Lectura 4: Conformación y Gestión de Equipos
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Conformación y Gestión de Equipos Lic. Ercilia M. Olivera Introducción Los cambios observados en los distintos sectores de la sociedad, la complejidad de los servicios y las necesidades de la población a satisfacer, requieren de nuevas formas de organización del trabajo, priorizando el trabajo en equipo. Esta forma de trabajo satisface una serie de necesidades de las organizaciones actuales como: • Mejorar la calidad del trabajo y el servicio, • aumenta la productividad y mejorar los resultados, • aumentar la motivación y satisfacción de los integrantes, • optimizar los nuevos modelos de gestión. Dirección participativa por objetivo, • facilitar los procesos de monitoreo y evaluación de la gestión por resultados (pre, durante y post), • afianzar el aprendizaje continuo y el intercambio de información. Pero, implementar un efectivo trabajo en equipo, no es tan sencillo, ya que hay múltiples factores que pueden afectar, favoreciendo o desfavoreciendo sus resultados. C:\Users\Heidi\Desktop\MGIEV-02GestionAcademica_Julieta_Julian_AnaMa INTEGRACION FINAL\UNIDAD 3 MGIEV02\L3_ConformacionGestionEquiposU3_MGIEV001.doc 1 Tipos de Grupos Organizacionales Producción = Equipos de Dimensión temporal Toma de decisiones y sol. de problemas Grupos temporales Finalidad Desarrollo de productos = y/o servicios Formales Solución de Conflictos, etc.. Nivel de formalidad Informales Nivel estratégico Diferenciación vertical Nivel táctico Equipos de Modernización del Estado Grupos permanentes Ejemplo Línea Asesoría Nivel operativo Nivel jerárquico Diferenciación horizontal Servicios especializados C:\Users\Heidi\Desktop\MGIEV-02GestionAcademica_Julieta_Julian_AnaMa INTEGRACION FINAL\UNIDAD 3 MGIEV-02\L3_ConformacionGestionEquiposU3_MGIEV001.doc 2 GRUPO fenómeno natural entre las personas, EQUIPO fenómeno organizativo consciente. Un equipo siempre es un grupo. Grupo Equipo Es un conjunto restringido de personas ligados Consiste en un número reducido de personas entre sí por una constante de tiempo y espacio con habilidades complementarias que se hallan articulados por su mutua representación comprometidas con un propósito, objetivos de interna, que se proponen en forma explícita o desempeño y un enfoque común de trabajo implícita una tarea que constituye su finalidad y para lo cual se hallan mutuamente disponibles. que interactúan a través de complejos mecanismos de asunción y adjudicación de roles. Riviere Pichón E. El proceso grupal. Ed.Nueva Visión. Buenos Aires, 1984. Katzenbach y Smith. La sabiduría de los equipos. Ed.Dos Santos. España, 1996. Diferencias entre Grupos de trabajo y Equipo Grupo de trabajo Líder fuerte, centrado Responsabilidad individual Propósito del grupo es el mismo que la misión integral de la organización Productos de trabajo individuales Realiza reuniones eficientes Mide su efectividad en forma indirecta por su influencia sobre los demás (por ej. el desempeño financiero ) Discute, decide y delega. Equipo Papeles de liderazgo compartidos Responsabilidad individual y mutua Propósito de equipo específico que produce el equipo Productos de trabajo colectivo Estimula la discusión sin restricciones y las reuniones interactivas para solución de problemas Mide el desempeño en forma directa mediante la evaluación de los productos de trabajo colectivo Discute, decide y trabaja de verdad junto con los demás. C:\Users\Heidi\Desktop\MGIEV-02GestionAcademica_Julieta_Julian_AnaMa INTEGRACION