Anexo 3– ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

Anexo 3 – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS –
IMPLEMENTACION DE NORMAS INTERNACIONALES
DE INFORMACION FINANCIERA (NIIF PYMES) EN SAP
TABLA DE CONTENIDO
Aprobación del documento _________________________________________________ 3
Nota de confidencialidad ___________________________________________________ 3
Propósito _______________________________________________________________ 3
Objetivo general del proyecto _______________________________________________ 4
Objetivos particulares del proyecto __________________________________________ 4
Alcance del proyecto ______________________________________________________ 4
1.
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES ________________________________________ 5
1.1.
Presentación de Estados Financieros y Adopción por primera vez: ____________ 5
1.2.
Impuesto a las ganancias: ____________________________________________ 5
1.3.
Propiedad, planta y equipo ___________________________________________ 6
1.4.
Propiedades de inversión _____________________________________________ 6
1.5.
Intangibles_________________________________________________________ 6
1.6.
Arrendamientos Financieros___________________________________________ 7
1.7.
Inventarios ________________________________________________________ 7
1.8.
Ingresos ___________________________________________________________ 7
1.9.
Deterioro de activos Fijos _____________________________________________ 8
1.10.
2.
Gestión por segmentos o información por líneas de negocio _______________ 8
INFORME SITUACION ACTUAL ___________________________________________ 9
2.1
Situación actual funcional Propiedad Planta y Equipo ______________________ 9
2.2
Esquema actual de la plataforma SAP ___________________________________ 9
2.2.1
Información financiera: _____________________________________________ 9
2.2.2
Información módulo de activos fijos e inventarios: ______________________ 10
2.2.3
Información de configuración general del sistema: _____________________ 11
2.2.4
Impactos sobre algunas tablas del sistema: ___________________________ 11
2.2.5
Proyectos planeados sobre la plataforma SAP _________________________ 12
2.2.6
Configuración relacionada con NewGL _______________________________ 12
2.3
Integraciones SAP __________________________________________________ 14
3.
CALIDAD Y CAPACIDAD________________________________________________ 23
3.1
Procesos internos __________________________________________________ 23
3.2
Recurso humano ___________________________________________________ 23
3.3
Tiempo base para implementación ____________________________________ 23
3.4
Soporte y garantías_________________________________________________ 23
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Anexo 3 – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS –
IMPLEMENTACION DE NORMAS INTERNACIONALES
DE INFORMACION FINANCIERA (NIIF PYMES) EN SAP
Aprobación del documento
Este documento recoge las especificaciones funcionales definidas por los responsables
del proyecto y por el Departamento de Informática de COMFENALCO Antioquia. Debe
entenderse como la expresión última y completa de las necesidades en relación con la
implementación de las normas Internacionales de Información Financiera (NIIF –PYMES)
bajo plataforma SAP. En caso que algún proveedor ofrezca funcionalidades no incluidas
en este documento, que puedan ser de utilidad para COMFENALCO Antioquia, se
considerarán base de evaluación cualitativa del producto.
En señal de aprobación de que lo contenido en este documento corresponde a lo descrito
en el párrafo anterior, suscriben los responsables del documento:
Rol
Líder del Proyecto
Colíder del Proyecto
Líder de Tecnología
Nombre
Luz Marina Ríos Hoyos
Alexandra Arenas Cárdenas
Adriana M. Vargas Álvarez
Nota de confidencialidad
En este documento se presenta el resultado de un estudio realizado por un equipo
interdisciplinario dedicado al proyecto de implementación de las Normas Internacionales
de Información Financiera (NIIF-PYMES) en COMFENALCO Antioquia. En él se
describen las especificaciones que será la base de entendimiento común para los
proponentes que van a participar en el proceso de selección.
La información aquí contenida es de carácter confidencial y reservado para todos los
proponentes. COMFENALCO Antioquia autoriza su uso únicamente para fines de este
proyecto en cualquiera de las fases. No está permitida su divulgación ni parcial ni total,
durante la ejecución del proyecto ni posteriormente a él.
Propósito
El propósito de este documento
es facilitar la selección de la firma consultora que
acompañará a COMFENALCO Antioquia, desde el componente de Sistemas de
Información, en la implementación de las Normas Internacionales de Información
Financiera (NIIF- PYMES).
COMFENALCO Antioquia durante el año 2013, realizó con una firma consultora el estudio
técnico contable del impacto en la implementación de las normas NIIF en la organización.
