la valoración del documento electrónico en el marco archivístico

MEMORIA - XXI Congreso Archivístico Nacional - 2009
LA VALORACIÓN DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
EN EL MARCO ARCHIVÍSTICO CENTROAMERICANO
Yáyner Sruh Rodríguez1
1. INTRODUCCIÓN
El presente documento es un extracto producto de la investigación realizada para
la tesis de la Maestría en Estudios de Cultura Centroamericana con Énfasis en
Gestión de Información de la Facultad de Filosofía y Letras de la Universidad
Nacional, Costa Rica, presentada en el mes de abril del 2009 para optar por el
grado correspondiente.
La investigación se orienta hacia una revisión de los principales sustentos
teóricos de la Archivística y de la Valoración Documental. Además, se contempla
la necesidad de revisar el uso de las TIC, por cuanto son generadoras,
transmisoras, medios de validación y conservación de documentos electrónicos,
nueva forma de expresión del denominado Patrimonio Digital de la Humanidad.
Por otra parte, Centroamérica es el área de mayor interés en el estudio y fue
seleccionada por estar vinculada históricamente a una misma tradición archivística
que va paralela al estilo de administración de las instituciones que heredaron de la
Colonia.
Los países de Guatemala, Honduras, El Salvador, Nicaragua y Costa Rica, son
vistos desde tres ángulos distintos pero complementarios al comprobarse la
existencia de un paralelismo entre estos; es decir, entre los aspectos de condición
humana (social, económico, educativo y político), junto a la situación tecnológica
(infraestructura, conectividad y apropiación tecnológica) y finalmente archivística
(estado de conservación del acervo, desarrollo sistémico, marco jurídico,
formativo, situación del documento electrónico, etc.), la cual es analizada
utilizando los archivos nacionales o generales como caleidoscopio en cada país.
Estas condiciones demuestran una vinculación estrecha y por cierto no muy
halagadora que impacta sobre el destino y conservación del patrimonio
documental en soporte papel y fundamentalmente en soporte electrónico.
1. Master en Gestión de Información. Archivista del Banco Central de Costa Rica
Correos electrónicos: [email protected] - ó - [email protected]
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ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA
2. EL TEMA ARCHIVÍSTICO: LA VALORACIÓN DOCUMENTAL
La Archivística, es considerada como ciencia por unos o protociencia por otros,
lo cierto es que para su estudio pueden reconocerse tres dimensiones, a saber: los
archivos, los documentos y la información. Sobre los dos últimos pesa la idea
tradicional de la indivisibilidad en virtud de la naturaleza física de los soportes. La
discusión se inicia al tratar de entender los documentos electrónicos, pues el
soporte y la información no están ligadas entre sí perennemente, pues la
versatilidad de los procesos tecnológicos de “fijación” y migración de la
información a uno u otro soporte, o bien a cientos de ellos al mismo tiempo, así
como la posibilidad de transformar la información sin perder su esencia, hace que
este ligamen sea solo virtual.
Esta idea genera a su vez una serie de interrogantes sobre el tratamiento
archivístico de los documentos contenidos en los soportes electrónicos, pues la
metodología tradicional señala el Ciclo de Vida como fundamento de la Valoración
Documental; es decir, el origen, utilidad y finalización (o conservación) del
documento, el cual, es visto luego de que este se ha gestado y analizado los
valores.
El record continuum (registro continuado) como propuesta metodológica, se
basa en la idea de la gestión de documentos como un proceso continuo (no
intervenido, sin etapas) desde el momento de la concepción, pero observable en
cuatro dimensiones: la del acontecimiento, la del registro documental, la del riesgo
y la del impacto social. En este orden, desde el punto de vista archivístico se obliga
a valorar previo a gestar el documento, pues la decisión fundamental recae en
expectativas del soporte en cuanto a conservación, accesibilidad y autenticidad a
largo plazo, algo aún más sensible cuando el documento por considerar es de valor
permanente.
