The Strategical Conference of EU-Taiwan ICT Technical Cooperation Valencia, 3 de julio de 2015 Aspectos Prácticos Legales y Financieros en la Ejecución de Proyectos Gonzalo ARÉVALO NCP para Asuntos Legales y Financieros Director Oficina de Proyectos Europeos Subdirección General de Programas Internacionales de Investigación y Relaciones Institucionales FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 Index 2 Index 1.- Introducción 2.- Base Legal de H2020 y participación 4.- Aspectos Financieros 5.- Aspectos Legales 6.- Otros Aspectos a Considerar 7.- Conclusiones FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 3.- Presupuesto y Subvención 3 Index 1.- Introducción 2.- Base Legal de H2020 y Participación 4.- Aspectos Financieros 5.- Aspectos Legales 6.- Otros Aspectos a Considerar 7.- Conclusiones FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 3.- Presupuesto y Subvención 4 1. CIERTA SIMPLIFICACIÓN DE LA REGLAS DE PARTICIPACIÓN 2. NUEVOS INSTRUMENTOS DE FINANCIACIÓN Y NUEVAS TASAS 3. ACUERDO DE SUBVENCIÓN GLOBAL (MODEL GRANT AGREEMENT) 4. MENOS CONTROLES Y AUDITORIAS 5. REDUCCIÓN DEL “TIME TO GRANT” FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 ¿Cuánto hay de nuevo en H2020 en aspectos L&F? 5 FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 ¿QUÉ BUSCA LA EC CON ESTAS MEDIDAS? 6 Index 1.- Introducción 2.- Base Legal de H2020 y participación 4.- Aspectos Financieros 5.- Aspectos Legales 6.- Otros Aspectos a Considerar 7.- Conclusiones FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 3.- Presupuesto y Subvención 7 BASE LEGAL H2020 Project/Action Level Work Programme Grant Agreement Programme Rules for Participation EU Regulation H2020 Establishment Consortium Agreement FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 H2020 Sp 8 ACUERDO DE SUBVENCION (GRANT AGREEMENT) OBJETIVO: Establece los DERECHOS y OBLIGACIONES de los beneficiarios y sus relaciones con la CE/Agencia implementadora Arquitectura común con otros programas de la UE Acuerdo de Subvención general , pero con variaciones por esquema, programa, etc Documento ÚNICO (incluye clausulas especiales que se activan) Explicaciones “on-line” para cada parte del GA ("annotated GA"). Sustituye a Financial Guidelines. Guías adicionales dónde fueran necesarias (ie: LRIs, Terceros países, etc) FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 PRINCIPALES NOVEDADES: 9 ACUERDO DE SUBVENCION (GRANT AGREEMENT) Annex I: Description of the action Annex II: Estimated budget Annex III: Accession Forms Annex IV: Financial statements Annex V: Certificate on the financial statements Annex VI: Certificate on the methodology 10 FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 TERMS AND CONDITIONS 10 H2020: Elegibilidad Elegibilidad del beneficiario: Cualquier entidad con personalidad jurídica Elegibilidad en esquemas colaborativos: RIA / IAs: tres entidades independientes de tres EEMM o Asociados. Elegibilidad de la propuesta: Responder a una convocatoria, Presentada en plazo y con contenidos mínimos. Cumplimiento de requisitos del consorcio FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 Elegibilidad financiación del beneficiario, regla general: Cualquier entidad con personalidad jurídica propia radicada en UE o Estado asociado Excepciones: Algunos terceros países y/o que el WP lo indique 11 H2020: Elegibilidad Elegibilidad del beneficiario: Cualquier entidad con personalidad jurídica Elegibilidad en esquemas colaborativos: RIA / IAs: tres entidades independientes de tres EEMM o Asociados. Elegibilidad de la propuesta: Responder a una convocatoria, Presentada en plazo y con contenidos mínimos. Cumplimiento de requisitos del consorcio FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 Elegibilidad financiación del beneficiario, regla general: Cualquier entidad con personalidad jurídica propia radicada en UE o Estado asociado Excepciones: Algunos terceros países y/o que el WP lo indique 12 H2020: Elegibilidad Elegibilidad del beneficiario: Cualquier entidad con personalidad jurídica Elegibilidad en esquemas colaborativos: RIA: tres entidades independientes de tres EEMM o Asociados. Elegibilidad de la propuesta: Responder a una convocatoria, Presentada en plazo y con contenidos mínimos. Cumplimiento de requisitos del consorcio FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 Elegibilidad financiación del beneficiario, regla general: Cualquier entidad con personalidad jurídica propia radicada en UE o Estado asociado Excepciones: Algunos terceros países y/o que el WP lo indique 13 Index 1.