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Anexo 3 – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS –
IMPLEMENTACION DE NORMAS INTERNACIONALES
DE INFORMACION FINANCIERA (NIIF PYMES) EN SAP
Objetivo general del proyecto
Garantizar la Implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera
(NIIF-PYMES) en COMFENALCO Antioquia en su plataforma SAP con los estándares
internacionales contemplados y definidos en la norma y en el diagnostico ya realizado.
Objetivos particulares del proyecto

Garantizar
la
adecuada
parametrizacion,
configuración,
desarrollos,
implementación y puesta en marcha de las Normas Internacionales de Información
Financiera (NIIF – PYMES) en la plataforma SAP.

Lograr que los estados financieros de la organización reflejen los
impactos contemplados en la norma.

Mejorar la eficiencia de los procesos administrativos y financieros de la
organización, mediante la automatización de los hechos económicos soportados
por la herramienta tecnológica.

Realizar las actualizaciones que se requieran en la plataforma para la adecuada
implementación de NIIF.
nuevos
Alcance del proyecto
El proyecto incluye la implementación las Normas Internacionales de Información
Financiera (NIIF PYMES) en COMFENALCO, de tal manera que este estándar quede
implementado en los sistemas de información de la Caja, en lo que se refiere a su
sistema de información integrado SAP ERP 6.04. y otros aplicativos integrados con el
sistema que se puedan ver impactados.
Este proceso requiere asegurar los siguientes puntos:
Posibilidad de generar el balance de apertura bajo NIIF, con corte al 1° enero de 2015.
Estados financieros comparativos durante el año 2015 y los primeros estados financieros
bajo NIIF al 31 de diciembre de 2016.
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1. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
Se entenderá como requerimiento funcional un uso específico o característica que deberá
tener la plataforma SAP para poder adoptar las Normas Internacionales de Información
Financiera (NIIF PYMES):
1.1. Presentación de Estados Financieros y Adopción por primera vez:
El estándar aplicable en esta temática es la Sección 3 y 35 (NIIF PYMES)
Comfenalco Antioquia aplicará las NIIF PYMES, por lo cual requiere:
-
Permitir la emisión de estados financieros comparativos.
Implementar en la herramienta ledger paralelos donde se manejen los diferentes
cambios previstos en las NIIF.
Permitir que las revelaciones (notas a los estados financieros), se apoyen desde
los sistemas de información suministrados por New General Ledgers.
Se requiere que los reportes actuales, sean modificados con las nuevas
características requeridas para el cumplimiento de la norma.
1.2. Impuesto a las ganancias:
El estándar aplicable en esta temática es la Sección 29 (NIIF PYMES)
Se requiere la implementación de un ledger independiente para el manejo tributario, con
el fin de tener la información fiscal en forma paralela de tal forma que los usuarios del
área financiera y específicamente los del área tributaria, deberán ser los encargados de
mantener y administrar la información en este ledger
Este ledger es de gran ayuda para que los usuarios determinen o sirva de base tributaria,
para que en el momento de ser comparado automáticamente con el ledger IFRS u otro,
puedan determinar las diferencias sobre las cuales se calcule y se reconozca e impuesto
diferido.
Permitir que desde un mismo registro contable se pueda manejar el dato que vaya al
ledger fiscal y al ledger IFRS
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1.3. Propiedad, planta y equipo
El estándar aplicable en la temática de propiedad, planta y equipo es la Sección 17
(NIIF PYMES)
El costo atribuido en adopción por primera vez en COMFENALCO será el avalúo al
31.12.2014.
El sistema deberá realizar la depreciación mediante el método de línea recta.
Incorporar en el módulo de activos fijos, el concepto de valor residual para los activos de
la compañía.
Permitir que a los activos se les cambie la vida útil y el valor residual, cuando la compañía
así lo requiera.
1.4. Propiedades de inversión
El estándar aplicable en la temática de propiedades de inversión es la Sección 16
El costo atribuido en adopción por primera vez en COMFENALCO será el avalúo al
31.12.2014.
Permitir que las propiedades de Inversión se manejen en el módulo de activos fijos, en
una agrupación diferente de la de propiedad planta y equipo.
Permitir que las propiedades de inversión definidas en COMFENALCO, se les pueda
actualizar el valor en cada periodo de reporte y su medición será a valor razonable.
1.5. Intangibles
El estándar aplicable en la temática de activos intangibles distintos a la plusvalía es
la Sección 18.
El costo atribuido en adopción por primera vez en COMFENALCO será el valor en libros
al 31.12.2014.
Serán medidos por el modelo del costo.
