manual de procedimientos de registros
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE REGISTROS 1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO INDICE CAPITULO I INTRODUCCION PAG. 3 CAPITULO II INFORMACION GENERAL Jurisdicción de la Cámara Días laborales y horario de atención al publico Información al publico Funcionarios responsables de la prestación del servicio de registro y colaboradores Tarifas de los registro públicos Tarifas venta de información comercial 4 4 4 4 5 6/8 8 CAPITULO III ASPECTOS DE REGISTRO 9 Procedimiento para llevar los Registros Registro Mercantil Registro Sin ánimo de lucro Registro Proponentes Registro Nacional de Turismo Cumplimiento de términos para resolver tramites de registro Notificación de actos administrativos Certificaciones Derechos por concepto de registro y publicidad Archivo de los documentos de registro Formatos para tramites de registro 9/14 15 15 15 16 17 17 17 17 17 19 SERVICIOS QUE SE PRESTAN EN EL AREA DE REGISTROS PUBLICOS 20 1.Control de homonimia 2.Inscripcion de actos y documentos 3.Inscrocpòn de libros 4.Matricula de persona natural y establecimientos de comercio 5.Matricula persona jurídica 6. Renovación de la matricula de personas naturales, jurídicas, establecimientos de comercio, sucursales y agencias. 7.Cancelacion de matriculas 8. Mutaciones del registro mercantil. 9. Deposito de estados financieros 10.CAE 11.RUE 12.Inscripcion, renovación y actualización del registro de proponentes 13.Registro de las entidades sin ánimo de lucro 14. Solicitud y expedición de certificados 15.Consulta de expedientes y solicitud de copias 16.Devoluciòn de documentos 17.Noticia mercantil 18. Venta de formularios 19.Informaciòn y folletos 20.Consultas y asesorías 21.Venta de información comercial 22.Capacitaciones 23.Sistemas de peticiones, quejas y reclamos 21/22 23/26 27/29 30/34 35/38 39/41 2 42/45 46/47 48/49 50/53 54/56 59/61 62/65 66/67 68/70 71/72 73/74 74/76 77/78 79/80 81/82 83/84 85/86 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO CAPITULO I INTRODUCCIÓN De conformidad con el Art. 1 del Decreto 898 del 2002 “las Cámaras de comercio son personas jurídicas, de derecho privado, de carácter corporativo, gremial y sin ánimo de lucro, cuya eficiencia en la prestación de los servicios públicos de registro a ella encomendados por el Estado, dependen de la organización y ejecución correcta de los procedimientos aplicables y de la atención satisfactoria y oportuna a sus usuarios. Por lo tanto este manual adquiere un gran valor, como guía para la realización correcta y segura de los quehaceres por parte de cada uno de los funcionarios que conforman el área de registros y consulta para los usuarios. El presente manual pretende los siguientes objetivos: Orientar al personal en la ejecución del procedimiento de los diferentes registros, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad del mismo. Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo. Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo. Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno de la institución. Facilitar la orientación al usuario. Se trata de un documento de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos aplicables al registro. Destinatarios/ El presente manual está dirigido a los funcionarios del área de Registro Mercantil, de Proponentes, de Entidades sin Ánimo de Lucro y /o usuarios que deseen conocer los procedimientos del registro. Manejo y Conservación/ El manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa, con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo. Actualización/ Las modificaciones a efectuar en el presente manual deberán ser realizadas por el Secretario Ejecutivo y/o Director jurídico. Las personas responsables del manejo de este manual, una vez recibidas las nuevas hojas de sustitución o adición, deben proceder a efectuar los cambios correspondientes y a destruir las hojas que se sustituyen a fin de evitar confusiones. Alcances / El control que se pretende mediante el establecimiento de este manual de procedimientos de registro, se aplica a todos los funcionarios de las áreas de registro mercantil, de proponentes y de entidades sin ánimo de lucro. Responsabilidades/ Este manual involucra a los funcionarios de registros, a los funcionarios de atención al público y al Representante Legal de la Cámara de Comercio. 3 CAPITULO II INFORMACION GENERAL Jurisdicción de la Cámara La jurisdicción de la Cámara de Comercio del Sur y oriente del Tolima comprende los municipios del Espinal, Alpujarra, Ataco, Carmen de Apicalá, Coello, Coyaima, Cunday, Chaparral, Dolores, Flandes, Guamo, Icononzo, Melgar, Natagaima, Ortega, Planadas, Prado, Purificación, Rioblanco, Saldaña, San Luis, Suárez y Villarrica, en el departamento del Tolima. Sedes OFICINA PRINCIPAL: El Espinal, Cra 8 No. 8-35. OFICINAS DELEGADAS: Centro comercial paseo Riviera Locales 3 y 4. Tel. 2450026 Chaparral. C.C Kalarama L. 4 y 5. Tel. 2460468 CONSUL CAMERAL: Flandes: Calle 12 No. 12-19. Tel 2480819. Purificación: MZ 4 CASA 2 B/ EL TRIANGULO Tel 2280579. Días laborales y horarios de atención al público El horario de atención al público determinado por esta Cámara de Comercio, es de lunes a viernes en el horario que se expresa continuación: De 8:00 Am a 12:30 Pm y de 2:00 a 5:30 p.m. No se podrá terminar la atención diaria al público, hasta tanto se hayan despachado a todos los usuarios que ingresaron a la cámara de comercio a la dependencia de atención al público dentro del horario previsto en este manual. Este horario de atención se publicará en un lugar fácilmente visible a la entrada de cada área de atención al público, que tiene dispuesta la Cámara de Comercio, además se emplean los siguientes mecanismos de difusión: A través de los folletos e instructivos que contienen tramites y procedimientos de registros públicos, de los oficios de devolución, diferentes oficios emanados por la Cámara (respuestas a derechos de petición, comunicaciones), a través del reglamento interno y manual de procedimientos. Cuando existan circunstancias extraordinarias de caso fortuito o fuerza mayor que hagan necesario modificar temporalmente el horario de atención al público, la variación del horario debe ser informada al público por lo menos con cinco (5) días de anticipación, indicando las causas que justifiquen la determinación y la duración de la variación prevista, fijando en un lugar visible de la sede de la Cámara de Comercio y sus oficinas seccionales y receptoras los avisos necesarios o a través de cualquier otro medio. Con la constancia mensual de la reunión de la Junta Directiva, se remitirá a la Superintendencia de Industria y Comercio, la constancia de haber dado cumplimiento a esta disposición (Circular Única). Información al público De acuerdo con las condiciones socioeconómicas y culturales de la región, el número de usuarios y las posibilidades de acceso a métodos de difusión, para cada tipo de usuario y para el público en general, la Cámara de Comercio, a través de su área de Registros Públicos, informa sobre los siguientes aspectos: REGISTRO MERCANTIL, PROPONENTES Y ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO. 4 FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LA PRESTACION DEL SERVICIO DE REGISTRO REGISTRO MERCANTIL: El Secretario Ejecutivo/ Director Jurídico/ Asistente Director Jurídico: LUIS FERNANDO OLAYA GUZMAN – ADRIANA CONDE TAFUR – MAURICIO ANDRES OSORIO VARGAS. REGISTRO DE PROPONENTES: El Secretario Ejecutivo / Director Jurídico/ Asistente Director Jurídico: LUIS FERNANDO OLAYA GUZMAN – ADRIANA CONDE TAFUR. REGISTRO DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO: El Secretario Ejecutivo / Director jurídico// Asistente Director Jurídico. LUIS FERNANDO OLAYA GUZMAN – ADRIANA CONDE TAFUR / MAURICIO ANDRES OSORIO VARGAS. FUNCIONARIOS COLABORADORES EN LA PRESTACION DEL SERVICIO DE REGISTRO ADMINISTRADOR DEL SISTEMA: NINIA PAOLA MUÑOZ ARIAS AUXILIAR DE ARCHIVO: GINA VILLANUEVA ASESOR ESPECIALIZADO CAE: LUZ MARY VERA PORTELA ASESOR ESPECIALIZADO CAE : INGRIH RODRIGUEZ DELGADO OFICINA MELGAR: ALEJANDRA BUITRAGO GALINDO DELEGADO OFICINA CHAPARRAL: YEIMY SALCEDO CONSUL CAMERAL PURIFICACION: KATHERINE MONTEALEGRE CONSUL CAMERAL FLANDES: COBRANZAS Y GESTION JURIDICA LTDA BERTHA HELENA ROMERO GARZON DIGITADOR: ROCIO OSUNA VERA SUPERNUMERARIO: RECEPCIONISTA: MARCELA RUBIO 5 TARIFAS DE LOS REGISTROS PUBLICOS Consulte aquí las tarifas de los Registros Públicos para el 2012 RANGO DE ACTIVOS RANGO DE ACTIVOS (En salarios mínimos) Pesos 2012 TARIFA TARIFA % SMMLV En $ 0 2 0 2 4 1.133.400 2.266.800 7,34 42.000 4 5 2.266.800 2.833.500 9,79 55.000 5 7 2.833.500 3.966.900 10,84 61.000 7 9 3.966.900 5.100.300 12,94 73.000 9 11 5.100.300 5.233.700 14,68 83.000 11 12 6.233.700 6.800.400 16,08 91.000 12 14 6.800.400 7.933.800 17,83 101.000 14 16 7.933.800 9.067.200 20,28 115.000 16 18 9.067.200 10.200.600 22,38 127.000 18 19 10.200.600 10.767.300 23,78 135.000 19 21 10.767.300 11.900.700 25,52 145.000 21 23 11.900.700 13.034.100 26,92 153.000 23 25 13.034.100 14.167.500 28,67 162.000 25 26 14.167.500 14.734.200 30,77 174.000 26 28 14.734.200 15.867.600 31,82 180.000 28 30 15.867.600 17.001.000 33,57 190.000 30 31 17.001.000 17.567.700 35,66 202.000 31 33 17.567.700 17.674.800 37,41 212.000 33 35 17.674.800 18.701.100 38,81 220.000 35 52 18.701.100 19.834.500 45,45 258.000 52 70 19.834.500 29.468.400 54,54 309.000 70 87 29.468.400 39.669.000 63,99 363.000 87 105 39.669.000 49.302.900 73,43 416.000 105 123 49.302.900 59.704.100 83,57 474.000 123 140 59.704.100 69.704.100 93,01 527.000 140 158 69.704.100 79.338.000 103,15 585.000 158 175 79.338.000 89.538.600 113,29 642.000 175 192 89.538.600 99.172.500 131,47 745.000 192 210 99.172.500 119.007.000 133,92 759.000 210 228 119.007.000 129.207.600 136,36 773.000 228 245 122.116.800 131.222.000 138,81 787.000 245 262 131.222.000 140.327.200 141,61 803.000 262 280 140.327.200 149.968.000 143,71 814.000 280 297 158.676.000 168.309.900 146,50 830.000 297 316 168.309.900 179.077.200 148,95 844.000 316 332 179.077.200 188.144.400 151,05 856.000 332 350 188.144.400 198.345.000 154,20 874.000 350 524 198.345.000 296.950.800 159,44 904.000 524 700 296.950.800 396.690.000 166,08 941.000 6 1.133.400 5,24 30000 700 875 396.690.000 495.862.500 171,33 971.000 875 1.050 495.862.500 595.035.000 175,52 1.050 1.224 595.035.000 693.640.800 179,02 1.224 1.399 693.640.800 792.813.300 181,82 1.030.000 1.399 1.574 792.813.300 891.985.800 183,92 1.042.000 1.574 1.748 891.985.800 990.591.600 186,01 1.054.000 1.748 2.098 990.591.600 1.188.936.600 188,46 1.068.000 2.098 2.448 1.188.936.600 1.387.281.600 191,26 1.084.000 2.448 2.797 1.387.281.600 1.585.059.900 193,36 1.096.000 2.797 3.147 1.585.059.900 1.783.404.900 194,75 1.104.000 3.147 3.497 1.783.404.900 1.981.749.900 196,85 1.116.000 3.497 5.245 1.981.749.900 2.972.341.500 200,35 1.135.000 5.245 6.993 2.972.341.500 3.962.933.100 205,94 1.167.000 6.993 8.741 3.962.933.100 4.953.524.700 212,94 1.207.000 8.741 10.490 4.953.524.700 5.944.683.000 218,88 1.240.000 10.490 12.238 5.944.683.000 6.935.274.600 220,98 1.252.000 12.238 13.986 6.935.274.600 7.925.866.200 223,78 1.268.000 13.986 15.734 7.925.866.200 8.916.457.800 226,92 1.286.00000 15.734 17.483 8.916.457.800 9.907.616.100 231,47 1.312.000 17.483 34.965 9.907.616.100 19.814.665.500 244,06 1.383.000 34.965 69.930 19.814.665.500 39.629.331.000 245,10 1.389.000 69.930 104.895 39.629.331.000 59.443.996.500 246,15 1.395.000 104.895 139.860 59.443.996.500 79.258.662.000 246,85 1.399.000 139.860 174.825 79.258.662.000 99.073.327.000 247,55 1.403.000 174.825 349.650 99.073.327.000 198.146.655.000 248,25 1.407.000 349.650 699.300 198.146.655.000 396.293.310.000 251,05 1.423.000 699.300 874.125 396.293.310.000 495.366.637.500 256,99 1.456.000 874.125 En adelante 495.366.637.500 En adelante 259,79 1.472.000 995.000 1.015.000 DERECHOS POR REGISTRO DE MATRICULA DE ESTABLECIMIENTOS, SUCURSALES Y AGENCIAS La matrícula de establecimientos de comercio, sucursales y agencias, así como su renovación causará los siguientes derechos, según el nivel de activos vinculados al establecimiento: 1. Cuando el establecimiento, la sucursal o la agencia, se encuentre localizado dentro de la misma jurisdicción de la Cámara de Comercio correspondiente al domicilio principal de la sociedad: RANGO DE ACTIVOS RANGO DE ACTIVOS TARIFA (En salarios mínimos) Pesos 2011 % SMMLV TARIFA En $ 0 3 0 1.700.100 11.19 63.000 3 17 1.700.100 9.633.900 16.78 95.000 17 En adelante 9.6333.900 En adelante 22.37 127.000 2. Cuando el establecimiento, la sucursal o la agencia se encuentre localizado dentro de la jurisdicción de una Cámara de Comercio distinta a la que corresponda al domicilio principal de la sociedad: RANGO DE ACTIVOS RANGO DE ACTIVOS TARIFA (En salarios mínimos) Pesos 2011 % SMMLV 0 3 0 3 17 17 En adelante TARIFA En $ 1.700.100 11,19 63.000 1.700.100 9.633.900 16,78 95.000 9.636.900 En adelante 7 22,37 127.000 DERECHOS POR CANCELACIONES Y MUTACIONES La cancelación de la matrícula y las mutaciones referentes a la actividad mercantil causará los siguientes Derechos: TARIFA CONCEPTO % SMMLV En $ 1. Cancelación de la matrícula del comerciante 1,40 7.900 2. Cancelación de la matrícula de establecimiento de comercio 1,40 7.900 3. Mutaciones referentes a la actividad comercial 1,40 7.900 DERECHOS DE INSCRIPCIONES DE LIBROS Y DOCUMENTOS De acuerdo con el decreto 1868 de 2008, mediante el cual se modificó el artículo 26 del Decreto 393 de 2002, los derechos de inscripción por actos, libros y documentos serán los siguientes: La inscripción en el registro mercantil de los actos y documentos respecto de los cuales la ley exige esa formalidad, causará un derecho de 5,24% SMMLV $30.000, a excepción de la inscripción de los contratos de prenda sin tenencia, la cual causará un derecho de 6,64 % SMMLV $38.000 La inscripción en el registro mercantil de los libros respecto de los cuales la ley exige esa formalidad, causará un derecho de 1.74% de un S.M.M.L.V., equivalente a $ 9,900. CERTIFICADOS Los certificados expedidos por las Cámaras de Comercio, en desarrollo de su función pública de llevar el registro mercantil, tendrán los siguientes valores, independiente del número de hojas. TARIFA CONCEPTO En % % SMMLV 1. Matrícula Mercantil 0,35 2.000 2. Existencia y representación legal, inscripción de documentos 0,70 4.000 3. Certificados especiales 0,70 4.000 TARIFA CONCEPTO % SMMLV 0,70 1. Formulario para registro mercantil En $ 4.000 TARIFAS REGISTRO DE PROPONENTES 2012 Inscripción por cada proponente $379.000 Renovación por cada Proponente $379.000 Actualización o modificación de la inscripción $191.000 Certificados $32.000 Expedición de copias $1.900 VENTA DE INFORMACION COMERCIAL: Valor de listados Por línea Independientemente de la información requerida (Nombre, Dirección, Numero de matrícula, Representante legal o propietario, Nit, Actividad económica, Tamaño, Total activos, Código CIIU, Fecha de renovación y sector económico, etc.) Impreso: $20 pesos más IVA Virtual: $ 16 pesos más IVA + $ 1.000 del CD Expedición de copias: $ 150. 8 CAPITULO III ASPECTOS DE REGISTRO PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR LOS REGISTROS La Cámara de Comercio del Sur y oriente del Tolima, para llevar el registro tiene en cuenta las leyes, decretos, resoluciones, sentencias y circulares expedidas por diferentes entidades estatales relacionadas con tales registros. DECRETOS 410/1971 Código de Comercio 2150/1995 “Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”. 092/ 13 Enero/1998 de “Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. 1774 de 2000 “Por el cual se reglamenta la ley 537 del 1° de diciembre de 1999”. 726 de 2000 “Por el cual se reglamenta la elección de directivos de las cámaras de comercio y se dictan otras disposiciones”. 622 de 2000 “Por el cual se fija la jurisdicción de las cámaras de comercio en todo el territorio nacional”. 3212 de 2002 “Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1126 del 27 de mayo de 2002”. 1126 de 2002 Por el cual se modifica parcialmente el decreto 393 del 4 de marzo del 2002. 898 de 2002 “Por el cual se reglamenta el Título VI del Libro Primero del Código de Comercio y se dictan otras disposiciones reglamentarias”. 393 de 2002 “Por el cual se modifican parcialmente los Decretos 856 de 1994 y 92 de 1998, por medio de los cuales se reglamenta el funcionamiento del registro de proponentes en las Cámaras de Comercio y se fijan las relativas a los registros de proponentes y mercantil”. 3401 de 2003 “Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 780 del 28 de marzo del 2003”. 780 de 2003 “Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 3212 del 27 de diciembre de 2002”. 1711 de 2004 “Por el cual se modifica parcialmente el decreto 3401 del 27 de Noviembre de 2003”. 4698 de 2005 “Por el cual se reglamenta el Título IV del Libro Primero del Código de Comercio y se dictan otras disposiciones”. 2763 de 2005 “Por el cual se deroga parcialmente el Decreto 393 del 4 de marzo de 2002”. 4463 de 2006 “Por el cual se reglamenta el artículo 22 de la Ley 1014 de 2006”. 4881 de 2008 “Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1150 de 2007 en relación con la verificación de las condiciones de los proponentes y su acreditación para el Registro Único de Proponentes a cargo de las Cámaras de Comercio y se dictan otras 9 disposiciones”. 1878 de 2008 “Por medio del cual se modifica parcialmente el Decreto 2649 de 1993 y se dictan otras disposiciones”. 1879 de 2008 ”Por el cual se reglamentan la Ley 232 de 1995, el artículo 27 de la Ley 962 de 2005, los artículos 46, 47 y 48 del Decreto Ley 2150 de 1995 y se dictan otras disposiciones”. 3083 del 18 de ” Por el cual se modifica el régimen de transición para la Inscripción en el Registro Único agosto de 2009 de Proponentes” 1690 de 2009 ” Por medio del cual se modifica el artículo 29 del Decreto 393 de 2002 y se dictan otras disposiciones” 2247 de 2009 ” Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 4881 de 2008 y se dictan otras disposiciones”. 836 de 2009 ” Por el cual se modifica el Decreto 4881 del 31 de diciembre de 2008”. 1520 de 2009 ” Por el cual se modifica el Decreto 4881 del 31 de diciembre de 2009”. 1464 de 2010 “Por medio del cual se suprimieron los decretos 4881, 836, 1520, 2247, y 3083”. 1429 “Por la cual se expide la ley de formalización y generación de empleo” 515 “Por el cual se reglamentan parcialmente los artículos 5,7,48,50 de la ley 1429 de 2010” 1437 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo” 2645 Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 2788 de 2004 2820 Por el cual de modifica parcialmente el Decreto 2645 de 2011 LEYES 1258 de 2008 Por la cual se crea la Sociedad por Acciones Simplificada (SAS) 1116 de 2006 Por la cual se establece el Régimen de Insolvencia Empresarial en la República de Colombia y se dictan otras disposiciones. 1014 de 2006 De fomento a la cultura del emprendimiento 962 de 2005 Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. 