pa-in-03 proceso de inventarios

Casa y Taller Montessori A.C.
PROCESO:
INVENTARIOS
Elaboró
LMI Erika Daniela Pérez
Picón
Recepcionista
Código: PA-IN-03 INVENTARIOS
Versión: 01
Fecha de aprobación: 7 de noviembre de 2016
Página: 1 de 16
Revisó
Aprobó
M.E.E Patricia Méndez Vega G.M. y L.E.P Ana C. Torre
Responsable del Dpto. de
Campbell
Gestión de Calidad
Directora General
Casa y Taller Montessori A.C.
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INVENTARIOS
Código: PA-IN-03 INVENTARIOS
Versión: 01
Fecha de aprobación: 7 de noviembre de 2016
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1. OBJETIVO:
Establecer las políticas o condiciones, actividades, responsabilidades y
controles para garantizar el resguardo y mantenimiento de los bienes de Casa
y Taller Montessori A.C.
2. ALCANCE:
Todo el personal de Casa y Taller Montessori A.C.
3. DEFINICIONES:
ALMACEN: Es el proceso de la gestión logística que se encarga de la
recepción, almacenamiento y movimiento dentro del almacén hasta el punto
previsto del consumo de los elementos.
INVENTARIO: Es el registro de los bienes y demás cosas pertenecientes a una
persona u organización, hecho con orden y precisión.
4. RESPONSABILIDAD:
Recepcionista y encargados de cada almacén
5. DESCRIPCIÓN: Este proceso está dividido en 4 sub-procesos A, B, C Y
D.
La entrada del proceso son las Listas de Libros y Útiles Escolares (FA-IN-03-01),
archivos muertos, libros y materiales no vendidos, los artículos para deportes,
limpieza, jardinería y mantenimiento requeridos, material Montessori, equipo y
mobiliario de los ambientes.
En el colegio se encuentran los siguientes almacenes y se encuentran ubicados
en diferentes lugares:
Almacén 1 Artículos de Papelería y Útiles Escolares General, Ubicado en la
Sección de Preescolar en el Ambiente 2
Almacén 2 Artículos de Higiene y Limpieza, Ubicado a un costado del Gimnasio
General del colegio, subiendo las escaleras.
Almacén 3 Artículos de Papelería y Útiles Escolares Secundaria, Ubicado en la
Sección Secundaria.
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INVENTARIOS
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Versión: 01
Fecha de aprobación: 7 de noviembre de 2016
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Almacén 4 Archivos y Material Didáctico, Ubicado en el primer nivel de la Sección
de Primaria, en el Ambiente 2.
Almacén 5 Artículos de Deportes, Ubicado a un costado del Gimnasio General.
Almacén 6 Artículos de Mantenimiento, Ubicado en el primer nivel de primaria
debajo de las escaleras y a un lado de la bodega de deportes.
Almacén 7 Artículos de Huerto y Jardinería, Ubicado entre el Huerto y Granja del
colegio.
Almacén 1 Artículos de Papelería y Útiles Escolares
Los artículos de este almacén, se solicitan en las Listas de Libros y Materiales
(FA-IN-03-01) que los padres de familia encuentran a partir del mes de junio en la
página web del colegio www.casaytallermontessori.edu.mx en el apartado de
admisión, después de inscribir o reinscribir a sus hijos, éste material es entregado
por los padres de familia el primer día de clases a las Guías, en el ambiente
asignado, en la sección preescolar y primaria; en secundaria es entregado al
Apoyo Técnico Pedagógico.
Los materiales que se encuentra en el Almacén 1 son:
Colores, crayones, cartulinas, papel crepé, de china, kraft, américa, hojas iris,
hojas blancas, harina de trigo, supermasa, fomis, tijeras, sacapuntas, plastilina,
cinta adhesiva, cinta maskin, plumones, pincelines, marcadores, gises, tijeras,
plumas de ave, estambre, diamantina, lápices, lapiceros, globos, abatelenguas,
silicón, micas, apoyadores, discos, gelatinas, gomas, limpiapipas, micas, pinceles,
pincelínes, pintarrones, pintura dactilar, pintura vinílica, pintura tempera, pintura
acrílica, pegamento en barra, pegamento líquido, pegamento UHU, sobres,
folders, acuarelas, etc.