Diversas investigaciones sobre el tema pueden encontrarse en normas, guías,
proyectos y modelos con participación internacional e interdisciplinaria. Al
respecto, pueden destacarse DLM Forum, de cuyo seno nace la Guía de
Información Electrónica, que en realidad ofrece una serie de recomendaciones
generales sin que llegue al tratamiento específico de la valoración del documento
electrónico. De su misma simiente, el Modelo de Requisitos para la
Administración de Archivos Electrónicos, también conocido como MoReq (1999),
destaca una serie de requisitos funcionales y generalizados para un sistema de
gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA). Conlleva una serie de
elementos por considerar, sin llegar a ser puntual en temas de valoración de
documentos.
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La investigación Internacional Sobre Documentos Permanentes Auténticos en
Sistemas Electrónicos, mejor conocido como InterPARES Project (1999-2001), se
acerca en buena medida al sensible tema de la valoración y selección de los
documentos electrónicos, en el orden de programas teóricos-metodológicos donde
también interesa la autenticidad y la conservación.
La norma ISO 15489 sobre administración de documentos administrativos,
desarrollada con la participación de 19 países, considera en su esquema
metodológico el record continuum. Contempla una serie de mejores prácticas y
normalización de procesos certificables, con una orientación hacia los archivos
centrales o administrativos, lugar donde se llevan a cabo las principales funciones
archivísticas.
Las diversas investigaciones alrededor del documento electrónico, no siempre
son claras o específicas en temas de valoración documental; ello en virtud de la
naturaleza misma de la tecnología, la cual tiende a ser muy cambiante en cortos
períodos de tiempo, con lo cual, las recomendaciones específicas tenderían
también a caer en la obsolescencia con la misma rapidez.
A pesar de ello, autores como Ennio Prada y Jordi Serra, han desarrollado a
partir de las investigaciones internacionales, recomendaciones específicas que
logran situar a los archivistas y gestores de información, en el campo cotidiano de
la valoración del documento electrónico.
En tal sentido, Jordi Serra propone una clasificación de primer orden del
fenómeno del documento electrónico para su mejor entendimiento y tratamiento.
Propiamente, considera desarrollar estrategias de valoración independientes para
los documentos ofimáticos, los correos electrónicos, el ambiente web y las bases
de datos. Asimismo, describe diez principios y aplicaciones puntuales que van
desde establecer tablas de plazos hasta los sitios de custodia que correspondan.
Siendo este aporte recomendable para su análisis.
3. TECNOLOGÍA Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
La aparición de las TIC, no solo vino a proponer al mundo una nueva forma de
desarrollo económico y social, sino también a significar retos en cuanto a la
conservación de sus materiales como soportes de documentación valiosa, el acceso
a la información en medio de un sinnúmero de programas o medios de lectura que
regularmente se vuelven obsoletos, y retos respecto a la autenticidad del
documento cuando los medios de acreditación y validación son radicalmente
distintos a los utilizados en los soportes tradicionales.
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ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA
La investigación hace un recorrido por las tecnologías más comunes, puesto que
las decisiones derivadas de la valoración de documentos electrónicos, desembocan
necesariamente, en tomar medidas respecto al soporte donde se conservará la
documentación seleccionada. Esta particularidad lleva a concluir lo mismo a lo
que han llegado las investigaciones internacionales y es la fragilidad de los
soportes electrónicos para conservar documentos por largos períodos, lo cual
significa todo un riesgo cuando lo que se pretende custodiar son documentos de
valor permanente.
Por otra parte, es importante reconocer la versatilidad, la velocidad y la
capacidad de almacenamiento de los soportes electrónicos en el enclave de la
dinámica social, toda vez que permite como nunca antes, la difusión masiva e
instantánea de la información. Frente a ellos, las tecnologías fílmicas, observables
en cintas, microfilmes y otros, han demostrado una capacidad superior en cuanto
a la conservación de sus materiales, que pese a no contar con las bondades
descritas en los soportes magnéticos y óptico-magnéticos ofrecen confianza para
documentos que deban conservarse a largo plazo.
