universidad regional autonoma de los andes
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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTONOMA DE LOS ANDES FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE SISTEMAS TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN SISTEMAS E INFORMÁTICA. TEMA: SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL (SIG) PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS REGISTROS CONTABLES Y ESTADOS FINANCIEROS DEL DEPARTAMENTO DE FINANZAS Y CONTABILIDAD DE LA COOPERATIVA DE VIVIENDA “MARÍA DEL ROSARIO” DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO. AUTOR: FRANCISCO BOLIVAR GAVILANES LAINES ASESOR: DR. FREDY CAÑIZARES, Mgs. SANTO DOMINGO – ECUADOR. 2015 UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” Santo Domingo, 01 de agosto del 2015. CERTIFICACIÓN DEL ASESOR Dr. Fredy Cañizares en calidad de Asesor de Tesis, designado por disposición de Rectorado de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES, certifico que el Sr. Gavilanes Laines Francisco Bolivar, con C.I. 080378327-3, egresado de la carrera de Ingeniería de Sistemas, ha cumplido con su trabajo de tesis, con el tema: SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL (SIG) PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS REGISTROS CONTABLES Y ESTADOS FINANCIEROS DEL DEPARTAMENTO DE FINANZAS Y CONTABILIDAD DE LA COOPERATIVA DE VIVIENDA “MARÍA DEL ROSARIO” DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, quien ha culminado con todos los requerimientos exigidos, por lo que se aprueba el mismo. Es todo cuento puedo decir en honor a la verdad, facultando al interesado hacer uso de la presente como considere conveniente, así como también se autoriza la presentación para la evaluación por parte del jurado respectivo. Atentamente, Dr. Fredy Cañizares, Mgs. ASESOR DE TESIS UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE TESIS. Yo, Gavilanes Laines Francisco Bolivar con C.I. 080378327-3, declaro que la tesis SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL (SIG) PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS REGISTROS CONTABLES Y ESTADOS FINANCIEROS DEL DEPARTAMENTO DE FINANZAS Y CONTABILIDAD DE LA COOPERATIVA DE VIVIENDA “MARÍA DEL ROSARIO”, es tema original y propio, por lo que me responsabilizo de su contenido y toda la información recopilada en base a investigaciones realizadas cuyos datos se encuentran sustentados en cada uno de los capitulos de la misma. Por lo tanto concedo a la Universidad Regional Autónoma de Andes “UNIANDES” el uso del presente documento para fines netamente académicos; Cualquier otro fin queda totalmente prohibido, salvo previa autorización del autor. Atentamente, Sr. Gavilanes Laines Francisco Bolívar C.I. 080378327-3 Autor de Tesis. DEDICATORIA La concepción del presente trabajo está dedicado primeramente al ser supremo de todos los tiempos como es Dios quien supo guiarme por el buen camino, darme fuerzas para seguir adelante y no desmayar en los dificultades que se me presentaban, enseñándome a encarar las adversidades sin perder nunca la dignidad ni desfallecer en el intento. Además, por darme unos padres tan puros y luchadores de corazón. Para mi madre ya que fue un pilar muy importante en mi vida ya que nunca me dejo caer siempre estuvo sosteniéndome en los momentos más difíciles nunca dudo de mi capacidad para culminar con dicho proyecto. Para mi padre quien siempre estuvo incondicionalmente ayudándome con los recursos necesarios para cumplir con mis sueños y encaminándome hacia una vida llena de conocimientos superiores con el objetivo de ser un ciudadano fértil para mi país. Para mi esposa ya que siempre estuvo ayudándome a salir adelante con nuestros problemas familiares, soportándome todas las rabietas y problemas que se nos iban presentando, gracias mi amor por estar aquí conmigo siempre y haber hecho mi sueño de ser padre realidad. Para mi hijo el cual siempre fue motivo de inspiración y motivación para culminar mis metas, gracias por hacerme reír en los momentos más difíciles. Y por último a mi hermano quien siempre estuvo apoyándome con los recursos necesarios para que mi hogar saliera adelante y demostrarme que a pesar de su discapacidad se puede salir adelante y ser un ciudadano productivo para el país y su propia familia. Gavilanes Laines Francisco Bolivar AGRADECIMIENTO La culminación de este proyecto, está dedicado a todas aquellas personas que de alguna forma intervinieron en el mismo. Mis más sinceros agradecimientos a todas las personas que conforman la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” en especial al Contador Pablo Castelo quien fue clave en la terminación de este proyecto ya que fue el principal generador de información de todos los procesos internos de la cooperativa para poder automatizarlos y también agradecemos al Sr. Guillermo Garcés Director de la cooperativa por darnos la oportunidad de desarrollar el proyecto en la cooperativa. También se agradece infinitamente a cada uno de los docentes que desde un inicio intervinieron en el desarrollo del proyecto con diversos conocimientos y apoyo moral y guiarnos por la excelencia académica. Dios a ti las Gracias por brindarme salud, vida, y por las bendiciones de tener a grandes padres y una hermosa familia que por su constancia y amor incondicional me han apoyado, el agradecimiento especial para mi asesor de tesis el Dr. Fredy Cañizares quien estuvo siempre colaborándome con sus conocimientos y asesoría. ¡Gracias por Todo Familia! Gavilanes Laines Francisco Bolívar INDICE GENERAL PORTADA______________________________________________________________ CERTIFICACIÓN DEL ASESOR_____________________________________________ DECLARACIÓN DE AUDITORIA DE TESIS____________________________________ DEDICATORIA___________________________________________________________ AGRADECIMIENTO_______________________________________________________ INTRODUCCIÓN __________________________________________________________ 1 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN _______________________________________ 1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ___________________________________________ 2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA _____________________________________________ 3 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA _____________________________________________ 3 OBJETO DE INVESTIGACIÓN Y CAMPO DE ACCIÓN ______________________________ 4 Objeto de investigación ________________________________________________________ 4 Campo de acción _____________________________________________________________ 5 IDENTIFICACIÓN DE LA LÍNEA DE INVESTIGACIÓN _______________________________ 5 OBJETIVOS ______________________________________________________________ 5 General _____________________________________________________________________ 5 Específicos __________________________________________________________________ 5 HIPÓTESIS ______________________________________________________________ 6 JUSTIFICACIÓN ___________________________________________________________ 6 BREVE EXPLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA INVESTIGATIVA A EMPLEAR ____________ 7 Investigación Descriptiva ________________________________ ¡Error! Marcador no definido. Investigación De Campo ________________________________ ¡Error! Marcador no definido. Método Analítico – Sintético _____________________________ ¡Error! Marcador no definido. Inductivo – Deductivo __________________________________ ¡Error! Marcador no definido. Hipotético – Deductivo _________________________________ ¡Error! Marcador no definido. RESUMEN DE LA ESTRUCTURA DE LA TESIS ____________________________________ 8 ELEMENTOS DE NOVEDAD, APORTE TEÓRICO Y SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA, EN DEPENDENCIA DEL ALCANCE DE LA TESIS. _____________________________________ 9 Aporte Teórico _______________________________________________________________ 9 Significación Práctica __________________________________________________________ 9 Novedad Científica ____________________________________________________________ 9 CAPÍTULO I _____________________________________________________________ 10 MARCO TEÓRICO ________________________________________________________ 10 CONTABILIDAD FINANCIERA _______________________________________________ 10 Definición __________________________________________________________________ 11 Objetivos de la Contabilidad Financiera __________________________________________ 12 Importancia de la Contabilidad Financiera ________________________________________ 14 Interesados en la Contabilidad Financiera ________________________________________ 15 Sistemas de Información en la Empresa __________________________________________ 16 Sistema de Información Contable _______________________________________________ 17 Activo _____________________________________________________________________ 18 Pasivo _____________________________________________________________________ 19 Patrimonio _________________________________________________________________ 19 Clasificación del Plan Contable _________________________________________________ 20 Libros de la Contabilidad ______________________________________________________ 22 Libro Diario _________________________________________________________________ 24 Libro Mayor ________________________________________________________________ 25 Balance de Comprobación _____________________________________________________ 26 El Plan General de Contabilidad del 2007 (PGC) ____________________________________ 28 Estructura del Plan General de Contabilidad ______________________________________ 29 Normalización Contable_______________________________________________________ 30 Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB) __________________________ 32 Normas internacionales de Información Financiera (NIIF) ____________________________ 34 Cuentas por Cobrar a Clientes __________________________________________________ 35 ESTADOS FINANCIEROS ___________________________________________________ 36 Usuarios de la Información Contable ____________________________________________ 37 Objetivos de la Información Contable ____________________________________________ 39 Características de la Información Financiera ______________________________________ 40 Clasificación de los Estados Financieros. __________________________________________ 41 Estado de Resultados _________________________________________________________ 42 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPITULO ___________________________________ 43 CAPÍTULO II ____________________________________________________________ 45 MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA _________________ 45 Estudio Previo ______________________________________________________________ 45 Visión Institucional___________________________________________________________ 46 Misión Institucional __________________________________________________________ 46 Objetivo Institucional_________________________________________________________ 46 Organigrama Estructural de la Cooperativa de Vivienda “MARÍA DEL ROSARIO” _________ 47 Organigrama Funcional de la Cooperativa de Vivienda “MARÍA DEL ROSARIO” __________ 48 Flujo de Información UML _____________________________________________________ 49 Diagramas de Casos de Uso ___________________________________________________________ 49 Diagramas de Secuencia ______________________________________ ¡Error! Marcador no definido. Modalidad de la Investigación __________________________________________________ 50 Cualitativa _________________________________________________________________________ 50 Cuantitativa _______________________________________________________________________ 50 Tipos de Investigación ________________________________________________________ 50 Investigación Descriptiva _____________________________________________________________ 50 Investigación De Campo ______________________________________________________________ 51 Técnicas ___________________________________________________________________ 52 Encuesta __________________________________________________________________________ 52 Entrevista _________________________________________________________________________ 52 Observación _______________________________________________________________________ 52 Instrumentos _______________________________________________________________ 53 Guía de la Entrevista ________________________________________________________________ 53 Población y Muestra _________________________________________________________________ 53 Población _______________________________________________________________________ 53 Muestra ________________________________________________________________________ 54 Encuesta ___________________________________________________________________ 56 DESARROLLO DE LA PROPUESTA ___________________________________________ 59 Modelo en cascada __________________________________________________________ 59 Flujo de Información UML en el Sistema _________________________________________ 60 Diagramas de Casos de Uso ___________________________________________________________ 62 Diagramas de Secuencia _____________________________________________________________ 63 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPITULO ________________________________________ 65 CAPITULO III ____________________________________________________________ 66 VALIDACIÓN Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE SU APLICACIÓN _________________ 66 INTRODUCCIÓN _____________________________________________________________ 66 OBJETIVOS _________________________________________________________________ 67 General ___________________________________________________________________________ 67 Específicos ________________________________________________________________________ 67 DISEÑO DEL SISTEMA _________________________________________________________ 68 Modelo Lógico de la Base de Datos _____________________________________________________ 68 Modelo Físico de la Base de Datos _____________________________________________________ 69 Diccionario de Datos ________________________________________________________________ 69 Interfaz de Usuario __________________________________________________________________ 73 Conexión __________________________________________________________________________ 75 Arquitectura _____________________________________________________________________ 75 Conectividad ____________________________________________________________________ 75 Seguridades _______________________________________________________________________ 76 Nivel de aplicación __________________________________________________________________ 76 Nivel de base de datos _______________________________________________________________ 79 Requerimientos Previos a la Instalación _________________________________________________ 80 Requerimiento de Hardware________________________________________________________ 80 Requerimiento de Software ________________________________________________________ 80 Formularios ________________________________________________________________________ 80 Inicio de Sesión y Autentificación de Usuarios __________________________________________ 80 Formulario Principal ______________________________________________________________ 81 Usuarios ________________________________________________________________________ 81 Obligación ______________________________________________________________________ 82 Proveedor ______________________________________________________________________ 82 Socio ___________________________________________________________________________ 83 Control de Créditos _______________________________________________________________ 83 Recibo _________________________________________________________________________ 84 Control de Deudas ________________________________________________________________ 84 Plan de Cuentas __________________________________________________________________ 85 Asiento _________________________________________________________________________ 85 Reportes __________________________________________________________________________ 86 Reporte Individual ________________________________________________________________ 86 Reporte General _________________________________________________________________ 86 Libro Diario _____________________________________________________________________ 86 Libro Mayor _____________________________________________________________________ 87 Balance De Comprobación _________________________________________________________ 87 Manual de Usuario __________________________________________________________________ 88 Manual Técnico ____________________________________________________________________ 88 Instalación de Sql Server 2008 ______________________________________________________ 88 Presupuesto _______________________________________________________________________ 93 Impacto Administrativo ______________________________________________________________ 95 Comprobación de la Vialidad _______________________________________________________ 95 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPITULO ________________________________________ 96 CONCLUSIONES GENERALES ___________________________________________________ 97 RECOMENDACIONES _________________________________________________________ 98 ÍNDICE DE DIAGRAMAS Diagrama 1. Etapas del Proceso de Información Contable: (MUÑOZ JIMENEZ, 2008) _________ 18 Diagrama 2. Proceso de Registro o Teneduría de Libros: (MUÑOZ JIMÉNEZ, 2008) ___________ 23 Diagrama 3. Transformación del IASC: (GARCÍA CASTELLVI, y otros, 2008) __________________ 34 Diagrama 4. Organigrama Estructural de la Cooperativa de Vivienda “MARÍA DEL ROSARIO”: __ 47 Diagrama 5. Asignación de Obligaciones y Multas: (GAVILANES, 2014) ____________________ 49 Diagrama 6. Recaudación de Pagos por Obligaciones o Multas: (GAVILANES, 2014) __________ 49 Diagrama 7. Asignaciones de Obligaciones y Multas: (GAVILANES, 2014)____ ¡Error! Marcador no definido. Diagrama 8. Recaudaciones de Pagos de Obligaciones y Multas: (GAVILANES, 2014) ______¡Error! Marcador no definido. Diagrama 9.Esquema del Modelo en Cascada: (GAVILANES, 2014) ________________________ 59 Diagrama 10. Asignación de Obligaciones y Multas en el Sistema: (GAVILANES, 2014) ________ 62 Diagrama 11. Pago de Obligaciones o Multas en el Sistema: (GAVILANES, 2014) _____________ 62 Diagrama 12. Generación de Libros Contables en el Sistema: (GAVILANES, 2014) ____________ 63 Diagrama 13. Asignación de Obligaciones y Multas en el Sistema: (GAVILANES, 2014) ________ 63 Diagrama 14. Pagos de Obligaciones y Multas en el Sistema: (GAVILANES, 2014) ____________ 64 Diagrama 15. Generación de Libros Contables en el Sistema: (GAVILANES, 2014) ____________ 64 Diagrama 16. Modelo Lógico de la Base de Datos: (GAVILANES, 2014) _____________________ 68 Diagrama 17. Modelo Físico de la Base de Datos: (GAVILANES, 2014) _____________________ 69 ÍNDICE DE GRÁFICOS Gráfico. 