Las Guías reciben el material, lo contabilizan y llenan el Vale de Entrada (FA-IN03-02) con las especificaciones requeridas. El encargado del almacén 1 recibe el
material, verifica y contabiliza lo que le es entregado y registra cada uno de los
materiales en el Inventario del Almacén (FA-IN-03-03), posteriormente anota las
salidas y saldo de los artículos.
Para que el personal de la Institución pueda solicitar material, existen horarios
establecidos. Durante el transcurso del día los Guías pasan a llenar el vale de
salida, solicitando el material que requieren y el encargado del almacén pasará
posteriormente en el horario establecido a surtir y entregar el material.
Los Guías de Inglés y Arte todos los lunes de 1:00 a 2:00 pm.
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INVENTARIOS
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Las Guías Montessori de la sección de Preescolar, todos los martes de 1:00 a
2:00 pm.
Las Guías Montessori de los ambientes 1, 2 y 3 de la sección de Primaria todos
los miércoles de 1:00 a 2:00 pm.
Las Guías Montessori de los ambientes 4, 5 y 6 de la sección de Primaria todos
los jueves de 1:00 a 2:00 pm.
Las Guías Montessori de los ambientes 7, 8 y 9 de la sección de Primaria todos
los viernes de 1:00 a 2:00 pm.
La Recepcionista, el Administrador, las Coordinaciones Escolares y Encargados
de Departamento pueden acudir todos los días en cualquier horario.
Para solicitar material, se llena el Vale de Salida (FA-IN-03-04), el cual es
entregado al encargado del Almacén y se llena la Lista de Control de Vales (FAIN-03-05) con el nombre, número de folio del vale y la fecha del día de la
entrega.
El encargado del Almacén revisa que hayan sido llenados todos los campos del
Vale de Salida (FA-IN-03-04). En caso de no ocupar todos los renglones del
vale, se cancela el espacio restante. Esto procede en todos los almacenes.
En caso de no surtir el vale por no tener existencia de algún material requerido,
el encargado del almacén deberá informar a las Coordinación Escolar del nivel
que lo solicita, y al Apoyo Técnico Pedagógico en la sección de Secundaria
quienes son los encargados de llenar la Orden de Compra (FA-CO-02-01), para
que sea suministrado el producto solicitado (PA-CO-02).
Si existe el material solicitado, el encargado del almacén es quien lo entrega y
anota en el Inventario de Almacén (FA-IN-03-03) la salida del artículo y saldo
del mismo.
Al ingresar cualquier artículo en tiempo extemporáneo el encargado lo registra
por medio de un Vale de Entrada (FA-IN-03-02) y es dado de alta en el
Inventario de Almacén (FA-IN-03-03).
Dentro de los almacenes los bienes inventariados se encuentran codificados y
con la señalética correspondiente.
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INVENTARIOS
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Fecha de aprobación: 7 de noviembre de 2016
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En los vales de artículos de papelería y artículos escolares, no se puede
solicitar material de limpieza e higiene o viceversa.
Almacén 2 Artículos de Limpieza e Higiene
De igual forma el material de limpieza e higiene, lo entregan los Padres de Familia
cuando inicia el ciclo escolar. Este material se solicita en las Listas de Libros y
Materiales (FA-IN-03-01).
Los materiales que se encuentran en éste almacén son: sanitas, pañuelos, rollos
de papel, jabón líquido, gel antibacterial, toallitas húmedas, servilletas, caja de
conos, cajas de popotes, telas limpiadoras, vasos desechables, blanqueador,
limpiador de pisos, jabón en polvo, escobas, trapeadores, cestos de basura,
destapa caños, mops, fibras, franelas, guantes de latex, etc.
Las Guías reciben el material, lo contabilizan y llenan el Vale de Entrada (FA-IN03-02) con las especificaciones requeridas. El encargado del almacén 2 recibe el
material, verifica y contabiliza lo que le es entregado y registra cada uno de los
materiales en el Inventario del Almacén (FA-IN-03-03), posteriormente anota las
salidas y saldo de los artículos.
