bases proceso selección

BASES QUE REGULAN EL PROCESO DE SELECCIÓN PARA LA COBERTURA DE UN
PUESTO DE ADMINISTRATIVA O ADMINISTRATIVO PARA LAS OFICINAS CENTRALES
UBICADAS EN VITORIA-GASTEIZ DE LA SOCIEDAD PÚBLICA VISESA, VIVIENDA Y
SUELO DE EUSKADI, S.A.
BASE PRIMERA.- OBJETO DE LA CONVOCATORIA
Es objeto de estas bases la regulación del procedimiento para la cobertura de un puesto de
Administrativa o Administrativo, en el Área de Innovación y Sostenibilidad del departamento
técnico, ubicado en las oficinas centrales de Vitoria-Gasteiz, como personal laboral al servicio
de VISESA, Sociedad Pública adscrita al Departamento de Empleo y Políticas Sociales del
Gobierno Vasco, para el desempeño de servicios de carácter indefinido en las oficinas
centrales ubicadas en Vitoria – Gasteiz, Portal de Gamarra nº 1 - A
Las funciones de dicho puesto son:
OBJETO GENERAL DEL PUESTO
Se responsabiliza de modo general con todo tipo de labores de apoyo administrativo,
asumiendo la gestión y tramitación de expedientes, la comprobación, cotejo, registro y
mantenimiento de todo tipo de información y documentación, así como la solicitud, preparación
y suministro de la misma. Atiende consultas generales y solicitudes de información. Todo ello
en el marco de gestión de Area de Innovación y Sostenibilidad del departamento Técnico de
Visesa.
FUNCIONES GENERALES
1.
Comprobar, chequear y cotejar datos, listados, documentos, y alimentar bases de datos
etc.
2.
Actualizar, tramitar y mantener ficheros y registros
3.
Registrar, archivar y distribuir todo tipo de documentación y correspondencia interna y
externa.
4.
Tramitar administrativamente autorizaciones
5.
Gestionar y mantener archivos de expedientes y documentación
6.
Solicitar y recabar todo tipo de información y documentación.
7.
Preparar, editar y completar dosieres, expedientes y todo tipo de documentación
8.
Preparar, editar y completar dosieres, expedientes y todo tipo de documentación para la
gestión de los proyectos subvencionados por la Comisión Europea en el Idioma oficial de
gestión de los mismos (Inglés)
9.
Gestionar y coordinar reuniones, viajes y estancias propias y de los socios de los
proyectos financiados por la Comisión Europea en el idioma oficial de gestión (Inglés)
10. Colaborar en proyectos específicos derivados del Plan de Gestión, Procesos, Proyectos
de Mejora o comisiones de trabajo.
11. Y en general, realizar las labores de ámbito administrativo generales y las encomendadas
en las áreas más específicas de Promoción, Innovación y Sostenibilidad así como en
Servicios Energéticos recogidas en la ficha detalle (Anexo III).
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La contratación se realizará bajo la modalidad de contrato indefinido conforme a lo dispuesto
en el artículo 14 del Estatuto de los trabajadores con un periodo de prueba máximo de 2
meses, con un sueldo bruto correspondiente al nivel XI según Anexo I- “clasificación, grupos y
categorías profesionales” y Anexo II – “Sistema de retribución” recogido en el Convenio
Colectivo de Visesa.
A la presente convocatoria le es de aplicación lo dispuesto en los arts. 52, 53, 54, 55 y 59 de la
Ley 7/2007, de 12 de abril, del Estatuto Básico del Empleado Público.
La presente convocatoria se publicará en el Boletín Oficial del País Vasco y las Bases se
encuentran disponibles en la página web VISESA (http://www.visesa.com/empleo.asp) y en la
página Web de la empresa consultora externa, CAMPO & OCHANDIANO (www.campo-
ochandiano.com)
BASE SEGUNDA.- REQUISITOS DE LAS PERSONAS ASPIRANTES SERÁN LOS
SIGUIENTES
A) Requisitos Generales
a. Nacionalidad: Tener la nacionalidad de alguno de los Estados miembros de la Unión
europea o ser nacional de algún Estado al que, en virtud de la aplicación de los
Tratados Internacionales celebrados por la Unión Europea y ratificados por el Estado
español, le sea de aplicación la libre circulación de trabajadores/as.
b. Edad: Tener cumplidos dieciséis años de edad y no exceder la edad máxima de
jubilación forzosa.
c.
Titulación: La titulación requerida es FP II administrativo o titulación equivalente o
superior.
d. Capacidad funcional: No padecer enfermedad ni estar afectado/a por limitación física o
psíquica incompatible con el desempeño de las correspondientes funciones.
e. Habilitación: No haber sido separado/a mediante expediente disciplinario del servicio
de cualquiera de las administraciones públicas o de los órganos constitucionales o
estatutarios de las comunidades autónomas, ni estar en inhabilitación absoluta o
especial para empleos o cargos públicos por resolución judicial. En el supuesto de ser
nacional de otro Estado, no estar inhabilitado/a o en situación equivalente ni haber sido
sometido a sanción disciplinaria o equivalente que impida, en su Estado, en los mismos
términos, el acceso al empleo público.
Los requisitos generales, son en todo caso excluyentes.
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B) Requisitos Específicos
a. Conocimientos oral y escrito de las dos lenguas oficiales de la CAV y Euskara nivel B2
(Se requiere acreditación de Título oficial).
b. Conocimientos oral y escrito del idioma de Inglés nivel B2 (Se requiere acreditación de
Título oficial).
Los requisitos específicos, son en todo caso excluyentes.
Se valorarán, mediante pruebas y/o acreditaciones:
a. Conocimientos en ofimática e idiomas
b. Experiencia y formación
c.
Conocimientos generales en materia de vivienda protegida de la Comunidad Autónoma
Vasca
d. Conocimientos administrativos de los Programas Marco europeos de I+D+i (FP7 y
H2020)
e. Conocimientos básicos de facturación de suministros energéticos
f.
Conocimientos básicos sobre la actividad de producción de energía eléctrica a partir de
fuentes de energía renovables, cogeneración y residuos.
BASE TERCERA.- PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES
Las personas aspirantes deberán registrar y enviar su curriculum vitae respondiendo a la
oferta de referencia 4428 ADMINISTRATIVA O ADMINISTRATIVO, EXCLUSIVAMENTE a
través de la página web de CAMPO & OCHANDIANO (www.campo-ochandiano.com)
También deberán remitir por correo electrónico a: [email protected] la
siguiente documentación:

solicitud manifestando que reúnen todas y cada una de las condiciones exigidas
en el apartado segundo A) completo (modelo de la misma en la página de
CAMPO & OCHANDIANO (www.campo-ochandiano.com)

declaración en la que se garantice el cumplimiento del apartado segundo B)
letraa), b) (modelo de la misma en la página web de CAMPO & OCHANDIANO
(www.campo-ochandiano.com)

Curriculum Vitae

Fotocopia del D.N.I. o documento equivalente.

Títulos oficiales de los Idiomas de Euskera e Inglés
El plazo de presentación de solicitudes será de 20 días naturales contados a partir del
siguiente al de la publicación de la convocatoria en el Boletín Oficial del País Vasco, finalizando
el día 11 de agosto de 2015.
BASE CUARTA.- COMPROBACIÓN DE SOLICITUDES
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Expirado el plazo de presentación de instancias se procederá a un trámite de subsanación de
defectos corregibles, concediendo un plazo a tal efecto.
El listado de candidatos y candidatas admitidas y excluidas, será publicado tanto en la página
Web de VISESA y como de CAMPO & OCHANDIANO.
BASE QUINTA.- PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN
El procedimiento de selección seguirá las siguientes fases:
FASE 0
Consistirá en:
a) Entrega de solicitudes y envío de méritos curricular: experiencia, formación, cursos,
titulaciones, idiomas e informática.
El plazo para las entrega de acreditaciones de méritos de la Fase 0, incluyendo el certificado
de vida laboral, deberá realizarse antes de la fecha de las pruebas a través de correo
electrónico ([email protected]),
Expirado el plazo de presentación de instancias se procederá a un trámite de subsanación de
defectos corregibles, concediendo un plazo a tal efecto.
Se da por concluida la fase 0, con la publicación de candidatos y candidatas admitidas y
excluidas, que será publicado tanto en la página Web de VISESA y como en la de CAMPO &
OCHANDIANO.
FASE 1
Consistirá en:
b) La realización de un ejercicio relacionado con las funciones del puesto en el que se
valorarán conocimientos generales y específicos, mediante la ejecución de una prueba
teórica/práctica de conocimiento de competencias técnicas del puesto. El temario sobre
el que se basa esta prueba esta recogido en el Anexo 1.
c) Las fechas, el lugar y horario de las pruebas se publicarán en la página Web de
VISESA y en la de CAMPO & OCHANDIANO. Las pruebas teórico prácticas y
psicotécnicas de las Fases 1 , se realizarán en un mismo día.
Pruebas psicotécnicas, la prueba consistirá en la realización de test de aptitud y de
personalidad.
La fecha, el lugar y horario de las pruebas se publicarán en la página Web de VISESA y en la
de CAMPO & OCHANDIANO. Las pruebas teórico prácticas y psicotécnicas de las Fases 1 , se
realizarán en un mismo día.
FASE 2
Consistirá en:
d) Valoración de méritos: experiencia, formación, cursos, titulaciones, competencias,
idiomas e informática. La valoración se completará con una entrevista.
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e) Entrevista competencial
La entrevista competencial: consistirá en una entrevista curricular en la que se valorarán tanto
las competencias técnicas, como las competencias genéricas, transversales y actitudinales del
puesto.
Esta entrevista la realizará la empresa consultora externa, CAMPO & OCHANDIANO una vez
corregidas las pruebas de la Fase 1. Se entrevistará al menos a las 20 personas con la mejor
