Organizaci6n de 105 viajes

16
CAPITULO
Organizaci6n de
105 viajes
Hasta que la moderna tecnologia, particularmente
la videoconferencia (vease Capitulo 13), llegue a
ser mas barata y sea mas utilizada por las empresas,
muchos directivos (y algunas veces sus secretarias),
seguiran viajando para contactar con proveedores,
clientes, asociados de negocios y sociedades 0 para
atender reuniones, exposiciones 0 ferias.
Tu jefe puede tener que efectuar viajes de negocios frecuentemente por el pais, u ocasionalmente
por to do el mundo. En cualquiera de los casos una
de las preocupaciones de una secretaria sera asegurarse de que la visita se efecttie sin ningtin tipo de
trastorno. El determinara los objetivos del viaje,
pero tti tendras que asegurarte del desarrollo, el billete de avian, el material de trabajo necesario, la
acomodacion adecuada. Cuando tengas que preparar un viaje deberas:
• Discutir los objetivos y planificar el viaje con
tu jefe para tener una idea clara de 10que necesita.
• Elaborar un itinerario que Ie permita enfrentarse con facilidad a sus compromisos.
• Hacer todas las reservas necesarias de coches,
trenes, aviones y hoteles.
• Asegurarte de que tiene toda la documentacion
e informacion necesaria para el viaje, asi como
sus documentos person ales.
• Cerciorarte de que has llevado a cabo las acciones adecuadas para que sus actividades no se
detengan en su ausencia.
Tu primer paso es conocer el objetivo de la visita
para saber con exac-titud:
•
•
•
•
Cual es el proposito de la visita.
El lugar de destino.
Cuanto tiempo estara fuera.
Que informacion, reservas, etc. necesitara.
Algunos de los viajes senin rutinarios, de tal forma que, despues de la primera visita, tendnis la
informacion necesaria para la programacion de los
siguientes. Otros senin viajes y citas especiales que
requieren una planificacion cuidadosa. No siempre
es facil tener toda la informacion para preparar un
viaje. Si tu jefe tiende a darte un pequeno resumen
de instrucciones, sera interesante preparar una
agenda de viaje en la que se incluya toda la informacion necesaria para preparar el itinerario y hacer
las reservas apropiadas.
Tambien sera uti I tener conocimiento de las preferencias 0 detalles caracteristicos de tu jefe; puedes consultarle en el momenta de hacer reservas;
tendras que tener en cuenta si Ie gusta: primera clase, parte delantera, asientos de no fumador, viajes
en tren, 0 cuando viaja con su mujer, si Ie gustan
las habitaciones dobles con banD, por ejemplo. Debenis tener en cuenta, adeinas, cualquier otro detalIe personal que pueda afectar a su con fort -informate, si necesita una dieta especial, en donde
puede comer-. Ya que estos puntos no son los habituales a tener en cuenta cuando prepares un viaje, tendras que considerarlos en cad a caso. La mayoria de los directivos esperan que sus secretarias
sean suficientemente eficaces y se aseguren de que
todos estos requerimientos se cumplen.
EI itinerario es un documento de trabajo en el que
se determina el plan del viaje, analizando principalmente:
• Horarios (salida, lIegada, duracion del VlaJe,
estancia, retraso, etc.).
• Forma de viajar.
• Localizacion.
• Citas.
• Reservas.
• Personas 0 empresas con las que hay que contactar (incluyendo numero de telefono).
En el caso de un viaje corto, este sera un pequeno
documento; si el viaje es al extranjero y dura varios
dias, el itinerario puede ocupar muchas paginas. En
cualquiera de los casos es un documento util que le
permitira comprobar detalles concretos mientras
viaja. Si el itinerario es largo y complicado, sera
mucho mejor preparar una version abreviada en
una 0 mas tarjetas -quizas una tarjeta para cad a
dia- que tu jefe puede llevar en su bolsillo 0 cartera. Generalmente, tendras que preparar mas de una
copia del itinerario:
• Una para ti, ya que asi sabras donde esta en
to do momento, caso de que tengas que contactar con e1.
• Una para el archivo.
Puede que necesites otras copias para:
• Com pan eros, superiores u otros miembros de
la organizacion (que puedan necesitar contactar con el mientras esta fuera, 0 autorizar gastos, 0 cualquier otra cosa).
• Su mujer.
16.3.