794 de 2003 Por la cual se modifica el Código de Procedimiento Civil, se regula el proceso ejecutivo y (Extractos) se dictan otras disposiciones. 789 de 2002 Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se (Extractos) modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo. 788 de 2002 Por la cual se expiden normas en materia tributaria y penal del orden nacional y (Extractos) territorial; y se dictan otras disposiciones. 716 de 2001 Por la cual se expiden normas para el saneamiento de la información contable en el sector público y se dictan disposiciones en materia tributaria y otras disposiciones. 675 de 2001 Por medio de la cual se expide el régimen de propiedad horizontal 10 610 de 2000 Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías. 590 de 2000 Por la cual se dictan disposiciones para promover el desarrollo de las micro, pequeñas y medianas empresa 550 de 1999 Por la cual se establece un régimen que promueva y facilite la reactivación empresarial y la reestructuración de los entes territoriales para asegurar la función social de las empresas y lograr el desarrollo armónico de las regiones y se dictan disposiciones para armonizar el régimen legal vigente con las normas de esta ley. 537 de 1999 Por medio de la cual se hace una adición al capítulo II en el artículo 45 del decreto-ley 2150 de 1995. 527 de 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. 454 de 1998 Por la cual se determina el marco conceptual que regula la economía solidaria, se transforma el Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas en el Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria, se crea la Superintendencia de la Economía Solidaria, se crea el Fondo de Garantías para las Cooperativas Financieras y de Ahorro y Crédito, se dictan normas sobre la actividad financiera de las entidades de naturaleza cooperativa y se expiden otras disposiciones. 446 de 1998 Por la cual se adoptan como legislación permanente algunas normas del decreto 2651 de 1991, se modifican algunas del código de procedimiento civil, se derogan otras de la ley 23 de 1991 y del decreto 2279 de 1989, se modifican y expiden normas del código contencioso administrativo y se dictan otras disposiciones sobre descongestión, eficiencia y acceso a la justicia. 200 de 1995 Por la cual se adopta el código disciplinario único. 190 de 1995 Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa. 181 de 1995 Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte, La recreación, el aprovechamiento del tiempo libre y la educación física y se crea el sistema nacional del deporte. 115 de 1994 Texto definitivo del proyecto de ley 261-93 senado, 05-92 Cámara "por la cual se expide la ley general de educación". 133 de 1994 Por la cual se desarrolla el derecho de libertad religiosa y de cultos, reconocido en el artículo 19 de la constitución política. 100 de 1993 Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones. 80 de 1993 Por la cual se expide el estatuto general de contratación de la administración pública. 44 de 1993 Por la cual se modifica y adiciona la ley 23 de 1982 y se modifica la ley 29 de 1994. 06 de 1992 Por la cual se expiden normas en materia tributaria se otorgan facultades para emitir títulos de deuda pública interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector público nacional y se dictan otras disposiciones. 10 de 1991 Por la cual se regulan las empresas asociativas de trabajo. 50 de 1990 Por la cual se introducen reformas al código sustantivo del trabajo y se dictan otras disposiciones. 43 de 1990 Por la cual se adiciona la ley 145 de 1960, reglamentaria de la profesión de contador público y se dictan otras disposiciones. 10 de 1990 Por la cual se reorganiza el Sistema Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones. 79 de 1988 Por la cual se actualiza la legislación cooperativa. 11 1380 de 2010 Insolvencia para personas Naturales 1429 de 2010 Ley de formalización y primer empleo Decreto ley 019 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo RESOLUCIONES 2125 de 1992 Por la cual se determinan los libros necesarios para cumplir la finalidad del registro de proponentes y se impartan instrucciones sobre dicha materia. 2497 de 1994 Por la cual se señalan las especificaciones técnicas para el suministro de información sobre co7ntratos, multas, sanciones, licitaciones y concursos ante el registro de proponentes. 403 de 1995 Por la cual se modifican las especificaciones técnicas para el suministro de información sobre contratos, multas, sanciones, licitaciones y concursos ante el registro de proponentes. 400 de 2000 Por la cual se adopta el nuevo Plan General de Contabilidad Pública y se dictan otras disposiciones. 8746 de 2000 Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas de la información tributaria a que se refiere el artículo 624 del estatuto tributario, que debe ser presentada por el año gravable 2.000 y siguientes, a la unidad administrativa especial dirección de impuestos y aduanas nacionales en medios magnéticos, por las cámaras de comercio. 5149 de 2000 Por la cual se establece el procedimiento para la expedición del boletín de Responsables Fiscales en la Contraloría General de la República. 267 de 2001 Por la cual se establecen los derechos por concepto de apostilla de documentos por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores 840 de 2002: Por la cual se modifica el artículo primero de la Resolución 0201 del 10 de diciembre de 1999. 2057 de 2002: Por medio de la cual se modifican parcialmente los artículos 17 y 18 de la resolución 0478 del 26 de enero de 2002. 002 de 2003: Por la cual se aprueba el factor de paridad internacional 002 de 2003: Por la cual se aprueba el factor de paridad internacional. 643 de 2004 de Por la cual se definen las reglas para el envío electrónico de las copias de las escrituras la públicas sujetas a registro en las Cámaras de Comercio Superintendencia de Notariado y Registro: 2507 de 2006 Por la cual se aprueba el factor de paridad internacional. 121 de 2006 del Por lo cual se adiciona un parágrafo transitorio al artículo 3° del Decreto 2763 de 2005 Ministerio de Comercio, Industria y Turismo 2482 de 2007 Por la cual se aprueba el Factor de Paridad Internacional. 12 43130 de 2009 por la cual se autoriza provisionalmente la creación de especialidades en el Registro Único de Proponentes. 10820 de 2009 Por el cual se autoriza provisionalmente la creación de una clasificación y grupo para el registro de proveedores en el Registro Único de Proponentes.. 28686 de 2009 Por la cual se autoriza provisionalmente la creación de unos grupos para el registro de proveedores y consultores en el Registro Único de Proponentes. 62497 de 2009 Por la cual se autoriza provisionalmente la creación de una especialidad en el Registro Único de Proponentes. 64274 de 2009 Por la cual la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) ordenó modificar el procedimiento de inscripción de actas en el Registro Mercantil. 13011 de 2010: Por l a cual se aprueba el Factor de Paridad Internacional (FPI). Resolución No. Mediante el cual se aprueba el Esquema Gráfico del formulario y del certificado del 34918 del 30 de Registro Único de Proponentes, elaborado y presentado por Confecámaras, de acuerdo junio de 2010. con lo dispuesto en el decreto 1464 de 2010. Resolución No. “Por el cual se autoriza provisionalmente la creación de una especialidad en el Registro 24693 Único de Proponentes” SENTENCIAS Sentencia del 11 Demanda de inconstitucionalidad contra los artículos 6º, 7º, 29 Parágrafo y 60 de la Ley de junio de 2003. 788 de 2002 "por la cual se expiden normas en materia tributaria y penal del orden Corte nacional y territorial, y se dictan otras disposiciones". M.S. Marco Gerardo Monroy Cabra. Constitucional. Sentencia C485/03 Sentencia del 23 de marzo de 2000. Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Cuarta. Radicación No. 10077. Declaró la nulidad de las siguientes disposiciones del Decreto Reglamentario 856 de 1994 (Registro de Proponentes): La expresión debidamente justificado, contenida en el literal a) del artículo 13; Las expresiones equivalente a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales? y? La caución se constituirá por un término no menor de nueve (9) meses y se prorrogará por otro tanto si el trámite de la impugnación o de liquidación de perjuicios y costas excediéndose dicho lapso?, contenida en el literal c) del artículo 13; El artículo 17 que prevé: Los perjuicios y costas a que haya lugar serán liquidados judicialmente de manera sumaria. El aparte del inciso final del artículo 20 que establece: y el artículo 94 del Código de Comercio. M.P. Ricardo Hoyos Duque. Sentencia del 8 de abril de 2003. Corte Constitucional. C-292/03. Referencia: expediente PE-016 Revisión de constitucionalidad del proyecto de ley numero 022 de 2001 Senado, 149 de 2001 Cámara, por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas. M.P. Eduardo Monte alegre Lynett. Sentencia del 29 Referencia: expediente D-4450 de julio de 2003. Demanda de inconstitucionalidad contra los artículos 164 y 442 del Decreto 410 de 1971 (Código Corte de Comercio). M.P. Marco Gerardo Monroy Cabra. Constitucional. Sentencia del 4 Declaró la nulidad del aparte del literal b) del artículo 8º del Decreto 0650 de 1996 que fijaba la de septiembre de base gravable para liquidar este tributo cuando se presentaba para su inscripción aumentos de 1998. Consejo de capital suscrito. M.P. Daniel Manrique Guzmán. Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Cuarta. Expediente No. 8705 Sentencia del 5 Declaró la nulidad del literal f) del artículo 6º del Decreto 0650 de 1996 que se refería a la de febrero de inscripción en el registro mercantil de la certificación correspondiente al capital pagado y del literal 13 1999. Consejo de h) del artículo 8º del mismo Decreto que se refería a los aumentos de capital de sucursales de Estado, Sala de lo sociedades extranjeras. M.P. Germán Ayala Mantilla. Contencioso Administrativo, Sección Cuarta. Expediente No. AI-017 Sentencia del 19 de marzo de 1999. Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Cuarta. Expediente No. 11001-03-27-000-1998-0125-00, Radicación No. 9203. Declaró la nulidad del inciso 6º del artículo 15 del Decreto 0650 de 1996 que fijaba un plazo de 15 días hábiles para solicitar la devolución de los pagos hechos en exceso y pago de lo no debido. M.P. Daniel Manrique Guzmán. Sentencia del 17 de mayo de 2000. Corte Constitucional. C569/2000. Declaró exequible el artículo 153 de la Ley 488 del 24 de diciembre de 1998 que dispuso que todo aumento de capital suscrito de las sociedades por acciones, inscritas en el registro mercantil, está sometido al pago de impuesto de registro que establece el artículo 226 de la Ley 223 de 1995. M.P. Carlos Gaviria Díaz. Esta sentencia es muy importante por lo expresado por la Corte Constitucional en cuanto a la integración normativa de este precepto con los artículos 226 y siguientes de la Ley 223 de 1995. Sentencia del 18 Referencia: Expedientes D-2507, D-2512, D-2522, D-2530 y D-2531 (Acumulados). Demanda de de noviembre de inconstitucionalidad contra el artículo 120 de la Ley 489 de 1998 y los artículos 160, 161, 162, 163, 1999. Corte 164, 165 y 166 del Decreto 1122 de 1999. M.P. Alvaro Tafur. Constitucional. C923/99 14 REGISTROS DELEGADOS POR EL ESTADO REGISTRO MERCANTIL – El Registro Mercantil permite a todos los empresarios ejercer cualquier actividad comercial y acreditar públicamente su calidad de comerciante. La inscripción de este registro tiene por objeto darle publicidad a sus actos y sólo surte efecto frente a terceras personas desde el momento en que se realiza. REGISTRO DE E.S.AL – A través del registro de Entidades sin Ánimo de Lucro (ESAL), se hace pública la situación de las personas jurídicas sin ánimo de lucro. Estas personas registran su constitución e inscriben los actos determinados por la ley en las cámaras de comercio. Al igual que en los otros registros, cualquier persona puede examinar los libros que se llevan, obtener copia de los documentos que reposan en el expediente y solicitar que se le expidan certificados sobre las inscripciones realizadas. REGISTRO DE PROPONENTES.- De acuerdo con lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscribirán en el Registro Único de Proponentes del Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio con jurisdicción en su domicilio principal. No se requerirá de este registro, ni de calificación ni de clasificación, en los casos de contratación directa; contratos para la prestación de servicios de salud; contratos cuyo valor no supere el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la respectiva entidad; enajenación de bienes del Estado; contratos que tengan por objeto la adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos legalmente constituidas; los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta y los contratos de concesión de cualquier índole. En dicho registro constará la información relacionada con la experiencia, capacidad jurídica, financiera y de organización del proponente, que se establecerá de conformidad con los factores de calificación y clasificación que defina el reglamento. El puntaje resultante de la calificación de estos factores se entenderá como la capacidad máxima de contratación del inscrito. Según lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1464 de 2010, mediante el cual reglamentó la verificación de las condiciones de los proponentes y su acreditación para el Registro Único de Proponentes. Recomendamos consultar exhaustivamente el texto de este Decreto antes de iniciar el diligenciamiento del formulario. Tenga en cuenta que únicamente debe suministrar los datos requeridos para el trámite que adelanta (inscripción, renovación, actualización o modificación y cancelación). La relación funcional de los Registros de Proponentes y Mercantil no implica afectación alguna de su independencia. Si el proponente no se clasifica en las tres actividades debe llenar con líneas continuas los espacios del formulario que no utiliza, correspondientes a la calificación (experiencia probable, capacidad técnica, capacidad financiera, capacidad de organización y capacidad de contratación). Para efectos de renovación, actualización o modificación, debe llenar con líneas continuas los espacios cuya información no haya variado. No diligencie con ceros los espacios de los puntajes, valores o capacidad de contratación que no correspondan a su calificación, ya que el cero es tomado como valor y tenga en cuenta no eliminar aquellos ceros que correspondan a un puntaje o valor obtenido en su calificación o que 15 se refieran al resultado de la capacidad de contratación. Para el caso de los puntajes sobre endeudamiento, liquidez y capacidad financiera debe marcar con una equis (X) si corresponde a valores negativos o positivos, tenga en cuenta emplear punto para miles y coma para decimales. REGISTRO NACIONAL DE TURISMO – De conformidad con el Decreto Nacional 504 de 1997, por el cual se reglamenta el Registro Nacional de Turismo, determina que el objeto de éste es llevar la inscripción de los prestadores de servicios turísticos que efectúen sus operaciones en Colombia, establecer mecanismos de identificación y regulación de los prestadores de servicios turísticos y establecer un sistema de información sobre el sector turístico. Así las cosas, la finalidad primordial del registro citado es contar con medios de control que permitan vigilar la prestación de los servicios turísticos, ofrecidos por diversos operadores. 16 Para más información, comuníquese con la Línea: 2485377 Extensiones 104, 106, 118, y obtendrá una respuesta inmediata. Cumplimiento de términos para resolver trámites de registro Los trámites de registro deberán resolverse de conformidad con los términos señalados en los artículos 5 y siguientes del Código Contencioso Administrativo. Sin embargo una vez es radicado un documento para estudio, la Cámara de Comercio estableció como termino promedio de respuesta; (registro o devolución) tres (3) días. Sin que por ningún motivo exceda el término legal establecido en el Art. 14 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Notificación de actos administrativos La notificación de los actos administrativos de registro que se cumplan ante la Cámara de Comercio, se efectúa conforme a lo previsto para tal efecto en el artículo 65 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Los tramites de registro (inscripciones), se notifican el día en que se efectúa la anotación a través de cada uno de los certificados expedidos, dejando al final de cada certificado la leyenda: “DE ACUERDO CON LO ESTABLCIDO ENE L CODIGO DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y DE LO OCNTENCIOSOS Y DE LA LEY 962 DE 2005, LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS DE REGISTRO AQUÍ CERTIFICADOS QUEDAN EN FIRME DIEZ (10) DIAS HABILES DESPUES DELA FECHA DE INCRIPCION, SIEMORE QUE NO SEAN OBJETO DE RECURSOS”. Para los actos administrativos en el Registro Único de Proponentes se hace notificación en el RUE y de igual forma se notifica al final de cada uno de los certificados con la leyenda: “LA INFORMACION RELATIVA A LA CLASIFICACION Y ALA CALIFICACION DELPROPONENETE AQUÍ CERTIFICADA SE ENCUENTRA EN FIORME” Los trámites previstos para los recursos (reposición y apelación) se efectúan conforme al Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Art. 74 y sigueintes. Certificaciones Con base en lo establecido en los artículos 86 número 3 del código de comercio, por la circular 1 de 1983, circular conjunta Superintendencia Bancaria y Superintendencia de Industria y Comercio SB40SIC009 de 1993, artículos 20, 21 y 25 inciso 2 de la resolución 2125 de 1994, 5 de la resolución 412 de 1996 y la circular 11 de 1996, Circular Única No.10 del 19 de julio de 2001 de la SIC, las certificaciones expedidas por la Cámara de Comercio deberán cumplir con los parámetros establecidos en las citadas normas. Derechos por concepto de registro y publicidad La Cámara de Comercio cobrará a sus usuarios exclusivamente los conceptos previstos y las tarifas autorizadas por el Gobierno Nacional, de conformidad con lo dispuesto en los decretos 457 y 458 de 1995, 393 de 2002 y las circulares 1 y 3 de 1998 y el artículo 42 de la resolución 2125 de 1994. Estas tarifas lo mismo que el valor que de acuerdo con la ley se cobrará por las copias de los asientos de Registros, se encuentran publicadas en este manual y en el área de atención al público. Archivo de los documentos de registro Con base en las técnicas de archivo, el cumplimiento de lo previsto en el artículo 43 del Código de Comercio, la Ley 594 de 2000 y demás normas concordantes, el funcionario de archivo debe observar el siguiente procedimiento: 17 a. Examinar los documentos que se registraron clasificando el tipo de registro (E.S.A.L, registro mercantil, proponentes). b. Escanear los documentos. c. Digitalizar las imágenes (número de matrícula, nombre, inscripción, libro, fecha del documento y de la inscripción, libro archivo y caja, código de barras y recibo de caja, código de la persona que registra). d. Archivo del documento en el respectivo libro. e. Numerar la carátula de cada expediente, libro y caja. Actualmente la Cámara de Comercio tiene digitalizados en un 80% los expedientes de los registros públicos, se cuenta con dos (2) puntos de auto consulta, en donde el usuario virtualmente podrá tener acceso a los documentos que reposan en un expediente con la restricción de manipular la información que allí se encuentra consignada, todo esto a fin de evitar la manipulación física de los documentos, el riesgo de arrugar, dañar o romper el papel, de que sean sustraídos o destruidos, entre otros factores que atenten contra la integridad de los documentos custodiados por la Cámara. Cuando se solicite ver el expediente físico el comerciante podrá tener acceso, con la compañía del funcionario responsable del área de archivo. 