Bogotá D

220-59978 noviembre 28 de 2002
Ref: La representación legal - la representación convencional o contractual – administradores
Me refiero a su comunicación radicada el pasado 30 de octubre, mediante la cual solicita que a titulo de
consulta, este Despacho le absuelva el cuestionario que a continuación será transcrito para efectos de
puntualizar su respuesta:
1. ¿Cuáles son los eventos en que puede predicarse que un administrador lleva la representación legal de una
sociedad?
2. ¿Desde el punto de vista del derecho societario, qué diferencias existen entre la representación voluntaria
y la representación legal de las sociedades?
3. ¿Qué características deben predicarse de un poder otorgado a un administrador de una sociedad para
considerar que el mismo es de carácter general?
4. ¿Cuándo un poder especial, otorgado a un administrador de una sociedad, deja de serlo para ser
considerado como un poder general?
5. Si para el ejercicio de un poder otorgado a un administrador de una sociedad, se requiere de autorizaciones
previas adicionales para cada caso en que vaya a ser ejercido, en relación con las precisas y limitadas
facultades para las cuales se otorgó, cómo puede ser la autorización del acto por un órgano societario
determinado, antes de la firma por quien ostenta el poder:
¿Puede decirse que el mismo ostenta la calidad de poder general?; ¿de quien ejerce el poder así conferido,
puede entenderse que ejerce la representación legal de la sociedad, aún cuando no pueda ejercer el
mismo autónomamente en ningún caso?; ¿Se estaría hablando en tal caso, de una simple delegación de
firma, en la medida en que la decisión se adopta por una persona distinta de quien ostenta el poder?
6. ¿Ante el evento en que una persona designada como Representante Legal de una sociedad deba tomar
posesión de su cargo ante una determinada entidad de control, es posible el otorgamiento de poderes
especiales al mismo para desarrollar actos específicos que permitan la marcha de la sociedad, entre tanto
se surta el trámite ante la entidad de control?
7. ¿Cómo se ejerce la Representación Legal de los establecimientos de comercio abiertos por las sociedades
comerciales en modalidad de agencia?
8. ¿Es indispensable que las agencias cuenten con un Representante Legal?
Como quiera que de la lectura de los puntos transcritos se advierte la necesidad de precisar los conceptos de
la representación legal y la representación convencional o contractual, con lo cual bastaría para resolver los
distintos interrogantes planteados, resulta oportuno traer a colación los apartes pertinentes del oficio 32065099 del 29 de julio de 2000, que ilustran cómo en ningún caso tratándose de sociedades, los apoderados,
así sean generales, son representantes legales.
Este Despacho a través del oficio citado explica que la representación legal es diferente de la representación
convencional; al respecto el Dr. Arturo Valencia Zea, expresa: “ la representación es de dos clases: legal, o
convencional o cotractual. La primera es la que establece directamente la ley en relación con los bienes de los
incapaces. Persona incapaz es aquella a quien, en razón de tener alterada su voluntad, o de no haber adquirido
la mayor edad, se considera incapaz de ejercer personalmente sus derechos. En estos casos la ley permite
que los derechos de que sea titular los ejerza otra persona capaz de ejercer los suyos. Así los padres son
representantes legales de sus hijos menores de edad; el tutor o curador son representantes de los demás
grupos de incapaces...”
La representación legal también se predica respecto de las personas jurídicas de derecho privado, las cuales
pueden ejecutar actos jurídicos solamente por medio de un representante legal. Esta representación es legal
porque surge de una regla de derecho que impone la existencia de ese órgano de gestión externa. Esto no
obsta para que la persona jurídica eventualmente designe apoderados de conformidad con los estatutos.
La otra clase de representación es la convencional, que es la que tiene su fuente en un negocio (artículos 832
y 1262 del Código de Comercio) y que pueden emplear todas las personas capaces de ejercer sus derechos
cuando no pueden o no desean ejercerlos y por ello apoderan a otra persona que en su nombre celebre un
negocio. El poder puede ser general si es para toda clase de negocios o especial si es para determinado
negocio El apoderado, ya sea general o especial no es representante legal del poderdante... ” .
Debe agregarse que en manera alguna el otorgamiento de un poder por parte de quien sea representante
legal de la compañía, así faculte al apoderado para realizar todos los negocios que constituyan su objeto social,
puede deferir o delegar la representación legal en el mandatario, pues por ministerio de la ley la representación
está exclusivamente en cabeza de la persona designada para el efecto por el órgano social competente,
excepción hecha de las sociedades en las que por virtud de la ley la representación y administración es ejercida
directamente por los socios, como sucede por ejemplo, con las colectivas.
Consecuente con lo anterior se tiene que la legislación mercantil prevé la figura de la representación legal
como mecanismo de proyección de la capacidad de la sociedad, conforme se establece en los artículos 110,
ordinales 6º y 12º y 196 del Código de Comercio, de acuerdo con el cual la presentación legal de la sociedad
y la administración del patrimonio y los negocios sociales, se ajusta a las estipulaciones del contrato social,
conforme al régimen legal de cada uno de los tipos societarios, en el entendido que a falta de estipulación
expresa, los representantes legales podrán celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos dentro
del objeto social o que se relacionen directamente con la existencia y el funcionamiento de la sociedad.
A su turno, el artículo 22 de la Ley 222 de 1995, determina expresamente que son administradores, el
representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo
con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones. De ahí resulta claro que más que definir el concepto de
administradores, la ley hace una enumeración de las personas que por razón de las funciones que cumplen,
tienen esa calidad, lo que por exclusión implica también que no la tienen para ningún efecto, otras personas
diferentes a las señaladas.
En ese orden de ideas, aunque la respuesta al cuestionario puede sin mayor esfuerzo deducirse de las
consideraciones expuestas, procede en relación con cada punto precisar:
1.Solamente tendrán el carácter de representante legal, el administrador que de acuerdo con las disposiciones
legales y estatutarias pertinentes ejerza las funciones propias del cargo, siempre que su nombramiento se
efectúe con el lleno de las formalidades correspondientes.
2. La representación legal como se indicó, tiene su fuente en la ley, siendo inherente a la persona jurídica
comerciante; mientras que la representación voluntaria es convencional.
3 -4-5. La condición de administrador deriva exclusivamente de las funciones que los estatutos atribuyan y
naturalmente de la consiguiente designación o elección que efectúe el órgano social competente. La del
apoderado, de las facultades expresas conferidas por el mandante en el respectivo poder.
6- Tratándose de sujetos sometidos a un régimen especial que imponga la toma de posesión de sus
representantes legales ante una determinada entidad de control, habrá de estarse a las disposiciones legales
previstas para el efecto en el correspondiente régimen, razón por la cual las inquietudes a que lugar, han de
ventilarse ante la respectiva entidad de control.
7-8. Según la definición contenida en el artículo 264 del Código de Comercio, son agencias de una sociedad
sus establecimientos de comercio cuyos administradores carezcan de poder para representarlas. Así de la sóla
lectura de la norma se colige que es inapropiado suponer siquiera la existencia del representante legal de una
agencia, pues lo que precisamente las caracteriza a éstas, es el hecho de ser establecimientos de comercio,
administrados por simples ejecutores de las ordenes que impartan en cada caso los órganos de administración
y representación de la sociedad titular del mismo y como tal carentes de poder para representarla.