PRO-GRE-03 Devolución de Equipos informáticos

INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICAS Y
CENSOS
Macroproceso:
Gestión de Tecnologías de la Información
y Comunicación
Gestión de Requerimientos
Devolución de Equipos informáticos
Proceso:
Procedimiento:
1.
Código: PRO-GRE-03
Versión: 1.0
Fecha: 09/07/2013
INTRODUCCIÓN
El presente documento especifica el procedimiento para la devolución de
equipos informáticos (equipos de cómputo y sus periféricos) por parte de los
funcionarios del INEC.
2.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normas vigentes de control interno para las entidades, organismos del
sector público y de las personas jurídicas de derecho privado que
dispongan
de
recursos
públicos,
norma
410-04:
“Políticas
y
procedimientos” por la Contraloría General del Estado Ecuatoriano.
410-09, numeral 7: Inventario (Mantenimiento y control de la
infraestructura tecnológica)
Disposición resultado de la auditoría por parte de la contraloría General
del Estado, en la que determina que se debe cumplir con las normativas
y se alcance una distribución idónea de equipos de cómputo es decir
una relación 1:1.
3.
PROPÓSITO
El presente procedimiento tiene el propósito de servir de guía para el
personal involucrado en la devolución de equipos informáticos (equipos de
cómputo y periféricos), así como para los usuarios de los mismos.
4.
ALCANCE
El procedimiento es ubicado en el proceso de gestión de requerimientos,
es aplicable para TIC zonales y el área de Help Desk de Administración
Central;
como
partes
integrantes
de
DITIC,
Guardalmacén
de
Administración Central o de las Direcciones Zonales y para los usuarios de
equipos informáticos (computador y sus periféricos). Las especificaciones
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de este procedimiento se limitan a la devolución de los equipos
informáticos mencionados.
5.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
TIC zonales.-
Tecnologías de la información y Comunicación de
cada Zonal de INEC.
Help Desk.-
Unidad de la Dirección de Tecnologías de la
Información y Comunicación, encargada de brindar
soporte a los usuarios y del mantenimiento de
equipos de cómputo e impresión.
Equipo informático.-
Dispositivo tecnológico que sirve para procesar
información, incluye
los componentes internos y
externos (periféricos de entrada y salida)
que
forman parte de éstos.
Equipo de cómputo.- Computadores de escritorio o portátiles y tablets.
Equipo de impresión.- Equipo que permite la impresión enviada desde
equipos de cómputo.
Copiadora.-
6.
Equipo que permite la duplicación de documentos.
ABREVIATURAS
DITIC=
Dirección de Tecnologías de la Información y
Comunicación.
TIC zonal=
Tecnologías de la información y Comunicación de
cada Zonal de INEC.
7.
POLÍTICAS
El Técnico debe revisar detenidamente el equipo o periférico para
identificar cualquier anomalía en el mismo. En caso de que se
determinara que el equipo tenga un daño por negligencia del custodio,
será notificado al Guarda Almacén de Administración Central o de las
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Direcciones Zonales, y este a su vez notificará al área Administrativa
Financiera, para que efectúe las acciones que garanticen la reposición
y devolución del equipo en buenas condiciones, por parte del
funcionario custodio.
El informe técnico de estado debe ser claro y preciso al describir el
estado del equipo o periférico a ser devuelto.
El requerimiento de informe de estado de equipo debe ser:
o Atendido por el técnico encargado en un máximo de 8 horas
laborables posterior al ingreso del requerimiento en el sistema de
tickets.
La realización de los respaldos de información de trabajo debe ser
efectuado por los funcionarios, considerando que ellos conocen lo que
corresponde a la información relacionada con el trabajo; acorde a la
política de uso de servicios tecnológicos del INEC.
Los funcionarios deben entregar la información respaldada a su Jefe
inmediato en caso de que cesen sus labores en el INEC.
Solamente en el caso de Directores, se autoriza que sea su secretaria o
asistente quien genere el ticket a su nombre.
Deben acatarse los pasos de este procedimiento en el orden en que
han sido establecidos.
8.
RESPONSABILIDADES
Cargo
Funcionario
requirente
de
Responsabilidad
área
Efectuar el respaldo de la información
(documentación
y
correo
electrónico
institucional) que contiene el equipo a
devolver, en caso de requerir asesoría
para esta tarea, puede solicitarla a un
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técnico.
Generar ticket del requerimiento para
informe de estado de equipo.
Gestionar
la
devolución
del
equipo
informático.