En este orden la investigación apunta a considerar el uso inteligente de ambas
tecnologías, considerando las necesidades de la organización, de tal manera que
garantice la agilidad administrativa sin descuidar la preservación de su patrimonio
documental.
Cabe señalar, que es posible encontrar esperanzas en ciertas tecnologías
recientes y otras en vías de desarrollo. Se basan en sistemas ópticos avanzados
(blu-ray), fluorescencia, holográficos, combinaciones analógicas (HD-Rosetta) o
sistemas sustentados en la nanotecnología; todos los cuales prometen gran
capacidad de almacenamiento, inclusive en el orden de los yottabytes, durabilidad
de sus materiales por milenios y con garantías de acceso de por vida. Con ello
buena parte de las preocupaciones de la Archivística estarían resueltas; sin
embargo, no será pronto ni económico, pues algunos soportes siguen en
investigación con eventuales salidas al mercado para el año 2010 al 2015 con
costos de miles de dólares.
4. CENTROAMÉRICA: DESARROLLO HUMANO, TECNOLÓGICO Y
ARCHIVÍSTICO
Centroamérica hereda de la Colonia una cultura, un idioma, una religión y una
tradición sobre el estilo de administración de la “res pública”, manifiesta en sus
instituciones de gobierno central, municipal, judicial y también eclesiástico.
Devenida de estas estructuras, la forma de organización de sus documentos fue
también muy similar.
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Posterior a la Independencia de Centroamérica, la conformación paulatina de
cada Estado comienza a marcar diferencias entre cada país, de tal manera que las
estructuras políticas, el desarrollo económico, social, militar y educativo, entre
otros, influyen y reflejan su carácter en el tratamiento e interés sobre el patrimonio
documental de cada uno. En este sentido, la problemática en la conservación
documental y las limitaciones de los criterios de valoración y su aplicación
metodológica a través de la selección, es solo un reflejo, más bien, un paralelismo
de las carencias reveladas en las otras áreas a lo largo de la investigación.
Así, es observable que el patrimonio documental se encuentra en riesgo de
pérdida en la mayoría de los países centroamericanos, fundamentalmente aquellos
documentos en soportes electrónicos, sobre los cuales pesa la ausencia, no solo de
un marco normativo que regule la gestión documental, sino también porque el
control que puedan tener los archivos generales o nacionales sobre los archivos
centrales institucionales, en la práctica es limitado o no se realiza del todo.
La investigación determinó la existencia de una brecha en los principales
indicadores del Índice de Desarrollo Humano entre los países (esperanza de vida
al nacer, población, tasa de alfabetización e ingreso per cápita), colocando a El
Salvador, Nicaragua, Honduras y Guatemala (en orden descendente) dentro de la
escala internacional de desarrollo medio, donde solo Costa Rica ocupa un lugar
dentro de la categoría de desarrollo humano alto.
En cuanto al desarrollo tecnológico, se valoraron aspectos como la
infraestructura en telecomunicaciones básicas, conectividad (internet), políticas de
desarrollo y la tenencia de computadoras y apropiación tecnológica. Estas
variables revelan una brecha tecnológica importante, donde nuevamente Costa
Rica parece alcanzar un desarrollo importante, seguido de El Salvador, con lo cual,
ambas naciones intentan apuntar hacia un desarrollo basado en las Tecnologías de
la Información y Comunicación (TIC), esto como proyecto de Estado y
evidenciado en su marco normativo; aún así, los retos siguen siendo importantes
para estos y preocupantes para el resto.
El aspecto archivístico, es sin duda el más alarmante, pues la investigación como
ya se mencionó, revela una vulnerabilidad importante en cuanto a la valoración y
conservación de los documentos en cualquier formato.
Para la investigación se recurrió a los archivos nacionales o generales como una
forma de representación de la actividad archivística de cada país; sin embargo, esta
metodología es limitada al detectarse que no siempre existe una vinculación
sistémica nacional. Algunas de las variables se concentran en el estado general del
patrimonio, la condición jurídica que regula la materia archivística, la normativa o
el tratamiento tecnológico de los fondos y la existencia de formación superior en
materia archivística.
