control y registro de los elementos del costo

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CONTROL Y REGISTRO DE LOS ELEMENTOS DEL COSTO
Operación de los Sistemas de Costos
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Presentación
¿Por qué son importantes los controles en las
Los controles pueden ser automáticos, manuales o
una combinación de ambos.
empresas?
¿Cómo se puede obtener la retroalimentación en
los sistemas de comunicación?
¿Cómo pueden ser los controles?
El Control es uno de los pilares en que se
fundamenta la administración. Un concepto simple
de lo que
significa el control sería el de la
“medición de resultados actuales y pasados, en
relación con los esperados, ya sea total o
parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y
formular nuevos planes”. En sí el control busca
recolectar sistemáticamente datos para conocer la
realización de los planes.
Con los avances tecnológicos y el éxito que tienen
los sistemas de comunicación, es posible en
muchos casos obtener una “retroalimentación” de
las informaciones que resultan del control mismo,
y utilizarlas para que la acción correctiva se inicie
de forma automática, con lo cual, no hay que
esperar hasta que se produzcan íntegramente los
resultados para poner en obra la acción correctiva:
un procedimiento previamente establecido, va
corrigiendo la acción constantemente, con base en
esos resultados, sin necesidad de detenerla.
Operación de los Sistemas de Costos
8
Mapa Curricular
Operación de
los Sistemas
de Costos
Módulo
Unidades de
Aprendizaje
Resultados de
Aprendizaje
1. Controlar los
elementos
del costo a
través de sus
registros
contables.
2. Controlar los
procesos
productivos a
través de la
mecánica
contable.
1.1. Controlar los elementos del costo de acuerdo con las políticas y
métodos establecidos por la empresa.
1.2. Contabilizar los elementos del costo, de acuerdo con el procedimiento
establecido para su control.
Operación de los Sistemas de Costos
9
1.1. Controlar los elementos del costo de
acuerdo con las políticas y métodos
establecidos por la empresa.
1.1.1.
•
Control de los Costos Directos.
Materia Prima Directa
La palabra “Prima” indica ”primera” o que se
encuentra en su estado original (virgen) y el
material no siempre es así, son primero las
instalaciones, la maquinaria, otros gastos
indirectos, y quizá hasta los salarios.
Los
materiales
representan
un
elemento
fundamental del costo, con respecto a la inversión
total en el producto, sin materiales no puede
lograrse la obtención de un artículo.
“Es un producto material que tiene que ser
transformado antes de ser vendido a los
consumidores; es el principal elemento en una
industria, es un producto elaborado que sirve
como materia prima para la elaboración de otros
productos.
Materiales
“Formado por materia, conjunto de instrumentos,
herramientas o máquinas necesarias para la
explotación en una industria”. En la práctica se
incluyen como instrumentos o utensilios, las
refacciones, las piezas de repuesto, materiales
auxiliares a la producción, materiales indirectos
como grasas, lubricantes, combustibles, etc.
Forman parte de los costos indirectos de
producción, la materia prima directa, como primer
elemento del costo de producción y dentro de la
cuenta de mayor Almacén de materias primas.
Los materiales están bajo la siguiente presentación:
2.2.2
2.2.2
2.2.2
Como material en el Almacén respectivo.
Como material en el Proceso de
transformación.
Como material convertido en el Producto
terminado.
Operación de los Sistemas de Costos
Los primeros y terceros aspectos representan a los
materiales en forma estética, y el segundo, de
manera dinámica.
En el Método de Costos Completo, que es cuando
existe el control de los Materiales, es el Sistema de
Inventarios Perpetuos o Constantes, en cualquiera
de los tres aspectos o puntos citados.
El control de los Materiales antes de transformarse,
requiere de la intervención cuando menos, de los
siguientes departamentos:
♦
♦
♦
♦
Compras.
Almacén de Materiales.
Producción.
Contabilidad.
A). Departamento de Compras
Es quien tiene a su cargo el abastecimiento de los
Materiales que le sean solicitados.
Deberá estar organizado para conocer las fuentes
de abastecimiento, o sea, los proveedores, a fin de
obtener las mejores condiciones.
Es importante la eficiente intervención de este
Departamento, porque de él depende en cierta
forma que la fabricación no sufra paralizaciones o
demoras y obtenga menores precios, mejor
servicio, financiamiento, etcétera.
B). Departamento de Almacén de Materiales
Se encarga de la guarda y custodia de los
materiales, es un departamento de Servicio a la
producción; normalmente representa una inversión
cuantiosa, requiere personal conocedor de los
materiales que están a su cuidado para evitar
errores de estiva, y en la suministración de los
mismos que puedan perjudicar la elaboración.
Puede decirse que el Almacenista tendrá como
responsabilidad principal el orden, el adecuado
manejo y la clasificación dentro de su
10
departamento; debiendo distribuir los artículos
que tiene a su cuidado de tal manera que puedan
localizarse rápidamente, y ser preparados para
facilitar el recuento físico.
C). Departamento de Producción
Es aquel que realiza las operaciones de fabricación,
es quien efectúa las operaciones de elaboración,
uno de sus importantes elementos es el material.
D). Departamento de Contabilidad
Representa la parte controladora (sistematizadora),
valuadora, procesadora, informadora y evaluadora
del movimiento de la Empresa. Para el control se
requieren registros o auxiliares que permiten el
oportuno asiento de sus movimientos.
Valuación de entradas al almacén de materias
primas
El precio de costo con que deben figurar las
materias primas en la cuenta principal de almacén
y en sus auxiliares (tarjetas de almacén) es el precio
que se paga por ellas más los gastos incurridos
hasta su entrada en los almacenes, como fletes y
acarreos (gastos sobre compras).
Valuación de las salidas del almacén de materas
primas
Las técnicas de valuación en nuestro medio para
dar valor a las salidas del almacén, son las
siguientes.
A. Precio promedio.
B. Últimas Entradas, Primeras Salidas UEPS.
C. Primeras Entradas, Primeras Salidas PEPS.
D. Precio o valor fijo o estándar.
E. Precio o valor de reposición o de mercado.
•
Tarjetas Auxiliares de Materia Prima directa
por el método UEPS
UEPS. Consiste en valuar las salidas de almacén,
utilizando los precios de la última entrada hasta
agotar su cantidad en especie, de ahí la penúltima
Operación de los Sistemas de Costos
entrada en unidades y precio y así sucesivamente
hasta dar salida a la totalidad en especie requerida.
