P-GF-22 CONCILIACIÓN CUENTAS DE BALANCE V5

PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN
CUENTAS DE BALANCE
CÓDIGO:
P–GF–22
VERSIÓN:
05
PÁGINA:
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CONCILIACIÓN CUENTAS DE BALANCE
REVISÓ
SECRETARIO DE HACIENDA / GERENTE DE
CONTADURÍA
APROBÓ
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
ORIGINAL FIRMADO
ORIGINAL FIRMADO
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1. OBJETIVO
Establecer las directrices para llevar a cabo la actividad de conciliación de las
cuentas auxiliares contables entre las unidades de contabilidad, tesorería y
almacén con el fin de realizar los ajustes necesarios a los estados financieros.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con el cierre de registros del mes por parte de la
gerencia de tesorería y almacén; y finaliza con la generación de los ajustes
correspondientes para la elaboración de los estados financieros.
Este procedimiento aplica para el proceso de Gestión Financiera.
3. DEFINICIONES
• DEPURACIÓN DE CUENTAS: Comparar uno a uno los registros de
comprobantes o libros bancarios para identificar diferencias.
• NATURALEZA DE LA CUENTA: Las cuentas tienen naturaleza débito o crédito,
así las del activo y del gasto son débito y las del pasivo, patrimonio e ingreso son
crédito.
4. RESPONSABLE


Gerente de Contaduría
Profesionales y Técnicos
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5. DESARROLLO
No
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
REGISTRO
INICIO
¿Se llevó a cabo el cierre de
los módulos del mes a conciliar
por parte de la Gerencia de
tesorería y almacén?
NO
No Se
Inicia
SI
2
Funcionario de la
Gerencia de
Contaduría
Si: Se debe verificar:
• La
inexistencia
de
diferencias en el disponible
entre
las
Gerencias
de
contabilidad y tesorería.
• La naturaleza de los saldos
de las cuentas pertenecientes
a otras cuentas del activo y del
pasivo.
Verificar la
inexistencia de
diferencias y
naturaleza de saldos
Formato
Reporte de
recibos de caja
desconsignados
SI
N.A.
¿Se encontraron diferencias?
4
NO
3
Funcionario de la
Gerencia de
Contaduría
Ir a Fin, puesto que no existen
diferencias.
Ir a Fin
4
Funcionario de la
Gerencia de
Contaduría
Se toman los auxiliares de
cada módulo y se comparan.
Comparar auxiliares
de cada módulo
Auxiliares del
módulo
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No
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
5
Funcionario de la
Gerencia de
Contaduría
Determinar si la causa es por
problemas de parametrización,
error en digitación, doble
registro, tipo de ingreso o de
gasto, entre otras.
Determinar la causa
del problema
Funcionario de la
Gerencia de
Contaduría
Una vez encontrada la causa
se realizan las notas o
comprobantes de
ajustes
correspondientes.
Se debe
verificar que los errores se
hayan corregido.
Realizar notas o
comprobantes de
ajustes
6
FIN
REGISTRO
Comprobantes
de ajustes
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6. REGISTROS
Registro
F – GF
– 01
Formato
de
Recibos de Caja
Desconsignados
Soportes
de
Comprobante de
ajustes
Responsable
Como
conservarlo
Donde
conservarlo
Tiempo de
conservación
Disposición
Final
Funcionario
de la
Gerencia de
Contaduría
Medio físico
en carpetas
Puesto de
trabajo de la
persona
responsable
Según Tablas
de Retención
Documental
(dos años)
Archivo
Central
Funcionario
de la
Gerencia de
Contaduría
Medio físico
en carpetas
Puesto de
trabajo de la
persona
responsable
Según Tablas
de Retención
Documental
(dos años)
Archivo
Central
7. HISTORIAL
VERSIÓN
VIGENCIA
IDENTIFICACIÓN DE LOS
CAMBIOS
01
Según Acto Administrativo
Versión inicial
02
Según Acto Administrativo
Reingeniería de Procesos
03
15/04/2010
04
23/10/2012
05
16/08/2013
Revisión y ajuste como resultado
de la Acción Correctiva No. 0001
del 15 febrero de 2010.
A partir de los ajustes que surgen
de
la
normatividad
de
la
Contaduría General de la Nación
se
ajustan
las
actividades
desempeñadas orientado en la
reingeniería de procesos
Se realizan ajustes a partir de la
reestructuración
de
la
Gobernación del Meta, según el
decreto 0460 de 2012.
Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.
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GENERALIDADES
1. GENERAR REPORTES
Existen seis actividades principales:
a.
b.
c.
d.
Conciliar disponible entre las unidades de contabilidad y tesorería.
Verificar la correcta naturaleza del saldo del activo y su variación.
Verificar la correcta naturaleza del saldo del pasivo y su variación.
