PROCESO AL QUE PERTENECE: ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA

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SUBPROCESO CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
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PROCESO AL QUE PERTENECE:
ADMINISTRACIÓN Y
MEJORAMIENTO DEL SISTEMA
DE GESTIÓN DE CALIDAD
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CONTENIDO
Pág.
1.
CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO
4
1.1.
Nombre del Subproceso
4
1.2.
Nivel del Subproceso
4
1.3.
Proceso al que pertenece
4
1.4.
Normatividad
4
2.
OBJETIVO
4
3.
ALCANCE
4
3.1.
Desde
4
3.2.
Hasta
4
3.3.
Incluye
4
4.
CARGO RESPONSABLE DEL PROCESO
5
4.1.
Responsable
5
4.2.
Participantes
5
5.
DIAGRAMA DE BLOQUE
5
6.
PRODUCTO
5
6.1.
Interacciones
6
6.2.
Criterios de calidad del producto/servicio
8
6.3.
Control del producto/servicio:
8
7.
RECURSOS
8
7.1.
Físicos
8
7.2.
Humanos
8
7.3.
Financieros
8
8.
CUADRO DE MANDO INTEGRAL
8
9.
INSTRUCTIVO METODOLÓGICO
9
10.
PARÁMETROS DE CONTROL DE LOS REGISTROS
10
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11.
DEFINICIONES
11
11.1. Acceso
11
11.2. Almacenamiento (ubicación)
11
11.3. Clasificación (agrupar)
11
11.4. Conservación
11
11.5. Disposición
11
11.6. Identificación
11
11.7. Indización (ordenar)
11
11.8. Lista de distribución
11
11.9. Listado maestro
11
11.10.
Recolección
11
11.11.
Recuperación
12
11.12.
Registro
12
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1. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO
1.1.
Nombre del Subproceso
Control de Documentos y Registros
1.2.
Nivel del Subproceso
Estratégico
1.3.
Proceso al que pertenece
Administración y Mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad.
1.4.
Normatividad
TIPO DE
NORMA
NTC- ISO
NÚMERO
FECHA DE
ENTRADA EN
VIGENCIA
9001
2008
DENOMINACIÓN DE
LA NORMA
ARTÍCULO
APLICACIÓN ESPECIFICA
SISTEMA
GESTIÓN
CALIDAD.
LOS QUE
APLIQUEN
4- 4.1- 4.2- 4.2.1- 4.2.2- 4.2.3- 4.2.4- 8.18.2.1- 8.2.2- 8.2.3- 8.2.4- 8.3- 8.4- 8.5.18.5.2- 8.5.3
DE
DE
LA
2. OBJETIVO
Establecer las disposiciones para la documentación, estandarización,
actualización, distribución y control de los documentos y registros del sistema de
gestión de la calidad con el fin de garantizar la disponibilidad de las versiones
vigentes.
3. ALCANCE
3.1.
Desde
La identificación de la necesidad del cambio.
3.2.
Hasta
La verificación y aprobación
3.3.
Incluye
El registro, control
documentación.
de
la
documentación,
la
verificación
de
la
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4. CARGO RESPONSABLE DEL PROCESO
4.1.
Responsable
Directora de Calidad.
4.2.
Participantes
Líderes de proceso, comité de calidad.
5. DIAGRAMA DE BLOQUE
PROGRAMAR EL
AJUSTE
DOCUMENTAL
EJECUTAR EL
AJUSTE
DOCUMENTAL
RETROALIMENTAR
EL SISTEMA.
6. PRODUCTO
Documentos y registros vigentes
ACTUALIZAR
DOCUMENTOS EN
LA RED.
EVALUAR
LA
GESTIÓN
DEL
SUBPROCESO.
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REGISTROS
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6.1.