PUNTOS Y CONTACTOS
IMPORTANTES
Cuando prepares un itinerario encontraras que unos
puntos son mas importantes y prioritarios que otros,
por tanto, todas las citas tendras que organizarlas alrededor de ellos. Con frecuencia estas acti vidadesseran citas previamente acordadas por tu jefe 0 programadas con mucho tiempo de antelacion, como
conferencias 0 ferias. Sera mejor empezar tus preparativos anotando estas citas de forma que de un vistazo adviertas con claridad todas las actividades que
hay que lIevar a cabo (vease Figura 16.1). Algunas
11.15
Delegacion
Central
Juan Moreno -Dtor.
y Francisca
Faro
13.45
"Carla MARYBEL (cornida castellana)
Cister,
n. 25
Mesa para cuatro personas.
lt
O
16.30
COPER S. A.
C/Bareo, 18·2.·-A
Antonio Segurado
- TEDA
Financiero-
29 Sep.
08.30 h.
09.30 h.
Salida Aeropuerto "Barajas".
Puente aereo a Barcelona (cafe
bebidas) .
L1egada aeropuerto "E1 Prat".
Taxi Barcelona / Hotel TRIO,
C/Llorens,
12.
Habitacion 325 (desayuno
incluido).
Reunion delegado Catalufta
(recoge Sr. Arcos).
Reservada mesa en "EI Horno
(Marina, 13).
Tarde libre.
10.30 h.
10.45 h.
12.00 h.
14.30 h.
30 Sep.
10.00
13 .30
16.20
17.24
18.30
20.00
1 Oct.
10.00
13 .26
14.37
15.00
17.00
19.00
21. 30
22.30
a
ll
Visi ta delegacion y Factoria
(recoge Sr. Arcos)
Comida en Factoria.
Tren rapido a Tarragona (estaci6n,
Central) .
Llegada Tarragona (estacion).
Taxi a Delegacion,
C/ Salitre,
8
(Tfno. 762398).
Reuni6n Delegado Tarragona.
Hotel "Los Arces", habi tacion 423
(desayuno incluido)
.
Avda. Mirasol, 14 / Le acerca el Sr.
Tolra.
Visita delegacion y Factoria
(recoge Sr. Arcos) .
Estacion Tarragona / Tren rapido a
Lerida.
Llegada Lerida (estacion)
.
Mesa reservada en ItEI Tere
(cerca
de la estacion)
.
Reunion Dtor. Regional - Oficina
principal
C/ La Balsa, 35 - (Coger
un Taxi).
Recepcion Sala Capi tular
(lleva
Sr. Sufter).
Taxi a 1a estacion.
Expreso a Madrid / Servicio de
Restaurante.
Coche cama / coche
n.
21, carna 34.
Llegada Chamartin - Madrid.
ll
O
2 Oct.
08.30
veces Sera una reserva hecha hace tiempo de un vue10, 0 de un billete de tren, y tendnis que elaborar una
guia en la que todos los compromisos, citas, comidas,
etcetera se hagan en funcion de estas.
Cuando planifiques un itinerario recuerda que tu
jefe no es una maquina, que puede estar cansado
despues de un largo viaje. sentirse incomodo despues de comer 0 vacio si no ha tenido tiempo para
comer. Sufrini estos problemas si no dejas un tiempo extra para relajarse y en prevision de contratiempos 0 retrasos inesperados.
Aqui hay unas cuantas consideraciones que te
ayudanin a preparar un itinerario (vease Figura 16.2).
• No prepares el programa de actividades demasiado apretado. Deja tiempo libre en prevision
de retrasos en el transporte y para descanso y
recuperacion (particularmente si el viaje ha
sido muy largo, si hay un cambio horario 0
necesita acostumbrarse a las condiciones climaticas).
Ie Anota los horarios usando el sistema de 24 horas; esto evita problemas de incertidumbre sobre la manana 0 la noche.
• Si el viaje es al extranjero, calcula el cambio de
horario; ten en cuenta el horario local. (Si has
concertado una Ilamada telefonica no Ie agradara que Ie despierten despues de un largo viaje, alas dos de la madrugada, para contestar
preguntas de su oficina central.)
• Preve un periodo extra de tiempo, si el viaje se
efectua durante las horas punta, 0 en periodos
de intenso trafico, como las vacaciones.
• Comprueba si el viaje coincide con fiestas locales, fiestas religiosas, 0 dias en los que las
oficinas cierran temprano (sabados). (Muchas
actividades 0 servicios, como los bancos, cierran sus puertas determinados dias, e incluso,
en ciertos paises tienen distintos ciclos de vacaciones que en Espana.)
• Indica claramente el dia de la semana y la fechao
• Senala la hora de salida y de llegada e inclusive
el nombre del pais, ciudad, aeropuerto, estacion u otra terminal (y si es necesario el tiempo
o distancia desde la llegada y el tipo de transporte utilizado).
• Anota los detalles basicos de las reserV'as (incluida compania aerea) y numeros de referencia como: n. asiento, clase, autobus, tren.