Permitir que los intangibles (licencias y programas de software) se manejen desde el
módulo de activos fijos como si viene haciendo actualmente
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El sistema deberá realizar la amortización mediante el método de línea recta.
1.6. Arrendamientos Financieros
El estándar aplicable en la temática de arrendamiento es la Sección 20.
Permitir que los arrendamientos financieros definidos por COMFENALCO, se manejen
desde el módulo de activos fijos y se les pueda asignar una vida útil.
El sistema deberá realizar la depreciación de estos activos, y como contrapartida
registrará una obligación financiera.
1.7. Inventarios
El estándar aplicable en la temática de inventarios es la Sección 13 Inventarios.
Permitir que el método del costo para el inventario sea el estándar.
Permitir que el inventario se valore a costo promedio y los inmuebles y obras de arte con
asignación especifica.
Permitir que en el módulo de inventarios se haga la separación de los elementos del
inventario para la prestación del servicio y los del consumo administrativo.
Inventarios en Comfenalco:
 Obras de construcción en curso (vivienda)
 Inmuebles para la venta
 Obras de arte para la venta
 Alimentos y bebidas
 Materiales, repuestos y accesorios
 Vacunas
1.8. Ingresos
El estándar aplicable en la temática de Ingresos es la Sección 23
Ventas de bienes: Reconocimiento cuando se transfieren los riesgos y beneficios
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Prestación de servicios: Reconocimiento con base en el porcentaje de realización o
avance de prestación del servicio en:
-
Vivienda
Cultura
Educación
Turismo y hoteles
Recreación y deportes
Desarrollo Social
Fomento a la salud
La mayoría de estas configuraciones se realizaran en los legados, solo se seria una
configuración especial en Educación.
1.9. Deterioro de activos Fijos
El estándar aplicable en la temática de deterioro es la Sección 27.
El sistema de información debe apoyar la agrupación de los activos por unidades
generadoras de efectivo.
Se debe asegurar las funcionalidades para hacer carga masiva del valor recuperable y
calcular el valor del deterioro activo por activo (prorrateo) o hacer carga masiva de
deterioro y asignar el valor cargado a cada uno de los activos que compone la unidad
generadora de efectivo.
Para la reversión del deterioro del valor de los activos, el sistema de información debe
tener los controles de valor requeridos por la norma. (Se reversa el deterioro en un monto
que no supere al valor que el activo tendría en libros si no se le hubiera asociado un
deterioro anterior).
El sistema de información debe estar en capacidad de recalcular de forma prospectiva, el
valor de la depreciación de cada activo, una vez se realice un deterioro o una reversión
del mismo.
1.10. Gestión por segmentos o información por líneas de negocio
Actualmente se tiene habilitado el campo segmentos y se utilizan para la generación del
Estado de Resultados.
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DE INFORMACION FINANCIERA (NIIF PYMES) EN SAP
Las NIIF PYMES no nos obliga a tener segmentos, sin embargo la Caja requiere manejar
segmentos de forma administrativa para generar Balance y Estado de Resultados, sin
revelaciones.
2.
INFORME SITUACION ACTUAL
2.1 Situación actual funcional Propiedad Planta y Equipo
Esta información se encuentra en el archivo Anexo No. 6
Propiedad Planta y Equipo.
Situación actual funcional
2.2 Esquema actual de la plataforma SAP
2.2.1
Información financiera:
Actualmente se tiene una sola sociedad, la cual se encuentra en el mismo mandante
y se continuará de la misma forma.
La compañía actualmente tiene un New GL Activo.
También se cuenta con un Ledger donde los planes de cuentas que se tienen
configurados son 3, los cuales dan respuesta a los requerimientos contables exigidos por
la Supersubsidio y Supersalud (aseguramiento y prestación).
Es importante precisar que con la enajenación de los negocios de salud seguirá vigente
un solo plan de cuentas.
De igual forma se tiene habilitada la funcionalidad de Document Splitting.
Los informes contables tales como Libros legales, Balance General, Estado de
Resultados y demás informes de tipo gerencial se generan desde SAP directamente a
través de transacciones estándar o desarrollos Z´s.
Contablemente se presenta la información bajo norma COLGAAP donde la moneda
principal utilizada es el peso y las monedas secundarias son dólares y euros.
Actualmente la Caja no cuenta con el componente de Tesorería avanzada, por lo cual no
se maneja el método técnico de registro y valoración de instrumentos financieros en SAP;
para NIIF se continuará manejando como se hace actualmente.
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La compañía actualmente no tiene procesos de consolidación ni reporta a casa matriz y
tampoco existen entidades de propósito especial. Tampoco se manejan inversiones en
otro tipo de negocios.
