ACLARACIONES DEL 20 DE SEPTIEMBRE DE 2006 Aclaraciones a las resoluciones 0634 y 1317 de 2006 (Planilla de pago de Activos) 1. El campo 20 (TIPO DE APORTANTE) del registro tipo 1 Encabezado, se le adiciona el siguiente valor posible: 3. Entidades o Universidades Públicas con régimen especial en Salud. Para el caso de la presente resolución se debe seleccionar 1 o 3 según el caso, para indicar que el formulario único corresponde a la nomina de personal activo. Las Entidades o Universidades Públicas con régimen especial en Salud, podrán utilizar el tipo de aportante 3, exclusivamente para pagar los aportes a la seguridad social de su personal activo, con destino a las administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral y otros aportes parafiscales asociados a la nómina, previa autorización del Ministerio de la Protección Social, que deberá ser solicitada a la Dirección General de Seguridad Económica y Pensiones, la cual se hará pública en la pagina web del Ministerio. 2. El campo 5 (TIPO DE COTIZANTE) del registro tipo 2 Liquidación detalladas de aportes, se le adicionan los siguientes valores posibles: 30. Dependiente Entidades o Universidades Públicas con régimen especial en Salud. Este tipo de cotizante solo puede ser utilizado cuando en el Campo 20 (TIPO DE APORTANTE) del Registro Tipo 1 Encabezado, corresponda al valor de 3 Entidades o Universidades Públicas con régimen especial en Salud y el cotizante este afiliado al régimen especial del aportante. Cuando se use este tipo de cotizante los aportes al sistema de salud se harán al FOSYGA únicamente, teniendo en cuenta el límite del IBC en 25 SMLMV, con una tarifa del 1%, que corresponde a la subcuenta de solidaridad en salud. Para los cotizantes del Tipo de Aportante 3 que no estén afiliados al régimen especial del aportante, se deben utilizar los códigos de Tipo de Cotizante del 1 al 29 según el caso y los aportes al sistema de salud se deben hacer de acuerdo con las reglas definidas para estos Tipos de Cotizante. 3. Para todos los cotizantes donde el campo 6 (SUBTIPO DE COTIZANTE) del registro tipo 2 Liquidación detalladas de aportes sea igual 1 o 2 y no aportan a un Fondo de Pensiones se deben liquidar y pagar los aportes correspondientes al Fondo de Solidaridad Pensional en las subcuentas de Solidaridad y de Subsistencia de acuerdo con el IBC. Estos aportes deben ser cotizados directamente al Fondo de Solidaridad Pensional. 4. De conformidad con la información suministrada por el Ministerio de Educación Nacional, las Universidades Públicas son las siguientes y no están obligadas a hacer aportes al SENA: NOMBRE CIUDAD UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA BOGOTÁ D. C. UNIVERSIDAD PEDAGOGICA NACIONAL BOGOTÁ D. C. UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLOGICA DE COLOMBIA TUNJA UNIVERSIDAD DEL CAUCA POPAYAN UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE PEREIRA PEREIRA UNIVERSIDAD DE CALDAS MANIZALES UNIVERSIDAD DE CORDOBA MONTERIA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA NEIVA UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA FLORENCIA UNIVERSIDAD MILITAR "NUEVA GRANADA" BOGOTÁ D. C. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DEL CHOCO "DIEGO LUIS CORDOBA" QUIBDO UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS VILLAVICENCIO UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR VALLEDUPAR UNIVERSIDAD-COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA BOGOTÁ D. C. UNIVERSIDAD DEL PACIFICO BUENAVENTURA UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR - SECCIONAL AGUACHICA - AGUACHICA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA MEDELLIN UNIVERSIDAD DEL ATLANTICO BARRANQUILLA UNIVERSIDAD DEL VALLE CALI UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER BUCARAMANGA UNIVERSIDAD DE CARTAGENA CARTAGENA UNIVERSIDAD DE NARIÑO PASTO UNIVERSIDAD DEL TOLIMA IBAGUE UNIVERSIDAD DEL QUINDIO ARMENIA UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER CUCUTA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA PAMPLONA UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SANTA MARTA UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA-UDEC- FUSAGASUGA UNIVERSIDAD DE SUCRE SINCELEJO UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA RIOHACHA UNIVERSIDAD DISTRITAL "FRANCISCO JOSE DE CALDAS" BOGOTÁ D. C. UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD BOGOTÁ D. C. ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PUBLICA-ESAP- BOGOTÁ D. C. Aclaraciones a la resolución 2145 de 2006 (Planilla de pago de Pensionados) 1. El campo 16 (TIPO DE PAGADOR DE PENSIONES) del registro tipo 1 Encabezado, se le adiciona el siguiente valor posible: 4. Pensiones de Entidades o Universidades Públicas con régimen especial en Salud. Los Pagadores de Pensiones de Entidades o Universidades Públicas con régimen especial en Salud, podrán utilizar el TIPO DE PAGADOR DE PENSIONES 4, exclusivamente para pagar los aportes de sus pensionados, con destino a las administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral y otros aportes parafiscales, previa autorización del Ministerio de la Protección Social, que deberá ser solicitada a la Dirección General de Seguridad Económica y Pensiones, la cual se hará pública en la pagina web del Ministerio. 2. El campo 17 (TIPO DE PENSIONADO) del registro tipo 2 Liquidación detalladas de aportes, se le adicionan los siguientes valores posibles: 7. Pensionado de Entidades o Universidades Públicas con régimen especial en Salud, con tope máximo de pensión de 25 SMLMV. 8. Pensionado de Entidades o Universidades Públicas con régimen especial en Salud, sin tope máximo de pensión. Los tipos de pensionado 7 y 8 solo puede ser utilizados cuando en el Campo 16 (TIPO DE PAGADOR DE PENSIONES) del Registro Tipo 1 Encabezado, corresponda al valor 4, Pensiones de Entidades o Universidades Públicas con régimen especial en Salud, y el cotizante esté afiliado al régimen especial del aportante. . Cuando se use el tipo de pensionado 7 u 8, los aportes al sistema de salud se harán al FOSYGA únicamente, teniendo en cuenta el límite del IBC en 25 SMLMV, con una tarifa del 1%, que corresponde a la subcuenta de solidaridad en salud. Para los cotizantes del Tipo de Pagador de Pensiones 4, que no estén afiliados al régimen especial del aportante, se deben utilizar los códigos de Tipo de Pensionado del 1 o 2 según el caso y los aportes al sistema de salud se deben hacer de acuerdo con las reglas definidas para estos Tipos de pensionados. ACLARACIONES DEL 1 DE SEPTIEMBRE DE 2006 Aclaraciones a la resolución 2145 de 2006 (Planilla de pago de Pensionas) 1. El campo 9 (TIPO DE PENSION) del registro tipo 2 Liquidación detalladas de aportes, se le adicionan los siguientes valores posibles: 20. Sentencia Judicial. 21. Conciliaciones Para estos casos no aplican validaciones en cuanto a valores máximos o mínimos de la pensión. 2. El campo 17 (TIPO DE PENSIONADO) del registro tipo 2 Liquidación detalladas de aportes, se le adicionan los siguientes valores posibles: 5. Pensionado por el empleador, con tope maximo de pensión de 25 smlmv. Pensionado por el empleador, sin tope maximo de pensión 6. 3. Para todos los pensionados el aporte a salud se debe realizar teniendo como máximo una mesada pensional de 25 smlmv. Esto quiere decir que si el valor de la mesada pensional supera los 25 smlmv el aporte se debe hacer sobre 25 smlmv. ACLARACIONES DEL 25 DE AGOSTO DE 2006 Casos Universidades Planilla Integrada de Pagos I. Activos: a) Pago del aporte a Cajas de Compensación: De conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 344 de 1996, las entidades estatales que al 31 de diciembre de 1996, fecha de entrada en vigencia de la citada Ley, venían asumiendo, en virtud de una convención colectiva, el pago directo a sus servidores del subsidio familiar, no estarán obligadas a contribuir a ninguna Caja de Compensación, por lo cual podrán abstenerse de pagar el aporte correspondiente a dichas cajas. Para efectos de que en la utilización de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, las entidades que se encuentren en esta circunstancia, podrán abstenerse de pagar este aporte, mediante el siguiente procedimiento: 1.