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PROCEDIMIENTO
PLANIFICACION DE INVERSIONES
Código
Versión
Aprobado
Fecha
Página
: II-PR-001
: 02
: CSIG
: 10-10-2013
: 1 de 3
COPIA CONTROLADA:
ASIGNADA A:
1.
OBJETIVO Y ALCANCE.
El objetivo del presente es formalizar la toma de decisiones para la selección del
requerimiento de estudios y obras de los clientes internos y externos, de tal forma que
se relacionen las ventajas estratégicas de la empresa con los retos del entorno para
dar un curso de acción conciente, determinado y de forma anticipada a los medios
financieros; definiéndose los estudios y proyectos así como la naturaleza de las
contribuciones económicas y no económicas que se pretende hacer para asegurar el
logro de los objetivos de la empresa mediante una decisión apropiada.
2.
DEFINICIONES.
2.1
Planificación de Inversiones: Acción y efecto de realizar un plan o Proyecto
estructuralmente organizado para obtener un objetivo determinado.
Inversión: Empleo de capital en la producción de bienes y servicios, orientados al
incremento de la reserva de bienes productivos.
Carnet de inversiones: Documentación o lista de estudios o proyectos en espera de
su ejecución.
Desarrollo Urbano: Expediente Aprobado por la Municipalidad correspondiente,
referidos a una determinada zona.
Clientes internos: Conformado por las Gerencias Sub Regionales, Divisiones
Eléctricas y Sectores Eléctricos pertenecientes a la empresa (ELSE); que presentan su
requerimiento de inversiones para la realización de estudios u obras.
Clientes Externos: Organización, instituciones o personas ajenas a la empresa
(ELSE), que presentan su requerimiento de inversiones para la realización de estudios
u obras.
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
3.
DOCUMENTOS A CONSULTAR.
3.1
3.2
3.3
Información del requerimiento y requisitos de admisibilidad de los Estudios u Obras, por
parte de los clientes internos de la empresa así como los clientes externos.
Carnet de Inversiones.
Plan operativo
4.
RESPONSABILIDADES.
4.1
El Comité del Sistema Integrado de Gestión: Es responsable de la aprobación del
Presente procedimiento.
4.2
El Gerente de Ingeniería: Es el responsable de dar cumplimiento a lo establecido en el
Articulo 31 inciso b) del Decreto Ley No.25844 de la Ley de Concesiones Eléctricas, la
Norma Técnica de Calidad de Servicios Eléctricos y su Base Metodológica.
4.3
El Jefe de la División de Pérdidas de Inversiones: Es el responsable de la
planificación, ejecución y evaluación de los Programas
de Inversión a nivel
empresarial, en coordinación con las diferentes áreas involucradas. Será el
responsable de realizar el seguimiento y verificar el cumplimiento del presente
Procedimiento.
4.4
El Supervisor de Estudios: Profesional perteneciente al área de inversiones
encargado de las labores de recopilación y consolidación de la información así como el
análisis técnico-económico, evaluación y priorización del requerimiento, formulación de
la ficha correspondiente y trámite de aprobación en el SNIP.
Prohibido reproducir sin autorización del RD de ELSE.
PROCEDIMIENTO
PLANIFICACION DE INVERSIONES
Código
Versión
Aprobado
Fecha
Página
: II-PR-001
: 02
: CSIG
: 10-10-2013
: 2 de 3
4.5
El Supervisor de obras: Es la persona encargada de velar por la correcta ejecución
de las obras, por medio de la inspección en campo, formulando las observaciones
necesarias para la culminación de las mismas.
5.
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
El procedimiento se lleva a cabo de acuerdo al flujo adjunto y a su vez se encuentra
descrito a continuación.
5.1
El Supervisor de Estudio, dispondrá de la información requerida para la realización de
estudios y ejecución de obras solicitadas por los clientes internos y externos.
5.2
Al disponer del requerimiento y requisitos de admisibilidad entregados por los clientes
se procederá a la recopilación y evaluación de la información, de donde se obtendrá
un reporte. De cumplir con los requisitos para ser una inversión de ELSE se le otorgara
la conformidad del caso. Posteriormente la información será consolidada, En caso
contrario el proveedor tendrá que empezar nuevamente con el proceso.
5.3
Si es atendible el requerimiento, se genera el reporte de inversiones atendibles; y si no
es atendible se dará respuesta a la solicitud de requerimiento. Un requerimiento es
considerado atendible si los datos de evaluación de campo concuerdan con los
presentados por el área usuaria o terceros.
5.4
Al disponer del reporte de inversiones atendibles se continuará con el análisis y
evaluación del mismo, para luego establecer la priorización del requerimiento.
5.5
Finalmente pasará a ser parte del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del
estado.
5.6
Los requerimientos para inversiones presentados por los clientes tanto externos como
internos deberán ser efectuados con la anticipación del caso, con la finalidad de
convocar su ejecución entre los meses de enero a junio del año en curso.
6.
REGISTROS / ANEXOS
Los registros generados son:
 Solicitud de mejoramiento o renovación de redes u otros.
 Registro de evaluación en campo
 Respuesta a solicitud de requerimientos no atendibles.
 Reporte de inversiones atendibles.
 Carnet de inversiones.
 Listado de proyectos aprobados en el PAAC.
Prohibido reproducir sin autorización del RD de ELSE.