• Indicale los servicios que disfrutara mientras
viaja: comida, refrescos, etc.
• Anota la informacion del hotel (nombre del
hotel, direccion y numero de telefono, tipo de
habitacion, numero de reserva).
• Si van a ir a recogerle a la llegada, anota el
punta de encuentro, como y por quien.
• Determina el dia, la hora, ellugar y el nombre
del contacto para la cita.
• Proporciona una lista de contactos utiles, en
caso de emergencia (numero de telefono del
Consulado 0 la Embajada, Agencia de Viajes).
O
Una vez que te has puesto de acuerdo con tu jefe
en las Iineas basicas de la preparacion del viaje,
tendras que hacer las reservas del transporte y del
alojamiento.
Las empresas tienen diferentes procedimientos
para preparar sus viajes. Algunas dejan los preparativos a los viajeros 0 a sus secret arias. Otras (mu-
cho mas grandes) cuyos ejecutivos viajan la mayor
parte del tiempo -,-no solo por su pais, sino por el
extranjerosuelen disponer de su propio departamento de viajes. Si es este el caso de la empresa en
la que tll trabajas, tendras que asegurarte de que el
departamento de viajes se ha informado convenientemente de las necesidades del itinerario.
Cuando una empresa dispone de su propio servicio
de viajes, 10 logico es que tenga muchas posibilidades a la hora de solicitar billetes, reservas, alquileres de coches, asi como ventajas en las negociaciones, ya que trabajaran con tarifas mucho mas
ventajosas. Seguramente, tam bien dispondra de un
servicio de informacion para los ejecutivos de la
empresa, informacion relativa al cambio de moneda, visados, vacunaciones, etc.
Por otra parte, las empresas pueden utilizar los
servicios de una Agencia de Viajes, que satisfara
tambien sus necesidades. Si tll eres la responsable
de realizar reservas para to do el personal de tu empresa, puedes acudir a una de las muchas Agencias
de Viajes que existen en nuestro pais, aunque previamente deb eras investigar la solvencia, seguridad
y seriedad de la misma. Siempre sera interesante
tener una buena relacion con las Agencias de la
zona, ya que ellas pueden conseguir muchas mas
ventajas que las individualmente se pueden obtenero Ademas, much as de tus preocupaciones (reservas aereas, billetes de tren, alquiler de coches, reserva de hoteles, documentaciones, permisos, etc.)
quedaran solucionadas con una simple llamada. De
todas formas no debes dejar de controlar cada billete 0 cada reserva; no pienses que son infalibles; antes de entregar un billete a tu jefe confirma que es
para el dia y la hora correcto.
En algunos casos no hay forma de elegir la forma
de viaje y esta viene determinada por la empresa 0
por la naturaleza de la visita. Cuando existe la posibilidad de elegir, tanto tll como tu jefe podeis sentiros tentados a hacer falsas economias. Por ejemplo,
sobre el papel puede parecer mas barato viajar a
Barcelona en tren que en avion, sin embargo hay
que analizar tambien el costo de permanencia, el
hotel, las comidas, etc., y considerar ademas el gasto que supone la perdida de tiempo de un directivo.
Otra eleccion pod ria ser el escoger primera clase 0
coche cama cuando se viaje en tren, 0 clase turista
o preferente en el avion. Esta eleccion estaria determinada por la naturaleza de la visita; si el viajero
llega con el tiempo justo, tendra que viajar de la
forma mas comoda posible para llegar fresco y alerta, adem as puede aprovechar el viaje, cuando 10
hace comodamente, para terminar un trabajo pendiente.
Si el metoda elegido es viajar en tren, puedes utilizar el horario de trenes de Renfe. Constrasta las
diferencias que existen entre unos trenes y otros,
los servicios que ofrecen al viajero; seria interesante que conocieras los diferentes simbolos, abreviaturas 0 caracteres. Una vez que has determinado la
estacion de salida y de llegada, estudia el tiempo
que tarda en hacer el trayecto cada tipo de tren, las
estaciones en las que se para, si hay que hacer cambio de tren en alguna de ellas, etc. En todo caso,
siempre puedes llamar al telefono de informacion
de Renfe donde te daran todo tipo de explicaciones.
