Resolución de Jefatura - Unidad Ejecutora 008 Proyectos Especiales

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U. E. 008: PROYECTOS ESPECIALES
PLIEGO 003: MINISTERIO DE CULTURA
Resolución de Jefatura
N° 4 g
-2014-U E-PE-J
Lima,
`17 DIC. 701 4
VISTO:
El informe N° 004-2014-UE-PE-OAD de fecha 24 de noviembre de 2014 y el Informe N° 202014-UE-PE-OAJ de fecha 04 de diciembre de 2014.
CONSIDERANDO:
Que, el numeral 62.3 del artículo 62° de la Ley del Procedimiento Administrativo General
establece que cada Entidad es competente para realizar las tareas materiales internas necesarias
para el eficiente cumplimiento de su misión y objetivos;
Que, mediante Ley N52 25323 se creó el Sistema Nacional de Archivos, con la finalidad de
integrar estructural, normativamente y funcionalmente los archivos de las entidades públicas
existentes en el ámbito nacional, mediante la aplicación de principios, normas técnicas y métodos
de archivo, garantizando con ello la defensa, conservación, incremento y servicio del Patrimonio
documental de la Nación;
Que, con Resolución Jefatural N° 375-2008-AGN/J se aprobó la Directiva N° 005-2008AGN/DNDAA1 denominada "Normas para la Foliación de documentos archivísticos en los Archivos
integrantes del Sistema Nacional de Archivos" cuyo numeral IV, dispone que es de cumplimiento
obligatorio en las Entidades de la administración pública;
Que, en cumplimiento a las normas antes mencionadas, la Oficina de Administración de la
Unidad Ejecutora 008- Proyectos Especiales, mediante Informe N° 004-2014-UE-PE-OAD remite el
Proyecto de Directiva de "Foliación de Documentos" para su aprobación;
Estando a lo establecido en la Ley N° 27444 — Ley de Procedimiento Administrativo
General, Ley N° 25323 - Ley que crea el Sistema Nacional de Archivo y la Directiva N°005-2008AGN/DNDAA1 — "Normas para la Foliación de documentos archivísticos en los Archivos integrantes
del Sistema Nacional de Archivo" y contando con la visación de la Oficina de Administración y la
Oficina de Asesoría Jurídica.
UNIDAD EJECUTORA N0 L 'OHMS ESPECIALES
El presente documento es COPIA FIEL DEL
ORIGINAL, que he tenido a la vista
ABOG. MARIA LIZn . CRESPO MINAYA
FEDATARIO R.J.N° 13 - 2014 - UE - PELJ
N° de Reg •
Fecha* /"? "/ 1Z12/
SE RESUELVE:
Artículo 1°. - Aprobar la Directiva N°3-2014-UE-PE-J "Foliación de Documentos de la
Unidad Ejecutora 008 — Proyectos Especiales", la misma que forma parte integrante de la presente
Resolución.
Artículo 2°.- la presente Directiva tendrá vigencia a partir de la fecha de suscrita la
presente Resolución y será de aplicación de todo el personal de la Unidad Ejecutora 008 —
Proyectos Especiales.
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11.
4
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Artículo 3°.- Encargar a la Oficina de Administración, la publicación de la presente
resolución en el Portal institucional de la Unidad Ejecutora N° 008 — Proyectos Especiales, para su
debida difusión e implementación.
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REGÍSTRESE, COMUNÍQUESE Y PUBLÍQUESE.
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Responcable (e)
Uniebd Ejecuten] Ne 008 - Proyectos Especlales
MINISTERIO DE CULTURA
UNIDAD EJECUTORA N° 008 PROYECTOS ESPECIALES
El presente documento es COPIA FIEL DEL
ORIGINAL, que he tenido a la vista
ABOG. MARIA LIZE
,ESPO MINAYA
FEDATARIO R.J.N° 13 - 2014 - PELJ
N° de Reg . : .. (..Z(.17 Fecha:) - /z 200'
4.totteD DEL
Ministerio de Cultura
"Año de la Promoción Industrial Responsable y del Comp omiso Climático"
DIRECTIVA N° 3-2014-PROYECTOS ESPECIALES UE-PE-008/J
"FOLIACION DE DOCUMENTOS DE LA UNIDAD EJECUTORA 008 — PROYECTOS
ESPECIALES"
I.
