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ibtm latin america
ciudad de méxico, méxico
7 - 8 septiembre 2016
Hosted Buyer® Program
acuerdo de términos y condiciones
connections mean everything
Organizado por
ibtm latin america
ciudad de méxico, méxico
7 - 8 septiembre 2016
1. Glosario
“ibtm® latin america" o “Evento”. Se refiere al evento de reuniones, incentivos y la industria de viajes de negocios que se
llevará a cabo el 7 y 8 de septiembre del 2016 en Centro Banamex. Se trata de una exposición comercial que pertenece
y es organizada por Reed Exhibitions México S.A. de C.V.
"Expositores". Se refiere a los Expositores que han contratado un espacio o stand con Reed Exhibitions México S.A. de
C.V. para participar en ibtm latin america
"Equipo de ibtm latin america”. Es el personal responsable del evento ibtm latin america de Reed Exhibitions México S.A.
de C.V., ubicado en Torre Mapfre Paseo de la Reforma 243,Piso 15, Cuauhtémoc, Distrito Federal, México, C.P. 06500.
“Hosted Buyer". Es el profesional en viajes de negocios, reuniones y eventos, quien ha sido registrado como Hosted
Buyer, ha aceptado estos Términos y Condiciones y ha sido aceptado(a) por Reed Exhibitions México S.A. de C.V. para
asistir a ibtm latin america como comprador para reuniones, eventos, incentivos y productos de viajes de negocios.
El Programa Hosted Buyer para ibtm latin america considera 3 categorías de Hosted Buyer con diferentes beneficios y
obligaciones:
1. "Hosted Buyer Beca Completa” se refiere al Hosted Buyer proveniente de cualquier lugar fuera de México
(Hosted Buyer Internacional), o fuera de D.F y Edo. De Mex (Hosted Buyer Nacional), cuyo hospedaje, vuelos y
traslados serán proporcionados por Reed Exhibitions México S.A. de C.V.
2. "Hosted Buyer Media Beca” se refiere al Hosted Buyer (internacional/Nacional) cuyo traslado no será
proporcionado por Reed Exhibitions México S.A. de C.V.
3. “Hosted Buyer Local” se refiere al comprador proveniente de la Ciudad de México.
“Programa de Citas Pre calendarizadas”. Son citas programadas por Reed Exhibitions México S.A. de C.V. para
coordinar las reuniones de los Hosted Buyer con los Expositores durante ibtm latin america. Todas las “Citas
Pre-calendarizadas” se deben llevar a cabo conforme a la agenda.
“No show”. Se refiere al Hosted Buyer que NO cumple el número mínimo requerido de citas o que pierde dos o más citas
por día; asimismo aplica para el Hosted Buyer que no informa la cancelación su participación al evento antes del 8 de
agosto.
“Transportación”. Se refiere a la transportación (boleto de avión) que ha sido reservada directamente por Reed
Exhibitions Mexico S.A de C.V sin costo para el Hosted Buyer. Dicha transportación no contempla pago de casetas o
transporte privado.
2. Servicios y beneficios del Hosted Buyer
2.1 Como parte de su aceptación al programa de Hosted Buyer usted recibirá de Reed Exhibitions México:
Hosted Buyer Beca Completa (Internacional/ Nacional):
• Vuelo redondo desde determinados aeropuertos a la Ciudad de México, de acuerdo a las fechas del Evento
y dependiendo de los horarios de vuelo.
• Hospedaje durante su estancia en el Hotel oficial de ibtm latin america (habitación sencilla) de acuerdo a la
fecha del Evento, a menos que se establezca lo contrario por escrito con el Equipo de ibtm latin america.
• Acceso a ibtm latin america y eventos de networking.
• Agenda de Citas Pre calendarizadas con los Expositores, basada en sus preferencias.
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•Traslados hacia y desde los aeropuertos designados por el Evento (Aeropuerto-Hotel-Centro
Banamex-Eventos Especiales).
• Acceso al programa educativo con expertos en la materia.
