cye-prc03 procedimiento auditorias internas de gestión

AUDITORIAS INTERNAS DE GESTIÓN
PROCESO
CONTROL Y EVALUACIÓN
FECHA DE APROBACIÓN:
CÓDIGO:
05/03/2015
CYE-PRC03
1.
VERSIÓN:
OBJETIVO:
Evaluar las actividades de los procesos a partir de los procedimientos y normatividad
concordante y pertinente, con el fin de diagnosticar y establecer recomendaciones que
permitan la mejora en la gestión y el logro de los objetivos en la CGN.
El desarrollo de la auditoria se realiza con fundamento en las mejores prácticas de
auditoría, basadas en la evaluación y el seguimiento de forma objetiva e independiente.
2.
DEFINICIONES:
Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada u otra situación indeseable.
Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias
de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensión en
que se cumplen los criterios de auditoría.
Auditoria de Control Interno: Conjunto de procedimientos que permite determinar el
grado de eficiencia y efectividad con que funcionan los mecanismos de control
implementados por el sujeto de control.
Auditoría de gestión y resultado: Es el examen de los planes, programas y actividades
ejecutadas por las entidades públicas, para establecer el grado de economía y eficiencia
en la adquisición y utilización de los recursos; el nivel de eficacia en el cumplimiento de
objetivos y metas propuestas, la efectividad con que impacta en los receptores de su
acción y la verificación de la equidad en la distribución de los costos y beneficios entre los
distintos sectores, así como la evaluación del efecto que las actividades de la entidad
tienen sobre el medio ambiente y los recursos naturales.
Auditor Integral: Profesional, asesor, gerente, investigador, capaz de evaluar
integralmente la organización, con visión empresarial y alta permeabilidad a los cambios,
utilizando herramientas modernas.
Alcance de la Auditoría: Extensión y límites de una auditoría.
REVISADO POR:
LIDER DE PROCESO
GIT DE CONTROL INTERNO
APROBADO POR:
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN
08
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VERSIÓN:
Auditado: Responsable(s) del proceso u objeto de verificación.
Conclusiones de Auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo
auditor al considerar el desarrollo de los objetivos y los hallazgos de la auditoría.
Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, normas, procedimientos o requisitos.
Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría con el apoyo, si es
necesario, de expertos técnicos.
Evaluación de riesgos: Es el proceso dirigido a estimar la magnitud de aquellos riesgos
que no hayan podido evitarse, obteniendo la información necesaria para que el líder esté
en condiciones de tomar una decisión apropiada sobre la necesidad de adoptar medidas
preventivas o el tipo de medidas que deben adoptarse.
Evidencia de la Auditoría: Registros o declaraciones de hechos o cualquier otra
información que son pertinentes para los criterios de Auditoría y que son verificables.
Hallazgo: Toda situación irregular encontrada durante el proceso de una auditoría. En su
descripción se debe incluir información necesaria para que el lector pueda entender y
juzgar el hallazgo sin explicación adicional. Hechos o situaciones irregulares que impactan
significativamente el desempeño de la organización.
Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia objetiva,
recopilada frente a los criterios de la auditoría.
Indicador: Es la relación entre variables cuantitativas o cualitativas que permite la
comparación entre la situación presente de la organización y la norma o patrón
establecido.
REVISADO POR:
LIDER DE PROCESO
GIT DE CONTROL INTERNO
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REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN
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PROCESO
CONTROL Y EVALUACIÓN
FECHA DE APROBACIÓN:
CÓDIGO:
05/03/2015
CYE-PRC03
VERSIÓN:
En un sentido general es la relación coherente y representativa entre factores que
intervienen en un proceso. Permite observar y medir situaciones, resultados y tendencias.
Deben ser pertinentes y concretos.
Mejora Continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos.
Mesa de trabajo: Herramienta principal para el desarrollo de la Auditoría. Su propósito
fundamental es lograr que el equipo de auditores interactúe permanentemente para
evaluar los resultados de su trabajo y compartir conocimientos y técnicas.
Observación de auditoría: Es el apartado del informe de auditoría que el auditor
aprovecha para dejar constancia de las oportunidades de mejora, de los riesgos para la
calidad que pueden convertirse en no conformidades futuras, o de cualquier otro detalle
que haya observado y le parece relevante registrar
Papeles de trabajo: Conjunto de documentos y otros medios de información en los
cuales el auditor registra el trabajo realizado durante el proceso de auditoría en cada una
de sus fases. Sirven para sustentar los hallazgos y como punto de apoyo para
verificaciones y futuras auditorías.
Plan de Auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una
auditoría.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para
generar valor, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han
cumplido los requisitos especificados o la eficacia de las acciones implementadas.
3.
•
MARCO LEGAL:
Ley 87 de 1993 -“Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno
en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”.
REVISADO POR:
LIDER DE PROCESO
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COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN
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VERSIÓN:
•
Ley 298 de 1996 - “Por la se crea la Contaduría General de la Nación como una
Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y
se dictan otras disposiciones sobre la materia”.
•
Ley 489 de 1998 - “Por la cual se dictan normas sobre la organización y
funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones,
principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los
numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras
disposiciones”.
