universidad nacional autónoma de méxico facultad de

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE
MÉXICO
FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES
CUAUTITLÁN
ANALISTA DE CUENTAS POR COBRAR
TRABAJO PROFESIONAL
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE:
LICENCIADO EN CONTADURIA
PRESENTA:
HÉCTOR NAVA BARRIOS
ASESOR:
L.A.E. MARGARITA ÁNGELES PARRA
CUAUTITLÁN IZCALLI, ESTADO DE MÉXICO 20
DEDICATORIAS Y AGRADECIMIENTOS
Principalmente debo dedicar este trabajo a Dios, por su gran bendición que recae en mí,
porque me ha acompañado en todos mis caminos a través de esta larga carrera por la
vida, por ser mi mejor consejero y mi gran amigo.
A mis mejores maestros que son mis padres, por enseñarme a ser un buen ser humano,
con valores y sentimientos, que con su gran esfuerzo y dedicación, me dieron la
oportunidad de aprender y tener una carrera profesional, de elegir mi destino y de
forjarme como una persona de bien.
La dedicación especial a mi gran esposa, porque gracias a ti he logrado muchas cosas, te
convertiste en parte fundamental de mi formación, me mostraste que con dedicación y
esfuerzo, se puede llegar a donde uno quiere, porque has estado conmigo en las buenas y
en las malas, porque juntos hemos brincado muchos obstáculos que se cruzaron en el
camino y eso nos permite llegar hasta donde hoy estamos, porque me has dado la dicha
de ser Papá de dos hermosas hijas, de las cuales me siento muy orgulloso y por las que día
con día lucho por darles la misma oportunidad que algún día mis padres me dieron.
Todos y cada uno de ellos, son y serán siempre mi mayor inspiración para el logro de mis
objetivos. Para ellos va todo mi agradecimiento y dedicación. Gracias.
Agradezco infinitamente a mi asesora por haberme apoyado en la elaboración de este
material, por soportar mis constantes visitas y por su dedicación y tiempo. Aprovecho
para felicitarla y desearle lo mejor en su nuevo camino, gracias por brindarse día a día a
esta profesión.
Por supuesto, dedico y agradezco a esta enorme institución que es la UNAM y a los
maestros que me formaron como profesional.
“POR MI RAZA HABLARÁ EL ESPÍRITU”
ÍNDICE
PÁGINA
INTRODUCCIÓN
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CAPÍTULO 1 - CONTABILIDAD
1. DEFINICIÓN
2. HISTORIA
3. CONTABILIDAD EN ROMA
4. PERIÓDO MEDIEVAL
5. LA PARTIDA DOBLE
6. CONTABILIDAD A LA VENECIANA
7. PRIMER TEXTO IMPRESO
8. ACTIVO
9. PASIVO
10. PATRIMONIO NETO CONTABLE
11. CUENTA
12. CARGO Y ABONO
13. PARTIDA DOBLE
14. SALDO
15. ELABORACIÓN DE BALANCE
16. LIBROS CONTABLES
17. TIPO DE LIBROS
18. ESTADOS FINANCIEROS
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CAPÍTULO 2 - NORMAS DE INFORMACIÓN FINANCIERA
1. DEFINICIÓN
2. NORMAS DE INFORMACIÓN VIGENTES
3. INIF EMITIDAS POR EL CINIF
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CAPÍTULO 3 – EMPRESA
1. DEFINICIÓN
2. FINALIDAD SOCIAL Y ECONÓMICA
3. CLASIFICACIÓNDE UNA EMPRESA
3.1. SEGÚN LA ACTIVIDAD O GIRO
3.2. SEGÚN LA FORMA JURÍDICA
3.3. SEGÚN SU TAMAÑO
3.4. SEGÚN SU ÁMBITO DE ACTUACIÓN
3.5. SEGÚN LA CUOTA DE MERCADO
4. RECURSOS Y TRANSACCIONES DE UNA EMPRESA
5. ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
6. FUNCIONES BÁSICAS DENTRO DE UNA EMPRESA
6.1. OPERACIONES
6.2. MERCADOTECNIA Y VENTAS
6.3.FINANZAS
6.4. CONTABILIDAD
6.5. RECURSOS HUMANOS
6.6. JURÍDICA
6.7. SERVICIOS POST-VENTA
6.8. TECNOLÓGICA
6.9. INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO
6.10. INFRAESTRUCTURA
6.11. PLANEACIÓN
6.12. SEGURIDAD
6.13. GERENCIA
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CAPÍTULO 4 - ALPURA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
HISTORIA
MISIÓN
VISIÓN
VALORES
GRUPO ALPURA
DEPARTAMENTO DE INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR
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7. SISTEMAS UTILIZADOS PARA LA OPERACIÓN
7.1. SISTEMA AS-400
7.2. SISTEMA ORACLE
8. ACTIVIDADES ORDINARIAS
8.1. ELABORACIÓN DE MOVIMIENTO BANCARIO
8.2. DEFINICIÓN DE UNIDAD DE NEGOCIO
8.3. LIQUIDACIÓN Y FACTURACIÓN
8.4. ALMACÉN
8.5. ADICIÓN DE FACTURACIÓN A SISTEMA
8.6. ADICIÓN DE COBRANZA A SISTEMA
8.7. DIARIO DE VENTAS
8.8. SUMARIO DE FACTURACIÓN
8.9. FACTURACIÓN
8.9.1. OTROS INGRESOS
8.9.2. VENTA DE ACTIVOS OBSOLETOS
8.9.3. VACUNAS Y SERVICIO DE MUESTREO
8.9.4. COMPLEMENTOS DE FACTURACION
8.10. REFACTURACIÓN
8.11. NOTAS DE CREDITO
8.11.1. CARTAS RECLAMO
8.11.2. OTROS CONCEPTOS
8.11.3. MANEJO DE MERCANCÍA
8.11.4. NOTAS VÍA MOVIMIENTO BANCARIO
8.11.5. DEVOLUCIONES
9. ACTIVIDADES EXTRAORDINARIAS
9.1. CARTERA DE CLIENTES
9.2. REPORTE DE VENTAS NETAS
9.3. REPORTE DE CHEQUES DEVUELTOS
9.4. AMARRE DE INVENTARIOS
9.5. REVISIÓN DE GASTOS
9.6. CÉDULAS DE AUDITORÍA
ANALISIS Y DISCUSION
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SUGERENCIAS
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INTRODUCCIÓN
Este trabajo tiene como objetivo principal, mostrar las actividades profesionales que he aprendido en estos
últimos 7 años dentro de la empresa Ganaderos Productores de Leche Pura, S.A. de C.V., mejor conocida como
ALPURA.
A lo largo de estos años, he conocido mucha gente que está detrás de esta gran empresa, me toco participar en
la implementación de un nuevo sistema como lo es ORACLE, he visto el crecimiento de varios productos en el
mercado, entre otras cosas.
En esta empresa, como en muchas otras, se maneja un estricto control de la calidad en los procesos de
elaboración de los productos. Los valores que promueve, buscan fomentar el desarrollo integral del personal
dentro y fuera de la organización.
Además de conocer las funciones que desempeño dentro de mi área de trabajo, mencionare algunos
conceptos teóricos que son importantes para el entendimiento de algunas funciones que lleva a cabo una
empresa para cumplir con su objetivo principal.
La primera parte de este material, se enfocara a mostrar el origen de la Contabilidad, señalar los puntos
básicos que forman parte de la materia.
Después conoceremos algunas normas que rigen actualmente la presentación de la información contable (NIF).
Recordaremos los fundamentos básicos de una empresa, conceptos de Administración, los recursos con los
que debe contar una empresa y las funciones que se llevan a cabo dentro de ella.
Finalmente mencionare donde laboro y me desarrollo como profesional, les mostrare los orígenes de la
empresa, como se encuentra integrada, las actividades que realizo y por ultimo hare algunas observaciones
sobre los procesos que desde mi punto de vista, requieren una modificación para un mejor desempeño.
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CAPÍTULO 1CONTABILIDAD
1. DEFINICIÓN
La contabilidad es la ciencia social que se encarga de comprobar, medir y analizar el patrimonio de las
organizaciones, empresas e individuos, con el fin de servir en la toma de decisiones y control, presentando la
información, previamente registrada, de manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas.
La finalidad de la contabilidad es suministrar información en un momento dado y de los resultados obtenidos
durante un período de tiempo, que resulta de utilidad a los usuarios en la toma de sus decisiones, tanto para el
control de la gestión pasada, como para las estimaciones de los resultados futuros, dotando tales decisiones de
racionalidad y eficiencia.
Según Elías Lara Flores, la contabilidad esla técnica mediante el cual se registran, clasifican y resumen las
operaciones realizadas y los eventos económicos, naturales y de otro tipo, identificable y cuantificables que
afectan a la entidad, estableciendo los medios de control que permitan comunicar información cuantitativa
expresadas en unidades monetarias , analizada e interpretada para la correcta toma de decisiones.
Javier López Romero, la define como una técnica que se utiliza para producir sistemáticamente y
estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza
una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan.
Para el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, la contabilidad es la Ciencia empírica que tiene por objeto
la captación, medición, valoración, representación-coordinación, agregación e interpretación de fenómenos
circulatorios, principalmente económicos.
José Luis García Martin menciona que es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en
términos de dinero, transacciones y eventos que son en parte, por lo menos, de carácter financiero e
interpretar los resultados de estos.
El Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados, la define como un instrumento de comunicación de
hechos económicos, financieros y sociales suscitados en una empresa, sujeto a medición, registración e
interpretación para la toma de decisiones empresariales.
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2. HISTORIA
La historia de la contabilidad y de su técnica está ligada al desarrollo del comercio, la agricultura y la industria.
Desde que comenzó el comercio de bienes, se buscó la manera de conservar el registro de las transacciones y
de los resultados obtenidos en la actividad comercial. Los arqueólogos han encontrado en las civilizaciones del
Imperio inca, del Antiguo Egipto y de Roma variadas manifestaciones de registros contables, que de una
manera básica constituyen un registro de las entradas y salidas de productos comercializados y del dinero. La
utilización de la moneda fue importante para el desarrollo de la contabilidad, ya que no cabía una evolución
semejante en una economía de trueque.
La tabla de barro de 2040 a. C. puede ser considerado uno de los registros contables más antiguos que se
conservan, contiene el balance de una explotación agrícola en la antigua Sumeria, con una descripción
detallada de las materias primas y días de trabajo utilizados. La historia de la contabilidad y de su técnica está
ligada al desarrollo del comercio, la agricultura y la industria. Desde que comenzó el comercio de bienes, se
buscó la manera de conservar el registro de las transacciones y de los resultados obtenidos en la actividad
comercial. Los arqueólogos han encontrado en las civilizaciones del Imperio inca, del Antiguo Egipto y de Roma,
variadas manifestaciones de registros contables, que de una manera básica constituyen un registro de las
entradas y salidas de productos comercializados y del dinero. La utilización de la moneda fue importante para
el desarrollo de la contabilidad, ya que no cabía una evolución semejante en una economía de trueque.
En el año 6000 antes de Cristo existieron elementos necesarios para considerar la existencia de actividades
contables, por un lado la escritura, por otro los números y desde luego elementos económicos indispensables,
como ser el concepto de propiedad y la aceptación general de una unidad de medida de valor.
3. CONTABILIDAD EN ROMA
En primer lugar hay que destacar la dificultad para proporcionar datos objetivos sobre el desarrollo de la
contabilidad en Roma, por la escasez de documentos conservados sobre la materia y por el desconocimiento
de la materia contable por los romanos. Sí se conoce que gozaba de un papel relevante, así se admitía como
medio de prueba la inscripción de préstamos en el libro contable del acreedor (Codex rationum) y en el libro de
ingresos y gastos, (codees acceti et expensi).
Caton, en su obra rustica, incluye los datos fundamentales que se requerían para la contabilidad y su utilización
como herramienta para evaluar la gestión de los negocios por los "factores" frente a los propietarios agrícolas
que solían residir en las ciudades.