Código
Versión
Aprobado
Fecha
Página
PROCEDIMIENTO
PLANIFICACION DE INVERSIONES
AREAS USUARIAS / CLIENTES
INICIO
: II-PR-001
: 02
: CSIG
: 10-10-2013
: 3 de 3
INVERSIONES
Recopilación De
solicitudes
Evaluación del
solicitudes
1
Solicitud de
inversión
Solicitud de
Clientes
Externos
1
Cumple requisitos?
NO
SI
Verificación de
Campo
Registro de
evaluación en
campo
1
Solicitud de
clientes
internos
Solicitud de
mejoramiento o
renovación de
redes u otros
Respuesta a
solicitudes no
atendibles
Priorización ,del
Requerimiento
Reporte de
Inversiones
Atendibles
Elaboración de
metrados
Elaboración del
Carnet de
Inversiones
Evalúa la
disponibilidad
presupuestal
Carnet de
Inversiones
PROCEDIMIENTO DE
FORMULACION
PRESUPUESTAL
AF-PR-001
PROCEDIMIENTO
DE ESTUDIOS Y
PROYECTOS
II-PR-002
Elaboración del
Plan anual de
adquisiciones
Listado de proyectos
aprobados para el
PAAC cronogramados
Proceso de logistica
Plan anual de
adquisiciones y
Contrataciones
FIN
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PROCEDIMIENTO
ESTUDIOS Y PROYECTOS
Código
Versión
Aprobado
Fecha
Página
: II-PR-002
: 02
: CSIG
: 10-10-2013
: 1 de 3
COPIA CONTROLADA:
ASIGNADA A:
1.
OBJETIVO Y ALCANCE
Establecer el Procedimiento con la finalidad de realizar la elaboración y gestión de los
estudios y proyectos que se encuentran dentro de la lista de espera del carnet de
inversiones, para su inmediata ejecución, teniendo como alcance las regiones
concesionarias pertenecientes a ELSE.
2.
DEFINICIONES
2.1
Estudio: Investigación y análisis previo de las condiciones que realiza la dependencia
encargada de las adquisiciones y contrataciones para determinar las características de lo
que se va a adquirir o contratar.
2.2
Proyecto: Es el conjunto de operaciones limitadas en el tiempo, de las cuales resulta un
producto final (Metas Presupuestarias) que concurre a la expansión de la acción de
gobierno, representa la creación, ampliación y/o modernización de la producción de los
bienes y servicios implicando la variación sustancial o el cambio de procesos y/o
tecnología utilizada por la entidad.
2.3
Carnet de inversiones: Documentación o Lista de Proyectos o estudios en espera de
ejecución.
3.
DOCUMENTOS A CONSULTAR
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
Carnet de inversiones.
Normativa Vigente para Elaboración de Perfil - SNIP-R°.D°-002-2009-EF/68.01
Base de Datos del GIS
Indicadores de Gestión de Planeamiento
Disponibilidad presupuestal del carnet de inversiones.
Presupuesto de Inversión.
Bancos de proyectos del SNIP
Documentos de aprobación del SNIP.
4.
RESPONSABILIDADES
4.1
El Comité del Sistema Integrado de Gestión: Es responsable de la aprobación del
Presente Procedimiento.
4.2
Jefe de la División de Pérdidas e Inversiones: Es responsable de realizar el
seguimiento y verificar el cumplimiento del presente Procedimiento.
4.3
Especialista de la gestión de estudios y proyectos: Personal de ELSE, perteneciente al
área de inversiones, será el encargado de realizar dicha gestión.
4.4
Jefe de la Oficina de Normas y Calidad: Cliente encargado de ELSE perteneciente al
área de planeamiento, será quien emita la resolución de aprobación del estudio y/o
proyecto.
5.
DESARROLLO / PROCEDIMIENTO
El procedimiento se lleva a cabo de acuerdo al flujo adjunto y a su vez se encuentra
descrito a continuación.
Prohibido reproducir sin autorización del RD de ELSE.
PROCEDIMIENTO
ESTUDIOS Y PROYECTOS
Código
Versión
Aprobado
Fecha
Página
: II-PR-002
: 02
: CSIG
: 10-10-2013
: 2 de 3
5.1
Estudios y Proyectos
5.1.1.
El especialista de la Gestión de Estudios y Proyectos, dentro de las localidades
concernientes a la empresa, contará con el Carnet de Inversiones y los Indicadores de
Gestión.
5.1.2.
Se deberá contar con el monto de disponibilidad presupuestal anual del Carnet de
Inversiones.
5.2
Para el caso de Gestión de Estudios
5.2.1
Se procederá a la gestión del estudio, considerando el listado del carnet de inversiones.
5.2.2
Dentro de la Gestión del Estudio y según las etapas planteadas por el SNIP podrá
establecerse a nivel de pre inversión:
a) Perfil.
b) Prefactibilidad.
c) Factibilidad.
5.2.3
Finalizada la gestión del Estudio, se procederá a la aprobación, por parte del personal
encargado del área de Normas y Estandarización, quienes a su vez emitirán una
Resolución de aprobación (En caso no sea aprobada pasará nuevamente a su
reformulación y elaboración del estudio).
5.2.4
Luego de contar con la resolución de aprobación del estudio, se consultara la
disponibilidad de presupuesto, si este estaría disponible se generará el formato de orden
de trabajo II-RE-001 ó II-RE-002 emitida por el especialista de estudios y aprobada por el
área la Gerencia de Administración y Finanzas.