•
Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho
de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.
•
Ley 872 de 2003 - “Por la cual se crea el sistema de gestión de calidad en la Rama
Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de Servicios”.
•
Ley 909 de 2004 “Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la
carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.
•
Ley 1474 del 12 de julio de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer
los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la gestión pública”, artículo 76.
•
Decreto Ley Anti trámites 0019 del 10 de enero de 2012. “Por el cual se dictan normas
para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios
existentes en la Administración Pública”.
•
Decreto 943 de 214 - “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno MECI"
•
Decreto 1537 de 2001. - “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en
cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control
interno de las entidades y organismos del Estado”.
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VERSIÓN:
•
Decreto 1826 de 1994 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 “la
definición de la Unidad u Oficina de Coordinación del Control Interno en el nivel
gerencial o directivo de las entidades”
•
Decreto Reglamentario 2145 de 1999 - “Por el cual se dictan normas sobre el Sistema
Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración
Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones”.
•
Decreto 2539 de 2000 “Por la cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 de
noviembre 4 de 1999”.
•
Decreto 2482 de 2012 - “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la
integración de la planeación y la gestión".
•
Decreto 2641 de 2012 - "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano".
•
Decreto 103 del 20 de enero de 2015, "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley
1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones".
•
Decreto 106 del 21 enero de 2015 "Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley
594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las
entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés
cultural; y se dictan otras disposiciones".
•
Resolución CGN 220 de 2013 - “Por la cual se actualiza el Sistema Integrado de
Gestión Institucional (SIGI) en la Unidad Administrativa Especial Contaduría General
de la Nación y se dictan otras disposiciones”.
•
Guía de auditoría para entidades públicas.
•
NTCGP1000:2009 – Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, numerales
8.2.2 Auditoria Interna 8.2.4 Seguimiento y Medición del producto y/o servicio.
•
NORMA INTERNACIONAL ISO 9001-2008 Sistema de Gestión de la Calidad
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VERSIÓN:
•
NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14001:2004 Sistema de Gestión
Ambiental
•
NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión en
Seguridad y Salud Ocupacional.
4.
DOCUMENTOS RELACIONADOS.
CYE03-FOR01 - Plan de auditoría interna.
CYE03-FOR02 - Informe de auditoría Interna de gestión.
CYE03-FOR03 - Mesa de trabajo.
CYE03-FOR05 - Programa general de auditorías.
CYE03-FOR06 - Documentación muestreo de auditoría.
CYE03-FOR08 – Cuestionario.
CYE04-FOR01 - Plan de mejoramiento.
CYE03-MTD01 - Guía Metodológica de Control Interno.
CYE-PRC04 -
Planes de Mejoramiento.
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CYE-PRC03
VERSIÓN:
08
5. DOCUMENTOS ANEXOS:
N/A.
6. PROCEDIMIENTO:
N°
1
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Elaborar y aprobar El Coordinador del GIT de Coordinador y
el PGA
Control Interno y el grupo auditor Auditores del GIT
definirán el Programa General de Control Interno
Anual de Auditorías Internas de
Gestión - PGA, basado en los
criterios establecidos en la Guía
metodológica de Control Interno,
otros documentos o lineamientos
de la función pública.
En
caso
de
presentarse
suspensión o modificación del
PGA se realizará mesa de
trabajo para justificar la acción
Acta de comité SIGI, Mesa de
Trabajo y Acta Interna.
2
REGISTRO
CYE03-FOR05
Programa
general de
auditorías
Acta interna
Acta comité SIGI
CYE03-FOR03
Mesa de trabajo
Definir objetivos y El Coordinador del GIT de Coordinador y
CYE03-FOR01
alcance de
Control
Auditor del GIT de Plan de auditoría
auditoría
Interno en reunión con el auditor Control Interno
interna de gestión
encargado de la auditoría,
definirán los objetivos y el
alcance, de acuerdo a la técnica
seleccionada, basada en la Guía
metodológica de Control Interno.
(CYE03-MTD01)
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COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN
AUDITORIAS INTERNAS DE GESTIÓN
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CYE-PRC03
3
4
5
VERSIÓN:
08
Elaborar el plan de El
auditor
asignado debe Coordinador y
CYE03-FOR01
auditoría.
elaborar el plan de auditoría Auditor del GIT de Plan de auditoría
interna
y
entregarlo
al Control Interno
interna de gestión.
Coordinador del GIT de Control
Interno
para
revisión
y
aprobación.
Enviar el plan de Enviar al auditado, el plan de Coordinador del
auditoría
auditoría interna de gestión GIT de Control
aprobado.
aprobado en formato pdf.
Interno
Definir y obtener Basado en la Guía metodológica Coordinador y
de Control Interno aplicar la Auditor del GIT de
muestra de
técnica de muestreo para la Control Interno
auditoría
obtención
y
análisis
de
evidencias.
Medio electrónico
CYE03-FOR01
Plan de auditoría
interna de gestión
CYE03-FOR06
Documentación
muestreo de
auditoría
CYE03-MTD01
Guía metodológica
de control interno
6
Desarrollo de la El auditor recolectará toda la Auditor del GIT de
información
requerida
para Control Interno
Auditoria
obtener
evidencia
de
la
auditoria, basado en la Guía
metodológica de Control Interno;
deberá documentar todos los
hallazgos,
basado en
las
evidencias obtenidas, incluyendo
el registro de la información, los
análisis efectuados y todos los
soportes relacionados en el
REVISADO POR:
LIDER DE PROCESO
GIT DE CONTROL INTERNO
CYE03-FOR08
Cuestionario
Evidencias
Papeles de
trabajo
CYE03-MTD01
Guía
metodológica de
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COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN
AUDITORIAS INTERNAS DE GESTIÓN
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CONTROL Y EVALUACIÓN
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CÓDIGO:
05/03/2015
CYE-PRC03
VERSIÓN:
informe de auditoría. Así mismo
deberá conservar y archivar los
papeles de trabajo en su
respectiva carpeta en archivo
fuente y PDF.
7
8
9
10
Elaborar informe Elaborar el informe preliminar y Coordinador y
preliminar
enviarlo al Coordinador del GIT Auditor del GIT de
de Control Interno a través de Control Interno
correo electrónico
08
control interno
Medio electrónico
CYE03-FOR02
Informe de
auditoría interna
de gestión
(preliminar)
Medio electrónico
Revisión del
El Coordinador del GIT de Coordinador y
informe preliminar Control Interno realizará la
Auditor del GIT
revisión del informe preliminar y de Control Interno CYE03-FOR02
Informe de auditoría
procederá a realizar los ajustes
interna de gestión
con el auditor para su envío.
(preliminar)
El tiempo previsto para la
revisión y aprobación será de
una semana.
Envía informe
preliminar
aprobado.
Enviar el informe preliminar Coordinador del
aprobado a través del correo GIT de Control
electrónico al auditado.
Interno
Realiza mesa de El auditado debe solicitarle al Coordinador y
trabajo
Coordinador del GIT de Control Auditor del GIT de
Interno a través de correo Control Interno y
auditado.
electrónico, la necesidad de
realizar la mesa de trabajo, la
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LIDER DE PROCESO
GIT DE CONTROL INTERNO
Medio electrónico
CYE03-FOR02
Informe de auditoría
interna de gestión
(preliminar)
Medio electrónico
CYE03-FOR03
Mesa de trabajo
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COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN
AUDITORIAS INTERNAS DE GESTIÓN
PROCESO
CONTROL Y EVALUACIÓN
FECHA DE APROBACIÓN:
CÓDIGO:
05/03/2015
CYE-PRC03
VERSIÓN:
08
cual debe llevarse a cabo dentro
de los dos (2) días hábiles
siguientes al envió del informe
preliminar.
Si transcurrido el término de dos
(2) días hábiles no hay ningún
pronunciamiento, el informe
preliminar quedará en firme y
aprobado.
11
Elaborar informe Atendiendo lo establecido en la Auditor del GIT de
CYE03-FOR02
final y carta
mesa de trabajo, se realizan los Control Interno Informe de auditoría
interna de gestión
remisoria
ajustes pertinentes al informe
(definitivo)
preliminar.
El Informe definitivo se remite al
Comunicación
Coordinador del GIT de Control
interna
Interno a través de comunicación
interna para su visto bueno.
12 Enviar
Informe El Coordinador del GIT de Coordinador GIT de CYE03-FOR02
definitivo
al Control Interno revisa y aprueba Control Interno. Informe de auditoría
interna de gestión
Contador General el informe definitivo para su
envío
al
Contador
General
de
la
(definitivo)
de la Nación y al
Nación con copia al líder
auditado
Auditado
a
través
de
Comunicación
comunicación interna.
interna
13
Definir el plan de Si se requiere la suscripción de Líder del proceso
mejoramiento un plan de mejoramiento, lo
debe realizar el auditado y
enviarlo al Coordinador del GIT
de Control Interno con copia al
auditor, teniendo en cuenta lo
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LIDER DE PROCESO
GIT DE CONTROL INTERNO
CYE04-FOR01
Plan de
mejoramiento
Medio electrónico
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REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
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PROCESO
CONTROL Y EVALUACIÓN
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05/03/2015
CYE-PRC03
VERSIÓN:
establecido en el procedimiento
CYE-PRC04
Planes
de
Mejoramiento.
De no requerirlo, deberá enviar
por
correo
electrónico
la
justificación,
la
cual
será
revisada y gestionada para
archivo.
Nota: La totalidad de la ejecución de las actividades descritas deben ser alineadas a las
Políticas del Sistema Integrado de Gestión Institucional (Política de calidad, Política del
Sistema de Gestión Ambiental, Política del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud
Ocupacional, Políticas del Sistema de Control Interno y Políticas del Sistema de
Desarrollo Administrativo) lo que contribuirá al cumplimiento misional, la satisfacción de
las partes interesadas y al éxito sostenido del SIGI.
REVISADO POR:
LIDER DE PROCESO
GIT DE CONTROL INTERNO
APROBADO POR:
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN
08