18 FORMATOS PARA TRAMITES DE REGISTRO Para mayor facilidad usted puede realizar algunos trámites de registro, a través de los siguientes formatos, los cuales puede adquirir de manare gratuita en cualquiera de las sedes de la Cámara, oficinas delegadas y cónsules camerales: R-SICA-7 CONTRATO DE COMPRAVENTA R-SICA-705-01-02 CONTRATO DE VENTA R-SICA-705-01-03 CANCELACION DE MATRICULA R-SICA-705-01-04 REGISTRO DE LIBROS R-SICA-705-01-06 MUTACIONES DE REGISTRO R-SICA-705-01-21 FORMATO DE SUGERENCIAS R-SICA-705-01-37 SOLICITUD CORRECION DE CERTIFICADOS R-SICA-705-01-50 CAMBIO DE DOMICILIO FUERA DE LA JURISDICCION R-SICA-705-07-02 SOLICITUD DE CERTIFICACION DE COSTUMBRE MERCANTIL R-SICA-705-07-16 FORMULARIO DE AFILIACION 19 SERVICIOS QUE SE PRESTAN EN EL ÁREA DE REGISTROS PÚBLICOS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. Control de homonimia Inscripción de actos y documentos Inscripción de libros Matrícula de persona natural y establecimientos de comercio. Matricula Persona Jurídica Renovación de la Matricula de personas naturales, jurídicas, establecimientos de comercio, sucursales y agencias. Cancelación de matrículas Mutaciones del Registro mercantil Depósito de estados financieros CAE RUE Inscripción, renovación y actualización del registro de proponentes. Registro de las entidades sin ánimo de lucro Solicitud y expedición de certificados Consulta de expedientes y solicitud de copias Devolución de documentos Noticia mercantil Venta de formularios Información y folletos Consultas y asesorías Venta de información comercial Capacitaciones Sistema de Peticiones, Quejas y Reclamos 20 1- CONTROL DE HOMONIMIA A NIVEL NACIONAL Cuando una persona natural comerciante o una persona jurídica van a desarrollar sus labores comerciales teniendo uno o varios establecimientos de comercio abiertos al público, el nombre asignado no puede ser igual al de otro comerciante o persona jurídica que ya se encuentre inscrito en cualquiera de las Cámara de Comercio de Colombia. Igual sucedería con el nombre mismo de la persona jurídica que se registraría como comerciante (dueña o no de establecimientos de comercio). No puede tener un nombre de otra persona jurídica ya inscrita en las Cámaras de Comercio de Colombia. Ese control antes mencionado es lo que se denomina el control a la homonimia (tener nombres idénticos) y es algo que la norma contenida en los artículo 35 y 607 del Código de Comercio le exigen a las cámaras de Comercio. Con el RUE “Registro Único Empresarial” se hace el control a nivel Nacional. Este mismo control aplica para el caso de inscripción de las personas jurídicas sin ánimo de lucro. Por último, conviene mencionar los criterios fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio para el control de homonimia según un concepto No.98065639 de dic.4 de 1998. En ese concepto se dispuso: “Así las cosas, y con el presupuesto fundamental que las cámaras sólo pueden abstenerse de matricular un comerciante o establecimiento de comercio con el mismo nombre, entendiendo por ello un nombre igual o idéntico, pueden surgir algunas reglas de utilidad en el manejo del tema, que son las siguientes: 1. No debe tenerse en cuenta el artículo 607 del Código de Comercio para la aplicación del artículo 35, que es autónomo en sus señalamientos. 2. Las expresiones y abreviaturas que identifican el tipo de sociedad (Ltda., S.A., S. en C., etc.) no forman parte del nombre (C. Co., arts. 303, 324, 357, 373) y, por lo tanto, no sirven de diferenciador. 3. La sola igualdad fonética no es criterio suficiente para considerar que dos nombres son idénticos. 4. La adición de números es suficiente para considerar que dos nombres no son idénticos. 5. Dos nombres integrados por las mismas palabras pero en distinto orden, no son idénticos. 6. Los diminutivos son diferenciadores. 7. En nombres conformados con palabras como bancos, corporaciones y cooperativas se aplican las normas pertinentes (D. 1997/88 y L. 78/79). Si hay duda debe consultarse a la Superintendencia Bancaria, respecto de los nombres que pueden indicar intermediación, tal como lo señala el decreto mencionado”. Objeto Establecer si existe otro nombre o razón (es) social (es) igual(es) de personas jurídicas, de personas naturales o establecimientos de comercio matriculados en cualquier cámara de comercio del país. Funcionario(s) Responsable(s) y/o Cajeros, Asesores especializados, delegados de las oficinas, cargo(s) cónsules camerales. (Ver página 6 de este manual). Secretario Ejecutivo, Director Jurídico y/o Asistente Director Jurídico. Documentos involucrados Solicitud de matrícula o documento de constitución. Acceso al servicio Se accede a este servicio gratuitamente en el horario de atención al público, en caja de la sede principal, oficinas delegadas, cónsules camerales, centro de atención empresarial y en cualquier Cámara de Comercio del país a través del servicio RUE. Servicio que no tiene costo alguno. Alcance Registro mercantil, E.S.AL. 21 Fundamento legal Art. 35 del C. de Cio, Art. 1 del 0427/96 Término de respuesta Inmediato PROCESO CONTROL DE HOMONIMIA A NIVEL NACIONAL ACTIVIDADES 1. ORIENTACION Una vez al usuario le corresponda el turno para la atención, puede consultar con los Cajeros, Asesores especializados, delegados de las oficinas, cónsules camerales si existe otro nombre o razón (es) social (es) igual(es) de personas jurídicas, de personas naturales o establecimientos de comercio matriculados en cualquier cámara de comercio del país, a través del programa SIREP. Igualmente puede hacer la consulta de homonimia en cualquiera de las pantallas de auto consultas disponibles en la sala de atención al usuario a través del programa SIREP, para lo cual puede solicitar ayuda de cualquier funcionario de la cámara. 2. ASESORIA JURIDICA Si existen dudas sobre la existencia de la homonimia, el funcionario debe preguntar al Secretario Ejecutivo o al Asesor Jurídico para seguridad y certeza en la respuesta que se le da al usuario. Inicio ORIENTACION (Asesores Especializados, Cajeros, delegados de las oficinas, cónsules camerales.) FIN ASESORIA JURIDICA (Secretario Ejecutivo, Director Jurídico y/o Asistente Director Jurídico.) VERIFICACION EN EL SISTEMA 22 2- INSCRIPCION DE ACTOS Y DOCUMENTOS La inscripción de actos y documentos consiste en la anotación que se hace de un acto, libro o documento respecto del cual la ley ha dispuesto dicha formalidad para que sea conocido por la comunidad y sus efectos les sean oponibles a terceros. ¿Cuál es la importancia de la inscripción? A través de la inscripción, un acto privado que inicialmente sólo conocen las partes, se hace público, no pudiendo ninguna persona afirmar, después de efectuado su registro, que no ha tenido conocimiento del mismo. Por tanto, cuando el acto está sujeto a dicha formalidad, solamente a partir de la inscripción, el acto surte efectos frente a terceros Los actos registrados y los documentos soporte de los mismos, quedarán en el archivo de la Cámara, lo cual permite que cualquier persona los examine y además, a solicitud del interesado, y previo el pago de los respectivos derechos de ley, se podrán expedir copias y certificar sobre ellos, toda vez que los registros llevados para tal efecto son públicos. ¿Cuál es la oportunidad de la inscripción? Por regla general, la inscripción puede solicitarse en cualquier tiempo, salvo las excepciones expresamente establecidas en la ley, pero el acto o documento respectivo no producirá efectos frente a terceros, sino a partir de la fecha en que se haga la inscripción (numeral 4 Artículo 29 Código de Comercio). ¿Dónde se realiza la inscripción? Los actos, contratos y documentos deben ser inscritos en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde fueren celebrados u otorgados; si hubieren de realizarse fuera de dicha jurisdicción, se inscribirán también en la cámara correspondiente al lugar de su ejecución o cumplimiento (numeral 1 Artículo 29 Código de Comercio). La matrícula del comerciante y las inscripciones no previstas en el numeral 1 del Artículo 29 del citado Código, se harán en la cámara de comercio con jurisdicción en el domicilio de la persona interesada o afectada con ellos (numeral 2 Artículo 29 Código de Comercio). Respecto de las personas jurídicas (sociedades, empresas unipersonales, empresas asociativas de trabajo) la inscripción debe hacerse en la cámara de comercio del domicilio principal (Artículo 111 Código de Comercio y Artículo 80 Ley 222 de 1995). RECURSOS CONTRA LOS ACTOS DE INSCRIPCION Contra los actos de inscripción en el registro mercantil proceden los recursos de reposición y de apelación. Contra el acto que niega la apelación procede el recurso de queja. El recurso de reposición deberá interponerse ante la misma Cámara de Comercio del Sur y oriente del Tolima, para que ella confirme, aclare o revoque el respectivo acto de inscripción. El recurso de apelación deberá interponerse ante la misma Cámara de Comercio del Sur y Oriente del Tolima para que la Superintendencia de Industria y Comercio confirme, aclare o revoque el acto de inscripción expedido por la primera entidad. El recurso de queja deberá interponerse ante la Superintendencia de Industria y Comercio, para que ella determine si es procedente o no el recurso de apelación que haya sido negado por la Cámara de Comercio del Sur y oriente del Tolima. Los recursos de reposición y apelación deberán interponerse por escrito dentro de los cinco días hábiles a la inscripción. 23 El recurso de queja deberá ser interpuesto por escrito dentro de los cinco días siguientes a la notificación del acto por medio del cual se resolvió negar el de apelación. Al escrito contentivo del recurso de queja deberá anexarse copia de la providencia negativa de la apelación. Los recursos deberán interponerse dentro del término legal, expresar las razones de la inconformidad, expresar el nombre y la dirección del recurrente y relacionar cuando sea del caso las pruebas que pretendan hacerse valer, a la luz del Art. 77 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Adicionalmente, los recursos deberán presentarse personalmente por el interesado o por su representante o apoderado debidamente constituido. Sólo pueden ser apoderados los abogados en ejercicio para estos efectos. Objeto I Inscribir y dar publicidad a los actos y documentos radicados en el Registro Mercantil y Registro Entidades sin Ánimo de Lucro (nombramientos, reformas, cambios de dirección y otros actos que impliquen mutación en el registro mercantil). Funcionario(s) Responsable(s) y/o Secretario Ejecutivo, Abogados (Ver página 3 de este manual). cargo(s) . Documentos involucrados E E o Documento privado o público que se presenta para inscripción. Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público, directamente en caja de la sede principal, oficinas delegadas, cónsules camerales y en cualquier Cámara de Comercio del país a través del servicio RUE, previo a la cancelación de las tarifas fijadas por ley, las cuales se encuentran a disposición del usuario en las carteleras de la entidad, página web www.surortolima.org.co o en la(s) Página (s) 7 a 9 de este manual. La excepción del pago de los derechos de inscripción se presenta para aquellos documentos emanados de autoridades o entidades públicas (embargos, resoluciones, etc). Alcance Registro mercantil y entidades sin ánimo de lucro. Fundamento legal Código de Comercio, Art. 28 y 29. Decreto 2150 de 1995 Circular Única (SIC, Circular externa 10 de 2001) Circular Externa No. 004 de 2007 SIC Circular Externa No. 008 de 2007 SIC Resolución 681 de 2000 Decreto Reglamentario 650 de 1996, Art. 2,3,4,6,7,8,9,11,12,14,15,16 y demás normas concordantes. Término de respuesta Los Los trámites de registro deberán resolverse de conformidad con los términos señalados en los artículos 14 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Sin embargo una vez es radicado un documento para estudio, la Cámara de Comercio estableció como termino promedio de respuesta; (registro o devolución) tres (3) días en el caso de que el documento sea presentado directamente a la Cámara, en el evento de que se presente a través del servicio RUE, ser resolverá en un término no superior a dieciséis (16) horas), sin que por ningún motivo exceda el término legal. 24 PROCESO INSCRIPCION DE ACTOS Y DOCUMENTOS ACTIVIDADES 1. ORIENTACION Se orienta al usuario cómo efectuar el trámite requerido. Dependiendo el tipo de documento a inscribir, se brinda la información precisa, se verifica que los documentos estén completos con la información básica para su recepción, firmados por quién(es) suscribe(n) el(los) documento(s), con presentación personal o reconocimiento de sus firmas ante juez o notario, se hace una liquidación previa y se indica al cliente que debe dirigirse a Caja para cancelar los derechos de inscripción y al Banco para cancelar los derechos de impuesto de registro. 2. ASESORIA JURIDICA En caso de ser requerido se escucha la inquietud del cliente y se le informa los parámetros legales que debe seguir para dar trámite a su solicitud 3. RADICACION Y PAGO Se reciben los documentos pretendidos en registro, se verifica nuevamente que estén completos, se identifica el tipo de documento y los actos a liquidar, se le informa el valor a pagar por concepto de inscripción, e impuesto de registro, se ingresa por el sistema y se genera el correspondiente recibo que contiene el código de barras, se le entrega el recibo original al cliente. 4. REPARTO Finalmente el documento pretendido en registro es repartido en el sistema y entregado al Secretario o abogado según sea el caso (RSICA 705-01-35). En caso que el trámite solicitado sea nacional ver (Procedimiento Trámites Nacionales). (R- SICA 705-01-35). 5. REVISION/ REGISTRO O DEVOLUCION Los abogados y/o secretarios verifican que los documentos reúna los requisitos legales para proceder con su inscripción, en caso afirmativo se procede de conformidad, ingresando al sistema el código de barras, seleccionando la clase de documento, el acto y el libro respectivo, se digita la información del acto para la noticia mercantil y se imprime el sello de inscripción y se firma. En caso contrario, de que no reúna los requisitos indispensables para proceder con la inscripción, se devuelve mediante oficio para que adecuen de conformidad con la normatividad vigente. 6. DIGITACION El Secretario o abogado según sea el caso que haya procedido con el registro del documento pretendido en registro, hace la entrega de los mismos a la digitadora a través del R- SICA -705-01-19, quien se encarga de ingresar al sistema los datos de los formularios, la escritura o documento privado, en fin todos los datos que conforman el contenido del certificado. 7. REVISION DEL CERTIFICADO Una vez es digitada la información en el sistema, la digitadora previo a la expedición de los certificados, entrega los documentos al Secretario o abogado a través del R. SICA 705-01-49, con el fin de que se verifique que la información digitada sea correcta. En caso afirmativo seda visto bueno y se cambia el estado del certificado de 7 a 6 para que pueda ser expedido en caja o puntos de pago. En caso contrario, de que se constante que la información 25 digitada no es correcta, se deja constancia de este hecho a través del R. SICA 705-01-49 y se devuelve a digitación para que se hagan las correcciones del caso, Una vez subsanada se da el visto bueno y se cambia el estado del certificado de 7 a 6 para que pueda ser expedido en caja o puntos de pago el certificado. 8. ESCANEO, DIGITACION Y ARCHIVO El Auxiliar de archivo recibe los documentos de la digitadora, a fin de ser escaneados y digitados, finalmente son archivados. REVISION DE CERTIFICADOS INICIO (Secretario Ejecutivo, Director Jurídico y Asistente Director Jurídico ) ORIENTACION DIGITACION (Asesores Especializados) (Digitador) ASESORIA JURIDICA (Secretario Ejecutivo, Director Jurídico y Asistente Director Jurídico ) RADICACION Y PAGO (Cajeros, asesores Especializados) REVISION/INCRIPCION O DEVOLUCION (Secretario Ejecutivo, Director Jurídico y Asistente Director Jurídico ) REPARTO (Auxiliar de Archivo) 26 ESCANEO, DIGITACION Y ARCHIVO FIN 3 - INSCRIPCION DE LIBROS Objeto XX Permitir que los inscritos en el Registro Mercantil y Registro Entidades sin Ánimo de Lucro den cumplimiento a lo establecido por la Ley. Funcionario(s) Responsable(s) y/o Secretario Ejecutivo, Abogados (Ver página 3 de este manual). cargo(s) Documentos involucrados ES Solicitud inscripción de libros. Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público, directamente en caja de la sede principal, oficinas delegadas, cónsules camerales, previo a la cancelación de las tarifas fijadas por ley, las cuales se encuentran a disposición del usuario en las carteleras de la entidad, página web www.surortolima.org.co o en la(s) Página(s) 4,5 y 6 de este manual. Alcance Registro mercantil y entidades sin ánimo de lucro. Fundamento legal Código de Comercio en los artículos 48 a 74, Decreto 2649/93 artículos 56, 123 a 131, Estatuto Tributario artículos 654 y 655 y artículos 173 y 174 del Decreto Ley 019 de 2012. Término de respuesta Los Los trámites de registro deberán resolverse de conformidad con los términos señalados en los artículos 13 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Sin embargo una vez se cancelan los derechos correspondientes son registrados dentro de los tres (3) días siguientes. Sin que por ningún motivo exceda el término legal. 27 PROCESO INSCRIPCION DE LIBROS ACTIVIDADES 1. ORIENTACION Se orienta al usuario cómo efectuar el trámite. En caso de ser requerido, se hace entrega de manera gratuita del formato R- SICA 705-01-04 “registro de libros” y se le indica el valor a cancelar. 2. ASESORIA JURIDICA En caso de ser requerido se escucha la inquietud del cliente y se le informa los parámetros legales que debe seguir para dar trámite a su solicitud. 3. ENTREGA DE LIBROS Y PAGO Los asesores Especializados o cajeros reciben los libros pretendidos en registro, verifican que el formato R- SICA 705-01-04 “registro de libros” o la carta de solicitud de inscripción contenga la información necesaria para su registro, que se encuentre suscrito por el representante legal o comerciante según sea el caso, verifican que el consecutivo de las hojas este correcto, se identifica el tipo de documento a liquidar, se le informa el valor a pagar por concepto de inscripción, se ingresa por el sistema y se genera el correspondiente recibo que contiene el código de barras, se le entrega el recibo original al cliente. 