mp activos fijos ra 056-2013

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE
ACTIVOS FIJOS MUEBLES
Aprobado Mediante Resolución Administrativa Nº 056/2013
La Paz, 21 de Marzo de 2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN
BOLIVIA TV
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
MUEBLES
Código: MP-ADM-RAF-05
Páginas: 2 de 27
Versión: 00
Fecha de emisión: Enero/2013
INDICE
1.
OBJETO.- ........................................................................................................................................................ 3
2.
ALCANCE.- ..................................................................................................................................................... 3
3.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.- ............................................................................................................... 3
4.
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS.- ............................................................................................................. 3
5.
RESPONSABLES.- .......................................................................................................................................... 4
6.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN.- .................................................................................................................... 5
7.PROHIBICIÓN PARA EL USO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES.- ................................................................ 5
8.INSUMOS.-.......................................................................................................................................................... 8
9.DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.- ....................................................................................................... 8
10. REGISTROS.- ................................................................................................................................................ 27
11. ANEXOS.- ...................................................................................................................................................... 27
12. CUADRO DE CAMBIOS.- .............................................................................................................................. 27
Nombre
Elaborado por:
Revisado por:
Cargo
Miguel Choque
Técnico I en Organización
Juan Carlos Suarez
Responsable de Activos Fijos
Javier Cabrera
Técnico I en Activos Fijos
Ivonne Segales
Jefe Financiero
María Palacios
Jefe Administrativo a.i.
Directora de Planificación y
Proyectos
Aprobado por:
Lilian Peñarrieta
Gerente Administrativo
Financiero
Gustavo
Portocarrero
Gerente General
Firma
Fecha
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN
BOLIVIA TV
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
MUEBLES
Código: MP-ADM-RAF-05
Páginas: 3 de 27
Versión: 00
Fecha de emisión: Enero/2013
1. OBJETO.Gestionar, controlar y realizar el seguimiento de los activos fijos muebles de la Empresa Estatal
de Televisión BOLIVIA TV independientemente de la fuente de financiamiento.
2. ALCANCE.Este manual es de aplicación obligatoria para todo el personal de BOLIVIA TV. Abarca los
procedimientos relacionados con la recepción, asignación, registro y control de bienes muebles
de propiedad de BOLIVIA TV.
El presente manual no comprende a los bienes inmuebles.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.Se emplea los siguientes documentos de referencia:
a) Ley N° 1178 de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales;
b) Decreto Supremo Nº 0078 de 15 de abril de 2009, creación de la Empresa Estatal de
Televisión Bolivia TV como Empresa Pública Nacional Estratégica – EPNE;
c) Resolución Suprema Nº 217055 de 20 de mayo de 1997 que aprueba la Norma Básica del
Sistema de Organización Administrativa;
d) Decreto Supremo Nº 222957 de 4 de marzo de 2005, que aprueba la Norma Básica del
Sistema de Contabilidad Integrada;
e) Decreto Supremo N° 0181 de 28 de junio de 2009, que aprueba la Norma Básica del
Sistema de Administración de Bienes y Servicios;
f) Resolución de Directorio Nº 004 de 04 de septiembre de 2009, que aprueba el Reglamento
Específico del Sistema de Organización Administrativa de BOLIVIA TV;
g) Resolución del Directorio Nº 004/09 y su modificación aprobada mediante Resolución del
Directorio Nº 01/2010, que aprueba el Reglamento Específico del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios de la Empresa Estatal de Televisión de BOLIVIA TV;
h) Resolución del Directorio Nº 004/09, que aprueba el Reglamento Específico del Sistema de
Contabilidad Integrada;
Bajo el siguiente marco legal del Decreto Supremo 0181 en la que menciona:
“El manejo de estos bienes estará sujeto a reglamentación especial, que podrá tomar como
referencia el contenido de la presente NB-SABS en las partes afines a su operación y control.”
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EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN
BOLIVIA TV
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
MUEBLES
Código: MP-ADM-RAF-05
Páginas: 4 de 27
Versión: 00
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4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS.4.1. SIAF.- Sistema Información de Activos Fijos
4.2. ACTIVO FIJO.- es un bien de BOLIVIA TV, son necesarios para el funcionamiento de
la empresa y no se destinan a la venta.
4.3. ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS.- Es el acto administrativo en el cual se entrega a un
servidor público un activo o un conjunto de estos, generando la responsabilidad sobre su
debido uso y custodia.
4.4. BASE DE DATOS.- Es el archivo electrónico de datos.
4.5. RESPONSABLE DE RECEPCIÓN Y/O COMISIÓN DE RECEPCIÓN.- Para la recepción de
bienes se formará una comisión de recepción compuesta por; representante del área de
contrataciones, un representante de la Unidad Solicitante, un representante del Área de
Activos Fijos y un representante de la firma del proveedor.
4.6. FUNCIONARIO ASIGNADO.- Personal de planta o consultor de BOLIVIA TV, que tiene
asignado bajo su responsabilidad activos para el desarrollo de sus funciones.
4.7. INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS.- Es el recuento físico pormenorizado entre los bienes
físicos y los registros de BOLIVIA TV.
