de contratación
OBLIGACIONES
DEL CONTADOR
El contador efectuó lista de chequeo mensual a los
No se realizó revisión en forma periódica los Se presentan falta de documentación soportes de acuerdo a la documentación legal exigida,
En adelante se actuará de acuerdo con las normas
documentos por parte del contador como lo y no se lleva un control adecuado de en consecuencia se efectuó un control adecuado a los
22/02/2016
establecidas
estipula el contrato
la contratación
soportes contables, si hay falta de documentación no
corresponde al proceso contable
31/12/2016
Contador y Auxiliar
Administrativo con
Funciones
financieras
ABIERTO
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
5,3 EVALUACIÓN
No se tiene el control sobre el
PROCESO
funcionamiento adecuado de la tienda
Se creó el comité de Tienda escolar pero no
No se puede indagar ya que no se encuentra la persona En adelante se actuará de acuerdo con las normas
CONTRACTUAL
No se encontró seguimiento al contrato de tienda escolar
escolar
de
acuerdo
con
los
22/02/2016
se llevaron reuniones
encargada del área
establecidas
CONTRATO
reglamentes en cuanto a precios y
TIENDA ESCOLAR
productos ofrecidos a los alumnos
31/12/2016
Rectora y Auxiliar
con
funciones
Financieras
ABIERTO
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
Pueden ocurrir actos de los cuales la
5,4 EVALUACIÓN
aseguradora de empresa de transporte
PROCESO
Falta de planilla de pagos de aportes a seguridad social,
no responderá; por lo tanto está
CONTRACTUAL
No se constató en el momento de la
No se puede indagar ya que no se encuentra la persona En adelante se actuará de acuerdo con las normas
en servicio de transporte póliza de responsabilidad
exponiendo a la Secretaría
de
22/02/2016
DEBILIDADES EN
contratación la vigencia de la póliza
encargada del área
establecidas
vencida
Educación Distrital a riesgo de verse
ETAPA
inmerson en demndas que afecten los
CONTRACTUAL
recursos públicos del Distrito
31/12/2016
Contador y Auxiliar
Administrativo con
Funciones
financieras
ABIERTO
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
No se firmó el manual de contratación ni se
5,5 EVALUACIÓN
desagregó el manual de compras, faltando
PROCESO
no existe normatividad sobre la contratación ya que no documentos de contrato, presentandose los No se cumple con los principios de
CONTRACTUAL
No se puede indagar ya que no se encuentra la persona En adelante se actuará de acuerdo con las normas
se tiene plan de compras desagegado ni manual de siguiente: contratos con una cotización, con igualdad, moralidad, imparcialidad
22/02/2016
INCUMPLIMIENTO
encargada del área
establecidas
contratación aprobado
objeto contractual diferente a la cuenta de entre otros
EN
cobro, sin documentos del proveedor, no hay
NORMATIVIDAD
cuadro comparativo
31/12/2016
Rectora,
Auxiliar
administrativo con
funciones
financieras
y
Consejo Directivo
ABIERTO
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
5,6 EVALUACIÓN
La rectora de la administración anterior
PROCESO
El almacenista no firmó órdenes de entrada, por otro manejaba el almacén por lo tanto tanto las
CONTRACTUAL
lado no se realizó la supervisión de los contratos
entradas de almacén como las salidas están
FUNCIONES DEL
firmadas por ella
ALMACENISTA
El almacenista no puede dar cuenta
de la custodia de los elementos que se La persona encargada del almacén no tenía la custodia En adelante se actuará de acuerdo con las normas
22/02/2016
contratan, exponiendo los recursos del de elementos de almacén, los tenía la rectora
establecidas
ciudadano
31/12/2016
Auxiliar
Administrativo con
funciones
de
Almacén
ABIERTO
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
6.1 EVALUACIÓN
MANEJO
DE
El almacenista no puede dar cuenta
ALMACÉN
E el colegio no cuenta con kardex; no se levantó inventario La persona que manejaba el almacén era la de la custodia de los elementos que se La persona encargada del almacén no tenía la custodia En adelante se actuará de acuerdo con las normas
22/02/2016
INVENTARIOS;
para el año 2014
rectora señora Concepción Bermúdez
contratan, exponiendo los recursos del de elementos de almacén, los tenía la rectora
establecidas
MANEJO
DEL
ciudadano
ALMACÉN
31/12/2016
Auxiliar
Administrativo con
funciones
de
Almacén
ABIERTO
2015
2015
2015
2015
2015