4. RUBRICACION D ELIBROS Los asesores Especializados o cajeros que reciben los libros proceden a colocar sello a cada hoja útil del libro en la parte superior derecha. 5. REPARTO Finalmente el (los) libro(s) pretendido(s) en registro es (son) repartido(s) en el sistema y entregado al Secretario o abogado según sea el caso, para su registro. 6. REVISION/ INSCRIPCION O DEVOLUCION El abogado y/o secretario verifica que los datos de la solicitud concuerden con los libros presentados para registro, si existen o no libros anteriores registrados con el fin de que se proceda de conformidad, en caso afirmativo se procede con el registro ingresando al sistema el código de barras, seleccionando la clase de documento, los códigos de los libros, digitando la cantidad y código de los mismos, es decir; se digita la información del acto para la noticia mercantil, se imprime el sello de inscripción y se firma. En caso contrario, de que no reúna los requisitos indispensables para proceder con el registro, se devuelven mediante oficio para que adecuen de conformidad con la normatividad vigente. 7. ESCANEO, DIGITACION Y ARCHIVO Se hace entrega al auxiliar de archivo la solicitud de inscripción de libros con el fin de que lo escanee, digite y finalmente lo archive en el expediente del usuario 8. ENTREGA AL CLIENTE El Secretario o abogado, según sea el caso que haya procedido con el registro del documento pretendido en registro hace la entrega de los mismos a la recepcionista con el fin de que proceda a entregar los libros al usuario. 28 REVISION/INSCRIPCION O DEVOLUCION INICIO (Secretario Ejecutivo, Director Jurídico y Asistente Director Jurídico ) ESCANEO, DIGITACION Y ARCHIVO (AUXILIAR DE ARCHIVO) ORIENTACION REPARTO ENTREGA AL CLIENTE (Asesores Especializados) (Auxiliar de Archivo) (RECEPCIONISTA) ASESORIA JURIDICA (Secretario Ejecutivo, Director Jurídico y Asistente Director Jurídico ) ENTREGA DE LIBROS Y PAGO (Cajeros, asesores Especializados) 29 FIN 4 - MATRICULAS DE PERSONAS NATURALES y ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO. La matricula mercantil es el registro público de los comerciantes y de los establecimientos de comercio en el registro mercantil de la Cámara de Comercio del domicilio del comerciante o del lugar en donde se encuentre abierto el establecimiento. Por razón de lo dispuesto en el Art. 1 de la ley 222 de 1995, que reformó el Código de Comercio, también se encuentran obligadas a matricularse en el registro mercantil todas las sociedades civiles. Con la matricula mercantil se pretende dar a conocer a los terceros, ciertas condiciones personales del inscrito en el registro y de las circunstancias en que se desarrolla sus negocios. Es por ello que en el formulario de matricula se deben incluir, entre otros, los siguientes datos; nombre del comerciante, nacionalidad, domicilio, dirección, lugar o lugares donde desarrolla sus negocios, los bienes que posee, sus establecimientos comerciales, referencias bancarias, y comerciales y datos sobre su situación financiera, patrimonio, activos y pasivos. Para proceder con la matricula mercantil de personas naturales y de sus establecimientos de comercio, se deben adquirir en cualquiera de nuestras sedes, el formulario correspondiente a través de nuestra página electrónica www.ccsurortolima.org.co - Servicios en línea, o en caja. Para inscribir establecimientos de comercio de personas jurídicas “agencias”, se debe allegar copia auténtica del documento donde se decidió abrir la agencia (acta, escritura, documento privado etc). Si la decisión proviene del representante legal de la sociedad, en ejercicio de sus facultades, solamente se debe presentar el formulario de matrícula mercantil firmado por él mismo. Se debe entregar copia auténtica del documento donde se realizó el nombramiento del administrador o factor de la agencia y las facultades asignadas. Debe indicarse el nombre, apellidos e identificación y la aceptación al cargo. También se podrá enviar copia auténtica del contrato de preposición. Se debe hacer entrega de certificación de existencia y representación legal de la sociedad propietaria o casa principal. Para inscribir establecimientos de comercio de personas jurídicas “sucursales”, se debe allegar Copia auténtica del documento donde se decidió abrir la sucursal (acta, escritura, documento privado etc). Si se remite acta donde conste la decisión de apertura de la sucursal, ésta debe provenir del órgano social competente, sea este, la junta de socios, la asamblea de accionistas o junta directiva, de acuerdo con los estatutos sociales. El acta debe estar autorizada con la firma del secretario de la reunión o del representante legal o autenticada ante notario público. Si la decisión proviene del representante legal, de acuerdo con sus facultades, es necesario que allegue el documento donde se decide la apertura de la sucursal debidamente reconocido ante notario o con presentación personal ante el juez o el secretario de la cámara. Copia autentica del documento donde se realizó el nombramiento del representante legal de la sucursal y las facultades asignadas. Debe indicarse el nombre, apellidos, identificación y aceptación al cargo. Si la sociedad abre la sucursal en una ciudad diferente a la jurisdicción de su domicilio principal, es necesario que adjunte los siguientes documentos: Certificación de existencia y representación legal de la sociedad propietaria o casa principal. Copia auténtica de la escritura de constitución. Copia auténtica de cada una de las escrituras de reforma. Cuando las personas designadas no suscriben el documento de apertura debe anexarse una carta donde se indique el cargo aceptado. Anexe un certificado de existencia y representación legal de la sociedad propietaria o casa principal. 30 Objeto XX Dar legalidad al comerciante para el ejercicio de sus actividades. Funcionario(s) Responsable(s) y/o Secretario Ejecutivo, Abogados (Ver página 3 de este manual). cargo(s) Documentos involucrados Acceso al servicio E Formulario caratula única empresarial y anexo, formulario registro único tributario y formulario de Registro de información tributaria RIT. Se accede a este servicio en el horario de atención al público, directamente en caja de la sede principal, oficinas delegadas, cónsules camerales, previo a la cancelación de las tarifas fijadas por ley, las cuales se encuentran a disposición del usuario en las carteleras de la entidad, página web www.surortolima.org.co o en la(s) Página(s) 4,5 y 6 de este manual. De conformidad con la ley 1429 de 2010 “ley de formalización y primer empleo” las personas naturales y jurídicas no pagan derechos por concepto de matricula mercantil. Alcance Registro mercantil. Fundamento legal Código de Comercio, Art. 32, 515 y sig. Ley 590 de 2000, Circular externa 10 de 2001de la SIC. Circular externa 05 de 2002 de la SIC (modificada por las circulares 14 y 20 del mismo año). Ley 6 de 1992, Ley 232 de 1995, Ley 788 de 2002, Ley 863 de 2003. Término de respuesta Los Una vez se cancelan los derechos correspondientes la matricula mercantil se efectúa inmediatamente. En todo caso sin que por ningún motivo exceda el término legal. 31 PROCESO MATRICULA DE PERSONAS NATURALES Y ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO ACTIVIDADES 1. ORIENTACION Los asesores especializados brindan la información necesaria para realizar el trámite de la matrícula mercantil. Se brinda la información precisa, se le indica que debe comprar el formulario Registro Único empresarial y su anexo y se efectúa una liquidación previa para que se entere de la suma de dinero a cancelar. Se realiza el control de homonimia local y nacional, se le indica cómo diligenciar los formularios. 2. ASESORIA JURIDICA En caso de ser requerido se escucha la inquietud del cliente y se le informa los parámetros legales que debe seguir para dar trámite a su solicitud 3. TRAMITE DEL RUT Se reciben los documentos, verificando que se encuentren completos, se ingresa a la página de la DIAN en el vinculo Inscribir RUT, selección de "tipo de inscripción Cámara de Comercio" para nuevos comerciantes que aun no cuentan con el NIT ( número de identificación tributaria) y que requieren el registro mercantil, donde se digitan los datos requeridos para tramitar el RUT, se confirman los datos digitados con el cliente, se graba la información y se imprime el formato para tramite en cámara de comercio. En el caso de que un comerciante ya tenga NIT, la pagina muestra un aviso donde informa que la persona ya tiene asignado un numero de NIT y debe acercarse a la DIAN (se le informa al cliente que para poderse matricular tiene que traer una fotocopia del RUT expedido por la DIAN). 4. TRAMITE DE MATRICULA El asesor especializado o cajero ingresa por la página www.crearempresa.com.co, por el usuario asignado y selecciono la opción digitador. Pagina web contiene 3 pasos 1. Consulta. 2 Diligenciamiento. Y 3. Formalización. El funcionario realiza el primer paso que es la No. 1 CONSULTA para verificar que no se presente homónima, ingresa la información de comerciante que se va a matricular y guarda. La página Web envía un mensaje en donde se indica “exitosa la grabación”. Posteriormente selecciono el usuario digitado y se procede con el segundo paso No.2. DILIGENCIAMIENTO Opción B formulario: en donde se selecciono cualquiera de estas dos opciones: Obtener datos de la Dian; cuando se ha efectuado el trámite de PRERUT en la cámara o ya tengo NIT, en el que ingreso el numero del formulario y el teléfono o numero de Nit, y formulario según sea el caso, y luego se guarda la información. Posteriormente se accede al servicio virtual de diligenciamiento de formularios caratula Única empresarial y su anexo en el que se 32 completa la información (nombre del establecimiento, activos, personal vinculado etc.). Se le da la opción siguiente para seguir completando la información del formulario hasta terminar. Para el caso de establecimientos de comercio se sigue el mismo procedimiento y se le da la opción enviar formulario. Finamente digito la opción No3. FORMALIZACION. Opción Impresión. Ver documentos, se selecciona los documentos a imprimir. Opción Abrir (formato pdf) y se imprimir el formulario en original y copia. Una vez se tienen los formularios físicos, se diligencian el formato ANEXO CAE, en el evento de que el comerciante se a del municipio del Espinal adicionalmente se debe diligenciar el FORMATO RIT “REGISTRO DE INFORMACION TRIBUTARIA”, los cuales deben ser firmados por el comerciante. Posteriormente el asesor especializado o cajero ingresa por el sistema SIREP, opción matriculas con el fin de asignarlas. 5. LIQUIDACION Y PAGO Los asesores especializados o cajeros ingresan al sistema por el programa SIREP para seleccionar el acto a procesar, se realiza la respectiva liquidación, se le informa al cliente el valor a cancelar, se registra el código de barras, se recauda el dinero, se entrega al cliente original del recibo de caja y copias de los formularios. En caso de que el trámite solicitado sea nacional ver (Procedimiento Trámites Nacionales). De conformidad con la ley 1429 de 2010 “ley de formalización y primer empleo” las personas naturales y jurídicas no pagan derechos por concepto de matricula mercantil. 6. DIGITACION El Secretario o abogado según sea el caso que haya procedido con el registro del documento pretendido en registro hace la entrega de los mismos a la digitadora a través del R- SICA -705-01-19, quien se encarga de ingresar al sistema los datos de los formularios y del documento, en fin todos los datos que conforman el contenido del certificado. 7. REVISION DEL CERTIFICADO Una vez es digitada la información en el sistema, la digitadora previo a la expedición de los certificados, entrega los documentos al Secretario o abogado a través del R. SICA 705-01-49 “Control de calidad de certificados”, con el fin de que se verifique que la información digitada sea correcta. En caso afirmativo seda visto bueno y se cambia el estado del certificado de 7 a 6 para que pueda ser expedido en caja o puntos de pago. En caso contrario, de que se constante que la información digitada no es correcta, se deja constancia de este hecho a través del R. SICA 705-01-49 “Control de calidad de certificados” y se devuelve a digitación para que se hagan las correcciones del caso, Una vez subsanada se da el visto bueno y se cambia el estado del certificado de 7 a 6 para que pueda ser expedido en caja o puntos de pago el certificado. 8. IMPRESIÓN ROTULO El auxiliar de archivo imprime el sello de inscripción y pasa para firma del Secretario Ejecutivo o Abogado para firma. 9. ESCANEO, DIGITACION Y ARCHIVO El Auxiliar de archivo recibe los documentos del Ejecutivo o Abogado para escanearlos y digitalizarlos, finalmente archivarlos. 33 REVISION DE CERTIFICADOS INICIO ORIENTACION (Asesores Especializados Cajeros) (Digitador) DIGITACION (Digitador) ASESORIA JURIDICA LIQUIDACION Y PAGO (Secretario Ejecutivo, Director Jurídico y Asistente Director Jurídico ) (Cajeros, asesores especializados) TRAMITE DEL RUT TRAMITE DE MATRICULA (Cajeros, asesores Especializados) (Cajeros, asesores especializados) 34 IMPRESION ROTULO (Auxiliar de archivo) ESCANEO DIGITACION Y ARCHIVO (Auxiliar de archivo) FIN 5. MATRICULA PERSONA JURIDICA Por el contrato de sociedad dos o más personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social. La sociedad, una vez constituida legalmente, forma una persona jurídica distinta de los socios individualmente considerados.” (Art. 98 Código de Comercio). Objeto XX Dar legalidad a la Persona Jurídica para el desarrollo de su objeto social y certificar su existencia y representación legal. Funcionario(s) Responsable(s) y/o Secretario Ejecutivo, Abogados (Ver página 3 de este manual). cargo(s) Documentos involucrados Acceso al servicio E Formulario caratula única empresarial y anexo, formulario registro único tributario y formulario de Registro de información tributaria RIT, documento de constitución. Se accede a este servicio en el horario de atención al público, directamente en caja de la sede principal, oficinas delegadas, cónsules camerales, previo a la cancelación de las tarifas fijadas por ley, las cuales se encuentran a disposición del usuario en las carteleras de la entidad, página web www.surortolima.org.co o en la(s) Página(s) 4,5 y 6 de este manual. De conformidad con la ley 1429 de 2010 “ley de formalización y primer empleo” las personas jurídicas no pagan derechos por concepto de matricula mercantil. Alcance Registro mercantil. Fundamento legal Código de Comercio, Art. 34 y sig.; 110 y sig. * Ley 590 de 2000 Circular externa 10 de 2001de la SIC. * Circular externa 05 de 2002 de la SIC (modificada por las circulares 14 y 20 del mismo año). * Ley 6 de 1992 * Ley 788 de 2002 * Ley 863 de 2003 * Ley 222 de 1995 * Ley 1014 de 2006 * Ley 811 de 2003 * Decreto 4463 de 2006 y demás normas concordantes. Término de respuesta Los Los trámites de registro deberán resolverse de conformidad con los términos señalados en los artículos 13 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Sin embargo una vez se cancelan los derechos correspondientes son registrados dentro de los tres (3) días siguientes. Sin que por ningún motivo exceda el término legal. 35 PROCESO MATRICULA PERSONAS JURIDICA ACTIVIDADES 1. ORIENTACION Se orienta al usuario cómo efectuar el trámite requerido. Dependiendo el tipo de documento a inscribir, se brinda la información precisa, se verifica que los documentos estén completos con la información básica para su recepción, firmados por quién(es) suscribe(n) el(los) documento(s), con presentación personal o reconocimiento de sus firmas ante juez o notario, se hace una liquidación previa y se indica al cliente que debe dirigirse a Caja para cancelar los derechos de inscripción y al Banco para cancelar los derechos de impuesto de registro. 2. ASESORIA JURIDICA En caso de ser requerido se escucha la inquietud del cliente y se le informa los parámetros legales que debe seguir para dar trámite a su solicitud 3. TRAMITE DEL RUT Se reciben los documentos, verificando que se encuentren completos, se ingresa a la página de la DIAN en el vinculo Inscribir RUT, selección de "tipo de inscripción Cámara de Comercio" para nuevos comerciantes que aun no cuentan con el NIT ( número de identificación tributaria) y que requieren el registro mercantil, donde se digitan los datos requeridos para tramitar el RUT, se confirman los datos digitados con el cliente, se graba la información y se imprime el formato para tramite en cámara de comercio. En el caso de que un comerciante ya tenga NIT, la pagina muestra un aviso donde informa que la persona ya tiene asignado un numero de NIT y debe acercarse a la DIAN (se le informa al cliente que para poderse matricular tiene que traer una fotocopia del RUT expedido por la DIAN). 4. TRAMITE DE MATRICULA Se pueden presentar dos (2) opciones: 1. Cuando el comerciante trae el documento de constitución o 2. Cuando lo elabora del documento de constitución a través de la página www.crearempresa.com.co. 1. Cuando el comerciante trae el documento de constitución, se diligencian los formularios Registro Único empresarial y su anexo de manera física, si la empresa es del municipio del Espinal, se diligencia el formulario RIT “REGISTRO INFORMACION TRIBUTARIA”. 2. Cuando el comerciante elabora el documento de constitución a través de la página www.crearempresa.com.co. El asesor especializado o cajero ingresa por esta página, por el usuario asignado y selecciono la opción control. Pagina web contiene 3 pasos 1. Consulta. 2 Diligenciamiento. Y 3. Formalización. El funcionario realiza el primer paso que es la No. 1 CONSULTA para verificar que no se presente homónima, ingresa la información de la empresa que se va a matricular y guarda. La página Web envía un mensaje en donde se indica “exitosa la 36 grabación”. Posteriormente selecciono el usuario digitado y se procede con el segundo paso No.2. DILIGENCIAMIENTO En donde se selecciono Obtener datos de la Dian; y se guarda la información. Posteriormente se accede al servicio virtual de diligenciamiento de formularios caratula Única empresarial y su anexo en el que se completa la información (nombre del establecimiento, activos, personal vinculado etc.). Se le da la opción siguiente para seguir completando la información del formulario hasta terminar. Para el caso de establecimientos de comercio se sigue el mismo procedimiento y se le da la opción enviar formulario. Finamente digito la opción No3. FORMALIZACION. Opción Impresión. Ver documentos, se selecciona los documentos a imprimir. Opción Abrir (formato pdf) y se imprimir el formulario en original y copia. Una vez se tienen los formularios físicos, se diligencian el formato ANEXO CAE, en el evento de que la sociedad sea del municipio del Espinal adicionalmente se debe diligenciar el FORMATO RIT “REGISTRO DE INFORMACION TRIBUTARIA”, los cuales deben ser firmados por el usuario. 