Instructivo Carga Masiva Respaldos Médicos

Instructivo Carga Masiva
SIAPER Registro Electrónico
Instructivo
Carga Masiva Respaldos Médicos
Unidad de Desarrollo y Actualización SIAPER
1
Instructivo Carga Masiva
SIAPER Registro Electrónico
Santiago, agosto de 2013
CARGA MASIVA
A continuación se describe el proceso de realización de Cargas Masivas de Respaldos Médicos en
el sistema SIAPER de Contraloría General. Para lo cual el usuario deberá tener las siguientes
consideraciones:
1.
La modalidad de cargas masivas está pensada para que el Usuario pueda extraer la
información desde su propio sistema informático de administración de personal, y poder cargarla
directamente al sistema Siaper RE a través de una planilla .csv tipo Excel (archivo plano).
2. De acuerdo al punto anterior, se recomienda que el poblamiento de la información de la planilla
.csv tipo Excel, se realice de manera electrónica directamente de la base de datos del
Servicio, y en ningún caso se recomienda ingresar los datos de forma manual a la planilla.
3. El proceso descrito en este Instructivo es exclusivo para “ R E S P A L D O S M E D I C O S ” , e s
d e c i r , aquellos documentos que justifican ausencias médicas y que no corresponden a licencias
médicas, sino que a “ORDENES DE REPOSO” emitidas por las siguientes instituciones:










Mutual de Seguridad
Asociación Chilena de Seguridad
Institución de Seguridad del Trabajo
Hospital Militar de Santiago
Hospital Militar del Norte
Hospital DIPRECA
Hospital de Carabineros
Hospital Naval
Hospital Clínico “Gral. Dr. Raúl Yazigi”
Centros de salud CAPREDENA
2
Instructivo Carga Masiva
SIAPER Registro Electrónico
CARGA MASIVA DE RESPALDOS MÉDICOS
El registro electrónico de un Respaldo Médico, se compone de dos procesos:
PROCESO 1:
PROCESO 2:
Ingresar e Informar los Respaldos Médicos
1.1
Carga Masiva de Respaldos Médicos.
1.2
Informar Respaldo Médico a Contraloría General de la
República.
Crear Acto Administrativo y Asociarle Respaldos Médicos
2.1
Crear Resolución Exenta o Decreto Exento que aprueba
Respaldos Médicos.
2.2
Asociar Respaldos Médicos informados a la Resolución o
Decreto Exento que los aprueba.
2.3
Enviar a Registro el Acto Administrativo (Resolución Exenta o
Decreto exento) aprobatorio.
3
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1.1 CARGA MASIVA DE RESPALDOS MÉDICOS
Paso 1
Paso 3
Paso 2
Ilustración 1
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Seleccionar la pestaña “Servicio”. Se desplegarán tres menús: “Adm.Funcionario”,
“Carga Masiva” y “Registro Electrónico”.
Posteriormente, debe hacer clic sobre el Menú “Carga Masiva”. Se desplegarán
tres submenús: “Seleccionar Planilla”, “Cargar Planilla” y “Listado de Cargas de Planillas”
Luego, dentro del Menú “Carga Masiva”, debe hacer clic sobre el submenú
“Seleccionar Planilla”.
4
Instructivo Carga Masiva
SIAPER Registro Electrónico
Una vez que ingresa al submenú “Seleccionar Planilla”, el sistema desplegará una lista de las materias que
pueden ser cargadas masivamente: Ud. debe seleccionar la planilla “Respaldos Sin Documento”
Paso4
Ilustración 2
Debe seleccionar la planilla correspondiente a la materia “Respaldos Sin Documento” y
Paso 4
presionar
Con esta acción podrá descargar el archivo definido para Respaldos Médicos. Sólo sobre este archivo
usted, podrá trabajar, poblando la planilla a través de su sistema de información.
Paso 5
Ilustración 3
Paso 5
La información se debe ingresar de acuerdo a los siguientes parámetros:
Características del archivo
Paso 5.1
 Archivo en formato “*.csv.”. Los ficheros CSV (del inglés comma-separated values) son
un tipo de documento en formato abierto, sencillo, para representar datos en forma de
tabla.