1 Pregunta. Autor: (GAVILANES, 2014) _______________________________________ 56 Gráfico. 2. Pregunta. Autor: (GAVILANES, 2014) ______________________________________ 56 Gráfico. 3. Pregunta. Autor: (GAVILANES, 2014) ______________________________________ 56 Gráfico. 4. Pregunta. Autor: (GAVILANES, 2014) ______________________________________ 57 Gráfico. 5. Pregunta. Autor: (GAVILANES, 2014) ______________________________________ 57 Gráfico. 6. Pregunta. Autor: (GAVILANES, 2014) ______________________________________ 57 Gráfico. 7. Pregunta. Autor: (GAVILANES, 2014) ______________________________________ 58 Gráfico. 8. Pregunta. Autor: (GAVILANES, 2014) ______________________________________ 58 Gráfico. 9. Pregunta. Autor: (GAVILANES, 2014) ______________________________________ 58 Gráfico. 10. Pregunta. Autor: (GAVILANES, 2014) _____________________________________ 58 ÍNDICE DE ILUSTRACIONES Ilustración 1. Etapas de Conexión. Autor: (GAVILANES, 2014) ____________________________ 76 Ilustración 2. Autenticación de usuarios. Autor: (GAVILANES, 2014) _______________________ 76 Ilustración 3. Limitación de intentos de acceso al sistema (máximo 3). Autor: (GAVILANES, 2014) 77 Ilustración 4. Control exclusivo de mayúscula y minúscula. Autor: (GAVILANES, 2014) ________ 77 Ilustración 5. Formato estandarizado para la creación de contraseña. Autor: (GAVILANES, 2014) 78 Ilustración 6. Encriptación de clave. Autor: (GAVILANES, 2014)___________________________ 78 Ilustración 7. Autentificación de usuario. Autor: (GAVILANES, 2014) ______________________ 79 Ilustración 8. Limitaciones de privilegios. Autor: (GAVILANES, 2014) ______________________ 79 Ilustración 9. Inicio de Sesión y Autentificación de Usuarios. Autor: (GAVILANES, 2014) _______ 80 Ilustración 10. Formulario Principal. Autor: (GAVILANES, 2014) __________________________ 81 Ilustración 11. Usuarios. Autor: (GAVILANES, 2014)____________________________________ 81 Ilustración 12. Obligación. Autor: (GAVILANES, 2014) __________________________________ 82 Ilustración 13. Proveedor. Autor: (GAVILANES, 2014) __________________________________ 82 Ilustración 14. Socio. Autor: (GAVILANES, 2014) ______________________________________ 83 Ilustración 15. Control de Créditos. Autor: (GAVILANES, 2014) ___________________________ 83 Ilustración 16. Factura. Autor: (GAVILANES, 2014) ____________________________________ 84 Ilustración 17. Control de Deudas. Autor: (GAVILANES, 2014) ____________________________ 84 Ilustración 18. Plan de Cuentas. Autor: (GAVILANES, 2014) ______________________________ 85 Ilustración 19. Asiento. Autor: (GAVILANES, 2014)_____________________________________ 85 Ilustración 20. Reporte Individual. Autor: (GAVILANES, 2014) ____________________________ 86 Ilustración 21. Reporte General. Autor: (GAVILANES, 2014) _____________________________ 86 Ilustración 22. Libro Diario. Autor: (GAVILANES, 2014) _________________________________ 86 Ilustración 23. Libro Mayor. Autor: (GAVILANES, 2014) _________________________________ 87 Ilustración 24. Balance De Comprobación. Autor: (GAVILANES, 2014) _____________________ 87 Ilustración 25. Manual de Usuario "Menú Principal". Autor: (GAVILANES, 2014) _____________ 88 Ilustración 26. Ventana Principal. Autor: (GAVILANES, 2014) ____________________________ 88 Ilustración 27. Reglas Auxiliares del Programa de Instalación. Autor: (GAVILANES, 2014) ______ 89 Ilustración 28. Clave del Producto. Autor: (GAVILANES, 2014) ____________________________ 89 Ilustración 29. Reglas auxiliares del Programa de instalación Etapa 2. Autor: (GAVILANES, 2014) 90 Ilustración 30. Selección de Características. Autor: (GAVILANES, 2014) ____________________ 90 Ilustración 31. Configuración de Instancia. Autor: (GAVILANES, 2014) _____________________ 91 Ilustración 32. Configuración del Motor de Base de Datos. Autor: (GAVILANES, 2014) _________ 91 Ilustración 33. Reglas de Instalación. Autor: (GAVILANES, 2014) __________________________ 92 Ilustración 34. Listo para Instalar. Autor: (GAVILANES, 2014) ____________________________ 92 Ilustración 35. Operación Completada. Autor: (GAVILANES, 2014) ________________________ 93 ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1. Clasificación de las Cuentas. Autor: (ZAPATA SÁNCHEZ, 2011) ____________________ 22 Tabla 2. Esquema del Libro Diario. Autor: (ZAPATA SÁNCHEZ, 2011) ______________________ 24 Tabla 3. Esquema del Libro Mayor. Autor: (ZAPATA SÁNCHEZ, 2011) ______________________ 26 Tabla 4. Esquema del Balance de Comprobación. Autor: (ZAPATA SÁNCHEZ, 2011) ___________ 27 Tabla 5. Características de la Información Financiera. Autor: (GARCÍA HERNÁNDEZ, 2009) _____ 41 Tabla 6. Organigrama Funcional de la Cooperativa de Vivienda “MARÍA DEL ROSARIO”:_______ 48 Tabla 7. Descripción de la Población. Autor: (GAVILANES, 2014) __________________________ 53 Tabla 8. Extracto de la Muestra. Autor: (GAVILANES, 2014) _____________________________ 55 Tabla 10. Tabla Usuario. Autor: (GAVILANES, 2014) ___________________________________ 69 Tabla 11. Tabla Asiento. Autor: (GAVILANES, 2014)____________________________________ 70 Tabla 12. Tabla Detalle del Asiento. Autor: (GAVILANES, 2014) __________________________ 70 Tabla 13. Tabla Plan de Cuenta. Autor: (GAVILANES, 2014) _____________________________ 70 Tabla 14. Tabla Factura. Autor: (GAVILANES, 2014) ___________________________________ 71 Tabla 15. Tabla Detalle de Factura. Autor: (GAVILANES, 2014) ___________________________ 71 Tabla 16. Tabla Cuenta Por Cobrar - Pagar. Autor: (GAVILANES, 2014) ____________________ 72 Tabla 17. Tabla Persona. Autor: (GAVILANES, 2014) ___________________________________ 73 Tabla 18. Interfaz de Usuario. Autor: (GAVILANES, 2014) _______________________________ 75 Tabla 19. Requerimientos de Hardware. Autor: (GAVILANES, 2014) _______________________ 80 Tabla 20. Requerimiento de Software. Autor: (GAVILANES, 2014)_________________________ 80 Tabla 21. Costo de Desarrollo. Autor: (GAVILANES, 2014) _______________________________ 93 Tabla 22. Gasto en Recursos Materiales. Autor: (GAVILANES, 2014) _______________________ 94 Tabla 23. Gasto en Servicios. Autor: (GAVILANES, 2014) ________________________________ 94 Tabla 24. Total Costos y Gastos Generados. Autor: (GAVILANES, 2014) ____________________ 94 Tabla 25. Comprobación de la Vialidad. Autor: (GAVILANES, 2014) _______________________ 96 ÍNDICE DE ANEXOS ANEXO A: …………………………………CARTA DE APROBACIÓN DE LA TESIS ANEXO B: ……………………….CARTA DE APROBACIÓN DE LA COOPERATIVA ANEXO C: …………………..…CARTA DE SASTIFACCIÓN DE LA COOPERATIVA ANEXO D: …………………………………………………………….……...ENCUESTA ANEXO E: ……………………………………………….…..ESQUEMA DEL SISTEMA ANEXO F: ……………………………………….……………….……PERFIL DE TESIS RESUMEN EJECUTIVO El principal motivo para la elaboración de esta investigación es para la obtención del título de Ingeniero en Sistemas e Informática, como también para mejorar el procesamiento de información del Departamento de Finanzas y Contabilidad de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” de la Ciudad de Santo Domingo, cuya necesidad es el Control y Seguimiento de los Registros Contables y Estados Financieros, mediante el Sistema De Información Gerencial (SIG), cuyo software está diseñado con Tecnologías de desarrollo de aplicaciones como es Visual Studio .Net 2008 y Sql Server 2008. Por todo ello, es importante destacar que la implementación de un sistema de información implica un cambio organizativo, ya que no sólo afecta a la administración de la empresa, sino también a sus empleados y habilidades, con el fin de crear una plataforma acorde a las responsabilidades que se deben tener frente a este tipo de sistema. La metodología aplicada que se utilizó en la investigación se lo realizó de acuerdo al enfoque de la modalidad, cualitativa-cuantitativa, aplicando técnicas como las encuestas y entrevistas; los métodos Analítico-Sintético e Hipotético- Deductivo, todo esto se aplicó siguiendo la línea de investigación de desarrollo de software y programación de sistemas. EXECUTIVE SUMMARY The main reason for the development of this research is to obtain the title of Systems Engineering and Informatics, as well as to improve the Department of Finance and Accounting Cooperative Housing "María del Rosario" of the City of Santo Domingo, whose necessity is the Control and Supervision of Accounting Records and Financial Statements, using the Management Information System (GIS) software which is designed with application development technologies such as Visual Studio .NET 2008 and SQL Server 2008. Therefore, it is important that the implementation of an information system involves organizational change, because it not only affects the administration of the company, but also their employees and skills to create a platform according to the responsibilities to be taken against this type of system. The methodology that was used in the investigation it conducted according to the approach of qualitative-quantitative method, using techniques such as surveys and interviews; the Analytic-Synthetic and hypothetical deductive methods, this will apply following the research of software development and systems programming. INTRODUCCIÓN ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN El constante cambio en los gustos y preferencias de los consumidores, la globalización de los mercados hace que los gerentes y administradores necesiten cada día mayor información oportuna que les permitan estar delante de sus competidores. Por lo tanto los sistemas de información en la actualidad representan un requisito indispensable para las organizaciones que desean mantenerse competitivas en el mercado a través del tiempo. La implementación de sistemas de información en una compañía, brindan la posibilidad de obtener grandes ventajas, incrementar la capacidad de organización de la empresa, y regresar de esta manera los procesos a una verdadera competitividad. Para ello, es necesario un sistema eficáz que ofrezca múltiples posibilidades, permitiendo acceder a los datos relevantes de manera frecuente y oportuna. Por todo ello, es importante destacar que la implementación de un sistema de información implica un cambio organizativo, ya que no sólo afecta a la administración de la empresa, sino también a sus empleados y habilidades, con el fin de crear una plataforma acorde a las responsabilidades que se deben tener frente a este tipo de sistema. Los sistemas de información ofrecen muchas ventajas debido a todo esto en Ecuador se ha visto en la necesidad de implementar este método para mejorar sus procesos internos con el objetivo de llegar hacer un país subdesarrollado a nivel Latinoamericano. 1 Se ha realizado la investigación correspondiente al tema de tesis en la Biblioteca de la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES de la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas en donde se encontraron antecedentes relacionados al proyecto de investigación, los cuales se han recopilado información en fuentes externas para lo cual se cita: YANCHAGUANO VEGA, William Marcelo, Sistema de Gestión y Control Financiero (SGCF) orientado a la web para mejorar los Procesos Administrativos que se lleva a cabo en el área de Secretaria de la Radio "La Propia 101.3 FM" de Santo Domingo, 2012. El proyecto de investigación a desarrollar se considera único y original del autor. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” ubicada en la Ciudad de Santo Domingo, en la Av. Quevedo Km. 4 ½ margen derecho, el Departamento Finanzas y Contabilidad siente la necesidad de contar con un sistema que mejore el Control y Seguimiento de los Registros Contables y Estados Financieros, para lo cual se cita los siguientes inconvenientes: Existe un deficiente control y seguimiento de los pagos por aportaciones, lo que ocasiona en los socios un desconocimiento de los pagos realizados en los meses anteriores. Deficiencia en la constancia de pagos a proveedores, lo que da como efecto perdida y deterioro de las agendas o libros de registros con los cuales en la actualidad se lo está realizando. El proceso del recibo se lo lleva a cabo manualmente, ocasionando tardanza en la elaboración de un recibo lo cual genera acumulación en las filas de espera para realizar los respectivos pagos. 2 Los pagos de obligaciones y multas se lo realizan en forma manual, creando un descontento en los socios por el tiempo de espera para poder terminar su pago. La designación de multas y obligaciones se lo realiza manualmente e individualmente, generando retraso en la recaudación de las multas y obligaciones ya estandarizadas por todos los socios en las reuniones. La información de los socios reposa en kardex o fichas de socios, las mismas que se llenan a mano. Un mismo socio puede estar en dos o más kardex, lo que hace lento el proceso de búsqueda y dificulta realizar una gestión de campo porque dichos socios no están zonificados. El asiento respectivo a cada recibo se lo realiza en la aplicación de Excel, además los libros contables (Libro Diario, Libro Mayor y Balance de Comprobación) y el informe final de pérdidas y ganancias que se realiza anualmente se los genera de forma manual ocasionando demora en la entrega de todos los informes anteriormente mencionados. El registro de cada transacción o movimiento contable se lo realiza mediante un kardex lo cual genera malestar y pérdida de tiempo al contador al momento de generar los adecuados asientos contables. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ¿Cómo mejorar el control y seguimiento de los registros Contables y Estados Financieros de la Cooperativa de Vivienda “MARÍA DEL ROSARIO” de la Ciudad de Santo Domingo? DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA La Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” ubicado en la Ciudad de Santo Domingo, en la Av. Quevedo Km. 4 ½ margen derecho, en el Departamento de 3 Finanzas y Contabilidad se controló los Registros Contables y Estados Financieros para el cual se realizó un Sistema De Información Gerencial (SIG) utilizando software propietario. El siguiente proyecto de investigación se iniciará el 12 de agosto año 2014 y culminará en el mes de diciembre del año 2015. Para la programación se utilizó Visual Studio 2008 y para la base de datos se utilizó el Sql Server 2008 con la finalidad de desarrollar una aplicación que controle los siguientes módulos: Asignación de obligaciones y multas a los diferentes Socios. Listado general e individual de los Socios. Abonos a las cuentas correspondientes a cada Socio. Impresión de recibo por pagos mensuales de aportaciones y abonos. Interfaz para la generación de los asientos contables de cada recibo o de cada transacción independiente adquirida por la cooperativa, cabe recalcar que la asignación de las cuentas que intervienen en el asiento es realizada de forma manual por el contador mediante las opciones del sistema. Generación de Libro Diario, Libro Mayor y Balance de Comprobación. Además, se utilizó como diseñador de base de datos y modelador UML el “Power Designer”. OBJETO DE INVESTIGACIÓN Y CAMPO DE ACCIÓN Objeto de investigación Contabilidad Financiera. 4 Campo de acción Control y Seguimiento de la Información Contable y Estados Financieros. IDENTIFICACIÓN DE LA LÍNEA DE INVESTIGACIÓN Desarrollo de software y Programación de Sistemas. OBJETIVOS General Implementar un Sistema De Información Gerencial (SIG) para el Control y Seguimiento de los Registros Contables y Estados Financieros del Departamento de Finanzas y Contabilidad de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” de la Ciudad de Santo Domingo. Específicos Fundamentar bibliográficamente los conceptos pertinentes a mejorar la Contabilidad Financiera, Registros Contables y Estados Financieros del Departamento de Finanzas y Contabilidad. Identificar la problemática sobre los Registros Contables y Estados Financieros del Departamento de Finanzas y Contabilidad de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario”. Desarrollar un Sistema De Información Gerencial (SIG) para el Control y Seguimiento de los Registros Contables y Estados Financieros del Departamento de Finanzas y Contabilidad de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” de la Ciudad de Santo Domingo. 5 HIPÓTESIS Con la implementación del Sistema De Información Gerencial (SIG) se mejorará el Control y Seguimiento de los Registros Contables y Estados Financieros del Departamento de Finanzas y Contabilidad de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” de la Ciudad de Santo Domingo. Variable Independiente: Sistema De Información Gerencial (SIG). Variable Dependiente: Control y seguimiento de los Registros Contables y Estados Financieros del Departamento de Finanzas y Contabilidad. JUSTIFICACIÓN La Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” ubicado en la Ciudad de Santo Domingo, en la Av. Quevedo Km. 4 ½ margen derecho, en el Departamento de Finanzas y Contabilidad siente la necesidad de contar con un sistema que mejore el Control y Seguimiento de los Registros Contables y Estados Financieros. Por lo tanto el siguiente proyecto tiene como finalidad la implementación de un Sistema De Información Gerencial (SIG) para satisfacer todas las necesidades y requerimientos para mejorar el Control y Seguimiento los Registros Contables y Estados Financieros. La implementación de un Sistema De Información Gerencial (SIG) brindó beneficios tales como: Generará un eficiente control y seguimiento de los pagos por aportaciones, consiguiendo rapidez en el trámite de los mismos y generando a su vez socios satisfechos ya que mediante un clic se podrá visualizar todos los pagos anteriores. 