• Comida y bebidas, incluyendo el desayuno, lunch y cocteles durante los días del Evento.
• Oportunidad de aplicar a post tour.
Hosted Buyer Media Beca (Internacional/Nacional):
• Hospedaje durante su estancia en el Hotel oficial de ibtm latin america (habitación sencilla) de acuerdo a la
fecha del Evento, a menos que se establezca lo contrario por escrito con el Equipo de ibtm latin america.
• Acceso a ibtm latin america y eventos de networking.
• Agenda de Citas Pre calendarizadas con los Expositores, basada en sus preferencias.
•Traslados hacia y desde los aeropuertos designados por el Evento (Aeropuerto-Hotel-Centro
Banamex-Eventos Especiales).
• Acceso al programa educativo con expertos en la materia.
• Comida y bebidas, incluyendo el desayuno, lunch y cocteles durante los días del Evento.
• Posibilidad de aplicar a post tour.
Hosted Buyer Local:
• Acceso a ibtm latin america y eventos de networking
• Agenda de Citas Pre calendarizadas con los Expositores, basada en sus preferencias.
• Acceso al programa educativo con expertos en la materia.
• Oportunidad de aplicar a post tour
• Acceso a todos los cocteles programados para ibtm latin america
• Oportunidad de participar en los desayunos VIP con conferencias
• Pertenecer al círculo de beneficios del Hosted Buyer ibtm latin america
• Estacionamiento
Todos los gastos incidentales y otros costos, son responsabilidad de cada asistente como:
• Traslados en transportación privada / renta de auto.
• Comida y bebida personales (fuera de las programadas por ibtm latin america).
• Ascenso en vuelo / Hotel.
• Noches adicionales de hospedaje.
• Extras personales /incidentales / mini bar del hotel.
• Vacunas para el viaje.
• Costos de visa.
• Renta de auto
• Seguro de viajero.
• Costo por exceso de equipaje.
2.2 El completar el registro de aplicación para Hosted Buyer en el sistema no garantiza automáticamente un lugar en
el Programa de Hosted Buyers para ibtm latin america. Usted será notificado vía e-mail si su registro fue aprobado. La
decisión definitiva es tomada por el comité organizador de ibtm latin america.
2.3 El comité organizador solo acepta una aplicación por persona. En caso de que se reciban múltiples registros por
participante, solo el primer registro será considerado.
2.4 Todos las secciones y campos del registro deberán ser completadas incluyendo los datos correspondientes a la
tarjeta de crédito en caso de cancelaciones y no shows. De no hacerlo, el registro no será procesado.
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Tabla de beneficios
Beca completa
(Nacional e
Internacional)
Media beca
(Nacional e
Internacional)
Beca local
Viaje redondo
Hospedaje
Traslados
Eventos de
networking
Agenda de citas
Programa
educativo
Posibilidad de
aplicar a post tour
Alimentos
Desayuno
conferencia
Estacionamiento
Círculo de
beneificios
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3. Asistencia
3.1 Como Hosted Buyer le pedimos comprometerse con:
• Participar en el programa completo de ibtm latin america (7 y 8 de septiembre de 2016) debido a la exclusividad
del evento.
• Participar activamente en el proceso de selección de citas; se requiere que cada Hosted Buyer realice 24 citas,
seleccionando a los proveedores de su interés. Se deberá de completar la selección de citas en el plazo
determinado por ibtm latin america.
• Cumplir con el número mínimo de citas agendadas (12 citas por día). El Hosted Buyer que no complete el número
mínimo de citas será responsable del cargo de no show (revisar políticas de cancelación y no show).
• Asistir a todas las citas, sesiones educativas de su interés y eventos de networking diseñados por el Equipo de
ibtm latin america como parte de sus actividades dentro del evento de ibtm latin america.
• Re agendar con los expositores las citas a las que no pueda asistir.
• Asistir a las citas individualmente.
• Vestir de manera business casual durante el evento.