 Un registro por línea; cada registro debe identificar a un funcionario.
 Los caracteres dentro de una celda son ilimitados, no obstante la información contenida
debe corresponder a la definición de cada campo.
 Los datos numéricos deben ser números enteros sin decimales.
 Los datos alfanuméricos y alfabéticos deben estar alineados a la izquierda y sin espacio
posterior al último carácter.
 Los caracteres a informar en los campos alfabéticos deben corresponder al rango de
letras entre la A y la Z (en mayúsculas), además de caracteres de puntuación, guiones y
apostrofes.(sin acentos)
 Todas las columnas son obligatorias, salvo las excepciones señaladas expresamente por
Servicio.
5
Instructivo Carga Masiva
SIAPER Registro Electrónico
Paso 5.2
Instrucciones generales sobre entrega de información en la planilla
 La o las planilla(s) deben presentar información por funcionario en cada una de sus filas,
y en las columnas debe incluir sólo las características que correspondan a cada campo
solicitado, conforme a las definiciones encontradas en este documento.
 No agregue ninguna columna antes, entre o después de los campos, ni agregue
información adicional no solicitada.
 Mantenga el orden señalado para los campos definidos en la planilla csv.
 Respete los códigos definidos por la plataforma SIAPER, cualquier otra nomenclatura
provocara error en el proceso de validación. Utilice la codificación señalada en la
columna CÓDIGO de cada tabla.
 Asegúrese de no agregar espacios en blanco antes o después de cada código o dato
ingresado.
 Entregue la información en valores; no incluya fórmulas de ningún tipo.
Paso 5.3
Descripción de cada uno de los campos que se deben ingresar en la planilla de carga
masiva. Los que se describen a partir de la página siguiente:
6
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“NOMBRAMIENTOS FFAA”
IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "A"
Nombre del campo
Caracteres Permitidos
8
Sin límite
IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "B"
Nombre del campo
Caracteres Permitidos
0
Sin límite
Descripción del formato o contenido
Identificador de Planilla, el número 8 en la columna
"A" indica al sistema que la Planilla es para cargar
los “Respaldos Médicos”.
Descripción del formato o contenido
Corresponde a la línea o fila que se cargará de su
registro.
Validador técnico del campo
-Campo numérico (debe ser = 1 para cada línea o fila)
-Debe informarse siempre
Códigos
Observaciones
Usted no debe completar
este campo, el sistema lo
arroja en forma automática,
al seleccionar la planilla.
Códigos
1 (Al ingresar el código 1,
significa que el sistema lee
la línea o fila informada)
Observaciones
Usted debe completar este
campo con el dígito 1, cada
vez que ingrese un Run, si
usted no completa este
campo, la información en su
csv, no será capturada por
el sistema.
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Instructivo Carga Masiva
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IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "C"
Nombre del campo
Caracteres Permitidos
RUN
Sin límite
Descripción del formato o contenido
Corresponde al número de la cedula de identidad sin
dígito verificador (número de RUN del funcionario
informado), el cual no debe incorporar puntos.
Códigos
Observaciones
Códigos
Observaciones
Validador técnico del campo
- Campo numérico distinto de cero (0)
- Debe ser validado con el dígito verificador informado
en el campo DV, conforme a lo definido por el
Servicio de Registro Civil e Identificación
- No debe ser menor a 1.000
- Debe informarse siempre
IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "D"
Nombre del campo
Caracteres Permitidos
DV
Sin límite
Descripción del formato o contenido
Corresponde al digito verificador del RUN del
funcionario informado en el campo RUN.
Validador técnico del campo
-Valores posibles: 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y K (mayúscula)
-Debe informase siempre
Validador de consistencia con otros campos
- Se debe verificar según el número declarado en el
campo RUN, conforme a lo definido por el Servicio de
Registro Civil e Identificación.