Interacciones
ENTRADA
SALIDA
RESPONSABLE
INFORMACIÓN
TODOS LOS
PROCESOS
LÍDERES DE
PROCESOS
SOLICITUD DE
AJUSTE
DOCUMENTAL
PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
EVALUACIÓN DE
LA GESTIÓN
COORDINADORA
DE PLANEACIÓN
COORDINADORA
DE PLANEACIÓN
DIRECTRICES
PARA FORMULAR
EL PLAN
ESTRATÉGICO DE
UNIDAD
DIRECTRICES
PARA ELABORAR
EL INFORME DE
GESTIÓN DEL
PROCESO
INFORME DE
GESTIÓN
INSTITUCIONAL
INFORME DE
AUDITORÍA DE
CALIDAD,
INFORME
CONSOLIDADO DE
AUDITORÍAS DE
CALIDAD.
MEDIO
MAGNÉTICO
PROCESO O
SUBPROCESO
EMISOR
PROCESO/
SUBPROCESO
CONTROL DE
DOCUMENTOS Y
REGISTROS DE
CALIDAD
PROCESO O
SUBPROCESO
RECEPTOR
INFORMACIÓN
TODOS LOS
PROCESOS
DOCUMENTOS
VIGENTES DEL SISTEMA
DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD
PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
PLAN ESTRATÉGICO DE
UNIDAD, SOLICITUD DE
MODIFICACIÓN
EVALUACIÓN DE
LA GESTIÓN
RESPONSABLE
INFORME DE GESTIÓN
DEL PROCESO, E
INDICADORES DEL
SUBPROCESO
DIRECTORA DE
CALIDAD
AUDITORIAS DE
CALIDAD
ACCIONES PROPUESTAS
EFICACES, ACCIONES
DE MEJORA.
AUDITORIA DE
CALIDAD
DIRECTORA DE
CALIDAD
GESTIÓN
DOCUMENTAL
COORDINADORA
DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
DOCUMENTOS E
INFORMACIÓN
GESTIÓN DEL
TALENTO
HUMANO
COORDINADORA
DE GESTIÓN DEL
TALENTO
HUMANO
SOLICITUD
DE
CAPACITACIONES
GESTIÓN DEL
TALENTO
HUMANO
PROGRAMACIÓN Y
DESARROLLO DE
CAPACITACIONES
GESTIÓN DE
RECURSOS
COORDINADORA
DE RECURSOS
SOLICITUD
DE
SUMINISTROS DE
GESTIÓN DE
RECURSOS
DISPOSICIÓN DE LOS
SUMINISTROS
GESTIÓN
DOCUMENTAL
MEDIO
DOCUMENTOS E
INFORMACIÓN
IMPRESO
Y/O
MAGNÉTIC
O
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FÍSICOS.
GESTIÓN
FINANCIERA
VICERRECTOR
ADMINISTRATIVO
Y FINANCIERO
GESTIÓN DE
TECNOLOGÍA E
INFORMÁTICA.
COORDINADOR
DE TECNOLOGÍA E
INFORMÁTICA
ENTES
EXTERNOS
ENTES EXTERNOS
ELEMENTOS
NECESARIOS.
ASIGNACIÓN DE
PRESUPUESTO
NORMATIVIDAD
MAGNÉTICO
FÍSICOS
CONTROL DE
DOCUMENTOS Y
REGISTROS DE
CALIDAD
FÍSICOS
NECESARIOS
GESTIÓN
FINANCIERA
DISPOSICIÓN EFECTIVA
DEL PRESUPUESTO
GESTIÓN DE
TECNOLOGÍA E
INFORMÁTICA.
ENTES EXTERNOS
CUMPLIMIENTO DE LA
NORMATIVIDAD LEGAL
APLICABLE.
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6.2.
Criterios de calidad del producto/servicio
Para conservar la vigencia del documento o registro se hace necesario que la
elaboración o actualización se realice a través de la intranet, se registre en la
plantilla de control de cambios y se ubique en la página web de la institución,
conservando el obsoleto en una carpeta que permita evidenciar los cambios. Si el
cambio es sustancial se generará una nueva versión.
6.3.
Control del producto/servicio:
Se aplica según subproceso de control del producto o servicio no conforme.
7. RECURSOS
7.1.
Físicos
Equipos de cómputo, software, equipos de oficina, instalaciones.
7.2.
Humanos
Directora de Calidad, Coordinadora Planeación, Líderes de procesos.
7.3.
Financieros
Presupuesto requerido.