5.3
Consolidación por tipo de obra
Constituyen las obras de:
a) Baja tensión
b) Media tensión
c) Subestaciones
d) Ampliación o Renovación de Alumbrado publico
e) Obras de Centrales de Generación
f) Obras de infraestructura
5.3.1
Concluida la elaboración del perfil se procede al ingreso de los datos técnicos del perfil en
el Banco de proyectos del SNIP, generándose un código con lo quedará la ficha del perfil
registrado.
5.3.2
Luego de registrado la ficha, se remite a la OPI del FONAFE dos ejemplares impresos y
en archivo magnético para su revisión y aprobación de la viabilidad si en el caso no
hubiese alguna observación.
5.3.3
Finalmente el proyecto para lanzar a convocatoria deberá contar con los tres requisitos
principales: Resolución de aprobación del proyecto, viabilidad del SNIP aprobada y la
disponibilidad presupuestal; con lo que el área de adquisiciones de la entidad tramitará el
expediente de convocatoria correspondiente.
6.
REGISTROS / ANEXOS
Los registros generados son:
 II-RE-001 Orden de Trabajo
 II-RE-002 Orden de Trabajo
 Declaración de viabilidad del proyecto de Inversión Pública (OPI FONAFE)
 Expediente Definitivo
Prohibido reproducir sin autorización del RD de ELSE.
Código
Versión
Aprobado
Fecha
Página
PROCEDIMIENTO
ESTUDIOS Y PROYECTOS
FINANZAS
NORMAS Y
ESTANDARIZACION
INVERSIONES
: II-PR-002
: 02
: CSIG
: 10-10-2013
: 3 de 3
MEM
INICIO
Carnet de Inversiones
1
Consolidación por
tipo de obra
Elaboración de
proyectos
Perfil del
proyecto
Elaboración de
Perfil
¿Aprobación?
NO
1
SI
Resolución
de
aprobacion
Registro en el banco
de proyectos SNIP
Viabilidad OPI
FONAFE
Disponibilidad
de
presupuesto
¿Aprueba
SNIP?
NO
SI
Orden de
Trabajo
Viabilidad
¿Monto >=
S/: 94 500.00
?
SI
Viabilidad
aprobada OPI
FONAFE
II-RE-002
Orden de
Trabajo >
S/. 94 500
NO
Elaboración
del Proyecto
Definitivo
II-RE-001
Orden de
Trabajo <=
S/. 94 500
Expediente
definitivo
1
Fin
Proceso de
logística
II-PR-003
Ejecución de
obra
Fin
Prohibido reproducir sin autorización del RD de ELSE.
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE OBRA
Código
: II-PR-003
Versión : 02
Aprobado : CSIG
Fecha
: 10-10-2013
Página
: 1 de 9
COPIA CONTROLADA:
ASIGNADA A:
1.
OBJETIVO Y ALCANCE
Establecer las actividades, tareas, métodos y tiempos para el desarrollo de las
actividades de construcción, renovación, ampliación o modificación de las redes
eléctricas, que requieren de: dirección profesional directa y permanente para su correcta
ejecución y cumplimiento dentro de los términos del Contrato (en caso de obras por
contrata), especificado en la memoria, planos, especificaciones, cálculos, presupuestos y
otros documentos técnicos que establecen las características y dimensiones de una
obra, para su valoración y ejecución. Con la finalidad de satisfacer la demanda eléctrica
dentro de las localidades de concesión pertenecientes a ELSE y tener las redes
eléctricas con la confiabilidad requerida de acuerdo a las normas establecidas.
2.
DEFINICIONES
2.1
Expediente Técnico de Obra: Conjunto de documentos que comprende memoria
descriptiva, especificaciones técnicas, planos y detalles de ejecución de obra, metrados
y presupuesto, valor referencial, análisis de precios unitarios, calendario de avance y
formulas polinómicas.
2.2
Postor: Persona natural o jurídica legalmente capacitada que participa en un proceso de
selección desde el momento en que presenta su propuesta.
2.3
Convocatoria: Proceso por medio del cual, se anuncia o se llama a concurso de
selección, para participar en un proceso público.
2.4
Buena pro: Acción y efecto de declarar ganadora a una empresa contratista quien ha de
realizar la obra convocada.
2.5
Replanteo de Obra: Acción por medio del cual se vuelve a revisar y calcular
nuevamente algunas especificaciones técnicas de la obra.
2.6
Programación de obra: Días de programación de ejecución de una obra en el tiempo
establecido.
2.7
Contratista: El proveedor que celebre un contrato con la Entidad, de conformidad con
las disposiciones de la ley y del Reglamento de la ley de contrataciones y Adquisiciones
del Estado.
2.8
Inspector: Profesional o servidor de la entidad, que deberá contar como mínimo 1 año
de ejercicio profesional y no requiere registro del OSCE.
2.9
Supervisor: Persona natural o jurídica especialmente contratada para ejercer inspección
durante la ejecución de determinadas obras; en caso de ser una persona jurídica, esta
designará a una persona natural como supervisor en la obra, deberá contar como
mínimo 1 año de ejercicio profesional y requiere tener el Registro de consultor del OSCE.