8
Instructivo Carga Masiva
SIAPER Registro Electrónico
IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "E"
Nombre del campo
Caracteres Permitidos
NOMBRE
Sin límite
Descripción del formato o contenido
Corresponde a la identificación del funcionario
informado de su apellido paterno
Códigos
Observaciones
Códigos
Observaciones
Códigos
Observaciones
Validador técnico del campo
- Campo de caracteres alfabético
- Debe informarse siempre
IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "F"
Nombre del campo
Caracteres Permitidos
NUMERO RESPALDO
Sin
límite
Descripción del formato o contenido
Corresponde al número del documento (Respaldo
Médico) que será cargado en la planilla
Validador técnico del campo
-Campo numérico
-Debe informarse siempre
IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "G"
Nombre del campo
Caracteres Permitidos
FECHA EMISION
Sin
RESPALDO
límite
Descripción del formato o contenido
Corresponde a la fecha de la emisión del Respaldo
Médico, establecida por el médico tratante.
Validador técnico del campo
- Campo Fecha
Valores permitidos en formato: dd/mm/aaaa
- Debe informarse siempre
9
Instructivo Carga Masiva
SIAPER Registro Electrónico
IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "H"
Nombre del campo
Caracteres Permitidos
INSTITUCION DEL
Sin
RESPALDO
límite
Descripción del formato o contenido
Corresponde a la Institución que otorga el Respaldo
Médico. Debe ingresarse el código asociado a cada
Institución de Respaldo
Validador técnico del campo
-Campo numérico
-Debe informarse siempre
Códigos
Códigos de Institución de
Respaldo:
1 Mutual de
Seguridad
2 Asociación Chilena
de Seguridad
3 Instituto de
Seguridad del
Trabajo
4 Hospital Militar de
Santiago
5 Hospital Militar del
Norte
6 Hospital Dipreca
7 Hospital de
Carabineros
8 Hospital Naval
9 Hospital Clínico
General Doctor Raúl
Yazigi
10 Centros de Salud
Capredena
Observaciones
10
Instructivo Carga Masiva
SIAPER Registro Electrónico
IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "I"
Nombre del campo
Caracteres Permitidos
FECHA INICIO
Sin
REPOSO
límite
Descripción del formato o contenido
Corresponde a la fecha desde cuando se extiende el
reposo del Respaldo Médico otorgado por el médico
tratante
Códigos
Observaciones
Códigos
Observaciones
Validador técnico del campo
- Campo fecha
Valores permitidos en formato: dd/mm/aaaa
- Debe informarse siempre
IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "J"
Nombre del campo
Caracteres Permitidos
NUMERO DIAS
Sin
REPOSO
límite
Descripción del formato o contenido
Corresponde al valor “N° de Días” del Respaldo
Médico otorgado por el médico tratante
Validador técnico del campo
-Campo numérico
- Debe informarse siempre
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Instructivo Carga Masiva
SIAPER Registro Electrónico
IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "K"
Nombre del campo
Caracteres Permitidos
FECHA TERMINO
Sin
REPOSO
límite
Descripción del formato o contenido
Corresponde a la fecha cuando se termina el
periodo de reposo establecido por el médico
tratante:
Códigos
Observaciones
Códigos
Códigos
de
Tipo
Licencia Médica FF.AA:
0 Sin Información
1 Enfermedad o
Accidente común no
del Trabajo
2 Prorroga Medicina
Preventiva
3 Licencia Maternal
pre y post natal
4 Enfermedad Grave
hijo menor de 1 año
5 Accidente en A
cto de Servicio
6 Enfermedad
Profesional
7 Patología del
Embarazo
8 No aplica
Observaciones
Validador técnico del campo
- Campo Fecha
Valores permitidos en formato dd/mm/aaaa
- Debe informarse siempre
IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "L"
Nombre del campo
Caracteres Permitidos
TIPO LICENCIA MEDICA
Sin
FF.AA
límite
Descripción del formato o contenido
Corresponde al tipo de respaldo médico otorgada
por el médico tratante. Debe ingresarse el código
asociado a cada Tipo de Respaldo Médico
Validador técnico del campo
-Campo Numerico
-Debe informarse siempre
-
12
Instructivo Carga Masiva
SIAPER Registro Electrónico
IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "M"
Nombre del campo
Caracteres Permitidos
CARACTERISTICAS DEL
Sin
REPOSO
límite
Descripción del formato o contenido
Corresponde a la característica del reposo
establecida por el médico tratante en el Respaldo
Médico. Debe ingresarse el código asociado a cada
Característica del Reposo
Validador técnico del campo
-Campo numérico
-Debe informarse siempre
IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "N"
Nombre del campo
Caracteres Permitidos
LUGAR DE REPOSO
Sin
límite
Descripción del formato o contenido
Corresponde al lugar donde se efectuará el
descanso del trabajador, establecido por el médico
tratante en el Respaldo Médico. Debe ingresarse el
código asociado a cada Lugar de Reposo.
