Manual de Procedimientos de la Dirección del Sistema Nacional de

Manual de Procedimientos e Instructivos
Procedimiento general de control de documentos
Control de cambios: la versión actual ha cambiado respecto a la v1
Tipo de cambio
Punto
6.
Incorporaciones
8.
8.
5.1. b
Modificaciones
6.
Derogaciones
Revisó: Liliana González
Dirección Sistema
Nacional de
Capacitación
---
Observaciones
Conservar registro en la distribución de la
documentación.
Se agregó la columna fecha de emisión al
modelo del Anexo I de Listado de
documentos vigentes.
Modelo para el registro de la distribución de
la documentación (En Anexo II).
Se modificó el formato para Documentos,
Formularios y Plantillas. Debe consignarse la
fecha y dejar constancia de la aprobación y
revisión.
Se modificaron los párrafos donde se
describen
las
responsabilidades
de
aprobación de los documentos. No se
cambiaron las responsabilidades, solo se
simplificó la redacción.
---
Aprobó: Alberto Bonifacio
Manual de Procedimientos de
Instructivos - Procedimiento general
de control de documentos
PG 01
V:2 E:A
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Fecha: 25/04/2011
1. Objeto
Definir los controles necesarios para la documentación requerida en el sistema de gestión
de calidad de la Dirección del Sistema Nacional de Capacitación, a efectos de prevenir el
uso no intencionado de documentos obsoletos, identificar sus cambios y asegurar su
disponibilidad para su uso o archivo.
2. Alcance
Toda la documentación utilizada en el sistema de gestión de la calidad de la Dirección del
Sistema Nacional de Capacitación.
3. Definiciones y abreviaturas
Para el propósito de este documento, son aplicables para los términos de calidad las
definiciones dadas en la Norma ISO 9000:2005, Sistemas de gestión de la calidad —
Fundamentos y vocabulario.
No obstante, se reseñan a continuación las principales definiciones y abreviaturas propias
del Sistema Nacional de Capacitación y las más utilizadas referidas al sistema de gestión
de la calidad, que pueden ser de utilidad en la interpretación de este documento.
Documento: Información y su medio de soporte.
DSNC: Dirección del Sistema Nacional de Capacitación.
INAP: Instituto Nacional de la Administración Pública.
Información: Datos que poseen significado.
Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
SAI: Sistema de Acreditación INAP.
SGC: Sistema de gestión de la calidad. Sistema de gestión para dirigir y controlar una
organización con respecto a la calidad.
SNC: Sistema Nacional de Capacitación.
Usuario: Destinatario del proceso. Equivale al “Cliente” utilizado en la ISO 9001:2008,
definido en ISO 9000:2005 como: Organización o persona que recibe un producto.
4. Referencias normativas
Los documentos de referencia siguientes son de utilidad para la aplicación de este
documento.
- ISO 9001:2008
- ISO 9000:2005
- Manual de la Calidad del Sistema Nacional de Capacitación
5. Descripción
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Nacional de
Capacitación
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Instructivos - Procedimiento general
de control de documentos
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Fecha: 25/04/2011
El proceso de control de la documentación se representa con el siguiente diagrama de
flujo:
Para este sistema se adopta un esquema documental definiendo los siguientes niveles:
Nivel 1 - Manuales
Manual de la Calidad: En este se establecen los lineamientos básicos del sistema de
gestión de la calidad. Se describe la política, la estructura institucional, la interacción de
los procesos y los métodos y procedimientos utilizados para que la ejecución y el control
de los procesos sean eficaces.
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Capacitación
Manual de Procedimientos de
Instructivos - Procedimiento general
de control de documentos
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Fecha: 25/04/2011
Manual de procedimientos e instructivos: En este se incluyen los procedimientos
generales, procedimientos específicos e instructivos que son utilizados en el SGC. Tanto
los que requiere la norma ISO 9001:2008, como aquellos que la organización estime
procedente desarrollar.
Procedimientos generales: son de aplicación a todos los procesos incluidos en el alcance
del SGC.
