universidad tecnológica equinoccial sistema de educación a

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA CONTABILIDAD Y AUDITORÍA - CPA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE
LA EMPRESA INDUSTRIAL ÓPTICA SÁNCHEZ DE LA CIUDAD DE
CUENCA PERÍODO 2012
TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA
EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA –CONTADORAPÚBLICA
AUTORA:MOLINA PESÁNTEZ KARLA YOLANDA
DIRECTORA: DRA. MARÍA ANGÉLICA GARCÍA SALAZAR. MDE
QUITO – ECUADOR
2013
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Yo, Karla Yolanda Molina Pesántez, declaro que la presente investigación fue
realizada por mi persona la cual es original, autentica y profesional; basada en
una investigación seria y con respaldo de la información proporcionada por la
empresa Industrial Óptica Sánchez.
Karla Yolanda Molina Pesántez
i CERTIFICACIÓN
Certifico que la presente tesis “Manual de Procedimientos Administrativos y
Contables de la empresa Industrial Óptica Sánchez de la ciudad de Cuenca
período 2012, fue elaborada luego de la investigación realizada por la Sra.
Karla Yolanda Molina Pesántez, como requisito previa la obtención de su título
de Licenciada en Contabilidad y Auditoría – Contadora Pública de la
Universidad Tecnológica Equinoccial Modalidad a Distancia.
Por tanto la información que esta investigación contiene fue revisada y
analizada conjuntamente con la Sra. Karla Molina en varias oportunidades
durante el proceso de Dirección de Tesis.
Atentamente;
Dra. María Angélica García Salazar. MDE
DIERCTORA DE TESIS
ii UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA: Contabilidad y Auditoría – CPA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE
LA EMPRESA INDUSTRIAL ÓPTICA SÁNCHEZ DE LA CIUDAD DE
CUENCA, PERIODO 2012
Autora: Karla Yolanda Molina Pesántez
Directora: Dra. María Angélica García Salazar. MDE
Fecha: Cuenca 2012
RESUMEN EJECUTIVO
El manual de procedimientos va a permitir que el personal de la empresa al
momento de requerir
información y acceder a la documentación necesaria
para cada área se realice de una manera rápida y oportuna, esto ayudará a
una buena toma de decisiones y medir el grado de errores en cuanto a los
procedimientos evitando la ausencia de eficiencia en las actividades de la
empresa.
La
empresa
al
momento
de
implementar
un
manual
de
procedimientos deberá incluir las actividades y responsabilidades de los
empleados, para así cumplir con los objetivos organizacionales. Un manual de
procedimientos determina el tiempo de ejecución y la aplicación de métodos
para lograr eficientemente el desarrollo del trabajo. La estructura de la
organización nos permitirá ver las funciones, deberes y responsabilidades de
cada uno de los involucrados en las distintas áreas, con el fin de lograr mayor
precisión, eficiencia, coordinación para poder balancear estas tareas. Con la
elaboración de un manual de procedimientos se podrá tener informado al
personal sobre los cambios en las actitudes de la dirección superior, tener claro
la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma
escrita
y
permanente
para
ser
una
empresa
ordenada
y
efectiva
proporcionando una visión integral de la empresa al personal. Como una
iii estructura institucional a la vanguardia de las nuevas tecnologías necesitan un
nuevo estilo de gestión por procesos en donde no se mide una gestión por
normas sino por los resultados obtenidos en la implementación de un manual
de procedimientos, el mismo que ayudará en el quehacer cotidiano de la
empresa de una forma ordenada, planificada y oportuna obteniendo así una
buena comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativa
eficiente. Un manual de procedimientos dentro de la parte administrativa es
muy importante ya que debe realizar los cambios necesarios para cumplir con
el objetivo establecido el mismo que expondrá los puntos de vista de mayor
interés siendo un proceso transparente e imparcial.
iv DEDICATORIA
La presente investigación va dedicada con todo mi cariño y amor a mi esposo
Edwin y a mis hijos Andrés y Daniel, quienes me supieron animar e impulsar
para el desarrollo de mi tesis y por su ayuda incondicional en todo este tiempo
de estudio, quiero también dedicar este trabajo a mi familia quienes supieron
motivarme a cada instante para la culminación de mi carrera profesional.
Karla Yolanda Molina Pesántez
v AGRADECIMIENTO
En primer lugar quiero agradecer a Dios por haberme dado la oportunidad de
poder terminar mis estudios y haberme guiado por el buen camino.
A mi esposo Edwin y mis hijos Andrés y Daniel por su amor incondicional y
tolerancia, mostrándome todos los días que cuando uno se propone algo lo
cumple.
A mis padres, en especial a mi madre Yolanda quien con su amor y
generosidad ha hecho realidad parte de mi sueño que ahora lo estoy
cumpliendo.
A mi suegra Germanita quien me dio ese empujoncito que necesitaba para
volver a retomar mis estudios.
A la empresa Industrial Óptica Sánchezen especial a la Sra. Patricia Sánchez
quien me permitió realizar mi investigación en su empresa y en base a su
información.
A mis tutores de la Universidad Tecnológica Equinoccial, en especial la Dra.
María Angélica García Salazar quien con sus buenos consejos y sobre todo
paciencia me supo guiar en el desarrollo de mi tesis para cumplir la meta
propuesta.
Karla Yolanda Molina Pesántez
vi ÍNDICEDE CONTENIDOS
INTRODUCCIÓN
CAPITULO I
EL PROBLEMA
1.1
Tema ................................................................................................ 1
1.2
Planteamiento del problema ............................................................ 1
1.3
Formulación del problema ................................................................. 2
1.4
Subpreguntas .................................................................................... 3
1.5
Objetivos ........................................................................................... 3
1.5.1 Objetivo general ............................................................................... 3
1.5.2 Objetivos específicos ........................................................................ 3
1.6
Justificación ....................................................................................... 3
1.7
Limitaciones ....................................................................................... 5
CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL - TEÓRICO - REFERENCIAL
2.1Antecedentes ......................................................................................... 6
2.2 Fundamentación teórica ........................................................................ 7
2.2.1Manual de procedimientos .................................................................. 7
2.2.2 Definición de los procedimientos y sus características más importantes
..................................................................................................................... 7
2.2.3 Estructuras de las organizaciones y coordinación ............................... 8
2.2.4La organización como cultura .............................................................. 8
2.2.5 Manuales administrativos ................................................................... 9
2.2.6 El manual como medio de comunicación ........................................... 10
2.2.7 Beneficios de un manual de procedimientos ..................................... 10
2.2.8 Importancia de un manual de procedimientos .................................... 11
2.2.9 Contenido de un manual de procedimientos ...................................... 12
vii 2.2.10 Elementos para el análisis de información del procedimiento .......... 12
2.2.11 Ventajas de un manual de procedimientos ....................................... 14
2.2.12 Desventajas de un manual de procedimientos ................................. 14
2.2.13 Concepto de manual ........................................................................ 15
2.2.14 Clasificación de los manuales administrativos ................................. 15
2.2.14.1 Por su contenido ............................................................................ 15
2.2.14.2 Por su función específica .............................................................. 16
2.2.14.3 General .......................................................................................... 18
2.2.14.4 Específico ...................................................................................... 18
2.2.15 Concepto de procedimientos administrativos ................................... 19
2.2.16 Organización .................................................................................... 19
2.2.17 Importancia de una organización ..................................................... 20
2.2.18 Administración .................................................................................. 20
2.2.19 La empresa ...................................................................................... 20
2.2.20 Clasificación de las empresas .......................................................... 21
2.2.20.1 Por su naturaleza .......................................................................... 21
2.2.20.2 Por el sector .................................................................................. 21
2.2.20.3 Por la integración de capital .......................................................... 22
2.2.21 Estructura organizacional ................................................................. 22
2.2.22 Importancia de la estructura organizacional ..................................... 22
2.2.23 Organigramas ................................................................................... 23
2.2.24 Objetivos de los organigramas ......................................................... 23
2.2.25 Clases de organigramas ................................................................... 23
2.2.25.1 Por su amplitud y complejidad ....................................................... 23
2.2.25.2 Por la forma de presentación ........................................................ 24
2.2.25.3 Por su contenido ............................................................................ 24
2.2.25.4 Por el fin ........................................................................................ 24
2.3 Marco conceptual .................................................................................. 25
2.4 Marco legal ............................................................................................ 27
2.5 Hipótesis ................................................................................................ 28
2.6 Variables de la investigación ................................................................. 28
2.6.1 Variable independiente ....................................................................... 28
2.6.2 Variable dependiente .......................................................................... 28
2.7 Operacionalización de variables ............................................................ 29
viii CAPITULO III
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
3.1 Antecedentes ........................................................................................ 30
3.2 Ambiente Externo ................................................................................... 31
3.2.1 Clientes ............................................................................................... 34
3.2.2 Proveedores ........................................................................................ 35
3.2.3Competencia ........................................................................................ 37
3.3 Ambiente Interno ................................................................................... 42
3.3.1 Capacidad de gestión empresarial ..................................................... 42
3.3.2Organigrama empresa Industrial Óptica Sánchez ................................ 43
3.3.3Capacidad de gestión financiera .......................................................... 43
..................................................................................................................... 3.3.4
Capacidad de gestión de comercialización .................................................. 44
3.3.5Capacidad de gestión administrativa ....................................................
453.3.6Capacidad de gestión de servicio ..................................................... 46
3.3.7 Capacidad de gestión de inventarios ................................................. 47
CAPITULO IV
LEVANTAMIENTO, INVENTARIOS Y ANÁLISIS DE PROCESOS
4.1 Cadena de valor ..................................................................................... 49
4.2Inventario de procesos ............................................................................ 50
4.3 Descripción de actividades por áreas ..................................................... 50
4.3.1Proceso de ventas ................................................................................ 50
4.3.2Proceso de compras ............................................................................ 51
4.3.3Proceso de importación ........................................................................ 52
4.4 Análisis de los procesos ......................................................................... 53
4.4.1 Proceso de ventas ............................................................................... 53
4.4.2 Proceso de compras locales ............................................................... 54
4.4.3 Proceso de importación ....................................................................... 54
4.4.4 Proceso de producción ........................................................................ 55
ix 4.5 Diagrama y simbología ........................................................................... 57
4.5.1 Símbolos de departamentos................................................................ 58
4.6 Análisis de interpretación de los resultados ........................................... 63
4.6.1 Presentación de los resultados de la entrevista .................................. 63
4.6.2 Presentación de los resultados de la encuesta ................................... 66
CAPITULO V
PROPUESTA DE ESTRUCUTURACIÓN DE FUNCIONES Y PROCESOS
ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES
5.1 Importancia............................................................................................. 72
5.2 Objetivos de funciones y procesos a alcanzar ....................................... 73
5.3 Calidad empresarial ............................................................................... 73
5.4 Eficiencia empresarial ............................................................................ 73
5.5 Beneficio empresarial ............................................................................. 74
5.6 Beneficiarios ........................................................................................... 74
5.7 Organigrama estructural empresa Industrial Óptica Sánchez ................ 75
5.8 Organigrama funcional empresa Industrial Óptica Sánchez................... 76
5.9 Organigrama posicional empresa Industrial Óptica Sánchez ................. 77
5.10 Descripción de funciones ..................................................................... 78
5.11 Descripción de procesos ...................................................................... 85
5.11.1Políticas de ventas ............................................................................ 86
5.11.1.1Flujogramas del proceso de ventas ................................................ 87
5.11.2Políticas de compras ......................................................................... 89
5.11.2.1 Flujogramas del proceso de compras ............................................ 90
5.11.3Políticas de pago a proveedores ....................................................... 92
5.11.3.1Flujogramas del proceso de pago a proveedores .......................... 93
5.11.4 Políticas de importación ................................................................... 95
5.11.4.21Flujogramas del proceso de importaciones .................................. 96
x CAPITULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 Conclusiones .......................................................................................... 97
6.2 Recomendaciones .................................................................................. 98
BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................... 99
ANEXOS ...................................................................................................... 100
xi ÍNDICE DE TABLAS Y GRÁFICOS
TABLAS
Tabla Nº 1 Ventas estimadas 2011 ............................................................ 41
Tabla Nº 2Diagramas y simbologías ........................................................... 57
Tabla Nº 3Diagrama de flujo ventas ............................................................. 59
Tabla Nº 4Diagrama de flujo compras ......................................................... 60
Tabla Nº 5Diagrama de flujo importación .................................................... 61
Tabla Nº 6Diagrama de flujo producción ..................................................... 62
GRÁFICOS
Gráfico Nº 1
Organigrama empresa Industrial Óptica Sánchez ............... 43
Gráfico Nº 2
Organigrama gestión estratégica y financiera ....................... 49
Gráfico Nº 3
Símbolos de departamentos ................................................ 58
Gráfico Nº4Conocimiento de un manual de procedimientos ........................ 66
Gráfico Nº 5
Aspectos para elaborar un manual de procedimientos ......... 67
Gráfico Nº6
Como consideran la implementación de un manual. ............. 68
Gráfico Nº7
Una estructura organizacional define bien las funciones ....... 69
Gráfico Nº8La carencia de un manual incide en una inadecuada estructura
organizacional .............................................................................................. 70
Gráfico Nº9La mala información se debe a la falta de organización ........... 71
Gráfico Nº10 Organigrama estructural empresa Industrial O. S. ................. 75
Gráfico Nº11 Organigrama funcional empresa Industrial O. S. ................... 76
Gráfico Nº12 Organigrama posicional empresa Industrial O. S. .................. 77
xii INTRODUCCIÓN
En la actualidad el desarrollo de las nuevas tecnologías traen consigo
exigencias de calidad en el manejo de la información e implementación de
orden en los procesos internos de una empresa, por lo que es imprescindible el
conocimiento y la aplicación de nuevas formas deejecución en los diversos
departamentos, por lo que es necesario la implementación de un manual de
procedimientos cuyo factor importante trae como resultado la calidad en sus
diversas proyecciones, en donde se pretende un buen desarrollo de las
funciones cuando no se tiene claro cómodeben realizarlas.
Cuando el personal conoce todos los pasos que deben realizar se obtiene un
resultado de calidad, para así poder ejecutar sus obligaciones de una manera
eficiente y no desperdiciar sus recursos humanos, además para una empresa
la buena atención al cliente y la calidad en el servicio es el soporte fundamental
entoda organización.
El presente trabajo tiene como finalidad poder realizar una reestructuración de
la empresa, a su vez pretende que los empleados se ajusten a un buen
desempeño de los requerimientos que la nueva estructura organizacional les
desea implementar.
Una buena ejecución de un manual de procedimientos da confianzaen las
diversas actividades de la empresa y así poder lograr la satisfacción del cliente
y al mismo tiempo el éxito de la organización, la misma que nos sirve de apoyo
para cumplir nuestros objetivos propuestos de mejora continua.
xiii CAPÍTULO I
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 TEMA
Manual de Procedimientos Administrativos y Contables de la empresa Industrial
Óptica Sánchez de la ciudad de Cuenca período 2012.
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la empresa Industrial Óptica Sánchez durante algunos años se ha venido
realizando un sistema de control de procesos inadecuado y con carencia
organizativa, como consecuencia existe una mala calidad en la entrega de
informes, en la documentación interna y externa de la empresa dando consigo
desajustes en los tiempos al momento de realizar actividades dentro de la
empresa, es por eso que por la falta de una manual de procedimientos
administrativos y contables se ve afectada la calidad de servicio y una buena
organización empresarial; el flujo de información no fluye bien dentro del
personal porque no existe un proceso en el que se detalle el desarrollo de las
actividades en los diferentes puestos de trabajo. Es por eso que no se ha
realizadoun adecuado control en las diversas actividadesorganizacionalesyen
el manejo de la información administrativay contable en los diferentes procesos
de la situación interna de la empresa, además existe una falta de coordinación,
eficiencia y calidad en el desarrollo de las funcionesque realiza cada uno de los
departamentos; así también da lugar a que el personal no disponga de un
apropiado acoplamiento en las tareas encomendadas, lo cual trae consigo un
sin número de conflictos y problemas de estructuración
y organización en
varias áreas operativas, también puede ocasionar problemas de atención y
esfuerzos del personal dando como resultados que el manejo del trabajo y el
nivel de competitividad sea ineficiente, locual no permite mejorar sus procesos.
Diagnóstico
1 La empresa se encuentra sin una guía en su estructura de actividades en el
desarrollo de la información; además existe actualmente un mal manejo de
tareas encomendadas en los diferentes departamentos.
Causa
Como consecuencia de la carencia
de un manual de procedimientos la
empresa se ve afectada en todas sus operaciones administrativas y contables
dando como resultado la ausencia de desarrollo en todos sus niveles
organizativos y además deja de tener competitividad en el mercado.