OBJETO
Establecer normas y procedimientos internos en la Unidad Ejecutora N° 008
Proyectos Especiales, para la adecuada foliación de documentos, brindando
mayor seguridad e intangibilidad a la composición de los expedientes
administrativos, evitando alteraciones y teniendo una foliación cronológica para
una mejor ubicación y seguimiento de los mismos.
II.
FINALIDAD
Establecer criterios uniformes para la foliación de los documentos por parte de
las Oficinas y/o Áreas de la Unidad Ejecutora N° 008 Proyectos Especiales,
garantizando la ordenación e intangibilidad de los expedientes.
III.
BASE LEGAL
Ley N° 29565 Ley que crea el Ministerio de Cultura.
Ley N° 25323 — Ley del Sistema Nacional de Archivos.
Ley N° 28296 — Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación
Ley N° 27806 — Ley de Transferencia y Acceso a la Información Pública
- Ley N° 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General.
Ley N° 27658 — Ley Marco de Modernización de Gestión del Estado.
Decreto Supremo N° 008-92-JUS aprueba el Reglamento de la Ley N° 25323.
- Decreto Supremo N° 005-93-JUS Modifica el Decreto Supremo N° 008-92JUS.
- Decreto Supremo N° 072- 2003-PCM — Reglamento de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Resolución Ministerial N° 050-2013-MC —Formalización de la Creación de la
Unidad Ejecutora 008 — Proyectos Especiales.
- Resolución Ministerial N° 330-2014-MC — Precisa que corresponde al
Responsable de la Unidad Ejecutora Aprobar los instrumentos de gestión
interna que corresponda.
Resolución Jefatural N° 27-2014-UE-PE/J — Modifica la Directiva N° 0012014-UE-PEM que aprueba la Organización Funcional de la Unidad Ejecutora
008 — Proyectos Especiales.
IV.
ALCANCE
La presente Directiva es de observancia y de aplicación obligatoria por parte de
los funcionarios y servidores de la Unidad Ejecutora N° 008 Proyectos
Especiales.
V.
RESPONSABILIDADES
Los funcionarios y servidores de la Unidad Ejecutora N° 008 Proyectos
5.1
Especiales, son responsables del eficaz cumplimiento de la presente
Directiva.
5.2 Todos los funcionarios y servidores de la UE N° 008 Proyectos
Especiales, que incumplan la presente Directiva se harán acreedores a
las sanciones establecidas por Ley.
PERU
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"Año de la Promoción Industrial Responsable y del Compromiso Climático"
VI. DISPOSICIONES GENERALES.6.1 DEFINICION DE FOLIACIÓN
La foliación es una acción administrativa u operación que consiste en
numerar o enumerar correlativamente cada una de las hojas, fojas o
folios que conforman un expediente, tiene como principal objetivo no sólo
la numeración en orden sucesivo o cronológico, sino también constituirse
en una herramienta de identificación y control.
6.2 EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO
Instrumento material sistemáticamente ordenado que acumula toda la
actividad procedimental de un mismo asunto, originado de oficio o a
solicitud de parte, comprendiendo documentos, notificaciones, copia de
publicaciones oficiales efectuadas, actas, escritos, resoluciones, etc, que
sirven de fundamento a la decisión administrativa y evidencian las
diligencias encaminadas a ejecutarlas.
VII DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
7.1 DE LA FOLIACIÓN
> La foliación es un acto administrativo que consiste en numerar cada
una de las hojas de todo expediente o documento recibido en una
dependencia administrativa, de manera correlativa y cronológica.