11
12
13
14
15
16
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
19
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
6,3 EVALUACIÓN
MANEJO
DE
No
se
puede
constatar
si
ALMACÉN
E No se encontró soporte documental de entrega de ktis a No hicieron firmar recibido de los docentes el
La persona encargada del almacén no tenía la custodia En adelante se actuará de acuerdo con las normas
efectivamente se hizo entrega de
22/02/2016
INVENTARIOS;
docentes para vigencia 2014
recibido de los kits
de elementos de almacén, los tenía la rectora
establecidas
elementos a los docentes
ENTREGA DE KIT
A DOCENTES
31/12/2016
Auxiliar
Administrativo con
funciones
de
Almacén
ABIERTO
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
6,4 EVALUACIÓN
MANEJO
DE
ALMACÉN
E No se encontraron salidas y entradas de elementos Las entradas de almacén fueron elaboradas
No hay transparencia en el recibido de La persona encargada del almacén no tenía la custodia En adelante se actuará de acuerdo con las normas
INVENTARIOS;
elaborados por el funcionario encargado de almacén por el pagador y no fueron firmadas por el
22/02/2016
los elementos adquiridos por FSE
de elementos de almacén, los tenía la rectora
establecidas
ENTRADAS
Y para la vigencia 2014
almacenista
SALIDAS
DE
ALMACÉN
31/12/2016
Auxiliar
Administrativo con
funciones
de
Almacén
ABIERTO
2015
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
6,5 EVALUACIÓN
MANEJO
DE
ALMACÉN
E
La rectora Concepción Bermúdez no permitió No se puede llevar un control de los La rectora Concepción Bermúdez no permitió hacer
Falta inventario individual de los laboratorios de química
En adelante se actuará de acuerdo con las normas
INVENTARIOS;
hacer inventario individual de los laboratorios elementos que se encuentran en los inventario individual de los laboratorios de química y
22/02/2016
y de física
establecidas
FALTA
DE
de química y física
laboratorios
física
PLANILLA
DE
INVENTARIO
31/12/2016
Auxiliar
Administrativo con
funciones
de
Almacén
ABIERTO
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
7
MAPA
RIESGOS
2014
La profesora Marina Gómez ha venido reportando
Al faltar seguimiento en los riesgos es
riesgos relacionados con procesos académicos y En adelante se actuará de acuerdo con las normas
posible que los indicadores no se
22/02/2016
algunos de convivencia ya que la personal encargada establecidas
puedan cumplir
era el señor Nicolás Vargas
31/12/2016
Rectora,
coordinadores
personal
Administrativo
ABIERTO
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
8,1
CUMPLIMIENTO
IRREGULARIDADES TANTO EN LAS ENTRADAS La persona que manejaba el almacén era la No hay transparencia en el recibido de La persona encargada del almacén no tenía la custodia En adelante se actuará de acuerdo con las normas
22/02/2016
DIRECTIVA 003 DE COMO EN EL CONTROL DE ELEMENTOS
rectora señora Concepción Bermúdez
los elementos adquiridos por FSE
de elementos de almacén, los tenía la rectora
establecidas
2013
31/12/2016
Auxiliar
Administrativo con
funciones
de
Almacén
ABIERTO
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
8,2 TABLAS DE
No se encuentran implementadas tablas de retención
RETENCIÓN
no existen tablas de retención documental
documental
DOCUMENTAL
solicitar acompañamiento a la oficina de archivo de
No se puede indagar ya que no se encuentra la persona lSED, con el fin de tener un eficiente manejo
22/02/2016
encargada del área
documental y dar cumpliento a la Ley general de
archivo Ley 594 de 2000
31/12/2016
TODOS
LOS
FUNCIONARIOS
DEL COLEGIO
ABIERTO
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
8,3
FUNCIONES
DE
La mayoría de procedimientos eran desarrollados por el No contaban con todos los funcionarios del Extralimitación en funciones o que No se puede indagar ya que no se encuentra la persona En adelante se actuará de acuerdo con las normas
22/02/2016
FUNCIONARIOS
pagador
colegio para asignar procedimientos
algunas de ellas no se cumplan
encargada del área
establecidas
DEL COLEGIO
31/12/2016
Rectora
ABIERTO
COLEGIO
RESTREPO
MILLAN
9,
PLANES No se encontraron evidencias relacionadas con plan
no se cuenta con plan ambiental
AMBIENTALES
ambiental
31/12/2016
Rectora
ABIERTO
04/05/2016
Solicitud
de
ubicación de los
Secretaria
de
radicados de esa Organizar la carpeta.