4.8. INCORPORACIONES DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES AL INVENTARIO.- La incorporación
de bienes muebles al activo fijo de BOLIVIA TV consiste en su registro físico. Se producirá
después de haber sido recepcionado por el Responsable de Activos Fijos.
4.9. REGISTRÓ CONTABLE.- Es la acción de registrar existencias en los libros de
Contabilidad de BOLIVIA TV, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para
elaborar la información financiera del mismo.
4.10. REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS.- Es el registro que realiza en formularios de ingresos e
incorporaciones en el SIAF, el registro de las características, ubicación y valor del bien.
4.11. MANTENIMIENTO.- Es la función especializada de conservación técnica que se efectúa a
los activos para que permanezcan en condiciones de uso.
5. RESPONSABLES.5.1. El Gerente Administrativo Financiero es responsable de:
a. Es el responsable principal ante la MAE, por el manejo y administración de bienes de
BOLIVIA TV.
b. Establecer políticas y estrategias para el control, administración y salvaguarda de bienes
muebles de propiedad o que se encuentren bajo custodia de BOLIVIA TV.
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5.2. El Responsable de Activos Fijos es responsable de:
a. Formar parte de las Comisiones de Recepción o ser Responsable de Recepción, cuando se
realicen adquisiciones de bienes muebles.
b. Cotejar que los bienes recibidos correspondan a la información contenida en las
especificaciones técnicas, Contrato u Orden de Compra verificando las características
físicas del bien adquirido.
c. Registrar el ingreso de bienes muebles según la denominación básica y su descripción
propia de acuerdo a la nomenclatura establecida por la Contaduría General del Estado.
d. Registrar la incorporación y asignación de los bienes muebles en el Sistema de
Información de Activos Fijos (SIAF).
e. Codificar y asignar la etiqueta de identificación al bien mueble.
f. Resguardar los activos fijos incorporados, previo a su asignación.
g. Realizar el inventario físico de los activos fijos muebles e intangibles de propiedad de
BOLIVIA TV, por lo menos una vez al año o cuando la Jefatura Administrativa lo solicite.
h. Realizar el registro de los bienes reasignados entre unidades para su control.
i. Conciliar con el Responsable de Contabilidad el registro contable de activos fijosy activos
intangibles, remitir toda la información al Área de Contabilidad para el registro de la
actualización y depreciación, así como la amortización en el caso de intangibles.
j. Remitir la documentación a la Dirección Jurídica Nacional para el registro del derecho
propietario de bienes muebles de BOLIVIA TV, cuando corresponda.
k. Coordinar con el área de Servicios Generales, el mantenimiento periódico de los bienes
muebles, de acuerdo a cronograma establecido, demanda de los servidores públicos y el
presupuesto disponible.
l. Solicitar la contratación de seguros para prevenir riesgos de pérdida económica y hacer el
seguimiento respectivo de los diferentes bienes muebles de propiedad y de custodia de
BOLIVIA TV, independientemente de su fuente de financiamiento.
m. Mantener un flujo de información permanente con el Área de Contrataciones para la
recepción y asignación de bienes muebles de propiedad de BOLIVIA TV.
n. Coordinar permanentemente con el Área de Contabilidad la verificación, valoración y
posible baja de los activos.
o. Certificar la NO EXISTENCIA para la adquisición de nuevos activos fijos muebles, previo a
la certificación de la Dirección de Planificación y Proyectos y Responsable de
Presupuestos.
5.3. El Responsable de Contabilidad es responsable de:
a. Ingresar la información respectiva de las adquisiciones de BOLIVIA TV en el Sistema
Contable (SIGMA), verificando la consistencia de la información a ser registrada con la
documentación que respalda la adquisición.
b. Verificar y conciliar periódicamente y al cierre de gestión el saldo contable de activo fijo
(reportes del SIAF) y realizar los ajustes que correspondan.
c. Registrar contablemente las depreciaciones, actualizaciones y amortizaciones de bienes
muebles y activos intangibles, remitidos por Activos Fijos debidamente conciliada.
d. Archivar los comprobantes de egreso C-31, reportes del SIAF y la documentación de
respaldo, para su posterior uso y verificación.
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MUEBLES
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5.4. El Jefe Financiero es responsable de:
a. Supervisar y controlar las actividades del Responsable de Contabilidad con respecto al
saldo contable de activos fijos, para una apropiada exposición de la información financiera.
b. Gestionar las operaciones relativas al registro y custodia de los documentos que sustenta
los diferentes procesos de registro contable de las incorporaciones de bienes muebles de
BOLIVIA TV.
5.5. El Servidor Público Asignado con bien mueble es responsable de:
a. Resguardar y usar racionalmente los bienes asignados.
b. Validar y firmar la Nota de Asignación de bienes.
c. Mantener una copia de la Nota de Asignación para su control.
d. Notificar a la Unidad de Activos Fijos cuando se presente un robo, extravío y/o siniestro de
un bien o deterioro del número de identificación del bien.
e. Informar y Realizar la devolución de activos fijos, cuando deje de prestar servicios en la
empresa.
6. POLÍTICAS DE OPERACIÓN.Las disposiciones contenidas en el presente manual se aplicarán a todos los activos fijos muebles
de propiedad de BOLIVIA TV y los que estén a su cargo o custodia.
I.