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Así entonces, se comprobó que solo Costa Rica se consolida archivísticamente
mediante un sistema: Sistema Nacional de Archivos (SNA), el cual aglutina
principalmente a los archivos públicos alrededor del Archivo Nacional,
garantizando en buena medida el control del patrimonio documental. Así también,
se estima un alto grado de organización y protección de los documentos mediante
instalaciones y procedimientos adecuados.
El aspecto jurídico es un caso relevante en el Área, pues posee una legislación
particular sobre archivos (Ley del Sistema Nacional de Archivos N°7202), y al
menos una treintena de normas, pronunciamientos de la Procuraduría, directrices
y otras, toda vez que surge la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos
Electrónicos que respalda jurídicamente el documento electrónico en la actividad
pública y comercial; sin embargo, esto no garantiza que el país tenga los
suficientes controles y medidas para la protección del patrimonio en este medio,
pese a la acción previsora desarrollada por el Archivo Nacional mediante una
directriz particular.
Cabe destacar que en materia de valoración, el tercer componente del SNA: La
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED), es la
única en su especie que interviene en la toma de decisiones sobre los documentos
con valor histórico, científico y cultural en estrecha vinculación con los archivos
que lo integran.
La formación universitaria en Archivística desde 1978 en niveles de diplomado,
bachillerato y recientemente licenciatura en la Universidad de Costa Rica, así
como la Maestría en Estudios de Cultura Centroamericana en su Énfasis en
Gestión de Información, como otros esfuerzos formativos públicos y privados,
ofrecen un panorama alentador que garantiza un tratamiento profesional de los
archivos y del patrimonio nacional.
El Salvador, su legislación permite la dispersión del patrimonio al
responsabilizar a cada institución la administración de su propio acervo, por lo que
no es posible considerar que su actividad se enmarque dentro de un sistema, ni
permite el control desde el Archivo General de la Nación. Cerca del 80% del
acervo se reporta organizado y descrito, así como el desarrollo de actividades de
digitalización a lo interno del Archivo, puesto que la Institución permite la
custodia de documentos en formatos electrónicos, principalmente en discos
compactos.
En materia de documento electrónico, no es clara una normativa particular, salvo
la Ley de Mercados y Anotación en Cuenta que regula la actividad comercial con
algunas insuficientes referencias básicas al tema del documento electrónico,
interesado en el reconocimiento legal más que en la protección y conservación
documental.
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La formación archivística salvadoreña se remite a los esfuerzos del propio
Archivo General o a ayudas internacionales, las cuales han sido importantes pero
insuficientes para garantizar el apoyo en la gestión documental de la Nación.
Nicaragua carece de un sistema nacional de archivos. El Archivo Nacional posee
un exiguo acervo con cierto grado importante de organización; sin embargo, en
términos generales, a lo largo de su historia, el patrimonio documental ha sido
objeto de saqueos, secuestros, incendios y principalmente desinterés político. A
pesar de ello, tres decretos ejecutivos para archivos centrales y municipales, así
como un plan de rescate documental, parecen dar algún sustento a la protección
patrimonial, algo que en la práctica no se concreta según comprueba la
investigación. También, la ausencia de criterios puntuales para la administración y
valoración de documentos electrónicos, completan el difícil panorama del
escenario patrimonial, toda vez que no se ha consolidado la formación profesional
en Gestión de Información que en su momento anunciara la Universidad Nacional
Autónoma de Nicaragua (UNAN).
Honduras no dista mucho de la situación archivística anterior: sin sistema
integrador, sin respaldo jurídico, sin criterios claros para el tratamiento de
documentos electrónicos y una formación limitada a algunas asignaturas
universitarias, se ve reflejada en una precaria condición de su patrimonio
documental, lo que es contrastado en el ámbito eclesiástico que ha logrado
mantener con mucho esfuerzo un estado aceptable de sus tesoros.
