Normativo VER PLAN DE ARCHIVO

PLAN DE ACCION
2010-2015
GESTION DOCUMENTAL IES-CINOC
MISION
Conservar y preservar la memoria institucional a través del manejo adecuado de los
documentos con el fin de servir como testimonio y fuente de información a cualquier
persona que requiera su consulta.
VISION
En el año 2015 el proceso archivístico de la Institución estará estructurado de acuerdo con
las técnicas y normas establecidas, garantizando la identificación y ubicación oportuna
de los documentos requeridos, a través de una búsqueda sistematizada.
OBJETIVOS:
GENERAL:
Disponer de la documentación organizada, de tal forma que la información institucional
sea recuperable en el tiempo para el uso de la Administración y al servicio del ciudadano
y como fuente de la Historia.
ESPECIFICOS
•
•
•
Servir a la comunidad con el suministro de la información que requieran de manera
oportuna, eficiente y efectiva
Preservar los documentos como soporte de la gestión institucional
Generar los mecanismos necesarios para la conservación del patrimonio
documental de la Institución.
MATRIZ FODA
FORTALEZA
Personal Altamente
comprometido
Adecuadas
instalaciones físicas
OPORTUNIDADES
Certificación
de
Calidad
en
las
normas
ISO
9001:2008 y NTCGP
1000:2004
Organización
Institucional
Adecuada
DEBILIDADES
Escasos
recursos
económicos para el
desarrollo
del
sistemas de gestión
documental
Escaso
personal
capacitado
en
conocimientos
básicos de archivo
AMENAZAS
Apatía de algunos
funcionarios
para
seguir las directrices
archivísticas
establecidas
Deterioro
y
destrucción de la
documentación
Avance
en
la
implementación de
técnicas
archivísticas en las
distintas fases
Diseño interno de
una base de datos
piloto
para
la
sistematización de la
información
Implementación de
un
procedimiento
interno
para
la
recuperación
de
archivos magnéticos
de
las
dependencias
Credibilidad
reconocimiento
el medio
y
en
Falta de personal
capacitado
en
temas
especializados en la
materia
Falta de recurso
humano para la
dedicación
exclusiva
a
las
actividades
archivísticas
Escases de recursos
tecnológicos
y
logísticos para el
manejo archivístico
Falta de conciencia
de
algunos
funcionarios frente a
la importancia del
manejo y cuidado
de los documentos
Retiro
de
los
funcionarios
provisionales
LINEAS ESTRATEGICAS
•
•
•
•
Fijación de políticas para el manejo archivístico
Gestión de recursos económicos que permitan el adecuado funcionamiento del
archivo institucional
Capacitación del personal Institucional en las normas y técnicas archivísticas
Optimización de los recursos para el logro de los objetivos
PLAN DE ACCION
(Ver cuadro Anexo)