caja y bancos
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VOZ UNIVERSITARIA BOLILLA 1 - CAJA Y BANCOS 1. DESCRIPCION DE LOS COMPONENTES Definición: Incluye el dinero en efectivo en caja y bancos del país y del exterior y otros valores de poder cancelatorio y liquidez similar. (RT9) Características: a) Es el rubro más líquido del balance. Comprende los fondos disponibles para ser utilizados sin restricciones que un ente tiene en un momento determinado. Implica que solo deben incluirse aquellos items que pueden ser usados en forma inmediata para la compra de elementos y la cancelación de obligaciones. Esta posibilidad debe existir en forma genérica y no para determinadas compras o pagos. b) Económicamente el dinero no constituye un bien en si mismo, sino que es un medio de pago que representa un cierto poder adquisitivo. A los fines de la auditoria puede considerarse al dinero como un bien de existencia física y comprobarse su existencia por medio del examen ocular (arqueo). En cambio, la existencia de dinero depositado en cuentas bancarias debe verificarse por otros medios (confirmación de 3ros., examen con registros y comprobantes, etc.) c) Como el dinero interviene en una cantidad importante de operaciones de la empresa, es necesario coordinar la revisión de este rubro con la de las diversas operaciones examinadas a través de otros pasos del programa de trabajo de auditoria (cobranzas a clientes, pago a proveedores, etc.) d) No forman parte de este rubro: 1. Los depósitos a plazo fijos o en caja de ahorro 2. Los cheques recibidos con pedido de depósito diferido (posdatados) Los componentes del rubro: a) Efectivo en moneda nacional b) Efectivo en moneda extranjera d) Saldos en bancos en cuentas corrientes e) Cheques corrientes. El rubro está compuesto por dos grandes conceptos como son CAJA Y BANCOS, por lo que en adelante se analiza cada uno en detalle: CAJA Concepto: se utiliza para registrar el movimiento de fondos que se realiza con el papel moneda o moneda en circulación o cheques corriente. El uso de esta cuenta depende del nivel de empresa observando el siguiente tratamiento: a) pequeñas empresas: efectúan pagos en efectivo y depositan en bancos. b) Mediana y gran empresa: el efectivo se deposita en los bancos y mediante el libramiento de cheques se realizan los pagos. Los pagos menores se efectúan por medio de un fondo fijo o caja chica. Componentes: las cuentas que integran el rubro caja son las siguientes: a) Caja en moneda nacional: b) Fondo fijo: es un sistema que permite efectuar pagos menores en efectivo, dado que la emisión de cheques para los egresos que no sean significativos ocasiona ineficiencia administrativa. Este concepto se relaciona con el de recaudaciones a depositar, por cuanto no se deben utilizar ingresos para efectuar pagos y estos se deben realizar por medio de cheques. 1 VOZ UNIVERSITARIA BOLILLA 1 - CAJA Y BANCOS c) Recaudaciones a depositar: se utiliza cuando el ente hace uso restringido de caja para efectuar control sobre las operaciones. El procedimiento consiste en que las cobranzas e ingresos de caja de una fecha se depositan al día siguiente. d) caja en moneda extranjera: e) Valores a depositar: cuando el movimiento de cheques en una empresa es importante, a fin de tener un mejor control de los mismos, suele utilizarse esta cuenta para la registración contable de la entrada y salida de los cheques, ya sean corrientes o posdatados. Esta cuenta suele acompañarse también de mayores auxiliares o de subsistemas que registran el movimiento y deben coincidir con la cuenta de control “Valores a Depositar”. BANCOS (Cuenta corriente bancaria) Concepto: los ingresos que tiene la empresa puede depositarlos en una o más cuentas corrientes bancarias y luego podrá extraer esos fondos por medio de la emisión de cheques. Para operar con cuenta corriente bancaria la empresa previamente, deberá efectuar la apertura ante el banco elegido. 2. RIESGOS DE AUDITORIA El riesgo de auditoria solo es aplicable si se considera que por las cuentas de CAJA Y BANCOS pasa todo el movimiento financiero de la empresa y por lo tanto existe un riesgo importante de errores, causadas por: fallas en los controles1 irregularidades Estos riesgos afectan en mayor medida los ciclos de COBRANZAS Y PAGOS, que a los saldos de DISPONIBILIDADES, sobre todo puede afectar a los saldos de las siguientes cuentas: - CREDITOS: no registrando las cobranzas - PASIVOS: desviando pagos hacia cuentas indebidas - CUENTAS. DE RESULTADO.: apoderándose de cobranzas de clientes considerados incobrables. - Creando pasivos inexistentes que luego son cancelados. El auditor deberá evaluar, según el grado de funcionamiento de los controles del sistema, los riesgos del SISTEMA DE COBRANZA Y DE PAGO, más aún cuando está planificando las PRUEBAS SUSTANTIVAS de CRÉDITOS Y DEUDAS, que cuando defina las pruebas a aplicar a disponibilidades. Sin embargo, existen pruebas sustantivas que sirven para detectar errores o irregularidades que afectan a otros rubros