- Introducción 2.- Base Legal de H2020 y participación 4.- Aspectos Financieros 5.- Aspectos Legales 6.- Otros Aspectos a Considerar 7.- Conclusiones FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 3.- Presupuesto y Subvención 14 MGA. Art.4 Presupuesto y transferencias entre socios y capítulos En H2020 se introduce flexibilidad sin enmienda si se ejecuta conforme a los establecido en el Anexo 1 No obstante, asegurar con el PO, especialmente si se introducen subcontratos. FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 ANEXO 2 contiene el presupuesto estimado distribuido entre: - Beneficiarios: Coord y Socios - Tipos de Coste: Personal, Viajes, Otros,… 15 MGA Art. 5 Subvención y Tasas Igual que presupuesto es pre-supuesto. La Subvención es un máximo y nunca se puede sobrepasar. Aunque si puede cambiar entre socios y capítulos. Formas de Subvención: Costes Reales Costes Unitarios Flat Rate Personal X X (SME Owners) Subcontratación X X Otros CDs X X C. Indirectos X FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 Tipo de Costes 16 MODELO DE FINANCIACION BASADO EN REMBOLSO DE COSTES ELEGIBLES Non- Profit Profit 100% 100% 70% COSTES INDIRECTOS: Tipo fijo de 25% FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 Tipo de ENTIDAD Tipo de ACCIÓN Research and Innovation actions Innovation 17 SUBVENCIONES: TASAS PARA PROYECTOS ESTANDAR: MODELO DE FINANCIACION SIMPLIFICADO Non- Profit Profit Research and Innovation 100% Innovation actions 100% 70% COSTES INDIRECTOS: Tipo fijo de 25% FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 Tipo de ENTIDAD Tipo de ACCIÓN 18 R&I Action Innov Action Non-Profit Profit Non-Profit Profit Direct Costs 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 Staff Costs 500.000 500.000 500.000 500.000 Subcontracting 100.000 100.000 100.000 100.000 Other Direct Costs 400.000 400.000 400.000 400.000 Indirect Costs 225.000 225.000 225.000 225.000 Total Costs 1.225.000 1.225.000 1.225.000 1.225.000 Max. EU Contribution 1.225.000 1.225.000 1.225.000 857.500 FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 Financiación y Costes 19 Index 1.- Introducción 2.- Base Legal de H2020 y participación 4.- Aspectos Financieros 5.- Aspectos Legales 6.- Otros Aspectos a Considerar 7.- Conclusiones FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 3.- Presupuesto y Subvención 20 Principales Elementos sobre Aspectos Financieros Nuevas Tasas (ya comentado) Peculiaridades en el computo de Coste de personal (MA) Costes Indirectos mediante flat rate CFS, solo al final y si EU contribution es mayor de 325.000 en CD Continúan certificados y Fondo de Garantía FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 Contratos de servicios vs Subcontratación de tareas 21 Art. 6: Elegibilidad de Costes - Incluidos en el presupuesto - Durante al ejecución de la subvención - Incurridos por el beneficiario y registrados - No declarados en otras subvención - Cumplir con las disposiciones nacionales en cuanto a fiscalización, impuestos, etc. FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 COSTES ELEGIBLES: - Necesarios para el proyecto y de acuerdo con su naturaleza 22 Costes Directos - Personal - Subcontratación - Otros Gastos No confundir con el hecho de que sean o no adicionales FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 Costes imputables de manera directa al desarrollo del proyecto: 23 Costes de Personal • Cálculo= nº horas imputadas* Coste Laboral Horas productivas – 1.720 horas /año – Nº de horas productivas habituales del centro, bajo la condición de ser > 90 % 1.720 (1.548) – Horas reales trabajadas. En este caso se calculan: • + Horas trabajables • + Horas Extras documentadas • - Bajas documentadas FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 • Nº horas productivas. Tres alternativas: 24 Cálculo del Coste Laboral Ejemplo: Reporting 01-09-14 a 31-03-16, que se presenta en octubre 2016. – 01/09/14 a 31/12/14, datos 2014 – 01/01/15 a 31/12/15, datos 2015 (si cerrados) – 01/03/16 a 01/03/16, datos 2015 Excepcionalmente, si no hay histórico se puede usar dato real FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 Principio general: usar los costes elegibles del periodo económico cerrado o anterior si no está cerrado. 