- Con por lo menos un mes de antelación al inicio de la utilización de la Planilla deberán informar al Ministerio de la Protección Social, Dirección de Seguridad Económica y Pensiones, que asumen directamente el subsidio familiar, transcribiendo el o los artículos de la convención colectiva vigente a la fecha antes señalada en la cual consta dicha situación. 2.- El Ministerio de la Protección Social verificará en el archivo sindical esta información, grupo que certificará que dicha obligación constaba en la Convención a la fecha ya mencionada y que no ha sido modificada después de tal época. 3.- El Ministerio informará a la entidad estatal y a los operadores de información que en efecto cabe la aplicación de la excepción aquí prevista, mediante la inclusión de la entidad, debidamente identificada, en un registro que llevará para el efecto y que se comunicará a través de la página Web del Ministerio de la Protección Social. Surtido el anterior procedimiento la entidad estatal procederá a utilizar la Planilla, para el período siguiente a la publicación mencionada en el numeral 3º precedente. Los operadores de información ajustarán el software para permitir la exoneración de estas entidades de la liquidación y el pago de los aportes a Cajas de Compensación Familiar. b) Pago de aportes al Sena: De conformidad con el artículo 181 de la Ley 223 de 1995, las Universidades Públicas se encuentran exoneradas de pagar aportes al Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA. Al respecto, el Ministerio de la Protección Social publicará el listado remitido por el Ministerio de Educación Nacional, en el cual se encuentran debidamente identificadas dichas entidades. Los operadores de información procederán, con base en este listado a ajustar el software para permitir la exoneración de estas entidades de la liquidación y el pago de los aportes al SENA. II. Pensionados: 1.- Los servicios de salud de universidades de acuerdo con el literal c) del parágrafo del artículo 2o de la Ley 647-01, sólo pueden cubrir a: Artículo 2°. Adiciónese el siguiente parágrafo al artículo 57 de la Ley 30 de 1992: “Parágrafo. (...) c) Afiliados. Unicamente podrá tener como afiliados a los miembros del personal académico, a los empleados y trabajadores, y a los pensionados y jubilados de la respectiva Universidad. Se garantizará el principio de libre afiliación y la afiliación se considerará equivalente para los fines del tránsito del sistema general de la Ley 100 de 1993 al sistema propio de las universidades o viceversa, sin que sean permitidas afiliaciones simultáneas; (...) e) Aporte de solidaridad. Los sistemas efectuarán el aporte de solidaridad de que trata el artículo 204 de la Ley 100 de 1993”. En consecuencia todo aquel trabajador activo o pensionado de entidad u organismo diferente a los propios trabajadores o pensionados o jubilados de la propia universidad, NO PUEDEN ESTAR AFILIADOS A TALES SERVICIOS DE SALUD, por cuenta de los aportes pagados por el empleador o pagador de pensiones que no sea la propia universidad. Estos recursos pertenecen al Sistema General de Seguridad Social en Salud y el pagador que hace mal el aporte deberá ponerse al día con el Sistema para lo cual debe surtirse el procedimiento previsto en el decreto 1485 de 1994 Para el efecto, parecería lo más razonable aplicar el procedimiento señalado en el Decreto 1485 de 1994, enviándoles una comunicación en la que se les explique que no se encuentran bien afiliados al Sistema y que deben elegir EPS, así: El artículo 14 numeral 14 del Decreto 1485 de 1994, señala: "14. Plazo para la escogencia. Las personas con nuevos contratos de trabajo o vinculación laboral deberán escoger al momento de su vinculación la Entidad Promotora de Salud a la cual estarán afiliados. Si pasado este término no eligiere, el empleador escogerá en su nombre la Entidad Promotora de Salud y procederá a afiliarlo. Esta afiliación se considerará válida por un período de tres (3) meses, que podrá prolongarse hasta un (1) año si el trabajador no manifiesta en este período otra decisión." Considero necesario hacer esto, para evitar que los pensionados queden sin servicio de salud, al tiempo que se corrige la situación de los pagadores de pensiones que estarían pagando erradamente al Sistema. 