Según el diagnóstico de adopción, no se tiene algún alcance específico en la adopción de
la Norma Internacional por el sector económico donde opera la compañía.
El manejo de la circular 742 se hace de manera manual, donde el Departamento de
Proyecciones Financieras, realiza los cálculos para proceder con el registro contable y
posterior inversión. El proceso de subsidios se ejecuta en un software propio diferente de
SAP.
En el módulo Controlling, se utilizan las funcionalidades de presupuestos por centro de
costos y centros de beneficios y manejo de órdenes internas.
Actualmente se tiene deudas pasivas y activas a mediano y largo plazo.
2.2.2
Información módulo de activos fijos e inventarios:
La caja actualmente cuenta con 47.327 activos fijos registrados en el módulo, los cuales
su costo atribuido en adopción por primera vez será el avalúo, específicamente para
terrenos y edificios.
Clases de activos fijos: Se tienen 13 clases de activos fijos las cuales son: Terrenos,
construcciones en curso, edificios, maquinaria y equipos, muebles y enseres, equipo de
computo, equipo médico, equipo de transporte, leasing financiero y operativo, licencias
software, mejoras en propiedades ajenas, bienes de arte y cultura y convenios.
Áreas: Actualmente se usan 4 áreas las cuales son: Valor Histórico, Saldo del Ajuste por
Inflación, Histórico + Inflación, Avalúos.
Las vidas útiles del módulo de activos fijos están llevadas de acuerdo a lo dispuesto en la
norma tributaria (DIAN-COL).
La compañía no tiene repuestos estratégicos dentro del módulo de activos fijos ni se ha
detectado la necesidad de tenerlos.
En la valoración de inventarios de materias primas y proceso de costeo no se prevé algún
tipo de impacto con paso a normas internacionales respecto de cómo se realiza bajo
COLGAAP.
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DE INFORMACION FINANCIERA (NIIF PYMES) EN SAP
2.2.3
Información de configuración general del sistema:
COMFENALCO Antioquia actualmente se encuentra en la Versión SAP y nivel de
Enhacement Package: 6.04. El nivel de Solution Manager es 7.0 SP 17. En el anexo No.
7 Estado Actualización Support Package se encuentra el detalle por componente.
A nivel de base de datos se tiene ORACLE en versión 11.2.0.2, el tamaño de la base de
datos actual es 1.105 GB.
Además se cuenta con el componente completo de BI, incluyendo BW, se tienen activos
el BI para logística y el BI de salud, aún no se ha implementado el BI financiero y el BI
comercial.
Los módulos de SAP que se tienen implementados son:
ERP: AM, CO, FI (AR, AP, TR, GL), IM, MM, QM, PM, WM, SD.
HCM: CM, OM, PA, PE, PT, PY, RC, TV, PD.
BI: DS, BW, BO.
ISH: PA, PM e ISH MED.
Es importante precisar que los programas de salud, se soportaban en la vertical de ISH y
ERP, actualmente solo el proceso de Fomento a la salud, continúa usando la vertical ISH.
El número de usuarios activos es aproximadamente 800.
El Landscape de SAP actual es el siguiente:
ERP: Tiene 3 ambientes de desarrollo, calidad y productivo, y además se tiene creado un
ambiente SBX para el análisis y pruebas técnicas antes de impactar el landscape
principal.
PI: Tiene 2 ambientes desarrollo/calidad y producción.
BW: Tiene 2 ambientes desarrollo/calidad y producción.
SOLMAN: Tiene 2 ambientes desarrollo/calidad y producción.
PORTAL: Tiene 1 ambiente desarrollo/calidad.
2.2.4
Impactos sobre algunas tablas del sistema:
El número de desarrollos activos en el sistema es de 980. Con relación a las tablas
GLT0, FAGLFLEXT, GLPCT, GLFUNCT, la lista de desarrollos ABAP Z´s identificados en
el sistema solo están relacionados con la tabla FAGLFLEXT, así:
Tabla_ FAGLFLEXT
ZFAGL_ACCOUNT_BALANCE FS10N Consulta Saldo Cuentas
ZFIFAGL_ACCOUNT_ITEMS_GL Cuentas de mayor, lista de partidas individuales
ZFIGL_FLUJO_CAJA_F01 Include ZFIGL_FLUJO_CAJA_F01
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ZFIGL_FLUJO_CAJA_TOP Include ZFIGL_FLUJO_CAJA_TOP
ZFIGL_LIBRO_DIARIO_COMF_F01 Include ZFIGL_LIBRO_DIARIO_COMF_F01
ZFIGL_LIBRO_MAYOR_COMF_F01 Include ZFIGL_LIBRO_MAYOR_COMF_F01
ZFIX_LIBRO_BALANCE_TOP2 Include ZFIX_LIBRO_BALANCE_TOP2
ZFIX_LIBRO_DIARIO_TOP Include ZFIX_LIBRO_DIARIO_TOP
Z_MOV_CONTABLES Reporte de Movimientos Contables-Segmento Cuenta Saldo
Acomu
Z_MOV_CONTABLES_CECO Reporte de Movimientos Contables - Ceco-Orden Cuenta
Saldo A
A nivel de seguridad, en el sistema se maneja actualmente una matriz de roles asignados
para cada cargo.