25 Cálculo del Coste Laboral Ejemplo: Reporting 01-09-14 a 31-03-16, que se presenta en octubre 2016. – 01/09/14 a 31/12/14, datos 2014 – 01/01/15 a 31/12/15, datos 2015 (si cerrados) – 01/03/16 a 01/03/16, datos 2015 Excepcionalmente, si no hay histórico se puede usar dato real FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 Principio general: usar los costes elegibles del periodo económico cerrado o anterior si no está cerrado. 26 • Controles de Tiempo menos detallados: – No obligatorio registrar horas FTE, pero si certificado – Sólo nivel proyectos UE • Posible Complemento de hasta 8.000 / FTE, bajo: – Prácticas habituales de la institución – Criterios Objetivos, generales y aplicables a otras fuentes • Cálculo del coste anual, basados en datos del ejercicio económico cerrado anterior. FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 Costes de Personal 27 Habitualmente: – Viajes y dietas – Fungible e inventariable (relación directa) – Prestación de servicios (Novedad): obedecen a servicios no descritos como tarea en el anexo técnico, generalmente no científico-técnicos (traducción, catering, publicación, etc). GENERAN Costes Indirectos Importante siempre, uso de procedimientos habituales y su relación directa con el proyecto. FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 Otros Costes Directos 28 Subcontratación Algunas consideraciones: – No se puede subcontratar labores del proyecto a un beneficiario. – Puede presentar límites. – Seguimiento de procesos de concurrencia y decisión basado en economía/facilidades (tmb en prestaciones normales de servicio) FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 Obedecen a tareas del proyecto que se encarga a un tercero en un régimen comercial. 29 Costes Indirectos • Posteriormente se aplica la tasa de Cofinanciación (70-100%) • Justificación basada sólo en los CD (No demostrables) (1) Posible Tratamiento especial en esquemas Lump-sum y Scale-Unit Costs. FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 Desaparece la capacidad de justificar basado en CI Reales Cálculo (1): CI= 25% (C Directos Totales- C. Subc) 30 Costes Indirectos en Large Research Infraestructures Régimen especial de ‘directización’ de CI aplicable a RIs que cumplan: Definición LRI: Coste > 20 Mill € 75% responde a activos fijos FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 Contabilidad analítica Non-Profit 31 Costes Indirectos en Large Research Infraestructures • Definición LRI: • - Coste > 20 Mill € • - 75% responde a activos fijos FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 • Régimen especial de ‘directización’ de CI aplicable a RIs que cumplan: • - Contabilidad analítica • - Non-Profit 32 Auditorías: CFS y Controles Expost Certificado de Auditoría CFS solo obligatorio para subvenciones de Costes directos > 325 k € y a la finalización del proyecto Coste elegible bajo Other Direct Costs La EC o el TC UE pueden auditar desde que se presente el primer informe hasta dos años después de la finalización del pago del saldo final. Determinados certificados pueden limitar el alcance. Política de Auditoría para H2020 por definir. FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 Controles Ex - post 33 Otros Elementos: IVA: coste elegible (si no es recuperable). ENMIENDAS mayor facilidad para evitar enmiendas No hay Guía Financiera, sino Annotated Model Grant Agreement. Ultima actualización (30/03/2015) FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 INGRESOS: si son específicos al proyecto han de computarse a nivel de proyecto, y en caso de superar el coste total, descontar la financiación EU global. 34 Index 1.- Introducción 2.- Base Legal de H2020 y participación 4.- Aspectos Financieros 5.- Aspectos Legales 6.- Otros Aspectos a Considerar 7.- Conclusiones FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 3.- Presupuesto y Subvención 35 Principales Elementos sobre Aspectos Legales El Acuerdo de Consorcio es obligatorio por defecto antes de la firma del GA solo, pero es bienvenido avance en ello como base de componentes de propuesta OPEN ACCESS, obligatorio bajo cualquiera de las dos vías (Dorada, Verde) Sello EURAXESS: Código de conducta en contratación de investigadores Third Parties (ver siguiente) FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 Costes de IPR son elegibles, pensar que vamos explotar exige pensar que debemos proteger 36 Index 1.- Introducción 2.- Base Legal de H2020 y participación 4.