FINAL\UNIDAD 3 MGIEV02\L3_ConformacionGestionEquiposU3_MGIEV001.doc 3 Atributos del Trabajo en Equipo Propósito • Objetivos claros y específicos • Objetivos compartidos • Objetivos, intereses, valores y creencias personales compatibles • Compromiso o motivación de los integrantes del grupo Clima • Comunicación • Cooperación • Grado y manejo del conflicto • Confianza • Respeto Contribución • Participación • Liderazgo compartido • Aprovechamiento de las capacidades individuales • Aprendizaje individual y grupal C:\Users\Heidi\Desktop\MGIEV-02GestionAcademica_Julieta_Julian_AnaMa INTEGRACION FINAL\UNIDAD 3 MGIEV02\L3_ConformacionGestionEquiposU3_MGIEV001.doc 4 Alternativas para alcanzar Acuerdos CONSENSO Todos opinan. Todos deben ponerse de acuerdo. MAYORÍA • • • • El equipo vota. La mayoría gana. MINORÍA • Toman forma de comité. Un grupo investiga. Se emiten • recomendaciones. EXPERTOS Contrata expertos que hacen recomendaciones DOMINIO AUTORIDAD SIN DISCUSIÓN Decisiones predeterminadas por la autoridad • • • • DOMINIO AUTORIDAD CON DISCUSIÓN Conocido como “toma de decisiones participativa”. El líder conserva la responsabilidad. • Ventajas Fomenta el compromiso Muy útil para decisiones importantes y complejas, que requieren involucramiento e integración. Resuelve vigencias. Permite cerrar más rápidamente la discusión sobre temas no especialmente importantes. Casos que requieren experticia existente parcialmente en el grupo. Se necesita simplificar la toma de decisión, delegándola en unos pocos. Casos que requieran experticia no existente en el grupo. • • • • • • • Cuando existe poco tiempo • para la toma de decisiones. Cuando los integrantes • esperan que sea el líder el que decida. Cuando carecen de actitudes o información para decidir. Genera compromiso • Desventajas Requiere mucho tiempo y energía psicológica No sirve para manejar emergencias Genera una minoría potencialmente enemistada. No se logra compromiso total. Aprovecha menos la diversidad. Genera conflictos y controversias Genera menos compromiso. Uno sólo puede ser el mejor para todo. Genera bajo compromiso y hasta resentimiento. Requiere muy buenas cualidades de comunicación. C:\Users\Heidi\Desktop\MGIEV-02GestionAcademica_Julieta_Julian_AnaMa INTEGRACION FINAL\UNIDAD 3 MGIEV02\L3_ConformacionGestionEquiposU3_MGIEV001.doc 5 Compromiso El grado de implicación que una persona puede poner en juego a favor de las metas y objetivos del grupo. Este grado de implicación se manifiesta mediante conductas de la persona por las que invierte, pone algo de su parte (esfuerzo, tiempo, ideas, iniciativas, bienes, etc.). Adhesión El compromiso Voluntad de mejora Aprendizaje continuo Diagnóstico: 1. Grado de compromiso individual con los objetivos y metas del grupo: • El grado de conocimiento que la persona tiene de los objetivos y metas del grupo. • El grado en que participa en su elaboración, comprensión y modificación (iniciativas, aprendizaje, innovaciones). • Su grado de contribución (tiempo, esfuerzo, resultados y mejoras). 