Plan Estratégico de Gestión del Servicio de Contabilidad

Plan Estratégico de Gestión del Servicio de Contabilidad
PLAN ESTRATÉGICO DE GESTÓN
SERVICIO DE CONTABILIDAD
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Plan Estratégico de Gestión del Servicio de Contabilidad
INTRODUCCIÓN
La planificación estratégica del Servicio de Contabilidad, nace de la voluntad del Rector
y su equipo, expresada en su programa electoral y consecuentemente, del proceso
formal desarrollado por la Gerencia de nuestra Universidad.
Somos conscientes de que se trata de un plan sectorial que en su momento deberá
integrarse en el Plan Estratégico General de la Universidad de Alicante.
La planificación estratégica no es un fin en sí misma sino que es una herramienta que, a
partir de la identificación de la misión de una organización y del análisis de su situación
en un momento determinado, le permite formular sus objetivos estratégicos y, de
acuerdo con ellos, planificar sus actuaciones futuras y diseñar indicadores para conocer
el grado de consecución de los mismos.
El proceso de elaboración de un plan estratégico supone un valor en sí mismo. El hecho
de que un grupo de personas reflexionen acerca de cuál es la razón de ser del Servicio
en el que desempeñan su labor, cuáles son sus fortalezas y debilidades, qué áreas dentro
de la misma tienen carácter estratégico y cuáles son los objetivos a alcanzar en cada una
de ellas, supone ya un claro beneficio para el Servicio y para la organización entera
derivado de la propia reflexión, del contraste de opiniones y del trabajo en equipo.
Por último queremos agradecer el asesoramiento del profesor Acosta y la colaboración
de todos los miembros del Servicio.
Esperamos que el Plan Estratégico del Servicio de Contabilidad nos ayude a hacer una
gestión cada vez más transparente y orientada a nuestros usuarios, a garantizar la mejora
continua y la eficiencia de nuestras actuaciones.
MISIÓN
La misión del Servicio de Contabilidad de la U.A. es garantizar la gestión contable,
presupuestaria y financiera, realizando un especial énfasis en el control y ejecución de
los ingresos y pagos, así como, en facturación, gestionar los contratos establecidos.
Todo ello caracterizado por la transparencia, la eficiencia y la profesionalidad de sus
trabajadores.
VALORES
Transparencia
Eficiencia
Profesionalidad
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EJES ESTRATÉGICOS
-
Dirección y Organización
Componente Humano
Contabilidad
Tesorería
Facturación
Tecnologías
Comunicación y Sistema de información y comercialización
ANÁLISIS DE LA MATRIZ DAFO
FORTALEZAS
-
Elemento humano
Desarrollo tecnológico
Sentimiento de pertenencia
Estilo de dirección
Gestión responsable
DEBILIDADES
-
Carencia de un adecuado sistema de indicadores
Infraestructuras mínimas insuficientes
No existencia del manual de procedimientos por escrito.
Falta de una buena comunicación con otras Unidades de la Universidad.
OPORTUNIDADES
-
Buena situación tecnológica y de red de la Universidad.
Integración con la Gestión Económica
Existir una decisión favorable de la Gerencia para desarrollar un plan
estratégico.
AMENAZAS
-
Desconocimiento de las funciones del Servicio por parte de proveedores y
clientes internos y externos.
Falta de claridad de la Unidad en las funciones.
Dificultad de procedimientos bancarios.
Retrasos en la disponibilidad financiera.
Falta de una buena comunicación con otras Unidades de la Universidad.
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VISIÓN
El Servicio de Contabilidad es una Unidad integrada en la Universidad y
comunicada con su entorno, a través del aprovechamiento de las tecnologías; lo que ha
posibilitado el conocimiento de sus funciones y procesos definidos en un Manual de
procedimientos de las Áreas de Contabilidad, Tesorería y Facturación como la recogida
de información de los distintos Centros de Gasto, y su puesta a disposición de clientes y
proveedores.
Con ello se ha logrado que los servicios que ofrece la Unidad en las Áreas
citadas se puedan realizar con la máxima eficacia y calidad.
Asimismo, se ha dispuesto de unas infraestructuras adecuadas que permiten el
desempeño de las funciones de manera eficaz y cómoda tanto para el personal del
servicio como para los usuarios internos y externos.