> El personal secretarial y/o administrativo o los que hagan sus veces, al
adicionar escritos o cualquier otra documentación de las áreas para las
cuales prestan servicios, deberán efectuar su foliación correlativamente
con la hoja que antecede, de forma tal que el expediente sea
compaginado siguiendo el orden regular de los documentos que lo
integran, formando cuerpos correlativos que no excedan de los
doscientos (200) folios, siempre y cuando el volumen documental lo
permita, en caso contrario podrá dividirse en función de la cantidad de
folios, pero siempre formando un solo texto, manteniendo su unidad de
información.
> La foliación se efectuará en números arábigos, y se iniciará con el
primer documento que genere el funcionario competente; no se deberá
utilizar letras de abecedario o cifras como 1, 1B, 1Bis o los términos
"bis" o "tris".
> Para el caso específico de la foliación, se utilizará un sello
estandarizado (Anexo 1) en el ángulo inferior derecho. El sello consta
de dos casilleros:
• El casillero superior se consigna la denominación de la Oficina o
Área que efectúa la foliación.
• El casillero inferior se consigna el número de folios.
> La foliación se realizará de adelante hacia el final, de tal manera que la
primera hoja del escrito y demás hojas serán foliadas en forma
correlativa, según se vayan acumulando los documentos, escritos y
demás actuaciones. Estos deberán estar debidamente foliados y por
estricto orden cronológico, formando con todos ellos un solo cuerpo.
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"Año de la Promoción Industrial Responsable y del Compromiso Climático"
> El número asignado a cada folio deberá escribirse de manera legible,
sin enmendaduras, sobre un espacio en blanco y sin alterar textos,
membretes, sellos originales, etc.
Se folian:
a. Toda la documentación en soporte papel, es decir las hojas útiles
que contengan escritos, dibujos y otro tipo de información.
b. Las hojas de trámite documentario o de ruta que estén numeradas,
fechadas y contengan disposiciones debidamente firmadas por los
funcionarios competentes.
c. Proyectos de resoluciones u otros que obren como antecedentes,
siempre que estén visados o contengan observaciones escritas en
los mismos, las copias, formularios, planos, recibos, partes, anillados,
etc.
d. Cuando las unidades documentales, contengan documentos en
distintos soportes al papel, como por ejemplo: discos digitales —
CD'S, videos, audios, etc., deberán numerarse con una hoja llamada
"Hoja de Testigo o Referencia Cruzada" (Anexo 2) anotándose en
esta hoja su respectivo número de folio , lo que permitirá dejar
constancia de su existencia. En el caso que se opte por separar este
material, la hoja de Testigo o Referencia Cruzada deberá contener la
siguiente información: Número de folio, titulo, asunto, fecha, tamaño,
colores u otros datos relevantes.
e. Los documentos que se encuentren anexos a uno principal tales
como: planos, mapas, dibujos, fotografías, negativos impresos
(folletos, boletines, periódicos, revistas, etc) cuyas características
tanto internas como externas (formato y tamaño) impliquen un trato
especial y/o se encuentren doblados o en condiciones poco
favorables para su estado de conservación, se podrá optar por
separar este material, numerándose en un solo folio y dejándose
constancia con la "hoja de testigo o referencia cruzada" de su
existencia.
f. Cuando los documentos en formato pequeño, por ejemplo los
documentos contables como recibos de pago, facturas, vouchers,
etc., que se encuentren adheridos a una hoja, a esta le
corresponderá su respectivo número de folio, asimismo la
información detallada se mencionará en el instrumento descriptivo.
g. Otros que conformen el expediente, como duplicados de documentos
originales ya foliados.
No se folian:
a. Las hojas en blanco
b. El reverso de las hojas ya foliadas
c. Las hojas de trámite o de ruta en blanco
d. Los Convenios Interinstitucionales suscritos (originales)
7.2 DE LA RECTIFICACIÓN
> La Rectificación es una tarea administrativa mediante la cual al
detectarse errores en la foliación de un expediente, se procederá a su
respectiva corrección. Los errores de foliación podrán ser:
,syytelna
4.■
PERU
Ministerio de Cultura
Unidad tja~ra
ProyectIspeda
"Año de la Promoción Industrial Responsable y del Compromiso Climático"
* Por haber transgredido los procedimientos indicados en la presente
norma.
