NUEVO DISEÑO ORGANIZACIONAL AL IMPLANTAR LOS SI/TI EN

2014
NUEVO DISEÑO ORGANIZACIONAL
AL IMPLANTAR LOS SI/TI EN LA
EMPRESA L&J SRL
INSTITUCIÓN
FACULTAD:
ESCUELA: ADMINISTRACIÓN
DOCENTE: Mg. Christian Ovalle
ALUMNO:
user
01/01/2014
UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP
ÍNDICE
1.
INTRODUCCIÓN
2
2. MODELO DE MEJORA (PROPUESTA DE CAMBIOS EN EL DISEÑO ORGANIZACIONAL PARA LOGRAR EL
ÉXITO ESTRATÉGICO DE LOS SISTEMAS Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN A IMPLANTAR).
2
3.
5
ESQUEMA GRÁFICO (TIPO INFOGRAFÍA) DE LA PROPUESTA DE NUEVO DISEÑO.
4. DESCRIPCIÓN, REPRESENTACIÓN (SI FUERA EL CASO) Y JUSTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS O MEJORAS
PROPUESTOS.
9
5.
PLANIFICACIÓN DE LA MEJORA (ACTIVIDADES, CRONOGRAMA, PRESUPUESTO).
CRONOGRAMA:
PRESUPUESTO:
6.
15
15
16
REFERENCIAS
17
ÍNDICE DE TABLAS
Figura 1: Modelo General de Mejora – Elaboración propia. _________________________________________ 3
Figura 2: Diagrama del Diseño Organizacional ___________________________________________________ 4
Figura 3: Modelo Especifico de Mejora – Elaboración Propia ________________________________________ 5
Figura 4: Organigrama actual de la empresa L&J SRL ______________________________________________ 6
Figura 5: Propuesta del Organigrama para la empresa L&J SRL ______________________________________ 8
Figura 6: Diagrama de la Arquitectura del SI/TI de la empresa den el nuevo diseño organizacional de la
empresa L&J SRL __________________________________________________________________________ 14
Figura 7: Programa de actividades para SI/TI y el nuevo Diseño Organizacional de la empresa L&J SRL _____ 15
Figura 8: Presupuesto para la implementación de los SI/TI y el nuevo diseño Organizacional _____________ 16
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1. Introducción
Desde la revolución industrial, la influencia de las tecnologías sobre la sociedad ha inducido a
fuertes debates sobre sus beneficios y los cambios que ésta origina, pero es indudable que el
progreso, no obstante de obligarnos a asumir consecuencias inesperadas e incontroladas, es
imparable. El cambio técnico asume un ritmo acelerado debido, entre otras razones, a una
mayor relación entre organización, la tecnología y el conocimiento, a la globalización de la
economía y a la rápida difusión de los avances tecnológicos.
Por otro lado, el surgimiento y el fácil acceso a las Tecnologías de Información y
Comunicación (TIC) están produciendo un gran impacto en la sociedad actual, al que no son
ajenas las organizaciones. En este sentido Benjamín y Levinson (1993) plantean que la
integración de las TIC en la empresa ha sido acompañada de cambios en dos grandes
ámbitos: en el modelo de organización externa con el surgimiento de empresas Red, y en la
organización interna donde el cambio principal se identifica con el paso de las líneas de
mando verticales a la empresa horizontal.
En sinergia con lo antes expuesto, el objetivo del presente trabajo es realizar una propuesta
de un nuevo diseño organizacional en la empresa L&J SRL que se ajuste a los SI/TI que
pretendemos implementar en esta empresa. Para ello se presentara un modelo de mejora, el
cual permitirá organizar el trabajo para tal fin.
2. Modelo de mejora (propuesta de cambios en el diseño organizacional para lograr el
éxito estratégico de los sistemas y tecnologías de la información a implantar).