Revisar razonabilidad de cuentas del Balance y Estado de Resultados.
Para realizar el cruce de cuentas, los reportes son exportados a Excel. Cada
uno de los reportes se genera de la siguiente manera:
LIBRO MAYOR
En el sistema PCTG - módulo de contabilidad – Reportes – Libros oficiales –
Mayor - se selecciona el mes a conciliar y se genera el reporte, el cual se
visualiza de la siguiente manera:
PARA GENERAR EL ESTADO DE BANCOS
En el sistema PCTG – módulo consultas – Informes – Tesorería – Egresos
– Boletín de tesorería - se selecciona el periodo a conciliar y se genera el
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reporte el cual se visualiza de la siguiente manera:
CUENTA AUXILIAR
En el sistema PCTG - módulo de contabilidad – Reportes – Libros oficiales
– Auxiliar – se selecciona el periodo a conciliar, la cuenta auxiliar
correspondiente y se genera el reporte, el cual se visualiza de la siguiente
manera:
Se revisa entre otros las siguientes cuentas:
- Comparativo de CDTs por un informe enviado por Tesorería, se compara
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-
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frente al Reporte de Módulo de Contabilidad de la cuenta Inversiones.
Se genera reporte de existencias en bodega de devolutivos y consumo, se
compara con la cuenta de inventarios.
Informe de la Secretaría de salud de los servicios de las cuentas por pagar
por prestación de servicios de salud (mensual) contra la cuenta del pasivo.
Informe de presupuesto sobre los saldos de deuda pública (mensual) la
cual se compara contra la cuenta del pasivo.
Informe de la Oficina de Pasivos Prestacionales sobre las cuotas partes por
cobrar y por pagar que se compara contra las cuentas deudores del activo y
pasivo estimados.
Informe de la Secretaría Jurídica sobre litigios y demandas contra la cuenta
de pasivos contingentes.
Revisión del saldo de las cuentas de descuentos de nómina entre lo
causado en contabilidad y lo pago en tesorería.
Informe revisión de saldos de la cuenta de reserva financiera actuarial con
el informe generado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público
FONPET.
Informe de acciones y dividendos comparado frente a la cuenta de
inversiones patrimoniales del balance.
LIBRO DE BANCOS
En el sistema PCTG - módulo de contabilidad – Reportes – Libros oficiales
– Mayor – se selecciona el periodo a conciliar y se genera el reporte de
donde se extraen las cuentas bancarias, el cual se visualiza de la siguiente
manera:
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LIBRO DE CAJA
En el sistema PCTG – módulo consultas – Informes – Tesorería – Ingresos – Libro
de Caja - se selecciona el periodo a conciliar y se genera el reporte el cual se
visualiza de la siguiente manera:
INFORME MENSUAL DE EJECUCIÓN DE INGRESOS
En el sistema PCTG – módulo consultas – Informes – Presupuesto – Presupuesto
de Ingresos – Informes de Ley- Informes Contraloría, se selecciona el periodo y se
genera el reporte el cual se visualiza de la siguiente manera:
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INFORME MENSUAL DE EJECUCIÓN DE EGRESOS
En el sistema PCTG – módulo consultas – Informes – Presupuesto – Informes de
Presupuesto – Ejecuciones Presupuestales – se debe seleccionar “ejecución
presupuestal de gastos acumulada” y en el campo nivel, seleccionar “ordinal /
Subproyecto” y se genera el reporte, el cual se visualiza de la siguiente manera:
PLANEACIÓN Y PRESUPUESTO
En el sistema PCTG – Módulo Contabilidad – Reportes – Planeación y
Presupuesto – Acumulado – se debe seleccionar el mes a conciliar y se genera el
reporte, el cual se visualiza de la siguiente manera.
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2. CONFIRMAR SALDOS
2.1.
SALDOS DEL DISPONIBLE
Para confirmar los saldos del disponible entre las unidades de contabilidad y
tesorería se genera el reporte “Libro Mayor” se exporta a una hoja de cálculo y se
seleccionan las filas o columnas que contiene la información correspondiente a las
cuentas bancarias. Posteriormente se genera el reporte “Estado de bancos” se
exporta a una hoja de cálculo y se inicia el paso de cruce de información entre los
dos reportes respecto a los saldos de cada una de las cuentas bancarias. Si los
saldos son iguales se van eliminando o marcando, quedando al final solamente las
cuentas que poseen saldos diferentes y se halla la diferencia a conciliar.
2.2.
OTRAS CUENTAS DEL ACTIVO Y CUENTAS DEL PASIVO
Se genera el reporte “Libro mayor”, se exportan los datos a una hoja de cálculo y
se identifican las cuentas con saldos que son de naturaleza contraria al origen de
la cuenta, o que aun teniendo el origen correcto, su saldo no es acorde a su
comportamiento histórico, es decir, ha variado significativamente.