* Por omisión.
* Por repetición de folios.
➢ Luego de recibido el expediente no habrá lugar a reclamo o
devoluciones por razones de foliación, haciéndose responsable el área
receptora del mismo.
➢ La foliación será rectificada en la oficina que detectó el error. Al
detectarse el error se deberá rectificar la foliación tachando la anterior
con dos líneas oblicuas cruzadas y a continuación se efectuará la
foliación correcta, consignando la rúbrica de quien realizo la
rectificación. El colaborador que haya realizado la rectificación está en
la obligación de comunicar a la Oficina respectiva de dicho error para su
nuevo registro. (Anexo 3).
7.3 DE LA ACUMULACIÓN
➢ La acumulación de expedientes, es una tarea administrativa por la cual
se adicionan o se juntan uno o más documentos y/o expedientes sobre
un mismo asunto, que guardan afinidad o relacionados entre sí.
➢ Los expedientes que se incorporan a otros (documentos acumulados)
no continuarán su foliatura, por lo tanto mantendrán su numeración,
dejándose una constancia que indique "Documento o Expediente
Acumulado" (Anexo 4) en la cual se deberá indicar su agregación y la
cantidad de fojas de acumuladas, según lo establecido en el artículo
152.2 de la Ley 27444 — Ley de Procedimiento Administrativo General.
7.4 DEL DESGLOSE (Anexo 5)
➢ El desglose es una tarea administrativa, que consiste en segregar o
retirar temporal o definitivamente uno o más documentos y/o fojas que
forman parte de un expediente.
➢ Los desgloses podrán ser otorgados de cumplir los siguientes
requisitos:
• Petición escrita del interesado o decisión de la autoridad
• Asentar en el expediente constancia del desglose efectuado, de su
finalidad, quien lo autoriza y si el mismo es temporal o permanente.
• Dejar copia autenticada por el fedatario del documento desglosado, sin
alterar la foliatura general del expediente.
➢ No será factible el desglosamiento:
• Cuando el documento solicitado sea indispensable o de gran
importancia para el trámite posterior del expediente o acto
administrativo, en cuyo caso se reemplazará con una copia
autenticada.
• Cuando el documento sea de carácter reservado o que compromete la
gestión institucional, administrativa e inclusive las que traten asunto de
estado, en este caso se otorgará copia autenticada del mismo siempre
y cuando sea autorizado por la máxima autoridad administrativa.
VIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Y FINALES:
8.1. CONTROL Y SEGURIDAD
➢ El contenido de un documento y/o expediente en trámite o terminado ,
es intangible, es decir, que no puede introducirse enmendaduras,
PERÚ
Ministerio de Cultura
Unidad Ejecutora. Ci311/3
Prtyectos Especlaills;
"Año de la Promoción Industrial Responsable y del Compromiso Climático"
alteraciones, entrelineados, ni agregados en los documentos, una vez
que hayan sido firmados por la autoridad competente. De realizarse
alguna modificación, esta deberá haber sido hecho mediante
autorización escrita del personal reglamentariamente autorizado para
ello, o de los funcionarios competentes. Dicha autorización deberá ser
insertada en el expediente dejando constancia detallada y expresa de
las modificaciones y/o alteraciones que se hubieran producido y la
justificación fundamentada de las mismas.
> Si un documento se extraviara, la Oficina o Área tiene la obligación, bajo
responsabilidad de reconstruir el mismo, independientemente si aún el
interesado se encuentre en autos de lo acontecido. Esta reconstrucción
debe efectuarse dentro de los tres (03) días siguientes, de la perdida.
Si en el transcurso de la tramitación el expediente apareciera será
reemplazado por el rehecho.
> Todo el Personal de la Unidad Ejecutora 008 — Proyectos Especiales es
responsable del eficaz cumplimiento de la presente Directiva.
> El personal que incumpla la presente Directiva se harán acreedores a
las sanciones establecidas por Ley.