Todo ello ha sido posible por un estilo de Dirección participativa, apoyándose en
una estructura de gestión flexible, orientado a colocar el elemento humano como factor
clave y al que se le ha posibilitado la capacitación acorde con sus necesidades y con un
sistema de evaluación que reconoce el esfuerzo por un trabajo desarrollado con la
mayor profesionalidad.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS:
Dirección y Organización
Implantar un sistema de Dirección Estratégica y participativa, con una Organización
flexible que permita la mayor motivación e independencia del personal.
Componente Humano
Diseñar y llevar a la práctica un sistema de gestión del componente humano que permita
que las personas sean el centro del Servicio.
Contabilidad
Gestionar eficientemente el tratamiento de la información contable.
Tesorería
Gestionar eficazmente los programas y la documentación que permita la disponibilidad
económica de los distintos usuarios.
Facturación
Gestionar eficazmente el programa de facturación y la documentación referente a ella
que permita obtener recursos.
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Tecnologías
Estudiar y Diseñar las necesidades de mejora en los distintos programas del Servicio
que permita utilizarlos con la máxima eficacia, dándolos a conocer a todo el personal de
la Unidad.
Comunicación y Sistema de información y comercialización
Diseñar e implantar un proyecto de comunicación tanto interno como externo que
garantice la coordinación y eficacia del servicio a la comunidad universitaria y al
entorno.
CRITERIOS DE MEDIDA
Eje Estratégico: Dirección y Organización
INDICADOR
VALOR OBJETIVO
Porcentaje de las propuestas de mejora que son atendidas por
100%
la Dirección
Porcentaje de los procedimientos que tienen definidos sus
100%
indicadores.
Porcentaje del personal que está satisfecho en las encuestas
80%
Porcentaje de de los objetivos y de los criterios de medida que
80%
se han cumplido
Porcentaje de de las personas que tienen elaborados sus
80%
objetivos y criterios de medida
Porcentaje de personal que puede desarrollar cada
30%
procedimiento
Porcentaje de procedimientos clave que se han analizado e
80%
integrado en los correspondientes manuales
Porcentaje de procedimientos de gestión acreditados
20%
siguiendo la norma ISO9000
Periodicidad con que una vez elaborada la Carta de Servicios,
1 año
se elabora memoria normalizada
Periodicidad con que se revisa el cumplimiento del plan de
1 año
mejoras de la evaluación del Servicio
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Eje Estratégico: Componente Humano
INDICADOR
VALOR OBJETIVO
Porcentaje del personal que solicita asistir a cursos de
100%
formación, al que la Dirección facilita la asistencia.
Porcentaje de personas que manifiestan que el clima de
90%
trabajo es adecuado, en encuestas de clima sociológico-laboral
Porcentaje de puestos de trabajo cuyo análisis y diseño esté
100%
actualizado.
Porcentaje de personal que tienen estabilidad laboral
90%
Porcentaje de personas que asisten a cursos y demuestran
60%
satisfacción por ellos
Porcentaje de personal que conoce cada procedimiento
30%
Eje Estratégico: Contabilidad
INDICADOR
VALOR OBJETIVO
Porcentaje de los documentos que son contabilizados
90%
oficialmente en menos de 15 días desde su pago o abono.
Porcentaje de coincidencia con el Servicio de Gestión
100%
Económica.
Eje Estratégico: Tesorería
INDICADOR
VALOR OBJETIVO
Porcentaje de programas de Banca Electrónica que son
100%
conocidos por el personal que los maneja
Porcentaje de los ADOP que entran en el Servicio que se
80%
abonan en un plazo máximo de 4 días.
Porcentaje de los expedientes de Devolución de Tasas que se
90%
tramitan en un plazo máximo de 2 días.
Porcentaje de los ingresos recibidos en las cuentas generales,
que son gestionados y remitidos a los Servicios de
60%
Investigación y/o Gestión Económica, en un plazo máximo de
4 días.
Porcentaje de los traspasos solicitados por ingresos en las
cuentas de Jornadas y Congresos, transferidos a la cuenta
90%
general en un plazo máximo de 4 días.
Porcentaje de las liquidaciones de tasas de los distintos
cursos, gestionados y remitidos al Servicio de Investigación
100%
en un plazo máximo de 2 días.
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Eje Estratégico: Facturación
INDICADOR
VALOR OBJETIVO
Porcentaje de las facturas proformas que se convierten en
100%
facturas en 48 horas
Porcentaje de las facturas impagadas de años vencidos que
90%
anualmente se solucionan
Porcentaje de las facturas emitidas anualmente que están
100%
recogidas en un libro de facturas.