2. Grado de compromiso individual con el propio grupo. • Su grado de intervención (+ o - ) en conflictos. • Su relación con el resto de compañeros y jefe. Construcción del compromiso: • Conseguir resultados positivos y con mejora continua. • Alcanzar los objetivos planteados. • Voluntad común de comunicarse y de superar las diferencias. • Asumir la responsabilidad por los objetivos. • Crear condiciones de participación. • Confianza en las habilidades grupales. C:\Users\Heidi\Desktop\MGIEV-02GestionAcademica_Julieta_Julian_AnaMa INTEGRACION FINAL\UNIDAD 3 MGIEV02\L3_ConformacionGestionEquiposU3_MGIEV001.doc 6 Pasos para construir el compromiso: Establecer reglas y crear una situación de “equilibrio emocional” (satisfacción, trato equitativo, etc.) Conocer las motivaciones e intereses de las personas. Fomentar la participación. Consecución progresiva de objetivos y espíritu de reto. Cohesión Grado de atracción entre los miembros del grupo y de motivación para permanecer dentro del mismo. Determinantes: • Tiempo que pasan juntos • Dificultades del ingreso, permeabilidad del grupo • Tamaño del grupo • Composición por edad y sexo • Amenazas del exterior • Éxitos anteriores • Homogeneidad • Comunicación • Aislamiento físico • Fronteras físicas • Estatus del grupo • Competencia entre los miembros Pasos para construir la cohesión: Facilitar un adecuado proceso de comunicación entre los miembros del grupo. Buscar la generación de confianza. Establecer una dinámica donde compartir sea algo natural. Estimular el apoyo mutuo. Buscar fórmulas adecuadas de superación de conflictos. C:\Users\Heidi\Desktop\MGIEV-02GestionAcademica_Julieta_Julian_AnaMa INTEGRACION FINAL\UNIDAD 3 MGIEV02\L3_ConformacionGestionEquiposU3_MGIEV001.doc 7 Condiciones Externas La Planificación Estratégica Estructura Normativa vigente Sistemas de gestión Recursos humanos Dirección por resultados Cultura organizacional Marco laboral físico Etapas en el desarrollo de los Grupos Modelo de Buchholz y Roth Fase 1. Reclutamiento/reunión de los individuos: • No tienen propósito común. • No comparten responsabilidad. Fase 2. Grupos: • Reconocen propósito común. • Comparten responsabilidad unidireccionalmente. Fase 3. Equipo: • Usa el propósito común para concentrar energía. • La responsabilidad es compartida por todos los miembros. • El todo es mayor que la suma de las partes. Posible eficacia del grupo + utilidades del proceso - pérdidas del proceso = eficacia real del grupo. C:\Users\Heidi\Desktop\MGIEV-02GestionAcademica_Julieta_Julian_AnaMa INTEGRACION FINAL\UNIDAD 3 MGIEV02\L3_ConformacionGestionEquiposU3_MGIEV001.doc 8 Componentes de los Equipos Recursos: Humanos, De información, Operativos. Gestión de Recursos Humanos: Ocupación y asignación, Capacitación y desarrollo, Evaluación y recompensas Estructura grupal: Asignación eficaz de responsabilidades y tareas; Comprensión; Coordinación. Desempeño y resultados Procesos: Liderazgo, Resol.de problemas y Toma de decisiones, Planificación y control, Delegación, Reuniones, Evaluación. Compromisos de gestión, responsabilidad. Atrib.objetivos (calidad, productividad, innovación, etc.) Atrib.subjetivos (satisfacción del usuario, de los integrantes del equipo, Etc.) C:\Users\Heidi\Desktop\MGIEV-02GestionAcademica_Julieta_Julian_AnaMa INTEGRACION FINAL\UNIDAD 3 MGIEV02\L3_ConformacionGestionEquiposU3_MGIEV001.doc 9 Conducción Funciones necesarias para conductores 1. Fijar su función • En su persona • En la organización • En el equipo • En el proceso • En los resultados 2. Conocer a los integrantes del equipo • Sobre el conocimiento y experiencia del integrante para ejercer su función. • Sobre el nivel de relación con el integrante 3. Definir la o las estrategias del equipo y coordinar su implementación C:\Users\Heidi\Desktop\MGIEV-02GestionAcademica_Julieta_Julian_AnaMa INTEGRACION FINAL\UNIDAD 3 MGIEV02\L3_ConformacionGestionEquiposU3_MGIEV001.doc 10 Liderazgo Es el proceso mediante el cual una persona influye sobre las demás para alcanzar una meta. El liderazgo está en función de: 1. El