Estudio de conveniencia y oportunidad

Código
F 010 PR GA
Fecha
07/07/2008
Versión
1
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COPIA CONTROLADA
PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD
DEPENDENCIA: GRUPO DE GESTION ADMINISTRATIVA
FECHA 18 de diciembre de 2009
I.
INFORMACIÓN GENERAL DE LA NECESIDAD
1.1 Descripción de la necesidad que la entidad pretende satisfacer con la
contratación:
Teniendo en cuenta que son funciones del Grupo de Gestión Administrativa i) El
mantenimiento y conservación de los bienes muebles e inmuebles del Departamento, ii)
Dar cumplimiento a las actividades relacionadas con los servicios administrativos
necesarios para el normal funcionamiento de la entidad, de conformidad con el plan anual
de contratación de la vigencia fiscal 2010, se requiere contratar la Prestación del servicio
de publicación de avisos de prensa.
1.2 Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección:
De conformidad con lo establecido en la Ley 1150 de 2007 y el decreto reglamentario
3576 de 2009, el servicio requerido se considera de características técnicas uniformes. No
obstante lo anterior, y de conformidad con el estudio de precios del mercado realizado
previamente por la entidad, se estableció que el valor de los servicios a contratar no
superan el diez (10%) por ciento de la menor cuantía, razón por la cual, se adelantará un
proceso de selección inferior al diez (10%) por ciento de la menor cuantía, acorde con lo
establecido en el artículo 1° del decreto en mención.
II. CONDICIONES DEL CONTRATO
2.1 Descripción del objeto a contratar, indicando sus especificaciones esenciales y
la identificación del contrato a celebrar:
El objeto de la CONTRATACIÓN lo constituye la Prestación del servicio de publicación de
avisos de prensa, durante la vigencia fiscal 2010, con las siguientes características
técnicas:
Avisos de prensa procesos licitatorios:
Número estimado de avisos a publicar durante la vigencia 2010: Dieciséis (16).
Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es copia No
Controlada. La versión vigente reposará en la carpeta de Calidad DAFP.
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Pagina: corriente - primer cuadernillo
Edición: nacional
Días de publicación: de lunes a sábado de 2010.
Fechas de publicación: por definir
Tamaño: 18cms x 2col
Color: blanco y negro
Avisos de prensa asociados al proceso de selección mediante concurso público
abierto para proveer un empleo de comisionado de la comisión nacional del
servicio civil:
Número estimado de avisos a publicar durante la vigencia 2010: dos (2)
Pagina: corriente - primer cuadernillo
Edición: nacional
Días de de publicación: de lunes a sábado de 2010.
Fechas de publicación: por definir
Tamaño: 9.6 x 6 cm a dos (2) columnas
Color: blanco y negro
Aviso de prensa, asociado a la apertura de la convocatoria anual del premio
nacional de alta gerencia y registro de experiencias en el banco de éxitos de la
administración pública colombiana:
Número estimado de avisos a publicar durante la vigencia 2010: uno (1)
Pagina: impar - primer cuadernillo
Edición: nacional
Días de de publicación: de lunes a sábado de 2010.
Fechas de publicación: por definir
Tamaño: 10 cm por 3 coles
Color: blanco y negro.
Requerimientos técnicos mínimos:
1. Los avisos de prensa serán publicados por el contratista, previa notificación por
parte del funcionario del Departamento que sea designado como supervisor del
contrato. - Para tal fin, el Contratista deberá indicar el numero de días hábiles o
calendario que tendrá el supervisor del contrato para solicitar la publicación
oportuna de los avisos de prensa. Será responsabilidad del Contratista garantizar
la oportuna publicación de los avisos de prensa, siempre y cuando se haya surtido
debidamente el procedimiento acordado entre las partes.
2. Los avisos serán publicados durante la vigencia fiscal 2010 y estos deberán
ajustarse a las características técnicas definidas para cada uno de los tipos de
avisos a publicar.
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2.2 Análisis técnico y económico que soportan el valor estimado del contrato,
indicando con precisión las variables consideradas para calcular el presupuesto de
la respectiva contratación, así como su monto y el de los costos para la entidad,
asociados al proceso de selección y a la ejecución del contrato
El valor estimado para el contrato asciende a la suma de NUEVE MILLONES
SETECIENTOS VEINTE MIL PESOS ($9.720.000.oo) MONEDA CORRIENTE, incluido el
IVA.
En todo caso, el presupuesto oficial para la contratación será atendido, con cargo al
presupuesto de funcionamiento de la vigencia fiscal 2010, Unidad 0501-01, Gestión
General, Cuenta 2, Gastos Generales, Subcuenta 0, Objeto 4, Ordinal 7, Subordinal 6,
Recurso 10, Otros gastos por impresos y publicaciones.
El valor a cancelar por los servicios prestados será el resultado de la liquidación de los
avisos de prensa efectivamente publicados. Para tal fin, el Departamento aplicará las
tarifas indicadas en la oferta presentada por el contratista, para cada uno de los tipos de
avisos requeridos por la entidad. En el evento en que alguno de los avisos publicados no
se enmarque dentro de las tarifas ofertadas, el Contratista deberá informar por escrito el
valor del mismo para efectos de la liquidación del valor total del servicio prestado. En todo
caso dicho valor deberá ajustarse a las tarifas vigentes del mercado para la fecha de la
prestación del servicio.
El Departamento cancelará al Contratista el valor del contrato, cada vez que se efectúe
una publicación de un aviso de prensa durante el plazo de ejecución del mismo, previa
presentación de las respectivas facturas y de los certificados de recibido a satisfacción por
parte del supervisor del contrato, sin que el monto total de los avisos publicados puedan
exceder la cuantía total del contrato. En todo caso el trámite de los pagos se efectuará
previa situación de los recursos en la Pagaduría del Departamento por parte de la
Dirección del Tesoro Nacional DTN.
El DAFP como requisito previo para autorizar el pago del contrato, verificará que el
contratista se encuentre al día en el pago y/o cumplimiento de sus obligaciones con los
aportes a seguridad social y parafiscales, de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789
de 2002 y la ley 828 de 2003.
Todos los pagos estarán sujetos al Programa Anual Mensualizado de Caja P.A.C. y al
cumplimiento de los procedimientos presupuestales.
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2.3 Plazo de ejecución estimado:
El plazo de ejecución del contrato será contado a partir de la fecha de perfeccionamiento
del contrato y hasta el 31 de diciembre de 2010, previo registro presupuestal.
2.4 Supervisión del contrato:
Teniendo en cuenta las características técnicas del bien ó servicio a contratar y los
perfiles y competencias de los funcionarios de la planta del Departamento,
respetuosamente se sugiere que la supervisión del contrato sea efectuada por la doctora
Gloria Amparo Sandoval Mesa – Profesional del Grupo de Gestión Administrativa.
III. ANÁLISIS DE RIESGOS DEL CONTRATO
3.1 Realice la descripción y análisis de los riesgos de la contratación y en
consecuencia el nivel y extensión de los riesgos que deben ser amparados por el
contratista:
Para el presente proceso de selección no aplica este numeral, dada la cuantía y el plazo
de ejecución del mismo
DAVID ALEJANDRO GIRALDO MOLINA
Coordinador Grupo Gestión Administrativa
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