Para que el personal de la Institución pueda solicitar material, existe un horario
determinado. El encargado del almacén 2, pasa con el personal de las diversas
secciones de acuerdo al rol establecido a las 8:00 AM y entrega a quien lo
solicite, el Vale de Salida (FA-IN-03-04) para ser llenado:
Lunes a Primaria y Secundaria
Miércoles a Preescolar
El encargado del almacén pasa a las secciones a recoger los Vales de Salida
(FA-IN-03-04) y revisa que hayan sido llenados todos los campos.
Al recibir el material, el personal anota en la Lista de Control de Vales (FA-IN03-05) con su nombre, folio del vale y la fecha que corresponda al día de la
entrega.
En caso de no surtir el vale por no haber existencia de algún material requerido
la encargada del almacén deberá informar a las Coordinaciones Escolares del
nivel que lo solicita para llenar la Orden de Compra (FA-CO-02-01) y sea
suministrado el producto solicitado. (PA-CO-02).
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Versión: 01
Fecha de aprobación: 7 de noviembre de 2016
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Si existe el material solicitado, la encargada del almacén será quien entregue el
material solicitado, y quien deberá anotar en el Inventario de Almacén (FA-IN03-03) la salida del artículo y saldo del mismo.
Al ingresar cualquier artículo en tiempo extemporáneo quedará registrado en el
Vale de Entrada (FA-IN-03-02) y será dado de alta en el Inventario de Almacén
(FA-IN-03-03).
Dentro de los almacenes los bienes inventariados se encuentran codificados y
con la señalética correspondiente.
Almacén 3 Artículos de Papelería y Útiles Escolares Secundaria
El material de papelería y útiles escolares, se solicita en las Listas de Libros y
Materiales (FA-IN-03-01) que los Padres de Familia encuentran a partir del mes
de junio en la página web del colegio www.casaytallermontessori.edu.mx en el
apartado de admisión, después de inscribir o reinscribir a sus hijos, éste material
es entregado por los Padres de Familia el primer día de clases a las Guías, en el
ambiente asignado, en la sección preescolar y primaria; en secundaria es
entregado al Apoyo Técnico Pedagógico.
Los materiales que se encuentra en el Almacén 3 son:
Brochas, bolas de unicel, cinta maskin, cinta adhesiva, hojas de fomi de
colores, hojas iris, lapiceros, lápices, palos de madera, papel adhesivo contact,
Papel de cascaron, cartulinas blancas, pintura vinílica, pinceles, pegamento
líquido blanco, plumones, pegamento de barra, pegamento UHU, pintarrones,
tijeras
El Apoyo Técnico Pedagógico recibe el material, lo contabiliza y llena el Vale de
Entrada (FA-IN-03-02) con las especificaciones requeridas. El encargado del
almacén 3 recibe el material, verifica y contabiliza lo que le es entregado y
registra cada uno de los materiales en el Inventario del Almacén (FA-IN-03-03),
posteriormente anota las salidas y saldo de los artículos.
Para que el personal de la Institución pueda solicitar material, se llena el Vale de
Salida (FA-IN-03-04), el cual es entregado al encargado del Almacén y se llena la
Lista de Control de Vales (FA-IN-03-05) con el nombre, número de folio del vale y
la fecha del día de la entrega.
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Fecha de aprobación: 7 de noviembre de 2016
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El encargado del almacén 3 revisa que hayan sido llenados todos los campos
del Vale de Salida (FA-IN-03-04). En caso de no ocupar todos los renglones del
vale, se cancela el espacio restante. Esto procede en todos los almacenes.
En caso de no surtir el vale por no tener existencia de algún material requerido,
el encargado del almacén deberá informar a las Coordinaciones Escolares del
nivel que lo solicita, quien se encargará de llenar la Orden de Compra (FA-CO02-01), para que sea suministrado el producto solicitado (PA-CO-02).
Si existe el material solicitado, el encargado del almacén es quien lo entrega y
anota en el Inventario de Almacén (FA-IN-03-03) la salida del artículo y saldo
del mismo.
Al ingresar cualquier artículo en tiempo extemporáneo el encargado lo registra
por medio de un Vale de Entrada (FA-IN-03-02) y es dado de alta en el
Inventario de Almacén (FA-IN-03-03).