líder 2. Los colaboradores 3. Las variables de situación (objetivos, tiempo, medio ambiente) Liderazgo = f (líder, colaboradores, situación) Comportamiento s de los líderes • Visión y dirección • Alinear Comportamientos de los directivos • Planear y presupuestar • Gestionar Formas de Ejercer el Liderazgo Centralizado en el grupo Centralizado en el líder Uso de la autoridad por parte del líder Area de libertad del grupo Toma una decisión y la notifica “Vende” su Presenta ideas Presenta e invita a decisiones decisión cuestionarlas tentativas sujetas a cambios Presenta un problema, recibe sugerencias, toma una decisión Permite a los Define los límites, integrantes pide al grupo que funcionar dentro tome una de límites decisión definidos por un superior. C:\Users\Heidi\Desktop\MGIEV-02GestionAcademica_Julieta_Julian_AnaMa INTEGRACION FINAL\UNIDAD 3 MGIEV02\L3_ConformacionGestionEquiposU3_MGIEV001.doc 11 Roles Rol: es una serie de patrones esperados de conducta que se le atribuyen a alguien que ocupa un puesto determinado en una unidad social. • Identidad • Percepción • Expectativas • Contrato psicológico • Conflicto de roles Roles en un grupo • Roles de tareas: Relacionados directamente con el trabajo del grupo, son fundamentales para asegurar el cumplimiento de los objetivos, y se relacionan con las tareas de iniciar la acción, pedir información, informar, pedir opinión, opinar, coordinar, criticar, elaborar, evaluar, etc. • Roles de mantenimiento: Son los que están relacionados directamente con la constitución del grupo como red de relaciones entre personas. Se refieren a acciones de conciliar, legislar, obstruir, dominar, estimular, agredir, registrar, apoyar, buscar reconocimiento, buscar ayuda, invitar a participar, alentar. • Roles individuales conflictivos: Son conductas con las que el individuo trata de satisfacer necesidades de tipo personal, que no poseen importancia (o son negativas) para el resto de los miembros, y que pueden obstaculizar y dificultar el trabajo colectivo. En este grupo de roles están incluidos el agresor, el bromista, el dominador, el presumido, el egoísta, el buscador de reconocimiento, etc. Roles de equipo: Se refieren a nuestro modo individual, personal, de comportarnos, de contribuir a la tarea y de relacionarnos con otros personas en el trabajo. Son personales, intuitivos y emocionales. Roles mentales Creativo Especialista Evaluador Fuente de ideas e innovación para el equipo. Aporte el saber especializado sobre el que se basa el servicio o el producto del equipo. Analiza las ideas y sugerencias, tanto internas como externas, evalúa su viabilidad y su adecuación a los objetivos. Fases iniciales de un proyecto o cuando el mismo se atasca. Aporta conocimientos y técnicas que poca gente puede dominar. Fuerte razonamiento crítico. Proporciona la compensación adecuada frente a la originalidad del “Creador” y al fuerte empuje del “Impulsor”. C:\Users\Heidi\Desktop\MGIEV-02GestionAcademica_Julieta_Julian_AnaMa INTEGRACION FINAL\UNIDAD 3 MGIEV02\L3_ConformacionGestionEquiposU3_MGIEV001.doc 12 Roles de acción Impulsor Implementador Finalizador Estimula y aguijonea al equipo hacia la acción. Fuente de transformación de las ideas en acciones. Realiza un seguimiento continuo de las tarea, buscando el cumplimiento de los plazos y los mayores niveles de perfección. Genera acción y su trabajo prospera bajo la presión. Aporta métodos y técnicas para las aplicaciones prácticas. Imprime un claro sentido de la urgencia dentro del equipo y es útil a la hora de cumplir los