Si por el contrario tu jefe desea viajar en avion,
debes saber que puedes reservar directamente con
las lineas aereas el billete de avion, ademas de hacerlo con una Agencia de viajes. Las Agencias de
viaje pueden disponer de ofertas especiales, pero
informate tam bien de las ofertas que suelen ofrecer
las compafiias aereas (por ejemplo, los descuentos
que se hacen cuando se reservan los billetes con
mucha anticipacion). Cuando hagas una reserva
tendras que comprobar las horas de salida y llegada
cuidadosamente, teniendo en cuenta los cambios
horarios que se puedan producir con algunos paises. Tendras que asegurarte asimismo del nombre
del aeropuerto de salida y del de llegada, puesto
que en muchas ciudades hay ya dos aeropuertos
que hacen servicios de vuelos regulares. Tambien
hay que confirmar si el vuelo es directo 0 hace escala en alglln aeropuerto (tu jefe podria encontrarse
sentado en una sala de espera en la mitad del trayecto, sin conocer para nada esta circunstancia).
En algunos aeropuertos existe un servicio especial para directivos en viaje. Este servicio incluye
la posibilidad de disponer de un telefono, un despacho, un servicio de telex y en algunos casos un servicio de secretarias.
En algunas ocasiones tu jefe no tendra mas remedio que viajar en su coche, 10 que supondra para ti
una cierta dificultad a la hora de concertar citas al
final del viaje; no olvides que viajar en coche no es
comb viajar en un tren que dispone de unos horarios determinados. Tendras que dejar un margen
amplio en prevision de posibles atascos 0 percances. Por otra parte, puede que necesites alquilar un
coche en el punta de destino de un viaje en avion
o en tren. Esto no es ningun problema, ya que existen muchas compafiias de alquiler de coches que
disponen de agencias en los aeropuertos y estaciones.
Si, por alguna causa, tu jefe deseara viajar por
mar -tal vez sea una persona reacia a volar- tendras que tener en cuenta que estos viajes son siempre mas lentos y, por ello no se utilizan casi nunca
en viajes de negocios. Sin embargo, los servicios de
Ferrys entre las islas Canarias son rapidos y puede
ser necesario utilizarlos en algunos casos en los que
no existe un servicio de aeropuerto. No olvides que
la reserva en estos medios de transporte hay que
hacerla con bastante tiempo de antelacion.
x
":\
.....
;;~f'···
La empresa en la que trabajas puede tener una politica clara y concreta acerca del tipo y la clase de
hoteles que pueden ser utilizados por las diferentes
categorias de ejecutivos dentro de la empresa. Si
esto no es asi, el que puede tener sus propias preferencias es tu mismo jefe. Sera interesante si te organizas tu particular archivo anotando las referencias
de visitas anteriores con 10 que puedes comprobar
si los comentarios fueron favorables 0 desfavorables. Asi que si tienes que reservar un hotel, no
dejes de cerciorarte de que este corresponde con las
necesidades de tu jefe. l,Necesita habitacion sencilla 0 doble? l,suite de lujo? l,servicio de secretaria,
fax? l,Le gustan los lugares tranquilos y silenciosos?
0, por el contrario, l,le agrada el centro de la ciudad
lleno de luces y vida? Para hacer una buena reserva
de hotel puedes:
a) Acudir a la experiencia de la Agencia de via-
jes.
b) Hojear el libro de «Hoteles de Espana».
c) Consultar guias especializadas de zonas
0 regiones concretas, escritas por famosos escritores 0 expertos viajeros.
d) Solicitar la informacion en las oficinas centrales de las grandes cadenas hoteleras.
No olvides que hay hoteles que se especializan en
efectuar servicios a empresas, disponen de servicios excepcionales (secretaria, telex) asi como de
tarifas especiales. Si el viaje no esta cerrado y el
tiempo de permanencia en una capital determinada
esta en funcion del trabajo que se va a realizar, se
pueden hacer reservas con las gran des cadenas, que
pueden utilizar su servicio de reserva de una habitacion en el proximo punta de destino.
Las reservas de hoteles se pueden efectuar por
telefono, telex y, en algunos casos, por computador.
Si la reserva ha sido hecha por telefono, no dejes de
confirmar todos los detalles antes de cortar la llamada.
Hay algunos documentos que son imprescindibles
para viajar, aunque muchos de ellos 10 son en fun-
cion del destino del viaje. En todo caso necesitaras
informarte de que documentos son precisos en
cada ocasion.
Si viaja al extranjero, un documento que se ha
necesitado hasta hace poco tiempo ha sido el Pasaporte. Hoy en dia, con nuestra entrada en el mercado comun solo necesitara el pasaporte para entrar
en algunos paises determinados. En todo caso 10
que si es seguro que va a requerir sera su Documento Nacional de Identidad. Conviene asegurarse en
todo momenta de que no esta caducado y si asi
fuera, llevar a cabo todos los tramites necesarios
para solicitar su renovacion. (Como secretaria tendras que anotar en tu agenda la fecha de caducidad,
tanto del DNI como del Camet de Conducir para
avisar a tu jefe con tiempo sobre su futura caducidad.)