- Aspectos Financieros 5.- Aspectos Legales 6.- Otros Aspectos a Considerar 7.- Conclusiones FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 3.- Presupuesto y Subvención 37 • Artículo 9: Implementación de la acción por terceros que no reciben financiación • Artículo 10: Compra de bienes, trabajos o servicios • Artículo 11: Uso de contribuciones in-kind de terceros contra pago. • Artículo 12: Uso de contribuciones in-kind de terceros sin contraprestación. • Artículo 13: Implementación de tareas por entidades contratados • Artículo 14: Implementación de tareas por terceras partes vinculadas • Artículos 15: Apoyo Financiero a terceras partes. Aplica en MFA FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 Implementación de la Acción por Terceros 38 39 FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 Art. 9: Implementación de la acción por terceros que no reciben financiación Se añade cuando hay un beneficiario que no recibe EU funding y que su Coste no se tiene en cuenta para calcular el EU contribution. Ojo: si puede haber algo de IPR FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 No aplica arts de justificaciones, auditorías, controles, etc. 40 Artículo 11: Uso de contribuciones in-kind de terceros contra pago La elegibilidad estará sujeta a: - La TP y ese recurso debe estar incluido en el anexo I (tmb sin enmienda) - Siempre en base a coste directo (sin margen comercial) - Documentar la cesión del recurso (y su uso) Como hay pago queda registrado en la contabilidad del beneficiario. FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 Caso en el que hay una tercera parte que provee un recurso a un beneficiario con pago de por medio. Ejemplo: Personal, uso de equipo, acceso a recursos de investigación, … 41 Artículo 12: Uso de contribuciones in-kind de terceros sin contraprestación. Caso en que un beneficiario tiene un recurso que un tercero le cede sin pago y que usa para el proyecto, P.ej Personal CIBERs, donaciones a centros de bienes, etc. Además para la elegibilidad hay que tener en cuenta que debe haber un acuerdo general (no cesión específica) Art. 41 (opcional) para Centros Públicos con fundaciones o similar para gestionar sus proyectos, en caso de coordinación FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 Debe estar preferentemente reflejado en el anexo I (sección 4), 42 Responde a casos de antigua cláusula especial 10, donde tendremos entidades afiliadas o vinculadas legalmente que participan en la propuesta, (una beneficiario y otra/s TTPP). Se citará en el art.14,luego deben existir y si no generar enmienda. Casos típicos: - Unidades Mixtas de Investigación - Entidades Afiliadas - Agrupaciones FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 Artículo 14: Implementación de tareas por terceras partes vinculadas 43 FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 Artículo 14: Implementación de tareas por terceras partes vinculadas 44 Artículo 15: Apoyo Financiero a Terceras Partes FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 Solo en determinados programas específicos y si el WP lo plantea a nivel ‘topic’ 45 Index 1.- Introducción 2.- Base Legal de H2020 y participación 4.- Aspectos Financieros 5.- Aspectos Legales 6.- Otros Aspectos a Considerar 7.- Conclusiones FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 3.- Presupuesto y Subvención 46 • Coherencia como principio general de actuación • El beneficiario es la institución • Adaptación de estructuras a fuentes de financiación • No todo es blanco y negro FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 • Regulación más simple, que no sencilla 47 48 FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 1. Gonzalo Arévalo (Instituto de Salud Carlos III) Av/ Monforte de Lemos, 5 - 28029 Madrid Tel. +34 91 822 20 69 Email: [email protected] 2. Carmen Hormigo (CSIC) Delegación en Bruselas, Rue du Trône, 62 - 1050 Bruselas Tel: +32 2 289 2697 E-mail: [email protected] 3. Andrés Martinez (CDTI-SOST) Rue du Trône, 62 (7th floor) - 1050 Bruselas Tel + 32 2 289 26 95 / 96 Email: [email protected] 4. Anxo Moreira (OTRI Universidad de Vigo): Edificio Xerencia, Campus Universitario – 36310 Vigo Tel +34 986 81 20 52 E-mail: [email protected] FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020 Para cualquier Información Adicional, consulte con los NCP para Temas Legales y Financieros: 49 50 FINANCIACIÖN DE LA I+D+i en H2020