A continuación vamos a presentar el modelo de mejora general, que creemos que debe
adoptar y seguir la empresa L&J SRL y de esta manera facilite el ingreso de las SI/TI a un
nuevo diseño organizacional de tal manera que se complementen y mejoren la productividad
tanto por el buen uso de la gestión y uso de la información como en la dirección y liderazgo al
optar un nuevo diseño organizacional. Cabe recalcar que este modelo es el mismo propuesto
en el PETI, si embargo en este nuevo modelo propuesto se han introducido nuevas
actividades que se enfocan a un nuevo diseño organizacional cuando se vayan a introducir los
SI/TI propuesto en ese plan, por lo tanto la metodología y el modelo es el mismo, salvo por la
introducción de las nuevas actividades en las diferentes fases según corresponda en el
modelo, los cuales nos permitirán alcanzar los objetivos trazados no solo en base a los SI/TI si
no con una nueva organización que se más flexible, adaptándose a los cambio internos y
externos mas fácilmente y renovándose constantemente.
Así pues, el modelo que presentamos a continuación se basa en un marco de trabajo ya
conocido, como es la Gestión del Cambio de Lewin y el Ciclo de Mejora Continua PDCA de
Deming.
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MODELO GENERAL DE MEJORA
MODELO ESPECIFICO DE MEJORA
Figura 1: Modelo General de Mejora – Elaboración propia.
La utilización de este marco de trabajo van a ayudar a los empleados a que el cambio
introducido en la organización sea lo menos reacio y traumático.
Así también se ha podido identificar algunas resistencias al cambio que se han identificado en
la empresa L&J SRL:





El temor e inseguridad ante el cambio.
Se sienten cómodos con la rutina que actualmente ha adoptado la empresa.
Falta de iniciativa para probar nuevas experiencias.
Existencia negativa de cambios anteriores.
Gestión inadecuada de los procesos.
Estas resistencias que se ha identificado fácilmente se pueden abordar y dar solución siempre
y cuando se elaboren las mejores estrategias dentro de un marco de trabajo, como es el de
Gestión del Cambio. Las estrategias que proponemos la describiremos mas adelante.
Pero antes de comenzar es bueno recordar a que se refiere cuando hablamos de Diseño
Organizacional
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Diseño organizacional:
Figura 2: Diagrama del Diseño Organizacional
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3. Esquema gráfico (tipo infografía) de la propuesta de nuevo diseño.
Como se había comentado anteriormente, el modelo propuesto se a tomado del PETI,
también se comento que se van introducir algunas actividades enfocadas a un nuevo diseño
organizacional, es así que es conveniente mostrar específicamente en que fases nos vamos a
centrar para introducir algunos cambios, por lo cual presentamos a continuación un Modelo
Especifico de Mejora.
MODELO ESPECIFICO DE MEJORA
Figura 3: Modelo Especifico de Mejora – Elaboración Propia
A continuación presentamos el organigrama actual de la empresa L&J SRL, en donde se
puede observar los diferentes departamentos y la relación jerárquica que existe entre ellos.
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Organigrama actual de la empresa L&J SRL
GERENCIA
CONTABILIDAD
DPTO. DE VENTAS
DPTO. DE ALMACÉN
DPTO. COMPRAS
Figura 4: Organigrama actual de la empresa L&J SRL
Como podemos ver, el organigrama que presenta la empresa es muy básico y no representa
el flujo de trabajo entre los departamentos y de que manera deben de coordinar sus esfuerzos
para alcanzar sus objetivos tanto departamentales como institucionales.
Es así que a continuación presentamos nuestra propuesta de un organigrama para la empresa
en cuestión, en donde se puede ver mejor la coordinación e integración del trabajo como
también el liderazgo el cual actúa desde adentro hacia afuera.