puntuación obtenida en la fase 1. En esta entrevista se verificará el nivel oral de los idiomas
acreditados.
CAMPO & OCHANDIANO, emitirá un informe con los resultados y una vez aprobados por el
Tribunal designado, se levantará acta y en ella, se recogerá el listado de las 5 personas que
habrán obtenido la mayor puntuación y quedarán finalistas para la Fase 3.
Este listado que contendrá los últimos 5 dígitos y letra del DNI de las personas se publicará
tanto en la página Web de VISESA como en la de CAMPO & OCHANDIANO.
CAMPO & OCHANDIANO emitirá un informe completo del proceso, con los datos
desagregados según sexo de las personas participantes en todas las etapas del proceso.
FASE 3
Entrevista personal: consistirá en una entrevista realizada por el tribunal nombrado por VISESA
en la que se evaluará la adaptabilidad a la organización de las personas candidatas finalistas
mediante la valoración de competencias técnicas y genéricas.
Los apartados de la Fase 1, 2 y 3 serán valorados en función de los criterios establecidos por el
Tribunal y que se acompañan como Anexo 2.
BASE SEXTA.- COMPOSICIÓN DEL TRIBUNAL
Para la validación de los resultados de cada una de las Fases 1 y 2 y para la realización de la
Fase 3, se constituirá un Tribunal calificador integrado por los siguientes componentes:
.- Vocal: Director/a de Área Técnica
.- Vocal: Director/a de Personas
.- Vocal: Representante del Comité de Empresa
.- Secretario/a: Director/a de Personas
.- Presidente: Director/a General
En caso de imposibilidad de asistencia de algún miembro del tribunal, el/la directora/a General
de la Sociedad procederá a la designación de la persona que la sustituya. En todo caso el
tribunal deberá de estar compuesto por al menos tres personas.
Se pondrán medidas para la existencia de una representación equilibrada según sexo (40/60)
en todos los órganos del proceso de selección.
Se establece que el periodo de prueba para este puesto sea de 2 meses, debiendo el Tribunal
nombrar a la comisión evaluadora de ese periodo de prueba, siendo ellas quienes deberán
realizar el seguimiento del proceso de inserción y cerrarlo en el caso de que sea satisfactorio y
en caso contrario, emitir un informe justificativo.
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BASE SÉPTIMA.- SELECCIÓN DE LAS PERSONAS CANDIDATAS
Concluidas las pruebas selectivas, el Tribunal formulará propuesta de contratación a favor del
la persona aspirante que obtuviese mayor puntuación total, una vez sumadas las puntuaciones
obtenidas en cada una de las fases.
En caso de empate y existir igualdad de capacitación, se dará prioridad a las mujeres en
aquellos niveles y categorías en los que la representación de éstas sea inferior al 40%, salvo
que concurran en el otro candidato motivos que, no siendo discriminatorios por razón de sexo,
justifiquen la no aplicación de la medida, como la pertenencia a otros colectivos con especiales
dificultades para el acceso y promoción en el empleo” Art 19, 4a), del Cap IV de la LEY 4/2005,
de 18 de febrero, para la Igualdad de Mujeres y Hombres.
El Tribunal acordará si fuera necesario y en caso de empate, la realización de alguna nueva
prueba práctica a fin de seleccionar la mejor candidatura.
La selección de la persona candidata será notificada a la persona interesada, quien deberá
presentar en VISESA dentro del plazo de diez días naturales los documentos acreditativos de
las condiciones que para participar en este proceso selectivo se exigen en la base requerida:

Certificado acreditativo de no padecer enfermedad o defecto físico que impida el
normal ejercicio de la función para desempeñar.

Copia autenticada de las titulaciones y de los certificados o diplomas acreditativos de la
formación académica declarada en el currículum vitae.

Copia autenticada o fotocopia del certificado (idiomas).

Certificado de vida laboral, que acredite la experiencia profesional declarada en el
currículum vitae.

Declaración de no hallarse inhabilitado para el ejercicio de funciones públicas o
incursas en alguna de las causas legales de incapacidad e incompatibilidad previstas
en la Ley 53/1984, de 26 de diciembre, de incompatibilidades del personal al servicio
de las Administraciones Públicas.
En el supuesto de que alguna de las personas candidatas propuestas no presentase la
documentación requerida, VISESA podrá contratar a la siguiente persona candidata declarada
apta siguiendo el orden de puntuación final del procedimiento.
Concluidas las pruebas selectivas, aquellas personas que hayan superado la fase 1 y obtengan
una puntuación en la fase 2 igual o superior al 50% del total de puntos de la fase (17.5 puntos),
pasarán a formar parte de una bolsa de Administrativas cuya finalidad será cubrir
temporalmente las vacantes de este perfil que se produzcan en VISESA. La vigencia de la
bolsa será de 5 años.
El orden de puntuación de cada aspirante a la bolsa determinará el orden de llamamiento a la
misma.
BASE OCTAVA.- PROTECCIÓN DE DATOS
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De acuerdo con lo establecido por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre, de Protección
de Datos de Carácter Personal, se informa a las personas candidatas de que sus datos
personales, tanto los que faciliten por la persona candidata como los que se recaben durante el
proceso de selección se incorporan al fichero denominado “Bolsa de empleo”, previamente
inscrito en la Agencia Española de Protección de Datos, del que es responsable VISESA, S.A.,
siendo utilizados para gestionar su participación en el proceso de selección de personal que
ahora se convoca así como, en su caso, para ser incorporado a una bolsa de personas
candidatas para futuras contrataciones.
Los ficheros, locales y sistemas de tratamiento de la empresa cuentan con las medidas de
seguridad necesarias de índole técnica y organizativa, conforme exige el artículo 9 LOPD y el
Título VIII RLOPD para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su
alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado.
Las personas candidatas pueden de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación
y oposición que expresamente reconoce la LOPD mediante solicitud escrita y firmada en el
domicilio a estos efectos de VISESA., en calle Portal de Gamarra 1-A, 2ª Planta – 01013 Vitoria
(Álava) o enviando un correo electrónico a [email protected] indicando en la solicitud
REF. ARCO, acompañando en todo caso una fotocopia de su DNI.
ANEXO 1 – TEMARIO PRUEBA PRÁCTICA PARA LA COBERTURA DEL PUESTO DE
ADMINISTRATIVA/O
Tema 1: Conocimientos básicos en materia de vivienda protegida de la Comunidad
Autónoma Vasca.
-
ORDEN de 15 de octubre de 2012, del Consejero de Vivienda, Obras Públicas y
Transportes, del registro de solicitantes de vivienda y de los procedimientos para la
adjudicación de Viviendas de Protección Oficial y Alojamientos Dotacionales de
Régimen Autonómico . (BOPV nº 211, 31 de octubre de 2012)
-
Orden de 3 de noviembre de 2010, del Consejero de Vivienda, Obras Públicas y
Transportes, sobre determinación de los precios máximos de las viviendas de
protección oficial.(BOPV nº 222, de 18 de noviembre de 2010)
-
Decreto 39/2008, de 4 de marzo, sobre régimen jurídico de viviendas de protección
pública y medidas financieras en materia de vivienda y suelo. (BOPV nº 59, 28 de
marzo de 2008)
-
Conocimientos en la gestión y tramitación de expedientes y proyectos de vivienda
protegida.
Tema 2: Conocimientos básicos administrativos sobre la gestión de Servicios Energéticos.
- 7 / 13 -
Tema 3: Conocimientos básicos administrativos sobre los Programas Marco europeos de
I+D+i, FP7 y H2020
-
http://ec.europa.eu/research/fp7/understanding/fp7inbrief/home_es.ht
ml
-
http://www.eshorizonte2020.es/
ANEXO 2 – CRITERIOS DE PUNTUACION PARA LA COBERTURA DEL PUESTO DE
ADMINISTRATIVA/O
1.- OBJETIVO
El objetivo del presente anexo es establecer los criterios generales para la puntuación de las
fases Fase 1, Fase 2 y Fase 3 del proceso de selección para la cobertura de un puesto de
administrativa/o.
Estos criterios son generales y susceptibles de cambio por el Tribunal correspondiente de
forma motivada.
2.- FASES Y PUNTUACIONES POR FASE
La valoración de los candidatos se realiza en las siguientes fases:
FASE 1: Pruebas de Capacidad técnica del puesto y pruebas psicotécnicas
o
Puntuación máxima Fase 1: 55 puntos
FASE 2: Valoración de méritos, entrevista competencial
o
Puntuación máxima Fase 2: 35 puntos
FASE 3: Entrevista personal por el tribunal
o
Puntuación máxima Fase 3: 10 puntos
3.- CITERIOS DE VALORACION
FASE 1
o
Pruebas de Capacidad técnica del puesto: La prueba de conocimiento
constará de al menos una prueba tipo test o prueba práctica a determinar
por el Tribunal con una puntuación máxima de 45 puntos.
- 8 / 13 -
o
Pruebas Psicotécnicos (aptitud): constará de varias pruebas tipo test
con una puntuación máxima de 10 puntos
Test destinado a medir las características que se consideran más
importantes para la realización eficaz del trabajo administrativo.
Se evalúan de 7 dimensiones de las aptitudes para el trabajo
administrativo:
o Comprobación
o Clasificación
o Cálculo
o Razonamiento numérico
o Comprensión verbal
o Sinónimos y antónimos
o Ortografía
Además se obtienen 3 aptitudes compuestas:
o Aptitudes administrativas.
o Aptitudes numéricas.
o
o
Aptitudes verbales.
Puntuación máxima Fase 1: 55 puntos
Para considerar apto la FASE 1 es necesario obtener una puntuación de 60%, es decir, haber
logrado 33 puntos.
FASE 2