Por cada salida se van eliminando las últimas
existencias que entraron al almacén.
Las existencias quedan automáticamente valuadas
a los precios más antiguos de acuerdo con el
pensamiento conservador.
Se recomienda esta técnica cuando los precios van
hacia el alza, en el Ciclo de Prosperidad, Inflación.
•
Tarjetas Auxiliares de Materia Prima directa
por el Método de Promedios
Precio promedio. Consiste en dividir el valor final
de la existencia entre el número de unidades
existentes (piezas, kg., litros, etc.) obteniéndose un
costo unitario promedio.
El costo promedio
periódico.
puede
ser
constante
o
Constante: cuando cada nueva entrada origina la
obtención de un nuevo costo promedio.
Periódico: cuando el costo promedio se obtiene de
tiempo en tiempo, por semana, quincena o fin de
mes.
Esta técnica no es recomendable en épocas de
inflación y de deflación, sino más bien cuando hay
constantes variaciones en los precios.
•
Tarjetas Auxiliares de Materia Prima directa
por el método PEPS
PEPS. Las salidas del almacén se valúan a los
precios de las primeras entradas hasta agotarlas, se
continúa con las inmediatas y así sucesivamente.
Lo contrario a UEPS y su uso se recomienda en
épocas de estabilidad económica.
Las existencias quedan valuadas automáticamente
a su valor más reciente, otorgándole al almacén de
materias primas un costo actualizado a valores
acordes con el mercado actual (de la fecha de las
existencias).
11
•
Reporte de Consumo de Materia Prima
directa por línea de producción o por orden
de trabajo.
Se refiere a la entrega del material a los
departamentos o a producción, toda salida deberá
estar cubierta con su comprobante respectivo,
autorizado por la persona encargada que tenga
facultad para hacerlo. Puede ser un vale al almacén
o un listado de materias primas. Las formas
deberán llevar la anotación acerca de a qué orden
o proceso se deberá cargar la materia prima.
peso, su medición, según sea el tipo de mercancía
que se reciba, empleando un informe de recepción
cuya copia se envía al departamento de compras y
al de contabilidad, utiliza la copia de la factura o
remisión del proveedor, dependiendo de la
magnitud de la empresa y del movimiento que se
tenga de materias primas y materiales.
El almacenista formulará diariamente un “Resumen
de Entradas al Almacén de Materiales”, anexándole
las Notas de Entrada al Almacén con los siguientes
tantos:
a).- Original al Departamento de Contabilidad,
anexando las remisiones (copias) de los
proveedores.
b).- Duplicado al Departamento de Compras
para su conocimiento.
c).- Triplicado, quedará en poder del
Almacenista, con el cual dará movimiento
al Auxiliar respectivo.
En muchas ocasiones será necesario utilizar la
forma referente a materias primas no utilizadas en
su totalidad.
•
Reporte de Entradas de Materia Prima al
Almacén
Recepción de las materias primas y materiales
•
En todos los almacenes existen almacenistas
encargados del recibo de las materias primas y
materiales, al recibirlos verifican la cantidad, el
Ejemplo de Resumen de Entradas al Almacén de Materiales.
Siguiente Lámina.
Hoja de Costo por Materia Prima Directa
Consumida
ASIENTO DE CONCENTRACIÓN
ALMACÉN DE MATERIALES
PROVEEDORES
La Mexicana
La Favorita
$ 150, 040.00
$ 150,000.00
40.00
$ 150,040.00
Resumen de Entradas al Almacén, correspondiente al día 13 Octubre
períodos contables en que convencionalmente se
divide la vida de una entidad.
• Mano de Obra directa
Sueldos y salarios
Es el segundo elemento del costo y representa
el pago del esfuerzo humano para transformar
la materia prima en un producto.
A la contabilidad de costos le compete medir en
unidades
monetarias
el
monto
de
las
renumeraciones al personal y aplicarlas a los
Operación de los Sistemas de Costos
La acepción Sueldos y Salarios en diversos tratados
de costos como son trabajo, labor, mano de obra,
costo del trabajo, etc., la más amplia costumbre en
nuestro medio ha sido mano de obra, del inglés
HANDWORK, que quiere decir trabajo u obra hecha
a mano.
Sueldo es la retribución de un empleado, un
militar, un funcionario, etc., que se ha dado a
12
cambio de un trabajo regular, generalmente, el
pago se efectúa quincenalmente.
Salario es la retribución que debe pagar un patrón
al trabajador por su trabajo, puede fijarse por
unidad de tiempo, por unidad de obra, por
comisión, a precio alzado o de cualquier otra
manera; generalmente a los trabajadores de una
planta se les paga por semana.
El C. P. Armando Ortega Pérez de León en su libro
Contabilidad de Costos, establece las diferencias,
diciendo que “La nómina semanal se refiere a los
salarios devengados por los trabajadores y
operarios de un centro fabril, de almacenes, de
aseo y limpieza”.
En la nómina quincenal se pagan los sueldos de los
empleados administrativos de la división fabril,
tesorería, contraloría, mercadotecnia y relaciones
industriales, así como el departamento de ventas.
Concluyendo que salarios se usa para los
trabajadores llamados obreros en nuestro medio
industrial y a los que se les paga en forma
semanal, y sueldos a los trabajadores empleados
que generalmente se les paga en nómina
quincenal.
Para su estudio los sueldos y salarios se dividen en
dos grupos:
A) Sueldos y salarios directos. Segundo elemento
del costo, que forma parte, junto con la
materia prima directa, del costo directo o costo
primo (primario), es el que se emplea
directamente
en
las
operaciones
de
producción.
Este elemento varía en importancia dentro de las
industrias, dependiendo de su naturaleza, de la
eficiencia en la administración.
En algunas compañías reviste una extraordinaria
importancia y por tal motivo existen muchos
planes de pago al personal, con objeto de lograr
una mayor productividad al menor costo posible.
El elemento humano y la contabilidad de sueldos y
salarios, se encuentran muy entrelazados.