Efecto
La inadecuada organización de las actividades de la empresada lugar a la
implementación de un manual de procedimientos administrativos y contables, el
cual mostrará en forma detallada las funciones que debe realizar cada
departamento, para así evitar errores al momento de presentar informes,
agilitar sus actividades y un mejor desempeño del personal, evitando
contratiempos innecesarios y equivocados permitiendo incrementar la eficiencia
y la calidad en el desarrollo de la empresa.
Pronóstico
La noimplementaciónde un manual de procedimientos administrativos y
contables dará como consecuencia la carencia en la organización de las
actividades de la empresa y además un limitado desarrollo de innovación y
calidad.
1.3 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cómo lacarencia de un manual de procedimientos administrativos y contables
en la empresa Industrial Óptica Sánchez incide en la adecuada organización de
la empresa?
1.4 SUBPREGUNTAS
2 ‐
¿Qué es un manual de procedimientos?
‐
¿Cuáles son las características de un manual de procedimientos?
‐
¿Qué
consecuencias
produce
la
carencia
de
un
manual
de
procedimientos?
‐
¿Qué es la organización de las actividades dentro de una empresa?
‐
¿En qué consiste una adecuada organización en las actividades de una
empresa?
‐
¿Qué efectos genera una apropiada organización en una empresa?
1.5 OBJETIVOS
1.5.1 GENERAL
Diseñar un manual de procedimientos administrativos y contables de la
empresa Industrial Óptica Sánchez de la ciudad de Cuenca período 2012.
1.5.2 ESPECÍFICOS
 Determinar la situación actual de la empresa a través de un diagnóstico
situacional, con la finalidad de establecer sus debilidades y fortalezas en
cada departamento
 Construirflujogramas de procedimientos que orienten a la buena
organización de las actividades en la empresa Industrial Óptica
Sánchez.
 Diseñar un manual de procedimientos administrativos y contables para
especificar las funciones del personal en la empresa Industrial Óptica
Sánchez.
1.6 JUSTIFICACIÓN
La presente investigación tiene como efecto la implementación de un manual
de procedimientos administrativos y contables, el mismo que va a ayudará a
mejorar la organización y recopilación de la información registrada, además
facilitará que el personal operativo conozca los diferentes pasos que se
3 realizan para el desarrollo de las actividades de rutina diaria, permitiendo al
personal informarse como hacer y que deben hacer, también sirve para dar
una visión general de la empresa al personal y constituye un referente a la
documentación, para identificar sus errores, omisiones y desempeños de los
empleados involucrados en un determinado procedimiento, también sirve de
orientación al personal nuevo y así facilitar su incorporación al empleo, las
mismas que son pasos del trabajo a realizar, un manual de procedimientos nos
ayuda a una buena coordinación de actividades eliminando la perdida de
tiempo y esfuerzo para mantener una calidad que llevara a la eficacia y
eficiencia de los procesos evitando malos entendidos al momento de ejecutar
dichas operaciones facilitando el proceso de hacer efectivos sus procesos,
normas y funciones administrativas y contables.
Teórica
Un manual de procedimientosadministrativos y contables dentro de una
empresa es un componente del sistema de control interno, el cual
permitiráobtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral
además éste contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información
sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de los diversos procesos
de operación y actividades que se realizan en una organización.
Metodológica
Todas las empresas en su afán de diseñar e implementar un sistema de control
interno, tiene que preparar los procedimientos integrales, los mismos que son
los pilares fundamentales para poder desarrollar adecuadamente sus
actividades, designando responsabilidades a los encargados de todas las
áreas, creando información útil y necesaria, estableciendo medidas de
seguridad, control y autocontrol.
Práctica
En razón de esta importancia que adquiere un manual de procedimientos se
hace indispensable elaborar un sistema de organización, los cuales son el
punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con
4 tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad,
eficacia y economía en todos los procesos que requiere las empresas.
1.7 LIMITACIONES
Laimplementación de un manual de procedimientos administrativos y contables
se llevará a cabo durante el período 2012, en la provincia del Azuay ciudad
Cuenca en la empresa Industrial Óptica Sánchez.
5 CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL – TEÓRICO – CONCEPTUAL
2.1 ANTECEDENTES
La elaboración de un manual de procedimientos administrativos y contables en
la empresa es muy importante porque al momento de requerir información y
acceder a la documentación estas estarán a disposición del personal de
manera permanente, se tendrá un control sistematizado de la información al
momento de registrar las actividades y los movimientos y así tener una
información confiable y oportuna para una buena toma de decisiones y obtener
buenos resultados en el ejercicio contable y así poder ver los errores en cuanto
a los procedimientos que puede provocar la ausencia de eficiencia y eficacia en
las actividades de la empresa.
Las empresas deben tomar decisiones importantes que permitan tener ventajas
competitivas dando como resultado la eficacia, efectividad y excelencia
empresarial a través de un proceso continuo, buscando el éxito el cual depende
de elementos de control que nos indique la eficacia de sus operaciones para
realizar las correcciones necesarias para cumplir las metas propuestas.
Las organizaciones pueden evaluar su desarrollo a través de la rentabilidad la
cual viene de los recursos financieros, físicos, organizativos, tecnológicos y con
los recursos que tiene la empresa al momento de brindar sus servicios,
teniendo que efectuar estrategias para un buen desarrollo de las capacidades.
La organización así como el resto de empresas no han tomado en serio las
estructuras lo que se refiere al área administrativa y al área contable, lo han
hecho como una necesidad nada más para cumplir con sus obligaciones, mas
no como un enfoque para la toma de decisiones gerenciales. La empresa debe
evolucionar y estar al día en los procesos tecnológicos que hoy en día la
actualidad impone a las empresas.
6 2.2 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
2.2.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
“Manual de procedimientos es el documentos que contiene la
descripción de las actividades que deben seguirse en la
realización de las funciones de una unidad administrativa, o de
dos o más de ellas”1
La empresa al momento de implementar un manual de procedimientos debe
incluir las actividades y responsabilidades de los funcionarios, para el
cumplimiento de los objetivos organizacionales.
En un manual de procedimientos administrativos y contables se incluyenlas
funciones que intervienen precisando responsabilidad y participación.
2.2.2 DEFINICIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Y SUS CARACTERÍSTICAS
MÁS IMPORTANTES
“Un procedimiento es considerado como una sucesión
cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre
sí, que se constituyen en una unidad en función de la
realización de una actividad o tarea específica dentro de un
ámbito predeterminado de aplicación”2
Involucra actividades, determinación del tiempo de ejecución, la aplicación de
métodos específicos para lograr eficientemente el desarrollo del trabajo y el
control. Es una serie de actividades ligadas entre si que pueden o no
pertenecer a un mismo departamento, se caracteriza por no se un método
individual de trabajo.
__________________
1
“Sistemas administrativos”.Gómez Ceja, Guillermo. México, Mc. Graw Hill, 1997, p.125.
2
“Sistemas administrativos”.Gómez Ceja, Guillermo. México, Mc. Graw Hill, 1997, p.127.
7 2.2.3 ESTRUCTURAS DE LAS ORGANIZACIONES Y COORDINACIÓN
Dos
factores
fundamentales
intervienen
en
toda
estructura
de
una
organización: la división del trabajo en distintasáreas entendida como la
separación de actividades con el fin de lograr mayor precisión, eficiencia y
especialización y la coordinación o sincronización de los esfuerzos que integren
y balanceen estas tareas. La estructura de una organización puede definirse a
partir de estos dos factores:
“Simplemente como la suma total de las formas en que su
trabajo es dividido en diferentes tareas y luego es lograda su
coordinación entre estas tareas”3
En términos de la estructuración de la organización, la centralización puede ser
vista como un “medio cerrado de coordinar la toma de decisiones en la
organización”4 que surge de la necesidad de la coordinación y en la cual todas
las decisiones son tomadas desde un centro y luego implementadas a través
de la supervisión directa.
La estructura permite ver las funciones, deberes y responsabilidades de cada
componente social de organizaciones, es de gran importancia porque a través
de ella se delega autoridad, establecen responsabilidades y se determinan las
diferentes posiciones en la línea jerárquica y esto permite alcanzar la
efectividad organizacional.
“La estructura de una organización es el patrón formal en que
están agrupados las personas y los trabajos. La estructura, por
lo general, se ilustra con un organigrama”5
2.2.4 LA ORGANIZACIÓN COMO CULTURA
Hay una estrecha relación entre cultura y dirección, la cultura es el conjunto de
valores, creencias, actitudes respecto al mundo y la sociedad que provoca
distintos modos de vida, pero si nos centramos en la organización
__________________
3
Mintzberg, H. (2004): Diseño de organizaciones eficientes. 2º Edición, 2º reimp. Buenos Aires. El Ateneo, p.6
4
James, Gibson.John,Ivancevich& James, Donnelly (Jr.) (2003) Las Organizaciones: Comportamiento, Estructura y
Procesos. Ediciones Mc.Graw Hill. Décima Edición. México.
5
Mintzberg, H. (2004): Diseño de organizaciones eficientes. 2º Edición, 2º reimp. Buenos Aires. El Ateneo, p.118
8 “la cultura de empresa como el conjunto de valores, creencias,
actitudes, aptitudes, comunes a todos o por lo menos a la gran
mayoría de los miembros de la empresa desde la alta
dirección hasta la base operativa y que son otras tantas
normas implícitas que influyen sobre los comportamientos en el
contexto de su trabajo. Es implícita, invisible e informal un
modus vivendi especifico caracterizado por símbolos, mitos, o
sea, por un universo simbólico”6
Es importante destacar que la elaboración del Manual, responde a un
modelode abajo (desde la realidad) hacia arriba (la esquematización y análisis),
lo que permiteconocer, primero, la realidad de la tramitación y, posteriormente,
establecer las pautasque deben seguirse. Estimo que es imposible proceder de
otro modo, dado que lasmedidas impositivas que se pretendieran imponer
desde arriba chocan muchas vecescon la dura realidad y con el funcionamiento
más correcto de cada servicio.
Ademásello permite aunar esfuerzos y conocer con todo detalle, tal como se
recoge en la descripcióndel procedimiento, los diferentes matices concretos de
cada uno de ellos, quesin duda condicionan su tramitación. Es evidente que la
práctica se puede y se debemejorar, pero en todo caso debe ser ella la que
sirva de base a la formulación del procedimiento.
Manual de procedimientos administrativos. Universidad Pública de Navarra, Ed.
Universidad Pública de Navarra, Pamplona 2003.
2.2.5 MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación que permiten registrar y trasmitir en forma
ordenada y sistemática la información de una organización.
__________________
6
Menguzzato, M &Renau, J.J.; 1991, La Dirección Estratégica de la Empresa: Un enfoque innovador del Management,
Ariel Economía, p.350
9 “el manual presenta sistemas y técnica específicas, señala el
procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el
personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo
quedesempeñen
responsabilidades
específicas.
Un
procedimientopor escrito significa establece debidamente un
método estándar para ejecutar algún trabajo”7
2.2.6 EL MANUAL COMO MEDIO DE COMUNICACIÓN
La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función
de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las
actitudes de la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y
poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual
correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo.
Los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las
decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en
forma sistemática la información administrativa.8
2.2.7 BENEFICIOS DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
- La elaboración de un manual de procedimientos nos permite revisar los
registros, informes y las funciones que desempeña cada departamento.
- Se debe realizar recomendaciones que garanticen que las actividades
cumplan con los parámetros propuestos por los directivos de la institución en el
tiempo establecido y así poder minimizar los costos.
- Con un manual de procedimientos se pone a conocimiento del personal todas
las actividades que se dedica la empresa.
__________________
7
Graham Kellog. Scrib. Manuales Administrativos. Consulta 21/08/2012. http://es.scribd.com/doc/40930232/11-
MANUALES-ADMINISTRATIVOS
8
http://es.scribd.com/doc/48537995/MANUALES-ADMINISTRATIVOS
10 - Sirve para un buen adiestramiento al personal nuevo que ingresa a la
empresa disminuyendo la perdida de tiempo en el desarrollo de las funciones
encomendadas.
- Es una guía de trabajo al momento de consulta los procedimientos tanto para
el personal directivo como operativo.
- El diseño de un manual de procedimientos permite la revisión constante y el
mejoramiento de los procedimientos y políticas de la empresa para un buen
desarrollo de las operaciones.
- Al realizar una auditoria administrativa acerca de las políticas, procedimientos
y controles será de una manera más efectiva y eficiente al contar con un
manual de procedimientos.
2.2.8 IMPORTANCIA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
La importancia de un manual esta en la explicación detallada de los
procedimientos y así evitar errores que se dan dentro de los diferentes
funciones de la empresa, por medio de un manual se detecta los problemas
que se dan en la empresa tratando de no duplicar funciones, esto ayuda a que
al momento de un ingreso de una persona a la empresa la estructura
organizacional indica los procedimientos y la funciones dadas a cada
departamento.
En la actualidad es un requisito indispensable que las empresas grandes
posean un manual de procedimientos porque sirve como guía de trabajo, el
mismo que aprobado y se establece la obligación de dar un buen uso a dicho
manual y a su vez poder trasmitirlo al personal que labora en la institución.9
__________________
9
http://es.scribd.com/doc/60389285/Clasificacion-de-los-manuales-josbelis
11 2.2.9 CONTENIDO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El contenido de un manual de procedimientos depende de cómo está
estructurada cada organización, se puede aplicar de acuerdo a su ámbito de
aplicación y a su alcance.
‐
Portada
‐
Índice
‐
Introducción
‐
Objetivo General
‐
Descripción de los procedimientos
‐
Diagramas de flujo
‐
Formato del procedimiento
‐
Validación
‐
Aprobación10
2.2.10
ELEMENTOS
PARA
EL
ANÁLISIS
DE
INFORMACIÓN
DEL
PROCEDIMIENTO
Consiste en revisar los elementos de la información que se unifico en la
recolección de la información con el objetivo de mostrar los resultados que
cada área operativa, así como aplicar las siguientes preguntas:
‐
¿Qué trabajo se hace?
Es el tipo de actividades que se realiza en el área administrativa y
contable y cuales son los resultados obtenidos.
___________________
10
http://unidadesapoyo.hidalgo.gob.mx/descargables/omig/guia_tecnica_manual_procedimientos.pdf
12 ‐
¿Quién lo hace?
Es el personal (individual o grupo) y las áreas que intervienen en el
procedimiento para realizar el trabajo.
‐
¿Cómo se hace?
Es la frecuencia de actividades que se realiza para cumplir con un
trabajo o actividad encomendada.
‐
¿Cuándo se hace?
Cuantas veces se realiza el trabajo, así como los horarios y tiempos
requeridos para lograr los resultados requeridos o finalizar una tarea.
‐
¿Dónde se hace?
Es la ubicación geográfica o domicilio de la empresa.
‐
¿Por qué se hace?
Busca el objetivo de las actividades que forman los procedimientos así
como demostrar la existencia del mismo, estos procedimientos deben
estar bien detallados para que no ocasionen consultas futuras o
perdidas de tiempo en el personal en función.
Las respuestas a estas preguntas requieren de tiempo para un buen
análisis de la información y así tener un enfoque mas claro del grupo de
actividades.11
___________________
11
Guía técnica para la elaboración de manuales de procedimientos.pdf
13 2.2.11 VENTAJAS DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
‐
Vigila el cumplimiento de la rutina de trabajo.
‐
Facilita las labores de las auditorias.
‐
Ayuda a la formación del personal nuevo que ingresa a la empresa.
‐
Describe en forma detallada las actividades de cada puesto.
‐
Proporciona una visión integral de la empresa al personal.
‐
Permite que el personal operativo conozca los pasos a seguir en el
desarrollo de las actividades rutinarias.
‐
Son guías del trabajo a ejecutar.
‐
Sirve de referencia documental para precisar fallas, omisiones y
desempeños de los empleados involucrados en un determinado
procedimiento.
‐
Facilita la contratación de la persona adecuada para el puesto
adecuado.
‐
Se convierte en una empresa ordenada y efectiva.
‐
Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a
través del tiempo.
‐
Fácil capacitación al personal.
‐
Logra y mantiene un sólido plan de organización.12
2.2.12 DESVENTAJAS DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
‐
Varias empresas consideran que son demasiado pequeñas para
necesitar un manual de procedimientos
‐
Si no se actualiza puede perder efectividad.
‐
Se convierte en una estricta reglamentación y rigidez.