6 Brindará una eficiente constancia de pagos a proveedores, lo que da como efecto una mayor confiabilidad y durabilidad en los registros aumentando la confianza de los socios en los reportes financieros. El proceso de recibo se lo llevó a cabo automáticamente, que da como resultado un cumplimiento en la duración establecida por las políticas del Socio permitiendo agilizar el tiempo de elaboración de un recibo, eliminando acumulación en las filas de espera para realizar los pagos. La designación de multas y obligaciones se lo realiza automáticamente, dando como resultado rapidez en la recaudación de las multas y obligaciones ya estandarizadas por todos los socios en las reuniones además. Permitirá un seguimiento de los pagos realizados anteriormente por los Socios, evitando futuros descontento en la explicación del saldo actual de las obligaciones y multas de cada Socio. Reducción de pasos internos y agilización del trámite de pagos por aportaciones, obligaciones y multas, ya que el control automático eliminó pasos manuales. Reducción de documentos, porque el soporte se realizará de forma digital en medios magnéticos. Reducción de tiempo en el trámite, ya que evitara desviaciones en el procedimiento y aportó mayor orientación a los Socios. BREVE EXPLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA INVESTIGATIVA A EMPLEAR Se efectuó la entrevista con el Ing. Pablo Castelo encargado del Departamento de Finanzas y Contabilidad de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” de la Ciudad de Santo Domingo, para conocer los problemas existente en la organización, en la actual investigación se empleó las metodologías cualitativa y 7 cuantitativa. Pre-denominando la cualitativa, porque permitirá el estudio de la información apropiada de los Registros Contables y Estados Financieros de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario”, y cuantitativa para el análisis de los asientos contables generados en los futuros reportes del sistema, además se realizará una respectiva tabulación de dichos datos para el análisis gerencial de la organización. RESUMEN DE LA ESTRUCTURA DE LA TESIS La presente tesis cuenta con tres capítulos, en los cuales se describe todo el proceso investigativo llevado a cabo por el autor. En los antecedentes es donde se dará a conocer los conceptos del objeto de estudio de tal manera que sirva como base para continuar y respaldar el presente proyecto. Capítulo I, Marco Teórico es la fundamentación Teórica realizada a través de libros relacionados con el tema de investigación, en este capítulo también se tratará la evolución y origen del objeto de investigación el Análisis de los distintos enfoques teóricos sobre el objeto de investigación y las conclusiones del capítulo. El capítulo II, Está compuesto por el marco metodológico y se detallan los métodos, técnicas, e instrumentos y los tipos de investigación que se utilizan para poder interpretar los resultados y obtener la verificación de la hipótesis. El capítulo III presenta el desarrollo de la propuesta en base a toda la información recolectada en el proceso de la investigación, enfocadas a la solución del problema, el mismo que busca dar a conocer los beneficios y ventajas que brindará a la empresa mediante la validación y evaluación de resultados de la aplicación. 8 ELEMENTOS DE NOVEDAD, APORTE TEÓRICO Y SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA, EN DEPENDENCIA DEL ALCANCE DE LA TESIS. Aporte Teórico La investigación científica realizada será de gran ayuda para las nuevas promociones que vayan a realizar un Sistema De Información Gerencial (SIG) que tengan como objetivo principal mejorar el Control y Seguimiento de los Registros Contables y Estados Financieros de alguna organización en particular. Significación Práctica Un Sistema de Información Gerencial (SIG) será de gran ayuda para optimizar el Control y Seguimiento de los Registros Contables y Estados Financieros del Departamento de Finanzas y Contabilidad de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” de la Ciudad de Santo Domingo, de tal manera que dicho sistema reduzca el tiempo en el trámite, evite desviaciones en el procedimiento y aporte mayor orientación al usuario. Novedad Científica El Sistema de Información Gerencial (SIG) creó transparencia en los procesos internos y generará automáticamente las obligaciones y multas correspondientes a cada socio de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” del Departamento de Finanzas y Contabilidad permitiendo a dicha área la toma de decisiones dentro de la organización. 9 CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO EVOLUCIÓN DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA Para tener una idea de la evolución de la información financiera, a continuación, se presenta una reseña de los elementos surgidos en distintas épocas de la humanidad y que, poco a poco, han configurado lo que hoy conocemos como técnica contable. En la Antigüedad se gestaron algunos elementos que tiempo después fueron capitalizados por la contabilidad. Entre dichos elementos se encuentra las tablillas de barro, la escritura cuneiforme, el sistema de pesas y medidas, la posición y el registro de cantidades, las operaciones matemáticas, la escritura pictográfica y jeroglífica, el papiro y la moneda. Durante la Edad Media se creó el sistema numérico arábigo, se iniciaron las Cruzadas y se desarrollaron nuevas rutas mercantiles, condiciones que propiciaron la necesidad de contar con algún tipo de registro de las transacciones comerciales. En el Renacimiento surgió la imprenta y comenzaron a registrarse las operaciones mercantiles, lo cual ayudó a perfeccionar la técnica contable. Tiempo después, durante la época de la Revolución Industrial, se le dio validez oficial a la profesión contable y surgió el mercantilismo y la industria; sin embargo, la reglamentación de la actividad contable, así como los reportes públicos de mayor calidad, surgieron apenas en la Época Contemporánea, es decir, en el siglo xx. (GUAJARDO CANTÚ, y otros, 2014). La evolución de la información financiera no es más que la incrementación de nuevas herramientas y técnicas dentro del área contable hasta la actualidad que es 10 considerada como una ciencia de estudio cuyo objetivo es registrar todas las transacciones contables. CONTABILIDAD FINANCIERA Definición Tiene por objeto la preparación de los estados contables descriptivos de la situación económica-financiera de la entidad y su evolución en el tiempo, basándose fundamentalmente en los datos emanados de las transacciones realizadas con otras unidades económicas. Estas transacciones abarcan tres tipos de procesos: la captación de fondos para la realización de la actividad (financiación), la adquisición de bienes y servicios (inversión) y la venta de bienes y servicios (desinversión). (DÉNIZ MAYOR, y otros, 2008). La contabilidad financiera es un área de la contabilidad cuyo objetivo es preparar y elaborar información contable destinada a los usuarios externos. Los usuarios externos toman sus decisiones sobre la base de la información que proporcionan las empresas, debiendo confiar en ella. Como se ha comentado, la información que se proporciona a los usuarios externos está sujeta a una regulación externa a la empresa (del Estado, de Organizaciones profesionales etc.). En España esta información está regulada por la normativa mercantil, entre cuyas normas la de mayor detalle y aplicación práctica es el Plan General de Contabilidad (PGC). (ALCARRIA JAIME, 2009). Para el cumplimiento de los fines encomendados, la contabilidad precisa de una metodología que le permite registrar de forma adecuada aquellos hechos económicos relacionados con la empresa que afecten tanto de forma cualitativa como cuantitativa a su patrimonio, para posteriormente poder formular los estados 11 contables periódicos representativos de su patrimonio, de su situación económicofinanciera. (JULIÁ IGUAL, y otros, 2005). El objetivo principal de la contabilidad financiera no es más que observar, elegir, registrar y comprobar todos los hechos o actividades contables dentro de una organización, para luego todos estos datos recogidos ser presentados en los informes de estados financieros o contables a la administración externa, es decir como puede ser los inversionistas. Objetivos de la Contabilidad Financiera El adecuado funcionamiento de las entidades o empresas hace necesario: 1. Ejercer un eficiente control financiero de los recursos de que disponen y de las operaciones que realizan. 2. Obtener y proporcionar información financiera que permita conocer y evaluar la situación en que se encuentren y los resultados de las operaciones realizadas. Los objetivos de la contabilidad son: 1. Controlar. Consiste en supervisar, vigilar y comprobar que los recursos materiales, humanos y financieros se utilicen conforme a lo planeado y del mismo modo las actividades. 2. Informar. Es describir la situación financiera (estado económico) en que se encuentre la empresa. (GARCÍA HERNÁNDEZ, 2009). El objetivo fundamental es servir de instrumento de información y aunque son múltiples las informaciones o datos que puede suministrar la contabilidad, podemos concretarlo en tres: 12 a) Informar de la situación de la empresa, tanto en su aspecto económicocuantitativo como en su aspecto económico-financiero. Los inventarios y los balances serán fundamentalmente los instrumentos a través de los cuales se presentará esa información. b) Informar de los resultados obtenidos en cada ejercicio económico, es decir, cuánto se ha ganado o perdido en un periodo de tiempo determinado. c) Informar de las causas de dicho resultados. Mucho más importante que saber cuánto se gana o se pierde es saber el porqué de esas pérdidas y de esas ganancias, para tratar de corregir gastos e incrementar ingresos en lo sucesivo. (OMEÑACA GARCÍA, 2008). De las definiciones indicadas se derivan una serie de objetivos que se pueden sintetizar en: Observar, seleccionar, registrar y valorar hechos contables. Generar información que: Contribuya a la toma de decisiones por parte de sus usuarios. Sirva de instrumento para la comunicación entre agentes económicos. Posibilite y facilite el control social de los agentes económicos. (JULIÁ IGUAL, y otros, 2005). El principal objetivo de la contabilidad financiera es la generación de reportes de la situación económica-financiera actual, lo cual permitirá tener un control cronológico de la información económica de la empresa permitiendo una toma de decisiones acertada a la situación real de la empresa, es decir podrá realizar inversiones únicamente revisando los estados financieros los cuales le van a indicar si las ganancias están por encima de lo invertido. 13 Importancia de la Contabilidad Financiera La contabilidad es muy importante para cualquier entidad o empresa, pequeña o grande, por las siguientes razones: 1. Porque no solamente es la historia de una entidad, si no que produce sistemática y estructuralmente información cuantitativa, procesada en unidades monetarias de las transacciones comerciales que realiza la actividad económica. 2. Porque sin ella no pueden registrarse las operaciones practicadas; no se puede determinar si hubo ganancias o pérdidas en un negocio, no podría obtenerse ni proporcionar alguna información acerca del negocio, y porque no se llevaría un control riguroso sobre los viene y deudas que tuviera el negocio. (GARCÍA HERNÁNDEZ, 2009). La sociedad actual, en todos sus ámbitos, se caracteriza por ser una sociedad de la información. Como parte de este entorno, la actividad económica, y los distintos participantes de la misma, precisan de gran cantidad de datos de naturaleza económica y de otro tipo. Las empresas de todo tipo: bancos, fábricas, comercios, escuelas, etc., necesitan información sobre sus bienes y deudas, así como de sus ingresos y gastos. También las administraciones públicas, el estado, las comunidades autónomas y ayuntamiento necesitan conocer el estado de su cuentas para decisiones tan importantes como las políticas de inversión en infraestructuras, gastos sanitarios o educativos, etc. (ALCARRIA JAIME, 2009). Hoy en día la contabilidad financiera es muy importante ya que al hablar de la creación de una empresa pequeña o grande, tenemos que tener muy en cuenta que si no aplicas esta ciencia no vas a tener un empresa competitiva en el mercado, además de que no vas a tener organizados los ingresos y egresos por lo cual no 14 tendré reportes financieros de las ganancias o pérdidas por lo cual no puedo comparar si los valores de ganancias son superior a los de perdida. Interesados en la Contabilidad Financiera La contabilidad interesa a distintos grupos de personas relacionadas con la entidad (empresa) como las siguientes: 1. Propietarios, accionistas o socios, porque les ratifica la contabilidad de las cifras sobre las que apoyarán sus decisiones y estimarán la productividad y solidez financiera de su negocio. 2. Inversionistas, actuales o futuros, y acreedores, porque al servirse de la contabilidad pueden tener mayor confianza en la estabilidad económica y garantizar así su inversión y la productividad que le aseguren un rendimiento adecuado. 3. Gobierno federal, porque la contabilidad avala la buena fe del causante en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, y el Gobierno puede confiar en que percibió la parte que legalmente le corresponde. 4. Empleados y obreros, porque la imparcialidad del contador público al emitir su dictamen les asegura la corrección al determinar la participación en las utilidades a que tienen derecho. (GARCÍA HERNÁNDEZ, 2009). Las terceras personas o simplemente terceros no han de adoptar decisiones dentro de la unidad económica, pero tienen intereses en ella o simplemente desean formarse una opinión. De acuerdo con el marco conceptual para la preparación y presentación de los estados financieros elaborado por el Internacional Accounting Standards Committee (IASC) en 1989, dentro de este colectivo de usuarios cabe citar los inversores actuales y potenciales, los empleados, los prestamistas, los proveedores y otros acreedores comerciales, los clientes, las administraciones públicas y su organismos, así como el público en general. (DÉNIZ MAYOR, y otros, 2008). 15 Al hacer referencia de los interesados de la contabilidad financiera, debería pensar que todo el personal de una empresa sea el área o departamento que sea debe estar muy interesado en la contabilidad ya que es de gran ayuda tanto a los gerentes, accionistas o inversionistas como a los mismos empleados o trabajadores de una empresa a los gerentes les interesa tener un control periódico de ganancias y pérdidas para ver la factibilidad de seguir solventando su empresa y a los empleados les interesa tener un conocimiento de las ganancias de la empresa lo cual le pueden permitir realizar una solicitud de aumento de sueldo o a su vez estar seguro que la empresa anda bien por lo cual tendrá trabajo de largo. Sistemas de Información en la Empresa La información es un recurso esencial para reducir la incertidumbre en la toma de decisiones empresariales, y para que dicha información sea utilizada correctamente, se hace necesario diseñar un sistema que transforme la multitud de datos que genera la actividad económica de la empresa en información útil para la toma de decisiones. En los momentos actuales, la contabilidad se configura como el sistema informático más eficaz y útil para elaborar y comunicar información de naturaleza económicafinanciera acerca de las actividades económicas de las empresas. (MUÑOZ JIMÉNEZ, 2008). En las economías desarrolladas cada día son mayores las necesidades de información que precisan los agentes económicos para la toma de decisiones. Una de las características de la empresa modernas es la separación entre la propiedad y la dirección y gestión de la misma que es confiada normalmente a profesionales curtidos en la experiencia. Ello exige una buena dosis de transparencia acerca de la gestión realizada con el fin de poder observar la evolución llevada a cabo por la entidad. 16 La contabilidad se configura como un sistema de información económica para que los usuarios de la misma puedan adoptar sus decisiones. (MATA MELO, y otros, 2009). Los sistemas de información hoy en día están revolucionando las diversas áreas de una entidad u organización ya que permite agilizar y automatizar los procesos manuales internos como los externos además genera informes estadísticos y explicativos de los valores económicos de la empresa de una manera más rápida ya que antes era muy tedioso realizarlo manualmente porque llevaba días organizar y verificar todos los valores de los documentos archivados. Sistema de Información Contable En este ciclo económico de las entidades, siempre estará presente la contabilidad para ejercer un eficiente control financiero de los recursos, obligaciones y operaciones que realicen los negocios, así como para obtener, preparar y proporcionar esta información financiera, para ello el contador deberá tomar en cuenta las características de la información contable y los principios de la contabilidad generalmente aceptados (que constituyen la estructura básica de la contabilidad) para llevar a cabo su trabajo profesional, y así los usuarios puedan tomar a tiempo las decisiones que crean convenientes. (GARCÍA HERNÁNDEZ, 2009). Existe una clara relación entre el entorno económico en que se desenvuelve la empresa y el sistema de información contable que se aplica. Ahora bien, como los rasgos del entorno económico históricamente no han sido siempre idénticos, ni los son actualmente en todos los países. Tampoco existe un único sistema de información contable. Cada sistema contable define conceptos coherentes con el entorno económico en que se desarrolla. 17 Históricamente los sistemas contables han experimentado una notable evolución desde las primeras concepciones basadas en el control del patrimonio, hasta los más actuales sistemas de predicción. Desde la óptica de los sistemas más clásicos, la misión de la contabilidad era el establecimiento de responsabilidades surgidas de la administración de un patrimonio ajeno: (MUÑOZ JIMÉNEZ, 2008). Recogida y selección de datos Medida y Valoración Resumen y Comunicación de la Información Procesada Registro Toma de Decisiones Diagrama 1. Etapas del Proceso de Información Contable. Autor: (MUÑOZ JIMENEZ, 2008) Los sistemas de información contable son los encargados de automatizar los procesos o actividades manuales, tanto la parte interna como la externa de una entidad lo cual además permitirá una toma de decisión más responsable sobre las inversiones futuras del patrimonio de la empresa. Activo Es un recurso controlado por una entidad, identificando, cuantificado en términos monetarios, del que se espera fundamentalmente beneficios económicos futuros derivados de operaciones ocurridas en el pasado, que han afectado económicamente a dicha entidad. (GARCÍA HERNÁNDEZ, 2009). La masa patrimonial de activo agrupa aquellos elementos patrimoniales que significan bienes y derechos propiedad de la empresa o controlados por esta, a través de los cuales puede realizar su actividad, con el fin de alcanzar los fines para los que ha sido concebida. Según el Plan General de Contabilidad, basado en el Marco Conceptual del IASB, se considera activos aquellos bienes, derechos y otros recursos controlados por la empresa, resultantes de sucesos pasados, de los que se espera que la empresa obtenga beneficios o rendimientos económicos en el futuro. (MUÑOZ JIMÉNEZ, 2008). 