procedimiento para formulacion, evaluacion, seguimiento y control a

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PROCEDIMIENTO PARA FORMULACION, EVALUACION, SEGUIMIENTO Y
CONTROL A PROYECTOS INSTITUCIONALES Y DE INVERSION PEDI
1. OBJETIVO
Este procedimiento tiene por objeto establecer las políticas o condiciones, actividades,
responsabilidades y controles para orientar y apoyar el proceso de formulación, registro,
evaluación, seguimiento y control de los proyectos institucionales y de inversión, instituyendo
normas comunes, que permitan establecer los estudios de viabilidad técnica, ambiental, social,
legal y económica financiera,
que necesariamente deben cumplir todos los proyectos que se
elaboran en las diferentes unidades académico administrativas de la universidad del Atlántico; con
el propósito de orientar los recursos de inversión hacia el cumplimiento de los objetivos del PEDI y
del cumplimiento de la misión institucional.
2. ALCANCE
Aplica al proceso de Direccionamiento Estratégico y a todos los procesos que presenten proyectos
de institucionales de inversión.
3. RESPONSABLES
3.1.
JEFE OFICINA DE PLANEACION
Es el responsable de solicitar la información y remitir los protocolos a los procesos misionales, de
apoyo y al proceso estratégico de gestión de comunicaciones y relaciones internacionales. Y de
trasladar o remitir la información al MEN.
3.2.
PROFESIONAL ESPECIALIZADO
Es el responsable de que este procedimiento se cumpla y de asegurar el entrenamiento del
personal para el conocimiento y aplicabilidad del mismo.
3.3.
VICERRECTORES DE DOCENCIA, INVESTIGACION, EXTENSIÓN Y PROYECCION
SOCIAL, BIENESTAR UNIVERSITARIO, ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO, DECANOS
Y COMUNIDAD UNIVERSITARIA EN GENERAL.
Son los encargados de formular los proyectos institucionales y de inversión dentro del marco del
Plan Estratégico de Desarrollo Institucional.
4. GLOSARIO
Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos:
•
BANCO UNIVERSITARIO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIÓN: Es un
conjunto de actividades seleccionadas, registradas y sistematizadas como viables por la
Oficina de Planeación, previa evaluación técnica, ambiental, social y económica. Los
proyectos de inversión estarán clasificados por programas, de acuerdo a las fuentes de
financiación y a las Unidades ejecutoras.
Revisado por: : Ángel Britton Howard
Cargo: Representante de la Dirección
Firma:
Aprobado por: Ana Sofía Mesa de Cuervo
Cargo: Rector (a)
Firma:
Fecha: : Noviembre 25 de 2009
Fecha: : Noviembre 25 de 2009
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•
PROYECTOS DE INVERSIÓN: Es toda intervención limitada en el tiempo que utiliza total
o parcialmente recursos públicos, con el fin de crear, ampliar, mejorar, modernizar o
recuperar la capacidad productora de bienes o servicios de la Institución. Un proyecto
articula estratégicamente las acciones de una entidad a su misión y objetivos de acuerdo
con las prioridades fijadas en el plan estratégico y en los planes acción.
•
CONVOCATORIA: Invitación a la comunidad universitaria para participar en un proceso
de selección, en la que suele incluirse requisitos, especificaciones, términos de aceptación,
cronograma.
•
PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO: Este tipo de plan es el que establece los
lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes
(estratégicos de acción y operativos). Son diseñados por los miembros de mayor nivel
jerárquico de la institución, procurando la participación de los demás niveles. Su función
consiste en regir la obtención, uso y disposición de los medios necesarios para concretar la
misión-visión y alcanzar los objetivos generales de la organización. Son a largo plazo y
comprenden a toda la institución.
•
FORMATO DE PROYECTOS INSTITUCIONALES Y DE INVERSIÓN: Conjunto de
características técnicas y de exposición impresa que se exigen para la presentación de un
proyecto.