‐
Puede ser demasiado caro, limitado y laborioso preparar un manual y
mantenerlo al día.13
___________________
12
http://es.scribd.com/doc/60389285/Clasificacion-de-los-manuales-josbelis
13
http://es.scribd.com/doc/60389285/Clasificacion-de-los-manuales-josbelis
14 2.2.13 CONCEPTO DE MANUAL
“Documento que contiene en forma ordenada y sistemática,
información e instrucciones sobre organización, políticas y/o
procedimientos de la organización, que se consideran
necesarios para la ejecución del trabajo”. 14
2.2.14 CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
2.2.14.1 POR SU CONTENIDO
MANUAL DE HISTORIA
Hace referencia a la historia de la empresa como empezó, el crecimiento que
ha tenido, los logros obtenidos, su administración y la situación actual, dando al
personal que labora en dicha organización un conocimiento mas claro de su
actividad empresarial. Un manual bien elaborado y aplicado da lugar a una
buena comprensión y dando confianza al personal a que se sientan seguros de
su desempeño.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Se explica en forma detallada como esta formada la empresa mediante sus
objetivos, responsabilidades y funciones de los diferentes departamentos.
MANUAL DE POLÍTICAS
Consiste en una descripción detallada de parámetros al momento de tomar
decisiones para cumplir con los objetivos propuestos. Cuando se conoce la
estructura de la organización no proporciona un marco principal en donde se
basan todas las acciones y esto nos permite la descentralización de los
parámetros y nos sirve de soporte para que las revisiones tengan su eficiencia
y efectividad.
___________________
14
Quiroga Leos, Gustavo. http://es.scribd.com/doc/71166596/34/Clasificacion-de-los-manuales-de-procedimientos
15 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Es el conocimiento analítico de los procedimientos administrativos en donde se
da a conocer la actividad operativa de la empresa, es una guía de trabajo para
el personal el cual sirve para orientar al personal nuevo que ingresa
a la
organización en el cual se confirma que el personal hace uso de dicho manual
para realizar su trabajo.
2.2.14.2 POR SU FUNCIÓN ESPECÍFICA
MANUAL DE PRODUCCIÓN
Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los
problemas que se presentan diariamente para así poder tener una buena y
rápida solución a dichos inconvenientes.
MANUAL DE COMPRAS
Este proceso se debe reflejar por escrito, consiste en detallar el alcance del
proceso de compras, definir la situación de comprar y cuales son las técnicas a
utilizar que afectan sus actividades.
MANUAL DE VENTAS
Se indica los aspectos más importantes del trabajo y las rutinas de información
comprendidas en el trabajo de ventas. Dentro de este manual cabe recalcar
que se debe entregar al personal una guía de referencia para tomar decisiones
diarias.
MANUAL DE FINANZAS
Consiste en entregar por escrito las responsabilidades de las finanzas en todo
lo relacionado a la administración, la misma que contiene las instrucciones
16 especificas para las personas que están involucradas en manejo de dinero,
protección de bienes y de información financiera dentro de la organización.
MANUAL DE CONTABILIDAD
Son los principios y métodos de la contabilidad. Es un punto de referencia para
el personal involucrado en esta actividad. El manual puede contener los
siguientes aspectos: estructura del departamento, detalle del sistema contable,
operaciones internas del personal, elaboración de registros e información
financiera.
MANUAL DE CRÉDITO Y COBRANZAS
Se determina por escrito las normas y procedimientos de esta actividad como:
operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones.
MANUAL DE PERSONAL
Trata de dar a conocer al personal que labora en la empresa las actividades y
políticas de la organización. El manual de personal abarca varios puntos como:
selección del personal, aspectos sobre las buenas relaciones humanas,
administración y políticas de personal, el uso de servicios, capacitación, etc.
MANUAL TÉCNICO
Son los principios y técnicas de una función operacional dada, es un punto de
referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como
conocimiento para el personal interesado en esta área.
MANUAL DE ADIESTRAMIENTO
Este manual describe todos los procesos, las labores y las rutinas de un puesto
en el cual se detalla todo el manejo de las diferentes actividades y mucho más
explicativo que un manual de procedimientos.
17 2.2.14.3 GENERAL
MANUALES GENERALES DE ORGANIZACIÓN
Consiste en la planeación organizacional el cual trata del organismo detallando
la organización formal y estructura funcional.
MANUALES GENERALES DE PROCEDIMIENTOS
Contiene todos los procedimientos de una unidad orgánica que forman parte de
un organismo social en donde se unifica la forma de operar.
MANUAL GENERAL DE POLÍTICAS
Es presentar por escrito lo más importante y destacado de la gerencia
administrativa a toda la empresa con un tipo de guía en donde todo el personal
puede actuar a las condiciones generales.
2.2.14.4 ESPECÍFICO
MANUAL ESPECÍFICO DE AUDITORÍA INTERNA
Son los diferentes puntos importantes que se debe tratar en los diferentes tipos
de actividad, es decir una auditoria interna en forma particular.
MANUAL ESPECÍFICO DE POLÍTICAS DE PERSONAL
Son las políticas la cual esta enfocada en una sola área especifica la misma
que tratara todo lo referente al personal como la contratación, promociones,
prestaciones, etc.
18 MANUAL ESPECÍFICO DE TESORERÍA
Es la realización de los procedimientos en el orden de ejecución al fin de
agilitar los pasos a seguir por el trabajador como por ejemplo: ingresos de caja,
pago a proveedores, facturación, etc.15
2.2.15 CONCEPTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
“El procedimiento administrativo es el cauce formal de la serie
de actos en que se concreta la actuación administrativa para la
realización de un fin. Es, en definitiva, la forma en que han de
producirse los actos administrativos que deberán ajustarse al
procedimiento establecido. Como consecuencia de los pasos y
resultados obtenidos en las distintas fases del procedimiento se
forma expediente, en el que figuran los diferentes documentos
generados, que normalmente serán escritos. El expediente
será la base que permitirá llegar a una resolución”.16
El procedimiento administrativo es la participación directa de la administración
las misma que debe realizar los cambios que sean necesarios para llegar a un
objetivo establecido la cual expondrá sus diferentes puntos de vista en los de
mayor interés siendo todo este proceso transparente e imparcial.
2.2.16ORGANIZACIÓN
“Organizar es el proceso de integrara en una estructura
coordinada la actividades necesarias para alcanzar los
objetivos de una empresa; dotando a esta estructura con
personal calificado y competente, y proveer de los elementos
físicos necesarios para el diseño de sus funciones”17
___________________
15
http://es.scribd.com/doc/54171970/3/clasificacion-de-los-manuales-administrativos
16
Olivia Suárez Quintana. www.eacanarias.org/Userfils/File/.../curso_proced-Tema_4.pdf
17
STRONG, Earl P. Administración y Conducción de Empresas Ediciones, Tronquel, Pág. 53
19 2.2.17IMPORTANCIA DE UNA ORGANIZACIÓN
Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos, suministra los métodos para que se puedan desempeñar las
actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo y reduce o elimina la
duplicidad de esfuerzos, la delimitar funciones y responsabilidades.18
Dentro de una empresa la organización es de gran importancia la cual nos
permite lograr los objetivos con un mínimo de esfuerzo y con una mayor
rapidez, así como definir funciones y responsabilidades para no exista las
misma actividad o función dos o mas veces en donde esto nos ayudara que las
actividades se cumpla con eficacia y eficiencia.
2.2.18 ADMINISTRACIÓN
“Es el conjunto de las funciones o procesos básicos (planificar,
organizar, dirigir, coordinar y controlar) que realizados
convenientemente, repercuten de forma positiva en la eficacia y
eficiencia de la actividad realizada en la organización”19
La administración como tal son los pasos que se deben seguir para cumplir las
metas establecidas de la empresa donde están involucrados los procesos
administrativos como la planificación, organización, dirección, control las
mismas que tiene relación entre sí.
2.2.19 LA EMPRESA
Una empresa es una unidad económico-social, integrada por elementos
humanos, materiales y técnicos, que tiene el objetivo de obtener utilidades a
través de su participación en el mercado de bienes y servicios.20
___________________
18
www.mitecnologico/Main/ConceptoEImportanciaDeLaOrganizacion2010
19
Stoner, Freeman, Gilbert, 2004, Pág. 4
20
http://definicion.de/empresa/
20 La empresa es una herramienta que sirve para producir y poner a disposición
de la personas parte de los servicios y bienes existentes la cual para poder
alcanzar los objetivos la empresa pone a disposición los factores que utiliza en
su producción como materia prima, mano de obra y maquinaria, etc., dado esto
la
empresa
debe
buscar
la
forma
de
llegar
a
ello
para
obtener
resultadosaceptables. Toda empresa integra un buen número de personas e
intereses en la que se llega a un solo fin que es la colaboración porque es un
elemento muy importante para la relación entre el empresario y las perronas
que integran laempresa.
2.2.20CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS
2.2.20.1 POR SU NATURALEZA
EMPRESAS INDUSTRIALES: Se dedican a la trasformación de las materias
primas en productos terminados
EMPRESA COMERCIALES: Son las que se dedican a la compra y venta de
productos elaborados y se convierten en intermediarios entre productores y
consumidores.
EMPRESAS DE SERVICIOS: Son las que prestan un servicio a la colectividad.
2.2.20.2 POR EL SECTOR
EMPRESAS PRIVADAS: Están formadas con capitales del sector privado ya
sean personas naturales o jurídicas, ejemplo una papelería, un restaurante.
EMPRESAS PÚBLICAS: Son las que pertenecen al Estado quiere decir que el
capital es del sector publico, ejemplo empresas de agua potable, de energía
eléctrica.
EMPRESAS MIXTAS: Son aquellas que el capital es tanto del sector publico
como del sector privado, ejemplo empresas mineras, de cemento.
21 2.2.20.3 POR LA INTEGRACIÓN DE CAPITAL
Son las empresas unipersonales es decir que el capital pertenece a una sola
persona natural o jurídica o pluripersonal, cuyo capital pertenece a dos o más
personal naturales.21
2.2.21 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
“La estructura de una organización es el patrón formal en que
están agrupados las personas y los trabajos. La estructura por
lo general, se ilustra con un organigrama”22
La estructura organizacional nos indica las responsabilidades, funciones y
deberes que comprende cada organización, a través de esta podemos delegar
autoridad y establecer responsabilidades la cual nos permite alcanzar la
efectividad organizacional.
2.2.22 IMPORTANCIA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Es de carácter continuo; jamás se puede decir que se ha terminado, dado que
la empresa y sus recursos están a cambios constantes (expansión, contracción
nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de
efectuar cambios en la organización.23
Con una estructura organizacional se realiza un ordenamiento de los
departamentos administrativos de una empresa y la relación que existe entre si,
es decir nos indica la forma en el que se divide, agrupan y coordinan las
diferentes actividades de la empresa para un beneficio general de la institución.
___________________
21
http://www.emagister.com/curso-contabilidad-computarizada-introduccion-generalidades-definiciones/empresa-
clasificacion-caracteristicas
22
FRANKLIN, Benjamín y GOMEZ CEJA, Guillermo: Organigrama y Métodos un Enfoque Competitivo, 2002.
23
www./estructura-organizacional.html
22 2.2.23 ORGANIGRAMAS
“Un organigrama es la representación grafica de la estructura
orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades
administrativas, en la que se muestran las relaciones que
guardan entre si los órganos que la componen”24
“Es esencialmente una representación gráfica de la estructura
de una empresa, son sus servicios, órganos y puestos de
trabajo y de sus distintas relaciones de autoridad y
responsabilidad”25
El organigrama es la representación gráfica de lasdiferentes organizaciones o
de uno de sus departamentos es decir constituye la diagramación de la
estructura organizacional de una empresa y de sus puestos de trabajo, por lo
que es unmedio de información que nos permite reconocer la acción y las
relaciones que existe entre los diferentes departamentos que lo integran, es
una carta de presentación de la organización mostrando de una forma sencilla
y clara como esta dividida y organizada la empresa.
2.2.24 OBJETIVOS DE LOS ORGANIGRAMAS
“El objetivo de los organigramas es: Presentar en forma gráfica
las principales funciones y líneas de autoridad de una
organización”26
2.2.25 CLASES DE ORGANIGRAMAS
Los organigramas generalmente se clasifican en:
2.2.25.1 POR SU AMPLITUD Y COMPLEJIDAD
‐
Organigramas Maestros: Muestra la estructura completa.
___________________
24
JAMES, Gibson.JOHN, Ivancevich& JAMES, Donnelly (Jr.) (2003) Las Organizaciones: Comportamiento, Estructura y
Procesos. Ediciones McGrawHill. Décima Edición. México.
25
VASQUEZ, Víctor; Organización Aplicada, 2002
www.slideshare.net/yyvone_ruth/los-organigramas1
26
23 ‐
Organigramas Suplementarios: Estos muestran un solo departamento
con un detalle de las obligaciones de cada uno.
2.2.25.2 POR LA FORMA DE PRESENTACIÓN
‐
Organigramas Verticales: En la parte superior esta la jerarquía suprema
unidos por líneas y representan la autoridad y responsabilidad y el resto
de jerarquías van hacia abajo con un nivel de poca importancia.
‐
Organigramas Horizontales: Se coloca la jerarquía suprema a la
izquierda y los demás a la derecha de acuerdo a su importancia.
‐
Organigramas Circulares: En el centro va la autoridad máxima y a su
alrededor se encuentran las otras las mismas que se encuentran
alejadas en razón de su jerarquía.
2.2.25.3 POR SU CONTENIDO
‐
Integrales: Es la representación grafica de todos los departamentos
administrativos así como la relación de autoridad.
‐
Funcionales: Es el diagrama de la organización con cada uno de sus
departamentos y a cada uno designado sus funciones o actividades.
‐
De puestos, plazas y unidades: Se indica cuantos puestos por
departamento así como el nombre de las personas que van a ocupar
dicho puesto.
2.2.25.4 POR EL FIN
‐
Informativo: Nos da una visión general de cómoestá estructurada cada
uno de los departamentos
24 ‐
Analítico: Nos ayuda encontrar defectos, explicar modificaciones, es un
análisis completo de las funciones.
‐
Reales: Sirve para dar cambios, reformar, orientar de mejor manera la
situación de la empresa.
‐
Legales: Es la organización del funcionamiento y formación que nos
sirve de guía para directivos y administradores dando autoridad y
funciones dentro de la empresa.
2.3 MARCO CONCEPTUAL
Manual de Procedimientos: El manual de procedimientos es el documento
que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la
realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de
ellas. (Gómez 1997, p.125)
Procedimientos:Serie de labores concatenadas, que constituyen una sucesión
cronológica y el modo de ejecutar un trabajo, encaminado al logro de un fin
determinado. (Diccionario Larousse 1998)
Estructura organizacional: Es el patrón formal del modo en que están
agrupados las personas y los trabajos dentro de una organización.
(Gibson, 2003)
Actividades: Es la definición de lo que debe hacer las personas que
desempeñan cargos dentro de una empresa. (Diccionario Larousse 1998)
Cargo: Representa una responsabilidad u obligación que debe cumplir una
persona dentro de una organización. (Diccionario de Contabilidad y Finanzas,
2002)
Departamento: Es la unidad ejecutiva o administrativa de una organización
(Gibson, 2003)
25 Funciones: Son todas aquellas actividades propias de un empleo, facultad u
oficio. (Diccionario Enciclopédico Larousse, 1998)
Organizaciones: Son conjuntos de elementos personales, patrimoniales,
instrumentales, etc., que componen una unidad productiva. (Gibson, 2003)
Eficiencia: Capacidad para utilizar los medios de que dispone de la forma más
eficaz posible en la consecución de los objetivos planteados. (Diccionario de
Contabilidad y Finanzas, 2002)
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,
lascuales transforman elementos de entrada en resultados, otorgándoles un
valor agregado.
Control: Proceso de observación y mediación a través del cual se realiza la
comparación de forma regular de las previsiones efectuadas con los resultados
reales obtenidos. (Diccionario de Contabilidad y Finanzas, 2002)
Personal: Recurso humano que compone la organización y a su vez realiza
actividades, y toman decisiones que contribuyen al éxito de las organizaciones.
Robbins (2006) pág. 34
Estrategia: Es la terminación o propósito (misión) de los objetivos básicos a
largo plazo de una empresa, así como la adopción de los cursos de acción y de
la asignación de los recursos necesarios para cumplirlas. Koontz y Werich
(2005) pág. 163
Reclutamiento del personal: Es el conjunto de técnicas y procedimientos
orientados a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar
cargos dentro de la organización. Es un sistema de información mediante el
cual la organización ofrece oportunidades de empleo. Chiavenato (2005)
pág. 208
26 Planeación: Destaca que planificar implica “seleccionar misiones y objetivos,
así como las acciones necesarias para cumplidos, y requiere por lo tanto de la
toma de decisiones” (Reyes, 2004) Pág. 35
2.4 MARCO LEGAL
Al ser la empresa Compañía Limitada esta sujeta a presentar los balances e
informes de la situación económica de la empresa, el cumplimiento de las NIFF
con su respectivo detalle, así como la posesión de los libros de contabilidad,
de las acciones y de los accionistas a la Superintendencia de Compañía
entidad que revisa y controla la información de las empresas.