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Algunos historiadores han creído observar en los fragmentos incompletos que se conservan de contabilidad un
primer desarrollo del principio de la partida doble, aunque existe mucha diversidad de opiniones sobre esta
tesis, hay algunas citas de grandes autores, como Cicerón, que parecen sustentar tal hecho, pero son
demasiado confusas como para establecer esta tesis de que el método de la partida doble era conocido en la
Antigüedad.
4.PERIÓDO MEDIEVAL
Las prácticas contables más o menos evolucionadas habituales en el mundo antiguo desaparecieron, debido a
la casi completa desaparición del comercio en Europa en los siglos posteriores a la caída del imperio romano.
La contabilidad tuvo que desarrollarse partiendo de cero, especialmente al compás del auge comercial, que
tuvo su primer gran impulso con las cruzadas.
Dos grandes órdenes militares, la de los templarios y la de los caballeros teutónicos, desarrollaron durante los
siglos XII y XIII sistemas de contabilidad perfeccionados, influidos probablemente por las prácticas de los
comerciantes libaneses con los que ambas órdenes tuvieron contacto en sus inicios.
Los caballeros teutónicos trasladaron su actividad a las regiones bálticas y allí mantuvieron contacto con las
ciudades comerciales de la Liga Hanseática. Esta Liga desarrolló con profecía la “contabilidad de factor”, es
decir, la del comisionista que debe rendir cuentas a su comitente. En tanto que los mercaderes italianos
presentaron mayor atención a una contabilidad de carácter patrimonial, más adaptada al contrato del
comerciante sobre sus empleados.
Las repúblicas comerciales italianas y los Países Bajos serían durante los últimos siglos de la Edad Media las
regiones europeas en que la vida comercial iba a ser más intensa. Como consecuencia natural, la práctica
contable iría desarrollando nuevos métodos en estos países, y sería en todas estas repúblicas italianas donde
había de surgir la moderna contabilidad.
De los primitivos memoriales, en los que los comerciantes anotaban sin ningún orden particular las diversas
operaciones que precisaban recordar, se fue evolucionando poco a poco hacia un sistema contable de partida
simple; a medida que el gran número de anotaciones necesarias aconsejó a los comerciantes y prestamistas ir
desglosando del memorial diversas cuentas, en las que anotaban grupos de operaciones poseedoras de alguna
característica común, tales como ir referenciadas a una determinada mercadería o bien a una misma persona.
El modo de llevar a cabo las anotaciones fue perfeccionándose cada vez más y originó el progresivo desarrollo
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de ciertas reglas prácticas, hasta que en un momento determinado con exactitud por los historiadores apareció
en la zona de influencia económica italiana el método de la partida doble.
5.LA PARTIDA DOBLE
La partida doble tuvo su origen probablemente en la región de la Toscana antes de finales del siglo XIII, el
ejemplo más antiguo de su uso son las cuentas públicas de la ciudad de Génova del año 1340. En el siglo XV,
parece ser que los banqueros y comerciantes toscanos disponían de una técnica contable tan desarrollada o
más que la empleada por los venecianos, y diferente en algunos puntos importantes de la de estos. Sin
embargo fue la contabilidad a la veneciana la que se impuso, gracias a la imprenta, que permitió su difusión
antes que ninguna otra.
6.CONTABILIDAD A LA VENECIANA
El primer autor del que tenemos noticia que estableció claramente el uso del método de la partida doble fue
Benedetto CotrugliRaugeo, nacido en la actual Dubrovnik en Croacia, entonces una ciudad comercial adriática
del área de influencia veneciana, llamada Ragusa.
Cotrugli residió en Nápoles gran parte de su vida, y fue comerciante y consejero de Fernando I de Aragón. Su
obra Della Mercature e del Mercante Perffeto fue escrita en 1458. De forma casi incidental, dedica uno de sus
capítulos al modo de llevar las cuentas mencionando distintos libros: El Memorial, el Diario y el Mayor, al que
denomina Quaderno. Enumera también algunas reglas generales para contabilizar las operaciones comerciales,
pero en conjunto las referencias del Raugeo a la contabilidad del comerciante son incompletas.
El libro de Cotrugli tardó casi ciento quince años en ser llevado a la imprenta, lo que, unido al carácter
incompleto de su exposición, impide que pueda adjudicarse a su autor en la historia de la contabilidad un papel
comparable al de Luca Pacioli. El trabajo de este último fue impreso y conocido muchos años antes, aunque
escrito con posterioridad al del Raugeo.
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7.PRIMER TEXTO IMPRESO
Luca Pacioli, autor del libro Summa de Aritmética, Geometría, Proportioni e Proportionalitá, que incluye un
capítulo considerado la primera descripción de la contabilidad por partida doble. Fray Luca Pacioli, o Luca de
Borgo Sancti Sepulchri, nació en el pueblecito toscano de Borgo San Sepolcro a mediados del siglo XV. Estudió
en Venecia, donde fue preceptor de los hijos de un rico mercader de la ciudad, del que probablemente
aprendió los procedimientos contables que luego expuso en su magna obra Summa de Aritmética, Geometría,
Proportioni e Proportionalitá, impresa en Venecia en 1494, por lo que los ejemplares de esta edición son libros
incunables. Pacioli, que parece no ingresó en la orden de San Francisco hasta la edad madura, fue un gran
matemático, un auténtico humanista del Renacimiento, amigo de Leonardo da Vinci y de otros grandes
pensadores de la época, que impartió enseñanza en varias universidades italianas.
Según Pacioli las anotaciones en el libro diario constan de dos partes claramente diferenciadas: una
comenzando con la palabra Por (el Debe del asiento contable) y la otra con la palabra A (el Haber del asiento
contable), antecedente del modelo de asiento contable tradicional. Dado que en aquella época no era
costumbre la utilización del balance de situación, sólo describe los usos en la elaboración del balance de
comprobación de sumas y saldos, que era utilizado al agotarse las páginas del libro mayor.
Estas anotaciones eran efectuadas bajo las normas de la partida doble, la cual Pacioli aseguraba que él solo
enseñaba, lo cual ya se ejecutaba mucho antes por los mercaderes. La partida doble asegura que por cada
aumento del activo (en el debe) hay un aumento en las cuentas del pasivo y capital (dentro del haber).
Asimismo, habiendo una disminución en las cuentas del activo (dentro del debe), hay igualmente una
disminución en las cuentas del pasivo y capital (dentro del haber), así efectuándose las normas de la partida
doble.
La Escuela Lombarda de Francesco Villa, que aborda la elaboración de teorías más o menos científicas,
distinguiendo entre la técnica y la ciencia y elaborando un conjunto de principios económico-administrativos.
Francesco Villa. Nacido en Milán en 1801, ha sido considerado el padre de la moderna contabilidad italiana. Su
magna obra “Elementi di amministrazione e contabilitá”, aparecida en Pavía en 1850, puede considerarse el
punto de partida de una nueva concepción de la contabilidad, sobre bases completamente distintas a las
anteriores. La mecánica de la teneduría de libros es, para este autor, un simple instrumento utilizado por la
contabilidad, ciencia de contenido y ambiciones mucho más amplios, que se integra como parte fundamental
en el complejo organizativo de la empresa. Los Elementi de Villa se dividen en tres partes, cuya enumeración ya
nos permite calibrar la “modernidad” de su autor: Conceptos económico-administrativos, De la Teneduría de
libros y de sus aplicaciones más usuales, y finalmente Organización administrativa y revisión de cuentas. En sus
Elementi, Villa desarrolló un estudio sistemático y profundo de la empresa desde el punto de vista de la
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organización, la división del trabajo, los objetivos perseguidos y los principios administrativos que deben
orientar la manera de llevar los libros. Publicó el autor milanés muchas otras obras, no solamente sobre temas
contables. Murió en el año 1884.
La Escuela Toscana. Marchi, Cerboni y Ross. En el año 1867 apareció en Plato una obra que había de hacer
célebre a su autor, Francesco Marchi (1822-1917). En ella se atacaba duramente a la doctrina de la escuela
cincocuentista, seguidora del método de Degranges, que durante más de medio siglo había dominado la
escena de los estudios de teoría contable en Europa.
Desde el punto de vista de Marchi son cuatro las clases de personas interesadas en la vida de la empresa: el
administrador, el propietario, los consignatarios y los corresponsales. Las cuentas se dividen en dos grupos: las
de propietario, por un lado, y las cuentas que deben abrirse a los consignatarios y corresponsales, por otro.
Después de Marchi apareció un gran número de autores que configuraron la escuela toscana. Entre todos ellos
descolló Giuseppe Cerboni.
La Escuela Personalista de Giuseppe Cerboni. En su obra Primi saggi di logismografia, proponía un nuevo
sistema contable. La logismografía está emparentada con la doctrina de la personificación de las cuentas, pero
visto desde un punto de vista jurídico, en la que el hecho contable crea una relación contable entre personas,
naturales o jurídicas que se anota, utilizando una cuenta para cada una de las personas implicadas. Según
Cerboni, la contabilidad debe contemplar, antes que la actividad económica de la empresa, los actos de sus
órganos administrativos, con el objeto de ejercer un control sobre ellos.
Fabio Besta. El impulsor de la escuela veneciana, Fabio Besta (escuela controlista), define el patrimonio como
un conjunto de bienes o fondo de valores, analizándolo desde el punto de vista económico y las cuentas son los
medios de representación de los elementos que componen el patrimonio.
Para Besta, la contabilidad aspira a ser la ciencia del control financiero. La contabilidad debe encaminarse a la
medición del patrimonio económico que a su vez no tiene porqué coincidir con el concepto jurídico del
patrimonio.
La Escuela de Economía Hacendal, de Gino ZappaZappa opina que la finalidad de la unidad económica es
obtener rédito y que toda la problemática contable debe quedar subordinada a la determinación del mismo.
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La Escuela Patrimonialista de Vicenzo Masi sostiene que el objeto de la investigación contable es el patrimonio
considerado en su aspecto estático y dinámico, cualitativo y cuantitativo y que su fin es el gobierno oportuno,
prudente y conveniente de tal patrimonio.
Vincenzo Masi (1956). Creador de la escuela patrimonialista fue quien configuró finalmente los alcances del
paradigma de beneficio económico, al señalar que “la contabilidad tiene por objeto el estudio de los
fenómenos patrimoniales, sus manifestaciones y su comportamiento y trata de disciplinarlos con relación a
determinado patrimonio de empresa. De acuerdo con este paradigma las generalizaciones simbólicas se basan
en los conceptos de renta y valor para la medición del patrimonio, la partida doble evolucionada a una dualidad
de la empresa en marcha se constituye en el patrón metodológico de medición, las técnicas y procedimientos
se seleccionan en función a su correlación y uniformidad con los conceptos fundamentales, y el sistema
contable refleja adecuadamente la realidad económica (verdad económica) y suministra direccionalmente la
información suficiente a los usuarios potenciales. Como valores compartidos se encuentran la búsqueda de la
verdad económica: el cálculo del beneficio y de la situación patrimonial, sin importar quién la recibe y por qué.
Ejemplares: aparece un nuevo conformante financiero, el patrimonio, por tanto la mejor medición y
representación posible de la situación patrimonial y del beneficio fueron fines de la regulación contable.
8.ACTIVO
El activo es el conjunto de bienes y derechos que posee la empresa, se divide en circulante, fijo y diferido.
Activo circulante, o corriente, es aquel activo líquido a la fecha de cierre del ejercicio, o convertible en dinero
dentro de los doce meses siguientes. Además, se consideran corrientes a aquellos activos aplicados para la
cancelación de un pasivo corriente, o que evitan erogaciones durante el ejercicio. Con una mayor precisión
terminológica, podríamos decir que el "activo corriente" o "activo circulante" se refiere a aquellos recursos del
ente que poseen una alta rotación o movilidad.
Activo fijo, o no corriente, son aquellos bienes que no varían durante el ciclo de explotación de la empresa (o
el año fiscal). Por ejemplo, el edificio donde una fabrica monta sus productos es un activo fijo porque
permanece en la empresa durante todo el proceso de fabricación y venta de los productos. Un contraejemplo
sería una inmobiliaria: los edificios que la inmobiliaria compra para vender varían durante el ciclo de
explotación y por tanto forma parte del activo circulante. Al mismo tiempo, las oficinas de la inmobiliaria son
parte de su activo fijo.