En la Fase 2, se valoran los méritos que se completa con una entrevista y valoración
competencial.

La puntuación máxima de esta fase es de 35 puntos

Los factores a valorar en esta fase son:
o
Experiencia profesional ajustada: se valorará la experiencia en puestos
similares al solicitado
Labores administrativas recogidas en el apartado 1 de estas bases en FUNCIONES
GENERALES.Este factor se valora con 14 puntos máximos.

Entre 2 y tres años: 1 punto

Entre 3 y cuatro años: 2 puntos

Entre cuatro y cinco años: 4 puntos

Entre cinco y seis años: 6 puntos

Entre seis y siete años: 8 puntos

Entre siete y ocho: 10 puntos

Entre ocho y nueve: 12 puntos

Más de nueve: 14 puntos
- 9 / 13 -
o
Formación Relacionada

Valoramos la Formación Específica orientada al desarrollo de
competencias técnicas del puesto.

Este factor se valora con 10 puntos máximos

Curso de especialización
o

o
o
Cursos para el desarrollo de competencias
técnicas específicas del puesto de administrativa
superior a 10 horas: a 0,5 puntos y hasta un
máximo de 4 puntos. Cursos relacionados con el
desempeño del puesto tales como gestión de
archivo,
facturación,
redacción,
protocolo,
innovación, servicios energéticos, mecanografía,
LOPD, herramientas informáticas de gestión, etc.
o
Cursos para el desarrollo de competencias de
gestión de al menos 10 horas: a 0,5 puntos y
hasta un máximo de 3 puntos (comunicación,
sistemas de gestión, gestión por proyectos, EFQM,
igualdad entre mujeres y hombres, trabajo en
equipo, gestión del tiempo, innovación, creatividad
etc. ..)
o
Cursos ofimática de especialización u otras
materia que puedan ser afines al puesto tales
como Word, Excel, Power Point, Outlook, Visio,
Autocad a razón de 0,40 puntos por curso de al
menos 10 horas o 0,5 por cada IT txartela hasta un
máximo de 2 puntos.
Es necesario acreditar titulación oficial B2. Se valorará por cada
acreditación de nivel superior al requerido, con 0.5 hasta 1 punto
como máximo.
Idioma Inglés