Al Servicio de Rentas Internas (SRI) por la presentación de declaraciones
mensuales del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y del Impuesto a la Renta,
Anexos Transaccionales (ATS) así como el Formulario 107 de Relación de
Dependencia que se presenta anualmente por cada empleado aquí va los
ingresos que ha percibido el trabajador, los gastos personales en caso de
tenerlos, las deducciones al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) y
el valor por la retención del impuesto a la renta cuando el trabajador sobrepasa
el monto de sus gastos personales anuales; y la
aplicación de la Ley de
Régimen Tributario Interno y su Reglamento.
Al Ministerio de Relaciones Laborales (MRL) con el cumplimiento del Código
del Trabajo en la presentación de formularios de Décimo Tercer Sueldo,
Décimo Cuarto Sueldo, Contratos al personal, Actas de Finiquito, Utilidades a
los trabajadores las mismas que se llevaran con total seriedad.
Al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) el cumplimiento a los
estipulado en la Ley de Seguridad Social en el aviso de entrada y aviso de
salida del trabajador, el pago de las aportaciones mensuales del empleador y
del trabajador, la cancelación de prestamos hipotecarios o quirografarios en
caso que los hubiera y el pago de los fondos de reserva a los trabajadores.
27 2.5HIPÓTESIS
El resultado de una implementación de un manual de procedimientos
administrativos y contables permitirá eliminar la desorganización de las
actividades correspondiente a cada función y a su vez obtener un mejor
desempeño y disposición del personal para que los procesos de la empresa se
lleven de la mejor manera y en el tiempo establecido.
2.6VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
La implementación de un manual de procedimientos administrativos y
contables a la empresa Industrial Óptica Sánchez representan una herramienta
muy importante en el desarrollo de las actividades y en la toma de decisiones
ya que permitirá cumplir con las funciones y procesos de una manera clara y
sencilla, tratando de mejorar y orientar el esfuerzo de cada empleado para
realizar las tareas encomendadas con mayor rapidez y agilidad, teniendo como
efecto una buena estructura organizacional para así incrementar la eficiencia y
la calidad en el desarrollo de las actividades.
2.6.1 VARIABLE INDEPENDIENTE
Carencia de un manual de procedimientos administrativos y contables.
2.6.2 VARIABLE DEPENDIENTE
Inadecuada organización de las actividades de la empresa.
28 2.7OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES
VARIABLE
DIMENSIONES
INDICADORES
un - Aplicación de un
de
de manual
procedimientos
y
y administrativos
contables.
- Utilización de
manual
Variable
procedimientos
independiente
Carencia
de
un administrativos
manual
de contables.
procedimientos
administrativos
y - Aplicación de
manual
contables.
procedimientos
administrativos
contables.
un - Conocimiento de
de un buen manejo de
un
manual
de
y procedimientos
administrativos
y
contables.
-Conocimiento de un
manual
de
procedimientos
administrativos
y
contables para un
buen manejo de las
funciones
administrativas.
- Como elaborar un - Elaboración de un
manual
de manual de
Variable
procedimientos
procedimientos
dependiente
administrativos
y administrativos y
Inadecuada
en
la contables.
organización de las contables
actividades de la organización de las
actividades
de
la - Desarrollo de
empresa
flujogramas.
empresa.
Conocer
estructura
organizacional de
empresa
con
aplicación
de
manual
procedimientos
administrativos
contables.
la
la
la
un
de
29 INSTRUMENTO
y
Guión de
entrevista
La encuesta
instrumento
del
cuestionario
CAPÍTULO III
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
3.1 ANTECEDENTES
El Dr. Enrique Sánchez Orellana, médico de profesión, político destacado,
trabajo a favor de la salud pública del Azuay, un hombre visionario,
emprendedor por excelencia incursiono en varios campos en pro del servicio y
progreso de su ciudad natal Cuenca. Como empresario emprendió en esta
ciudad el servicio de Optometría y Oftalmología incluyendo también el área
Comercial e Industrial de productos ópticos.
En el año 1986 la segunda generación de la familia Sánchez Arteaga adquiere
un nuevo laboratorio para la fabricación de lentes pasando a llamarse Industrial
ÓpticaSánchez. A partir del año 2000 hasta la fecha laactividad industrial de la
empresa ha estado en constante evolución a la par con laboratorios ópticos de
las grandes urbes adquiriendo equipos de última tecnología, con la misma
mística de servicio con la que nació; trabajar en pro de la salud visual en
Cuenca y en el Austro del país.
VISIÓN
Industrial Óptica Sánchez, tiene como visión ofrecer la mejor tecnología y
servicio en el área de la salud visual, para Cuenca y el Austro del país.
MISIÓN
Preparar al personal en el área médica, optométrica y servicio para entregar a
nuestros clientes comodidad en locales y una exhibición de primer orden con
productos ópticos avanzados, buscando siempre en el mercado mundial la
mejor tecnología en equipos y maquinaria de fabricación de lentes.
30 POLÍTICAS DE LA EMPRESA
-Garantizamos nuestro servicio profesional.
-Respaldamos las marcas que disponemos.
-Observamos como parte del servicio, comodidad, calidad y tendencia de la
moda.
-Estamos cambiando, porque estamos en constante evolución.
3.2 AMBIENTE EXTERNO
En el vertiginoso ambiente que envuelve a todas las organizaciones a nivel
mundial, la creciente complejidad en sus estructuras, la adopción de tecnología
avanzada, el alto volumen de operaciones que realizan, la variada cantidad de
recursos que se les asignan y el aumento generalizado en la demanda por sus
productos y servicios, ha generado una nueva dimensión en las funciones
directivas clásicas.
La redefinición de roles y funciones en las organizaciones, conlleva
forzosamente a la redefinición funcional al interior de ellas. La tarea es
determinar qué hacemos, de qué forma lo ejecutamos y qué labores requieren
ser creadas, modificadas o eliminadas.
Se desprende de inmediato que las nuevas estructuras institucionales,
requieren la implementación de un nuevo estilo de gestión por procesos en
donde no se mide una gestión por normas sino por los resultados.
Dentro de todas las organizaciones, se vuelve imperativa la necesidad de
contar con instrumentos administrativos como los Manuales de Procedimientos,
que apoyen la atención del quehacer cotidiano, de modo que, en forma
ordenada, planificada y oportuna consigan la comunicación, coordinación,
dirección y evaluación administrativas eficientes.
En el mundo actual basado fundamentalmente en la aplicación y utilización de
las nuevas tecnologías, hablar de transformación implica considerar procesos
31 estandarizados, debidamente estructurados y esquematizados que permitan
transmitir al nuevo empleado y fortaleceren el personal antiguo, en forma ágil y
oportuna la cambiante dinámica laboral.
Las organizaciones líderes a nivel mundial utilizan los manuales de
procedimientos porque son una buena herramienta a la hora de capacitar al
personal nuevo, teniendo de manera clara que necesitamos un cambio radical
en las organizaciones empresariales.
En nuestro país podemos observar que existe actualmente un enorme
incremento en las diversas organizaciones empresariales tanto públicas como
privadas la implementación de un manual de procedimientos, ya que permite
un buen manejo en los diversos métodos, en la utilización y distribución de la
información interna, razón por la cual en nuestra investigación hemos visto la
necesidad de plantear este proceso fundamental en todos los sectores
productivos del país, ya que permite el enriquecimiento para las empresas
favoreciendo desarrollar las actividades en forma rápida, oportuna y eficiente.
La necesidad de implementar un manual de procedimientos a nivel nacional se
debe al enorme esparcimiento de las
empresas en sus diferentes
departamentos, lo que hace necesario automatizar la información debido a las
nuevas tecnologías lo cual conlleva a un fuerte movimiento empresarial, los
mismos que desean estar a la vanguardia tanto local como nacional.
Un manual de procedimientos permite que el personal se sienta seguro,
confiando en todo lo que realiza en sus funciones, y a su vez permite que las
empresas aumenten su nivel de calidad y competitividad en el mercado.
Actualmente en la empresa Industrial Óptica Sánchez no se tiene un manual de
procedimientos en sus diversos departamentos, ya que se ha venido
trabajando con personal antiguo acostumbrado a llevar los procesos de manera
anticuada sin tener como principio esencial el apego o la actualización de
nuevos procesos técnicos en el manejo y organización de la información.
32 A continuación mencionaremos una breve historia y como están estructurados
los diversos departamentos y las actividades que realizan cada uno de ellos.
La empresa Industrial Óptica Sánchez al momento cuenta con dos
áreas:
Comercial (Centro Comercial) la cual fue cediday la Industrial, pero a partir del
año 1997 se hace un convenio para hacer una división que durante 10 años la
parte Industrial no ingresa a los centros comerciales, teniendo claro que lo que
tiene que ver con lo comercial tiene distinta razón social son independientes
esto ha ocasionado que se piense que los dos fusionan de igual manera
teniendo malos entendidos razón por la que la parte Industrial decide dejar la
marca “ÓpticaSánchez” a la parte Comercial el cual ha sido un proceso muy
difícil y ha desarrollado su propia marca Soiópticas (SánchezOpticaIndustry)
que rige en el mercado a partir del 23 de octubre del 2012 teniendo claro que
no es solamente una empresa estática sino mediante este slogan se quiere dar
a conocer que
como empresa cada día va innovando y evolucionando su
producto y así marcar la diferencia con el resto de empresas.
Con respecto a la inflación la empresa ha venido sustentando una estabilidad
en los precios de sus productos a partir de la dolarización establecida en el
país hace algunos años, es decir los precios no cambian con frecuencia, las
alzas se debe a la fabricación de producto de última generación que se
encuentra en el mercado.
Industrial Óptica Sánchez se caracteriza por prestar un servicio de calidad por
lo que aparentemente en el mercado se le considera una empresa con altos
costos en sus productos pero sin embargo la realidad muestra una empresa
consolidada por lo que se ven obligados a adquirir software, maquinarias y
equipamiento para el personal dando como resultado un incremento al
producto debido a que el cliente recibe comodidad, satisfacción y garantía en
su inversión, es decir un buen precio con un buen producto y mayores
beneficios.
33 La empresa se encuentra en un proceso de estabilidad de precios ya que con
la maquinaria adquirida para la elaboración del producto es demasiado costoso
y el valor cobrado en la mercadería no justifica con la inversión que se realiza
para mantenerse a la vanguardia de las nuevas tecnologías teniendo en cuenta
que si vemos el contexto en forma general al momento de adquirir el producto,
vale la penaporque está relacionado el precio con la calidad, por lo tanto existe
una igualdad.
La diferencia de los valores nacionales con los internacionales es el doble en el
costo del producto terminado, si hablamos en la producción de lentes porque
el mercado nacional no tiene ese valor adquisitivo.
Según los índices el valor de la venta del producto terminado encarece en el
precio final por la inversión que se realiza en publicidad, en mostrar una buena
imagen de la empresa, en la renovación y mantenimiento permanenteen los
locales,además se capacita al personal en atención y presentación al cliente.
Una política muy importante que tiene la empresa y que marca la diferencia con
las demás, es la reinversión en la misma, por lo que los beneficios estarían
marcados en un ahorro libre de impuestos.
Esto permite que la empresa se mantenga activa en el mercado, porque su
reinversión les permite mejorar y mantener una buena capacidad adquisitiva, la
empresa crece y por ende se puede adquirir nuevas maquinarias dando de
baja las antiguas y disponiendo de esta manera de un capital inicial.
3.2.1 CLIENTES
En relación a los clientes lo que más sobresale es estar como una empresa
solida y solvente y de buen prestigio, es la fidelización de los clientes que viene
de tres generaciones. Hace años atrás todas las recomendaciones se las hacia
por comentarios de las personas, desde el año 1987 existe un crecimiento
considerable con respecto al servicio visual como por ejemplo: cirugías,
34 servicio optométrico y la venta del producto terminadocomo una de sus
mayores fortalezas, superando de esta manera a la competencia.
Desde hace tres año acá se ha implementado el marketing con el avance de
las nuevas tecnologías ydía a día la empresa se da a conocer mediante
prensa, radio, redes sociales y por la víapública como: vallas publicitarias,
gigantografías en el transporte público, entre otras.
La gama del producto es de excelente calidad, todo lo que se comercializa
escon materia prima norteamericana en relación a la fabricación de lentes, aquí
no se trabaja con vidrio ni plástico, lo que se vende es policarbonato es decir
plástico fino.
La empresa está a la vanguardia de las nuevas tendencias en el mercado
actual renovando y actualizando constantemente sus productos porque la
tecnología como el internet nos acerca al mercado internacional y los
clientesconocen lo nuevo del producto.
Los productos desactualizados que no se han vendido se dan de baja luego de
un año y se ofrece a personas de escasos recursos económicos, es decir se
hace un banco de lentes a las empresas Fe y Alegría,Fundación Hogar del
Ecuador, teniendo en cuenta que es un número reducido. Por lo tanto la
empresa no dispone de una
bodega de almacenamiento, la rotación del
producto es rápida y lo que se exhibe sale a la venta.
Cada tres meses se hace los cambios necesarios por las cuatro estaciones, en
cada una se da una colección y siendo una fortaleza de la empresa el precio,
la calidad, la marca, es decir todo esta equiparado.
La entrega del producto es inmediata al cliente y los pagos son al contado o
con tarjeta de crédito, obteniendo con esto una reposición de dinero inmediata.
35 3.2.2 PROVEEDORES
La empresa cuenta con dos grupos de proveedores locales como:
‐
Dealers que son empresas autorizadas para manejar ciertas marcas
con un segmento especifico de marcas.
‐
Importaciones que distribuyen líneas de lujo, líneas Premium, líneas
deportivas, líneas importadas de precio medio de excelente calidad y un
buen modelaje.
La empresa dos veces al año acuden a ferias internacionales, las cuales ya se
saben las tendencias, hacia donde van los fabricantes con sus colecciones y
eso es lo que quieren vender es una conexión directa con la moda.
La empresa cuenta con el producto de gafas y lentes,
todo marco se
encuentran codificado la misma que se la realiza internamente con su código
de barras respectivo.
Se cuenta con un portafolio de 9 distribuidores que nos dan calidad, diseño y
buen precio, a continuación detallamos el grupo de proveedores locales:
‐
Activity
‐
Pinjas
‐
Optiworld
‐
Optima
‐
Mil deportes
‐
Didao
Además se tiene un grupo de proveedores de importación como:
‐
CSC (EE – UU) es una línea económica de excelente calidad
‐
Trevy (Italia) es una línea media
‐
Nikoe (Italia) es una línea media alta
36 3.2.3 COMPETENCIA
La
competenciade
la
empresa
se
fundamenta
principalmente
con
organizaciones de tipo informal, ya que estas no cuentan con una adecuada
infraestructura y modernos laboratorios apegados a las exigencias del cliente y
las nuevas tecnologías; además podemos indicar al respecto que la empresa
Soiopticas viene hacer su propia competencia por cuanto las demás empresas
tienen sus propias características como es el caso de la ÓpticaOptocentro lleva
en el mercado 10 años, cuenta con dos locales ubicados el primero en el centro
de la ciudad en la calle Bolívar y el segundo en el centro comercial Milenium
Plaza, ellos a su vez diversificaron su atención al cliente en el centro comercial
ellos tienen solamente la venta de gafas con una variedad poco demostrativa y
en el centro de la ciudad marcan la diferencia y esto hace que sea un valor
agregado a dicha óptica porque cuenta con la presencia del Dr. Diego Carpio –
Oftalmólogo junto con su hijo, que cuenta con una buena clientela y
popularidad atrayendo consigo a la clientela.
Si hablamos de otra empresa es de Óptica Los Andes lleva 20 años en el
medio la misma que no se ha posesionado en el mercado como una óptica
importante a nivel nacional cuenta con 80 puntos de ventas en varias ciudades
del país incluida Cuenca pudiendo decir que sus ingresos son inferiores a lo
que factura Soiopticas.
Otra competencia es la Óptica GMO ellos se diferencia porque realizan los
llamados combos como por ejemplo: por adquisición de un lente tiene un regalo
consulta gratis, por $35 o $45 marcos, lunas y consulta gratis.
A nivel de Soiopticas podemos mencionar la empresas de los hermanos que
formaron individualmente y están ubicados en centros comerciales pero
trabajan
con
un
segmento
diferente,
pero
la
diferencia
la
hace
soiopticasporqueexiste una preferencia del cliente, la entrega es inmediata,
cuenta con locales cómodos y una buena atención al cliente, se maneja una
línea de lujo, línea premium que no son lujo pero son marca y sobre todo lo
más importante cuentan con garantía.
