boletin informativo mayo 2011

boletín N°
5-2011
EL MANUAL FUNCIONAL DE CUENTAS CONTABLES
El Manual Funcional de Cuentas Contables, forma parte del nuevo Plan General
de Contabilidad Nacional, y está constituido por tres capítulos. En el primer capítulo se explica la estructura, el segundo capítulo contiene el plan de cuentas, y
en el tercer capítulo se describe cada una de las cuentas.
Antes de abordar el contenido de cada capítulo es conveniente aclarar algunos
conceptos y elementos relacionados con el manual que nos ocupa.
Los términos plan de cuentas y catálogo de cuentas, tienen el mismo significado
en materia contable. En el Diccionario Contable y Comercial (Valletta Ediciones,
2006) se indica que es la estructura contable en que se definen claramente las
cuentas y los movimientos de los débitos y créditos imputables a las mismas. Las
cuentas deben estar ordenadas sistemáticamente y codificadas. Por ordenado,
se entiende que debe seguir un criterio racional, planificado y completo, o sea,
que contenga a todas las cuentas necesarias.
En la presentación del Manual Funcional de Cuentas Contables, se establece
que la contabilidad gubernamental, requiere de la definición de criterios técnicos
específicos, consonantes con los fines propios de las instituciones públicas, al
mismo tiempo que demanda una práctica armónica e integrada con distintos procesos de administración y producción de información. En ese sentido, debe asegurarse una coherencia relacional y permanente integración, de la contabilidad
con los aspectos de índole presupuestaria, de caja, de administración de la deuda pública, de administración de bienes, y en general, con todo proceso de las
instituciones públicas que implique, directa o indirectamente, variaciones o explicación de variaciones en la situación financiera del ente.
Es por ello que un plan de cuentas, debe garantizar la plena homogeneidad y
uniformidad en la producción de información contable de los distintos niveles de
gobierno, por lo que el plan de cuentas incluido en el Manual Funcional de Cuentas Contables, contempla la totalidad de los flujos económico-financieros, que
pueden ocurrir en el gobierno General, con una estructura apta para obtener información sobre la situación económico-financiera de todo el Sector Público Costarricense, y tiene como base conceptual las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP).
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Al contar con un plan de cuentas contables único para el sector público costarricense, se obtienen importantes ventajas en relación a la comparabilidad de la
información financiera, pero también, en cuanto a facilitar los procesos de consolidación, favorecer la gestión interna de las instituciones y simplificar la rendición
de cuentas.
En el capítulo I del Manual Funcional de Cuentas Contables, se explica la estructura del plan de cuentas, la cual consiste de siete niveles, que en total suman
diez dígitos, y un nivel auxiliar. Los siete niveles son: Clase (A), Grupo (B), Rubro
(C), Cuenta (DD), Subcuenta (EE), Subcuenta Anexa (FF), y Detalle de Subcuenta Anexa (G). Por lo tanto la estructura de una cuenta con los siete niveles
queda de la siguiente forma A.B.C.DD.EE.FF.G.
Las clases de cuentas previstas en el plan son Activo, Pasivo, Patrimonio Neto,
Ingresos y Gastos. Las aperturas a nivel de grupo, rubro, cuenta y subcuenta,
pueden ser observadas directamente en el plan de cuentas.
Es importante llamar la atención en cuanto a que el plan de cuentas contempla
un nivel auxiliar, con el fin de cubrir necesidades de información adicional a las
previstas a nivel de subcuenta, y que puede variar de una institución a otra. El
uso de ese nivel auxiliar está sujeto a algunas consideraciones respecto a la codificación, con el fin de atender necesidades de consolidación; en lo demás puede ser utilizado libremente, según las necesidades de información interna de cada institución pública.
Esas consideraciones en cuanto a codificación son las siguientes:
Para la totalidad de las partidas que representan créditos, deudas y resultados intergubernamentales, el nivel auxiliar se debe codificar según los clasificadores que identifiquen en forma precisa cada institución, a efectos de
garantizar que se cuente con información completa para los fines de consolidación.