Validador técnico del campo
-Campo numérico
-Debe informarse siempre
Códigos
Observaciones
Códigos de Característica
del Reposo:
1 Reposo Laboral Total
2 Reposo Laboral Parcial
Códigos
Códigos de Lugar de
Reposo:
Observaciones
1 Su domicilio
2 Hospital
3 Otro Domicilio
4 Unidad
13
Ambiente de Capacitación
SIAPER Registro Electrónico
Paso 6
Una vez poblada la planilla, el Usuario deberá seleccionar la pestaña “Servicio”. Se
desplegarán tres menús: “Adm.Funcionario”, “Carga Masiva” y “Registro Electrónico”.
Paso 7
Posteriormente, debe hacer clic sobre el Menú “Carga Masiva”. Se desplegarán tres
submenús: “Seleccionar Planilla”, “Cargar Planilla” y “Listado de Cargas de Planillas”
Paso 8
Luego, dentro del Menú “Carga Masiva”, debe hacer clic sobre el submenú “Cargar Planilla”.
El sistema lo dirigirá a la siguiente pantalla:
Paso 9
Paso 10
Ilustración 4
Paso 9
Paso 10
Paso11
Paso 12
Paso 13
El usuario deberá buscar su archivo con el botón
almacenamiento de su equipo.
Una vez encontrado el archivo deberá presionar el botón
objeto de validaciones por la plataforma SIAPER.
dentro las unidades de
luego, el archivo será
Una vez completado el paso 10, el Usuario deberá seleccionar la pestaña “Servicio”. Se
desplegarán tres menús: “Adm.Funcionario”, “Carga Masiva” y “Registro Electrónico”.
Posteriormente, debe hacer clic sobre el Menú “Carga Masiva”. Se desplegarán tres
submenús: “Seleccionar Planilla”, “Cargar Planilla” y “Listado de Cargas de Planillas”
Luego, dentro del Menú “Carga Masiva”, debe hacer clic sobre el submenú “Listado de
Cargas de Planillas”.
14
Ambiente de Capacitación
SIAPER Registro Electrónico
El listado de Cargas de Planillas está organizado por las siguientes columnas:
Paso 14
P
a
s
o
16
a
Paso 15
Ilustración 5
Una vez que usted haya enviado a validar la planilla a la plataforma Siaper, los estados
posibles de obtener serán los siguientes:
Estados de Carga Masiva
Descripción
Validando
En este caso, significa que hubo un inconveniente en la carga de la planilla .csv, por
lo que se recomienda volver a realizar el proceso de cargar la planilla.
No validado, por contener error
Se efectuó el proceso de validación por el sistema, no obstante el archivo “csv”
enviado por su servicio tiene errores.
Validado
Se efectuó el proceso de validación por el sistema y el “archivo csv” se encuentra
en condiciones para ser cargado por el servicio.
Lista para ser cargada
Estado intermedio que deja en condiciones el archivo csv de cargar los datos a la
base de datos
Cargada
Estado final que informa al usuario el término del proceso de carga exitosamente
Una vez que el sistema efectuó el proceso de validación y en la columna estado aparece
“Validado”, el usuario se encuentra en condiciones para que dicha planilla sea cargada por el
Servicio.
Paso 14
Paso 15
Para ello el usuario debe presionar el botón .
Paso 16
Y luego el usuario debe presionar el botón
a
.
Para eliminar una determinada planilla .csv, el Usuario deberá seleccionarla
presionar el botón
, y luego
.