plazos establecidos. Roles sociales Cohesionador Buscador de recursos Coordinador Fomenta la unidad y las relaciones Fomenta la unidad y las relaciones armoniosas entre los miembros del armoniosas. Actúa de contrapeso a la fricción y al conflicto que pueden generar equipo. los Impulsores, Creadores y Evaluadores. Explora los recursos del exterior y Negocia hábilmente para aportar recursos establece contactos que pueden al equipo. Los mantiene en contacto con la realidad de su entorno organizacional. ser útiles para el equipo. Organiza, motiva y controla las Hace que los demás trabajen para actividades del equipo, logran-do conseguir metas compartidas. Pone en metas comunes en base a un claro los objetivos del equipo, establece trabajo compartido, solidario e prioridades, fija los roles de tarea y los límites del trabajo de los otros miembros interdependiente. del equipo, per-cibe carencias en la ejecución de la tarea y toma las medidas adecuadas para solucionarlas. C:\Users\Heidi\Desktop\MGIEV-02GestionAcademica_Julieta_Julian_AnaMa INTEGRACION FINAL\UNIDAD 3 MGIEV02\L3_ConformacionGestionEquiposU3_MGIEV001.doc 13 CURVA DE DESEMPEÑO DEL EQUIPO D ES E M PE Ñ O Cualquier grupo pequeño de personas que se reúnen para alcanzar un propósito común o una serie de resultados. Grupo de trabajo que todavía no se ha disciplinado en lo relativo a los “elementos básicos” que determinan niveles de rendimiento de equipo real. Coordinación de tareas Grupo de trabajo Equipo potencial Seudoequipo Equipo autogestionado Están profundamente comprometidos con el crecimiento y el éxito personal mutuo. Equipo Grupo pequeño de personas con destrezas complementarias, que están dedicadas a un propósito común, metas de rendimiento y maneras de proceder, por los cuales se hacen mutuamente responsables. Grupo de trabajo que no reconoce ningún propósito de rendimiento es sus interacciones. Seudoequipo EFECTIVIDAD GRUPO: Conjunto restringido de personas ligados entre sí por una constante de tiempo y espacio, articulados por su mutua representación interna, que se proponen en forma explícita o implícita una tarea que constituye su finalidad y que interactúan a través De complejos mecanismos de asunción y adjudicación de roles (Pichón Riviere 1984) Adaptado de Karzenbach J. La sabiduría de los equipos C:\Users\Heidi\Desktop\MGIEV-02GestionAcademica_Julieta_Julian_AnaMa INTEGRACION FINAL\UNIDAD 3 MGIEV-02\L3_ConformacionGestionEquiposU3_MGIEV001.doc 14 Reuniones de Equipo Objetivos: 9 Para conocer y difundir información 9 Debatir ideas 9 Tomar acuerdos 9 Establecer un contacto interpersonal y grupal Mantener: 9 Principio de diversificación 9 Principio de especificación 9 Principio de utilidad Planificar las reuniones 9 ¿Qué se pretende de la reunión? 9 ¿cuál va a ser el producto razonable que justificara esta inversión en tiempo y dinero? 9 ¿cuáles son las personas idóneas para esta reunión? 9 ¿cuáles son los documentos, datos o tareas previas necesarias para alcanzar los objetivos planteados? 9 ¿dónde se desarrollara la reunión? Orden de los temas 1. Temas sencillos 2. Temas a discutir 3. Tema que se perciba positivamente C:\Users\Heidi\Desktop\MGIEV-02GestionAcademica_Julieta_Julian_AnaMa INTEGRACION FINAL\UNIDAD 3 MGIEV02\L3_ConformacionGestionEquiposU3_MGIEV001.doc 15 Conducción de la reunión ♦ ♦ ♦ Abrir la reunión ♦ ♦ ♦ Orden de la discusión 9 Momento informativo 9 Momento de debate 9 Momento de consenso ♦ ♦ ♦ Hacer participar ♦ ♦ ♦ Toma de acuerdos y creación de consenso 9 Principio de unión del equipo 9 Principio de centrar al equipo en la tarea 9 Principio de mover al equipo hacia acuerdos ♦ ♦ ♦ Cierre de la reunión 9 Resumir los diferentes aspectos y propuestas 9 Delegación de responsabilidades Para mejorar la calidad de las reuniones: 9 Desde el organizador 1. ¿Cuál es el objetivo? 