de los EC cuando se aplican a BANCOS. Ej. revisión conciliación bancaria al cierre permite detectar préstamos bancarios no contabilizados o intereses por descubierto no tomados. (omisiones) Por lo tanto: - el riesgo hay que asociarlo con los ciclos de COBRANZA Y PAGOS, que son evaluados con mayor magnitud por la implicancia que tiene sobre las pruebas sustantivas en las áreas de “VENTAS y CUENTAS POR COBRAR” Y “COMPRAS y CUENTAS POR PAGAR”. - En algunos casos afectan a DISPONIBILIDADES, el riesgo se refiere exclusivamente al objetivo de existencia y el auditor se satisface con PRUEBAS SUSTANTIVAS AL CIERRE. Riesgo Inherente - El ente realiza cambios frecuentes de cuentas bancarias o de firmas autorizadas: se necesita mayor control de las autorizaciones , verificando las causas de las modificaciones. 1 Debemos tener en cuenta que cuanto más liquido sea el rubro de los EC más expuesto estará a fraudes o malversaciones de fondos de empleados y 3ros. con la sociedad. 2 VOZ UNIVERSITARIA BOLILLA 1 - CAJA Y BANCOS - Se han recibido montos significativos de efectivo: es necesario comprobar el origen y destino de los fondos. - Se han realizado ingresos y egresos de fondos significativos de efectivo: es necesario analizar detalladamente operaciones relevante. - Se han realizado transferencias de fondos significativos en fechas cercanas al cierre del periodo: es necesario ver documentación de respaldo de transacciones significativas y prueba del corte de operaciones. Riesgos de Control - Protección física del efectivo en caja no son adecuados: necesidad de incrementar pruebas de saldos para verificar integridad de los mismos. - Las conciliaciones bancarias no se realizan con regularidad o no son adecuadamente revisados: necesidad de mayor pruebas sustitutivas para comprobar saldos de bancos. - Cheques pendientes y depósitos en tránsito no son adecuadamente controlados: necesidad de mayores esfuerzos para comprobar veracidad e integridad de las transacciones. - No existen limite estrictos de aprobación de egresos de fondos: inconvenientes en la verificación de la veracidad de transacciones. 3. NORMAS CONTABLES APLICABLES VALUACIÓN2 Rubro División Se consideran los montos de libre - Efectivo en Mon. Argentina disponibilidad a favor de la empresa. “No está considerado un plazo fijo o un saldo de caja de ahorros, ya que - Efectivo en Mon. Extranjera tienen limitaciones para su retiro. Para las normas de valuación se clasifican como créditos con intereses explícitos.” Medición Contable (Norma de Valuación) - A su valor Nominal (5.1.) - A su valor de cotización (5.1) La valuación de este rubro no ofrece mayores dificultades dado que como los EC se presentan expresados en moneda de curso legal, las existencia de sumas de dinero en moneda local se encuentran auto valuadas. Las cuentas en MONEDA EXTRANJERA deben valuarse de acuerdo con los tipos de cambio vigentes a la fecha de cierre del ejercicio. El rubro debe representar el monto disponible al cierre, por lo que 1. No debe descontarse de las existencias de banco el monto de los cheques emitidos y no entregados al cierre del ejercicio. 2. No debe sumarse al saldo las cobranzas a disposición de la empresa, pero no recibidas al cierre del ejercicio. 3. Deben detraerse los monto desembolsados de los FONDOS FIJOS para gastos, en tanto comprendan cifras significativas. 4. No deben computarse los importes correspondientes a listas de documentos entregados para el descuento en bancos, no acreditados por la entidad financiera al cierre del ejercicio. 5. No deben incluirse valores de conceptos representativos de gastos empleados al cierre del año, tales como estampillas. EXPOSICION 2 Al lado de cada norma, referenciamos al texto correspondiente en la resolución técnica Nº 17. 3 VOZ UNIVERSITARIA BOLILLA 1 - CAJA Y BANCOS - El rubro CAJA Y BANCOS se informa en el ESTADO DE SITUACIÓN PATRIMONIAL, en el activo corriente y en un solo renglón. - En Nota: Cuando el uso de fondos esté restringido por alguna razón, debe revelarse esta situación mediante una nota. (Ej. depósito en cuenta corriente mantenido en un banco con el compromiso de su no retiro como condición para la obtención de un préstamo). - Anexos: saldos en MONEDA EXTRANJERA: anexo de activos y pasivos en moneda extranjera. 