15
Ambiente de Capacitación
SIAPER Registro Electrónico
Paso 17
Una vez completado el Paso 16, el Estado de la planilla .csv cambiará a “Cargada”. Lo que
significa que el proceso se completó exitosamente, y puede continuar con el Paso 18
1.2 INFORMAR RESPALDO MÉDICO A CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
Paso 18
Para informar los Respaldos Médicos, el Usuario deberá seleccionar la pestaña “Servicio”.
Se desplegarán tres menús: “Adm. Funcionario”, “Carga Masiva” y “Registro Electrónico”
Paso 19
Posteriormente, debe hacer clic sobre el Menú “Registro Electrónico”. Se desplegarán
cuatro submenús: “Crear Documentos”, “Bandeja de Documentos”, “Bandeja de Certificados
de Registro” y “Administrar Licencias Médicas”.
Paso 20
Paso 21
Luego, dentro del Menú “Registro Electrónico”, debe hacer clic sobre el submenú
“Administrar Licencias Médicas”. Se desplegarán 3 submenús: “Ingreso Nueva Licencia”,
“Asociar Licencias Médicas” y “Asociar Respaldo Médico”
Dentro del submenú “Administrar Licencias Médicas”, debe hacer clic sobre el submenú:
“Asociar Respaldo Médico”
Al ingresar a este menú, el sistema derivará al usuario a la siguiente pantalla:
Ilustración 6
16
Ambiente de Capacitación
SIAPER Registro Electrónico
Paso 22
Paso 23
Paso 24
Si en la sección “Seleccione Respaldo Médico sin Documento Asociado” no aparecen los
Respaldos que el usuario requiere informar, o el listado es demasiado extenso para revisarlos
uno a uno, él podrá buscar en el Sistema los Respaldos Médicos de sus funcionarios que
hayan sido previamente ingresados a Siaper. Las opciones son buscarlos por Run, Número
de Licencia, por nombre y /o apellidos
Una vez ingresado el campo de búsqueda, deberá presionar el botón
. El
Sistema mostrará los Respaldos Médicos relativos al campo de búsqueda ingresado que aún
no hayan sido enviados a registro mediante un acto administrativo, en la sección “Seleccione
Respaldo Médico sin Documento Asociado”.
Luego, dentro de la sección “Seleccione Respaldo Médico sin Documento Asociado”, el
Usuario deberá seleccionar en el botón
Paso 25
254
El Usuario debe hacer clic en el botón
siguiente Mensaje de página web:
el o los Respaldos Médicos que desee informar.
desplegándose el
Paso 26
Paso 26
Finalmente, el Usuario debe hacer clic en el botón
. A partir de este momento,
el o los Respaldos Médicos se encontrarán informados a Contraloría General.
17
Ambiente de Capacitación
SIAPER Registro Electrónico
b
En la columna “Estado Respaldo Médico”, se denominará “INFORMADA” el Respaldo
Médico que haya sido informado a Contraloría General, siguiendo los 26 pasos anteriores.
Por otra parte, se denominará “EN PROYECTO” el Respaldo Médico que aún no ha sido
informado a Contraloría General, por lo que aún es editable.
En la columna “Editar/Completar”, cuando el Respaldo Médico esté aún en estado “EN
c
d
2.1
PROYECTO”, estará disponible el botón
sobre él.
, mediante el cual se podrá editar haciendo clic
Para conocer más detalles sobre los datos ingresados anteriormente en el Respaldo Médico,
el Usuario debe hacer clic sobre el respectivo Número de Respaldo, el que contiene un link
hacia el documento original.
CREAR RESOLUCION EXENTA O DECRETO EXENTO QUE APRUEBA
RESPALDOS MÉDICOS
Una vez que el Servicio ha emitido el acto administrativo correspondiente, en que apruebe
el o los Respaldos Médicos, y este se encuentre totalmente validado (con numero de folio,
fecha, firma de autoridad correspondiente y las visaciones que, según sea el caso,
correspondan), entonces el Usuario deberá proceder con el Proceso 2.1, Crear el Acto
Administrativo, que se detalla a continuación.