2.10
OSCE: El Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) es la entidad
encargada de velar por el cumplimiento de las normas en las adquisiciones públicas del
Estado peruano. Tiene competencia en el ámbito nacional, y supervisa los procesos de
contratación de bienes, servicios y obras que realizan las entidades estatales.
Prohibido reproducir sin autorización del RD de ELSE.
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE OBRA
Código
: II-PR-003
Versión : 02
Aprobado : CSIG
Fecha
: 10-10-2013
Página
: 2 de 9
2.11
Cuaderno de Obra: Documento que, debidamente foliado, se abre al inicio de toda
obra y en el que el inspector o supervisor y el residente anotan las ocurrencias, ordenes
consultas y las respuestas a las consultas.
3.
DOCUMENTOS A CONSULTAR
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones del Estado Aprobado mediante
D.L.N° 1017
Expediente Técnico de obra
Contrato
Calendario de Ejecución de obra
Calendario de adquisición de materiales
Garantía del Contratista
AL-RE-001 Adquisiciones y Contrataciones
4.
RESPONSABILIDADES
4.1
Comité de Calidad: Es responsable de la aprobación del presente procedimiento.
4.2
Jefe de la División de Perdidas e Inversiones: Deberá realizar el seguimiento y verificar el
cumplimiento del presente procedimiento.
4.3
Jefe de Asesoría Legal: Personal de ELSE encargado de llevar a cabo la firma del contrato
de ejecución obra así como la entrega del expediente técnico.
4.4
Logística y Comité Especial: Personal de ELSE encargado de llevar a cabo las etapas del
proceso de selección, encargándose de su organización y ejecución, desde la preparación
de las bases hasta que la Buena Pro quede consentida, administrativamente firme o se
produzca la cancelación del proceso.
4.5
Inspector o Supervisor: Persona contratada o asignada por ELSE; será el encargado de
representar a la entidad, velar directa y permanentemente por el control y la correcta
ejecución de la obra, cumpliendo con el plazo establecido, el costo contratado y la calidad
especificada.
4.6
Residente de Obra: Persona contratada por parte de la empresa contratista, quien será el
responsable de la conducción de la ejecución de la obra dentro de los términos del contrato
y el expediente técnico.
4.7
Sistema Informático de Distribución: Personal de ELSE encargado de la actualización de
información de las redes eléctricas en la base de Datos del GIS.
4.8
Jefe de la Oficina de Normas y Estandarización: Personal de ELSE encargado de la
designación del Comité de Recepción de Obra.
5.
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
El procedimiento tiene sustento en la Ley de Contrataciones con el Estado y su
Reglamento. El desarrollo del mismo se lleva a cabo de acuerdo al flujo adjunto y a la
vez se encuentra descrito a continuación:
5.1
Seguidamente se suscribirá el contrato, para lo cual el postor ganador deberá presentar
su expediente conteniendo además de los documentos previstos en las bases, los
siguientes requisitos:
Prohibido reproducir sin autorización del RD de ELSE.
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE OBRA
Código
: II-PR-003
Versión : 02
Aprobado : CSIG
Fecha
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Página
: 3 de 9
1. Presentar la constancia de Capacidad Libre de Contratación expedida por el
RNP.
2. Designar al residente de la obra, cuando no haya formado parte de la
propuesta técnica.
3. Entregar el Calendario de Avance de Obra Valorizado elaborado en
concordancia con el cronograma de desembolsos económicos establecido, con
el plazo de ejecución del contrato y sustentado en el Programa de Ejecución
de Obra (PERT-CPM), el cual deberá considerar la estacionalidad climática
propia del área donde se ejecute la obra, cuando corresponda.
4. Entregar el calendario de adquisición de materiales e insumos necesarios para
la ejecución de obra, en concordancia con el Calendario de Avance de Obra
Valorizado.
5. Entregar el desagregado por partidas que dio origen a su propuesta, en el caso
de obras sujeto al sistema de suma alzada.
5.2
La Documentación anteriormente mencionada será presentada a los cinco (5) días
hábiles de producirse la notificación de otorgamiento de la Buena Pro. Caso contrario de
que cumplidos los plazos establecidos el postor ganador no cumpla los requisitos, se
procederá a otorgar la Buena Pro al postor que ocupo el segundo lugar.
5.3
Firmado el Contrato de Ejecución de Obra el Jefe de la División de Pérdidas e
Inversiones cursará un memorando nombrando al personal que desempeñará la labor de
inspector de obra.
5.4
En toda supervisión de obra se contará de modo permanente y directo con un inspector
o supervisor, quedando prohibida la existencia de ambos en una misma obra.
5.5
El inspector o supervisor, deberá cumplir por lo menos con las mismas calificaciones
profesionales establecidas para el residente de obra. Se deberá contar con un
supervisor, cuando el valor de la obra a ejecutarse sea igual o mayor al monto
establecido en la ley anual del presupuesto.
5.6
El inspector o supervisor, es el representante de la entidad y tiene las siguientes
funciones:
a) Control Técnico: Material, calidad de obra, rendimiento y otros relacionados
al control técnico.
b) Control Económico: Financiero, valorizaciones, adelantos, garantías,
rendimiento y otros relacionados al control económico.
c) Control Administrativo: Administrativo legal, plazos (según calendario de
ejecución de obra), documentación, rendimiento y otros relacionados al
control contractual.