18 Es todo bien tangible o intangible con lo que la empresa cuenta en ese momento, en si es todo lo que posee la empresa. Pasivo Es una obligación presente de la entidad, virtualmente ineludible, identifica, cuantificada en términos monetarios y que representa una disminución futura de beneficios económicos, derivadas de las operaciones ocurridas en el pasado, que han afectada económicamente a dicha entidad. (GARCÍA HERNÁNDEZ, 2009). La masa patrimonial de pasivo exigible o Pasivo en sentido estricto agrupa a aquellos elementos patrimoniales que representan deudas u obligaciones pendientes de pago. Esta masa también se conoce como fuente de financiación ajena, puesto que representa los recursos financieros obtenidos en el exterior de la empresa y con un vencimiento conocido. (MUÑOZ JIMÉNEZ, 2008). Un pasivo no es más que una deuda o un compromiso que la empresa adquirió en el transcurso de sus actividades, es decir no es más un conjunto de egresos o deudas de la empresa. Patrimonio Tradicionalmente el patrimonio se define como aquel conjunto de bienes, derechos y obligaciones de una entidad, física o jurídica. Así como las personas físicas poseen patrimonio, o riqueza, también se puede hablar del patrimonio de la empresa, debido a que estas son entes económicamente autónomos o independientes. (MUÑOZ JIMÉNEZ, 2008). El patrimonio es un título que denota el interés de los socios o accionistas en la empresa; representa los aportes iniciales de capital más la acumulación de reservas, Superávit de capital y utilidades no distribuidas, es la diferencia que se 19 obtienen como resultado de restar los pasivos de los activos. (ZAPATA SÁNCHEZ, 2011). Patrimonio también le podemos considerar como el resultado de la resta del pasivo con el activo, es decir es el conjunto de bienes que posee y obtiene en el transcurso de sus actividades contables. Clasificación del Plan Contable Como hemos dicho, la cuenta representa un elemento patrimonial de la unidad economía. Si recordamos, cada elemento patrimonial podía inscribirse a una masa patrimonial según fuera un bien, un derecho o una obligación, exigible o no. De aquí podemos deducir que pueden existir Cuentas de Activo, Cuentas de Pasivo y Cuentas de Patrimonio neto. De esta manera obtenemos la siguiente clasificación: Cuentas de patrimonio, de situación o de inventario: Representan los elementos patrimoniales de Activo, Pasivo o Patrimonio neto y que incluyen el Balance de situación. Cuentas de resultados, diferenciales o de gestión: Reflejan los conceptos de ingresos y gastos, y posibilitan el cálculo del resultado. Cuentas administrativas, estadísticas o netas: Se caracterizan por medir en un elemento patrimonial las variaciones que se producen utilizando el mismo criterio de valoración para las entradas y las salidas. Cuentas especulativas, mixtas o complejas: Mantienen el mismo criterio para medir los incrementos y disminuciones que se produzcan en el elemento patrimonial que representan. Elementos patrimoniales, que intervienen en la transacción. 20 Valoración de cada elemento, en unidades monetarias de curso oficial. Registro de las variaciones, usando para ello un convenio de cargo y abono. (MUÑOZ JIMÉNEZ, 2008). Las cuentas se clasifican en: cuentas activo, de pasivo, de capital contable; cuentas complementarias de activo; cuentas complementarias del pasivo; cuentas de resultados o de capital; cuentas auxiliares de mercaderías; cuentas de orden y cuentas de puente. Las cuentas se clasifican generalmente en los grupos generales siguientes: 1. Cuentas del Balance General: a) Cuentas de activo: circulante y no circulante (disponible, circulante, fijo, diferido y otros activos). b) Cuentas de pasivo: circulante a corto plazo, no circulante a largo plazo y créditos diferidos. c) Cuentas de capital contable: contribuido y ganado. 2. Cuentas de resultados: a) De ingresos. b) De egresos. También se pueden clasificar en cuanto a su saldo en: 1. Cuentas deudoras: de activo y de egresos. 2. Cuentas acreedoras: de pasivo, de ingresos y de capital contable. (GARCÍA HERNÁNDEZ, 2009). 21 Existen diversas formas de clasificar las cuentas. Las más utilizadas son las que se aprecian en la siguiente tabla: Según su naturaleza Según el grupo al cual pertenecen Por el estado financiero Por el saldo Personales Ej.: Cuentas por cobrar Activo. Ej.: Bancos Balance general. Ej.: Muebles de oficina Débito – Deudoras Ej.: Sueldos Impersonales. Ej.: Caja Pasivo. Ej.: Cuentas por pagar Resultados. Ej.: Beneficios sociales Crédito – Acreedoras. Ej.: Intereses ganados Patrimonio. Ej.: Aportes de capital Cero o nulo Gatos. Ej.: Sueldos Ingresos. Ej.: Intereses ganados Tabla 1. Clasificación de las Cuentas. Autor: (ZAPATA SÁNCHEZ, 2011) La clasificación de las cuentas no es más que la organización o la clasificación de grupos a los que corresponde cada cuenta según su función o estructura, es decir se pueden clasificar en diversas formas, por ejemplo: atendiendo a su significado económico-financiero, o por su fin o movimiento funcional, por su naturaleza, etc. Libros de la Contabilidad La realidad económica-financiera de la entidad se recoge en una gran variedad de documentos, como pueden ser escrituras de compra-venta, facturas, albaranes, letras de cambio, nominas, pólizas, etc. Del análisis de estos documentos se deduce la ocurrencia de un hecho contable. Este ha de representarse mediante un Asiento en el Libro Diario. Estos asientos son, por tanto, la representación de un hecho contable. Sin embargo, no es fácil conocer, con el estudio de los asientos, que es lo que ha ocurrido con un determinado elemento patrimonial. Es por ello que se han de recoger las variaciones que este ha provocado en el patrimonio empresarial mediante las cuentas. Todas ellas están recogidas en el Libro Mayor. 22 DOCUMENTO CONTABLE LIBRO DIARIO HECHO CONTABLE Asiento Contable Hechos contables en orden cronológico Volcado en Balance de comprobación Balance de situación Cuenta de pérdidas y ganancias estado de cambios en el Patrimonio neto LIBRO MAYOR Variaciones en elementos patrimoniales Diagrama 2. Proceso de Registro o Teneduría de Libros. Autor: (MUÑOZ JIMÉNEZ, 2008) Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios, llevará necesariamente: Un libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Un libro Diario. (REY POMBO, 2011) Son todos los documentos o justificación que representan las operaciones realizadas por la empresa. Todo hecho susceptible de incidir en el patrimonio, modificándolo cualitativa o cuantitativamente, debe ser contabilizado y, por lo tanto, debe tener su correspondiente justificante. ¿De qué otra forma, si no, podría el contable conocer todos esos cambios que se producen en el patrimonio? Hay que tener en cuenta que muchas veces la sección administrativa, donde radica el servicio de contabilidad, está muy distante de la estructura física donde se realizan los hechos económicos que han de contabilizarse. A veces ni siquiera es la administración de la propia empresa la que lleva la contabilidad, sino empresas ajenas, con las que se han contratado dicho servicio. (OMEÑACA GARCÍA, 2008) 23 Los libros de contabilidad son los documentos que soportan y reflejan los registros contables que afectan a la situación económica de la empresa a lo largo de un período de tiempo, además no solamente se utiliza estos libros para llevar un control personal de la información económica-financiera de la empresa, también se aplica porque la ley exige que estos libros contables existan como justificación de cualquier anotación o actividad contable que realice la empresa. Libro Diario Todos los hechos contables deben ser registrados por la Contabilidad mediante un asiento contable que se realiza en el Libro Diario, libro que todo empresario está obligado a llevar (Código de Comercio, art. 25). Por tanto, en este libro se registrarán diariamente todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Esta periodicidad no es de aplicación estricta, ya que se permite la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores a un mes siempre que se detalle en otros libros auxiliares (Código de Comercio, Art. 28, 2). (MUÑOZ JIMÉNEZ, 2008). Es el registro contable principal, en el que se anotan todas las operaciones en forma de asiento. A continuación se presenta el diseño del libro diario y ejemplos de los tipos de asiento contables. EMPRESA ABC LIBRO DIARIO O DIARIO GENERAL FOLIO No. 1 FECHA Ene. 8 CÓD. DETALLE -1CAJA CUENTAS POR COBRAR Clientes C PARCIAL DEBE HABER 700,00 700,00 700,00 Ref. Para registrar cobro cuenta pendiente TOTAL 700,00 Tabla 2. Esquema del Libro Diario. Autor: (ZAPATA SÁNCHEZ, 2011) 24 700,00 Nótese que: Este libro principal tiene un diseño especial, incluso si se procesara por medio de la computadora. Cada operación está fechada y numerada, a fin de conocer de inmediato la cantidad de transacciones ejecutadas. Cada operación se presenta en forma de asiento, el cual contiene cuentas deudoras (o débito) y cuentas acreedoras (o crédito) y sus respectivos valores. En caso de requerir información detallada, por ejemplo, Cliente A, Cliente B, etc. se puede utilizar la columna parcial. (ZAPATA SÁNCHEZ, 2011). Es un libro en cual se registran todas las transacciones diarias de una empresa, estas transacciones pueden ser por la venta o compra de un bien o un servicio o a su vez por entrega de dinero (prestamos), además estos registros se les considera como un asiento contable lo cual se encarga de registrar día a día los hechos económicos de una empresa en general. Libro Mayor Los asientos del Libro Diario se transcriben al Libro Mayor por orden cronológico. En él se relacionan todas las cuentas que han tenido movimiento durante el ejercicio. Para facilitar su ordenación se asigna a cada cuenta un número de orden correlativo, al que se hace referencia en el asiento que lo origina (RT). El formato del Libro Mayor es idéntico al de un libro común. Dos hojas de este libro abierto se dedican a un elemento patrimonial. Los movimientos al Debe se anotarían en la hoja de la izquierda, mientras que la anotación al Haber se ubica en la hoja derecha. (MUÑOZ JIMÉNEZ, 2008). 25 Es el segundo registro principal que se mantiene por cada cuenta, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular. Acción de trasladar sistemáticamente y de manera clasificada los valores que se encuentra jornalizados, respetando la ubicación de las cifras, de tal manera que si un valor está en él Debe, pasará al Debe de la cuenta correspondiente. Título o nombre de la cuenta DEBE HABER SALDO Tabla 3. Esquema del Libro Mayor. Autor: (ZAPATA SÁNCHEZ, 2011) Para fines didácticos se utiliza la denominada “T” contable, cuyo diseño informal es el que se visualiza en la parte superior. (ZAPATA SÁNCHEZ, 2011). Es donde se registran individualmente las cuentas del libro diario, es decir genera un resumen de todas las cuentas en movimiento de una transacción de la empresa las cuales se pasan con sus correspondientes valores tanto para él Debe como para el Haber, formando un resultado o saldo al restar la suma de los valores tanto del Debe como el del Haber. Balance de Comprobación Mensualmente se debe verificar el cumplimiento del concepto de partida doble y otros relacionados con la valuación, consistencia, etc. para esto será necesario elaborar un Balance de comprobación, el mismo que se prepara con los saldos de las diferentes cuentas que constan en el libro mayor principal. Conseguir en este balance que los saldos deudores se equiparen a los acreedores constituye un avance significativo; sin embargo, es en este preciso instante cuando 26 el criterio y conocimiento del contador se debe evidenciar, ya que es el momento de analizar y comprobar la precisión y actualidad de los saldos, puesto que muchos de ellos, por diversas causas, están desactualizados o incompletos o simplemente mal determinados. EMPRESA ABC No. IDENTIFICACIÓN BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS EN $ AL__________ CÓDIGO NOMBRE DE LA CUENTA SUMAS DEBE HABER SALDOS DEUDOR ACREEDOR TOTAL Tabla 4. Esquema del Balance de Comprobación. Autor: (ZAPATA SÁNCHEZ, 2011) El diseño más usual se presenta en la parte superior. (ZAPATA SÁNCHEZ, 2011). Los asientos del Libro Diario se transcriben al Libro Mayor por orden cronológico. En él se relacionan todas las cuentas que han tenido movimiento durante el ejercicio. Para facilitar su ordenación se asigna a cada cuenta un numero de orden correlativo, al que se hace referencia en el asiento que lo origina (RT). El formato del Libro Mayor es idéntico al de un Libro común. Dos hojas de este libro abierto se dedican un elemento patrimonial. Los movimientos al Debe se anotarían en la hoja de la izquierda, mientras que las anotaciones al Haber se ubican en la hoja derecha. (MUÑOZ JIMÉNEZ, 2008). Es un documento el cual tiene como objetivo principal comprobar que los Asientos del Libro Diario hayan sido pasados correctamente al Libro Mayor, es decir es una 27 lista general de todas las cuentas que se han utilizado en el Libro Mayor permitiendo indicar el total de cargos y abonos que han registrado tiene como lazo de utilización mínimo un mes de movimiento o transacciones contables de una empresa de ahí en adelante puede determinar el tiempo a realizar el gerente o el contador de la empresa. El Plan General de Contabilidad del 2007 (PGC) El PGC constituye el desarrollo en materia contable de la legislación mercantil, sin perjuicio del posterior desarrollo reglamentario de dicha legislación. El PGC fue aprobado mediante RD 1514/2007, de 16 de noviembre, sustituyendo al Plan aprobado por RD 1643/1990. Este Plan es fruto de: primero, la estrategia diseñada por la Unión Europea en materia de información financiera; segundo, de las recomendaciones formuladas por la Comisión de expertos en el Libro Blanco para la reforma de la contabilidad; y tercero, de la decisión en el marco anteriormente descrito de armonizar nuestra legislación contable a los nuevos planteamientos europeos. No debemos olvidar que existe un Plan contable para las PYMES y criterios contables para las microempresas. Este Plan aparece mediante el RD 1515/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y los criterios contables específicos para microempresas. (MUÑOZ JIMÉNEZ, 2008). El Plan General de Contabilidad fue aprobado por el Real Decreto 1514/2007 de 16 de noviembre, para adaptarse a la normativa contable europea y elaborar un texto contable adaptado a los nuevos tiempos. Adicionalmente, se ha aprobado por el Real Decreto 1515/2007 de 16 de noviembre un plan específico para PYMES y microempresas. 28 Entre las principales novedades que existen en el Plan de 2007 con respecto al de 1990 destacamos las referentes al valor razonable o la imputación de ingresos y gatos directamente en el patrimonio neto. (GARCÍA LORENZO, y otros, 2009). El Plan General de Contabilidad no es más que un módulo estandarizado para regular la contabilidad de todas las organizaciones, este Plan actual fue creado con el único objetivo de adaptarse a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) ya que en la actualidad hay muchas empresas que no solo realizan sus actividades contables en el ámbito nacional sino que también lo realizan internacionalmente, además este PGC también es adaptado para las su utilización o aplicación dentro de las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES). Estructura del Plan General de Contabilidad El plan general de Contabilidad se estructura en cinco partes, precedidas de una introducción, las cuales son las siguientes: 1. Marco Conceptual de la Contabilidad. 2. Normas de Registro y Valoración. 3. Cuentas Anuales. 4. Cuadro de Cuentas. 5. Definiciones y Relaciones Contables. (MUÑOZ JIMÉNEZ, 2008). El Plan General de Contabilidad se estructura en cinco partes, que van precedidas de una introducción en la que se explican las características fundamentales de la norma y sus principales diferencias con el Plan de 1990. Desde un punto de vista forma, el nuevo PGC mantiene la estructura de su antecesor. La amplia aceptación que tuvo el PGC de 1990 justifico esta decisión, bajo la consideración de que con ello se facilitaría el aprendizaje y uso de los nuevos criterios. 29 Obligatorias 1. Marco conceptual de la contabilidad 2. Normas de registro y valoración para pequeñas y medianas empresas 3. Cuentas anuales Voluntarias 4. Cuadro de cuentas 5. Definiciones y relaciones contables Se trata de un plan obligatorio para todas las empresas, cualquiera que sea su forma jurídica, individual o societaria, sin perjuicio de aquellas empresas que puedan aplicar el plan general de la contabilidad de pequeñas y medianas empresas. (GARCÍA CASTELLVI, y otros, 2008). El Plan General De Contabilidad (PGC) no es más que un formato internacional adaptado a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) el cual a venido evolucionando ya que el primero que se creo fue en el año 1973, seguido de la actualización que se creó en 1990 y ahora último que se aprobó que fue el del año 2007 este ya viene con un plus para poder aplicarlo en las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES), es decir el PGC completo se aprobó por Real Decreto 1514/2007 y el PGC para las PYMES fue aprobado por Real Decreto 1515/2007. Normalización Contable La información que suministra la Contabilidad interesa a muy diversa personas: propietarios, gestores, trabajadores, acreedores, Estado, etc. cada empresa puede 30 utilizar el sistema contable que le parezca más idóneo para el registro de sus operaciones. La normalización contable pretende conseguir un cuadro normativo que permita la elaboración de la información contable de forma objetiva y que sirva tanto a la propia empresa como a terceras personas interesadas. Además, la normalización contable debe conducir a que las cuentas anuales de las empresas, formuladas con arreglo a los principios contables, sean comparables (entres diferentes empresas y entre distintos momentos de la vida de una misma empresa). (REY POMBO, 2011). Los usuarios externos de la información contable podrían encontrarse con una serie de dificultades si cada persona encargada de elaborar dicha información contabilizase un mismo hecho contable de distinta forma o se presentaran unos estados contables diferentes para evitar este problema se establece la normalización contable, que consiste en la implantación de una serie de normas y principios de índole general, a los que debe ajustarse el modelo contable de las empresas, con el objeto de conseguir una homogeneidad en la información que permita la comparación de la misma a través del tiempo, así como la información suministrada por otras empresas. (MATA MELO, y otros, 2009). El establecimiento de normas comunes de contabilidad para la elaboración de los informes contables destinados a los usuarios externos y de aplicación a todas las empresas se denomina normalización contable y, dependiendo de los países, puede ser realizada por el Estado o por organizaciones profesionales. En países incluidos en lo que se denomina ámbito anglosajón (Estados Unidos, Sudamérica, etc.) la regulación contable suele ser realizada por organismos profesionales independientes, formados por profesionales y entidades del ámbito contable, que emiten pronunciamientos que constituyen sus normas contables. 