2.2.5
Proyectos planeados sobre la plataforma SAP
Para el año 2014 se tiene planeado la implementación de los componentes de CRM para
el área comercial y FICA y PS para el área de vivienda y posiblemente la vertical de
educación. A nivel del componente de BI está planeado iniciar para el segundo semestre
la implementación del BI comercial y el BI financiero.
Además se tiene en ambiente de pruebas el componente Portal, para el desarrollo de la
intranet corporativa. También está en proceso en la fase de pruebas la actualización de
Solman.
2.2.6
Configuración relacionada con NewGL
Al generar las transacciones FAGL_ACTIV_SPLIT_CC, FAGL_ACTIVATION, se observa
lo siguiente:
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2.3 Integraciones SAP
COMFENALCO Antioquia cuenta con la plataforma de integración Process Integration (PI)
producto de SAP, la cual permite el intercambio de información entre sistemas por
cualquier método, ya sea servicio web, escritura en archivos de base de datos, archivos
planos, entre otros. En ningún caso se permite escritura directa sobre las tablas de SAP,
los métodos aplican tanto para las integraciones de salida como de entrada.
Interfaces Financieras
Se manejan interfaces financieras de GL, AR, AP, Inventarios (entrada de mercancía y
movimientos contables). Se realiza por medio de archivos planos y utiliza 1 programa para
cargar todas las interfaces. Eurowin (GL), OPA (GL), Tesoro Plus (GL, AR, AP), Zeus (4
Interfaces Front: GL y AR; Pos: GL; Inventarios), Aportes caja (GL), Cuota Monetaria
(Cheques, Cuentas, Devoluciones, Manuales).
Detalle de las Interfaces:
EUROWIN: Se genera un archivo plano con
por pagar, cuentas por cobrar, causaciones,
desde un aplicativo desarrollado in House,
integración) el cual valida estructura lo
posteriormente pasarlo a SAP.
la información de los movimientos: Cuentas
recaudo de dinero el cual se carga a SAP
este envía los datos a PI (plataforma de
convierte en un documento XML para
OPA: Se genera un archivo plano con la información de los movimientos: desembolsos de
créditos, cuentas por cobrar, ingreso por intereses el cual se carga a SAP desde un
aplicativo desarrollado in House , este envía los datos a PI (plataforma de integración) el
cual valida estructura lo convierte en un documento XML para posteriormente pasarlo a
SAP.
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ZEUS: Se genera un archivo plano con la información de los movimientos: POS, FRONT
(cuenta que se les abre a los clientes en los hoteles donde se registra el consumo diario,
cuentas por cobrar) el cual se carga a SAP desde un aplicativo desarrollado in House,
este envía los datos a PI (plataforma de integración) el cual valida estructura lo convierte
en un documento XML para posteriormente pasarlo a SAP.
TESORO: Se genera un archivo plano con la información de los movimientos: Ingresos y
cuentas por cobrar el cual se carga a SAP desde un aplicativo desarrollado in House, este
envía los datos a PI (plataforma de integración) el cual valida estructura lo convierte en un
documento XML para posteriormente pasarlo a SAP.
SISCOMF: Se genera un archivo plano con la información de los movimientos: Aportes
pagados por las empresas afiliadas y los pagos realizados por el pago de la cuota
monetaria a los trabajadores afiliados.
Comentarios Adicionales
Tipo de Integración: De entrada a SAP a través de archivos planos
Frecuencia: Se genera el plano y se carga diariamente
Estructura: Todos los legados tienen la misma estructura para la generación del archivo
plano compuesto por un encabezado y dos o más detalles. A continuación se anexa la
estructura utilizada.
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Anexo 3 – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS –
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Encabezado
Tipo Registro
Fecha
documento
Fecha
contabilización
Clase documento
Periodo
CHAR
DATE
1
8
P.