5.7
La oficina de Asesoría Legal hará entrega del Expediente Técnico de la obra, que
contará con la firma del contratista y la entidad para el control administrativo. De esta
manera el supervisor o inspector de la obra podrá conceder el adelanto directo al
contratista, en caso de este ser solicitado.
5.8
El inicio del plazo de ejecución de obra (plazo contractual) comienza a regir desde el día
siguiente que se cumplan las siguientes requisitos:
a) Designación del Inspector o Supervisor según corresponda.
b) Entrega del Expediente Técnico de obra por parte de la entidad.
c) Que la Entidad haya hecho entrega del terreno o lugar donde se ejecutará la
obra;
d) Que la Entidad provea el calendario de entrega de los materiales e insumos
que, de acuerdo con las Bases, hubiera asumido como obligación.
Prohibido reproducir sin autorización del RD de ELSE.
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE OBRA
Código
: II-PR-003
Versión : 02
Aprobado : CSIG
Fecha
: 10-10-2013
Página
: 4 de 9
e) Entrega del adelanto directo al contratista de haber sido solicitado por éste,
hecho que deberá cumplirse por la entidad dentro del plazo máximo de siete
(7) días de haber recibido la garantía correspondiente.
5.9
Iniciado el plazo contractual se procederá a la actualización del cronograma de ejecución
de obra, en donde se detallarán las actividades de ejecución y de desembolso a
efectuarse. El residente deberá entregar al inspector o supervisor el programa de
actividades a desarrollarse durante el proceso de ejecución, dicho programa será
detallado de forma semanal o mensual.
5.10
El residente procederá al replanteo de obra, dando su conformidad, se dará lugar a la
ejecución de obra previa aprobación del inspector o supervisor; caso contrario de no
haber presentado el replanteo se notificará al residente de obra, el expediente será
revisados por el inspector o supervisor.
5.11
La información contenida en el expediente requerirá ser consultada al proyectista y/o
especialista para tener un pronunciamiento y proceder a darle la conformidad y de esta
manera proseguir con la ejecución de obra. De ser el expediente no conforme, será
reformulado. Si no fuera necesaria la consulta al proyectista el Expediente necesitara de
todas maneras el otorgamiento de conformidad para continuar con la etapa de ejecución
o de lo contrario ser modificado.
5.12
Una vez iniciada la ejecución de obra por el residente, durante el transcurso de ésta,
pudiera darse la ocurrencias de algún problema, duda o un suceso inesperado en obra,
los mismas que deberán ser resueltos por el inspector o supervisor y en determinados
casos se requerirá la intervención del proyectista.
5.13
De no producirse ninguna eventualidad la ejecución de la obra seguirá su curso normal y
encontraremos que mensualmente o el último día de cada periodo previsto en las bases
o en el contrato el residente elaborará la valorización de obra y los descuentos
proporcionales en cada una de ellas.
5.14
El plazo máximo de aprobación por el inspector o el supervisor de las valorizaciones y su
remisión a la Entidad para períodos mensuales es de cinco (5) días, contados a partir del
primer día hábil del mes siguiente al de la valorización respectiva. Si la valorización
presentada es encontrada conforme por el supervisor, pasará a formar parte del
Expediente de Valorización Mensual que contará con:
a) Datos generales de la obra,
b) Resumen de la valorización mensual,
c) Fórmulas polinómicas,
d) Normas legales,
e) Valorización propiamente dicha,
f) Factura de Valorización.
5.15
El expediente de valorización mensual será cancelada por la Entidad como plazo el
último día del mes siguiente de la valoración.
5.16
Durante la ejecución de la obra, el contratista está obligado a cumplir los avances
parciales establecidos en el calendario de avance de obra. En caso de retraso
injustificado, cuando el monto de la valorización acumulada ejecutada a una fecha
determinada sea menor al ochenta por ciento (80%) del monto de la valorización
acumulada programada a dicha fecha, el inspector o supervisor ordenará al contratista
que presente, dentro de los siete (7) días siguientes, un nuevo calendario que contemple
la aceleración de los trabajos, de modo que se garantice el cumplimiento de la obra
dentro del plazo previsto, anotando tal hecho en el cuaderno de obra.
Prohibido reproducir sin autorización del RD de ELSE.
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE OBRA
5.17
Código
: II-PR-003
Versión : 02
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Fecha
: 10-10-2013
Página
: 5 de 9
Realizada la última valorización el residente solicitará la recepción de obra, y presentará
el expediente de replanteo, el mismo que contará con los siguientes documentos:
a) Copia de contrato,
b) Replanteo de obra,
c) Copia de cuaderno de obra,
d) Resolución de aprobación de proyectos,
e) Designación del supervisor,
f) Certificado de habilidad,
g) Acta de inspección y prueba,
h) Carta de garantía.
5.18
En la fecha de la culminación de la obra, el residente anotará tal hecho en el cuaderno
de obras y solicitará la recepción de la misma. El inspector o supervisor, en un plazo no
mayor de cinco (5) días posteriores a la anotación señalada, lo informará a la Entidad,
ratificando o no lo indicado por el residente.
5.19
El expediente de Replanteo es derivado a la División de Operaciones para que la Oficina
del Sistema Informático de Distribución, proceda a la actualización de los planos de
redes eléctricas, en la base de datos del GIS (según Proceso IO-PR-006 de la División
de Operaciones); de ocurrir que la información entregada por el residente no encuentre
conformidad con la base de datos, será observada y se procederá a la absolución de las
mismas por el residente.