Ilustración 7
18
Ambiente de Capacitación
SIAPER Registro Electrónico
El primer paso es seleccionar la pestaña “Servicio”. Se desplegarán tres menús:
Paso 27
“Adm.Funcionario”, “Carga Masiva” y “Registro Electrónico”.
Posteriormente, debe hacer clic sobre el menú “Registro Electrónico”. Se desplegarán
cuatro submenús: “Crear Documentos”, “Bandeja de Documentos”, “Bandeja de Certificados
de Registro” y “Administrar Licencias Médicas”.
Paso 28
Luego, dentro del menú “Registro Electrónico”, debe hacer clic sobre el submenú “Crear
Documentos”, desplegándose la pantalla “Borrador del Documento” (Ver Ilustración 8)
Paso 29
e
Ilustración 8
e
Paso 30
Datos del Encabezado: Esta sección contiene los datos que identifican el documento que el
Servicio desea enviar a Registro
Al seleccionar el menú desplegable del campo “Tipo Documento”, permitirá ver el listado de
alternativas para actos administrativos a registrar según indique el acto administrativo que se
tenga a la vista para registrar (Ver Ilustración 8)
19
Ambiente de Capacitación
SIAPER Registro Electrónico
Ilustración 9
Seleccionar una de las opciones que despliega el campo “Tipo de Documento”, según el
documento que el Usuario tiene a la vista (Ver Ilustración 9).
Paso 31
Los tipos de documentos posibles de registrar electrónicamente son:
1) Decreto Exento
2) Información de Personal (aplica sólo para ingresar “Calificaciones”)
3) Resolución Exenta
Al seleccionar una de las opciones que despliega el campo “Tipo de Documento” (que para
efectos de este ejemplo se seleccionó “Resolución Exenta”), se activarán adicionalmente los
siguientes campos:
Paso 32
Ilustración 10
20
Ambiente de Capacitación
SIAPER Registro Electrónico
Paso 32
El usuario deberá completar los siguientes campos:

Numero Documento: Campo obligatorio. Se debe ingresar el número del acto administrativo
que se desea enviar a Registro. Corresponde al número que su Servicio le ha otorgado al
acto administrativo.

Fecha de Documento: Campo obligatorio. Se debe ingresar la fecha del documento
(dd/mm/aaaa) o seleccionar la misma desde calendario adjunto. Corresponde a la fecha que,
junto con el número, su Servicio le ha otorgado al acto administrativo.

Servicio Documento: Este campo será llenado automáticamente por el sistema con el del
Servicio al cual pertenece el Usuario que ha ingresado al portal.

Dependencia: Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado el nombre de la
Dependencia que ha realizado el acto administrativo. Según la información contenida en el
campo “Servicio Documento”, el usuario podrá seleccionar una de las dependencias que
ofrece el listado; también podrá ingresar la opción “Sin dependencia” cuando corresponda.
Se entiende por dependencia cada unidad que genera actos administrativos con numeración
propia.

Región: Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado la Región a la que corresponde
la Dependencia.

Comuna: Campo opcional. Se debe seleccionar la Comuna, del listado a la cual se
encuentra vinculada la Región ingresada anteriormente.
Una vez completada la sección Datos del Encabezado, el Usuario estará en condiciones de
agregar la materia “Respaldo Licencia Médica FF.AA”. Para lo cual, deberá seguir los
siguientes pasos:
Ilustración 11
21
Ambiente de Capacitación
SIAPER Registro Electrónico
Paso 33
Al seleccionar el menú desplegable
del campo “Materia de Ingreso”, permitirá ver el
listado de alternativas para actos administrativos a registrar, según indique el documento que se
tenga a la vista para registrar (Ver Ilustración 11).
Ilustración 12
Paso 34
Paso 35
Seleccionar la opción “Respaldo Licencias Médicas FF.AA” que despliega el campo “Materia
de Ingreso”. Esta materia se encuentra disponible para los tipos de documento RESOLUCION
EXENTA o DECRETO EXENTO.
