Manual de Legalización de libros contables en la aplicación

Manual de
Legalización de
libros contables
en la aplicación
CAICONTA
caiconta
1.
Introducción ............................................................................ 2
2.
Procedimiento a seguir desde caiconta ................................... 2
3.
Generar la Memoria ................................................................. 5
4.
Generar la Huella Digital en formato PDF ................................ 6
Manual Legalización de Libros
cai conta
Página 1 de 6
1. Introducción
La presentación de los libros obligatorios de la sociedad para su legalización,
deberá realizarse en el Registro Mercantil de su domicilio social, en los cuatro
meses siguientes al cierre del ejercicio (30 de abril en ejercicios que
corresponden con el año natural).
El sistema de legalización de libros de los empresarios en formato electrónico
presentados por vía telemática en el Registro Mercantil competente,
establecido en el artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo
a los emprendedores y su internacionalización, será de aplicación a los
libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a
partir del día 29 de septiembre de 2013, fecha de entrada en vigor de la
ley.
Como novedad, para la presentación de los libros contables correspondientes al
ejercicio 2015, se introduce la posibilidad de encriptar algunos de los libros.
(Instrucción del 1 de Julio de 2015, de la DGRN sobre mecanismos de
seguridad de los ficheros electrónicos que contengan libros de los empresarios
presentados a legalización en los registros mercantiles y otras cuestiones
relacionadas).
2. Procedimiento a seguir desde caiconta
Desde la opción PROCESOS, Legalización de Libros podrá generar los libros
a legalizar: Libro de Inventario y Cuentas Anuales, Libro Diario y Memoria y, a
partir de los libros correspondientes al ejercicio 2013, se incluyen además, por
primera vez, la legalización telemática del libro de acciones nominativas,
el libro registro de socios y el libro de actas.
Posteriormente se podrán importar a la página del Registro Mercantil
correspondiente, grabar en un CD dicha información, o bien imprimirlos en
papel.
Se abre la siguiente ventana, donde se cumplimentan los campos referidos a la
solicitud y datos registrales de la sociedad. También se indicarán los libros a
legalizar.
Manual Legalización de Libros
cai conta
Página 2 de 6
Para adjuntar el libro de acciones nominativas, el libro registro de socios y el
libro de actas, se han habilitado las opciones correspondientes en el apartado
“Otros documentos”, en el cual podrán incluirse los libros citados bajo su propio
epígrafe. Para ello deberá contar con dichos libros en cualquiera de los
formatos admitidos (PDF, XLS, WQ1, WK1, DOC, DOCX, RTF, ODS, ODT).
Además podrá optar por encriptar estos archivos, marcando el check al efecto
en la columna “Encriptar”.
Este cifrado se realizará según el algoritmo AES (Rijndael) con longitud de
clave de 256 bits.
Debe introducir una contraseña de encriptado
Podrá modificar las condiciones preestablecidas de los libros oficiales.
Manual Legalización de Libros
cai conta
Página 3 de 6
Pinchando en el botón
aparece la siguiente ventana de datos:
Una vez indicadas las nuevas opciones de impresión de los libros, pinchamos
en el botón de aceptar,
posteriores impresiones.
quedando grabadas en la empresa para
Aparece de nuevo la ventana de Legalización de Libros. Pinchando en el botón
e indicando la ubicación donde se desean guardar, se inicia el proceso de
generación de los libros indicados, que se guardan en un archivo comprimido
“.zip” el cual contendrá todos los ficheros necesarios para realizar la
legalización de sus libros ante el Registro Mercantil, incluso la huella.
El nombre del fichero comprimido será:
LL+código del Registro Mercantil+NIF.zip
En el caso que haya optado por encriptar alguno de sus archivos, la contraseña
solicitada se guardará en la misma carpeta y, deberá conservarla con el fin de
desencriptar sus ficheros si fuera necesario.
El nombre del fichero donde se guarda la contraseña de encriptado será:
LL+código del Registro Mercantil+NIF.txt
Manual Legalización de Libros
cai conta
Página 4 de 6
Finalizado este proceso se presenta la Certificación de las Firmas Digitales,
generadas por los libros cuya legalización se solicita, igual a la que se genera
desde Legalia, la cual solamente utilizará, en el improbable caso que no sea
posible la presentación telemática de sus libros.