5. LIQUIDACION Y PAGO Los asesores especializados, efectúan la recepción de los documentos a través del R- SICA 705-01-05 “Recepción de documentos” ingresan al sistema por el programa SIREP para seleccionar el acto a procesar, se realiza la respectiva liquidación, de igual manera ingresan al portal de la Gobernación del Tolima para a efectos de que realicen la liquidación del impuesto de registro y la envíen, los cajeros informan al cliente el valor a pagar, se registra el código de barras, se recauda el dinero, se entrega al cliente original del recibo de caja y copias de los formularios. En caso de que el trámite solicitado sea nacional ver (Procedimiento Trámites Nacionales). De conformidad con la ley 1429 de 2010 “ley de formalización y primer empleo” las personas jurídicas no pagan derechos por concepto de matricula mercantil. 6. REPARTO Los documentos pretendido(s) en registro es (son) repartido(s) en el sistema y entregado al Secretario o abogado según sea el caso para su registro, por el auxiliar de archivo. 7. REVISION/ INSCRIPCION O DEVOLUCION El abogado y/o secretario verifica que los documentos presentados para registro reúnan los requisitos legales para proceder de conformidad. En caso afirmativo se inscribe, se imprime el sello de inscripción y firma, de lo contrario se devuelven mediante oficio para que adecuen de conformidad con la normatividad vigente. 8. DIGITACION El Secretario o abogado que haya procedido con el registro del documento pretendido en registro hace la entrega de los mismos a la digitadora a través del R- SICA -705-01-19, quien se encarga de ingresar al sistema los datos de los formularios y del documento, en fin todos los datos que conforman el contenido del certificado. 9. REVISION DEL CERTIFICADO Una vez es digitada la información en el sistema, la digitadora previo a la expedición de los certificados, entrega los documentos al Secretario o abogado a través del R. SICA 705-01-49 “Control de 37 calidad de certificados”, con el fin de que se verifique que la información digitada sea correcta. En caso afirmativo seda visto bueno y se cambia el estado del certificado de 7 a 6 para que pueda ser expedido en caja o puntos de pago. En caso contrario, de que se constante que la información digitada no es correcta, se deja constancia de este hecho a través del R. SICA 705-01-49 “Control de calidad de certificados” y se devuelve a digitación para que se hagan las correcciones del caso, Una vez subsanada se da el visto bueno y se cambia el estado del certificado de 7 a 6 para que pueda ser expedido en caja o puntos de pago el certificado. 10. ESCANEO, DIGITACION Y ARCHIVO El Auxiliar de archivo recibe los documentos para escanearlos y digitalizarlos, finalmente son archivados. REVISION , INSCRIPCION O DEVOLUCION INICIO ORIENTACION (Asesores Especializados Cajeros) (Secretario Ejecutivo, Director Juridico, Asistente Director Juridico) REPARTO (Auxiliar de Archivo) ASESORIA JURIDICA LIQUIDACION Y PAGO (Secretario Ejecutivo, Director Jurídico y Asistente Director Jurídico ) (Cajeros, asesores especializados) TRAMITE DEL RUT TRAMITE DE MATRICULA (Cajeros, asesores Especializados) (Cajeros, asesores especializados) 38 DIGITACION (Digitador) REVISION DEL CERTIFICADO (Secretario Ejecutivo, Director Juridico, Asistente Director Juridico) ESCANEO, DIGITACION Y ARCHIVO (Auxiliar de archivo) FIN 6. RENOVACION DE LA MATRICULA DE PERSONAS NATURALES, JURÍDICAS, ESTABLECIMENTOS DE COMERCIO, SUCURSALES Y AGENCIAS Tanto la matrícula de las personas naturales o jurídicas como la de sus establecimientos de comercio deben renovarse anualmente, dentro de los meses de enero a marzo de cada año (Artículo 33 Código de Comercio). Para tal efecto, debe utilizarse la misma clase de formulario usado para la matricula. El objeto de la renovación e actualizar anualmente la información que reposa en el registro respecto de todos los datos que se entregaron en el momento de efectuar la matricula para conocimiento de la comunidad. Objeto XX Cumplir con un deber legal (Art. 33 del Código de Comercio). Funcionario(s) Responsable(s) y/o Cajeros, Asesores especializados, Cónsul Cameral, Delegados cargo(s) oficinas.(Ver página 3 de este manual). Documentos involucrados E Formulario caratula única empresarial y anexo. Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público, directamente en caja de la sede principal, oficinas delegadas, cónsules camerales, y en cualquier Cámara de Comercio del país a través del servicio RUE, previo a la cancelación de las tarifas fijadas por ley, las cuales se encuentran a disposición del usuario en las carteleras de la entidad, página web www.surortolima.org.co o en la(s) Página(s) 4,5 y 6 de este manual. Alcance Registro mercantil. Fundamento legal Código de Comercio, Art. 33, Circular externa 10 de 2001de la SIC. Circular externa 05 de 2002 de la SIC (modificada por las circulares 14 y 20 del mismo año). Decreto 898 de 2002, ley 1429 de 2010 y demás normas concordantes. Término de respuesta Los Inmediato 39 PROCESO RENOVACION DE LA MATRICULA DE PERSONAS NATURALES, JURÍDICAS, ESTABLECIMENTOS DE COMERCIO, SUCURSALES Y AGENCIAS ACTIVIDADES 1. ORIENTACION Se orienta al usuario cómo efectuar el trámite requerido. Se indica cómo debe diligenciar el formulario para la renovación, se hace una liquidación previa y se indica al cliente que debe dirigirse a Caja para cancelar los derechos de renovación. 2. ASESORIA JURIDICA En caso de ser requerido se escucha la inquietud del cliente y se le informa los parámetros legales que debe seguir para dar trámite a su solicitud 3. LIQUIDACION Y PAGO Los asesores especializados o cajeros verifican que los formularios Caratula única empresarial y anexo se encuentre correctamente diligenciados (firma, sin tachones, sin enmendaduras, etc), ingresan al sistema por el programa SIREP para seleccionar el acto a procesar, se realiza la respectiva liquidación, se le informa al cliente el valor a pagar, se registra el código de barras, se recauda el dinero, se entrega al cliente original del recibo de caja y copias de los formularios. En caso de que el trámite solicitado sea nacional ver (Procedimiento Trámites Nacionales). 4. DIGITACION Los asesores especializados o cajeros consignada en los formularios. 5. REVISION DEL CERTIFICADO Los asesores especializados o cajeros realizan una revisión a la información digitada con el fin de constatar que se hizo correctamente y posteriormente cambian el estado en el sistema de 4 a 6. 6. ESCANEO, DIGITACION Y ARCHIVO Los asesores especializados o cajeros realizan la entrega de los formularios y anexos si los hay al Auxiliar de archivo, quien los escanea, digita y finalmente los archiva. 40 digitan la información INICIO ORIENTACION (Asesores Especializados Cajeros) ASESORIA JURIDICA (Secretario Ejecutivo, Director Jurídico y Asistente Director Jurídico ) REVISION DEL CEERTIFICADO (Asesores Especializados y cajeros) DIGITACION (Digitador) LIQUIDACION Y PAGO (Cajeros, Asesores Especilaizados). 41 ESCANEO, DIGITACION Y ARCHIVO (Auxiliar de archivo) FIN 7- CANCELACIÓN DE MATRICULAS La persona natural que ha dejado de ejercer el comercio debe solicitar la cancelación de la Matricula mercantil diligenciando el respectivo formato, el cual debe ser reconocido ante notario o presentado personalmente ante el Secretario de la Cámara, previo el pago de los derechos de ley en las ventanillas de atención al público de la Cámara de Comercio del Sur y Oriente del Tolima. Oficinas delegadas, cónsules camerales o en cualquier Cámara de Comercio del país a través del servicio RUE. Cuando se cierra el establecimiento de comercio en forma definitiva, debe solicitarse la cancelación de su Matrícula con el mismo procedimiento anterior. Los comerciantes que no ejercen actividad mercantil o que han cerrado sus establecimientos de comercio y que no deban años anteriores, podrán cancelar las respectivas matriculas sin que tengan que renovar el presente año: lo anterior, si realizan el trámite de cancelación entre el 10 y 31 de Marzo. La cancelación de la Matrícula de una sucursal o agencia nacional, procede previa inscripción del acta mediante la cual el órgano competente autorice su cierre o se diligencie el anterior formato, si la facultad la tiene el representante legal. La cancelación se inscribirá una vez se cancelen los respectivos derechos de inscripción e Impuesto de registro. La cancelación de la matrícula de sociedades, empresas asociativas de trabajo, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales sólo procederá con la inscripción del documento mediante el cual se apruebe su liquidación, previo el pago de los respectivos derechos de inscripción e Impuesto de registro. El Artículo 8 del Decreto 898 de 2002 dispone que "En desarrollo de lo dispuesto por el Artículo 35 del Código de Comercio, la matrícula se cancelará definitivamente a solicitud de quien la haya obtenido, una vez pague los derechos correspondientes a los años no renovados, los cuales serán cobrados de acuerdo con la tarifa vigente en cada año 9causado (subrayado fuera de texto). En consideración a lo anterior, cuando se pretenda cancelar la Matricula mercantil, debe exigirse el pago de las renovaciones de los años anteriores que no se han pagado. Finalmente, si se allega a la Cámara de Comercio el documento de una autoridad competente donde se ordene la liquidación, deberá inscribirse el mismo, y se enviará carta informativa a la sociedad y a la autoridad competente, indicando que no se canceló la matrícula de la sociedad, por no estar al día con la renovación. Si la autoridad competente ordena la cancelación de la matrícula y la sociedad no ha renovado, la Cámara de Comercio deberá cancelar la matrícula y enviar carta informativa a dicha autoridad comunicando que la sociedad en mención no cumplió con su obligación legal de renovar la Matrícula mercantil. Objeto XX Dar cumplimiento al Artículo 33 del Código de Comercio. Funcionario(s) Responsable(s) y/o cargo(s) Documentos involucrados Cajeros, Cónsul Cameral, Delegados oficinas, El Secretario Ejecutivo, Director Jurídico y Asistente Director Jurídico.(Ver página 3 de este manual). E Solicitud inscripción de libros, libros. Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público, directamente en caja de la sede principal, oficinas delegadas, cónsules camerales, y en cualquier Cámara de Comercio del país a través del servicio RUE, previo a la cancelación de las tarifas fijadas por ley, las cuales se encuentran a disposición del usuario en las carteleras de la entidad, página web www.surortolima.org.co o en la(s) Página(s) 4,5 y 6 de este manual. Alcance Registro Mercantil. Fundamento legal Código de Comercio Art. 33 y 35. Circular externa 10 de 2001de la SIC. Circular externa 05 de 2002 de la SIC (modificada por las circulares 14 y 20 42 del mismo año). Decreto 898 de 2002, Art. 8°. CIRCULAR EXTERNA No. 003 DEL 13 DE MAYO DE 2005. Término de respuesta L Inmediato. La excepción es que se encuentre un documento en trámite para registro (disolución y liquidación), en cuyo caso será entregado en un promedio tres (3) días, sin que por ningún motivo exceda el término legal. 43 PROCESO DE CANCELACION DE MATRICULAS ACTIVIDADES 1. ORIENTACION Se orienta al usuario cómo efectuar el trámite requerido. Se indica que debe presentar un escrito o que puede acceder al FORMATO R- SICA 705-01-03” FORMATO DE CANCELACION DE MATRICULAS Y DE ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO, mediante el cual indique la (s) matricula (s) a cancelar, documento que debe ser reconocido ante juez o notario, o contar con presentación personal ante el funcionario autorizado por la Cámara de Comercio, se hace una liquidación previa y se indica al cliente que debe dirigirse a Caja para cancelar los derechos correspondientes. Para el caso de las personas jurídicas se les indica que previamente para que proceda la cancelación es necesario que se inscriba la disolución y cuenta final de liquidación (VER PROCESO DE INSCRIPCION, ACTOS Y DOCUMENTOS). 2. ASESORIA JURIDICA En caso de ser requerido se escucha la inquietud del cliente y se le informa los parámetros legales que debe seguir para dar trámite a su solicitud 3. LIQUIDACION, PAGO E INSCRIPCION Los asesores especializados o cajeros verifican que la matricula se en encuentre al día, libre de embargos, gravámenes, o limitaciones del dominio y tienen en cuentas las instrucciones impartidas por la SIC. Ingresan al sistema por el programa SIREP para seleccionar el acto a procesar, se realiza la respectiva liquidación, se le informa al cliente el valor a pagar, se recauda el dinero, se entrega al cliente original del recibo de caja. En caso de que el trámite solicitado sea nacional ver (Procedimiento Trámites Nacionales). En el caso de matrícula de persona jurídica, la cancelación la efectúa el Secretario Ejecutivo o Abogados por cancelación de matricula no automática, teniendo en cuenta que hay un documento en estudio y requiere ser inscrito previamente. 4. IMPRESIÓN ROTULO El auxiliar de archivo imprime el sello de inscripción y pasa para firma del Secretario Ejecutivo o Abogado para firma. 5. ESCANEO, DIGITACION Y ARCHIVO Los asesores especializados o cajeros realizan la entrega de la solicitud de cancelación de matricula al Auxiliar de archivo, quien los escanea, digita y finalmente los archiva. 44 ESCANEO, DIGITACION Y ARCHIVO INICIO (Auxiliar de archivo) ORIENTACION (Asesores Especializados IMPRESION ROTULO (Auxiliar de Archivo) Cajeros) ASESORIA JURIDICA (Secretario Ejecutivo, Director Jurídico y Asistente Director Jurídico ) LIQUIDACION Y PAGO (Cajeros, Asesores Especilaizados). 45 FIN 8. MUTACIONES DEL REGISTRO MERCANTIL Se considera como mutación, aquella modificación o actualización en la información reportada en el registro mercantil. Objeto XX Permitir al comerciante la modificación y/o actualización de la información reportada en el registro mercantil. Funcionario(s) Responsable(s) y/o Cajeros, Cónsul Cameral, Delegados oficinas, El Secretario Ejecutivo, cargo(s) Abogados (Ver página 3 de este manual). Documentos involucrados E S Solicitud de mutación. Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público, directamente en caja de la sede principal, oficinas delegadas, cónsules camerales, y en cualquier Cámara de Comercio del país a través del servicio RUE, previo a la cancelación de las tarifas fijadas por ley, las cuales se encuentran a disposición del usuario en las carteleras de la entidad, página web www.surortolima.org.co o en la(s) Página(s) 4,5 y 6 de este manual. Alcance Registro Mercantil. Fundamento legal Art. 33 del C. de Cio. Término de respuesta L Inmediato 46 PROCESO MUTACIONES DEL REGISTRO MERCANTIL ACTIVIDADES 1. ORIENTACION Se orienta al usuario cómo efectuar el trámite requerido. Se indica que debe presentar un escrito o que puede acceder al FORMATO R- SICA 705-01-06”SOLICITUDES MUTACIONES” en el cual indique en qué consiste su solicitud de mutación o que puede utilizar el, documento que debe ser reconocido ante juez o notario, o contar con presentación personal ante el funcionario autorizado por la Cámara de Comercio, se hace una liquidación previa y se indica al cliente que debe dirigirse a Caja para cancelar los derechos correspondientes. 2. ASESORIA JURIDICA En caso de ser requerido se escucha la inquietud del cliente y se le informa los parámetros legales que debe seguir para dar trámite a su solicitud 3. LIQUIDACION, PAGO E INSCRIPCION Los asesores especializados o cajeros identifican el documento, la (s) mutación(es) que se realiza(n), el libro que afecta, ingresan al sistema por el programa SIREP para seleccionar el acto a procesar, realiza la respectiva liquidación, se le informa al cliente el valor a pagar, se recauda el dinero, se entrega al cliente original del recibo de caja. 4. IMPRESIÓN ROTULO El auxiliar de archivo imprime el sello de inscripción y pasa para firma del Secretario Ejecutivo o Abogado para firma. 5. ESCANEO, DIGITACION Y ARCHIVO Los asesores especializados o cajeros realizan la entrega de la solicitud de cancelación de matricula al Auxiliar de archivo, quien los escanea, digita y finalmente los archiva. 47 ESCANEO, DIGITACION Y ARCHIVO INICIO (Auxiliar de archivo) ORIENTACION (Asesores Especializados IMPRESION ROTULO (Auxiliar de Archivo) Cajeros) ASESORIA JURIDICA (Secretario Ejecutivo, Director Jurídico y Asistente Director Jurídico ) LIQUIDACION, PAGO E INSCRIPCION (Cajeros, Asesores Especilaizados). 48 FIN 9. DEPÓSITO DE ESTADOS FINANCIEROS De conformidad con el Art. 150 del decreto anti trámites 019 de enero de 2012, el cual modificó artículo 41 de la Ley 222 de 1995, Los estados Financieros reportados a Supersociedades no se seguirán depositando en las cámaras de Comercio. No será exigible la obligación de depositar los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, en la Cámara de Comercio del domicilio social, contenida en el artículo 41 de la Ley 222 de 1995, para las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, inspeccionadas, vigiladas o controladas por la Superintendencia de Sociedades. 49 10. CAE El CAE es un programa implementado por la Cámara de Comercio del Sur y Oriente del Tolima en convenio con la Alcaldía municipal del Espinal, orientado a promover la creación de empresas en la ciudad, mediante el apoyo a los nuevos empresarios en la asesoría tendiente a la legalización de nuevos establecimientos de comercio, y este programa está dirigido a aquellas personas que creen empresa y que requieran información, orientación y asesoría para su debido funcionamiento. El objetivo primordial es facilitarle de manera radical la creación y constitución de su empresa. Nuestra misión es servir como único contacto entre usted y las demás entidades que intervienen en el proceso de creación de su negocio. Objeto XX Promover la creación de empresas en la ciudad, mediante el apoyo a los nuevos empresarios en la asesoría tendiente a la legalización de nuevos establecimientos de comercio Funcionario(s) Responsable(s) y/o cargo(s) Asesor(es) especializado(s) CAE, Secretario Ejecutivo Ver página 3 de este manual). Documentos involucrados Solicitud inscripción de documentos. E Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público, de manera gratuita en la sede principal de principal de la Cámara. Alcance Registro mercantil. Fundamento jurídico Convenio Interinstitucional No. 439 del 18 de Mayo de 2009. Término de respuesta L Inmediatamente 50 PROCESO SERVICIO CAE ACTIVIDADES 1. ORIENTACION Loa asesores especializados orientan a los usuario cómo acceder a este servicio, quien recibe información general acerca de los trámites y documentos necesarios para legalizarse, deberes como comerciante, responsabilidades y obligaciones tributarias, Inscripción en el Registro Único Tributario (R.U.T.), diligenciamiento del formulario de registro Único Empresarial y de establecimiento de Comercio, diligenciamiento del Formulario Información Tributaria RIT y notificación otras entidades, clasificación de la actividad económica según el Estatuto Tributario Municipal y código CIIU, revisión Jurídica Previa del documento de constitución de una persona Jurídica (Cuando éste ya se ha solicitado por el Usuario), requisitos para la operación y funcionamiento del Establecimiento de comercio abierto al Público, si es su voluntad puede acceder a los puntos de auto consulta o directamente ante el asesor especializado. Igualmente se le indica al usuario que debe cancelar los derechos de impuesto de registro ante el Banco. El primer caso sucede si empresario ya ha recibido asesoría especializada y quiere iniciar de inmediato el proceso de legalización de su empresa. El segundo caso sucede cuando el empresario llega por primera vez a la entidad. 