Una vez seleccionada la materia “Respaldo Licencias Médicas FF.AA”, se debe presionar el
botón
.De esta manera, la materia de ingreso “Respaldo Licencias
Médicas FF.AA” ha quedado incorporada en la columna “Materia”. (Ver Ilustración 13).
Ilustración 13
Una vez agregada la materia al documento, el Usuario no podrá modificar el campo “Tipo de
Documento”
22
Ambiente de Capacitación
SIAPER Registro Electrónico
Ilustración 14
Una vez agregada la materia “Respaldo Licencias Médicas FF.AA” se debe presionar el botón
Paso 36
, dándole vida electrónica al Acto Administrativo.
Este acto administrativo es creado para asociarlo al Respaldo Médico y aparecerá en la
parte inferior del listado de Respaldos médicos sin Documento Asociado, en la sección
“Búsqueda de Documentos”
2.2 ASOCIAR RESPALDOS MEDICOS INFORMADOS A LA RESOLUCION EXENTA O
DECRETO EXENTO QUE LOS APRUEBA
En la misma pantalla con que se trabajó en el PROCESO 1.2 (Ver Ilustración 15), se
deben seguir los siguientes pasos:
23
Ambiente de Capacitación
SIAPER Registro Electrónico
f
Ilustración 15
Dentro de la sección “Seleccione Respaldo Médico sin Documento Asociado”, el Usuario deberá
Paso 37
seleccionar en el botón
el o los Respaldos que desee asociar.
Dentro de la sección “Seleccione un Documento para Asociar a las Licencias Seleccionadas”, el
Paso 38
Usuario deberá seleccionar en el botón
PROCESO 2.1
el acto administrativo que creó anteriormente en el
Una vez seleccionados tanto el o los Respaldos Médicos, como el acto administrativo, el Usuario
Paso 39
deberá presionar el botón
f
El Usuario podrá acceder más rápido al documento borrador correspondiente en la sección “Busqueda
de Documentos”, digitando el número del acto administrativo que desea asociar al Respaldo Médico y
luego presionando el botón
24
Ambiente de Capacitación
SIAPER Registro Electrónico
Sólo desaparecerán del listado “Seleccione Respaldo Médico sin documento asociado”, los
Respaldos Médicos que ya han sido asociados al documento RESOLUCION EXENTA o
DECRETO EXENTO. Por su parte, estos últimos se mantendrán en la sección “Lista de
Documentos, en la medida que no sean enviados a Registro, ya que se podrá seguir
asociando Respaldos Médicos a dicho acto administrativo
Si el Usuario no ha informado el Respaldo Médico, el Sistema no permitirá asociarlo al
documento, arrojando el siguiente mensaje:
25
Ambiente de Capacitación
SIAPER Registro Electrónico
2.3 ENVIAR A REGISTRO EL ACTO ADMINISTRATIVO (RESOLUCION EXENTA O
DECRETO EXENTO) APROBATORIO
A continuación, el Usuario deberá buscar el acto administrativo creado en el PROCESO 2.1,
completando los siguientes pasos:
Ilustración 16
Paso 40
Paso 41
Paso 42
Se debe seleccionar la pestaña “Servicio”. Se desplegarán tres menús: “Adm Funcionario”,
“Carga Masiva” y “Registro Electrónico”
Posteriormente, debe hacer clic sobre el menú “Registro Electrónico”. Se desplegaran cuatro
submenús: “Crear Documentos”, “Bandeja de Documentos”, “Bandeja de Certificados de
Registro” y “Administrar Licencias Médicas”
Luego, dentro del menú “Registro Electrónico”, debe hacer clic sobre el submenú “Bandeja de
Documentos”, desplegándose la siguiente pantalla (Ver Ilustración 17)
26
Ambiente de Capacitación
SIAPER Registro Electrónico
g
Ilustración 17
El usuario tendrá dos alternativas para buscar el acto administrativo creado en el PROCESO 2.1,
la primera es ingresando el número del documento en el campo del mismo nombre, y luego
Paso 43.1
presionando el botón
La segunda opción es presionando el botón
Usuario TODOS los documentos en proceso de creación del Servicio
Paso 43.2
g
Paso 44
, permitiendo mostrar al
Lista de Documentos: En esta área se desplegará el documento en estado borrador creado en el
PROCESO 2.1 que el Servicio ha ingresado al Sistema. Todas las columnas de esta Lista pueden ser
ordenadas en forma creciente o decreciente, en función del criterio del Usuario, presionando el
nombre de la columna.