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3. DEPURAR REGISTROS
3.1.
REGISTROS DEL DISPONIBLE
3.1.1. BANCOS
Una vez confirmados los saldos de las cuentas bancarias que se encuentran con
diferencia, se debe realizar un cruce de información a nivel de movimientos
bancarios por cada una de las cuentas, esta tarea se realiza generando los
reportes correspondientes a “Libro auxiliar” y “Libro de Bancos”, los cuales se
exportan a una hoja de cálculo. Esta Operación se debe realizar para cada una de
las cuentas bancarias que se hayan encontrado con diferencia.
3.1.2. CAJA
Una vez confirmado el saldo de la cuenta se debe realizar un cruce de información
a nivel de movimientos, esta tarea se realiza generando los reportes
correspondientes a “Libro auxiliar” y “Libro de Caja”, los cuales se exportan a una
hoja de cálculo.
3.2.
OTRAS CUENTAS DEL ACTIVO Y CUENTAS DEL PASIVO
Una vez identificadas las cuentas con naturaleza contraria o con cambios
inusuales en sus saldos se generan el reporte “Libro auxiliar” de cada una de las
cuentas previamente identificadas, se exportan a una hoja de cálculo y se cruzan
los movimientos débito y crédito.
Adicionalmente, dependiendo de la cuenta específica a analizar se debe identificar
la información referencia con otras dependencias ya sean internas o externas, con
el propósito de comparar la razonabilidad de los saldos.
4. DETERMINAR CAUSA Y AJUSTAR
Para determinar la causa de las diferencias se revisan los comprobantes
contables; las causas más usuales son las siguientes:
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ERROR
AJUSTE
RESPONSABLE
Error en la
parametrización
Se ingresa en el sistema PCTG al
módulo de integración, se verifica la
codificación de la cuenta y se
corrige en caso de ser necesario
Gerencia de Contaduría
Doble registro o valor
errado
Se ingresa en el sistema PCTG el
módulo de ingresos o de egresos y
se anula el registro correspondiente.
En caso de valor errado se
constituye un nuevo registro con el
valor correcto.
Gerencia de Contaduría
Equivocación al escoger
el tipo de ingreso o de
gasto correspondiente.
Se ingresa en el sistema PCTG el
módulo de ingresos o de egresos,
se anula el registro correspondiente
y se constituye un nuevo registro
con el tipo de ingreso o egreso
correcto. En caso de ser un recibo
de caja que ya no se puede anular,
entonces es necesario que la
Gerencia de Contaduría ingrese en
el sistema PCTG al módulo de
contabilidad y se ajuste
manualmente el comprobante
respectivo (directamente o por nota
contable de reclasificación de
cuenta); igualmente en tesorería se
debe ajustar la ejecución de
ingresos ya sea mediante reducción
o adición.
Gerencia de Tesorería y
Contabilidad
4
Error al escoger la cuenta
auxiliar
Se ingresa en el sistema PCTG el
módulo de Contabilidad y se corrige
la cuenta auxiliar asignada al tercero
de acuerdo a como este en la
causación.
Gerencia de Contaduría
5
Error del sistema (cuando
se anula un recibo de
caja o consignación)
Se ingresa en el sistema PCTG al
módulo de contabilidad, se va al
comprobante correspondiente y se
realiza la modificación respectiva.
Gerencia de Contaduría
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ERROR
AJUSTE
RESPONSABLE
6
Reducción a adicción en
la ejecución de ingresos.
Se ingresa en el sistema PCTG al
módulo de contabilidad, se va al
comprobante correspondiente y se
realiza la modificación respectiva.
Gerencia de Contaduría
7
Anulación de reservas
presupuestales
Se ingresa en el sistema PCTG al
módulo de contabilidad, se va al
comprobante correspondiente y se
realiza la modificación respectiva.
Gerencia de Contaduría
8
No registro de
información
Se ingresa en el sistema PCTG al
módulo de contabilidad, se va al
comprobante correspondiente y se
realiza el registro respectivo.
Gerencia de Contaduría
Ya identificada la causa, se hace el ajuste correspondiente ya sea en libros
auxiliares o en libros de tesorería, mediante notas contables o notas de tesorería.
5. ELABORAR NOTAS CONTABLES
Una nota contable se debe realizar en el momento en que el sistema no permite
una modificación directa. Para generar una nota contable se ingresa al sistema
PCTG – Módulo de contabilidad – Procesos – Insertar Comprobante.
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Se deben realizar las siguientes actividades:
•
•
•
•
•
•
•
Ingresar fecha de ajuste.
Tipo de Comprobante. (Nota Contable).
El sistema crea el número de comprobante.
Se selecciona el comprobante.
Se edita el comprobante.
Se realiza el ajuste correspondiente.
Grabar.
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