Para las restantes partidas no incluidas en el punto anterior, la codificación es
libre para cada institución pública, conforme a sus necesidades de información interna; excepto para aquellas partidas para las cuales se establezca una codificación de uso obligatorio para todas las instituciones
públicas.
En todos los casos, la codificación por defecto del nivel de detalle de subcuenta, debe ser 99999 (considerando por ejemplo, un total de cinco dígitos para el nivel), y su descripción por defecto debe responder o reiterar,
la correspondiente a la subcuenta a la que pertenece.
Un elemento importante de destacar, que se expone en el capítulo primero, es
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que la utilización de aperturas residuales, debe tener un carácter sumamente
restrictivo, estando limitada a revelar aquellas transacciones y flujos que no se
encuentren debidamente identificados en las cuentas o partidas detalladas, y que
es competencia de la Dirección de Contabilidad Nacional, la habilitación o autorización, general o particular, para su imputación.
El segundo capítulo del Manual Funcional de Cuentas Contables, contiene la lista de todas las aperturas sobre la base de los siete niveles, siguiendo el orden de
las clases, citadas anteriormente.
El tercer capítulo contiene la descripción de cada una de las cuentas y subcuentas que integran el plan, especificando lo que cada una de ellas comprende.
El plan de cuentas contables, además de tener como sustento técnico conceptual a las NICSP, tiene como base de reconocimiento el método del devengado,
posibilita la presentación uniforme de información financiera, brinda un tratamiento integral de los bienes y de los inventarios, y el tratamiento de provisiones y
contingencias, además de que elimina las cuentas de orden. El ámbito de aplicación está constituido por todas las instituciones públicas no empresariales.
LOS INFORMES DE AVANCE PARA JULIO DE 2011
Tal y como lo dispone el Decreto N° 34918-H, las instituciones involucradas en el
proceso de implementación de las NICSP, deben remitir informes de avance semestrales a la Contabilidad Nacional.
Dado que estamos a seis meses del plazo estipulado en el decreto citado, para
iniciar la aplicación de las NICSP, en los procesos contables de las instituciones
públicas, es necesario evaluar la situación real del conjunto de instituciones, por
lo que esos informes de avance, deben contener información y datos concretos
sobre lo que se ha ejecutado respecto a los objetivos, metas y actividades de los
respectivos planes de acción, pero también deben aportar información respecto a
lo que tienen pendiente de realizar, y si pueden o no realizarlo en el segundo semestre de 2011.
Los informes que se remitan en el mes de julio, deben permitir realizar un análisis de conjunto para determinar cómo marcha el proceso de implementación en
cada una de las instituciones y a nivel de todo el Subsistema de Contabilidad
Pública.
Es necesario recordar que las administraciones activas de cada una de las instituciones involucradas en el proceso de implementación, tienen la responsabilidad principal por la marcha de dicho proceso, y que las auditorías internas deben
darle seguimiento a la ejecución de los planes de acción y velar porque el proceso de implementación marche adecuadamente en sus respectivas entidades.
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La Dirección de la Contabilidad Nacional solicita que los informes que se presente en julio de 2011, reúnan al menos los siguientes requisitos:
1.
2.
Debe ser un documento oficial suscrito por la jefatura de contabilidad o
del área financiera, y el o la jerarca institucional.
Debe contener información y datos concretos respecto al nivel de avance de la institución en al menos, cada uno de los siguientes componentes del proceso de implementación: capacitación, soporte informático
para el sistema de gestión financiera institucional, políticas y procedimientos contables, inventario de materiales y suministros, depuración de
cuentas, bienes, preparación para la realización del balance final con
Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público y el balance inicial con NICSP.
La información que brinden las instituciones en estos informes de avance, es fundamental, para las decisiones que se deben tomar respecto al inicio de la aplicación de las NICSP, en los procesos contables del Sector Público Costarricense.
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