4. OBJETIVOS DEL EXAMEN Objetivos Generales del Auditor con respecto a las afirmaciones Caja y Bancos Ingresos y Egresos de Fondos Existencia real de los activos que componen el saldo al cierre. Propiedad de los activos que componen el saldo al cierre. Inexistencia de activos omitidos del saldo al cierre. Valuación: el valor monetario del rubro ha sido determinado de acuerdo con C.C.A. Y N.L.A. Exposición: el rubro es informado de acuerdo con C.C.A. y N.L.A. Acaecimiento real de las transacciones del periodo a examinar. Propiedad: las transacciones registradas en el periodo a examinar pertenecen al ente auditado. No acaecimiento de transacciones omitidas de registrar en el periodo a examinar. Valuación: el valor monetario de las transacciones incluidas en los EC coinciden con C.C.A. y N.L.A. Exposición: las transacciones han sido informadas de acuerdo con C.C.A. y N.L.A. 5. VINCULACIÓN CON EL FLUJO DE OPERACIONES Los flujos de operaciones que afectan al rubro son : ingresos y egresos de fondos. Lo que lo hace mantener una relación estrecha con la mayoría de los SISTEMAS EXISTENTES en la empresa, generando la necesidad de tener actividades de control en su diferentes fases. Los distintos tipos de ingresos y egresos pueden provenir de: - fuentes: habituales o no habituales - con información: previa o no previstos - en cantidad de manejo: normal o que requieren consideración especial Además la cantidad de operaciones que se vincula el rubro es muy grande y es el más numeroso del ente. Créditos Com., Finan., etc. Moneda Extranjera Pago a Proveedores Venta de Bs. de Uso e Inver. Cajas Auxiliares Ventas al contado de Mercad. Pago de Impuesto, aporte, etc. Pago de Sueldos y Jornales FONDOS Cobranzas de Cuentas Corrientes Cobranzas de Documentos Cancelación de préstamos Bancos Otros Ingresos Compra de Inver., Bs.de Uso Otros Egresos 5.1 Sistema involucrados 4 VOZ UNIVERSITARIA BOLILLA 1 - CAJA Y BANCOS Sistemas y subsistemas para la aplicación de las pruebas de auditoria. a) Transacciones o movimientos de fondos 1. Sistema de INGRESOS Subsistemas: Ventas al contado Cobranzas Venta Bs. de Uso Aportes de Capital Préstamos obtenidos Rentas de Inversiones Subsistemas: Compras al contado Pago a proveedores Compra Activos Fijos Pago de Sueldos Colocaciones Fcieras. Amortización de Prestamos 2. Sistema de EGRESOS b) Saldos: 1. A cualquier fecha 2. Al Cierre Debido a las grandes posibilidades de irregularidades con el movimientos de fondos es conveniente analizar algunos aspectos. Las irregularidades se producen por que se tiene acceso al dinero en forma: directa o indirecta. La irregularidad permanece oculta por: es cubierta a propósito o no se ejercieron los controles necesarios para descubrirla. La irregularidad puede consistir en: una intercepción de fondos en forma definitiva o en una retención de fondos que se van sustituyendo periódicamente. Vemos irregularidades al SISTEMA INGRESO Irregularidad Retención Método de encubrimiento 1. Omisión de registrar 2. Manipulación de registros 3. Manipulación de documentos Traslapo descripción Ocultamiento generalmente temporario (salvo que se convine con 4) Para reducir el saldo de caja o de otros activos Por Ej.: notas de créditos por devoluciones, descuentos, etc. bajas de deudores por incobrables. 4. Evasión de los procedimientos de control. Por algunos de los métodos enunciados en 1 a 4 Retención 1. Omisión de registrar: la persona recibe fondos de cobranzas y antes de que se registren, los retiene para utilizarlos y encubrirlos mediante la omisión de registrar. Si se ha hecho una cobranza de un crédito y se ha retenido, puede ser descubierta cuando se le reclame el pago al deudor. 5 VOZ UNIVERSITARIA BOLILLA 1 - CAJA Y BANCOS La omisión de registrar es un encubrimiento generalmente temporario en una cuenta de cobrar, pero puede llegar a ser permanente por la falta de procedimientos de control. Si por ej. una persona vende desechos y luego los cobra y no hay procedimientos de control la omisión obra como un encubrimiento permanente. Si se sabe que omitiendo registra, el encubrimiento va a ser temporario, se utilizará otro procedimiento para encubrir la retención, sea manipulación de los registros o los documentos o evadiendo los procedimientos de control. 2. La manipulación de los registros va a consistir en modificar los registrado para encubrir un faltante. Por ej. disminuyendo el saldo contable de caja (contabilizando la cobranza como un gasto, manipulando la sumas del registro o los pases de un folio a otro, dentro del mismo libro o de un libro a otro, se encubre la retención. Otra manipulación posible es acreditar al Mayor Auxiliar y no contabilizar el asiento Caja a Deudores, el problema es que no concilian las cuentas a cobrar individuales con la cuenta del Mayor General. Salvo que dicho control no se lleve a cabo, es necesario continuar con la manipulación para que el encubrimiento sea permanente. 3. Manipulación de documentos: si quien hace la retención no tiene ningún acceso a los registros contables y no puede modificarlos, debe recurrir a la manipulación de documentos. Por ej. modificar la cifras del recibo o emitir una nota de crédito por devoluciones, rebajas o descuentos, o dar de baja por incobrables a un deudor que ha pagado. Evasión de procedimientos de control: ya sea por que el control no exista o que el control no funcione adecuadamente. Si se logra que un procedimiento de control no se ejercite, entonces aunque la irregularidad no se encubra, la misma permanece oculta. Traslapo Consiste en utilizar fondos de la empresa cubriendo el faltante con cobranzas posteriores. El procedimiento disminuye la posibilidad de su descubrimiento porque siempre la deuda más nueva es la que menos posibilidad