Expediente de Personal

00/00/2013
Día/Mes/Año
DOCUMENTO DE SEGURIDAD SERVICIOS DE SALUD PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL
Nombre del Sistema de
Datos Personales:
Nivel de seguridad:
"EXPEDIENTE DE PERSONAL DEL CENTRO DE SALUD T-"
ALTO
Responsable del Sistema de Datos Personales
Área de Adscripción:
Nombre:
Cargo:
Responsable de Seguridad
Área de Adscripción:
Nombre:
Cargo:
Encargado de Sistema
Área de Adscripción:
Nombre:
Cargo:
Ámbito de
aplicación
Estatuto de Gobierno del Distrito Federal (Última reforma publicada en el DOF: 28 de enero de
2011), Artículos 98 y 99; Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal (GODF:
29 de enero de 2013); Artículo 54, fracciones I y II; Ley Federal de los Trabajadores al Servicio
del Estado (DOF: 03 de mayo de 2006); Artículos 12, 15; Ley del Instituto de Seguridad y
Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado (DOF: 28 de mayo de 2012), Artículos 7 y 8;
Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos (DOF: 15 de junio de 2012),
Artículos 3, 7, 8, 13, 14, 15, 16, y 17; Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito
Federal (GODF: 03 de octubre de 2008), Artículos 7, 8, 9, 13, 14, 15 y 18; Ley de Transparencia
y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal (Última reforma publicada en la GODF 29
de agosto de 2011), Artículos 4 fracción II, 8 segundo párrafo, 10, 36 primer párrafo, 38
fracciones I y IV y 43; Ley de Archivos del Distrito Federal (GODF: 08 de octubre de 2008),
Artículos 3 fracción IX, 30 fracciones VI y VII, 31, 32, 33, 34, 35 fracciones VII y VIII; Reglamento
de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal (GODF: el 25
de noviembre de 2011) Artículos 30 y 31; Circular Uno 2012 "Normatividad en Materia de
Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades
Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la
Administración Pública del Distrito Federal" (GODF: 08 de agosto de 2012), Numeral 1.3.7;
Lineamientos para la Protección de Datos Personales en el Distrito Federal (GODF: 22 de
marzo de 2010), Numerales 5, 10, 11 y 12.
Descripción del
sistema:
Información propia del personal/empleado adscrito a la Unidad Médica, la cual
contiene datos laborales: nombre, acta de nacimiento, R.F.C., CURP,
comprobante de domicilio, copia de la credencial de elector IFE,
nombramiento,
incidencia,
sanciones,
capacitación,
actividades
extracurriculares, currículo vitae.
.
Estructura del sistema.
Especificación detallada de la categoría de datos personales contenidos en el Sistema.
Categoría
Laboral
Tipo de
datos
Datos
Laborales
Identificativos
Académicos,
Migratorios
Funciones y
obligaciones del
personal que intervenga
en el tratamiento de los
sistemas de datos
personales
Origen
Cada
empleado
Colectivo de personas
de las que se obtienen
los datos
Personal que labora en
la Unidad
Forma de
recolección
Físico
(Formato)
Medio de
actualización
Altas y Bajas de
personal
Censo de
Recursos
Humanos
Tratamiento
Confidencial
Función del Responsable del Sistema: El servidor público adscrito al
Centro de Salud --------------------al que pertenece el sistema de datos
personales, tomando en consideración que este fue designado por el
titular de___________________________________, quien tiene la
capacidad y competencia para decidir sobre el tratamiento de datos
personales, así como el contenido y finalidad del Sistema de Datos
Personales denominado "Expediente de Personal".
Función del Responsable de Seguridad: es el Responsable y/o Encargado
de Recursos Humanos, éste deberá de tener el cuidado necesario para el
óptimo resguardo de los "Expediente de Personal" que conforman el
Sistema, siguiendo un procedimiento de control de préstamo y resguardo
el
cual
sólo
puede
ser
consultado
por
el
_____________________________________________________________
_________________________y en su caso por autoridad competente.
Medidas, normas,
procedimientos y
criterios enfocados a
garantizar el nivel de
seguridad exigido por el
artículo 14 de la Ley y
en el numeral 16 de los
Lineamientos.
Tipos de seguridad:
Procedimientos de
registro, notificación,
gestión y respuesta
ante incidencias
Gestión de soportes.
Procedimientos para la
realización de copias de
respaldo y recuperación
de los datos, para los
sistemas de datos
personales
automatizados
Física.- Se refiere a toda medida orientada a la protección de instalaciones,
equipos, soportes o sistemas de datos para la prevención de riesgos por caso
fortuito, o causas de fuerza mayor.
Los expedientes de personal son reguardados en la Unidad Administrativa de
Recursos Humanos -----------------------------, el cual es un espacio restringido al
cual sólo tienen acceso el personal autorizado que labora en dicha área.
Éstos son ordenados alfabéticamente y por categoría.