5.20
Dada la conformidad del expediente de replanteo y verificada la culminación de la obra
por el inspector o supervisor, la Oficina de Normas y Estandarización procederá a
designar un comité de recepción de obra, En caso que el inspector o supervisor verifique
la culminación de la obra, la Entidad procederá a designar un comité de
Recepción dentro de los siete (7) días siguientes a la recepción de la comunicación del
inspector o supervisor. Dicho comité estará integrado, cuando menos, por un
representante de la Entidad, necesariamente ingeniero o arquitecto, según corresponda
a la naturaleza de los trabajos, y por el inspector o supervisor.
5.21
En un plazo no mayor de veinte (20) días siguientes de realizada su designación, el
Comité de Recepción, junto con el contratista, procederá a verificar el fiel cumplimiento
de lo establecido en los planos y especificaciones técnicas y efectuará las pruebas que
sean necesarias para comprobar el funcionamiento de las instalaciones y equipos.
Culminada la verificación, y de no existir observaciones, se procederá a la recepción de
la obra, teniéndose por concluida la misma, en la fecha indicada por el contratista. El
Acta de Recepción deberá ser suscrita por los miembros del comité y el contratista.
5.22
De existir observaciones, éstas se consignarán en un Acta o Pliego de Observaciones y
no se recibirá la obra. A partir del día siguiente, el contratista dispondrá de un décimo
(1/10) del plazo de ejecución vigente de la obra para subsanar las observaciones, plazo
que se computará a partir del quinto día de suscrito el Acta o Pliego. Las obras que se
ejecuten como consecuencia de observaciones no darán derecho al pago de ningún
concepto a favor del contratista ni a la aplicación de penalidad alguna.
5.23
Concluido con la recepción de obra se dará inicio a la liquidación de Contrato II-PR-004.
Prohibido reproducir sin autorización del RD de ELSE.
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE OBRA
6.
Código
: II-PR-003
Versión : 02
Aprobado : CSIG
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: 10-10-2013
Página
: 6 de 9
REGISTROS / ANEXOS
Los registros generados son:
 Contrato de Ejecución de obra.
 Expediente Técnico de Obra
 Adelanto directo
 Calendario de Ejecución de Obra
 Cuaderno de Obra
 Entrega de calendario de suministro de materiales
 Acta de entrega de terreno y apertura de cuaderno de obra
 Expediente de replanteo obra
 Aprobación de replanteo de obra
 Adelanto de Materiales por parte del área de inversiones.
 Expediente de Valorización.
 Notificación de Cronograma acelerado.
 Control de pruebas de materiales
 Resolución de Ampliación de Plazo
 Informe de ampliación de plazo
 Informe de ampliación de plazo
 Solicitud de absolución de consultas al proyectista
 Informe del proyectista de respuesta a consulta
 Expediente como construido
 Acta de recepción de obra
Prohibido reproducir sin autorización del RD de ELSE.
Código
: II-PR-003
Versión : 02
Aprobado : CSIG
Fecha
: 10-10-2013
Página
: 7 de 9
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE OBRA
PLAZOS
LOGISTICA /ASESORIA LEGAL
INVERSIONES
CONTRATISTA / RESIDENTE DE OBRA
INICIO
AL-RE-001
Adquisiciones y
Contrataciones
Entrega del expediente de
contratacion y Anexos con
firma del Contratista y la
entidad para hacer entrega
del adelanto
Dentro de los 15 Dias
Memorándum de
Nombramiento al
supervisor o inspector
Oficio de Nombramiento
al supervisor o inspector
El Jefe de Inversiones
Recibe el contrato y
Nombra el Supervisor O
inspector de la Obra
Entrega de calendario de
suministro de materiales e
insumos (si forma parte del
contrato)
Entrega de
calendario de
suministro de
materiales
Entrega de terreno y apertura
del cuaderno de Obra firmado
por el Supervisor y Residente
de Obra
Oficio de entrega
de adelanto
directo
Procedimiento
de contabilidad
SI
Evalua en base al
contrato y emite orden
para la entrega de
adelanto directo
(5.10) Se Cumplre requisitos
para iniciar Plazo de Ejecucion
de Obra?
Solicita
Adelanto Directo de
Menor al 20 % del
presupuesto
contractual?
NO
NO
No inicia Computo de
Plazo Contractual
SI
A
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: II-PR-003
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PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE OBRA
DIRECTORIO/ G.
INGENIERIA
SUPERVISOR DE OBRA
CONTRATISTA / RESIDENTE DE OBRA
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A
Expediente de
replanteo de obra
Solicita entrega de
replanteo de obra
Directorio
Elabora el expediente de
replanteo
1
1
Aprueba el
expediente de
Adicionales y/o
deductivos
Informe a la
entidad
Evalúa el expediente de
replanteo
Control de
pruebas de
materiales
2
Ejecución de Obra
Control de la ejecución
de obra
Control
tecnico
Cuaderno
de obra
Registra las
ocurrencias
diariamente en el
cuaderno de obra
SIELSE
Proceso de
Contabilidad
2
FIN
Evalua avance
mensual de obra y
realiza tramite
Valorizacion
mensual
Aprobacion de
valorizacion
mensual
Informe de
ampliacion de
plazo
SI
Gerencia de Ingenieria
Aprueba o
deniega
solicitud
Valorizacion mensual
de la ejecucion de la
obra
Solicita ampliación
de plazo
Evalua solicitud de
ampliacion de plazo
NO
FIN
NO
Obra
concluida ?