existe que sea reclamada al deudor. Naturalmente que el detalle de lo que se cobra no es igual al detalle de lo que se deposita: los valores recibidos según recibo no van a ser los valores contabilizados. Una posibilidad de descubrir el fraude, es la comparación de los valores de los recibos con los valores según boletas de depósitos, siempre y cuando no se haya modificado la boleta de depósito. El procedimiento de confirmación de deudores, que consiste en enviar mensualmente a los deudores un resumen de cuentas e investigar las diferencias de tiempo que se detecten entre las fechas de contabilización de la empresa y de los clientes, es un medio eficiente de descubrir el traslapo. Irregularidades al SISTEMA EGRESOS - Pagos duplicados - Pagos indebidos por servicios no recibidos o compras inexistentes - Pagos no autorizados - Desvío de pagos hacia terceros inexistentes causas: errores por falta de normas de control y por fraudes. 5.2 Naturaleza de los elementos de control La determinación de los elementos de control del movimiento de fondos puede variar dependiendo del tipo de operaciones que efectúe la empresa. Objetivo: previsto Característica Controlada: establecida claramente Sensor: son documentos, a veces puede ser la observación de la actividad que realiza el grupo de control. Según el control y la organización de cada empresa, varían los sensores. Deberá poner atención si existen los sensores necesarios, si cada hecho u operación queda registrado en un comprobante que permita su seguimiento. Grupo de Control: debe estar incorporados en el sistema de movimientos de fondos, que depende del tipo y tamaño de la empresa. Ejemplo: 6 VOZ UNIVERSITARIA BOLILLA 1 - CAJA Y BANCOS control de fondos por alguien ajeno al sistema cotejo planilla ingreso con recibos emitidos comprobación total depositado con recibos emitidos comprobación de orden de pago con documentación de respaldo coincidencia cancelaciones ctas de clientes y cobranzas efectuadas. Grupo Activante: detecten errores, corrijan y eviten su repetición 5.3 Controles usuales de los sistemas (Aspectos de control interno) Los flujos de operaciones que afectan al rubro CAJA Y BANCOS son los INGRESOS Y EGRESOS DE FONDOS, lo que lo hace mantener una estrecha relación con la mayoría de los sistemas existentes en la empresa, que implican la necesidades de control en sus diversas fases. Por otro parte, el hecho de que el dinero ejerce un atractivo especial sobre la gente y que una gran parte de los fraudes se relacionan con los fondos, implica prestar atención a los riesgos consecuentes. Por ello los controles típicos que debería existir son: a) En relación con la estructura organizativa del sector 1. Que el sector CAJA Y BANCOS esté separado del movimiento de registración, de control sobre saldos en efectivo, cuentas a cobrar, cuentas a pagar. etc. 2. El cajero no puede ni debe: - Llevar o tener acceso a los registros individuales de cuentas a cobrar a clientes u otros 3ros., documentos a cobrar, etc. - Aprobar descuentos, devoluciones o cualquier reducción en las cuentas a cobrar, ni aprobar la cancelación de saldos deudores por considerarlos incobrables. - Llevar el Mayor General - Preparar o aprobar comprobantes de pago, cheques o documentos a pagar. - Preparar conciliaciones bancarias - Custodiar talonarios de recibos en blanco, etc. b) En Relación con las cobranzas 1. Control de las cobranzas que teóricamente deberían efectivizarse con las reales. 2. Limitar el acceso a la cobranza 3. Registro inmediato de las cobranzas 4. Empleo de recibos - Prenumerados - Inutilización y archivo de los anulados - Acceso limitado a los que intervienen en las cobranzas 5. Endoso restrictivo de valores, sea que: - Se solicite se emitan con la restricción (cláusulas “no a la orden” y sin talón) - Se lo haga en el momento de su recepción. 6. Depósito íntegro y diario de las cobranzas. 7. Comprobación del total depositado con los recibos emitidos 8. Verificación de la coincidencia entre los créditos a Cuentas de clientes y las cobranzas efectuadas en tal concepto. c) En Relación con los pagos 1. Limitación del acceso a los pagos 2. Que los pagos se efectúen preferentemente con cheques y que: - Se inutilicen y archiven los cheques anulados 7 VOZ UNIVERSITARIA BOLILLA 1 - CAJA Y BANCOS - Acceso limitado al que los emite - Control externo al custodio de las chequeras en blanco 3. Protección del cheque al emitirlo: - Escritura no adulterable - Cláusula de uso restringido 4. Limites de autorización para aprobar pagos y emitir cheques. 5. Revisión del pago por el firmante del cheque, en cuanto a: - Cheque emitido en base a las normas - Documentación de respaldo * Es auténtica * Corresponde a una transacción del ente * Tiene las autorizaciones y controles establecidos - Cancelación de la documentación para evitar que sea pagada mas de una vez. 6. Doble firma del cheque (una de ellas debe ser siempre de nivel gerencial) d) En Relación con el movimientos de fondos (son controles comunes a cobranzas, pagos y custodio de fondos) 1. Empleo de Fondo Fijo para pagar gastos menores, con rendición periódica y reposición mediante cheque. 