Cuando tu jefe viaje no olvides quedarte con una
fotocopia, tanto del pasaporte como del DNI, para
agilizar cualquier tipo de accion caso de que Ie fuera rob ado 0 10 perdiera. Si esto Ie sucede en el extranjero, adem as de ir a la comisaria mas proxima,
tendra que pasar por el Consulado de Espana en el
pais en que se encuentre.
Tendras que pensar en los documentos y visados
especiales que hay que solicitar para viajar por ciertos paises (por ejemplo, una persona que viaja al
Oriente Medio no podra entrar en ningun pais arabe si en su pasaporte tiene un sella israeli).
Los visados, que resultan necesarios para entrar
en algunos paises, sirven para comprobar la intencion de la visita, asi como que tu visita ha sido
aprobada y confirmada con anterioridad. Los visados han de ser solicitados con bastante tiempo de
antelacion. En tu Agencia de viajes tam bien te informaran convenientemente de la forma en que se
formaliza un visado.
Si, como veiamos antes. tujefe quiere viajar 0
utilizar un coche, no podra olvidar su Camet de
Conducir. Como en el caso del pasaporte. en muchos paises es suficiente nuestro Camet de Conducif. sin embargo. en otros sera necesario disponer
del camet de Conducir Internacional. EI documento es facil de sacar, pero requiere tiempo, con 10
que hay que prepararlo con antelaci6n. No estara
de mas que confirmes las normas que rigen en cada
pais para evitarle a tu jefe disgustos desagradables
si se encontrara desinformado (en un control de carretera, por ejemplo).
Otros documentos necesarios seran los relativos
a la salud. Si va a viajar por 1<; Comunidad Econ6mica Europea sera conveniente que lleve consigo su
cartiIIa de la Seguridad Social. Algunos paises exigen vacunas especificas contra ciertas enfermedades. Ya que esta legislaci6n esta cambiando deberas enterarte de cuales son las exigencias de cada
pais.
sera interesante tam bien disponer de un segura
de viaje -que las agencias suelen hacer habitualmente- contemplando:
• accidentes personales,
• enfermedad (incluye tratamiento
rio),
• perdida de dinero 0 robo, y
• retraso de un medio de transporte
ci6n,
hospitala-
0
cancela-
por si, a pesar de todos los esfuerzos, se present a
cualquier problema inesperado.
Seguramente tu jefe cuando viaja lleva todos los
gastos pagados ya que pagaras los transportes, las
reservas de hotel y, en algunos casos, los restaurantes desde la oficina principal. A pesar de esto, tu
jefe tendra que efectuar algunos pagos durante el
viaje, pagos que no figuran en los presupuestos establecidos -no debes olvidar que en algunos paises
es dificil utilizar cheques de viajeros 0 pagar con
tarjeta de credito-. En consecuencia, este siempre
ha de llevar dinero en efectivo, teniendo en cuenta
el cambio de moneda si fuera a salir al extranjero.
Sin embargo, sera interesante que ten gas en
cuenta 10 siguiente:
• Algunos paises tienen restricciones sobre la importacion/exportaci6n de su moneda.
• Suelen exigir gravamenes cuando los cambios
de moneda 0 devoluci6n no se hace en los bancos.
• Llevar grandes sumas en efectivo puede conducir a peligros de robo 0 perdida del mismo.
• EI sistema mas seguro de llevar dinero es en
cheques de viajes, que a su vez son avalados
por tarjetas de credito (American Express,
Dinner's, etc.).
Si tu jefe viaja con cheques de viaje, quedate con
la informaci6n Msica referida a los mismos (mimero, serie), de tal forma que si se pierden 0 son robados la policia local puede ser informada nipidamente, con 10 que se impide su po sible utilizaci6n.
Si necesitaras enviar dinero a tu jefe cuandoeste
se encuentra en el extranjero, no olvides que los
grandes bancos 0 las oficinas de correos pueden llevar a cabo este servicio.
16.7.
PREPARAR EL RESTO DE
INFORMACION Y DOCUMENTACION
Para que tu jefe este 10 suficientemente informado
cuando tenga que efectuar viajes de negocios al extranjero, tendras que recoger tambien la siguiente
informaci6n:
• Informacion general: Pueden ser hechos tipicos
del pais, su cultura y sus costumbres, asi como
formas determinadas de comportamiento a tener en cuenta en una reuni6n de negocios 0 un
acto social.
• Informacion especifica: Necesitara tener toda la
informaci6n imprescindible relativa a la organizaci6n, empresa 0 persona que va a visitar.