SI
Cuaderno
de obra
Registra en el
cuaderno de obra
como obra concluida
B
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PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE OBRA
SUPERVISOR O INSPECTORDE OBRA/ COMITÉ DE
RECEPCION
GERENCIA
GENERAL
CONTRATISTA
/ RESIDENTE DE
c
OBRA
PLANEAMIENTO/ SID
Viene de la
Pag. Anterior.
B
Solicita replanteo
de obra como
construido
Registro en
cuaderno de
obra
Registra en el
cuaderno de obra la
conclusión de obra
5 días
Informe de
Conclusion
de obra
Constancia de
conclusion de
obra en
cuaderno de
obra
Elabora un informe
de conclusión de
obra
Expediente como
construido
Solicita 3 ejemplares
de replanteo de obra
como construido
IOSI-PR-001
ACTUALIZACION DE
REDES ELECTRICAS EN
BASE DE DATOS GIS
Elabora expediente
de obra como
construido
Solicita
recepcion
de obra
EN-IN-009
RECEPCION DE OBRA DE
SISTEMAS DE DISTRIBUCION
Y SISTEMAS DE UTILIZACION
Tramite para la
recepcion de obra
Comité de
recepcion
de obra
Expediente del
replanteo de obra
como construido
Verifica el fiel
cumplimiento de lo
establecido en los
planos
Existe
observaciones
Comision de
recepción de
obra
Recepción del
documento
Comision de
recepción de
obra
NO
Acta de
recepción
de obra
Se procede a la
recepción de obra
SI
Gestiona el Acta
de recepcion de
obra
Se suscribe el
acta de recepcion
de obra
Acta de
observaciones
No se recepcióna la
obra y se suscribe un
acta de observaciones
1/10 plazo contractual
Solicitud de
recepción de
obra
Levantar
Observaciones
Solicita
recepción de
obra
Informe de
levantamiento de
observaciones
FIN
Comité de
recepción de
obra
Verifica y e
informa
Recepcióna informe y emite
el comité de recepción
Verifica la subsanacion
de observaciones Nose
formularan nuevas
observaciones
Informe
El comité de
recepcion
informara al
representan
te de la
entidad
Se pronuncia
la entidad en
un plazo de 3
dias
SI
Persiste la
existencia de
observaciones?
NO
SI
Persiste la
discrepancia
Se realiza el acta de
recepción de obra
Acta de
recepción de
obra
Conciliación
o arbitraje
NO
FIN
FIN
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PROCEDIMIENTO
LIQUIDACION DE CONTRATO
Código
: II-PR-004
Versión : 02
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COPIA CONTROLADA:
ASIGNADA A:
1.
OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo del presente es desarrollar la liquidación de contrato estableciendo un
proceso técnico-legal-administrativo bajo las condiciones normativas y contractuales
aplicables al contrato, que permite determinar el costo total de la obra y el saldo
económico que puede ser a favor o en contra sea del contratista o de la entidad.
Teniendo como alcance las regiones concesionarias pertenecientes a ELSE.
2.
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
3.
3.1
3.2
3.3
3.4
4.
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
DEFINICIONES
Liquidez: Disposición inmediata de fondos financieros y monetarios, que permita
determinar el costo total de la obra.
Contrato: Es el acuerdo entre dos o más partes, para modificar, regular o extinguir una
relación jurídica patrimonial lícita.
Inspector: Será un profesional o servidor de la entidad, quien poseerá como mínimo 1
año de ejercicio profesional y no requiere registro del OSCE.
Supervisor: Será una persona natural o jurídica especialmente contratada para dicho
fin, en caso de ser una persona jurídica, esta designará a una persona natural como
supervisor en la obra, poseerá como mínimo 1 año de ejercicio profesional y requiere
tener el Registro de consultor del OSCE
OSCE: Organismo de supervisión de contrataciones del estado.
DOCUMENTOS A CONSULTAR
Liquidación, documentos y cálculos detallados por parte del contratista
Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones del Estado Aprobado mediante
D.S. Nº 083-2004-PCM; modificado por la ley Nº 28267.
Contrato
Sistema de Precios Unitarios
RESPONSABILIDADES
Comité del Sistema Integrado de Gestión: Es responsable de la aprobación del
presente procedimiento.
Jefe de la División de Perdidas e Inversiones: deberá realizar el seguimiento y verificar
el cumplimiento del presente procedimiento.
Inspector o Supervisor: Persona contratada o asignada por ELSE; será el encargado de
desarrollar y gestionar la liquidación de contrato.
Residente de Obra: Persona contratada por parte de la empresa contratista, quien será el
responsable de realizar la liquidación de contrato.
Jefe de Asesoría Legal: Personal de ELSE encargado del desarrollo del proceso de
controversia, en concertación con las partes involucradas; pudiendo ser este de
conciliación o arbitraje.
5.