Técnico de Help Desk
Remitir el correo de informe técnico sobre
o de TIC Zonales
el estado de equipo informático conforme
al formato establecido (FOR-GRE-04).
Adjuntar el correo de informe técnico
sobre el estado del equipo informático; al
ticket correspondiente.
Jefe Guardalmacén de
Firmar
Administración Central
respectiva Acta de Entrega-Recepción de
o de las Direcciones
los equipos informáticos, considerando el
Zonales
correo de informe técnico sobre el estado
junto
con
el
funcionario
la
del equipo informático.
En caso que se determinara que el equipo
tenga
un
daño
por
negligencia
del
funcionario debe ser notificado al Guarda
Almacén de Administración Central o de
las Direcciones Zonales, y este a su vez
notificará
al
área
Administrativa
Financiera, para que efectúe las acciones
que garanticen la reposición y devolución
del equipo en buenas condiciones, por
parte del funcionario custodio.
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Procedimiento:
9.
2
3
4
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ORDEN
1
Código: PRO-GRE-03
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
1. Efectúa el respaldo de la
información,
(documentación y correo
electrónico institucional).
En caso de ser requerido,
registra
un
ticket,
solicitando la asesoría para
obtener respaldos de
correo
electrónico
institucional.
2. Genera
ticket
para
elaboración de informe
técnico de estado del
equipo informático.
3. Entrega el equipo a TIC
Zonales o Help Desk de
Administración Central para
la respectiva revisión
técnica.
Técnico de Help desk 1. Atiende el ticket y realiza
la revisión técnica del
o de TIC Zonales
equipo entregado.
2. Remite al funcionario el
correo electrónico de
informe técnico sobre el
estado del equipo.
3. Adjunta el correo de
informe de estado de
equipo en el ticket
correspondiente.
4. Cierra ticket.
1. Retira el equipo en Help
Funcionario
Desk o TIC Zonales.
2. Entrega el equipo a
Guardalmacén.
Guardalmacén
1. Recibe
el
correo
electrónico de informe
técnico de estado del
equipo a ser devuelto.
2. Recibe
el
equipo
informático por parte del
funcionario custodio.
Funcionario
DOCUMENTO
Ticket
Correo electrónico de
informe técnico sobre
el estado de equipo a
ser devuelto (FORGRE-04).
Acta de Entrega –
Recepción
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3. Hace firmar el Acta de
entrega-recepción
al
funcionario
por
la
devolución del equipo.
4. En caso de existir
anomalía por negligencia
del
custodio,
debe
comunicar
al
Administrativo Financiero
al respecto
10. FORMATOS:
NOMBRE DEL FORMATO
CÓDIGO DE FORMATO
Formato de correo electrónico para
FOR-GRE-04
informe técnico de estado de equipo.
11. HISTORIAL DE VERSIONES
Versión
01
Descripción
del Cambio
Responsable
Creación del
Ing. Mercy
documento
Anchundia
Fecha de
Fecha de
Cambio
Aprobación
09/07/2013
07/10/2013
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12. ANEXOS
Formato de correo electrónico para informe técnico de estado de equipo
(FOR-GRE-04).
Partes del
Informe
Destinatario
Con Copia
Asunto
Ciudad/Fecha
Cuerpo
Anexos
(Opcional)
Debe contener
Funcionario
Director, su delegado o Jefe de Área requirente,
Guardalmacén, Jefe de Help desk o Jefe de TIC zonales.
Informe de estado de (indicar el tipo de equipo
informático)
(Ej.: Quito, lunes 08 de julio del 2013)
“Mediante el presente documento informo que
(indicar el tipo de equipo informático), que se
encuentra bajo custodia de (indicar el funcionario
custodio), funcionario(a) de (indicar la dirección a la
que pertenece), se encuentra en estado (indicar si se
encuentra en condiciones operativas o no y las
observaciones técnicas que ameriten)
Las características del (tipo de equipo) son las
siguientes:
(Marca, modelo, serie)”.
Documento de sustento para el informe técnico.
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13. FIRMAS DE APROBACIÓN
Elaboró
Nombre
Ing. Mercy
Anchundia
Revisó
Heinz Cerda
Analista de
Cargo
Aprobó
Ing. Geoconda
Ocampo
Directora de
Tecnologías de la
Jefe de Help
Tecnologías de la
Información y
Desk
Información y
Comunicación 2
Comunicación
Firma
Fecha
Lunes, 7 de octubre del 2013
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