PD-160-17 Tratamiento contable de los recursos de terceros no

PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
“TRATAMIENTO CONTABLE DE LOS RECURSOS DE TERCEROS NO
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IDENTIFICADOS O DE NO AFILIADOS”
Versión: 2
Dependencia Generadora:
División de Aportes
Código: PD-160-17
F. Vigencia:
2016-03-29
1. OBJETIVO
Establecer las actividades que se deben seguir para identificar el aportante al determinarse el
recaudo por empresas o personas que no estén afiliadas a Cofrem.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la División de Aportes y Coordinación de Afiliaciones.
3. FUNCIONES
 Jefe División de Aportes: Generar listado de empleadores depositantes naturales o jurídicos que
efectuaron pago por concepto de aporte a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes
- PILA y remitir a la Coordinación de Afiliaciones. Elaborar acta aplicación recursos de terceros no
identificados o de no afiliados.
 Coordinador de Afiliaciones (División Comercial y de Mercadeo): Realizar distribución a las
asesoras de afiliación de los empleadores a contactar. Enviar a la División de Aportes informe de
seguimiento realizado de los empleadores.
 Asesores de Afiliaciones (División Comercial y de Mercadeo): Verificar en el aplicativo
consulta en línea las causas de estado depositante de la empresa, contactar al empleador para
legalizar la afiliación.
4.
DEFINICION
 Empleador Depositante: Empleador que realiza aportes a COFREM y no se encuentra afiliado.
ELABORÓ
Vo. Bo.
REVISÓ
AUTORIZÓ
APROBÓ
DOCUMENTO
Jefe Área Calidad
Comité de Procesos Director Administrativo
Consejo Directivo
CONTROLADO
Cargo: Jefe División Nombre:
Carlos Cargo: Jefe Planeación Nombre: Héctor Orlando Nombre:
Gregory
de Aportes
Andrés Mesa Barbosa Corporativa
Solano Novoa
Enrique Martínez Solís
Nombre:
William
Nombre:
Jaime
Medina Cortés
Alejandro
Delgado
Cifuentes
Firma:___________ Firma:____________ Firma:______________ Firma:______________ Firma:_____________
(SELLO)
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Versión: 2
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División de Aportes
F. Vigencia:
2016-03-29
Código: PD-160-17
5. DESARROLLO
ACTIVIDAD
DETALLE
1.
Generar
listado
de
empleadores no
afiliados.
El día cuarto de cada mes se genera listado de empleadores
depositantes naturales o jurídicos que efectuaron pago por concepto de
aporte a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes - PILA
y que no están afiliados a la Caja de Compensación Familiar del Meta
COFREM, se remite a la Coordinación de Afiliaciones por correo
Corporativo.
2.
Distribuir Una vez obtenida la información del listado de empresas depositantes el
base de datos a Coordinador de Afiliaciones direcciona a los asesores de afiliaciones el
los asesores de listado generado por la División de aportes, con el fin de lograr la
afiliación.
afiliación de las empresas naturales o jurídicas.
3. Contactar y Una vez realizada la distribución de las empresas a los asesores de
afiliar
al afiliaciones, estos verifican en el aplicativo las causas de estado
empleador.
depositante de la empresa, posteriormente contacta al empleador vía
correo electrónico y/o telefónico e informa sobre la morosidad en el pago
de aportes de la empresa.
En caso de que la empresa este activa realizando aportes a Cofrem se
debe solicitar la documentación correspondiente (Ver PD-160-01
"Registro de afiliación de empleadores").
Nota: Para las empresas que manifiesten no estar en mora y con el fin
de verificar sus deducciones se solicita Declaración de renta.
En caso de que la empresa se haya liquidado se solicita la siguiente
documentación:
1. Carta de retiro en razón a que a la fecha la empresa no tiene
trabajadores.
2. Solicitar a los contratistas (consorcios, uniones temporales) acta de
liquidación del contrato para validar la información.
3. Cámara de Comercio (Para persona jurídica)
DEPENDENCIAS
División de
Coordinación de
Aportes
Afiliaciones
REGISTROS
1.
Listado
empresas
depositantes.
Jefe
Coordinador de
afiliaciones
N.A.
Coordinador de
afiliaciones
N.A
Jefe
Asesor de
Afiliaciones
N.A.
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Dependencia Generadora:
División de Aportes
ACTIVIDAD
DETALLE
4.
Enviar El Coordinador de Afiliaciones envía informe consolidado en el
informe
formato “Listado de empresas depositantes” con la observación de
consolidado.
la gestión realizada por los asesores de afiliaciones a la División de
Aportes a los 20 días de haberse recibido el listado.
5. Generar acta Convoca a mesa de trabajo teniendo en cuenta que si transcurren
como soporte tres (3) años desde la consignación realizada y no identificada,
contable.
COFREM dispondrá de los recursos con la correspondiente
cancelación del pasivo inicial por prescripción de la obligación y el
reconocimiento del respectivo ingreso no operacional. Como
soporte contable se genera acta de “Aplicación recursos de
terceros no identificados o de no afiliados” que es firmada por el
Subdirector Administrativo y Financiero, Subdirector de Servicios
Sociales, Contador General, Jefe División de Aportes y Jefe
División de Tesorería a quienes se les entrega una copia de la
misma.
Nota: Este proceso se efectuará de manera bimestral (Enero,
Marzo, Mayo, Julio, Septiembre y Noviembre).
F. Vigencia:
2016-03-29
Código: PD-160-17
DEPENDENCIAS
División de
Coordinación de
Aportes
Afiliaciones
N.A.
Jefe
REGISTROS
Coordinador de
Afiliaciones
2.Informe consolidado
N.A.
3. Solicitud de mesa
de trabajo
4. Acta de mesa de
trabajo
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6. REGISTROS RELACIONADOS
INFORMACION GENERAL
No.
Código del
Registro
Título del Registro
1.
Formato Libre
2.
Formato Libre
3.
PD-335-04-F01
4.
PD-335-04-F02
Presentación
( Marque con una x)
ALMACENAMIENTO EN EL SITIO DE TRABAJO
Electrónico
Dependencia de
Almacenamiento
Ubicación
Responsable
(Cargo)
Indización
Tiempo
Listado
empresas
depositantes.
x
División de
Aportes
Servidor
Jefe
Cronológico
Histórico
Informe consolidado
x
División de
Aportes
Servidor
Jefe
Cronológico
Histórico
x
x
División de
Aportes
Archivo/
Servidor
Secretaria
Numérico
1 Año
x
x
División de
Aportes
Archivo/
Servidor
Secretaria
Numérico
1 Año
Solicitud de mesa de
trabajo
Acta de mesa de
trabajo
Físico