Inic.
1
2
DATE
8
10
17
BKPF
BUDAT
OBL
Formato DDMMAAAA
CHAR
NUMC
2
2
18
20
19
21
BKPF
BKPF
BLART
MONAT
OBL
OBL
Sociedad
Moneda
Referencia
CHAR
MONED
CHAR
4
5
16
22
26
31
25
30
46
BKPF
BKPF
BKPF
BUKRS
WAERS
XBLNR
OBL
OBL
OBL
Según el legado
Mes
de
Fecha
Contabilización
Valor fijo = COMF
Valor fijo = COP
Número único según el
legado
Texto documento
CHAR
25-
47
71
BKPF
BKTXT
OPC
Campo
SAP
Campo
Tipo
Long.
P.
Fin.
1
9
Tabla
SAP
Campo
SAP
BLDAT
Clase
campo
OBL
OBL
BKPF
Valor Fijo Cabecera = H
Formato DDMMAAAA
Comentario
Según el legado
Detalle
Tipo Registro
Clave
contabilización
Cuenta
CHAR
CHAR
1
2
P.
Inic.
1
2
CHAR
16
4
19
Dígito
de
verificación
Indicador CME
Importe
del
documento
CHAR
1
20
20
CHAR
NUM
1
13
21
22
21
34
Campo
Página 16 de 23
Tip.
Log
P.
Fin.
1
3
Tabla
SAP
BSEG
BSCHL
Clase
campo
OBL
OBL
RF05A
NEWKO
OBL
OPC
BSEG
BSEG
UMSKZ
WRBTR
OPC
OBL
Comentario
Valor fijo Item = I
Según el tipo
movimiento
Cuenta contable de
dígitos
que
encuentra incluida
la
tabla
homologación
cuentas
Dejar en blanco
de
10
se
en
de
de
N/A dejar en Blanco
Monto de la operación
Ajustado a la derecha
relleno con ceros a la
Izquierda.
Sin decimales
Sin puntos
Sin comas
Sin signos
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Orden
NUM
13
P.
Inic.
35
Importe base
NUM
13
48
60
BSEG
Indicador
Calcular
el
impuesto IVA
Indicador
de
impuesto
Fecha
base
para
vencimiento
Asignación
Referencia de
pago
Centro de costo
CHAR
1
61
61
BKPF
WMWS
T
XMWST
CHAR
2
62
63
BKPF
MWSKZ
OPC
N/A dejar en blanco
DATE
8
64
71
BSEG
ZFBDT
OPC
N/A dejar en blanco
CHAR
CHAR
18
30
72
90
89
119
BSEG
BSEG
ZUONR
KIDNO
OPC
OPC
N/A dejar en blanco
N/A dejar en blanco
CHAR
10
120
129
BSEG
KOSTL
OPC
Para cuentas que
inician con 5, 6, 7
indicar el Centro de
Costos.
Los centros de costos
inician con letras.
Los campos orden,
centro de costo y
centro de beneficio
son excluyentes, es
decir, se debe enviar
uno de los tres.
Centros
beneficio
CHAR
10
130
139
BSEG
PRCTR
OPC
Para cuentas que
inician con 4 indicar el
Centro de Beneficio.
Los
centros
de
Campo
Tip.
de
Página 17 de 23
Log
P.
Fin.
47
Tabla
SAP
BSEG
Campo
SAP
COBLAUFNR
Clase
campo
OPC
OPC
Si existe es: Número
de la orden, ajustado a
la derecha con relleno
de
ceros
a
la
izquierda.
Aplica
solamente para las
cuentas que inician
por 4, 5, 6 y 7.
Los campos orden,
centro de costo y
centro de beneficio
son excluyentes, es
decir, se debe enviar
uno de los tres. Si no
N/A dejar en blanco
N/A dejar en blanco
OBL
Enviar “X” Mayúscula
Comentario
Anexo 3 – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS –
IMPLEMENTACION DE NORMAS INTERNACIONALES
DE INFORMACION FINANCIERA (NIIF PYMES) EN SAP
Campo
Tip.
Log
P.
Inic.
P.
Fin.
Tabla
SAP
Campo
SAP
Clase
campo
Comentario
beneficio inician con
un número.
Los campos orden,
centro de costo y
centro de beneficio
son excluyentes, es
decir, se debe enviar
uno de los tres.