Dentro de los almacenes los bienes inventariados se encuentran codificados y
con la señalética correspondiente.
En los vales de artículos de papelería y artículos escolares, no se puede
solicitar material de limpieza e higiene o viceversa.
Almacén 4 Archivos y Material Didáctico
El material que se encuentra en éste almacén es: Adornos, álbumes Montessori,
archivos del SGC, cajas de bancubi, libros de bancubi, cuadernillos de música,
documentos oficiales de SEER de 2007 en adelante, ficheros y libritos eduke,
libretas institucionales, libretas Montessori, libritos Montessori ( biología I, biología
II, ciencias, geografía I, geografía II, geometría I, geometría II, sensorial) Libros de
Mazzetti, libros de SEP, mantelería, mochilas, archivos con pólizas, cheque y
estados de cuenta del ejercicio de 2011 al 2015, y regalos diversos.
El material sobrante de la venta de libros y que no puede ser devuelto a los
proveedores pasa a formar parte del almacén 4.
La encargada del almacén 4 ingresa todo el material y llena el Vale de Entrada
(FA-IN-03-02) con las especificaciones requeridas y lo declara en el Inventario del
Almacén (FA-IN-03-03).
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INVENTARIOS
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Versión: 01
Fecha de aprobación: 7 de noviembre de 2016
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Se solicita a la persona encargada del almacén 4 el material que se requiere
con el Vale de Salida (FA-IN-03-04)
En este almacén se encuentra material de venta y préstamo.
Para el primero la encargada del almacén 4 entrega el Vale de Salida (FA-IN-0304) a quien lo solicite, para ser llenado.
Al recibir el material el personal se anota en la Lista de Control de Vales (FA-IN03-05) con su nombre, folio del vale y la fecha que corresponda del día de la
entrega, se hace un Recibo de Venta de Material (FA-IN-03-06) entregando el
original al comprador y resguardando la copia, este pago se realiza en la
administración.
Posteriormente se registra la salida del artículo en el Inventario del Almacén
(FA-IN-03-03).
Al terminarse el material de venta, no se resurtirá.
Para el segundo la encargada del almacén 4 entrega el Vale de Salida (FA-IN03-04), a quien lo solicite, para ser llenado. Y poder realizar el préstamo.
Al ser regresado el material en préstamo la encargada del almacén 4 llena el
Vale de Entrada (FA-IN-03-02) y lo registra en el Inventario del Almacén (FA-IN03-03).
De igual forma al ingresar por primera vez un archivo o cualquier artículo
extemporáneo quedará registrado en el Vale de entrada (FA-IN-03-02) y se
dará de alta en el Inventario de Almacén (FA-IN-03-03).
Almacén 5 Artículos de Deportes
Los artículos de este almacén son: Aros grandes, Balones de voleibol, Balones
de basquetbol, Balones de futbol, Banderín, Bocina, Bomba para inflar,
Casacas, Círculos de plástico, Colchones chicos, Colchones grandes, Conos,
Cuerdas Grandes, Dados, Elásticos, Frisbee, Helicópteros, Ligas, Maracas,
Mesa, Mini aros, Palos de equilibrio, Pañuelos, Papalotes chicos, Papalotes
grandes, Papalotes medianos, Pelotas de goma, Pelotas de plástico chicas,
Pelotas saltarinas, Pelotas de vinil, Playeras, Rastrillos, Redes de voleibol,
Sillas de escritorio, Tabla de equilibrio, Tambor, Tapas de garrafón, Tripié,
Túneles, Viga de equilibrio
Almacén 6 Artículos para Mantenimiento
Aparato de sonido (blancos), Barredora, Carritos rojos, Escalera deslizable
2.40
mts.,
Escalera
tijera
3
mts,
Hidrolavadoras,
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INVENTARIOS
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Fecha de aprobación: 7 de noviembre de 2016
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Desbrozadora, Tijeras Podadoras, Manguera 20 mts y Mesas de plástico
plegables, Taladro, Martillo, Pinzas, Desarmadores, Llave Stilson, Pinzas de
presión, etc.
