Lineamientos digital - Ministerio de Salud y Protección Social

Lineamientos de publicación digital
Grupo Gestión de Conocimiento y Fuentes de Información
Dirección de Epidemiología y Demografía
Oficina de Tecnologías de Información
Grupo de Comunicaciones
Ministerio de Salud y Protección Social
Bogotá, 23 de agosto de 2013
Contenido
1.
Introducción .................................................................................................................................. 3
2.
Objetivo ........................................................................................................................................ 3
3.
Glosario ........................................................................................................................................ 3
4.
Sistemas de Información Bibliográficos MSPS.................................................................................. 4
5.
Procedencia de los documentos ..................................................................................................... 7
6.
Comunidades documentales y productoras de información................................................................ 7
7.
Tipología Documental .................................................................................................................... 8
8.
Directrices para la creación de documentos Internos de trabajo ...................................................... 13
9.
Directrices para la creación de documentos externos ..................................................................... 15
10.
Criterios para la para publicación en el RID .................................................................................... 18
11.
Criterios para la para publicación en la BVS ................................................................................... 19
12.
Causales de no aceptación de documentos electrónicos ................................................................. 20
13.
Digitalización de documentos ....................................................................................................... 20
14.
BIBLIOGRAFIA ........................................................................................................................... 20
2
1. Introducción
Debido al considerable aumento en la producción de conocimiento por parte del Ministerio de Salud
y Protección Social (MSPS), el Grupo de Gestión de Conocimiento de la Dirección de Epidemiología
y Demografía con el apoyo de la Oficina de Tecnologías de Información, Gobierno en Línea y el
Grupo de Comunicaciones, ha implementado el Repositorio Institucional Digital (RID), con el objetivo
de transferir y divulgar este conocimiento como herramienta para la toma de decisiones de los
diferentes actores del sistema.
Dentro del marco del RID se evidencia la necesidad de normalizar la producción científica técnica y
de carácter divulgativo, mediante lineamientos y directrices que se ajusten a los estándares de
publicación de los sistemas de información científicos a nivel nacional e internacional.
En el presente documento se encuentra información sobre los productores y comunidades de
información, asimismo los requerimientos técnicos y metodológicos para la elaboración de los tipos
documentales identificados y finalmente los criterios para la publicación en los sistemas
bibliográficos del MSPS.
2. Objetivo
Normalizar el proceso para la creación de documentos técnicos y científicos generados por el
MSPS por medio de lineamientos y directrices que faciliten la publicación y divulgación de los
mismos.
3. Glosario

BVS. Biblioteca Virtual en Salud.

Documento nativo. Documentos que se encuentran en la extensión original del
programa donde fueron realizados.(«Native File Definition», 2013)

DAD: Grupo de Disposición Acceso y Divulgación de recursos del conocimiento,
encargado de administrar el repositorio la BVS, y los canales de comunicación y
divulgación de la Dirección de Epidemiología y Demografía del MSPS.

DPI. (Dates Per Inch) Datos por pulgada, Referente a la digitalización de documentos,
es la medición para la resolución de una imagen digital.(Salih, Rosa M., 2010)
3

Documento electrónico. “Información generada, enviada recibida , almacenada o
comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares” (Ministerio de Tecnologías de
la Información y las Comunicaciones. Dirección de Gobierno en Línea, 2011).

OCR. Reconocimiento óptico de caracteres. “Es un proceso dirigido a la digitalización de
textos, los cuales identifican automáticamente a partir de una imagen símbolos o
caracteres que pertenecen a un determinado alfabeto, para luego almacenarlos en
forma de datos, para así interactuar con estos, mediante un programa de edición de
texto o similar.” («Reconocimiento óptico de caracteres - Wikipedia, la enciclopedia
libre», s. f.)