Los Activos Fijos muebles de BOLIVIA TV únicamente podrán ser registrados y asignados
por la unidad de Activos Fijos.
II.
Los Activos Fijos muebles de BOLIVIA TV son asignados a personas cuyo contrato o
convenio les permita ser responsables por su adecuado uso y custodia.
III.
El personal que tenga asignado bienes muebles de BOLIVIA TV deberá velar por la buena
conservación de los bienes a su cargo, debiendo requerir al Responsable de Activos
Fijos con la debida anticipación servicios de mantenimiento preventivo o correctivo si
corresponde, asimismo, previo al movimiento de activos fijos deberá solicitar la
autorización correspondiente.
Cuando se trate de servicios de mantenimiento de equipos de computación la solicitud
de servicios de mantenimiento se lo hace al Encargado de Sistemas dependiente de la
Gerencia Técnica.
IV.
V.
Bajo ninguna circunstancia deben ser dañadas o retiradas las etiquetas que contienen el
número de identificación de los bienes muebles, es responsabilidad del Servidor
Público Asignado, su preservación, a tal efecto deberá informar al Responsable de
Activos Fijos la ausencia de ésta en el bien, de manera que sea repuesta la etiqueta
nuevamente y el bien mantenga su identificación.
De los plazos:

El Responsable de Activos Fijos remite semestralmente al Responsable de
Contabilidad el reporte del SIAF, para la conciliación contable.
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VI.
VII.
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MUEBLES
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Fecha de emisión: Enero/2013
De las exigencias:

El Responsable de Activos Fijos deben resguardartoda la documentación de
respaldo para el registro respectivo, tanto en medios magnéticos como en físico.

Para ser liberado de la responsabilidad el funcionario debe devolver al Responsable
de Activos Fijos, el o los bienes que estaban a su cargo, debiendo recabar el acta de
devolución escrita de esta unidad. Mientras no lo haga estará sujeto al régimen de
responsabilidad por la función pública establecida en la Ley 1178 y sus reglamentos.
De la Identificación de los bienes:
Todo activo debe ser identificado mediante etiquetas, las cuales llevan para su control
un código interno, el cual permite la identificación y descripción, de manera que se
diferencien una unidad de las partes que la componen, discriminando claramente un
bien de otro, facilitando el recuento físico.
Tiene la siguiente estructura de codificación:
DÍGITOS
ESTRUCTURA
1
0
2
2
GRUPO
CONTABLE
3
4
0
1
UBICACIÓN
GENERAL
5
0
Codificación grupo contable:
02
03
05
15
08
MUEBLES
MAQUINARIA Y EQUIPO EN GENERAL
EQUIPO DE COMUNICACIÓN
EQUIPO DE COMPUTACIÓN
VEHÍCULOS
Codificación ubicación general:
01
02
03
04
05
06
07
08
09
LA PAZ
SANTA CRUZ
COCHABAMBA
CHUQUISACA
TARIJA
ORURO
POTOSÍ
PANDO
BENI
6
1
7
0
8
1
CORRELATIVO
9
0
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Para aquellos activos de estructura física frágil o de superficie irregular, donde no se
pueda colocar esta etiqueta se identificará por medio de una etiqueta escrita con tinta
indeleble.
VIII.
Del Registro en el SIAF:
Para la captura del registro de bienes en la base de datos del SIAF se debe contar con la
siguiente información:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
IX.
Código;
Fecha de Incorporación;
Descripción;
Grupo de activos fijos y Auxiliar;
Oficina;
Responsable;
Estado Activo;
Observaciones;
Organismo financiador;
Nº de convenio;
Y otros datos que se requiera el Sistema de Activos Fijos.
Del control de Activos Fijos:
La Unidad de Activos Fijos para el control de activos toma en cuenta lo siguiente:





X.
Cuando se presenten cambios de personal
Donaciones de activo fijo.
Transferencias de activo fijo
Bienes dados de baja.
Bienes en custodia.
Descripción de cuentas contables:
El código de las cuentas contables sigue el formato establecido en el Sistema de Gestión
y Modernización Administrativa “SIGMA”.
7. PROHIBICIÓN PARA EL USO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES:
Los servidores públicos quedan prohibidos de:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Usar los bienes para beneficio particular o privado;
Permitir el uso para beneficio particular o privado;
Prestar o transferir el bien a otro empleado público;
Enajenar el bien por cuenta propia;
Dañar o alterar sus características físicas o técnicas;
Poner en riesgo el bien;
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MUEBLES
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g) Ingresar bienes particulares sin autorización de la Unidad o Responsable de Activos Fijos;
h) Sacar bienes de la entidad sin autorización de la Unidad o Responsables de Activos Fijos;
8. INSUMOS:
Insumos necesarios para la asignación del activo fijo:

Formulario de asignación de activos fijos.
Insumos necesarios para el registro contable de activos fijos:




Formulario Único de Contrataciones.
Especificaciones Técnicas.
Orden de Compra o Contrato.
Informe de Conformidad.
9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.-
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MUEBLES
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Fecha de emisión: Enero/2013
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-01 RECEPCIÓN
Plazo
Referencial
Etapa
Responsable
Actividad
Instrumento
1
RPC o RPA
Una vez adjudicada la contratación de bienes muebles,
independientemente de la fuente de financiamiento, designa
como parte de la Comisión de Recepción al Responsable de
Activos Fijos para la verificación de las características físicas.