37 Soiopticas tiene los mejores precios en el mercado porque ellos fabrican es
aquí donde los clientes buscan la atención es decir la postventa ya que como
fabricantes ellos dan mantenimiento al producto propio de ellos y de otras
ópticas. En lo relacionado en marcas los precios son similares ya que a nivel
mundial los costos son estandarizados, cuentan con una gran afluencia de
clientela de fuera de la ciudad como Machala, Loja, Morona Santiago los
mismos que adquieren un buen producto de marca con una garantía
determinada mostrándose así muy interesante dentro de este mercado y es por
esto que les obliga a abrir un tercer local para el 2014.
También podemos manifestar que la empresa dispone de un principio
fundamental que es la reinversión de las utilidades dentro de la misma, lo
contrario a lo de la competencia que prefiere incrementar los sueldos a los
socios dejando de lado la reinversión y la actualización de equipos, por lo que
en el futuro estas empresas tienden a desaparecer del mercado.
Según estudios realizados en el año 2011 sobre la situación en el mercado y la
competencia podemos mencionar varios aspectos muy importantes para la
empresa.
Mercado a mediano plazo
La población urbana de cuencana esta alrededor de una 330.000 personas con
un porcentaje del 35% de la población cuencana que usa lentes estamos
hablando de 115.500 personas con una tasa de reposición promedio de cuatro
años con 28.750 pares anuales con un fuerte potencial en el mercado.
Con
lo
que
respecta
con
la
tendencia
Industrial
Óptica
Sánchez
indiscutiblemente es el líder en el mercado cuencano tanto por facturación
como por unidades vendidas. La tendencia actual confirma una evolución hacia
la moda y el servicio. Las claves para el futuro es:
38 Incremento demanda
‐
57% población + 60 antes de 10 años, es decir que el número de
demanda en la adquisición del producto según las encuestas se
encuentran a partir de los 50 años de edad.
Preocupación por salud visual y daños solares
‐
Los clientes demandan calidad, pagan por ella, no son motivados por
precio, más exclusividad y alto valor.
Moda en uso de armazones
‐
Incremento poder adquisitivo, visto como accesorio de moda.
Las claves internas de la empresa son:
‐
Atención personalizada
‐
Calidad de servicio
‐
Exclusividad
‐
Prestigio
‐
Exhibición de vanguardia
‐
Ubicación
Competencia
Entre 5 empresas captan el 50% del mercado (14.000 piezas anuales). A
continuación detallamos un comparativo estimado de ventas del año 2011 en el
siguiente gráfico estadístico.
39 Competidores potenciales:
GMO
‐
Líder europeo, consolidándose en Sudamérica, aun débil en el Azuay.
‐
Actualmente en expansión.
OLA (Óptica Los Andes)
‐
40 unidades en el país.
‐
En expansión en Ecuador y Perú.
OPTOCENTRO
‐
3 lugares en Cuenca.
‐
Posicionamiento local.
Análisis de la competencia
Empresas
Puntos débiles
Puntos fuertes
1.Poco conocimiento del medio 1.Precio bajo
GMO
OLA
local.
2.Amplitud instalación
2.Personal poco profesional
3.Presupuesto
3.Trato frio a los clientes
publicitario
1.Trato impersonal
1.Imagen consolidada
2.Procesos mecánicos
2.Precio
3.Bajo posicionamiento
surtido
medio,
bien
3.Presupuesto
publicitario
OPTOCENTRO
1.Exhibición confusa
1.Posicionamiento
2.No estructurada
2.Prestigio profesional
3.Poca delegación en toma de 3.Buena ubicación
decisiones
40 VENTASS ESTIMADAS 2011
1
$ 1.400.00
00
$ 1.200.00
00
$ 1.000.00
00
$ 800.00
00
$ 600.00
00
$ 400.00
00
$ 200.00
00
$ 0
$
OLLA
GMO
OPTOCENTTRO
IOS
Tabla Nº 1 Ventas estim
madas 2011
Con
nclusiones
s:
‐
Actualm
mente no ha
ay compettidores del mismo pre
ecio.
‐
d ellos, actualmen
a
ños, tiene alto nivel organizativo y
Varios de
te pequeñ
objetivo
os ambiciossos a largo
o plazo.
‐
or de tamaño medio que
q aspira
a acercarse
e a la emp
presa
Hay un competido
en mediano plazo
o.
‐
Se debe
e pasar al siguiente nivel
n
de pla
anificación
n y estructu
uración inte
erna,
para po
oner en ma
archa accio
ones que nos
n permittan manten
ner el liderrazgo
en el me
ercado.
41 3.3 AMBIENTE INTERNO
3.3.1 CAPACIDAD DE GESTIÓN EMPRESARIAL
La empresa no cuenta con un manual de procedimientos, el personal ha ido
creciendo y aprendiendo con el día a día apoyándose el uno con el otro, es el
personal antiguo de la empresa que están entre unos 20 a 30 años laborando,
los cuales ha sido en la marcha el proceso de aprendizaje, ellos vieron la
evolución de la empresa de cómo era anteriormente con máquinas manuales y
ahora en la actualidad con máquinas computarizadas o un software que viene
por internet el mismo que se paga para tener un cupo determinado y esto ha
hecho que en número de empleados se reduzca a lo que se tiene actualmente.
En la parte Industrial Soiopticas cuenta en la actualidad con dos oficinas la
primera se encuentra ubicada en el centro de la ciudad en la calle Benigno
Malo y Presidente Córdova esta cuenta con un personal que se dedica a la
venta de los productos y la segunda que es la principal está ubicada en la Av.
Florencia Astudillo y Av. Solano, aquí se cuenta con el laboratorio principal
donde se fabrica el producto.
En los años ochenta trabajaban treinta personas, el trabajo se lo hacia
manualmente y ahora con el avance de lasnuevastecnologías se ha disminuido
el personal quedando actualmente con 4 personas y una adicional que se
dedica al terminado del antirreflejo, en lo posterior se contará con una sola
persona porque se implementará una tecnología robótica.
Para el año 2014 la empresa contará con un nuevo local el cual se encuentra
en construcción el mismo que abarcara una población media alta, este se
encuentra ubicado en la calle Gran Colombia y Av. de las Américas.
42 3.3.2
2 ORGANIIGRAMA EMPRESA
E
A INDUSTR
RIAL ÓPTIICA SÁNC
CHEZ
Dirección
D
Dep. Ventas
Dep
p. Producción
n
Dep.A
Administrativo
C
Consultorios
Jefe de vventas
Jefe dee producciión
Finanzaas
Recepciión
Vended
dores
Operario
os
Contabilid
dad
Optomeetria
Oftlamología
Gráfico Nº 1Organigrama empresa Industrial Ópttica Sánchezz
3.3.3
3 CAPACIDAD DE GESTIÓN
G
F
FINANCIE
ERA
Los ingresos provienen de las ve
entas princ
cipalmente
e y en ciertas ocasiones
a objetivos específico
os se ha so
olicitado crréditos naccionales y e
extranjeros
s.
para
Los gastos so
on controllados por el Presid
dente de la empressa, verifica
a los
egre
esos con un
u buen control
c
de una manera muy minuciosa. Dentro de
d la
emp
presa no se maneja un presup
puesto com
mo tal, se realiza un
n histórico para
que de esta manera
m
se analice y así
a poder confrontarr los gastos reales co
on el
órico, hacie
endo una proyección
p
n de ventas y metas.
histó
La empresa
e
re
ealiza inve
entarios trimestralme
ente, con controles
c
e
en bodega
a con
toda
a la inform
mación que
e se ingre
esóen el sistema al momento de adquirir la
merccadería.
La empresa
e
se
e maneja con
c total y completa liquidez y solvencia
a económic
ca es
por eso
e que se han man
ntenido po
or todos es
stos años como una
a empresa líder
en el
e mercado, teniendo una repossición de dinero inme
ediata.
43 Durante toda esta trayectoria la empresa ha tenido un arrendamiento mercantil,
dos préstamos por concepto de maquinaria y equipo,
y un crédito con la
Corporación Financiera Nacional, todo esto para adquirir terrenos y edificios de
los cuales los socios son los que prestan a la compañía para obtener dichas
adquisiciones.
3.3.4 CAPACIDAD DE GESTIÓN DE COMERCIALIZACIÓN
La empresa Industrial Óptica Sánchez se maneja específicamente dos ramas
la de comercialización y la industrialización.
En la parte industrial la empresa cuenta con el privilegio de poseer un
laboratorio óptico de última tecnología y a su vez trabaja con productos de
nueva generación como es el policarbonato que vino a reemplazar al plástico
porque es más resistente, estético y delgado.
Los lentes no se producen en el país se importa y vienen en forma de pastillas
o bloques semiterminado la parte externa y la parte interna se la produce en el
laboratorio de acuerdo a la prescripción del facultativo. El tener la materia prima
semiterminada nos facilita para no tener un inventario extenso.
Adicionalmente se tiene los acabados específicamente según las necesidades
del cliente como son:
‐
Cumplir el proceso es decir la fabricación de lente manualmente de
principio a fin, en la elaboración del lente con la colocación de la pastilla,
esto quiere decir que se genera de policarbonato, las medidas de
acuerdo a las prescripciones, el abrillantado y pulido, el viselado es decir
darle la forma, el montaje, control de calidad y la entrega del producto.
‐
El subproceso es poner la laca antirreflejo, el tinturado es decir color a
las lunas y el polarizado, también está el lente monofocal (medida) y el
bifocal (2 medidas en un solo lente) y el progresivo de nueva generación
con 3 medidas.
44 En la parte de comercialización se trabaja con productos terminados listos para
su exhibición en los dos puntos de venta. En el país no existe fábrica que se
dedique a la elaboración de gafas y armazones estos productos se importan.
Estos productos son las gafas y los armazones con sus diferentes tipos de
marcas, estilos, procedencia y con un buen segmento para las diferentes
edades o actividades del usuario con una clasificación de 5 rangos:
‐
Línea Premium: Son armazones de marca reconocidos en el mercado a
un costo medio alto para profesionales o ejecutivos.
‐
Línea de Lujo: Es para un segmento pequeño porque el valor sobrepasa
los $400.
‐
Líneas deportivas: Son diseñados para personas de toda edad que
practican algún deporte o que son parte de carrera profesional como
ciclistas, motociclistas, escaladores, marchistas.
‐
Líneas urbanas: Son para el uso diario como jóvenes y adolescentes a
un precio accequible y cómodo.
‐
Línea para niños: El producto les brinda mayor durabilidad y comodidad.
3.3.5 CAPACIDAD DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
La empresa está legalmente constituida, representada y administrada por el
Presidente y la Gerente General, todas las decisiones relacionadas a la
empresa en tomada en forma conjunta.
En la parte de laboratorios es el Presidente el que toma la responsabilidad en
la producción de lentes, el maneja todos los procesos internos de producción,
adquisición de insumos para el laboratorio, manejo de personalen el laboratorio
45 así como el mantenimiento de los locales, vehículos, en las importaciones de
maquinaria y en las nuevas tecnologías para los equipos.
El presidente es la persona encargada en realizar los controles de caja
diariamente de todas las ventas ya sean están en efectivo, cheque o tarjetas
de crédito.
En la actividad operativa es la Gerente la que maneja paso a paso la
documentación que debe ser entregada en la Superintendencia de Compañías,
en la legalización de registros de los egresos de dinero para el pago en el
extranjero por créditos con el Banco Central del Ecuador, es decir todo lo
relacionado en la tramitología externa de la empresa como en la adquisición
de mercadería de forma permanente.
La Gerente General se encarga de lo relacionado con la decoración de los
locales para que los clientes se sientan a gusto al momento de adquirir un
producto porque cuenta con un personal capacitado y también ella es la que
está encargada de la parte contable.
La empresa está formada por veinte y siete personas, de las cuales dos de
ellos son los propietarios y veinte entre personal administrativo, vendedores y
limpieza todos ellos en relación de dependencia y todos los beneficios de ley,
a su vez tiene cinco colaboradores externos como el contador, comisario,
personal del sistema informático, publicidad y relacionista público todos ellos
facturan por honorarios mensualmente.
3.3.6 CAPACIDAD DE GESTIÓN DE SERVICIO
El personal tiene el conocimiento para que desde el momento que recibe la
mercadería codificada y con los respectivos precios lo ponga en exhibición
según sus marcas y segmentos para que el cliente pueda seleccionar el
modelo de acorde a su necesidad.
46 En los consultorios se atienden a 30 pacientes diarios con 20 casos clínicos y
10 pacientes con el optómetra que son casos técnicos. Además, la atención es
directa a los clientes y cuentan con dos optómetras y un médico.
A nivel de almacén se atiende a 20 clientes diarios para adquirir su lente o gafa
y 40 clientes que retiran su producto terminado.
3.3.7 CAPACIDAD DE GESTIÓN DE INVENTARIOS
La empresa realiza reposición de sus productos o piezas que más rotaron y se
vendieron así como lamercadería nueva haciendo un análisis como cuáles son
las tendencias que están a la moda, cual es el referente en el mercado y cuál
es la aceptación del consumidor a través de su portafolio es decir sus
distribuidores.
Para comprobar cuál es el referente en el mercado se asiste a dos ferias
internacionales en los meses de abril y septiembre para ver las tendencias de
los nuevos productos, luego se compara con la preferencia local porque al
mercado le gusta lo que está a la moda y también se toma en cuenta lo que el
consumidor puede pagar concluyendo con la comodidad del producto de
acuerdo a la actividad que realiza el cliente.
La reposición se la realiza todos los meses de los productos que más se
vendieron, en los productos nuevos se la realiza cada 3 meses porque la
colección cambia 4 veces al año de acuerdo a las estaciones y a sus
segmentos y con una rotación de la mercadería de 3 meses.
En lo que respecta a los armazones la empresa no tiene bodega porque todo lo
que compra se exhibe en cambio si hablamos de la parte industrial del
laboratorio si existe bodega porque la materia prima está en percha lista para
producirse.
Con el producto que no roto es decir no se vendió se hacen descuentos el
primer año el 25%, el segundo año el 50% y al tercer año se da de baja la
47 producto en un inventario que se lleva ante un notario y se legaliza el
documento en donde consta que no vendió dicho producto y que ya no es parte
del inventario y de la exhibición en la empresa.
48 CA
APÍTULO IV
LEVAN
NTAMIENT
TO, INVEN
NTARIO Y ANÁLISIS
S DE PROC
CESOS
4.1. CADENA DE VALO
OR
GESTIÓ
ÓN ESTRA
ATÉGICA
CLIENTE EX
XTERNO
N
NECESIDAD
ES
SATIS
SFACCIÓN
Público en general
- Atención al clie
ente
‐ Producctos de calidad.
- Equipo
os de última te
ecnología
‐ Producttos innovadorres.
‐ Servicio
o de excelenciia.
‐ Entreega inmediata.
VENTAS
Ate
ención al clie
ente
Entrrega del prod
ducto
Abastecim
miento
Recepciión
Almacenam
miento
Codificac
ción
Importación
n
Reg
gulación
en aduana
a
Compra
as locales
Estudio de
d
mercad
do
Co
ontrol de inve
entario
Fa
acturación
Cobranzas
Exhibición del produccto
GESTIÓ
ÓN FINAN
NCIERA
Control prresupuestario
o
Contabilida
ad
Gestión
n de cartera
Gráfico Nºº 2 Organigra
ama gestión estratégica y financiera
4.2 INVENTAR
I
RIO DE PR
ROCESOS
S
49 Las diversas operaciones que se desarrollan en cada una de las tareas dentro
de la empresa son de comprensión de todo el personal, las mismas que se
vienen realizando en forma clara y precisa y de esta manera llegar a cumplir
todas las metas propuestas.
De esta manera lo que se obtiene es una buena organización en los procesos
obteniendo un buen control interno en donde haya reducción de tiempo en la
ejecución de cada proceso y nos minimice los cosos para la empresa dando
una imagen de calidad al cliente llegando a ellos con una información oportuna,
concreta y veraz.
La empresa al momento que cuenta con un control interno de sus
procedimientos
nos muestra los resultados obtenidos claramente, es ahí
donde se puede detectar cualquier inconsistencia en el proceso y en base a
ello enfocarnos en un análisis sobre las necesidades dando una solución que
favorezca a la empresa en el cumplimiento de metas y objetivos.
4.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES POR ÁREAS
4.3.1 PROCESO DE VENTAS
‐
Recepción de mercadería
‐
Exhibición del producto
‐
Agrupación del producto por marcas o por clases con su respectiva
segmentación.
‐
Atención al cliente desde el momento que sale de consulta médica con
su debida prescripción.
‐
Luego se le indica las opciones recomendadas por el facultativo.