Activo diferido: El saldo de las cuentas del activo diferido está constituido por gastos pagados por anticipado,
sobre los cuales se tiene el derecho de recibir un servicio aprovechable, tanto en el mismo ejercicio como en
posteriores.
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9.PASIVO
El pasivo está formado por las obligaciones hacia terceros (pasivo exigible). Los fondos propios, también
llamados capital o neto patrimonial, por ser la diferencia entre el activo y el pasivo, son por tanto el valor
contable neto de la empresa, ya que representa el valor de los bienes y derechos que la empresa no debe a
nadie.
10.PATRIMONIO NETO CONTABLE
Se denomina a esta partida como la diferencia entre el activo (bienes y derechos que están controlados
económicamente por la empresa) y el pasivo. Se cumple así la ecuación contable:
Activo = Pasivo + Patrimonio neto
11.CUENTA
Las cuentas son el instrumento de representación y medida de cada elemento patrimonial. Cada una consta de
una denominación y un código numérico, que la identifican de manera única. Estos elementos identificativos
son la representación de la realidad de los elementos del patrimonio, escritos en un papel o en un registro
electrónico. Por tanto, hay tantas cuentas como elementos patrimoniales tenga la empresa. La regulación
contable suele establecer libertad para que cada entidad disponga las cuentas que va a utilizar en su proceso
contable y el grado de detalle de su información contable, aunque hay legislaciones (como por ejemplo Francia,
México, España o Perú) que establecen planes o manuales de cuentas orientativos para que sean utilizados por
las empresas y aunque la legislación contable en materia de número y nombre de cuentas no suele ser
obligatoria, si es utilizado habitualmente de forma homogénea por las empresas de un mismo país.
El plan contable de una empresa es la codificación del conjunto de cuentas que utiliza una empresa, incluye
todas las cuentas y las agrupaciones de las mismas. De acuerdo con esto, por ejemplo es habitual, que existan
cuentas para los inmuebles, el mobiliario y el conjunto de inmovilizado de una empresa, las mercancías, las
materias primas, las deudas de clientes y los créditos con proveedores, las cuentas y préstamos bancarios, así
como cuentas para los distintos gastos e ingresos existentes como pueden ser gastos de personal, financieros,
de servicios recibidos. Cada empresa también dispone del grado de desarrollo que quiere utilizar en su sistema
contable. Las cuentas suelen agruparse en distintas partidas o grupos que reflejan los mismos conceptos de
bienes o gastos.
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Gráficamente se dibujan como una "T", donde a la parte izquierda se llama "débito" o "debe" y a la parte
derecha "crédito"o "haber", sin que estos términos tengan ningún otro significado más que el indicar una mera
situación física dentro de la cuenta (el debe es la parte izquierda de la cuenta y el haber es la parte derecha de
la cuenta, y no representan otra cosa como lo pueden indicar las diferentes acepciones de estas palabras). Hay
dos tipos de cuenta: de patrimonio y de gestión o de resultados. Las cuentas de patrimonio aparecerán en el
balance y pueden formar parte del activo o del pasivo (y dentro de este, del pasivo exigible o del capital,
también llamado fondos propios o patrimonio neto). Las cuentas de gestión o de resultados son las que
reflejan ingresos o gastos y aparecerán en la cuenta de Pérdidas y Ganancias.
Independientemente de si las cuentas son de patrimonio o de resultados, también se dice que por su
naturaleza son deudoras o acreedoras. Las cuentas son deudoras cuando, siendo de patrimonio, se refieren a
un activo o, siendo de gestión, se refieren a un gasto; y son acreedoras cuando, siendo de patrimonio, se
refieren a un pasivo o a una cuenta de capital, o cuando, siendo de gestión, se refieren a un ingreso. Una
cuenta complementaria de activo o de pasivo puede invertir la lógica anterior, por ejemplo: la Estimación para
Cuentas Incobrables o de Inventarios Obsoletos o de Lento Movimiento, las cuales, siendo cuentas de activo,
sin embargo su naturaleza es acreedora. También podemos tener cuentas complementarias en las cuentas de
gestión.
12.CARGO Y ABONO
Cargar o debitar una cuenta es hacer una anotación en el debe. Abonar o acreditar una cuenta es hacer una
anotación en el haber. En las cuentas de activo, cuando este aumenta, se cargan, y cuando disminuye, se
abonan. En las cuentas de pasivo y de capital, cuando este aumenta, se abonan, y cuando disminuye, se cargan.
Se refiere al efecto que tienen las transacciones comerciales sin alterar la ecuación patrimonial. Cada
transacción afecta el balance, cambia los valores en el patrimonio, pero sin alterar la igualdad de la ecuación.
En cada una de esas transacciones, actúan por lo menos dos cuentas. Existen siete tipos de transacciones que
siguen la teoría del cargo y del abono.
13.PARTIDA DOBLE
El sistema de partida doble consiste en que, en cada hecho contable, se ha de producir al menos un cargo en
una cuenta y un abono en otra, y la suma de los cargos debe ser igual a la suma de los abonos efectuados; en
otras palabras, todos los recursos que existen en una empresa son el resultado de la aplicación de recursos que
tuvieron una fuente definida.
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La "partida doble" como técnica contable obedece a los siguientes criterios:
1)
2)
3)
4)
5)
Correspondencia: quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor.
Reciprocidad: no hay deudor sin acreedor y viceversa.
Equivalencia: todo valor que ingresa debe ser igual al valor que sale.
Consistencia: todo valor que ingresa por una cuenta debe salir por la misma cuenta.
Confrontabilidad: las pérdidas se debitan, las ganancias se acreditan.
14.SALDO
Se llama saldo de una cuenta a la diferencia entre los débitos (anotaciones realizadas en el debe de una cuenta)
y créditos (anotaciones realizadas en el haber de una cuenta). Cuando los débitos sean mayores que los
créditos será saldo deudor, sin embargo cuando los créditos sean mayores que los débitos será saldo acreedor.
Cuando los débitos sean iguales a los créditos, se entenderá que la cuenta está saldada, balanceada o sin saldo.
15.ELABORACIÓN DE BALANCE
Cuando se han realizado todas las anotaciones contables en el libro diario se calcula el saldo de cada una de las
cuentas y se elabora un estado transitorio denominado balance de comprobación o de saldos, que es un listado
de todas las cuentas abiertas con su saldo. La suma de los saldos acreedores debe ser igual a la suma de los
saldos deudores, debido al sistema mencionado de partida doble.
Partiendo del balance de sumas y saldos se realiza el denominado asiento de regularización en el que se
regularizan todas las cuentas de ingresos y gastos y aparece la cuenta de pérdidas y ganancias. El balance de
situación se obtiene así después de regularizar el balance de comprobación.
16.LIBROS CONTABLES
Hojas del libro mayor de un comerciante de Leipzig, 1876-1885.Los libros de contabilidad son los documentos
que soportan y reflejan los hechos con trascendencia en la realidad económica de la empresa a lo largo de un
período de tiempo. La legislación mercantil establece cuáles son los libros contables obligatorios para las
empresas. Los libros de contabilidad principales son:
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17.TIPO DE LIBROS
LIBRO DIARIO
Es el principal libro contable, donde se recogen, por orden cronológico, todas las operaciones de la actividad
económica empresarial, según se van produciendo en el tiempo. La anotación de un hecho económico en el
libro diario se denomina "asiento". Cada asiento debe reflejar la información referida a un hecho económico
completo y debe estar compuesto al menos por dos apuntes o anotaciones en dos cuentas diferentes. Los
asientos por definición deben estar cuadrados, lo que significa que la suma de las cantidades anotadas en un
asiento en el debe ha de ser iguales a las cantidades anotadas en el haber de ese mismo asiento. El que un
asiento esté cuadrado manifiesta que se han tenido en cuenta todas las consecuencias del hecho económico.
LIBRO MAYOR
Este libro recoge la información ya incluida en el diario, pero reordenada por cuentas, en él se recogen para
cada cuenta, de acuerdo con el principio de partida doble, todos los cargos y abonos realizados en las mismas y
es más fácil de llevar.
18.ESTADOS FINANCIEROS
Los denominados estados financieros o cuentas anuales son los informes que muestran de forma sintetizada,
los datos fundamentales del proceso contable de un ejercicio, su formulación se realiza una vez al año, después
de la terminación del ejercicio económico. Los documentos que los componen deban ser claros y expresar la
imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa a la que se refieran.
Aunque cada país regula el contenido obligatorio de los estados financieros, suele estar formados por los
siguientes elementos:
1. El balance(también denominado Estado de situación Financiera o estado de situación patrimonial). El
balance plasma el patrimonio de la empresa en una determinada fecha.
2. El Estado de resultados (también denominado cuenta de Pérdidas y ganancias)expresa las ganancias o
pérdidas de la empresa durante un ejercicio económico.
3. El estado de cambios en el patrimonio (estado de evolución del patrimonio neto), que suministra
información sobre la cuantía del patrimonio neto.
4. El estado de flujo de efectivo.
15
Los estados financieros suministran informes que pueden utilizar las instituciones para reportar la situación
económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado. Esta
información resulta útil para la Administración, gestor, regulador y otros tipos de interesados como los
accionistas, acreedores o propietarios.
16
CAPÍTULO 2NORMAS DE INFORMACIÓN FINANCIERA
1. DEFINICIÓN
Las NIF (Normas de Información Financiera) comprenden un conjunto de conceptos generales y normas
particulares que regulan la elaboración y presentación de la información contenida en los estados financieros y
que son aceptadas de manera generalizada en un lugar y a una fecha determinada. Su aceptación surge de un
proceso formal de auscultación realizado por el CINIF, abierto a la observación y participación activa de todos
los interesados en la información financiera.
La importancia de las NIF radica en que estructuran la teoría contable, estableciendo los límites y condiciones
de operación del sistema de información contable. Sirven de marco regulador para la emisión de los estados
financieros, haciendo más eficiente el proceso de elaboración y presentación de la información financiera
sobre las entidades económicas, evitando o reduciendo con ello, en lo posible, las discrepancias de criterio que
pueden resultar en diferencias sustanciales en los datos que muestran los estados financieros.
Las NIF evolucionan continuamente por cambios en el entorno y surgen como respuesta a las necesidades de
los usuarios de la información financiera contenida en los estados financieros y a las condiciones existentes. La
globalización en el mundo de los negocios y de los mercados de capital está propiciando que la normatividad
contable alrededor del mundo se armonice, teniendo como principal objetivo la generación de información
financiera comparable, transparente y de alta calidad, sobre el desempeño de las entidades económicas, que
sirva a los objetivos de los usuarios generales de dicha información.
Las Normas de Información Financiera se conforman de:
a) Las NIF, sus Mejoras, las Interpretaciones a las NIF (INIF) y las orientaciones a las NIF (ONIF), aprobadas por
el Consejo Emisor del CINIF y emitidas por el CINIF;
b) Los Boletines emitidos por la Comisión de Principios de Contabilidad (CPC) del Instituto Mexicano de
Contadores Públicos (IMCP) y transferidos al CINIF el 31 de mayo de 2004, que no hayan sido modificados,
sustituidos o derogados por nuevas NIF; y
17
c) Las Normas Internacionales de Información Financiera aplicables de manera supletoria.
Cuando se haga referencia genérica a las Normas de Información Financiera, debe entenderse que éstas
abarcan las normas emitidas por el CINIF, así como la totalidad de los Boletines transferidos al CINIF por el
IMCP el 31 de mayo de 2004. En los casos en los que se haga referencia específica a alguno de los documentos
que integran las NIF, éstos se identificarán por su nombre original; esto es, “Norma de Información Financiera”,
“Interpretación a las NIF”, Orientación a las NIF” o “Boletín”, según sea el caso.