Memorándum de
Designación
---
---
3 Días
Por lo tanto, se designará la Comisión de Recepción de la
siguiente manera:
a. Independientemente del monto de la contratación, en los
siguientes casos, un funcionario dependiente de la
Gerencia Técnica con la competencia necesaria, será
parte de la Comisión de Recepción, siendo responsable
de la verificación de los atributos técnicos y funcionales:
i. Equipos de comunicación
ii. Equipos de computación
iii. Equipo educacional y recreativo, como micrófonos,
proyectores, cámaras de video digital y otros
similares.
b. Serán también integrantes de la Comisión de Recepción:
- En la ciudad de La Paz, uno o más funcionarios de
la Unidad Solicitante y del área de Activos Fijos.
- En el interior del país, uno o más funcionarios de la
Unidad Solicitante y del área de Activos Fijos.
Cuando no sea posible la participación de un
funcionario de Activos Fijos, podrá suplir esta
función un responsable del área administrativa,
quien deberá remitir la documentación al
Responsable de Activos Fijos, en el plazo máximo
de 3 días calendario.
2
Comisión de
Recepción o
Responsable de
Recepción
Recepciona los bienes muebles, se deberá tomar en cuenta las
siguientes consideraciones:
a. Algunos bienes podrán ser recibidos por BOLIVIA TV
para ser sujetos a verificación únicamente cuando:
- Su inspección demande un tiempo prolongado;
- Su verificación exija criterio técnico especializado;
- Cuando las condiciones contractuales así lo
determinen;
- Cuando se requiera efectuar pruebas de
funcionamiento o puesta en marcha.
Al respecto, el RPC o RPA en coordinación con un
funcionario de la Unidad Solicitante y la Gerencia Técnica
(cuando corresponda) establecerán el tiempo que demanda la
verificación, debiendo hacer conocer este plazo al proveedor.
b. En el caso de Activos Intangibles para la Programación,
la Comisión de Recepción, en el momento de la
recepción, verifica la cantidad de material recibido y
emite el informe de Conformidad o Disconformidad
según corresponda. La Unidad Solicitante es responsable
de verificar los contenidos y la calidad del material
recibido.
c. Si los activos fijos muebles requieren ser entregados en
un lugar distinto a los almacenes de BOLIVIA TV, estos
deberán ser descritos en el contrato u orden de compra,
con la participación de la comisión de recepción, deberán
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BOLIVIA TV
Etapa
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
MUEBLES
Responsable
Actividad
d.
e.
3
Comisión de
Recepción o
Responsable de
Recepción
Código: MP-ADM-RAF-05
Páginas: 11 de 27
Versión: 00
Fecha de emisión: Enero/2013
Instrumento
Plazo
Referencial
debiendo cumplir con el procedimiento de recepción.
En el caso de donaciones o transferencias el (la) Jefe
Administrativo remite la documentación que avala dicho
acto al Responsable de Activos Fijos para su posterior
registro e incorporación en el inventario de BOLIVIA
TV.
La recepción de bienes, de propiedad de BOLIVIA TV o
bajo su custodia, debe estar respaldada por los
documentos de adquisición, préstamo de uso, alquiler o
arrendamiento u otros, según corresponda.
Cuando el bien mueble una vez verificado no se encuentre Informe de conformidad o
observado, la comisión de recepción elabora el Informe de Informe de Disconformidad
Conformidad remitiéndolo al RPC o RPA para el cierre del
proceso.
2 Días
En el caso de encontrarse observaciones se elabora el Informe
de Disconformidad remitiéndolo al RPC o RPA para la toma
de acciones respectivas.
Al mismo tiempo la Comisión de entregará al Responsable de
Activos Fijos el bien mueble para su codificación, registro y
asignación a la Unidad Solicitante.
4
RPC o RPA
Elabora la solicitud de pago, mismo que remite al Jefe
Financiero adjuntando toda la documentación de respaldo de
la contratación.
Solicitud de Pago
En el Día
T: Ind.
T: 3 Días
T: En el día
Solicitud de Pago
Elabora la solicitud de
pago, mismo que
remite al Jefe
Financiero adjuntando
toda la documentación
de respaldo de la
contratación
4
Recepciona los bienes
muebles
2
Memorándum de
designación
adjudicada la
contratación de bienes
muebles, designa como
parte de la Comisión de
Recepción al
Responsable de Activos
Fijos para la verificación
de las características
físicas del bien
T: 2 Días
Informe de
conformidad o informe
de disconformidad
Cuando el bien mueble
una vez verificado no se
encuentre observado, la
comisión de recepción
elabora el Informe de
Conformidad o
encontrarse
observaciones elabora
el Informe de
Disconformidad y
remite al RPC o RPA.
3
Comisión de Recepción o Responsable de Recepción
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BOLIVIA TV
1
RPC o RPA
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-01 RECEPCIÓN
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ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
MUEBLES
Código: MP-ADM-RAF-05
Páginas: 12 de 27
Versión: 00
Fecha de emisión: Enero/2013
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EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN
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ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
MUEBLES
Código: MP-ADM-RAF-05
Páginas: 13 de 27
Versión: 00
Fecha de emisión: Enero/2013
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-02 CODIFICACIÓN
Etapa
Responsable
Actividad
Instrumento
Plazo
Referencial
1
Responsable de
Activos Fijos
Recepciona el bien a ser codificado, revisa que se encuentre
toda la documentación.