Operación de los Sistemas de Costos
B) Sueldos y salarios indirectos. Aunque son
absolutamente
esenciales
para
el
funcionamiento de la fábrica, no se pueden
atribuir y cargar directamente a ninguna tarea,
lote o proceso específico de producción de
artículos, sino en forma indirecta ya que
generalmente el personal se emplea en labores
de vigilancia, mantenimiento y supervisión de
toda la planta industrial como:
1.Superintendencia o jefatura de fábrica.
2.Jefes o subjefes de área o departamento.
3.Operadores de grúa o montacargas.
4.Técnicos en labores de aparatos de control y
medición.
5.Ingenieros o supervisores de equipo
electrónico.
6.Mecánicos y electricistas.
7.Tomadores de tiempo.
8.Empleados de costos.
9.Porteros, mozos y vigilantes.
10.Personal de conservación.
Los sueldos y salarios forman parte del costo de
producción y, para su estudio, se enmarcan dentro
de los costos indirectos de producción, tercer
elemento de costo.
En la actualidad, a fines del Siglo XX, se ha
procurado abatir este renglón con maquinaria
moderna o avanzada, y medios electrónicos
desplazando el esfuerzo humano.
Los Sueldos y Salarios Directos se consideran como
el segundo elemento del Costo de Producción, y se
refiere al esfuerzo humano necesario para
transformar el material en productos. Este esfuerzo
debe ser renumerado en dinero en efectivo del
cuño corriente, según lo establece nuestra
Constitución.
El ejercicio de las relaciones obrero- patronales,
está enmarcado por los conceptos jurídicos
contenidos en el Artículo 123 Constitucional; el
cual consigna los derechos de los trabajadores y
los analiza en sus apartados “A”, con 31
fracciones, y “B” con 14 fracciones.
13
También por una ley especial, que se conoce como
Ley Federal del Trabajo, reglamentaria del
mencionado Artículo 123, apartado “A” de la
Constitución Política de los Estados Unidos
Mexicanos.
1. Limitación de la jornada máxima diaria diurna a
8 horas.
2. Jornada nocturna 7 horas.
3. Jornada mixta 7 ½ horas
4. Por cada 6 días de trabajo, habrá un día de
descanso cuando menos.
5. Fijación de un salario mínimo sobre las
condiciones de cada región.
6. El salario deberá ser pagado en moneda del
curso legal.
7. Las horas extras serán pagadas en un 100%,
más de lo fijado para las horas normales; dicho
trabajo extraordinario no podrá exceder de 3
horas diarias ni de 3 veces consecutivas por
semana.
8. Dio el derecho de unirse a obreros y
empresarios en defensa de sus intereses y así
forman sindicatos los primeros, asociaciones los
segundos.
9. Reconoció el derecho de huelga y paro a
obreros y empresarios.
10.Estatuyó la obligación de indemnizar al
trabajador con tres meses de salario y por 20
días por cada año de trabajo, cuando sea
despedido injustificadamente, si tiene más de
un año de trabajo.
11.Consideró de utilidad pública la expedición de
la Ley del Seguro Social.
12.Otorgó al trabajador el derecho de participar en
las utilidades.
13. Estableció el derecho de los trabajadores de
percibir una prima de antigüedad, equivalente a
12 días de salario por cada año de trabajo;
cualquiera que haya sido la causa de su
separación o despido, siempre y cuando hayan
cumplido 15 años de servicio por lo menos.
Todas
las
conquistas
anteriores,
fueron
consignadas en la Constitución Mexicana de 1917,
y reglamentadas posteriormente por la Ley Federal
del Trabajo.
El control y manejo de los sueldos y salarios,
incumbe específicamente a los departamentos de
Personal y de Contabilidad, auxiliados por los
departamentos productivos.
El Departamento de Personal tiene a su cargo el
manejo de los trabajadores en los aspectos
siguientes:
Ingreso, egreso, ocupación, cambio de ocupación,
coordinación de los períodos de vacaciones,
registro de asistencias y faltas, fijación de los
salarios elaboración de tarjetas asistencia, hechura,
en ciertos casos la Lista de Raya, permisos,
etcétera.
Para el control de lo anterior y
directa del Departamento
auxiliado por la formación
departamentos productivos,
siguiente:
con la intervención
de Contabilidad,
y control de los
debe realizar lo
♦ Registros del Personal (expediente
Trabajador).
♦ Tarjeta de Control del Personal.
♦ Tarjeta de Asistencia (entrada y salida).
♦ Tiempo Extra.
♦ Tarjeta de Distribución del Tiempo.
♦ Hoja de Costo del Trabajo.
♦ Nómina o Lista de Raya.
del
Objetivos de la contabilidad de sueldos y
salarios
Todos los registros que se emplean serán
planeados con todo cuidado.
a. Todos los datos del trabajador, referentes a su
categoría, su puesto, escala de sueldo o
salario, fecha de contratación y departamento
asignado.
b. Tiempo empleado por cada trabajador en la
fábrica, su salario y el total devengado en el
período.
c. La orden, la tarea, el proceso o el
departamento a que debe cargarse el importe
total trabajado.
Control y contabilización de sueldos y salarios
Operación de los Sistemas de Costos
14
d. El registro de sus ausencias, vacaciones,
enfermedades, castigos, permisos, etc.
de marcar con tinta la hora de entrada y salida en
cada tarjeta.
e. Tiempo empleado en las
efectuadas
en
jornada
extraordinaria.
Al terminar la semana, las tarjetas se concentrarán
en el Departamento de Rayas, a fin de computar el
tiempo que estuvo cada obrero dentro de la
fábrica así como para hacer el cálculo
correspondiente al salario devengado para
preparar la lista de raya de la semana.
operaciones
normal
y
f. Sistema de pago de renumeraciones para cada
clase de trabajo desarrollado.
g. Total de horas de trabajo en cada
departamento, lote u orden de trabajo,
durante el período de determinación de
costos, con objeto de determinar la base de
aplicación de los costos indirectos.
h. El importe total de la nómina durante el
período de determinación de costos.
El trabajo de liquidación de salarios de cada
trabajador es una labor que debe hacerse con
sumo cuidado, se requiere que las tarjetas al
calcularse, sean obtenidas con cierta anticipación,
a fin de que el día de pago (normalmente los
sábados) esté preparada la Lista de Raya,
considerando además que la Ley Federal del
Trabajo exige dicha liquidación.