Procedimientos específicos: Describen la metodología para llevar adelante las actividades
propias de un proceso en particular.
Instructivos: Enumeran secuencia de tareas a realizar en un proceso.
Nivel 2 – Documentos generales
En este nivel se incluyen:
Documentos: Documento que contiene información de aplicación para todo el SGC o un
proceso en particular.
Formularios / Plantillas: Modelos y originales preestablecidos para ser utilizados según lo
especificado en un procedimiento, instructivo o documento.
5.1 Formato: Define los elementos que deben tener los documentos elaborados.
a) Generales. Para el Manual de la Calidad y Manual de procedimientos e
instructivos:
Tamaño de hoja: A4.
Tipo de letra: verdana.
Tamaño de fuente: 10.
Márgenes: superior 2 cm; izquierdo 3 cm; derecho 2 cm; inferior 3 cm.
b) Particulares
Manual de la calidad
Deberá contener el nombre del documento, página /cantidad de páginas totales, versión,
estado y fecha. Contendrá la leyenda “Dirección del Sistema Nacional de Capacitación”.
Consignará control de cambios, revisión y aprobación, únicamente en la primera página.
Manual de procedimientos e instructivos
Se integrará de la siguiente manera: una carátula con nombre del documento, a
continuación la nómina de los documentos vigentes del SGC, luego se colocará una
portada que indique “primera parte” y allí se ubicarán todos los procedimientos
generales. A continuación una portada con la identificación “segunda parte” y los
procedimientos específicos y seguidamente una carátula que indique “tercera parte” y los
instructivos. Los documentos se ordenarán en forma correlativa según su código.
Este formato permite la distribución parcial de los documentos cuando no resulte
necesario que se disponga del mismo en forma integral para la realización de una tarea.
Procedimientos e instructivos:
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Capacitación
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Instructivos - Procedimiento general
de control de documentos
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Deberán contener la leyenda “Manual de Procedimientos e Instructivos” seguido del
nombre particular del documento, código, página /cantidad de páginas totales, versión,
estado, fecha y Dirección del Sistema Nacional de Capacitación.
Únicamente en la primera página se consignará el control de cambios, revisión y
aprobación.
Documentos: Deberán contener identificación con título, código, estado, versión, fecha
de aprobación y página /cantidad de páginas totales.
Únicamente en la primera página se consignará el control de cambios, revisión y
aprobación.
Formularios y plantillas: Deberán contener identificación con título, código, estado,
versión, fecha de aprobación y página /cantidad de páginas totales.
El control de cambios, la revisión y aprobación se referirá en el documento que describe
su aplicación y se valida con su inclusión en el listado de documentos vigentes.
5.2 Identificación
Manual de la calidad: No se codifica, se identifica con el nombre ya que es un
documento único.
Manual de procedimientos e instructivos: No se codifica, se identifica con el nombre
ya que es un documento único.
Procedimiento Generales: Se codifica PG + dos dígitos comenzando por 01.
Procedimientos Específicos: Se codifica PE + dos dígitos comenzando por 01.
Instructivos: Se codifica IN + dos dígitos comenzando por 01.
Documentos: Se codifica D + dos dígitos comenzando por 01.
Plantillas: Se codifica M + dos dígitos comenzando por 01.
Formularios: Se codifica F + dos dígitos comenzando por 01.
5.3 Versión y Estado:
La versión y el estado definen la identificación de los cambios y el uso del documento
apropiado.
Versión:
Se expresa
V + un dígito comenzando por 0 (Cero). Cada vez que se realice una
modificación, se generará una nueva versión asignándose el número correlativo
siguiente.
Estado:
Se expresa E + letra o la palabra que indique el estado que puede ser:
(P) Preliminar: Documento que circula entre los que participan en su elaboración o para
consulta previo a su aprobación. No se encuentra autorizado para su uso.
(A) Aprobado: Documento autorizado para su uso.