Documentación
---
2
Responsable de
Activos Fijos
Para controlar la asignación de los bienes muebles, adopta un
sistema de identificación a través de códigos específicos para
cada bien mueble, lo que permite entre otros aspectos la
identificación de su clase o naturaleza, su ubicación y la
fuente de financiamiento.
---
En el Día
3
Responsable de
Activos Fijos
Asigna un código de identificación propio y coloca
físicamente la etiqueta de identificación a los bienes muebles
de propiedad de BOLIVIA TV.
Etiqueta de Identificación
2 Días
1
T: Ind.
Documentación
T: En el día
Para controlar la
asignación de los bienes
muebles, adopta un
sistema de
identificación a través
de códigos específicos
para cada bien mueble,
lo que permite entre
otros aspectos la
identificación de su
clase o naturaleza, su
ubicación y la fuente de
financiamiento
2
3
T: 2 Días.
Asigna un código de
identificación propio y
coloca físicamente la
etiqueta de
identificación a los
bienes muebles de
propiedad de BOLIVIA
TV
Etiqueta de
Identificación
EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN
BOLIVIA TV
Recepciona el bien a ser
codificado, revisa que
se encuentre toda la
documentación.
Responsable de Activos Fijos
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-02 CODIFICACIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
MUEBLES
Código: MP-ADM-RAF-05
Páginas: 14 de 27
Versión: 00
Fecha de emisión: Enero/2013
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EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN
BOLIVIA TV
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
MUEBLES
Código: MP-ADM-RAF-05
Páginas: 15 de 27
Versión: 00
Fecha de emisión: Enero/2013
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-03 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
Etapa
Responsable
Actividad
Instrumento
Plazo
Referencial
1
Responsable de
Activos Fijos
Registra el ingreso del activo fijo mueble en el Formulario de
acta de ingreso de activos fijos identificando la descripción
del bien (modelo, serie, marca) según corresponda, además
del proveedor, unidad solicitante, costo, fecha de recepción,
partida contable y otros documentos de entrega.
FORM-AAF-ING-01
---
Asimismo, el Responsable de Activos Fijos mantiene para su
control y custodia un archivo en fotocopias que comprende;
la Orden de Compra o Contrato como anexo al Formulario de
Ingreso de Activos Fijos.
2
Responsable de
Activos Fijos
Registra el código de identificación, descripción, grupo de
activo fijo y auxiliar, oficina asignada, responsable asignado
para su custodio en el Sistema de Información de Activos
Fijos (SIAF), observaciones y otros datos que Sistema de
Activos requiera.
---
En el Día
3
Responsable de
Activos Fijos
En coordinación con el Director Jurídico Nacional registran
el derecho propietario de los activos fijos muebles como ser
los vehículos y otros que así lo requieran a nombre de
BOLIVIA TV, independientemente de la fuente de
financiamiento en las instancias correspondientes, debiendo
efectuar el seguimiento y control sobre el saneamiento de la
documentación legal de los mismos.
Documentación derecho
propietario
Indeterminado
4
Técnico en Activos
Mantiene un archivo actualizado de la documentación, la cual
está compuesta por toda la documentación legal y
administrativa de respaldo que demuestre la propiedad de
BOLIVIA TV.
Archivo
Permanente
T: ---
T: En el día
T: Ind.
En coordinación con el
Director Jurídico
registran el derecho
propietario de los
activos fijos muebles
3
Registra el código de
identificación,
descripción, grupo de
activo fijo y auxiliar,
oficina asignada,
responsable asignado
para su custodio en el
Sistema de
Información de Activos
Fijos (SIAF),
observaciones y otros
datos que Sistema de
Activos requiera
2
FORM-AAF-ING-01
Registra el ingreso del
activo fijo mueble en el
Formulario de acta de
ingreso de activos fijos
identificando la
descripción del bien
T: Perm.
Archivo
Mantiene un archivo
actualizado de la
documentación, la cual
está compuesta por
toda la documentación
legal y administrativa
de respaldo que
demuestre la
propiedad de BOLIVIA
TV
4
Técnico de Activos Fijos
EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN
BOLIVIA TV
1
Responsable de Activos Fijos
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-03 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
MUEBLES
Código: MP-ADM-RAF-05
Páginas: 16 de 27
Versión: 00
Fecha de emisión: Enero/2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN
BOLIVIA TV
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
MUEBLES
Código: MP-ADM-RAF-05
Páginas: 17 de 27
Versión: 00
Fecha de emisión: Enero/2013
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-04 ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
Actividad
Responsable
1
Responsable de
Activos Fijos
La entrega de activos fijos muebles al personal de BOLIVIA Formulario de Asignación de
TV es realizado medianteFormulario de Asignación de
Activos Fijos
Activos Fijos que se considera como la constancia de entrega
del bien, en la que el funcionario receptor expresa su
conformidad mediante su firma.