3.2 El Equipo de ibtm latin america es responsable de coordinar su participación como Hosted Buyer incluyendo su
hospedaje, traslados terrestres y programa de citas (con base en la categoría de Hosted Buyer). Los vuelos
únicamente serán proporcionados durante el Evento ibtm latin america y serán reservados por la agencia oficial del
evento (Viajes Coaplaza). Todas las dudas o consultas deben ser dirigidas al Equipo de ibtm latin america.
A todos los Hosted Buyer se les pide no contactar a los proveedores de ibtm latin america directamente (por ejemplo,
agentes, aerolíneas y hoteles) a menos que el Equipo de ibtm latin america se lo indique. Si un Hosted Buyer desea
hacer sus propios arreglos para el viaje, debe informar al Equipo de ibtm latin america y obtener la aprobación por
escrito de su itinerario para asegurar que viaja en las fechas y horarios apropiados. Los Hosted Buyers pueden dirigir
sus dudas o consultas a la siguiente dirección de e-mail: [email protected]
nota: Los acuerdos no son transferibles Todos los cambios y cancelaciones solicitados por los Hosted Buyers están
sujetos a disponibilidad y pueden incurrir en cargos (ver la sección de cancelaciones).Todos los gastos adicionales a la
llegada y regreso serán responsabilidad de cada Hosted Buyer. Los vuelos serán agendados para garantizar la
optimización de tiempo en la exposición y serán reservados en la tarifa económica estándar, no hay ascensos
disponibles (aplica para Hosted Buyers con Beca Completa).
3.3 Su invitación no es no es transferible. En caso de que surja alguna situación por la cual usted tenga que cancelar
su participación, puede pedir que lo sustituya otra persona de su organización o empresa. El Equipo de ibtm latin
america debe primero aceptar y calificar a la persona sustituta. En caso de que la persona cumpla con los requisitos,
el nuevo Hosted Buyer deberá cubrir los costos incurridos en caso de que el vuelo ya haya sido emitido.
3.4 En caso de que más de una persona de la misma organización desee acudir a ibtm latin america como Hosted
Buyer, cada persona deberá realizar su proceso individualmente y acudir por separado a las citas agendadas
cumpliendo con el mínimo requerido (24 citas).
3.5 Por favor tome en consideración que el proceso de citas en piso será monitoreado y la inasistencia constituirá una
violación a estos Términos y Condiciones
3.6 Los participantes al aplicar como Hosted Buyers consienten a dar sus datos de contacto (nombre, dirección de
correo electrónico y número de teléfono), siendo puestos a disposición de los Expositores en ibtm latin america con el
propósito de arreglar citas adicionales.
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3.7 Los Hosted Buyers deben vestir de manera formal como condición para entrar al evento y no deben ser parte de
ninguna votación, volanteo, manifestación o presentar comportamiento objetable, o estar involucrado en ninguna
actividad que pueda perturbar el Evento.
3.8 Fotógrafos oficiales estarán tomando videos y fotografías en ibtm latin america. Los Hosted Buyers que asistan al
Evento dan su consentimiento a que dichas fotografías y videos se tomen sin compensación alguna y confirman que
el Equipo de ibtm latin america tendrá derecho a usar las fotografías y videos con el único propósito de publicitar el
Evento en un futuro, en alguno o todos los medios, excluyéndose de responsabilidad alguna. Ninguna otra fotografía
o video será permitido en el Evento sin la previa aprobación escrita del Equipo de ibtm latin america.
4. Viaje y hospedaje – (Solo aplica para Hosted Buyers Internacionales y Nacionales)
4.1 Debido a las restricciones de las aerolíneas, los cambios en los planes de viajes después de que el boleto sea
comprado serán considerados caso por caso, sin embargo Reed Exhibitions México S.A. de C.V. se reserva los
derechos de hacer cargos por dichos cambios. Los cargos se harán a la tarjeta de crédito proporcionada en su registro.