En este organigrama también se han agregado más procesos, lo cuales creemos que son
importantes para que la empresa pueda adaptarse mejor a los cambios internos y externos,
los procesos agregados son importantes en tanto que brindan a la empresa soporte para
aumentar su productividad, mejorar sus relaciones con la comunidad y sus asociados, dar
soporte a las nuevas tecnologías que se van usar y sobre todo la generación del
conocimiento, el cual permitirá mejorar las decisiones y las actividades laborales; es decir todo
esto permitirá mejorar la empresa constantemente permitiéndole alcanzar su objetivos con
facilidad y plantearse otros nuevos constantemente y mas ambiciosos.
El organigrama que proponemos se base en un tipo de organigrama llamado Organigrama en
Red, este tipo de estructura se conceptualiza, por tanto, a la empresa como una organización
que especializa sus funciones para el aprendizaje continuo y potenciación de los siguientes
objetivos:
 Capacidad de identificación, búsqueda y captación de información relevante para sus
fines.
 Capacidad de evaluación y análisis de esa información para la producción de nuevos
conocimientos.
 Capacidad de conservación del conocimiento adquirido interna y externamente.
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 Capacidad de difusión, cooperación y actuación para compartir la información
adecuadamente dentro y fuera de la organización.
 Optimización en la ejecución se sus procesos.
 Toma de decisiones distribuidas, eficientes y eficaces.
 Reducción de costos.
 Poseer tecnologías de comunicación avanzadas.
 Disponer de Sistemas de Información distribuidos modernos y parametrizables.
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Propuesta del Organigrama para la empresa L&J SRL
Gestión de
marketing
Gestión de relaciones
con los stateholders
Gestión
financiera
Gestión
administrativa
Gestión de
ventas
Líder de
marketing
Líderes
empresariales
Líder de ventas
Gestión de cultura
organizacional
Líder de
responsabilidad
Empresarial
Líder de gestión
Gestión del análisis
de escenarios
Líder de desarrollo
Gestión del
conocimiento
Líder de TIC
Líder de almacén
Gestión de
almacén
Gestión de Portal
Líder de compras
Gestión de TIC
Gestión de
compras
Figura 5: Propuesta del Organigrama para la empresa L&J SRL
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4. Descripción, representación (si fuera el caso) y justificación de los cambios o mejoras
propuestos.
El modelo especifico de mejora, como hemos podido observar, no se ha incluido la fase de
Descongelamiento (excepto la tapa de rediseño) ya que esta fase por su características
propias será igual tanto para la introducción de nuevos SI/TI y la propuesta de un nuevo
diseño organizacional, y como ahora nos vamos a enfocar solo a la propuesta de un nuevo
diseño organizacional, trabajaremos en la última etapa de la fase de Descongelamiento (Etapa
de Rediseño), la fase de Cambio y la fase de Recongelamiento.
Las actividades que se van a introducir, a parte de lo propuesto en le PETI, son:
 ETAPA PLANIFICAR (PLAN)
 ETAPA DE REDISEÑO
 Definir los requerimientos para los Procesos
 Análisis de los Procesos
 Rediseño de Procesos
 Análisis del Diseño organizacional
 ETAPA HACER (DO)
 ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN
 Socialización y sensibilización masiva
 Diseño organizacional de la nueva organización con SI/TI
 ETAPA VERIFICAR (CHECK)
 ETAPA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
 Monitorear la implementación del SI/TI y el nuevo diseño
organizacional documentando las conclusiones.
 ETAPA ACTUAR (ACT)
 Documentar los nuevos procedimientos en el trabajo y el uso del
sistema
Todas las actividades aquí descritas lo podrán observar mejor en el cronograma, el cual se
encuentra más adelante.
Las estrategias que se desprenden de las actividades aquí planteadas son:
 Las estrategias culturales:
 Aquí se creará una cultura operativa específica. Es preciso definir la nueva visión,
el nuevo modelo y el horizonte, así como reforzar los valore que influyen
positivamente y que ayuden a la creatividad y al cambio.