2. CONSULTAS PREVIAS El empresario consulta bajo su propia responsabilidad en las pantallas de auto-consulta o accediendo por Internet a la página www.crearempresa.com.co, en el link consultas: Normatividad de usos del suelo para determinar la compatibilidad de la zona con la actividad que va a desarrollar (Informativo de Uso del Suelo), el nombre del establecimiento para verificar que no se encuentra registrado (Consulta en el Registro Único Empresarial RUE), consulta del código CIIU de la actividad comercial, de manera opcional, consulta el registro de Marcas ante la Superintendencia de Industria y comercio, costos de legalización. 3. MINUTA VIRTUAL Solo para Personas Jurídicas, que se constituyen a través de Escritura pública o documento Privado. El usuario envía a través de Internet, la Minuta de Constitución, la cual es revisada por el asesor especializado de la Cámara de Comercio y por la notaría. Una vez lista la Minuta, la Notaría procede a elevarla a escritura pública para posterior firma del Usuario y del Notario. 4. Posteriormente el usuario solicita turno con el asesor especializado o caja, en donde realiza el pago de la matrícula Mercantil y la cancelación de los derechos de inscripción, si se trata de Persona Jurídica. Previa presentación de los siguientes documentos: Formulario de matrícula en el Registro Único Empresarial RUE - Preinscripción en el Registro Único Tributario Pre-RUT - Formulario de Inscripción en el Registro de Información Tributaria RIT - Documento Público o Privado de Constitución (Solo para Personas Jurídicas) FORMALIZACIÒ N El asesor especializado graba la Información del empresario en el Software SIREP y solicita a la DIAN la Asignación del Número de 51 Identificación Tributaria NIT. Finalmente si se trata de una persona Natural, hace entrega de manera inmediata de los siguientes documentos: - Copia del formulario de matrícula en el Registro Único Empresarial RUE - Registro Único Tributario RUT (Con el NIT Asignado) - Copia del Formulario de Inscripción en el Registro de Información Tributaria RIT- Certificado Mercantil. NOTA: A las personas Jurídicas se les hará entrega de el RUT y del primer certificado de Existencia y representación legal, al día siguiente de la Solicitud de Matrícula, siempre y cuando el documento público o privado de constitución esté conforme a los requisitos legales y proceda su inscripción en el Registro Mercantil. 5. NOTIFICACION Diariamente, al finalizar la Jornada laboral, se enviará por parte de la A OTRAS Cámara de Comercio a la Secretaría de Hacienda Municipal – ENTIDADES Industria y comercio, a La Secretaría de planeación Municipal, a la Secretaría Social – División Sanidad, a la Secretaría de Gobierno Municipal y al Benemérito Cuerpo de Bomberos Voluntarios de El Espinal, a través de correo electrónico, la información siguiente de los nuevos empresarios: NIT, Nombre empresa, nombre establecimiento de comercio, nombre y cédula del representante Legal, Dirección, barrio, teléfono, Correo Electrónico, Actividad económica principal y secundaria y Fecha de Inicio de Actividades. Igualmente se enviarán en medio electrónico la base de datos de los empresarios que hubiesen solicitado actualizaciones o mutaciones al registro mercantil. El primer día hábil de cada semana, se enviará a la Secretaría de Hacienda – industria y comercio, los Formularios de Registro de Información Tributaria RIT de los empresarios matriculados o que solicitaron actualización o mutación durante la semana inmediatamente anterior, con una copia del RUT. Para el efecto cada entidad procederá de la siguiente manera: INDUSTRIA Y COMERCIO: la Información que es enviada en medio electrónico por la Cámara, será descargada diariamente por un funcionario de esta dependencia, para que directamente alimente la base de datos que registran los contribuyentes en el RIT. PLANEACIÓN MUNICIPAL La Información que es enviada por la Cámara en medio electrónico, deberá ser consultada diariamente por esta dependencia para que se realice la visita de inspección correspondiente en un término máximo de 15 días. Una vez realizada, se reportará a la Secretaría de Gobierno Municipal, mediante oficio, la relación de empresarios que no cumplen los requisitos de ubicación y destinación según el plan básico de ordenamiento Territorial vigente, para que se inicie proceso de ley 232 de 1995. SECRETARIA SOCIAL (SANIDAD): La Información que es enviada por la Cámara en medio electrónico, deberá ser consultada diariamente por esta dependencia para que se realice la visita de inspección correspondiente en un término máximo de 15 días. Una vez realizada, se reportará a la Secretaría de Gobierno Municipal, mediante oficio, la relación de empresarios que no cumplen los requisitos sanitarios, según lo establecido en la Ley 9 de 1979 y demás normas complementarias, para que se inicie proceso de ley 232 de 1995. BENEMÉRITO CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS: La Información que es enviada por la Cámara en medio electrónico, deberá ser consultada diariamente por esta entidad para que se realice la visita de inspección correspondiente en un término máximo de 15 días. Una vez realizada, se reportará a la Secretaría de Gobierno Municipal, mediante oficio, la relación de empresarios que no cumplen los requisitos de seguridad industrial, según lo establecido en la Ley 9 de 1979 y demás normas 52 complementarias, para que se inicie proceso de ley 232 de 1995. SECRETARÍA DE GOBIERNO MUNICIPAL: Recepciona la información sobre las empresas que no cumplen los requisitos legales apara la apertura y funcionamiento, mediante oficio desde las dependencias anteriormente relacionadas en este Manual Operativo, para dar inicio al proceso administrativo según lo establece la Ley 232 de 1995 y demás normas complementarias. En ningún caso se podrá sancionar al empresario si en una visita de inspección, no presenta el concepto o certificado físico de Uso de Suelo, Ambiental, Sanitario o de Seguridad, toda vez que este requisito no es obligatorio según la ley 232 de 1995 y el decreto 1879 de 2008. NOTIFICACION A OTRAS ENTIDADES INICIO ORIENTACION (Asesores Especializados (Asesor Especializado) FORMALIZACION (Asesor Especilaizado) Cajeros) CONSULTAS PREVIAS (Asesores espcializados, cajeros, usuario) MINUTA VIRTUAL (Usuario) 53 FIN 11. RUE El RUE o REGISTRO UNICO EMPRESARIAL es aquel sistema que permite que todas las cámaras de comercio del país estén conectadas en red, es decir que cualquier comerciante puede realizar sus trámites desde cualquier parte del país Objeto XX Dar cumplimiento a la Ley 590 de 2000 permitiendo el acceso de servicios de las Cámaras a nivel Nacional. Funcionario(s) Responsable(s) y/o cargo(s) Cámara receptora, cámara responsable, Administradora del sistema, digitadora, Secretario Ejecutivo y abogados. Documentos involucrados Documento privado o público que se presenta para inscripción. E Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público, directamente en caja de la sede principal y oficinas delegadas, y en cualquier Cámara de Comercio del país a través del servicio RUE. Alcance Registro mercantil y proponentes. Fundamento jurídico Término de respuesta Código de Comercio, Art. 2, Decreto 1520 de 1978 Ley 590 de 2000 Circular externa 10 de 2001 Circular externa 01 de 2002 Circular externa 05 de 2002 Ley 6 de 1992 L 16 horas hábiles sin exceder las 24. 54 PROCESO DEL SERVICIO RUE PROCESO COMO CAMARA RECEPTORA ACTIVIDADES 1. ORIENTACION Los asesores especializados brindan la orientación necesaria para la realización del trámite nacional solicitado. Se hace control de homonimia local y nacional (Matrícula). Se le informa al cliente los requisitos necesarios para el trámite nacional solicitado y se remiten los documentos al Secretario Ejecutivo o abogados. 2. LIQUIDACION Y PAGO Los asesores especializados o cajeros reciben los documentos, verificando que se encuentren completos, bien diligenciados, se realiza nuevamente la consulta de homonimia (Matrícula), se liquida y se le informa al cliente el valor a pagar (para la cámara responsable), se ingresa al sistema para seleccionar el acto a procesar y realizar la liquidación respectiva, se recauda el dinero entregando copias de pago. 3. ESCANEO DE DOCUMENTOS Los asesores especializados o cajeros que recibieron la documentación entrega a la auxiliar de archivo con el fin de que escanee los documentos que serán remitidos a la Cámara responsable del proceso. 4. FIRMA DIGITAL Y ENVIO DE IMÁGENES La auxiliar de archivo una vez escanea los documentos abre el programa firmar documento (certifirma) y se selecciona la imagen que se va a firmar digitalmente, lo anterior con el fin de darle seguridad al documento soporte, posteriormente y ya firmado el documento se trasladan las imágenes del computador al servidor y finalmente envía la imagen a la cámara responsable. 5. RESPUESTA DE CAMARA RESPONSABLE La administradora del sistema o digitadora, cajeros, hacen seguimiento al documento entrando al programa SIREP por la opción "consulta transacción a RUE" se verifica el estado de dicho trámite. En caso de haber sido devuelto el trámite por la Cámara responsable, se imprime y se le entrega al cliente el oficio y los documentos correspondientes al usuario. 6. ARCHIVO La auxiliar de archivo Deja soporte físico del trámite nacional y archiva los documentos soportes en carpetas organizadas para las cámaras de comercio. 55 RESPUESTA ARCHIVO INICIO (Camara responsable) (Auxiliar de archivo) ORIENTACION FIRMA DIGITAL Y ENVIO DE IMAGENES (Asesores Especializados (Auxiliar de archivo) Cajeros) LIQUIDACION Y PAGO (Asesores espcializados, cajeros) ESCANEO DE DOCUMENTOS (Auxiliar de archivo) 56 FIN PROCESO COMO CAMARA RESPONSABLE ACTIVIDADES 1. VERIFICACION DE TRAMITES RECIBIDOS La administradora del sistema o digitadora verifican en el programa SIREP por la opción "consulta a transacciones RUE" si existen trámites pendientes para ésta Cámara de Comercio, en caso afirmativo proceden a imprimir las imágenes y pasar al Secretario Ejecutivo o abogados para la revisión jurídica. 2. REPARTO La administradora del sistema o digitadora, según sea el caso ingresando en el sistema por el programa SIREP efectúa el reparto al Secretario Ejecutivo o abogados para la revisión jurídica. 3. REVISION JURIDICA Los abogados y/o secretarios verifican que los documentos reúna los requisitos legales para proceder con su inscripción, en caso afirmativo se procede de conformidad, ingresando al sistema el código de barras, seleccionando la clase de documento, seleccionando el acto y el libro respectivo, se digita la información del acto para la noticia mercantil y se imprime el sello de inscripción y se firma. En caso contrario, de que no reúna los requisitos indispensables para proceder con la inscripción, se devuelve mediante oficio para que adecuen de conformidad con la normatividad vigente, oficio que es enviado a la Chamara de comercio receptora del trámite de registro. 4. DIGITACION El Secretario o abogado según sea el caso que haya procedido con el registro del documento pretendido en registro hace la entrega de los mismos a la digitadora a través del R- SICA -70501-19, quien se encarga de ingresar al sistema los datos de los formularios, la escritura o documento privado, de en fin todos los datos que conforman el contenido del certificado. 5. REVISION DEL CERTIFICADO Una vez es digitada la información en el sistema, la digitadora previo a la expedición de los certificados, entrega los documentos al Secretario o abogado a través del R. SICA 705-01-49, con el fin de que se verifique que la información digitada sea correcta. En caso afirmativo seda visto bueno y se cambia el estado del certificado de 7 a 6 para que pueda ser expedido en caja o puntos de pago. En caso contrario, de que se constante que la información digitada no es correcta, se deja constancia de este hecho a través del R. SICA 705-01-49 y se devuelve a digitación para que se hagan las correcciones del caso, Una vez subsanada se da el visto bueno y se cambia el estado del certificado de 7 a 6 para que pueda ser expedido en caja o puntos de pago el certificado. 6. ESCANEO, DIGITACION El Auxiliar de archivo recibe los documentos de la Digitadora para escanearlos y digitalizarlos. 7. ARCHIVO La auxiliar de archivo Deja soporte físico del trámite nacional y archiva los documentos soportes en carpetas organizadas para las cámaras de comercio. 57 REVISION DEL CERTIFICADO (Secretario Ejecutivo, Abogados) ESCANEO y DIGITACION DIGITACION ARCHIVO (Administrador del sistema, digitador) (Digitador) (Auxiliar de archivo) REPARTO REVISION JURIDICA (Administrador del sistema, digitador ) (Secretario Ejecutivo, Abogados) INICIO VERIFICACION DE TRAMITES RECIBIDOS 58 (Auxiliar de archivo) FIN 12. INSCRIPCIÓN, RENOVACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE PROPONENTES Es un registro de creación legal en el cual se inscriben las personas naturales o jurídicas que aspiran a celebrar con entidades estatales contratos de obra, consultoría, suministro y compraventa de bienes muebles. Tiene como finalidad suministrar la información necesaria de un contratista inscrito en lo relacionado con su experiencia, capacidad técnica, capacidad de organización y capacidad financiera a dichas entidades y a todas las personas interesadas en celebrar los contratos señalados en el párrafo anterior. Este registro hace pública la actividad que desarrolla su empresa y certifica su capacidad técnica y económica para aspirar a contrataciones con el Estado: contratos de obra, consultoría, suministro y compraventa de bienes muebles. Objeto Inscribir, renovar y actualizar la información diligenciada por los proponentes y certificar su registro para efectos de la contratación estatal. Funcionario(s) Responsable(s) y/o Cajeros, El Secretario Ejecutivo, Abogados (Ver página 3 de este cargo(s) manual). Documentos involucrados E S Formulario y documentos soportes. Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público, directamente en caja de la sede principal, oficinas delegadas, cónsules camerales, y en cualquier Cámara de Comercio del país a través del servicio RUE, previo a la cancelación de las tarifas fijadas por ley, las cuales se encuentran a disposición del usuario en las carteleras de la entidad, página web www.surortolima.org.co o en la(s) Página(s) 4,5 y 6 de este manual. Alcance Registro de Proponentes Fundamento legal Circular externa 10 de 2001, Circular externa 05 de 2002 de la SIC (modificada por las circulares 14 y 20 del mismo año). Ley 80 de 1993, Decreto 856 de 1994, Decreto 92 de 1998, Ley 789 de 2002 , Decreto 393 de 2002 y sus decretos reglamentarios, Ley 1150 de 2007, Decreto 4881 de 2008, Decreto 836 de 2009, Resolución 10820 del 04 de marzo de 2009 Diario Oficial No. 47283 de 2009 Circular Externa de la S.I.C. publicada en el Diario Oficial No. 47.283 de marzo 06 de 2009 Resolución 13011 del 9 de marzo de 2010, Resolución 65134 del 16 de Diciembre de 2009, Resolución 62497 del 1 de diciembre de 2009,Resolución 58484 del 18 de noviembre de 2009,Resolución 47998 del 25 de septiembre de 2009, Resolución 43130 del 28 de agosto de 2009 , Resolución 28686 del 5 de Junio de 2009, Resolución 25094 del 21 de mayo de 2009, Circular externa 002 del 17 de Abril de 2009 SIC, Circular externa 006 del 29 de Septiembre de 2009 SIC, Decreto 3083 del 18 de agosto de 2009, Decreto 2247 del 16 de junio de 2009, Decreto 1520 del 30 de abril de 2009, Decreto 1464 de 2010, Decreto 734 del 13 de marzo de 2012. Término de respuesta Los Inmediato 59 PROCESO INSCRIPCIÓN, RENOVACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE PROPONENTES ACTIVIDADES 1. ORIENTACION Los asesores especializados o cajeros orientan al usuario cómo efectuar el trámite requerido. Se realiza el control de homonimia local y nacional. Se suministra la información concerniente a los requisitos legales para inscribir, renovar, actualizar o cancelar el RUP, se hace entrega de los modelos de certificación correspondientes. Se le indica que debe adjuntar: Los soportes documentales descritos en el decreto 734 de 2012 y demás decretos reglamentarios, certificación de la persona natural, representante legal y/o revisor fiscal del cumplimiento a ley 789/2002. 2. ASESORIA JURIDICA En caso de ser requerido se escucha la inquietud del cliente y se le informa los parámetros legales que debe seguir para dar trámite a su solicitud 3. RADICACION Y PAGO Los asesores especializados o cajeros revisan que el formulario venga firmado y que no presente enmendaduras ni tachones, se verifica que el número de hojas que reporta el proponente estén completas y que se anexen los soportes documentales con los requisitos de ley y las certificaciones necesarias, se ingresa al sistema los datos necesarios para la respectiva liquidación, se recauda los dineros y se entrega copia del recibo y del formulario al cliente, se coloca sello, fecha, numero de recibo, firma y valor total de la liquidación en la tercera hoja del formulario. 4. SCANEO Finalmente el documento pretendido en registro es esceneado en el sistema y entregado al Secretario o abogado según sea el caso (RSICA 705-01-35). En caso que el trámite solicitado sea nacional ver (Procedimiento Trámites Nacionales). (R- SICA 705-01-35). 5. REVISION/ REGISTRO O DEVOLUCION Los abogados y/o secretarios verifican que los documentos reúna los requisitos legales para proceder con su inscripción, en caso afirmativo se procede de conformidad, ingresando al sistema el código de barras, seleccionando la clase de documento, seleccionando el acto y el libro respectivo, se digita la información del acto para la noticia mercantil y se imprime el sello de inscripción y se firma. En caso contrario, de que no reúna los requisitos indispensables para proceder con la inscripción, se devuelve mediante oficio para que adecuen de conformidad con la normatividad vigente. 6. ESCANEO, DIGITACION Y ARCHIVO El Auxiliar de archivo recibe los documentos del abogado para escanearlos y digitalizarlos, finalmente son archivados. 