8.2. VIGENCIA
➢ La presente Directiva entrara en vigencia a partir del día siguiente de la
expedición de la Resolución que la aprueba.
> A partir de la entrada en vigencia de la presente Directiva todas la Oficina
y Áreas de la Unidad Ejecutora 008 — Proyectos Especiales tienen que
contar con un sello de foliación, el mismo que deberá cumplir con el
modelo del Formato (Anexo 1)
IX. ANEXOS
ANEXO 01
ANEXO 02
ANEXO 03
ANEXO 04
ANEXO 05
Formato de Sello de Foliación
Hoja de Testigo o Referencia Cruzada
Rectificación de Foliación
Acumulación
Desglose
UNIDAD EJECUTORA N° 008 PROYECTOS ESPECIALES
El presente documento ea COPiA FIEL DEL
ORIGINAL, que he tenido a la vista
ABOG. MARIA 11- l-/ CRESPO MINAYA
FEDATARIO R.J.N° 13 - 2014 - UE - PELJ
N° de Reg.:..(./ ,Y Fecha. /.7 —/ 2 2 ;11-
0.01.1CA
PERU
Ministerio de Cultura
"Año de la Promoción Industrial Responsable y del Compromiso Climático"
ANEXO N° 1
En el caso de que se use el sello estandarizado, la foliación de los documentos se
efectuará en el ángulo inferior derecho, tal y como se indica en el dibujo.
Gráfico N° 1
El sello de foliación institucional
consignará en la parte superior: "UE
008 PROYECTOS ESPECIALES" y
el área que efectúa la foliación; y en
la parte inferior: "Folio l\P", con la
finalidad de que se coloque en ese
espacio el número de folio
correspondiente.
El estampado del sello de
foliación estandarizado tendrá
como dimensiones 2 cm x a 4 cm.
UE 008 PROYECTOS
ESPECIALES
Administración
Folio N°
UE 008 PROYECTOS
ESPECIALES
Proyectos Especiales
Folio N°
UNIDAD EJECUTORA N° 003 PROYECTOS ESPECIALES
El presente documento es COMA FIEL DEL
011iGINAL, que he tenido a la vista
ABOG. MARI' ETH CRESPO MINAYA
FEDA1ARi0 11.J.N° 13 - 2014 - UE - PELJ
N° de Reg • /
Fecha:/-7 —/Z 2O/ 5'
VIS
UE 008 PROYECTOS ESPECIALES
Recursos Humanos
Folio N°
Ministerio de Cultura
Unidad Ejecutora robos
Proyectos Especiales
"Año de la Promoción Industrial Responsable y del Compromiso Climático"
ANEXO N° 2
HOJA DE TESTIGO O REFERENCIA CRUZADA
TESTIGO
En el folio 23 hay un plano
referente a la ciudad de Lima,
perteneciente al Grupo SAYA,
reconstruido por el Ing.
Charles Mc Collins, de año
1879. Está identificado con el
N° 600, en la Planoteca 6,
gaveta 2.
NOTAS: CARACTERISTICAS DEL
DOCUMENTO FOLIADO: TAMAÑO,
COLORES, TITULO, ASUNTO, FECHAS Y
OTROS DATOS QUE SE CONSIDEREN
PFRTMIFAITES'
'1.1.2nUCIURIVIII.I..ell,18W.:!VIRS6
UE 008 PROYECTOS ESPECIALES
HOJA DE TESTIGO O REFERENCIA CRUZADA
OFICINA O AREA
FECHA
FOLIO
TITULO: (DESCRIPCION)
UNIDAD EJECUTORA N° 008 PROYECTOS ESPECIALES
El presente documento es COPIA FIEL DEL
ORIGINAL, que he tenido a la ista
INIGMEMS1111.1....
ABOG. MARIA LlZ CRESPO MiNAYA
FEDATARIO R.J.N° 13 - 2014 - UE - PELA
N° de
.U."