8. CUADRO DE MANDO INTEGRAL
(Ver anexo)
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9. INSTRUCTIVO METODOLÓGICO
CICLO
PHVA
P
REGISTRO
ACTIVIDAD
1. PROGRAMAR EL
AJUSTE
DOCUMENTAL.
RESPONSABLE
DIRECTORA DE
CALIDAD Y LIDER
DE PROCESO.
TAREAS
NOMBRE
CÓDIGO
CORREO
ELECTRONICO
RSC
PLANILLA DE
CONTROL DE
CAMBIOS
SGC-CDR-F6
1. ACTUALIZAR ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS
DEL SISTEMA DE CALIDAD EN LA PAGINA WEB E
INTRANET DE LA CORPORACIÓN, INCLUYENDO
LA PLANILLA DE CONTROL DE CAMBIOS DE
CADA DOCUMENTO.
LISTADO MAESTRO
DOCUMENTOS
VIGENTES.
SGC-CDR-F3
2.
ACTUALIZAR:
LISTADO
MAESTRO
DE
DOCUMENTOS, PROCESOS O SUBPROCESOS.
LISTADO MAESTRO
DE REGISTROS.
1. REVISAR INFORMACION PROVENIENTE DE:
RECOMENDACIONES
DE
INFORMES
INSTITUCIONALES,
CAMBIOS
NORMATIVOS,
ACCIONES
DE
MEJORA
IDENTIFICADAS,
SOLICITUDES DE AJUSTE DOCUMENTAL, ENTRE
OTRAS FUENTES.
2. ESTUDIAR VIABILIDAD.
3 RECOPILAR Y ORGANIZAR LA INFORMACIÓN
CONSULTANDO: CARPETAS DE PROCESOS O
DOCUMENTOS, TENIENDO EN CUENTA LOS
INSUMOS DE LA ACTIVIDAD 1.
1. REALIZAR LOS AJUSTES A LOS DOCUMENTOS
Y/O
PROCESOS
DEL SISTEMA SEGÚN LA
NECESIDAD Y LOS CAMBIOS IDENTIFICADOS.
2. CONVALIDAR CON LA DIRECCIÓN DE CALIDAD
LOS AJUSTES REALIZADOS.
H
2. EJECUTAREL
AJUSTE
DOCUMENTAL.
LIDER DE
PROCESO.
3. REGISTRAR LOS CAMBIOS EN LA PLANILLA DE
CONTROL DE CAMBIOS CUANDO SE PRESENTE
MODIFICACIONES EN EL DOCUMENTO O
PROCESO: NUEVA VERSIÓN, AJUSTES Y CAMBIO
DE FORMATOS.
4. LLEVAR A COMITÈ DIRECTIVO LA PROPUESTA
DE CREACION O MODIFICACION DE LOS
DOCUMENTOS, PROCESOS O SUBPROCESOS
ASI COMO LOS
FORMATOS, PARA SU
APROBACION, Y EN CASO DE SER NECESARIO
LA CREACION DE UNA RESOLUCIÓN.
RECTOR
H
3.ACTUALIZAR
DOCUMENTOS EN
LA RED
DIRECTORA DE
CALIDAD.
5. REVISAR Y FIRMAR LA RESOLUCIÒN EN CASO
DE QUE SE REQUIERA.
V
4. EVALUAR LA
GESTIÓN DEL
SUBPROCESO
DIRECTORA DE
CALIDAD
1. ELABORAR INFORME ANUAL QUE
CONTENGA INFORMACIÓN Y DATOS
VERACES Y CONFIABLES FRENTE AL
CUMPLIMIENTO
DEL
OBJETIVO
DEL
PROCESO.
INFORME DE
GESTIÓN.
A
5.
RETROALIMENTAR
EL SISTEMA.
DIRECTORA DE
CALIDAD
1. IDENTIFICAR, ANALIZAR Y SOLICITAR LOS
AJUSTES A LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD.