Sistema Orfeo. Es un sistema web que permite acceder fácilmente mediante cualquier
navegador a través de Internet o Intranet para gestionar la trazabilidad de los
documentos, evitando así un gran porcentaje del manejo de documentos físicos. (Navas
Orozco, Silvia, 2012)

Repositorio Digital. Archivos digitales accesibles a través de Internet, que reúnen la
producción intelectual de una disciplina o de una institución.(Navas, Orozco Silvia, 2011)
4. Sistemas de Información Bibliográficos MSPS
El Ministerio de Salud y Protección Social se encuentra organizado por despachos, direcciones,
subdirecciones, oficinas y grupos, cada uno de ellos tiene asignadas funciones y tareas que
producen un gran volumen de documentos.
Para gestionar adecuadamente estos documentos, se realiza un procedimiento de valoración según
sus atributos y se ponen a disposición en los siguientes sistemas:

Orfeo: Corresponde al programa de gestión documental del Ministerio, el cual maneja
información de tipo administrativo.

Biblioteca Virtual en Salud (BVS): Los documentos que reposan en la BVS, constituyen la
producción técnica y científica del país en materia de salud pública, este sistema permite las
conexiones a diferentes bases de datos bibliográficas en Latinoamérica. Los tipos
documentales más destacados son: tesis, trabajos de grado, protocolos, artículos científicos
y literatura gris, entre otros.
4

Repositorio Institucional Digital (RID): Sistema de información cuyo objetivo, es
almacenar, procesar, preservar y poner a disposición la información técnica y científica
producida por o de interés para el MSPS en el cumplimiento de sus funciones. Este tiene
dos subsistemas:
o Repositorio Digital Interno (RIDI): Sistema de información para consulta exclusiva
de los funcionarios del MSPS almacena los documentos de trabajo internos,
versiones, de los funcionarios.
o Repositorio Digital Externo (RIDE): Sistema de información que almacena los
documentos que serán publicados y difundidos a la comunidad externa realizados
por los funcionarios del MSPS. Los documentos que cumplan con estos requisitos y
adicionalmente estén aprobados por un comité editorial también harán parte de la
BVS. Los documentos previamente deben cumplir con las políticas de publicación
del presente documento.
Para entender el flujo de producción documental a continuación se muestra el siguiente gráfico:
5
Gráfica 1. Flujo de Información MSPS
FLUJO DE PROCESO PARA PUBLICACIÓN Y DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN TÉCNICA Y DE CONSULTA MSPS
Inicio
Documento para
publicar
Autoría del
Ministerio?
MSPS
Usuario externo
Proceso de
publicación
Proceso
autoarchivo
si
Documento
netamente
administrativo
ORFEO
No
Proceso
Verificación lista de
chequeo (política de
publicación digital)
No
¿Cumple?
si
Completar
metadatos dublin
core
Publicación y Divulgación en
los sistemas de información
Repositorio Digital
Repositorio
Interno /
externo
Resultados
Interno
Externo
RIDE
Documento
publicado en
RIDI
Documento
publicado en
BVS
6
5. Procedencia de los documentos
Los documentos objeto de publicación en el Repositorio Digital pueden proceder de dos
fuentes:
Autoría del Ministerio: “Todos los documentos o productos que se generen con
ocasión de este contrato, incluidos los derechos de autor, se consideran propiedad
del Ministerio”.
Teniendo en cuenta esta cláusula que se encuentra en los contratos, en materia de
derechos de autor, la persona que realiza el documento hace parte de los
colaboradores pero los derechos del material son propiedad del Ministerio quién
dispone por medio del Repositorio su publicación y acceso.
Autoría personal. Cuando la autoría de los documentos es de los entes o personas
diferentes al Ministerio y la temática es relevante para salud pública se hace
necesario establecer el formato de derechos de autor exigido por el mismo. Así
mismo, cuando los funcionarios del MSPS hayan realizado investigaciones ajenas a
su objeto contractual deberá realizar el mismo procedimiento.
6. Comunidades documentales y productoras de información
Las comunidades productoras del RID se definen como los grupos generadores de documentos,
producto de sus labores y fueron identificados a partir del organigrama y del Decreto 4107 de 2011,
por el cual se determinan los objetivos y la estructura del Ministerio de Salud y Protección Social y se
integra el Sector Administrativo de Salud y Protección Social los despachos, direcciones, oficinas,
subdirecciones, y grupos al interior de las mismas.
Uno de los objetivos del RID, es preservar la información que genera el Ministerio y garantizar el
acceso y recuperación de la misma. El objetivo de las comunidades es determinar los contenidos
que producen las diferentes direcciones y grupos como alternativa a las búsquedas diseñadas para
el repositorio.
Se han definido cuatro grandes comunidades:




Despacho Salud Pública y Prestación de Servicios
Despacho Protección Social
Despacho Ministerio de Salud
Instituciones adscritas y vinculadas
7
Para la primera fase del proyecto, se analizarán todas las comunidades a excepción de Protección
Social.
El diseño del RID ha sido enfocado para satisfacer las necesidades del usuario, por esta razón se
realizó un diagnóstico de los documentos con similitudes de tipo temático que tendrían mayor
consulta, estos documentos fueron agrupados en comunidades y series documentales que
identifican los entes productores y consumidores de información.
7. Tipología Documental
Los tipos documentales permiten diligenciar el cuadro categoría, correspondiente a los metadatos
administrativos, la selección de los tipos no es excluyente, es decir, un documento puede
clasificarse en los tipos documentales e inclusiones que el autor considere necesarias.
TIPO DOCUMENTAL
INCLUSIONES
Soportes y productos Cuestionario
de
estudios
e
investigaciones
Fichas
DEFINICIÓN
Documentos o cuestionarios con un
número de preguntas aplicadas al
estudio de un objeto en común
Documentos con fichas, formatos
para para diligenciar estos formularios
pueden venir en blanco o
diligenciados
Formulario
Formatos
Publicación
Protocolos
Trabajos de grado
Son externos cuando ya están
ajustados y están listos para salir a la
convocatoria
Tesis
Trabajos De Grado
Información
geográfica
Mapas
Informes
Informe De Avance
Capas
8
Informes Epidemiológicos
Informe Técnico
Informe Del Contratista
Documento que presenta información
de carácter investigativa y da como
resultado el avance o estado de un
proyecto o actividad.
Informe Final
Recomendaciones De Política /
Policy Brief
Resumen Ejecutivo
Actualización De Líneas Base
Reportes
Publicaciones
Monografías
Guías
Manuales
Lineamientos
Proyectos
Presentaciones En Público
estas no son aprobados por comité
editorial
Instructivos
Actas De Congresos
Ponencias
Memoria
Reporte De Revisiones
Únicamente el documento producido
Organigrama
Cuando sea el actual
9
Protocolos
Protocolos De Vigilancia
Indicadores
Indicadores
Presenta
los
aspectos
más
importantes de la vigilancia en salud
pública de un evento de enfermedad
de forma clara.
Catálogo De Indicadores
Requerimientos
Solicitudes
Solicitudes o necesidades sobre una
información específica.
Respuestas
Normativa
Actas De Liquidación
Acuerdo Cnsss
Acuerdo Cres
Acuerdo Juegos De Suerte Y
Azar
Acuerdos Conciliatorios
Circular
Circular Cres
Concepto
Decreto
Ley
Normogramas
Notas Externas
Proyecto Circular
Proyecto De Ley
Proyecto Decreto
10
Proyecto Resolución
Resolución
Resolución Cres
Sentencia
Documentos
de Boletines
comunicación para la
salud
Brochures
Documentos que informan al usuario
sobre un tema determinado y de
importancia en la actualidad.
Afiches
Infografías
Cartillas
Directorio
Plegables
Calendario Epidemiológico
Multimedia
Videos
Incluye videos y audios de algún tema
en particular.
Audio
Tablas de datos
Sin Inclusión
Bases de datos
Bases De Datos De Estudios E
Investigaciones
Corresponde a las tablas generadas
para la respuesta a solicitudes
indicadores.
Manuales De Bases De Datos
Diccionario Variables De Bases
De Datos
Tutoriales De Bases De Datos
11
Documentos Internos
Plan De Trabajo
Documento que incluye una serie de
actividades, objetivos, cronogramas y
resultados esperados de un tema
específico, (planes de trabajo, plan de
desarrollo, plan de compras)
Plan De Desarrollo
Documento donde se evidencia la
gestión
desarrollada
para
el
cumplimiento
de
un
objetivo
determinado.
Proyectos
Documentación que hace parte del
sistema de gestión de calidad
Artículos De Revista
Manuales De Procedimiento
Mapa De Procesos
Libros De Consulta
Caracterización De Procesos
Acuerdo sobre acerca de un tema
específico donde se establecen
compromisos entre una o más
instituciones. (acuerdos)
Convenios
Protocolos De Estudios En Se encuentran en constante revisión y
Revisión
aprobación
Estados Del Arte
Corresponde
a
revisiones
sistemáticas, bibliografías, artículos
de revistas que hicieron parte del
marco teórico de un proyecto.
Imagen Institucional
Estudios Previos
12
Vocabulario
Listado de palabras relacionadas con
una definición breve, explicación o
utilización de la palabra dentro del
texto.
Diccionario
Soportes
Learning
de
Organigrama
Cuando sean anteriores al vigente
Documento Preprint
Documento que tiene varias versiones
y ajustes
E- Videoconferencias
Corresponde a la documentación
generada a partir de la creación y
desarrollo de un curso virtual.
Chats
Foros
Presentaciones
Documentos
Cabe resaltar que a medida que se vaya desarrollando el proyecto de Repositorio Digital algunos
tipos documentales pueden modificarse o eliminarse de acuerdo al uso de los mismos.
8. Directrices para la creación de documentos internos de trabajo
Son documentos de consulta y trabajo de los funcionarios del Ministerio, los cuales apoyan el
cumplimiento de las funciones del mismo, por ser versiones no oficiales se mantienen para consulta
interna del Repositorio.
Según la tipología documental del (RID) estos son:
 Planes de trabajo
 Planes de desarrollo
 Proyectos
 Manuales de procedimiento
13