Registro del Personal
• Tiempo Extra
Consiste en utilizar un expediente individual, en
donde se archivará toda clase de correspondencia
y documentación que se haya cruzado con el
trabajador, conteniendo su historial en la Entidad.
Se entiende por horas extras, el tiempo adicional a
la jornada ordinaria, que el trabajador ha
desarrollado, el que, de acuerdo con la Ley Federal
del Trabajo, deberá liquidarse a base de salario
doble y más; es importante el control del tiempo
extra, debiéndose exigir la autorización previa del
Jefe del Departamento y el visto bueno del
Superintendente, para que a un obrero se le pague
tiempo extra.
•
Tarjeta de Control de Asistencia –
Esta tarjeta será individual, con todos los datos
personales,
columnas
para
indicar
las
percepciones, descuentos, etcétera, que servirán
grandemente para la formulación del anexo para la
declaración del Impuesto sobre la Renta.
•
Prenómina
También se le conoce con los nombres de Tarjeta
de Tiempo y de Tarjeta de Entrada y Salida. Sirve
para registrar las asistencias del trabajador
diariamente sin conocimiento de la labor
desarrollada por el mismo.
Se utiliza una tarjeta por semana para cada obrero,
en la que se anotan el día y las horas de entrada y
salida, ya sea por medio de relojes marcadores, por
computadora con Código de Barras o algo más
actual, tarjeta magnética, o por un empleado que
tenga el puesto de chocador, quien se hace cargo
Operación de los Sistemas de Costos
• Tarjeta de Distribución de Tiempo
Esta forma tiene aplicación práctica cuando se
emplea el procedimiento de Órdenes de
Producción o sus derivados, cuya finalidad es saber
en qué acción fue ocupado el tiempo, a fin de
cargar a las Órdenes de Producción.
Es necesario utilizar una Tarjeta de Distribución de
Tiempo para cada uno de los obreros que trabajan
en los departamentos productivos.
La diferencia entre los salarios pagados según la
Tarjeta de Asistencia y los salarios aplicados, de
acuerdo con la Tarjeta de Distribución de Tiempo,
indica el monto de sueldos y salarios no
15
aprovechados en la producción y representa para
la Empresa el valor del tiempo perdido.
• Cuota Hora-Hombre
Se le conoce con ese nombre al cálculo por horahombre, aplicable al Costo de Producción, por
medio de las órdenes de producción o de los
procesos productivos, el cual contiene, además del
salario respectivo con su séptimo día, la prima
vacacional, la gratificación de fin de año, y las
prestaciones que se hayan otorgado al trabajador,
medularmente.
• Hoja de Costo del Trabajo
Se utiliza como libro tabular y contiene el dato de
la cuota por hora; al mismo tiempo se puede
emplear para la liquidación al obrero, cuando se
emplea la Tarjeta o Reporte de Entrada y Salida,
además como liquidación, no tiene objeto la Hoja
de Costo del Trabajo; en igual circunstancia ésta
cuando se firma. De recibido, en la Lista de Raya.
• Nómina o Lista de Raya
Es un documento en el cual se registran los
salarios que deben cubrirse al final de la semana,
concentrando los datos de las tarjetas de
asistencia.
Es aconsejable que la Nómina o Lista de Raya, se
elabore clasificada por departamentos. La forma
que se debe utilizar para la Lista de Raya es la
indicada por la Ley Federal del Trabajo, misma que
si es necesario puede hacerse más analítica.
En nuestro medio se elaboran por semana y por
quincena, normalmente a la nómina semanal se le
denomina lista de raya.
Los empleados encargados las preparan y las
mismas deberán contener el nombre del
trabajador, período que abarca, el importe de los
sueldos o salarios totales, incluyendo las
percepciones ordinarias o extraordinarias, las
deducciones que pueden ser internas o externas,
las primeras como el fondo de ahorro, préstamos,
cuota sindical, etc., y las segundas como las cuotas
Operación de los Sistemas de Costos
del Seguro Social y el impuesto local, el importe
neto devengado por el trabajador y un espacio
para la firma del trabajador, en su caso.
Actividades:
Trabajo en equipo
Elaborar diagramas, ilustraciones
y esquemas
Para identificar la importancia de los controles de
los costos directos, integra un equipo de tres
personas y elaboren un diagrama de flujo en el que
se identifiquen los procesos que se realizan en el
almacén y los documentos que se utilizan en cada
proceso. Presenten su diagrama de flujo a sus
compañeros y profesor.
1.1.2. Control de Costos Indirectos
Es el tercer elemento del costo, llamado
comúnmente gastos indirectos de fabricación.
¿Qué hay dentro de una industria, aparte de la
materia prima y los sueldos y salarios directos que
se pagan?
Existen dentro de una fábrica, espacio,
maquinaria,
mobiliario,
instalaciones,
instrumentos, elemento humano que trabaja
indirectamente en la producción, conservación,
mantenimiento, aseo y limpieza, vigilancia; se
consumen
materiales
indirectos,
grasas,
combustibles, refacciones, piezas de repuesto, se
paga luz, teléfono, papelería, seguros, impuestos
especiales en algunos casos telegramas, correo,
honorarios a profesionistas, etc.
Se deprecia la maquinaria, el equipo, el mobiliario,
se amortizan las instalaciones, se pagan en ciertas
compañías patentes y marcas y en cuanto al
elemento humano además de sueldos y salarios, se
otorgan
prestaciones
y
contraprestaciones
involucradas por ley o por contrato.
16
•
Costos indirectos de producción
A los gastos Indirectos de Producción, también se
conocen con los nombres siguientes: Cargos
Indirectos,
Costos
Indirectos,
Gastos
de
Producción, Gastos de Fabricación o de Fábrica, la
palabra “Indirectos”
y a otros las palabras
“fabricación o producción”.
Se debe considerar también el valor que se paga
por renta, la luz, el valor estimado de la
depreciación, etcétera; factores indispensables que
presentan inversiones, las que deben acumularse al
Costo Directo para poder determinar el Costo de
Producción.
La derrama, prorrateo, adjudicación o aplicación
de los Gastos Indirectos al Costo de Producción, se
hace mediante cálculos sobre bases que
posteriormente se verán.