o
Otros Cursos:
Euskera

o
Se valoran cursos especializados o superiores a
250 horas: a razón de 1 punto y hasta 1 punto
como máximo.
Es necesario acreditar titulación oficial B2 Se valorará por cada
acreditación de nivel superior al requerido, con 0.5 puntos hasta 1
puntos como máximo
Entrevista competencial: entrevista realizada por la empresa de
selección contratada a tal efecto y se valorarán distintas competencias con
una puntuación máxima de 9 puntos. Se evaluará y discriminará de forma
matizada si las candidaturas entrevistadas reúnen de forma suficiente los
rasgos, habilidades y competencias para desempeñar el puesto.
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Se miden las siguiente competencias y factores en una escala que
comprende 3 niveles (básico, medio y alto) divididos en 9 niveles
puntuados del 1 al 9. El total de la puntuación se traslada a 9 puntos.
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Capacidad de organización y planificación
Orientación al logro y a resultados
Capacidad de comunicación
Equilibrio Emocional
Capacidad de trabajo en equipo
Capacidad de adaptación/flexibilidad
Empatía
Resolución de Problemas
Relaciones interpersonales
Sentido de compromiso/identidad corporativa
Orientación al cliente interno y externo.
Orientación a la calidad
Motivación por el puesto
La entrevista se complementará con la información obtenida de la prueba
de un test de personalidad. Esta prueba está específicamente diseñada
para la medición de competencias en el ámbito profesional relacionadas
con comportamientos representativos en diferentes aspectos laborales.
FASE 3

En la Fase 3, el tribunal del proceso de selección realizará una entrevista personal

La puntuación máxima de esta fase es de 10 puntos

Los factores a valorar en esta fase son:
o
o
o
o
o
Expectativas
Iniciativa- Mejora
Habilidades Interpersonales
Adaptación al equipo
Competencias conversacionales
Se miden las siguiente competencias en una escala que comprende 3 niveles (básico, medio y
alto) puntuados de 0 a 2. El total de la puntuación es de 10 puntos.
RESUMEN PUNTUACION POR FASES
Fase 1 - 55 puntos
Fase 2 - 35 puntos
Fase 3 - 10 puntos
Pruebas de
Conocimiento
Test
Psicotécnico
Exp. Profesional
Ajustada
Formación
Relacionada
Euskara
Otros Idiomas
Competencias
Entrevista
45 puntos
10 puntos
14 puntos
10 puntos
1 puntos
1 puntos
9 puntos
10 puntos
45%
10%
14%
10%
1%
1%
9%
10%
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ANEXO 3 – FICHA FUNCIONES DETALLADA
PUESTO: Administrativo/a (Área técnica)
DEPENDENCIA JERÁRQUICA Y FUNCIONAL: Director/a
Técnico/a
Objeto general
Descripción de tareas
Envío y
 Escanear documentación
recepción de
 Recopilar y distribuir documentación.
documentación
 Elaborar, preparar y registrar documentación saliente en registro de salida.
 Vincular la documentación escaneada en registro de salida
 Enviar documentación vía fax, correo electrónico, correo ordinario, correo
telemático, mensajeros.
 Preparar, ensobrar, franquear y gestionar la documentación para mensajería o
correo.
 Gestionar burofax
 Gestionar el servicio de mensajería y verificar la recepción y entrega
 Elaboración y envío de mails masivos
Archivo
 Planificar y gestionar el archivo diario e histórico del Área y apoyo a Dirección y a
Técnicos a la gestión de archivo.
 Custodiar la documentación de archivo del Área.
 Solicitar, Localizar y controlar documentos del archivo físico y telemático, propio y
externalizado requeridos en el Área
 Localizar y tramitar la recepción y devolución de documentación del archivo
custodiado por una empresa externa
 Archivar documentación del Área
 Organizar y gestionar archivos informáticos (carpetas)
 Transportar cajas con material o documentación
Documentación
General