Rectoria y rector.
informacion de los
dos ultimos años.
04/05/2016
Se evidencia mediante Resolución
Dentro del gonierno
Rectoral No.03 del 18 de marzo de
escolar se considera
2016, por el cual se crea el Comité
Conformar el Comité
Auxiliar Financiero la eleccion de los
Técnico de Sostenibilidad Contable
y realizar reuniones
CERRADO
, Contador y rector. integrantes
del
del Sistema Contable del Colegio
periodicas.
Comité tecnico del
Campestre Monteverde y actas de
sistema contable
reunión de marzo 18 de 2016.
Según acta de visita del 07/07/2016
2015
2015
2015
2015
2015
2016
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
CLAUDIA
ISABEL
PERILLA
DAZA/
VANESSA
CASTILLA
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
CAMPESTRE
MONTEVERDE
Gobierno
año 2014
DE
AÑO No se realizó seguimiento al mapa de riesgos
No se observo radicado de la informacion en el DILE de
la localidad de chapinerodel acta de elccion del contralor
Escolar con fecha 21 de febrero 2014, acta de elccion de
personero de la misma fecha de conformidad con lo
normado en el Art, 28 Dec. 1860 de 1994 y el Acuerdo
401de 2009 del Concejo de Bogotá Art 7.
CAUSA
EFECTO
Este proceso no se llevó a cabo
El archivo no se lleve correctamente
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
TIEMPO
No se puede indagar ya que no se encuentra la persona En adelante se actuará de acuerdo con las normas
22/02/2016
encargada del área
establecidas
Revisada la documentacion no se encontro
copia de ese radicado. Es necesario aclarar
que durante el año 2014 y principios de 2015
la
parte
administrativa
estuvo
en
reconstrucción por caida del techo e
inundación del area.
Este tipo de información siempre se envia
A la fecha no se ha presentado
oportunamente. Sin embargo no fue posible encontrar A partir de la fecha de la promulgación de este plan de
ninguna, sin embargo podria no
la copia del radicado informando a la DILE los mejoramiento se organiza una carpeta con informacion 22/02/2016
estarse garantizando generar la
resultados de las elecciones de Contralor y Personero exclusiva de gobierno escolar.
oportunidad de información.
del año 2014.
2016
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
CAMPESTRE
MONTEVERDE
Comité Tecnico sel
En el año 2014 no se constituyo formalmente Podria no estarse garantizando una
Sistema Contable No se evidencio acta de conformación del comité tecnico
En su momento se considero que podria ser suficiente Constituirlo anualmente en los terminos de la resolucion
este comité, sin embargo en años anteriores información razonable y oportuna en
22/02/2016
del Colegio año del sistema contable.
con la rendición de cuentas a la comunidad educativa. 119 de 2006 y la guia financiera de apoyo a los FSE.
si se venia constituyendo.
la institucion educativa.
2014
2016
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
CAMPESTRE
MONTEVERDE
Comité Institucional
de
Presupuestos No se evidencio conformacion del comité institucional de Desconocimiento del mismo, forma
Participativos año presupuestos participativos.
eleccion y las funciones a desarrollar.