Clasificación
producción
•
de
los
costos
indirectos
de
Costos Indirectos Fijos
Por su recurrencia se clasifican en:
Se llaman Gastos Fijos, aquellos que son
recurrentes en cuanto a su valor y tiempo; es decir
que periódicamente de manera consuetudinaria,
constante, continua, normal, se están realizando
sea cual fuere el volumen de producción; como los
sueldos del Superintendente y jefes de los
departamentos de fabricación, la renta, la
depreciación en Línea Recta de la maquinaria,
ciertas cuotas, etcétera.
Son gastos indirectos reales o históricos, aquéllos
que efectivamente se erogan; pueden ser
cualquiera de los vistos.
Por la técnica de valuación se clasifican en:
Gastos indirectos estimados o “aplicados”
(predeterminados) son aquellos que se originan en
función de un presupuesto establecido, o sobre un
factor calculado de gastos indirectos.
Por agrupación se clasifican en:
Gastos indirectos Departamentales son aquellos
que se aplican por secciones, cuando la Fábrica
está
fraccionada
departamentalmente,
conociéndose de esta manera los Costos Indirectos
de cada una de las divisiones.
También en costos se conocen como Gastos
Indirectos Departamentales.
• Prorrateo de costos indirectos
Si la empresa se encuentra dividida por
departamentos y si es necesario efectuar
inicialmente
una
aplicación
departamental
conocida como prorrateo primario, un reacomodo
de los costos en función del beneficio obtenido o
servicio otorgado, eliminando los departamentos
que dan únicamente servicio y cargando los costos
finalmente a aquéllos en donde se realiza la
producción final y que se llama prorrateo
secundario.
Industrias que consideran su producción como
un departamento
•
Costos indirectos variables
Existen innumerables empresas que no tienen
necesidad de dividir su fábrica en departamentos,
considerándola como una unidad de producción
que equivale a un departamento.
•
Auxiliares de costos indirectos
Industrias con departamentalización
Son gastos variables, aquéllos que se originan y
cambian en función del volumen de fabricación,
aumentando o disminuyendo, según aumente o
baje la producción, ejemplo: luz y fuerza,
combustibles y lubricantes, reparaciones, gastos de
mantenimiento, materiales indirectos, etcétera.
Operación de los Sistemas de Costos
A medida que una empresa se expande y sus
procesos de transformación se hacen más
complejos, el porcentaje de costos indirectos
invariablemente aumenta.
17
Para lograr este objetivo los costos indirectos se
dividen en lo que se llaman departamentos de
servicio y producción.
Clasificación de los departamentos
Los departamentos
clasificarse en:
de
una
fábrica
pueden
a) De producción
b) De servicio
En los departamentos de producción se efectúa la
transformación de las materias primas para
convertirlas en producto terminado, de tal manera
que su actividad pueda identificarse bien sea con
un proceso específico o con una o varias órdenes
de producción; se pueden citar con ejemplos, los
departamentos de clarificación, evaporación,
centrífugas, en una fábrica de galletas; el de
fundición, moldeo, torno, ajuste y montaje.
Los
departamentos
de
servicio
prestan
determinados servicios en beneficio de los
departamentos de producción o de otros
departamentos de servicio. Estos de clasifican en
cuatro grupos:
1. Departamentos
que
prestan
servicios
administrativos, de oficina, gerencia, costos,
nóminas, compras, personal, control de
producción, ingeniería y dibujo.
2. Que prestan servicio en relación con el manejo
de materiales como los almacenes, recepción y
transporte.
3. Que prestan servicio de naturaleza mecánica
como la planta de energía, de calefacción, la
sala de máquinas y conservación.
4. De naturaleza general, que prestan servicio de
comodidad o conveniencia como el comedor,
servicio social, hospital o servicio de edificio.
Dentro de los departamentos, servicios o
departamentos auxiliares llamados centros de
costos como el departamento de suministro de
energía que tiene secciones para vapor,
electricidad y aire comprimido.
Operación de los Sistemas de Costos
En una fábrica de procesos, si hay discrepancia
tanto en su carácter como en sus costos habrá que
usar cuentas de costos distintas; si en un mismo
departamento hay maquinaria pesada y ligera es
preciso instalar centros de costos por la diferencia
de costos de operación.
•
Prorrateo de Costos Indirectos
Clasificación:
Prorrateo primario y prorrateo secundario
El prorrateo primario es la acumulación de los
costos indirectos de producción a cada uno de los
departamentos de producción o servicio o centros
de costos asignado, de acuerdo con el beneficio
prestado, a la importancia del lugar ocupado, o
bien al valor del bien utilizado.
El prorrateo secundario es el reacomodo de los
costos indirectos departamentales, en función del
servicio otorgado por cada departamento de
servicio a los demás departamentos, de servicio y
productivos, hasta quedar finalmente acumulados
sólo en los departamentos productivos.
Bases de aplicación a los costos de producción
Una vez conocidos los costos indirectos de
producción en la última etapa o sea en los demás
departamentos
productivos,
se
aplicarán
finalmente al costo de producción de acuerdo con
las bases más conocidas como son:
1) Con base en tiempo
a) Horas o minutos de trabajo directo
b) Horas o minutos de trabajo directo más horas
de trabajo indirecto
c) Horas máquina
2) Con base en valor
a) Importe de los sueldos
b) Importe del costo primo
c) Importe de la materia prima directa
3) Con base en unidades
a) Por pieza
b) Por peso
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c) Por volumen
Actividades
Trabajo en equipo
Mesa redonda
Para identificar los tipos de controles aplicables a
los costos indirectos, forma un equipo de cinco
personas y discutan cuáles son los rubros que
pueden ser considerados costos indirectos fijos y
cuales pueden ser considerados costos variables y
que tipos de controles se deben aplicar en cada
caso. Elaboren un documento con sus conclusiones
y preséntenlas a su grupo y profesor.
1.2.Contabilizar los elementos del costo, de
acuerdo con el procedimiento establecido
para su control.
1.2.1. Registro Contable de Materia Prima
Directa
Importancia del control de la materia prima y
materiales
Está basada en la teoría de que todas las compras
de materia prima y materiales equivalen a dinero
invertido, su guarda, custodia y contabilización,
deberán realizarse con igual cuidado evitando al
máximo desperdicios innecesarios por un posible
deterioro, o bien, el mal uso de los mismos.
Un control y contabilización adecuados permitirá a
la compañía estados financieros razonables, datos
sobre los consumos utilizados en la producción y
permite una información completa respecto al
costo de los productos manufacturados.