Condición
de
pago
Fecha valor
Ref 1
CHAR
4
140
143
BSEG
OPC
N/A dejar en blanco
BSEG
BSEG
DZTER
M
VALUT
XREF1
DATE
CHAR
8
12
144
152
151
163
OPC
OPC
175
195
BSEG
BSEG
XREF2
XREF3
OPC
OPC
196
205
206
215
OBL
N/A dejar en blanco
CHAR
45
216
260
BKPF
PAOBJ
NR
SEGME
NT
BKTXT
OPC
10
CE1CO
MF
BSEG
N/A dejar en blanco
Indicar el NIT o cédula
del cliente con dígito
de verificación
Numérico
Sin espacios,
Sin puntos,
Sin comas,
Sin guiones.
N/A dejar en blanco
Indicar el nombre y
apellido
y/o razón
social del cliente.
N/A dejar en blanco
Ref 2
Ref 3
CHAR
CHAR
12
20
164
176
Objeto PA
NUMC
10
Segmento
CHAR
Texto
documento
OPC
CHAR
10
261
270
RF05A
NEWKO
OPC
Corresponde al texto
escrito por quien hace
el documento.
N/A dejar en blanco
Cuenta
divergente
Interfaces Consorcio Salud
Incapacidades: Se carga a SAP un archivo enviado por SAS (aplicativo de la entidad
encargada del aseguramiento de los afiliados a la EPS COMFENALCO Antioquia) con la
información de las incapacidades autorizadas a pagar generando una cuenta por pagar en
el sistema. Dicho archivo se carga a SAP desde un aplicativo desarrollado in House, este
envía los datos a PI (plataforma de integración) el cual valida estructura lo convierte en un
documento XML para posteriormente pasarlo a SAP. Luego desde SAP se genera un
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Anexo 3 – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS –
IMPLEMENTACION DE NORMAS INTERNACIONALES
DE INFORMACION FINANCIERA (NIIF PYMES) EN SAP
archivo plano que es enviado al aplicativo SAS con la información de las incapacidades
pagadas a través de un SFTP.
Detalles Incapacidades: El aplicativo SAS (aplicativo de la entidad encargada del
aseguramiento de los afiliados a la EPS COMFENALCO Antioquia) genera un archivo
plano con los detalles de la incapacidad pagada (nombre del afiliado, días de incapacidad,
valor entre otros campos) este es cargado a SAP para posteriormente enviar un PDF con
esta información a los empleadores.
Recobros: Se genera un archivo plano con la información de los movimientos: cuentas de
cobro que se le generan al ministerio de salud (Fosyga), a la seccional de salud y demás
entidades con las cuales tengamos convenios. El detalle de lo facturado es
medicamentos, insumos y servicios NO POS. Dicho archivo se carga a SAP desde un
aplicativo desarrollado in House, este envía los datos a PI (plataforma de integración) el
cual valida estructura lo convierte en un documento XML para posteriormente pasarlo a
SAP.
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Anexo 3 – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS –
IMPLEMENTACION DE NORMAS INTERNACIONALES
DE INFORMACION FINANCIERA (NIIF PYMES) EN SAP
Cuentas Médicas: Se genera un archivo plano con la información de los movimientos:
Cuentas por pagar a las entidades de salud (hospitales, IPS, clínicas, médicos
particulares entre otros) donde se prestaron servicios a la población afiliada a la EPS
COMFENALCO Antioquia. Dicho archivo se carga a SAP desde un aplicativo desarrollado
in House, este envía los datos a PI (plataforma de integración) el cual valida estructura lo
convierte en un documento XML para posteriormente pasarlo a SAP.
Aportes: Se genera un archivo plano con la información de los aportes realizados por los
afiliados a la EPS COMFENALCO Antioquia el cual se carga a SAP desde un aplicativo
desarrollado in House, este envía los datos a PI (plataforma de integración) el cual valida
estructura lo convierte en un documento XML para posteriormente pasarlo a SAP.
Inventarios: La entrada de la mercancía de restaurante y cafeterías, se realiza en el
módulo MM de SAP, registrándose en la cuenta contable 1435100501 “Restaurante y
Cafetería”. En esta cuenta se realiza el control del inventario mientras éste no haya sido
transferido a los parques y hoteles.
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Anexo 3 – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS –
IMPLEMENTACION DE NORMAS INTERNACIONALES
DE INFORMACION FINANCIERA (NIIF PYMES) EN SAP
La administración del inventario en los parques y hoteles, se realiza en el aplicativo ZEUS,
y para garantizar que el traslado del inventario entre ambos software se realice de forma
automática, se hace a través de interfaces que se procesan a través de PI (plataforma de
integración), como se explica más adelante.