Las NIF (Normas de Información Financiera) se conforman de cuatro grandes apartados:
a) Normas de Información Financiera conceptuales o “Marco Conceptual”;
b) Normas de Información Financiera particulares o “NIF particulares”;
c) Interpretaciones a las NIF o “INIF”; y
d) Orientaciones a las NIF o “ONIF”.
El MC establece conceptos fundamentales que sirven de sustento para la elaboración de NIF particulares.
Las NIF particulares establecen las bases específicas de valuación, presentación y revelación de las
transacciones, transformaciones internas y otros eventos, que afectan económicamente a la entidad, que son
sujetos de reconocimiento contable en la información financiera.
Las Interpretaciones a las NIF (Normas de Información Financiera) tienen por objeto:
a) aclarar o ampliar temas ya contemplados dentro de alguna NIF (Normas de Información Financiera); o
b) proporcionar oportunamente guías sobre nuevos problemas detectados en la información financiera que no
estén tratados específicamente en las NIF (Normas de Información Financiera), o bien sobre aquellos
18
problemas sobre los que se hayan desarrollado, o que se desarrollen, tratamientos poco satisfactorios o
contradictorios.
Las Interpretaciones a que se hace referencia en el inciso a) anterior, no son auscultadas, dado que no
contravienen el contenido de la NIF (Normas de Información Financiera) de la que se derivan, en virtud de que
esta última ya fue sometida a ese proceso.
Las Interpretaciones a que se hace referencia en el inciso b) anterior, están sujetas a auscultación.
Eventualmente, el CINIF puede emitir orientaciones sobre asuntos emergentes que vayan surgiendo y que
requieran de atención rápida, las cuales no son sometidas a auscultación, por lo que no son obligatorias.
2.NORMAS DE INFORMACIÓN VIGENTES
Serie NIF A
Marco Conceptual
NIF
Estructura de las Normas de Información Financiera.
NIF A-1
Postulados básicos.
NIF A-2
Necesidades de los usuarios y objetivos de los estados financieros.
NIF A-3
Características cualitativas de los estados financieros.
NIF A-4
Elementos básicos de los estados financieros.
NIF A-5
Reconocimiento y valuación.
NIF A-6
Presentación y revelación.
NIF A-7
Supletoriedad.
NIF A-8
Bases para conclusiones del Marco Conceptual BC
19
Serie NIF B
Normas aplicables a los estados financieros en su conjunto.
NIF/Boletín
Cambios contables y correcciones de errores.
NIF B-1
Estado de flujos de efectivo.
NIF B-2
Estado de resultados.
NIF B-3
Utilidad integral.
B-4
Información financiera por segmentos.
B-5
Adquisición de negocios.
B-7
Estados financieros consolidados y combinados y valuación de inversiones
permanentes en acciones.
B-8
Información financiera a fechas intermedias.
B-9
Efectos de la inflación.
B-10
Estado de cambios en la situación financiera.
B-12
Hechos posteriores a la fecha de los estados financieros.
NIF B-13
Utilidad por acción.
B-14
Conversión de monedas extranjeras.
B-15
Estados financieros de entidades con propósitos no lucrativos.
B-16
Serie NIF C
Normas aplicables a conceptos específicos de los estados financieros
Boletín
Efectivo.
C-1
Instrumentos financieros.
C-2
Documento de adecuaciones al Boletín.
C-2
Cuentas por cobrar.
C-3
Inventarios.
C-4
Pagos anticipados.
C-5
20
Inmuebles, maquinaria y equipo.
C-6
Activos intangibles.
C-8
Pasivo, provisiones, activos y pasivos contingentes y compromisos.
C-9
Instrumentos financieros derivados y operaciones de cobertura.
C-10
Capital contable.
C-11
Instrumentos financieros con características de pasivo, de capital o de ambos.
C-12
Partes relacionadas.
NIF C-13
Deterioro en el valor de los activos de larga duración y su disposición.
C-15
Serie NIF D
Normas aplicables a problemas de determinación de resultados
Boletines
Beneficios a los empleados.
D-3
Impuestos a la utilidad.
D-4
Arrendamientos.
D-5
Capitalización del resultado integral de financiamiento.
NIF D-6
Contratos de construcción y de fabricación de ciertos bienes de capital.
D-7
Serie NIF E
Normas aplicables a las actividades especializadas de distintos sectores
Boletín
Agricultura (actividades agropecuarias).
E-1
Ingresos y contribuciones recibidas por entidades con propósitos no lucrativos,
contribuciones otorgadas por las mismas.
E-2así como
Circulares
Número
Interpretación de algunos conceptos relacionados con el Boletín B-10 y sus adecuaciones.
29
Adquisición temporal de acciones propias.
38
21
Tratamiento contable de los gastos de registro y colocación de acciones.
40
Tratamiento contable de las Unidades de Inversión (UDIS).
44
Definición de la tasa aplicable para el reconocimiento contable del impuesto
sobre la renta a partir de 1999.
53
Interpretaciones al Boletín D-4. Tratamiento contable del Impuesto sobre la
54
Renta (ISR), del Impuesto al Activo (IA) y de la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU).
Aplicación supletoria de la NIC 40.
55
Revelación suficiente derivada de la Ley de Concursos Mercantiles.
57
3.INIF EMITIDAS POR EL CINIF
Interpretaciones a las Normas de Información Financiera (INIF)
Número
Utilización de las UDI en Instituciones del sector Financiero.
INIF 2
Aplicación inicial de las NIF.
INIF 3
Presentación en el estado de resultados de la participación de los trabajadores en la utilidad.
INIF 4
Reconocimiento de la contraprestación adicional pactada al inicio del instrumento
financiero derivado para ajustarlo a su valor razonable.
INIF 5
Oportunidad en la designación formal de la cobertura.
INIF 6
Aplicación de la utilidad o pérdida integral generada por una cobertura de flujo de
efectivo sobre una transacción pronosticada de compra de un activo no financiero.
INIF 7
Las Circulares transferidas al CINIF por el IMCP el 31 de mayo de 2004, se mantendrán vigentes como
orientaciones al usuario general hasta en tanto no se deroguen por una NIF (Normas de Información
Financiera) o INIF emitida por el CINIF.
22
CAPÍTULO 3EMPRESA
1. DEFINICIÓN
Una empresa es una organización, institución, o industria, dedicada a actividades o persecución de
fines económicos o comerciales, para satisfacer las necesidades de bienes y/o servicios de los
demandantes, a la par de asegurar la continuidad de la estructura productivo-comercial así como sus
necesarias inversiones.
“Una empresa es un sistema que con su entorno materializa una idea, de forma planificada, dando
satisfacción a demandas y deseos de clientes, a través de una actividad comercial". Requiere de una
razón de ser, una misión, una estrategia, objetivos, tácticas y políticas de actuación. Se necesita de
una visión previa, y de una formulación y desarrollo estratégico de la empresa.
2.FINALIDAD SOCIAL Y ECONÓMICA
Económica externa: es la producción de bienes o servicios para satisfacer necesidades de la sociedad.
Económica interna: es la obtención de un valor agregado para remunerar a los integrantes de la
empresa. A unos en forma de utilidades o dividendos y a otros en forma de sueldos, salarios y
prestaciones. Esta finalidad incluye la de abrir oportunidades de inversión para inversionistas y de
empleo para trabajadores. Se ha discutido mucho si una de estas dos finalidades está por encima de
la otra. Ambas son fundamentales, están estrechamente vinculadas y se debe tratar de alcanzarlas
simultáneamente. La empresa está para servir a los hombres de afuera (la sociedad) y a los hombres
de adentro (sus integrantes).
Social externa: es contribuir al pleno desarrollo de la sociedad, tratando que en su desempeño
económico no solamente no se vulneren los valores sociales y personales fundamentales, sino que en
lo posible se promuevan.
23
Social interna: es contribuir, en el seno de la empresa, al pleno desarrollo de sus integrantes,
tratando de no vulnerar valores humanos fundamentales, sino también promoviéndolos.
La empresa, además de ser una célula económica, es una célula social. Está formada por personas y
para personas. Está insertada en la sociedad a la que sirve y no puede permanecer ajena a ella. La
sociedad le proporciona la paz y el orden garantizados por la ley y el poder público; la fuerza de
trabajo y el mercado de consumidores; la educación de sus obreros, técnicos y directivos; los medios
de comunicación y la llamada infraestructura económica. La empresa recibe mucho de la sociedad y
existe entre ambas una interdependencia inevitable. Por eso no puede decirse que las finalidades
económicas de la empresa estén por encima de sus finalidades sociales. Ambas están también
indisolublemente ligadas entre sí y se debe tratar de alcanzar unas, sin detrimento o aplazamiento de
las otras.
Esto es lo que conocemos como responsabilidad social empresarial, el rol que la empresa tiene para
con la sociedad que va más allá de la mera producción y comercialización de bienes y servicios, sino
que también implica el asumir compromisos con los grupos de interés para solucionar problemas de
la sociedad. En el Portal de RSC de Chile podemos encontrar una enumeración de los beneficios
concretos y tangibles que significa para la empresa:





Un incremento de la productividad, ya que el trabajador está a gusto en la empresa y se le
capacita para que lo haga cada vez mejor;
Mejoramiento de las relaciones con los trabajadores, el gobierno y con las comunidades a
nivel regional y nacional;
Un mejor manejo en situaciones de riesgo o de crisis, ya que se cuenta con el apoyo social
necesario;
Sustentabilidad en el tiempo para la empresa y para la sociedad, dado que RS fortalece el
compromiso de los trabajadores, mejora su imagen corporativa y la reputación de la empresa,
entre otros.
Imagen corporativa y reputación: frecuentemente los consumidores son llevados hacia marcas
y compañías consideradas por tener una buena reputación en áreas relacionadas con la
responsabilidad social empresarial. También importa en su reputación entre la comunidad
empresarial, incrementando así la habilidad de la empresa para atraer capital y asociados, y
también con los empleados dentro de la empresa.
24



Rentabilidad de sus negocios o rendimiento financiero: se refiere a la relación entre prácticas
de negocio socialmente responsables y la actuación financiera positiva. Se ha demostrado que
las empresas fieles a sus códigos de ética resultan de un rendimiento de dos a tres veces
superior respecto a aquellas que no los consideran, de esta forma las compañías con prácticas
socialmente responsables obtienen tasas de retorno a sus inversiones muy superiores a las
expectativas.
Reducción de Costos Operativos: Son múltiples las iniciativas que logran reducir costos a las
empresas, principalmente del área ambiental, como los es el reciclaje, que genera ingresos
extras.
Acceso al Capital: Las compañías que demuestran responsabilidades éticas, sociales, y
medioambientales tienen acceso disponible a capital, que de otro modo no hubiese sido
sencillo obtener.
3.CLASIFICACIÓN DE UNA EMPRESA
Existen numerosas diferencias entre unas empresas y otras. Sin embargo, según en qué aspecto nos fijemos,
podemos clasificarlas de varias formas. Dichas empresas, además cuentan con funciones, funcionarios y
aspectos disímiles, a continuación se presentan los tipos de empresas según sus ámbitos y su producción.
3.1.SEGÚN LA ACTIVIDAD O GIRO
Las empresas pueden clasificarse, de acuerdo con la actividad que desarrollen, en:
A) Empresas del sector primario.
B) Empresas del sector secundario
C) Empresas del sector terciario.
Una clasificación alternativa es la siguiente:
INDUSTRIALES. La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la
transformación de la materia o extracción de materias primas. Las industrias, a su vez, se clasifican en:
25
 Extractivas. Cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, ya sea renovables o no
renovables. Ejemplos de este tipo de empresas son las pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc.
 Manufactureras: Son empresas que transforman la materia prima en productos terminados, y pueden
ser:
De consumo final. Producen bienes que satisfacen de manera directa las necesidades del
consumidor. Por ejemplo: prendas de vestir, muebles, alimentos, aparatos eléctricos, etc.
De producción. Estas satisfacen a las de consumo final. Ejemplo: maquinaria ligera, productos
químicos, etc.