2014
2016
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
CAMPESTRE
MONTEVERDE
se podrian estar violando los
Audiencia Publica No se evidencio documentación de la celebración de la se convoco mediante circular pero la
principios de moralidad, imparcialidad,
de Rendición de audiencia pública de la rendición de cuentas del año documentación de la realización de la misma
publicidad y transparencia en el
cuentas año 2014. 2014.
no ha sido posible ubicarla hasta el momento.
manejo de los recursos del FSE.
el concejo directivo podria no tener el
de suficiente apoyo para la ejecucion y Desconocimiento del mismo, forma de eleccion y las
Conformacion del Comité.
aprobacion de los proyectos de funciones a desarrollar.
inversión y de destinacion especifica.
22/02/2016
04/05/2016
Es necesario aclarar que durante el año 2014 y
principios de 2015 la parte administrativa estuvo en Realizar la audiencia publica de rendición de cuentas
22/02/2016
reconstrucción por caida del techo e inundación del conforme al Art 19 Decreto 4791 de 2008 literal 4.
area.
15/03/2016
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
y
ESTADO
Se observa que mediante oficio con
numero de radicado No.E-201652643 del 14 de marzo de 2016, la
Institución Educativa suministro a la CERRADO
DILE copias del acta del Contralor y
Personero Estudiantil. Según visita
realizada a la Institución 07/07/2016
Se evidencio la conformación del
comité
de
Presupuestos
Lectura
e
Conformación
del Participativos información que fue
Auxiliar financiero y interpretación de las
comité y reuniones radicada ante la DILE mediante CERRADO
rector.
resoluciones 181 de
periodicas.
radicado No.E-2016-52643 del 14
2009 y 280 de 2010.
de marzo de 2016.Según visita
realizada el 07/07/2016
No se evidencia soporte que de
Preparacion
cuenta de la rendición de cuentas a
Auxiliar Financiero oportuna del informe Realización de la
la comunidad educativa. Según acta ABIERTO
y Rector.
de rendicion de audiencia.
de visita del 07/07/2016. por lo
cuentas año 2015
anterior continua Abierto
11
AÑO
AUDITO
RIA
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
12
CAUSA
13
EFECTO
14
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
2016
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
CAMPESTRE
MONTEVERDE
Ejecución
presupuestal
2014.
2016
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
CAMPESTRE
MONTEVERDE
Caja Fuerte
2014.
2016
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
CAMPESTRE
MONTEVERDE
Tienda Escolar año No se evidencio la constitucion del grupo de supervisión
se desconoce la causa
2014.
de la tienda escolar ni de la evaluacion final del mismo.
2016
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
CAMPESTRE
MONTEVERDE
el docente responsable manifesto que el reponia la
inventario
por se evidencio en el inentario que de sala de sistemas que no se dejo evidencia de la perdida porque el no se realizo el tramite de acuerdo a
tablet perdida y debido a las amenazas en su contra fue realizar el tramite de reposicion de la tablet.
dependencia 2014 hace falta una tablet, no se dejo evidencia de la perdida. docente responsable reponia la tablet.
los procedimientos establecidos
trasladado de emergencia.
2016
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
CAMPESTRE
MONTEVERDE
Normatividad
archivistica
en el año 2013 se derrumbo el techo de la
sede administrativa, con el respectivo
no se han impartido instrucciones concretas relativas a deterioro de archivos y documentos. En el
las normas archivisticas, en particular lo que hace año 2014 las dependencias funcionaron
relacion a la tabla de retención documental.
desde espacios improvisados y solamente
hasta principios de 2015 se pudo iniciar
nuevamente en el area reconstruida.
2016
VANESSA
CASTILLA
COLEGIO
CAMPESTRE
MONTEVERDE
Manejo PQR
Aunque si se atienden y da curso a las PQR, En un momento dado podria no
no se realiza control y seguimiento a la respuesta de las
Aunque si se atienden y da curso a las PQR, no se
no se hace un seguimiento formal a las tenerse información a la mano del
hacer segumiento y control a las PQR.
PQR.
hace un seguimiento formal a las mismas.
mismas.
tramite dado a las PQR.
2015
2015
SAN
JAIME CAMPO
NORTE
JAIME CAMPO
SAN
NORTE
año No se presento ejecución de pryecto # 3 Medio ambiente. se dio prioridad a otros proyectos.
año
No se realizo arqueo del contenido de la caja fuerte.