Por su parte, el Archivo Nacional ha sido objeto de ayudas internacionales, pero
principalmente de la mística de estudiantes universitarios y del apoyo del Instituto
de Historia y Antropología de Honduras (IHAH), quienes de alguna manera han
hecho aportes que van desde la capacitación, hasta la organización voluntaria de
algunos fondos a lo interno del Archivo Nacional o en algunas instituciones
municipales o judiciales. Sin embargo, es poco frente a la gran encrucijada por
conservar el patrimonio ya “reguardado” y el que se genera en soportes
electrónicos.
Guatemala tampoco posee una ley marco que aglutine en un solo concepto la
actividad archivística nacional; sin embargo, destaca una normativa legal que
obliga a los archivos públicos a transferir al Archivo General de la Nación, donde
reporta un grado importante de organización del acervo que custodia pese a
limitaciones de las condiciones para la conservación.
En materia de documentos electrónicos, no se tienen medidas claras en cuanto a
criterios de valoración; no obstante, conserva en su acervo documentos en este
formato de igual manera que El Salvador.
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Destaca en esta nación el reciente esfuerzo académico al darse la tercera
promoción de profesionales en Archivística de la Universidad de San Carlos. Esto
sin duda es promesa fiel de un mejor futuro que redunda en la conservación del
patrimonio documental guatemalteco.
5. CONCLUSIONES
Algunas conclusiones que se extraen de la investigación son las siguientes:
- La Archivística es el fundamento teórico que sustenta el tratamiento de
documentos en cualquier formato, por lo que el reto para el caso de documentos
electrónicos, es de orden metodológico.
- La valoración documental se orienta hacia la conservación patrimonial; sin
embargo, los criterios que la rigen pueden estar mediatizados por factores sociales,
económicos, políticos y culturales.
- La propuesta del registro continuado ofrece una visión unificada del proceso
documental, por lo que a la hora de valorar se exige que sea previo a crear los
documentos electrónicos.
- Los soportes electrónicos son frágiles y vulnerables para la conservación de
documentos, pero capaces y versátiles para el almacenamiento y la difusión de
información. Contrariamente, los soportes fílmicos son aptos para la conservación
pero con limitaciones para la difusión masiva de sus contenidos. Esto orienta al
archivista a considerar ambas tecnologías acorde al rol que se requiera.
- Aunque Centroamérica ha heredado aspectos comunes en la organización de
documentos, las condiciones en el IDH, apropiación tecnológica y situación
archivística, revelan diferencias en cada país que repercuten directamente en la
conservación de documentos. Así, la ausencia de criterios de valoración y las
limitaciones en el tratamiento científico de los documentos electrónicos, dan como
resultado un elevado riesgo de pérdida patrimonial.
- En Centroamérica, Costa Rica ha demostrado ser un caso excepcional en
materia archivística, pues garantiza, mediante la organización sistémica,
procedimientos, formación profesional y desarrollo jurídico, la conservación del
patrimonio documental de la Nación, así como una incipiente labor sobre aquellos
gestados en formato electrónico.
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6. RECOMENDACIONES
Derivado de la investigación se proponen algunas recomendaciones:
- Que cada gobierno centroamericano que corresponda, considere desarrollar
políticas de estado basadas en la Archivística, así como gestionar la creación de
una ley marco.
- Para los archivos nacionales o generales que corresponda, generar directrices
que consideren el criterio social como fundamento de la valoración documental.
Por otra parte, considerar la experiencia de Costa Rica y los aportes de las
investigaciones internacionales como un modelo para la implementación de
mejoras archivísticas.
- A las universidades centroamericanas que corresponda, promover la creación
de la carrera de Archivística, así como incentivar el conocimiento basado en el
intercambio de experiencias.
- A la Carrera de Archivística de la Universidad de Costa Rica y a la Maestría en
Estudios de Cultura Centroamericana de la Universidad Nacional, continuar con
las investigaciones basadas en la gestión documental, además de plantear
soluciones para la problemática archivística centroamericana.
- Finalmente, promover desde la Universidad de Costa Rica un programa de
educación a distancia (virtual) con proyección al resto de Centroamérica.
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