2 #1 - Red Aliados

MEMORIAS DEL TALLER
RED DE ALIADOS DE COMUNICACIÓN
Fecha: miércoles, 13 de noviembre de 2013
Hora: 8:00 a.m. a 12:00 m
Empresas asistentes:
-
InHouse Design
Medea Interactiva
Digital Express
VideoBase
Analistas de Medios
Litoimpresos y servicios
Triángulo Comunicaciones
Taller de Edición
Visual Digital
Aliar Comunicaciones
Telecinco
-
Comunicaciones Efectivas
Fotoeditores
Precision Translators
Vox Marketing
Zeiki
Publicaciones VID
Promociones Publicitarias de
Colombia
Enlace Doble
Grupo Daga
Moderadores:
-
Jaime Ospina
Juan Pablo Crespo
Luz María Bedoya
Desarrollo del taller:
El segundo taller de la Red inició con una habilitación en LinkedIn a manera de
motivación pues la participación en la construcción del objetivo por esta vía fue
baja. La habilitación consistió en explicar cómo se crea una cuenta nueva y cómo
se ingresa al Grupo una vez se esté registrado. Algunos miembros de la Red
realizaron el ingreso en ese mismo momento y otros quedaron con el compromiso
de ingresar en los próximos días. En caso de tener alguna duda en el proceso,
Juan Pablo Crespo (ISAGEN) podrá explicarle el procedimiento a quien lo
requiera. Se espera que las opiniones y aportes se puedan realizar por este
medio.
En el siguiente punto de la agenda estaba la concertación del objetivo. En esta
fase se presentaron dos propuestas traídas del debate en LinkedIn. Tras una
discusión sobre la pertinencia de un objetivo que hablara de “Consolidar” y su
posible poca aplicabilidad a futuro, se valoraron posibles modificaciones.
Quedaron entonces:
#1
Consolidar y mantener la red de proveedores de productos y
servicios de comunicación, a través del relacionamiento abierto
y la integración de saberes, que promueva la creación de
estrategias comerciales como oportunidad de crecimiento para
sus miembros.
#2
Promover el relacionamiento abierto y la integración de saberes,
como oportunidad de crecimiento para la red de proveedores de
productos y servicios de comunicación.
Sin embargo, Luis Carlos Ochoa (Analistas de medios), propuso:
Integrar la red de proveedores de productos y servicios de
comunicación mediante el relacionamiento abierto, la integración y el
sostenimiento para que sus miembros aprovechen las oportunidades
comerciales.
Fue necesario realizar una votación en la cual, por mayoría, se seleccionó la
primera propuesta (arriba en azul) y se estableció el objetivo de la Red de Aliados
de comunicación.
Finalizado el punto del objetivo, se dio inicio a la dinámica propuesta por Luz
María Bedoya de InHouse Design, quien fue la habilitadora en este tema a toda la
Red. El juego presentado tenía pretendía desarrollar dos de los componentes del
Modelo de Colaboración: Roles, Responsabilidades y gobernabilidad.
Esta dinámica planteaba la siguiente reflexión inicial: ¿cómo elegir los roles y
establecer comportamientos de gobernabilidad cuando los miembros no tienen
entre sí unos lazos de confianza y comunicación fuertes? En este sentido el juego
incentivaría la interacción entre los miembros que marca el camino para la
elección de roles, aprovechando la comunicación para crear acuerdos de
interacción y reglas de comportamiento.
La dinámica se rigió por los siguientes conceptos orientadores, cada uno con
elementos importantes que se debían discutir: Principios y valores (casillas azules
de Principios - Valores - Mecanismos), Protocolos de conformación y
comportamiento (casillas verdes de Confidencialidad - Políticas de calidad Conflicto de intereses - Mecanismos) y Mecanismos para la toma de decisiones
(casillas rojas de Voz y voto - Convocatorias - Bloqueo de participación Mecanismos).
De esta manera se puso en pantalla la plantilla de un “juego de mesa” en la cual
se visualizaban algunos componentes de la gobernabilidad. La idea era que al ir
avanzando en el tablero, los miembros identificaran conceptos claves para
debatirlos posteriormente. Luego en una bolsa se escribieron los nombres de cada
empresa y la moderadora (Luz María) sacaba los papeles para dar salida. Esta
fue la mecánica para cada componente y tenía como objetivo que todos
participaran en la actividad y en la construcción colectiva.
La primera parte era determinar los principios de la Red. Los primeros en salir
fueron Javier Rodríguez (DAGA) y David Castaño (Comunicaciones Efectivas).
Ambos propusieron la sostenibilidad y la calidad como principios de la Red.