Reglas que rigen la contabilización y control de
la materia prima y materiales
Operación de los Sistemas de Costos
1) Todas las transacciones que impliquen compra,
recepción, almacenaje y consumo de
materias primas o materiales, deberán ser
autorizadas por un funcionario o ejecutivo
responsable, los cuales estarán basados en
pedidos expresos.
2) En todos los movimientos de entrada y salida de
materiales y entregas a producción, deberán
intervenir por lo menos dos personas, a fin
de evitar fraudes, robos o malversaciones.
3) Todas las materias primas o
empleo no sea de manera
producción, deberán estar
un lugar seguro y bajo
vigilancia.
materiales cuyo
inmediata en la
almacenados en
una adecuada
4) Tanto la clase como la cantidad de materia
prima empleada en los departamentos
productivos o en la producción de una orden
determinada,
deberán
ser
fácilmente
asequibles.
5) En cualquier momento deberá ser posible
averiguar, contar y verificar las cantidades y
valores de toda la materia prima y materiales
que haya en existencia.
6) Todas las cuentas de costos y de inventarios que
se relacionen con las materias primas y
materiales deberán ser susceptibles de
comprobación en cuanto a la exactitud de
sus totales por medio de cuentas principales
en el libro mayor general.
El control contable de las diferentes etapas y por
las cuales pasan los materiales se lleva a través de
las siguientes cuentas:
♦ Almacén de Materiales.
♦ Producción en Proceso; también conocida con
otros nombres como Manufactura en Proceso
(sólo cuando interviene la mano del hombre),
Costo de Producción, o simplemente,
Producción.
♦ Almacén de Productos Terminados.
♦ Almacén de Productos Semi-terminados, o
Semi-elaborados.
19
• Cuentas de Mayor y Subcuentas
El “Mayor Auxiliar” podrá utilizarse por medio de
tarjetas, hojas sueltas, o por medios informáticos,
debiendo ser la suma de los auxiliares igual a la
cuenta del Libro Mayor.
En algunas empresas se acostumbra utilizar por
duplicado el Auxiliar del Almacén de Materiales. La
ventaja del doble manejo es que puede verificar en
cualquier momento el auxiliar relativo a
determinado material, confrontando los datos del
Almacenista con los de Contabilidad, lo que
permite efectuar con mayor facilidad la
comprobación física.
•
Registros auxiliares
•
Soporte documentado
Solicitud de Compra
Nota: Cuando se considera como Cuenta
Transitoria, controladora de las operaciones
productivas, quedaría saldada pues se está
enviando su saldo a una cuenta que podría
denominarse Inventario de Producción en Proceso.
El Almacenista formula la Solicitud de Compra al
departamento respectivo, con la autorización del
Superintendente, indicando con la mayor precisión
posible los materiales que se necesitan en
cantidad, calidad, y plazo de recepción.
Si se desea utilizar la cuenta Producción en Proceso
como Liquidadora, no se cargaría del Inventario
Inicial de Producción en Proceso, ni se abonaría por
el importe del Inventario Final de Producción en
Proceso, entonces dicha cuenta tendrá un Saldo
Deudor.
La aprobación del Superintendente es importante,
ya que dicha persona es quien controla la
Producción, y así, el Almacenista procurará recabar
la aprobación para que se surta con toda
oportunidad la mercancía.
Nota: Su saldo Deudor, representa el importe de
la existencia de los artículos terminados, al costo.
En este caso se utiliza esta cuenta como
Liquidadora.
En el caso de que por presentación en el Informe
de Posición Financiera se traspase su saldo a una
cuenta llamada Inventario de Artículos Terminados,
entonces también deberá cargársele el importe del
inventario inicial de productos terminados; con lo
anterior, se ocupa la cuenta de Almacén de
Productos Terminados como cuenta Transitoria.
La Solicitud de Compra deberá hacerse cuando
menos en tres tantos:
a).-El original para el Departamento de Compras.
b).-El duplicado para el Departamento de
Contabilidad.
c).-El triplicado para el propio Almacenista.
Pedido
Al recibir el Departamento de Compras la Solicitud,
procederá desde luego a formular el Pedido
correspondiente, prestando mayor atención a las
solicitudes que vengan con carácter de urgente.
Su saldo será Deudor y mostrará el monto del
inventario de productos semi-elaborados.
El pedido puede formularse en los siguientes
tantos:
El auxiliar se manejará igual que el de productos
terminados.
a).- Original al Proveedor.
b).- Duplicado al Almacenista.
c).- Triplicado para Contabilidad.
Operación de los Sistemas de Costos
20
d).- Cuadruplicado al Departamento de Control de
Calidad.
hará la anotación en el original y copia de la
Remisión del Proveedor.
Recepción
b). Posteriores
Esta función corresponde al Almacenista, quien
deberá cerciorarse de que los materiales que recibe
del Proveedor estén de acuerdo con lo solicitado,
según el procedimiento siguiente:
Cuando después de haber considerado como
buena la entrada de los Materiales, por diversas
circunstancias y previa comunicación al Proveedor,
se acuerde la devolución de ellos.
a).- Confrontando las notas de remisión del
Proveedor con la copia del Pedido y la
Solicitud de Compra, a efecto de
percatarse que la remesa se ajusta a lo
solicitado.
b).- Deberá revisar físicamente que los
materiales que se reciben corresponden a
lo especificado en el Pedido, en cuanto a
calidad y cantidad.
c).- De encontrarse a satisfacción la remesa del
Proveedor, el Almacenista pondrá un sello
con los siguientes datos:
♦
♦
♦
♦
♦
♦ Original al Proveedor.
♦ Duplicado para el Departamento de Compras.
♦ Triplicado para el Departamento de
Contabilidad.
♦ Cuadruplicado para el propio Almacén.
Al hacerse la devolución, firmará a la hora de la
entrega de recibido, el representante del
Proveedor.
Actividades
Fecha de recepción.
Fecha de entrada.
Calidad.
Observaciones.
Firma de Almacenista.
Guarda
Una vez recibida la mercancía a satisfacción, el
Almacenista deberá proceder a su guarda, de
acuerdo con el tipo y naturaleza, en anaqueles o
armarios, o estibándola de tal manera que sea fácil
su manejo y recuento.