• Conferencias: Si tiene que dar una conferencia
o presentar un discurso formal como parte de
su visita, tendra que disponer del documento
mecanografiado antes de su salida. (Deja margenes amplios para permitirle cualquier tipode
correcci6n 0 comentario de ultima hora.) Arreglalo de forma que pueda disponer de alguna
ayuda audiovisual complementaria (diapositivas, transparencias 0 videos).
• Propaganda, folletos de empresa: Tendras que
confirmar que toda la informaci6n que se va a
entregar ha sido realizada en el formato adecuado; podria tener que ser corregida en funci6n del pais al que va destinada, sus leyes y su
lengua.
• Direcciones y numeros de telefono: Por supuesto, ha de tener en su poder un registro de telefonos, direcciones, nombres de empresas y personas con las que va a contactar, sea de la
forma que sea (tanto telef6nicamente como en
visita directa). No debes olvidar entregarle una
caja de tarjetas de visita.
Otros libros que podrian ser interesantes, 0 induso necesarios, pueden ser un diccionario y un libro
de frases idiomaticas, mapa de carreteras y pianos
de las ciudades que va a visitar, asi como cualquier
otro tipo de documentos concretos que puedan ser
provechosos para el caso concreto.
16.8.
COMPROBACIONES FINALES
ANTES DE LA PARTIDA
Antes de salir de viaje tendnis que comprobar que
dispones de 10 siguiente:
a) Una copia de su itinerario.
b) Una copia de la direccion y numero de telefo-
no de las empresas, personas, hoteles, etc. que
visitani.
c) Una lista detallada de todos los documentos
que lleva.
I. Como qui ere que se haga el trabajo en su ausenCla.
2. En que circunstancias estaria interesado en
que contactaras con el.
3. Cualquier contacto preacordado, horas y numeros.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Informacion del vuelo y lista de horarios.
Transporte hasta el aeropuerto 0 estacion.
EI billete.
Pasaporte, DNI 0 visado.
Seguros y certificados de la S.S.
Su camet de conducir (0 licencia internacional).
Moneda suficiente del pais de destino.
Cheques de viaje y tarjetas de credito.
Su talonario de cheques.
Una nota aparte con los mimeros de serie y
otros de los documentos que lleva para el caso
de que se pierdan 0 sean robados.
Su itinerario.
Papeles personales.
Libros de consulta, mapas u otra informacion.
Su equipaje (personal y de empresa).
En mas de una ocasion en ausencias mas 0 menos
grandes tendras que asumir las funciones de tu jefe,
habras de preparar 10 mejor posible la continuacion
de 10strabajos pendientes mientras este fuera y tendras que esforzarte para afrontar cualquier eventualidad.
No debes olvidar que tu trabajo tiene que continuar normal mente, el hecho de que el jefe este ausente no debe, en modo alguno, significar relax 0
abandono. De hecho, te daras cuenta que hay mucho trabajo que hacer 0 que esta es la oportunidad
para poner al dia muchos datos, e incluso terminar
esos trabajos para los que necesitas mucho tiempo
de atencion, tiempo del que no dispones cuando
esta tu jefe.
No necesitaras molestar a tu jefe con asuntos rutinarios, pero seguramente te ha dejado instrucciones para que contactes con el en circunstancias especiales.
Tu jefe te habra informado de la forma en que
qui ere que se lleven a cabo las tareas normales en
su ausencia. Puede, de todas formas, que tengas
que tomar una decision cuando suceda algo inesperado; normalmente podras decidir 10 que hacer,
pero en caso de duda siempre puedes acudir a solicitar el consejo de uno de los directivos de la empresa. Si no tienes ninguna linea marcada por tu
jefe al respecto, tendras que actuar con cautela para
no correr el riesgo de revelar asuntos que, a tu jefe,
po sible mente no Ie gustaria que se supieran. Aunque este sea un momenta dificil para una secretaria, es una de las caracteristicas mas importantes
que se -requieren en este puesto de trabajo: discrecion, y una secretaria competente intentara actuar
como 10 hubiera hecho su jefe, que ha sido capaz
de confiar en ella.
Cuando tu jefe regrese se encontrara gran cantidad de documentos, de trabajo pendiente de revision, que requeriran su atencion. Como buena secretaria tienes que ir sacando adelante algunas
cosas, antes de que tu jefe llegue y se hunda entre
los papeles.
Organiza el trabajo de forma, si es posible, que el
primer dia de trabajo, tu jefe tenga la manana libre
para atender todos los documentos y para que puedas informarIe de las incidencias ocurridas en su
ausencia. Prepara y organiza los documentos en
grupos clasificados como «urgente/de atencion inmediata», «importante» 0 «para revisar mas tarde». Agrupa los archivos relativos a correspondencia, colocando notas explicativas, si existe en ellos
algun detalle especial mente interesante. Elabora un
informe mecanografiado determinando todas las
cosas que han sucedido en su ausencia y las acciones que se han llevado a cabo en cada caso; acompana una lista de todas las citas y acuerdos que
hayas hechos en su ausencia.