2. Arqueo diario de Caja y conciliación con Mayor o Planilla de Caja. 3. Conciliación bancaria mensual 4. Aclaración de discrepancias con cuentas de Clientes y Proveedores 5. Control Contable periódico: - Estados contables mensuales - Conciliaciones de mayores auxiliares con Cuentas de Control - Análisis de Cuentas 5.4 Evaluación de los controles Se identificará los controles de cada operación, separando sus elementos integrantes. Para ello es necesario analizar cada sistema en particular para comprobar su eficacia. 5.4.1. Relevamiento de los controles 1) Para efectuar el referido análisis de los sistemas operantes en el movimiento de fondos, pueden utilizarse las técnicas de descripción narrativa, cursogramas o cuestionarios, en forma aislada o combinada, tal como se explicó al tratar el tema de evaluación de control. Cuestionario: las preguntas se formulan de tal modo que una respuesta “NO”, implica una falla de control. Se deberá prever una columna N/A para el caso de que la situación descripta no exista o el sistema no sea aplicable a la empresa auditada. (ver ejemplo en el informe 5 ). Una vez efectuada la contestación del formulario, el auditor tendrá una idea primaria respecto de la bondad de los controles incorporados en los sistemas. Cursogramas: ingresos y egresos de fondos, de acuerdo a lo relevado. (ver ej. en el informe 5). 2) Pruebas circulares: una vez realizado el relevamiento de la estructura de los sistemas operantes, es necesario completarlo verificando que el sistema existe tal como fue descrito. Para ello se utiliza una pequeña muestra de operaciones (generalmente no mas de 5) donde se debe tratar de que estén todos los tipos de operaciones que son procesadas por el sistema o subsistema que se esté relevando. Con la documentación relativa a cada transacción se recorre el sistema en toda su extensión, desde el principio hasta el final, verificando si efectivamente las operaciones fueron procesadas en el modo que está descrito en el relevamiento. Completada esta tarea, el relevamiento debería haber finalizado con la obtención de un adecuado conocimiento del sistema operante, especialmente en lo referente a los controles existentes. 8 VOZ UNIVERSITARIA BOLILLA 1 - CAJA Y BANCOS 5.4.2. Evaluación de la estructura del sistema Finalizado el relevamiento el auditor efectuara una evaluación con el objeto de determinar cuales son los aspectos de control fuertes y cuales son los aspectos de control débiles del sistema. - Si existen controles fuertes, implica la posibilidad de reducir el alcance de los procedimientos de auditoria, cambiar la oportunidad, etc. - Si existen puntos débiles pueden ser que : no existen controles o los controles carecen de algunos de sus elementos. Implica para el auditor determinar cuales son los errores posibles que pudieron suceder y el efecto que pudieran tener en los EC. 5.4.3. Pruebas de funcionamiento La evaluación descripta en el apartado anterior, deberá ser corroborada en la práctica. Análisis previo al examen: se trata de una empresa comercial con sistema contable manual y mensual compuesto por: - Registros: MAYOR GENERAL DIARIO GENERAL SUBDIARIOS: CAJA INGRESO CAJA EGRESO SUBMAYORES Sensores: Ingresos: CLIENTES DOCUMENTOS A COBRAR PROVEEDORES Recibos Egresos: Nota de venta al contado Boleta de depósitos Planilla de ingreso Resumen Bancario Facturas Tiras de Maq. Registradoras Orden de Pago Cheque Resumen Bancario Comprobantes de Gastos Pagarés Transacciones o Movimientos de Fondos 1. Sistema Ingreso de Fondos a) COMPARACION DE ESTADOS CONTABLES CON REGISTROS Si contamos con ESTADOS CONTABLES a la fecha en que estamos auditando, obtenemos el SALDO de CAJA Y BANCOS a dicha fecha o bien, nos proveemos de una BALANCE DE SUMAS Y SALDOS y procedemos a ubicar la CUENTA CAJA Y BANCOS tomamos el SALDO de dicha cuenta. Nos remitimos al MAYOR GENERAL DE CAJA Y BANCOS y aplicamos los siguientes procedimientos: a.1) REVISION DE CALCULOS MATEMATICOS: que consiste en el recomputo de los débitos y créditos, efectúo: 1. SUMAS VERTICAL: suma del DEBE y HABER de dicha cuenta. 9 VOZ UNIVERSITARIA BOLILLA 1 - CAJA Y BANCOS 2. SUMA HORIZONTAL: sumando el debe y restando el haber obtengo el SALDO DE LA CUENTA EXAMINADA, allí haré el cotejo con el monto extraído del saldo de la cuenta CAJA Y BANCOS, que deberá ser coincidente con el expuesto en el balance de sumas y saldos. a.2) REVISION CONCEPTUAL: que consiste en el examen de la razonabilidad de los movimientos de la cuenta CAJA Y BANCOS en cuento a: 1. MONTO: que consiste a su vez en verificar 2 aspectos: - Observar la cantidad de anotaciones (los débitos): así por ejemplo si estamos en Octubre (si consideramos para el ejemplo que el ejercicio contable coincide con el año calendario), tendrá la cuenta 10 anotaciones. Puede suceder que: - Haya más de 10 anotaciones, lo que podrá ser por o como consecuencia de ASIENTOS DE AJUSTES, en consecuencia lo selecciono para la muestra para efectuar la verificación de dichos ajustes con las evidencias necesarias. - Haya menos de 10 anotaciones, lo que podrá ser consecuencia de que en algún mes no hubo movimientos de caja (poco probable), o el personal estuvo de vacaciones, etc.. Tendré que seleccionar dicho mes para la muestra. - Observar si todos los MONTOS SON UNIFORMES: salvo que sea por problemas de estacionalidad, la falta de uniformidad entre los montos puede deberse a diversos hechos. Si no se puede determinar la causa se deberá seleccionar para la muestra. 