31 En países incluidos en lo que se denomina ámbito continental como España, Francia, Alemania etc. la regulación contable se realiza por parte del Estado. El desarrollo de normas contables en España es responsabilidad del Ministerio de Hacienda y de forma delegada por parte del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC). (ALCARRIA JAIME, 2009) La normalización contable no es más que un conjunto de reglas y normas a las cuales tienen que adaptarse las organizaciones cuya finalidad es estandarizar las especificaciones de las cuentas anuales para que en un futuro los usuarios que hagan uso de esa información o reportes de los estados financieros tengan una mejor interpretación o una mejor comprensión de dicho informes o reportes. Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB) El IASB nació en 1973, con la denominación de International Accounting Standard Committee (IASC), como organismo internacional privado con el objetivo de desarrollar y promover la aplicación de un cuerpo único de normas contables a nivel mundial, así como de impulsar la convergencia entre las normas contables de diferentes naciones y las de su cuerpo de normas contables. Desde su origen a experimentado ciertas reformas en su estructura, a partir del 2001 el IASB tiene como soporte una fundación, denominada IASC Foundation, siendo los administradores de esta fundación los que nombran a los miembros de IASB y ejerciendo los administradores de esta fundaciones de supervisión y financiación, quedando en exclusiva para el IASB la emisión de normas contables. El IASB lo componen 14 miembros, nombrados por los administradores de la IASC Foundation bajo el criterio no geográfico pero sí que disponga de conocimiento técnico y experiencia contrastada en el mundo de los negocios a nivel internacional. Las funciones del IASB, entre otras son las siguientes: 32 Preparación y emisión de las NIC/NIIF, de borradores y aprobación internacional de interpretaciones. De todos los proyectos publicar borradores para su revisión pública. Discreción sobre la agenda técnica y sobre la asignación de proyectos. Implantar procedimientos para la revisión de los comentarios de los documentos sometidos a exámenes públicos. Crear comités o grupos consultivos para aconsejar en los proyectos. Organizar reuniones públicas para discutir propuesta de normas. Realizar pruebas de campo para determinar la aplicabilidad de las normas propuestas, etc. (MUÑOZ JIMÉNEZ, 2008). El IASC, hoy trasformado en el International Accounting Standards Board (IASB), asumió el reto de confeccionar un cuerpo de Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), necesarias para armonizar los estados financieros de las empresa en general, si bien en principio enfocadas a las empresas multinacionales, y de ofrecer una solución armonizada al complejo conjunto de operaciones financieras que han aparecido como consecuencia de la globalización financiera experimentada a nivel mundial. El IASB es un organismo privado sustentado por más de cien agrupaciones de contadores y auditores que representan a ochenta y dos países y, como tal, no puede imponer coactivamente sus normas, si bien sirven de referencia de las normas contables aceptadas internacionalmente. Hoy en día, constituye el único organismo contable capaz de liderar la armonización contable internacional. (MALLO, y otros, 2008). Es una organización de contadores, auditores y muchos más profesionales de la materia, los cuales iniciaron con el nombre de Comité de Normas Internacionales de Contabilidad "IASC", cuyo objetivo es establecer un conjunto único de 33 estándares de contabilidad de carácter mundial y de alta calidad para que la interpretación sea más fácil y rápida para las demás entidades, además en la actualidad no sigue con el mismo nombre de sus inicios si no que ahora es Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB) el cual también modifico las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) por el de Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Normas internacionales de Información Financiera (NIIF) Los orígenes del actual IASB se encuentran su predecesor el IASC (International Accounting Standards Committee), que fue fundado en 1973 y estuvo activo hasta el 2001, año en que se reforma para dar lugar al IASB. El nuevo organismo acepto todas las NIC emitidas por su precursor, de tal forma que las normas se referencian como Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), si fueron emitidas por el antiguo IASC, antes de la restructuración habida en el 2001; o bien, Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), si se emitieron con posterioridad por el renovado IASB. (GARCÍA CASTELLVI, y otros, 2008). Órgano Emisor Normativa IASC: International Accounting Committe (1973) NIC: Normas Internacionales de Contabilidad IASB: International Accounting Standards Board (2001) NIIF: Normas Internacionales de Información Financiera Diagrama 3. Transformación del IASC. Autor: (GARCÍA CASTELLVI, y otros, 2008) El International Accounting Standards Board (IASB) es un organismo privado, con sede en Londres, que tiene la responsabilidad de emitir las normas contables (NIIF). Este organismo surgió, en su configuración actual, en abril de 2001 como restructuración y transformación de su antecesor, el International Accounting Standards Committee (IASC), creado en 1973. 34 El IASB adopto formalmente las NIC y SIC anteriormente emitidas por el IASC, en 2002 se reconstituye la Comisión Permanente de Interpretaciones (SIC) y cambia su denominación a International Financial Reporting Standards Committee (IFRIC). Las normas a emitir a partir de ese momento pasan a denominarse Normas Internacionales de Información Financiera NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera). (REY POMBO, 2011). Son un conjunto de normas contables adoptadas por el IASB, que establecen los esquemas internacionales en el desarrollo de las actividades contables de una empresa, y además contienen un manual contable, en el cual constan todas las formas orientadas a la contabilidad como es interpretada o vista en el mundo entero es este el principal objetivo estandarizar informes financieros de un empresa. Cuentas por Cobrar a Clientes Cuenta del Activo Corriente. Eventualmente parte del crédito concedido podría corresponder al Activo de largo plazo, que se encarga de registrar y controlar los créditos concedidos a personas naturales o jurídicas que reciben créditos comerciales. Requiere registros auxiliares (Kárdex) que controlen de manera individual las cuentas pendientes. (ZAPATA SÁNCHEZ, 2011). Son las cuentas que registran los bienes y derechos en favor de la entidad, pendientes de cobro. En este rubro se incluyen las cuentas de: clientes, documentos por cobrar y deudores. De acuerdo con su origen, se clasifican en dos grandes grupos. 1. A cargo de clientes. En este grupo se presentan los documentos a favor y las cuentas a cargo de clientes de la empresa derivados de la venta de mercaderías o prestación de servicios. 2. A cargo de otros deudores. Se originan por operaciones distintas de la actividad normal de la empresa; por ejemplo, préstamos a funcionarios y 35 empleados, préstamos a accionistas, ventas de activo fijo. (GARCÍA HERNÁNDEZ, 2009). Las cuentas por cobrar se generan automáticamente al momento de realizar una venta por diferentes motivos como pueden ser bienes o servicios, es decir son cuentas que los cliente adeudan a la empresa de donde se los adquirió, dichas cuentas también se le conoce como créditos y se manejan con documentos como son: letras de cambios, nota de crédito y pagarés. ESTADOS FINANCIEROS Los estados financieros son reportes que se elaboran al finalizar un periodo contable, con el objeto de proporcionar información sobre la situación económica y financiera de la empresa, la cual permite examinar los resultados obtenidos y evaluar el potencial económico de la entidad Los principales estados financieros tienen como objetivo informar sobre la situación financiera de la empresa en una fecha determinada, sobre los resultados de sus operaciones, el cambio en el patrimonio y el flujo del efectivo. Los estados financieros deben servir para: Tomar decisiones de inversión y crédito. Formular juicios sobre los resultados financieros de la administración, en cuanto a la rentabilidad, solvencia, generación de fondos y capacidad de desarrollo empresarial. Evaluar la gestión gerencial, la solvencia y la liquidéz de la empresa, así como su capacidad para generar fondos. Conocer el origen y las características de sus recursos, para estimar la capacidad financiera de crecimiento. (ZAPATA SÁNCHEZ, 2011). 36 Dentro de la estructura financiera de la entidad están los estados financieros, que son documentos emitidos por una empresa en los que se consigna la información financiera cuantificada en unidades monetarias con respecto a su origen y aplicación. Para poder elaborar los estados financieros necesitamos obtener, en primer lugar, la “balanza de comprobación”, la cual es un documento que nos muestra una lista de todas las cuentas de mayor que se utilizaron durante un periodo contable determinado, con sus movimientos y saldos, ya sea en forma mensual, trimestral o anual. En segundo lugar, necesitamos elaborar “Hoja de Trabajo”, la cual es un documento condensado que contiene todo el procedimiento que hay que seguir para la elaboración de los estados financieros. (GARCÍA HERNÁNDEZ, 2009). Son informes que son de gran ayuda para la empresa cuyo objetivo es dar conocer la situación económica y financiera y los cambios que experimente en una fecha determina o llamado también periodo contable, ya que esta información es muy útil para la empresa como son: la gerencia, el personal administrativo, los accionistas. Usuarios de la Información Contable Son múltiples las personas interesadas en la información suministrada por la contabilidad. Entre los usuarios de la misma podemos mencionar los siguientes: Los responsables directos de la gestión de la empresa. Los accionistas, socios o propietarios de la empresa. Los trabajadores y las organizaciones sindicales. 37 Las instituciones financieras. Los clientes de la organización. Los competidores. La hacienda pública. Diversos organismos de la administración pública (I.N.E, Bancos, Ministerios de Economía. de Industria, etc.). El gobierno. (MATA MELO, y otros, 2009). Los usuarios de la contabilidad financiera son numerosos y de índole muy diversa. Utilizan la información que esta suministrada para toma decisiones de distinta naturaleza que atañan a sus intereses. De entre las diferentes clasificaciones que se pueden dar, atenderemos aquella que los divide entre usuarios internos y externos, en función de su condición respecto a la entidad emisora. a) Usuarios Internos: Se trata de usuarios que toman decisiones relativas a la gestión de la empresa que emita la información contable y, consecuentemente tienen un acceso directo y sin restricciones a dicha información. (Directivos y Administradores). b) Usuarios Externos: Incluye un conjunto heterogéneo de usuarios que no participan en la gestión de la empresa que emite la información por lo que su acceso a la misma será restringido, pero están interesados en ella por diferentes motivos. (Socios, Accionistas, Administración Fiscal, Gobierno y Organismos Públicos, Clientes, Proveedores, Empleados, Público en General). (GARCÍA CASTELLVI, y otros, 2008). Hoy en día se podría decir que todos los que poseen una empresa o laboran en una empresa se pueden considerar como un usuario de la información contable ya 38 que los mismo trabajadores reciben los roles de pago donde ese documento fue generado por un sistema de información contable los mismo que nos visualiza un detalle de nuestro sueldo en la fecha determinada y los gerentes también tienen que supervisar esa información es por eso que la contabilidad en la actualidad se ha convertido en la ciencia más indispensable al momento de hablar sobre una entidad o empresa. Objetivos de la Información Contable Es proporcionar información que siendo útil, confiable y comprensible, sirva de base para la toma de decisiones. Además del anterior fin principal, la contabilidad financiera comprende los siguientes objetivos generales: 1. Ejercer un eficiente control financiero de los recursos de que disponen y de las operaciones que realizan las entidades. El objetivo de controlar consiste en supervisar, vigilar y comprobar que los recursos se utilicen conforme a lo planeado y que las actividades se realicen también conforme a lo planeado. 2. Obtener, preparar y proporcionar información útil, confiable y comprensible, orientada a los diferentes usuarios para que tomen a tiempo decisiones acertadas. (GARCÍA HERNÁNDEZ, 2009). El objetivo esencial de la información financiera, es proporcionar una información sobre la situación financiera, los resultados periódicos de la actividad y los cambios en la situación financiera de una entidad que resulte útil para una amplia gama de usuarios en su proceso de toma de decisiones económicas. Este objetivo pretende cubrir las necesidades identificadas por la amplia gama de usuarios que se contempla en el apartado anterior. Otro tipo de objetivos que, en el pasado, se pretendía de la información contable, tales con preparar información para las autoridades fiscales, cumplir con los requisitos formales sobre el depósito de las cuenta, etc. (MALLO, y otros, 2008). 39 Los principales objetivos de la información financiera o contable son: los reportes de todas la actividades contables dentro de una entidad o empresa lo cual se consigue un historial desde inicio de un periodo hasta la culminación del mismo permitiendo la toma de decisiones a futuro sobre la situación económica-financiera dentro de una entidad tanto sea como en el sector público o privado. Características de la Información Financiera Con el fin de que los estados financieros cumplan a cabalidad con el propósito principal para el que se han creado, deben reunir las siguientes características de calidad: Comprensibilidad. Cualidad esencial que facilitara comprender los aspectos más importantes sin mayor dificultad, aun a usuarios que no tengan cultura contable. Relevancia. La información que proporcionan debe permitir a los usuarios identificar los datos más importantes, a partir de los cuales se tomarán decisiones. Confiabilidad. Las cifras que correspondan a los conceptos expuestos deben ser suficientemente razonables, es decir, pueden ser comprobables. Comparabilidad. Las cifras estarán expresadas en moneda de un mismo poder adquisitivo, a fin de hacerlas comparables al momento de establecer diferencias de un periodo a otro. (ZAPATA SÁNCHEZ, 2011). La información financiera contenida en los estados financieros debe reunir determinada características con la finalidad de ser útil para la toma de decisiones de los usuarios generales. La utilidad como característica fundamental de los estados financieros es la cualidad de adecuarse a las necesidades comunes del usuario general y constituye el punto de partida para derivar las características cualitativas restantes, las cuales se clasifican en: características primarias y 40 características secundarias; como se muestra a continuación: (GARCÍA HERNÁNDEZ, 2009). Características Primarias Características Secundarias La veracidad La representatividad La objetividad a) La confiabilidad La verificabilidad La información suficiente La posibilidad de predicción y confirmación b) La relevancia Importancia relativa c) La comprensibilidad d) La comparabilidad Tabla 5. Características de la Información Financiera. Autor: (GARCÍA HERNÁNDEZ, 2009) Son normas que deben cumplir los estados o informes financieros para poder generar o considerarse como una información confiable y de la calidad para las organizaciones ya que de no cumplir con todas estas reglas no se puede confiar de dicha información y se le considera como información alterada. Clasificación de los Estados Financieros. Los estados contables obligatorios recogen la información económico-financiera básica de las empresas, que resulta de gran utilidad pública, tal como vimos anteriormente. Estos estados financieros básicos, a raíz de la aprobación del nuevo Plan General de Contabilidad, se han visto ampliados al pasar de tres a cinco. Hasta 41 este momento, resultaba obligatoria la elaboración de la cuenta de pérdidas y ganancias, el balance de situación y la memoria, junto con el cuadro de financiación en determinados casos. Los estados contables obligatorios se han visto ampliados con el estado de cambios en el patrimonio neto, así como el estado de flujos de efectivo en determinados casos. (GARCÍA LORENZO, y otros, 2009). Existen dos grupos de estados financieros: los que miden la situación económica (Estado de resultados y estado de evolución del patrimonio), y los que miden la situación financiera (Balance General o Estado de situación financiera, y Estado de flujo del efectivo). En los siguientes apartados se estudiaran y ejemplificaran los considerados estados básicos, que son el Estado de resultados y el Balance general. (ZAPATA SÁNCHEZ, 2011). La clasificación de los estados financieros no es más que la división de los mismos según su funcionalidad y los procesos que genere los respectivos departamentos de una organización. Los reportes o informes básicos financieros más utilizados son: Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambio en el Patrimonio, Estado de Cambios en la Situación Financiera y el Estado de Flujos de Efectivo. Estado de Resultados Informe contable básico que presenta de manera clasificada y ordenada las cuentas de rentas, costos y gastos, con el propósito de medir los resultados económicos, es decir, utilidad o pérdida de una empresa durante un periodo determinado que es el producto de la gestión acertada o desacertada de la Dirección, o sea, del manejo adecuado o no de los recursos por parte de la gerencia. El Estado de Resultados también se puede denominar: 42 Estado de gastos y rendimiento. Estado de operaciones. Estado de situación económica. Estado de Pérdidas y Ganancias. (ZAPATA SÁNCHEZ, 2011). Posteriormente, en la fase de la elaboración de los estados financieros, el resultado positivo o negativo, según el caso, se presenta en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, después de registrar el gasto por el impuesto sobre los beneficios, y clasificar las diferentes partidas bajo los epígrafes de resultados de explotación, resultados financieros, resultados derivados de las actividades ordinarias, etc. El resultado positivo del ejercicio según el esquema anterior se asocia al concepto de un beneficio realizado, él ha servido tradicionalmente como punta para el cálculo del resultado de una entidad a efectos de distribuir dividendos, después de dotar las reservas correspondientes. (MALLO, y otros, 2008). Los estados de resultados no son más que reportes con información o valores de las pérdidas y ganancias con la cual se encuentra hasta ese momento la empresa, esto se lo puede realizar al momento que finalice un periodo contable. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPíTULO La investigación está fundamentada en la ciencia de la Contabilidad Financiera, en la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” de la ciudad de Santo Domingo, por lo cual se concluye de la siguiente manera: La contabilidad financiera en la actualidad es muy necesaria por no llamarle obligatoria, para llevar o generar informes financieros los cuales permiten realizar de una mejor manera la toma de decisiones en la empresa. 43 Los Estados Financieros tienen como objetivo dar a conocer las pérdidas y ganancias anuales dentro de una empresa con el fin de implementar a tiempo estrategias de mejoramiento para aumentar los ingresos y reducir los egresos para poner otra vez la empresa en un estado de ascenso. La Contabilidad Financiera tiene como objetivo principal el control y el seguimiento de la información económica y financiera de una empresa para poderla aplicar al momento de realizar una toma de decisiones. 44 CAPÍTULO II MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA Estudio Previo Reseña histórica de la Cooperativa de Vivienda “MARÍA DEL ROSARIO”. Hace más de 23 años en la Ciudad de Santo Domingo, en la Av. Quevedo Km. 4 ½ margen derecho, un grupo de moradores, se trazaron como objetivo la Creación de una Cooperativa de Vivienda, cuyo objetivo principal era la adquisición de una vivienda para los mismos habitantes del sector. Haciendo un poco de reminiscencia, los moradores del sector que anhelantes de contar con una vivienda inician las primeras gestiones, en la Secretaria General de Dirección Nacional de Cooperativas, iniciado en el año de 1991 su lucha por legalizar su Cooperativa. Por la intensa gestión para legalizar la Cooperativa, los moradores representados por su presidente logran inscribir legalmente en el Registro General de Cooperativas con el N° de Orden 5342, el 29 de abril de 1993. La Cooperativa de Vivienda “MARÍA DEL ROSARIO” es creada y legalizada como una entidad social realizada por un grupo de personas que desean adquirir una vivienda por sus propios medios. La principal ventaja de este tipo de vivienda es la facilidad con la cual se puede obtener una vivienda en el mercado inmobiliario. Lo cual en la actualidad constan con 645 socios los cuales tienen una vida digna y organizada en el ámbito económico, además que existe una transparencia completa en las actividades generales. 45 Visión Institucional La visión de la Cooperativa de Vivienda es posicionarnos como una cooperativa líder en el sector vivienda de Santo Domingo, brindando a nuestros socios un ambiente sano, ecológico y seguro donde vivir y alcanzar su desarrollo personal. Misión Institucional Trabajamos para la mejora continua pensando en proveer a nuestros socios de soluciones habitacionales, un amplio asesoramiento técnico-jurídico en materia y artículos de construcción. Gestionar la solidaridad y la ayuda mutua en el marco de la economía social y los pilares del cooperativismo. Objetivo Institucional General Adquirir viviendas individuales, colectivas o construirlas sea por administración o por medio de los contratos con empresas del ramo, para entregárselos en propiedad de asociados en el reglamento que especifique el reglamento respectivo. Específicos a) Realizar las inversiones correspondientes para conseguir los fines propuestos, incluyendo los educacionales de consumo de artículos de primera necesidad y otros atinentes al bienestar social de sus miembros. b) Gestionar ante instituciones públicas o privadas, nacionales o extranjeras, los créditos indispensables para cumplir con los fines propuestos, siempre que los mismos no graven las economías de sus miembros. c) Realizar todas aquellas acciones legales que le permitan dotar de los servicios de infraestructura urbanística a los terrenos de la entidad. 46 d) Conceder los servicios sociales para beneficio de sus socios, familiares y comunidad en general. e) Dotar de casas de habitación a sus socios, cuya finalidad receptará las aportaciones de ellos. f) Crear los servicios auxiliares que fueren indispensables para uso de los Cooperados. Organigrama Estructural de la Cooperativa de Vivienda “MARÍA DEL ROSARIO” ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS CONSEJO DE Administracion Consejo de Viilancia Presidencia Gerencia General Lic. Juan Castillo Egdo. Guillermo Gárces Ing. Pablo Castelo Secretaria Departamento Financiero Departamento Administrativo Srta. Sara Tamayo Departamento Comercial Comercialización compra y venta Contabilidad Bodega Mantenimiento Diagrama 4. Organigrama Estructural de la Cooperativa de Vivienda “MARÍA DEL ROSARIO”: 47 Organigrama Funcional de la Cooperativa de Vivienda “MARÍA DEL ROSARIO” CARGO FUNCIÓN ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS Aprobar las directrices institucionales y verificar el correcto funcionamiento de la cooperativa. - Establecer las directrices de la gestión de la Cooperativa, de conformidad con las directrices generales fijadas por la Asamblea General, y representar legalmente a la Cooperativa en todas las actuaciones frente a terceros, tanto extrajudiciales como judiciales, incluyendo las que exigen decisión o autorización de la Asamblea General. - Recaudar todos los saldos pendientes obligaciones y multas adeudadas por socios, además custodiar los libros registro, documentos y sello de cooperativa. - Salvaguardar todos los fondos recaudados por la secretaria y validar todos sus valores con los libros contables generados por el contador. - Presentar periódicamente el balance sobre la situación económica de la cooperativa a la Asamblea General de Socios. PRESIDENTE SECRETARIA TESORERA CONTADOR Tabla 6. Organigrama Funcional de la Cooperativa de Vivienda “MARÍA DEL ROSARIO”: Autor: (GAVILANES, 2014) 48 de los de la Flujo de Información UML Diagramas de Casos de Uso Diagrama 5. Asignación de Obligaciones y Multas. Autor: (GAVILANES, 2014) Diagrama 6. Recaudación de Pagos por Obligaciones o Multas. Autor: (GAVILANES, 2014) 49 Modalidad de la Investigación Cualitativa Se va utilizar para recopilar y revisión de datos que permitan comprender, descubrir o afinar preguntas de investigación en el proceso de análisis e interpretación de las características del fenómeno a investigar. Cuantitativa Su objetivo es medir, validar y comprobar los fenómenos de manera matemática. Se puede utilizar uno o varios de los métodos mencionados, pero siempre se valida la información estadísticamente. (MUNCH & ÁNGELES, 2009) Cuali-Cuanti porque te permite considerar el problema de manera precisa y además es utilizada para la recolección de datos, con base en la medición numérica y el análisis estadístico, para establecer patrones de comportamiento y encontrar solución al problema. Tipos de Investigación Investigación Descriptiva Esta investigación será utilizada porque permitirá analizar o examinar la documentación generada por los Registros Contables y Estados Financieros del Departamento de Finanzas y Contabilidad de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” de la Ciudad de Santo Domingo la cual también será de gran ayuda para el estudio comparativo de la problemática actual. 50 Investigación De Campo Esta investigación se la integra porque es de gran ayuda al momento de trasladarnos a conocer la problemática existe dentro del Departamento de Finanzas y Contabilidad de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” de la Ciudad de Santo Domingo. Método Analítico – Sintético Este método se aplicó en los Registros Contables y Estados Financieros del Departamento de Finanzas y Contabilidad de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” de la Ciudad de Santo Domingo que es la afectada para el análisis de los problemas por separado y así poder tener una solución más vertiginosa. Inductivo – Deductivo Presenta la forma cómo los hechos particulares están acoplados a un todo, promueve la problemática que acontece en el Departamento de Finanzas y Contabilidad de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” de la Ciudad de Santo Domingo, deduciendo las posibles soluciones de las mismas. Hipotético – Deductivo Este método es de mucha ayuda ya que te genera una solución previa a los problemas de los Registros Contables y Estados Financieros del Departamento de Finanzas y Contabilidad de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” de la Ciudad de Santo Domingo, es decir realiza hipótesis de solución al problema planteado. 51 Técnicas Encuesta Es una técnica que consta en obtener información acerca de una parte de la población o muestra, mediante el uso del cuestionario o de la entrevista (MUNCH & ÁNGELES, 2009) Atreves de la encuesta se obtuvo información de un porcentaje de la población la cual permitió reconocer los principales problemas que afectan a la empresa. Entrevista Es una de las técnicas más utilizadas en la investigación. Mediante ésta, una persona (entrevistador) solicita información a otra (entrevistado). Este instrumento puede ser uno de los más valiosos para obtener información. (MUNCH & ÁNGELES, 2009) La técnica de la entrevista se aplicó a la encargada del control de créditos y el encargado de los registros contables y estados financieros para conocer los diferentes inconvenientes que provocan al manejar la información, y será de mucha utilidad para defender el proyecto a realizar. Observación Consiste en observar atentamente el fenómeno, hecho o caso, tomar información y registrarla para su posterior análisis. (LEIVA, 2001) La observación se empleó al realizar la recopilación información del proceso de cobros y registros de transacciones contables ya que mediante esto se puede realizar análisis para su posterior uso. 52 Instrumentos Guía de la Entrevista Las entrevistas pueden ser: estructuradas, semi-estructuradas o no estructuradas. Se selecciona el tipo de entrevista que se desea llevar a cabo de acuerdo al conocimiento que el entrevistador tenga del tema. (GOMEZ, 2006) Permitirá realizar de mejor manera y ordenada la entrevista al encargado de llevar las fichas socioeconómicas y seguimiento de egresados. Población y Muestra Población Es un conjunto de personas o individuos que poseen características similares que ocupan un área determinada. Sobre quienes se realiza la observación o investigación. También llamada universo o colectivo. La población que ha sido considerada en la investigación se determina en la siguiente tabla: ESTRACTOS CANTIDAD N°. de Personal Administrativo 8 N°. de Empleados 7 No. de Socios 645 TOTAL 660 Tabla 7. Descripción de la Población. Autor: (GAVILANES, 2014) 53 Muestra La estadística estudia los métodos científicos para recoger, organizar, resumir y analizar datos, así como para sacar conclusiones válidas y tomar decisiones apropiadas basadas en el análisis de tipo científico. La ciencia estadística ha demostrado que estudiando una pequeña parte del universo (muestra) podemos conocer la composición y características de la población proyectando al total los datos obtenidos. (GONZÁLEZ & CARRERO, 2008) Para el calcula de la muestra se utilizara la siguiente fórmula: 𝑛= 𝑁 (𝐸) 2 (𝑁 − 1) + 1 Dónde: N = población a investigarse n = tamaño de la muestra E = % error admisible, máximo 5% Muestra 1: n= 660 (5).2 (660 − 1) + 1 n= 660 (0.0025)(659) + 1 n= 660 (1.65) + 1 54 n= 660 (2.65) 𝐧 = 𝟐𝟒𝟗 Cálculo de encuestas a personal Administrativo. n= 249𝑥8 660 𝐧 = 𝟑. 𝟎𝟐 Cálculo de encuestas a Profesores n= 249𝑥7 660 𝐧 = 𝟐. 𝟔𝟒 Cálculo de encuestas a Estudiantes n= 249𝑥645 660 𝐧 = 𝟐𝟒𝟑, 𝟑𝟒 Extractos de la Muestra ESTRATO POBLACION MUESTRA % ENCUESTADOS Personal Administrativo 8 3,02 1,2% Empleados 7 2,64 1.1% Socios 645 243,34 97.7% Tabla 8. Extracto de la Muestra. Autor: (GAVILANES, 2014) 55 Encuesta 1. ¿Los socios pueden acceder a sus cuentas deudoras en cualquier momento? SI 33% NO 67% Gráfico. 1 Pregunta. Autor: (GAVILANES, 2014) Los socios tienen inconveniente de demora al momento de solicitar el historial de deudas ya que se encuentran en cuadernillos físicos. 2. ¿Está satisfecho con el proceso de almacenamiento y control de las cuentas deudoras? SI 32% NO 68% Gráfico. 2. Pregunta. Autor: (GAVILANES, 2014) Los socios no están de acuerdo con la forma como se almacena los registros de pagos ya que son en cuadernillos y tienden a deteriorarse. 3. ¿Considera necesario que la Cooperativa, implemente un sistema de almacenamiento de información de cuentas deudoras de sus socios? SI 85% NO 15% Gráfico. 3. Pregunta. Autor: (GAVILANES, 2014) La mayoría de socios están de acuerdo ya que tienen mucha dificulta en los valores cancelados anteriormente. 56 4. ¿Cree conveniente la automatización de los procesos de cobros en la Cooperativa? SI 100% NO 0% Gráfico. 4. Pregunta. Autor: (GAVILANES, 2014) Todos están de acuerdo ya que tienen muchos problemas con la confiabilidad de los saldos. 5. ¿Está satisfecho con el registro actual de pagos? NO 80% SI 20% Gráfico. 5. Pregunta. Autor: (GAVILANES, 2014) Existe demora en el proceso de búsqueda de saldos y además son hechos manualmente. 6. ¿La Cooperativa lleva un registro ordenado y actualizado del control de los pagos realizados por los socios? NO 86% SI 14% Gráfico. 6. Pregunta. Autor: (GAVILANES, 2014) La institución lleva un registro ordenado pero no actualizado ya que tendrían que trabajar horas extras para cubrir todos estos procesos. 7. ¿Le parece bien el tiempo actual generado por los cobros de cada socio? 57 NO 95% SI… Gráfico. 7. Pregunta. Autor: (GAVILANES, 2014) Los porcentajes muestran que les toma mucho tiempo realizar los cobros a cada socio. 8. ¿Cree usted que el sistema podría ayudar a reducir tiempo en la búsqueda de información? SI 10… NO 0% Gráfico. 8. Pregunta. Autor: (GAVILANES, 2014) La mayor cantidad de la población cree que el sistema reducirá el tiempo de búsqueda de la información. 9. ¿Cree factible un sistema informático que automatice los procesos de cobros en la Cooperativa? SI 100% NO 0% Gráfico. 9. Pregunta. Autor: (GAVILANES, 2014) La totalidad considera que es factible un sistema para que los socios pierdan menos tiempo y se pueda realizar más recaudaciones diarias. 10. ¿Cree usted que el sistema agilizara la búsqueda de pagos anteriores? NO 95% SI 5% Gráfico. 10. Pregunta. Autor: (GAVILANES, 2014) La mayoría considera que el sistema permitirá localizar con mayor rapidez los pagos anteriores los cuales eliminara desconfianza o dudas de los saldos actuales. 58 DESARROLLO DE LA PROPUESTA Modelo en cascada El más conocido, está basado en el ciclo convencional de una ingeniería, el paradigma del ciclo de vida abarca las siguientes actividades: Análisis de Requerimientos Diseño del Sistema y del Software Implementación y Prueba de Unidades Implementación y Prueba del Sistema Operación y Mantenimiento Diagrama 7.Esquema del Modelo en Cascada. Autor: (GAVILANES, 2014) Análisis de los requisitos del software: el proceso de recolección de los requisitos se centra en intensificar especialmente en el software. El ingeniero de software debe comprender el ámbito de la información del software, así como la función, el rendimiento y las interfaces requeridas. Diseño: el diseño del software se enfoca en cuatro atributos distintos del programa: la estructura de los datos, la arquitectura del software, el detalle procedimental y la caracterización de la interfaz. El proceso de diseño traduce los requisitos en una representación del software con la calidad requerida antes de que comience la codificación. 59 Codificación: el diseño debe traducirse en una forma legible para la máquina. El paso de codificación realiza esta tarea. Si el diseño se realiza de una manera detallada la codificación puede realizarse mecánicamente. Prueba: una vez que se ha generado el código comienza la prueba del programa. La prueba se centra en la lógica interna del software, y en las funciones externas, realizando pruebas que aseguren que la entrada definida produce los resultados que realmente se requieren. Mantenimiento: el software sufrirá cambios después de que se entrega al cliente. Los cambios ocurrirán debidos a que hayan encontrado errores, a que el software deba adaptarse a cambios del entorno externo (sistema operativo o dispositivos periféricos), o debido a que el cliente requiera ampliaciones funcionales o del rendimiento. Requerimientos Funcionales Registra, modifica, busca y activa o desactiva usuarios, socios y proveedores. Actualiza el Plan de Cuenta según las necesidades de la empresa. Controla todos los abonos anteriores de cuentas de cada socio. Controla todas las deudas y abonos a proveedores generados por la cooperativa. Asigna multas y obligaciones a todos o cada uno de los socios. Registra, anula, imprime comprobante de pago por obligaciones o multas adquiridas por cada socio. Provee un formulario donde se puede realizar el asiento de cada movimiento contable. 60 Genera automáticamente libro diario, libro mayor, balance de comprobación y estado de pérdida y ganancia. Requerimientos No Funcionales Cuenta con una interfaz muy amigable, innovadora e interactiva con los usuarios. El sistema fue realizado con software propietario como es visual studio 2008 y sql server 2008. Genera reportes generales e individuales de cada socio o proveedor. Crea reportes secuenciales de todos los abonos generados por los socios, además presenta un listado de todas las cuentas pendientes. Muestra todas las deudas adquiridas por la cooperativa y cada uno de sus abonos. Realiza comprobantes de ingreso u egreso de cada asiento realizado. Genera reportes de cada libro contable y el reporte de pérdidas y ganancias. 61 Flujo de Información UML en el Sistema Diagramas de Casos de Uso Diagrama 8. Asignación de Obligaciones y Multas en el Sistema. Autor: (GAVILANES, 2014) Diagrama 9. Pago de Obligaciones o Multas en el Sistema. Autor: (GAVILANES, 2014) 62 Diagrama 10. Generación de Libros Contables en el Sistema. Autor: (GAVILANES, 2014) Diagramas de Secuencia Diagrama 11. Asignación de Obligaciones y Multas en el Sistema. Autor: (GAVILANES, 2014) 63 Diagrama 12. Pagos de Obligaciones y Multas en el Sistema. Autor: (GAVILANES, 2014) Diagrama 13. Generación de Libros Contables en el Sistema. Autor: (GAVILANES, 2014) 64 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO En este capítulo está orientado más a la organización donde se va implementar el sistema ya que se explica sus actividades y procesos internos como externos. Mediante la encuesta se pudo constatar que el 100% de socios y el personal administrativo creen conveniente la automatización de los procesos de cobros en la cooperativa. Las técnicas de investigación fueron de gran ayuda, especialmente la técnica de observación ya que mediante esta se pudo recopilar información del proceso de cobros y deducir la poca confiabilidad en el historial de pagos anteriores generados por los socios. Según el avance de la investigación se fue utilizando los diferentes tipos que fueron expuestos, los cuales fueron de gran utilidad en su respectivo momento, también se realizó la respectiva encuesta a los diferentes empleados, administrativos y un porcentaje de los socios. 