Si preparas la informacion convenientemente, tu
jefe identificara los puntos esenciales, dandoles solucion y confirmando el exito de tu actuacion.
En algunos casos te veras obligada a acompanar a
tu jefe 0 incluso a viajar tu sola en su nombre. Por
supuesto, este viaje requiere, a la hora de organizarIo, las mismas pautas que un viaje de tu jefe.
encontraras con situaciones nuevas y nada familiares; se te exigira paciencia y control incluso si las
negociaciones no salen demasiado bien y tu jefe esta
desesperado. (Seguramente te encontraras sola en
mas de una ocasion, sin el apoyo de tus compafieros
y fuera de tu ambiente de trabajo.)
Este tipo de experiencias sera altamente positivo
cara al futuro, pero exigira de ti gran cuidado y eficacia en la planificacion -no solo del viaje, sino de
tu propio trabajo- manteniendo un alto grado de
atencion para llevar todos esos proyectos a una conclusion satisfactoria.
En estos casos, tendnis que enfrentarte con los aspectos cansados del viaje sin abandonar tus tareas.
Puede que necesites transportar contigo un ordenador personal 0 una maquina de escribir portatil para
des~lITollarel trabajo cuando sea necesario. Tendras
que tener en cuenta las diferencias de relacion entre
el pesonal de las empresas en otros paises y adaptarte a sus expectativas. Cuando te planteen un viaje,
puede parecerte una ventaja oy entusiasmarte, sin
embargo no debes olvidar que un viaje de negocios
no es en modo alguno un viaje de recreo y en mas
de una ocasion te sentiras fatigada y cansada. Si acudes al viaje como soporte de tu jefe, seguramente te
Cuestionario
1. ~Que es un itinerario y para que se utiliza?
2. ~Que documentos senin necesarios para viajar al extranjero?
3. Determina tres formas en las que se pueden pagar los
gastos ocasionados por un viaje.
4. ~Que precauciones debes tomar si tu jefe viaja al extranjero?
5. Di de que formaspuedes organizar los viajes de nego~
cios.
6. Explica brevemente como debes organizar el trabajo
para facilitarle a tu jefe la vuelta de un viaje.
7. ~Qi.lemedio sera mas interesante para utilizar a la
hora de hacer un viaje de negocios?
8. ~Que puedes hacer para que no se te olvide nada
cuando tengas que preparar un viaje para tu jefe?
Fecha
li-s-f-
°
Actividades
A) Eres secretaria en una empresa que ultimamente ha
diversificado sus actividades y muchos de sus directivos
viajan la mayor parte de s~ tiempo. Muchas de las secretarias tienen problemas a la hora de organizar los viajes.
Te han pedido que elabores una lista para ayudar a tus
compafieras a planificar los viajes con exito.
Tu jefe tiene que hacer un viaje al extranjero. Que
formalidades debe llevar a cabo y que pasos debes seguir
antes de su salida para minimizar los cambios y evitar las
consecuencias de:
B)
•
•
•
•
Enfemiedad en el extranjero,
Perdida de documentos de viaje,
Perdida del dinero, 0
Perdida del equipaje.
Para
°
A~
Sr. ?ou ~~
_0
ha venido
0
ha telefoneado
~
:S-_v..Q,.).A.
el Sr. __
_
~_C1_.0_01
_
ha dicho:
T~
vm"u.u.o
~e.~
Lu,O
~
d:>e~
•
e....... oc:..d€. &..
\'t~rcCZeii T~
~
ro..ro.. ~
pro~
esfarti. e.u. Td1edi.o .e. rr6",tw>
6 de I7a.r2eo.
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°
W#AMl
SZ-frl.et..\ \.erlcu 1i:rlo)..
~ieu..lF'
\JOLuero
a
u.e..
I • IQ
C
C) El Sr. Ruiz viaja frecuentemente a la busca de nuevos mercados. Normalmente uti!iza su coche en sus desplazamientos.
• i,Que !ibros de consulta necesitanis consultar?
• Raz una !ista de los preparativos que tienen que ser
hechos antes de su partida.
• i,Que cosas tendni que llevar el Sr. Ruiz en su maletin?
D) Eres Estrella Torres, secretaria de Pablo Alma y Jaime Maravillas, socios en la empresa Alma y Maravillas, SA
Sara, tu ayudante, recibi6 el mensaje telef6nico que
puedes ver en la Figura 16.3, ayer por la tarde.