2 Días
2
Funcionario
Asignado
Una vez entregado el bien asignado valida los datos, verifica Formulario de Asignación de
el estado del activo, firma el formulario de asignación de
Activos Fijos
Activos Fijos y recibe el activo fijo para su uso y resguardo.
En el Día
3
Técnico en Activos
Fijos
Archiva y resguarda la documentación de la asignación en
orden cronológico.
Instrumento
Plazo
Referencial
Etapa
Archivo
En el Día
T: 2 Días
La entrega de activos
fijos muebles es
realizado mediante
Formulario de
Asignación de Activos
Fijos.
Formulario de Asignación de
Activos Fijos
T: En el día
Una vez entregado el
bien asignado valida
los datos, verifica el
estado del activo,
firma el formulario de
asignación de Activos
Fijos y recibe el activo
fijo para su uso y
resguardo
Formulario de Asignación de
Activos Fijos
2
Funcionario Asignado
T: En el día
Archivo
Archiva y resguarda la
documentación de la
asignación en orden
cronológico
4
Técnico en Activos Fijos
EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN
BOLIVIA TV
1
Responsable de Activos Fijos
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-04 ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
MUEBLES
Código: MP-ADM-RAF-05
Páginas: 18 de 27
Versión: 00
Fecha de emisión: Enero/2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN
BOLIVIA TV
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
MUEBLES
Código: MP-ADM-RAF-05
Páginas: 19 de 27
Versión: 00
Fecha de emisión: Enero/2013
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-05 MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
Etapa
Responsable
Actividad
Instrumento
Plazo
Referencial
1
Responsable de
Activos Fijos
La Gerencia Administrativa Financiera a través del
Responsable de Activos Fijos prevé e incluye en el POA de la
unidad, el mantenimiento anual de bienes muebles que así lo
requiera o se consideren necesarios.
POA
---
Cuando se trate de equipos de computación u otros equipos
técnicos, la Gerencia Técnica prevé dentro del POA de su
unidad el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos
de comunicación.
2
Funcionario de
BOLIVIA TV
Solicitará a la Gerencia Técnica o la Unidad de Activos Fijos
el mantenimiento preventivo o correctivo necesario, según
corresponde.
--
En el Día
3
Gerencia Técnica o
Activos Fijos
Según corresponda, realizan el mantenimiento necesario a los
bienes de BOLIVIA TV de acuerdo a cronograma,
necesidades y/o requerimientos de mantenimiento.
--
Indeterminado
T: ---
POA
La Gerencia
Administrativa
Financiera a través del
Responsable de
Activos Fijos prevé e
incluye en el POA de la
unidad, el
mantenimiento anual
de bienes muebles que
así lo requiera o se
consideren necesarios
T: En el día
Solicitará a la Gerencia
Técnica o la Unidad de
Activos Fijos el
mantenimiento
preventivo o
correctivo necesario,
según corresponde
2
Funcionario de BOLIVIA TV
T: ---
Según corresponda,
realizan el
mantenimiento
necesario a los bienes
de BOLIVIA TV de
acuerdo a cronograma,
necesidades y/o
requerimientos de
mantenimiento
3
Gerencia Técnica o Activos Fijos
EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN
BOLIVIA TV
1
Responsable de Activos Fijos
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-05 MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
MUEBLES
Código: MP-ADM-RAF-05
Páginas: 20 de 27
Versión: 00
Fecha de emisión: Enero/2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN
BOLIVIA TV
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
MUEBLES
Código: MP-ADM-RAF-05
Páginas: 21 de 27
Versión: 00
Fecha de emisión: Enero/2013
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-06 SALVAGUARDA DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
Etapa
Responsable
Actividad
Instrumento
Plazo
Referencial
1
Responsable de
Activos Fijos
Aquellos activos fijos muebles de propiedad de la BOLIVIA
TV, independientemente de su fuente de financiamiento, que
requieran de seguros contra perdidas, robos deberán contar
con una póliza de seguros.
Solicitud de contratación
---
Al respecto, el Responsable de Activos Fijos realiza la
solicitud de la contratación de seguros de aquellos bienes
muebles, que así lo requieran.
2
Responsable de
Activos Fijos
Cuando se requiera hacer efectivo la póliza de seguro,
coordina con la empresa aseguradora las acciones a tomar
según sea el caso.
---
En el Día
3
Técnico de Activos
Fijos
Mantiene un archivo actualizado de las pólizas de seguro,
verificando constantemente la vigencia de los mismos.
Archivo
En el Día
T: Ind.
T: en el día
Cuando se requiera
hacer efectivo la póliza
de seguro, coordina con
la empresa aseguradora
las acciones a tomar
según sea el caso
2
Realiza la solicitud de la
contratación de seguros
de aquellos bienes
muebles, que así lo
requieran
Solicitud de
Contratación
T: En el día
Archivo
Mantiene un archivo
actualizado de las
pólizas de seguro,
verificando
constantemente la
vigencia de los mismos
3
Técnico de Activos Fijos
EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN
BOLIVIA TV
1
Responsable de Activos Fijos
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-06 SALVAGUARDA DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
MUEBLES
Código: MP-ADM-RAF-05
Páginas: 22 de 27
Versión: 00
Fecha de emisión: Enero/2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN
BOLIVIA TV
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
MUEBLES
Código: MP-ADM-RAF-05
Páginas: 23 de 27
Versión: 00
Fecha de emisión: Enero/2013
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-07 TOMA FISICA DEL INVENTARIO Y MOVILIZACIÓN
DE LOS ACTIVOS
Etapa
Responsable
1
Responsable de
Activos Fijos
Actividad
Instrumento
Se efectúan inventarios físicos periódicos o sorpresivos a Cronograma Toma Física del
objeto de verificar la existencia, localización y condición
Inventario
física de todos los activos existentes.