Fecha. /41"/Z
PERU
Ministerio de Cultura
"Año de la Promoción Industrial Responsable y del Compromiso Climático"
ANEXO N° 3
CONSTANCIA DE RECTIFICACION
UE 008 PROYECTOS ESPECIALES
El que suscribe
HACE CONSTAR:
Que el Exp. N°
de fecha
Asunto:
Ha sido OBSERVADO, por tener error en la foliación de
al
Fecha
Firma
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
UE 008 PROYECTOS ESPECIALES
Proyectos Especiales
Folio N°
UNIDAD EJECUTORA N°008 PROYECTOS ESPECIALES
El presente documento es COPIA FIEL DEL
ORIGINAL, que he tenido a la vista
ABOG. MARIA UÍH CRESPO MINAYA
FEDATARIO R.J.N° 13 - 2014 - UE - PELJ
• N° de Reg
Y
Fecha. /-7—/2-
2'(
PERU
Ministerio de Cultura
"Año de la Promoción Industrial Responsable y del Compromiso Climático"
ANEXO N° 4
DOCUMENTO O EXPEDIENTE ACUMULADO
A. CARATULA (HOJA)
Carátula u hoja
Debidamente foliada
DOCUMENTO O EXPEDIENTE ACUMULADO
REF. MEMORANDUM
N° 009 - 2014-UE/PE-OAD
CANTIDAD DE FOJAS ACUMULADAS
DEL FOLIO:
AL FOLIO:
FIRMA
NOMBRES Y APELLIDOS
UNIDAD EJECUTORA N° 008 PROYECTOS ESPECIALES
El presente documento es COPIA FIEL DEL
ORIGINAL, que he tenido a la vista
ABOG. MARIA II H CRESPO MINAYA
FEDATARIO R.J.N° 13 - 2014 - LIE - PELJ
N° de Reg •
1 Fecha . / —Lee— ZOO'
UE 008 PROYECTOS ESPECIALES
Proyectos Especiales
Folio N°
ERU
Unidad ejecutora N,008
Ministerio de Cultura
Proyectos Especiales
"Año de la Promoción Industrial Responsable y del Compromiso Climático"
ANEXO N° 5
CONSTANCIA DE DESGLOSE DE DOCUMENTOS
Mur
SOLICITUD DE DESGLOSAMIENTO
Sr.
Responsable de la Oficina de Administración.
Yo, Héctor Gastón Medina Rivera, identificado con DNI N°
de
trabajador
en
,1 domiciliado
, solicito a Usted el desglosamiento de la Resolución
, la cual resuelve la
, de fecha
Jefatural N°
Siendo el motivo
apertura de mi proceso administrativo por
. Sala Penal del
d de dicho desglose, la presentación de dicho documento a la
al ....., pertenecientes a la
Poder Judicial de Cono Norte; cuyas fojas son del N°
Oficina de Secretaría General, la cual servirá como prueba en el proceso que se me
viene llevando.
1
k
g
1
V°B
NOMBRES Y APELLIDOS
AUTORIZADO POR
RESPONSABLE DE
FIRMA
UE 008 PROYECTOS ESPECIALES
Proyectos Especiales
1:U111/ 11
UNIDAD EJECUTORA NI 008 PROYECTOS ESPECiALES
El presente documento es COPIA FIEL DEL
ORIGINAL, que he tenido a la vista
H CRESPO MINAYA
ABOG. MARIA
13
- 2014 - IJE - FEL]
FEDATARIO R.J.N°
N° de Fleg • f(
. . . .. .
Fechalz
.
1VIIrdsteric2 de Cultura
Unidad Ejecutora N"008
Proyectos Especiales
••:1:5.1.
••
"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú"
"Año de la Promoción de la Industria Responsable y del Compromiso Climático"
I
INFORME N° 020-2014-UE PE-OAJ
JAVIER ENRIQUE GALDOS CARVAJAL
PARA
Responsable (e) UE.008 — Proyectos Especiales
MARÍA LIZETH CRESPO MINAYA
DE
i Hora.
—5
\ ° CV" rHrn
Responsable (e) de la Oficina de Asesoría Jurídica Ruc"1Tc:oN
ASUNTO
Directiva "Foliación de Documentos"
REF.