•
ESTUDIO DE VIABILIDAD: fase que determinará si el proyecto es factible de realizarse o
tiene probabilidad de poderse llevar a cabo, en este contexto considerará la consistencia y
coherencia interna del proyecto en sus aspectos administrativos, financieros, técnicos
•
PLAN OPERATIVO DE INVERSIONES: Documento conformado por los proyectos de
inversión, clasificados por origen de los recursos, por unidad ejecutora y programas. Este
plan guardará concordancia con el PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL.
5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN
Para propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones:
•
Todos los proyectos instituciones de inversión deben ser presentados únicamente por el
Secretario General, Vicerrectores o Jefes de Oficina. Los proyectos definidos por los Decanos
deben ser avalados con un visto bueno del Vicerrector que lidera la línea estratégica a la cual
este atado el proyecto.
•
Todos los proyectos de inversión deben estar orientados a la implementación del Plan
Estratégico y Planes de Acción de la Universidad del Atlántico.
•
Todos los proyectos de inversión deben ser presentados cumpliendo los siguientes requisitos,
de lo contrario no podrá ser tramitados.
o
o
Proyectos de Adecuación, remodelación y construcción
§ Diseño o Planos firmados por un profesional competente del área
§ Presupuestos
Proyectos de Dotación de Equipos científicos
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Especificaciones técnicas respaldadas por Jefe/Coordinador de Laboratorio o
profesor experto en la materia
§ Presupuestos
Proyectos que implique la conectividad o infraestructura tecnológica
§ Especificaciones de hardware avaladas por el Jefe de la Oficina de Informática
§ Presupuestos
Proyectos que impliquen compra de libros, bases de datos
§ Especificaciones avaladas por el Jefe de Biblioteca
§ Presupuestos
Proyectos de
reparación y mantenimiento de equipos, aires acondicionados,
acometidas hidráulicas y sanitarias
§ Presupuesto avalado por el Jefe del Departamento de Servicios Generales
§
o
o
o
El Jefe de la Oficina de Planeación en conjunto con los responsables de las líneas estratégicas
del Plan Estratégico podrá establecer convocatorias para la presentación de proyectos de
inversión que comprometan la ejecución de recursos que provengan de otras fuentes.
•
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.
1
2
3
4
5
Descripción
Responsables
Identificar
las
necesidades,
problemas
u
oportunidades que la Vicerrectoria o Unidad
Académico
Administrativa
debe
solventar,
enmarcado en los lineamientos del Plan Estratégico
de Desarrollo Institucional vigente.
Vicerrectorias
Unidades
Académico
Administrativas
Definir y formular los proyectos diligenciando la Ficha
formulación de proyectos de inversión utilizando
Instructivo de para el diligenciamiento de la Ficha.
Entregar la ficha de formulación de proyectos de
inversión, los soportes y estudios técnicos que
respaldan el proyecto a la Oficina de Planeación
Recibir y revisar que la ficha este diligenciada
correctamente y los soportes técnicos estén
completos.
¿Cumple?
Si: Continua en paso 8
No: Continua en paso 6
6
Elaborar comunicación y devolver informando lo que
falta y haciendo las recomendaciones concernientes
7
Realizar ajustes, completar los soportes y enviar a la
Oficina de Planeación.
Vicerrectorias
Unidades
Académico
Administrativas
Documento/
Registros
Formato de
formulación de
proyectos
diligenciado
Vicerrectorias
Unidades
Académico
Profesional
Especializado
Jefe Oficina de
Planeación
Profesional
Especializado
Vicerrectorias
Unidades
Académico
Administrativas
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Acta de
radicación
Formatos de
formulación de
proyectos
ajustados
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No.
Descripción
Responsables
Documento/
Registros
8
Realizar estudio de viabilidad (evaluación técnica del
proyecto) y radicar, entregar acta de radicación.
Profesional
Especializado
Ficha de
viabilidad
técnica
Profesional
Especializado
Acta concepto
de viabilidad
9
10
11
12
13
14
15
Proyecto Viable?
Si: Continuar en paso 10
No: Comunicar y devolver a la Dependencia
solicitante
Registrar en la Banco Universitario de Programas y
Proyectos de Inversión y comunicar el resultado al
Dependencia solicitante.