60 REVISION , REGISTRO O DEVOLUCION INICIO ORIENTACION (Asesores Especializados, cajeros) ASESORIA JURIDICA (Secretario ejecutivo , abogados) (Secretario Ejecutivo, Abogados) REPARTO (Auxiliar de archivo) RADICACION Y PAGO(Asesores especializados, cajeros) 61 ESCANEO , DIGITACION y DIGITACION (Auxiliar de archivo) FIN 13- REGISTRO DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO A través del registro de Entidades sin Ánimo de Lucro (ESAL), se hace pública la situación de las personas jurídicas sin ánimo de lucro. Estas personas registran su constitución e inscriben los actos determinados por la ley en las cámaras de comercio. Al igual que en los otros registros, cualquier persona puede examinar los libros que se llevan, obtener copia de los documentos que reposan en el expediente y solicitar que se le expidan certificados sobre las inscripciones realizadas. Objeto Inscribir y dar publicidad a los actos y documentos radicados en el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro (nombramientos, reformas, cambios de dirección y otros actos que impliquen mutación en el registro). Funcionario(s) Responsable(s) y/o El Secretario Ejecutivo, Abogados (Ver página 3 de este manual). cargo(s) Documentos involucrados ED Documento privado o público que se presenta para inscripción. Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público, directamente en caja de la sede principal, oficinas delegadas, cónsules camerales, y en cualquier Cámara de Comercio del país a través del servicio RUE, previo a la cancelación de las tarifas fijadas por ley, las cuales se encuentran a disposición del usuario en las carteleras de la entidad, página web www.surortolima.org.co o en la(s) Página(s) 4,5 y 6 de este manual. Alcance Registro de las entidades sin ánimo de lucro. Fundamento legal Decreto 2150 de 1995, Decreto Reglamentario 427 de 1996, Circular Única de la SIC, Normas Especiales, Circular 4 y 8 de 2007 de la SIC. Término de respuesta Los Los trámites de registro deberán resolverse de conformidad con los términos señalados en los artículos 13 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Sin embargo una vez se cancelan los derechos correspondientes son registrados dentro de los tres (3) días siguientes. Sin que por ningún motivo exceda el término legal. ASPECTOS GENERALES REGISTRO DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO Régimen Común: Hace referencia a las entidades sin ánimo de lucro reguladas por el Código Civil (artículos 633 y ss), (Asociaciones, Corporaciones y Fundaciones). Régimen Especial: Hace referencia a las entidades del sector solidario (E.S.S.), definidas en la ley 454 de 1998 (Artículo 6ºparágrafo 2º). 62 CONSTITUCION E INSCRIPCION DE LAS E.S.A.L Certificado: Se verificarán los requisitos establecidos en los artículos 1º, 4º y 7º del Decreto 427 de 1996 y el artículo 40 del Decreto 2150 de 1995. Requisitos de constitución: Deben hacer control de homonimia y verificar que no exista otra entidad inscrita con anterioridad con el mismo nombre de la que se va a inscribir. Art. 40 Decreto 2150 de 1995: Nombre, identificación y domicilio otorgantes. Requisitos de constitución. Nombre entidad, clase de persona jurídica. Objeto, patrimonio y forma de hacer los aportes. La forma de administración (atribuciones y facultades de administradores y Representante legal). Periodicidad reuniones ordinarias y casos en que debe convocarse a Extraordinarias. Duración y causales de disolución, forma de hacer la liquidación. Facultades y obligaciones del revisor, si es del caso. Nombre e identificación de los administradores. Nombre de la persona que desempeña la función de fiscalización, si es del caso Dirección, teléfono y fax. (Las entidades de naturaleza cooperativa, fondos de empleados, asociaciones mutuales y sus organismos de Requisitos de constitución integración y las instituciones auxiliares del cooperativismo) deben adjuntar además una constancia suscrita por quien ejerza o vaya a ejercer las funciones de representante legal. Donde manifieste que acataron las normas especiales y reglamentarias que regulan a la entidad que se constituye. Las excepciones al registro en las cámaras de comercio de los actos, libros y documentos de entidades sin ánimo de lucro señaladas en los artículos 45 del Decreto 2150 de 1995 y 3 del Decreto 427 de 1996, hacen relación a entidades que se constituyen de acuerdo con normas especiales que las regulan. Las cámaras de comercio no pueden abstenerse de inscribir el documento de constitución de las entidades sin ánimo de lucro de que trata esta circular, cuando en su objeto se contemplen, entre otras, algunas de las actividades propias de las entidades que se encuentran exceptuadas del registro, según lo señalado en el inciso anterior. REFORMA DE ESTATUTOS EN LAS ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO ASPECTOS QUE SE VERIFICAN Régimen Régimen Común Régimen Especial (no aplica para Fondos de Empleados) Régimen Especial (Fondos de Empleados) Se inscribirán los documentos o actas que contengan: Nombre entidad, fecha, órgano que se reúne, quórum deliberatorio y decisorio, firma otorgantes. Hay inexistencia cuando no se cumple con el quórum delibera torio y decisorio estatutario o legal (Corporaciones y Asociaciones). En estos eventos no se inscribe. En las Fundaciones cuando no se cumple el quórum de liberatorio estatutario hay inexistencia. En estos casos no se inscribe. Se inscribirán las actas (se aplica el artículo 189 del c. de Co.) que contengan: Nombre entidad, fecha, órgano que se reúne, convocatoria, quórum delibera torio y decisorio, aprobación del acta y firma de presidente y secretario. Hay inexistencia cuando no se cumple con el quórum deliberatorio estatutario o legal. En estos eventos no se inscribe. En los demás casos se inscribe. En las E.S.S. vigiladas por Superfinanciera se exigirá la autorización previa para conversión, escisión y cesión de activos, ya que si no cuenta con ésta es ineficaz. Se inscribirán las actas (se aplica el artículo 38 del decreto 1481 de 1989) que contengan: Nombre entidad, lugar, fecha, hora, órgano que se reúne, convocatoria, quórum deliberatorio y decisorio. Las actas serán aprobadas y firmadas por el presidente y secretario. Hay ineficacia cuando no se cumple con la convocatoria y el quórum de liberatorio estatutario o legal. En estos eventos no se inscribe. En los demás casos se inscribe. 63 NOMBRAMIENTOS EN LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO ASPECTOS QUE SE VERIFICAN Régimen Régimen Común Régimen Especial (no aplica para Fondos de Empleados) Régimen Especial (Fondos de Empleados) Se inscribirán los documentos o actas que contengan: Nombre entidad, fecha, órgano que se reúne, quórum deliberatorio y decisorio, constancia de aceptación y número de identificación y firma otorgantes. Se aplican los artículos 163 y 164 del Código de Comercio. Se inscribirán únicamente representantes legales, administradores y revisores fiscales. No se inscribirá cuando el documento o acta no contenga todo lo señalado y cuando no se cumpla con: órgano competente estatutario, quórum deliberatorio o decisorio estatutario o legal, convocatoria estatutaria, cuando el nombramiento no se haga en la forma prevista en los estatutos y cuando no se cumpla con la conformación estatutaria. NO SE CALIFICA EL VICIO. Se inscribirán las actas que contengan: Nombre entidad, fecha, órgano que se reúne, convocatoria, quórum de liberatorio y decisorio, constancia de aceptación y número de identificación, aprobación del acta y firma de presidente y secretario. Se aplican los artículos 163 y 164 del Código de Comercio. Se inscribirán únicamente representantes legales, administradores y revisores Fiscales. No se inscribirá cuando el acta no contenga todo lo señalado y cuando no se cumpla con: órgano competente estatutario o legal, quórum de liberatorio o Decisorio estatutario o legal, convocatoria estatutaria o legal (en cuanto a órgano), cuando el nombramiento no se haga en la forma prevista en los estatutos y cuando no se cumpla con la conformación estatutaria. NO SE CALIFICA EL VICIO. Se inscribirán las actas que contengan: Nombre entidad, lugar, fecha, hora, órgano que se reúne, convocatoria, quórum de liberatorio y decisorio. Constancia de aceptación y número de identificación, Las actas serán aprobadas y firmadas por el presidente y secretario. Se aplican los artículos 163 y 164 del Código de Comercio. Se inscribirán únicamente representantes legales, administradores y revisores fiscales. No se inscribirá cuando el acta no contenga todo lo señalado y cuando no se Cumpla con: órgano competente estatutario o legal, quórum de liberatorio o decisorio estatutario o legal, convocatoria estatutaria o legal (en cuanto a órgano), cuando el nombramiento no se haga en la forma prevista en los estatutos y cuando no se cumpla con la conformación estatutaria. NO SE CALIFICA EL VICIO . En las E.S.S. vigiladas por Superfinanciera se exigirá la posesión de miembros de juntas directivas, representantes legales y revisores fiscales. En los demás casos, basta la constancia de aceptación del cargo y el número del documento de identificación. Para la renuncias se aplica lo mismo que para registro mercantil. NO SE CALIFICA EL VICIO. ASPECTOS VARIOS EN LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO ORDENES DE AUTORIDAD COMPETENTE Providencias judiciales y administrativas. Embargos.- Copia auténtica y que recaiga sobre un bien sujeto a registro. 64 Medidas cautelares.- Copia auténtica. Si no son medidas cautelares además deben venir con constancia de ejecutoria. Toma de posesión y nombramiento de agente especial.- deben exigir posesión e identificación del designado. PODERES •Facultad del otorgante. •Nombre e identificación del apoderado. •Relación de las facultades del apoderado. •Suscrito por el poderdante. •Si fue suscrito en el exterior (apostilla o cadena de autenticaciones). PROCESO REGISTRO DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (VER PROCESOS INSCRIPCION, DE ACTOS, LIBROS Y DOCUMENTOS) 65 14. REGISTRO NACIONAL DE TURISMO De conformidad con el Decreto Nacional 504 de 1997, por el cual se reglamenta el Registro Nacional de Turismo, determina que el objeto de éste es llevar la inscripción de los prestadores de servicios turísticos que efectúen sus operaciones en Colombia, establecer mecanismos de identificación y regulación de los prestadores de servicios turísticos y establecer un sistema de información sobre el sector turístico. Este registro es obligatorio para su funcionamiento y debe actualizarse anualmente. Así las cosas, la finalidad primordial del registro citado es contar con medios de control que permitan vigilar la prestación de los servicios turísticos, ofrecidos por diversos operadores. Al igual que en los otros registros, cualquier persona puede examinar los libros que se llevan, obtener copia de los documentos que reposan en el expediente y solicitar que se le expidan certificados sobre las inscripciones realizadas. En cuanto a este registro, anteriormente asumido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, las inscripciones, actualizaciones, mutaciones y demás modificaciones de los diferentes prestadores de servicios turísticos serán administradas por las Cámaras de Comercio y deben realizarse únicamente de manera virtual a través del portal http://rnt.rue.com.co/ Tenga en cuenta que el Registro Nacional de Turismo no genera derechos de inscripción ante las Cámaras de Comercio, sin embargo, deberá realizar el pago del impuesto de registro (Artículo 226 de la Ley 223 de 1995) que es recaudado en la cámara de comercio. Nota: este impuesto es de carácter departamental y se genera por cualquier inscripción que se realice en la Cámara de Comercio. Dicho impuesto será recaudado por la Gobernación del Tolima. Paso a paso para inscribirse en el Registro Nacional de Turismo PASO 1 Ingrese al portal REGISTRO NACIONAL DE TURISMO: http://rnt.rue.com.co/ PASO 2 Obtenga su usuario y contraseña a través de la opción “REGISTRARSE” PASO 3 Con el usuario y contraseña, ingrese a la opción “Ingresa RNT” y diligencie el formulario de solicitud de inscripción en la opción “MIS ESTABLECIMEINTOS” (Registrar nuevo establecimiento de comercio) PASO 4 TURISMO Imprima el formulario de solicitud de inscripción en el REGISTRO NACIONAL DE 66 PASO 5 Cancele en cualquiera de las cajas de la cámara de comercio, los derechos correspondientes al impuesto de registro. PASO 6 Digitalice el comprobante de pago del impuesto de registro e ingrese con el mismo USUARIO Y CONTRASEÑA al portal del Registro Nacional de Turismo http://rnt.rue.com.co/, haga CLIC en la opción “MIS ESTABLECIMEINTOS REGISTRADOS” y adjunte el archivo que contiene la imagen del pago del impuesto de registro. Al finalizar la solicitud de inscripción, el sistema le suministrará un número de radicación. Según lo dispuesto por el Decreto 504 de 1997, el tiempo de respuesta para este registro es de 30 días calendario. Para más información, consulte: Decreto ley 019 de 2012 / Circular 008 de 2012. Objeto Llevar la inscripción de los prestadores de servicios turísticos que efectúen sus operaciones en Colombia, establecer mecanismos de identificación y regulación de los prestadores de servicios turísticos y establecer un sistema de información sobre el sector turístico. Funcionario(s) Responsable(s) y/o cargo(s) Abogados (Ver página 3 de este manual). Documentos involucrados ED Formulario de solicitud de inscripción, pago del impuesto de registro. Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público, directamente en caja de la sede principal, oficinas delegadas, cónsules camerales, previo a la cancelación del pago del impuesto de registro. Alcance Registro Nacional de turismo Fundamento legal Decreto ley 019 de 2012 / Circular 008 de 2012. Término de respuesta 30 días calendario 67 15. SOLICITUD Y EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS Por disposición del Art. 86 num.3 del Código de Comercio, las Cámaras de Comercio deberán certificar sobre las matriculas de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, lo mismo sobre los actos, libros y documentos inscritos en el registro mercantil. En desarrollo de esta función, se expiden fundamentalmente los siguientes certificados: Existencia y representación legal de sociedades, empresas asociativas de trabajo y empresas unipersonales, De matricula mercantil y su cancelación, Certificados textuales de inscripción de contratos, De inscripción de libros de comercio, Certificados históricos o de fecha especial de actos y documentos inscritos, certificados negativos, Objeto XX Expedir el documento mediante el cual se acredita la calidad de comerciante, existencia y representación legal de la persona jurídica y/o inscripción como proponente; dando publicidad a su matrícula, inscripción en el RUP y/o inscripción de actos, libros y documentos. Funcionario(s) Responsable(s) y/o Cajeros, Cónsul Cameral, Delegados oficinas.(Ver página 3 de este cargo(s) manual). Documentos involucrados E So Solicitud verbal o escrita Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público, directamente en caja de la sede principal, oficinas delegadas, cónsules camerales, y en cualquier Cámara de Comercio del país a través del servicio RUE, previo a la cancelación de las tarifas fijadas por ley, las cuales se encuentran a disposición del usuario en las carteleras de la entidad, página web www.surortolima.org.co o en la Página 4 de este manual. Alcance Registro mercantil, E.S.A.L, y de proponentes Fundamento legal Código de Comercio, Art. 86. Circular externa No. 10 de 2001 Término de respuesta Lo Inmediatamente. La excepción es que se encuentre un documento en trámite para registro, en cuyo caso será entregado en un promedio tres (3) días, sin que por ningún motivo exceda el término legal. 68 PROCESO SOLICITUD Y EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS ACTIVIDADES 1. ORIENTACION AL CLIENTE Los asesores especializados o cajeros verifican en el programa SIREP por la opción "consulta" el numero de cedula, Nit o nombre de la persona natural o jurídica que se va a certificar, seleccionar la clase de certificado, informar el valor a pagar, generar el recibo, realizar el cobro y entregar copia del recibo al cliente. En caso de que el trámite solicitado sea nacional ver (Procedimiento Trámites Nacionales). 2. ENTREGA DEL CERTIFICADO Los asesores especializados o cajeros entregan de manera inmediata el certificado. 3. Cuando se verifique alguna inconsistencia en la información contenida en el certificado, los asesores especializados o cajeros de manera inmediata ponen en conocimiento al Secretario Ejecutivo o abogados, quien a verificara la existencia o no de la inconsistencia, para el efecto diligenciara el R- SICA 705-01-49 “CONTROL INTERNO DE CALIDAD DE CERTIFICADOS”. VERIFICACION DE INCONSISTENCIA 4. CORRECCION DEL CERTIFICADO El Secretario o abogado según sea el caso que haya conocido de este evento de manera inmediata ordenará al digitador la corrección del certificado. REVISION DEL CERTIFICADO Una vez es digitada la información, El Secretario o abogado verificara nuevamente el certificado antes de ser expedido al usuario. 6. EXPEDICION CERTIFICADO Los asesores especializados o cajeros expedirán nuevamente el certificado. 5. 69 REVISION DEL CERTIFICADO INICIO ORIENTACION AL CLIENTE (Asesores especializados o cajeros ) ENTREGA DE CERTIFICADOS (Asesores especializados o cajeros) (Secretario Ejecutivo, Abogados) CORRECION DEL CERTIFICADO (Digitador) VERIFICACION DE INCONSISTENCIA (Asesores especializados o cajeros, Usuarios) 70 EXPEDICION DEL CERTIFICADO (Asesores especializados o cajeros) FIN 16. CONSULTA DE EXPEDIENTES Y SOLICITUD DE COPIAS “Por instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio y en aplicación de lo dispuesto en el Art. 26 del C. de Cio y el numeral 1.4.7 del capítulo primero del título VIII de la circular 10 de 2001, los archivos, libros y documentos de los registros pueden ser consultados libre y gratuitamente y el interesado puede obtener copia de los mismos” Objeto XX Permitir el acceso a los documentos que reposan en el área de archivo de los registros efectuados. Funcionario(s) Responsable(s) y/o Auxiliar de Archivo (Ver página 3 de este manual). cargo(s) Documentos involucrados E Solicitud expedición de copias. Acceso al servicio Se accede a este servicio de manera gratuita en el horario de atención al público, en la oficina 105 de la sede principal de la Cámara de Comercio o a través de la línea telefónica 2485377248369 Ext. 104. Alcance Registro mercantil, E.S.A.L, y de proponentes Fundamento jurídico Art. 26 del C. de Cio y el numeral 1.4.7 del capítulo primero del título VIII de la circular 10 de 2001 Término de respuesta Lo inmediato. 71 PROCESO CONSULTA DE EXPEDIENTES Y SOLICITUD DE COPIAS ACTIVIDADES 1. ORIENTACION AL CLIENTE 2. SOLICITUD Los asesores especializados, cajeros o recepcionista le indican al usuario como acceder al servicio. Para la solicitud de copias debe mediar una solicitud del usuario en el que indique su requerimiento, para el efecto puede diligenciar el formato que se encuentra a disposición en recepción el cual no tiene costo alguno. Para la consulta de imágenes de expedientes el usuario lo puede hacer directamente en cualquiera de los puntos de auto consulta dispuestos en el área de atención al público, para lo cual solicita en recepción la colaboración necesaria (Este servicio no genera costo alguno). 