Informe N° 004-2014-UE-PE-OAD
FECHA
San Borja, 04 de Diciembre de 2014
if,,;51,);;A
Es grato dirigirme a usted, en atención a los documentos de la referencia, a efectos de
informarle lo siguiente:
I. BASE LEGAL
•
•
Ley N° 25323 - Sistema Nacional de Archivos.
Ley N° 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General.
II. ANTECEDENTES
Con fecha 09 de julio del 2014, la Jefa de la Oficina de Atención al Ciudadano
2.1.
y Gestión Documentaria, remite el Memorando Circular N° 034-2014-OACGDSG/MC, mediante el cual señala algunos lineamientos en materia de gestión
documentaria y adjunta la Resolución Directoral Nacional N° 1793/INC, que
aprueba la Directiva N° 001-2008-OAD/INC - Normas para la Foliación de
documentos en el Instituto Nacional de Cultura.
Mediante Informe N° 004-2014-UE-PE-OAD de fecha 24 de noviembre, la
2.2.
Responsable de la Oficina de Administración, señala que resulta necesario
aprobar la Directiva "Foliación de Documentos" para la Unidad Ejecutora 008 Proyectos Especiales.
III. ANÁLISIS
Mediante Ley N° 25323 se crea el "Sistema Nacional de Archivos" con la
3.1.
finalidad de integrar estructural, normativa y funcionalmente los archivos de las
entidades públicas existentes en el ámbito nacional. Mediante la aplicación de
principios, normas, técnicas y métodos de archivo, garantizando con ello la
defensa, conservación, organización y servicio del "Patrimonio Documental de la
Nación".
3.2. Mediante Memorando Circular N° 034-2014-OACGD-SG/MC de fecha 09 de
julios de 2014, la Jefa de la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión
IVIlinistarici de Cultura
Unidad Ejecutora 1\r'008
Proyectos Especiales
"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú"
"Año de la Promoción de la Industria Responsable y de! Compromiso Climático"
Documentaria señala algunos lineamientos en materia de gestión documentaria y
adjunta la Resolución Directoral Nacional N° 1793/INC, que aprueba la Directiva
N° 001-2008-OAD/INC — Normas para la Foliación de documentos en el Instituto
Nacional de Cultura.
Sin embargo, en el artículo IV de la directiva señalada en párrafo precedente, se
indica que será de aplicación por los diversos órganos que conforman el Instituto
Nacional de Cultura.
Considerando que la Unidad Ejecutora N° 008 — Proyectos especiales no
3.3.
pertenece al Instituto Nacional de Cultura, sino al Ministerio de Cultura — Pliego
003, que de acuerdo al numeral 62.3 del artículo 62 de la Ley del Procedimiento
Administrativo General cada Entidad es competente para realizar las tareas
materiales internas necesarias para el eficiente cumplimiento de su misión y
objetivos y que la foliación es una actividad necesaria y obligatoria de acuerdo a
Ley en el proceso de organización documental, específicamente en los trabajos
de ordenamiento documental.
Resulta necesaria la aprobación de la Directiva "Foliación de Documentos".
IV. CONCLUSIONES
Por los argumentos expuestos en el presente informe, esta Oficina de Asesoría Jurídica
recomienda la aprobación de la Directiva "Foliación de Documentos de la Unidad Ejecutora
008 — Proyectos Especiales".
Se adjunta proyecto de resolución y proyecto de directiva visados.
Sin otro en particular, es cuanto informo a usted.