Porcentaje de contestación a las preguntas de empresas
100%
externas referentes al IVA a declarar
Porcentaje de llamadas telefónicas solicitando información
para cumplimentar facturas proformas que son contestadas
100%
inmediatamente.
Eje Estratégico: Tecnologías
INDICADOR
VALOR OBJETIVO
Porcentaje del personal que aunque no pertenezcan a esa área,
60%
conocen los distintos programas
Porcentaje del personal de cada área que conoce
100%
perfectamente sus programas
Porcentaje del personal de cada área que participa en el
80%
estudio y diseño de las necesidades.
Eje Estratégico: Comunicación y Sistema de información y comercialización
INDICADOR
VALOR OBJETIVO
Porcentaje de las respuestas de la Ventanilla de Sugerencias
100%
on line
Porcentaje de respuestas a la Ventanilla de Sugerencias que se
100%
dan en un plazo de 48 horas
Porcentaje de de las llamadas telefónicas solicitando alguna
75%
información, que son contestadas inmediatamente.
Plazo para que las 3 Áreas del Servicio, dispongan su
información más relevante, estructurada y normalizada, en
1 año
una página Web.
Periodicidad máxima con que las 3 Áreas del Servicio,
1 año
actualizan su información en la página Web.
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PLAN DE ACCIÓN
Acción
Redactar la información
relevante del Servicio.
Elaborar contenidos pag. Web
Diseñar un manual de
procedimientos
Analizar procedimientos clave
e integrarlo en manual de
procedimientos.
Publicar manual de
procedimientos
Establecer indicadores para
los distintos procedimientos
Revisar el manual de
procedimientos anualmente
Realizar un análisis y diseño
de los puestos de trabajo
Realizar un manual de manejo
de los distintos programas
Informáticos.
Estudiar un procedimiento
para poder seguir el
cumplimiento de objetivos
Reunión mensual para ver el
cumplimiento de los objetivos.
Fecha
2007-2008
Participante
Personal del Servicio
Responsable
Grupo de trabajo
2007-2008
2007-2008
Personal del Servicio
Personal del Servicio
Grupo de trabajo
Grupo de trabajo
2007-2008
Personal del Servicio
Grupo de trabajo
2008
Personal del Servicio
Grupo de trabajo
2008
Personal del Servicio
Grupo de trabajo
Anualmente Personal del Servicio
Grupo de trabajo
2008
Personal del Servicio
Grupo de trabajo
2007-2008
Personal del Servicio
Grupo de trabajo
2007-2008
Personal del Servicio
Grupo de trabajo
2007-2008
Grupo de trabajo
Diseñar el procedimiento a
seguir para responder la
Ventanilla de Sugerencias
Confeccionar encuestas de
satisfacción
Pasar las encuestas
periódicamente
Tratar las quejas recibidas
2007-2008
Director del Servicio
Subd. Contabilidad
Subd. Tesorería
Gestor/a J. Facturación
Personal del Servicio
2007-2008
Personal del Servicio
Grupo de trabajo
Anualmente Personal del Servicio
Grupo de trabajo
A la
Personal del Servicio
recepción
Anualmente Director del Servicio
Subd. Contabilidad
Subd. Tesorería
Gestor/a J. Facturación
Anualmente Director del Servicio
Subd. Contabilidad
Subd. Tesorería
Gestor/a J. Facturación
Grupo de trabajo
Realizar Memoria Gestión
Evaluar cumplimiento plan de
mejora del Servicio
Confección Carta de Servicio
2007
Gestor/a J.Ingresos/Pagos
Gestor/a J.Control Ctas.
Grupo de trabajo
Grupo de trabajo
Grupo de trabajo
Grupo de trabajo
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Actualización Carta de
Servicios
Acreditar procedimientos
siguiendo norma ISO 9000
Anualmente Gestor/a J.Ingresos/Pagos
Gestor/a J.Control Ctas.
2008-2009 Personal del Servicio
Grupo de trabajo
Grupo de trabajo
Grupo de Trabajo:
Mª Jesús Berenguer Fenoll
Margarita Castejón Ortega
José Vicente Baeza Gomis
Enrique Gomis Ferrer
-
Gestora Jefe de Facturación
Subdirectora de Tesorería
Subdirector de Contabilidad
Director del Servicio
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