Para ingresar al borrador del documento y verificar que se haya efectuado la Carga Masiva de
los Respaldos Médicos, el Usuario debe seleccionar el acto administrativo desde la sección “Lista
de Documentos”, haciendo clic en el botón
, y luego presionando el botón
27
Ambiente de Capacitación
SIAPER Registro Electrónico
Ilustración 18
Una vez dentro del Borrador del documento, el Usuario debe presionar el botón
Paso 45
, en el cual se muestra la visualización del acto administrativo con
todos los campos ingresados por el Usuario. Se recomienda al Usuario ver la Vista Previa, para
validar la información ingresada en el Sistema antes de enviarla a Registro
Completado el Paso 45, se desplegará una nueva ventana con la Vista Previa
correspondiente, tal como se muestra en la siguiente ilustración
28
Ambiente de Capacitación
SIAPER Registro Electrónico
h
i
Ilustración 19
h
Permite imprimir la Vista Previa
i
Este botón indica cerrar la página de la Vista Previa
29
Ambiente de Capacitación
SIAPER Registro Electrónico
Una vez cerrada la ventana de Vista Previa, el Usuario tendrá activada la siguiente pantalla
(Ver Ilustración 20)
Ilustración 20
Paso 46
Al presionar el botón
Registro Electrónico el Documento.
permitirá al Usuario guardar y enviar a
De esta manera, el sistema podrá arrojar distintos resultados según el acto administrativo a
registrar, los cuales podrán ser:
Respuesta 1: “Operación Exitosa”
Cuando el documento borrador enviado a Registro cumpla las condiciones de:
 Contener por lo menos una materia asociada.
 Haber agregado por lo menos un caso a la materia asociada.
 No haber sido registrado anteriormente en CGR (esto significa que cada
documento debe tener un número y fecha distintos)
La respuesta del sistema será exitosa y el documento será correctamente registrado en
la base de datos de Contraloría General.
Desde el sistema, emergerá una nueva ventana que mostrará el siguiente mensaje: “Su
documento ha sido Registrado exitosamente”.
30
Ambiente de Capacitación
SIAPER Registro Electrónico
Ilustración 21
Adicionalmente ofrecerá al usuario, a través de un botón, la opción de “Ver Certificado de
Registro”, el cual, de ser accionado, descargará un archivo en formato PDF con el
Certificado de Registro correspondiente.
Ilustración 22
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Ambiente de Capacitación
SIAPER Registro Electrónico
Ilustración 23
El usuario deberá imprimir el certificado, y adjuntarlo al documento original, archivándolo en
su Servicio, para su posterior control.
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Ambiente de Capacitación
SIAPER Registro Electrónico
Respuesta 2: “Documento ya Registrado en CGR”
Cuando el documento borrador enviado cumpla las condiciones de:
- Contener por lo menos una materia asociada.
- Haber agregado por lo menos un caso a la materia asociada.
Pero existe un documento que ya se encuentra registrado en la base de datos de
Contraloría General, con igual número y fecha, el sistema mostrará una ventana
emergente con el siguiente mensaje:
Respuesta 3: “Documento sin Casos”
Cuando el documento borrador enviado cumpla las condiciones de:
- Contener por lo menos una materia asociada.
- No haber sido registrado anteriormente en CGR (número y fecha de
documento distintos)
Sin embargo, exista la condición de NO haber agregado caso alguno al documento
borrador que desea ser enviado a Registro, la respuesta del sistema será mostrar al
usuario en una ventana emergente con el siguiente mensaje:
El sistema ofrecerá al usuario el botón “Aceptar” el cual, de ser accionado, retornará
al usuario a la página de creación de documentos.
El sistema no permitirá el envío a registro de un documento que no contenga casos
ingresados.
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