El control de los Materiales en existencia, según se
dijo, podrá llevarse en la propia bodega a base de
unidades en tarjetas u hojas sueltas, en unidades y
valores.
Devoluciones a los Proveedores
a). Inmediatas
Cuando al estarse recibiendo los Materiales, el
Almacenista o el Departamento de control de
Calidad, rechazan desde luego aquellos que no
reúnen las condiciones requeridas, el Almacenista
Operación de los Sistemas de Costos
Trabajo en equipo
Mesa redonda
Para identificar la importancia del registro contable
de la materia prima directa, integra un equipo de
cinco personas y discutan cuáles son los soportes o
documentos que sirven para el registro de la
materia prima. Elaboren un reporte con sus
conclusiones y preséntenlo a sus compañeros y
profesor.
1.2.2. Registro Contable de la Mano de Obra
Directa
•
•
Cuentas de mayor, Subcuentas y Registros
auxiliares
Soporte documental y Registro de las
deducciones y retenciones
El desarrollo de cada uno de los subtemas se ve en
conjunto por las acciones que se describen a
continuación.
21
Mecánica Contable de la cuenta “Sueldos y
Salarios por Aplicar”
La cuenta “Sueldos y Salarios por Aplicar”, como se
había explicado, es una cuenta transitoria,
provisional, o de control, y sirve para registrar el
monto de los salarios cubiertos en un período
determinado, de acuerdo con la determinación de
Obra de Mano Directa o Labor Directa y el lapso
perdido.
La cuenta “Sueldos y Salarios por Aplicar”, se
encarga del monto de los sueldos y salarios
pagados, se abona precisamente por la aplicación
de los mismos, quedando saldada siempre.
Sueldos y Salarios por Aplicar
Se carga:
⇒ Por el monto de
sueldos y salarios pagados
de los
de acuerdo a la determinación
Salarios.
de Obra de Mano directa
o labor directa.
Se abona:
Por la Aplicación
Sueldos y
Queda saldada siempre: Porque es una cuenta
transitoria Provisional.
Pago y Asiento Contable que Origina
Después de formulada la Lista de Raya y si
corresponde a una semana de trabajo, esta
semana puede ser considerada del viernes de la
semana anterior, al jueves de la semana que se
está liquidando.
Es costumbre liquidar los salarios el último día
laborable, que regularmente es el sábado, salvo
que la Empresa trabaje Semana Inglesa. Es
importante dar tiempo al Departamento de Raya
para que pueda hacer el cálculo y cubrir sin errores
los salarios devengados.
Operación de los Sistemas de Costos
Algunas empresas acostumbran formular su Lista
de Raya, sólo para conocer datos generales sobre
cada trabajador, o por vía de resumen. En la
Nómina en algunos casos se recaba la firma del
interesado, misma que también debe existir en la
Tarjeta de Asistencia, en el momento de la entrega
en efectivo.
Se presenta a continuación un ejemplo particular
con el salario de un obrero para apreciar el
movimiento de la cuenta Sueldos y Salarios por
Aplicar, y su intervención en los Costos.
La idea de utilizar la cuenta de sueldos y salarios
por aplicar es que al hacer la nómina, el cheque se
formula por el importe líquido para el pago a los
trabajadores y posteriormente cuando la oficina de
costos ha determinado qué cuentas hay que
afectar de acuerdo con la distribución de las
tarjetas de tiempo, formula una póliza de diario en
la siguiente forma:
En la nómina quincenal se seguirá el mismo
procedimiento; sin embargo, la aplicación afectaría
las cuentas de:
a) Producción en proceso: Sueldos y salarios
directos
b) Costos indirectos de producción: Sueldos y
salarios indirectos
c) Costos de distribución: Sueldos y salarios
indirectos
d) Costo de administración: Sueldos y salarios
indirectos
El Registro contable del segundo elemento del
costo es la formación para el cumplimiento de las
obligaciones, tal es el caso de pagar Nómina; más
si en cambio los sueldos y salarios directos ayudan
a la aplicación del costo, éstos tienen que ser
desglosados de acuerdo al tipo de trabajador que
se tenga y la forma de pago.
Muchas empresas aún siguen ocupando el método
tradicional de Lista de Raya como el elemento de
determinación del pago semanal de los obreros,
22
aunque detrás de este informe se encuentran
muchos procedimientos de control como:
El Reloj chocador, Tarjeta de tiempo, Horashombre trabajadas, Órdenes de producción, entre
otras.
Cuando se tienen los datos que fundamentan el
pago, se procede a la elaboración de la lista de
Raya o Nómina que habrá de contabilizarse y
Registrarse en los libros de diario y de Mayor para
dar salida a la Remuneración económica.
El uso de las cuentas contables de Sueldos y
Salarios por aplicar forma una anticipación al pago
de la Nómina para dar paso a la autorización de
ésta y realizar el pago a los empleados y obreros.
Contabilización
Los costos indirectos tienen una particularidad en
su contabilización según la técnica de valuación
histórica o estimada.
1. Si no existen departamentos y se usan costos
indirectos reales o históricos se debe utilizar la
cuenta de:
a) Mayor. Costos indirectos de producción.
Subcuenta. Concepto del costo.
Los costos Indirectos que al fin del mes se saldan,
así como su importe, se cargan a producción en
proceso, indicando que son costos indirectos de
producción.
a) Cargo a la cuenta de: Producción en proceso.
Costos indirectos de producción.
Subcuenta. Departamento “X” (productivo o de
servicio)
Sub-subcuenta. Concepto del costo.
Actividades
Trabajo en equipo
Resolver situaciones
problemáticas
b) Abono a la cuenta de: Producción en proceso.
Costos indirectos departamento “X”.
Subcuenta. Concepto del costo.
Para aplicar el registro contable de la mano de
obra directa, forma un equipo de tres personas y
elaboren una nómina en la cual deben determinar
las deducciones y retenciones que posteriormente
deben registrar en los sistemas de costos.
Presenten sus documentos a su profesor para su
cotejo.
Muchas empresas con departamentalización,
optan por llevar la contabilidad de costo en los tres
incisos anteriores y llevar por separado la cuenta
de Costos indirectos de producción con subcuentas
según concepto de cada costo y traspasar el fin de
mes su saldo a Producción en proceso, ya sea con
prorrateo primario directo o cédulas de prorrateo
primario y secundario al fin del mes.