16
se podria afectar la formacion el proyecto no se ejecuto debido a que se le dio Ejecutar el presupuesto según la aprobacion de la
22/02/2016
pedagogica de los estudiantes.
prioridad a otros proyectos.
ejecucion del mismo hecha en concejo directivo.
en la caja fuerta solo se conservan colillas de
solo realiza arqueo de la chequera ya que la pdria no garantizarse la custodia de
chequeras y chequera activa de la cuenta por lo tanto Realizar un arqueo 2 veces al mes de la caja fuerte
caja fuerte no cuenta con nada mas.
chequeras y titulos valores.
solo se realiza arqueo de la chequera activa.
podria no garantizarce la calidad de la
prestacion del servicio de tienda se desconoce la causa
escolar.
2.5 Se observó que el Consejo Directivo reconoció la
importancia que tienen los proyectos de inversión al
aprobar recursos a nueve (9) proyectos, pero a la vez
demerita esta acción al aprobar reducción y traslados de
recursos a algunos de ellos, se evidenció que no se
EVALUACION AL ejecutaron los recursos asignados a los Proyectos Nº 5,
JOSE
PROCESO
Aprovechamiento del Tiempo Libre, Proyecto Nº 9
PRESUPUESTAL Fomento de la Cultura y Proyecto Nº 11 Otros Proyectos,
igualmente se evidencia que en la vigencia 2013 y 2014
no fue entregada la agenda y/o Manual de Convivencia.
Por lo anterior se solicita adelantar las medidas
pertinentes e incluir en el Plan de Mejoramiento para su
posterior seguimiento por parte de Control Interno
22/08/2016
22/02/2016
22/08/2016
Constitucion del comité de supervisión de tienda escolar 22/02/2016
04/05/2016
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
Se
observa
una
ejecución
presupuestal de 50% a junio 15 de
2016, faltan por ejecutar recursos
debido a incapacidad presentada
el
por el señor Rector y de otra parte ABIERTO
solo se han recibido recursos del
Ministerio de Educación. Por lo
anterior continua Abierto según acta
de visita del 07/07/2016.
Se evidencian arqueos de caja
Solicitud
de los
Auxiliar Financiero
realizar los arqueos 2 fuertte de fecha 14 de junio de
respectivos arqueos
CERRADO
y Rector.
veces al mes.
2016.Segun acta de visita del
al auxiliar financiero
07/07/25016
Diseño
de
Se evidencia conformación del
evaluación y se le
Conformar el comité comité, pero no las seciones de
dio curso a la
Concejo Directivo y
y
realizar
la reunión de la tienda escolar, por lo
ejecución de los
ABIERTO
Rector.
evaluación
anterior
continua
abierto
el
requerimiento
del
perminente.
hallazgo.Según acta de visita del
hospital
de
07/07/2016
Chapinero.
Se evidencio la correspondiente
reposición
del
elemento,
Realizar
los documentación referente a la
ya se realizo la procedimientos
solicitud de reposición de tablet ante
almacenista
reposición de la establecidos por la la
Dirección
de
Dotaciones CERRADO
tablet ante la SED. sed
para
estas Escolares mediante radicado No. Esituaciones.
2016-31849 del 16 de febrero de
2016.Segun acta de visita realizada
el 07/07/2016
Aprobacion
del
presupuesto
y
Auxiliar Financiero solicitud
a
los Ejecutar
y Rector.
docentes
de
la presupuesto.
manera de ejecutar
los proyectos.
22/02/2016
22/08/2016
dificultades en la ubicación de
archivos toda vez que la proteccion,
no se contaba con el espacio adecuado para la organizar el archivo institucional de acuerdo a la
contro a la circulación y uso de
22/02/2016
organización de todo el archivo.
normatividad archivistica.
documentos es necesario para la
institución.
22/08/2016
Secretaria
de
rectoria, Secretario
Academico,
Auxiliar financiero,
Almacenista
y
Rector.
se iniciaron gestion
para concretar la
capacitación
en organizar el archivo.
normatividad
archivistica.
Se evidencia que esta en proceso el
archivo de la documentación. Por lo
ABIERTO
anterior continua abierto. Según
acta de visita del 07/07/2016.
22/08/2016
Secretaria
Rectoria.