Los procedimientos de notificación gestión y respuesta ante incidencias
contarán necesariamente con un registro en el que se haga constar el tipo
de incidencia, el momento en que se ha producido, la persona que realiza la
notificación, a quién se le comunica, los efectos que se hubieran derivado
de acceso el personal autorizado que labora en dicha área.
Se realizará acta administrativa y/o ante Ministerio Público, con la finalidad
de dejar constancia de los hechos ocurridos y delegar responsabilidades
ante el Órgano de Control Interno o bien Autoridad Jurisdiccional
competente; el responsable de notificar el siniestro es el Responsable del
Sistema.
1. Al almacenar los soportes físicos y electrónicos que contengan datos de carácter personal
se deberá cuidar que estén etiquetados para permitir identificar el tipo de información que
contienen, ser inventariados y sólo podrán ser accesibles por el personal autorizado para ello
en el documento de seguridad. (SE DEBE ESPECIFICAR, COMO SE ENCUENTRAN ARCHIVADOS,
DE QUE MANERA SE LLEVA EL CONTROL DE LOS EXPEDIENTES Y COMO SE ENCUENTRAN
CLASIFICADOS PARA SU DISTINCION DICHOS EXPEDIENTES)
2. La salida de soportes y documentos que contengan datos de carácter personal, fuera de las
instalaciones u oficinas bajo el control del responsable, deberá ser autorizada por éste, o
encontrarse debidamente autorizada en el documento de seguridad. (SE DEBE ESPECIFICAR
MEDIANTE QUE DOCUMENTO O QUE TIPO DE CONTROL SE LLEVA CUANDO ES SACADO UN
EXPEDIENTE DEL ARCHIVO DONDE SE ENCUENTRA).
3. En el traslado de soportes físicos y electrónicos se adoptarán medidas dirigidas a evitar la
sustracción, pérdida o acceso indebido a la información durante su transporte. (CUANDO EL
EXPEDIENTE CUMPLE LA, CUAL ES EL PROCEDIMIENTO QUE SE SIGUE PARA SU TRASLADO
AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN)
• Se solicita a la Oficina de Información Pública el procedimiento de transferencia primaria
y/o baja documental, una vez realizado se procede a transferir las cajas que contiene los
expedientes clínicos a la unidad de archivo de concentración.
Gestión de soportes.
Procedimientos para la
realización de copias de
respaldo y recuperación
de los datos, para los
sistemas de datos
personales
automatizados
4. Siempre que vaya a desecharse cualquier soporte que contenga datos de carácter
personal, se deberá proceder a su destrucción o borrado, mediante la adopción de medidas
dirigidas a evitar el acceso a la información contenida en el mismo o su recuperación
posterior. (SE ESPECIFIQUE CUAL ES EL PROCEDEIMIENTO QUE SE SIGUE UNA VEZ QUE
CONCLUYE LA VIDA UTIL DEL EXPEDIENTE Y SE SOLICITA SU DESTRUCCIÓN)
• Se deberá realizar la solicitud correspondiente ante el Comité Técnico Interno de
Administración de Documentos de Servicios de Salud Pública con la finalidad integrar la
documentación correspondiente a efecto de autorizar la baja documental de la
información.
5. Deberán establecerse procedimientos para la realización de copias de respaldo y su
periodicidad. En caso de que los datos personales se encuentren en soporte físico, se
procurará que el respaldo se efectúe mediante la digitalización de los documentos. (QUE
MEDIDAS SE ADOPTAN PARA EMITIR UNA COPIA DE RESPALDO, SI ES QUE SE LLEVAN A
CABO)
6. Asimismo, para soportes electrónicos se establecerán procedimientos para la
recuperación de los datos que garanticen en todo momento su reconstrucción en el estado
en que se encontraban al tiempo de producirse la pérdida involuntaria o destrucción
accidental.
Procedimientos para la
realización de auditorías
Procedimientos para la
realización de
Supervisión
Este es realizado por el Órgano de Control Interno del Organismo.
La Coordinación de Recursos Humanos, a través de la Subdirección de
Movimientos de Personal.
Distribución de soportes
Registro de acceso
Telecomunicaciones
_________________
Responsable del Sistema
de Datos Personales
La distribución de los soportes que contengan datos de carácter personal se
realizará cifrando dichos datos, o bien utilizando cualquier otro mecanismo que
garantice que dicha información no sea inteligible ni manipulada durante su
traslado o transmisión. • No aplica
El acceso a los sistemas de datos personales se limitará exclusivamente al
personal autorizado, estableciendo mecanismos que permitan identificar los
accesos realizados en el caso en que los sistemas puedan ser utilizados por
múltiples autorizados.
La transmisión de datos de carácter personal a través de redes públicas o redes
inalámbricas de comunicaciones electrónicas se realizará cifrando dichos datos,
o bien utilizando cualquier otro mecanismo que garantice que la información
no sea inteligible ni manipulable por terceros.
• No aplica
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Responsable de Seguridad
Encargado de Sistema