COMERCIALES. Son intermediarias entre productor y consumidor; su función primordial es la compra/venta de
productos terminados. Pueden clasificarse en:
 Mayoristas: Venden a gran escala o a grandes rasgos.
 Minoristas (detallistas): Venden al por menor.
 Comisionistas: Venden de lo que no es suyo, dan a consignación.
SERVICIO. Son aquellas que brindan servicio a la comunidad que a su vez se clasifican en:








Transporte
Turismo
Instituciones financieras
Servicios públicos (energía, agua, comunicaciones)
Servicios privados (asesoría, ventas, publicidad, contable, administrativo)
Educación
Finanzas
Salud
3.2.SEGÚN LA FORMA JURÍDICA
Atendiendo a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de sus propietarios. Podemos distinguir:
 Empresas individuales: si sólo pertenece a una persona. Esta puede responder frente a terceros con
todos sus bienes, es decir, con responsabilidad ilimitada, o sólo hasta el monto del aporte para su
26
constitución, en el caso de las empresas individuales de responsabilidad limitada o EIRL. Es la forma
más sencilla de establecer un negocio y suelen ser empresas pequeñas o de carácter familiar.
 Empresas societarias o sociedades: constituidas por varias personas. Dentro de esta clasificación
están: la sociedad anónima, la sociedad colectiva, la sociedad comanditaria, la sociedad de
responsabilidad limitada y la sociedad por acciones simplificada SAS.
 Las cooperativas u otras organizaciones de economía social.
3.3.SEGÚN SU TAMAÑO
No hay unanimidad entre los economistas a la hora de establecer qué es una empresa grande o pequeña,
puesto que no existe un criterio único para medir el tamaño de la empresa. Los principales indicadores son: el
volumen de ventas, el capital propio, número de trabajadores, beneficios, etc. El más utilizado suele ser según
el número de trabajadores. Este criterio delimita la magnitud de las empresas de la forma mostrada a
continuación:





Micro empresa: si posee 10 o menos trabajadores.
Pequeña empresa: si tiene un número entre 11 y 49 trabajadores.
Mediana empresa: si tiene un número entre 50 y 250 trabajadores.
Gran empresa: si posee entre 250 y 1000 trabajadores.
Macro emprendimiento si tiene más de 1000 trabajadores.
3.4.SEGÚN SU ÁMBITO DE ACTUACIÓN
En función del ámbito geográfico en el que las empresas realizan su actividad, se pueden distinguir:
1.LOCALES: son aquellas empresas que venden sus productos o servicios dentro de una localidad determinada.
2. NACIONALES: son aquellas empresas que actúan dentro de un solo país.
3.MULTINCIONALES: o empresas internacionales, son aquellas que actúan en varios países.
4.TRASNACIONALES: las empresas transnacionales son las que no solo están establecidas en su país de origen,
sino que también se constituyen en otros países, para realizar sus actividades mercantiles no sólo de venta y
compra, sino de producción en los países donde se han establecido.
27
3.5.SEGÚN LA CUOTA DE MERCADO
1.ASPIRANTE: aquélla cuya estrategia va dirigida a ampliar su cuota frente al líder y demás empresas
competidoras, y dependiendo de los objetivos que se plantee, actuará de una forma u otra en su planificación
estratégica.
2.ESPECIALISTA: aquélla que responde a necesidades muy concretas, dentro de un segmento de mercado,
fácilmente defendible frente a los competidores y en el que pueda actuar casi en condiciones de monopolio.
Este segmento debe tener un tamaño lo suficientemente grande como para que sea rentable, pero no tanto
como para atraer a las empresas líderes.
3.LÍDER: aquélla que marca la pauta en cuanto a precio, innovaciones, publicidad, etc., siendo normalmente
imitada por el resto de los actuantes en el mercado.
4.SEGUIDORA: aquélla que no dispone de una cuota suficientemente grande como para inquietar a la empresa
líder.
4.RECURSOS Y TRANSACCIONES DE UNA EMPRESA
Toda empresa requiere una serie de recursos para su existencia y consecución de sus fines,estos recursos
pueden ser: Humanos y Materiales. Los recursos humanos, la empresa los obtiene a través del proceso de
reclutamiento y selección de personal y los recursos materiales, se obtienen mediante la aportación del dueño
y además recurriendo a préstamos y créditos que le conceden otras personas ó entidades comerciales.
Podemos concluir entonces, que los recursos materiales de la empresa los obtiene a través de dos fuentes:
1. Fuentes propias-Propietarios: aportaciones, utilidades.
2. Fuentes ajenas- Acreedores: préstamos, créditos.
Transacciones Contables (Operaciones Contables) Todas las empresas de cualquier tipo que sea, realizan una
serie de transacciones u operaciones que requieren registrarse contablemente.
Una transacción contable puede definirse como un acontecimiento comercial que produce efectos financieros
sobre los recursos y fuentes de donde proceden esos recursos y que por lo tanto deben registrarse en los libros
contables. Ejemplo: Compra de un escritorio, pago de servicios públicos, etc. Las transacciones u operaciones
comerciales. Generalmente deben de estar fundamentadas o apoyadas en documentos comerciales. Estos
28
documentos constituyen la fuente de datos para los procesos contables. Pueden ser: Recibos, letras de cambio,
pagarés, facturas, notas de crédito, etc.
5.ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
La Administración es la ciencia social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control
de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc.) de una organización, con
el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los
fines perseguidos por la organización.



La Administración consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. (George
R. Terry).
La Administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por
medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado. (José A. Fernández Arenas).
La Administración es el proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un
grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad. (Lourdes Münch Galindo y José
García Martínez).
Administración moderna de una organización, centrada en la estrategia y enfocada en las necesidades del
cliente.
Considerando las definiciones anteriores, puede decirse entonces que:
29
 Planificar: Es el proceso que comienza con la visión que tiene la persona que dirige a una organización;
la misión de la organización; fijar objetivos, las estrategias y políticas organizacionales, usando como
herramienta el mapa estratégico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la
organización y las oportunidades/amenazas del contexto (Análisis FODA). La planificación abarca el
largo plazo (de 5 a 10 o más años), el mediano plazo (entre 1 y 5 años) y el corto plazo, donde se
desarrolla el presupuesto anual más detalladamente. En la actualidad los cambios continuos generados
por factores sociales, políticos, climáticos, económicos, tecnológicos, generan un entorno turbulento
donde la planificación se dificulta y se acortan los plazos de la misma, y obligan a las organizaciones a
revisar y redefinir sus planes en forma sistemática y permanente.
 Organizar: Responde a las preguntas ¿Quién? va a realizar la tarea, implica diseñar el organigrama de la
organización definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿cómo? se va a realizar la tarea; ¿cuándo? se
va a realizar; mediante el diseño de proceso de negocio que establecen la forma en que se deben
realizar las tareas y en qué secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar.
 Dirigir: Es la influencia o capacidad de persuasión ejercida por medio del Liderazgo sobre los individuos
para la consecución de los objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones usando modelos
lógicos y también intuitivos de toma de decisiones.
 Controlar: Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas
fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza
a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel operativo; la organización entera es evaluada, mediante un
sistema de Control de gestión; por otro lado también se contratan auditorías externas, donde se
analizan y controlan las diferentes áreas funcionales de la organización.
6.FUNCIONES BÁSICAS DENTRO DE UNA EMPRESA
6.1.OPERACIONES
Formula y desarrolla los métodos más adecuados para la elaboración del producto al suministrar y coordinar la
mano de obra, el equipo, las instalaciones, los materiales y las herramientas requeridas.
Funciones:
1.Ingeniería de producto (cf. Ingeniería de Producción).
2.Ingeniería de planta.
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3.Ingeniería industrial.
4.Fabricación (Manufactura).
5.Libro diario.
6.Ingreso de datos.
7.Consulta por pantalla.
8.Plan de cuenta.
9.Planeación y control de la producción.
10.Abastecimientos (Compras y Logística Interna).
11.Control de acceso.
12.Control de calidad.
6.2.MERCADOTECNIA Y VENTAS
Reúne los factores y hechos que influyen en el mercado para crear lo que el consumidor quiere, desea y
necesita, distribuyéndolo de tal forma que esté a su disposición en el momento oportuno, en la forma y
cantidad correctas, en el lugar preciso y al precio adecuado.
Funciones:
1. Gestión de la Mercadotecnia (e.g. campañas de marketing; cf. Marketing).
2. Investigación de mercados.
3. Planeación y desarrollo de producto.
4. Diseño de la Plaza o punto de venta.
5. Precio.
6. Promoción de ventas.
7. Distribución (cf. Canal de distribución) y Logística (Logística Externa).
8. Ventas.
31
9. Comunicación (Publicidad).
6.3.FINANZAS
Obtención de fondos y del suministro del capital necesario que se utiliza en el funcionamiento de la empresa
(se incluye las Finanzas corporativas).
Funciones:
1. Financiamiento.
2. Planificación financiera (cf. Planeación).
3. Relaciones financieras.
4. Tesorería.
5. Obtención de recursos.
6. Inversiones (cf. Inversión).
7. Contraloría.
8. Gestión de las relaciones con inversionistas.
6.4.CONTABILIDAD
Las funciones contables controlan la parte que tiene que ver con los inventarios, costos, registros, balances,
estados financieros y las estadísticas empresariales (cf. Contabilidad).
Funciones:
1. Inventarios (e.g. Valuación de inventarios).
2. Costos (cf. Coste y Contabilidad de costos).
32
3. Registros.
4. Balances.
5. Elaboración de los Estados financieros.
6. Estadísticas empresariales (cf. Estadística).
6.5.RECURSOS HUMANOS
Conseguir y conservar un grupo humano de trabajo, cuyas características vayan de acuerdo con los objetivos
de la empresa (cf. Recursos Humanos).
Funciones:
1. Contratación y empleo (Reclutamiento y selección).
2. Capacitación y desarrollo del personal.
3. Sueldos y salarios acordes (cf. Sueldo).
4. Motivación del personal.
5. Relaciones laborales.
6. Servicios y Prestaciones.
7. Higiene y seguridad (cf. Salud laboral, Equipo de protección individual).
8. Planeación de recursos humanos.
9. Instalaciones acorde a los objetivos de dicha empresa.
6.6.JURÍDICA
Esta función básica tiene como propósito principal proveer soporte legal (o jurídico) a la empresa como entidad
y a sus operaciones.
33
Funciones:
1. Producir la normatividad interna de la empresa (cf. Norma jurídica).
2. Representar legalmente a la empresa en juzgados y tribunales.
3. Controlar las normativas generales, junto con la dirección administrativa, para el buen funcionamiento de la
empresa.
4. Resolver los problemas internos y aplicar sanciones administrativas correspondientes por faltas al interior de
la empresa (cf. Sanción administrativa).
5. Proveer soporte a las áreas de la empresa que realicen contratos con proveedores, clientes y empleados (i.e.
negociación, elaboración y revisión de contratos, y solución de disputas).
6. Proveer soporte a las áreas de la empresa que realicen trámites gubernamentales de naturaleza fiscal, de
medio ambiente y de comercio internacional (cf. Derecho aduanero).
6.7.SERVICIOS POST-VENTA
Son los servicios de post-venta que agrupan las actividades destinadas a mantener y / o realzar el valor del
producto o servicio.
Funciones:
1. Instalación y Preparación.
2. Garantías.
3. Suministro de Refacciones (recambios o repuestos).
4. Mantenimiento y Reajustes (soporte y reparaciones).
5. Devoluciones.
6. Atención al cliente (resolución de quejas, atención a comentarios y sugerencias, apoyo a Mercadotecnia y
Ventas)
34
6.8.TECNOLÓGICA
Son los procesos relacionados con la gestión de la tecnología utilizada por la empresa (e.g. Tecnologías de la
información y la comunicación, Sistema informático).