2. CONCEPTO: que consiste en el examen de la razonabilidad de los movimientos de las cuentas CAJA Y BANCOS (observar en la columna del detalle del mayor). Si hay algo que me llame la atención lo seleccionaré para la muestra. a.3) SELECCION DE LA MUESTRA DE UNO O MAS PERIODOS CONTABLES: sobre el mayor general CAJA Y BANCOS (trabajamos con los débitos) se efectúa la selección ya sea: - A CRITERIO DEL AUDITOR: para lo cual se seleccionara en función de: . La efectividad del control interno . Del tipo de empresa . Cantidad de movimiento: en este caso se observará el SUBDIARIO DE INGRESO . De lo extraído del procedimiento de Revisión Conceptual. . El monto - A TRAVES DEL METODO ESTADISTICO (homogeneidad y masividad) b) COTEJO ENTRE REGISTROS b.1) En base a la MUESTRA SELECCIONADA busco el ASIENTO RESUMEN EN EL DIARIO GENERAL, que dio origen a esa mayorización, remitidos por el MAYOR GENERAL DE CAJA Y BANCOS en NUMERO DE ASIENTO, FECHA Y FOLIO, ubico el ASIENTO RESUMEN. Ubicado el mismo verifico el correcto pase al MAYOR GENERAL de la cuenta CAJA Y BANCOS, es decir que, verifico la correcta MAYORIZACIÓN DE LA cuenta CAJA Y BANCOS. b.2) Ubicados en el DIARIO GENERAL aplico los siguientes procedimientos: SIEMPRE SOBRE LA MUESTRA SELECCIONADA 1. REVISION DE CALCULOS MATEMATICOS: consiste en efectuar: - SUMA VERTICAL: - Comprobar que el monto del DEBE sea = al monto del HABER 10 VOZ UNIVERSITARIA BOLILLA 1 - CAJA Y BANCOS 2. REVISION CONCEPTUAL: que consiste en el examen de la razonabilidad de los asientos seleccionados, es decir que no exista registraciones inusuales, anormales, atípicas, no razonables. Que todas las contrapartidas se refieran al concepto de INGRESO DE CAJA Y BANCOS. 3. Examinar la correcta mayorización de las contrapartidas de los asientos de Diario Seleccionados. Controlo que las contracuentas estén mayorizadas por el monto que dice el asiento de diario. b.3) REALIZO EL CONTROL DE LOS ASIENTOS RESUMENES SELECCIONADOS DE DIARIO GENERAL, con los TOTALES MENSUALES DEL SUBDIARIO DE CAJA INGRESO, correspondiente a los meses seleccionados. b.4) Ubicados en el SUBDIARIO CAJA INGRESO, siempre sobre la muestra seleccionada, aplico los siguientes procedimientos: 1. REVISION DE CALCULOS MATEMATICOS: que consiste en efectuar: - SUMAS VERTICALES - SUMAS HORIZONTALES - SUMAS CRUZADAS 2. REVISION CONCEPTUAL: que consiste en observar la razonabilidad de las imputaciones. c) COTEJO ENTRE REGISTROS CON DOCUMENTACION RESPALDATORIA c.1) Ubicados en el SUBDIARIO CAJA INGRESO analizamos íntegramente todas las operaciones de los meses seleccionados, es decir todas las operaciones con la documentación respaldatoria, recibo por recibo, en cuanto a fecha, numero, importe, concepto , imputación, etc. c.2) Específicamente sobre la DOCUMENTACIÓN RESPALDATORIA (Generalmente Recibos) efectúo los siguientes controles: AUTENTICIDAD TITULARIDAD CONTROL DE CALCULOS CORRECTA CONFECCION IMPUTACION c.3) Sobre el RESTO DE LA DOCUMENTACION QUE CONFORMA EL LEGAJO DE LAS OPERACIONES DE INGRESO c.4) Ya habiendo examinado los recibos correspondientes a las operaciones de ingresos de fondos de la muestra seleccionada, nos remitimos a los SUBMAYORES y procedo a VERIFICAR LA REGISTRACION del pago en la ficha de Clientes, Doc. a Cobrar, etc. c.5) Verificar que toda la documentación respaldatoria utilizada haya sido debidamente cancelada con un sello y otro tipo de señalización. c.6) Camino Inverso Nota: - para verificar la NO OMISION de algún registro comparo las imputación en el SUBDIARIO con su correspondiente imputación en el SUBMAYOR (Por ej. de Clientes) - Ver la correlatividad numérica. 2. Sistema Egresos de Fondos El procedimiento es igual al anterior, pero tener en cuenta: - que trabajamos con otros sensores (por ej. ORDEN DE PAGO, CHEQUES, FACTURA DEL PROVEEDOR, REMITO DEL PROVEEDOR, etc.) y con el subdiario de CAJA EGRESOS. 