Documentos Obsoletos. No podrá utilizarse en el SGC ningún documento que no se
encuentre aprobado y nominado en el listado de documentos vigentes. Si por alguna
razón debiera conservarse un documento no vigente se le colocará una identificación con
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Instructivos - Procedimiento general
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la leyenda “SIN VIGENCIA” en cada una de sus hojas. El responsable del Programa del
Sistema de Gestión de Calidad y los responsables de programas controlarán que no haya
documentos obsoletos en ningún punto donde puedan utilizarse.
5.4. Control de cambios
El control de cambios permite identificar rápidamente las modificaciones de una nueva
versión de un documento. Donde se exprese el control de cambios se explicará que “La
versión (X –actual-) ha cambiado respecto a la versión (X –anterior-)” detallándose a
continuación las incorporaciones, modificaciones y derogaciones. En la primera versión
de un documento se indicará “No aplica”.
6. Responsabilidad, revisión y aprobación: Es responsabilidad de todo el personal
involucrado en el SGC elaborar los documentos de acuerdo al presente procedimiento.
El responsable del Programa del Sistema de Gestión de Calidad elaborará una nómina de
los documentos vigentes (Sobre el Modelo del Anexo I), que difundirá entre el personal
de la organización. El Programa del Sistema de Gestión de Calidad se asegurará que los
coordinadores y/o responsables de Programa cuenten con los documentos necesarios
para las tareas que realizan en el proceso de gestión de la calidad y los coordinadores
y/o responsables de programa asegurarán que el personal involucrado en los procesos en
que son responsables, cuente con los documentos necesarios para las tareas que
realizan. Se mantendrá registro de la distribución de la documentación (Sobre el Modelo
del Anexo II).
El responsable del Programa del Sistema de Gestión de Calidad realizará el control de los
documentos externos verificando su actualización en forma periódica. Tanto con los
documentos internos como externos, cuando se produce una modificación, lo comunicará
a los coordinadores y/o responsables de programa para que no se utilicen los
documentos obsoletos reemplazándolos por las versiones actualizadas y destruyendo los
no vigentes. Los coordinadores y/o responsable de programas comunicarán al personal
involucrado en los procesos en que son responsables, los cambios producidos en la
documentación vigente, produciendo a retirar y/o destruir cuando corresponda, la
documentación obsoleta.
Las distribuciones en soporte digital se realizarán en formato pdf.
El responsable del Programa del Sistema de Gestión de Calidad archivará en la Dirección
un original impreso de toda la documentación y realizará su respaldo en soporte digital
cada vez que ocurra una actualización.
El responsable del Programa del Sistema de Gestión de Calidad realizará la revisión de
todos los documentos.
Es responsabilidad del Director la aprobación de los Manuales, Procedimientos generales,
Procedimientos
específicos
e
Instructivos
en
forma
exclusiva.
Delega
en
los
coordinadores y/o responsables de programa la aprobación de documentos, formularios y
plantillas, pero valida su inclusión en el sistema de gestión de calidad con la aprobación
del listado de documentos vigentes.
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Los originales de los documentos vigentes se encontrarán firmados por el responsable del
Programa del Sistema de Gestión de Calidad y el Director.
Los coordinadores y/o responsables de programa podrán elaborar documentos y
aprobarlos luego de la revisión del responsable del Programa del Sistema de Gestión de
Calidad, según el procedimiento de control de la documentación (PR01).
7. Documentos relacionados
Nómina de documentos vigentes del SGC.
Registro de la distribución de la documentación.
8. Anexos
Anexo I Modelo para el listado de documentos vigentes.
Anexo II Modelo para el registro de la distribución de documentación.
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Anexo I Modelo para el listado de documentos vigentes
Documentos vigentes del sistema de gestión de la calidad
Nombre y código del documento
Versión
Fecha de
vigente
emisión
Documentos externos
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Anexo II Modelo para el registro de la distribución de la documentación
Distribución de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad
Fecha:
Responsable de la Distribución:
Documentos Entregados:
Recibido por:
Apellido, Nombre
Dirección Sistema
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Firma
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