6.9.INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO
Investigación y desarrollo comprende los procesos de investigación y desarrollo de:
1. Tecnología (e.g. obtención y mejora de la tecnología).
2. Procesos (operaciones), y
3. Modelos de negocio (cf. Modelo de negocio).
4. Desarrollo de Mercados.
5. Desarrollo de Proveedores.
6.10.INFRAESTRUCTURA
Son los procesos relacionados con la gestión y desarrollo de la infraestructura de la empresa:
1. Transportación,
2. Bienes raíces,
3. Plantas (cf. Fábrica), y
4. Equipos.
35
6.11.PLANEACIÓN
Son los procesos relacionados con la planeación del negocio (planeación estratégica).
6.12.SEGURIDAD
Esta función básica está encargada de la dirección, la administración, la organización, y la coordinación de
todos los servicios y sistemas de seguridad de la empresa. Su objetivo es velar por el bienestar y / o integridad
de las personas que laboran en la organización, el patrimonio (i.e. los muebles y enseres), y los negocios con
que cuenta la misma (cf. Departamento de seguridad). La seguridad empresarial se puede lograr mediante:
1. Recursos Humanos: Vigilancia mediante uno o más guardias de seguridad (i.e. guardaespaldas, escoltas y
vigilantes; cf. Vigilante de seguridad).
2. Recursos Tecnológicos: Alarmas, monitoreo por cámaras (e.g. circuito cerrado de televisión), detectores de
metales, bandas con scanner, sistemas de registro de entradas y salidas (e.g. por software o en papel).
Nota: Este tipo de Seguridad no debe confundirse con la sub-función de "Higiene y Seguridad", contenida
dentro de la función básica de Recursos Humanos. La primera tiene por objetivo evitar actos criminales o
vandalismo, mientras que la segunda tiene por objetivo evitar accidentes laborales y enfermedades.
6.13.GERENCIA
Las funciones gerenciales son aquellas que regulan y controlan las demás funciones básicas de la empresa.
Físicamente, la gerencia suele ubicarse en las oficinas corporativas de la empresa (cf. Gerente).
36
CAPÍTULO 4ALPURA
1.HISTORIA
Alpura es una empresa dedicada a la elaboración y comercialización de productos de origen lácteo, como
leches, cremas, mantequillas, yogurt y quesos. En el año de 1971 es fundada como la “Asociación Nacional de
Productores de leche Pura, S.A. de C.V.” por un grupo de ganaderos,cuyo objetivo principal era el de mejorar la
calidad de la leche.
Actualmente, está constituida por 254 socios, propietarios de 142 ranchos, en los que habitan 106 mil 500
vacas, de las cuales, 92 mil se encuentran en periodo de producción, generando casi 3 millones de litros por día
y más de 900 millones al año.
2.MISIÓN
La misión de Alpura es satisfacer las necesidades de los consumidores, elaborando productos innovadores de
alta calidad, que brinden un estilo de vida saludable, proporcionando la mejor nutrición y confianza.
3.VISIÓN
Ser la empresa número uno, en calidad e innovación de productos lácteos y bebidas nutricionales.
4.VALORES
Los valores de Grupo Alpura son:


Honestidad.
Lealtad.
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



Responsabilidad.
Equidad.
Respeto.
Austeridad.
VALORES DE MARCA







Innovación.
Tradición.
Seguridad.
Frescura.
Nutrición.
Calidad.
Confianza.
5.GRUPO ALPURA
Cuenta con aproximadamente 70 centros de distribución y 30Unidades de Negocio a lo largo y ancho del país.
Grupo Alpuraestá integrado de la siguiente manera:
A) Ganaderos Productores de Leche Pura, S.A de C.V. - Planta encargada de la Producción, Distribución,
Venta, Logística, Administración de todos los productos.
B) Transportadora Alpura, S.A. de C.V. - Recolección y traslado de leche (Rancho-Planta).
C) Plasal, S.A. de C.V. - Elaboración de envases para cremas, yogurt y postres.
D) Industrializadora de Leche de Delicias, S.A. de C.V. - Producción de leche y quesos.
E) Distribuidora Alpura, S.A. de C.V. - Encargada de la distribución a los diferentes puntos de venta.
F) Unión de Crédito Alpura, S.A. de C.V. - Obtención de recursos financieros para apoyo al socio.
G) Servicios Corporativos Alpura, S.A. de C.V. - Prestación de Servicios Administrativos al corporativo.
El objetivo primordial de Alpura, es el de satisfacer las necesidades de sus consumidores, a través de la
elaboración de productos de alta calidad.
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6. DEPARTAMENTO DE INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR
Es el área encargada de llevar el control de todos los ingresos de las diferentes Unidades de negocio del grupo,
desde la facturación, la venta, hasta el registro de la misma.
Se encuentra integrada por 8 Analistas y 1 Jefe de Área, los cuales tienen la responsabilidad de controlar y
registrar todos los ingresos de la empresa, así como de supervisar que todas las cuentas por cobrar sean
recuperadas en tiempos razonables.
Las actividades que se realizan en el área, son las siguientes:
-
-
Se controla el consecutivo fiscal, su uso y resguardo.
Re facturación de documentos fiscales.
Registro de los movimientos hechos por las Unidades de negocio, como es la distribución de su
producto, créditos otorgados, sus ingresos, sus movimientos de almacén, depósitos bancarios entre
otros.
Elaboración de notas de crédito y cargo.
Facturación por venta de desperdicios u otros conceptos.
Aplicación de bonificaciones.
Integración de deudores diversos.
Reportes de ventas y rebajas sobre ventas.
Reportes de Almacén.
Integración de cartera de clientes.
Elaboración de Razones financieras.
Cedulas de Auditoria.
Reporte de comisiones mercantiles.
Análisis e integración de gastos.
Toma de Inventarios.
Estas actividades las podríamos dividir en dos partes:
a) Actividades Ordinarias: Son aquellas que se llevan a cabo de manera diaria y que sirven para la
elaboración de reportes mensuales.
b) Actividades Extraordinarias: Son las que se elaboran de manera mensual y que sirven para la toman de
decisiones, y algunas otras que se pueden desarrollar en cualquier momento, sin que sea actividad
diaria.
39
ORGANIGRAMA A NIVEL CORPORATIVO
40
7.SISTEMAS UTILIZADOS PARA LA OPERACIÓN
7.1.SISTEMA AS-400
Actualmente este sistema es la herramienta principal de la empresa para la generación de toda la facturación y
re facturación, así como el control de toda la cobranza corporativa. Dicha información es la base para alimentar
los diferentes reportes que se generan en él, como pueden ser un reporte de liquidación, un diario de ventas o
un informe de ventas, cartera de clientes, etc.
Por medio de un interface, la facturación es enviada a un programa que genera la información de manera
electrónica, y éste a su vez, la envía de manera directa al portal del SAT.
7.2.SISTEMA ERP ORACLE
Es la plataforma que se utiliza para el manejo de la información financiera de la empresa. Desde el manejo de
los gastos, los reembolsos, los ingresos, la contabilidad hasta los reportes financieros, los inventarios, entre
otros.
8. ACTIVIDADES ORDINARIAS
8.1.ELABORACIÓN DE MOVIMIENTO BANCARIO
Una de las actividades diarias del Analista de Ingresos, es la elaboración del Movimiento Bancario, que es el
documento que concentra la venta diaria realizada por una unidad de negocio, y nos muestra la manera de
cobro a través del flujo de efectivo, la cual puede ser mediante el depósito bancario o con un cobro posterior,
controlado en una cuenta deudora. Este movimiento se contabiliza el sistema ORACLE.
41
El movimiento bancario está constituido por los siguientes conceptos:
1.) Bancos: Todas las partidas que son cobradas en efectivo y reflejadas en la cuenta bancaria de la Unidad
de negocio.
2.) Cheques Devueltos: Depósitos que fueron rechazados por el banco, o en su defecto, aquellos que son
recuperados después de un previo rechazo.
3.) Promociones y diferencias en precio: Todas aquellas bonificaciones otorgadas a los clientes por ventas
de contado y/o diferencias en precio generadas por precios especiales.
4.) Créditos Internos: Son las operaciones a crédito a clientes de mediana capacidad económica, dando
respuesta a una petición de confianza por parte del cliente, siendo controlada directamente por la
Gerencia delaUnidad de Negocio.
5.) Deudores diversos: En esta cuenta son manejados los movimientos que realiza la administración, como
depósitos no realizados, descuentos vía nomina, créditos no cobrados, entre otras.
6.) Venta a empleados: Se factura el producto otorgado a los empleados con precio especial.
7.) Cobro facturas: En algunos casos, la realización de la cobranza es realizada por las unidades de negocio
y se maneja dentro de este rubro, afectando los saldos de clientes.
8.) Ventas de contado: Son las operaciones de ventas realizadas de riguroso contado a clientes de
mediana capacidad (pequeñas tiendas comerciales).
9.) Ventas a crédito: Monto de operaciones realizadas a plazo con clientes de gran capacidad económica
(tiendas de autoservicio, mayoristas y distribuidores autorizados), con control a cargo de la Gerencia de
Crédito y Cobranzas.
10.) Robos en Ruta: Son todos aquellos asaltados sufridos por los vendedores en el recorrido de su ruta.
11.) Otros: Algunas ventas que son realizadas por una unidad, son reflejadas en cuentas bancarias de
depósitos diferentes a los que originan la venta.
12.) Rutas pendientes de liquidar: Es el monto de la operación de aquellas rutas que no liquidaron el día
correspondiente a su salida (rutas foráneas, extravío de llaves, asaltos, camionetas descompuestas)
13.) Faltantes de liquidación: Faltantes en efectivo por parte de los vendedores, soportado mediante un
vale provisional de caja (billetes falsos, cheques sin firma o mal llenados, efectivo incompleto).
14.) Vales nómina: Documentos elaborados por Recursos Humanos con autorización de la Gerencia
delaUnidad (complementos de nómina, cálculos erróneos de comisiones o cortes semanales).
15.) Vales jurídico: Documentos elaborados por los Abogados de la empresa por diligencias legales dentro
delaUnidad (liberación de vehículos, accidentes, robos).
42
EJEMPLO DE MOVIMIENTO BANCARIO
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Dentro del departamento se manejan algunas políticas de entrega para los movimientos bancarios, las cuales
deben ser respetadas por las diferentes unidades. Entre ellas están las siguientes:
1. Todo movimiento bancario que envía la unidad al Área de Ingresos, debe encontrarse debidamente
revisado y firmado tanto por el Jefe Administrativo como por el Gerente de la Unidad.
2. Al momento de entregarse el movimiento bancario al Área de Ingresos, deberá tener status de
definitivo.
3. El total de los cargos de la póliza de ingreso, debe de coincidir con el total de los abonos de ésta.
4. Todas las promociones y diferencias en precio, deben encontrarse soportadas con un documento
autorizado por el siguiente flujo de firmas:






Negociador.
Gerente de Unidad de Negocio.
Director Nacional de Ventas.
Director de Estrategia Comercial.
Director Comercial.
Director adjunto.
5. Todos los ingresos por depósitos bancarios deberán estar soportados por la ficha de ingreso del banco,
la ficha de traslado de valores o el estado de cuenta del banco al cual se haya ingresado el dinero.
6. Todo robo suscitado durante la ruta, debe encontrarse soportado con el acta jurídica correspondiente,
levantada ese mismo día ante el Ministerio Público.
7. La venta de producto a empleados con boleto, deberá encontrarse soportada con la remisión factura
original, factura vía sistema original y los boletos correspondientes.
8. En caso de realizar algún ingreso por depósito en banco por concepto de pago por faltantes o cobro de
facturas a crédito, deberá encontrarse anexa la ficha de ingreso original correspondiente al
movimiento bancario.
9. Toda cobranza de cheques devueltos, deberá encontrarse soportada con su respectiva remesa
generada vía sistema.
10. Todos los donativos que se encuentren en el movimiento bancario sin excepción alguna, deben
encontrarse autorizados por lo menos por alguna de las Direcciones del grupo.
11. Todo cargo por faltante en la documentación del movimiento bancario, será realizado a la cuenta de
deudores diversos del Jefe Administrativo de la unidad.