4.2 Visas. Por favor considere que ciertos participantes de algunos países pueden requerir visa o permiso para entrar
a la Ciudad de México. Es responsabilidad de cada Hosted Buyer organizar y costear su propia visa.
4.3 Vacunas para el viaje. Considere que las vacunas para el viaje son responsabilidad de cada Hosted Buyer. Para
más información contacte a su doctor local.
4.4 Seguro de viaje. Considere que el seguro de viaje es responsabilidad de cada Hosted Buyer. El seguro de viaje que
adquiera debe iniciar desde el día de salida y hasta el día de llegada a su país de origen y se recomienda cubrir
cancelaciones, retrasos, pérdida de equipaje y costos médicos.
4.5 Exceso de equipaje, multas aduanales y similares son responsabilidad de cada Hosted Buyer. ibtm latin america
no respalda o aprueba la exportación de regalos otorgados por expositores. Cada asistente debe asegurarse que
dichos regalos puedan ser tanto removidos legalmente de México como importados a su país de origen.
5. City tour y post tours
El City Tour y los recorridos Post Tour son ofrecidos por los respectivos destinos anfitriones. Si usted es aceptado como
Hosted Buyer por el Equipo de ibtm latin america y si ha indicado su interés por el City Tour y/o Post Tours al momento
de realizar su registro, los respectivos destinos anfitriones de su interés que haya seleccionado serán notificados por el
Equipo de ibtm latin america. En caso de que sea aprobado para asistir a alguno de los recorridos, se le aplicarán los
siguientes Términos y Condiciones.
5.1 Los Hosted Buyers son aceptados para el City Tour y/o Post Tours por los destinos anfitriones de acuerdo a si
reúnen los criterios que cada destino anfitrión determine. La decisión del destino anfitrión es definitiva.
5.2 Los viajes para participar en los Post Tours están coordinados por el Equipo de ibtm latin america, pero está
exclusivamente a cargo de los destinos anfitriones.
5.3 El hospedaje durante los recorridos Post Tours son únicamente responsabilidad de los destinos anfitriones.
5.4 Cancelación: en el caso que usted no pueda participar en el City Tour y/o Post Tours para el/los cual(es) usted fue
seleccionado, debe notificar al Equipo de ibtm latin america por medio de un e-mail a [email protected], tan
pronto como sea posible.
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5.5 Una cancelación recibida por el Equipo de ibtm latin america no incurrirá en un cargo extra por cancelación, a
menos que los arreglos de el/los recorrido(s) ya hayan sido aceptados y confirmados por el Equipo de ibtm latin
america y los destinos anfitriones; de ser así, el costo de los mismos se cargarán al Hosted Buyer.
5.6 A una cancelación recibida después de haber adquirido los vuelos y el hospedaje, se le aplicará un cargo extra por
cancelación, que pagará al destino anfitrión, para cubrir los gastos incurridos por ellos hasta la fecha de cancelación,
lo que se le informará con anticipación al Hosted Buyer.
5.7 Todas las cancelaciones serán revisadas caso por caso y los nuevos planes para la coordinación de vuelos y
transferencias serán únicamente responsabilidad del Hosted Buyer.
6. Cancelaciones y no shows
6.1 Tarifas de cancelación para Hosted Buyers
Si usted necesita cancelar su participación en el Evento, debe realizar una notificación por escrito al siguiente e-mail:
[email protected]
La cancelación no será efectiva hasta que haya recibido un acuse por escrito del Equipo de ibtm latin america.
En caso de cancelación, se aplicarán las siguientes tarifas;
• Las cancelaciones recibidas antes del 8 de agosto de 2016 no incurrirán en un cargo a menos que el vuelo haya
sido acordado y confirmado. Si el vuelo ha sido confirmado o es un vuelo con tarifa publicada, el costo del vuelo
se cargará al Hosted Buyer.