DESARROLLO / PROCEDIMIENTO
El procedimiento tiene sustento en los Artículos 211º, 212º, 213º, 214º, 215º, 216º,
217º entre otros del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. El desarrollo
del mismo se lleva a cabo de acuerdo al flujograma adjunto y a la vez se encuentra
descrito a continuación:
5.1
Una vez suscrita el Acta de recepción de obra, la entidad deberá notificar al contratista
del desarrollo de dicho acto, para que este proceda a la elaboración de la liquidación
de la obra.
5.2
El contratista presentará la liquidación debidamente sustentada con la documentación y
cálculos detallados dentro de un plazo máximo de 60 días, contando desde el día
siguiente de recibida la notificación de la suscripción del acta de recepción de obra.
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PROCEDIMIENTO
LIQUIDACION DE CONTRATO
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Dentro del plazo de 15 días de recibida, la empresa deberá pronunciarse. De ser
favorable el pronunciamiento se procederá a consentir la liquidación para luego dar por
culminado el contrato y cerrar el expediente pasándolo inmediatamente a la división de
contabilidad. Si la liquidación presentada por el contratista fuese observada, este
recibirá una notificación detallando las subsanaciones requeridas por parte de la
entidad, teniéndose que pronunciar dentro de los 15 días siguientes, para así dar lugar
a una revisión de documentos que se sujetara a verificar la subsanación de las
observaciones, de ser conforme la misma se consentirá la liquidación de contrato. Si
ocurriera que el contratista no acogiera las observaciones, este lo notificara por escrito,
pudiendo desencadenar un proceso de conciliación y/o arbitraje.
5.3
En caso que el contratista no presente la liquidación en el plazo previsto, su
elaboración será responsabilidad exclusiva de la empresa en idéntico plazo, siendo los
gastos de cargo para el contratista. La empresa notificará la liquidación al contratista
para que este se pronuncie dentro de los (15) días siguientes.
5.4
Entonces, podemos decir que elaborada la liquidación quedará consentida cuando
practicada por una de las partes no sea observada por la otra, caso contrario, la parte
observada deberá pronunciarse y levantar las observaciones dentro de los (15) días de
haber sido recibidas las mismas; para luego volver a la etapa de revisión de
documentos y calculo detallado efectuada por la parte observadora.
5.5
En el caso que una de las partes no acoja las observaciones formuladas por la otra;
aquella deberá manifestarlo por escrito dentro del plazo previsto (15 días hábiles). De
continuar existiendo observaciones no acogidas se procederá a la formulación de un
expediente de controversia o conciliación del que tomaran parte la entidad como el
contratista y se notificara sobre la controversia para ser sometida a conciliación y/o
arbitraje a la oficina de Asesoría Legal de la entidad. Si se lograra que la parte
observada acogiera el proceso de conciliación y levantara las observaciones, la otra
parte continuando con el procedimiento recepcionaría y revisaría la documentación
para otorgar el consentimiento de la liquidación.
5.6
De no llegar a un acuerdo entre los comprometidos y no realizarse una conciliación, se
efectuara un proceso arbitral, que dará lugar a un convenio y la notificación del mismo
por Asesoría Legal; para luego ser implementado por la entidad con participación del
contratista, seguidamente se da inicio a la culminación del contrato.
5.7
En el caso de que el contrato de las obras sea bajo el sistema de precios unitarios, la
liquidación final se practicará con los precios unitarios, gastos generales y utilidad
ofertados. Posteriormente se procederá a la liquidación de obra, una vez teniendo en
cuenta los ítems mencionados, resaltando que no se procederá a la liquidación
mientras existan controversias pendientes a resolver.
5.8
Finalmente quedando aprobada o consentida la liquidación, culmina definitivamente el
contrato y se cierra el expediente respectivo; con la emisión de un expediente de
Liquidación de Contrato a la división de contabilidad.
6.
REGISTROS / ANEXOS
Los registros generados son:
 Expediente de Liquidación de obra
 Notificación de elaboración de la liquidación por la entidad.
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PROCEDIMIENTO
LIQUIDACION DE CONTRATO
ASESORIA LEGAL
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INVERSIONES
CONTRATISTA
INICIO
Expediente de
liquidacion de obra
Presenta la
liquidacion
debidamente
sustentada con los
documentos y
calculos
detallados
La entidad recepcióna y
revisa y tiene un plazo de
60 días para emitir sus
observaciones
SI
Presenta expediente
de liquidacion de obra
NO
La entidad lo realiza el
expediente de liquidación y
emite una notificación
Notifica
SI
Esta
de acuerdo con la
liquidación?
NO
ACA-PR-002
Liquidación de
contratos
¿ Existe
Observaciones
de liquidación
de obra?
Expediente de
liquidacion de
obra
Liquidacion
concentida.
Notifica
FIN
SI
NO
El contratista tiene 15 días
para pronunciarse y si en
su defecto podria emitir una
liquidacion de obra nueva
Liquidación de obra
concentida
ACA-PR-002
Liquidación de
contratos
FIN
NO
Si
una de las partes
esta de
acuerdo
Se tiene que manifestar
mediante un escrito dentro
de los 15 días
SI
Liquidación queda
consentida
Presento escrito
Solicita sometimiento de
controversia o
conciliacion y/o arbitraje
Notificación de
controversia
ACA-PR-002
Liquidación de
contratos
FIN
Inicio de Arbitraje o
Conciliación
Proceso Arbitral o
Conciliación
Laudo
Arbitral
Conciliación
Laudo
arbitral
Notificación de
convenio Arbitral
FIN
FIN
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