 Cada implicado en el cambio debe reconocer como le afecta el cambio y su
ventajas e inconvenientes
 Hay que seleccionar a los líderes capaces de promover el cambio en todos los
niveles. El liderazgo natural no siempre coincide con los formales. Es preciso una
selección adecuada de los agentes de cambio.
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 Se debe garantizar la coherencia, sobre todo en la toma de decisiones y en los
mensajes que se transmiten.
 Garantizar la resistencia mediante la difusión de información en gestión del
cambio y comunicación.
 Las estrategias organizativas:
 Hacer que todas las personas de la empresa adopten el nuevo diseño
organizacional, dotando de mayor autonomía y responsabilidad a los equipos
claves.
 De acuerdo con la nuevo diseño organizacional y los SI/TI, se debe descentralizar
la toma de decisiones.
 Motivación de los empleados, incentivándoles, retroalimentando, la participación y
el reconocimiento son esenciales, no hay que inducir falsas expectativas.
 Potenciar el trabajo multidisciplinar.
 Las estrategias operativas:
 Se deberá eliminar las actividades que no añadan valor en los procesos
identificados
 Elaboración detallada de la reorganización de flujos de trabajo. Definición de
responsables y responsabilidades claras.
 Definición clara de la estructura y los recursos necesarios para la comunicación
clara entre los diferentes procesos. Elaboración del Plan de Difusión.
 Cronogramas específicos adecuados al tiempo y los recursos disponibles.
 Adoptar los sistemas y tecnologías de información. Definir los indicadores que
permitan medir el impacto del cambio y posibiliten el seguimiento y la
retroalimentación
Para que todo esto quede consolidado nos vamos a centrar en la Etapa Actuar,
específicamente en le punto en donde se Documentan los nuevos procedimientos en el
trabajo y el uso del sistema. Es así que vamos a formalizar a la organización de tal manera
que todos los integrantes de la empresa crear hábitos de trabajo y conducta.
Empezaremos por la formalización de los procesos por el cual la organización establece las
normas y los procedimientos así como los medios para asegurarse que se identificarán y
establecerán los procesos por los cuales se generan los servicios que satisfacen las
necesidades de los usuarios. El diseño de los procesos será formalizado en el Manual de
Procedimientos.
También se diseñaran algunos documentos como:
 Manual de Objetivos y Políticas
 Manual de Organización y Funciones,
 Manual de Procesos.
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Diseño de los procesos, resultados e indicadores
Los procesos seleccionados para ser descritos hasta el nivel de procedimientos, seguirán al
menos, las siguientes etapas:
 Definición del objetivo del proceso.
 Ordenamiento lógico y secuencial de tareas necesarias, como también su descripción.
 Identificación de los insumos que requieren los procedimientos y sus especificaciones.
 Identificación de la unidad responsable de la ejecución de cada tarea, o del cargo
respectivo.
 Descripción de los registros, formularios u otros impresos a utilizar.
 Identificación de los resultados verificables
 Definición de periodos de seguimiento y ajustes.
 Identificación y conformación de áreas y unidades organizacionales
Posteriormente, se conformarán las áreas agrupando unidades que requieren estar
relacionadas entre sí, y se determinará su ámbito de competencia.
Así también para el nuevo diseño organizacional se formalizará en los siguientes documentos:
 Manual de Organización y Funciones
En el que se incluirán los siguientes aspectos:
 Las disposiciones legales que regulan la estructura.
 Los objetivos institucionales.
 El organigrama.
 La disposición legal interna de aprobación.
 Manual de Funciones para las unidades de nivel superior:
En el que se incluirán los siguientes aspectos:
 Los objetivos
 El nivel jerárquico y relaciones de dependencia.
 Las funciones.
 Las relaciones de coordinación interna y externa.
 Manual de Funciones para las otras unidades
En el que se incluirán los siguientes aspectos:
 Los objetivos.
 La relación de dependencia.