Una vez finalizado el proceso podrá importar dicho fichero comprimido
directamente al programa del Registro Mercantil.
3. Generar la Memoria
En la opción de LISTADOS / Memoria se podrá crear, modificar e imprimir la
memoria de la empresa.
Para cada memoria
información:
aparecerá
la
siguiente
pantalla
conteniendo
esta
 Documento, ruta donde se quedará guardado el documento que se va
a generar para su posterior archivo, edición o impresión.
podrá buscar o crear el documento con
Pinchando en el botón
extensión .doc.
El programa por defecto lo guarda en .../CAI/CAICONTA/Memorias
en una carpeta con el número de la empresa y dentro de ésta, crea otra
carpeta con el ejercicio del que se va a generar la memoria.doc
 Plantilla para fusionar, ruta donde se guarda la plantilla.doc desde la
que se prepara el documento anterior. Haciendo clic en el botón
podrá buscar la plantilla. Las plantillas propuestas por el programa se
guardan en .../CAI/CAICONTA/Plantillas:
20XX-Memoria ABREVIADA.doc, memoria comparada vigente para ejercicios
posteriores a 2010.
20XX-Memoria PYME.doc, memoria comparada vigente para ejercicios
posteriores a 2010.
Donde “XX” hace referencia a los dos últimos dígitos del ejercicio del cual se
está realizando la memoria.
el usuario podrá completar aquellos datos adicionales
En el botón
referidos al tipo de empresa, registro, fecha de constitución, etc., necesarios
para la confección de la memoria. Estos datos quedarán grabados en la
empresa y se podrán modificar desde esta opción.
Manual Legalización de Libros
cai conta
Página 5 de 6
Proceso de creación de la memoria.
Pinchando sobre el botón
se cargan, los datos correspondientes a
fórmulas contenidas en la plantilla, con los datos de la empresa en el
documento. El texto fijo corresponde con el de la plantilla utilizada.
El estado creado del documento pasará a tener la fecha y hora en que se ha
generado.
Una vez fusionados los datos, la Memoria se podrá imprimir, pinchando en el
botón
o editar, pinchando en el botón
Edición de la Memoria
Una vez que se ha hecho la fusión pinchando en el botón
se edita el
documento con los datos de la empresa, el cual podrá ser modificado y
guardado.
El nombre con que se guarda por defecto es Memoria.doc dentro de la carpeta
creada con el número de la empresa y, dentro de la subcarpeta del ejercicio al
que corresponde dicha memoria.
Copiar plantilla
En el caso que desee modificar la plantilla para utilizarla con sus propios textos,
puede seleccionar en Plantilla la ubicación de la plantilla que se quiere copiar
se edita el modelo de la plantilla seleccionado.
y, pinchando en el botón
Este se guarda con el nombre correspondiente y en la ubicación deseada.
Posteriormente se procederá a la modificación de dicha plantilla adaptándola a
las necesidades del usuario. Una vez realizadas las modificaciones oportunas se
guardará de nuevo para conservar los cambios efectuados.
Se recomienda copiar las plantillas en ...\CAI\CAICONTA\Plantillas\Memorias
4. Generar la Huella Digital en formato PDF
Desde la opción PROCESOS, Legalización de Libros:
 Grabará el fichero necesario para la presentación telemática de los libros
oficiales en la ubicación deseada.
 Grabará el fichero con la contraseña de encriptado en el caso que haya
optado por dicha posibilidad.
 Generará la huella en PDF para que pueda utilizarla en el caso que no
sea posible la presentación telemática.
e indicando la ubicación donde se desea guardar la
Pinchando en el botón
documentación a generar, se inicia el proceso de generación de los libros
indicados, que se guardan en un archivo comprimido “.zip” el cual contendrá
todos los ficheros necesarios para realizar la legalización de sus libros ante el
Registro Mercantil, incluso la huella.
Manual Legalización de Libros
cai conta
Página 6 de 6