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8.2.DEFINICIÓN DE UNIDAD DE NEGOCIO
Alpura, cuenta con varios centros de distribución para su producto, conocidos como UNIDADES DE NEGOCIO,
en ellos se recibe el producto terminado proveniente de la Planta para hacerlo llegar a los centros de venta. De
manera diaria, estas ventas son liquidadas en el sistema AS-400 generando así, salidas de almacén, facturación
y flujo de efectivo.
ORGANIGRAMA DE UNAUNIDAD DE NEGOCIO
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Las unidades de negocio, se encargan de vender y facturar todas las ventas realizadas por cada uno de sus
vendedores, al mismo tiempo, alimentan diferentes programas que generan reportes como el movimiento
bancario o reportes de ventas.
Las 30 unidades de negocio con las que cuenta Alpura, están ubicados en diferentes puntos del país, como son:
1.-ACAPULCO
2.-AGUASCALIENTES
3.-ARMAS
4.-CANCÚN
5.-DELICIAS
6.-CELAYA
7.-CULIACÁN
8.-CHIHUAHUA
9.-ECATEPEC
10.-GUADALAJARA
11.-IRAPUATO
12.-IZTAPALAPA
13.-LEGARIA
14.-MERIDA
15.-MONTERREY
16.-MORELIA
17.- PLANTA
18.- QUERÉTARO
19.- REYES
20.- SAN ISIDRO
21.- SAN LUIS
22.- SANTA MARIA
23.- TAMPICO
24.- TEJUPILCO
25.- TEQUISQUIAPAN
26.-TOLUCA
27.-TORREÓN
28.-URUAPAN
29.-VALLE SUR
30.-VERACRUZ
8.3.LIQUIDACIÓN Y FACTURACIÓN
La actividad diaria de unaunidad de negocio, comienza cuando se ponenen ruta todas sus camionetas para la
colocación de su producto, una vez que terminan con esta operación, una persona llamada liquidadorprocede
a descargar la información que los vendedores le informan por medio de las remisiones entregadas a sus
clientes o por las Hand Held que contienen el detalle de sus ventas (liquidación) en el sistema AS-400 para
generar así, toda la facturación que soporte la operación del día.
Una vez realizadoel cierre de la facturación, el sistema alimenta bases de datos, originando reportes diarios de
ventas, reportes de liquidación, sumarios de ventas, informes de ventas, movimientos bancarios, así como
varios reportes de almacén.
46
EJEMPLO DE REPORTE DE LIQUIDACIÓN
8.4.ALMACÉN
Cada unidad de negocio cuenta en sus instalaciones con un almacén de producto terminado, el cual es
controlado por supervisores y almacenistas encargados de llenar las camionetas para su salida a ruta.
En el momento que las ventas del díason liquidadas y facturadas, el sistema realiza las movimientos
correspondientes en los almacenes, dando así, las existentes actuales, las salidas a venta, las mermas
ocasionadas durante la maniobra del producto, las devoluciones hechas por los clientes, traspasos de otros
depósitos, recibos de planta y ajustes, quedando al final del día, un inventario teórico.
47
8.5.ADICIÓN DE FACTURACIÓN A SISTEMA
Este proceso permite integrar toda la facturación hecha por las unidades de negocioa los diferentes reportes
de ventas que existen y que son utilizados para el análisis de los costos y las ventas realizadas.
Su objetivo es llevar a cabo la validación y adición de todas las facturas en sistema, por concepto de la venta
realizada diariamente por los centros de distribución de grupo Alpura para que el Área de Crédito y Cobranzas
pueda llevar a cabo la gestión de cobranza de éstas.
8.6.ADICIÓN DE COBRANZA A SISTEMA
Este proceso permite integrar toda la facturación hecha por las unidades de negocio a los diferentes reportes
de ventas que existen y que son utilizados para el análisis de los costos y las ventas realizadas.
Su objetivo es llevar a cabo la validación y adición de todas las facturas en sistema, por concepto de la venta
realizada diariamente por los centros de distribución de grupo Alpura para que el Área de Crédito y Cobranzas
pueda llevar a cabo la gestión de cobranza de éstas.
8.7.DIARIO DE VENTAS
Este reporte nos muestra de manera consecutiva los folios generados por cada una de las ventas realizadas.
Teniendo en su contenido el código del cliente, su nombre, serie de facturación, folio, importe, IVA (en algunos
casos), descuentos, total y remisión utilizada. Se puede generar por número de factura, por número de cliente,
en piezas o en Kilo Litros.
8.8.SUMARIO DE FACTURACIÓN
Contiene la suma de todos los productos facturados. También se puede generar por número de factura, por
número de cliente, en piezas o en Kilo Litros. Su contenido es clave de producto, descripción, cantidad,
importe, descuento, total y precio unitario promedio.
48
8.9.FACTURACIÓN
La elaboración de facturación es una de las funciones que puede tener un analista de cuentas por cobrar, ya
que como ya se mencionó anteriormente, se controla el consecutivo fiscal y por ende, es también parte de la
responsabilidad del puesto, aunque no deja de ser una actividad complementaria a las demás, ya que el 90% de
la facturación, la realizan las unidades de negocio.
8.9.1. OTROS INGRESOS
La venta de desperdicios, forma parte de los ingresos que la empresa puede tener adicional a los ingresos que
forman parte del giro de la empresa. Entre los que destacan la venta de desperdicio de quesos, tarimas,
canastillas, tambos, etc.
8.9.2.VENTA DE ACTIVOS OBSOLETOS
Una vez que los activos están totalmente depreciados en su totalidad, éstos son vendidos al público en general
y facturados en el área a través de una factura o nota de cargo. Se determina por parte del área Jurídica
cuando un activo ya no es funcional para la operación, se pone a la venta una vez que ya fue autorizado por
parte de Dirección adjunta y posteriormente se solicita al área de cuentas por cobrar la elaboración de la
factura.
Ya realizada la venta y su facturación, el área de Inventarios procede a dar de baja el activo del sistema
ORACLE.
8.9.3.VACUNAS Y SERVICIO DE MUESTREO
Debido a que los socios cuentan en sus ranchos con gran cantidad de vacas, es necesario que sean revisadas,
alimentadas y protegidas de la mejor manera para que produzcan la mejor leche del mercado.
Una de las medidas para su protección es por medio del muestreo, en el cual se toma una muestra de la leche
para determinar el grado de grasas, proteínas y bacterias que pudieran tener. Este muestreo es tomado por un
laboratorio y posteriormente es Alpura quien realiza el pago de dicho servicio, se realiza la facturación de
49
dichos conceptos a cargo del socio y una vez emitida la factura, se descuenta de su pago que se hará por la
cantidad de leche enviada de su rancho a la planta.
A través de la toma de muestras dentro del rancho, los socios pueden saber si la leche es de buena calidad y si
es apta para su consumo.
Otra medida es la vacuna aplicada a las vacas para evitar el contagio de enfermedades y la posible
contaminación de la leche.
El área de Servicio al Socio, está encargada de recibir los vales entregados al socio, en donde se describe la
vacuna adquirida, su caducidad, la fecha, el nombre y el número del socio, así como la persona que entrega y
recibe la vacuna. Estos vales son integrados en una solicitud de facturación que es entregada al área de cuentas
por cobrar para su facturación.
Posteriormente, las facturas se envían a una persona que será la encargada de realizar el descuento de las
facturas, vía liquidación a cada uno de los socios.
8.9.4. COMPLEMENTOS DE FACTURACIÓN
Uno de los problemas que se presentan en la facturación de las unidades de negocio, es la duplicidad de los
números de remisión al momento de liquidar. Esto genera que el sistema omita la facturación y que La
liquidación no sea la misma que la facturación.
Al final del día, el analista y la unidad de negocio, determinan e identifican la variación existente.
Posteriormente la unidad de negocio elabora solicitud de complemento de factura, en donde indica el código y
nombre del cliente, la remisión omitida y que no fue facturada, los productos que se deban facturar y su precio
unitario, así como un gran total.
Las solicitudes son recibidas en el área de cuentas por cobrar, se elabora la facturación de la misma y se envía
por correo el archivo en PDF y en XML a la unidad de negocio para ser entregada al cliente correspondiente.
Estas solicitudes deben venir autorizadas por el auxiliar administrativo de la unidad, el jefe administrativo y el
Gerente. De no contar con dichas firmas, la solicitud no se elabora hasta contar con todos los requisitos.
50
8.10.REFACTURACIÓN
La refacturación de documentos es una práctica continua que se lleva a cabo de manera diaria; esto, debido a
diferentes causas operativas, de sistema o razones ajenas a la operación.
Cuando hablamos de refacturación, decimos que es la sustitución de un documento que trae algún error en su
elaboración y es cambiado por otro ya corregido.
Existen varias razones por las cuales un documento requiere ser refacturado, entre ellas podemos mencionar
las siguientes:
A) Error en datos fiscales: Esto sucede cuando un cliente realiza algún cambio en su domicilio fiscal y
requiere que sus facturas contengan dicho movimiento.
B) Diferencias en precios: La autorización de precios especiales que recibe cada cliente, es aprobada vía
sistema por medio de folios electrónicos los cuales indican el producto y su precio negociado. Cuando
estos precios no son autorizados en tiempo, la venta puede llegar a ser facturada con un precio más
alto, por lo cual se realiza la refacturación del documento cambiando el precio facturado por el precio
autorizado.
C) Cambio de cliente: En algunas ocasiones, al momento de realizar la liquidación, se ingresa un código de
cliente diferente al que corresponde la venta, lo que deriva a que sea corregido para que tanto
remisión como factura sean emitidas al mismo cliente.
D) Factura individual: Todas las ventas de contado que son efectuadas a negocios pequeños y que no
requieren de una factura para la deducción fiscal, son facturadas a un código global llamado Venta
Menudeo, cuando un cliente decide que si va a requerir que se elabore factura con su razón social,
tramita su alta como código interno y se le refactura de manera individual.
E) Productos mal capturados: Uno de los errores que se llega a cometer al momento de la entrega de la
remisión al cliente, es que se capture un producto diferente al que se está entregando, lo que genera
una factura con un detalle de productos que no coincide con el entregado. Para corregir esto se realiza
la baja del producto erróneo por el correcto. Incluso también se puede generar una diferencia en la
cantidad de piezas entregadas, a lo cual se requiere en ambos casos un ajuste en los almacenes para
hacer la corrección correspondiente.
F) Retransmisión: En el caso de los autoservicios, se les factura por medio de una Orden de Compra, la
cual es enviada a nuestro sistema para que la facturación haga referencia a ella. Cuando el sistema no
genera la orden de compra dentro del detalle del documento, se retransmite nuevamente para que
éste sea agregado y enviado al cliente.
51
El proceso de la refacturación es el siguiente:
FACTURA MAL EMITIDA
SI
SE REALIZA UN
AJUSTE DE
ALMACÉN
ERROR
EN
PIEZAS
NO
ENVÍO DE
DOCUMENTACIÓN AL
ÁREA DE CUENTAS POR
COBRAR
SE CANCELA FACTURA Y
GENERA NUEVA FOLIO
SE ENVIA NUEVA FACTURA AL
CLIENTE
52
8.11.NOTAS DE CRÉDITO
La elaboración de notas de crédito se practica en el otorgamiento de bonificaciones o devoluciones aplicadas a
los saldos de los clientes. Su efecto dentro del estado de resultados, es la disminución de las ventas.
Entre los conceptos que se manejan para la generación de una nota de crédito, están los siguientes:
1.- Diferencias en Precio: Cuando un producto tiene un precio especial y éste no se ve reflejado en factura, se le
genera nota de crédito por la diferencia calculada contra lo capturado.
2.- Devoluciones: Hace referencia al producto regresado al depósito, ya sea porque el cliente nunca lo recibió o
porque llego en mal estado.
3.- Cancelación de facturas: Se elabora el documento fiscal cuando se cancela la factura y así lo requiere el
cliente.
4.- Bonificaciones: Ya sea sobre las ventas efectuadas o por algún otro concepto.
