REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DEL

REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DEL FONDO FIJO DE
CAJA CHICA
EL H. CONSEJO PROVINCIAL DE LOJA
CONSIDERANDO :
Que para atender los requerimientos inmediatos, urgentes e inherentes a sus
actividades específicas, debe manejar a través de sus unidades administrativas Fondos de
Caja Chica.
Que el Art. 201 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control del
Gasto Público, prescribe que las instituciones del Sector Público pueden establecer fondos
fijos de caja chica, en dinero en efectivo, para la atención de pagos urgentes de valor
reducido.
Que es necesario establecer una reglamentación para la administración y manejo de
los recursos económicos asignados como de caja chica.
Y en ejercicio de las atribuciones legales que le confiere el Art. 29 de la Ley de
Régimen Provincial.
EXPIDE;
EL SIGUIENTE REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DEL
FONDO FIJO DE CAJA CHICA
Capitulo I
DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA
Art. 1.- DE LA FINALIDAD.- El fondo fijo de caja chica tiene como objetivo el
pago en dinero efectivo de gastos urgentes, como valores reducidos, que no ameriten ser
cubiertos mediante cheques y que por sus características no pueden ser previsibles.
Art. 2.- CUANTÍA.- El monto del fondo será máximo de veinte salarios mínimos
vitales generales y, el máximo de cada desembolso no excederá del 100% de un salario
mínimo vital vigente a la fecha de su realización.
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Art. 3.- DE LA ADMINISTRACIÓN.- El manejo y custodia del fondo fijo de caja
chica, será de responsabilidad de personas ajenas a las áreas financiera y de contabilidad del
Consejo, designada por el Prefecto Provincial o el Director Financiero.
El responsable designado mantendrá en su poder el fondo en dinero efectivo con el
objeto de atender en forma oportuna cualquier pago que corresponda a adquisiciones o
servicios urgentes. Por ningún concepto el custodio abrirá cuentas de ahorro a titulo
personal; y, tomará las precauciones del caso para la seguridad del mismo.
Capitulo II
DEL PROCEDIMIENTO PARA LA UTILIZACIÓN DEL FONDO
Art. 4.- Para la utilización del fondo fijo de caja chica se observará el siguiente
procedimiento:
a) El Prefecto Provincial, los Directores y Jefes Departamentales o Jefes de
Unidades Administrativas, mediante el formulario “Vale de Caja Chica” harán
conocer al custodio la necesidad y solicitará el desembolso.
b) El solicitante recibirá del responsable de este fondo el dinero para el efecto
requerido luego de verificar la liquidez, calificar el objeto del gasto; y,
posteriormente reclamará del que recibe, el comprobante a nombre de la entidad.
c) Los vales, facturas, notas de ventas o recibos de las casas comerciales, empresas
u otros que prueben el gasto realizado, los mismos que reunirán los requisitos
que exige el S.R.I. y serán originales y entregados serán entregados por la
persona que recibe el dinero al custodio, dentro de las veinticuatro horas
siguientes de haber recibido el dinero.
d) El custodio del fondo esta en la obligación de requerir y adjuntar vales, facturas
o comprobantes resultados del pago, dichos documentos servirán de respaldo al
“Vale de Caja Chica” luego los archivará hasta que se realice la reposición.
e) Diariamente el responsable del fondo registrará el detalle de los gastos
efectuados de acuerdo a los comprobantes pertinentes.
Art. 5.- La Dirección Financiera a través de la Sección de Contabilidad, verificará,
analizará, liquidará y contabilizará los valores correspondientes al fondo fijo de caja chica.
Art. 6.- PROHIBICIÓN.- Se prohíbe utilizar el fondo de caja en adquisición de
bienes, valores o servicios de trámite normal.
Art. 7.- DE LOS FORMULARIOS.- Con el objeto de justificar el gasto y solicitar la
reposición se utilizarán los siguientes documentos:
a) Formulario “Vale de Caja Chica” prenumerado.
b) Formulario resumen de caja chica, y,
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c) Comprobantes, notas de ventas, facturas, recibos u otros de las casas
comerciales o empresas proveedoras de servicios que justifiquen el
egreso efectuado.
CAPITULO III
DE LA REPOSICIÓN
Art. 8.- El responsable u custodio del fondo deberá solicitar al Director Financiero de
la Corporación la reposición del mismo, máximo cuando hubiere gastado el 50% del monto
total, o por lo menos una vez al mes, si fuere el caso.
Art. 9.- La Dirección Financiera del Consejo deberá dar atención oportuna a las
solicitudes de reposición del Fondo Fijo de Caja Chica, a fin de agilitar la administrar de
dichos recursos, previo a la verificación de los datos consignados en las solicitudes de
reposición, así como de los valores, recibidos o facturas que se encontraren anexo a ella y
cotejarán los valores con los documentos justificativos anotados.
DISPOSICIONES FINALES
Art. 10.- El responsable o custodio del fondo designado por el Prefecto Provincial,
previo al desempeño del cargo rendirá una caución en una de las formas previstas en el
reglamento de cauciones, dictado por la Contraloría General del Estado, a favor de la
Corporación, por la cuantía del fondo.
Art. 11.- En caso de insolvencia o incumplimiento de lo establecido en este
Instructivo por parte del servidor encargado del manejo del fondo, será sancionado según la
gravedad de la falta en los términos señalados en la Ley de Servicio Civil y Carrera
Administrativa, por la LOAFYC, Código Civil, Código Penal, según el caso.
Art. 12.- El presente Reglamento entrará en vigencia a partir de la fecha de su
aprobación por parte del Consejo Provincial.
Lic. José Eduardo Morales
PREFECTO PROVINCIAL DE LOJA(E)
(E)
Dr. Rubén Mogrovejo Romero
SECRETARIO GENERAL
Doctor Rubén Mogrovejo Romero
SECRETARIO GENERAL DEL H. CONSEJO PROVINCIAL DE LOJA
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C ERTIFICA :
Que el REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DEL FONDO FIJO
DE CAJA CHICA que antecede, fue conocido, discutido y aprobado en sesiones ordinarias
del veintisiete de enero del dos mil y veinticuatro de abril del dos mil uno, en primera y en
segunda discusión respectivamente.
Es todo cuanto puedo certificar en honor a la verdad, remitiéndome en caso necesario al acta
correspondiente.
Loja, 25 de abril del 2001.
Dr. Rubén Mogrovejo Romero
SECRETARIO GENERAL
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