costos - UNICEN

COSTOS
Licenciatura en Tecnología de los Alimentos _ UNICEN
Cátedra Organización y Gestión de Empresas
CPN Gabriel A. Rodríguez
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1.- EL CONCEPTO DE COSTOS
Si bien existen múltiples definiciones de costos, la siguiente formulada
por el profesor Ricardo Billene, sintetiza fielmente el concepto y sus elementos
componentes:
“Son los recursos económicos que han sido, deben o deberían
sacrificarse en el desarrollo de las actividades tendientes a alcanzar un fin
determinado”.
Las palabras clave a analizar y comprender son:
-
-
-
-
Recursos económicos: se refiere a las materias primas, insumos,
mano de obra, recursos financieros, máquinas, tiempo de trabajo
de personas, entre otros.
Sacrificio: en el caso de insumos y materias primas, se refiere a
la extinción que se produce en su primer uso (consumo); en el
caso de bienes de uso (máquinas, por ejemplo) se refiere al
desgaste o agotamiento que sufren; si nos referimos a la mano
de obra, se hace referencia a la imposibilidad de utilizar las
horas para otro fin (costo de oportunidad).
Actividades: el acto de consumir o utilizar, se realiza a través de
actividades,
sean
estas
productivas,
comerciales,
administrativas, financieras u otras.
Fin determinado: es el objetivo de los costos; todas las
actividades se hacen en función de un fin u objetivo final, y una
vez seleccionado el objetivo, se acumularán todos los recursos
económicos que se sacrificaron para obtener tal fín. Por ejemplo,
si el objetivo es producir un 100 kilogramos de miel, deberán
acumularse todos los recursos que se sacrificaron (se
“perdieron”) para dicha obtención.
De todas formas, si hubiera que definir a los costos en solo 2 palabras,
diríamos:
SACRIFICIO ECONOMICO
El sacrificio tiene que ver con las unidades (x cantidades de materias
primas); lo económico tiene que ver con la unidad monetaria, es decir la
valorización de las unidades físicas sacrificadas.
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2. - ALGUNAS GENERALIDADES. ACLARACIONES
a. La clara separación de los costos del proyecto de los gastos
“personales”.
Es elemental, pero la experiencia demuestra múltiples errores en este
sentido. Los costos del proyecto, son solo aquellos recursos económicos
que se sacrificaron o se sacrificarán en él. Nada tienen que ver los
gastos personales del o los dueños (comida, indumentaria,
esparcimiento, etc.), realizados en su vida privada, gastos que de todas
formas existirían, aún si el proyecto no existiese.
La única vinculación entre el proyecto y los gastos personales, es que
estos últimos podrán financiarse con las ganancias de aquel. Recuerde,
separe los costos del proyecto de los gastos de su vida personal.
b. Los retiros y sueldos de los propietarios.
Si el dueño retira dinero del negocio, ¿debo computar dichos retiros en
el flujo de fondos para calcular el VPN o la TIR?. La respuesta depende
del concepto del retiro:
• Si el retiro no tiene aparejado ningún trabajo dentro de la
empresa, es decir si es solo un retiro a cuenta de ganancias, el
retiro NO SE DEBE COMPUTAR, dado que NO HAY
SACRIFICIO, y por tanto NO HAY COSTO. Por otra parte, se
estaría reduciendo incorrectamente el flujo de fondos neto, y en
consecuencia el VPN y la TIR.
• Si el retiro es en concepto de sueldo por el propio trabajo que
realiza el dueño en el proyecto (ejemplo, trabaja en la producción
o en las ventas), SI DEBE COMPUTARSE, dado que se
sacrificaron horas propias, que de otra forma debieron pagarse a
un tercero. Es decir que este NO ES CONCEPTUALMENTE UN
RETIRO, SINO UNA REMUNERACION.
c. La diferencia conceptual entre costo y gasto.
Si bien en ambos casos hay sacrificio económico, los gastos van
directamente al cuadro de resultados, es decir no se activan. A nadie se
le ocurriría computar dentro del rubro bienes de cambio, los gastos
administrativos; directamente se mandan a pérdida. En cambio los
costos, pasan primero por el Activo (en el rubro bienes de cambio, ya
como productos terminados, o materia primas o en proceso); finalmente,
al vender los bienes de cambio (que para eso están), irán a formar parte
del cuadro de resultados (dentro del costo de producción).
Sin embargo, tanto unos como otros son sacrificios económicos
computables en un proyecto.
d. Los costos incrementales
Los costos de un proyecto son solo los incrementales, es decir solo los
costos adicionales que surgen como consecuencia del mismo. Si la
empresa es nueva, TODOS los costos serán incrementales, pues
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partimos de cero. Si la empresa ya existe, lo serán solo los adicionales o
marginales.
3.- CLASIFICACIONES DE COSTOS
Podemos hacer tantas clasificaciones de costos como objetivos
tengamos, pero existen 3 de ellas que son de suma utilidad para la formulación
y evaluación de proyectos:
a. Según su función: en este caso agrupamos los costos y gastos de
acuerdo a la función que cumplen; de esta forma los clasificamos en:
-
Productivos o de producción: son costos vinculados directa o
indirectamente a la producción de bienes o servicios. Sus
elementos componentes se detallan en el punto 4.