2.- Pensionados compartidos entre el Sistema general y las Universidades Para estos pensionados, habida cuenta de su doble condición de afiliados obligatorios al Sistema General de Pensiones y habilitados para estar afiliados al sistema de salud de la universidad por ser pensionados de la respectiva universidad, en atención al principio general de libertad de elección, se les debe requerir para que escojan en dónde quieren recibir el servicio de salud. Una vez realizada la elección por parte del pensionado se procederá así: a.- Si el Pensionado eligió una EPS del Sistema General, tanto el pagador de pensiones del Sistema General como la Universidad, procederán a pagar el aporte a salud del pensionado mediante la Planilla a la EPS designada. b.- Si el pensionado escogió el sistema de salud de la universidad, se aplicará el procedimiento establecido para los eventos en los cuales un cotizante a un régimen de excepción tenga ingresos respecto de los cuales estén obligados a cotizar al Sistema General de Seguridad Social en Salud, previsto en el artículo 14 del Decreto 1703 de 2002, en los siguientes términos: “Artículo 14. Régimen de excepción. Para efecto de evitar el pago doble de cobertura y la desviación de recursos, las personas que se encuentren excepcionadas por ley para pertenecer al Sistema General de Seguridad Social en Salud, de conformidad con lo establecido en el artículo 279 de la Ley 100 de 1993, no podrán utilizar simultáneamente los servicios del Régimen de Excepción y del Sistema General de Seguridad Social en Salud como cotizantes o beneficiarios. Cuando la persona afiliada como cotizante a un régimen de excepción tenga una relación laboral o ingresos adicionales sobre los cuales esté obligado a cotizar al Sistema General de Seguridad Social en Salud, su empleador o administrador de pensiones deberá efectuar la respectiva cotización al Fosyga en los formularios que para tal efecto defina el Ministerio de Salud. Los servicios asistenciales serán prestados, exclusivamente a través del régimen de excepción; las prestaciones económicas a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, serán cubiertas por el Fosyga en proporción al Ingreso Base de cotización sobre el cual se realizaron los respectivos aportes. Para tal efecto el empleador hará los trámites respectivos. Si el cónyuge, compañero o compañera permanente del cotizante al régimen de excepción tiene relación laboral o ingresos adicionales sobre los cuales esté obligado a cotizar al Sistema General de Seguridad Social en Salud, el empleador o administrador de pensiones deberá efectuar la respectiva cotización sobre tales ingresos directamente al Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga. Los servicios asistenciales les serán prestados exclusivamente, a través del régimen de excepción y las prestaciones económicas a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, serán cubiertas por el Fosyga en proporción al Ingreso Base de Cotización sobre el cual se realizaron los respectivos aportes. Para tal efecto, el empleador hará los trámites respectivos. Si el régimen de excepción no contempla la posibilidad de afiliar cotizantes distintos a los de su propio régimen, el cónyuge del cotizante del régimen de excepción deberá permanecer obligatoriamente en el régimen contributivo y los beneficiarios quedarán cubiertos por el régimen de excepción. Si el régimen de excepción no prevé la cobertura del grupo familiar, el cónyuge cotizante con sus beneficiarios permanecerán en el Sistema General de Seguridad Social en Salud. Parágrafo. Cuando la persona afiliada a un régimen de excepción, sin