• Las cancelaciones recibidas después del 8 de agosto de 2016 incurrirán en un cargo de:
- $1500 USD para Europa, Asia/Pacífico, América del Sur
- $500 USD para Estados Unidos, Canadá
- $300 USD para México - Nacional
- $300 USD únicamente por hospedaje
6.2 Cargos por No Show para Hosted Buyers
Los cargos por No Show para los Hosted Buyers serán aplicados en las siguientes circunstancias:
• Si usted no hace el número requerido de Citas Pre agendadas antes del cierre del cierre del Evento.
• Si usted es reportado en el sitio del Evento como “No Show”.
• SI usted no avisa al Equipo de ibtm latin america de su inasistencia antes del cierre de operaciones el 26 de
Agosto de 2016.
• Si se pierde dos o más Citas Pre agendadas en ibtm latin america.
En el caso de un “No Show“, los siguientes cargos se aplicarán:
- $1800 USD para Europa, Asia/Pacífico, América del Sur
- $550 USD para Estados Unidos, Canadá
- $350 USD para México – Nacional
- $350 UDS únicamente por hospedaje
Los cargos de no show se cobrarán a los Hosted Buyer que tengan transportación y hospedaje confirmados. La
participación y asistencia de los Hosted Buyers será monitoreada por el Equipo del Evento y los Expositores.
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6.3 Cargos de Cancelación y No Show.
LOS CARGOS DE CANCELACIÓN DE ASISTENCIA, CARGOS DE NO SHOW Y CARGOS DE CANCELACIÓN DE VUELO SERÁN
PAGADOS POR EL HOSTED BUYER DENTRO DE LOS 14 DÍAS DE LA FECHA DE CIERRE DE ibtm latin america. REED EXHIBITIONS
MÉXICO S.A. DE C.V. TOMARA EL PAGO DE DICHA CANCELACIÓN Y CARGO DE NO SHOW DE LA TARJETA DE CRÉDITO DEL
HOSTED BUYER 14 DÍAS SDESPUÉS DEL CIERRE DE ibtm latin america SI EL PAGO NO HA SIDO REALIZADO POR OTROS MEDIOS.
REED EXHIBITIONS MÉXICO S.A. DE C.V. PROPORCIONARÁ AL HOSTED BUYER UN RECIBO CON RESPECTO AL CARGO EN DICHA
TARJETA DE CRÉDITO POR CANCELACIÓN Y/O NO SHOW. EL HOSTED BUYER PUEDE SOLICITAR FACTURA SI ASÍ LO REQUIERE.
EL GRUPO DE SERVICIO AL CLIENTE DE REED EXHIBITIONS MÉXICO S.A DE C.V. SE PONDRÁ EN CONTACTO CON LOS HOSTED
BUYERS, PARA REUNIR LA INFORMACIÓN NECESARIA DE PAGO CON TARJETA DE CRÉDITO Y PROCEDER CON LA VALIDACIÓN,
CANCELACIÓN O CARGOS DE NO SHOW EN CASO DE QUE SE REQUIERA.
El Hosted Buyer está de acuerdo a que los cargos arriba establecidos son una pre estimación razonable de las pérdidas
sufridas por Reed Exhibitions México S.A. de C.V. en caso de que el Hosted Buyer incumpla estos Términos y Condiciones.
7. Exclusión de responsabilidad
7.1. Reed Exhibitions México S.A. de C.V. no se hace responsable (aplica únicamente a Hosted Buyers Internacionales
y Nacionales):
7.1.1. Por Hosted Buyers que pierda(n) el/los vuelo(s) para participar en ibtm latin america
7.1.2. Por la quiebra o falla de cualquier compañía aérea, hotel o empresa de asistencia terrestre o de otro
proveedor
7.1.3. Por retraso o cancelación de vuelo(s)
7.1.4. Si al Hosted Buyer se le niega el permiso para abordar el avión o se le reúsa la entrada a la Ciudad de México
7.1.5. Por cualquier retraso, pérdida de equipaje o cargos por exceso de equipaje o cualquier disputa subsecuente
Cualquier cambio de vuelo y otros costos incurridos con relación a lo anterior serán costeados por el Hosted Buyer o
la aerolínea, en caso de que proceda.