-
Comerciales: son gastos que surgen como consecuencia de la
actividad comercial o de ventas de la empresa, como por
ejemplo: sueldos de vendedores, fletes de entrega, comisiones
por ventas, publicidad y propagandas de todo tipo,
investigaciones de mercado, gastos de visitas a clientes,
amortizaciones y gastos de vehículos destinados a la venta y
reparto, etc.
-
Administrativos: son gastos originados en la administración del
negocio, es decir a la función de conducción del negocio en
general. Ejemplo: sueldos de personal de oficina, teléfono,
papelería administrativa, gastos bancarios –salvo intereses-,
honorarios de contadores, entre otros.
-
Financieros: son gastos surgidos a los efectos de obtener
fondos (dinero) para financiar el negocio. Básicamente, los
intereses y comisiones pagados en un banco (o a cualquier otra
empresa o persona) por un préstamo destinado al negocio.
-
Tributarios: son los impuestos, tasas y contribuciones que se
originan como consecuencia del proyecto y que se pagan al
Estado, ya sea Nacional, Provincial o Municipal.
b. Según su variabilidad: de acuerdo a si se modifican al cambiar el nivel
de actividad del negocio; entonces tenemos:
-
Fijos
(no varían al modificar el nivel de actividad)
Ejemplo: el alquiler del local, un seguro.
-
Variables
(varían al modificar el nivel de actividad)
Ejemplo: la materia prima, una comisión sobre
ventas
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Sin embargo, es necesario aclarar, que aún los costos fijos, no lo son
eternamente, sino que solo se mantienen constantes dentro de un RANGO DE
ACTIVIDAD; si quiero superar ese rango de producción, dicho costo fijo se
elevará a otro nivel. Por ello se dice que tienen un comportamiento de “a
escalones”, y algunos les llaman COSTOS ESCALONADOS. Son fijos, pero
varían de “escalón a escalón”.
Una de las utilidades que brinda esta clasificación es el cálculo de un
indicador denominado PUNTO DE EQUILIBRIO. Este es aquel nivel de
producción y ventas que me permite absorver la totalidad de los costos fijos y
variables, sin obtener utilidades ni sufrir pérdidas.
La fórmula es:
Punto de equilibrio (en unidades) = CF / (PV u – CV u)
En donde:
CF = Costos Fijos
PV u = Precio Venta unitario
CV u = Costo Variable unitario
Si los costos fijos computados son por ejemplo mensuales, el punto de
equilibrio calculado será el de las unidades mensuales que se necesitan vender
para no ganar ni perder. Esto es un piso de venta para no entrar en zona de
pérdidas.
Ejemplo: si lo costos fijos mensuales de un proyecto son de $ 2.000 al
mes; el precio de venta de cada producto es $ 6,20 y el costo variable total de
cada unidad es $ 4,20, el punto de equilibrio es:
Pto. Eq. en unidades = $ 2000 / (6,20 – 4,20) = 1000 unidades
Significa que vendiendo 1000 unidades, logro cubrir todos los costos del
proyecto, los fijos y los variables.
c. Según su erogabilidad: los agrupamos teniendo en cuenta solamente si
generarán o no desembolsos.
-
Vivos
(generan desembolsos)
Extinguidos (no generan desembolsos, pues ya lo generaron)
Esta clasificación combinada con la de fijos y variables, permite el
cálculo del PUNTO DE CIERRE. Es similar al punto de equilibrio, pero solo se
computan los costos (ya sea fijos o variables) de la categoría “vivos”, es decir
los que generan desembolsos. Esta variante, dará como resultado un punto
menor al punto de equilibrio, y su significado es hasta que nivel mínimo de
ventas se puede soportar financieramente, aunque no se cubran todos los
costos. Es decir que aquí sí estamos en zona de pérdidas, pero podemos cubrir
la totalidad de los costos erogables (que generan desembolsos). Por ejemplo,
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no se cubren las amortizaciones de máquinas, cuyo costo ya se pagó. La
fórmula es:
Punto de cierre (en unidades) = CFV / (PV u – CVV u)
En donde:
CFV = Costos Fijos Vivos
PV u = Precio Venta unitario
CVV u = Costo Variable Vivo unitario
Siguiendo con el ejemplo del caso del punto de equilibrio, si del total de
costos fijos, existen $ 1.800 que son vivos y $ 200 que son extinguidos, y
suponiendo, como ocurre frecuentemente, que todos los costos variables son
vivos, el cálculo del punto cierre, será:
Pto. cierre en unidades = $ 1.800 / (6,20 – 4,20) = 900 unidades
Significa que vendiendo 900 unidades por mes, si bien estamos en zona
de pérdida, podemos solventar la totalidad de los costos vivos, y si se me
permite la expresión, no entrar en default.
4.- LOS COSTOS DE PRODUCCIÓN. SUS ELEMENTOS COMPONENTES
Los costos de producción, tienen 3 componentes, cualquiera sea el rubro
del cual estemos analizando, a saber:
-
-
-
Materias Primas e insumos: es decir los elementos físicos que
se sacrifican en la producción. También se incluye a los
envases.