tener derecho a ello, reciba servicios de salud de una Entidad Promotora de Salud o de una Institución Prestadora de Servicios que no haga parte de la red de servicios del régimen de excepción, existirá obligación de estas entidades de solicitar el reembolso al régimen de excepción al cual pertenece el usuario, debiendo sufragar este último régimen todos los gastos en que se haya incurrido. El plazo máximo para el reembolso será de treinta (30) días contados a partir de la fecha de presentación de la cuenta respectiva, so pena de que deban ser reconocidos los intereses moratorios a que alude el artículo cuarto del Decreto-ley 1281 de 2002.” En este orden de ideas, la universidad girará la cotización correspondiente al monto de la pensión compartida que paga a su régimen de salud, mientras que el otro pagador de pensiones pagará al Fosyga el aporte correspondiente a la pensión compartida que éste reconoció y se encuentra pagando. La cotización para el sistema de salud de la universidad será girada por quien pague las pensiones de la universidad mediante el mecanismo que para ello utilicen, mientras que aquella girada por el pagador de pensiones del Sistema General de Pensiones al Fosyga, será girada mediante el procedimiento de la Planilla. Lo anterior, habida cuenta de que la Planilla Integrada es un mecanismo de pago del Sistema de la Protección Social, regulado en ejercicio de la competencia que le asiste al Ministerio de la Protección Social en esta materia, el cual no puede regular regímenes ACLARACIONES DEL 14 DE AGOSTO DE 2006 ACLARACIÓN NOMBRE DE LOS ARCHIVOS DE SALIDA DE LA PLANILLA DE PENSIONADOS (Resolución 2145 de 2006) Inclusión de los guiones en la estructura de la fecha de pago. Identificación de los archivos de salida de pensionados. El Ministerio aclara que los archivos de salida deben identificarse con los siguientes campos: No. de campo Descripción 1 Fecha de Pago 2 Número de formulario único o planilla pagada 3 Tipo de documento Valor permitido Formato : AAAA-MM-DD NI = Número de identificación tributaria CC = Cédula de ciudadanía CE = Cédula de extranjería TI = Tarjeta de identidad RC = Registro civil PA = Pasaporte 4 Número de identificación del aportante sin digito de verificación 5 Código de la Entidad Administradora Código de la Administradora de acuerdo con el listado de Administradoras emitido por el Ministerio de la Protección Social. Para los archivos que se envían al Ministerio de la Protección, el código deberá corresponder a MINPS 6 Código del proveedor de tecnología del Código asignado por el Ministerio de la operador de información a través del cual Protección Social. pagó el aportante 7 Tipo de archivo IP = Archivo de salida de información detallada de la planilla pagada de pensionados AP = Archivo de datos del aportante planilla de pensionados IPR = Archivo de salida de información de planilla de pensionados con ajustes técnicos que reemplaza uno anterior. APR = Archivo de datos del aportante planilla de pensionados con ajustes técnicos que reemplaza uno anterior. Los nombres de los archivos deben ser grabados en mayúsculas. La extensión de los archivos debe ser .TXT. Los campos de los nombres de los archivos deben ir separados por guión inferior (carácter subrayado_ ). ACLARACIONES DEL 4 DE AGOSTO DE 2006 Aclaraciones a la resolución 2145 de 2006 (Planilla de pago de Pensionas) 1. El campo 29 (SUS - Suspensión) del registro tipo 2 Liquidación detalladas de aportes, debe contener cualquiera de los siguientes valores de acuerdo con el caso del pensionado: "S". Cuando la pensión ha sido reconocida y esta es suspendida por no acreditar oportunamente su condición para seguir recibiendo esta mesada o cuando se presente cualquier otra circunstancia que pueda dar lugar a la suspensión de la mesada de conformidad con la ley, como por ejemplo en el evento de los hijos incapacitados para trabajar en razón de sus estudios que no acreditaron oportunamente su condición. "I". Cuando la pensión no ha sido reconocida por que se requiere un