11 VOZ UNIVERSITARIA BOLILLA 1 - CAJA Y BANCOS - en caso de pago con cheques revisar la doble registración en SUBDIARIO DE CAJA Y CAJA EGRESO. INGRESO 5.4.4. Debilidades de los sistemas de control. Modificaciones al programa. Cuando existen actividades de comprobación ineficientes o se omitieron de ser realizadas, las pruebas de operaciones sobre la vigencia real de los controles deben ser ampliadas. La reunión de fallas determina un incremento en el tamaño de la muestra. Sin embargo si al efectuar la Prueba de cumplimiento de control, surgen Fallas Importantes en los sistemas de control, deberá aplicar DIRECTAMENTE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS. Ejemplo de debilidades Cajero registra los ingresos, no existe rotación de personal No existen recibos prenumerados y control de correlatividad Custodiar cheques para depósito sin llevar registros de los mismos Prepara conciliaciones bancarias Falta de deposito integro y diario de cobranzas En estos casos las PRUEBAS SUSTANTIVAS no solo abarca los propios de disponibilidades (arqueo, conciliaciones, corte de documento) sino también abarca a los rubros afectados por las deficiencias en el circuito: COBRANZAS Y PAGOS Solicitar confirmación de pagos al cliente Examen cuentas particulares de empleados de caja comparación de gastos por conceptos y periodos Análisis de previsión para deudores incobrables Análisis de Cobrabilidad de Créditos 5.4.5. Problemas de una primera Auditoría La primera vez que el auditor efectúa su tarea profesional requiere de cierta tarea adicional, extender el tiempo y el alcance de las afirmaciones. Así será prudente analizar las operaciones anteriores al inicio del ejercicio a fin de determinar si existe uniformidad en la normas contables utilizadas del periodo corriente y el anterior. - Confirmar el funcionamiento de las actividades de control - Satisfacer los objetivos generales de los saldos del rubro El alcance de esta tarea dependerá de la confianza que tenga de los auditores anteriores. Además deberá comenzar el armado de un ARCHIVO DE PAPELES PERMANENTE (para futuras auditorias) en las que incluirá: ubicación de las cajas y fondo fijos del ente auditado, nómina de los principales bancos con que opera, descripción de los procedimientos administrativos, etc. 6. PRUEBAS DE VALIDEZ O SUSTANTIVAS APLICABLES. 1) Procedimientos básicos de auditoria aplicables 1.1) Saldos a cualquier fecha a) ARQUEO DE CAJA (Fondo Fijo): es el recuento de la existencia de dinero, cheques y otros valores existentes en una caja. La realización del arqueo debe tener en cuenta los siguientes puntos: a.1. El arqueo debe ser INTEGRAL, es decir comprender la totalidad de los fondos existentes en una caja para evitar que existan compensaciones entre fondo fijos, cobranzas, etc. pertenecientes a la misma sección. a.2 El responsable de caja debe estar presente durante el arqueo a efectos de evitar malas interpretaciones o suspicacias. 12 VOZ UNIVERSITARIA BOLILLA 1 - CAJA Y BANCOS a.3 Debe obtenerse una confirmación escrita del responsable de la caja respecto de los siguientes puntos: - Los fondos recontados son todos lo que tiene en su poder - Estuvo presente durante el arqueo - Los fondos recontados le fueron devueltos íntegramente a.4 Si el cajero fuera responsable de otros valores, también deben incluirse en el arqueo, a efectos de lograr la adecuada determinación de las cantidades que debería tener en su poder. Objetivo del Arqueo: comprobar que los saldos que muestran los registros contables coinciden con la tenencia real de la empresa. Para ello es necesario: 1. Tomar corte de documentación (último Nº de recibo, de nota de venta al contado, de cheque, etc.) pues permite delimitar lo que debe computarse, evitando cualquier maniobra de compensación. 2. Como difícilmente la empresa puede tener una contabilidad simultánea que le permita contar con registros actualizados al momento del arqueo, debe procederse de la siguiente manera: Último Saldo de los registros de Caja y Bancos + INGRESOS posteriores al último contabilizado - EGRESOS producidos desde la última partida registrada (Asignando correctamente los ingresos y gastos que corresponden al periodo) Por otra parte, el arqueo es un excelente momento para evaluar el funcionamiento de los controles, ya que se podrán apreciar las medidas de seguridad existentes, las autorizaciones debidas para los egresos, verificar la custodia de talonarios de recibos en blanco, la suficiencia de los fondos fijos, etc. b) DEPÓSITO POSTERIOR: Debe verificarse que el depósito posterior de la cobranza se efectúe al día siguiente y que las cobranzas que se arquean y depositan eran realmente disponibles al día de cierre. c) CONFIRMACIÓN DE SALDOS: El auditor solicitará al ante auditado que prepare cartas de requerimiento de confirmación de saldos a los bancos y compañías financieras, en las que se indique que la respuesta debe enviarse al auditor en forma directa. La solicitud debe comprender no solo a los saldos en cta. cte., sino a todas las operaciones concertadas con las entidad financiera, lo que facilitará la revisión en otros rubros de los estados contables. Las cartas deben ser enviadas por el auditor para asegurar que las mismas son enviadas en su totalidad y a los destinos correctos. Si no se recibiera contestación en tiempo razonable, debe reiterarse el pedido y si persistiera el problema, realizar gestiones personales. Cuando el auditor recibe las contestaciones debe comparar con la conciliación bancaria. Si existiera discrepancias, los empleados del cliente deben analizarlos, pero el auditor debe cuidar de mantener en su poder la confirmación y corroborar la razonabilidad de las explicaciones sobre las diferencias. d) REVISIÓN DE LA CONCILIACION BANCARIA Implica compara el saldo según resumen bancario con el saldo en libros. Usualmente el saldo del resumen bancario y el saldo de la cuenta respectiva del Mayor no coinciden, debido a los diferentes momentos en que se contabilizan los movimientos o de errores que se cometen en uno u otro registros. La conciliación bancaria permite determinar las causas de la diferencia entre los saldos (items conciliatorios). Ellos son: Diferencia de tiempo Registrado por 13 VOZ UNIVERSITARIA BOLILLA 1 - CAJA Y BANCOS El banco -.