Diseño de formatos
para seguimiento y ,
control de PQR.
No se ha solicitado capacitación en
cuanto al manejo de archivo de la
Institución, falta intrucción por parte
de la SED en el maenjo de las ABIERTO
TRD.Por lo anterior el hallazgo
continua.Según acta de visita del
07/07/2016
22/02/2016
1.12 Revisadas las actas del Consejo Directivo se
evidenció que no hubo seguimiento y control por parte
del Consejo Directivo a la ejecución del contrato de
tienda escolar, incumpliendo con lo normado en el
numeral 3 y 4 del artículo 4 y numeral 6 del artículo de
EVALUACION DEL
El Consejo Directivo si realizo seguimiento y
Para las proximas contrataciones tenerlo en cuenta. Se
09
JOSE
la resolución 219 de 1999, situación que permitiría
Dificultades para tener herramientas
En futuras vigencia se tendra en cuenta. Se entregara
GOBIERNO
control a la tienda escolar, por olvido no
estan haciendo ajustes al manual a la luz del Ley 1620
Octubre
evaluar las falencias o fortalezas que han debido ser
para la nueva convocatoria.
en la vigencia 2016 se entregara en fisico.
ESCOLAR
quedo registrada en las Actas.
y sus Decretos reglamentarios.
2015
evaluadas por parte del Consejo Directivo. Igualmente se
observó que la institución no conformó el Comité
Evaluador para el servicio de la tienda escolar,
incumpliendo con lo normado en el artículo 10 de
resolución 234 de 2010
Durante la vigencia 2014, el colegio fue
beneficiado por el contrato 111 de 2013, con
la Corporación de Profesionales Forjadores,
cuyo objeto “era ejecutar las actividades
necesarias para apoyar los procesos y
actividades extraescolares de las instituciones
de educación distrital de la Localidad de
Engativá
con
docentes,
instructores,
talleristas, talleres y transporte dentro y fuera
de la ciudad de Bogotá conforme a las
necesidades planteadas”, razón por la cual no
fue necesario la ejecución del rubro de
algunos
proyectos
de
inversión.
Durante la vigencia 2014, el colegio fue
beneficiado por el contrato 111 de 2013, con
la Corporación de Profesionales Forjadores,
cuyo objeto “era ejecutar las actividades
necesarias para apoyar los procesos y
actividades extraescolares de las instituciones
de educación distrital de la Localidad de
Engativá
con
docentes,
instructores,
talleristas, talleres y transporte dentro y fuera
de la ciudad de Bogotá conforme a las
necesidades planteadas”, razón por la cual no
fue necesario la ejecución del rubro de
algunos proyectos de inversión. El Manual de
Convivencia tenía vigencia hasta que se
editara o publicara un nuevo manual.
19
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
TIEMPO
No cumplimiento del 100% al plan de
compras. Dificultados por falta de
apropiacion de las personas que no
manejan el internet ya que este se
encuentra publicado en la pagina del
colegio.
Durante la vigencia 2014, el colegio fue beneficiado por
el contrato 111 de 2013, con la Corporación de
Profesionales Forjadores, cuyo objeto “era ejecutar las
actividades necesarias para apoyar los procesos y
actividades extraescolares de las instituciones de
educación distrital de la Localidad de Engativá con
docentes, instructores, talleristas, talleres y transporte
dentro y fuera de la ciudad de Bogotá conforme a las
necesidades planteadas”, razón por la cual no fue
necesario la ejecución del rubro de algunos proyectos
de inversión.
Durante la vigencia
09
Para futuras vigencias procurar ejecutar el presupuesto
2014, el colegio fue beneficiado por el contrato 111 de
Octubre
al 100%
2013, con la Corporación de Profesionales Forjadores,
2015
cuyo objeto “era ejecutar las actividades necesarias
para apoyar los procesos y actividades extraescolares
de las instituciones de educación distrital de la
Localidad de Engativá con docentes, instructores,
talleristas, talleres y transporte dentro y fuera de la
ciudad de Bogotá conforme a las necesidades
planteadas”, razón por la cual no fue necesario la
ejecución del rubro de algunos proyectos de inversión.