65 CAPITULO III VALIDACIÓN Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE SU APLICACIÓN INTRODUCCIÓN El constante cambio en los procesos internos dentro de las diferentes empresas que se vienen dando en la actualidad es muy exigente ya que cada día generan más y más información por lo cual extiende el tiempo de búsqueda de la misma, es decir, reduce la capacidad del ser humano para manipular dicha información por lo que se ven en la necesidad de automatizar los procesos de almacenamiento y de recopilación de la misma. En la actualidad toda organización exitosa se ha concientizado de la importancia del manejo de las tecnologías de información como elemento que brinda ventajas comparativas con respecto a la competencia. Es importante también tener en cuenta que un sistema de información necesita justificar su implementación desde el punto de vista (costo / beneficio). El costo como ya saben por lógica tiene que ser menor a los gatos actuales que se generan en los procesos internos de cuya organización, los beneficios se pueden medir a nivel intangible y tangible de acuerdo a la organización, es decir, el análisis desde un punto de vista de una empresa comercial a una de tipo académico. Por lo cual se ha realizado el estudio adecuado a la problemática que existe dentro de la cooperativa de vivienda “María del Rosario” y se ha deducido la implementación de un Sistema De Información Gerencial (SIG) para el Control y Seguimiento de los Registros Contables y Estados Financieros del Departamento de Finanzas y Contabilidad de la misma. 66 OBJETIVOS General Realizar un Sistema De Información Gerencial (SIG) para el Control y Seguimiento de los Registros Contables y Estados Financieros en la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” de la Ciudad de Santo Domingo. Específicos Detallar los requerimientos de hardware y software, necesarios para el buen funcionamiento del sistema. Diseñar una interfáz de escritorio agradable a la vista y sencilla de usar para que sus usuarios sean capaces de encontrar la información que buscan con el mínimo esfuerzo, de manera vertiginosa y eficáz. Utilizar herramientas libres para el análisis y la creación de base de datos como Power Designer, lenguaje de programación Visual Studio 2008 y SQL Server 2008 como sistema gestor de base. Especificar los requerimientos del sistema tanto de hardware como de software y documentar su funcionamiento y utilización. 67 DISEÑO DEL SISTEMA Modelo Lógico de la Base de Datos Diagrama 14. Modelo Lógico de la Base de Datos. Autor: (GAVILANES, 2014) 68 Modelo Físico de la Base de Datos Diagrama 15. Modelo Físico de la Base de Datos. Autor: (GAVILANES, 2014) Diccionario de Datos (Physical Name: USUARIO), almacena todos los usuarios que pueden acceder al sistema. NAME CODE DATA TYPE MANDATORY CODIGO FEUSUA_CODIGO Varchar(10) x NOMBRE FEUSUA_NOMBRE Varchar(15) CEDULA FEUSUA_CEDULA Int LOGIN FEUSUA_LOGINX Varchar(15) CLAVE FEUSUA_CLAVEX Varchar(12) TIPO FEUSUA_TIPOXX Varchar(15) ESTADO FEUSUA_ESTADO Varchar(10) Tabla 9. Tabla Usuario. Autor: (GAVILANES, 2014) 69 (Physical Name: ASIENTO), almacena los atributos principales de cada asiento contable. NAME CODE DATA TYPE MANDATORY CODIGO FEASIE_CODIGO Varchar(10) x CODIGO2 FERECI_CODIGO Varchar(10) NUMERO FEASIE_NUMERO Int REFERENCIA FEASIE_REFERE Varchar(50) FECHA FEASIE_FECHAX Date Tabla 10. Tabla Asiento. Autor: (GAVILANES, 2014) (Physical Name: DETALLE ASIENTO), almacena todas las cuentas que interactúan en el asiento contable. NAME CODE DATA TYPE MANDATORY CODIGO FEDEAS_CODIGO Varchar(10) x CODIGO2 FEPLAN_CODIGO Varchar(10) CODIGO3 FEASIE_CODIGO Varchar(10) DEBE FEDEAS_DEBEXX Decimal(5,2) HABER FEDEAS_HABERX Decimal(5,2) Tabla 11. Tabla Detalle del Asiento. Autor: (GAVILANES, 2014) (Physical Name: PLAN DE CUENTA), almacena el listado de todas las cuentas contables con la que se va a interactuar en la Cooperativa de vivienda “María del Rosario”. NAME CODE DATA TYPE MANDATORY CODIGO FEPLAN_CODIGO Varchar(10) x CODIGO PRIMARIO FEPLAN_CODPRI Varchar(10) CODIGO SEGUNDARIO FEPLAN_CODSEN Varchar(10) NOMBRE FEPLAN_NOMBRE Varchar(20) NIVEL FEPLAN_NIVELX Int ESTADO FEPLAN_ESTADO Varchar(10) Tabla 12. Tabla Plan de Cuenta. Autor: (GAVILANES, 2014) 70 (Physical Name: RECIBO), almacena todas las factura generadas por la Cooperativa y las recibidas por los proveedores. NAME CODE DATA TYPE MANDATORY CODIGO FERECI_CODIGO Varchar(10) x CODIGO2 FEASIE_CODIGO Varchar(10) NÚMERO RECIBO FERECI_NUMERO Varchar(10) FECHA FERECI_FECHAX Date TIPO FERECI_TIPOXX Varchar(10) TOTAL FERECI_TOTALX Decimal(5,2) CODIGO SOCIO FERECI_CODSOC Varchar(10) ASIENTO(SI – NO) FERECI_ASIENT Varchar(2) Tabla 13. Tabla Factura. Autor: (GAVILANES, 2014) (Physical Name: DETALLE RECIBO), almacena todas las cuentas canceladas por los socios. NAME CODE DATA TYPE MANDATORY CODIGO FEDERE_CODIGO Varchar(10) x CODIGO2 FERECI_CODIGO Varchar(10) CODIGO3 FECOPA_CODIGO Varchar(10) NÚMERO COMPROBANTE FEDERE_NUMCOM Varchar(7) SALDO ANTERIOR FEDERE_SALANT Decimal(5,2) VALOR ABONO FEDERE_PAGOXX Decimal(5,2) SALDO ACTUAL FEDERE_SALDOX Decimal(5,2) Tabla 14. Tabla Detalle de Factura. Autor: (GAVILANES, 2014) (Physical Name: CUENTA POR COBRAR - PAGAR), almacena todas las cuentas por cobrar y pagar de la Cooperativa. NAME CODE DATA TYPE MANDATORY CODIGO FECOPA_CODIGO Varchar(10) x CODIGO2 FEPERS_CODIGO Varchar(10) DESCRIPCIÓN FECOPA_DESCRI Varchar(50) 71 FECHA FECOPA_ FECHAX Date MONTO INICIAL FECOPA_MONINI Decimal(5,2) SALDO FECOPA_SALDOX Decimal(5,2) ESTADO FECOPA_ESTADO Varchar(10) NÚMERO ABONOS FECOPA_NABONO Int COMPROBANTE FECOPA_COMPRO Varchar(13) TIPO FECOPA_TIPOXX Varchar(6) Tabla 15. Tabla Cuenta Por Cobrar - Pagar. Autor: (GAVILANES, 2014) (Physical Name: Persona), almacena todos los socios y proveedores. NAME CODE DATA TYPE MANDATORY CODIGO FEPERS_ CODIGO Varchar(10) x CEDULA FEPERS_ CEDULA Int NOMBRE FEPERS_ NOMBRE Varchar(20) APELLIDO FEPERS_APELLI Varchar(20) EMAIL FEPERS_ EMAILX Varchar(50) TELEFONO FEPERS_TELEFO Int DIRECCIÓN FEPERS_DIRECC Varchar(50) OBSERVACIÓN FEPERS_OBSERV Varchar(70) FECHA INGRESO FEPERS_FECING Date NÚMERO LOTE FEPERS_NLOTEX Int NÚMERO MANZANA FEPERS_NMANZA Int NÚMERO SECTOR FEPERS_NSECTO Int NÚMERO HIJOS FEPERS_NHIJOS Int FECHA NACIMIENTO FEPERS_FECNAC Date LUGAR NACIMIENTO FEPERS_LUGNAC Varchar(30) ESTADO CIVIL FEPERS_ESTCIV Varchar(10) INSTRUCCIÓN FEPERS_INSTRU Varchar(50) CATEGORIA VIVIENDA FEPERS_CATVIV Varchar(15) TIPO DE SOCIO FEPERS_TIPOZZ Varchar(10) 72 NÚMERO FEPERS_NUMERO INT CABIDA FEPERS_CABIDA INT CLAVE FEPERS_CLAVEX Varchar(10) ESTADO FEPERS_ESTADO Varchar(10) TIPO DE REGISTRO FEPERS_TIPOXX Varchar(10) Tabla 16. Tabla Persona. Autor: (GAVILANES, 2014) Interfáz de Usuario NOMBRE ESTÁNDAR Formularios Resolución Color Ancho: 1366. ; Alto: 768. Fondo degradado con color primario: [0,102,0] color Botones Activa las cajas de texto para poder generar un nuevo registro. Almacena en la base de datos toda la información tipiadas en las cajas de texto. Desactiva y limpia las cajas de texto, además, cancela el guardado de un registro. Genera reportes o listados de los registros existentes en la base de datos. Permite cerrar el formulario que este activo. Permite enviar información a otro formulario. Me permite agregar las cuentas que van hacer canceladas. 73 Me permite quitar cuentas ya agregadas en la factura. Visualiza todo un listado de todos los socios existentes y me permite pasarlo a la factura. Permite el ingreso al sistema previo a su autentificación. Menús desplegables Tiene la opción de editar registros existentes en la base de datos e imprimir los mismos. Genera un historial de pagos anteriores y también me permite imprimirlos. Escoge la categoría a la que pertenece o la que va a generar. Escoge entre activo – inactivo. Menú Principal Visualiza el formulario de “Usuario”. Visualiza el formulario de “Asignación de Obligaciones”. Visualiza el formulario de “Proveedor”. Visualiza el formulario de “Socio”. 74 Visualiza el Créditos”. formulario de “Control de Visualiza el formulario de “Factura”. Visualiza el Deudas”. formulario de “Control de Visualiza el formulario de “Plan de Cuentas”. Visualiza un Listado de todas Facturas generadas y recibidas. Genera los libros contables tales como: Libro Diario, Libro Mayor. Tabla 17. Interfáz de Usuario. Autor: (GAVILANES, 2014) Conexión Arquitectura La arquitectura que se escogió fueron por medios de los requerimientos de la empresa la cual es Cliente - Servidor ya que la base de datos se encontrará en el servidor y la aplicación van a estar en otro ordenador el cual nos brinda una mejor velocidad en respuesta del proceso a realizar. Conectividad El sistema de Información gerencial tiene un modelo de conexión en tres capas o niveles: 75 Nivel de presentación, Nivel de lógica de administrativo y Nivel de almacenamiento de datos En la siguiente figura se ilustra este modelo de conexión. Ilustración 1. Etapas de Conexión. Autor: (GAVILANES, 2014) Se utiliza este tipo de conectividad ya que la ventaja de desarrollo se lleva a cabo en varios niveles, o capas, y en el caso de que exista algún error o la necesidad de algún cambio obligatorio, solo es necesario cambiar el nivel en cuestión, sin afectar el correcto funcionamiento del resto del sistema. Seguridades El sistema consta de 2 niveles de seguridad tanto para la parte de la aplicación y base de datos los cuales van a ser detallados a continuación. Nivel de aplicación Autenticación de usuarios Ilustración 2. Autenticación de usuarios. Autor: (GAVILANES, 2014) 76 Limitación de intentos de acceso al sistema (máximo 3) Ilustración 3. Limitación de intentos de acceso al sistema (máximo 3). Autor: (GAVILANES, 2014) Control exclusivo de mayúscula y minúscula Ilustración 4. Control exclusivo de mayúscula y minúscula. Autor: (GAVILANES, 2014) 77 Formato estandarizado para la creación de contraseña (Debe tener 2 caracteres: Mayúscula, Minúscula, Números y Signos) Ilustración 5. Formato estandarizado para la creación de contraseña. Autor: (GAVILANES, 2014) Encriptación de clave Ilustración 6. Encriptación de clave. Autor: (GAVILANES, 2014) 78 Nivel de base de datos Autentificación de usuario Ilustración 7. Autentificación de usuario. Autor: (GAVILANES, 2014) Limitaciones de privilegios Ilustración 8. Limitaciones de privilegios. Autor: (GAVILANES, 2014) 79 Requerimientos Previos a la Instalación Requerimiento de Hardware Requerimientos Hardware Mínimos Recomendados Procesador Intel (R) Dual Core CPU Intel Core i3 de 2.0 Ghz Memoria RAM 1 GB 2 GB o superior. Disco Duro 160 GB 300 GB o superior Resolución de Pantalla Ancho 1024px; Alto 768px Ancho 1024px; Alto 768px Tabla 18. Requerimientos de Hardware. Autor: (GAVILANES, 2014) Requerimiento de Software Software Sistema Operativo Sistema Gestor de Base de Datos Componentes Requerimientos Windows 7, Windows 8, Windows 8.1 Sql Server 2008 Net Framework 3.5, 4 Tabla 19. Requerimiento de Software. Autor: (GAVILANES, 2014) Formularios Inicio de Sesión y Autentificación de Usuarios Nos permite el ingreso al sistema por medio de un usuario y una clave. Ilustración 9. Inicio de Sesión y Autentificación de Usuarios. Autor: (GAVILANES, 2014) 80 Formulario Principal Es el menú principal en el cual podemos acceder a los diferentes formularios. Ilustración 10. Formulario Principal. Autor: (GAVILANES, 2014) Usuarios Nos permite el ingreso, edición o visualización de los usuarios. Ilustración 11. Usuarios. Autor: (GAVILANES, 2014) 81 Obligación Permite la asignación de obligaciones o multas a cada socio. Ilustración 12. Obligación. Autor: (GAVILANES, 2014) Proveedor Nos permite el ingreso, edición o visualización de los Proveedores. Ilustración 13. Proveedor. Autor: (GAVILANES, 2014) 82 Socio Nos permite el ingreso, edición o visualización de los socios. Ilustración 14. Socio. Autor: (GAVILANES, 2014) Control de Créditos Es donde visualizamos todas las cuentas por cobrar y sus respectivos pagos. Ilustración 15. Control de Créditos. Autor: (GAVILANES, 2014) 83 Recibo Donde se registra los pagos de los diferentes socios o proveedores. Ilustración 16. Recibo. Autor: (GAVILANES, 2014) Control de Deudas Es donde visualizamos todas las cuentas por pagar y sus respectivos pagos. Ilustración 17. Control de Deudas. Autor: (GAVILANES, 2014) 84 Plan de Cuentas Es donde están detalladas todas las cuentas que vamos a utilizar en el asiento. Ilustración 18. Plan de Cuentas. Autor: (GAVILANES, 2014) Asiento Es donde visualizamos todos los recibos para generar su respectivo asiento. Ilustración 19. Asiento. Autor: (GAVILANES, 2014) 85 Reportes Reporte Individual Visualiza todos los datos completos de un solo registro. Ilustración 20. Reporte Individual. Autor: (GAVILANES, 2014) Reporte General Visualiza solo los datos relevantes de todos los registros. Ilustración 21. Reporte General. Autor: (GAVILANES, 2014) Libro Diario Visualiza la agrupación de todos los asientos generados con sus totales. Ilustración 22. Libro Diario. Autor: (GAVILANES, 2014) 86 Libro Mayor Visualiza todas las cuentas con sus respectivos totales tanto en él Debe como en el haber. Ilustración 23. Libro Mayor. Autor: (GAVILANES, 2014) Balance De Comprobación Visualiza todas las cuentas con sus respectivos saldos y sumas. Ilustración 24. Balance De Comprobación. Autor: (GAVILANES, 2014) 87 Manual de Usuario El manual de usuario está bien explicado separando la parte del diseño estándar (botonería) con la interfáz de usuario (Formularios y Reportes). El Sistema Informático Gerencial (SIG) tiene incorporado un manual de ayuda que se activa con la tecla F1. Ilustración 25. Manual de Usuario "Menú Principal". Autor: (GAVILANES, 2014) Manual Técnico Instalación de Sql Server 2008 Como vemos en la imagen le damos click en “Instalación” y escogemos la primera opción. Ilustración 26. Ventana Principal. Autor: (GAVILANES, 2014) 88 Nos aparece la ventana “Reglas Auxiliares del Programa de Instalación”, donde el programa tratará de identificar posibles problemas que pueden surgir al instalar los archivos auxiliares, después de revisar el informe debemos asegurarnos de corregir los problemas existentes para que nuestra instalación no sufra percances y quede correctamente instalada. Ilustración 27. Reglas Auxiliares del Programa de Instalación. Autor: (GAVILANES, 2014) Se nos visualiza la ventana “Clave de Producto” la cual nos pide la autentificación del Sistema de Gestión de Base de Datos. Ilustración 28. Clave del Producto. Autor: (GAVILANES, 2014) 89 Luego se nos visualiza los “Términos de Licencia”, leemos todos los términos y conscientemente de lo estipulado en el documento le damos aceptar, a la siguiente ventana le damos en un click en “Instalación” y comienza a instalarse los archivos auxiliares y al finalizar la instalación aparecerá de nuevo la siguiente ventana donde revisara otras opciones que no han sido verificadas. Ilustración 29. Reglas auxiliares del Programa de instalación Etapa 2. Autor: (GAVILANES, 2014) Aquí revisamos que todas las casillas estén seleccionadas y click en “siguiente”. Ilustración 30. Selección de Características. Autor: (GAVILANES, 2014) 90 Dejamos todos los valores por defecto y damos click en “siguiente”. Ilustración 31. Configuración de Instancia. Autor: (GAVILANES, 2014) Se nos va a visualizar los “Requisitos de Espacio en Disco” que necesita el sistema le damos click en “Siguiente” y en la siguiente ventana ingresamos la clave con la cual a futuro vamos a ingresar y le damos click en “Siguiente”. Ilustración 32. Configuración del Motor de Base de Datos. Autor: (GAVILANES, 2014) 91 Después se nos visualiza la ventana de “Configuración de Analysis Services” donde podremos asignar los usuarios que tendrán permisos administrativos, en este caso solo asignaremos al usuario actual y a la siguiente ventana solo de damos un click en “Siguiente” se no visualiza la ventana de la imagen de abajo verificamos que no existe problemas y siguiente de nuevo. Ilustración 33. Reglas de Instalación. Autor: (GAVILANES, 2014) Y por último en esta ventana le damos un click en “Instalación”. Ilustración 34. Listo para Instalar. Autor: (GAVILANES, 2014) 92 Bueno si estamos hasta aquí todo bien hemos culminado correctamente con la instalación cerramos y listo. Ilustración 35. Operación Completada. Autor: (GAVILANES, 2014) Presupuesto Para el cálculo del presupuesto por el tiempo empleado en el desarrollo del sistema, se tomó como referencia según la tabla de remuneración sectorial del 2013 el Salario Básico Unificado de $318.00, dedicando un cálculo de 8 horas diarias y 5 días a la semana lo cual equivale a $1.99 la hora y un total de $15.90 diarios. COSTO DE DESARROLLO Cantidad (Días) Descripción $ Valor 35 Análisis de requerimientos. 556.50 60 Diseño del sistema 954.00 100 Programación interna del sistema 10 Prueba del Sistema. 4 Capacitación. 1590.00 159.00 63.60 Total Tabla 20. Costo de Desarrollo. Autor: (GAVILANES, 2014) 93 3323.10 GASTO EN RECURSOS MATERIALES Cantidad Descripción $ Valor 1 Impresora 75.00 1 Equipo Informático 1 Resmas de papel para impresión y copia 10.00 1 Flash Memory 10.00 1 Anillado - Material de oficina 780.00 5.00 12.00 Total 892.00 Tabla 21. Gasto en Recursos Materiales. Autor: (GAVILANES, 2014) GASTO EN SERVICIOS Descripción $ Valor Internet 100.00 Servicios básicos 45.00 Movilización 50.00 Libros 55.00 Alimentación 70.00 Derecho de titulación 1250.00 Varios 50.00 Total 1620.00 Tabla 22. Gasto en Servicios. Autor: (GAVILANES, 2014) TOTAL COSTOS Y GASTOS GENERADOS DESCRIPCIÓN $ SALDOS Costos de Desarrollo de la Aplicación 3323.10 Costo de implementacion 2250.00 Gastos de Recurso materiales 892.00 Gastos en Servicios 1620.00 Total 8085.10 Tabla 23. Total Costos y Gastos Generados. Autor: (GAVILANES, 2014) 94 Impacto Administrativo Comprobación de la Vialidad Mediante la implementación del Sistema para el Control y Seguimiento de los Registros Contables y Estados Financieros del Departamento de Finanzas y Contabilidad en la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario”, se comprueba la eficiencia en el control de los registros contables y estados financieros, alcanzando resultados satisfactorios en beneficio de la Cooperativa. Proceso Registro de Socios y Proveedores. Asignación de Obligaciones y multas. Control Recibos Ingreso Egreso de de y Control de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar. Generación de Asientos Contables. Generación de Libro Diario y Libro Mayor. Antes de la implementación Después de la del sistema implementación del sistema No existe registro alguno de Los registros de Socios y Proveedores y el registro de Proveedores se llevan de manera socios se lo realiza de forma satisfactoria ya que en pocos manual en cuadernillos. segundos se puede hacer a los datos personales de cada uno. Realiza la asignación de Realiza la asignación de obligaciones y multas de obligaciones y multas simultáneas manera manual y en kardex y al instante ya que cuenta con lo cual al momento de filtros de búsqueda para el listado registrar un pago es tedioso de socios. encontrar el que corresponda al socio. La secretaria llenaba los La recibo queda almacenada recibos pero cuando en la base datos, y el diseño es generaba muchas y había muy similar a la factura descuido, éstas se ordinaria, en la cual le facilitará extraviaban. el uso y entendimiento. Se lleva un control de los Genera un listado de todas las créditos y deuda de forma cuentas acreditadas y deudas de manual y en cuadernillos lo la cooperativa y me permite cual genera tensión en visualizar todos los pagos buscar las cuentas de cada generados anteriormente de socio. ambas categorías. No existe una coordinación Los asientos se realizan de adecuada al momento de manera coordinada y permite la realizar los asientos por lo generación automática del libro que genera redundancia de diario y el libro mayor. los mismos. La generación de los libros Genera automáticamente el contables son manuales los reporte de libro diario y el libro cuales son tediosas al mayor. momento de realizarse. 