ACCIONES DE
MEJORA,
CORRECTIVA O
PREVENTIVA
SGC-CDR-F4
RSC
SGC-ACPM-F1
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2. DOCUMENTAR LAS ACCIONES DE MEJORA
QUE
SE
CONSIDEREN
IMPORTANTES:
CORRECTIVAS (PROBLEMAS RECURRENTES),
PREVENTIVAS
(PROBLEMAS
POTENCIALES),
MEJORA (NUEVAS METAS O PROPOSITOS,
CAMBIOS
SUSTANCIALES
QUE
IMPACTEN
POSITIVAMENTE LA GESTIÓN DE LA UNIDAD).
CORREO
ELECTRONICO
3. IMPLEMENTAR LAS ACCIONES DE MEJORA
QUE LE SEAN NOTIFICADAS Y SEAN DE SU
COMPETENCIA.
4. REALIZAR SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES.
10. PARÁMETROS DE CONTROL DE LOS REGISTROS.
IDENTIFICACIÓN
1
2
3
4
5
NOMBRE
CÓDIGO
RESPONSABLE DE
ARCHIVAR
MEDIO
ACCESO
CONSERVACIÓN
DISPOSICIÓN
PLAN ESTRATÉGICO
DE UNIDAD
PE-F1
DIRECTORA DE CALIDAD.
MAGNETICO.
INTRANET
PERMANENTE
PERMANENTE
CMI
PE-F2
DIRECTORA DE CALIDAD.
MAGNÉTICO.
INTRANET
PERMANENTE
PERMANENTE
PLANILLA DE
CONTROL DE
CAMBIOS
SGCCDR-F6
DIRECTORA DE CALIDAD.
MAGNETICO.
INTRANET
PERMANENTE
PERMANENTE
LISTADO MAESTRO
DE DOCUMENTOS
VIGENTES.
SGCCDR-F3
DIRECTORA DE CALIDAD.
MAGNETICO
INTRANET
PERMANENTE
ELIMINACIÓN
ACTA DE REUNION
INTERDISCIPLINARIA,
COMITÉ DIRECTIVO
SGCCDR-F2
DIRECTORA DE CALIDAD.
MAGNETICO
INTRANET
PERMANENTE
ELIMINACIÓN
LISTADO MAESTRO
DE REGISTROS.
SGCCDR-F4
DIRECTORA DE CALIDAD.
INTRANET
PERMANENTE
PERMANENTE
INFORME DE
GESTIÓN ANUAL
DEL PROCESO
RSC.
DIRECTORA DE CALIDAD.
INTRANET
PERMANENTE
PERMANENTE
INDICADORES DE
GESTIÓN.
RSC.
DIRECTORA DE CALIDAD.
MAGNÉTICO.
INTRANET
PERMANENTE
PERMANENTE
NORMOGRAMA.
SGCCDR-F1
DIRECTORA DE CALIDAD.
MAGNÉTICO
INTRANET
PERMANENTE
PERMANENTE
MAGNÉTICO.
MAGNÉTICO.
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11. DEFINICIONES
11.1. Acceso
Establece quiénes pueden acceder a un registro determinado.
11.2. Almacenamiento (ubicación)
Sitio específico donde están los registros del sistema de calidad.
11.3. Clasificación (agrupar)
Es la forma como se agrupan los registros de calidad de un proceso, puede ser
por tipo de registro, área o proyecto etc.
11.4. Conservación
Es el tiempo de retención de los registros en el archivo activo.
11.5. Disposición
Es lo que se hace con el registro al cumplir el período de conservación (archivo
inactivo)
11.6. Identificación
Es la forma única de reconocer los registros de calidad. (Código más nombre).
11.7. Indización (ordenar)
Es la forma como se ordenan los registros de calidad de un proceso, puede ser en
forma alfabética, cronológica etc.
11.8. Lista de distribución
Formato para controlar la distribución de los documentos del sistema de calidad.
11.9. Listado maestro
Relación de documentos vigentes propios del sistema de calidad.
11.10. Recolección
Define el responsable de recoger los registros y con que frecuencia debe hacerse.
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11.11. Recuperación
Son las disposiciones que permiten la consulta de los documentos y registros de
calidad. Para recuperar los registros de calidad se han definido dos criterios
11.12. Registro
Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades o de
resultados alcanzados.
los