Algunas operaciones realizadas dentro de la compañía, generan nota de crédito y las podemos describir como
sigue:
8.11.1.CARTAS RECLAMO
La venta de producto no solo se lleva a cabo por medio de las unidades de negocio que ya mencionamos
anteriormente, también es realizada por distribuidores que se encargan de colocar el producto dentro del
mercado. Dichas ventas son reportadas a la Planta a través de la generación de remesas que indican la cantidad
de producto entregado por el distribuidor. Estas ventas generan una comisión a Alpura que será pagada al
distribuidor mediante cheques o a través de una nota de crédito aplicada a favor de su cuenta.
La carta reclamo es un documento que solicita el distribuidor para que se le emita una nota de crédito, debido
a que el producto que recibió, llego en malas condiciones o traía una falla de origen, para lo cual, debe regresar
el producto a la planta para su destrucción o bien, recibe la visita por parte de personal de control de calidad
para cerciorarse que el producto sea destruido dentro de su domicilio.
Dichas cartas son enviadas vía electrónica a la planta para que sean aprobadas por el área de cuentas por
cobrar y a su vez por el área de crédito y cobranzas. Una vez que este proceso fue concluido, se procede a
elaborar la nota de crédito correspondiente.
53
8.11.2.OTROS CONCEPTOS
Como se menciona en el punto anterior, existen distribuidores que realizan venta a nombre de Alpura y por la
cual se les paga una comisión mercantil. Uno de los apoyos que los distribuidores reciben, es la bonificación por
medio de nota de crédito de varios conceptos, entre ellos están los siguientes:
a) Maniobras de Producto: Se les otorga un porcentaje de descuento, según el recorrido que realizaron
para trasladar el producto de la planta Alpura al lugar del domicilio del distribuidor.
b) Apoyo por cumplimiento de ventas: Cuando al distribuidor se le pone como objetivo un mínimo de
venta en el transcurso del mes y es alcanzada, se le otorga un porcentaje sobre su venta total realizada.
c) Promotoras y edecanes: A través de agencias se contrata el servicio de promotora, el cual es pagado en
primera instancia por el distribuidor, y ya posteriormente bonificado mediante nota de crédito por
Alpura.
d) Bonificaciones sobre venta: Se otorga un porcentaje de descuento sobre la venta total del mes de un
producto en específico.
e) Juntas Anuales: Cada año, los distribuidores se reúnen con personal directivo de la compañía, para
negociar futuros apoyos y para discutir puntos clave sobre las ventas efectuadas en el ejercicio. Los
gastos de hospedaje, son pagados por Alpura.
f) Apoyo a plazas: Son notas de crédito que se les otorgan para impulsar sus ventas, para la realización de
eventos y para la comercialización del producto.
g) Aperturas: Cuando un distribuidor comienza actividades, se le autorizan notas de crédito como apoyo a
sus operaciones.
8.11.3.MANEJO DE MERCANCÍA
Todos los distribuidores tienen autorizados precios especiales y promociones en especie. Otro de los beneficios
que se les otorga es el descuento por el manejo de la mercancía; es decir, un porcentaje sobre sus ventas
previamente autorizado por la dirección comercial, debido a que en el transcurso del envió del producto de la
Planta al distribuidor, puede llegar en mal estado.
Algunos distribuidores tienen este descuento aplicado sobre el importe de sus facturas, existen otros cuyo
descuento se les genera vía nota de crédito ya que el producto se les envía por medio de transferencias y su
venta es en consignación.
54
8.11.4.NOTAS VÍA MOVIMIENTO BANCARIO
Como ya se menciono en el tema del movimiento bancario, existen dos conceptos que se manejan en la venta
de contado como son la diferencia en precio por descuentos no aplicados en factura y las promociones en
especie. Al final del mes se concentran todas las diferencias en precio capturadas en cada uno de los
movimientos bancarios y se solicita la generación de una nota de crédito elaborada a un cliente comodín
llamado Venta Mayoreo, ya que por lo general esta nota no es solicitada por el cliente o en caso contrario, se
elabora de manera individual con los datos fiscales que el cliente nos requiere.
8.11.5.DEVOLUCIONES
Todas las devoluciones que nos hacen llegar los clientes, se pueden dar porque el producto llego en mal estado
o por que fue surtida una cantidad de producto diferente a la solicitada, ya sea en presentación o en cantidad.
Dicha devolución debe generar una entrada al almacén para soportar que el producto fueraentregado
físicamente al almacén y así poder generar la nota de crédito correspondiente.
9. ACTIVIDADES EXTRAORDINARIAS
9.1.CARTERA DE CLIENTES
Este reporte se elabora de manera mensual, muestra los saldos iniciales y finales, los movimientos que se
generaron en el transcurso del mes, así como la antigüedad de los mismos.
Se integran por canal, todos y cada uno de los clientes, realizamos observacionesa los saldos cuando los
clientes presentan atrasos en la cobranza y se reportan a la Dirección para el seguimiento legal que se le
pudiera dar, en caso de ser necesario.
El reporte debe amarrar en cifrascontables contra los movimientos ingresados en el sistema AS-400, por medio
de la facturación.
La cartera de clientes está integrada por 6 tipos diferentes de canales de venta, como son:
a) Autoservicio: Walmart, Comercial Mexicana, Soriana,IMSS, ISSSTE, UNAM, etc.
55
b)
c)
d)
e)
Mayoreo: Tiendas Tres B, Zorro Abarrotero, Farmacias Guadalajara, etc.
Distribuidores: Badelac, Distribuidora de Puebla, Distribuidora 2000, etc.
Detalle: Pequeños establecimientos.
Socios
La cobranza es manejada por ejecutivos de cuenta de cada uno de los clientes, los cuales se encargan de
realizar la gestión de cobro, la revisión de su antigüedad, así como los pagos realizados.
El área de cuentas por cobrar vigila que se efectúen en tiempo oportuno para mantener una cartera limpia y
sin saldos vencidos.
9.2.REPORTE DE VENTAS NETAS
Este reporte nos muestra de manera detallada todas las ventas facturadas en un periodo determinado. Es
alimentado por la liquidación que se hace en cada una de las unidades de negocio.
Se puede utilizar para determinar los costos de los productos, la rentabilidad de los depósitos y la venta
proyectada de cada una de ellas.
Este reporte se puede mostrar de tres formas:
a) Por Producto o General: Es decir, toda la venta de las unidades de negocio unificada en un solo
reporte. Este se utiliza para determinar el precio promedio con el cual se está vendiendo cada uno de
los productos.
b) Por Unidad de Negocio: Clasifica la venta de manera individual por Unidad.
c) Por Canal: Nos muestra la venta realizada a cada uno de los diferentes canales existentes.
Lo podemos emitir por los diferentes canales de venta:
1.
2.
3.
4.
5.
Autoservicios.
Mayoreo.
Distribuidores.
Socios.
Detalle.
56
Y también lo podemos generar por cada una de las unidades de negocio que ya se mencionaron en líneas
anteriores.
EJEMPLO INFORME DE VENTAS
57
9.3. REPORTE DE CHEQUES DEVUELTOS
Durante el transcurso del mes, se reciben en el departamento de cuentas por cobrar, las remesas generadas
en las unidades de negocio por cheques devueltos. Estos cheques son registrados en el sistema ORACLE para
que posteriormente sean capturados en una hoja de EXCEL en la cual se detallan los siguientes conceptos:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Nombre del cliente.
Numero de cheque.
Numero de Remesa.
Nombre de la Unidad de Negocio donde se realizó la venta.
Importe del cheque.
Firma del Jefe de la Unidad de Negocio.
Una vez realizada la Póliza de los cheques devueltos, se procede a ingresar en el sistema AS-400 cada uno de
los cheques devueltos para que sean cotejadas las cifras contables vs Sistema y así mismo, el amarre de la
cartera pueda realizarse de manera correcta.
Este reporte es enviado a cada una de las unidades de negocio para que puedan dar el seguimiento a la
cobranza del mismo.
9.4. AMARRE DE INVENTARIOS
Este reporte concentra todas las ventas facturadas por cada una de las unidades de negocio. Se muestra por
clave y nombre de producto, piezas e importe facturado. Se detallan los descuentos emitidos vía facturación y
se amarran contra el informe de ventas (columna de ventas brutas).
Nos ayuda para determinar y comprobar que las salidas de los almacenes estén registradas de manera correcta
y a confirmar que, de existir alguna variación, se hayan elaborado los complementos de venta que en su
momento fueron liquidados, pero no facturados.
Es una herramienta para que la unidad de negocio pueda determinar si existe algún bono de productividad que
se tenga que otorgar a los vendedores. Esto de hace a través de Recursos Humanos dentro de la Unidad y se
calcula según la venta realizada menos la merma generada.
58
9.5.REVISIÓN DE GASTOS
Cada mes son revisados de manera detallada cada uno de los gastos realizados por la empresa. Se analizan por
centro de costos y por unidad de negocio.
Se revisa el comportamiento de los gastos y se analizan las variaciones que se tuvieron en comparación al mes
anterior. Dichas variaciones se soportan con los datos de las facturas o conceptos generados y se realizan
anotaciones sobre los gastos emitidos.
Este reporte es elaborado por el analista de cuentas por cobrar al final del mes y una vez que la contabilidad ha
sido cerrada. Posteriormente es revisado por el Jefe del Área y entregado al Contador Corporativo para su
presentación en la junta de Dirección General.
Algunas ocasiones se generan de manera anual para conocer el comportamiento de los gastos, conocer si las
unidades de negocio realizan gastos innecesarios y si están autorizados en su totalidad.
9.6. CÉDULAS DE AUDITORÍA
Como ya se menciono anteriormente, Alpura cuenta con varias filiales las cuales generan tanto ingresos como
gastos. Una de las tareas mensuales del analista de cuentas por cobrar, es la elaboración de cedulas de
auditoría, que reflejan todos los ingresos obtenidos durante un periodo determinado.
Aproximadamente los días 20 de cada mes, el área de fiscal, entrega al analista de cuentas por cobrar copia de
los papeles de trabajo con los que fueron calculados los impuestos de las filiales.
El analista determina en base a la contabilidad, el impuesto generado ensu filial correspondiente. Este
impuesto, se compara con el declarado para su comprobación.
Estas cédulas, se elaboran para la revisión que realiza el despacho de Auditores Externos. Además de
proporcionar información para la toma de decisiones a la contraloría.
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ANÁLISIS Y DISCUSIÓN
Para finalizar con este trabajo, me gustaría comentar que estas son, solo algunas de las actividades más
importantes que realiza un analista de cuentas por cobrar. Entre otras, se encuentra la de hacer integraciones
de cuentas, análisis de precios, amarres de ventas vs almacenes, calculo de intereses, conciliaciones, etc. que
por su poca frecuencia, no los mencione dentro de las actividades principales.
Dentro del área, se pueden ver de manera detallada, todas las actividades que la empresa tiene y que le
generan un ingreso. Se realizan actividades extraordinarias que ayudan a fomentar el conocimiento de otras
área como Inventarios, Auditoria y Cuentas por Pagar.
Desde mi punto de vista personal, aquí se pueden desarrollar muchas de las habilidades que uno requiere para
el control de las operaciones de cualquier empresa, debido a la importancia que tiene el manejo de un
producto de consumo básico como lo es la leche y a las diferentes operaciones que se realizan de manera
continúa.
SUGERENCIAS
Desde mi punto de vista, algunas de las mejoras que yo pudiera sugerir en base al tiempo que llevo laborando
para esta empresa, puedo mencionar las siguientes:
a) Mayor planeación de los cierres mensuales, ya que estos se prolongan hasta 6 días, lo que ocasiona
que la refacturación de documentos fiscales se detenga durante esos días y la elaboración de
movimientos bancarios de 8 días.
b) Implementar políticas de cobro, debido a que existe un atraso en la cobranza de documentos de hasta
2 años.
c) Revisión de los procesos de facturación para evitar la alta re facturación de documentos
innecesariamente.
d) Analizar la operación de las unidades de negocio para evitar malos manejos del producto.
e) Re distribución de algunas actividades que son ajenas al departamento y que ocasionan la distracción
de actividades propias del departamento.
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