Almacén 7 Artículos de Huerto y Jardinería
Azadones chicos, Azadones grandes, Azadones Tomateros grandes, Bieldos,
Carretillas chicas, Carretillas Grandes, Carritos para jardín, Cestos con
Ruedas, Palas cuadradas Chicas, Palas Cuadradas Grandes, Palas de mano,
Picos chicos, Picos grandes, Rastrillos chicos, Rastrillos de mano, Rastrillos
grandes
En los almacenes 5, 6 y 7 cuando los encargados necesitan algún material, lo
solicitan a la Dirección General, al ser autorizado por esta, la Coordinación de
Servicios Escolares del nivel correspondiente solicita y llena la Orden de
Compra (FA-CO-02-01) y se procede a llevar a cabo el Proceso de Compras
(PA-CO-02), para adquirir el material. Al recibirlo cada encargado lo registra en
el Inventario del Almacén (FA-IN-03-03).
En los almacenes 5, 6 y 7 se lleva el Inventario del Almacén (FA-IN-03-03) y los
encargados son los responsables de cuidar y preservar el material que les fue
entregado.
Inventarios de los Ambientes
En el mes de marzo la Recepcionista, solicita vía e-mail a las Coordinaciones
Escolares, que soliciten a las Guías encargadas de cada ambiente, salón de
Arte, Música, inglés y Computación, el inventario del material Montessori,
equipo y mobiliario de su ambiente de trabajo, y hace entrega del formato de
Inventario de Ambientes (FA-IN-03-07).
Las Coordinaciones Escolares son las encargadas de solicitar el inventario del
ambiente informando a los Guías del nivel que les corresponde, hace entrega
de un CD virgen para que guarden la información, estipulando la fecha de su
entrega.
Cuando los Guías terminan su inventario entregan a las Coordinaciones
Escolares correspondiente el CD con la información guardada, las
Coordinaciones se encargan de revisar que cada CD se pueda abrir y que
contenga la información que solicitada.
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Código: PA-IN-03 INVENTARIOS
Versión: 01
Fecha de aprobación: 7 de noviembre de 2016
Página: 10 de 16
PROCESO:
INVENTARIOS
Cuando se reúnen todos los CDs de los ambientes, las Coordinadoras
Escolares archivan los CDs de cada uno de los ciclos escolares y reportan a la
Recepcionista que se entregaron los inventarios terminados de los ambientes.
6. INDICADOR:
Abastecimiento del producto
Control de los productos.
7.- REFERENCIAS
Manual de la Calidad Casa y Taller Montessori A.C.
7.5.2 Propiedad del cliente
8.- DISTRIBUCIÓN
Disponible para su consulta en la red.
9.- REGISTROS
No. Código
1.
FA-IN-03-01
2.
FA-IN-03-02
3.
FA-IN-03-03
4.
FA-IN-03-04
5.
FA-IN-03-05
6.
FA-IN-03-06
7.
FA-IN-03-07
8.
FA-CO-02-01
10.- ANEXOS
Formato
Lista de Libros y Materiales
Vale de Entrada
Inventario de Almacén
Vale de Salida
Lista de Control de Vales
Recibo de Venta de Material
Inventario de ambientes
Orden de compra
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Fecha de aprobación: 7 de noviembre de 2016
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PROCESO:
INVENTARIOS
Anexo 1
Diagrama de flujo A Almacén 1, 2 y 3
Entrada: Listas de Libros y Materiales
Padres de Familia
Guías y Apoyo Técnico
Pedagógico
Coordinadoras, Recepción y
Administración
Encargados de Almacén
Inicio
Entregan Libros y
Materiales
Recibe Material
Llenan Vale de
Entrada
FA-IN-03-02
Reciben Material
Solicitan material,
Vale de Salida
FA-IN-03-04
Realizan Inventario
FA-IN-03-03
Llenan Control de Vales
FA-IN-03-05
VoBo
NO
Informa Control de
Vales
FA-IN-03-05
Orden de Compra
FA-CO-02-01
PA-CO-02
Reciben Material
Solicitado
FIN
Salida: Entrega del Material Requerido
Surte
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Código: PA-IN-03 INVENTARIOS
Versión: 01