Mapa de procesos
Caracterización de procesos
Imagen institucional
Estudios previos
Documentos Preprints
Organigramas (anteriores)
Según las directrices de Gobierno en Línea, la estructura lógica de los documentos electrónicos se
presenta como un bloque de datos conformado por (Colombia. Ministerio de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones. Dirección de Gobierno en Línea, 2011):



Datos de contenido: Conjunto de datos e información del documento.
Datos de identificación para la autenticación y validación del documento. Referente a la
firma digital, por ser documentos con fines investigativos, no se requiere de tener firmas
digitales.
Bloque de metadatos: datos que describen el contenido y la estructura de los documentos.
Para cumplir con los metadatos, se diseñó el siguiente instructivo para diligenciarlos:
http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/Instructivo%20Metadatos%20Admi
nistrativos.zip
Las plantillas recomendadas para el desarrollo de los documentos se encuentran disponibles en la
Intranet del MSPS.
Para el caso específico de planes de trabajo, planes de desarrollo y proyectos se recomienda
utilizar la siguiente estructura:










Portada
Introducción
Objetivos general y específicos
Metodología (opcional)
Etapas del proyecto
Cronograma
Presupuesto
Conclusiones
Bibliografía (Opcional)
Anexos (Opcional)
14
Para el caso de organigramas, mapas, caracterización de proceso, de procedimiento, y lo
relacionado con la documentación de calidad se debe consultar el manual: guía para la elaboración y
control de documentos del SIGI, disponible en:
http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/SIGG01%20Guía%20para%20la%20elaboración%20y%20control%20de%20documentos%20del%2
0SIGI.pdf
Los estudios previos son generados por la Oficina de Gestión Contractual y el modelo se encuentra
disponible en el Repositorio, lo mismo sucede con los archivos de imagen institucional.
9. Directrices para la creación de documentos externos
Son aquellos que tienen como objetivo divulgar información y conocimiento para el apoyo a la
toma de decisiones de los diferentes actores del sistema. Estos deben contar con la aprobación
del director o la persona delegada para esta labor en las diferentes oficinas, por ser un material
que será consultado por usuarios externos debe contar con unas pautas de estilo y contenido
específicas.