95 Reportes Los reportes son hojas de Los reportes están en todo Excel o físicas en las que no momento a disposición del se llena adecuadamente. administrador o empleado pues están almacenados en la base de datos, lo cual no hay perdida de documentos ni pérdida de tiempo. Tabla 24. Comprobación de la Vialidad. Autor: (GAVILANES, 2014) CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO Se ha desarrollado un Sistema de Control y Seguimiento de los Registros Contables y Estados Financieros, de acuerdo a las necesidades que se encontraron en la COOPERATIVA DE VIVIENDA “MARÍA DEL ROSARIO” cuyo objetivo es mejorar los procesos internos de la misma. Para el desarrollo del sistema se utilizarón las siguientes herramientas: Power Designer para el diseño de la base de dato, el Sql server 2008 para la administración de la base de datos y el Visual Studio 2008 para el desarrollo dela aplicación. El administrador del sistema tendrá el acceso completo del sistema y como cualquier usuario también tendrá una clave y nombre de usuario para el ingreso. 96 CONCLUSIONES GENERALES Hoy en día cada organización en la actualidad está ligada directamente con la automatización de procesos, para los cuales es necesaria una ingeniería, cabe recalcar que para que esta funcione correctamente se deben de obtener datos correctos para empezar con la investigación, y que el proceso de desarrollo sea mucho más rápido y su implementación eficáz. Mediante la aptitud de la fundamentación científica el investigador se orienta y obtiene conocimientos que lo enfocan directamente hacia el objeto de estudio lo que le permite idear formas factibles para alcanzar la solución. La seguridad es otro aspecto muy importante en nuestro sistema ya que cubrimos todos los detalles posibles para evitar posibles fallos y además se validó todo el sistema para que se pare su ejecución. 97 RECOMENDACIONES Se realizará una previa capacitación a la secretaria, contador y gerente de la cooperativa que son directamente las personas que van a manipular el sistema. El sistema también cuenta con un manual de ayuda el cual detalla paso a paso la correcta manipulación de los controles del sistema, además nos explica el funcionamiento de cada formulario. Se llevará un control y análisis detallado del sistema con el objetivo de verificar algún posible fallo y poder darle solución al mismo, además verificar la correcta manipulación de los usuarios hacia el sistema. Se verificará periódicamente los niveles de seguridad del sistema con el fin de hacerle cada mes más seguro y cuidar la integridad de la información almacenada. 98 BIBLIOGRAFÍA AMAT, Oriol. 2003. Supuestos de Análisis de Estados Financieros: Ejercicios y Casos Resueltos. España : Gestión 2000, 2003. 84-8088-683-8. ARIAS GALICIA, Fernando. 2007. Metodología de la Investigación. México : Trillas septima edición, 2007. DÉNIZ MAYOR, José Juan, y otros. 2008. Fundamentos de Contabilidad Financiera Teoría y Práctica. Las Rozas - Madrid (España) : Delta, 2008. 84-9647771-1. DRA. GÓMEZ ARMIJOS, Corona. 2006. La Investigación Científica en Preguntas y Respuestas, El Sistema Modular. Ambato : Empresdane Gráficas Cia Ltda, 2006. FÉRNANDEZ IPARRAGUIRRE, José Luis y CASADO MAYORDOMO, Manuel. 2011. Contabilidad Financiera Para Directivos. España : ESIC, 2011. 978-84-7356802-9. GARCÍA CASTELLVI, Antonio, GONZÁLEZ NAVARRO, Ana y ASTORGA SÁNCHEZ, Juan. 2008. Contabilidad Financiera. España : Ariel S. A., 2008. 97884-334-4552-9. GARCÍA HERNÁNDEZ, Jesús. 2009. Contabilidad Básica 1. México : Trillas 353p, 2009. 978-607-17-0044-5. 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El cual cumplió con los requisitos planteados para la resolución de los problemas encontrados, garantizando la facilidad y el buen funcionamiento del sistema. Esto ayudara a reducir los tiempos empleados en los procesos de cobranzas hacia los socios y mejorara la competitividad de nuestra cooperativa. Sin otro particular, quedo muy agradecido. Atentamente, Dr. Fernando Jurado INTERVENTOR ANEXO D: ENCUESTA UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” “ENCUESTAS APLICADA A LOS SOCIOS Y LA ADMINISTRATIVA DE LA COOPERATIVA DE VIVIENDA “MARIA DEL ROSARIO”” LA PRESENTE INVESTIGACIÓN ES CON EL PROPÓSITO DE RECAUDAR INFORMACIÓN PARA EL TRABAJO DE TESIS PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE ING. EN SISTEMAS Y COMPUTACIÓN: 1. ¿Los socios pueden acceder a sus cuentas deudoras en cualquier momento? SI NO 2. ¿Está satisfecho con el proceso de almacenamiento y control de las cuentas deudoras? SI NO 3. ¿Considera necesario que la Cooperativa, implemente un sistema de almacenamiento de información de cuentas deudoras de sus socios? SI NO 4. ¿Cree conveniente la automatización de los procesos de cobros en la Cooperativa? SI NO 5. ¿Está satisfecho con el registro actual de pagos? SI NO 6. ¿La Cooperativa lleva un registro ordenado y actualizado del control de los pagos realizados por los socios? SI NO 7. ¿Le parece bien el tiempo actual generado por los cobros de cada socio? SI NO 8. ¿Cree usted que el sistema podría ayudar a reducir tiempo en la búsqueda de información? SI NO 9. ¿Cree factible un sistema informático que automatice los procesos de cobros en la Cooperativa? SI NO 10. ¿Cree usted que el sistema agilizara la búsqueda de pagos anteriores? SI NO ANEXO E: ESQUEMA DEL SISTEMA ANEXO F: PERFIL DE TESIS UNIVERSIDAD REGIONAL AUTONOMA DE LOS ANDES FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE SISTEMAS PERFIL DE TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN SISTEMAS E INFORMÁTICA. TEMA: SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL (SIG) PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS REGISTROS CONTABLES Y ESTADOS FINANCIEROS DEL DEPARTAMENTO DE FINANZAS Y CONTABILIDAD DE LA COOPERATIVA DE VIVIENDA “MARÍA DEL ROSARIO” DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO. AUTOR: FRANCISCO BOLIVAR GAVILANES LAINES ASESOR: DR. FREDY CAÑIZARES SANTO DOMINGO – ECUADOR. 2013 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN El constante cambio en los gustos y preferencias de los consumidores, la globalización de los mercados hace que los gerentes y administradores necesiten cada día mayor información oportuna que les permitan estar delante de sus competidores. Por lo tanto los sistemas de información en la actualidad representan un requisito indispensable para las organizaciones que desean mantenerse competitivas en el mercado a través del tiempo. La implementación de sistemas de información en una compañía, brindan la posibilidad de obtener grandes ventajas, incrementar la capacidad de organización de la empresa, y tornar de esta manera los procesos a una verdadera competitividad. Para ello, es necesario un sistema eficaz que ofrezca múltiples posibilidades, permitiendo acceder a los datos relevantes de manera frecuente y oportuna. Por todo ello, es importante destacar que la implementación de un sistema de información contable implica un cambio organizativo, ya que no sólo afecta a la administración de la empresa, sino también a sus empleados y habilidades, con el fin de crear una plataforma acorde a las responsabilidades que se deben tener frente a este tipo de sistema, además es de mucha ayuda para las organizaciones ya que generan informes contables o estados financieros los cuales al momento de tomar una decisión dentro de la misma permiten al gerente informarse de los niveles económicos actuales con los que cuenta la organización dejándole a decisión propia la factibilidad del proyecto a ejecutarse. Los sistemas de información ofrecen muchas ventajas debido a todo esto el Ecuador se ha visto en la necesidad de implementar este método para mejorar sus procesos internos con el objetivo de llegar hacer un país subdesarrollado a nivel Latinoamericano. Se ha realizado la investigación correspondiente al tema de tesis en la Biblioteca de la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES de la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas en donde se encontraron antecedentes relacionados al proyecto de investigación, los cuales se han recopilado información en fuentes externas para lo cual se cita: YANCHAGUANO VEGA, William Marcelo, Sistema de Gestión y Control Financiero (SGCF) orientado a la web para mejorar los Procesos Administrativos que se lleva a cabo en el área de Secretaria de la Radio "La Propia 101.3 FM" de Santo Domingo, 2012. El proyecto de investigación a desarrollar se considera única y original del autor. SITUACIÓN PROBLÉMICA La Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” ubicada en la Ciudad de Santo Domingo, en la Av. Quevedo Km. 4 ½ margen derecho, el Departamento de Finanzas y Contabilidad siente la necesidad de contar con un sistema que mejore el Control y Seguimiento de los Registros Contables y Estados Financieros, para lo cual se cita los siguientes inconvenientes: Existe un deficiente control y seguimiento de los pagos por aportaciones ya que se lo realiza manualmente y se lleva un control físico de los pagos en libretas o cuadernos, lo que ocasiona en los socios un desconocimiento de los pagos realizados en los meses anteriores y demora en la revisión de los mismos. Deficiencia en la constancia de pagos a proveedores, lo que da como efecto perdida y deterioro de las agendas o libros de registros con los cuales en la actualidad se lo está realizando. El proceso de facturación se lo lleva a cabo manualmente, ocasionando tardanza en la elaboración de una factura lo cual genera acumulación en las filas de espera para realizar los respectivos pagos. El cobro de obligaciones se lo realizan en forma manual, creando un descontento en los socios por el tiempo de espera para poder terminar su pago. La designación de obligaciones se lo realiza manualmente e individualmente, generando retraso en la recaudación de las obligaciones ya estandarizadas por todos los socios en las reuniones. PROBLEMA CIENTÍFICO ¿Cómo mejorar el control y seguimiento de la Información Financiera de la Cooperativa de Vivienda “MARÍA DEL ROSARIO” de la Ciudad de Santo Domingo? OBJETO DE INVESTIGACIÓN Y CAMPO DE ACCIÓN Objeto de investigación Contabilidad Financiera. Campo de acción Control y Seguimiento de la Información Financiera. IDENTIFICACIÓN DE LA LÍNEA DE INVESTIGACIÓN Desarrollo de software y Programación de Sistemas. OBJETIVO GENERAL Implementar un Sistema de Información Gerencial (SIG) para el Control y Seguimiento de los Registros Contables y Estados Financieros del Departamento de Finanzas y Contabilidad de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” de la Ciudad de Santo Domingo. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Fundamentar bibliográficamente los conceptos pertinentes a mejorar la Contabilidad Financiera, Registros Contables y Estados Financieros del Departamento de Finanzas y Contabilidad. Realizar una investigación de campo para conocer la problemática sobre los Registros Contables y Estados Financieros del Departamento de Finanzas y Contabilidad de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario”. Desarrollar un Sistema de Información Gerencial (SIG) para el Control y Seguimiento de los Registros Contables y Estados Financieros del Departamento de Finanzas y Contabilidad de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” de la Ciudad de Santo Domingo. HIPÓTESIS Con la implementación del Sistema de Información Gerencial (SIG) se mejorará el Control y Seguimiento de los Registros Contables y Estados Financieros del Departamento de Finanzas y Contabilidad de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” de la Ciudad de Santo Domingo. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN Variable Independiente: Sistema De Información Gerencial (SIG). Variable Dependiente: Control y seguimiento de los Registros Contables y Estados Financieros del Departamento de Finanzas y Contabilidad de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” de la Ciudad de Santo Domingo. METODOLOGÍA A EMPLEAR Se efectuó la entrevista con la persona encargada del Departamento de Finanzas y Contabilidad de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” de la Ciudad de Santo Domingo, para conocer los problemas existente en la organización, en la actual investigación se empleara las metodologías cualitativa y cuantitativa. Predominando la cualitativa, porque permitirá el estudio de la información apropiada de los Registros Contables y Estados Financieros de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario”, y cuantitativa para el análisis de los asientos contables generados en los futuros reportes del sistema, además se realizara una respectiva tabulación de dichos datos para el análisis gerencial de la organización. TIPOS DE INVESTIGACIÓN Investigación Descriptiva Es la que estudia, analiza o describe la realidad presente, actual, en cuanto a hechos, personas, situaciones, etc. (LEIVA ZEA, 2001) Esta investigación será utilizada porque permitirá analizar o examinar la documentación generada por los Registros Contables y Estados Financieros del Departamento de Finanzas y Contabilidad de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” de la Ciudad de Santo Domingo la cual también será de gran ayuda para el estudio comparativo de la problemática actual. Investigación De Campo Es la que se realiza en lugares no determinados específicamente para ello, sino que corresponde al medio en donde se encuentran los sujetos o el objeto de investigación, es decir donde ocurren los hechos o fenómenos investigados. (LEIVA ZEA, 2001) Esta investigación se la integra porque es de gran ayuda al momento de trasladarnos a conocer la problemática existe dentro del Departamento de Finanzas y Contabilidad de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” de la Ciudad de Santo Domingo. MÉTODOS Analítico – Sintético Es un método mediante el cual nos permite descomponer la información obtenida, por lo cual se hace más simple comprenderla y luego unirla consiguiendo tener una mejor perspectiva para mejorar dicha información. Este método se aplicara en los Registros Contables y Estados Financieros del Departamento de Finanzas y Contabilidad de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” de la Ciudad de Santo Domingo que es la afectada para el análisis de los problemas por separado y así poder tener una solución más vertiginosa. Inductivo – Deductivo Presenta la forma cómo los hechos particulares están acoplados a un todo, promueve la problemática que acontece en el Departamento de Finanzas y Contabilidad de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” de la Ciudad de Santo Domingo, deduciendo las posibles soluciones de las mismas. Hipotético – Deductivo Este método es de mucha ayuda ya que nos genera una solución previa a los problemas de los Registros Contables y Estados Financieros del Departamento de Finanzas y Contabilidad de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” de la Ciudad de Santo Domingo, es decir realiza hipótesis de solución al problema planteado. ESQUEMA DE CONTENIDOS CONTABILIDAD FINANCIERA Definición Objetivos de la Contabilidad Financiera Importancia de la Contabilidad Financiera Interesados en la Contabilidad Financiera Sistemas de Información en la Empresa Definición Sistema de Información Contable Estructura Financiera de la Entidad Definición Activo Pasivo Patrimonio Clasificación del Plan Contable Libros de la Contabilidad Definición Libro Diario Libro Mayor Balance de Comprobación El Plan General de Contabilidad del 2007 (PGC) Definición Estructura del Plan General de Contabilidad Normalización Contable Definición Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB) Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) Cuentas por Cobrar a Clientes ESTADOS FINANCIEROS O INFORMACIÓN FINANCIERA Definición Usuarios de la información contable Objetivos de la información contable Características de la información financiera Clasificación de los estados financieros Estado de resultados APORTE TEÓRICO, SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA Y NOVEDAD CIENTÍFICA Aporte Teórico La investigación científica realizada será de gran ayuda para las nuevas promociones que vayan a realizar un Sistema de Información Gerencial (SIG) que tengan como objetivo principal mejorar el Control y Seguimiento de los Registros Contables y Estados Financieros de alguna organización en particular ya que la aplicación a realizarse no será la típica manufacturación de productos o servicios prestados, a cambio de esto controlará o factura obligaciones asignadas a los respectivos socios o accionistas de la cooperativa de vivienda “María del Rosario” además el sistema generara factura por los abonos que realicen los diferentes socios. Significación Práctica Un Sistema de Información Gerencial (SIG) será de gran ayuda para optimizar el Control y Seguimiento de los Registros Contables y Estados Financieros del Departamento de Finanzas y Contabilidad de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” de la Ciudad de Santo Domingo, de tal manera que dicho sistema reduzca el tiempo en el trámite, evite desviaciones en el procedimiento y aporte mayor orientación al usuario. Novedad Científica El Sistema de Información Gerencial (SIG) creará transparencia en los procesos internos y generará automáticamente las obligaciones y multas correspondientes a cada socio de la Cooperativa de Vivienda “María del Rosario” del Departamento de Finanzas y Contabilidad permitiendo a dicha área la toma de decisiones dentro de la organización. BIBLIOGRAFÍA AMAT, Oriol. 2003. Supuestos de Análisis de Estados Financieros: Ejercicios y Casos Resueltos. España : Gestión 2000, 2003. 84-8088-683-8. ARIAS GALICIA, Fernando. 2007. 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