fallo para definir a quien corresponde el derecho, como por ejemplo entre varios cónyuges o compañeros(as) permanentes. Para este caso los campos de nombres, apellidos y numero y tipo de identificación del pensionado (campos 3, 4, 5, 6, 7 y 8) deben venir en blanco, ya que no se ha definido a quien se le reconoce la pensión. En todo caso como existe un beneficiario con derecho, pero aun no se ha determinado quien es, se debe colocar el valor que correspondería a esa mesada pensional como si hubiese sido reconocida. No obstante lo anterior respecto de esta pensión, beneficiario indefinido, no se deben liquidar aportes para ninguno de los subsistemas (salud, pensiones, Fondo de Solidaridad Pensional, Caja de Compensación Familiar, etc.). En blanco para el resto de los casos: ACLARACIONES DEL 27 DE JULIO DE 2006 Aclaraciones a la resolución 634 y 1317de 2006 (Planilla de pago de Activos) 1. El valor de la cotización de los afiliados a la administradora CAXDAC para los aportes a pensiones por parte de los empleadores pueden ser del 20.5% o cinco puntos adicionales a los definidos por la ley (para al año 2006, el 15.5%). Esto es valido únicamente cuando la administradora de pensiones es CAXDAC. 2. Cuando el subtipo de cotizante es 1. Dependiente pensionado por vejez activo o 2. Independiente pensionado por vejez activo, el cotizante puede aportar en pensiones al fondo de solidaridad pensional (Subcuenta de solidaridad y subcuenta de subsistencia) tal como esta definido para cualquier activo no pensionado. Estos aportes se harían para la administradora FSP001 - Fondo de solidaridad pensional y deberán enviársele a esta administradora los aportes y archivos de salida correspondientes. 3. Cuando el cotizante es colombiano residente en el exterior, puede durante el termino de permanencia en el exterior, aportar en salud el 1% con destino a la Subcuenta de solidadridad del Fosyga. Estos aportes se hacen a la EPS que se encuentre afiliado el cotizante. Aclaraciones a la resolución 2145 de 2006 (Planilla de pago de Pensionas) 1. Cuando el cotizante es pensionado residente en el exterior, puede durante el termino de permanencia en el exterior, aportar en salud el 1% con destino a la Subcuenta de solidaridad del Fosyga. Estos aportes se hacen a la EPS que se encuentre afiliado el cotizante ACLARACIONES DEL 26 DE JULIO DE 2006 ACLARACIÓN APORTES AL FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL DE LA PLANILLA DE PENSIONADOS (Resolución 2145 de 2006). El campo 47 de las variables de autoliquidación Fondo de Solidaridad Pensional, el Ministerio aclara que se debe reportar de la siguiente manera : 1.2 REGISTRO TIPO 2: LIQUIDACIÓN DETALLADA DE APORTES 1.2.3 47 VARIABLES PENSIONAL 7 369 375 DE N AUTOLIQUIDACIÓN Aportes a Fondo de solidaridad pensional Subcuenta de subsistencia (Aproximado al múltiplo de cien más cercano) Ejemplo: Para mesada pensional >10 SMLMV y <=20 SMLMV el 1%, para mesada pensional > 20 SMLMV el 2%. FONDO DE SOLIDARIDAD No es un campo obligatorio. Aplica para todo tipo de pensión, en el evento en que el pensionado reciba una mesada pensional superior a 10 Smlmv. En caso de aplicar no puede ser menor que cero. El cálculo se debe realizar de la siguiente manera: • Tome el valor de la mesada pensional aproximado al múltiplo de mil más cercano (si es menor o igual a 500 se deduce ó aproxima hacia abajo, si es mayor a 500 se aproxima al mil siguiente). • Valide los rangos del valor de la mesada pensional para determinar el porcentaje a aplicar para el cálculo del aporte. (de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley 797/03). • Multiplique valor de la mesada pensional aproximado por la tarifa o porcentaje del rango correspondiente y encuentre el valor del aporte. • Aproxime el valor del aporte al múltiplo de cien mas cercano (si es menor o igual a 50 se deduce o aproxima hacia abajo, si es mayor a 50 se aproxima al cien siguiente). El sistema del operador de información validará estos cálculos. Lo suministra el pagador de pensiones cuando aplique.