Fecha de aprobación: 7 de noviembre de 2016
Página: 12 de 16
PROCESO:
INVENTARIOS
Anexo 2
Diagrama de flujo B Almacén 4
Entrada: Archivos Muertos, Libros y Materiales No Vendidos
Encargada del Almacén
Padres de Familia
Coordinaciones / Guías
Administración
Inicio
Entrega Archivos Libros y
Material
Recibe
Vale de Entrada
FA-IN-03-02
Solicitan Material
Vale de Salida
FA-IN-03-04
Inventario de
Almacén
FA-IN-03-03
Regresa Material
Lista de Control de
Vales
FA-IN-03-05
Recibo de Material
FA-IN-03-06
Préstamo de Material
Requerido
Recibe Material
FIN
Salida: Material Entregado
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Código: PA-IN-03 INVENTARIOS
Versión: 01
Fecha de aprobación: 7 de noviembre de 2016
Página: 13 de 16
PROCESO:
INVENTARIOS
Anexo 3
Diagrama de flujo C Almacén 5,6 y 7
Entrada: Artículos de Deportes, Limpieza, Jardinería y Mantenimiento Requerido
Encargados del Almacén
Dirección General
Coordinaciones
Recepción
Inicio
Requerimiento de
Material
VoBo
SI
Orden de Compra
PA-CO-02
Recibe Material
Registro de
Inventario
FA-IN-03-03
NO
FIN
Salida: Material Entregado
Casa y Taller Montessori A.C.
PROCESO:
INVENTARIOS
Anexo 4
Código: PA-IN-03 INVENTARIOS
Versión: 01
Fecha de aprobación: 7 de noviembre de 2016
Página: 14 de 16
Diagrama de flujo D
Entrada: Material Montessori, Equipo y Mobiliario de los Ambientes
Recepción
Coordinaciones Escolares
Guías
Reciben solicitud
Reciben Formato
Inventario de
Ambientes FA-IN-0307 y CD
Recibe Inventario de
Ambiente
Realizan el Inventario de
Ambientes FA-IN-03-07
Inicio
Solicita vía e-mail
inventarios de los
ambientes
VoBo
SI
Reporta Inventarios
entregados
Resguarda Inventarios
de Ambientes
FIN
Salida: Inventarios terminados
NO
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Fecha de aprobación: 7 de noviembre de 2016
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PROCESO:
INVENTARIOS
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIÓN
REVISIÓN
00
RAZON
CAMBIO
DEL DESCRIPCIÓN
CAMBIO
N/A
DEL AUTOR DEL
CAMBIO
N/A
N/A
Cambio de los
códigos de los Diagramas
de Flujo A, B y C
Se realiza nuevo Diagrama de
Flujo D para Inventarios
de Ambientes
04 noviembre
2016
01
En el mes de mayo la
Recepcionista, solicita vía e-mail
a las Coordinaciones Escolares,
que soliciten a las Guías
Diagramas de Flujo A, B y
encargadas de cada ambiente,
C con códigos Incorrectos
salón de Arte, Música, Ingles y
Computación, el inventario del
Cambio de nombre de
material Montessori, equipo y
Apoyo Técnico Pedagógico
mobiliario de su ambiente de
trabajo, y hace entrega del
Modificación de horarios de
formato de Inventario de
almacén 1 y 2
Ambientes (FA-IN-03-07)
Recepcionista
Descripción de Inventario
de ambientes
Las Coordinaciones Escolares
son las encargadas de solicitar el
inventario del ambiente
Nuevo diagrama de flujo D
informando a los Guías del nivel
que les corresponde, hace
entrega de un Cd virgen para
que guarden la información,
estipulando la fecha de su
entrega.
Cuando los Guías terminan su
inventario entregan a las
Coordinaciones Escolares
correspondiente el Cd con la
información guardada, las
Coordinaciones se encargan de
revisar que los Cd se pueden
abrir y que contiene la
información que se solicita.
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INVENTARIOS
Código: PA-IN-03 INVENTARIOS
Versión: 01
Fecha de aprobación: 7 de noviembre de 2016
Página: 16 de 16
Cuando se reúnen todos los Cd
de todos los ambientes, las
Coordinadoras Escolares
archivan los Cd de cada uno de
los ciclos escolares y reportan a
la Recepcionista que se
entregaron los inventarios
terminados de los ambientes.