3. VERIFICACION DE IMÁGENES Los asesores especializados, cajeros o recepcionista ingresan al programa DOCUARCHI, ingresando el código del usuario y pasword del usuario, una vez ingresa digita el numero de matricula a consulta, selecciona las imágenes o documentos que le indique al usuario; es decir identifica las copias a expedir y hacen el conteo del número de hojas. 4. LIQUIDACION Y PAGO Los asesores especializados o cajeros, ingresan al sistema los datos necesarios para la respectiva liquidación, se recauda los dineros y se entrega copia del recibo, previo. EXPEDICION DE COPIAS Una vez son cancelados los derechos, se hace entrega de la solicitud de copias a la recepcionista para que proceda con la expedición de copias. 5. 6. ENTREGA DE COPIAS La recepcionista hace entrega de las copias al usuario. 72 ENTREGA DE COPIAS (Recepcionista) INICIO SOLICITUD (Usuario) VERIFICACION DE IMAGENES (Asesores especializados, cajeros o recepcionista ) EXPEDICION DE COPIAS (Recepcionista) LIQUIDACION Y PAGO (Asesores especializados, Cajeros) 73 FIN 17. DEVOLUCION DE DOCUMENTOS Objeto XX Facilitar al usuario la corrección de los documentos devueltos para que se ajuste a los requisitos legales. Funcionario(s) Responsable(s) y/o El Secretario Ejecutivo, Abogados (Ver página 3 de este manual). cargo(s) Documentos involucrados ED Documento privado o público que se presenta para inscripción. Acceso al servicio Se accede a este servicio de manera gratuita en el horario de atención al público, en la oficina 105 de la sede principal de la Cámara de Comercio o a través de la línea telefónica 2485377248369 Ext. 104. Alcance Registro mercantil, E.S.A.L, y de proponentes Fundamento jurídico Código de Comercio Art. 28 y 29 concordado con la Circular externa No. 10 del 2001 de la SIC, y circulares reglamentarias, Art. 12 del C. C. A y demás normas concordantes. Término de respuesta Los trámites de registro deberán resolverse de conformidad con los términos señalados en los artículos 13 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Sin embargo una vez se cancelan los derechos correspondientes son registrados dentro de los tres (3) días siguientes. Sin que por ningún motivo exceda el término legal. 74 PROCESO DEVOLUCION DE DOCUMENTOS ACTIVIDADES 1. ELABORACION OFICIO DE DEVOLUCION Previo a la identificación de causales para que la cámara pueda abstenerse de inscribe un acto, libro o documento, el Secretario Ejecutivo o abogado, elabora el oficio de devolución en el que se indican la causales de devolución por el cual no procede la inscripción. 2. ENTREGA OFICIO DE DEVOLUCION Y DOCUMENTOS El Secretario Ejecutivo o Abogado hace entrega de los documentos pretendidos en registro junto con el oficio de devolución a la recepcionista con el fin de que llame a los usuarios y les informe que ya pueden pase a retirarlos, igualmente hará la entrega inmediata en el evento de que el usuario se acerque directamente a solicitarlos. 3. ENTREGA AL USUARIO La recepcionista hace la entrega de los documentos con sus anexos pretendidos en registro y el oficio de devolución suscrito por el Secretario Ejecutivo o abogados. 4. REINGRESO DE DOCUMENTOS Una vez los usuarios ajustan la documentación pretendida en registro, ingresan sin ningún costo nuevamente los documentos a través de los asesores especializados, o cajeros, quienes recepcionan a través del R- SICA 705-01-05. 75 FIN INICIO ELABORACION OFICIO DE DEVOLUCION REINGRESO DE DOCUMENTOS (Secretario Ejecutivo, abogados) (Asesores especializados, o cajeros) ENTREGA OFICIO DE DEVOLUCIONY DOCUMENTOS ENTREGA AL USUARIO (Recepcionista) (Secretario Ejecutivo, abogados) 76 18. NOTICIA MERCANTIL Objeto XX Publicar los actos y documentos inscritos en los Registro Públicos. Funcionario(s) Responsable(s) y/o El Secretario Ejecutivo, Administrador del sistema (Ver página 3 de cargo(s) este manual). Documentos involucrados E los actos y documentos inscritos en los Registro Públicos Acceso al servicio Se accede a este servicio de manera gratuita en el horario de atención al público, en la oficina 105 de la sede principal de la Cámara de Comercio o a través de la línea telefónica 2485377248369 Ext. 104. Los actos y documentos inscritos en los Registro Públicos, puede ser consultada de manera virtual en la página web www.surortolima.org.co. Alcance Registro mercantil y E.S.A.L. Fundamento jurídico Código de Comercio, Art. 86 - Núm. 4 Circular externa No. 10 del 2001 Circular externa No. 013 del 2001 Decreto 898 del 2002, Art. 10 Núm. 4 Término de respuesta Lo I Mensual 77 PROCESO NOTICIA MERCANTIL ACTIVIDADES 1. GENERACION DE LA INFORMACION Dentro de los tres (3) primeros días hábiles del mes el administrador del sistema ingresa al programa SIREP, en la base de datos de los registro públicos, genera un archivo plano en el servidor y hace una copia en su equipo. 2. ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION Dentro de los tres (3) primeros días hábiles del mes el administrador del sistema organiza la información concerniente a las inscripciones de actos y documentos efectuadas en el mes. 3. Dentro del días hábil al paso anterior El Secretario Ejecutivo verifica toda la información presentada por la administradora del sistema estén bien, que las noticias se encuentren completas, que corresponda al libro que es, numero y clase de documento etc. REVISION Y VERIFICION DE LA INFORMACION 4. ELABORACION Y ENVIO DE CERTIFICACION Para dar cumplimiento a la Circular 013 de 2001, el asesor especializado o administrador del sistema elabora la certificación para ser firmada por el Representante legal de la Cámara y enviada a la SIC, en la que se informa el cumplimiento de la publicación mensual y la fecha. 5. PUBLICACION DE LA NOTICIA Para conocimiento y consulta de cualquier usuario el NOTICAMARA se encuentra a disposición de los usuarios en la página web de la cámara, en recepción, oficinas delegadas. 78 PUBLICACION DE LA NOTICIA INICIO GENERACION DE LA INFORMACION (Administrador del sistema del sistema y Secretario Ejecutivo). ELABORACION Y ENVIO DE CERTIFICACION (Administrador del sistema) (Asesor especializado, Administrador del sistema Secretario Ejecutivo) ORGANIZACION DE LA INFORMACION REVISION Y VERIFICACION DE LA INFORMACION (Administrador del sistema) (Seretario Ejecutivo) 79 FIN 19. VENTA DE FORMULARIOS La Cámara de Comercio proporciona a los comerciantes los formularios necesarios para la realización de la matricula mercantil y su correspondiente renovación. Objeto XX Facilitar al comerciante el suministro de la información y/o actualización al momento de efectuar la matricula mercantil o su correspondiente renovación. Funcionario(s) Responsable(s) y/o Cajeros, Cónsul Cameral, Delegados oficinas, (Ver página 3 de este cargo(s) manual). Documentos involucrados E Formularios Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público, directamente en caja de la sede principal, oficinas delegadas, cónsules camerales, y en cualquier Cámara de Comercio del país a través del servicio RUE, previo a la cancelación de las tarifas fijadas por ley, las cuales se encuentran a disposición del usuario en las carteleras de la entidad, página web www.surortolima.org.co o en la Página 4 de este manual. Alcance Registro mercantil, E.S.A.L y Proponentes. Fundamento jurídico Circular externa No. 10 del 2001 Término de respuesta LosI Inmediato 80 PROCESO VENTA DE FORMULARIOS ACTIVIDADES 1. ORIENTACION AL CLIENTE Los asesores especializados o cajeros brindan la orientación necesaria para que el usuario adquiera los formularios Caratula Única empresarial y su anexo. 2. LIQUIDACION Y PAGO Los asesores especializados o cajeros, ingresan al sistema liquidan los derechos correspondientes e informan al cliente el valor a cancelar y recaudan el dinero. 3. Los asesores especializados o cajeros efectúan de manera inmediata la entrega de los formularios a los usuarios. ENTREGA DE FORMULARIOS INICIO ORIENTACION AL CLIENTE FIN (Asesores especializados y cajeros) ENTREGA DE FORMULARIOS LIQUIDACION Y PAGO (Asesores especializados y cajeros) (Asesores especializados y cajeros) 81 20- INFORMACION Y FOLLETOS La Cámara de Comercio brinda información personalizada o a través de folletos información relacionada con trámites de registro. Objeto XX Dar publicidad de los trámites de registro. Funcionario(s) Responsable(s) y/o Recepcionista, Cajeros, Cónsul Cameral, Delegados oficinas.(Ver cargo(s) página 3 de este manual). Documentos involucrados E Folletos Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público, de manera gratuita en la sede principal de la Cámara, oficinas delegadas, cónsules camerales. Alcance Registro mercantil, E.S.A.L. y de proponentes Fundamento jurídico Código de Comercio, Circular Única de la SIC. Término de respuesta LosI Inmediato 82 PROCESO INFORMACION Y FOLLETOS ACTIVIDADES 1. ORIENTACION AL CLIENTE Los asesores especializados, cajeros o recepcionista brindan la orientación necesaria para que el usuario acceda a esta información. 2. ENTREGA DE Los asesores especializados o cajeros, hacen entrega de manera INFORMACION Y gratuita de la información y folletos relacionados con los registros FOLLETOS públicos. FIN INICIO ORIENTACION AL CLIENTE ENTREGA DE INFORMACION Y FOLLETOS (Asesores especializados y cajeros) (Asesores especializados y cajeros) 83 21- CONSULTAS Y ASESORIAS Cuando el usuario tenga un interrogante, una dificultad o una inquietud sobre trámites o requisitos que se encuentre relacionada con los registros públicos puede ser atendido por los funcionarios responsables de este servicio. Objeto XX Proporcionar a sus usuarios la información requerida en cualquier trámite de registro. Funcionario(s) Responsable(s) y/o Secretario Ejecutivo, Director jurídico, Asistente Director jurídico, cargo(s) asesores CAE. (Ver página 3 de este manual). Documentos involucrados Solicitudes de información Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público, de manera gratuita en la sede principal de la Cámara o vía telefónica a través de los números 2485377-2483369 Ext. 104-106-118. Alcance Registro mercantil, E.S.A.L. y de proponentes Fundamento jurídico Código de Comercio, Circular Única de la SIC. Término de respuesta Inmediato 84 PROCESO CONSULTAS Y ASESORIAS ACTIVIDADES 1. ORIENTACION AL CLIENTE 2. ASESORIA JURIDICA Los asesores especializados y cajeros brindan la orientación necesaria para realizar los diferentes trámites. El Secretario Ejecutivo y abogados brindan la asesoría jurídica en materia de registros públicos de acuerdo a los requerimientos de los usuarios. FIN INICIO ORIENTACION AL CLIENTE ASESORIA JURIDICA (Secretario Ejecutivo, Abogados) (Asesores especializados y cajeros) 85 22- VENTA DE INFORMACION COMERCIAL Consiste en el suministro y la venta de información que la Cámara produce de los registros públicos y la cual es útil para la investigación de mercados, telemercadeo, y oportunidades de inversión de las empresas e instituciones o particulares de la región. La información que la Cámara suministra, incluye la clasificación de las personas naturales, sociedades y establecimientos de la región por: actividad económica, municipio, activos, número de empleados, ventas, patrimonio, entre otros. También se ofrece información de tipo general como: razón social, identificación, dirección, teléfono, fax, representante legal, información financiera, fecha de inscripción y renovación de la matrícula, así como información relacionada con el registro de proponentes y de las entidades sin ánimo de lucro. Esta información puede ser suministrada a través de listados, bases de datos y/o estadísticas, según lo requiera el solicitante. Objeto XX Suministrar información que la Cámara produce de los registros públicos y la cual es útil para la investigación de mercados, telemercadeo, y oportunidades de inversión de las empresas e instituciones o particulares de la región. Funcionario(s) Responsable(s) y/o Administradora del sistema (Ver página 3 de este manual) cargo(s) Documentos involucrados E Solicitud Acceso al servicio Se accede a este servicio en el horario de atención al público, en caja de la sede principal, oficinas delegadas y cónsules camerales, previo al pago de las tarifas adoptadas por la Cámara (Pagina 6). Alcance Registro mercantil, E.S.A.L. y de proponentes Fundamento jurídico Circular Única de la SIC. Término de respuesta Los Inmediato 86 PROCESO VENTA DE INFORMACION COMERCIAL ACTIVIDADES 1. ORIENTACION AL CLIENTE Los asesores especializados o cajeros brindan la orientación necesaria para que el usuario adquiera la información comercial originada de los registros públicos. 2. RADICACION DE SOLICITUD El usuario mediante petición eleva su solicitud de requerimiento de Información comercial de acuerdo a sus necesidades, la cual es radicada en recepción, oficinas delegadas o cónsules camerales. 3. REPARTO DE SOLICITUD La recepcionista hace entrega de la solicitud del usuario al administrador del sistema para que procese la información requerida por el usuario e indique el valor agregado que generado el entregar dicha información. 4. LIQUIDACIONY PAGO Los asesores especializados o cajeros, ingresan al sistema liquidan los derechos correspondientes e informan al cliente el valor a cancelar y recaudan el dinero. 5. ENTREGA DE INFORMACION Los asesores especializados o cajeros efectúan de manera inmediata la entrega de la información por el medio solicitado. ENTREGA DE INFORMACION INICIO ORIENTACION AL CLIENTE (Asesores especializados y cajeros) (Asesores especializados y cajeros) LIQUIDACION Y PAGO (Asesores especializados y cajeros) RADICACION DE LA SOLICITUD REPARTO DE LA SOLICITUD (Asesores especializados, cajeros, recepcionista, consules o delegados) (Asesores especializados, cajeros, recepcionista, consules o delegados) 87 FIN 23. CAPACITACIONES Cuando los usuarios solicitan una capacitación o charla sobre registros públicos o en cualquier tema de interés con este tema, la Cámara de Comercio estará presta para atender dicha solicitud. Objeto XX Actualización de normatividad. Funcionario(s) Responsable(s) y/o Director jurídico, Asistente Director jurídico (Ver página 3 de este cargo(s) manual). Documentos involucrados E Solicitud. Acceso al servicio Se accede a este servicio de manera gratuita en el horario de atención al público, en la oficina Jurídica. Alcance Registro mercantil, E.S.A.L. y de proponentes Fundamento jurídico Cc Código de Comercio, Dto. 898 de 2002 y Circular Única de la SIC. Término de respuesta Lo De acuerdo a los requerimientos del usuario. 88 PROCESO CAPACITACION ACTIVIDADES 1. ORIENTACION AL CLIENTE Los asesores especializados, cajeros o recepcionista brindan la orientación necesaria para que el usuario acceda a este servicio. 2. SOLICITUD El usuario mediante petición eleva su solicitud de requerimiento de capacitación de acuerdo a sus necesidades, la cual es radicada en recepción, oficinas delegadas o cónsules camerales. 3. REPARTO La recepcionista efectúa el reparto de la solicitud de capacitación al Secretario Ejecutivo o abogados. 4. PREPARACION DE CAPACITACION El Secretario Ejecutivo o abogados conciertan con el usuario, lugar, fecha y hora para realizar la capacitación. 5. CAPACITACION El Secretario Ejecutivo o abogados realizan la capacitación a los usuarios. ENTREGA DE INFORMACION INICIO (Secretario Ejecutivo y Abogados) ORIENTACION AL CLIENTE PREPARACION DE LA CAPACITACION (Asesores especializados, recepcionista) (Asesores especializados y cajeros) RADICACION DE LA SOLICITUD (Asesores especializados, cajeros, recepcionista, consules o delegados) REPARTO DE LA SOLICITUD (Recepcionista) 89 CAPACITACION 24. SISTEMA DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS P.Q.R´ s Con el propósito de mejorar la calidad en el servicio al cliente, la Cámara de Comercio de Comercio del Sur y Oriente del Tolima ha implementado el SISTEMA DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS, para el beneficio de todos los usuarios de la entidad. Este sistema aplica a todas las personas naturales o jurídicas que utilicen los servicios de la Cámara de Comercio del sur y oriente del Tolima, en todos y cada uno de los tramites y/o procedimientos que deben agotarse para la presentación de las peticiones, quejas y reclamos ante la Cámara de Comercio y la forma, términos y procedimientos que deben cumplirse para dar respuesta oportuna y eficaz a los mismos, teniendo como principal objetivo garantizar al usuario la optima utilización y acceso oportuno a los servicios, orientación al usuario en la realización de todos los tramites y procedimientos necesarios para acceder a los mismos, atender, investigar y solucionar las peticiones, quejas y reclamos de los usuarios de tal manera que se aclaren y resuelvan sus inquietudes, con relación a los servicios ofrecidos, analizar la información recibida por medio de las peticiones, quejas y reclamos. Objeto XX Acceder al sistema de peticiones, quejas y reclamos. Funcionario(s) Responsable(s) y/o Abogados cargo(s) Documentos involucrados Ef Formato o escrito contentivo del P`QRS. Acceso al servicio Se accede a este servicio de manera gratuita en el horario de atención al público, en la oficina 105 de la sede principal de la Cámara de Comercio, a través de los buzones puestos a disposición en atención al público de las oficinas delegadas o a través de la línea telefónica 2485377-248369 Ext. 104 o 118. Alcance Registro mercantil, E.S.A.L. de proponentes, Desarrollo empresarial, conciliación, arbitraje y amigable composición, Administrativo y financiero. Fundamento Resolución 073 del 2001 de la Cámara de Comercio del Sur y Oriente del Tolima. Término de respuesta Lo Quejas y Reclamos 5 días, Peticiones: Promedio de 5 días. Sin que por ningún motivo exceda el término legal. 90 PROCESO SISTEMA DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS P.Q.R´ s ACTIVIDADES 1. ORIENTACION AL CLIENTE El director jurídico, asesores especializados, cajeros o recepcionista brindan la orientación necesaria para que el usuario acceda a este servicio. 2. RADICACION PQR`S El usuario a través del R- SICA 502-01-05 “presentación de peticiones, quejas o reclamos” radica su Pqr`s en recepción o a través del buzón destinado para el efecto, o por la línea telefónica 2485377Ext. 104 o correo electrónico [email protected]. 3. REPARTO La recepcionista o Administradora del sistema hace la entrega del PQR`S a la responsable del sistema. 4. ACCION CORRECTIVA PREVENTIVA 5. RESPUESTA AL USUARIO Y Se toman las acciones correctivas y preventivas a que hubieren lugar, tendientes. Dentro de los cinco (5) días al recibo de la PQR`S se da respuesta al usuario a la dirección suministrada. ENTREGA DE INFORMACION INICIO (Secretario Ejecutivo y Abogados) ORIENTACION AL CLIENTE PREPARACION DE LA CAPACITACION (Asesores especializados, recepcionista) (Asesores especializados y cajeros) RADICACION DE LA SOLICITUD (Asesores especializados, cajeros, recepcionista, consules o delegados) REPARTO DE LA SOLICITUD (Recepcionista) 91 CAPACITACION FIN