50 ‐
Atención al cliente que busca adquirir gafas, se le indica los modelos y
se le hace ciertas recomendaciones por el vendedor.
‐
Se realiza un contrato en donde se detalla el costo, se deja un anticipo
del producto y se refleja el saldo pendiente.
‐
Al momento que retira el cliente su producto se le entrega la factura y se
procede a cobrar el saldo pendiente.
4.3.2 PROCESO DE COMPRAS
‐
Se obtiene un reporte de existencias del producto de los que hay y de lo
que no hay.
‐
Se pone en contacto con el proveedor y coordinan la visita.
‐
Revisan
y comparan los productos que van a pedir incluyendo los
nuevos.
‐
Se procede a realizar el pedido.
‐
Realizan el despacho de la mercadería en un periodo de tres días.
‐
Al momento de recibir el pedido se entrega a Contabilidad la factura para
su pronto pago.
‐
Se etiqueta el producto con su respectivo código y se entrega al
departamento de ventas para su debido almacenamiento o exhibición.
4.3.3 PROCESO DE IMPORTACIÓN
‐
Verificación del container con su respectiva documentación en las
ciudades de Quito y/o Guayaquil mediante un agente afianzado.
51 ‐
Recepción de la mercadería en la empresa después que haya pasado
por la aduana con su respectiva desaduanización.
‐
Revisión, validación y confirmación del producto de acuerdo al pedido
realizado ya en la empresa.
‐
Codificación del producto de acuerdo a la factura recibida y posterior en
un código de barras interno para colocar los precios de venta al público.
‐
Se procede a entregar la documentación al departamento contable para
realizar la liquidación pertinente de importación y para su futuro pago.
‐
Se entrega el producto al personal de ventas para su exhibición.
52 4.4 ANÁLISIS DE LOS PROCESOS
4.4.1 PROCESO DE VENTAS
El personal que se encuentra en el departamento de ventas recibe la
mercadería por medio de un documento llamado transferencia de bodega a su
vez firman la persona encargada de bodega y de ventas.
Con el conocimiento debido proceden a colocar en exhibición el producto por
sus diferentes marcas o segmentos.
Al momento de realizar la venta se lo puede realizar de diferentes maneras, la
primera a través de una consulta por el facultativo quien recomendará lo
necesario para el paciente y la segunda el cliente que ingresa a la óptica en
busca de un producto para su conveniencia.
Una vez que el cliente se ha decidido por el producto se le procede a realizar
un contrato en el cual se detalla el precio, el anticipo que es el 50% del costo
total, el tipo de producto y el saldo pendiente por cobrar, luego se hace la
entrega del producto o caso contrario se llama al cliente para que retire el
mismo.
Al finalizar el día se realiza un reporte de ventas en el sistema de lo que se ha
vendido, cobrado, anticipado y devuelto. Se entrega el reporte de ventas junto
con el dinero en efectivo, cheques y vouchers al Presidente de la empresa
quien verifica que las ventas con lo cobrado este correcto, una vez aprobado el
Presidente toma mando sobre el efectivo y si es necesario lo entrega, luego se
pasa al departamento contable los cheques para ser depositados y los
vouchers quedan pendientes de pago con su debida revisión con las facturas
de venta para su futuro pago por el banco en donde el departamento contable
realiza un monitoreo para ver si se a acreditado a la cuenta de la empresa los
RECAPS en donde dicha institución emite una retención del impuesto a la renta
y posterior la liquidación del pago en diferentes fechas.
53 El departamento contable procede a mayorizar las ventas del día y cuadra con
el reporte enviado por parte de las vendedoras.
4.4.2 PROCESO DE COMPRAS LOCALES
Al momento de realizar las compras locales la encargada de bodega imprime
del sistema un reporte de existencias de lo que se tiene en stock y de lo no
también, con esta información se pone en contacto con el proveedor para
coordinar una visita en donde con una lista se realiza una selección bien
definida de los productos que se van a pedir y de los modelos nuevos.
A continuación revisan y comprueban, proceden a realizar el pedido y en un
periodo no mayor a tres días nos despachan la mercadería en donde no
siempre llega lo que se pide, al momento de recibir el producto la encargada de
bodega revisa de una en una las piezas con la factura correspondiente, una
vez confirmado que todo este correcto se pasa la factura al departamento de
contabilidad para que se realice la retención debida, luego al Presidente para
su aprobación del pago y nuevamente al departamento de contabilidad para
girar el cheque y entregar al proveedor en cualquier día de la semana no se
tiene un día fijo para pagos.
Las compras locales son en un 70% de mercadería, se las realiza
mensualmente, los costos están entre 2.000 a 3.000 dólares por lo que la
empresa obtiene descuentos del 10%, 8% o el 5% por pronto pago lo cual no
es un beneficio para la empresa netamente sino mas para el cliente porque se
puede competir con el mercado porque la competencia tienen crédito.
4.4.3 PROCESO DE IMPORTACIÓN
La empresa importa un 30% de accesorios en los que es marcos y gafas que
se realiza una o dos veces al año mientras que el 90% corresponde a la
materia prima, suministros e insumos y el pedido se lo hace tres veces al año.
Para realizar una compra en el exterior primero se hace una proyección de lo
que se necesita en el sistema, se imprime un reporte de lo que se utilizó en los
54 últimos cuatro meses y se incluye un porcentaje para la producción de
productos nuevos, con estos datos el Presidente realiza una cotización al
extranjero para ver si es conveniente o no y si se esta de acuerdo se efectúa la
orden de pedido por correo electrónico.
Posterior empieza el proceso de importación en donde con la cotización que
nos enviaron se pide una póliza de seguro y nos proceden a despachar en un
tiempo de quince a treinta días, con el tramite pertinente en aduanas.
Para la desaduanización del producto la empresa tiene un agente afianzado el
cual lleva toda la documentación con la información de importación que se
recibió por correo electrónico
y luego se procede a realizar el trámite de
desaduanización en la que se paga los valores por impuestos, los cargos de
navieras o de aerolíneas, gatos internos de la aduana y luego se recibe la
mercadería que es enviada a Cuenca para la revisión física en la empresa.
La mercadería recibida es receptada en la bodega del laboratorio, es ahí donde
se verifica el producto, se ingresa en el sistema y se almacena en la bodega
para luego ser utilizado.
4.4.4 PROCESO DE PRODUCCIÓN
El proceso de producción comienza con las ventas, en donde el cliente solicita
su producto por la consulta recibida en la empresa por los facultativos o cliente
que viene de fuera a escoger el armazón o medida. El personal de ventas
emite la orden de trabajo o contrato y esto se envía a recepción del laboratorio
ya sea del armazón comprado en la empresa o propio de cliente y luego se
entrega al departamento de producción.
La persona encargada de producción con la orden de trabajo determina la
materia prima necesaria para cada artículo y solicita a la bodega del laboratorio
las bases es decir la materia prima para el proceso de fabricación.
El responsable del control de la bodega envía por escrito al departamento de
contabilidad el reporte de las bases es decir la materia prima que a utilizado y
55 en contabilidad revisan el contrato que se genero en el departamento de ventas
y se procese a dar de baja la materia prima utilizada en el sistema y se procede
a facturar.
El producto elaborado y ensamblado se manda a recepción de laboratorio en
done se registra y posteriormente se entrega al departamento de ventas para la
entrega al cliente.
56 4.5 DIAGRAMA Y SIMBOLOGÍA
Inicio / fin: Indica el inicio o final del
diagrama de flujo.
Operación / Actividad: Símbolo de
proceso, representa la realización de
una operación o actividad relativas a un
procedimiento.
Subproceso de información.
Decisión: Indica un punto dentro del flujo
en que son posibles varios caminos
alternativos.
Documento: Representa cualquier tipo
de documento que entre, se utilice, se
genere o salga del procedimiento.
Datos: Indica la entrada y salida de
datos.
Conector de página: Representa la
continuidad del diagrama en otra página.
Conector: Representa la continuidad del
diagrama dentro de la misma página.
Líneas de flujo de información: Indican el
sentido de la información obtenida y su
uso posterior en alguna subproceso
subsiguiente.
Tabla Nº 2 Diagramas y simbologías
57 4.5.1 SÍMBOLOS DE DEPARTAMENTOS
Gráfico Nº 3 Símbolos de departamentos
58 DIAGRAMA DE FLUJO DE VENTAS
Tabla Nº 3 Diagrama de flujo ventas
59 DIAGRAMA DE FLUJO DE COMPRAS
Tabla Nº 4 Diagrama de flujo compras
60 DIAGRAMA DE FLUJO DE IMPORTACIÓN
Tabla Nº 5 Diagrama de flujo de importación
61 DIAGRAMA DE FLUJO DE PRODUCCIÓN
Tabla Nº 6 Diagrama de flujo producción
62 4.6ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
4.6.1 PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LAENTREVISTA
ENTREVISTA DIRIGIDA A LA REPRESENTANTE DE LA EMPRESA
INDUSTRIAL ÓPTICA SÁNCHEZ
1. ¿Cuál es su nombre, cargo y antigüedad
actualmente en la empresa
Industrial Óptica Sánchez?
Análisis.
Su nombre es Patricia Sánchez de Cabrera, el cargo que
desempeña es de Gerente General, manifiesta además que la
empresa
Industrial Óptica Sánchez es una empresa familiar y como industrial tiene 26
años de constituida.
2.¿Conoce usted que es un manual de procedimientos?
Análisis. Como su nombre lo expresa, manual es una guía algo que nos
orienta como deberíamos proceder teniendo muy en cuenta lo que implica un
manual de procedimientos, y la palabra procedimientos es algo que nos enseña
cómo ir paso a paso de acuerdo a esa guía.
3. ¿En la actualidad la empresa Industrial Óptica Sánchez en qué medida se ha
venido planteando un manual de procedimientos?
Análisis. La empresa como tal no ha tenido un manual de procedimientos
establecido y respaldado de manera escrita, sin embargo por los años que la
empresa tiene en el mercado y la experiencia obtenida con el tiempo en la
elaboración de lentes, les ha dado la facilidad y la oportunidad de poder
desarrollar dichos procedimientos, de saber cómo se dan esos pasos, aunque
no se haya implementado un manual legalmente establecido.
4. ¿Cuál es su opinión sobre diseñar un manual de procedimientos para su
empresa?
Análisis. El diseñar un manual de procedimientos es este tiempo es total y
absolutamente necesario, las razones de no implementar un manual de
63 procedimientos en primera instancia se ha dadopor la antigüedad que tienen
los empleados en la empresa,en segundo lugar en la medida que la empresa
ha crecido, ellos han ido aprendiendo conjuntamente con el día a día los
cambios y la innovación dentro de las actividades de la organización, es por
ello que estoy de acuerdo que es completamente necesario y en este tiempo
tener sobre todo bien estipulado un manual de procedimientos de manera
clara.
5. ¿Considera usted que un manual de procedimientos mejoraría las funciones
del personal de su empresa?
Análisis. Claro que sí, porque en la práctica se ha podido experimentar que se
está cambiando o delegando ciertas funciones a personas que no tienen ese
cargo o función dentro de la empresa, como por ejemplo podemos comentar
que el jefe de bodega que presta sus servicios a la empresa por más de 28
años en la parte industrial, es decir es el encargado de sacar a la fabricación la
materia prima, como su labor no es continuo el trabajo él lo desarrolla por lo
general en la mañana, y es por eso que tiene tiempo disponible, por lo que se
le envía a realizar ciertas actividades de mensajería que no le competen, razón
por la cual es importante especificar su función.
6. ¿Qué opinión nos daría sobre la implementación de un manual de
procedimientos que tuviera como finalidad el desarrollo de las actividades
organizacionales?
Análisis.La Gerente de la empresa nos indica que su opinión es la mejor
opinión, porque es necesario y prioritario, esto nos ayudara a tener una mejor
organización dentro de la actividad y el quehacer diario dentro de la empresa,
en donde se tendrá un mejor orden y sobre todo un beneficio que se pueda
trabajar de mejor manera, aprovechar el tiempo porque es una organización
que trabaja con un número
estrictamente necesario de personal no tiene
personas que no sean necesarias para el desarrollo de la empresa, entonces al
poder contar con un manual de procedimientos nos ayudara a ser mucho más
efectivos, inclusive alargar el tiempo de las actividades, para que el personal se
pueda sentir mucho más cómodo, y nosotros como administradores mucho
más seguros que nuestro personal sea más efectivo y como resultado obtener
64 de mejor manera el operar en todas las áreas que incluyen las actividades, ya
que no somos únicamente una empresa comercializadora sino también una
pequeña industria.
65 4.6.2
2 PRESEN
NTACIÓN DE
D LOS RESULTAD
R
DOS DE LA
A ENCUES
STA
ENC
CUESTA DIRIGIDA
A A TOD
DO EL PERSONA
P
AL DE L
LA EMPR
RESA
INDU
USTRIAL ÓPTICA SÁNCHEZ
S
1. ¿C
Conoce ussted qué ess un manual de proce
edimientoss?
Tabla Nº 4.1 Preg
gunta 1. Perso
onal de la emp
presa
ALTERN
NATIVAS
FRECUENC
CIA
PORC
CENTAJE
S
SI
22
8
88%
NO
O
3
12%
Total
25
100
Fuentte: Encuesta al
a personal de
e la empresa
Elabo
orado por: Ka
arla Molina P.
12%
SI
88%
NO
Gráfic
co Nº 4Repressentación porcentual sobre el conocimien
nto de un man
nual de proced
dimientos.
Análisis. De las 25 pe
ersonas encuestada
e
as, 22 corrresponden
n al 88% que
ocen un manual
m
de procedimiientos y 3 que corre
esponde a
al 12% que no
cono
sabe
en lo que es
e un manu
ual de proccedimiento
os.
Interrpretación
n. En concordancia con la pregunta planteada
p
sse llega como
c
concclusión qu
ue la mayor parte del pers
sonal de la empre
esa tienen
n un
cono
ocimiento de
d lo que es un man
nual de prrocedimien
ntos, pero hace falta más
inforrmación so
obre el tem
ma.
66 2. ¿C
Cuál de lo
os siguiente
es aspecto
os ayudaríía en la em
mpresa la elaboració
ón de
un manual
m
de procedimie
entos?
Tabla Nº 4.2 Preg
gunta 2. Perso
onal de la emp
presa
ALTERN
NATIVAS
FRECUENC
CIA
PORC
CENTAJE
EFICIE
ENCIA
12
4
48%
CALIDAD
8
3
32%
AGILIIDAD
5
2
20%
Total
25
100
Fuentte: Encuesta al
a personal de
e la empresa
Elabo
orado por: Ka
arla Molina P.
20%
48
8%
Eficiencia
Calidad
32%
Agilidad
Gráfic
co Nº 5Representación porcenttual sobre qué aspectos
a
ayudaría la elaboració
ón de un manua
al de procedimie
entos.
s, 12 corre
esponden al 48% qu
ue la
Análisis. De las 25 perrsonas encuestadas
eficie
encia ayu
udaría a elaborar un man
nual de procedimie
entos, 8 que
corre
esponden
c
ay
yudaría a elaborar un manua
al de
al 32% que la calidad
proccedimientoss y 5 que correspon
nde al 20%
% que la agilidad
a
se
ería un asp
pecto
que ayudaría a elaborar un manual de proced
dimientos.
Interrpretación
n. De acue
erdo a la pregunta
p
se determin
na que la e
eficiencia es el
aspe
ecto más importan
nte al momento
m
de
d implem
mentar un
n manual de
proccedimientoss en la em
mpresa, pe
ero sin emb
brago la ca
alidad y la
a agilidad viene
v
de la
a mano para dicha im
mplementación.
67 3. ¿C
Cómo considera usted la imple
ementación de un manual
m
de p
procedimie
entos
para
a la empressa?
Tabla Nº 4.3 Preg
gunta 3. Perso
onal de la emp
presa
ALTERNA
ATIVAS
FRECUEN
NCIA
PORCENTAJE
MUY IMPO
ORTANTE
16
64%
IMPORT
TANTE
9
36%
NADA IMPO
ORTANTE
0
0%
Tottal
25
100
Fuentte: Encuesta al
a personal de
e la empresa
Elabo
orado por: Ka
arla Molina P.
0%
36%
%
MUY IM
MPORTANTE
64%
IMPOR
RTANTE
NADA IIMPORTANTE
Gráfic
co Nº 6 Represe
entación porcen
ntual sobre como
o consideran la implementación de un manuall de procedimientos.
ersonas encuestada
e
as, 16 corrresponden
n al 64% que
Análisis. De las 25 pe
conssideran
m
muy
impo
ortante
la
implem
mentación
de
un
manual
de
proccedimientoss, 9 que correspond
c
den al 36%
% consideran que ess importan
nte la
implementació
ón de un manual
m
de
e procedim
mientos y nadie del personal que
corre
esponde al
a 0% que no
n es nada
a importantte dicha im
mplementacción.