• Mira la agenda del Sr. Alma (Figura 16.4) y selecciona las horas que consideres mas oportunas para la visita.
EI Sr. Alma pierde por 10 menos media hora visitando
propiedades. Como el jueves va a ser un dia muy ocupado, te ha pedido que Ie prepares una !ista de citas.
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EI director de Cloper va a estar en un congreso de
tres dias, en Oviedo, en el mes de Abril con el Sr. Alma.
Como su secretaria acaba de entrar en la empresa, el
Sr. Alma te ha pedido que Ie entregues algunas notas
informandola de su papel y responsabilidad
mientras
su director este ausente. Tendra que atender a clientes,
tanto antiguos como nuevos, concertando citas, dando
informaci6n, etc.
• Escribe una nota de comunicaclOn interna para
Linda, secretaria del Director de Cloper, incluyendo las notas sobre los hechos que tendra que compro bar con el Director antes de su marcha y durante su ausencia.
Practicas
Para practicar el diseno de itinerarios, preparativos y
reserva de viaje organiza un trayecto para tus companeros de clase 0 un grupo de amigos. Puedes incluir
visitas a lugares de interes, museos, teatros 0 conferencias. Para esto tendras que:
1. Preparar una lista de las citas que han de hacerse
-para ello puedes elaborar una relaci6n.
2. Proyectar un itinerario para cad a dia (es muy necesario para organizar correctamente
el viaje y
tendra que ser entregado a todos los que van a
participar para que sepan 10 que van a hacer).
3. Racer un estudio de los costos y las reservas necesari as de viajes, billetes, etc.
Una vez rea!izado el viaje 0 las visitas planeadas, el
grupo tendra que evaluar el nivel de organizaci6n del
mismo. Se honesta con todo 10 que haya salido mal y
analiza y cambia impresiones con 10s demas para determinar los errores; evitalos en el futuro.
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• Elabora una tarjeta de citas, incluyendo cualquier informaci6n apropiada.
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Investigaci6n
A) Te sera de mucha utilidadllevar
guientes tareas de investigaci6n:
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• Recoge informaci6n sobre las com pam as aereas,
tipos de reserva, tarifas reducidas, etc.
• Investiga sobre los tipos de segura de viaje que se
pueden conseguir: seguros de equipajes, viajeros,
beneficiarios, tarifas.
• Aprende a utilizar guias de viaje. Practica buscando y organizando rutas, horarios, coordinaci6n entre diferentes transportes (por ejemplo: hasta un
sitio en tren, luego barco, despues autobus, etc.).
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Busca toda la informacion necesaria para viajar hasta Palma de Mallorca utilizando el autobtis y el barco.
EI Sr. Cifuentes ha decidido no reservar camarotes y
viajar en cubierta. Van a llevar las tiendas de campana
y los sacos de dormir.
Te ha dejado la nota de la Figura 16.5.
Determina los horarios de viaje, tomando informacion de los horarios de los barcos que van a Palma de
Mallorca (des de Barcelona 0 Valencia) y utilizando la
nota del profesor.
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B) Eres la secreta ria de direccion de un gran Colegio
Mayor. EI catednitico de Geografia, Sr. Cifuentes, te
ha pedido que realices las reservas para un viaje educativo que ha organizado.
C) Eres la secretaria de direccion de la direccion de
I+D de una empresa que se dedica a la horticultura. Tu
jefa tendni que viajar proximamente a Africa para buscar posibles proveedores.
Se va al extranjero dentro de dos dias; los preparativos
ya estan terminados, pero ha recibido una invitacion Ufgente de la Universidad de Limpopo solicitando su asistencia como sustituta en una conferencia cientifica en la que
el principal conferenciante ha sufrido un serio ataque de
fiebres. Los organizadores, que desarrollaron una conferencia similar el ano pasado en Espana -en la que tu jefa
participo con mucho exito- quieren que presida el seminario.
Tu jefa ha decido cumplir este compromiso, pero no
tiene tiempo para preparar su discurso antes de irse. Te
ha pedido que te retinas con ella dentro de dos semanas
en Limpopo para proporcionarle el apoyo administrativo
necesario a fin de asegurar el exito de su participacion.
Tendras que llegar dos dias antes de que comience la
conferencia.
Desarrolla los planes respondiendo las preguntas siguientes en forma de notas breves 0 de lista de com probacion:
• Tendras que estar en el extranjero seis dias, i,que
preparativos tienes que llevar a cabo?
• i,Que clase de informacion y materiales deberias recoger para llevarte a la conferencia?
• i,Que clase de equipamiento necesitaras llevar 0 solicitar?
• i,Que planes de actuacion tendras que hacer?
• i,Donde puedes acudir para solicitar ayuda e informacion?