NliNISTERi0 DE CULTURA
UNIDAD EJECUTORA N° 008 - PROYECTOS ESPECIALES
Atentamente,
Lea'
l'exe a:
de
Acción:
1.-Urgente
2.-Conocimiento y fines
Tomar Note y Devolver
..• Según Solicitado
•.• Por Corresponderte
del
6, Informe
7.- Opinión
8.- Preparar Respuesta
9.- Viseción
10.- Aprobación
20
11.-Anexen el Legajo personal
12.-Archivar
13.-Ayude Memoria
14.-Sugerencia
15.• Seguimiento
170'
;bseravaciones
RIA4 A
MARÍA LIZETH CRESPO MINAYA
Responsable (e) de la Oficina de Asesoría Jurídica
Unidad Ejecutora N° 008 — Proyectos Especiales
MINISTERIO DE CULTURA
Ministerio de Cultura
PERU
Unidad Ejecutora NI*008•
Prwectos Esheciales
"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú"
"Año de la Promoción de la Industria Responsable y del Compromiso Climático"
INFORME N2
OO
-2014-U E-PE-0A
MINISTERIO
Unidad Ejecutora N° 008 -
JEFAT
o
RECIB
Javier Galdos Carvajal
Responsable (e) de la Unidad Eje utora 008 2 11 KV. 2014 vo
Proyectos Especiales
Para
De
LTURA
os Especiales
:
Inés Zúñiga Trelles
Responsable de la Oficina de Ad
Hora.
∎1
1Z3OP M
I1411I:• le
Asunto
Directiva "Foliación de documentos"
Fecha
Lima, 24 de Noviembre de 2014
I
Firma
NO IMPLICA LA ONFORMIDAO
El presente Informe versa sobre la necesidad de contar con una Directiva de foliación de
documentos para la Unidad Ejecutora 008 — Proyectos Especiales.
I.
ANTECEDENTES:
A la fecha la Unidad Ejecutora 008- Proyectos Especiales no cuenta con una Directiva para
la Foliciación de documentos y/o expedientes que posteriormente pasaran al Archivo de
Gestión de la Unidad Ejecutora.
II.
ANALISIS:
Al respecto, mediante Ley N 2 25323, se creó el Sistema Nacional de Archivos, con la
finalidad de integrar estructural, normativamente y funcionalmente los archivos de las
entidades públicas existentes en el ámbito nacional, mediante la aplicación de principios,
normas técnicas y métodos de archivo, garantizando con ello la defensa, conservación,
incremento y servicio del Patrimonio documental de la Nación.
Cabe señalar que, en concordancia con la Ley N2 27444 — Ley del Procedimiento
375-008-AGNIJ que aprueba la
Administrativo General y la Resolución Jefatural
Directiva N 2 005-2008-AGN — Normas para la foliación de documentos archivísticos en los
archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivo, resulta necesario establecer
disposiciones específicas en la Unidad Ejecutora 008 — Proyectos Especiales, que regulen
en forma general los procedimientos sobre foliación de documentos y/o expedientes
estableciendo requisitos y pautas a seguir para una foliación uniforme y sistemática de los
documentos generados por las Oficinas o Áreas de la Unidad Ejecutora.
Siendo ello así, la foliación es una actividad necesaria y obligatoria de acuerdo a Ley en el
proceso de organización documental, específicamente en los trabajos de ordenamiento
documental.
Mediante la foliación la ubicación de los documentos y/o expedientes, resulta más eficaz y
requerida oportunamente,
eficiente, logrando con ello conocer la información
garantizando la integridad y seguridad de estos; garantizando el acceso a la información
pública y a la transparencia en la gestión institucional de manera rápida y oportuna,
sirviendo de respaldo técnico — legal.
PERU
Ministerio de Cultura
Unidad Ejecutora N°008
Proyectos Especiales
"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú"
"Año de la Promoción de la Industria Responsable y del Compromiso Climático"
Finalmente se adjunta el proyecto de Directiva "Foliación de Documentos" y Proyecto de
Resolución que aprueba la misma.
III. CONCLUSION:
Bajo este contexto, de acuerdo a lo expuesto en el análisis del presente informe resulta
necesario aprobar la Directiva "Foliación de Documentos" para la Unidad Ejecutora 008 —
Proyectos Especiales
Atentamente,
IN
GA TFIELLES
Responsable Oficina de Administración
unidad Ejecutora N° 008 - Proyectos Especiales
MINISTERIO DE CULTURA