El Manual de Convivencia tenía vigencia hasta que se
editara o publicara un nuevo manual.
de
MARLEN
MARTINEZ
DE
de
08 de Abril de MUÑOZ
de
2016
COORDINADORE
S
PAGADURIA
de
08 de Abril de Responsables
de
2016
Proyectos
Realizacion
de
Evaluacion
y
seguimiento
por
parte del Consejo
Directivo.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
Consignar lo mas
institución con la acción correctiva
relevante
como
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
conclusiones en cada
mejoramiento, por lo anterior se
una de las Actas.
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 26 de mayo de 2016.
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
Desarrollo proyectos Ejecucion
de institución con la acción correctiva
de
aprobados para la presupuesto asignado plasmada
en
el
plan
de CERRADO
vigencia 2015
a proyectos
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 26 de mayo de 2016.
11
AÑO
AUDITO
RIA
2015
2015
2015
2015
2015
2015
2015
CONTRATISTA
2015
INSTITUCION
EDUCATIVA
SAN
JAIME CAMPO
NORTE
SAN
JAIME CAMPO
NORTE
JAIME CAMPO
SAN
NORTE
JOSE
JOSE
JOSE
ASPECTOS
INDICIO DE HALLAZGO
EVALUADOS
EVALUACION
PROCESO
CONTABLE
EVALUACION
PROCESO
TESORERIA
3.5 Revisada la información contable se evidenció que la
institucion no dio cumplimiento con la obligacion de
publicar en un lugar visible, publico y de facil acceso de
AL la institucion, la informacion contable, incumpliendo con
lo reglado en el articulo 36 de la Ley 734 de 2002, que
establece: para efectos del control social de que trata la
Ley 489 de 1998, numeral 1ª del articulo 19 del Decreto
4791 de 2008, y Memorando financiero Nº. DF-5400-02
del 16 de enero de 2014.
4.6 Revisado el proceso de tesorería se evidenció la
presentación del flujo de caja inicial mensualizado por
parte de la rectora al Consejo Directivo, cumpliendo con
lo normado en la Resolución Nº 2352 de 2013, ítem 3
“Programación Presupuestal”. Es el proceso mediante el
cual se establecen los lineamientos, instrumentos y
AL
procedimientos para la elaboración, presentación,
DE
estudio y aprobación de presupuesto del colegio.
Numeral 3.5 FLUJO DE CAJA COMO INSTRUMENTO
DE
PROGRAMACION
Y
EJECUCION
PRESUPUESTAL,“ establece que al cierre de cada mes
se debe reemplazar el flujo de caja programado para el
mes por el flujo de caja de los pagos ejecutados y de los
ingresos recibidos”
4.8 Revisado el proceso de tesoreria se evidencio que el
funcionario responsable no elaboro arqueos de
chequera, incumpliendo con lo normado en el Manual
de tesoreria. 3.15. Caja fuerte. Se debe realizar arqueo
del contenido de la caja fuerte por lo menos dos veces al
mes y elaborar la correspondiente acta firmada por el
responsable y la ordenadora del gasto.
12
CAUSA
14
13
EFECTO
EXPLICACIÓN DEL ÁREA EVALUADA
15
COMPROMISO DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO
16
TIEMPO
19
17
18
RESPONSABLE
DEL
ACTIVIDADES
CUMPLIMIENTO
DESARROLLADAS
DEL COMPROMISO
ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO OCI
PENDIENTES
ESTADO
La Oficina de Control Interno verificó
el cumplimiento por parte de la
institución con la acción correctiva
plasmada
en
el
plan
de CERRADO
mejoramiento, por lo anterior se
cierra el hallazgo mediante acta de
visita 26 de mayo de 2016.
La publicación de la información contable y
Falta de conocimiento de toda la
09
presupuestal se publica en la cartelera
Los Estados financieros son publicados en la cartelera Se tendrá en cuenta la sugerencia de ubicarlos en una
comunidad debido a que la retiran de
Octubre
ubicada en el hall principal de la institución,
de la institucion pero la misma comunidad los retira.
cartelera con seguridad.
las carteleras
2015
cerca a sala de profesores
de
08 de Abril de CONSEJO
de
2016
DIRECTIVO