Plazo
Referencial
---
Para ello, el Responsable de Activos Fijos planifica la toma
física del Inventario de bienes muebles de propiedad de
BOLIVIA TV, en coordinación con la Jefatura Administrativa
y los Técnicos en Activos Fijos
2
Técnico en Activos
Fijos
De acuerdo al cronograma aprobado por la Jefatura
Administrativa, realiza el recuento y la verificación de los
bienes muebles según el código de identificación, así como la
verificación del estado de los mismos,movimiento de activos
y otros, según sea el caso, considerando lo siguiente:
 Cuando la etiqueta de identificación del bien mueble se
encuentre dañada e ilegible, éste será repuesto por el
Técnico en Activos Fijos verificando las Notas de
Asignación.
 Cuando el bien mueble no se encuentre en buen estado, el
Responsable de Activos Fijos analizará las causas y
determinara las acciones o disposición de bienes, según
corresponda.
 Cuando se realicen cambios de ubicación o reubicación
interna de los activos fijos muebles, estos deben ser
registrados por el Responsable de Activos Fijos, el cual
procede a efectuar los registros.
 Cuando existencia de bajas y altas de personal.
---
---
3
Responsable de
Activos Fijos
Mantiene un control adecuado de los activos fijos muebles,
elaborando un informe a la Gerencia Administrativa
Financiera vía Jefatura Administrativa, detallando los bienes
con valor 1 y se encuentren aun prestando servicios,
movimientos no autorizados de bienes y otros necesarios.
Informe
En el Día
T: ---
T: en el día
Informe
Mantiene un control
adecuado de los
activos fijos muebles,
elaborando un informe
a la Gerencia
Administrativa
Financiera vía Jefatura
Administrativa,
detallando los bienes
con valor 1 y se
encuentren aun
prestando servicios,
movimientos no
autorizados de bienes
y otros necesarios
3
Solicitud de
Contratación
Se efectúan inventarios
físicos periódicos o
sorpresivos a objeto de
verificar la existencia,
localización y condición
física de todos los
activos existentes
T: ---
De acuerdo al
cronograma aprobado
por la Jefatura
Administrativa, realiza
el recuento y la
verificación de los
bienes muebles según
el código de
identificación, así
como la verificación
del estado de los
mismos, movimiento
de activos y otros,
según sea el caso,
considerando lo
siguiente
2
Técnico de Activos Fijos
EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN
BOLIVIA TV
1
Responsable de Activos Fijos
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-07 TOMA FISICA DEL INVENTARIO Y MOVILIZACIÓN DE LOS ACTIVOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
MUEBLES
Código: MP-ADM-RAF-05
Páginas: 24 de 27
Versión: 00
Fecha de emisión: Enero/2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN
BOLIVIA TV
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
MUEBLES
Código: MP-ADM-RAF-05
Páginas: 25 de 27
Versión: 00
Fecha de emisión: Enero/2013
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-08 REGISTRO CONTABLE DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
Actividad
Instrumento
Plazo
Referencial
Etapa
Responsable
1
Jefe Administrativo
2
Jefe Financiero
Recibe documentación de solicitud de cancelación, deriva al
Responsable de Contabilidad para su análisis y registro.
Legajo
En el Día
3
Responsable de
Contabilidad
Deriva la solicitud de cancelación al Profesional en
Contabilidad para la verificación de la información y de la
documentación de respaldo.
---
1 Día
4
Profesional en
Contabilidad
Procede a la verificación de la información y de la
documentación de respaldo, por lo que éste en caso de no
encontrar observación alguna elabora un Informe de
Conformidad como forma de aprobación a la revisión el cual
envía al Responsable de Contabilidad.
Informe de conformidad
3 Días
---
Indeterminado
Reporte SIAF
---
Reporte del SIAF
Indeterminado
---
---
Recepcionado el Informe de Conformidad elabora y remite la Informe de conformidad +
solicitud de cancelación adjuntando toda la siguiente documentación de respaldo
documentación de respaldo de la adquisición del bien mueble
al Jefe Financiero vía Gerencia Administrativa Financiera:
 Formulario Único de Contrataciones.
 Especificaciones Técnicas.
 Orden de Compra o Contrato.
 Informe de Conformidad.
---
En caso de encontrarse observaciones, comunica al
Responsable de Contabilidad para su respectivo ajuste en
coordinación con el Jefe Administrativo y Jefe Financiero.
5
Responsable de
Contabilidad
Registra la adquisición de activos fijos muebles en el sistema
de contabilidad (SIGMA), una vez recibida toda la
documentación de respaldo y la factura por parte del
proveedor, a tal efecto analiza y verifica la consistencia de la
información que ingresa al sistema, cuidando que se expresen
sin errores.