Interrpretación
n. En relacción a la pregunta un
n gran porrcentaje de
el personal nos
indicca que es muy imporrtante e im
mportante la
a impleme
entación de
e un manual de
proccedimientoss en la em
mpresa.
68 4. Considera usted
u
que una
u adecuada estruc
ctura organ
nizacional en la emp
presa
niría bien sus
s funcion
nes.
defin
Tab
bla Nº4.4 Preg
gunta 4. Perso
onal de la emp
presa
ALTERNA
ATIVAS
FRECUEN
NCIA
PORCENTAJE
SI
25
100%
NO
O
0
0%
Tottal
25
100
Fuentte: Encuesta al
a personal de
e la empresa
Elabo
orado por: Ka
arla Molina P.
0%
SI
NO
100%
Gráfic
co Nº 7Representación porcenttual sobre una buena
b
estructura
a organizaciona
al define bien las funciones.
Análisis. De la
as 25 perssonas encu
uestadas, 25
2 corresp
ponden al 100% está
án de
acue
erdo que una
u buena estructura
a organizac
cional defin
nirá bien ccada una de las
funcciones del personal.
p
Interrpretación
n. En la presente
p
pregunta se
e llega a determina
ar que un gran
porccentaje del personal de la emp
presa coinc
cide que con
c una bu
uena estructura
orga
anizacionall cada uno
o va a tene
er bien esta
ablecida su función, por lo tanto se
proccede de acuerdo a la investigacción se dise
eñe un ma
anual de prrocedimien
ntos.
69 5. ¿C
Cree usted
d que la ca
arencia de
e un manua
al de proce
edimientoss incide en
n una
inadecuada esstructura orrganizacional?
Tabla Nº 4.5 Preg
gunta 5. Perso
onal de la emp
presa
ALTERNA
ATIVAS
FRECUEN
NCIA
PORCENTAJE
SI
25
100%
NO
O
0
0%
Tottal
25
100
Fuentte: Encuesta al
a personal de
e la empresa
Elabo
orado por: Ka
arla Molina P.
0%
SI
NO
100%
Gráfic
co Nº 8Representación porcenttual sobre una in
nadecuada estrructura organiza
acional.
Análisis. De la
as 25 perssonas encu
uestadas, 25
2 corresp
ponden al 100% está
án de
erdo que la
a falta de un
u manual de proced
dimientos incide en u
una inadecuada
acue
orga
anización de
d funcione
es al mome
ento de cru
uzar inform
mación
n. De acue
erdo a la pregunta planteada
p
usión
Interrpretación
se llega a la conclu
que todo el personal de la empresa
e
conoce
c
que sin u
un manua
al de
proccedimientoss los pro
ocesos y las funciones de la organiización no
o se
ejecutaran de la manera correcta.
70 6. ¿L
La causa de
d un mal manejo
m
en
n los docum
mentos e información
n se debe a la
falta de una bu
uena organ
nización en
n la empresa?
Tabla Nº 4.6 Preg
gunta 6. Perso
onal de la emp
presa
ALTERNA
ATIVAS
FREC
CUENCIA
PORCENT
TAJE
EN
N TOTAL DESACUERDO
O
0
0%
EN DESAC
CUERDO
3
12%
DE ACUERDO
13
52%
TOT
TALMENTE DE
D ACUERD
DO
9
36%
Tota
al
25
100
Fuentte: Encuesta al
a personal de
e la empresa
Elabo
orado por: Ka
arla Molina P.
0%
12%
36%
EN TOTAL DESAC
CUERDO
EN DESACUERDO
O
DE ACUERDO
52%
TOTTALMENTE DEE ACUERDO
Gráfic
co Nº 9Representación porcenttual sobre si un mal manejo en la información se debe a la fallta de organizac
ción.
Análisis. De las
l 25 perrsonas enccuestadas,, 3 corresp
ponden al 12% está
án en
desa
que están
acuerdo, 13 que corrresponden al 52% consideran
c
n de acuerdo y
9 qu
ue correspo
onden al 36%
3
que manifiestan
m
que la faltta de organización afecta
el manejo de documenta
d
ación e info
ormación.
Interrpretación
n. En relacción a la pregunta
p
planteada se
s saca co
omo conclu
usión
que la empressa necesitta una org
ganización con sus objetivos bien defin
nidos,
para
a que los re
esultados beneficien
b
al emplea
ado y a la empresa.
e
71 CAPÍTULO V
PROPUESTA DE ESTRUCTURACIÓN DE FUNCIONES y PROCESOS
ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES
5.1 IMPORTANCIA
Un manual de procedimientos en la empresa Industrial Óptica Sánchez es
importante porque contiene información necesaria para realizar de manera
eficiente y oportuna las tareas o actividades operativas encomendadas a cada
uno de los departamentos, el cual permitirá agilizar los procesos contables y
administrativos y lograr los objetivos y metas propuestos.
La estructuración delas funciones y de los procesos permitirá que el personal
de la empresa tenga claro la ejecución de sus labores optimizando los
recursos, consiguiendo evitar desajustes en la información y tener una guía del
desarrollo de las actividades para el personal nuevo.
Además es una herramienta indispensable en el proceso operativo de las
diversas funciones que desarrolla los diferentes departamentos
para una
adecuada estructuración en la organización empresarial.
Un manual de procedimientos contiene un texto que indica las diversas
políticas y procedimientos al ejecutar el trabajo o actividad, con ilustraciones en
base de diagramas, cuadros,
dibujos para explicar la información, incluye
normas legales, reglamentarias y administrativas que se han establecido en lo
largo del tiempo y su relación con las funciones y procedimientos y de la
manera en que se encuentra organizada la empresa.
Al momento de que la empresa disponga de un manual de procedimientos este
deberá estar sujeto a revisiones periódicas, ajustando a la necesidad de la
empresa que va evolucionando constantemente, se debe reformar de acuerdo
al crecimiento de la misma, con el surgir de nuevas ideas que ayuden a mejorar
la eficiencia de la empresa.
72 5.2OBJETIVOS DE FUNCIONES Y PROCESOS A ALCANZAR
CALIDAD
Funciones bien definidas claras y precisas en el manejo del control interno.
EFICIENCIA
Agilita un mejor manejo de la informacióncon las funciones y minimiza los
procesos.
BENEFICIO
Disminución de costos en el personal y el tiempo en las actividades.
5.3 CALIDAD EMPRESARIAL
La calidad dentro de una organización es el compromiso del elemento humano,
la misma que brinda satisfacción al cliente en el servicio con una mejora
continua, por lo que se cuenta con un personal competente y comprometido en
un área bien definida.1
5.4 EFICIENCA EMPRESARIAL
La eficiencia se la define como la capacidad de disponer de algo o de alguien
para hacer cumplir un objetivo propuesto o alcanzar una meta en el menor
tiempo posible y optimizando los recursos.2
___________________
1
www.calidadempresarial.com
2
es.wikipedia.org/wiki/eficiencia
73 5.5 BENEFICIO EMPRESARIAL
El beneficio nos ayuda con la identificación de las tareas o trabajos que realiza
cada puesto, con el conocimiento claro desde donde empieza hasta donde
termina las responsabilidades de cada función, la empresa aumenta la
capacidad de reacción ante un cambio.3
5.6 BENEFICIARIOS
Directos
 Gerente General
 Gerente Administrativo-Financiero
 Contador
 Asistente Contable
 Ventas
 Bodega
Indirectos
 Clientes
 Proveedores locales
 Proveedores de importación
___________________
3
www.emagister.com
74 5.7 ORGANIG
GRAMA ESTRUCT
TURAL EMPRESA INDUSTR
RIAL ÓPT
TICA
NCHEZ
SÁN
Gerencia General
Jefe de Ventas
Gereencia Admin
nistrativa y Financieera
Bodegga
C
Contabilidad
d
Imporrtaciones
Gráfico
o Nº 10 Orga
anigrama esttructural emp
presa Industrrial Óptica Sánchez
E
Elaborado po
or: Karla Molina P. 75 5.8
ORGANIIGRAMA
FUNCIONAL
EM
MPRESA
INDUSTR
RIAL
ÓPT
TICA
NCHEZ
SÁN
Geerencia General
Representante leggal y jud
dicial de la emp
presa
Jefe de V
Ventas
Gerenciia Administraativa y Financciera
Facturación y aatención a l clientte
Orgaaniza y controlaa las actividades financieeras
Bodegga
Contabilidad
Imporrtaciones
Reggistro de ingreeso y salida de mercad
deria
Sup
pervisión del ssistema contable
Coordinación
n de operacion de impo
ortación
Gráficco Nº 11 Org
ganigrama funcional empresa Industriial Óptica Sá
ánchez
E
Elaborado po
or: Karla Molina P. 76 5.9
ORGANIIGRAMA
POSICIO
ONAL
EM
MPRESA
INDUSTR
RIAL
ÓPT
TICA
NCHEZ
SÁN
Gerrencia Gene
eral
Sraa. Patricia Sánch
hez Jefe de Ventas
Gerencia Administrativa y Financiera
Srr. Juan Sáncheez Sra. Glad
dys Avila Jefe de Bo
odega
Sra. Caty A
Asencio
Contaabilidad
Imp
portacioness
Con
ntador:
Sra. IIvana Sánchezz
Ing. Gusstavo León
Asistente
e Contable:
Sra. An
ndrea Arpi
Gráfico Nº 12 Orga
anigrama po
osicional emp
presa Industrrial Óptica Sá
ánchez E
Elaborado po
or: Karla Molina P. 77 EMPRESA INDUSTRIAL ÓPTICA SÁNCHEZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES Y ADMINISTRATIVOS
EMISIÓN
15/12/2012
REVISIÓN
15/01/2013
N° REV.
01
5.10 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Descripción de funciones
Documento
Gerente Administrativo - Financiero
Nombre del cargo
Administrativa
Área:
OBJETIVO DEL CARGO
 Es el manejo óptimo de los recursos humanos, físicos y financieros que
forman parte de la empresa en sus diferentes áreas relacionadas.
FUNCIONES
 Organizar, dirigir, controlar todas las actividades administrativas y
financieras de la empresa.
 Elaborar y redactar informes correspondientes a cada departamento.
 Autorización para firmar cheques de la empresa.
 Encargado/a
de la parte administrativa en relación con los recursos
humanos, roles de pago, descuentos, préstamos, vacaciones, etc.
 Decisión y aprobación del ingreso de un nuevo producto o materia prima
al mercado.
 Elaboración de reportes financieros de los departamentos involucrados
en el movimiento de la empresa.
PERFIL
Edad: Entre 30 a 35 años
Sexo: Hombre – Mujer
Estudios Profesionales: Administración y/o carreras afines
Experiencia: Actividades del cargo
ACTITUDES
 Buen sentido de responsabilidad y honorabilidad
 Capacidad de organización
 Coordinar grupos de trabajos
 Capacidad en la toma de decisiones
 Liderazgo, con motivación para dirigir
Elaborado por:
Karla Molina P.
Revisado por:
Dra. María Angélica García.
78 Aprobado por:
Patricia Sánchez.
EMPRESA INDUSTRIAL ÓPTICA SÁNCHEZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES Y ADMINISTRATIVOS
EMISIÓN
15/12/2012
REVISIÓN
15/01/2013
N° REV.
01
Descripción de funciones
Documento
Gerente General
Nombre del cargo
Administrativa
Área:
OBJETIVO DEL CARGO
 Motivar una gestión en los procesos que permitan ejecutar acciones con
el cumplimiento de los objetivos propuestos para llegar a la eficiencia y
calidad de los servicios
FUNCIONES
 Organizar, dirigir, controlar todas las actividades administrativas y
financieras d la empresa.
 Mantener una buena relación con los clientes y proveedores para un
buen funcionamiento de la empresa.
 Evaluar periódicamente la eficiencia, eficacia y calidad del desempeño
de los objetivos de las diferentes áreas.
 Ejercer la representación jurídica de la empresa y controlar el
cumplimiento de sus leyes.
 Preparar y ejecutar el presupuesto y proponer modificaciones al mismo.
 Decidir al respecto de contratar, seleccionar y ubicar al personal de
acuerdo a su cargo.
 Analizar los problemas de la empresa en lo que respecta a la parte
financiera, administrativa y del personal.
PERFIL
Edad: Entre 30 a 35 años
Sexo: Hombre – Mujer
Estudios Profesionales: Administración y/o carreras afines
Experiencia: Actividades del cargo
ACTITUDES
 Trabajar en equipo con actitud de líder
 Tener don de mando
 Iniciativa propia y capacidad en la toma de decisiones
Elaborado por:
Karla Molina P.
Revisado por:
Dra. María Angélica García.
79 Aprobado por:
Patricia Sánchez.
EMPRESA INDUSTRIAL ÓPTICA SÁNCHEZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES Y ADMINISTRATIVOS
EMISIÓN
15/12/2012
REVISIÓN
15/01/2013
N° REV.
01
Descripción de funciones
Documento
Contador
Nombre del cargo
Contable
Área:
OBJETIVO DEL CARGO
 Elaborar los estados financieros de la empresa, así como garantizar la
validez y confiabilidad de los mismos.
FUNCIONES
 Registrar las transacciones financieras.
 Realizar periódicamente informes de los estados financieros.
 Apoyar el proceso de planificación elaboración del presupuesto.
 Codificar las cuentas de acuerdo a los procesos establecidos.
 Declaración de impuestos mensuales.
 Establecer las medidas relacionadas
de los gastos deducibles y su
aplicación a los directivos y empleados de la empresa.
 Revisar y firmar conciliaciones bancarias.
 Realizar la contabilización mensual de depreciaciones y provisiones.
 Realizar cierres contables mensualmente.
 Efectuar análisis especiales solicitados por la Gerencia.
PERFIL
Edad: Entre 30 a 35 años
Sexo: Hombre – Mujer
Estudios Profesionales: Contador público autorizado
Experiencia: Mínimo de 4 años como contador de una empresa.
ACTITUDES
 Responsabilidad
 Capacidad y criterio en la toma de decisiones
 Habilidad numérica
 Analítico
 Buena organización
Elaborado por:
Karla Molina P.
Revisado por:
Dra. María Angélica García.
80 Aprobado por:
Patricia Sánchez.
EMPRESA INDUSTRIAL ÓPTICA SÁNCHEZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES Y ADMINISTRATIVOS
EMISIÓN
15/12/2012
REVISIÓN
15/01/2013
N° REV.
01
Descripción de funciones
Documento
Asistente Contable
Nombre del cargo
Contable
Área:
OBJETIVO DEL CARGO
 Efectuar asientos contables de las diferentes cuentas, registrando
documentos con el fin de mantener al día los movimientos que tiene la
empresa.
FUNCIONES
 Recibe, clasifica y efectúa el registro contable de los documentos.
 Archiva documentos contables para uso y control interno.
 Elabora y verifica los ingresos y gastos.
 Revisa y verifica las planillas de impuestos.
 Elaboración de roles de pago.
 Elaboración de conciliaciones bancarias.
 Cuadre de módulos de cartera con contabilidad.
 Guardar la confiabilidad que se genera en el sistema contable.
 Registrar mensualmente notas de débito y notas de crédito.
 Realizar reposición de fondo rotativo.
 Realizar anexos transaccionales.
PERFIL
Edad: mayor de 20 años
Sexo: Hombre / Mujer
Estudios Profesionales: Auxiliar contable con estudios afines a la carrera de
contabilidad.
Experiencia: Mínimo de 2años en el manejo de programas contables.
ACTITUDES
 Demostrar habilidades en el manejo de software.
 Debe ser una persona honesta, responsable y cumplidora con las
labores encomendadas.
 Capacidad para resolver problemas
Elaborado por:
Karla Molina P.
Revisado por:
Dra. María Angélica García.
81 Aprobado por:
Patricia Sánchez.
EMPRESA INDUSTRIAL ÓPTICA SÁNCHEZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES Y ADMINISTRATIVOS
EMISIÓN
15/12/2012
REVISIÓN
15/01/2013
N° REV.
01
Descripción de funciones
Documento
Jefe de Bodega
Nombre del cargo
Administrativa
Área:
OBJETIVO DEL CARGO
 Es responsable de la ejecución de recepción de mercadería, así como
controlar el mantenimiento de inventario tanto físico como en el sistema.
FUNCIONES
 Tener un control de inventario diario.
 Realizar la recepción de productos que ingresan a la empresa en el
sistema.
 Elaborar reportes de ingreso y salida de materia prima al departamento
competente.
 Codificación de la materia prima.
 Recepción de pedidos.
 Despacho y firma de documentos al entregar la materia prima.