Mano de Obra Directa: es el costo de la fuerza de trabajo que
se sacrifica directamente en la producción. No solo incluye los
salarios pagados sino también las cargas sociales o impuestos
laborales que se deben pagar por ley.
Carga Fabril o Costos indirectos de fabricación: se compone
de todos el resto de costos productivos no incluidos en los items
anteriores, como por ejemplo: energía eléctrica, gas, seguros de
producción, salarios de personal no directamente productivo
(capataz, sereno, mantenimiento), costos de materiales o
servicios de reparaciones y mantenimiento de maquinarias o
instalaciones, amortizaciones de maquinarias y equipos,
alquileres de planta, honorarios a profesionales por
asesoramiento de producción, etc.
5.- LOS ESTADOS PROYECTADOS
De acuerdo a la clasificación de costos realizada podremos armar
diferentes modelos de cuadros. En el caso de proyectos, siempre se trata de
cuadros proyectados, es decir con datos futuros, aunque luego podrán
realizarse con los datos realmente ocurridos, y así controlar los desvíos.
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Es importante aclarar que hay 2 tipos de cuadros.
# Estado de Resultados Proyectados
# Flujo de Fondos Proyectados (o Estado de Fuentes y usos de fondos)
En el Estado de Resultados se utiliza el principio contable de lo
“devengado” (los ingresos y gastos se asignan al período al cual pertenecen
independientemente de la entrada o salida de fondos).
En el Flujo de Fondos se utiliza el principio de lo “percibido” (los
ingresos y gastos se asignan al período en el cual se estima se producirán las
entradas y salidas de fondos).
Estos cuadros tienen diferentes objetivos y usos:
Estado de Resultados Proyectados
El objetivo es proyectar el resultado del negocio (pérdida o ganancia), de
forma abierta, es decir detallando como se llega al mismo. Puede adoptar
diversos formatos. Permite analizar la rentabilidad del negocio. Incluye
conceptos como las amortizaciones.
Flujo de Fondos Proyectado
El objetivo es proyectar entrada y salida de efectivo. Permite obtener
indicadores como el Valor Presente Neto, Tasa Interna de Retorno o Período
de Recupero de la Inversión. Puede llegarse a él a partir del Estado de
Resultados Proyectado, efectuando ciertos ajustes.
Hecha esta aclaración, podemos utilizar las clasificaciones de costos
vistas, para confeccionar cualquiera de los 2 tipos de cuadros, respetando el
principio correspondiente (devengado o percibido). Me referiré a 2 modelos
diferentes de Estados de Resultados, (que también pueden ser utilizados para
Flujos de Fondos):
MODELO 1
Estado de Resultados funcional o “tradicional” (Se prepara con la
clasificación de costos funcional)
Ventas
Menos
Costo (de ventas, producción u operativo)
Resultado Bruto
Menos
Gastos comerciales
Gastos administrativos
Gastos tributarios
Resultado neto antes de financiación
Menos
Gastos financieros
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Resultado final (ganancia o pérdida del ejercicio)
MODELO 2
Estado de Resultados “para toma de decisiones” (Se prepara con la
clasificación de costos según variabilidad).
Ventas
Menos
Costos y gastos variables
Margen de contribución
Menos
Costos y gastos fijos
Resultado final (ganancia o pérdida)
Importante: la denominación del estado modelo 2, no implica que con el 1 no
se puedan tomar decisiones; ambos tienen como destino la toma de
decisiones.
6.- LAS AMORTIZACIONES
Uno de los conceptos mencionados en costos son las denominadas
amortizaciones. Cuando hablamos de costos, hablamos de sacrificio
económico, y está claro que dicho sacrificio puede darse por consumo de
bienes o servicios, o bien por desgaste, obsolescencia o agotamiento de bienes
durables. Dichos bienes durables tienen el nombre de bienes de uso. No se
consumen con el primer uso, sino que tienen una VIDA UTIL determinada
mayor a un año, y van perdiendo valor en su transcurso. Ejemplo: las
maquinarias, las instalaciones o los vehículos, entre otros.
Dicha pérdida de valor es precisamente el sacrificio que estamos
realizando y que debemos medir e incorporar a los costos. Al concepto
contable que permite reflejar esa pérdida de valor (sacrificio) se lo denomina
AMORTIZACIÓN.
Existen diferentes métodos de amortización, pero el mas simple y
utilizado es el lineal; consiste en dividir el valor de incorporación del bien de uso
por su vida útil, y amortizar año tras año dicho resultado.
Ejemplo: una máquina que cuesta $ 10.000, y se le asigna una vida útil
de 5 años, deberá tener una amortización de $ 2.000 cada año ($ 10000 / 10).
La función de la amortización es entonces permitir computar el costo que
representa la pérdida de valor de los bienes de uso, a la vez que mediante un
mecanismo contable permite actualizar el valor de dichos bienes.
Pero debe quedar claro que es un concepto contable y que no implica
salida de fondos, por lo que las amortizaciones se computan en los estados de
resultados pero NUNCA en los flujos de fondos.
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