Repositorio Institucional Digital - RID Ministerio de Salud y Protección Social

Repositorio Institucional Digital - RID
Ministerio de Salud y Protección Social
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UN DESARROLLO PROPIO QUE CUMPLE CON LINEAMIENTOS
DE GOBIERNO EN LÍNEA Y NIVELES DE SEGURIDAD
ESTABLECIDOS PARA LA FÁCIL RECUPERACIÓN DE LA
INFORMACIÓN PRODUCIDA POR EL SECTOR SALUD Y QUE
FÁCILMENTE PUEDE SER ADAPTADA A TODOS LOS
SECTORES.
Esta herramienta forma parte de la Estrategia de Gobierno en
Línea (GEL) y la Política de Comunicaciones del MSPS para mejorar
el proceso de interacción con el ciudadano, facilitándole el acceso a
la información y haciendo visible la labor del Ministerio.
Enfrentar este desafío involucra además de la infraestructura
tecnológica y la adopción de estándares internacionales, un
proceso de gestión del cambio que permita operar y buscar por

Tema TIC para el Gobierno abierto

Tipo de organización Entidad pública Nacional

Sector Salud y Protección Social
medios electrónicos, la información del Ministerio.
2. Hipervínculo (URL)
https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/SitePages/Busqueda.aspx
1. Descripción
3. Fecha en que inició la implementación: 11/4/2013
2013, en el marco de la Estrategia de Gobierno en Línea, un
4. Entidad(es) participantes(s) de la experiencia
administrativa y datos abiertos con el fin de acceder a los
Cuenta de Alto Costo.
El Ministerio de Salud y Protección Social (MSPS) inició en el año
esquema de innovación para gestionar los procesos de eficiencia
documentos digitales de la entidad a través del desarrollo del
Repositorio Institucional Digital (RID), herramienta que apoya la
Ministerio de Salud y Protección Social, Instituto Nacional de Salud,
5. Población que se buscaba impactar
toma de decisiones de los actores del sistema, a través de la
El Ministerio de Salud busca por medio de la implementación de las
científica producida por el Ministerio y como parte fundamental de
alfabetización en información de los ciudadanos. Esto significa que
consulta e intercambio electrónico de la información técnica y
la gestión del conocimiento en salud.
herramientas TIC, la apropiación del conocimiento y la
el ciudadano, debe estar en capacidad de buscar y recuperar
información de calidad en el tema que necesite. El RID es una
herramienta que permite hacer consultas en diversos temas, tanto
para consultar de manera centralizada toda la información oficial
para la comunidad, como para los actores del sistema.
en salud.
6. Problema u oportunidad que motivó la creación de la
Para el Ministerio está concebido como un sistema que gestiona
solución
los contenidos del portal asegurando que cada documento que se
por parte de los usuarios y los actores del sistema. La
cumpliendo con la política de publicación y actualización de la
La información en salud es una de las consultas más frecuentes
publica en cada una de las páginas esté almacenado en el RID,
documentación producida por el Ministerio de Salud y Protección
información digital del MinSALUD.
Social y las Entidades Adscritas y Vinculadas no se encontraba
8. Proceso que se llevó a cabo para el diseño y
centralizada y no contaba con los estándares que permitieran una
óptima recuperación y un fácil acceso a ella.
desarrollo de la solución
El diseño y desarrollo del Repositorio Institucional Digital-RID tiene
Por lo tanto, ya que Ministerio es el ente rector en temas de salud
como punto de partida la "venta de la idea" al nivel directivo en el
y protección social y teniendo en cuenta que la vanguardia de la
marco de un proceso de innovación asociado a los lineamientos de
disposición de información se realiza a través de internet desde
la Estrategia de Gobierno En Línea, seguida por la
cualquier parte del mundo, surge el proyecto de diseñar un
conceptualización de la herramienta enmarcándola en un proyecto,
Repositorio de documentos electrónicos, buscando responder al
definiendo el objetivo que se buscaba con el desarrollo.
proceso de abrir los datos en el marco de la estrategia de Gobierno
en Línea.
Luego se planteó el contenido, la estructura y el cronograma. A
través de contrataciones se procede con la ejecución del proyecto
7. Cómo la solución dio respuesta a la problemática
contemplando el diseño, desarrollo, pruebas e implementación.
planteada
Como parte del proceso se siguió con la puesta en marcha o
El RID está planteado como un buscador que facilita la
recuperación y acceso a la información, es una herramienta útil
implementación donde se consideró procesos de capacitación y
asociación a herramienta de seguimiento al tráfico del sitio.
Finalmente, se viene trabajando en el posicionamiento y
fidelización mediante la actualización de contenidos y las
repositorios y viceversa. Control de la duplicidad de la información.
optimizaciones de la misma herramienta.
Cumplimiento de la política de imagen institucional del Ministerio.
9. Quiénes y cuántos han sido los beneficiarios directos
e indirectos de esta iniciativa
Los beneficiarios de esta iniciativa de manera directa son los
ciudadanos usuarios de la información del MinSALUD, las
Entidades Adscritas y Vinculadas. El RID tiene asociado un
esquema de monitoreo de consultas con Google analytics. Durante
2015, las estadísticas de consulta se han venido incrementando
mes a mes. Las siguientes son las cifras asociadas al numero de
consultas al RID en los últimos seis meses. Febrero : 11984,
Marzo : 14369, Abril: 17974, Mayo: 28985, Junio: 33607, Julio:
57162.
10. Logros o mejoras más relevantes que se han
obtenido con esta solución
Centralización en un solo sitio de la información oficial del sector
salud. Descripción de metadatos Dublin Core, para una fácil
recuperación de contenidos. Generación de búsquedas
predefinidas, las cuales están asociadas a un tema mediante un
solo enlace. Consolidación del historial de los requerimientos de
información por los ciudadanos y entes de control. Implementación
del protocolo de interoperabilidad Cliente/servidor el cual permite
que los contenidos del repositorio sean recuperados en otros
Establece los niveles de seguridad necesarios para el manejo de la
información generada en el sector tanto externa como interna.
Preservación y conservación de la memoria institucional.
Integración de las entidades adscritas y vinculadas para que
suministren la información que generan por medio del repositorio.
Asignación de un identificador persistente para cada documento
handle. Evidenciar la consulta de cada documento mediante la
generación de un reporte estadístico, generado por el sistema.
11. Principales obstáculos enfrentados y qué se
aprendió al superarlos
Durante la implementación de las políticas de publicación digital
para subir la información al RID, la resistencia al cambio fue uno de
los principales obstáculos que se presentaron, Sin embargo, y
luego de ver las ventajas de la centralización y la organización, los
funcionarios se sensibilizaron al comprender que es importante
publicar información de calidad que cumpla con los estándares, y
que así mismo pueden visibilizar su trabajo frente a la comunidad.
12. Condiciones que hacen posible que esta solución se
siga implementando en el futuro
Inicio de la tercera fase, con el fin de implementar desarrollos que
permitan potencializar las búsquedas de información en el RID,
implementar metodologías que permitan el posicionamiento de la
información a través de los buscadores mas consultados y
afinamiento de los procedimientos internos para normalización de
la información.
13. La experiencia ha sido utilizada por otras entidades
para hacer sus propios desarrollos o ha servido de
inspiración a otros
Actualmente la experiencia es de interés para el Departamento
Nacional de Planeación- DNP.