Documentación
y labores
administrativas
Area
 Recepcionar llamadas y responder a las consultas e incidencias recibidas a través
de Web, teléfono, mails
 Grabar las facturas del área en el sistema informático ERP, realizar el seguimiento
del pago y archivar
 Registrar, calcular y actualizar bases de datos, listados e indicadores para gestión
interna o publicación Web
 Comprobar y consultar datos propios del área
 Elaborar tablas comparativas de datos
 Apoyo administrativo a técnicos y otros colaboradores del área en la elaboración de
informes y entregables.
 Reservar salas y material necesario para reuniones
 Preparar las salas y avituallamiento y menaje para reuniones
 Recoger y ordenar salas
 Apoyo solicitud suministros
 Apoyo gestión de agendas y convocatorias de reuniones de área
 Gestionar la solicitud y pago de cursos y vuelos
 Solicitar material de oficina (para el Dpto.).
 Apoyo a la Organización de eventos y visitas externas
Apoyo logístico
Licitaciones y
concursos
Escanear, fotocopiar, encuadernar, etiquetar documentos
Solicitar y gestionar pedidos especializados a fotocopisterías
Elaborar faxes, cartas, e-mails, escritos, convocatórias
Apoyar en la elaboración de presentaciones y documentación para su exposición en
ponencias, jornadas o reuniones.
 Comprobar/revisar y modificar las plantillas de presupuesto para las licitaciones de
obra.
 Dar soporte en la comprobación y revisión de las ofertas en las diferentes
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licitaciones.
 Preparar y enviar documentación en los procesos de licitaciones y concursos en sus
diferentes variantes
 Gestionar la recepción de ofertas y distribución de las mismas
 Trasladar a agenda los plazos de concursos, entrega documentación, plicas…
 Dar soporte en la revisión de requisitos a cumplir por los licitadores en concursos en
sus diferentes variantes
 Controlar el Registro de proveedores
Documentación
relativa a
Calificaciones
Promoción
Proyectos
Europeos
Servicios
Energéticos
Apoyo a otras
áreas y a gestión
 Comprobar/revisar y modificar las calificaciones provisionales y definitivas y
modificaciones de una promoción
 Elaborar las plantillas de datos para el posterior volcado en herramientas
informáticas de gestión.
 Comprobar las fichas individuales de viviendas y a los planos de los proyectos de
las promociones
 Participar en las reuniones de coordinación de tareas del área técnica
 Elaborar tablas comparativas de datos de presupuestos (hoja Excel de presupuesto
por capítulos) de Proyecto/Licitación/Liquidación de obra.
 Elaborar Listados de promociones y certificados obtenidos. Calificación energética
de cada promoción.
 Elaborar tablas para control de cargas de trabajo y dedicaciones horarias
 Colaborar en la gestión de “paquetes de trabajo” de los diferentes proyectos
europeos en el idioma oficial de gestión de los proyectos financiados por la Comisión
Europea (inglés)
 Revisar dedicaciones horarias
 Colaborar en el control de ingresos y gastos de proyectos europeos
 Gestionar traducciones de textos Castellano-Inglés-castellano
 Colaborar en la comunicación y coordinación de reuniones, viajes con los socios
europeos en el idioma de gestión oficial de los proyectos financiados por la Comisión
Europea (Inglés)
 Colaborar en la elaboración de informes
 Colaborar en el control de gastos, ingresos y parámetros de control energético,
escaneado y custodia de la información
 Colaborar en la facturación a las comunidades de propietarios y venta de energía
eléctrica.
 Solicitar a atención al cliente las nuevas escrituraciones en las promociones que
gestionamos
 Colaborar en la interlocución con el cliente
 Colaborar en las tareas administrativas necesarias en el área y en otras áreas cuando
se le requiera.
 Cargar datos del área en la página Web
 Colaborar en la redacción y volcado de noticias a la Intranet
 Colaborar en proyectos específicos derivados del Plan de Gestión, Procesos,
Proyectos de Mejora o comisiones de trabajo.
 Proponer y poner en marcha mejoras en los procedimientos de trabajo
 Realizar funciones y tareas que se le requieran propias del puesto y categoría
profesional.
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