2. Es una reunión la mejor alternativa 3. ¿Cuánto tiempo debe durar una reunión? 4. ¿Cuántas personas deben asistir? 5. ¿Es el temario suficientemente específico? 9 Desde el participante 6. ¿Qué hay en esa reunión importante para Ud.? 7. ¿Se atrevería a rechazar la invitación? 8. ¿Puede retirarse antes de que termine la reunión? 9. ¿Cuál es su objetivo? C:\Users\Heidi\Desktop\MGIEV-02GestionAcademica_Julieta_Julian_AnaMa INTEGRACION FINAL\UNIDAD 3 MGIEV02\L3_ConformacionGestionEquiposU3_MGIEV001.doc 16 Funciones más significativas de los grupos A nivel de la organización: 9 Permiten realizar tareas que no podrían ser llevadas a cabo por individuos trabajando aisladamente 9 Posibilitan la maximización de los talentos 9 Favorecen un mayor número de visiones diferentes para el análisis en el proceso decisorio 9 Favorecen la calidad cuando están centrados en el concepto de cliente interno y externo 9 Facilitan en el proceso de identificación y regulación del comportamiento individual dentro de un Sistema Social más amplio 9 Son fuerzas propulsoras en los cambios organizacionales, ayudando en la implementación de los mismos 9 Transmiten a los nuevos integrantes las creencias y los valores que caracterizan la cultura de la organización, asegurando su estabilidad. Funciones más significativas de los grupos A nivel de la persona: 9 Ayudan a comprender el ambiente organizacional 9 Ayudan a las personas a conocerse a sí mismas 9 Ayudan a desarrollar nuevas y diferentes habilidades 9 Ayudan a obtener recompensas y reconocimientos que no estarán disponibles a ellos individualmente. 9 Satisfacen necesidades importantes: afiliación, estima, seguridad, reconocimientos 9 Son fuentes de significado para las personas. C:\Users\Heidi\Desktop\MGIEV-02GestionAcademica_Julieta_Julian_AnaMa INTEGRACION FINAL\UNIDAD 3 MGIEV02\L3_ConformacionGestionEquiposU3_MGIEV001.doc 17 Evaluación de equipos 9 ¿Quién evalúa? 9 ¿Qué se evalúa? 9 ¿Cómo se evalúa? 9 ¿Cuándo se evalúa? Percepción En cuanto a: ¿Quién Evalúa? ¿Qué se Evalúa? De los integrantes del equipo Del conductor y/u observadores externos De los integrantes del equipo, conductor y observadores externos • Los resultados alcanzados • La forma y el proceso en que se realizó la tarea • Los afectos puestos en juego en la realización de la tarea y en el alcance de los resultados previstos. ¿Cómo y cuándo se evalúa? 1. Previo al inicio de la realización de la tarea, en la etapa de planificación 2. Durante la realización de la tarea (proceso. 3. Una vez alcanzados los resultados. C:\Users\Heidi\Desktop\MGIEV-02GestionAcademica_Julieta_Julian_AnaMa INTEGRACION FINAL\UNIDAD 3 MGIEV02\L3_ConformacionGestionEquiposU3_MGIEV001.doc 18 Bibliografía Hellriegel, Slocum, Woodman. Comportamiento Organizacional. Internacional Thomson . México, 1999. Katzenbach JR. y Smith DK. La sabiduría de los equipos. Cia.Ed. Continental SA. México, 1996. Palomo Vadillo MT. Liderazgo y motivación de equipos de trabajo. ESIC. Madrid. 2000 Robbisn SP. Comportamiento organizacional. Prentice Hall. México, 1994. Surdo E. La magia de trabajar en equipo. España. C:\Users\Heidi\Desktop\MGIEV-02GestionAcademica_Julieta_Julian_AnaMa INTEGRACION FINAL\UNIDAD 3 MGIEV02\L3_ConformacionGestionEquiposU3_MGIEV001.doc 19