Informes
Publicaciones
Ficha técnica de Indicadores
Bases de datos
Requerimientos
Documentos de comunicación para la salud
Protocolos
Informes
Los informes pueden clasificarse en:


Informes técnicos.
Informes del contratista (estos informes, tienen unos formatos establecidos por el Grupo de
Gestión Contractual).
15





Informes finales
Recomendaciones de política / Policy Brief
Resúmenes ejecutivos
Actualización de líneas base
Reportes
Para estos documentos, se recomienda utilizar la siguiente estructura:








Portada
Introducción
Objetivos general y específicos
Actividades
Cronograma
Presupuesto
Conclusiones
Bibliografía en Zotero (Opcional) Ver instructivo :
http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/Instructivo%20para%20el%
20%20manejo%20de%20zotero.pptx

Anexos (Opcional)
Protocolos de estudios
Cuando ya se encuentran ajustados y listos para ser llevados a convocatoria, los protocolos se
vuelven documentos externos, por lo tanto se recomienda la siguiente estructura:
 Introducción
 Objetivos
 Metodología
 Obligaciones
 Productos
Protocolos de vigilancia:
Estos documentos son generados por el Instituto Nacional de Salud con una estructura normalizada
y definida.
Publicaciones:
Las publicaciones se presentan en los siguientes formatos:
 Monografías: libros, publicaciones científicas, lineamientos, instructivos
16









Artículos científicos
Guías
Manuales
Proyectos
Presentaciones en público
Actas de congresos
Ponencias
Revisiones
Organigrama
Las recomendaciones de contenido para cada formato se pueden ver en la siguiente tabla:
Monografías,
publicaciones
Artículos
Manuales
Actas de
científicas,
Proyectos
Ponencias Revisiones
científicos Guías metodológicos
congresos
lineamientos,
instructivos
Portada
X
Introducción
X
X
Alcance
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Propósito
X
X
X
X
Justificación
X
X
Objetivos
X
X
Resumen
X
Palabras clave
X
Tabla contenido X
X
X
X
X
Tablas
de
X
índices y figuras
X
X
X
X
X
X
X
Metodología
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
17
Cuerpo
del
X
documento
Cronograma
presupuesto
X
X
X
/
X
X
X
Anexos
X
X
X
X
X
X
Bibliografia
X
X
X
X
X
X
10. Criterios para la para publicación en el RID
Para evaluar la calidad de la información que será parte del Repositorio Digital, se diseñó la
siguiente lista de chequeo para revisión:
1.
Verificar la autoría del Ministerio y posteriormente que el documento cumpla con los
estándares de publicación establecidos por la Dirección de Epidemiología y Demografía, el
Grupo de Comunicaciones y Gobierno en Línea:
-
Cumplimiento de la imagen institucional, según el tipo de documento.
Usar los formatos establecidos (ver tabla de formatos de almacenamiento)
Previa aprobación del jefe o encargado del área
Formato de almacenamiento
Estos lineamientos fueron tenidos en cuenta según las norma ISO de preservación digital y
documentos electrónicos y según las políticas de Gobierno en Línea (Archiveros de Navarra, 2011)
Tipo de Archivo
Documentos de texto, presentaciones
Documentos en Excel
Extensión aceptada
.DOC
.ZIP
Imágenes
.GIF
.JPEG
18
Video
Multimedia
Extensiones que no se encuentren en esta tabla
Audio
.PNG
Si se encuentra en otro formato debe ser
entregado en formato ZIP
.WMV
.AVI
.MOV
.MPG
.MP4
.ZIP
.ZIP
.MP3
.MP4
.WAV
El Grupo de Disposición y Acceso, apoyará la conversión de algunos formatos que presenten
inconveniente según los criterios de preservación documental.
2. Revisar que los metadatos de cada documento estén diligenciados según el instructivo que
se encuentra disponible en :
http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/Instructivo%20Metadatos%
20Administrativos.zip
3. Los documentos de divulgación, producidos al interior del Ministerio, tales como boletines,
plegables, videos, campañas y demás piezas publicitarias, deben contar con previa
autorización del Grupo de Comunicaciones.
4. Cuando los documentos sean de carácter investigativo y generen bibliografías, éstas deben
seguir la normativa APA y/o Vancouver si ha sido solicitada previamente. En caso de
requerir información sobre este ítem contactar al Grupo de Acceso y Recurso de
Conocimiento de la Dirección de Epidemiología.
11. Criterios para la para publicación en la BVS
Los requisitos para la publicación la biblioteca Virtual en Salud son:


Documento del área de salud pública
Previamente avalado por el director del área o responsable según la entidad a la que se
pertenezca
19





Sustentación teórica con bibliografía
Cumplimiento de normatividad APA y/o Vancouver
Si el documento es de un autor, se debe incluir un resumen del autor con su correo
electrónico de contacto.
Se pueden publicar: informes, investigaciones, monografías, artículos de revistas
institucionales.
El documento debe ser enviado en Word.
12. Causales de no aceptación de documentos electrónicos







Archivos defectuosos o averiados.
Virus informáticos
Documentación administrativa.
Documentos cuya temática no se ajuste al tema Salud.
Documentos sin argumentación técnica o teórica.
Incumplimiento de la lista de chequeo.
Documentos sin datos de procedencia y fecha de elaboración
13. Digitalización de documentos
Los documentos físicos que se digitalicen, deben cumplir con los siguientes requisitos:




Debe ser escaneados mínimo en 300 DPI
Para los textos, se debe incluir formato OCR.
Los documentos de texto se deben pasar en formato PDF
Las imágenes se deben pasar en formato JPG
14. BIBLIOGRAFIA

Archiveros de Navarra. (2011). Guía para la conservación de documentos electrónicos. Por
dónde empezar (p. 12). Recuperado a partir de http://www.archiverosdenavarra.org/wpcontent/uploads/2011/03/iso_tc46.pdf

Colombia. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Dirección de
Gobierno en Línea. (2011). Documentos electrónicos (p. 20). Recuperado a partir de
20
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-3-documentoselectronicos-v1.pdf

Native File Definition. (2013). Recuperado 22 de julio de 2013, a partir de
http://www.techterms.com/definition/nativefile

Navas Orozco, Silvia, P. B., Rocío. (2012). ORFEO - Sistema de Gestión Documental.
Recuperado
22
de
julio
de
2013,
a
partir
de
http://www.scholarium.co/index.php?option=com_content&view=article&id=55&Itemid=113

Navas, Orozco Silvia, P. B., Rocío. (2011). Los repositorios digitales : acceso abierto a la
información. Recuperado a partir de http://www.binasss.sa.cr/bibliotecas/bhp/cupula/v25n12/art10.pdf
Reconocimiento óptico de caracteres - Wikipedia, la enciclopedia libre. (s. f.). Recuperado 22
de
julio
de
2013,
a
partir
de
http://es.wikipedia.org/wiki/Reconocimiento_%C3%B3ptico_de_caracteres


Salih, Rosa M. (2010). Digitalización de Imágenes : Manual para la Selección de un Equipo
Fotográfico.
Recuperado
a
partir
de
http://vereda.ula.ve/curador/assets/docs/ULA_DOCENCIA_DEPART_TrabajoSeminario3_Pr
ofJuanAstorga_RosaSalih_julio2010.pdf
21