CIRCULAR No. SAFR-‐2507

CONSORCIO ALIANZA TURÍSTICA
Nit. 900.191.859 – 2
CIRCULAR No. SAFR-­‐2507-­‐2012 Para: De: Asunto: Fecha: Contratistas del CONSORCIO ALIANZA TURISTICA Entidad Administradora del FONDO DE PROMOCION TURISTICA SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE RECAUDO Requisitos para Autorización de Pagos Noviembre 30 de 2012 Con el fin de optimizar el procedimiento para el pago de facturas y cuentas de cobro y propender por una comunicación más coordinada y efectiva con nuestros proveedores y contratistas, a continuación nos permitimos establecer los trámites y documentos que deben de estar previamente radicados en las Oficinas de la Entidad Administradora del Fondo de Promoción Turística, para proceder a la radicación factura o cuenta de cobro. 1. Factura de Anticipo o Primer pago: • Formatos Físicos Originales diligenciados inscripción de Fiducoldex firmados denominados: “formatos para la inscripción de cuentas e inscripción de terceros” • Aprobación de la Garantía, (en los casos en los cuales el pago lo requiera) • Acta de inicio firmada por las partes (en los casos en los cuales el pago lo requiera) • Aprobación del plan de trabajo y cronograma de actividades (en los casos en los cuales el pago lo requiera) • Certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del contrato, previa presentación del informe correspondiente y autorización para tramitar el pago (cuando el pago lo requiera). • Certificación de estar al día en los pagos al sistema de seguridad social expedida por Revisor Fiscal o Representante Legal en cumplimiento del Artículo 50 Ley 789 de 2002. ( Persona jurídica) • Fotocopia del pago de aportes al sistema de seguridad social y pensión según el tiempo de ejecución del contrato (Persona natural). 2. Factura pagos intermedios: • En estas facturas el contratista debe amortizar ó legalizar el anticipo, cuando el primer pago fue tramitado a través de una cuenta de cobro bajo el concepto de anticipo. • Certificación de cumplimiento y autorización de pago expedida por el supervisor del contrato, previa presentación del informe correspondiente. • Certificación de estar al dia en los pagos al sistema de seguridad social expedida por Revisor Fiscal o Representante Legal en cumplimiento del Artículo 50 Ley 789 de 2002. ( Persona jurídica) • Fotocopia del pago de aportes al sistema de seguridad social y pensión según el tiempo de ejecución del contrato (Persona natural) 3. Factura Ultimo pago: • Acta de terminación y liquidación Final debidamente legalizada, entiéndase firmada por las partes. PBX (1) 287 01 44
Carrera 13 Nº 28 -01 Piso 8º. Bogotá
www.fondodepromocionturistica.com
FAX (1) 287 01 44
Ext. 109
CONSORCIO ALIANZA TURÍSTICA
Nit. 900.191.859 – 2
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Certificación de cumplimiento y autorización de pago expedida por el supervisor del contrato, previa presentación del informe correspondiente. Certificación de estar al día en los pagos al sistema de seguridad social expedida por Revisor Fiscal o Representante Legal en cumplimiento del Artículo 50 Ley 789 de 2002. ( Persona jurídica) Fotocopia del pago de aportes al sistema de seguridad social y pensión según el tiempo de ejecución del contrato (Persona natural) Para contratos de interventoría se deben adjuntar las actas de liquidación correspondientes requeridas en la forma de pago. General • Según lo indicado en el contrato las facturas y/o cuentas de cobro deben ser expedidas a nombre de: “FIDUCOLDEX ENCARGO FIDUCIARIO PROTURISMO FISCALES” o “FIDUCOLDEX ENCARGO FIDUCIARIO PROTURISMO PARAFISCALES” • En la factura se debe indicar el número del proyecto y el número del contrato Cuando y donde se radican las facturas o cuentas de cobro? • El horario y las fechas de recepción y radicación de las facturas o cuentas de cobro es lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12:00 a.m. y de 2:00 a.m. a 5:00 p.m. desde el 1º al 23º día de cada mes, las cuales deben estar expedidas con fechas del mes vigente. Para el mes de diciembre por cierre fiscal se informará la fecha límite de recepción y radicación de las facturas o cuentas de cobro. • La dirección para la radicación de las facturas es: Carrera 13 No.28-­‐01 piso 8º Edificio Palma Real – Bogotá Distrito Capital Causa de devolución de facturas y/o cuentas de cobro • Si la factura o cuenta de cobro según aplique no es radicada dentro de los primeros 23 días del mes. • Si la factura o cuenta de cobro presenta inconsistencias, ésta será devuelta al CONTRATISTA y los términos para el pago sólo empezarán a contarse desde la fecha en que se radique la nueva factura o cuenta de cobro corregida según aplique corregida. (Lo anterior se cumple también para las facturas o cuentas de cobro que se reciben vía correo) Los anteriores documentos requeridos deben contar con la aprobación del CONSORCIO ALIANZA TURÍSTICA – FONDO DE PROMOCIÓN TURÍSTICA y sin el cumplimiento de tales requisitos, la factura se tendrá como no presentada. Todas las demoras que se presenten por estos conceptos serán de responsabilidad del CONTRATISTA, quien no tendrá derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza. Agradecemos su atención y cumplimiento al respecto Atentamente, JUAN CARLOS SARMIENTO NUÑEZ Subdirector Administrativo, Financiero y de Recaudo PBX (1) 287 01 44
Carrera 13 Nº 28 -01 Piso 8º. Bogotá
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