Para llevar a cabo este proceso es necesario contar con dos cuentas contables
adicionales, la 1435100502 “Cuenta puente inventario ZEUS” y 1435100503 “Inventario
ZEUS restaurante y cafetería”.
Cuando se genera una salida de mercancía de SAP a ZEUS, el sistema disminuye el
saldo de la cuenta 1435100501 y crea un registro que incrementa el saldo en la cuenta
puente 1435100502. En este punto se genera un plano que es cargado en ZEUS el cual
registra en dicho aplicativo la mercancía que se recibe y al mismo tiempo se genera un
plano desde ZEUS a SAP con el cual se informa que la mercancía fue ingresada
efectivamente y genera un registro contable donde se disminuye la cuenta puente
1435100502 y se incrementa la cuenta 1435100503 “Inventario ZEUS Restaurante y
cafetería” donde finalmente se controla el saldo contable de las mercancías registradas en
ZEUS.
El costo de la mercancía vendida se registra vía interface incrementando el costo y
disminuyendo el saldo de la cuenta 1435100503.
Entrada de Mercancía
SAP como plataforma central no administra el inventario de los alimentos y bebidas que
manejan los hoteles y parques; pero si es el sistema por donde se hacen pedidos y se
ingresa la mercancía comprada.
Cómo el sistema ZEUS es quien administra el inventario fue necesario realizar una
integración entre estos dos sistemas el cual consiste en generar un archivo plano cada
que se genera una entrada de mercancía a SAP (ejecuta una salida de mercancía) y
posteriormente enviarlo a ZEUS para que aumente su inventario.
Inventarios FI
ZEUS: Se genera un archivo plano con la información de los movimientos: Ajustes de
existencia, salidas por consumo, salida venta de movimiento externo el cual se carga a
SAP desde un aplicativo desarrollado in House, este envía los datos a PI (plataforma de
integración) el cual valida estructura lo convierte en un documento XML para
posteriormente pasarlo a SAP.
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Anexo 3 – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS –
IMPLEMENTACION DE NORMAS INTERNACIONALES
DE INFORMACION FINANCIERA (NIIF PYMES) EN SAP
Comentarios Adicionales
Tipo de integración:
- De entrada a SAP a través de archivos planos
- De salida de SAP a través de archivos planos
Frecuencia: La salida de mercancía de SAP se ejecuta cada que existe una entrada de
mercancía.
Mensual: El reporte de los movimientos de inventario a ZEUS.
Estructura: El reporte mensual del inventario posee la estructura descrita anteriormente
con las interfaces financieras.
La entrada de mercancía tiene la siguiente estructura:
CAMPO
LONGITUD
Fecha
Consecutivo
Char (8)
Cahr (20)
Tipo movimiento
Código artículo
Char (10)
Char (50)
Código lote
Fecha vencimiento lote
Detalle del lote
Código bodega
Cantidad
Valor
Código anterior
Char (50)
Char (8)
Char (100)
Char (100)
Char(9)
Char(9)
Char (18)
COMENTARIO
Fecha de contabilización o proceso
Numero de documento que genera SAP cuando
se ejecuta la salida de mercancía
Valor fijo Z001
Se debe alinear a la derecha y rellenar con
ceros a la izquierda
Código del lote
Fecha de los vencimientos del lote
Valor fijo 0
Valor total del articulo por la cantidad
Código del material en ZEUS para realizar
homologación
En total el número de integraciones que se tiene es 11.
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Anexo 3 – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS –
IMPLEMENTACION DE NORMAS INTERNACIONALES
DE INFORMACION FINANCIERA (NIIF PYMES) EN SAP
3. CALIDAD Y CAPACIDAD
3.1
Procesos internos
Se refiere a los procesos internos y estructura de su empresa que soportará la
implementación, favor relacionarlos.
3.2
Recurso humano
Se refiere al recurso humano de la empresa, específicamente el equipo que soportará la
implementación, cómo está conformado, porcentaje de consultores contratados
directamente del total disponible para el proyecto, cómo es la rotación y antigüedad,
formación y competencias, entre otras.
Favor diligenciar el Anexo No 8. Equipo de proyecto. En éste se debe identificar el mes
en que el consultor estará en el proyecto.
3.3
Tiempo base para implementación
Se refiere al tiempo de implementación de la solución. El proponente debe estimar el
tiempo de implementación teniendo como referente o base que el proyecto tiene estimado
para este efecto 6 meses desde la firma del contrato. Se debe anexar el tiempo y la
metodología de la implementación.
3.4
Soporte y garantías
Se refiere al soporte y la garantía ofrecida después de la implementación. Favor
relacionarlo.
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