 Colocación de la materia prima o insumos en los percheros.
PERFIL
Edad: Entre 18 a 35 años
Sexo: Hombre / Mujer
Estudios Profesionales: Título de bachiller
Experiencia: Mínimo de 1 año en labores de bodega.
ACTITUDES
 Responsable
 Ordenado y organizado
 Buen manejo de relaciones interpersonales
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Karla Molina P.
Revisado por:
Dra. María Angélica García.
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Descripción de funciones
Documento
Vendedor
Nombre del cargo
Ventas
Área:
OBJETIVO DEL CARGO
 Dar a conocer a los clientes los productos que tiene la empresa y dar
alternativas de compra de acuerdo a la necesidad del cliente.
FUNCIONES
 Conocer los productos, su utilización de acuerdo a la función de la
actividad que realiza el cliente.
 Negociar y llegar a un acuerdo para la venta del producto.
 Organizar su tiempo.
 Dedicarse por completo a cada cliente.
 Asesorar al cliente sobre la compra de producto y como utilizarlo.
 Realizar el cierre diario de las ventas realizadas.
 Elaborar el contrato de la venta con todas las indicaciones establecidas.
 Mantiene el local de manera ordenada y limpia, para dar una imagen
impecable a los clientes.
PERFIL
Edad: A partir de 20 años
Sexo: Hombre / Mujer
Estudios Profesionales: Bachiller en comercio o administración
Experiencia: Mínimo de 1 año en puestos similares
ACTITUDES
 Compromiso
 Entusiasmo y dinamismo
 Responsabilidad
 Honradez
 Paciencia
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Revisado por:
Dra. María Angélica García.
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Descripción de funciones
Documento
Jefe de Importaciones
Nombre del cargo
Administrativa
Área:
OBJETIVO DEL CARGO
 Llevar con responsabilidad la planeación, control y ejecución de todo lo
relacionado con el área de importaciones para obtener un correcto
funcionamiento en la empresa.
FUNCIONES
 Analizar y aplicar las partidas arancelarias establecidas a la materia
prima o insumos que serán importados.
 Preparar los registros para obtener la autorización de la importación.
 Elaborar un registro de toda la información necesaria.
 Preparar los documentos necesarios para la nacionalización y/o
desaduanización de la materia prima o insumos importados.
 Realizar la coordinación de la importación con el agente afianzado de
aduanas.
 Solicitar la cotización y realizar la negociación con los proveedores del
extranjero.
 Revisar la mercadería una vez que la mercadería llegue a la empresa.
 Contratar el agente afianzado de aduanas, así como el transporte.
PERFIL
Edad: Entre 30 a 35 años
Sexo: Hombre / Mujer
Estudios
Profesionales:
Administrador
de
empresas
y/o
negocios
internacionales o afines.
Experiencia: 4 años en cargos administrativos o afines.
ACTITUDES
 Capacidad en la toma de decisiones y confidencialidad en la información
 Capacidad para relacionarse
 Aprovechamiento de recursos
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5.11 DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
NOMBRE DEL PROCESO
VENTAS
RESPONSABLES
Departamento de Ventas, Contabilidad y Clientes
OBJETIVO Establecer los pasos a seguir para facturar el producto con el fin
de cumplir las políticas administrativas y financieras de la empresa.
ALCANCE Comprende el procedimiento y las instrucciones de la venta del
producto, tomando en cuenta la forma de pago y los documentos involucrados
en este proceso.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1. Verifica la disponibilidad de los productos para la
venta.
2. El vendedor ofrece al cliente el producto que
dispone la empresa y la forma de pago.
3. Emite la
orden de pedido en el cual se
especificara el producto, el valor total y el saldo.
4. El cliente especifica el pedido que realizara.
5. Recibe la orden de pedido.
RESPONSABLE
Vendedor
Vendedor
Vendedor
Vendedor
Jefe de Bodega
6. Se da de baja del sistema la materia prima
utilizada y se procede a aprobar la facturación.
7. Se realiza el cobro del 50% como anticipo o el
pago total en efectivo.
Jefe de Bodega
Asistente Contable
8. Emite la factura al cliente.
Asistente Contable
9. Cobro total de la factura.
Asistente Contable
10. Se elabora el comprobante de ingreso de la
venta.
11. Se procede a archivar la documentación.
Elaborado por:
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Revisado por:
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85 Asistente Contable
Asistente Contable
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12. Se revisa y aprueba los registros contables.
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Contador
5.11.1 POLÍTICAS DE VENTAS
 Atender cordialmente a los clientes.
 El Gerente General es quien autoriza y aprueba los descuentos en los
productos destinados para la venta.
 Una vez realizada la venta del producto al cliente esta debe estar de
acuerdo a las características que solicito en el momento de la venta para
no tener problemas futuros y estar sujetos a las condiciones expuestas
en el contrato u orden de pedido.
 La empresa cobra al cliente el 50% de anticipo del pedido solicitado y la
entrega del producto se
recepta pagos a contado o con tarjeta de
crédito.
Elaborado por:
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Revisado por:
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5.11.1.1FLUJOGRAMAS DEL PROCESO DE VENTAS
Elaborado por:
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Revisado por:
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COMPRAS
RESPONSABLES
Gerente Administrativa-Financiera, Contador, Asistente Contable, Contador
OBJETIVO Establecer y definir la adquisición de productos o materia
prima,requeridas de manera ágil, oportuna y eficaz.
ALCANCE Inicia con la necesidad de adquirir el producto y termina con la
adquisición del producto.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1. Realizar el requerimiento del producto o materia
prima debe completar una solicitud de compra.
2. Se recibe la autorización del requerimiento del
producto o materia prima.
RESPONSABLE
Jefe de Bodega
Gerente
Administrativo
3. Se solicita cotizaciones en la que se detallara los
productos, los precios, fecha de entrega y el crédito.
4. Nos emiten la proforma solicitada
Gerente
Administrativo
Proveedor
5. Aceptadala cotización se realiza la solicitud de
compras.
Gerente
Administrativo
6. Envía el producto solicitado.
Proveedor
7. Se recibe el producto o materia prima con la factura
correspondiente.
Jefe de bodega
8. Ingresa la factura al sistema contable.
Asistente Contable
9. Se emite el comprobante de retención.
Asistente Contable
10. Se elabora el comprobante de compras.
Asistente Contable
11. Se aprueba las transacciones contables.
Contador
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5.11.2 POLÍTICAS DE COMPRAS
 Mantener una rotación en los productos.
 Cuidar los niveles de calidad de los productos.
 Atender oportunamente a los proveedores locales como internacionales.
 Negociar descuentos y condiciones de pago.
 Verificar el cumplimiento de las órdenes de compra de acuerdo a las
fechas, cantidades y calidades.
 Al momento de adquirir la mercadería el pago al proveedor se lo
realizara al contado excepto las compras de mercadería importada que
serán a crédito.
 Cuidar la duplicidad de los productos que no tuvieron movimiento para
que no afecte el inventario.
Elaborado por:
Karla Molina P.
Revisado por:
Dra. María Angélica García.
89 Aprobado por:
Patricia Sánchez.
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5.11.2.1FLUJOGRAMAS DEL PROCESO DE COMPRAS
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Revisado por:
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PAGO A PROVEEDORES
RESPONSABLES
Gerente General, Gerente Administrativo-Financiero, Asistente Contable,
Contador
OBJETIVO
Efectuar el pago de una manera eficaz al proveedor.
ALCANCE
Inicia con la recepción de la factura una vez aprobado el producto
recibido para finalmente realizar el pago.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1. Se recibe la factura del proveedor y se ingresa en
el sistema.
2. Se realiza la retención correspondiente.
3. Se entregan las facturas con sus respectivos
comprobantes de compras y retenciones para la
aprobación del pago.
4. Se autoriza el pago a los proveedores.
5. Recibida la aprobación de los pagos se emite el
cheque correspondiente.
6. Se firma los cheques y el comprobante para
proceder al pago.
RESPONSABLE
Asistente Contable
Asistente Contable
Gerente
Administrativo/Financiero
Gerente
Administrativo/Financiero
Asistente Contable
Gerente
Administrativo/Financiero
7. Se realiza el pago al proveedor entregando el
cheque y a su vez queda una firma de la persona
Asistente Contable
quien recibe el pago de parte del proveedor.
8. Se procede archivar el comprobante de pagos
con la factura de compra, la retención y el
Asistente Contable
comprobante de egreso de bancos.
9. Aprueba los registros contables.
Elaborado por:
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Contador
Revisado por:
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5.11.3 POLÍTICAS DE PAGO A PROVEEDORES
 La forma de pago a los proveedores es a contado durante los primeros
15 días de hacer recibido la factura.
 Asegurarse que la retención de impuestos se ha entregado al proveedor
dentro de los 5 días de recibida la factura como manda la ley tributaria.
 Comprobar que la mercadería solicitada cumpla con el tiempo
establecido con el proveedor.
 Los días de pagos se realizara los días Viernes de 9:00am a 13:00pm y
de 3:00pm a 19:00pm, quedando como constancia la firma de la persona
que retira el pago así como el sello de la empresa que recibe el pago.
 Los pagos se realizaran solamente en cheques, a nombre de la empresa
o persona a la que se le solicito la compra.
Elaborado por:
Karla Molina P.
Revisado por:
Dra. María Angélica García.
92 Aprobado por:
Patricia Sánchez.
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01
5.11.3.1FLUJOGRAMAS DEL PROCESO PAGO A PROVEEDORES
Elaborado por:
Karla Molina P.
Revisado por:
Dra. María Angélica García.
Aprobado por:
Patricia Sánchez.
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NOMBRE DEL PROCESO
ADQUISICION DE MERCADERIA IMPORTADA
RESPONSABLES
Gerente General, Jefe de bodega, Asistente Contable, Contador, Agente
Afianzado
OBJETIVO
Recibir la materia prima o insumos para luego ser entrega al
cliente de una manera eficiente.
ALCANCE
Ejecutar el proceso de compras importadas para la venta del
producto con una entrega rápida y a su vez la compra de la materia prima o
insumos para su elaboración.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
RESPONSABLE
1. Se elabora una solicitud de la mercadería que
hace falta en la bodega de acuerdo a un reporte de
Jefe de Bodega
existencias.
2. Realiza la solicitud de compra de acuerdo al
reporte.
3. Se procede a pedir la cotización para el pedido.
4. Se aprueba la cotización y se realiza el pedido al
proveedor.
5. Nos emiten la proforma de acuerdo a lo
solicitado.
6. Envía la mercadería solicitada.
trámite de desaduanización.
8. Verifica que la documentación este completa.
9. Realiza el trámite pertinente para la salida de
mercadería de aduanas.
Revisado por:
Dra. María Angélica García.
94 Gerente Administrativo
Gerente Administrativo
Proveedor
Proveedor
7. Se envía la documentación para realizar el
Elaborado por:
Karla Molina P.
Jefe de Bodega
Asistente Contable
Agente Afianzado
Agente Afianzado
Aprobado por:
Patricia Sánchez.
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10. Recepta y verifica la mercadería.
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Jefe de Bodega
11. Recibe la factura para proceder a contabilizar.
12. Se emite el comprobante de egreso de compras
con el cheque respectivo.
12. Archiva los comprobantes respectivamente.
Asistente Contable
Asistente Contable
Asistente Contable
5.11.4 POLÍTICAS DE IMPORTACIÓN
 Aranceles
 Regímenes especiales
 Normas comerciales
 Licencias de importación
 Prohibiciones
Elaborado por:
Karla Molina P.
Revisado por:
Dra. María Angélica García.
95 N° REV.
01
Aprobado por:
Patricia Sánchez.
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5.11.4.1 FLUJOGRAMAS DEL PROCESO DE IMPORTACIONES
Elaborado por:
Karla Molina P.
Revisado por:
Dra. María Angélica García.
96 Aprobado por:
Patricia Sánchez.
N° REV.
01
CAPÍTULO VI
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 CONCLUSIONES
‐
La carencia de un manual de procedimientos en la empresa Industrial
Óptica Sánchez origina varias equivocacionesen el manejo del flujo de
información durante eldesarrollo de las actividades en las diferentes
áreas,ya que no cuentan con los procedimientos necesarios para la
ejecución de sus funciones, y de esta manera no cumplir con los
objetivos propuestos.
‐
Además como conclusión puedo manifestar que una buena organización
administrativa permite que se defina el grado de responsabilidad del
personal que labora en la empresa, con la finalidad de lograr la eficiencia
en el desempeño de los procesos optimizando recursos.
‐
Con la implementación de un manual de procedimientos en la empresa
se realizara revisiones periódicas para comprobar que los procesos se
cumplan y obtener resultados favorables en la organización y
estructuración de la empresa.
‐
La falta de diseño gráfico (diagramas de flujo) en la elaboración de los
procesos y las funciones establece una dificultad en el aprendizaje en el
desarrollo de los mismos.
97 5.2 RECOMENDACIONES
‐
Con la aplicación de un manual de procedimientos lograremos un
profesionalismo que como empresa ambiciona conseguir el éxito
deseado.
‐
También recomendamos que es imprescindible verificar y comprobar el
grado de responsabilidad del personal al momento de construir un
manual de procedimientos, así como también lograr optimizar los
recursos minimizando los tiempos en la ejecución de las tareas dando
como resultado una mayor eficiencia.
‐
Con el diseño de un manual de procedimientos lograremos controlar
periódicamente el desarrollo de los procesos y una mejora permanente
en la organización de la empresa.
‐
Con
los
diagramas
de
flujo
del
manual
de
procedimientos
conseguiremos una mayor comprensión para detectar los errores que se
puedan manifestar al momento de ejecutar un proceso o una función;
además permitirá determinar ajustes y cambios necesarios en el control
interno de la empresa Industrial Óptica Sánchez.
98 BIBLIOGRAFÍA
‐ FRANKLIN, Enrique Benjamín, “Auditoria Administrativa”, McGraw Hill
Interamericana Editoriales S.A De C.V, México, 2001
‐ GÓMEZ CEJA, Guillermo,
“Sistemas administrativos”, México, Mc. Graw
Hill, 1997.
‐ HARRRINGTON, H. James. (1993). Mejoramiento de los procesos de la
empresa. Editorial Mc.Graw Hill Interamericana, S.A. México.
‐ JAMES, GIBSON. John, Ivancevich& James, Donnelly (Jr.) (2003) Las
Organizaciones:
Comportamiento,
Estructura
y
Procesos.
Ediciones
Mc.Graw Hill, Décima Edición, México.
‐ MENDEZ A, Carlos E, “Metodología Diseño y desarrollo del proceso de
investigación”, Tercera Edición, Mc. Graw Hill. 2006
‐ MENGUZZATO, M &Renau, J.J.; 1991, La Dirección Estratégica de la
Empresa: Un enfoque innovador del Management, Ariel Economía.
‐ MINTZBERG, H., Diseño de organizaciones eficientes, México, 2º Edición,
2º reimp. Buenos Aires. El Ateneo.
‐
99 ANEXOS
1. Encuesta elaborada al personal que labora en la empresa Industrial
Óptica Sánchez.
1. ¿Conoce usted qué es un manual 4. Considera usted que una adecuada
de procedimientos?
estructura
organizacional
en
la
empresa definiría bien sus funciones.
Si
No
Si
No
2. ¿Cuál de los siguientes aspectos 5. ¿Cree usted que la carencia de un
ayudaría en la empresa la elaboración manual de procedimientos incide en
de un manual de procedimientos?
una
inadecuada
estructura
organizacional?
Eficiencia
Calidad
Agilidad
3.
¿Cómo
considera
Si
usted
No
la 6. ¿La causa de un mal manejo en los
implementación de un manual de documentos e información se debe a
procedimientos para la empresa?
la falta de una buena organización en
la empresa?
Muy importante
Importante
En total desacuerdo
Nada importante
En desacuerdo
De acuerdo
Totalmente de acuerdo
100 2. Entrevista elaborada a un representante de la empresa Industrial Óptica
Sánchez, Sra. Patricia Sánchez de Cabrera, Gerente General.
1. ¿Cuál es su nombre, cargo y 4. ¿Cuál es su opinión sobre diseñar
antigüedad
actualmente
en
la un manual de procedimientos para
empresa Industrial Óptica Sánchez?
su empresa?
2. ¿Conoce usted que es un manual 5. ¿Considera usted que un manual
de procedimientos?
de
procedimientos
mejoraría
funciones del personal
las
de su
empresa?
3. ¿En la actualidad la empresa 6. ¿Qué opinión nos daría sobre la
Industrial Óptica Sánchez en qué implementación de un manual de
medida se ha venido planteando un procedimientos que tuviera como
manual de procedimientos?
finalidad
el
desarrollo
de
actividades organizacionales?
101 las