7.2 Reed Exhibitions México S.A. de C.V, sus agentes, empleados, y subcontratistas no serán responsables por ninguna
pérdida, daño o retraso resultantes de actos o amenazas de guerra, secuestro, actividad terrorista, conmoción civil,
disputas industriales, escasez de combustible, desastres naturales o condiciones de clima adversos, huelgas o cierres
por intervención o regulación, actividad militar, epidemias o cualquier otra circunstancia fuera del control de Reed
Exhibitions México S.A. de C.V. o del de sus subcontratistas, ya que haría imposible o inviable para Reed Exhibitions
México S.A. de C.V. mantener ibtm latin america en el momento y lugar previstos o haría imposible traer a los Hosted
Buyer a ibtm latin america o proveer vuelos, hoteles, transportación, eventos u otros servicios para los Hosted Buyers.
Reed Exhibitions México S.A. de C.V. se reserva los derechos para reagendar ibtm latin america en otra fecha y/o en
un sitio alterno.
7.3 Reed Exhibitions México S.A. de C.V. no será responsable ante el Hosted Buyer, por contrato, agravio o cualquier
otra pérdida o daño de utilidades, pérdida de negocios o ingresos, pérdida de ahorros anticipados o cualquier otra
pérdida o daño indirecto o consecuente, costos o gastos que surjan de o en conexión con la asistencia de los Hosted
Buyers a ibtm latin america.
7.4 Reed Exhibitions México S.A. de C.V. tiene responsabilidad hacia el Hosted Buyer con respecto a su asistencia a
ibtm latin america bajo estos Términos y Condiciones, ya sea por contrato, agravio o de otra manera, y no podrá
exceder $1800 USD.
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7.5 Reed Exhibitions México S.A. de C.V. no se hace responsable por la muerte o lesiones personales de ningún Hosted
Buyer, salvo que dicha responsabilidad no pueda ser excluida por la ley mexicana.
8. GENERAL
8.1. El completar el formato de aplicación en línea para ser Hosted Buyer no garantiza obtener un lugar en el programa.
8.2. Las aplicaciones exitosas solo serán aceptadas como Hosted Buyer si han leído y están de acuerdo con estos
Términos y Condiciones, han marcado las casillas relevantes en el formato de registro en línea y han proporcionado
los datos de su tarjeta de crédito.
8.3. Personas (tales como esposos, familia) acompañando a los Hosted Buyers no están incluidos en ninguna oferta
respecto al Programa.
8.4. Al estar de acuerdo con estos Términos y Condiciones, los Hosted Buyers aceptan bajo toda la legislación de
protección de datos relevantes para Reed Exhibitions México S.A. de C.V. comunicarse con usted por teléfono, fax,
e-mail y correo postal y usando la información personal de los Hosted Buyers para procesamiento interno y para
divulgación a terceros tales como Expositores de ibtm latin america, agentes de viaje, aerolíneas, hoteles y
proveedores de transporte en conexión con la asistencia del Hosted Buyer a ibtm latin america, incluyendo sin
limitación, para procesar su tarjeta de crédito por cargos de viaje adicionales y cargos en el hospedaje, Cancelación o
cargos de No Show. Adicionalmente, podemos usar los datos del Hosted Buyer para invitarlo a otros Eventos, para
ofrecer otros productos y servicios relevantes proporcionados por grupo Reed Exhibitions México S.A. de C.V. o
terceros (distintos de los que usted ha consentido a lo de arriba en relación con su asistencia a ibtm latin america). Por
favor use la sección de ley de protección de datos al final de la forma de registro para indicar sus preferencias.
8.5. El acuerdo de Términos y Condiciones será regido e interpretado de acuerdo con la ley mexicana y está sujeto a
la jurisdicción no exclusiva de los Tribunales de México.
ibtm latin america es una marca registrada de Elsevier Properties S.A. y está siendo usada por Reed Exhibitions México
S.A. de C.V. bajo licencia.
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