gestión de documentos en la administración pública

Administración Pública
TEMA 7: EL TRATAMIENTO DOCUMENTAL DE LA ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA. ANEXO
GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN LA ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA
Antes de ser archivados, los documentos permanecen en circulación. Pueden estar entrando y
saliendo de las distintas administraciones. Para el control de la documentación pública existe el
registro de entrada y salida.
Registro de documentos
LRJAP-PAC, art. 38:
1. Los órganos administrativos llevarán un registro general en el que se hará el correspondiente
asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad
administrativa propia. También se anotarán en el mismo, la salida de los escritos y
comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o particulares.
2. Los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de
su propia organización otros registros ...
Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los escritos y
comunicaciones, e indicarán la fecha del día de la recepción o salida.
Contenido del asiento de un libro de registro (y un posible ejemplo):
Nº correlativo Entrada/Sal
ida
1
Entrada
Fecha y hora
de
presentación
10/01/04,
15:29:05
Identificación del
interesado
David MuñozChápuli
Órgano destinatario y (en
su caso) remitente
D.G. De Programas
Educativo.
IES “Clara del Rey”
Contenido del
documento
Solicitud de
dietas por
desplazamientos
en servicio de
tutor de F.C.T.
Funciones del registro
Hacia los administrados:
•
Verifica la documentación, comprobando que está completa.
•
Coteja las copias recibidas con los originales.
•
Entrega un resguardo de la documentación entregada, o sella una copia de la misma para el
interesado.
Hacia la Administración:
•
Clasifica la documentación y la expide al órgano destinatario.
•
Marca el inicio del procedimiento administrativo, al registrar la fecha y hora de recepción de la
documentación y el final, al registrar la fecha y hora de salida de la resolución.
•
Da fe de la existencia y veracidad de los datos incorporados a un asiento (publicidad registral).
Es decir, el registro es medio de prueba de los documentos entregados y su fecha de entrega.
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Administración Pública
Reproducción de documentos
Los documentos administrativos como, en general, los documentos de archivo son,
en principio, únicos: no se publican ni se manifiestan en múltiples ejemplares. No
obstante, favorecido, sin duda, por las modernas técnicas de reprografía (fotocopiadora, impresora), en la tramitación administrativa, asistimos con frecuencia a un proceso de reproducción masiva de documentos y de utilización de copias en lugar de
originales.
Las normas del procedimiento administrativo, que trataremos detenidamente en la
unidad 13, dan por buena esta práctica, al admitir que los ciudadanos aporten copias en lugar de originales, salvo cuando éstos deban obrar necesariamente en el procedimiento.
Estos hechos, que aminoran en buena medida los perjuicios derivados del extravío
de un documento, hacen surgir, por otro lado, una serie de cuestiones que no se plantearían si sólo se actuara con documentos originales.
La primera cuestión es la de la validez jurídica de las copias. A este respecto, la ley
de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común es clara y no deja lugar a dudas:
Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y
eficacia que éstos siempre que exista constancia de que sean auténticas.
Las copias de documentos privados tendrán validez y eficacia, exclusivamente en
el ámbito de la actividad de las Administraciones Públicas, siempre que su autenticidad haya sido comprobada.
El Tribunal Constitucional también se ha manifestado en el mismo sentido, por ejemplo, la sentencia 93/1992, de 11 de junio, en la que acepta como válida la remisión a
los tribunales en fotocopia, y no en original, de un expediente administrativo, si las
partes no lo impugnan o no produce indefensión.
Aceptada la validez de las copias auténticas, se plantea una segunda cuestión: quién
puede acreditara autenticidad y cómo debe hacerlo. Esta segunda cuestión no ha
sido resuelta por la ley de Régimen Jurídico, que deja libertad a las diferentes Administraciones Públicas para que cada una establezca, mediante reglamento, el órgano
que tiene atribuida esta competencia.
A título de ejemplo, la Comunidad de Madrid ha delegado la autenticación de documentos en los secretarios generales técnicos, directores generales y secretarios y
gerentes de organismos autónomos, cada uno respecto de su centro directivo. Si se
trata de documentos custodiados en un archivo, la competencia corresponde al responsable del centro de archivo. No obstante, en todos los casos es posible la delegación de firma.
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