Lo anterior dio pie para que Natalia Giraldo (Enlace Doble) compartiera su
inquietud respecto a si los valores que regirían la Red serían los mismos que tiene
ISAGEN (Reconocimiento de la diversidad, coherencia, colaboración y apertura) o
si deben ser establecidos específicamente para la Red de Aliados; por lo cual
Jaime Ospina (ISAGEN) aclara que deberán ser propios, ya que la Red contará
con sus propias dinámicas. En ese sentido los cuatro valores de ISAGEN no
serían tenidos en cuenta. Luego, el grupo definió la siguiente lista de principios
mediante una lluvia de ideas:
Sostenibilidad
Calidad
Comunicación
Equidad
Compromiso
Inmediatamente Gustavo Díez (Triángulo Comunicaciones) hizo una revisión de la
lista y se concluyó de manera grupal que los principios deben quedar enmarcados
en una misma frase:
“
”
Compromiso y transparencia en participación
y prácticas de los miembros de la Red.
El siguiente nivel del juego consistía en fijar los valores que se adoptarían. Para
esto Paola Castillo (Litoimpresos), propuso el respeto, la confianza y la pasión,
conceptos que fueron muy bien vistos por los asistentes.
El siguiente en participar fue Luis Carlos Ochoa (Analistas de Medios), quien para
el ítem de mecanismos para la vigilancia de principios y valores propuso
estructurar un Código de ética o de regulación, justificando que la Red giraba en
torno a las negociaciones y choques de dinero debido a la competencia de
cotizaciones, por lo tanto debería instaurarse que quien incurra contra estos
valores debería ser expulsado.
Ángela Trujillo (Vox Marketing), pidió la palabra y afirmó que lo más importante es
el respeto por las ideas de cada uno de los integrantes de la Red, y propone la
elaboración de un Manual de Convivencia.
Por otro lado, Natalia Giraldo (Enlace Doble), propuso la conformación de un
Comité de Ética, y Catalina Zuleta (Zeiki) planteó la estructuración de procesos,
refiriéndose a que la Red debe instaurar un debido proceso para solucionar
conflictos o inconvenientes.
En otro nivel del juego, Gustavo Díez (Triangulo Comunicaciones) le correspondió
la casilla “Eureka”, es decir, la posibilidad de proponer un ítem o mecanismo
nuevo para consideración de los demás miembros. En este caso, propuso un
nuevo valor: la comunicación. Con base en eso, Julián Franco (Taller de Edición)
afirmó que la comunicación debe ser tenida en cuenta como un principio y no
como valor.
Continuando con el juego, Henry Matallana (InHouse Design) fue el siguiente y
propuso eliminar los cuatro valores de ISAGEN que estaban en la lista. En este
punto los asistentes al taller evidenciaron la confusión entre los conceptos de
valores y principios. Para ello, Martha Rodas (Grupo Videobase) opinó que la
mejor forma para distinguirlos era considerar los principios como aspectos con
matices más filosóficos y los valores como elementos ejecutables y aplicables de
esos principios.
Se acordó entonces que los valores serían:
Respeto
Confianza
Colaboración
Prácticas
sostenibles
Calidad
Comunicación
Pasión
Catalina Zuleta (Zeiki) puso en debate nuevamente el tema de los valores y
cuestiona si la “pasión”, propuesto por Paola Castillo (Litoimpresos), debe
considerarse un valor, para lo cual Luis Carlos (Analista de Medios) asevera que
los valores deben ser medibles. En ese sentido se debatió nuevamente lo
oportuno de elaborar un Código de ética y autoregulación. Catalina Zuleta (Zeiki)
indicó algunos de los temas que se deben abordar para esta regulación: un comité
interno previo acuerdo de quienes lo integrar o conformar.
Fue en esta instancia del juego en la que Jaime Ospina (ISAGEN) aclaró que la
ética debe ser vista y acuñarse desde el “querer ser” y la gobernabilidad debería
entenderse como la administración; los principios y valores son parte del querer
ser, es decir, la ética. El Código hace parte de esa administración o
gobernabilidad. Catalina Zuleta (Zeiki) expresó que el Código a estructurar debe
estar basado en los valores que, a su vez, serán los que guiarán las prácticas de
la Red.
Posteriormente se procedió a jugar un nuevo nivel que hizo referencia al ítem de
la confidencialidad. Para ello, Ángela Trujillo (Vox Marketing) propone la
protección de ideas y la discreción en cuanto a las propuestas económicas,
quedando ambas englobadas dentro de una categoría creada por los asistentes a
la cual denominaron: Reserva de la información, un componente que hace
hincapié a salvaguardar los derechos de autor y de establecer un respeto hacia la
creación y las ideas de los demás.
El siguiente en jugar fue Diego Ortiz (Visual Digital), a quien le correspondió los
compromisos comerciales y laborales, para lo cual propuso un acercamiento a las
políticas de calidad, pero recomendó que previamente se debe tener clara la
definición de roles de manera que se facilite el trabajo colaborativo y las alianzas
entre los miembros.
A las 10:00 a.m. se realizó el receso.
Tras el refrigerio, el juego se reactivó y se desarrolló la casilla de conflicto de
intereses. El turno fue para Marisol Bolívar (Publicaciones VID), Julián Franco
(Taller de Edición) y Luis Carlos Ochoa (Analistas de Medios), quienes recibieron
un caso de conflicto ético que planteó Luz María Bedoya (InHouse Design), para lo
cual dieron posibles formas de solucionarlo:
- Confrontación, tomar una posición frente a un problema.
- Contrato de confidencialidad.
- Compromiso ético.
Diego Ortiz (Visual Digital) sugirió tener claridad sobre con quién trabajar para
minimizar posibles conflictos, mientras que Luis Carlos (Analistas de Medios)
habló de la libertad para hacer negocios, conservando un proceder ético. Él afirmó
que cada empresa tiene sus propias estrategias y le corresponde sólo a ésta
decidir si es propicio sacar a la luz y hacer público el nombre de sus clientes.
Se habló también de una escala de información entre clientes y proveedores, pues
se considera que ésta debe ser bidireccional, desde el cliente hasta los
proveedores y viceversa, en la que los flujos de información sean los más
adecuados, y que además sean constantes para tener siempre la mayor claridad
frente a los requerimientos del cliente.
De acuerdo con esto, Jaime Ospina (ISAGEN) sugirió que se deben declarar los
conflictos, es decir compartir los problemas de modo que prime la transparencia.
Al llegar al componente de Políticas se decidió que quedaría congelado, debido a
lo denso y complejo del tema, pues deberá contarse con más tiempo para
desarrollarlo, además en ese momento no estaban muchos integrantes de la Red
que se fueron por diversos compromisos. Se llegó a la conclusión que para
abordar este elemento era vital contar con la mayoría para construirlo.
Tras este debate del ítem conflicto de intereses, se pasó a la casilla de
Mecanismos, para esto Juan Camilo Sánchez (Precision Translators) y David
Castaño (Comunicaciones Efectivas), fueron los encargados de dar su aporte
frente a este componente:
David dijo que debe haber mayor transparencia, el valor agregado de la empresa
debe ser siempre transparente.
Luis Carlos (Analistas de Medios) afirmó que confidencialidad y transparencia
deben ir de la mano. Sin embargo ese valor agregado hace parte de la estrategia,
por lo tanto debe ser confidencial.
“El cómo se llega a lo mío, los procesos que me hacen diferente deben ser
confidenciales”, así lo expresó Catalina Zuleta (Zeiki).
Llegó el turno de Marcela Zea Muñoz (Promociones Publicitarias de Colombia), a
quien le correspondió la casilla de “Eureka”, lo que implicaba un aporte libre al
juego. Ella resaltó la importancia de la constancia en la Red, lo que dio pie a que
Gustavo Díez (Triángulo Comunicaciones) recomendara fundir este concepto con
el de compromiso, lo que fue bien visto por los demás asistentes.
De otro lado, Luis Carlos Ochoa (Analistas de Medios) propuso un Banco
normativo de documentación existente sobre el tema (y sobre las líneas de
negocios de los miembros de la Red), y poner a circular todo el material entre los
integrantes. Así sería más fácil construir una normatividad para la Red de Aliados.
De esta manera el grupo concluye las siguientes posibilidades de mecanismos
para los conflictos de intereses:
Comité de Ética y
Declaración del
conflicto ético
Contrato de
confidencialidad
Banco normativo
Tras este compilado de ideas, y dada la premura del tiempo para terminar el
juego, se optó por dejar hasta éste componente por ese día.
Para concluir, Juan Pablo (ISAGEN) aclaró que estar en la Red no es un factor
diferenciador al momento de seleccionar los proveedores que participen en las
invitaciones a competir. Jaime Ospina (ISAGEN) complementó esta idea
afirmando que el beneficio de la Red se refleja en ese mayor conocimiento que
tendrá el proveedor sobre el cliente, que se verá expresado en mayores
capacidades para competir y una relación más fuerte y cercana con el cliente.
Se concluye también que la plataforma estratégica ya está pensada, para lo cual
es necesario empezar a desarrollar más profundamente los componentes faltantes
del juego y del Modelo de colaboración. Por ello es oportuno que se conformen
grupos de trabajo con responsables que sean afines al tema que se vaya a
desarrollar.
ACUERDOS:
1. Luis Carlos Ochoa (Analistas de Medios) hará una categorización de las
empresas que conforman la Red de acuerdo a su quehacer y actividades a
las cuales se dedican las respectivas organizaciones. Esto con ayuda del
archivo que Juan Pablo Crespo (ISAGEN) le facilitará.
Posterior a esto Catalina Zuleta (Zeiki), con la información compilada por
Luis Carlos, creará una lista con temas y objetivos que se asignarán de
acuerdo a las competencias de cada una de las empresas.
2. De manera colectiva decidimos que habrá una reunión de cierre de año que
se realizará el 18 de diciembre (en el lugar y el horario acostumbrado), y
en la que se compartirá y se discutirá lo avanzado por estos comités que
serán conformados y la hoja de ruta para el 2014.
3. Temas faltantes del juego: Protocolos de conformación y comportamiento
(políticas), Mecanismos para la toma de decisiones (voz y voto convocatorias - bloqueo de participación - mecanismos).
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