1.2.3. Registro Contable de los Costos
Indirectos de Fabricación
Efectos de la Departamentalización
Organización Contable
•
•
Cuentas de mayor, Subcuentas y Subsubcuentas
Registros auxiliares y Soporte documental
El desarrollo de cada uno de los subtemas se ve en
conjunto por las acciones que se describen a
continuación.
Operación de los Sistemas de Costos
a).-
en
la
Si la fábrica no está seccionada en
departamentos, la acumulación de los
indirectos se hará a través de una cuenta del
Libro “Mayor” que se podría llamar Gastos
de Producción, Gastos de Fabricación, o con
mejor denominación: Gastos Indirectos de
Producción, también pueden controlarse los
Gastos Indirectos de Producción por medio
de una subcuenta.
23
Cuenta: Producción en proceso
Subcuenta: Material Directo.
Labor Directa.
Gastos Indirectos de Producción.
b).- En caso de que la Fábrica esté dividida o se
pueda dividir departamentalmente, se puede
hacer la acumulación de los Gastos
Indirectos de Producción en la forma
siguiente:
♦
♦
Abrir una cuenta del Libro “Mayor” para
cada departamento, con su auxiliar
correspondiente, en cuyo caso se tendrán
tantas
cuentas
de
“Mayor”
como
departamentos de Fábrica existan.
Abrir una sola cuenta del Libro “Mayor”, con
una subcuenta para cada departamento,
utilizando además un auxiliar para cada
subcuenta.
La solución contable de los dos aspectos señalados
se identifica respectivamente con lo que se llama:
1. Prorrateo Primario
2. Prorrateo Secundario
1. Prorrateo Primario
Es la aplicación de los Gastos Indirectos de
Producción a cada departamento conociéndose al
final del período los gastos del departamento que
mayor servicio ha otorgado.
2. Prorrateo Secundario
Esta operación contable tiene como finalidad hacer
una derrama inter-departamental, empezando a
repartir los gastos del departamento que mayor
servicio proporcione.
El principio del Prorrateo Secundario, es la
aplicación de los gastos indirectos de cada
departamento, en proporción al servicio otorgado
y recibido; esto quiere decir que se prorrateará
primero el gasto del departamento que mayor
presentación suministre.
Operación de los Sistemas de Costos
Hacer los prorrateos Primario y Secundario
correspondientes al mes pasado, considerando que
la Empresa tiene cuentas del “Libro Mayor” para
cada departamento.
Datos:
1. Los Materiales Indirectos utilizados en el mes
fueron como sigue, de acuerdo con los Vales de
Salida del Almacén:
Departamento “A”
12,000.00
Departamento “B”
15,000.00
Taller mecánico
1,200.00
Calderas
3,000.00
Almacén de Materiales
350.00
Servicios Generales
2,000.00
de Edificio y Aseo
1,000.00
$ 34,550.00
$
2. Los salarios indirectos registrados y pagados se
distribuyeron como sigue, según las tarjetas de
registro de tiempos:
Departamento “A”
18,000.00
Departamento “B”
1,600.00
Taller mecánico
3,200.00
Calderas
2,500.00
Almacén de Materiales
3,000.00
Servicios Generales
2,400.00
$ 14,500.00
$
Solución: Prorrateo secundario
Es conveniente ir viendo el Cuadro del “Resumen
del Prorrateo Secundario” para apreciar los nuevos
saldos, en las páginas siguientes:
Cédula del prorrateo secundario no. 1
24
Departamento de Edificio y Aseo Importe $
7,250.00
Base: Superficie Ocupada
Factor = $ 7,250.00
21,800 M 2
= 0.332569
Actividades
Trabajo en equipo
Elaborar diagramas, ilustraciones
y esquemas
Para identificar la importancia del registro contable
de los costos indirectos de fabricación, integra un
equipo de tres personas y elaboren un esquema
que contenga los conceptos considerados como
entradas, salidas y saldos de las cuentas de costos
y elaboren un fichero un fichero o guía
contabilizadora. Presenten su fichero a sus
compañeros y profesor para su retroalimentación.
Transferencia a otros contextos
Para un mayor entendimiento de los contenidos de
este capítulo debemos agregar que los costos
directos son los primeros dentro de cualquier
proceso de producción, tal es el caso de la materia
prima y su elemento indispensable para llevar a
cabo el control de ella. Son los métodos de
valuación, los que a su vez, deben estar aplicados
de acuerdo a las necesidades de la empresa y
características de los materiales de producción; por
ejemplo, no se debe utilizar el mismo método de
valuación para los insumos de una fábrica de
mermeladas que para una que fabrica herramienta
para maquinaria pesada.
Además de lo anterior, cabe mencionar que el uso
de formas facilita a los departamentos el
desarrollo de la contabilidad, además que es uno
Operación de los Sistemas de Costos
de los mejores comprobantes que se usan en las
empresas revelando información de acuerdo al uso
de cada uno, por ejemplo el reporte de Materia
prima que entra, contiene datos de las personas
que entregan, que reciben, y las cantidades de uso.
El manejo de Formatos de control permite la
eficiencia
y
eficacia
de
los
encargados
Administradores o Contadores según corresponda,
siendo éstos los beneficiados para la elaboración
del Costo, y para correlacionar las actividades de
acuerdo a los informes que se preparen a los jefes
directivos.
Asimismo, las empresas identifican a los gastos y
costos indirectos de acuerdo a las diferentes
empresas que existan, las empresas de servicios no
tienen los mismos costos que las empresas de
producción. Estos gastos en las empresas, de
forma general, forman parte del costo.
Es por ello que las actuales pequeñas y medianas
empresas determinan los costos antes de fijar el
precio de mercado y antes de elaborarlos para no
tener pérdidas posteriores a los que las grandes
empresas van produciendo de acuerdo al costo
indirecto en que se vaya incurriendo durante el
proceso, fijando el precio de cada artículo con base
a los costos Directos e Indirectos.
Por otra parte debemos enfatizar que el registrar
los Costos Indirectos cuando se producen, resulta
ser uno de los aspectos de contabilidad más
necesarios puesto que estos costos se identifican
en subcuentas por cada uno de los conceptos
utilizados en la producción y en cada
departamento de la empresa. Al contabilizar los
costos se identifican de acuerdo al prorrateo
utilizado y determinados según su base.
25