-.si si Depósitos en Tránsito Cheques Pendientes Notas de Débitos Notas de Créditos la empresa si si -.-.- El auditor debe revisar la última conciliación bancaria rehaciéndola para asegurarse que no existan compensaciones de débitos y créditos por el mismo importe, omitidos como items conciliatorios. Saldo según MAYOR BANCO - Depósitos no acreditados + Cheques no ingresados - Nota de débitos no contabilizados + Nota de créditos no contabilizados Saldo según RESUMEN BANCARIO Esto es lo que hacemos normalmente (que concilia los movimientos pero no los saldos), según López Romero esto no me muestra el saldo de Bancos. Lo que se debe hacer es lo siguiente: Saldo según resumen bancario Saldo según Mayor + Depósito no Acreditado + Nota de crédito - Cheques Pendientes - Nota de débitos Saldo Conciliado Saldo Conciliado Saldo Balance e) CONCILIACIÓN CUADRADA O PRUEBA DE CAJA Tiene por objeto evaluar el funcionamiento del control “Conciliación Bancarias” que la empresa tiene establecido. Para ello se utilizan 2 conciliaciones bancarias consecutivas y se concilian los INGRESOS y EGRESOS del periodo intermedio. La Prueba de Caja asume una forma como la siguiente. Concepto Saldo según Mayor Banco - Depósitos no acreditados + Cheques no ingresados - Notas debito no contabilizadas + Notas créditos no contabilizadas Conciliación al inicio del Periodo Ingresos Egresos Conciliación al Final del Periodo Inicio Final Inicio Final Inicio Final Inicio Final Saldo según Resumen Bancario Regla nemotécnica para incluir los items pendientes dentro de la conciliación: a) Items pendientes al inicio: ingresan dentro de la columna correspondiente con signo contrario al que tienen en la conciliación b) Items pendiente al final: ingresan dentro de la columna correspondiente con el mismo signo que tienen en la conciliación. f) VERIFICACIÓN DE TRANSFERENCIAS BANCARIAS 14 VOZ UNIVERSITARIA BOLILLA 1 - CAJA Y BANCOS La verificación de transferencias entre cuentas bancarias alrededor de la fecha de cierre, es un procedimiento destinado a asegurarse que el corte de las operaciones entre ejercicios, es correcto y que no se cubran faltantes con su tratamiento inadecuado. Consiste en examinar si los cheques emitidos contra la cuenta de una entidad financiera y su depósito en otra han sido tomadas dentro del mismo ejercicio. g) ANALISIS DE LA VALUACIÓN DE LA MONEDA EXTRANJERA. h) SEGUIMIENTO POSTERIOR Como estas pruebas se aplicaron en fecha anterior al cierre, se realiza el seguimiento posterior de los saldos y si hay variaciones significativas, controlar con la documentación respaldatoria y su registración. 2) Procedimientos específicos aplicables 3) Otros procedimientos de auditoria aplicables Si el auditor decide no depositar confianza en los SISTEMAS DE CONTROL, ya sea por debilidades o por no considerarlo beneficioso, efectuará Pruebas de Transacciones (pruebas detalladas de operaciones y documentos que dan origen a esas operaciones), sobre: COBRANZAS Y PAGOS, los que son analizados en detalle en los ciclos de CUENTAS POR COBRAR Y CUENTAS A PAGAR 4) Naturaleza, extensión y oportunidad Según que las actividades de control del sistema de la empresa sean efectivos o no, puede significar un PROBLAMA DE ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA. En el caso de Conciliaciones Bancarias el auditor no es responsable por su confección, pero es conveniente que en la visita preliminar comunique al cliente cualquier atraso en su confección, coordinando las fechas en que podrá disponer de estas conciliaciones al cierre. Oportunidad Si el auditor decide confiar en los sistemas de control, puede adelantar algunos procedimientos para una fecha anterior a la del cierre. Adelantar tareas permite al auditor: el empleo racional de su equipo de trabajo y margen de seguridad de la conclusión en término de la revisión 1.2) Pruebas de validez de saldos al cierre Son las mismas aplicadas para comprobar los saldos a cualquier fecha. Revisión de hechos posteriores 1. Comprobar que las cobranzas se depositen al día siguiente - Correcto corte de operaciones: operaciones del ejercicio y operaciones del ejercicio siguiente. 5) Debilidades de los sistemas de control. Modificaciones al programa 6) Problemas de una primera Auditoria. 7. PAPELES DE TRABAJO TIPICOS 8. CONCLUSIONES DE LA REVISIÓN 15