Proyecto cuenta con recursos de financiación de la
estampilla Pro ciudadela en el Flujo de Inversión
proyectado.
Si: Continuar en paso 13
No Continuar en paso 12
El proyecto cuenta con recursos del presupuesto
general de la Universidad del Atlántico?
Si: Continuar en paso 13
No Mantener en el Banco Universitario de Programas
y Proyectos de Inversión hasta que exista
disponibilidad de recursos
Elaborar con el Líder del Proyecto el Estudio Previo
para determinar la conveniencia y oportunidad para
contratar con recursos de la Estampilla de Ciudadela
o Recursos del presupuesto general de la
Universidad del Atlántico
Revisar el Estudio Previo para determinar la
conveniencia y oportunidad para contratar y presentar
al Rector para trámite ante la Secretaria Ciudadela
Universitaria o la Vicerrectoria Administrativa y
Financiera.
Autorizar el trámite de contratación del proyecto de
inversión
Jefe Oficina de
Planeación
Jefe Oficina de
Planeación
Profesional
Especializado
Jefe Oficina de
Planeación
Rector
Remitir a la Secretaria Ciudadela Universitaria o la
16 Vicerrectoria Administrativa y Financiera para iniciar
el proceso de contratación
Jefe Oficina de
Planeación
Comunicar a la Dependencia solicitante la aprobación
para que se inicie la ejecución del proyecto
Jefe Oficina de
Planeación
17
18 Ejecutar proyecto e inversión autorizada.
Vicerrectorias
Unidades
Académico
Administrativas
Director del
Proyecto
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Estudio Previo
para la
Contratación
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No.
Descripción
Elaborar Informe de avance de ejecución
del
19
Proyecto de Inversión y remitir a la Ofician de
Planeación
Analizar los informes de avance y realizar
seguimiento a la ejecución del proyecto. Remitir al
20
Jefe de Oficina de Planeación los que requieran
algún tipo de acción o intervención.
21
Adelantar acciones para el mejoramiento de la
ejecución de los proyectos que requieran intervención
¿Durante la ejecución se requieren cambios en
tiempo, alcance y/o presupuesto?
22 Si: Continuar en paso 23.
No: Continuar en paso 24
Solicitar aprobación del Rector (a), actualizar ficha de
23 proyecto y tramitar los cambios ante el Jefe de la
Oficina de Planeación.
24
Elaborar informe final de cierre de ejecución del
proyecto, y remitir a la Oficina de Planeación
Aprobar los Informes finales de ejecución de
25 proyectos, elaborar informe general y enviar al Rector
(a)
Responsables
Documento/
Registros
Vicerrectorias
Unidades
Académico
Administrativas
Director del
Proyecto
Informe
trimestral de
avance de
ejecución
Profesional
Especializado
Ficha de
intervención
Jefe Oficina de
Planeación
Vicerrectorias
Unidades
Académico
Administrativas
Director del
Proyecto
Vicerrectorias
Unidades
Académico
Administrativas
Director del
Proyecto
Vicerrectorias
Unidades
Académico
Administrativas
Director del
Proyecto
Vicerrectorias
Unidades
Académico
Administrativas
Director del
Proyecto
Solicitud de
cambio
Informe final de
cierre
Jefe y Profesional
Oficina de
Informe general
Planeación
de cierre
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7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
•
•
•
Norma NTC GP 1000:2004
Acuerdo Superior 007 del 2000
Instructivo de diligenciamiento de Ficha formulación de proyectos de inversión
8. REGISTROS
•
•
•
Ficha Formulación de proyectos de inversiones
Soportes y estudios técnicos que respaldan el proyecto
Estudios Previos para determinar la conveniencia y oportunidad para contratar
VER
FECHA
0
Noviembre 24 de
2009
9. CONTROL DE CAMBIOS
ELABORÓ
Helmer Luís
Sanjuán Varela.
DESCRIPCIÓN
VERSION ORIGINAL
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