El Sistema de Contabilidad (SIGMA) automáticamente
genera la cuenta y los asientos contables sobre la adquisición
de bienes muebles. Todo registro de los activos fijos muebles
se realiza atendiendo al costo incurrido por BOLIVIA TV
para su adquisición.
6
Responsable de
Activos Fijos
7
Responsable de
Contabilidad
8
Responsable de
Contabilidad
Remite el original del reporte del SIAF (semestralmente, a fin
de gestión y al corte de emisión de los estados financieros)
mediante comunicación interna al Responsable de
Contabilidad para la conciliación respectiva.
Recibe el Reporte del SIAF y efectúa la conciliación de los
activos reportados con la información contenida en el sistema
de contabilidad (SIGMA).
Para el cierre de gestión el Responsable de Contabilidad en
coordinación con el Responsable de Activos Fijos realiza la
conciliación de saldos, entre el resúmen de activos fijos y su
relación con el saldo del inventario físico valorado de activos
fijos, previo a la emisión de estados financieros.
En el caso de presentarse diferencias, en coordinación con el
Responsable de Activos Fijos determinan el origen de las
diferencias halladas.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN
BOLIVIA TV
Etapa
Responsable
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
MUEBLES
Actividad
Código: MP-ADM-RAF-05
Páginas: 26 de 27
Versión: 00
Fecha de emisión: Enero/2013
Instrumento
Plazo
Referencial
---
2 Días
A tal efecto, establecidas las diferencias el Responsable de
contabilidad procede a realizar y rendir los registros contables
a que haya lugar, a efecto de solventar las diferencias o de la
misma manera el Responsable de Activos Fijos ajusta el
registro de control de Activos Fijos.
Todo ajuste oportuno de registros Contables o de Activos
Fijos debe estar respaldada y debidamente justificada.
9
Responsable de
Contabilidad
Sin embargo, si la información de la conciliación de los
activos fijos coincide con la del sistema de contabilidad, el
Responsable de Contabilidad y el Responsable de Activos
Fijos da conformidad a la información contenida en el
sistema.
T: ---
T:En el día
Recibe documentación
de solicitud de
cancelación, deriva al
Responsable de
Contabilidad para su
análisis y registro
2
Jefe Financiero
T: 1 Día
T: ---
T: ---
T: ---
En el caso de
presentarse
diferencias, en
coordinación con el
Responsable de
Activos Fijos
determinan el origen
de las diferencias
halladas
8
Recibe el Reporte del
SIAF y efectúa la
conciliación de los
activos reportados con
la información
contenida en el
sistema de
contabilidad (SIGMA)
7
Registra la adquisición
de activos fijos
muebles en el sistema
de contabilidad
(SIGMA), una vez
recibida toda la
documentación de
respaldo y la factura
por parte del
proveedor
5
Deriva la solicitud de
cancelación al
Profesional en
Contabilidad para la
verificación de la
información y de la
documentación de
respaldo
3
Responsable de Contabilidad
T: 2 Días
T: ---
Reporte del SIAF
Remite el original del
reporte del SIAF
(semestralmente, a fin
de gestión y al corte de
emisión de los estados
financieros) mediante
comunicación interna
al Responsable de
Contabilidad para la
conciliación respectiva
6
Responsable de Activos Fijos
Informe de
Conformidad
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
MUEBLES
Si la información de la
conciliación de los
activos fijos coincide
con la del sistema de
contabilidad, el
Responsable de
Contabilidad y el
Responsable de
Activos Fijos da
conformidad a la
información contenida
en el sistema
9
T: En el día
Procede a la
verificación de la
información y de la
documentación de
respaldo, por lo que
éste en caso de no
encontrar observación
alguna elabora un
Informe de
Conformidad como
forma de aprobación a
la revisión el cual
envía al Responsable
de Contabilidad
4
Profesional en Contabilidad
EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN
BOLIVIA TV
Recepcionado el
Informe de
Conformidad elabora y
remite la solicitud de
cancelación
adjuntando
documentación de
respaldo al Jefe
Financiero vía
Gerencia
Administrativa
Financiera
Formulario Único de
Contrataciones,
Especificaciones
Técnicas, Orden de
Compra o Contrato,
Informe de
Conformidad
1
Jefe Administrativo
PROCEDIMIENTO: MP-ADM-RAF-05-08 REGISTRO CONTABLE DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Código: MP-ADM-RAF-05
Páginas: 27 de 27
Versión: 00
Fecha de emisión: Enero/2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIÓN
BOLIVIA TV
Código: MP-ADM-RAF-05
Páginas: 28 de 27
Versión: 00
Fecha de emisión: Enero/2013
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
MUEBLES
10. REGISTROS.LISTA MAESTRA
Código
FORM- AAF-ING-01
FORM-AAF-NAS-02
Descripción
Nota de Ingreso de Activos Fijos
Nota de Asignación de Activos
11. ANEXOS. Diagrama de Flujo
 Formatos
 Otros
12. CUADRO DE CAMBIOS.VERSION
FECHA DE
REVISION
DESCRIPCION DEL CAMBIO
REVISADO
POR
APROBADO
POR
FIRMA
00
Elaboración
-
-
-
-
FECHA DE
APROBACION