 Las funciones
 Manual de Procedimientos
En el que se incluirán los siguientes aspectos:
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







Denominación del proceso.
Objetivo del proceso.
Normas de operación.
Descripción del proceso y sus procedimientos debidamente detallados.
Diagramas de flujo.
Formularios y otras formas utilizadas.
Fecha de vigencia.
Ámbito de aplicación
 Manual de Políticas:
Manual de Políticas tendrá los siguientes objetivos:
 Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada
organización.
 Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben
realizarse en cada unidad administrativa.
 Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.
 Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.
 Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios
lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.
 Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.
El Manual de Políticas estará estructurado de la siguiente manera:








Índice
Objetivos del Manual
Alcance
Como usar el manual
Revisiones y recomendaciones
Introducción
Organigrama
Declaraciones de Políticas
 Diagrama de Flujo
Se representaran las actividades que se deben desarrollar en cada proceso, se
identificaran las responsabilidades y los responsables, el flujo de trabajo. Todo esto de
manera grafica.
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Debemos tener en cuenta que los SI/TI cumplen un rol importante en este nuevo diseño
organizacional y es que una de las características más destacables de la toma de decisiones
en el ámbito empresarial, es la gran complejidad que proviene de las distintas situaciones
reales a las que se trata de responder, manifestándose ésta a través de los siguientes
aspectos:
 Tiempo de respuesta: Cada vez más cortos, decisiones con consecuencias
importantes a largo plazo deben de adoptarse en un breve período de tiempo, si
queremos dar respuesta a un entorno altamente competitivo. Así, los líderes de cada
proceso (ventas, compras, almacén, etc) tendrán menos tiempo para consultar más
fuentes de información, para analizar más alternativas y tomar mejores decisiones.
 Información incompleta y limitada: Como consecuencia de ello, es imposible contar
con toda la información necesaria para resolver un problema y adoptar una decisión
óptima. Y aunque contáramos con toda la información seríamos incapaces de
procesarla.
 Incertidumbre sobre los datos: Muchas decisiones en la empresa incorporan la
situación previsible del entorno dentro de la información a tener en cuenta, y ésta no
se puede conocer sino es en términos aproximados. Es por eso que la empresa
tendrá su información centralizada y en la nube y en donde todos puedan accesar y
hacer modificaciones según su nivel de usuario.
 Objetivos múltiples. El decisor debe buscar algún criterio que satisfaga un conjunto de
objetivos distintos y normalmente incompatibles. Es decir los SI/TI de información
adaptados a al nuevo diseño organizacional darán como resultado una organización
integrada y que fácilmente cumpla sus objetivos trazados.
Como se han aumentado procesos también se ha aumentado el uso de las TI/SI, esto para
ayudar a alcanzar los objetivos tanto estratégicos como de los objetivos de SI yTI descritos en
el PETI.
A continuación presentamos la arquitectura del SI/TI que proponemos par el nuevo diseño
organizacional de la empresa L&J SRL
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LA ARQUITECTURA DEL SI/TI DE LA EMPRESA EN EL NUEVO DISEÑO ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA L&J SRL
Figura 6: Diagrama de la Arquitectura del SI/TI de la empresa den el nuevo diseño organizacional de la empresa L&J SRL
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5. Planificación de la mejora (actividades, cronograma, presupuesto).
Cronograma:
Figura 7: Programa de actividades para SI/TI y el nuevo Diseño Organizacional de la empresa L&J SRL
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Presupuesto:
Figura 8: Presupuesto para la implementación de los SI/TI y el nuevo diseño Organizacional
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6. Referencias
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http://www.itescam.edu.mx/principal/sylabus/fpdb/recursos/r60227.PDF
www.revistanegotium.org.ve/pdf/8/Art1.pdf
http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html
http://es.wikipedia.org/wiki/C%C3%ADrculo_de_Deming
http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml